财务档案归档要求精选(九篇)

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第1篇：财务档案归档要求范文

摘要：本文分析了目前高等学校会计档案管理的现状；最后，从观念，技术，人才、制度等几方面提出了加强高等学校会计档案管理的对策。

关键词 ：高等学校；会计档案；管理；现状；对策

随着高校参与社会活动日益频繁，财务部门业务量逐年加大，各种财务档案快速增加，会计档案工作的新情况、新问题不断出现。如何通过现代化高科技管理手段科学、规范的管理财务档案，将是当前高校档案工作人员面临的新课题。

一、高等学校会计档案管理现状

（一）对会计档案管理的认识不足

长期以来，“重核算、轻管理”意识普遍存在。一方面，忽视手工操作的纸质会计档案的管理，认为财务部门只要资金管好，报账准确，及时报送资料就行，而会计档案只是会计核算的后续工作、内务管理，没有必要设置专人专岗进行管理。另一方面，档案归档移交一般重点关注的往往是传统手工档案，忽视对电子档案的清理和同步归档。电子文档，在保存与维护方面较为复杂，操作人员在思想上容易产生畏难情绪，一些单位对电子档案更是缺乏足够认识，在归档过程中不作任何筛选和分类处理，会计档案常常出现遗漏和重复归档的现象。若归档基础工作不严谨、管理随意，档案利用人常常无法正常进行历史数据的查询、检索其所需信息，这样势必影响高校档案工作的整体质量和服务水平。

（二）会计档案管理制度不健全

高校的财务部门对资金预算、收入、支出等日常业务都制定相应的管理办法，严格的管理制度，但大多缺乏会计档案管理制度。特别是已实施会计电算化后产生的大量电子文件、磁盘、光盘、硬盘、微缩制品等新的会计档案信息载体，没有形成一整套业务标准和技术规范，在管理方法和制度上仍处于混乱和无序状态，致使许多应该归档的电子文件整理不规范，资料收集不完整。尤其是一些重要物件没有集中统一归档保存，正确维护，使之安全、可靠的处于一种可随时被利用状态。没有相应的档案管理制度和标准化的归档程序，势必导致档案归档验收、查阅、借阅、登记、审批等管理都有很大随意性，这样不仅影响档案归档的完整性，也影响整个高校财务档案的信息资源整合与数据共享。

（三）会计档案管理信息化程度不高

目前，高校财务档案管理还未全部实现利用计算机进行处理和存储，传统的储存及归档方式很难适应现代化档案管理要求。因此，加强电子文档的归档和管理显得尤为重要。为了便于用户查询、下载、传输档案信息。档案归档前，需工作人员将原有的纸质的档案通过信息化、数字化的转换，录入到数字档案的数据库，依托数字化校园平台，经过各个系统间的相互链接，用户就可以直接检索到所需资料并得以利用。实际工作中，由于受各种条件因素的影响，在数字档案的归档、管理和服务及领用过程中都存在各种问题。具体表现：管理人员思想观念保守、设备陈旧落后、实际操作和管理存在疏漏，不注重基础数据的挖掘、整理、加工，缺乏对档案界最新动态的关注等。

（四）缺乏专职的会计档案管理人员

目前高等学校的会计档案管理工作大多由会计人员兼职。学校对档案管理工作存在不同程度的忽视，致使学校对档案管理人才的吸纳力度不够，从而导致档案管理人员的素质整体不高。

二、加强高等学校会计档案管理的对策

（一）提高对会计档案管理的认识

高校财务档案是高校档案管理的重要组成部分，更是国家财金、税务检查的重要证据。只有观念转变了，重视了，档案管理工作才能迈上一个新台阶。财务会计档案工作是一项细致严谨的工作，工作中不能有丁点闪失，半点马虎。要实现高校会计档案科学管理，真正做到妥善保管、存放有序、查阅方便，必须按照《关于财务档案管理工作的规定》的办法实行财务档案专人负责档案的收集、整理、归档、查阅等的日常财务档案工作。对会计电算化核算形成的电子档案，要配置适当规模的库房和档案专柜等专用设施，实行专人负责，做好纸质档案与电子档案按时同步归档，并不断充实和完善档案内容，保证归档材料的齐全、完整，逐步实现高校档案保管的标准化和现代化。

（二）建立健全会计档案管理制度

在大数据时代，电子文档蕴藏着更丰富的信息资源，做好各类财务档案的收集、整理、保护和利用显得越加重要。高校财务电子档案的产生、移交、归档、管理、利用，各应用系统的互联互通和数据信息共享，都是基于网络传输信息而实现。要想系统得以安全运行，技术是保障，管理有方法。首先，要加强网络信息安全管理教育，树立高度的档案信息安全防范意识，强化高校会计电算化档案工作人员的风险识别、防范能力，完善保密措施，对涉密性较高的信息进行分级管理和保护。在财务软件方面，应注重系统自身功能建设，保证数据库数据的真实性和完整性。面对客观的数据相关人员不能随意操作,篡改数据。建立制定痕迹管理制度，定期安全查询制度，档案权限调用制度，做到其行为可管理、控制、可追溯，减少一切不安全因素带来的各种财务隐患。

