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关键字:事业单位;办公软件;日常管理;运用
中图分类号:G271 文献标识码:A DOI:10.3969/j.issn.1003-6970.2013.08.045
本文著录格式:[1]庄报春.基于办公软件运用的事业单位日常管理[J].软件,2013,34(8):132
0 引言
办公软件的开发和应用正与这一趋势的发展相符合,它对实现事业单位日常管理的信息化以及对日常管理水平的提高都有着非常重要的影响。
1办公软件在事业单位日常管理中的作用
1.1 可以协同工作的管理流程,提高了事业单位的市场竞争力
事业单位日常管理人员通过办公软件如OA办公软件,可以有效帮助事业单位进行信息资源共享,增加员工的工作协调能力,强化领导的监控管理作用。可以说,办公软件的实施帮助事业单位实现了各种业务流程的审核自动化处理,也促进了管理的电子化以及规划化与现代化的结合,在单位内部可以有效进行信息的,比如各种通知、电子刊物的、新闻简报以及内部规定等,这样就可以让单位员工之间有效进行信息的传播[1]。
1.2 可以变革传统的办公模式,实现了工作流程的自动化与办公辅助化
办公软件的运用对事业单位传统纸质公文办公模式进行了变革,单位内外部的收发文、呈批件、文件和档案管理、报表的传递以及会议通知等都采用电子起草、批阅、审批、会签、签发以及归档等电子化的流转方式,提高了办公效率,实现了无纸化的办公。运用快速且廉价的网络传递手段,充分发挥信息共享功能来对单位内部的日常管理工作进行协调,对管理中的复杂环节进行减少[2]。同时,办公软件的运用也使得事业单位的一些日常事务如会议、车辆、办公用品以及图书等的管理实现了辅助办公的自动化。
1.3 有利于建立信息平台,增强事业单位日常管理工作的效率
运用办公软件在事业单位内部建立一个有效的信息与交流场所,如电子公告、电子论坛以及电子刊物等,可以让单位内部的规章制度、新闻简报、结束交流和公告事项等在单位内部员工之间得到广泛传播,能够让员工对单位的发展动态予以了解与掌握。与此同时,办公软件是依照计算机和有关网络来进行数据处理的,它的速度是人工所不能比拟的,在事业单位日常管理当中运用办公软件,可以把事业单位的日常管理信息提供的更加准确与及时。事业单位可以方便而快捷地对日常管理的各种收支情况进行核算,自动产生各种资金报表,使日常管理资金所出现的差错率进行明显减少,日常管理更趋于可靠性与效率化。
1.4 增强领导监控能力,使事业单位的日常管理更趋于规范
办公软件的运用可以强化领导的监控管理,增强管理层对组织的控制能力,能够及时有效地对各个部门以及各个人员的工作进度情况进行监控;实时与全面掌控各个部门的工作办理状态,及时发现问题及时解决,从而减少差错并有效防止低效办公。同时,也可以让各类文档按照权限进行保存、共享和使用,并有一个方便的查找手段,比如,单位来了一个新员工,只要管理员给他注册一个身份文件和一个口令,他自己进入办公软件就可以看到单位积累下来的规章制度和技术文件等,只要他的身份与权限可以阅览的范围相符合,就可以自然而然地看到,这样就减去了很多培训环节[3]。
2事业单位日常管理中对办公软件的要求
新时期,事业单位日常管理的办公软件要在以下三个方面体现出来:第一,继续把管理思想融入进来,使日常管理系统成为整个事业单位管理工作的重心,对事业单位的管理工作进行实时跟踪与反映;第二,重点关注各个部门之间的管理平衡和日常管理的预测,大力支持与下拨日常管理所需要的资金。通常来说,事业单位的日常管理系统要能把单位的资金平衡情况给监控出来;第三,实时对事业单位日常管理中的一些重要指标进行跟踪,比如人员的日常举止、用餐行为、办公环境等,不同的事业单位关键指标可能不尽相同,办公软件要能够提供对不同指标进行跟踪的功能。
3 事业单位日常管理中提升办公软件发展的措施
3.1培养复合型人才
事业单位办公软件的提升,对软件开发人员提出了越来越高的要求,开发人员不仅要懂得计算机方面的知识,而且还要对事业单位日常管理的业务进行精通,以往传统的完全由管理人员来提供管理流程,一切人为层面上对日常进行管理的模式已经与办公软件的开发不相适应。这是因为管理软件不应该像核算那样对手工的操作处理方式进行完全模拟,它要在手工处理的基础上,依照计算机的良好性能以及工作处理的模式,并从当前日常管理的模式出发,设计出能满足广大员工需求并有利于他们在激烈的竞争求得生存以及发展的管理办公软件[4]。与此同时,在对话的开发上要保持稳定性,能够让管理有着连续性和承接性。
3.2推进日常管理办公软件和其它管理一体化
