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[关键词]建设项目;数智化审计;应用方案
一、引言
工程建设项目是重资产类企业投资的主要内容,建设项目审计既是内部审计的重点领域,也是资本市场对投资进行监管的重要环节。对于以基础设施为主要资产的企业,如电信运营企业,其建设项目具有数量多、涉及面广、管理日常化等特点。传统的建设项目审计一般基于事后审计、被动式审计,依赖建设单位提供的审计资料,存在审计效率低下、制约因素多、审计质量不高等弊端。随着大数据和人工智能技术在生产和管理中的广泛应用,内部审计须坚持业务创新,摒弃传统意义上的审计思维和审计方式,运用数字化、智能化手段提升审计效率和质量,实现流程再造,构建数据驱动、敏捷高效的审计新模式,这也是建设项目审计未来发展的必然趋势。本文以通信运营商建设项目审计实践为例,探讨如何构建建设项目数智化审计方案。
二、建设项目审计特点分析
建设项目审计是对建设项目实施全过程或部分环节的真实性、合法合规性、效益性进行的独立监督和评价活动。按审计所处环节一般分为预算审计、全过程跟踪审计、工程结算审计、竣工决算审计(如图1所示),各阶段审计需求依据企业建设项目的性质及其管理规定而定。审计的内容主要包括对建设项目投资立项、设计管理、采购管理、合同管理、工程物资管理、工程管理、工程造价、竣工验收、财务管理、后评价等各环节的审查和评价。项目建设是投资形成资产的过程,为加强和完善资产监管,国有企业一般规定建设项目须通过审计方可正式竣工。建设项目审计与财务审计、经济责任审计、专项审计等其他审计类型相比,其特点包括以下方面:一是建设项目审计已融入项目管理全流程,是其中一个环节;二是对审计机构来说,建设项目审计是被动式审计,当项目流程到达审计环节时,由项目发起者提交审计申请方可安排审计;三是审计结果作为招标控制价、施工费结算、项目竣工决算的依据,审计报告是建设项目档案的一部分。基于上述特点,建设项目数智化审计必须在项目管理流程信息化基础上,将审计环节嵌入项目管理信息化流程,才可发挥审计信息采集自动化、信息处理智能化、审计成果应用及时性等优势,高效支撑项目建设投资管理需求。
三、建设项目审计信息化基本流程设计
建设项目审计作为项目建设总体流程的一部分,当项目流程进展到应提交审计环节时,方可触发审计。预算审计、结算审计属于造价审计。一个项目一般会有多个单项工程,根据合同及施工内容性质、金额确定是否必须进行,可多次报审,也可能无须报审。竣工决算审计对整个建设项目进行会计核算,只允许报审一次。全过程跟踪审计是两种审计的结合,主要区别在于审计过程的日常跟踪审查和评价、审计阶段性报告的多次出具。建设项目审计业务信息化流程如图2所示:1.项目报审。当项目流程到达可报审环节时,项目管理人员收到项目报审待办任务,打开任务后展示需要填写的项目基本信息及必需的审计资料。项目基本信息应由系统根据前期信息、所处环节自动判断填写,不能自动判断或者可由人工修改的可以在此阶段人工填写或选择,所需审计资料凡系统前期生成的应有链接列表,未生成的方可人工上传资料。对于可多次进行的预结算审计,提交审计申请时应可以建立多次报审任务,但流程将仍处于本环节;对于无须审计的项目可填写说明,选择无须审计。必需信息均填写完成并经审批同意后,提交到项目或地域对应的审计管理人员,进行资料初审。2.审计安排。审计管理人员判定审计申请符合条件后,根据内部规定选择自行审计或委托外部中介审计,依据系统设定的权限提交审批或直接派发至对应的审计中介。对于合同约定需要对单个项目发送审计委托函的情况,此阶段由系统自动生成电子委托函发送给对方,审计中介可通过门户网站收到任务待办。3.审计过程监控。审计实施过程一般分为资料审查、现场勘察、定案确认三个环节。在此阶段多数需要审计人员与项目管理人员进行多方沟通,必要时还可启动审计暂停,审计过程监控应实现三个环节的进展信息互通、审计暂停申请和审批、补充资料传递、审计时限超时预警提示等功能。4.审计报告审核。审计人员将审计报告初稿上传系统后,提交审计部门审核,一般通过审计管理人员和部门领导两级审核,并对本次审计质量考核打分。系统可内置审计报告模板,将审计发现的问题作为模板内容,并内置可选问题分级类别,审核通过的报告针对审计发现问题由审计管理人员进行归类,并纳入案例库,便于后续统计分析。5.审计问题整改跟踪。对于需要整改跟踪的重要审计问题,选择“整改跟进”选项后,审计问题将随审计报告一起发送给建设管理部门和其他配合部门,问题整改完毕后,由建设管理部门将整改结果及相关证明资料反馈给审计部门,形成问题整改闭环,并与审计报告一并归档。除上述正常流程外,还应考虑特殊情况下的审计报告调整,当审计报告已审批分发归档、后因特殊原因需重新调整时,须履行报告调整的审批流程,调整接入点一般应在上述流程的“审计报告复核”环节。与上述基本流程相匹配,还应建立对应的数据库及数据配置功能,如对中介信息数据、审计管理人员数据、审计资费数据等进行管理,实现审计任务的自动分派和审计费用的自动核算,并具备审计区域配置、审批人员及权限配置功能。
四、建设项目审计数智化应用方案
(一)建设项目审计数智化功能架构
建设项目数智化审计建立在工程项目流程各环节数据采集与分析的基础上,根据期望结果输出、数据来源确定与各信息系统间的接口开发需求。从建设项目物资信息、造价信息、转资信息、合作单位信息等方面设计关联信息输出结果,从而将物资采购管理系统、LIS库存系统、合同管理系统、ERP系统等与项目相关的物资采购审批、物资出库领用和退库信息、合同信息、转资信息等审计所须数据信息,统一接入数智审计平台,实现多系统数据在审计系统内的共享、交互分析、稽核验证等功能。建设项目数智化审计基于智能工具应用及大数据分析,从而减少人工判断误差、降低审计风险、提升管控质量,数智审计平台的功能架构如图3所示。
(二)建设项目数智化审计功能应用案例
1.报审数据的系统间稽核与校验。将物资采购管理系统、LIS库存系统、合同系统、ERP系统与报审项目相关的物资采购审批信息、物资出入库信息、合作单位信息、转资信息统一在审计系统作业流程中呈现,同时引入AI能力,实现多系统数据和报审数据的自动比对、稽核与校验,输出多单匹配表,以便审计人员对异常数据进行重点核准。比如,依据出库光缆材料规格及数量自动核对结算表中敷设各规格光缆长度工作量,依据ERP转资数量核对设备、材料安装工程量等。2.报审时效性监控预警。为解决建设单位项目经理久拖不报审、历久难审的被动局面,更好地督促建设单位及时提交结算审计和决算审计,开发基于项目流程数据的“探针式”报审及时性预警功能,即根据项目前期预设的报审时间节点,统计验收后未及时提交结算审计或决算审计的项目信息,并对报审及时性进行统计和分析,自动提醒项目管理人员及时报审,实现事后审计向事前预防、事中控制职能转变。3.结算标准与定额标准、材料价格自动比对。在系统内建立工信部颁发的信息通信建设工程预算定额标准数据库,将运用通信工程定额的项目与标准定额中的定额编号、定额名称、人工工日数量、机械及仪表使用费进行自动匹配和稽核,提示未采用定额标准的子目。引入“爬虫”技术,抓取当地造价管理机构在互联网上的材料信息价,建立材料信息库,与建设项目开、完工时间信息匹配出相应材料价格,为项目材料审计提供结算标准和依据。4.基于大数据的异常结算费用预警和分析。按专业类型将同类专业的主要工作内容依据标准定额用工进行权重赋值,并将地域差别、特殊场景一并纳入权重值考虑,审计人员录入结算工程量,逐步积累各年各市同类项目结算数据,形成各专业标准工程量费用数据库,并形成各专业平均造价指标库。审计时可输入报审工程量,查看本项目单位工程量结算单价与造价库比较结果,也可定期对全省同类项目、不同地市的结算费用单位比值进行分析比较,对异常费用自动输出预警。5.基于NLP和OCR的审计结果准确性一键核查。为减少审计报告人工审核误差、提升审核质量及效率,在审计系统中开发基于NLP和OCR的审计结果准确性的一键核查按钮。当审计中介人员审结并提交报告及相关信息后,系统调用NLP、OCR智能识别功能,完成项目审计报告及附件内容的信息识别、提取和分析,完成审计报告、支撑附件、系统页面关键数据三单匹配稽核和结果一键展示。比如,在结算审计流程中,可实现“审计报告”“定案表”“系统页面”三个维度的“送审金额”“审定金额”“审减率”一致性一键稽核。6.现场勘察的真实性、准确性监控。为加强对审计中介人员外出勘察工作的监督及管理,开发现场勘察轨迹呈现功能,对勘察照片中的日期、时间、经纬度等信息进行分析识别并展示轨迹。对进行远程站点勘察作业的项目,依靠GIS定位技术建立偏离算法模型,比对实际勘察点与应勘察点是否一致。该功能可确保审计中介人员现场勘察工作的真实性,杜绝编造虚假勘察数据的现象。
五、建设项目审计数智化发展展望
针对这种情况,我们尝试了对交通建设项目实施全过程实时的跟踪审计。这里所说的跟踪审计不是一般的意义上的全过程审计(开工前财务收支审计、建设期间的财务收支审计和竣工决算审计),也不是指对审计决定(意见)落实情况进行检查的后续审计。而是由出资人(代表国家出资的单位)派出审计组(或审计组织)到施工现场对工程的建设单位、监理单位、施工单位所进行的工程建设(施工预算、施工组织、现场施工、工程计量、工程计价、工程变更和变更单价、工程结算、财务收支等)全过程进行实时的跟踪审计监督。
一、 跟踪审计试点情况
我们先后对长潭高速公路路面改造工程、株洲航电枢纽工程、长沙霞
凝港二期工程等项目进行了跟踪审计试点,其中长潭高速公路路面改造工程已审计完毕,其余的跟踪审计项目仍在进行过程中。现将长潭高速公路路面改造工程跟踪审计的情况介绍如下:
湖南省长沙至湘潭高速公路为京珠高速公路的一段,起于长沙市区东北牛角冲互通,止于湘潭马家河,主线全长44.76公里,为双向四车道,设计行车速度120km/h,路基宽度27.5m,路面宽度24m,路面类型为水泥砼路面。该路始建于1994年7月,1996年12月建成通车。
长潭高速公路通车以后交通流量很快就超过了原设计的流量,且大吨位车辆快速速增长,货运车辆普遍严重超载,导致道路病害严重,由此引起行车速度降低、通行能力下降、交通事故发生率增加,以及养护成本上升。对此,我厅经组织专家论证和报经省政府批准,决定对长潭高速公路路面进行改造,并委托社会审计组织对该项目的工程结算进行了跟踪审计试点。
