项目档案管理细则精选(九篇)

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第1篇：项目档案管理细则范文

电力工程参建单位多，建设工期长，形成的工程档案数量大，内容庞杂，客观上给项目工程档案收集工作带来一定难度，要确保项目工程档案的完整、准确、系统就要特别重视档案的过程收集与集累，将项目档案管理从末端前移，把档案工作从一个工作环节扩展为贯穿始终的全过程控制的记录体系，将项目档案工作和项目建设一样纳入项目管理程序，与项目建设的各阶段同步进行，从项目开工前就应筹划档案管理，直至竣工验收，使工程档案形成首尾相接全程控制的记录体系。实践证明，抓好工程项目档案管理与工程建设管理的“三同步”，就可以实现工程档案完整、准确、系统化。以河南某两个大型电力基建项目为例，实践中，为了实现电力工程项目委托管理阶段的工程档案管理工作统一领导、分级管理，确保工程档案的完整、准确、系统、规范整理，安全保管和有效利用的目标，作为项目建设阶段的管理方从项目开始就着手对工程档案管理进行了策划，组建了有效的管理团队，机构编制隶属工程部，借鉴国际国内先进的管理经验，根据项目的具体特点编制了相应的工程档案管理实施细则，对档案管理人员进行了相关的培训。实践证明，这些举措从机构、人员配备和管理制度上为实现项目工程档案管理目标做了充分准备。

实践中，项目管理方与项目参建方实施了项目合同制。例如，与项目公司（两大发电有限公司）签订了项目委托管理合同，与设计、安装、监理、调试等单位签订了相关的委托合同。以合同制来约束各方的职责和利益关系，其中，就约定了合同主体与相对方在工程档案管理方面的职责和相互关系，明确合同各方的职责。例如，委托管理合同中约定，项目公司职责：（1）负责前期文件、设计基础文件、工程管理性文件（征地文件）的收集整理及其归档工作。（2）负责工程竣工验收交接文件收集、整理及其归档工作。（3）负责考核期运行资料的收集整理及归档工作。委托管理合同中还约定工程管理公司职责：（1）认真履行管理范围内档案工作的统一组织和管理的职能，负责对项目部各职能部门以及参建各方档案工作的指导、监督、检查和验收工作；（2）负责制定《项目竣工档案管理实施细则》，提供统一标准的档案装具和管理设施；（3）负责工程管理性文件（包括招投标文件、合同、协议、来往文件、会议纪要）、工程未完工项目文件的收集整理归档工作；4、负责按管理合同的要求向项目公司移交竣工档案资料。设计合同中约定设计单位的职责：（1）负责按工程建设要求，及时提供工程设计文件并编制施工图总清册；（2）负责按设计合同要求提供设计文件的归档资料；（3）负责对汇总的设计变更文件进行最终审核。保证其完整、准确编制竣工图；施工合同中约定施工单位职责：（1）建立单位工程总清册，并按细则要求编制单位工程竣工档案；（2）负责自购材料的资料收集整理工作；（3）每台机组移交前，及时整理完整、准确的设计变更单和与设计变更有关的工程联系单等有关编制竣工图的依据，在机组移交试生产后一周内提交工程管理公司项目工程管理部，由工程管理部和档案资料室共同组织有关单位审核，汇总后及时移交设计单位编制竣工图；设备材料代管理方职责：负责设备技术文件的收集整理工作。

实践中，项目管理方制定了一整套科学、合理、适用和操作性强完善的工程档案管理细则，从机构、人员、培训措施到领导管理体系、职责分工等行政职能层面和对档案的收集整理、分类组卷等等业务职能层面进行了分项规范。实践证明，制定完善的项目档案管理制度，是实现项目档案管理目标的保障，使各参建单位在收集和编制竣工档案时做到有章可循、标准统一、职责分明。实践中，项目管理方的档案主管编制了管理方内部各有关部门的归档范围、归档时间以及归档的质量要求，定期对文件的产生和收集、档案编制工作进行检查、指导。项目管理方通过这种内部的职责分工和过程控制，首先做出了表率作用，各个职能部门在实施作业的过程中把好了每一个重要的文件收集、编制和归档节点，形成了能够起表率作用和行为标准的工程档案卷册，完成了既定目标。以此为标准，约束和引导整个项目参建单位过程文件的收集归档管理。实践证明，项目管理与引导作用是项目参与单位档案管理规范化的保证。

实践中，项目管理方的档案主管加强了与各参建单位的沟通协调力度和检查过程管理，对参建单位的档案主管进行业务培训，统一思想、统一认识、统一标准。两个项目成立由发电有限公司（项目公司）、项目管理方（工程公司）及主要参建单位领导组成的项目竣工档案管理领导小组，负责领导和协调竣工档案管理工作；组织检查组，对竣工档案资料管理情况进行监督检查，领导和组织竣工档案预审及竣工档案移交工作。项目管理方（工程公司）工程部具体负责竣工档案工作，建立项目档案管理网络，不定期地组织监理公司及工程公司的技术人员对各参建单位的过程资料进行了检查评比，保证了档案的真实性、完整性和及时性，做到了移交精品工程的同时移交高标准的工程档案。在项目所有参建方的档案管理过程统一采用了PAP工程管理系统软件并多次对各参建单位的档案管理人员进行了档案专业知识及PAP档案资料管理模块使用的培训，既减少了协调的频率，又提高了管理效率。规范化的电子文档提高了档案信息的实效性和检索的便捷性，实现了在参建单位之间资源共享，也对档案编研工作起到了快速整合作用。管理过程中还严把案卷质量关，按照对原件、抄件、供应商资质报审附件、质量验评文件、工程技术记录表式等的归档要求，对施工、监理、设计、调试等单位的档案组卷情况进行了严格的过程检查，实践证明，采用先进的管理模式、有效控制案卷质量、遵循合理化的组卷原则，大大强化了项目管理各方的档案管理，其结果使得工程档案更加标准化、规范化，统一化。

第2篇：项目档案管理细则范文

第二条基建档案是指各单位在项目规划、建设、管理工作中所形成应归档保存的有关土建和设备的资料，包括各种图纸、图表、文字资料、模型、样品、照片、录相、录音等各种技术文件材料。作为历史的原始真实记录，是医疗卫生机构建设和管理的重要依据和信息资源。

