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一、健全完善法规体系建设
档案法规体系建设是保障档案工作正常开展、促进档案事业持续健康发展的重要举措,随着形势的发展,档案工作中出现了许多新情况、新问题,国家档案局和有关部门近年来又相继出台了一系列规范性文件,对档案工作提出了一些新的要求,现行的一些档案法规、规范性文件已不能满足当前工作需要。今年要注重加强档案法规、规章、规范性文件清理工作,对被国家取消或与国家新的规定不一致的,及时予以废止;对适用期已过或者任务已完成的,及时宣布失效,对应修订的及时列入修订计划,切实解决法规体系从“有”到“好”的“质”的问题,着重提高档案立法质量、完善档案法规体系。
二、规范执法行为,加大执法力度
建立健全档案行政执法机制,完善执法程度和法律文书,积极构建系统完备、科学规范、运行有效的档案执法制度体系,把“严格规范公正文明”的执法落在实处。在完善制度建设同时,各地每年至少开展两次行政执法与业务指导、检查、考核相结合不同形式的n案执法检查,检查档案法律法规的执行以及档案安全、资源建设、档案馆(室)建设、档案信息化建设等方面的工作情况,通过档案执法检查,肯定工作成绩,发现存在问题,提出整改意见,规范提高业务水平;要进一步加强对档案违法行为的重点检查,严格执行《档案违法违纪行为处分规定》以及《河北档案行政处罚裁量基准》,及时有效地查处档案违法行为,确保国家、集体、公民个人的档案权益免受侵害。
三、多措并举开展档案法治宣传
认真贯彻落实国家档案局、河北省档案局“七五”普法规划,要加强组织领导,采取有力措施,推动档案宣传工作。抓住《档案法》颁布三十周年纪念日、国际档案日、法制宣传日等重要时间节点,利用门户网站、悬挂条幅、电子屏幕、上街宣传发放宣传资料、短信、微信、组织培训、举办知识竞赛等多种形式,深入开展主题鲜明的档案法制宣传活动。用大家喜闻乐见、生动形象的普法手段向社会各界普及档案法律知识,增加社会各界的档案法制理念。
四、规范档案行政权力事项
一、加强档案法治工作
加强对《中华人民共和国档案法》、《省<中华人民共和国档案法>实施办法》、《国家档案局9号令》《国家档案局10号令》、《档案管理违法违纪行为处分规定》、《监察部、人社部、国家档案局30号令》等档案法规政策和相关制度的宣传学习。开展针对性强、形式多样的档案法制宣传教育活动。争取人大、政协和政府法制部门及上级档案部门就档案法贯彻执行情况开展检查、视察、调研工作。全年对30个以上单位和部门开展档案执法检查。开展2次档案法制培训活动,提高档案执法人员水平。
二、加强档案业务指导工作
积极开展档案业务指导工作,组织档案工作人员深入全市机关企事业单位,对档案工作进行检查指导,规范档案的收集征集、清理整理、保管保护、编辑编研、运用使用。全年对90个单位进行一般业务指导,对10个以上单位进行重点指导。
三、加强档案信息化建设
加强档案信息化基础设施建设,配备档案信息化软件,开通档案信息网站。本年完成馆藏档案1.5万卷(盒)文件级目录计算机著录。全市机关企事业单位要在机关工作信息化的基础上,同步推进档案工作信息化。
四、加强档案资源建设
加强档案指导力度,组织全市各单位积极完成档案移交进馆工作;继续指导相关单位对关乎民生的专门档案进行收集整理,完成农村参保人员、行政执法、婚姻以及水利普查等专门档案的整理和建立数据库工作,进一步加强档案资源建设。
五、加强档案馆室建设
市档案馆按照国家档案馆建设标准配备设施设备,做到防火、防水、防潮、防燥、防光、防尘、防盗、防震、防雷、防高温、防低温、防有害生物、防有害气体。本年内安装好防盗门、防盗窗。丰富馆藏档案,接收全市机关企事业单位、各乡镇(街道)按规定应进馆档案。全市机关企事业单位、各乡镇(街道)要按照国家标准建设档案室,确保档案安全。
六、加强新农村档案工作
按照全市创建社会主义新农村建设档案工作示范市的安排部署,继续抓好社会主义新农村建设档案工作示范市创建工作。2014年按照华府办发[2012]156号、174号文件要求完成相关工作。
七、加强重大项目档案工作
做好全市重大项目档案登记、监督、指导和验收,及时向上级档案部门报送重大项目档案资料。做好人大、政协及法制部门和上级档案部门视察、调研重大项目档案工作的有关工作。
八、加强民生档案工作
民生档案是指涉及人民群众生产生活的各种档案,内容丰富、量大面宽。市档案馆要做好民生档案接收工作,各单位档案室要做好涉民档案的收集、整理、保管、利用等工作。市档案馆和各单位档案室要加快民生档案数字化进程。市档案馆要编制涉民档案专题检索工具,以方面提供利用。
九、加强档案利用工作
档案利用应用是档案功能作用的重要体现,档案馆将在档案信息化、规范化、制度化和档案编研、档案展览、档案文化建设基础上为社会各界人士查阅档案提供优质高效的服务,充分发挥档案服务经济发展、推动社会进步、提供决策咨询、传承信息文明、进行爱国主义教育和党性教育等功能作用。各单位档案室要利用好现存的档案,为档案查阅提供良好服务。
关键词:基层档案管理;创新
中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1001-828X(2013)12-0-01
一、夯实发展基础,推进相关业务
按照国家所定的标准要求,做好档案管理和业务指导工作;加强档案资源体系建设,做好档案修复和抢救工作;推进档案安全体系建设,提高安全意识,加强档案库房的安全管理,充分发挥保护设备作用,能够应急处理突发安全时间,确保档案资料的完整、安全;严把安全保密关,建立健全各项制度,确保档案资料不丢失、不泄密。
加强档案法制工作;强化基层业务指导;做好档案信息宣传。
二、打造文化品牌,提升服务水平
做好档案史料开发工作,建立爱国主义基地。利用文化进行爱国主义教育,探寻历史发展的轨迹和规律,学习仁人志士的高尚情操,从中感受中华民族历尽劫难而生生不息的强大力量。