在信息化建设的过程当中,事业单位要从自身的实际情况出发,积极引进运用统一的办公软件与管理一体化信息管理系统,逐渐实现日常管理全过程的各个管理方面数据的共享。提高管理人员的素质,保障对管理的监督工作,使日常管理工作规范化以及高效化。比如,在引进新的办公软件当中,日常管理数据的发生与管理的记录一定要趋于同步。当管理发生的时候,数据能够向相关部门与岗位自动传送,管理部门能够迅速得到所需要的信息,自动形成管理的具体情况,财务部门自动形成管理所需要的资金情况[5]。由于数据的自动传递,管理部门不用联络事业单位的业务部门,就可以在第一时间获悉全部日常管理的发生情况,这就是事业单位日常管理自动化的雏形。
4结语
日常管理在事业单位管理中有着非常重要的作用,应当引起事业单位相关部门的重视。只有建立一个健全的日常管理制度,才能做到对管理的优化配置,发挥事业单位的最大使用效益,也才能把日常管理工作做好、做实与做细。不论是借助外来力量,还是加强自身的开发与研究,事业单位都必须尽快提高办公软件的应用以及信息化管理水平,把信息的杠杆效应给充分发挥出来。
参考文献
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一、相关规定
根据《企业内部控制基本规范》(下称“基本规范”)的规定,内部控制相关的组织机构涉及到如下几个部门,其具体职责如表1所示:
从上表可以看出,基本规范对于董事会、监事会、经理层、审计委员会、内部审计机构等五个机构都有明确的界定和对应职责划分,但是对于“组织协调内部控制的建立实施及日常工作”的日常管理部门则没有说明界定具体的机构,这也造成了在实践中企业对于此部门的设置或指定较为混乱。
二、ABC集团公司情况概述
ABC集团公司是地方性国有企业,其下属企业近百家,涉及十余个行业、遍布全国十多个省市。ABC集团近年来其利用多方优势,通过大规模的自行投资、资本运作和并购重组,形成了以电力、房地产、公路、资源、汽车为核心,其他产业为辅的多元化经营格局。由于目前ABC集团的产业跨度和地区跨度以及成员数量等所发生了的变化,原有的管理制度,特别是集团对下属单位的内部控制方面难以适应集团继续促进企业持续发展、提高集团整合优势以及控制企业风险的需要。为了提高整个集团的风险防范能力,增强集团总部对于下属企业的风险控制力度,ABC集团成立了内部控制组织实施小组,拟首先在总部层面建立完善的内部控制体系。在此过程中就面临着确定公司的内部控制日常负责机构这一问题。
在集团总部的组织结构方面,主要涉及到董事局、监事会、经营层三个层面,包括董事局秘书处、审计部、总裁办公室、战略与投资部、项目管理部、综合管理部、财务部、法律事务部、行政管理部、人力资源部共计十个职能部门,其中审计部直接向董事局负责;战略与投资部负责战略与行业的研究和评审;项目管理部负责投资信息的搜集和指导、监督;综合管理部则负责对所投资单位/项目的统计、评价等综合管理工作;财务部除了总部本身的财务工作外,还负责整个集团会计核算、资金调度、预算管理等集团财务管控职能。为了取得较好的控制效果,本文针对公司的运营和组织结构实际,对ABC集团内部控制日常负责机构选择进行了详细的分析和对比。
三、基于ABC集团公司的案例分析
第一,内部控制日常管理机构的设置需要考虑的因素。关于目前内部控制日常管理机构的设置问题,目前普遍存在有三种做法:把财务部作为内部控制的日常管理部门;把内部审计作为内部控制的日常管理部门;成立或指定专门的机构来负责内部控制建立实施及日常工作。本文认为,ABC集团公司在上述三种模式的选择时应考虑以下四个因素,即胜任能力、独立性、日常性和公司地位。现结合该集团公司目前的组织结构设置和相关情况,对上述三种模式进行分析。
第二,将“财务部”作为内部控制的日常管理部门的分析。目前的内部控制已经超越了财务控制的范畴,单纯从财务的角度来组织协调内部控制的建立、实施已经不能满足目前对内部控制建设和实施实行全员化管理的需要。另外,内部控制的主要职能之一就是防范会计错弊,把财务部作为内部控制的日常管理部门,就会造成不独立问题。
但是,建立内部控制是一个持续改进的过程,有些企业先从建立规范的财务控制开始,以此为起点来逐步规范和改善其他方面的内控工作。财务部负责内部控制的日常管理有助于对下属企业财务控制的规范性进行集中管理,促使下属企业先行把财务相关的内控规范好。另外,由于ABC集团在财务控制方面具有较好的内部控制基础,从ABC集团目前财务的胜任能力来看,公司财务也能够负责好内部控制的相关工作。这也是诸多企业把内部控制日常管理工作的职能放在财务部的原因。
第三,将“审计部”作为内部控制的日常管理部门的分析。对内部控制的有效性进行监督检查是审计部的一贯职责。将内部控制日常管理工作的职能放在“审计部”有助于发现和改进内部控制建立和实施中所存在的问题。另外,从胜任能力以及公司地位(归董事局直接领导)来看,审计部也具有明显的优势。但这也会产生独立性问题,即监督检查与财务控制一样也是内部控制的一个要素或构成部分,对其进行日常管理也会产生不独立。另外,审计部通常作为事后监督的部门。对下属企业进行过程、持续和日常的内部控制管理也与目前的工作方式有着较大的差距。而如何介入企业的日常经营活动,组织协调和实施好内部控制则需要对内部审计的工作进行重新规划和考虑。