长潭高速公路路面改造工程结算跟踪审计的范围为沥青路面加铺、路基防护、桥涵加固、路面防排水处理、交通工程、旧路处治、附属工程等。该路面改造工程结算(建安部份)最终核定为350,337,620元,通过对工程施工预算、工程变更、计量支付和工程结算全过程跟踪审计,共核减40,350,645元。具体分步审核结果如下:
1、施工阶段预算审核:
该工程的几个主要合同(1、2、3、4标)价格都是通过招标确定的,审计是工程已开工近2个月时才进场,因此,只对后续工程预算进行了审核,预算合计送审金额11,063,108元,审定金额为9,572,008元,核减金额1,491,101元。
2、 施工阶段变更令审核:
该项目变更令合计送审金额100,094,605元,审定金额为65,773,864元,核减金额34,320,742元。
3、 施工阶段计量支付及结算审核:
该项目计量支付及结算合计送审金额354,876,422元,审定金额为350,337,620元,核减金额4,538,802元。其中:
① 建安工程计量支付合计送审金额352,941,047元,审定金额348,461,165元,核减金额4,479,882元。
② 交通维护工程计量支付合计送审金额1,935,375元,审定金额为1,876,455元,核减金额58,920元。
在该项目跟踪审计中,我们将管理审计的运用到项目管理中。审
计组对该项目实施过程中计划工程预算成本、已完工程预算成本、已完工程实际成本三大关键指标实行动态控制,及时分析、预测出现预算超支和计划滞后的情况,从而加强了建设项目事前预测评价和事中控制。特别应该指出的是,审计过程中,我们督促建设单位建立了一套严格的计量支付程序,坚持先审计后付款和“一支笔”制度。具体来说就是审计组对每一个隐蔽工程和每一道工序都要会同建设单位、监理到现场进行检查验收,对每笔计量支付和变更工程的单价和数量都要实行严格审查,从而确保了工程成本的合法、真实和准确,有效地控制了工程投资。
该项目概算总投资为42216万元,竣工决算反映的工程造价为378,054,670.69元,节约投资44,105,329.31元。
该项目计划工期为一年,2003年5月29日开工,2003年11月29日恢复通车,2003年12月28日完成扫尾工程,实际工期7个月,比计划工期提前5个月竣工。工程质量经湖南省交通建设质量监督站检验评定为“优良工程”。
从实施的效果来看,这次跟踪审计比普通的事后审计具有明鲜的优越性。审计组通过现场的实时监督和对计量相关资料的严格审查,确保了工程计量和计价的合法性、真实性和准确性,特别是有效地防止了隐蔽工程上的虚假变更和高估冒算等的发生,大大提高了工程审计的质量,并充分发挥了审计监督在控制工程造价,促进工程建设管理和廉政建设等方面的作用。
长潭高速公路的跟踪审计的经验,得到了厅领导的充分肯定,李安厅长指示,今后所有在建或新建的重点建设工程都要实行跟踪审计。为此,我们制定了《湖南省交通建设项目跟踪审计实施办法》等一系列制度,使交通建设项目跟踪审计制度成为一种长效机制。
二、 主要作法和经验
(一)领导重视与支持是搞好跟踪审计的重要前提
跟踪审计是一种全新的审计,对此,建设、监理、施工等单位一开始都多少感到有些迷感和不解,会提出种种理由拒绝、阻扰审计工作。有的提出交通部合同范本中没有审计签字程序,有的提出概算中没有审计费预算,还有的认为会工程进度等等。长潭高速公路改造工程跟踪审计进点时就遇到过上述类似问题。为此,我厅分管工程建设的詹新华副厅长在一次现场办公会议上明确指示,开展跟踪审计是厅党组的决定,是加强造价控制的新举措,各方面必须积极配合。正是由于厅党组和主管厅领导强有力的支持,该项审计试点工作终得以顺利开展。
(二)加强审计前培训和宣教,提高全体工程建设者的认识是搞好跟踪审计的重要保证
跟踪审计工作是一项新生事物,建设单位、监理、承包商都不熟悉。因此,在对某项目进行跟踪审计之前,有必要组织各参建单位的负责人和相关部门的工作人员进行培训,讲解培训主要是《审计法》关于国家建设项目审计的规定、《国家建设项目审计准则》(审计署2003年3号令)、交通部《交通建设项目审计实施办法》(交审发〔2000〕64号)和《关于加强交通建设项目审计监督的通知》(交审发〔2001〕62号)等,上述这些法规都对跟踪审计作了明确规定。通过培训和宣讲,使广大参建人员认识到跟踪审计工作的目的是为了加强投资控制,更加公正、合理、准确地对工程造价进行鉴证,这与建设单位、监理单位的工作目标是一致的。同时,通过审计认定后,建设单位可以大胆地计量支付,相应的加快了工程结算速度,确保了施工单位合法的工程款的及时收回和民工工资的支付,这样促进了工程进度的加快,对施工单位提高效益也是有利的。长潭高速公路改造工程跟踪审计就是很好的证明。
至于审计费用问题,虽然交通部交公路发[1996]612号文《公路基本建设工程概算、预算编制办法》中没有明确审计费这一项目内容,但在国家财政部关于基本建设财务管理的规定中,待摊投资允许开支“审计费用”,按物价部门的收费政策,高速公路投资较大,审计基数和核减额也会较大。因此,我们认为,就是按物价部门现行的标准计算审计费,也可以满足社会审计组织完成跟踪审计任务的。而对于业主来说,支付的审计费相对于节约工程造价来说是完全合算和必要的。
(三)实行审计项目招标制度,是确保审计质量的重要措施
在行政审计人员普遍较少的情况下,为了做好跟踪审计工作,更多的时候是要借助社会审计组织的力量。如何选择好的审计队伍,确保其依法依规、公正廉洁地实施审计同样成为搞好这项工作的重要环节和课题。为此,我们制定了《湖南省交通审计项目招标投标管理办法》和《湖南省交通审计项目评标专家和评标专家库管理暂行办法》,把工程审计招标的起点定为概算超过1亿元或审计费估算价超20万元的审计项目。通过招标选定社会审计组织,由出资人(代表国家出资的单位)委托其实施跟踪审计。
为规范审计行为,加强审计本身的监督,我们在招标文件和合同中明确,社会审计组织审计人员泄露秘密、以权谋私、玩忽职守、徇私舞弊等,损害出资人利益,影响工程造价和质量,委托单位应将情况通报其行业管理协会和资质资信登记部门,并列入“黑名单”通报全省交通系统,情节严重构成犯罪的,可提请司法机关依法追究刑事责任。凡列入“黑名单”的社会审计组织五年内不得进入我省交通系统从事审计业务。同时规定,社会审计组织对签署的鉴定意见和提交的审计报告必须承担审计责任。审计结果与国家审计等监督机关复核结果存在差异时,社会审计组织应无条件出面作解释工作。如果因社会审计组织的过失而造成的损失,社会审计组织应依法予以赔偿。
(四)跟踪审计有所为、有所不为是顺利完成任务的重要手段
审计工作的深度、广度、时间直接牵涉到审计成本的大小,这也是必须综合考虑的。如果面面俱到,则审计成本较大,审计力量也恐不及。因此,在审计合同(协议)书中,应明确跟踪审计工作的范围、重点和时间安排。从我们实施的情况来看,路面表层以下的隐蔽工程和变更工程应是审计工作的重点,每个施工现场应派两人以上的审计人员全过程实时跟踪,而路面表层以上的可视工程次之,可只在计量时进行审计。审计组不必参加质量验收工作,但要查阅质量检验资料,只对合格和合格以上的工程进行计量。也不参加工程招投标,但可以审查标底、评标报告等有关资料,对招投标的过程和结果的合法性、有效性有权发表意见。
(五)做好审计结果沟通和协调工作,是按好跟踪审计的重要环节
在跟踪审计工作的实施过程中,不可避免地会出现一些审计组与建设单位、监理方、施工承包商之间的不同意见,若协调不好,就工作。
我们的做法是,由出资人单位(审计委托单位)负责监督、指导和协调跟踪审计工作。对于建设单位、监理方、施工承包商之间协商不成的一般,由出资人单位(审计委托单位)审计部门负责人负责协调,重大问题和涉及宏观管理方面的问题由出资人单位(审计委托单位)主管领导召集审计、工程管理、计划、财务等部门开会解决。
(六)建立严格的审计程序,是搞好跟踪审计质量的重要保证
跟踪审计程序非常重要,跟踪审计应遵循监督而不替代管理职责的原则,坚持在建设单位内部管理的基础上,实施再监督。我们开展跟踪审计是按下列程序进行的:
1、审计组(含审计组,下同)进点前应制定审计方案,明确审计范围、、方式、程序、审计组人员分工及审计质量控制办法、并考察施工地点,确定工作驻点。
2、审计组进点后应独立租用方便到现场监督的工作驻地,并自备工具,以旁站、巡查、测量、试验等对工程施工量进行全过程现场审计监督。
3、凡监理处对承包商(供应商)进行计量验收时,必须通知审计组同往;验收后,施工单位、监理单位、建设单位、审计组四方在验收单上签字。
监理单位对承包商(供应商)进行质量验收时,不必通知审计组;审计组只查阅质量检验证书,承认合格工程以上等级的计量。
4、审计组收到建设单位签字的承包商计量支付申请后,专业造价工程师应逐项审核,提出核定数量和价款。若申报数量与审计现场验收记录不符或计价不准确时,专业造价工程师可修改计量支付文件,并编制审计签证单(审计记录),施工单位、建设单位、审计人员三方在签证单上签章认可。
5、审计组负责人只在最后审核无误的计量支付文件上签章。该计量支付文件报建设单位主管领导签字后交建设单位财务部门办理资金支付手续。
6、发生工程变更设计时,若需新定工程结算单价,先由施工单位申报,监理签证,工程管理部门审查后再交审计组审定。建设单位根据审计组审定的单价作为变更工程单价。
7、审计组对已完工的合同规定建设内容的单项工程应出具单项工程结算审核报告。建设单位在留足质保金的前提下,根据审核报告办理工程价款结算。
8、建设中期审计组应向派出(委托)单位出具一至两次投资控制情况和财务收支情况的审计报告。
9、全部工程基本完工且符合竣工验收条件时,审计组应出具全部工程建安投资部份的工程结算审核报告和竣工财务决算审计报告。