加强重点项目建设工作,为企业服务,加强政府信息公开建设。加强社会主义新农村建设档案工作,为农村和谐稳定繁荣、农业健康快速发展服务,为农民素养提升、乡村文明传承及农村文化发展做出贡献。
三、更新管理模式,增强创新能力
巩固成果基础上,更新理念,端正态度,取得成效。加强业务培训,改进工作作风,使档案管理工作,更加程序化、规范化、科学化。具体表现如下:
第一,以局馆软硬件建设为前提,档案部门对外形象不断提升。
改善档案馆对外服务的形象和功能,为广大社会阅档者提供优美的环境。
进一步强化档案队伍政治理论学习。大力弘扬认真负责、严谨细致、甘于寂寞、乐于奉献的档案工作优良传统;深入学习开展档案工作所需要的各种新知识、新技能,组织参加档案局业务培训、县直、等各部门培训等;认真贯彻市机关作风会议精神,发扬鼓实劲、办实事、求实效的精神,把各项工作真正落到实处。
进一步加强档案服务品牌建设。深入推进品牌建设工作,在工作效率、服务态度上不断改进,获得社会群众好评,杜绝有诺不践事件发生,网上工作做到及时回复,机关卫生保持清洁整齐,认真做好机关安全工作、保密工作,积极创建文明单位。
第二,以档案馆主体建设为中心,档案服务社会形式不断丰富。
档案接收完成应进馆工作。增加馆藏量,诸如婚姻档案、国家重点抢救档案。同时,市档案局行使行政管理职能,对城建、土地、社保等事关民生的专业专门档案实行专业指导和业务监督,在接收进馆的基础上,要求有关单位对各类民生档案及时归档,做好方便社会利用的工作。
档案征集取得突破性进展。依据“馆藏资料多元化、特色化”的征集工作思路,遵循档案管理办法,填补了馆藏的空白,同时也提升馆藏档案的档次。
档案利用服务民生。充分发挥馆藏档案资源优势,坚持立足档案,面向社会,大力开发档案信息资源,认真履行服务承诺,满腔热情地为社会各界和广大人民群众服务。为解决广大人民群众在工龄认定、工资福利、养老保险、房屋拆迁、经济纠纷等方面的切身利益,维护社会的稳定,发挥了重要作用。在档案接待利用方面创新工作方法,不断依据民生热点做好查档准备,为民生服务。特别是在今年全市补发独生子女费工作中,为广大群众提供免费查档服务,让群众认可,提升档案部门对外形象及社会影响力。
政府信息公开深化开展。积极配合县政务公开领导小组办公室关于抓好全市各单位政府信息公开的工作,下发了《关于主动公开政府信息送交工作的通知》,今年共收到全县各单位的纸质(电子版)政府公开信息。同时政府公开信息查阅中心切实加强了相关制度建设和规范管理,不断提高服务水平,优化服务环境,为广大人民群众提供政务公开信息的查阅服务,在政府与群众之间架起了信息沟通的桥梁,为推进社会主义民主政治建设作出了积极的贡献。
第三,以基层规范化建设为重点,档案工作水平全面提升。
档案等级认定工作有序开展。档案等级认定工作是业务工作中的重中之重,管理科、业务指导科按照工作计划,做出年度、季度、月份的活动安排,对照上级级标准,到相关部门,进行指导和监督。
档案业务培训全方位开展。为扩大档案人员受教育面,规范基层档案管理工作,提升全县档案工作水平,举办档案人员上岗培训、民营企业档案培训班,以及业务技能专题培训班,更好地开展档案管理工作。
第四,以数字档案馆建设为目标,信息化建设力度进一步加大。
加快馆藏档案数字化扫描进度。加大资金投入力度,加快馆藏档案的录入工作。馆藏民生档案数字化达到比例,目录数据化达到标准。建立档案网站。进行栏目设置,丰富“网上查阅”功能,进行业务指导、宣传教育内容,提高便民意识,提高效能。数字档案室试点工作顺利推进。数字档案室是数字档案馆的基础之一。通过宣传发动和具体指导,确定几个数字档案室试点单位,迎接市级、省级的调研或检查,拉动基层数字化建设的发展。
第五,以推行行政执法责任制为抓手,档案法制建设深入开展。
关键词:档案;行政执法;问题;对策
中图分类号:G275 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2010)23-0207-02
档案行政执法是维护档案事业健康发展的重要手段,是巩固党和国家各项工作发展的基础,是保护人类活动真实历史和社会发展客观规律重要依据的举措。开展档案行政执法,是为了不断提高人们的档案意识,加强档案法制建设,防止档案违法行为。《档案法》颁布实施以来,各级档案行政管理部门通过各种手段和方式,依法行政,有效地推动了档案事业的发展。但是如何更加有效地依法行政,依然是档案行政管理部门需不断探讨的一个问题。“北跃、南拓、中兴、强县,把哈尔滨建设成现代大都市”的城市发展战略和总体目标给档案执法工作提出了更高的要求,针对档案行政执法涉及到的相关问题,现分析和归纳如下。
一、档案行政执法的目的和意义
所谓档案行政执法,是指档案行政管理部门将国家的档案法规,适用到具体的人或事,从而使档案法律规范在档案事务活动中得以实现的活动。档案行政执法以查处违法案件,档案行政监督检查,执法监督为主要行政执法手段。
档案法制工作以立法为基础,守法为目的。而执法是实现档案法制状况的重要手段,是档案法制工作的一个不可缺少的环节,离开了执法,就不可能有真正的法制。档案事业建设功在当代,利在千秋。档案行政执法的目的和意义就在于促进档案事业健康有序的发展,使得档案事业不断地发展壮大,同时为国家、为社会、为人民留下更多宝贵的遗产。那么如何加强档案行政执法,使档案事业得以健康发展,这也成为所有档案工作者都应该认真思考的问题。
二、档案行政执法中存在的主要问题
档案行政管理部门依法行政过程中,执法是关键,如果不执行法律、法规、无论多完善的法律也只是一纸空文。国家虽然在各个方面都制定了相应的档案法律、法规、但执行过程中仍然存在这样或那样的问题,比较突出的表现在:
1.档案和档案工作意识淡薄,档案法制观念不强。一直以来,人们对档案和档案工作都缺乏全面的认识,档案意识淡薄。档案行政管理部门行政执法的地位虽已确立数年,但一些人还没有树立档案行政管理部门行政执法地位观念。并不了解档案行政管理部门是执法部门,有的甚至至今还认为档案行政管理部门只是“管档案而已”。由于这种因素的存在,致使很多国家工作人员对档案和档案工作一知半解。