（三）提高对会计档案管理的信息化程度

传统档案大多以纸质为载体，财务档案管理、财务查账和财务审计烦琐且费时费力，与会计信息化的迅速发展相比，高校档案信息化发展则相对滞后。信息化条件下，要实现高校档案现代化管理，必须依托现有档案，逐步建立完善财务档案数据库，将财务档案资料无缝对接，通过转换进入高校档案管理数据库，实现公共目录查询、远程检索服务和对数据汇总分析、财务档案信息网络交流、查找满足指定条件的会计记录等。海量的财务信息，通过运用计算机技术处理，在很大程度上减轻了档案使用人对档案翻阅的工作量，实现档案信息资源在传输、分析上的便捷和资源的共享。

（四）设置会计档案管理专职岗位

高校档案管理工作除了硬件设备和软件设施齐头并进外，还要坚持以人为本，以科学发展观为指导思想，建立一支与时俱进、素质高、相对稳定的档案管理专业化队伍，有效解决档案管理中存在的矛盾和问题。在信息技术和知识不断更新的时代，定期对档案工作人员进行档案知识、财务知识和相关技能的学习培训或外出交流，帮助他们了解、掌握财务档案工作的新变化、最新动向，开拓眼界，挖掘财务档案的潜在用途和利用价值，使得高校财务档案管理科学化、规范化。

总之，高校财务档案是学校档案的重要组成部分，也是提高高校财务管理工作水平的一项重要方面。加快高校档案建设工作自身的创新发展，合理规避管理风险，采取科学有序的管理的策略，行之有效的管理办法，使高校档案管理工作得到进一步完善和发展。

参考文献：

[1]张苏彤.法务会计高级教程[M].北京，中国政法大学出版社，2007.

第2篇：财务档案归档要求范文

我局在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围，主要有：

一）生产技术管理方面

1、上级下达的技术性指示、命令、决议和决定；

2、主要技术问题的请示和批复；

3、本单位近期电力规划；

4、有关生产技术和安全方面的规程制度；

5、有关生产技术的年度计划、工作总结和统计年报；

6、有关生产技术管理，技术引进和技术改造等管理形成的各种文件材料；

7、有关生产调度、通报、自动化、安全监察、用电管理工作形成的各种文件材料；

8、质量管理、标准计量、信息工作等管理中形成的各种文件材料。

二）计划统计方面：有关各种计划统计年报表和计划管理、统计分析活动形成的各种文件材料。

三）劳动工资方面：有关定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护、保险、奖罚等工作中形成的各种文件材料及名册、年报表。

四）财务管理方面：有关财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。

五）教育培训方面：有关干部、职工教育和技能培训的文件等。

六）党、政、工、团工作方面：有关党务工作以及组织，纪检监察、宣传、人事、保卫工作所形成的各种文件材料、行政管理、共青团和工会工作中所形成的各种文件材料等。

七）基本建设（工程）方面：是指工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。

八）设备、仪器方面：有关设备供货合同、设备厂试验报告、合格证、说明书等出厂文件材料。

九）局各部门单位与其他法人或组织之间签订的各类经济合同、技术合同、购电合同、并网协议等合同、协议。

十）归档：文件材料主要包括纸张，光盘、磁带、照片、胶片，物等各种载体形式。

二．归档时间

一）各项管理工作中形成的文件材料，应在第二年第一季度内，将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审查后，交办公室归档。

二）基建项目文件在其项目鉴定，竣工验收后三个月内归档，周期长的可分阶段，单项归档。

三）会计文件材

料在会计年度终了后由财务部门按归档要求负责收集、整理、立卷、归档，保管一年后由财务部门编造清册，经部门负责人审定后移交档案部门保管。

四）重要会议（如电力工作会议、党代会、团代会、职代会、工代会等）文件材料应在会议结束后十五日内交办公室整理归档，重要会议记录应在第二年的一月份交办公室归档。

五）合同、协议签订后移交一份给办公室归档。

六）重要设备、仪器开箱时，有关业务部门应在检查验收设备出厂技术文件材料，在开箱验收后即时登记，安装调试后归档。

七）局员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

八）光盘、磁带、照片及底片胶片、实物等形成的文件材料在工作结束后及时归档。

九）下列文件材料应随时归档

1、县级供电企业体制改革形成的文件资料包括接管代管县由供电企业的有关情况、文件、合同、会议纪要、议案、工作方案、实施细则等方面的文件材料。各职能部门专（兼）职资料员在文件材料形成后及时移交办公室归档。

2、变更、修改、补充的文件材料。

3、内容机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料。

4、企业产权变动过程中的文件材料。

5、其他临时性活动形成的文件材料。

三．文件材料的归档要求

一）归档的文件材料必须准确地反映企业在各项活动的真实内容和历史面目。

二）生产建设活动中形成的科技文件材料（含宿微胶片、照片、录音、录像、磁盘、光盘等），由项目负责人指定有关人员负责收集、整理后交办公室归档保管。

三）各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其生产范围，指定有关人员负责收集整理后交办公室归档。

四）归档文件应为原件。因故无原件的榀为具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。

五）归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应复制。

六）办公室在接收归档材料时应全面检查归档文件的质量。交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。