10、审计签证单或审计报告在征求被审单位意见时,一般采用当面交换意见、当面签字确认的方法,如果当面不能达成一致意见,之后应采用书面交换意见的方法进一步协商;被审单位收到征求意见函后必须在十个法定工作日内反馈意见,未反馈意见的视同默认;审计组对被审单位反馈的意见应认真研究,认为反馈意见正确的要相应修改审计签证单或审计报告,认为反馈意见不正确的可以签署审计意见或出具审计报告,但应在附注中说明此事。
11、审计派出(委托)单位根据审计组出具的审计报告下达审计意见。委托单位如发现审计组出具的审计报告明显存在不合法、不公正、不完整或报告形式不规范等问题,应要求其纠正。审计组应认真纠正并对纠正后的审核报告负责。
三、跟踪审计比一般事后审计的优点
(一)跟踪审计与事后审计最大的区别在审计人员能及时地对隐蔽工程进行现场审计,确保了审计对路面表层以下工程真实性与准确性的监督,大大提高了交通建设项目的审计质量。
(二)由于变更工程的单价由审计在现场根据实际情况审定,确保了变更工程计量与计价的准确、合理、合法,从而有效地控制了变更工程的造价。
(三)有利于监理工作。试点项目的监理单位认为,在现场验收工作中增加一层监督,使监理单位领导对基层监理人员的工作感到放心一些。以前对工程造价实行事后审计,监理处工作人员在工程完工后还要向审计组作较长时间的解释工作。实行跟踪审计,工程完、审计也完,有利于监理人员及时投入新的工作。
(四)有利于维护竞争有序的交通建设市场。,有的交通建设项目中标价只相当于标底的60-70%,上肯定会要亏本。为什么有的施工单位敢于以低价投标,主要指望并且实际上只有通过工程变更才能赚到钱。这对于其他一些施工明显是不公平的,所以,在自由竞价投标工程项目的管理工作中实行跟踪审计,对变更工程的计量与计价增加了一个监督环节,这不仅对节约投资和廉政建设工作大有益处,而且也抑制了低价抢标的现象。
(五)由于事后审计对隐蔽工程结算存在的疑点只能先询问(质疑)建设单位的相关负责人,建设单位因为已经签字认可,肯定对自己的行为要作种种解释和辩护,审计本来是审计施工单位的工程结算变成了与建设单位扯皮,跟踪审计可避免这一现象的出现。
(六)跟踪审计不仅能及时纠正工程预算、工程结算和变更等影响工
程造价的问题,还可以通过审计组认真、细致、负责的工作态度,廉洁自律的道德风范和在实际工作中逐步建立起的威信,制止和防范工程计量、计价的虚报与冒算,从长远意义看,这才是跟踪审计为出资人的投资控制作出的最大贡献。
(七)跟踪审计是将管理审计、风险管理审计、内部控制审计、环保审计等新的审计理论和方法运用到交通建设项目中,有利于提高交通建设项目的管理水平。
我国现有的工程造价定额种类繁多,具有相当程度的专业性,因此,从事建设工程审计的人员很难将所有定额种类掌握一清,尤其很多造价事务所人员非工程专业出身,缺乏一定的工程造价知识。另外,非标项目的定价、材料价格的收集和统一等难题,一直困扰审计工作人员。通过在审计管理信息平台中建立一套工程造价价格信息库,由审计机关统一工程造价定额、非标项目经验定价、材料价格等一并导入,对业主、工程各参与方和造价事务所信息开放,解决审计标准不一的现状。
建设工程审计管理信息系统构建建设单位、审计机构、事务所协同平台,信息平台(图略)以项目立项为主线,以项目建设单位为管理对象,以项目实施审计过程为管理点,实现立项—拆迁评估—概算审计—招投标审计—项目实施动态跟踪审计—单项工程结算审计—竣工决算审计的处理流程。同时,针对每一个阶段的审计内容及性质,采取不同的工作流机制对业务管理。通过信息的共享和工作流机制的应用,提高审计过程的规范化和标准化,同时有效的促进各方的工作效率。通过审计工作业务的处理,信息平台还将构建事务所诚信库、审计资料库、审计文档库等知识库。核心功能体系。①项目库。项目库是建设工程审计管理信息系统的核心库,对建设工程立项信息管理,构建工程项目全面信息的管理窗口,结合单位管理与组织用户管理,确定项目建设单位(审计对象)、施工单位、其他相关单位、中介审计机构、审计负责人员等信息,并对实体项目过程进展情况动态跟踪和汇总。②过程审计管理体系。过程审计管理体系对建设工作审计全过程业务流程管理,对概算、结算、决算审计工作实现提交送审材料—委托中介机构审计—复审—出具审计报告的处理流程;对招投标阶段审计工作实现标底复核—最高限价控制—中标价复核的处理流程;对审计报告实现报告提交—送达—反馈—执行的处理流程;对合同额审计实现会签流程等。③审计资料库。审计资料库的构建来源于建设工程全过程审计业务信息的自动归集和分类,形成具有查找和指导意义的资料库。包括以立项为主线、以项目为单位,对审计工作(已完/未完)全过程成果及文档进行动态管理、对审计制度性文件进行管理、对审计工程造价定额信息进行管理和分析统计、对经济指标信息进行管理和归档。④流程管理体系。流程管理体系针对各阶段的审计工作,可灵活定义多种审计流程,在实际业务开始时,可选择适用流程;各流程步骤可设置基本模板且可根据实际业务状况进行调整。审计业务流程的网上处理,各步骤审批意见处理结果、后续工作计划均一目了然,并按国家规定的审计报告格式,自动生成审计报告征询稿和正式审计报告以及过程中其他相关文件、报告,在线打印,节约了大量编制审计报告的时间,将审计报告编制人员从繁重的文字工作中解脱出来。⑤信用评价库。“信用评价库”在审计过程中,通过建立与之相关的各单位管理功能,实现对建设单位、施工单位以及中介审计机构的个人及单位诚信管理。一方面根据核减率实现对施工单位承担审计费用的管理,另一方面也对单位及个人的准入提供依据。
建设工程审计管理信息系统架构条件(1)网络条件。为了提高协同工作能力,也为了解决由于地域和人员分布所带来的管理困难,在网络的架构方式上既要满足审计机关内部管理人员的使用,又要满足远程管理人员以及移动人员的使用。系统用户按接入方式的不同可以分为两类:一类为审计机关内部管理人员,采用局域网连接方式接入使用;另一类为远程管理人员和移动人员等,以远程登陆的方式接入使用。远程登陆既可以通过Internet远程访问或者VPN(虚拟专用网)方式实现。(2)硬件、软件条件。客户端:操作系统windows、内存512M、IE6浏览器以上。服务器:操作系统windows、内存4G、IE6浏览器以上。(3)操作用户素质要求。审计工作信息化实施过程中,用户操作人员的素质要求也极为重要,操作人员应具备基础的电脑常用软件操作能力,能管理好自己的口令和密码,能掌握输入信息、上传文件、信息检索等基本操作。
以网上处理和电子报表、表格的形式传递信息,打印最终报告成稿,节约了大量纸张,降低了信息传递的成本。建设工程审计管理系统对历史项目信息进行分析统计,为决策者再处理类似项目提供了大量的项目经验;对参与单位的信用评价的资料归档为新项目的委托提供信用资料,有效保证了审计项目的高效完成;对审计过程中价格信息、经济指标等行业信息的积累为各审计工作者提供全面的资料,提高了审计工作的完成效率。建设工程审计管理信息系统在构建完成和初步使用过程中,应根据使用情况和每年审计政策的变化,及时调整和完善功能,以适应我国建设工程的审计工作,为国家审计事业贡献辅助力量。
【关键字】建设工程管理审计报告
中图分类号:TU761文献标识码: A 文章编号:
序言
政府建设单位承担的是政府投资项目,因此工作要经得起历史的检验和人民的审视。多年来,建设单位实施的政府投资项目均按政府投资项目管理条例有关规定送审,接受有关审计部门依法对承担建设工程的审计。这些审计报告数量大,涉及面广,从一个集中的窗口较突出的反馈了外界对政府建设单位建设工程管理科学化、规范化水平的全方位评价。因此,对这些审计报告进行解读与分析,对于提高建设单位总体管理水平和业务能力,创建科学化、规范化的工程管理体制是十分必要的。
一、审计问题汇总
1、 审计报告汇总范围
近三年,该政府建设单位送审的工程项目较集中。因此,审计报告汇总范围选择为2009年 ~ 2011年。这期间,审计部门共审计该政府建设单位工程 91项,出具审计报告91份,提出审计问题148个。其中2009年审计工程40项,提出审计问题64个;2010年审计工程25项,提出审计问题47个;2011年审计工程26项,提出审计问题37个。
2、审计问题汇总结果
上述148个审计问题涵盖了建设工程管理主要方面,其中数量占前12位的审计问题有:
(1) 多计造价,共65个,占审计问题总数的43.9%,占建设工程总数的71.4% ;
(2)未签合同先施工,违反基本建设程序,共11个,占审计问题总数的7.4%,占建设工程总数的12.1%;
(3)超计划投资,共11个,占审计问题总数的7.4%,占建设工程总数的12.1%;
(4)合同条款不严密,共8个,占审计问题总数的5.4%,占建设工程总数的8.8%;
(5)多计建设单位管理费,共6个,占审计问题总数的4.1%,占建设工程总数的6.6%;
(6)财政拨款高于审计价,共4个,占审计问题总数的2.7%,占建设工程总数的4.4%;
(7)合同管理不规范,共4个,占审计问题总数的2.7%,占建设工程总数的4.4%;
(8)送审决算资料有错,共3个,占审计问题总数的2.0%,占建设工程总数的3.3%;
(9)超付工程款,共3个,占审计问题总数的2.0%,占建设工程总数的3.3%;
(10)部分项目合同单价虚高,共2个,占审计问题总数的1.4%,占建设工程总数的2.2%;
(11)工程造价结算有失误,共2个,占审计问题总数的1.4%,占建设工程总数的2.2%;
(12)实际投资与计划投资不相符,共2个,占审计问题总数的1.4%,占建设工程总数的2.2%。
其余审计问题未有重复。
二、审计报告解读
上述148个审计问题涉及建设工程管理的方方面面面,分析起来也比较复杂,但仍然可以总结出建设工程管理中一些带有规律性的倾向。分下面5个方面进行:(1)3年来审计问题绝对数量的变化;(2)3年来审计问题环比数量的变化;(3)3年来审计问题集中度的变化;(4)较集中的审计问题分析;(5)2011年主要审计问题分析。
设2009—2011年中,每年度提出的审计问题数量为Aj;被审计工程的数量为Bj;审计问题的类别数量为Dj(见附录)。那么,依据审计报告,我们可以总结出以下规律:
审计问题绝对数量 Aj 的变化
根据“统计结果”(见附录),A2009、A2010、A2011分别为64、47、37,见下图。
图1:3年来审计问题绝对数量的变化