2.档案工作得不到相应的重视,管理混乱,致使档案保管条件差,安全隐患多。人们对档案和档案工作缺乏认识,不了解档案和档案工作的功能、作用、性质、地位及内涵。行政管理的目的是靠行政行为实现的,档案行政管理部门的许多行政行为,需要各部门、各单位配合,大多数单位在开展档案行政执法时都能积极配合,但是仍有些单位因为对档案工作认识不到位,配合只是应付。档案管理也处于很混乱的状态之中,没有针对档案工作建立相应的管理制度,没有明确的领导分管,没有专职的档案员等等。由于领导的不重视,导致档案保管工作条件差,没有专人负责,没有专柜存放,没有专室保管,保管条件没有任何保障,档案经常随处堆放,没有任何安全可言。
3.档案文件资料收集不齐全,不按规定归档和移交档案。很多单位和部门没有按照《档案法》的相关规定对档案资料进行归档。应归档的档案得不到及时的整理归档,存在长期不建立档案和不开展档案工作的行为。立档单位在自己职能职责范围内形成的文件材料也没有按规定收集齐全并整理归档,很多应归档的文件散落各处,或遗失,特别是很多专门档案(如声像档案、实物档案、图纸档案等)没有及时收集归档。很多宝贵的材料没有及时收集,发展下去会造成档案材料严重缺失,多年后这些缺失的档案很可能起到非常重要的作用,后患无穷。
4.档案人员业务素质低,业务水平不高且岗位变换频繁。档案工作长期以来得不到相应的重视,很多单位和部门没有专职档案员。兼职档案员通常身兼数职,不能专注于档案工作,多数缺乏系统的业务知识培训,没有档案工作基础,业务水平偏低,导致归档不按时,归档不符合要求,严重影响了档案工作的正常开展。档案人员素质低,导致很多档案工作没有得到很好的开展,工作人员的素质和档案事业发展的大潮不相适应,严重影响了档案工作的前进步伐。
5.档案行政执法行为流于形式,档案工作监督指导力度不够,执法监督机制不够完善。档案法规在执行中,有法不依,执法不严的现象时有发生。档案监督检查力度不够,对档案执法检查采取应付了事的态度,而有些档案执法人员在执法过程中、有章不循,也助长了一些坏风气的形成。由于档案行政部门人员过少,在执法检查时对下发整改通知书的单位和部门不能及时监督。无人抓监督,无人抓落实,也就无法追究责任。档案执法有指导,无监督,表现出档案执法监督机制不够完善,各项规章制度没有很好的实施,档案执法流于形式,限期整改成为空口惩罚,违法行为依然继续。
三、加强档案行政执法工作的对策
1.加强档案法制观念,巩固提高依法治档、依法行政理念。《档案法》的颁布实施,标志着档案工作走上法制化的道路。档案执法人员应时刻牢记自身的使命,加强法制观念,认真学习有关档案各项法律法规,做到知法、懂法、守法,并严格执法,逐步强化执法意识,认真履行自身职责。
2.完善档案法规体系,健全档案管理体制,使档案行政执法监督和档案工作规范化、制度化。社会主义法制建设是一项长期、艰巨的工作,真正做到依法行政,全民守法,尚需法律体系的不断完善。逐步完善档案法规体系,健全各项法律规章,强化制约功能,是亟待解决的重要任务。各机关、各部门在档案行政执法监督机制中必须明确相关的职责、范围、权利、义务、方式,建立和完善档案执法制度和执法程序,保障档案执法活动科学化、规范化、制度化,还要建立法规执行情况的监督检查制度;各有关机关和部门既要相互监督,又要相互支持配合,确保档案工作有章可循、有序进行,促进档案行政执法监督工作规范化和制度化。
3.加强档案行政执法监督,建立档案行政执法责任制。档案行政执法责任制是行政机关根据行政管理的特点,将执行法律、规章的职责具体分解落实到执法机构和执法人员,做到执法权限、执法责任、执法监督清晰,并明确执法领导责任人及其职责,从而促进行政管理的法制化、规范化,切实做到执法必严。行政执法责任制的内容很多,最重要的是执法的监督问题。行政立法的效果怎样,都是通过监督来实现的。档案执法部门要定期或不定期地对各单位、各部门档案工作情况进行检查监督,发现问题应及时提出,限期整改。加大对档案依法管理工作的监督力度,确保机关档案的安全性。只有各级档案行政管理机构把各项法律法规同工作实际紧密地结合起来,切实依法履行职责,严格依法办事,才能使依法行政的各项措施落到实处。
4.加大档案执法力度,严肃档案执法,依法依规查处各种违法违规行为。《档案法》既然赋予了档案行政管理部门行政执法权,就应该从法律法规的权威性、严肃性、统一性来维护和确保档案工作应有的法律、法规地位,坚决贯彻实施各项规章制度,做到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究,维护档案法律法规的尊严。只有这样,才能做到依法依规治理档案工作中存在的问题,才能促进档案事业法制化建设和健康发展。
5.加强普法宣传,提高全民档案法律意识,加大档案行政部门与各部门间的协调和沟通。依法治档,实现档案事业法制化管理,档案法律知识的宣传是重要的前提和基础。档案行政执法的顺利实施,离不开全社会具有较强的档案法律意识和较高的档案法律素质这一大环境,而档案法制的广泛宣传对于增强人们档案法律意识和提升人们档案法律素质起着积极促进作用。通过档案法制的宣传,使广大公民、法人和其他组织充分认识到《档案法》在管理国家档案事业中的重要意义和作用,切实理解《档案法》对国家管理档案范围、档案工作原则、档案机构、档案管理、档案保护、档案利用、档案开放以及档案资源开发等档案事业建设方面重大问题作出的规定,是全体公民、法人和其他组织都必须遵守的法律依据,不依法办事就要受到法律制裁。同时,通过档案法制宣传教育,还可以使公民、法人和其他组织认识到在档案事务方面享有的权利和义务。
