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【关键词】烟草商业企业;内部审计;专家打分;调查问卷
1. 调研背景
为了满足烟草商业企业持续、健康、高速发展,烟草行业内部建设工程项目数量急剧增加,在这种形势下,加强建设工程项目内部审计显得尤为重要。为了保证国家财产不被流失,建设项目满足企业发展需要,调研小组在HZ市对烟草行业工程项目内部审计人员展开问卷调查及召开座谈会,深入审计操作第一线了解烟草商业企业工程项目内部审计现状、遇到的困难及阻碍。
2. 调查问卷汇总分析
2.1调查问卷资料汇总。
(1)为了调查烟草项目跟踪审计现状,现设计调查问卷。调查问卷共14题,涉及烟草项目跟踪审计机构的组织设置、人员配备、工程项目投资情况、现有的审计制度、审计工作内容、以及审计关键节点的控制、审计方法的使用、审计资料的汇总等。
(2)通过对HZ市烟草行业工程项目审计人员的分发、回收,现对回收的调查问卷资料进行汇总。该审计机构成立时间为2004年7月,审计人员四人,其中中级审计师一名、会计师三名。审计人员工作年限分别为三人7年、一人10年。2012年该公司工程项目(含新建项目、恢复项目、改扩建项目和修缮项目等)投资总额为1000万~5000万。审计工作的开展主要依据国家审计规章制度、烟草行业审计办法,且以事后审计为主,仅有部分业务前移到事中审计。审计工作主要包括招标投标审计、施工管理审计、竣工验收审计、合同审计和财务审计。
2.2调查问卷分析。
根据调查问卷汇总情况,该审计机构的跟踪审计情况如下:
(1)审计依据不全面。现有的审计依据主要为国家审计规章制度、烟草行业审计办法,无可实施的项目跟踪审计依据。
(2)审计工作滞后。现审计工作主要以事后审计为主,仅部分工作前移到事中审计,不利于项目造价、工期的控制。
(3)审计过程不全面。现审计工作的主要过程为招标投标阶段审计、施工管理阶段审计、竣工验收阶段审计、合同审计和财务审计。无前期决策阶段审计、勘查设计阶段审计、工程项目后评价阶段审计和项目资料管理内容,不能形成全过程跟踪审计。
(4)对审计关键节点模糊不清。针对项目可行性研究阶段的投资估算编制时的一般误差率控制范围,3人选择±10%、1人选择±20%,正确率为25%。
(5)审计方法掌握不全面。针对项目招标投标审计过程中可采用的审计方法调查,主要的审计方法为观察法、复算法、现场核查法,75%的人员不能掌握分析性复合法。
3. 座谈会资料汇总分析
3.1座谈会资料汇总。
为了了解烟草行业项目审计实际工作与理论研究间的差异以及内部审计人员在实际工作中遇到的其他问题,特举行本次座谈会。本次座谈会面向HZ市烟草专卖局审计科人员,根据其实际工作经验对项目的投资偏差、进度偏差比例进行估计,对审计阶段间的关联性、财务审计、合同审计、后评价审计以及档案资料审计的执行情况进行了打分评价,并提出了实际工作中存在的问题。
3.2座谈会资料分析。
审计阶段间的关联性、财务审计、合同审计、后评价审计以及档案资料审计的执行情况的打分根据阶段划分进行加权平均,前期决策阶段、勘察设计阶段、招标投标阶段、施工管理阶段、竣工结算阶段、竣工决算阶段权重分别设置为0.1、0.2、0.2、0.3、0.1、0.1;同时,根据审计人员职务、从事审计工作年限,将彭守意、陈建忠、王芳的权重分别设置为0.4、0.3、0.3,再次进行加权平均,确保数据分析的科学性(见表1)。
(1)投资偏差比例。
在座谈会中了解到,本项目超额支出13.68%,介于13~14%。根据审计人员经验,一般项目投资偏差不大于15%,约为10%。本项目投资控制状况良好。
(2)进度偏差比例。
在实际审计工作中,内审机构对进度偏差控制比较薄弱,主要由基建部门进行控制,审计资料不齐全。本项目工期延误时间较长,工期控制不理想。
(3)审计阶段间的关联性。
审计阶段间的关联性打分加权平均后得分为3.33,介于一般到好之间,整体状况良好。在前期决策阶段和勘察设计阶段得分较低,影响了整体得分。招标投标阶段、施工管理阶段、竣工结算阶段、竣工决算阶段得分较高,体现了在这些环节关联性较好,环环相扣。审计部门仍需要加大对前期决策阶段和勘察设计阶段的控制力度。
(4)财务审计。
财务审计方面,审计部门对预算、结算及决算控制较好,但在前期投资估算、设计概算方面比较欠缺,加权得分为3.09,项目的整体财务审计状况一般。竣工结算与竣工决算得分均为5,操作规范、资料齐全。
(5)合同审计。