由图中可以看出,审计问题数量绝对值呈逐年下降趋势,表明该政府建设单位建设工程管理工作在逐步趋向规范化,进步是显而易见的。
2、审计问题相对数量Cj的变化
Cj =Aj / Bj (2.1)
根据“统计结果”(见附录),经计算,C2009、C2010、C2011分别为1.6、1.88、1.42,见下图。
图2:3年来审计问题相对数量的变化
由上图可以看出,(1) 三年来,审计问题数量相对值始终保持大于1,每项建设工程平均至少存在一个审计问题;(2) 审计问题数量相对值变化呈波动趋势(2010年最高),表明该政府建设单位建设工程管理工作在规范化进程中发展并不稳定,2010年值得进一步总结。
3、审计问题集中度指数Ej的变化
审计问题集中度指数 Ej = Aj / Dj(2.2)
根据“统计结果”(见附录),经计算,E2009、E2010、E2011分别为2.78、2.47、3.70,见下图。
图3:3年来审计问题集中度的变化
由此图可以看出:(1)3年来审计问题分布越来越呈现“集中”的趋势,特别是2007年集中度最高,37个审计问题分布在10类别当中;(2)集中度越来越高,也说明该政府建设单位建设工程管理在规范化进程中某些方面一直是“薄弱环节”, 这些薄弱环节正成为制约该政府建设单位建设工程管理进步的“瓶颈”,不容忽视。
4、 2009至2011年审计报告提出的审计问题占前12位的主要问题中,与资金造价有关的占8项,数量最多;与合同有关的审计问题数量位居其次。
5、 2011年审计报告中,审计问题主要有多计造价(占8条);而未签合同先施工,合同条款不严密,财政拨款高于审计价(各占3条),见下图。
上图表明,2011年审计报告提出的审计问题呈现数量少但更加集中的趋势。
三、若干审计问题分析与改进建议
下面,在进一步归类的基础上,就若干比较突出的审计问题进行分析,并提出改进建议。
1、未能按政府下达投资概算完成工程建设任务,多计造价,超付工程款,工程结算有失误问题
原因:
图纸质量不高,造价咨询单位审定的概算,编制的预决算不完善、不准确(不排除某些工程在实施时提高建设标准中途改变较大)。
超付工程款问题,主要原因是设计单位提供签定设计合同的概算偏大,造成设计费超付,签定施工合同的工程预算过大,期间计量支付审核不够严格,结算不准确,当审计价低于此数时,便出现工程款超付问题,使政府建设单位承担极大风险。
建议:
(1)按批准的概算完成政府投资项目是一个系统工程,涉及建设单位所有的业务部门。图纸质量是基础,概算编制是保障,设计变更现场签证要严格。今后政府建设单位应加强建设工程的前期管理,作好前期必要的(如地下管线)探测工作、特别是一些市政改造项目的管线改迁等零星工程要纳入概算申报当中。在建设单位目前专业技术人才缺乏的情况下,以合同奖惩及履约评价加强对勘查设计单位及造价咨询单位的管理,努力提高图纸质量,是解决这一问题的办法,努力使投资计划客观、全面、完备、不漏项。
(2) 政府建设单位应加强对投资计划权威性教育,借鉴其他省市建设单位经验,制定必要的主管工程师“问责”制度,落实责任,层层把关,努力使工程不突破投资计划。
(3)加强对造价咨询单位及现场变更签证的管理,力争解决工程预算、结算存在的质量问题。对造价咨询单位工程预结算过大实行“问责”,并对建设单位因此造成超付工程款损失时,予以赔偿。
(4) 要强化主管工程师对工程竣工后进行及时结算审计,以避免资料丢失漏项。建议实施竣工工程总结制度,由计划部门牵头对工程进行全面总结,给工程及各部门的工作作出评价。
(5)要加强工程资料的管理,实行重要工程资料上网制度。
2、未签合同先施工,违反基本建设程序问题
原因:
多是应急任务,现场突发问题,如开挖后发现地下管线等,也有未及时办理合同造成的。
建议:
应建立“违反基本建设程序问题”预防与问责制度,对未及时办理合同的作出书面说明,同时,建立与审计部门及时沟通的机制。
3、无投资计划批文
原因:
前期规划立项、论证工作滞后,应急工程。
建议:
(1)建设单位应加强建设工程的前期管理工作,设置规划设计部门,加强与计划部门的及时沟通。
4、合同条款不严密,合同管理不规范,部分项目合同单价虚高问题
原因:
合同管理不够规范,存在一定“随意性”,审查环节未能落到实处。
建议:
严格合同管理,加强合同权威性、风险性教育,对于审计出的合同问题,制定必要的“问责”制度。例如,可借鉴施工图审查方法,建立重大合同的“主审、”“复审”制,要加强对标底,商务标的审核。
四、结语
政府建设单位承担主要建设工程的组织和管理,工作任务繁重,责任重大。正确的解读与分析审计单位提出的审计报告,对于提高政府建设单位总体管理水平,创建科学化、规范化的工程管理体制是一个契机。
本文结合政府建设单位工作实践,解读分析了这些审计报告。这些审计报告涉及问题148项,认真、仔细的对这些审计报告进行整理和总结,我们可从中发现更多值得进一步思考的线索。
事实上,政府建设单位还存在其他类似的“问题反馈窗口”,如项目立项的有关文件,这些文件对于建设单位提高总体管理水平同样有益。
附录:2009年 ~ 2011年审计问题汇总(略)
参考文献:
[1]蓝寿荣,无效建设工程合同认定及处理,建筑管理现代化,2000年,NO.3,总第60期,P16-19.
Abstract: In recent years, the state has gradually increased investment in fixed assets. In order to make better use of state funds and improve the rate of return on investment, the follow-up audit is introduced in the traditional audit mode, whose audit nodes are throughout the entire construction process, reflecting the dynamism.
关键词: 固定资产投资;造价全过程跟踪审计;动态性
Key words: investment in fixed assets;follow-up audit of cost;dynamism
中图分类号:TU723.3 文献标识码:A 文章编号:1006-4311(2016)33-0032-03
0 引言
建筑工程项目造价全过程跟踪审计是一种对概预算执行情况和竣工决算是否符合概预算的一种事后审计模式延伸为贯穿于建筑工程项目全生命周期的审计方法,通过对建筑工程项目投资决策阶段、设计阶段、招投标阶段、施工阶段直至竣工投产的全过程实施跟踪审计,全面控制建筑工程项目建设实施的每个阶段、每个环节、甚至每个事件的事前、事中和事后,以期达到对建筑工程项目造价进行更好的控制的目的。
根据中国统计年鉴网提供的数据显示,近十年内,国家在固定资产上的投资力度呈现稳步增长状态,为了更好的利用国家资金,提高投资收益率,杜绝腐败,在对建筑工程项目造价审计的过程中逐渐引入了建筑工程项目全过程跟踪审计模式,该模式的特点在于审计人员对建筑工程项目进行全过程的动态性的审计,审计人员深入施工现场,对整个建筑项目有全局性的把控,对于审计工作的开展有着极大的促进作用,同时保证了审计成果的可靠性。但是目前少有学者对动态性做出深入的研究,因此在实际审计过程中的应用也是少之又少,这就影响了建筑工程项目造价全过程跟踪审计模式的发展,同时削弱了建筑工程项目造价全过程跟踪审计的优势。为了更好的促进该模式在实际审计过程中的应用,本文将对建筑工程项目的审计阶段进行细化,将该模式的动态性深入到每个细化出的阶段、过程、甚至事件当中,突出该模式的动态性的优势,促进建筑工程项目造价全过程跟踪审计的发展,提过国家资金的投资收益率。
1 现行全过程跟踪审计模式的动态性应用及不足
随着国家对固定资产的投资力度加大,如何更好的充分利用国家资金成为了国家最为关心的问题,因此建筑工程项目造价全过程跟踪审计更多的被提上台面,随着其应用的深入广泛,更多的专家提出了动态性的概念,但是,在具体实施过程中,还只是简单的将建设项目的全生命周期划分为前期阶段、项目实施阶段和竣工交付的全过程实施跟踪审计,并且由于人员、资金等原因,目前的全过程跟踪审计只是在每个阶段末,或者是可控的某个重要节点对该阶段进行审计,并未对每个阶段进行细分。
动态性是指对被审计项目的每个阶段都进行事前、事中、事后审计,并利用上一个阶段或者类似项目的审计结果对项目进行合理的预警式的事前审计,以及对比式的事后审计。但是,在当前的全过程跟踪审计模式下,基本上把整个建筑工程项目划分为前期阶段、项目实施阶段和竣工交付阶段。然后再针对每个阶段的关键环节和关键点进行重点审计(见表1),并且由于审计人员不足等各方面的原因,这些工作基本都是在各个阶段结束之后进行的。在这种划分模式下,我们将决策阶段、设计阶段、招投标阶段以及施工准备阶段全部划分在前期阶段里面,这种做法可以省去许多的工作,但是未免太过笼统,不能做到及时有效的控制和监督。
决策阶段是整个过程当中唯一涉及到整个项目投资金额的分配以及投资收益率的阶段,如果这个阶段出现问题,将对整个项目产生全局性的影响。招投标阶段是控制合同价的关键阶段,整个招投标过程是否遵循市场规律,是否寻求到最适合的投标方,是否能够将国家资金的效率发挥到最大化,这些在招投标阶段都是可控的,但是,如果只是简单的将其归拢到前期阶段,并在阶段末对其进行审计将会对这些内容失去有效地控制。特别是对于在整个过程中变数最大的施工阶段,该阶段是需要投入的资金、人力、物力最多的阶段,而且是遇到突发事件最多、可控性较差的阶段;虽然现在引入了动态化的概念,但是并没有对整个施工过程进行细分,而是仍旧将施工阶段作为一整个过程,在工程竣工之后对其进行审计,由于进行审计的人员对建筑工程项目的建设过程不了解,就会导致审计人员的审计工作难以开展,另外由于工程建设已经结束,很多需要进行审计的东西无法找到现实依据(隐蔽工程),就使得审计结果不够理想,不能很好的分析资金的流向和使用状况,对造价控制和质量监督的作用不大,动态性的体现也不够全面。因此将整个施工阶段划分成若干个小的施工过程,甚至是细化到一个工序,然后针对每个晓得过程或者工序进行重要节点审计,对施工阶段的可控性、监督性以及调整力度将会大大提高。