6.加强业务培训,提高档案行政执法人员素质和行政执法水平。档案行政执法人员素质是决定开展档案行政执法的关键,也是影响档案行政执法程序好与环、执法监督能力高与低、行使执法职能是否充分的主观因素。档案行政部门要加强对执法人员的法制教育,抓好档案执法队伍的政治思想建设,谨慎选拔执法人员,对档案执法人员进行专门培训,掌握档案法制和档案工作相关知识、办案方法,促使其能力和业务提高,经考核合格取得培训合格证和行政执法证件的人员,才能安排上岗执法;档案部门要经常性地组织档案工作业务知识培训,提高执法人员的档案工作业务水平;对档案行政执法人员办案过程中要严肃处理、追究责任,从而督促档案执法人员恪尽职守、依法办事、尽职尽责做好本职工作。
如今,档案在“北跃、南拓、中兴、强县,把哈尔滨建设成现代大都市”的城市发展大潮中起到了非常重要的作用,对档案工作各方面的要求也更加的严格,档案事业正随着城市的发展步伐稳步向前。为了保障档案事业的健康发展,有效维护党和国家的历史真实记录,需要我们广大档案工作者坚持将档案行政执法工作广泛、深入、持久地开展下去,不断地总结经验,开拓创新,全力把依法治档工作不断向前推进。
参考文献:
[1] 石在.档案行政执法工作的现状与思考[J].北京档案,2006,(10).
[2] 杨民安.加强档案行政执法 推进档案法制建设[J].四川档案,1998,(2).
按照创建国家一级档案馆的要求,市档案馆将对市直104个机关、团体、企事业单位的1993年至2002年档案,及我市范围内的重大活动和突发事件的档案,如钢博会、航空节、全运会、援川、非典档案资料,及时接收进馆。有关部门单位要全力做好配合,高标准做好档案移交的前期准备工作,确保及时、高质量地完成档案的移交进馆。各区要进一步加大档案接收进馆的力度,严格按照档案移交进馆的要求,做到应收尽收。向社会《关于征集档案资料的通告》,在全市范围内开展具有地方特色档案资料的征集工作,不断丰富馆藏。围绕实现“文件系统化、管理科学化、服务多样化”的目标,做好现行文件资料的收集工作。积极探索重大活动档案、名人档案、声像档案、地方物产、著名人文景观等特色档案资源,开展馆际档案资料合作交流,做好声像档案资料抢救保护工作。认真开展“城市记忆工程”、“乡村记忆工程”等,对“濒危”文化进行抢救性记录。
二、不断推进档案法制建设
深入贯彻《档案法》、《档案法实施办法》和《省档案条例》等档案法律法规,在全市组织开展档案工作执法检查活动,推进依法治档。贯彻落实《行政强制法》、《省行政程序规定》,健全档案行政执法责任制,完善《档案行政执法制度》。通过多种途径向社会公开档案违法举报电子邮箱、举报电话,随时查处档案违法案件。加强档案法律法规等规范性文件的学习、宣传和贯彻执行,开展《档案管理违法违纪行为处分规定》的档案法制宣传活动,编辑出版《档案工作指南》。组织对全市各级综合档案馆接收档案范围内的各立档单位的档案机构、人员、设施、设备和档案数量、整理编目、现代化管理、提供利用、编研等进行全面普查,摸清全市档案工作的真实水平,为档案事业科学化管理服务。组织各统计单位搞好2012年度档案事业统计年报、文化产业统计年报、社会统计年报工作。
三、大力推进全市档案信息化建设
各级档案馆、室要不断加快档案数字化进程,建立全部馆藏档案资料目录数据库,建立照片档案数据库,建立新闻、城市记忆工程、重大建设项目等音影档案全文数据库,建立珍贵、重要及利用频繁纸质档案全文数据库。按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求,编制完成《市档案馆信息化建设实施方案》。做好馆内局域网、政务网及互联网的管理维护,对档案信息网站进行补充完善,逐步实现开放档案、已公开信息目录的网上查询,及时做好全市档案信息化建设的技术指导工作。开展电子文件(档案)备份工作,规范工作流程,完善安全备份制度体系。以维护电子文件真实性和长久保存为重点,着力解决电子文件归档、电子档案接收、电子档案管理面临的重大问题,实现电子档案接收规范化。
四、加强档案业务监督指导工作
深入贯彻落实国家档案局9号令、10号令,按照国家基本专业档案目录规定,重点加强对国有企业档案工作的监督指导,强化对改制企业档案归属流向的监管、帮扶和处置,搞好民营企业、新兴产业、支柱企业和现代服务业建档工作,促进企业自主创新和改革发展。认真做好全市2012年度文件材料的收集归档工作,会同有关主管部门对各单位的归档工作进行检查。贯彻执行《省重大活动档案管理办法》,紧紧围绕我市中心工作,做好大项目建设档案的业务指导工作。制定《关于推进档案事业科学发展的意见》,按照《档案工作科学化评估办法和标准》的要求,扎实开展档案工作科学化评估工作。巩固新农村建设档案工作示范县、示范乡(镇)、示范村创建活动成果,进一步抓好家庭档案的试点工作,全面提升我市新农村建设档案工作水平。围绕全市统筹城乡一体化发展,继续抓好国土、房管、民政、卫生、社保、水利、畜牧、计划生育等系统的民生档案工作,为全市统筹城乡经济社会一体化发展提供有效服务。
五、积极稳妥地做好档案开放和提供利用工作
按照《档案法》的规定,认真做好原已开放的1978年前147998件档案的鉴定、划控工作;组织力量对馆藏1979年至1982年的档案进行审查、鉴定、划控,适时向社会开放。积极主动地做好档案提供利用工作,不断完善服务机制,拓展服务领域,丰富服务手段,提高服务效率,认真完成档案利用情况分析,编写《2012年度档案利用实例汇编》。发挥档案馆教育功能,进一步完善爱国主义教育基地和青少年教育实践基地建设,创新内容和形式,增强教育效果。认真做好政府信息公开、档案开放、档案提供利用工作,为党委中心工作服务,为加强和创新社会管理服务,为人民群众服务。积极争取市委、市政府确定市档案馆为政府信息公开场所,制定公开信息送交办法,接收市委、市政府工作部门主动公开的信息。坚持以人为本、服务为先的理念,以档案查阅中心、政府公开信息查阅场所和档案信息网站为载体,通过函电查询、在线查询等多种方式提供便利服务。
六、积极开展档案编研、业务培训工作