审计部门在合同审计操作方面非常规范,“一签必审”的审核制度完善,加权得分为5分,这部分的操作成果值得肯定与推广。
(6)项目后评价审计。
项目后评价审计加权得分为4分,审计部门在项目完成后形成了《2009年山东省菏泽烟草专卖局(公司)综合办公楼审计报告书》,对项目的工程造价、质量、进度三项指标的控制能力及结构进行了分析总结,并提出了针对性建议,操作良好。
(7)审计档案管理。
审计部门将档案资料按照阶段划分进行了审计管理,将工程资料的积累贯穿于建设管理的各个环节和全过程,有专人负责;归档文件真实、有效、完整、齐全、系统,能够反映建设项目管理审计活动的全过程;加权得分为4分。
从数据分析可以看出,现阶段内审机构对前期决策以及设计勘察阶段审核薄弱,仍需要改进加强,切实做到审计活动贯穿于工程项目的各个环节,做到全过程跟踪审计。
3.3对于跟踪审计的建议和意见汇总。
(1)责任分工。
在实际审计过程中,对于财务报告编制的责任分工不明确,实际情况是:在HZ烟草专卖局(公司)审计部门审计工作的同时,还需自行编制财务报告。一方面造成了工作效率的降低,另一方面降低了审计财务的监管作用。
建议由项目相关部门编制财务报告后,审计部门对其进行审计。
(2)审计报告在工程中控制作用。
应在实际工程中,提高项目部实施工程人员对于审计报告的重视意识,并应明确规定审计报告的控制作用。制定相关的条例,规范工程的操作流程,减少工程中不必要的纠纷。
(3)项目财务后评价审计。
通过调研了解到,对于多数工程,审计部门对于财务后评价审计的力度达不到要求,项目财务后评价审计旨在吸取经验教训,提出对策建议,提高管理水平和改进投资效益,所以,应加大对于财务后评价审计的重视力度。
(4)专业性人才配备。
调研中发现,省内各审计科从事审计工作的人员配备不够,往往一人身兼数项审计工作,由于将在省内各烟草专卖局(公司)推行跟踪审计的模式,而工程项目整个过程又具有复杂性,多样性及周期时间长等特性,造成了审计工作效率降低,时间接点滞后等现象。所以,建议增加省内各审计科专业性人才的配备数量,如现场施工管理,工程造价,信息管理等专业的专业人才,使任务分工明确提高效率。
(5)审计部门与其他配合部门的配合。
由于在实际工程中,审计部门在一定程度上起到了监管的作用,所以在审计部门执行其审计工作中,往往会需要其他与之相关的部门与之配合。这就需要各烟草公司审计部门在工作积极与其他相关部门进行沟通,同时,也需要烟草公司的领导对审计部门的工作提供大力的支持。
参考文献
[1]赵妙如.烟草公司审计的重点、难点及对策[J].审计月刊,2007:32~33.
【关键词】高校;项目;工程结算;财务管理
部分高校将维修工程、零星装饰和小型改造工程由学校内部基建审计人员审计,大型改造项目和新建工程基本委托造价咨询机构实施或聘请造价咨询结构的专业人员进行审计;较多高校是将学校的所有建设工程项目全部委托造价咨询机构,学校的内部审计机构承担委托审计的管理工作。
1高校内部审计问题及原因
问题主要表现在以下几个方面:一是修缮工程招投标、合同协议订立等前期工作审计参与不够,开工前审计流于形式;二是修缮工程的隐蔽项目、材料认质认价、工程竣工验收的过程审计监督不力;三是审核依据和手段落后,审计质量不高;四是对修缮工程项目的决算审计和绩效评价不够,内审建设性作用未真正发挥。问题形成的原因主要有:包括财务审计、工程审计、管理审计、效益审计以及干部经济责任审计,随着事业单位财务会计制度改革、审计对象的复杂化以及高校内部审计转型的进一步深入,审计部门普遍存在的人员不足、结构失衡、层次不高的问题显得越来越突出,用于修缮工程审计的力量就更加有限了。内部审计的独立性包括组织上的独立和精神上的独立两个方面,组织上的独立能够给内部审计提供一个良好的工作环境,精神上的独立能够使内部审计人员在审计过程中保持客观公正性,二者是相辅相成的。当前仍有部分高校内部审计部门同纪检或财务合署办公,机构尚未真正独立设置;同时,内审部门作为高校职能部门之一,其在履行审计监督职责时,难免会受到各种干扰,特别是修缮工程审计,涉及的相关部门较多,与国家审计部门和社会审计机构相比,其精神上的独立性也较弱。
2对策
2.1开发使用修缮工程计算机辅助审计和信息管理系统
修缮工程计算机辅助审计是指应用相关修缮计价软件对工程结算进行审核,应用相关财务审计软件对修缮工程财务决算进行审计。工程信息管理是指对已完成审计的修缮工程信息进行收集、分析、整理,将分散的工程软件数据资料、文档资料、施工图纸资料按工程项目名称归类,实行网络数字化管理,实现了信息化系统管理。
2.2加强高校修缮工程审计制度建设