因此,将这些阶段笼统的划归到前期阶段有失妥当。而且在整个前期阶段并没有体现出动态性,只有在整个建设过程中才能够看到动态性的体现。
2 对现行建筑工程项目全过程跟踪审计的动态性深化
建筑工程项目全过程跟踪审计的宗旨是将项目的建设过程划分为若干个阶段,在各阶段均安排审计人员对建设项目审计事项进行审计,及时对工程项目的各个阶段、各个环节及事件进行控制,帮助被审计的单位完善现阶段存在的问题,并对建筑工程项目进行改进,促使建筑工程项目能够保质保量及安全有效的进行,达到实现项目最高建设效益的目的[1]。
2.1 审计阶段的细化及依据
为了将建筑工程项目造价全过程跟踪审计的动态性更好的加以利用,使其充分发挥其在审计过程中的作用,将现在划分的审计阶段进行细化,见表2所示。
在每个阶段之前利用类似项目的该阶段的审计结果对该过程进行指导性的事前审计,在有必要进行事中调控的阶段,利用事前审计的结论对项目的该阶段的进度以及资金使用情况进行合理的管控,在该阶段结束后进行对比性审计和决策合理性审计,此为事后审计。并将事前、事中、事后的动态性审计方式应用到整个建筑工程项目划分为的每个小的阶段、过程甚至事件中,利用建筑工程项目全过程跟踪审计的动态性,合理的控制国家资金的使用,提高投资收益率。
上文中提到,在前期准备阶段中笼统的包含了对建筑工程项目造价以及投资收益率有较大影响的若干个阶段,为了更好的把控国家资源,合理控制造价,将前期准备阶段划分为决策阶段、设计阶段、招投标阶段以及施工准备阶段。
决策阶段包括了编制项目建议书以及可行性研究报告,那么在该阶段就涉及到对立项文件以及可研报告中经济分析的审计,这一个决定了该项目立项是否合理,投资是否明智;另一个决定了项目的投资价值。在项目建议书和可研报告生成之前利用类似项目的决策阶段的审计结果对该过程进行指导性审计,在决策阶段结束后进行对比性审计和决策合理性审计,此为事后审计。将事前、事中、事后的审计应用到决策阶段,对该阶段进行动态性的跟踪审计,以便更好地控制资金的使用方向。
设计阶段包括初步设计、技术设计和施工图设计,对这些设计文件的合理性、合规性以及合法性进行审计,可以避免后期因为设计问题而导致的工期延长以及费用的增加。
招投标阶段涉及到招投标结果、招投标流程以及大量的招投标文件,相关建设单位的确定是否按照法定程序进行,中标结果是否遵循市场规律,由于存在不平衡报价现象,因此,相关的合同文件中涉及到报价以及金额的是否合乎市场行情等都是该阶段审计工作的重点。对该阶段进行严格的审计是对项目顺利进行并且保证资金流出正常的保证。
施工准备阶段是在审计过程中最容易被忽略的阶段,但是该阶段涉及到材料采购和进场,如果是后期才用到的材料在项目一开始就进场,一方面存在堆放场地的问题,另一方面材料过早的采购进场会导致资金的占用和材料的损耗,比如,钢筋生锈会造成额外的费用。
施工阶段是整个过程中最重要的阶段,也是整个个过程中动态性的体现和应用最为明显的和有效的阶段。根据项目的大小,将建筑工程项目按照“期”、标段、栋号以及楼层进行划分,比如,总层数为30层的一栋楼房,我们可以将其划分为3个阶段,在第1-10层施工完毕之后对其造价以及工期进行审计(隐蔽工程要即时审计),所得审计结果可以作为11-20层事前审计的依据,可以及时的调整资金和进度计划,以此类推。另外“一”栋的审计结果可以作为“二”栋的审计依据,一标段的审计结果可以作为二标段的审计依据,这样在每个小阶段的工程开始之前就可以对该阶段涉及到的审计内容进行预警式审计,根据之前阶段审计结果提前给出适当的可行的调整性及规范性措施。同时,在每个楼层段、栋号、标段以及“期”之间要进行事前、事中时候的动态化审计。最后总结每个小阶段的审计报告,减少项目实施阶段事后审计(竣工决算审计)的工作量,节约时间和资源。
竣工交付阶段主要是对建设单位预留建设项目未完工程投资的真实性和合法性,进行审计,涉及到的资金数额相对较小,但是为了能够更好的利用利用国家资金,提高投资收益率,我们要对该阶段的资金使用的合理性进行审计,在该阶段所体现出的动态性为,我们可以对比类似工程项目的该阶段的资金的使用情况对该阶段的工作进行事前的必要性的审计,以及事后的合理性的审计。
投产使用阶段,将该阶段纳入全过程跟踪审计的动态性中是借鉴了国外的全过程审计的定义,在西方国家,全过程包含了投产使用阶段,这一阶段的动态性作用不体现在本项目上,而是体现在预期投资的类似项目上,如果根据我们的审计报告的显示,在后期的投产使用过程中,该项目并不能创造出预期的利润或者不能提供预期的效用,那么,根据审计报告给出的结果和建议,可以对预期投资做出适当的调整,更加合理的分配、使用国家资金。
将事前、事中、事后的动态性全过程跟踪审计方法应用到上述的每个阶段当中,将动态性应用到每一个需要审计的环节,合理有效的控制造价,节约资金,提高投资收益率。
2.2 深化跟踪审计动态性的优点
2011年,罗家伦提到建设项目是一项周期长、内容复杂的工作,事前、事中和事后都会形成审计资料,若沿用事后审计模式,对于施工过程中产生的审计资料会缺乏有效的审计监督,可能导致公开透明演变成黑箱操作,导致工程项目领域中腐败行为的发生[2]。
近年来,国家审计署的年度审计工作发展规划中也多次要求“固定资产投资审计要以效益审计为主,促进提高建设资金的管理水平和投资效益”[3]。由此可见,实行建筑工程项目造价全过程跟踪审计意义重大。建筑工程项目审计是对建筑工程项目投资进行监督和管理过程中的一项重要内容,能够对投资到项目上的资金进行控制,并且是杜绝腐败的重要手段。在建筑工程项目造价全过程跟踪审计中,对项目实行事前(项目意向已经提出,但是没有结论之前)、事中(项目实施过程中)与事后审计(常规审计)相结合的审计模式。开展对建筑工程项目的全过程跟踪审计,能够充分的体现出全过程跟踪审计对资金控制和杜绝腐败的作用。在此基础上,深化建筑工程项目造价全过程跟踪审计的动态性,可以对我国固定资产投资的发展产生一定的促进作用。
3 结语
综上所述,本文从对现行全过程跟踪审计的动态性的不足引入,提出细分审计阶段,并对建筑工程项目造价全过程跟踪审计的事前、事中以及事后动态性特特点进行了深化。在实际的应用中,审计人员已经将事后审计很好的运用到整个过程中,审计人员应结合之前的审计经验,严格的做好事前和事中审计报告,并做好传递工作。保证事前、事中审计结果的全面、标准以及真实性,更加有效地发挥全过程跟踪审计工作的动态性效用。
参考文献:
[1]耿道乾.西气东输二线工程跟踪审计研究[D].兰州大学,2010.
为使基于内部控制的高校内部审计信息系统总体框架更具应用价值,需要对内部审计信息系统进行业务流程设计。根据《中国内部审计准则》、《教育系统内部审计准则》、教育部17号令《教育系统内部审计工作规定》对内部审计相关业务流程的规定以及2009年出台的《内部审计实务指南第4号——高校内部审计》等文件的要求,将业务流程划分为三个阶段,即:审计准备阶段、审计实施阶段以及审计报告阶段。在具体的流程操作上,基于内部控制的高校内部审计信息化业务流程将充分考虑信息化的特点,更加注重内部控制的基础性作用。对于每个阶段的具体流程,详细叙述如下:
1.审计准备阶段
审计准备阶段是指正式实施审计前的阶段,该阶段需要完成的工作有:审计立项、送达审计通知书、开展基本调查、编制审计方案以及进行审计公示。审计立项《。教育系统内部审计工作规定》(以下简称教育部17号令)第二十二条指出,内部审计机构应当根据本部门、本单位的中心任务和上级内部审计机构的部署,制订年度审计工作计划,报经本部门、本单位主要负责人批准后组织实施。信息化环境下,基于内部控制的高校内部审计进行审计立项时,其有效的依据可以包括年度审计工作计划、上级主管部门下达的审计任务、学校领导交办的审计任务、学校有关单位委托的审计事项以及平时调查论证需要审计的事项等。同时,需要选派审计组成员,指定审计组组长。送达审计通知书。教育部17号令第二十三条规定,内部审计机构实施审计应组成审计组,编制审计方案,并在实施审计前向被审计对象送达审计通知书。又根据《内部审计具体准则第2号——审计通知书》的相关规定,审计通知书需要通过纸质版资料进行传送,内部审计机构在实行审计3日前(特殊情况除外),向被审计对象送达审计通知书。审计通知书由审计组组长按规定格式编写,并报内部审计机构负责人审批。而且,内部审计机构认为需要被审计对象自查的项目,应在审计通知书中写明自查的内容、要求和期限。开展基本调查:在开展基本调查时,审计组可以通过高校内部审计信息系统自动取得要求被审计对象提供的有关资料。当然,对于所获取资料的完整性和真实性,都应该由被审计对象负责。编制审计方案。《内部审计具体准则第1号——审计计划》第十七条规定,审计项目负责人负责制订审计方案。《教育系统内部审计准则》第二十条规定,审计方案应当由内部审计机构负责人审核批准,重要事项报经本部门、本单位主管审计工作负责人批准后实施。审计组在随后的实施审计过程中,若发现审计方案不适应实际情况,还可以对先前制订的审计方案进行实时调整。审计公示。编制审计方案后,在审计组对被审计对象正式进入审计阶段前,将审计项目的内容、形式、依据、审计组成员构成以及监督举报方式等以文件、简报、进点会或内部网站的形式进行公示,接受各方的监督,增加审计信息的透明度。
2.审计实施阶段