四．文件资料档案的保密管理

一）对机要档案、重要档案、重要会议记录必须由局分管领导批准，只准在档案室查阅。

二）文书资料档案原则上只能在档案室阅读使用，不得外借，如确因工作需要，须经局办公室领导批准。

三）非财务部人员查阅会计档案，须经局财务部领导批准。

四）档案资料未经批准，不准擅自复印，经批准同意借出或复印的档案，不准转借他人和擅自拆卷，私自摘抄，不得带出局外，更不得划道填字、涂改、损坏文件。

第3篇：财务档案归档要求范文

关键词：行政事业单位；会计档案；问题；对策

中图分类号：F23 文献标识码：A

原标题：浅谈行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策

收录日期：2013年11月6日

会计档案是记录和反映经济业务主体经济活动的重要史料和证据，是国家档案的重要组成部分，其收纳范围包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。在实行会计电算化的情况下，除了打印输出的证、账、表以外，整个系统开发形成的全套文档资料、存储有会计数据的有关介质等都属于会计档案的范畴，也应妥善保管。

行政事业单位会计档案作为记录单位经济业务的重要史料证据，在加强财政财务管理、开展资金绩效评估、实施责任审计、提供宏观决策信息等方面具有不可替代的作用。在具体工作中，尽管《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》以及财政部《会计档案管理办法》等都对会计档案管理作了明确具体的规定，但由于客观条件的变化和主观因素的影响，各行政事业单位的会计档案管理还是存在许多问题，一定程度上成为了财务管理工作的一个薄弱环节，直接影响了财务管理的质量和水平。加强和规范行政事业单位会计档案管理，进一步提高会计档案的管理水平，充分发挥会计档案的重要作用，成为当前迫切需要解决的问题之一。本文拟从存在的主要问题、原因分析和对策建议三个方面探讨完善行政事业单位的会计档案管理制度。

一、存在的主要问题

（一）相关人员对会计档案管理的重要性认识不够。从会计档案的责任者、管理者、使用者分析，都存在对其重要性认识不足的问题。从责任者的角度看，一方面很多财会人员明知会计档案管理是财务管理的重要环节，但秉持“铁路警察，各管一段”的错误理念，认为仅是会计档案管理人员的事，却不知会计档案的管理与其形成过程是紧密相关的；另一方面，会计档案管理人员又认为每一份会计档案在其各个责任环节分别有经办人、审核人、归档人等责任主体，会计档案的管理就是保管和销毁。从管理者的角度看，单位领导甚至财务负责人对资金管理和会计核算一般都很重视，但对会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理工作往往忽视。从使用者的角度看，在需要的时候会很重视会计档案管理，但对会计档案使用的相关手续办理却不很理解，甚至觉得繁琐，对档案管理人员不尊重。

（二）会计档案管理制度不完善或执行不严格。绝大多数行政事业单位没有根据国家规定结合自身实际制定本单位会计档案管理制度，或仅作为财务会计制度的一个部分。有些单位虽然有制度，但也没有严格执行。两者共同的结果，往往是单位会计档案管理职责不清、程序不严、要求不明、手续不全，久而久之，单位会计档案管理就会错漏丛生，问题不断。

（三）会计档案管理投入不足。一是硬件投入不足，表现在档案存放场所过于简陋、防盗防潮防火防虫防光防温防尘等设施不齐全、档案陈列架、盒等存放设施不符合要求等，同时很多单位没有电子档案和图片档案管理设施；二是软件方面，没有配备必要的管理软件、也没有制定和严格执行相应的制度措施；三是部分单位没有配备专（兼）职会计档案保管人员，已配备的单位，往往也存在业务素质不高的问题。

（四）会计档案立卷、归档、保管、查阅和销毁等工作不规范。在立卷和归档上，有些单位没有建立预设案卷制度，导致分类、立卷和归档混乱。在保管上，没有建立会计档案定期归档、入库验收等制度，导致部分会计档案得不到及时归档整理，同时一些装订不规范、签章不齐全的会计档案“蒙混过关”进入了保管库房。在查阅和销毁上，主要是手续不齐全、交接不清楚、程序不规范，造成查阅困难、销毁不及时、积案过多、毁损严重等。

二、主要原因分析

（一）单位没有建立会计档案人员长效培训机制。会计档案的整理归档一般都由会计人员完成，会计档案案卷质量的高低则取决于会计人员对会计档案规范化整理的熟练程度。但是，几乎所有单位都没有组织相关人员进行会计档案管理知识培训，财政部门和档案管理机构也很少进行相关业务指导，绝大多数的会计档案归档和技术处理主要靠本单位老会计人员的言传身教。这样的后果：一是造成相关会计档案管理人员和责任对象没有规范的档案法制意识；二是没有规范的档案管理技术可供借鉴和参考，容易和档案事业发展的技术脱节；三是对会计档案管理的重要性缺乏认识，在工作中容易忽视管理细节，责任心不强。

（二）档案管理制度不完善、甚至缺失。由于行政事业单位类别较多，情况庞杂，很多行政事业单位对业务工作档案很重视，管理制度很规范、措施也得力，但对会计档案管理，往往认为仅是财务人员的事，没有必要制定单独的管理制度。特别是规模小、人员少的单位，由于财务工作业务量不大，单位会计有可能是外聘人员承担，由于外聘人员流动性大，加之单位领导不熟悉财政财务管理工作，“费力不讨好”的会计档案管理很容易成为边缘工作而无人过问，更别提制定和完善相应的会计档案管理制度了。