第四,将“综合管理部“作为内部控制的日常管理部门的分析。作为一个经常与下属企业业务往来的管理部门,相对于财务部、审计部等具体业务执行部门,综合管理部较为独立。另外,这也与目前综合管理部的“负责下属企业的综合管理”的职能定位也较为相近。同时,其所“负责公司所属产业基础管理制度的完善和推广工作;负责公司所属产业安全生产、消防工作的管理、督促、检查和整改。负责公司所属产业全面质量管理和环保工作”等职责范围也属于内部控制的范畴。本文认为,财务部、人力资源部、审计部、法律事务部等部门分别实施对下属的单位各自领域的内部控制日常监督职能,将内部控制日常管理职责划入“综合管理部”避免了局限于财务、审计等具体业务执行部门所带来的不独立问题,也有助于实现对于下属企业诸多管理的集中。
综上所述,本文认为,为了对下属企业进行综合管理,并考虑独立性问题,有必要将“内部控制的日常管理”职责纳入综合管理部,但这样,需要解决的就是其胜任能力问题。因此,建议公司应当再抽调集团内部其他部门的人员,并考虑外聘,以充实该部门。
参考文献:
一、基本原则
1.明确部门职责。根据各专项资金的具体情况,明确涉及资金管理各部门的职责权限,原则上业务主管部门负责项目的日常管理,包括项目的设立申请和初审、资金分配、检查验收等,财政部门负责资金的日常管理,包括预算资金、资金拨付等。
2.出台具体管理办法。各专项资金主管部门应针对各自专项资金出台具体的管理办法,原则上对没有具体管理办法的专项资金不纳入年度专项资金目录。
3.加强专项资金预算编制。对纳入目录管理的专项资金,在财政分局编制年度财政预算前,专项资金主管部门应根据项目实际情况,编制下一年度的专项资金预算,具体内容包括专项资金实施内容、用款单位、资金额度等。财政分局对专项资金预算安排提出初步意见,并报管委会审批,由管委会以文件形式下达专项资金年度预算。对连续两年未动用的专项资金,财政不再安排预算。
4.加强专项资金绩效评价。探索建立专项资金项目绩效目标管理机制和绩效评价体系,各专项资金主管部门应对本部门管理的专项资金绩效实施自我评价。在加强日常绩效管理的基础上,每年组织专项绩效审计,并出具绩效评价报告,专项资金绩效评价结果应当作为以后年度预算安排和完善预算管理的重要依据。
二、具体工作部署
1.专项资金主管部门根据《开发区财政专项资金分析表》,对本部门负责管理的专项资金进行清理,明确设立依据和设立期限。
第一章总则
第一条为加强我县农村公路管理养护,为社会提供良好的道路通行环境,充分发挥农村公路在经济建设中的作用,根据《中华人民共和国公路法》、《农村公路管理养护体制改革方案》(〔*〕49号)、《山东省农村公路养护管理办法》(鲁政办发〔*〕2号)和《济宁市农村公路管理养护办法》等有关规定,结合我县实际,制定本实施办法。
第二条本县行政区域内的农村公路管理养护适用本实施细则。
第三条本实施细则所称农村公路,是指经县级以上人民政府批准,按照国家规定的公路工程技术标准修建,经交通行政主管部门验收的县道、乡道和村道。
本办法所称农村公路管理养护,是指按照公路技术规范和操作规程,为保持公路及其附属设施处于良好技术状态而进行的经常性保养维修、绿化、灾害性损害的预防和修复,以及为提高使用质量和服务水平而进行的大中修等作业及管理活动。
第四条农村公路管理养护工作应遵循统一管理、分级负责、建养并重、管养分离、保障投入、确保畅通的原则。
第五条各乡镇人民政府和开发区、风景区管委会应根据农村公路养护的实际需要,多渠道、多方式筹措资金,并鼓励、引导社会经济组织或个人投资农村公路管理养护。
第六条县交通行政主管部门负责全县农村公路管理养护工作的监管和指导,并具体负责实施县道的管理养护工作。
各乡镇人民政府和开发区、风景区管委会具体负责本辖区内的农村公路管理养护工作,组织专职人员做好本行政区域乡道、村道的日常管理养护工作。
县发改、财政、审计等部门按照各自职责,做好农村公路管理养护的有关工作。
第七条农村公路受国家保护,任何单位和个人不得破坏、损坏或者非法占用农村公路、农村公路用地(公路两侧边沟外缘起不少于1米)及农村公路附属设施,不得干涉正常的养护施工作业。
任何单位和个人都有爱护农村公路、农村公路用地及农村公路附属设施的义务,有权检举和控告破坏、损坏农村公路、农村公路附属设施及非法占用农村公路用地和影响农村公路安全行为。
第二章机构设置与管理
第八条县交通局为农村公路养护管理主管机关,设立农村公路养护管理机构,具体负责全县农村公路的养护管理工作。主要职责:
(一)负责宣传贯彻执行公路管理的法律、法规和规章;
(二)负责全县范围内的农村公路的路政管理工作;
(三)负责制订农村公路养护计划,组织实施县道日常管理养护工作,指导、监督乡道、村道的管理养护工作;
(四)负责对各乡镇的农村公路养护管理情况进行综合检查、考核。