审计实施阶段是审计组对被审计对象展开具体审计的阶段,此阶段是审计组将审计工作方案付诸实施、转化为具体行动的阶段,是高校内部审计全过程最主要的阶段。该阶段需要充分考虑内部控制的重要性,设计出基于内部控制的高校内部审计信息系统的审计实施阶段的工作流程,该阶段需要完成的工作包括:获取相关资料、确定审计重点及要点、符合性测试、实质性测试、获取审计证据和全面评价以及审计工作底稿汇总。需要说明的是,在这个阶段,基于内部控制的高校内部审计信息化流程中审计日记的编写以及审计工作底稿的获取是伴随着整个审计实施阶段的。获取资料。审计组进入正式审计阶段后,需要先获取相关的资料,以确定审计的重点及要点。然后根据所获取的相关资料,初步确定审计的重点及要点。并通过调查,确定被审计对象的内部控制制度是否健全,基于内部控制的高校内部审计信息化流程更注重内部控制的基础作用,若确定被审计对象内部控制制度不健全,就可以直接退出审计,提出相应改进内部控制制度的措施;若确定被审计对象的内部控制制度健全,则可进行相应的符合性测试和实质性测试。审计测试。根据《内部审计具体准则第5号——内部控制审计》和《内部审计实务指南第4号——高校内部审计》的细则规定,确定被审计对象的内部控制制度健全后,就要对其运行情况进行符合性测试,可以通过穿行测试和小样本测试两个主要阶段完成符合性测试。通过符合性测试,确定被审计对象的内部控制制度执行的有效程度,若确定被审计对象有效执行了内部控制制度,则可进入实质性测试阶段。信息化环境下,实质性测试一般都是借助计算机对被审计对象的财务数据进行核查,测试类型具体可分为六种类型:出错处理测试、数据质量测试、数据一致性测试、实务盘点与审计信息系统中的数据比较测试、利用外部数据对审计信息系统内的数据进行测试以及分析性检查测试。获取审计证据和全面评价。《教育系统内部审计准则》第二十五条至第三十条均是关于审计证据的规定,由此可见获取审计证据的重要性。在审计实施阶段,如何收集并鉴别审计证据更是影响审计质量的关键。在这个阶段,需要通过全面评价将审计组各成员所收集的零散的审计证据和初步评价结果进行综合,筛选出重要的证据和主要的问题,并进行重点综合评价。审计日记和审计工作底稿。《教育系统内部审计准则》第三十一条规定,审计人员实施审计时,应当对审计工作进行记录,编制审计工作底稿,审计工作底稿应当记载审计人员在审计中获取的审计证据的名称、来源和时间等,并附审计证明材料。审计日记的编写和审计工作底稿编制贯穿整个审计过程,审计工作需要利用信息化手段将较为零散的审计工作底稿进行汇总和整理,以便为审计报告阶段的工作做准备。审计人员在利用计算机辅助工具进行审计过程中,对于发现的问题,要及时做出详细、准确的记录,编写审计日志,以便反映出审计工作的全部过程。
3.审计报告阶段
对于基于内部控制的高校内部审计信息化流程,在实施了必要的审计程序后,高校内部审计机构与审计人员应该根据上一阶段汇总的审计工作底稿,编写相应的审计报告。这一阶段的工作包括:审计负责人核查、编写审计报告初稿、与被审计对象讨论报告初稿、出具正式审计报告和改进建议、回访检查以及审结归档。审计负责人核查。流程设计中,对于汇总的审计工作底稿,需要由审计负责人进行核查,若确定不能按审计程序继续下一步工作,则要追加必要的过程。若确定可以按审计程序继续下一步工作,则开始编写审计报告。编写审计报告初稿。《教育系统内部审计准则》第四十条规定,审计组应当在实施审计终了后15日内向内部审计机构提出审计报告;特殊情况下,经内部审计机构负责人批准,提出审计报告的时间可适当延长。审计报告应当经审计组集体讨论并由审计组组长定稿。审计组组长应当对审计报告的真实性负责。由此,在完成了对汇总审计工作底稿的复核后,应严格按照规定由审计组编写审计报告初稿。与被审计对象讨论报告初稿。在流程设计时,审计报告初稿经内部审计机构审定后,须与被审计对象进行讨论,征求其意见,采纳相应的意见并修改审计报告,修改后的审计报告报内部审计机构,由审计负责人审批,出具正式的审计报告。经过主管校领导审批后的正式审计报告才能送达被审计对象。回访调查。对于提出的正式审计报告和改进建议,内部审计机构应当督促被审计对象及时提交整改方案或整改结果报告,以便了解审计改进意见的落实情况,从而确定是否需要进行后续审计。需要说明的是,内部审计机构必须对重要审计事项组织相关的后续审计,检查被审计对象对审计发现的问题所采取的纠正措施及其效果,并出具后续审计报告。审结归档。《内部审计具体准则第7号——审计报告》第十四条规定,内部审计机构应当及时地将审计报告归入审计档案,妥善保存。教育部17号令第十八条也规定,内部审计机构在审计事项结束后,应当按照有关规定建立和管理审计档案。信息化环境下的高校内部审计档案的保存,可通过纸质保存和电子介质保存相结合的方式进行归档。对于必须要进行纸质归档的审计材料,首先由立卷责任人按立卷的规则和方法对整理后的文件和材料进行组卷,经审计组组长复查后,依照有关规定进行案卷的编目和装订。审计组立卷完毕后,统一报送内部审计机构,由内部审计机构指定专人负责审计档案的保管和移交工作。
二、基于内部控制的高校审计信息化系统应用效果
审计岗位是专业性较强的岗位,审计人员只有自身素质高出一筹,才能在审计工作中透过业务流程现象看其本质,有效发挥监督和评价职能。这就要求审计人员既要有财审专业知识,还要有经营管理知识、沟通协调能力,需要较为全面的复合型人才。对于提高审计人员的综合素质,可从三个方面进行:一是要严把入门关,建立职业准入机制。对新入人员要严格把关,领导要舍得将精兵强将充实到内审队伍。在知识层面上不能局限于财务专业人员,要充实一些懂经营、会管理、熟工程、精电脑的复合型人才;二是要抓好现有内审人员的提质工作。要系统地组织现有内审人员进行多层次业务培训,采取请进来、走出去等方式培训,既学审计、财务知识,又学法律、工程、计算机运用知识,还要学习有关业务流程、经营管理知识,同时鼓励审计人员参加学历教育、职称教育、执业资格教育,真正使审计人员增长知识、开拓视野,掌握先进的审计手段,提高业务能力,培养复合型人才,借以不断提高内审工作质量;三是要抓好以审代训。在审计项目开展过程中要抓好教育培训,通过实践操作、业务考核等方法提高内审人员的审计查证能力、沟通协调能力和分析归纳能力,不断提高审计人员的综合素质。
加强项目管控是核心
在审计环境、审计人员等因素已确定的情况下,审计工作质量的高低主要集中体现在对具体项目审计作业过程的管控上,期望形成内部审计质量的闭环控制,即:制定审计计划成立项目组制定审计方案按程序进行审计发现问题提出整改意见后续审计保证落实企业管理水平提升。
1.在委派审计人员时,要通盘考虑审计的范围和复杂性、审计人员专业素质等因素指派具有专门技能、有相当业务水平的人员参审。
2.在实施审计之前要做好充分准备。制订切实可行的审计程序,制订合规、详细、可操作性强的审计实施方案,方案应尽可能详细地包括对每项具体业务所需进行的审计内容、方法及其时间安排,以便具体实施者遵照执行。
3.在现场审计开始后,应抓好各种审计记录的质量控制。(1)抓好审计工作底稿的质量控制。为确保审计工作的总体公正性,审计工作底稿应得到层层审核,助理审计人员编制的工作底稿应由项目主审复核;某一审计项目的全部工作底稿应由负责该项目的主管审计人员(审计组长)复核。工作底稿层层复核的最终目的是要保证整个审计组织的审计工作质量。(2)抓好审计证据的质量控制。按照内部审计准则的要求,取证要符合充分性、相关性和可靠性,即审计数据的数量是已证实的审计事项;审计数据必须是与事实相关联,且能够准确地反映客观事实,确保审计证据的质量。发现审计证据不符合要求的,应当责成审计人员进一步取证。(3)抓好审计日记的质量控制。所谓审计日记是指审计人员以人为单位按时间顺序反映其每日实施审计全过程的书面记录。它记载着审计人员每天做什么、怎么做,反映出审计项目的运行轨迹,其内容应包括:审计事项的名称,实施审计的步骤、方法、过程,审计查阅的资料名称和数量,审计人员的专业判断和查证结果,其他需要记录的情况。审计人员应当真实、完整地记录审计日记,不得遗漏、虚构、隐匿、毁弃和随意删改,审计期间交审计组长保管,审计结束交相应质量控制人员保管。通过检查审计日记,审计质量考核人员能及时了解到每个审计人员的工作量,并为其界定审计责任,评价个人业绩提供依据。
4.在现场审计结束后,要加强对审计报告的质量控制。审计报告是内部审计活动的最终结果,审计报告质量控制是整个审计质量过程控制的重要环节。在现场审计结束阶段,应对实施过程取得的审计证据进行综合整理,去粗取精、去伪存真,然后根据整理得来的证据,写出真实、合理、恰当的审计报告。在报告出台前,内部审计质量控制部门应对审计报告的结论和事实依据进行复核,确保审计报告结论的真实、完整、准确。
5.要建立全项目的多级复核制度。随着内部审计范围、内容的不断拓宽,审计对象日趋复杂,审计质量控制难度加大,建立建全项目复核制度就更显重要。要建立多级复核机制,在确保审计组长、部门负责人的必要复核外,有条件的还应设置专人或专门的复核机构,对整个审计项目过程和结果进行全面的分析复核。内部审计质量控制部门或人员要对审计方案确定的具体审计目标是否实现、审计步骤和方法是否执行、事实是否清楚、审计证据是否充分、审计结论是否恰当等进行复核。在开展复核工作时,复核人员要有大局意识和整体意识,要善于综合、归纳和分析,不断加大复核工作力度。内部审计机构负责人要对工作的完成情况进行指导、监督和复核,采取适当措施,保证审计质量,提高工作效率。
6.加强后续审计管理,提高企业管理水平。后续审计是审计机构为检查被审计单位对审计发现和建议是否已经采取了适当的纠正行动,并取得预期的效果而实施的跟踪审计。内审人员要对被审单位关于审计发现和建议的落实情况进行跟踪,检查整改情况,使审计成果转化为生产力。只有加强后续审计管理才能保证内部审计总体审计目标的最终实现。
利用现代技术手段是补充
随着科学技术日新月异的发展,计算机辅助审计软件已经比较成熟,社会上审计软件已经很多,最典型的就是国家审计机关的AO系统,这类软件能较好地满足审计工作中对数据的采集、计算、查询、排序、筛选、判断、分析等要求,审计方法能由传统的检查报表、账册、凭证的技术,向灵活多样的数字加工技术方法发展,大大提高审计效率和质量。为适应业务系统的变革,烟草行业内审工作也要尽早借力现代信息技术,需要大力推进计算机辅助审计软件的研发推进速度,既要加速完善经济责任审计子系统,更要抓紧研发其他子系统,建立、健全软件中的法规库建设,逐步实现审计工作管理和审计项目实施的电子化运用水平。
(一)跟踪审计环境有待优化