深入研究、挖掘馆藏,编辑出版档案资料专题汇编,配合省档案局做好关于摄制《往事——档案背后的故事》中有关《战役》、《烈士——吉山战斗》两个选题档案资料的征集、研究、文字编写工作。继续做好《年鉴》2013卷的供稿工作。组织做好2013年度全省档案学术年会论文撰写、推荐工作,组织开展群众性档案学术研究活动,完成全省档案学优秀成果、档案信息资源开发利用成果奖的申报工作。面向各区、重点部门和社会,征集能够真实反映2012年全市发展成就的图片资料,举办《奋起2012——发展成就图片展览》,编辑出版《图鉴》2012卷。认真贯彻《省各级国家综合档案馆(局)科学化评估标准》、《省机关档案工作科学化评估标准》、《省企业、事业单位档案工作科学化评估标准》,组织开展学习培训、试点和推广工作。以归档文件整理、档案法律法规、档案在线管理、档案执法检查、档案普查统计为主要内容,对机关、企事业单位的档案人员,组织开展档案业务培训,各区协同做好民营企业档案人员培训的调查摸底和组织报名工作。
【关键词】中等职业学校;综合档案室;建设;策略
中等职业学校综合档案室是以教育教学档案为主体,对教学档案、文书档案、会计档案、声像档案、学籍档案、科技档案实行集中存放,统一管理。面向教育科研,积极开发利用档案信息资源,采取各种有效途径,为教职员工和教育教学及时、准确、系统的提供科学依据是职业学校档案工作的首要任务和服务方向。为提高档案管理水平,更好的为学校发展提供优质服务,我们要切实加强档案室的建设,完善和提高服务质量,最大限度地满足教职员工和教育教学工作的需要。
一、领导重视,硬件投入是做好档案工作的关键
作为职业学校档案室的主管领导,首先要重视档案管理工作,加强档案室基础设施建设。职业学校的档案工作是由主管领导直接负责管理的,这为档案室的建设提供了有利条件。在档案室、阅览室、办公室的基础建设上,档案室的温湿度计、除湿机、灭火器的配置,档案材料的微机管理,档案的安全保护措施等方面进行必要的投资是搞好档案管理工作的硬件基础。只有领导重视档案工作,才能做好档案工作的硬件投入,也才能更好地为教育教学提供科学的服务。
二、制度健全,管理规范是做好档案工作的有力保障
档案管理制度是档案管理人员做好档案工作的行为准则和依据。为了加强档案管理工作,提高档案管理水平,应根据本部门的实际情况结合上级档案部门制定的档案管理规章制度制定本部门档案管理有关制度。如:《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案借阅制度》、《档案销毁制度》、《各类档案归档制度》、《文书予立卷制度》、《收进移出档案制度》、《档案员工作目标责任制》等,这些制度涉及到各处室档案资料的收集、整理、归档、立卷等各个环节,使档案的管理工作做到有章可循,是做好档案工作的规范化、标准化、制度化的有力保障。
三、认真学习《档案法》,增强档案意识和法制观念
认真学习《档案法》,使档案管理人员坚持依法治档,是为教育教学提供依据的重要保障。学习宣传《档案法》,可以增强全员的档案意识和法制观念,提高大家保护档案、利用档案的自觉性和责任感。通过各种宣传学习强化法制宣传力度,增强学校领导和广大教职员工的档案意识,使依法治档工作健康发展,使档案管理工作做到有法可依。
四、参加业务培训,提高自身素质是做好档案工作的先决条件
档案管理工作是一项科学性、技术性很强的工作,也是一项复杂、细致、繁琐的工作。档案管理人员既要有一定的政治素质、科学文化水平及高尚的职业道德,又要有一定的技术业务素质,才能保证档案工作的顺利开展。因此,档案管理人员应积极利用一切可以学习的机会学习《档案管理学》、《文书学》、《档案文献编纂学》、《档案法》等专业知识,积极参加各种档案学习班。通过学习,对档案管理知识有了更全面、更系统的认识和理解,才能提高对档案管理工作的重要性的认识,掌握档案管理方面的先进技术,增强做好档案管理工作的信心和决心,为教育教学提供科学依据。
五、做好档案工作目标管理,使档案管理跨上新台阶
中等职业学校的综合档案室档案人员一般一人兼多职,应积极协调好各处室档案兼职人员开展档案工作目标管理活动。根据活动要求,从档案工作的组织管理、设施配备、基础业务建设、开发利用等方面认真地进行自评工作,找出不足之处,并对之加以改进,在活动中不断提高档案管理的水平。积极地进行档案室考评定级的申报工作是反映档案管理水平高低的一种标志。档案目标管理认定工作的准备过程能够提高档案的管理水平,促使档案工作跨上一个新台阶。
六、开发利用档案信息资源,发挥档案的服务作用
中等职业学校的档案工作是一项服务性工作,主要表现在档案的提供利用上。档案人员要想查档者所想,急查档者所急,为其创造并提供便利条件,在不违背原则的前提下想方设法为查档者提供方便,积极、主动、准确地提供档案资料,为查档者提供优质服务。
档案管理人员应熟悉所管范围及相关业务,调卷迅速准确。可以通过开放阅览室、汇编和公布编研材料等形式及时了解教职工的需求,为教育教学及时提供各种服务。档案管理是手段 ,充分发挥作用是目的。档案管理人员在整理、保管好档案的同时还应改进服务方式,多搜集和了解教职工的意见,积极参与教育教学、科研、课题等学校重大活动并留好记录。只有提供大量的档案资料才能体现出档案工作的重要性,充分发挥档案的潜在作用。中等职业学校的档案资料为教育教学所提供的依据是重大的。例如我校在2004年国家级重点中等职业学校评估中所提供的各种档案资料,经过专家组的论证评估,顺利通过验收,充分体现了档案在教育教学工作中不可或缺的作用。
七、利用现代化技术,提高档案管理水平
档案的现代化管理水平主要体现在对先进技术的应用上。计算机技术的飞速发展为档案资料的存储、检索提供了良好的技术设备。档案管理人员应努力学习计算机技术,把它应用于档案管理之中。计算机应用于档案管理工作能进一步促进档案管理的规范化。我校于2005年安装了“杰瑞”档案管理软件,可以快速、准确地进行档案资料的检索、查询、统计等工作,提高了档案管理的现代化水平。
总之,中等职业学校综合档案室的建设应逐步进行完善,不断加强档案管理工作,提高档案管理水平,为学校教育教学提供优质服务并为学校的发展提供有力的保障。
【参考文献】
[1]吴青霞.人事档案基础数字汇集的编制实践及价值探析[J].档案时空,2011,(04).