(五)负责组织养护工程的招投标工作。
第九条各乡镇、开发区、风景区设立农村公路养护管理站,配备专职人员2—3名(由人事、交通部门与乡镇协调在现有人员中解决,不再新增加编制人员),具体负责本辖区内的农村公路管理养护工作。主要职责:
(一)按照县农村公路养护管理办公室下达的养护计划,做好本辖区农村公路的管理养护工作;
(二)负责维护管理本辖区的路产、路权,制止破坏公路的一切行为;
(三)负责本辖区内农村公路统计上报工作;
(四)负责对辖区内养护员的选聘、及日常管理工作;
(五)维持公路养护作业现场秩序;确保本辖区内的公路畅通;
(六)负责本辖区农村公路的绿化工作;
(七)做好防汛及损坏公路设施的修复工作。
第十条农村公路养护人员的配备,按每4公里配备一名养护员,根据工作量确定工资待遇,养护员一般从管养路段附近村的常住人员中选聘。
第十一条农村公路养护员职责:
(一)负责管养路段路面管理、构造物及道路树木的看护和绿化;
(二)对管养路段的路基、路肩、边坡的平时整理、水冲浪窝的填实整平;
(三)清扫路面尘土、泥沙、积水、积雪;
(四)制止在公路上打场晒粮、堆积物料、搭棚设摊、漫路浇水、边坡取土等影响道路完好、畅通及毁坏路产路权的行为;
(五)完成上级交办的其他工作。
第十二条农村公路路面及桥涵构造物采用专业队伍养护,县农村公路养护办公室要根据全县公路路况每年初作出年度养护计划并组织实施。
第三章管理养护
第十三条农村公路养护分为大修、中修、小修和日常养护。
第十四条农村公路养护一般采取养护员日常养护和专业队伍集中养护相结合的方法。确保路容路貌整洁,路面平整,路肩边坡稳定,桥涵附属设施完好。
养护员日常养护主要包括路面清扫,路肩边坡的维护,行道树和附属设施的看管。
专业队伍集中养护主要包括路面,桥涵的维护附属设施的维护。农村公路的专业队伍集中养护要逐步推向市场化,实行招投标制度。
第十五条县交通行政主管部门会同县发改、财政部门,根据全县农村公路养护实际状况编制全县农村公路年度养护计划,并报上级交通行政主管部门审批。
各乡镇人民政府、开发区管委会编制上报本行政区域内的农村公路养护建议性计划。
第十六条农村公路养护作业应当逐步推行市场化。农村公路大修、中修工程应当按照有关规定通过招投标方式确定养护作业单位,抢修工程可以除外。
农村公路小修工程和日常养护可择优确定养护作业单位。
县交通行政主管部门、各乡镇人民政府和开发区、风景区管委会要与养护作业单位签订农村公路维修养护合同,明确双方权利义务。
第十七条农村公路养护作业应当执行国家、省有关技术规范、操作规程和双方合同约定,保障农村公路处于良好技术状态。
第十八条农村公路的大修、中修工程实行工程监理制度和质量保修制度。保修期限不得少于一年。
第十九条农村公路应保证两侧边沟(截水沟、坡脚护坡道)外缘起不少于1米的公路用地。在农村公路两侧修建永久性工程设施,其建筑物边缘与公路边沟外缘的间距,县道不少于10米,乡道不少于5米,村道不少于3米。
第二十条农村公路养护用地、砂石料场以及养护需要的挖砂、采石、取土、取水,由各乡镇人民政府和开发区、风景区管委会依法统筹解决,保证养护需要。
第二十一条农村公路应按管理养护责任主体分级逐步设立和完善交通安全设施。
第二十二条县道公路绿化工作由县交通行政主管部门组织实施,乡道、村道公路绿化工作由乡镇人民政府、开发区管委会组织实施。
县交通行政主管部门、各乡镇人民政府和开发区、风景区管委会应按照《山东省公路绿化管理办法》的规定对其绿化树木进行管理。
农村公路用地范围内的树木不得擅自砍伐。确需砍伐的,必须经县交通行政主管部门同意后,按照有关法律法规规定办理审批手续,并完成更新补种任务。
第二十三条农村公路养护人员进行养护作业时,必须按有关规定穿着统一的安全标志服;利用车辆进行养护作业时,应当在作业车辆上设置明显的作业标志;当养护作业影响过往车辆正常通行时,必须在作业区间或施工路段两端设置明显施工标志、安全标志;需要车辆绕行的,应当在绕行路口设置绕行标志。
第四章资金筹措与管理
第二十四条农村公路养护资金的筹集与管理,遵循多方筹措、分级管理、专户存储、专款专用的原则。
第二十五条农村公路养护资金来源主要是:
(一)国家、省、市补助的农村公路养护专项资金;
(二)县、乡两级财政按照〔*〕49号文件要求,每年每公里列支3000元的农村公路养护资金。其中,县财政负担1500元/公里,乡镇财政负担1500元/公里。(滩、湖区乡镇财政可负担1000元/公里,县财政负担2000元/公里)。
(三)企业或个人等社会捐助,或通过转让农村公路(桥梁)冠名权、路域资源开发权、路边绿化权等市场化运作方式筹集的农村公路养护资金;
(四)其他方式筹措的农村公路养护资金。
第二十六条县交通行政主管部门会同同级财政部门审核、编制、下达全县农村公路养护补助投资计划,并监督管理养护资金的使用。
第二十七条农村公路养护资金的使用:
(一)国家、省、市筹措的农村公路养护专项资金应按照国家、省、市确定的标准用于补助农村公路(*)养护大修、中修工程。
(二)县交通主管部门会同同级财政部门统筹安排财政及通过其他途径筹集的农村公路养护资金,用于农村公路养护大中修工程和日常管理养护补助。
(三)乡镇及其他方式筹集的农村公路养护资金,主要用于农村公路(*)日常管理养护和小修工程。具体使用办法由乡镇人民政府自行确定。
第二十八条农村公路养护资金要确保全部用于农村公路养护工程,任何单位、个人不得截留、挤占和挪用。农村公路养护资金的使用情况必须公开。
县财政部门应当设立专户对上级补助和本级及下级人民政府筹措的农村公路养护资金进行存储,专项管理,并接受上级部门和本级人民政府的监督。
第五章工作考核
第二十九条县交通行政主管部门应会同同级财政部门制定全县农村公路管理养护工作考核办法。
关键词:企业;经济活动;组织架构;股东利益;董事会
中图分类号:F270 文献标识码:A 文章编号:1001-828X(2013)09-00-01
一、前言
随着中国经济日益与世界经济接轨,中国企业的组织架构也发生着深刻的变化:传统的参谋职能部门越来越多的参与到企业的管理决策工作中来,成为主导企业发展的重要力量,如财务部门,那么,作为财务部门的领导职务——财务总监,应当在企业的经济活动中发挥怎样的作用?具有怎样的重要意义?本文从进一步完善企业组织架构、明确企业部门职能的角度出来,就当前财务总监在企业经济活动中的作用进行分析,权作抛砖引玉。
二、财务总监在企业经济活动中的作用分析
1.财务总监职权可促进企业治理结构完善
众所周知,改革开放以来,中国的民营企业从无到有,从小到大,经历了一个快速的发展过程,这一过程中,有不少民营企业虽借助一时商机实现了阶段性的成功,却无法保持企业的持续竞争力,或是企业发展到一定阶段,原有的“家族模式”不再能发挥积极作用;或是企业变成了企业家的“一言堂”,无法吸引优秀人才加盟,或是由于企业财务管理不够透明,企业管理层缺乏明确的战略目标,导致企业缺乏外来资金助力,陷入困境。上述这些问题,在许多企业的经营管理中或多或少都有存在,究其原因,还是在于企业的治理结构不够完善。
现代企业制度要求企业产权明晰,权限明确,公司股东组成董事会,董事会委派总经理和财务总监,二者间是相互合作、相互制约的关系,财务总监在协助总经理做好企业的日常管理的同时,还需要对企业的各项经济活动,如企业的经营收支和投资计划进行审核、参与决策,对于公司经营过程中出现的重大失误或者损失,要向董事会进行报告,从而形成经营、监管和所有权三权分立的现代企业管理架构,因此,财务总监一职对于企业经营的日常监督职责,实质上就是企业内部架构完善的标志,财务总监能否有效地履行其职责,是企业治理架构是否完善的判断标准。
2.财务总监对于企业的重大经营事项具有监管作用
公司的重大经营事项往往涉及到公司的资本运营计划,需要冒一定的经营风险,一旦经营不善,极易将公司推入险境。通过财务总监行使监管权限,能够有效的防范风险,将其控制在一定范围内,实现经营的稳定性与持续性。财务总监的监管领域集中在以下几个方面:对公司资金使用进行监管,包括对贷款计划进行管理、对贷款使用发放进行控制、对股东分红进行设计,对企业的项目获利能力进行评估,从而确保企业在获得高收益的同时处于低风险区域;对公司的债务进行管理,包括银行的长短期贷款偿还计划组合、企业的融资成本管理、企业的债务组成与现金流管理等,通过债务管理,保证企业在合理负债的同时,既不会因为债务成本过高影响正常经营,又能够通过融资获得资本,在市场竞争中占据主动;对企业资金使用和费用开支方面的监控,企业资金使用得合不合理,费用开支控制得严不严格, 都会直接影响公司效益。财务总监一定要强化预算控制来有效运用资金, 提高资金利用效率, 为企业有效理财创造财富。
3.财务总监对于企业日常管理的监管具有重要的作用
财务总监主要职能是对企业日常财务会计活动进行监控, 使企业财务会计活动合规合法有序运行。财务会计日常监控活动中的核心是确保会计信息的真实完整、具体包括如下内容: 企业资金筹集是否合法; 企业资金使用是否合理; 企业资金运作是否有效; 企业会计核算是否合规; 企业成本管理是否规范; 企业利润是否真实; 企业纳税是否守法; 会计报表是否正确; 会计信息是否完整; 企业内控是否合制等等,加强这方面的监控,其作用是保障企业会计活动合法有序,并保证企业会计信息真实完整,防止违纪违规事件发生。
三、小结
综上所述,财务总监具有规范公司治理架构、规避公司经营中的重大风险、监管公司日常管理等重要职能,如何规范财务总监的职能,发挥财务总监的作用,是当前中国众多中小公司走向规范化、透明化管理的一个重要课题,这就需要进一步加强相关研究工作,帮助企业快速成长。
参考文献:
[1]宓志英.财务总监在企业战略管理中的角色定位[J].企业导报,2011(01).
[2]董凤云.关于现代企业财务总监角色定位的思考[J].现代经济信息,2011(11).