跟踪审计的过程性和全面性决定了高校建设项目跟踪审计的范围大、周期长、环节多、环境复杂。尽管许多高校已开展建设项目跟踪审计,但建设项目众多管理部门的职责和任务尚未合理界定,高校决策层、基建、财务、审计、监察、资产等部门之间的协调配合有待加强。在实际操作中,很多建设管理者往往把建设管理部门的造价控制职能与审计部门的造价咨询和评价职能混为一谈,把造价管理的职责理解成审计的职责,认为跟踪审计是建设管理部门下面的造价控制组。高校校长经常把建设项目作为一项重要任务,施工时把工期放在首位,在规定时间内建造完成并投入使用,这样往往会导致工程时间紧、设计粗糙。校长最关心的是校舍是否安全、学生能否按时入住,而对建设项目的造价并不是很关注。施工单位往往会抓住学校这个弱点,在施工中频繁变更,漫天要价。由于跟踪审计的介入,限制了签署联系单的自由度,增加了建设管理部门的工作量,若因变更价格谈不拢,施工单位便以停工要挟,认为是跟踪审计影响了工程进度,矛盾便集中于内部审计部门,给跟踪审计工作造成巨大压力。
(二)跟踪审计力量有待提升
近年来,各高校不同程度地开展了审计队伍建设,但离建设项目跟踪审计的需求仍有一定距离。一是审计力量的不足制约着跟踪审计工作的开展。随着高校办学规模逐步扩大,很多高校都在进行新校区建设,建设项目投资大,跟踪审计任务繁重。高校内部审计人员编制和经费保障方面受到制约,部分高校还采用纪监审合署办公的形式设立内审机构,没有专职审计人员。二是审计人员的专业素质与跟踪审计要求不适应。建设项目跟踪审计要求审计人员具备工程、管理、经济、法律、信息系统等方面的专业知识,熟练掌握计算机和网络技术。但是,现阶段高校内部审计人员受传统结算审计思维的影响严重,知识结构以会计为主,工程技术专业人才、复合型人才缺乏。据调查显示,浙江高校内审人员中74.5%的专业类型为会计师类、审计师类、经济师类等,45.5%的专业类型为会计师类,而工程师类内审人员只有4.8%,从事基建工程审计和修缮工程审计的内审人员严重缺乏。[2]三是对社会审计机构的监督和管理尚需加强。目前,许多高校由于自身审计人员少,大多数委托社会审计机构进行建设项目跟踪审计。在实际工作中,缺乏对社会审计机构选用、质量评估等具体管理办法,也没有精力对社会审计机构进行监督和管理。
二、高校建设项目全过程跟踪审计模式构建
(一)全过程跟踪审计模式构建的意义
高校建设项目全过程跟踪审计,是指高校审计部门及由其委托的社会审计机构依据国家有关法律、法规和相关规定,运用现代审计方法和技术手段,对高校建设项目的投资立项、勘察设计、施工准备、施工实施及竣工验收等各阶段业务管理活动的真实性、合法性和效益性进行连续、全面、系统的审查、监督和评价。[3]全过程跟踪审计在高校建设项目的规范管理、提升绩效和预防腐败等方面发挥了重要作用。1.有利于规范管理高校建设项目具有建设周期长、投资金额大、控制环节多、计价次数多、处理关系复杂等特点,传统的结算审计属于事后审计,难以适应高校建设项目审计的要求。全过程跟踪审计克服了事后监督的局限性,审计人员提前介入到项目建设的各个重要阶段和关键环节,对建设项目的决策、设计、招投标、施工、结算等各项工作,实施全过程全方位控制,能及时发现、纠正建设项目管理中出现的漏洞和问题,并向建设管理部门及时、准确、持续地反馈审计意见或建议,促进建设管理部门加强管理,堵塞漏洞,防范风险。2.有利于提升绩效全过程跟踪审计注重对高校建设项目的前期决策、设计、招投标的跟踪审计以及施工阶段的造价控制,有利于提高项目论证的可靠性、投资决策的科学性和设计方案的合理性。在全过程跟踪审计模式下,审计人员从单纯的合同执行审计延伸到合同签订前对合同条款的审计,防止了因写入不合理条款而使高校建设资金损失的问题;审计人员在审计过程中经常到建设项目施工现场,了解具体的施工过程,能及时对工程变更签证事项的合法合规性、材料设备价格的合理性、隐蔽工程验收情况等进行审计,为后期的审计结算确认签证,并将问题和矛盾提前解决,避免事后相互扯皮。3.有利于预防腐败造成高校基建领域腐败案件频发的一个重要原因是缺乏有效监督,决策、管理、监督三者之间未能形成有效的制衡机制。高校建设项目实行全过程跟踪审计,使审计人员提前介入建设过程,通过对物资采购、设计、招投标、施工、监理等各方面的行为进行跟踪审计,在建设项目的各个阶段筑起了一道严密的防线,对权力形成制约,促使建设项目的各参与方一开始就依法规范自身的行为,认真履行各自职责。通过对建设项目全过程的监督和控制,能有效预防舞弊案件的发生,使审计由“秋后算账”转变为防微杜渐,从源头上控制腐败行为的发生。
(二)全过程跟踪审计模式的关键控制点
根据高校建设项目实施的基本程序,结合我国部分高校跟踪审计工作的实践,可以将高校建设项目全过程跟踪审计模式分为投资立项、勘察设计、施工准备、施工实施、竣工验收等五个审计阶段。在实施审计时,可以在每个审计阶段设置审计工作关键控制点[4],有助于审计人员选准介入时机,把握审计重点和难点。1.投资立项阶段关键控制点(1)审查决策程序。审查建设项目立项决策程序是否合法合规,建设方案是否在多方案比较、论证的基础上进行决策,是否经有效批复。(2)审查可行性研究报告。审查可行性研究报告是否真实、完整、有效,拟建项目的建设规模、建设功能是否符合学校事业发展规划、学科发展规划和校园建设总体规划,投资规模是否适度。(3)审查投资估算。审查建设项目投资估算是否合理、资金来源是否落实,投资计划是否得当。2.勘察设计阶段关键控制点(1)审查设计招标文件和设计合同。审查勘察设计等单位的资质是否符合建设项目的要求;勘察设计招标文件内容、合同内容是否合法、完整、准确,是否符合已批准的可行性研究报告;招投标程序及合同签订是否客观、公正、严密。(2)审查设计方案。审查设计单位和设计方案是否通过招投标方式征集;设计方案的论证,是否贯彻了优化设计和限额设计的原则;是否组织有关权威专家对图纸进行会审。(3)审查概(预)算编制。审查设计概算、施工图预算是否按程序进行评审,编制方法是否合适;概(预)算内容是否真实、全面,有无漏项或增项;编制原则和计价依据是否现行适用;设计概算与投资估算是否符合,施工图预算与设计概算是否符合。3.施工准备阶段关键控制点(1)审查招标文件。审查施工、监理、代建等单位资质是否符合建设项目的要求;招标文件内容是否完整、严密,其中的暂定价、指定价等的确定依据是否明确;程序是否合法合规,评标工作是否公平、公正。(2)审查合同。审查合同是否违反相关国家法律法规,是否符合国家规定的合同文本;合同内容与招投标文件内容是否一致,合同条款是否全面、合理,有无遗漏关键性内容,有无不合理限制性条件;合同条款表达是否清楚。(3)审查工程量清单和招标控制价。审查工程量清单编制的内容是否完整,编制说明是否与招标文件一致;清单项目特征描述是否清楚,是否有漏项、重项;招标控制价编制的依据、内容、取费标准和计算方式是否正确、合理。4.施工实施阶段关键控制点(1)审查隐蔽工程。审查隐蔽工程验收制度,如隐蔽工程现场签证的程序和手续等;隐蔽工程验收是否由建设管理部门、施工单位、监理单位和审计人员共同到现场验收、签证,否则不予承认;隐蔽工程记录的内容是否详细,与工程造价有关的信息反映是否全面。(2)审查主要材料及设备。审查材料招投标情况,建设管理部门是否按照相关规定组织公开招标,对于不需招标的其定价方式是否与审计组共同确定;材料、设备的采购是否进行了充分的市场调研,价格确定是否合理;在材料、设备进场使用或安装前,是否根据合同约定对品牌、规格、型号、数量、价格进行确认。(3)审查工程进度款支付。审查所报进度是否与实际工程进度及实物工程量相符;进度款计量计价方式及支付办法是否与合同约定相符,是否存在重复申报、虚报的现象,工程预付款是否按合同约定扣回等。(4)审查工程变更和签证。审查工程变更理由是否充分,程序是否规范,要严格控制由施工单位提出的变更;变更、签证的手续是否完备;签证内容、签证材料价格是否真实;签证是否及时,事后补签不予承认;是否符合签证批准权限;签证计量计价方式是否与合同有关条款相符。(5)审查索赔费用。审查索赔证据是否在履行合同过程中确实存在,是否反映实际情况;索赔证据的提出及取得是否在合同约定的时间内;证据是否具有法律效率;索赔的工程量计算、套价、取费和工期是否合理。5.竣工验收阶段关键控制点(1)审查工程竣工结算。审查竣工结算资料是否完整,实际施工是否与竣工结算资料相符;工程造价结算方式与合同条款是否相符;工程量计算是否符合定额中的工程量计算规则,计量单位是否一致,计算结果是否准确;竣工项目的单价计量、定额套用、相关规费和税金的计价标准是否准确、合理。(2)审查竣工财务决算。审查竣工财务决算的编制依据和编制条件是否符合规定,数据填报是否真实、完整和准确;建设项目的内容与批复的概(预)算投资是否相符;建设项目结余资金是否真实,有无虚列来往帐隐瞒、转移、挪用结余资金的行为,债权债务是否及时清理;交付的资产是否符合交付条件,核算是否准确;工程项目完成投资是否超概算。
(三)全过程跟踪审计模式的运行程序
根据上述审计阶段的关键控制点,结合审计工作的常规程序[5],高校建设项目全过程跟踪审计的运行程序可划分为三个步骤。1.审计准备(1)确定审计工作方案。高校审计部门依据学校年度审计计划、年度建设项目工作计划及相关规定,综合单项建设项目的具体情况,进行审计立项,并确定跟踪审计工作方案,并报学校批准。(2)成立审计组。根据学校批准的跟踪审计工作方案,高校审计部门完成社会审计机构的选聘、委托和合同签订等前期工作,成立由社会审计机构和高校审计部门共同组成的审计组。2.审计实施(1)编制审计实施方案。审计组根据立项项目的实际情况,编制全过程跟踪审计实施方案,经批准后实施。(2)下达审计通知书。向高校建设管理部门下达全过程跟踪审计立项通知书和实施细则,明确告知建设项目全过程跟踪审计关键控制点的业务活动、具体送审要求以及相应的审计时效承诺等事项。(3)送交送审资料。对于全过程跟踪审计实施细则列为关键控制点的业务活动,建设管理部门应对送审内容进行审核,并根据审计时效承诺,提前送交送审资料。(4)出具审计意见书。收到建设管理部门相关业务活动的送审资料后,审计组按照规定的审计时效承诺,及时出具审计意见书。(5)反馈意见落实情况。送审业务活动审计完成后,建设管理部门应当在规定的工作时间内,将相关业务资料以及审计意见的采纳与落实情况,以书面的形式报审计组备案。(6)出具阶段性审计报告。审计组听取被审计对象意见后,出具阶段性审计报告,对于审计中发现的问题,提出限期整改的要求。(7)开展竣工结算审计。在项目竣工验收合格后,建设管理部门提交完整有效的竣工结算送审资料,审计组开展建设项目竣工结算审计。(8)开展财务决算审计。在财务部门提交完整有效的竣工财务决算送审资料后,审计组开展建设项目竣工财务决算审计。3.审计终结(1)出具造价审计意见书。高校审计部门出具建设项目工程造价审计意见书,用于工程款项的尾款结算和审计费用的结算。(2)出具最终审计报告。高校审计部门出具最终的审计报告,如实反映跟踪审计过程中已发现问题的整改情况和尚未整改的问题,提出相应的审计意见和建议。(3)归档审计资料。建设项目全过程跟踪审计完成后,审计组对建设工程各阶段的审计成果资料进行收集、汇总、整理和归档。