[2] 邹金嫦.三管齐下共同推进学校档案工作[J].档案管理,2002,(04).
一、思想认识不到位,重视程度不够。一是农村基层档案意识淡薄。部分基层领导疏于档案工作的管理,更没有设置专门的档案管理机构和人员编制,多数村委会干部对档案工作知之甚少,加之档案的价值具有滞后性、潜在性和间接性,导致基层干部群众对农业和农村档案需求的迫切性和对档案工作的重视性不足,致使农业和农村档案在服务新农村建设、现代农业发展和农民增收致富方面,还显得内容单一、服务不力。二是农村档案干部队伍不稳定,业务素质亟待提高。目前,各乡镇档案人员均为兼职,不能专心从事档案工作。少数兼职档案人员甚至把档案工作当作一种额外工作,敬业精神不强,不能全身心地投身农业和农村档案工作。另外,档案工作的管理需要一定的专业知识,而村级文书、乡镇秘书变动频繁且流动性强,形成了年年培训年年换人的局面。三是领导干部更换较频繁,工作繁杂,档案工作容易被忽视,缺少对档案工作应有的重视。
二、农村档案存留意识差。由于农村特殊的地域特点及其相对落后的经济、教育,使得生活在乡村的人档案意识淡薄,他们很少主动去收集、整理、保存这些各种形式的档案,即使产生了,对他们来说也只不过是一种可有可无的东西,只要使用过了,就可以放到一边不管了,也很少会产生保留下来以备后用的想法。
三、投入不足,硬件配置相对滞后。由于重视不够,村级档案管理混乱,残缺不全,有些经济条件较为落后的村子,没有档案室,所有档案文件都混放在一起,甚至有的村里的全部家当就是几本账簿,更谈不上为改善档案保管条件进行投入。有的档案室内无任何保护条件,根本不具备档案保管的“八防”设施。
四、归档整理和管理还不够科学。突出的表现在:收集不够齐全;整理不规范;重文书档案轻其他如图片、影像、实物等档案;另外,一些乡镇档案室不能发挥综合管理功能,各站所的档案各自为政、分散存放、分散管理,且现代化管理水平普遍较低。
鉴于以上存在的问题提出以下解决对策:
一、深入开展档案法制宣传教育,提高对农村档案工作重要性的认识,增强档案管理意识。要采取多种形式的档案普法宣传教育,利用广播、会议、宣传栏、印发资料等多种形式,加大《档案法》、《河北省档案工作条例》等档案法律法规的宣传力度,使档案法律法规不断深入人心,全面提高农村各级领导干部的档案法制意识,增强对农村档案工作重要性的认识。
二、建设一支稳定的高素质档案干部队伍。首先,应提高他们的档案意识。让他们对档案工作的性质、任务、职责范围、重要程度做到充分了解并加以重视。其次,应着力提高他们的业务工作能力。采取专题培训和集中辅导的形式,以乡镇为单位进行手把手的实地传授指导,现场操作讲解档案的收集、整理、保管、提供利用等档案基本知识,提高农村档案人员的业务素质和操作技能。再次,建立长效机制,维护培训成果。对农村档案员的培训不是仅限于集中培训的那一段时间,而是长期的,不间断的,并且是随时的督促提醒其要加强重视乡村档案工作,并组织参观先进乡镇村档案室的工作,现场解答有关具体问题,达到互相学习、交流的目的,以点带面,推动全盘。
三、增强档案存留意识,积极主动地收集、整理并保存乡村档案。在日常的新农村建设工作中,要加强档案管理,做到随时产生随时存档,并且要做好保存保管工作。作为乡村档案员,要做到经常性地去征集、搜集、整理有用的档案,还要经常性地深入乡村,去挖掘村里各种能人、能工巧匠的绝活和特殊技艺,尽可能多地记录一些发生在村民中间有纪念意义的事件和对村子有重要影响的事情。
四、进一步争取各方面的支持,逐步加大档案基础建设投入。一是争取领导和有关单位在政策、资金等方面的支持,加大档案硬件建设,最大限度地改善档案保管条件。二是要联合涉农部门,形成齐抓共管、部门联动的工作机制,共同做好农村档案工作。档案部门要主动与“农、林、畜、牧、水”等涉农部门联合,取得他们的支持,建立各种协调机制,相互配合,齐抓共管,分工协作,共同推进档案工作。三是加大档案资源建设。要注意收集与农村经济发展、农民切身利益、农村政权建设、小城镇建设密切相关的文件材料。要注重加大农村基层党群工作、村务公开和民主管理、村务工作、农业生产活动、土地山林管理、基础设施建设、乡村文化建设等活动中产生的各类文件材料的收集工作力度,并按时整理归档,丰富农村档案信息资源。
五、整体推进,全面完成村级档案工作目标管理认定。要以档案工作目标管理为抓手,进一步促进村级档案的规范管理。要严格文件材料归档制度,健全检查监督机制,建立健全归档、保管、借阅、移交制度,并执行到位,确保档案资料收集齐全、保管完好,维护集体和村民的利益。要进一步查缺补漏,在安全保管、提供利用、搞好服务上下功夫;进而按照要求,完成档案工作目标管理认定工作。
六、加强指导,提高农业和农村档案规范化管理水平。要将档案管理情况纳入年度档案行政执法检查的内容,推动乡镇和村委会规范建档,保证乡镇和村委会档案工作的连续性和长效性;要建立村级档案管理示范点,培养典型,并及时总结推广,引导带动其它村建档;要建立和完善农业农村档案工作联系点,及时了解掌握农业和农村档案工作新动向,指导和推动农业农村档案工作的开展;要结合现代农业和新农村建设发展的要求,切实做好新兴农业优势产业、农业产业化、无公害农产品、农村劳动力转移、农村养老保险、农村合作医疗等活动产生的文件材料、科技资料和特殊载体(录音、录像、照片、电子文件)资料的归档和利用工作。加强对行业协会、经济联社、专业合作社、规模种植(养殖)户等新经济组织的建档及开发利用的指导工作,充分发挥其在农村生产和管理中的作用。