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关键词:应收账款 日常管理制度 控制
企业的应收账款是在激烈的市场竞争条件下出现的,由于赊销商品形成的一种企业债券,而应收账款的日常管理水平对企业的资金运营有着直接的影响,影响到企业的资产变现能力,因此,做好企业应收账款的日常管理至关重要。完善企业的应收账款日常管理,可以提高企业的应收账款的回收水平,对提高企业的财务管理水平也是很必要的,因此,加强应收账款的日常管理,可以有效的提高企业的资金使用效率,并最终实现企业的利益最大化。
一、做好合同的签订工作
在进行合同的签订时,一定要对合同的款项进行详细的审查与核对,因为合同的每项条款都可能会成为产生信用问题的依据,因此,做好合同的签订工作是做好企业应收账款管理的重要的条件。
二、事前控制:(签约到发货)
初识客户,要收集客户的基础资料,建立好客户的档案。维护老客户,相关的管理人员都要对客户有一个全面的了解,并且尽量的选择那些资信情况好的客户与之进行交易。签订合同时要明确以下内容:
明确涉及到双方权利义务的各项条款,如:规格、数量、质量、价格、付款方式、以及验收标准等;明确供需双方的权利义务关系;明确合同的签订时间、负责人签名,还要加盖公司印章;合同签订后,必须要由公司的法定人审核才能盖章。
三、事中控制:(发货到收款)
做好发货工作。销售部门在发货之前要与签订的销售合同做比对并且保持一致;发货之后还要对货物进行跟踪,并进行相应的监督,还要根据客户的不同的资信情况做好应收账款的收账策略,并且尽早的催促货款,但是,要注意与客户保持合作关系。
做好账款核对工作。企业要定期对账务进行核对,完成对账后还要出具具有法律效应的文书,而不是口头承诺。定期进行账务核对工作,可以避免出现账务的混乱,同时还可以及时的催款,使应收账款尽快的回收。
四、事后控制:(欠款到追收)
(一)及时追收欠款
对企业形成的应收账款,要积极地采取有效地措施进行追收。要实现严格的责任制,由财务部门的主管负责,然后落实到每一个责任人身上,同时,对于已经产生的应收账款,可以根据催收难度以及时间进行排序,并找出原因,从而做好应收账款的催收工作。
(二)实行分级管理原则
财务部门主要负责应收账款的控制与考核工作,而业务部门是应收账款的主要负责人,应收账款最后期限的前一周,要通过直接拜访或者是电话回访的方式,通知债务人,以及时回收应收账款。
对应收账款可以采取以下几个步骤进行追款:
1、及时的电话联系
相关的责任人员要及时与债务人保持电话联系,保证可以对客户的资信情况、经营情况以及企业的财务情况详细的了解,这是做好应收账款管理的基础。
2、对客户要及时跟进
相关的责任人要及时的对客户进行全程的跟进,这是与应收账款的回收率成正向相关的关系的,并且还要与客户及时的进行沟通,对应收账款的催收成为可能。
3、直接走访客户
相关的责任人员还要对客户进行定期的拜访,对于已经到催收期限的账款可以通过电话进行催收或者是直接上门拜访,这样可以保证应收账款的及时到账。
(三)对于已过催收期限的账款的处理方式
审查相关的文件。要对已过期限的应收账款的相关文件进行审查,审查销售合同以及出库单是否完备;做好资料的收集工作。对于已过期限的应收账款,要求债务人提供合理的理由,并且还要进行资料的收集以证明理由的正当性;建立追讨文件。对于已过期限的应收账款要做好催收预急方案,还可以根据不同客户的不同情况,建立追讨文件,如警告、预告或者是律师函等文件;确定最后期限:已过期限的应收账款,要让客户了解到后果,并确定一个最后期限;可以通过法律手段维护自己的合法权益。
五、预警管理
要确保会计年度终结时,可以取得债务人对应收账款的书面确认。对于应收账款,都要在发货后的六个月内上报公司的管理人员,并启动账款的催讨程序。 那么,如何降低应收账款损失呢?本人以为主要有以下四条条途径:
(一)应收账款的质押
这是一种实现应收账款的有利方式,是由企业将其应收账款出质作为抵押品而想向银行出质而获得贷款的融资方式。企业以自己的应收账款作质押向银行申请贷款。
(二)委托专业机构
对于有能力付款却恶意拖欠的,企业可以委托专业机构实施应收账款的追讨工作,如果仍然不能达到目的,只有通过法律手段——诉讼或者是仲裁来维护自己的权利。
(三)合同签订时制定保留条款
《合同法》第134条明确规定:“当事人可以在买卖合同中规定买受人未履行支付价款或其他义务的,标的物所有权属出卖人。”针对这一条款,可以制定这样的合同内容:只有客户付清全部款项,才可以取得货物,而即使企业破产,也不可以当作破产财产进行清算,仍然由销售企业取得其所有权。
(四)应收账款的出售及应收账款的无追索权让售
企业将特定应收账款出售给商、银行或其他经融机构,以取得相应的现金。出售后与应收账款有关的风险全部转移给购买方。这样可以使得企业将应收账款存在的风险转移给金融机构。