（三）经费不足，工作条件有限。一方面会计档案管理作为单位内部管理的一部分，档案主管部门和财政部门都没有经费投入的明确规定，其管理人员、管理场所、设施设备等经费投入，一般是由单位领导临时安排，没有例行的经费预算提供保障；另一方面很多单位领导和财会人员对会计档案管理的重要性、专业性认识不足，难以保证会计档案存放在时间、空间、设施、环境等方面得到足够的重视，认为会计档案只要不丢失就可以了，舍不得投入。

（四）会计档案管理监管力度不够。在单位接受的各项会计业务检查和审计工作中，很少有将会计档案规范化管理作为检要事项的情况。在单位内部，也很少有单位将会计档案管理真正融入到财政财务管理工作的全过程，作为单位财政财务管理的固有环节来对待，很少建立各环节相互制约、相互促进的会计档案监管机制，影响了会计档案的质量和管理的成效，最终影响会计档案的有效利用。

三、对策建议

（一）加强会计人员档案知识培训，提高会计档案管理意识和水平。首先，财政部门和各行政事业单位应高度重视会计档案管理业务培训，将会计档案管理及操作技能培训纳入会计人员岗前培训和继续教育培训的重要内容，努力使会计人员熟练掌握会计档案整理的基本知识、基础业务与操作技能，从源头上做好会计档案管理的基础工作；其次，档案主管机关要从规范管理的角度，对行政事业单位开展会计档案管理的业务指导，进一步提高会计档案管理的水平；最后，单位财务机构内部财务人员之间要做好“传、帮、带”工作，将好的意识、好的技术、好的经验认真传承。

（二）全面梳理档案管理流程，完善档案管理制度。要根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《会计基础工作规范》以及财政部《会计档案管理办法》等法规的规定，认真全面地梳理本单位会计档案管理流程，结合自身实际，从“定岗位、定职责、定目标、定措施”等方面着手，制定契合本单位要求的档案管理制度，落实档案管理人员的岗位责任制。

（三）加大经费投入，理顺会计档案管理体制。一方面要在硬件上加大投入，确保会计档案管理场所和相关设施符合要求；另一方面要理顺会计档案管理体制，严格按照有关规定，明确会计档案保管的责任机构，由财务部门将相关经费列入本单位年度预算，保障档案管理经费有稳定可靠的来源。此外，规模再小的单位，也要高度重视会计档案管理问题，配备必要的场所，在人员更替时注重会计档案的完整交接和保管，配备必要的保管设施并严格执行相关制度。

（四）规范会计档案立卷、归档、保管、查阅和销毁等工作

1、规范会计档案立卷、归档。要结合本单位会计业务的内容、会计档案的数量等实际，制定科学合理的立卷、归档方案，准备好预设案卷；二是及时规范整理会计档案。日常产生的会计凭证要及时整理装订，规范封粘、签章。在检查确认凭证封面所列事项记载完整后进行装订，凭证厚薄要适中。装订完毕确保没有散页后按月份先后顺序放入档案盒中，并逐项填写档案盒上的内容；三是年度终了，若在手工记账环境下，必须将活页账簿中的空白页取出，并按账页编号顺序填写目录，认真填写账簿启用表，活页账簿、目录及账簿启用表一并装订完成后封粘，装订人员在封粘处签章；若在电算化会计情况下，年终要将打印输出的各类会计账页分类整理，按科目及时间顺序用号码机打印序号后编制目录，按科目填写账簿启用表，分类分科目装订后封粘，装订人员在封粘处签章。将会计报表分月逐页编制序号，并按序号编制目录，最后按时间先后顺序装订，装订人员在封粘处签章。其他会计资料的装订同会计报表的装订。

2、规范会计档案的保管。已建立综合档案室的单位，会计档案可由财会部门暂管一年后（便于财会部门查阅近期资料）按照相关规定交由综合档案室保管。没有建立综合档案室的单位，财会部门要明确专（兼）职人员负责妥善保管会计档案，会计人员交接时，要认真办理交接手续。

3、建立严格执行会计档案的查阅、销毁制度。一要严格会计档案查阅利用手续，做到借出、送还、移交、销毁各个环节都有规范的记录，做到责任明确、内容完整、时间清楚；二要严格执行会计档案查阅审批制度，未经有权限人员批准，任何人不得查阅会计档案；三要严格执行会计档案销毁规定。要特别突出档案销毁的法律意识，依法依规进行档案销毁。要严格按照会计档案管理相关法规，对已到保管期限需要销毁的会计档案编制销毁清册，列明名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并由单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，按规定不得销毁，应当单独抽出立卷并在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明，保管到未了事项完结时为止。销毁会计档案时，应严格执行由相关部门监销制度。

（五）加大会计档案管理的监管力度。财政、审计、税务等部门在进行各项业务检查时，应将会计档案的规范化管理作为检查的重要内容，促使单位规范会计档案管理，进一步提高会计档案管理水平，充分发挥会计档案的重要利用价值。单位内部应将会计档案监管作为内部控制的重要内容，融入单位财政财务管理的相关制度之中，在日常管理中严格遵循，形成长效机制。