第三条基建档案工作是医疗卫生机构建设的重要组成部分。各单位均应依照本实施细则，重视和搞好基建档案的管理工作。

第四条卫生系统基建档案管理工作，包括基础设施建设及有关装备的管理，为此将实行统一领导、统一制度、同一标准、分级管理的原则。

第五条市卫生局计财处作为本系统基建档案工作的主管部门，在市档案管理部门的协助下，对本系统基建档案实施统一、宏观的协调和督办管理。其主要职责是：

(一)负责统一管理和指导本系统的基建档案工作；在市档案管理部门的协助下，起草、制定、修改基建档案工作法规性文件、标准、规范，并组织业务培训；组织本系统的检查评比考核；协调基建档案工作与其它工作之间的关系。

(二)参加本系统基建项目工程竣工和装备安装调试的验收工作，审查需长期、永久保存的基建和装备档案，监督各单位做好建档工作。

第六条各单位应设置基建档案管理机构，根据本单位的情况，或成立基建档案室，或纳入综合档案室，建立和健全基建档案管理的各项规章制度，配置专职或兼职管理人员（名单报市卫生局计财处备案），配备用房和必要的装备。其主要职责是：

(一)负责收集本单位的基建和装备档案资料，督促基建管理部门和装备购置管理部门及时、准确地报送有关资料，审核后，进行系统整理、编目、科学排列，为本单位的建设和发展及管理提供服务。

(二)汇编整理资料，按时向市城建档案管理部门移交档案。

(三)配合有关部门认真参与本单位基建工程竣工和装备安装调试的验收工作，接受市卫生局及市档案管理部门的检查和业务指导，参与其组织的各项活动。

第七条根据*市城建档案分级管理规定，市城建档案馆为一级管理单位，各单位基建档案管理机构为二级管理单位。市卫生局作为卫生系统行政主管部门，在两者之间起到协调管理和督办的作用。

第八条本系统各建设单位基建档案管理机构，负责基建工程和相关装备的档案管理，并做好资料的上报工作。

(一)基建工程档案

1、工程项目立项或开工报建至竣工验收的所有原始文字资料。

2、项目设计相关的红线图、方案设计、初步设计、施工图设计和地质勘察等原始图纸、照片、模型和录像资料。

3、工程项目概、预、决（结）算资料，招投标文件，工程合同和其它合同协议等原始资料。

(二)装备档案

1、装备考察论证报告、申请购置报告及有关批复文件、装备购置计划和资金预算文件。

2、装备购置招投标文件，投标商背景资料，装备型号、配置、报价和定标价资料，合同及有关商贸文件，装备商检、安装调试验收材料（包括设计、安装、施工图纸和照片）。

第九条工程竣工档案由各建设单位按下列要求汇总，并做好上报和移交工作；装备档案应及时汇总，与土建有关的装备档案统归于基建档案，其它以报表形式报送市卫生局计财处（市属单位）和区卫生局（区属单位）：

(一)各单位所有建设工程项目的竣工档案，从工程竣工验收之日起三至六个月内移交完毕。装备档案从验收之日起一个月内归档上报完毕。

(二)所有建设工程项目的竣工档案，要求做到一式三套，原件交市城建档案馆，其它两套交建设（或主管部门）和使用单位。所有装备档案（与土建有关的除外），要求做到一式二套，一套上报市（区）卫生局，一套使用单位存档。

(三)归档的基建档案应齐全、完整、准确、系统；各种签证手续完备，字迹清晰；原件严禁用复印、复写及易褪色的墨水编写和书写。

(四)竣工图原则上由施工单位负责编制，对变更大的竣工图由责任单位负责编制。竣工图应是与实物相符的新蓝图，并经工程技术负责人签字、加盖“竣工图”章。

(五)档案的组卷，原则上按所属类别和专业进行，对照归档范围细则的顺序号对号入座进行排列，每卷厚度不超过二公分，同一内容的档案材料应紧接排列，防止内容脱节。

(六)整理好的工程竣工档案，移交报告及有关资料经市卫生局审核后，由建设单位向市城建档案管理部门移交。移交书应填写真实，各种签字盖章完备，原件由各单位存档，移交书及移交报告的复印件交市（区）卫生局。

第3篇：项目档案管理细则范文

关键词：工程档案 现代化 创新管理

1 工程档案概述

档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式，是把往复不断的现象真实的记录下来，成为人们进行反复观察和研究的历史现象，准确寻找事物发展规律的可靠依据。档案工作都称得上是一项既有极其纵深的历史，又有无限广阔的发展空间的充满旺盛生命力的事业。在知识经济、信息时代高速发展的当今社会，档案工作正张开宽阔的臂膀，不断接纳热爱她的从业者。那么我们的档案工作是如何开展的，工程项目档案的现状和发展前景又如何？这些值得涉足这项事业的从业人员去理性、深刻探讨和研究。

2 工程档案现代化的意义

现代化管理是相对于传统手工管理而言，以现代科学为指导，对档案传统方式和做法进行改革。采用先进的设备和管理技术，充分发挥管理人员积极性、主动性和创造性，在理论的基础上借助计算机、数字通信等技术，使档案管理更加系统、智力化、信息化，从而组成最佳的结构体系，以确定被管理对象在整体动态下的最佳效果。

3 工程档案现代化管理的目的

档案管理进入现代化建设，就是为了要达到一个最佳效果：一是保存保护好各类实体档案最大限度的延长使用寿命；二是要开发档案信息资源，迅速、准确的提供一切档案信息为经济建设的发展和社会进步做贡献。