参考文献:
[1]宋秋萍.应收账款居高不下的原因及对策[J].山西统计.2000
实 施 方 案
为切实加强我镇堤防工程规范化管理,落实《湖南省洞庭湖区堤防规范化管理考核标准》和县指挥部堤防工程规范化管理工作的要求,坚持“统一管理,分片负责,明确责任、严格考核”的原则,完善堤防设施建设,确保堤防工程安全运行,现结合我镇堤防管理的实际情况,特制定本方案。
一、目标任务
依据2021年县指挥部提出的“按属地管理的原则,由各乡镇负责所属堤防的日常管护,建立堤防日常管护制度、分段包干制度”要求,报请镇党委、政府同意,以各村(社区)分别负责的一线大堤、东湖渍堤防汛责任段,由各村(社区)设置专职护堤员,具体负责本责任段堤防(含堤身防汛通道、平台、巡逻路等部位)的日常管护,形成堤防日常管理常态化模式,充分发挥堤防工程安全效益,确保我镇堤防工程管理工作在2021年底达到县指挥部堤防工程规范化管理的要求。
二、组织机构
根据《湖南省洞庭湖区堤防规范化管理考核标准》,按“统一管理,分片负责”的原则,成立插旗镇堤防规范化管理工作领导小组:
组 长:唐忠爱
副组长:方佳立
成 员:王立成、朱本胜、杜 军、胡 祥
办公室:王 飞
领导小组负责全镇一线大堤9.2km和东湖渍堤9.8km堤防规范管理巡查、督查及组织年度评比等活动,并对年度堤防管理进行综合评定和奖励,确保堤防规范管理工作责任的落实,并形成长效机制。
三、工作要求
为了确保防洪安全,要求各村(社区)对所属防汛责任段定期进行规范管理,工作要求如下:
1、堤面长期保持平坦、无坑槽,无明显的波状起伏,雨后无积水。(属地村负责)
2、堤身、平台无高杆植物和杂草。(防守责任村负责)
3、堤面、堤身、平台做到无杂物、牛粪等垃圾堆放。(属地村负责)
4、堤肩与堤脚完整美观,做到无坑槽、无缺损、无吊坎。(属地村负责)
5、堤身、平台不允许新增上下坡路。堤身、平台、禁脚范围内无牛坑、无雨流沟槽。(属地村负责)
6、堤身和禁脚地范围内无违章建房、采砂、打井、挖洞、开沟、埋坟、搭蓬、堆放物料和垃圾、违章种植,发现有其它损害堤身和禁脚地安全的行为,及时进行制止并上报。(属地村负责)
7、加强工程管理设施管护(如水尺、公里碑、分界牌、险工险段牌、工程简介牌),保障无损坏。(水利服务站负责)
四、保障措施
1、加强督查考核
镇堤防规范化管理工作领导小组根据县部规范管理和我镇制定的日常管理工作要求,每月检查一次,发现问题及时整改落实,同时针对各村(社区)管理工作内容年底进行全面考评,年终评分结果将作为镇人民政府对各村(社区) 2021年度评先评优依据。
2、建立奖励机制
基于我国人口发展状况,表明我国已经逐步迈入了老龄化社会,并且老龄化现象是呈现逐年递增的势态[1]。因此,有效的社会基本养老保险管理便有着实质性的作用。不但能够使我国人口老龄化所面临的巨大压力得以规范解决,而且还能够为我国社会的稳态发展提供基础。但是,目前我国社会基本养老保险管理还存在一些较为明显的问题。鉴于此,本课题对“我国社会基本养老保险管理问题”进行分析与探究具有尤为深远的重要意义。
1.我国养老保险制度概述
养老保险又称老年保险,指的是国家以立法为途径,进而强制征集社会保险税,并且形成养老基金。在劳动者退休之后可获取国家的退休金,以此作为基本生活的需要。我国养老保险制度就是为了保证劳动者退休后基本生活需求能够得到满足而形成的,并且它是我国社会保障制度中的一项尤为重要的内容。
我国养老保险制度有三方面的明显特征,即为强制性、互济性以及普遍性[2]。其中,强制性规范了养老保险的参与机制,是需要走正规的法律程序,而不能由劳动者按自身的意愿进行参与基本养老保险。互济性主要指的是养老保险费是由国家、企业或单位、个人三方进行共同承担,进而实行社会统筹和互济。普遍性则突出了养老保险的覆盖范围广,涉及到了全面每一个劳动者。同时,在覆盖范围广的基础上,被保险人所享有待遇的时间也非常长,且费用收支规模呈现了庞大的特点。无疑,我国养老保险制度的实行,能够使养老保险工作更具完善性,进而使被保险人能够得到有效的合法权益。
2.目前基本养老保险管理存在的问题
2.1隐性债务较大
隐性债务指的是以普通的现收现付制度为基础,养老保险参保人员在其中积累的预期给付的所有养老金权益。在养老保险制度的改革进程中,养老保险收支赤字现象严重,缺口资金较为巨大,每年以数亿元的势态增长。并且,还时常发生拖欠退休人员养老金的不良现象。有数据表明:假设以目前我国基本养老保险收支缺口的增长速度,那么截止至2020年,我国基本养老保险收支缺口将到达9万亿元,而其隐性债务将达到12万亿元左右。由此可见,巨大的隐性债务在很大程度上阻碍了我国基本养老保险管理的优化实施。
2.2日常管理工作不够规范