中图分类号:D922.16文献标识码:A文章编号:1003-2738(2011)12-0138-01
摘要:档案管理法制化是档案事业科学健康发展的必然趋势。以档案管理法制化建设为契机,强化档案法律意识,提高档案管理力度,建立健全各项规章制度,并及时督促各项制度的落实,使档案法制化建设在实际工作中得到完善。本文在分析研究制约档案法制化建设的各项因素的基础上,提出了促进档案管理法制化建设的一些建议和措施。
关键词:档案管理;法制化建设;因素;对策
现代档案事业在社会化、信息化建设中,越来越表现出对法制化的依赖。因为“社会化”的档案事业方方面面都与社会相关联:“信息化”的档案事业需要有科技的发明和进步作支撑。而对档案工作中各种社会关系的协调以及档案科技知识产权的维护,则需要靠法制来保障。加强档案法制化建设,是适应新时期档案工作发展的新形势,推动档案事业协调、可持续发展的重要保证。
一、档案工作法制化建设中存在的问题
从目前档案工作法制化建设的实际中分析,尽管经过档案部门的不懈努力,我国档案工作法制化水平有了很大提高,但仍然存在着一些不尽如人意的问题,亟需在今后的实践过程中认真地加以改进。
1.档案工作法制化意识淡薄。随着政府信息公开制度的实行与经济社会的发展,公民的社会档案意识普遍增强,档案利用水平不断提高,利用领域也得到不断拓展,档案工作出现了前所未有的新局面。但是,受传统思维定式的影响,档案工作法制化建设的步伐尚显滞后,社会的档案法制意识仍显淡薄,存在着档案工作法制化建设尚未得到全社会的普遍重视、有关的档案工作法规制定与实施缺乏广泛社会基础、档案行政执法阻力较大等实际问题。
2.档案部门的忧患意识不强。档案工作法制化建设在整个社会发展进程中缺乏影响力的重要原因之一在于档案部门忧患意识不强。就社会整体的发展状况而言,确实难以将档案工作作为社会发展的“重中之重”去把握,客观上导致相当一部分人对档案工作、尤其是档案法制工作难以产生深层次的认识。如果档案人员也安于现状,得过且过,缺少忧患意识,主动工作观念不强,就必然会导致档案工作法制化逐渐成为被社会遗忘的“角落”。
3.档案法规体系尚待健全。我国档案法规体系建设在近年来取得了较大成绩,各级档案行政管理机关出台了一系列地方性档案工作规章制度,为解决新时期档案工作遇到的问题提供了法律依据。但与档案法制化建设水平发达的国家相比,我国现有档案法津法规缺乏系统性和可操作性。在确定违法情节、裁定标准等的适用性上弹性较大,难以把握,使实际的档案执法活动难以得到深入、普遍的开展,档案行政执法的力度等差强人意。
4.执法人员素质亟需提高。档案行政执法人员的执法理念、素质等还远不能适应档案工作法制化建设的要求。有些档案执法人员并非是档案专业人员,缺少对档案法律法规的深入研究,不熟悉有关的法律条文。尤其是基层档案行政管理部门的许多同志没有将更多的精力和时间用于学法、懂法、执法上,而只是忙于一些具体的事务,从对《档案法》的贯彻执行情况分析,不少单位仅限于对法律条文的一般性学习,而对于运用档案法律法规去处理问题、解决问题的研究则较少见。
二、克服制约档案法制化建设诸因素的对策
只有当人们从法律角度对待档案工作时,档案工作的发展才会具有保障。在档案工作实践中,一系列档案法规规章得以出台,保证了档案工作的科学发展,为档案工作法制化奠定了坚实的基础。今后,各级档案部门还应从以下几方面入手,进一步强化档案工作法制化建设。
1.加强领导,积极推进档案工作法制化建设进程。档案工作在国民经济发展、文化创新、科技进步等方面具有积极的影响作用。因此,必须从领导层开始重视档案工作发展,重视档案工作法制化建设,为档案工作的深入、全面发展奠定良好的法制环境。各级档案行政管理部门必须从促进档案事业发展的高度,采取有效措施整章建制,并通过行使法律手段强化档案工作法制化建设。依法管理档案工作是档案事业所遵循的根本原则,要求一切档案行政活动都必须具有法律依据,并接受法律的监督。尤其在当今社会,随着信息时代的到来与科学技术的进步,在档案工作实践中出现了许多新情况、新问题,必然会在有限的法律法规与复杂变化的社会生活之间,产生大量的法律“空白地带”,导致档案工作实践存在着一些与档案法律法规不相适应的现象或问题,都需要我们在今后的实践中认真地加以解决,以切实保障档案工作始终沿着法制化的轨道健康运行。
2.强化宣传,形成良好的档案工作法制化建设氛围。社会法律意识是一个国家法律上层建筑的组成部分,在公民、法人与其他社会组织遵守和执行法律规范的过程中起着重要的作用。档案部门有义务向公民、法人和其他社会组织宣传档案法律法规,使公民、法人与其他社会组织知晓档案法律法规的内容,进而形成主动守法的长效机制,使档案法律法规深入人心,自觉地运用档案法律法规维护自身的合法权益。要努力使社会公众了解档案工作法制化建设工作的进程,为依法管理档案事业奠定良好的群众基础。切实采取多种形式宣传档案工作法制化建设成就,如举办档案陈列展览、档案法制知识竞赛、档案法制宣传咨询活动等,面向社会广泛开展群众性教育,从提高社会档案法制意识入手,强化档案工作法制化建设。