4 工程档案现代化管理的步骤

4.1 把档案管理工作进行系统化，按照统一的计划而行动，完善制度、体系、统一部署，北京地铁八号线二期工程土建施工01合同段于2008年5月22日开工建设， 2011年12月23日顺利完成了设计及施工质量验收规范的要求，合格运营。8号线项目部组成的档案资料整理人员配备齐全，与档案管理人员及时交流沟通，向移交部门移交及时，后续资料补充齐全完整。并按照统一领导、分级管理的原则，北京地铁八号线二期工程项目部结合项目档案的归档要求，按照局集团公司在2011年下发的中铁一办[2011]146号文件《工程档案管理实施细则》进行整理，本实施细则同时也规范了各在建单位的归档范围及职责要求，明确了移交档案的时间、数量和质量，对档案资料的形成和流向进行了追踪管理。当然在这同时也不乏有部分工程项目对工程资料的存在不重视，以公司资质中标的汕梅高速公路汕头至揭阳段路基桥涵工程（第十合同段）2004年8月开工建设，于2009年12月份工程进行移交，对缺陷期内发现的问题进行了处理并经过一验收小组的验收，该工程项目施工资料竣工后整理4年之久，一直到2011年底准备移交，项目总工以邮寄的方式将竣工资料邮寄到档案部门，未进行任何移交手续，便一走了之，后经档案部门与施工部门人员进行多方联系都不得回音，工程资料记述和反映了施工成果的一种科技档案，对我们今后的利用和生产建设起着很重要的作用，有利于作为扩大市场以及工程中出现问题时查考的依据，施工负责人及工程档案具体整理人员有责任及时、准确、完整的向档案部门移交。管理工作也由若干个相互依存相互制约的部分构成整体，从这个整体系统性的去实现最佳效果。

4.2 档案管理进入信息化时代

①在条件允许的情况下，引进先进的设备和管理技术。广泛的使用计算机和通信系统，收集大量的信息进行整理、分析，理清工作思路、制定标准，在项目建设初期就明确了“谁经办、谁立卷、谁负责”的管理原则。②积极参与学习现代的管理手段和方法，档案管理人员要深入现场了解档案的形成情况，对于工程的进展做详细记录，主动做好对档案业务的指导，针对于出现的疑难问题进行研究分析、不断的进行探索，最终解决问题。

4.3 加强档案管理人员的智力化培养

①现代化管理十分强调人的因素，注意开发管理人员的智力，充分重视，提高档案管理人员素质，提升档案业务技能，充分调动档案人的主动性、积极性和创造性。②提高档案管理人员岗位的稳定性，配置专职档案管理人员。档案管理业务的很多工作都是需要档案人在日常工作当中去积累经验，逐步完善和改进，这样才能保证档案管理工作的延续性，促进档案工作持续稳定发展。同时也需要有充满活力、高效、应变能力强的组织机构以适应复杂多变的市场环境。

5 结束语

总之，档案管理工作是一项专业性较强的工作，它在社会、政治、经济方面都发挥着极其重要的作用，要做好工程竣工档案资料的管理工作，不仅需要加强对工程档案人员的培养，更需要施工单位和档案管理人员共同努力来建立健全工程竣工管理体系，我们也不断的在学习和借鉴其它单位先进的建筑工程档案管理经验，及时研究解决档案管理工作中遇到的难题，充分发扬我们已有的优势，重视加强建筑工程档案人才的培养，不断总结经验，使建筑工程档案更好地为我们的经济建设和构建和谐社会服务。

参考文献：

[1]钱永华.加强部门档案基础工作的必要性[N].社会科学报，2000年.

[2]王文平.综合事业档案管理的信息数字化建设[N].中国水利报，2003年.

第4篇：项目档案管理细则范文

关键词：建设项目；档案管理；管理模式；合同化

近年来，随着建设领域的市场化和投资主体的多元化发展，项目管理变得急功近利，建设领域的“三重三轻”现象日益凸现，即重项目投资、进度和质量管理轻项目档案管理；重档案验收前突击整理轻项目建设中对档案的过程管理；重项目档案的齐全完整轻对项目档案进行规范化整理。上述现象导致项目档案管理中通常采取的“源头控制”、“全过程管理”等措施因缺乏约束力而收效甚微。因此，亟须创新建设项目档案管理模式，提升档案部门“话语权”，加大对项目档案管控力度，补上建设项目档案管理的“短板”。笔者经过多年的建设项目档案管理实践和探索，认为建设项目档案合同化管理模式有利于实现项目档案的科学、有效管理，下面，从三个方面进行分析探讨。

1 建设项目档案合同化管理模式的可行性分析

建设项目档案合同化管理模式即在合同条款中明确项目档案的质量要求、管理职责、违约责任，通过履行合同条款实现项目档案规范化管理的工作机制。笔者认为，合同化管理模式具有可行性和可操作性，原因如下：

1.1 从法定依据分析。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）第4.2款明确规定“在签订项目设计、施工、监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任”。[1]另外，由于合同是联系业主和参建单位的桥梁和纽带，项目实施的过程也是合同履行的过程，项目档案管理作为项目管理工作的重要组成部分，理应通过合同的订立和履行来实现。因此，通过强化合同管理来实现项目档案的规范化管理具有法定依据。[2]

1.2 从业务需求分析。项目档案作为项目建设的历史见证，业主和参建单位都期望进行规范化管理，便于日后查考利用。但由于一些参建人员的专业技能不能满足项目档案科学管理的需要，需要建设单位档案部门的业务指导和培训。而建设单位档案部门由于工作千头万绪，不可能在项目档案管理中事必躬亲，需要参建单位担负起项目档案的收集、整理和归档责任，双方互补性强，容易对合同中的档案管理条款达成共识。

1.3 从预期效果分析。建设项目的合同涵盖设计、施工、监理、采购、环保、地质勘测等种类，涉及所有参建单位，覆盖所有建设环节，项目建设过程中产生的每一份档案资料均可以通过合同条款的履行实现无缝管理。不会导致无主档案或责任缺失的情况发生，有利于项目档案的齐全、完整和有效管理。同时，因合同具有法律约束力，可以有效规避传统管理模式缺乏管控手段的弊端，预期效果明显。

2 建设项目档案合同化管理模式的基本框架

2.1 规范招标文件，为建设项目档案合同化管理打好基础。在传统管理模式下，因多数招标文件很少涉及档案管理的具体内容，导致在合同中增加档案管理条款时，遭到合同乙方的抵制。为此，经与相关部门充分沟通和协调，在项目招标书中增加了档案管理的具体要求，投标方需对档案管理条款进行点对点应答，作为中标单位签订合同的依据，避免了在合同签订和履行中出现推诿“扯皮”现象，为项目档案合同化管理提供了依据，奠定了基础。