以上是笔者对会计档案管理的一些粗浅认识，若有不当之处，敬请大家提出宝贵意见，共同探索，使会计档案管理走上规范化的轨道。

主要参考文献：

第4篇：财务档案归档要求范文

一、归档范围：凡是本单位在工作中直接形成的具有查考利用价值的各种文字材料、图表、帐簿、声像等均属归档范围，并严格按照“三合一”制度规定的归档范围执行。

二、归档时间：管理文件在第二年五月以前立卷归档，本单位专业文书在办理完毕后立卷归档。基建工种全套材料在完工后及时归档，会计核算材料由财务人员按要求装订成册，保管一年后交档案室归档，形成的声像材料、实物随时归档。

三、归档要求：归档的文件材料必须齐全完整，档案类别层次分明，保管期限划分准确，卷内文件排列有序；案卷题名简明确切。封面填写工整；装订案卷牢固，档案入库案卷规范统一。

第5篇：财务档案归档要求范文

一、加强医院会计档案管理的重要性

会计档案作为医院经济活动的信息载体，最重要的功能就是反映和监督。这里的反映和监督功能一方面是按照国家财经制度及相关法律法规要求，对财务管理、会计核算活动中形成的资料进行归类整理保管，使得会计档案具有法律依据功能，另一方面是医院加强自身内部管理的需要，积累发展历程中的重要数据，为当前和未来管理决策提供参考和支持。真实、完整的会计档案对医院的经营管理具有重要的支持、保证和促进作用，加强会计档案管理对提高医院管理水平有重要意义。

二、医院会计档案管理的现状问题

《新办法》对会计档案定义别指出各种形式的会计资料，包括电子会计档案。显然会计凭证类、会计账簿类、财务报告类及其他类都属于其范畴，其涵盖收集、整理、保管和销毁过程。其中行政事业会计档案定期保管年限分为10年和30年，较之前有很大区别。

近年来医院随着业务工作量的增长和经济活动的增加，以及新的结算形式给会计档案带来的冲击，使得会计档案的数量增长过快。例：某大型三级甲等综合医院，单月全部原始记账凭证为194册，组成结构为：门诊收入原始凭证101册，占全月总量的52.06%；住院收入原始凭证43册，占全月总量的22.16%；全院报销支出原始凭证50册，占全月总量的25.78%，其中：总务、科研、教学等支出原始凭证44册，占全月总量的22.68%；药品报销支出原始凭证6册，占全月总量的3.1%，以上原始凭证中未含原始POS机小票约1.26万张，此部分档案单独存档。通过对上述档案连续三年数据的测算，每年均以10%的速度进行增长。会计档案涵盖了所有与财务相关的信息，收集、整理、归档、储存、查阅工作都比较繁杂，往往是周期长、流程多、专业性强，有的资料还涉及核心敏感信息，其管理工作需要专业的知识、规范的制度和敬业的精神。笔者工作实践中觉得目前档案管理还存在以下几方面的问题。

1.未设置独立的档案部门及未对档案进行分类管理

《新办法》规定会计档案在会计年度结束后可暂由会计机构保管一年，最长不超过三年，期满之后原则上移交本单位档案部门统一保管。实际工作中大多数医院均未设置专门档案机构，使得会计档案的保管和销毁工作缺乏统一指导、监督[2]。财务部门不仅要为日益增加的会计档案寻求保存空间并负责妥善保管，还要承担接待各部门甚至外界查阅会计档案的服务工作。由于未对会计档案进行科学合理的分类管理，导致查询效率低，工作量大等问题的产生。

2.未将电子财务档案完全纳入管理范围

《新办法》规定内部形成和外部接受且符合相关要求的会计资料可作为电子会计档案保存。这是从制度上弥补了电子档案归档、保存的空白，可以说是档案管理里程碑式的进步。很长时间来财务活动中形成的电子资料打印成纸质存档，不仅耗用了审核岗位大量时间精力和实物资源（纸张和墨粉），同时也占用了大量档案空间；同时会计专业软件系统的安装光盘、磁盘、用户名称密码、用户服务卡及使用手册等资料也散落在各岗位手中，没有做到统一归档入库，不利于维护和查询工作[3]。

3.未充分利用开发档案的内涵价值

会计档案涵盖医院各项经济业务活动的财务信息，专业性很强，这就要求会计档案的管理者要具备会计、档案、医学、信息等知识背景，才能更好地管理、利用会计档案资源，发挥其应有的价值。目前会计管理机构和档案部门没有专门的管理会计档案的人才，没有充分开发利用档案资料的信息资源。基于会计档案资料的丰富内涵，如果不能对其充分开发利用，不仅无法有效体现档案的价值，也直接影响管理者和使用者对会计档案管理工作重要性的认识。

4.未按规定及时销毁

《新办法》对会计档案的销毁流程做出明确规定。而一直以来，作为会计档案管理重要环节的销毁工作在实际工作中却并不重要，呈现无人来销、无人敢毁的局面。这里面原因很复杂，既有主观上耗时耗力、怕有疏忽承担责任的顾虑，也有客观上缺乏专门管理机构、明确操作制度和可行操作流程，使得会计档案越积越多，占用大量库房空间，一旦需要转移就是浩大的搬迁工程，耗费人力、物力和财力。