3.履行职责,保障档案法律法规得到严格遵守。履行档案行政监督职能是档案工作法制化的重要环节,也是各级档案行政管理部门及人员执行档案法律法规、遵守档案法律法规、维护档案法律法规的基本职责。档案行政管理部门既要依法履行法律赋予的权力,又必须自觉地接受社会各方面的监督。只有这样,才能保证档案行政权力的行使不逾越法律。就档案行政立法来说,没有法制监督,就难以保证档案行政管理法规与国家法律的一致性;就档案行政执法来说,没有法制监督,就难以保证严格依法办事,档案法律法规就可能在执行中发生偏离,甚至发生背离档案法律法规的问题;就档案行政司法来说,没有法制监督,就难以保证档案行政违法案件得到合法公正的处理;就档案行政管理人员来说,没有法律监督,就难于发现和纠正违法行为,难以保证档案法律法规始终得到严格遵守。
4.建章立制,打造一支合格的档案行政执法队伍。在贯彻实施档案法律法规的同时,各级档案行政管理部门应根据各地的实际,积极制定适合本地实际的档案工作规章或规范性文件,通过建章立制,有效地保证档案行政依据的规范统一。要建设一支高素质的档案行政执法队伍,首先使他们掌握档案法律专业知识,在此基础上,学习相关的法律知识,做到公正严明地执法,牢固树立法律意识和法制观念,增强行政执法的自觉性。同时,提高档案工作人员的责任意识与忧患意识,进而为强化档案工作法制化建设创造良好的人力保障。
参考文献:
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1提高对档案管理工作重要性的认识
首先要提高对高校档案现代化建设的价值、地位、作用和意义的认识。如果对档案建设及档案工作的重要性认识不足,势必会严重影响档案信息服务工作的深入、持久开展。档案工作质量的好坏是衡量高校现代化建设水平高低的标尺。搞好档案现代化建设,有利于促进高校各方面工作全面发展。在提高思想认识的基础上,要切实转变观念、强化服务意识、树立科学发展观指导高校档案工作现代化建设。增强档案工作的服务意识,要使档案管理水平随社会的进步不断提高。认真遵守和执行档案法,强化法制意识,增强法制观念,加强档案法制宣传力度,遵守和执行国家档案法和本校档案管理制度,将学校的档案工作纳入学校的规划和工作计划中,并采取切实有效的措施,如加强档案工作队伍建设,建立档案管理室,配齐人员,专人专职负责,争取档案工作在学校的大力支持和帮助下更加规范与科学。
2高校档案管理模式必须法治化、制度化、规范化
建立健全档案管理规章制度,依法建档,使档案工作纳入制度化、规范化、法治化的轨道。努力提高档案管理部门的责任感和服务意识,建立行之有效的管理体制,确保档案的真实可靠性。准确真实是档案的生命,也是档案管理部门的职责所在。档案管理的最终目的是为了更好地供社会和个人利用。这就要求档案管理工作者在工作中坚持依法照章办事,每位工作者都要做到坚持工作原则,严格执行行业标准,认真履行工作程序,执行标准不走样,执行原则不懈怠,使档案工作沿着法治化、制度化、规范化的模式前行。
3努力加强档案管理队伍建设
3.1提高档案管理工作者的业务素质
档案管理工作者要不断加强学习档案业务知识及相关知识,档案工作涉及的知识面广,不仅要掌握档案知识、历史知识,要了解学校的历史沿革,了解学校的整体结构和各学科、各部门等的组织机构、专业、方向及其主要功能,而且还要具备计算机应用技术、复印技术等方面的知识。不断加强学习,以学习理论知识促进工作,以工作践行理论,做到理论与实践相结合,学以致用。在当今社会,知识结构更新快,要紧跟时代前进的步伐,不断改进工作方式,适应档案管理工作中出现的新情况新问题。学校要为在职档案工作者提供在职培训的机会,档案工作者要与校内外的同行多交流、多切磋,做到取长补短,互通信息,与时俱进,争取把档案工作做得更好。在档案人员的配备上,要安排具有专业知识的人员进入档案管理队伍,专人负责,尽量减少兼职;要建立考核奖励机制,建立绩效考核制度,奖优罚劣等措施要落到实处,激励员工干事创业,为档案事业多做贡献。作为学校的档案管理工作者,也必须主动去研究档案管理业务,创造性地开展工作,系统地了解和掌握档案学的业务知识,提高档案工作者的业务素养和管理水平。
3.2加强高校档案工作者的职业道德修养
职业道德,就是同人们的职业活动紧密联系的符合职业特点所要求的道德准则、道德情操与道德品质的总和。它的主要内涵就是:爱岗敬业、诚实守信、办事公道、服务群众、奉献社会。档案管理工作者就需要以职业道德的标准来衡量自己的工作。档案管理是一项服务意识很强的工作,为高校的建设及发展服务,责任和使命同在,这就要求高校档案工作人员具有吃苦耐劳、勤练基本功、无私奉献的敬业精神,具有高度的责任感和使命感。要牢固树立工作就是服务的意识,一切以学校中心工作为重,全心全意为教学、科研和各项管理工作服好务。端正服务态度,热情接待,认真解答,让用户满意是我们工作最大的要求和目标。
4建立信息化档案平台,提高档案资料的数字化水平