2.2 固化参建单位职责，为建设项目档案合同化管理提供法律保障。合同作为固化签约方权利义务关系的载体，合同约定的内容直接影响项目档案管理的效果，因此，合同内容既要全面，又要突出重点，既要措施有力，又要具有可操作性，既要权责明晰，又要赏罚分明，大体包括以下三个方面：

2.2.1 质量要求。为确保项目档案的完整、准确、系统和安全，合同条款应对项目档案的形成、积累、整理、验收、归档工作提出具体的质量要求：①项目档案载体及字迹材料要求；②项目档案的归档范围；③项目档案的整理规范；④项目档案的验收内容及评分细则；⑤项目档案的归档要求。

2.2.2 管理职责。合同条款在确定参建单位的管理职责时，应总分结合，职责明晰，形成横向到底、纵向到边的项目档案管理网络，便于参建单位各司其职，各负其责，共同做好项目档案管理工作。由于监理单位负责对项目进行投资、进度和质量控制，在监理合同中明确并落实监理单位在项目档案工作中的监管职责，是实现对文件材料实时监控和全过程管理的关键所在。[3]具体来讲，建设单位负责前期依据性文件及竣工验收后形成的各类文件的收集和整理，勘察设计单位负责勘察设计文件的收集整理，施工单位负责竣工技术文件的收集和整理，供货单位负责设备随机资料、安装调试、软件研发、功能测试等文件的收集和整理，监理单位除负责监理文件的收集整理外，负责汇总各单位移交的归档文件，并编制移交清册。

2.2.3 违约责任。为提高参建单位对项目档案的重视程度，合同应设立档案质量保证金条款。根据投资规模，保证金的比例一般占合同额的0.5%～3%，如果验收时档案综合评定分数在90分以上（含90分），竣工验收后一个月内全额退还档案质保金；如果档案评定分数在60分～90分之间（含60分），则扣除档案质量保证金的30%并要求限期整改；若档案评定分数在60分以下，则没收全部档案质保金，将其中一部分作为聘请专业档案服务机构进行整理的经费。

2.3 强化项目法人管理义务，为建设项目档案合同化管理提供组织保障。建设单位作为项目建设的法人代表，是项目档案管理工作的组织核心，对整个项目档案工作负有组织、协调和指导的总体责任。除做好本身的档案收集、整理工作外，还要对勘察、设计、施工、监理、环保、供货等单位进行监督、指导、培训、检查等，合同条款应明确项目法人的权利义务：

①审阅监理周报，建设单位档案部门应通过监理周报对档案管理工作进行动态监控，发现问题及时纠正。②编制项目档案管理手册，将有关项目档案管理制度和业务规范编制成册，通过多种形式对相关人员进行档案业务培训，提高项目专兼职档案人员业务技能。③邀请行业主管机关档案部门或档案行政管理机关对项目档案的管理情况进行检查指导，加强过程管控，消除隐患，防患于未然。④组织项目档案竣工验收。根据合同条款中档案验收评分细则，对项目档案的组织管理情况、齐全完整性、数据的准确性、编目整理情况、安全保管情况逐项打分，确定档案验收等级。

2.4 严格落实质量保证金支付会签制度，为建设项目档案合同化管理提供管控手段。为增强档案质量保证金的管控效果，笔者所在单位采取了质保金支付会签制度，即向参建单位支付档案质量保证金，应履行项目主管部门、财务部门、档案部门三方会签制度，只有三方全部签字同意，方可进行款项支付。[4]档案质量保证金是项目档案管理实践中摸索的行之有效的方法，对提高参建单位对档案工作的重视程度，提高参建人员的档案意识，提升档案部门在项目建设中的话语权，提升项目档案管理水平具有重要意义。

3 项目档案合同化管理应注意的几个问题

为让合同化管理模式切实取得成效，真正体现出传统管理模式不具有的法律约束力、经济管控力等优势，在实施过程中应处理好以下几个问题：

3.1 加强沟通协调。建设项目档案合同化管理模式的顺利实施，需要同很多部门进行充分的沟通和协调，在取得理解和支持的基础上，积极促进建设流程的再造，例如：在项目招标书的编制中增加档案部门会审职责，在合同签订中增加档案部门会签环节，在竣工验收中强化档案部门的组织管理职责，在档案质保金支付中赋予档案部门“一票否决权”，提高档案部门在项目管理中的话语权，以增强管控手段的有效性。

3.2 完善配套制度。单纯采用合同控制建设工程档案质量，容易产生抵触情绪，必须建立和完善一系列档案管理制度、项目档案业务规范，[5]在项目档案的形成、收集、积累、整理、验收、移交归档等工作中做到有据可依，减少管理的随意性，增加管理的合法性，做到规范、有序，为合同化管理顺利实施保驾护航。

3.3 量化考核指标。在项目档案合同化管理中应改变“做多做少一个样，做好做坏一个样”的“大锅饭”考评机制，完善正向激励措施，量化考核指标。例如：将项目档案验收结果作为建设单位档案部门年度绩效考核的加（减）分项目，90分以上增加1分，60分以下扣除1分，有利于相关人员尽职尽责做好项目档案管理工作。

3.4 推行项目档案管理后评价。建设单位档案部门应积极推行项目档案管理后评价制度，在竣工验收后审视各个工作环节和做法的利弊得失，汲取经验教训，进一步改进工作方法，优化工作流程，完善作业模式，确保建设项目档案管理机制的运行活力。同时，将项目档案管理后评价同合同争议解决结合起来，在实践中摸索管控分歧和解决争议的有效途径和方法，并逐步优化、完善合同条款，促使项目档案合同化管理模式日臻完善。

结论：实践证明，建设项目档案合同化管理模式有利于提升档案部门在项目档案管理中的话语权，通过合同管理强化项目档案管理，目标明确、措施具体、管控有力，为项目档案的科学、有效管理提供一种新的思路和模式。

参考文献：

[1]DA/T28-2002，国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范[S].

[2]刘海波.合同管理强化建设项目档案管理的做法[J].中国档案，2010（9）：50～51.