三、新形势下加强医院会计档案管理的思考和建议

1.设置独立的档案部门并对档案进行分类管理

设置独立档案部门既是贯彻相关法律法规要求，也是加强和规范档案管理工作的组织保。这样可以一方面逐步实现档案的归口管理，提升会计档案的服务功能，另一方面也可以对档案的收集、归档进行指导和监督，在不违反国家有关规定的前提下对会计档案进行瘦身。会计档案分类整理是档案管理的重要组成部分，如：对合同、POS机刷卡凭证等原始资料进行分类整理保管后，可随时根据国家有关规定进行定期销毁，这样可以达到提高档案的查询效率及工作质量，节约有效的空间，提升服务品质的目的。

2.加快会计电子档案管理，通过信息化手段全方位提升档案管理的水平

根据《新办法》要求加快电子档案的归档、保存，一方面对于电子数据易被修改的特点，采取严格授权审批、权限管理、电子签名和及时备份等方式加强相关数据的安全保密措施；另一方面电子档案也要分类归档、安全存储，从而方便整理和查阅，提升会计档案的利用效率及价值。

3.切实转变观念提升档案的利用功能

会计档案管理不仅仅是对资料的整理保管以备查阅，还有对资料的开发、利用，从而最大程度实现档案的作用和价值。因此，在对会计档案的整理、归档和保管中要做到合理规范，建立严格的查阅制度，保护档案完整、安全的前提下，为相关部门和个人提供查阅服务，同时档案管理部门也应该根据实践经验和反馈信息做好效果分析，积极主动采取措施，借助各种信息化手段，方便管理者和研究者使用档案资料，在加强档案管理的同时提升人们对档案管理认识。

4.做好保管期限届满会计档案的鉴定销毁工作

第6篇：财务档案归档要求范文

关键词： 会计；档案；管理

卫生监督机构的会计工作，随着当前卫生监督机构的改革任务的深入进行，它的财务管理任务越来越繁重，财务管理在卫生监督和管理工作中的地位和作用越来越重要。卫生监督机构的会计档案（会计凭证、会计账簿和会计报表及其他会计核算专业材料等），它记录着卫生监督资金运动的重要史料的证据。因此全面加强卫生监督机构的会计档案管理，切实提高卫生监督财务管理水平，为促进和保障卫生监督事业的健康发展做出了积极的贡献。

1 卫生监督机构的会计资料的归档

1.1 卫生监督机构会计凭证的归档 卫生监督机构的会计凭证是记录卫生监督资金运动、明确经济责任的书面证明，是办理卫生监督各项费用的征收和登记的依据。它是卫生监督机构会计核算的基础、是处理账务的依据、是事后查考的依据。它的记账凭证根据卫生监督机构的资金运动及卫生监督各项收费原始凭证编制而成，会计凭证的归档应按日期顺序、会计记账凭证及时装订，装订的顺序以凭证排列先后次序为准进行归档。

1.2 卫生监督机构的会计账簿的归档 账簿是由账页组成的簿籍。它全面、理想、系统、综合记录着卫生监督机构的资金运动的发生。它是将卫生监督机构的会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。各会计事项一方面要记入有关的总账，另一方面要记入该总账所属的明细账。账簿记录中的日期，应该填写记账凭证上的日期。卫生监督机构的会计账簿与会计记账凭证应同时归档。

1.3 卫生监督机构的会计报表的归档 会计人员都必须全面熟练地操作卫生监督机构的会计报表处理方法。卫生监督机构的会计报表应按月、季、年上报及时归档。

1.4 其他相关会计资料的归档 卫生监督机构会计人员调动的交接手续、会计档案向本单位或上级部门的档案室移交归档的会计档案的移交手续等，这都是卫生监督机构会计资料归档中不可缺少的。

2 卫生监督机构的会计档案的业务安全性

2.1 卫生监督资金运动资料数据的收集和录入数据的安全性 卫生监督资金运动资料数据的正确收集与数据的正确录入是卫生监督机构会计资料归档安全性的依据，它体现了卫生监督资金运动的真实性和可靠性。也是司法诉讼取证的重要依据。

2.2 卫生监督机构的会计档案的安全存储与备份 卫生监督机构的会计档案可按档案划分的种类、保管的期限、保管的要求，对会计档案用科学的原则和方法进行纸类档案存储管理。还要把纸类档案的内容用计算机进行安全备份管理，便于档案保存和查找。双重的存储与备份的安全性可使会计档案不能损坏或丢失。

2.3 会计的电算化运用到卫生监督机构的会计核算中，必须考虑其系统的安全性 为了确保系统安全、可靠地运行，应防止对卫生监督机构的会计档案数据库的各种破坏，因此必须重视系统安全性设计。系统是由相应的管理人员来实施和维护的，无关人员无权进入系统，同样没有数据修改权限的财务人员只能浏览卫生监督机构会计档案，不能修改会计档案数据。会计电算化应当保存打印出的纸质会计档案进行安全备份管理。

2.4 会计档案期满销毁的安全性 本单位档案部门提出销毁意见，必须同会计部门共同鉴定；严格审查，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。单位负责人在会计销毁清册上签署意见。销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。监销人员在销毁会计档案时，应当按照会计档案销毁清册所列内容，清点所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况书面报告本单位负责人，另一份归档备查。保管期满的会计档案但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证会计档案销毁清册，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止［1］。