三、提升运行效果的对策
(一)建立健全规章制度,是提升模式运行效果的基础
为了使全过程跟踪审计模式更好地服务于高校建设项目,应建立一套系统的规章制度。1.建立健全校内跟踪审计规章制度高校应遵循国家有关法律法规、部门规章制度以及行业主管部门颁布的管理办法和标准,围绕高校建设项目的总体目标,在校级层面建立建设项目全过程跟踪审计制度,如建设项目全过程跟踪审计管理办法、暂行规定、实施细则等,界定高校审计部门、建设管理部门、社会审计机构及相关职能部门的职责权限;明确建设项目全过程跟踪审计的范围、目标、主要内容及操作规程,形成完整、规范、操作性强的跟踪审计管理工作流程,既为建设单位制订项目管理制度提供可遵循的依据,也为审计部门提供衡量的标准;建设管理部门也要建立健全相应的配套措施,如变更联系单管理办法、建设资金管理办法、合同管理办法等具体制度,与跟踪审计形成良好的制度衔接,使审计目标与建设目标协调一致,促进跟踪审计与项目管理的和谐进行。2.建立和完善委托跟踪审计相关规章制度当前,高校建设项目的全过程跟踪审计基本上以委托社会审计机构或聘请社会审计人员的形式来开展,因此,建立和完善委托社会审计的相关制度显得十分必要。高校审计部门要细化对社会审计机构选聘的程序和要求,制定聘请社会审计机构参与审计组的管理办法。加强对委托社会审计的合同签订、过程监督、报告核实、质量评价等重要管理环节的制度建设,以确保高校建设项目全过程跟踪审计的质量,如制定审计组岗位职责制度、重点审计环节工作流程、审计工作汇报制度、审计交叉复核制度、委托跟踪审计质量考评制度、审计组廉洁自律制度等。
(二)夯实跟踪审计队伍,是提升模式运行效果的关键
高校建设项目全过程跟踪审计可以由高校审计部门完成,也可以委托具有资质的社会审计机构完成,但要求跟踪审计人员不仅要具备工程造价审计、财务审计及法律、经济等相关学科的专业知识,而且还要具备良好的职业道德、职业技能和丰富的实践经验。1.加强在职内部审计人员的培养高校要为在职内审人员开展职业规划和业务培训,不断提高内审人员的业务能力;鼓励内审人员要勤下工地,掌握现场第一手资料,做好调查、咨询、协调沟通等基础工作,努力提高审计实战经验;要经常与兄弟高校及社会审计机构之间开展横向审计业务交流,为内审人员提供学习新思想、新经验、新方法的平台。2.适当引进具有实际施工管理经验的工程技术人员,充实高校内部审计队伍,完善和优化内部审计队伍的专业知识结构。3.聘请社会审计人员或社会审计机构聘请具有与审计事项相关专业知识的人员参加审计组,或委托具有法定资质、社会信誉良好的社会审计机构实施审计,不仅可以减轻高校建设项目全过程跟踪审计的工作量,而且可以提高跟踪审计的效率。为此,在开展社会审计机构的招标过程中,要加大对社会审计机构的信誉、审计业绩和质量、审计人员的学历、职称和工作经验等方面的考核,选择更优的审计机构和审计人员。另外,社会审计机构和审计人员一般都具有专业倾向性,在不同的审计领域其实力各不相同,因此,要根据技能匹配原则,选择与跟踪审计内容匹配的社会审计机构,聘请与审计任务要求相适应的专业审计人员,从而提升审计效果,保证审计质量。
(三)控制委托审计过程,是提升模式运行效果的保障
在全过程跟踪审计模式下,委托审计已成为高校工程建设过程中的一个主要控制环节。审计人员与被审计单位的频繁互动,容易使审计人员偏离监督者的定位,侵入管理者的职责范围。审计人员一旦越位,全过程跟踪审计所建立的权力制衡机制就会不复存在。因此,要强化对委托跟踪审计过程的监督、检查与控制。1.做好关键环节的直接控制把关做好建设项目的委托跟踪审计,除了受托社会审计机构按合同履行职责外,高校审计部门还必须做好关键控制点的直接把关,如工程量清单审核、招标控制价编制、合同审核、隐蔽工程签证、工程量变更签证、材料价格签证、工程进度款审签、竣工结算审计等关键环节。2.加强对委托跟踪审计的复核、检查高校审计部门要组织审计组进行定期汇报,讨论、询问有关问题,促进审计的深化和补漏;对审计内容相同的项目,要组织审计组集中对账,进行横向比较,揭示差异,促进平衡。另外,高校审计部门要加强审计抽查工作,抽查结果与审计人员的业绩考评及社会审计机构的聘用、报酬挂钩。3.明确跟踪审计的角色定位高校审计部门要建立事前议事机制,使审计人员做到到位而不越位,不代替建设管理部门的职责。审计人员在审计过程中要避免口头答复的做法,对需要回答的问题,要通过议事机制来妥善处理。4.提高委托跟踪审计的时间效率高校建设项目有工期要求,每个环节具有时效性,跟踪审计的介入时间应先于或同步于项目建设的进度,才能及时跟进,发现问题、分析解决问题,控制风险。跟踪审计要为提高建设项目的效率服务,而不是影响工程进度。
(四)科学评价审计成果,是提升模式运行效果的动力
具体来讲,建筑工程全过程跟踪审计事实上就是要求相关审计工作人员积极参与到建筑工程建设的每一个环节中,根据建筑工程建设环节中采集监测到的相关资料,采用科学标准的审计方法有效的完成建筑工程资料审计工作以及财务审计工作,进而有效的提升建筑工程跟踪审计工作的全面性、细致性以及精准性,达到节约建筑工程建设成本并且提高建筑工程经济效益的目的。在建筑工程全过程跟踪审计工作的进行过程中,首先相关审计工作人员必须参与到建筑工程建设过程中一线现象中,积极的参与到建筑工程建设过程中的定期例会中,全面细致的收集建筑工程建设过程中的相应信息,按照相应的审计程序积极展开审计工作,做好建筑工程建设过程中的成本以及信息审计记录工作。其次相关审计工作人员在建筑工程全过程跟踪审计工作的展开过程中,审计工作人员必须针对建筑工程的相关建设资料包括招投标文件、建筑工程施工图纸、建筑工程双方签订合同等等进行清晰明确的采集和应用,在建筑工程全过程跟踪审计工作的展开过程中依照上述资料保证审计工作的标准性和规范性;最后审计工作人员在建筑工程全过程跟踪审计工作的展开过程中,应该针对建筑工程在不同建设阶段包括设计、施工、竣工、验收阶段的审计工作分别分阶段进行记录,在建筑工程每一个阶段结束之后就进行审计审核以保证审计工作的有效性,审计工作人员应该按照审计时间、审计内容、审计实时、审计问题、审计意见、整改情况、审计成果等相关内容完成建筑工程相应阶段中审计工作的记录工作。
2建筑工程全过程跟踪审计应该注重的工作内容
建筑工程全过程跟踪审计是在建筑工程不同阶段都会持续进行的审计工作内容,因此建筑工程全过程跟踪审计工作在不同阶段也有着不同的需要注意的重点工作内容。具体来讲,建筑工程全过程跟踪审计应该注重的工作内容可以根据建筑工程前期阶段、施工阶段以及验收阶段分为以下内容:
2.1建筑工程前期阶段审计工作的重点内容
在建筑工程前期阶段审计工作的进行过程中,审计工作人员首先应该重点针对建筑工程的招投标合同、工程量清单以及工程设计图纸等相关文件进行核查复查,保证上述文件内容的规范性以及合法性;其次审计工作人员应该针对建设单位和施工单位签订的工程施工合同进行严格的审计审查,尤其注意施工合同内容中相关单位合同内容的合法性、相关条款内容的标准性、相关隐蔽工程内容的明确性等等,保证施工合同中语言文字简练、规范、严谨并且没有相关文字描述有疑问的现象;最后审计工作人员应该针对建设单位自身在诸多管理制度以及控制措施上的合理性和规范性,保证建筑工程建设过程中能够具备科学规范的管理制度,避免因为不规范的管理造成建筑工程建设不明现象的发生。
2.2建筑工程施工阶段审计工作的重点内容
审计工作人员在建筑工程施工阶段审计工作的进展过程中,首先应该做好对建筑工程施工阶段中施工材料的审计核查工作,针对建筑工程施工材料的性能、价格、质量、品牌等相关参数进行全面细致的审计工作,同时对于当前阶段建筑工程施工材料的具体价格以及时间地点进行记录,保证建筑施工材料的采购确实符合工程施工合同上的要求,保证建筑工程施工材料的审计工作全面性以及细致性;其次审计工作人员应该加强对建筑工程内容中隐蔽工程施工内容的审计工作,建筑工程施工阶段会产生大量的隐蔽工程项目内容,相关审计工作人员应该针对建筑工程施工阶段的每一项隐蔽工程项目的具体施工情况、施工进度、施工成本、施工技术以及施工质量进行全面的审计核实,保证建筑工程施工阶段隐蔽工程审计阶段能够全面清晰的完成隐蔽工程的审计工作,保证隐蔽工程审计工作的标准性和规范性;同时审计工作人员还应该针对建筑工程施工阶段出现的设计变更现象以及施工现场签证工作进行合格规范的审计工作,确保建筑工程施工设计变更现象的流程符合工程合同上的要求,做好建筑工程施工设计变更工程量的审计核实工作,做好建筑工程施工设计变更执行成本的审计工作,保证建筑工程施工设计变更产生的成本变更始终处在有效的控制范围中。审计工作人员针对建筑工程施工现场签证工作也应该进行严格的审查核实,保证施工现场签证手续进行过程中的流程合法性、真实性以及完整性,杜绝施工现场盲目签证的现象;最后审计工作人员还应该针对施工阶段已经结束的工程施工量进行复核审计,积极做好每一项建筑工程施工内容的复核审计工作,同时按照工程施工合同上的要求做好工程款的支付控制工作,保证建筑工程施工阶段审计工作的即时性、规范性以及可应用程度。
2.3建筑工程验收阶段审计工作的重点内容
审计工作人员在建筑工程验收阶段审计工作的开展过程中则应该严格注意对整体建筑工程工程量的审计计算工作,按照相应的施工图纸设计内容检查建筑工程施工量确实符合相应的设计标准,保证施工现场签证工作的真实性和完整性;其次审计工作人员应该走好定额套算工作,针对施工验收阶段的选用定额、定额子目套用、定额补缺、定额调换工作等进行全面细致的检查,保证定额审计工作的有效展开。
3结语