[3]裴岚.浅议企业重大工程建设项目档案管理[J].云南档案，2008（3）：25～26.

[4]李金峰.项目文档管理纳入合同管理的思考与实践[J].档案时空，2012（8）：25～26.

第5篇：项目档案管理细则范文

1.1监理资料的收集

水土保持工程监理工作有其一定的技术性、专业性。监理档案的收集应以监理工程师为核心，以项目合同为依据，在进行现场监理工作的同时，也要重视监理资料存储工作。一般来说从监理工程师人驻项目区到工程竣工验收整个过程的监理资料，都应当及时收集存储。如监理合同、监理规划、监理实施细则等指导性文件必须认真存档，以备查阅。在监理工程师实施监理工作过程中，会形成许多中间过程监理资料。如现场记录、现场检测资料、单元及分部工程质量评定资料、单位工程质量评定资料、季报、年报、总结报告、施工设计方案和进度计划等。对这些资料实行事中控制、事后核查的方式，使监理资料的积累渗透到监理项目的每个阶段、每道程序、每个工作环节之中，将监理资料的收集整理工作贯穿于监理工作的全过程，确保监理过程中的资料都保存完好，为业主提供翔实、完整的档案资料。

1.2监理档案的归档和立卷

每当一项水土保持工程监理工作结束后，档案管理人员在开始立卷之前，对监理工程师提交的监理资料都要按照监理档案接收细则的要求进行认真、细致的核查。主要审查监理档案资料的完整性、准确性、规范性、系统性，找出文件资料的形成时间，遵循文件的形成规律，保持卷内文件的有机联系，然后对这些资料进行分类、整理，最后进行立卷，监理档案的立卷可分为4个部分，即分成4卷进行装订。

(1)综合材料。监理工作开始之初都会形成很多综合材料。如监理合同、监理规划、监理实施细则监理指令等文件。

(2)监理工作过程中的文件。现场记录、现场检测资料、单元及分部工程质量评定资料、单位工程质量评定资料、季报、年报、总结报告、施工合同、施工设计方案和进度计划等监理过程中的全部详细资料。

(3)图片资料和影像资料。图片和影像资料配有文字说明。图片要求统一进行编码，数码大小在600k以内，普通照片要扫描成JPG格式影像文件，为VCD格式。

(4)监理项目验收资料。本卷内容主要是监理项目验收时的相关资料，包括工程特性表、单项工程验收单、年度验收资料、工程竣工验收资料和竣工图及相关验收资料。

2监理档案的作用

2.1提高了监理工作的效率水土保持工程监理开展的时间较短，通过监理档案的不断积累，监理工程师可以随时调阅存档的监理过程中不同监理项目的档案资料。若有成型的水土保持工程监理档案作为参考，可以很快地出具验收时需要的相关资料。

2.2促进水土保持监理事业的发展通过建立监理档案，监理工程师完成监理报告的质量不断提高，同时也为探索水土保持监理的内容、标准、程序积累了一些经验。

3结语

第6篇：项目档案管理细则范文

关键词： 输变电，达标，档案，管理

Abstract: in order to improve the construction quality and the whole transformation project over level, make engineering after the production safety, civilization can as quickly as possible production double standard, the key to mark the transformation project put into production activity, to the transmission and transformation project from security management, technical index, construction quality, file management, comprehensive management of five project inspected examination evaluation. Will file management into the project management and evaluation, strengthen the leadership at all levels and the relevant personnel file consciousness, ensure that transformation project of complete archives, complete and timely filing.

Key words: power transformer, the standard, files, management

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

为适应社会主义市场经济体制发展，实现电力建设“控制造价、合理工期、达标投产”的整体目标，提高输变电工程建设质量和整体移交水平，促使工程投产后能尽快实现安全、文明生产双达标，更好地发挥投资效益、生产效益和社会效益。从1997年开始，广东电网公司在全省实行重点输变电工程达标投产活动，对输变电工程从安全管理、技术指标、施工质量、档案管理、综合管理等五个项目进行复检考核评定，1999年6月至今，我局500kV蓄增甲线送电线路、广南变电站工程；220kV鱼飞变电站、迎宾变电站工程等十几个重点工程项目进行投产后3个月复检达标考核，分别通过国家电力公司、南方电网公司、广东电网公司等上级单位专家的复检考核评定，都以优秀的成绩达标投产。这为做好重点输变电工程档案管理起到了示范作用。将档案管理纳入工程管理和考核，增强了各级领导和有关人员的档案意识，也给我们档案部门做好输变电工程档案的管理提出了新的要求。为确保输变电工程档案的齐全、完整和归档及时，我们做了大量工作、下面谈谈这方面的做法。

一、领导重视是做好工作的关键

工程档案的完整、准确、系统与否直接关系到今后生产运行与维护，关系到社会效益、经济效益，也关系到开展输变电工程达标投产活动。所以得到领导重视，我局开展输变电工程达标投产活动在人、财、物上会得到领导有力的支持。我局开展输变电工程达标投产活动，首先局分别成立工程投产达标工作领导小组，由局一级领导担任组长，成员包括局工程部、生技部、安监部及工程各参建单位负责人，负责整个达标投产过程的领导、组织、协调工作，领导小组下设建设期工作小组、考核期工作小组、档案工作小组、工程结算四个领导小组，负责日常工作，并分别制定了《投产达标工作方案》和《考核实施细则》，明确目标方向。这样，从局领导、中层领导至技术人员，从工程建设管理、监理部门至安全监察、生产运行、技术等管理部门，从设计、物资供应到土建与电气安装、运行单位，从专职档案人员到各单位兼职档案员，都有明确的职责分工，做好每一个环节的档案工作，提高了各级人员的档案意识，促进了档案工作与工程建设协调发展，为进一步做好我局输变电工程档案工作奠定了基础。