3 卫生监督机构的会计档案的管理安全性

3.1 对一些记录着有关缴费个人及单位的含保密信息的资料要进行特别管理 对有特殊缴费的个人及单位的资料要绝对保密，有特殊原因的也不能透露。

3.2 档案书写 卫生监督机构的会计纸类档案的书写必须字迹工整、清楚，不得有笔误（如有必须按财务有关规定办理），不得涂改，必须减少安全隐患的存在。

3.3 加强档案管理工作人员的安全意识和保密意识 确保档案的完整与安全是档案工作的重要方面，档案管理工作人员要始终牢记使命，把安全和保密工作放在首位，要做到警钟长鸣。加强档案工作人员的安全教育与培训，使安全意识深入人心，要制定档案安全管理工作预案。同时加大档案保管力度，在内部明确库管责任，理顺管理关系，切实做好档案的防火、防盗、防虫、防尘、防霉、防光、防潮、防有害气体的“八防”工作，必要时对档案库房的防火、防盗改造，提高安全防范能力［2］。

3.4 卫生监督机构的会计档案的利用能为最高领导者的决策提供准确的资金运动数据 把好卫生监督机构的会计档案在工作中利用的安全关，增强安全利用意识，完善档案利用手续，制定会计档案的借阅制度，建立档案利用安全责任制，确保会计档案不丢失、不泄密。综上所述，卫生监督机构的会计档案是卫生监督部门依法开展业务的凭证，是卫生监督机构执法过程的质量记录，同时也是体现卫生监督机构的管理水平的一个重要方面。卫生监督机构的会计档案是卫生监督机构的档案管理中最重要的组成部分，它的安全性可以保证卫生监督工作的顺利进行，它的安全性可以避免司法诉讼，它的安全性关系到卫生监督工作的开展。加强卫生监督机构会计档案管理工作人员的安全意识也是保证卫生监督工作正常开展的重要因素。

参考文献

1 汪翠萍.如何近一步规范事业单位会计档案管理.湖北档案，2006；增刊：113.

第7篇：财务档案归档要求范文

办公室

办公室是宿管会中组织协调其他各部的关键部门，以配合主席团、协调各部门工作为主要职责。其职能可分为日常工作、财务管理、档案管理三大块。为将办公室建设成为一个有特色﹑高效率的部门，更好地修订与落实各项规定，抓紧、抓实地开展各项工作。现将各块工作安排如下：

一、日常工作版块

保证日常工作的有序开展和各项职能的扎实落实，是办公室工作的基点，也是办公室工作的主要责任。

1、起草下学期即将成立的宿管会的计划、总结和各项规范。

2、负责主席团例会和全体会议例会的点到及会议进程记录工作；作好各种会议的通知工作。

3、负责学工办二报刊的收发及增订工作；整理布置学办，购置办公用品，发送比赛请柬，制作席签等日常事务。

4、负责学工办二的值班安排以及抽查工作，并监督各部做好学工办二的财物保管及保洁工作，为大家营造一个良好的工作环境。

二、档案管理版块

由于档案管理具有长期性，且各部活动较多较杂，有些活动档案往往很难收齐。因此，办公室将及时明确各部门专门负责档案管理的人员，每次活动后，及时联系相关人员，收齐相关档案，做到一个活动有一个档案，并及时进行归档、存档。对各类档案的管理，实行具体问题具体分析，对特殊档案实行特殊归档法。

1、保留三年内具有使用价值的旧档案，其余作废。

2、将当前各部所有活动的方案、总结自成一档，档案统一用a4纸打印，一式四份，分别由学工办﹑主席团﹑办公室﹑本部各保留一份。

3、为了使各部的各项活动及各种评比结果能够有档可查，确保档案管理不流于形式。办公室将及时做好对各部的学期工作计划、工作总结以及学期末干事考核结果的归档工作。

4、特殊档案管理，在继续沿用原档案管理细则的基础上作了适当调整，尤其是对基础部各项检查评比结果的归档上作了如下规定，以确保档案管理的严肃性：

①各项检查评比结果在下月初10号前汇总后交办公室归档。

②归档前如发现检查结果有误，基础部可自行更正，并注明理由及负责人签名，归档后原则上一律不得修改。

③归档后如确需修改，到学工办办理申请手续后方可改动。

三、财务管理版块

为了规范即将成立的宿管会的财务收支状况，使各部在经费使用上拥有自和支配权，同时使财务管理更具规范性，将制定新的《人文学院宿管会财务细则》和《人文学院学生活动经费报销手续》。此措施的出台将使各部经费的使用更具目的性和规范性。根据各部的工作计划，做好财务预算工作。平时，对宿管会财务进行宏观调控，统一管理，由专人负责，规范活动经费的申请手续及经费的报销手续，对拉赞助所得收入也及时进行保管和记录工作，既保证各部使用经费的自主性，又确保经费使用有的放矢，避免浪费。在学期末，及时清算帐目，做好财务总结工作。具体程序如下：