造成日常管理工作不具规范性的主要原因有:其一,地方政府部门滥用职权,对养老保险违规使用。其二,在征收力度不足的基础上,执法显得尤为松懈[3]。征收部门普遍存在拿了钱不办事的现象,并且对于社保机构,其工作任务繁重,但是没有配套数量充足的专业人才,进而使工作呈现滞后的现象。其三,信息化建设落后,社保机构没有构建相应的信息披露机制,在所获取的一些有关社保方面的信息缺乏可靠性与真实性,进而对日常管理工作带来一定的麻烦。
2.3增值效益低下
对于养老基金增值效益而言,是需要现行制度的充分支持的。但是目前,现有的制度却制约了养老基金增值效益,使养老增值效益呈现低下的情况。并且,在没有相关配套的投资管理和运营体制的情况下,养老基金是无法实现增值的。另外,从宏观角度分析,目前我国资本市场不发达也在很大程度上造成了养老基金增值效益低下。例如:在我国资本市场不具成熟性的情况下,便允许保险基金进入资本市场,这使保险基金在资本市场的可靠性与安全性得不到有效保证,进一步增加了保险基金风险。
3.完善我国社会基本养老保险管理的有效对策
3.1加强隐性债务控制
想要使隐性债务控制得到加强:首先,需要做实个人账户。在我国企业公司化与股份制改革的基础上,把国有企业的部分股权归为专门的社会保障机构,在隐性负债的支付上利用到股权收益,并将部分国有资产以租赁或出售的形式使偿债能够得到收入。其次,对社会基本养老保险覆盖面进行扩大化,将基本社保融入农村,消除城乡两者社保差距,实现社会保障计划统一实施。再则,退休年龄合理化延长。无疑,退休年龄能够对养老金负担水平造成严重影响。而对退休年龄合理化延长具有两方面的利好。一方面,可适当减轻养老金负担,进而起到节约资金并加大国民产出的良好效果。另一方面,可对退休人员再就业所形成的不稳定因素进行规避,并可使技术型或者退休职员能够实现继续留任,让他们在工作岗位中发挥出重要作用。最后,提升统筹层次。统筹层次的提升能够使养老保险基金得到增加,并且能够在使互济功能增强,并为人员流动提供便利,另外还对管理水平的提高有一定的辅助作用,使管理得以集中,进而让基金分散管理所存在的风险得以有效规避。
3.2提高增值效益
提高增值效益需要做好多方面的工作,首先需构建完善的养老保险制度,为增值效益的提升奠定扎实的基础。其次,拓展投资渠道,投资渠道的投资能够使养老保险基金的投资结构得到优化,进而使养老金的收益率得到提升,例如:通过增加海外投资,以此提升我国的投资收益。最后整合资本市场,使资本市场更具成熟性,让保险基金在进入资本市场后能够具备高度的可靠性与安全性。
3.3完善日常管理工作
完善日常管理工作首先便需要提升养老保险基金管理队伍建设,学习相关的理论知识,提升他们对养老保险基金的管理意识,并进行定期的培训,提升管理人员的专业能力水平。其次,强化养老保险基金财务管理,以“专项存储、转款专用”为原则,使养老保险基金财务管理更具规范性,并在会计报表当中对定期存款、有价证券科目等进行增设,让各层次领导均可对各地基金运营状况实现充分掌握。最后,抓好基本养老保险的征缴工作[4]。该项工作也是完善日常管理工作中最重要的工作之一。一方面,政府需对欠缴情况实施行政干预措施,提高缴纳者及时缴费的意识。另一方面,充分落实兑现滞纳金制度,给欠费企业施加合理的压力。另外,相关职能部门还需要对执法检查力度与稽核力度进行大力开展,对恶意欠费、拒绝补缴养老保险费的单位,以相关法律条款为依据进行处罚。
财务管理是企业房屋资产租赁管理中的重要部分,财务信息直接反应企业的收支情况,对财务进行有效管理,能够发现管理中存在的问题并进行改进,提高企业的经济效益。房屋租赁财务管理的内容涉及租赁过程中与财务相关的各方面。
其重点主要包括:第一,资产评估,即对企业的房屋资产进行价值评估,预估房屋资产能为企业带来的经济利润;第二,出租监管,主要对房屋租赁中对象的选择进行监管,对租赁价格进行制定,对租赁合同进行监管,以确保租赁房屋资产运行合理、有效,确保企业能够获得利润;第三,成本管理,通过对房屋的改造、维修等费用的支出进行管理,对日常经营中产生的费用进行控制;第四,资金利用,对租赁企业的流动资金的利用情况进行管理,分析资金的使用、周转等情况;第五,业绩考核,制定业绩考核指标,对企业完成的情况与预计进行比较分析,发现管理中的缺陷。利用现代企业租赁管理系统,对企业收入情况,如房租、押金、违约金等进行录入;对支出情况,如日常管理费用支出、房屋维修费用支出等进行录入,建立起统一的数据库,便于进行财务分析。
二、综合管理
综合管理主要指日常管理,对房屋及相关设施进行改造、修缮、维护制定相应的计划,对房屋和设施定期进行检查和维修,对相关的信息做好记录,在租赁信息系统中录入,确保任何一笔支出都有账可查,促使账目透明化,便于对成本进行分析,减少不必要的开支,进行有效的成本控制。房屋租赁期间产生的水费、电费等原则由承租人自行承担,出租方可以根据自身需要决定是否进行代收、代缴服务。
三、结束语