二、工程档案提前介入，有效地确保档案的质量。

工程档案是建设项目从酝酿、建设到建成投产运行全过程中形成的应当归档保存的文件材料。工程档案是随着工程进展环环相扣，段段相连，步步延伸，逐渐形成的，工程初期的很多文件材料、征地红线、青苗赔偿、可行性研究、立项、审批、筹建、规模、选址、各种协议（合同）等文件材料，都可作为凭证和依据，一旦散失无法弥补，“事后回忆录”是不能作凭证和依据的。长期以来，一个基建项目立项、设计、施工到竣工，形成周期长，涉及的单位多，情况复杂，给工程文件材料收集及归档带来一定困难，特别是工程前期阶段，由于条件差、人员少，事情多、档案意识淡薄，在工作过程中形成的文件材料，不及时收集积累，等工程投产后，应归档文件材料迟迟未能归档，归档后的文件材料不全，缺这缺那，这时，要么任其残缺不全，要么是补写或者编造，在很大程度上影响了竣工档案的原始性、真实性和完整性。如220千伏新塘变电站输变电工程达标投产复查中发现工程前期文件收集不齐全，这时已事过境迁，再要找回就难了。事实证明，要确保工程档案的完整性，档案部门一定要在工程的前期就要开始介入工作。同时要宣传工程档案的重要性，强调工程档案管理在工程达标投产中的具体要求，从而引起领导、技术人员足够重视，使每个职能部门对自己日常职能活动中形成的文件材料，能及时收集、妥善保管、定时移交，从而确保档案的质量；如500千伏蓄增甲线送电线路工程，这个工程由于得到足够重视，工程档案工作在工程初期提前介入，前期文件资料收集和积累责任到人，所以，在500千伏蓄增甲线送电线路工程达标投产的复查中，前期档案文件材料比较齐全、完整，符合达标投产的工程档案管理考核指标要求，并在五个考核项目中获得最高分。因此，档案工作在工程初期提前介入，为全面收集和积累工程建设所形成的文件、资料打下良好基础，有效地提高了工程档案的质量。

三、健全档案管理制度，建立一个完整的工程档案网络，确保工程档案的完整和准确

第7篇：项目档案管理细则范文

围绕监理合同明确的工作范围，以及合同赋予监理行使的权利，系统的对工程资料的形成、归档进行检查监督。这包括：对监理自身形成资料的自我检查以及对施工单位资料形成的审查过程。

2档案过程管理

2.1建立、健全档案管理组织机构

工程监理中心作为工程的监理单位，围绕监理工作范围和内容，在工程监理过程中成立了由总监理工程师负责的档案管理体制，领导层设立分管副总监、总工技术把关，管理层主要由综合部负责人具体管理，其他部门负责人牵头配合。执行层以综合部档案专工具体实施，各部门监理工程师配合，真正做到职责分明、层层把关，保证归档资料真实、齐全、完整、高质量。

2.2确定档案整编依据

（1）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(D/T28-2002）；（2）《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB／T11822-2008）；（3）《技术制图复制图的折叠方法》（GB10609.3-89）；（4）《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）；（5）《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）；（6）《相应施工项目档案管理办法》文件规定及要求。

2.3建立、健全规章制度

在工程监理过程中要建立健全档案管理工作的各项规章制度，应制定事宜本工程的《工程信息管理监理实施细则》及《工程文档管理监理实施细则》，明确各专业负责人对监理文件资料的收集、整理、编制的职责和监理工程师在施工过中对原始资料进行控制和把关的责任，确保档案资料的完整、准确、系统、真实。

2.4加强过程档案资料收集、整理、保管

（1）为保证档案资料收集齐全、完整、真实，监理应采取定期督促、检查各施工单位的工程资料管理情况，发现问题及时纠正，专责监理工程师随机抽查，现场监理工程师在对进度与施工质量检查时，同时也对施工工程资料的收集、整理情况进行检查，督促施工单位建立和实施档案管理制度，随工程进展加强档案管理，做好档案各项工作。

（2）针对工程项目的特点及施工过程中的档案整理情况，监理应联合业主档案管理人员定期对各施工单位的档案整理情况进行检查，并进行月考核打分。督促其不断完善和实施工程资料的管理制度，及时收集和编制工程资料，避免档案原始材料散失，对已完成的单位工程，及时进行档案归档、移交，保障工程档案的完整性、系统性。

（3）监理应会同业主每月按时召开档案管理专项会议，会议由监理主持，各单位汇报本月档案完成情况、下月计划安排、对上次会议提出问题的整改情况以及需监理业主协调事宜；监理点评各单位月计划执行情况、通报月检查考核得分、提出存在的问题及不足。会后形成会议纪要，督促各单位按照会议纪要要求落实相关事宜。

2.5强化监理档案人员的业务培训、不断提高档案管理水平

监理应积极参加业主组织的类似工程档案参观学习以及业主聘请档案专家到现场的指导、培训，提高了档案人员的业务水平。定期组织监理中心内部员工进行档案学习培训，提高兼职档案员业务水平。围绕档案归档监理中心以年青员工为主成立QC小组，开展QC活动，提高档管理水平。

3监理对施工单位竣工资料及竣工图的审查

3.1对竣工资料的主要审查内容

3.1.1往来文件方面

以监理收发文记录为准核对文件的完整性，检查文件处理是否闭合，文件的分类组卷是否满足组卷要求，卷内目录及备考表编写是否符合要求等。

3.1.2验收资料方面

监理工程师审查资料是否符合项目划分要求，是否完整，验收资料内容填写是否符合技术规范要求（该项工作已在过程中执行），档案专职人员审查资料归档方面相应内容，如是否预留装定线，内容划改是否符合要求，卷内目录备考表编写等归档方面是否符合要求。

3.1.3试验资料方面

试验监理审查种类是否齐全，确认资料的真实性，抽检频率是否满足要求，同完工报告描述是否一致，档案专工审核装订线、卷内目录、备考表填写等归档方面的内容。

3.1.4影像资料方面

监理工程师审查照片内容反映是否真实，是否能体现质量控制及施工过程，档案专工审查说明填写格式及粘贴等是否符合要求。（施工过程中各施工单位工程照片上传基建系统，同样遵循上述审查方式，保证了工程照片收集质量）

3.2对竣工图纸的主要审查内容

3.2.1监理工程师审查内容

首先核对图纸及设计更改通知单的完整性，（通过核对图纸及设计更改通知单收发台账）；审查单张竣工图更改是否真实完整（结合设计更改通知单）；审查竣工图编制一览表，是否同单张图纸更改及设计更改通知单一一对应；竣工图总说明及各专业的编制说明、竣工图编制原则、各专业目录及编制情况，是否真实完整。