高校修缮工程的内审工作应该从修缮工程的运作规律和审计规律着手,制订和完善各种审计规章制度,才能做到思路清晰,控制到位,减少风险。一是严格开工前审计工作制度。高等学校应将修缮工程划分为小型基建工程(应在年初预算时按项目立项)、零星修缮工程(应在年初预算时确定总盘子)和应急项目(留有足够余地)几个层次进行管理,开工前审计应重点对小型基建工程开展审计,审计部门应要求被审单位报送立项审批情况、施工图纸、预算书和资金证明,审计部门按学校财务预算、国家定额认真审核,特别要注意有无化整为零、无预算和擅自超规模、超标准、高估冒算的情况。二是制定修缮工程关键控制环节的规章制度。审计部门应按照修缮工程的特殊性制定具体的审计实施细则,着重在招投标参与、合同审计审签制度、隐蔽工程验收、报审资料初审等几个环节重点控制。三是制定审计结果公示制度。审计部门可以定期或不定期地将修缮工程审计结果在一定范围内进行公示,可以使审计部门和被审计单位同时接受教职工的监督,对各个审计主体起到震慑和激励的作用。
2.3开展修缮工程全过程审计控制
基建工程全过程跟踪审计,可以由学校审计部门单独实施,也可以委托社会中介机构实施。对于修缮工程中的小型基建工程,审计部门可以尝试开展适合本校际情况的全过程跟踪审计工作活动,实施对校内小型基建和修缮工程的事前、事中、事后全过程审计监督。由于高校审计部门资源不足,审计部门也可以研究采取审计业务市场招标、内审和社会审计相结合的方法,使审计部门从源头上控制修缮工程年度预算、从项目立项、项目招投标、项目实施过程中隐蔽工程验收、材料认质认价监督、结算审核等全方位的审计。
2.4编制修缮工程补充定额
高校各类小型基建和修缮项目中,特别是零星修缮项目,如单纯拆装一盏灯、更换一个闸阀、修补几张课桌、粉刷一处涂料,对这类简单、琐碎的修缮项目,如果套用修缮定额,虽然合法,但不合理。在这种情况下,审计部门可以在坚持原则的前提下,会同修缮工程管理部门协商制定一套适应市场和学校实际情况的自编定额。
3提高审计质量措施
各种管理工作都以制度为基础,对委托审计的管理也不例外,内部审计机构只有熟悉并严格把握国家、行业协会等对造价咨询机构及其执业的造价工程师册管理及从事审计业务的有关管理规定,建立健全本单位内部委托审计管理的有关制度,形成完整、规范、操作性强的委托审计管理工作程序。制度应在遵循国家、教育部、审计署等有关管理规定的基础上,进一步明确内部审计机构对委托审计工作的管理职责,细化造价咨询机构选择的程序和要求,规范委托审计工作的实施流程,并加强对委托审计合同签订、审计过程监督、审计报告审核、审计质量评审等各重要管理环节的管理。
4评标办法
可以采取百分制,分为技术标和经济标。技术标包括造价咨询机构的工作业绩,主要考察最近几年,包括审计完成的数量、审计项目金额、审减率等方面进行评分。工程审计质量的高低与具体审计的工程师息息相关,在招标文件中,应将此项作为一个评判标准。包括本项目配备工程师的资质情况、近几年审计项目数量及质量的评定。经济标即为审计费的竞争,综合考虑基本审计费和效益审计费的幅度范围。建设工程项目结算送审资料的真实,是审计结果准确的前提;送审资料的完整、规范是公正、公平审计的保证,是得出客观真实、可信结论的重要依据。配备责任心强、能力强的基建内审人员担任委托项目负责人,加强对资料收审、招投标、合同鉴订、资料移交、过程管理和协调、报告复检的全过程质量控制。配备的内审人员只有熟悉工程造价,在送审前才能够发现结算编制的是否规范问题,在委托审计过程中才能应对出现的一系列疑问,才可能有针对性地对工程委托审计的全过程管理做到做到有条不紊、游刃有余。项目负责人做好过程中的监督、检查和控制工作。一方面监督审计进度是否按合同规定时间进行;另一方面要对审计工作底稿不定期进行检查,审计质量进行监督,督促其保质保量地完成审计项目。
5结语
加强建设工程结算委托审计的管理,是市场经济规律的客观要求,也是学校管理的客观要求,内部审计机构通过强化对建设工程项目委托审计工作中各重要环节的管理可以有效地保证我们最终买到“物有所值”的委托审计服务,达到审计的预期目的,同时提高内部审计机构和基建部门的管理水平。
【参考文献】
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[3]马殿平,刘丽,李敏杰.建筑委托审计制度安排下的博弈分析[J].中国管理信息化,2008(4):55一57
[4]王淑梅.审计关系的理论分析:受托责任还是委托[J].税务与经济,2008(3):55-58.