3.2.2监理档案人员审查内容

修改篇幅是否超过35%，修改方式是否满足要求，布局是否合理，竣工图章选用及填写是否满足要求，折叠方式是否满足要求，卷内目录、备考表填写是否规范等档案内容。

3.3对归档文件资料和竣工图纸审查的程序

3.3.1施工单位建立自查体系

技术人员整理，部门负责人审核，项目相应负责领导最终把关的三级审核制度。

3.3.2监理审查程序

施工单位按相应要求编制好归档资料自检合格监理工程师及部门负责人（审查资料的真实性、完整性）监理档案专工及部门负责人（审查归档范围、格式等）分管副总监或总工（技术把关）总监（落实执行情况）进入业主单位审查流程。

4结束语

第8篇：项目档案管理细则范文

（1）逐级制定，并根据工作实践及时修订档案整理、移交、验收和保管的相关制度，确保制度能够覆盖农网档案管理的全过程，避免管理过程的个别环节出现制度真空，并符合相关企业实际，可操作性强。

（2）明确档案相关方责任，责任到人。譬如一份施工记录的形成责任、签字责任、收集责任、整理责任，一份设备图纸或说明书的收集责任、归档责任等，要清楚明白，只有这样，相关人员才能各负其责，避免推诿和等靠，提高档案质量和管理效率。

（3）要有常态化的考核措施。档案中出现问题了，什么性质的问题，责任人是谁，如果制度制定得当，责任划分清楚，就可以不存争议的进行考核，这种考核机制形成常态，就能增加责任心，大大提高档案管理质量。

二、注意宣贯相关业务规范，强化培训

农网工程中，相关业务规范比较多，有工程管理方面的，也有档案管理方面的。有国家的，也有行业的。很多工程管理中比较重视和关注工程进度和质量，认为档案就是资料员和档案员的事，这样的管理意识形态导致项目管理人员，施工、监理人员档案意识淡薄，对档案管理的相关业务规范不了解，也没有了解的途径和动力，这样以来，工程管理人员、资料员和档案员大部分都不清楚有什么规范，只是照着前面整好的档案照猫画虎，能做到几分相似就做到几分相似。从而导致归档不全，归档文件材料铅笔、圆珠笔签字，印章模糊，数据与工程实际不符，缺项漏项、案卷不规范的问题层出不穷。通过不停的检查和整改，好不容易比较规范了，再换个施工、监理单位或有人员变动，马上又回到问题层出不穷的原点了。

长此以往，档案收集整理工作随意性大，管理水平很难有实质性的提升。对策：（1）建设部门应从思想上重视农网工程档案管理工作，注重与档案管理部门、各参建单位的沟通，积极宣贯最新档案业务规范及工程资料形成的相关业务规范，务必使项目管理人员、一线的施工、监理人员，熟悉这些规范规章。使档案的形成、整理、移交、归档工作有法可依，有标准可执行。（2）在工程立项、开工等关键节点进行强化培训，加深影响，增加理解，力促在文件材料和案卷的形成环节就能紧靠标准，规范地进行收集整理工作，尽量避免竣工后再去整改不规范的档案资料。

三、注重过程管理，强化检查与指导

农网改造工程大部分都是10kV工程，项目多，工期紧，施工队伍更换频繁。项目管理部门、监理单位往往对工程施工过程的监管、督促和检查比较重视，档案方面的过程管理比较欠缺，有的工程甚至在初验时，档案都没有受到相应的重视。过程管理的欠缺，导致档案问题整改难度加大，整改成本增大，个别档案问题错过了时机可能就永远都不能弥补了。

对策：（1）在项目管理部门设立档案管理专责，可以是兼职，但必须要肩负起统筹、管理工程档案的责任。这个人即要懂工程，又要了解档案业务，最重要的是责任心要比较强，能够统筹和管理整个工程的档案业务。（2）项目管理部门、施工单位、监理单位应在工程一开始就安排档案管理人员到位，对所属工程资料进行完整的收集和规范的整理，做到档案整理工作与工程进度同步。（3）工程管理部门、监理单位应不定时地检查和督促其它参建单位项目工程档案的管理工作，以便及时发现问题，及时整改问题。只有过程管理到位了，才能夯实农网工程档案管理基础，产生高质量的农网工程档案。

四、重视立卷管理，细化组卷规范

如果把归档文件材料比喻为珍珠的话，立卷和组卷工作就是线。珍珠要成为一件漂亮的首饰还需要有质地良好的线来穿，成一串项链还是手链也要看线怎么串。部分农网工程档案由于对组卷工作不够重视，虽然收集比较齐全，但文件材料排列零乱，组卷欠缺逻辑，缺目录，无备考表，题名不清楚，使人看了如坠五里云雾，这样的档案如果移交档案室，就会大大增加利用者查找档案资料的时间，如要清楚地了解工程管理过程就更难了。对策：

（1）对案卷材料的排列、组卷、案卷质量做出明确规定。如宁夏电力公司编制的《宁夏电力公司改造升级管理管理实施细则》中，针对10kV及以下农网工程特点，对综合性文件和单项工程资料的归档明细，排列顺序，责任者、分类、组卷方式都做了细致的规定，在实际工作中，起到了很好的示例作用。

第9篇：项目档案管理细则范文

四川省社会组织登记档案整理实施细则完整版第一条 为切实做好社会组织登记档案管理工作，规范社会组织登记档案整理，根据《 社会组织登记档案管理办法》及档案管理相关规定,制定本实施细则。

第二条 本实施细则的社会组织登记档案整理，是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

第三条 社会组织登记档案文件材料归档范围按照《社会组织登记档案管理办法》附件规定执行。

第四条 社会组织登记管理业务机构应当在行政许可、行政审批、行政处罚、监督管理相关事项办理完毕30个工作日内完成归档文件材料的收集和移交，社会组织登记档案管理机构应在自收到归档文件材料后60个工作日内完成归档文件的整理工作。

第五条 社会组织登记档案归档文件材料以件为单位进行整理，每件归档文件材料应印制标注有文件名、责任者、成文日期、社会组织名称、社会组织登记证号、所属盒号、本件件号等有效信息的文件封面。(封面式样见附件)

社会组织一项申报事项办结后所形成的文件材料为一件，一般以一份文件为一件，正文与附件为一件(一次办理事项应将全部申报材料作为批准文件的附件)，传真件复印后与原件作为一件处理。

社会组织登记档案件内文件材料的排列应与《社会组织登记档案管理办法》附件所列各项目的文件材料排列顺序一致。

第六条 每件文件以棉线采用缝纫机轧边或用三孔一线方式固定，并按顺序依次装入档案盒保存。

第七条 社会组织登记档案归档文件材料按照形成时间的先后顺序以三位数编制件号，盒内文件件号从001起顺序编制并排列。通常一个社会组织的文件材料拉通编一个流水号。

第八条 一个社会组织登记档案的所有文件材料按照形成时间顺序排列装盒。如社会组织存续时间长，材料较多，可分别装入若干盒内。

第九条 社会组织登记档案按照一个社会组织一档的原则，并按照社会组织登记证号的顺序进行排列。社会组织登记证号按六位数排列，不足六位数的用0补足六位，如001234(民办非企业单位从第三位开始用0补足六位)。

第十条 社会组织登记档案按社会团体、民办非企业单位、基金会三类分类编号排列。

第十一条 社会组织登记档案盒号由正号和附号两部分组成。正号为五位数，第一位为社会组织识别号，1为社团，2为民办非企业单位，3为基金会，后四位为该社会组织登记档案在该类中从0001起的盒号顺序号。一个社团组织登记档案有若干盒时，需编附号，附号为一位数，与正号用-隔开，附号从1开始顺序编制排列。

第十二条 社会组织登记档案盒内需编制归档文件目录。归档文件目录应设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等内容。

后续追加的归档文件材料须在追加的同时补入归档文件目录中。社会组织登记档案管理机构应视补入目录情况，重新及时编制归档文件目录。

第十三条 社会组织登记档案应当在社会组织注销或撤销之日起满20xx年后向同级国家综合档案馆移交。社会组织登记档案管理机构应在档案移交后，对所空盒号作说明。

社会组织登记档案管理办法第一条 为加强社会组织登记档案的规范管理，充分发挥社会组织登记档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《社会团体登记管理条例》、《民办非企业单位登记管理暂行条例》和《基金会管理条例》等有关规定，制定本办法。

第二条 本办法所称社会组织登记档案是指县级以上人民政府民政部门在依法为社会团体及其分支(代表)机构，基金会及其分支(代表)机构，境外基金会代表机构以及民办非企业单位办理申请筹备成立、成(设)立登记、变更登记、注销登记、备案、章程核准、年度检查和行政处罚等工作中形成的具有查考、利用价值的各种文件材料。

第三条 社会组织登记档案工作由县级以上人民政府民政部门分级负责，在业务上接受同级档案行政管理部门和上级民政部门的监督和指导。

第四条 县级以上人民政府民政部门档案管理机构应当对社会组织登记档案实行集中统一管理,指定专职(或兼职)人员负责社会组织登记档案管理工作，建立并完善社会组织登记档案的管理制度，确保社会组织登记档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，并逐步实现社会组织登记档案的信息化管理和服务。

第五条 社会组织登记管理业务机构应当在行政许可、行政审批、行政处罚、监督管理相关事项办理完毕后30个工作日内完成归档工作。档案管理机构(人员)在接收归档的文件材料时，必须认真核对清点，检查文件材料是否齐全、完整，符合规定要求的，予以接收，并办理交接手续。(文件材料归档范围参见本办法附件)

第六条 社会组织登记档案按照一个社会组织一档的原则，归档文件材料以件为单位进行整理。一般以一份文件为一件，正文与附件为一件，传真件应当复印并与原件为一件，请示与批复各为一件，一次上报的多份表格，每份表格可为一件。

一个社会组织的所有文件材料按照形成的时间顺序排列，每份文件应当用无酸纸套或档案袋等以有利于保管和利用的方式加以固定，并按排列顺序依次装入档案盒保存。

第七条 社会组织登记档案分为社会团体类、民办非企业单位类、基金会类三类。

第八条 各类社会组织登记档案按照社会组织登记证号的顺序进行排列。

第九条 档案管理机构应当建立社会组织名录等检索工具。

第十条 社会组织登记档案要有专门的地点存放，要配备必要的保管装具，并设有防火、防盗、防渍、防有害生物等安全设施,确保档案的安全保管。档案管理机构要定期检查档案的保管状况，发现问题及时解决。

第十一条 社会组织登记档案保管期限定为永久。

第十二条 社会组织登记档案应当在社会组织注销之日起满20xx年后向同级国家综合档案馆移交。

第十三条 社会组织登记档案的利用应当按照下列规定执行：

(一)社会组织登记档案的形成单位因工作需要，履行有关手续后可以利用本单位形成的社会组织登记档案;

(二)人民法院、人民检察院、公安机关、国家安全机关等部门因工作需要，持单位介绍信可以利用相关的社会组织登记档案;

(三)社会组织业务主管单位因工作需要，持单位介绍信可以利用其主管的社会组织的登记档案;

(四)社会组织因工作需要，持单位介绍信可以利用本组织的登记档案;

(五)律师根据案情的需要，自行调查取证的，凭律师执业证书和律师事务所证明，可以利用与承办法律事务有关的社会组织登记档案;当事人和除律师以外的其他诉讼人根据案情的需要，持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件，可以利用与诉讼事务有关的社会组织登记档案;

(六)其他单位、组织凭单位介绍信，公民凭个人有效身份证明可以查询公开的社会组织的登记事项;

(七)对涉密档案的利用，应当遵守国家有关规定，并按保密程序审批;

(八)档案管理机构应当根据档案所记载的内容，为利用者出具社会组织登记证明。

第十四条 档案管理机构应当配备计算机管理社会组织登记档案，实行社会组织登记纸质档案和电子档案的分别保管，提高档案利用效率，维护档案的完整与安全。

第十五条 使用电子计算机办理社会组织登记、备案、年检等工作所形成的电子文件的归档，参照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-20xx)要求进行整理归档。