1、 活动经费申请：

①申请部门领取活动经费申请表，并按要求填写。

②院领导﹑主席团﹑办公室财务负责人签字后领取资金。

③活动结束后上交活动清单和发票，由办公室记录，申请报销。

④每月30日归还所申请的经费。

2、 赞助收入：

宿管会由外宣部负责拉赞助，各部也可自行去拉，赞助收入交办公室保管并记录，各部需活动经费则向办公室申请，发挥办公室“财务管理中枢”的作用。

3、经费报销：

申请者备好收据﹑财务章﹑必备签字，统一转帐。（详见《人文学院学生活动经费报销手续》）

总之，办公室的工作是琐碎的繁杂的，但却是不可或缺的。在今后的工作中，我们将强化办公室的职能，有序开展各项工作，不断完善自身建设，积极开拓创新，努力协助宿管会做好各项工作。

基础组

基础组是为同学们服务的部门,工作都属常规工作，既琐碎又繁杂。大致分为三个方面：即寝室内务、查夜以及小家电维修。上学期，我们迎来了基础组有史以来的最大的改组和职能转换扩充，我们已成立“学生宿舍管理委员会”。管理寝室方面的各项事务。

第8篇：财务档案归档要求范文

摘 要 目前我国煤炭企业正步入转型发展、资源整合的重大时期，加强会计档案管理工作对于煤炭企业财务管理信息化建设来讲具有十分重要的意义。本文结合信息化时代背景，对煤炭企业的会计档案管理工作做了一些有利的探讨，指出了目前煤炭企业会计档案管理工作存在的不足，提出了会计档案管理的思路和对策，以期推动煤炭企业会计档案管理水平进一步提高。

关键词 煤炭企业 会计档案 管理

随着我国煤炭企业步入转型发展和资源整合的重大时期，煤炭企业会计档案管理迫切需要跟上企业发展的步伐。在过去矿务局的基础上改制后组建的国有企业通过近几年的跨越式大发展，走多元化一体化道路逐步形成了具有煤炭开采、煤化工、火力发电、房地产等多个产业的大型煤炭企业集团。由于受传统计划经济体制和旧的手工账下的会计档案管理办法的双重影响，煤炭企业会计档案管理逐步地与财务管理信息化的要求不相适应。会计信息化发展提高了会计核算、资产资金管理的准确性，进一步规范了操作流程，提升了财务人员的工作效率，降低了他们的劳动强度，使他们从繁重而繁琐的核算工作中解脱出来，更好地参与到企业的经营管理决策中来。加强会计档案管理工作既是当前企业财务管理信息化发展的客观需要，也是时展的必然诉求。管好用好会计档案是企业每一个财务工作者的重要责任，也是会计工作向高水平方向发展的重要前提。

一、会计档案管理工作中存在的问题

1.对会计档案管理工作的重视度不够。不少企业重会计业务工作，忽视会计档案管理工作，未设置专职的会计档案管理员，在制度设计上缺少档案保管项目，监督管理缺乏。这种作法导致会计业务工作于档案保管工作差距日益拉大，不利于企业的管理水平的提升。会计档案的鉴定、销毁工作迟延拖沓，不少单位的会计凭证、会计账簿多年来只归档不鉴定，更不销毁，认为地将会计档案的鉴定销毁工作一拖再拖，导致新的凭证档案不能顺利归档，会计部门暂行保管的凭证超出一年的情况甚至成为普遍现象，这甚至影响到后续会计业务的开展，从而影响了财务管理工作的质量和效果。

2.会计档案制度缺乏具体操作规程，责任不明确。目前国家会计培训教材往往偏重于规范会计业务操作，属于会计档案管理内容，主要是规范了保存年限等内容，对于具体的装订等方面没有做具体要求。具体档案保管操作规范需要企业在本企业会计制度中自行规范。会计档案是会计信息的载体，对于档案要求不明确，会计人员执行主观性偏大造成会计档案达不到管理要求。对于合同类会计档案，财务部门往往错误认为合同属于煤矿企业管理科管理，自己就无须整理了，这样不仅导致了会计档案不全，还造成了财务付款缺乏依据，不能按照合同进度进行付款，甚至出现超付，给企业带来了一定的财务风险。

3.会计档案整理工作不够规范，未能实行分类别管理。往往在整理归档时侧重于会计凭证、会计账簿、会计报表资料的打印、装订归档，但是与会计业务相关的文件资料并没有进行整理，如财务决算批复、审计意见等资料未能及时附到凭证后面。部分煤矿财务由于出料单多装订到凭证后面较厚，出于省事而未作为凭证附件单独装订。对于资料的轻重缓急区分不够，遗漏重要会计文件的存档工作，给未来查阅带来了不必要的麻烦。会计档案在销毁时未能及时将土地使用权等涉及资产购置的凭证、未了结的债权债务的原始凭证及时抽出，导致对未来会计期间会计工作产生重大影响。

4.会计档案管理人员职业道德素质不高，责任心不强。从业人员由于缺乏档案管理经验，对档案的基本操作规程、财务档案的归档范围等标准不清楚。有的单位甚至存在财务人员利用会计档案管理的职权违反会计法规，私自伪造、篡改、变换原始凭证、记账凭证，为个人谋取私利。有的单位为完成虚假收入指标，在没有实际经营业务的情况下违反国家税收征管和发票管理规定，为他人虚开、为自己虚开、让他人为自己虚开、介绍他人虚开增值税专用发票，玩企业的考核办法于股掌之间，欺骗上级监管部门。有的则为了完成项目部经营指标而人为调剂原煤与项目部利润。建假账、建账外账、虚列成本设置“小金库”行为造成会计核算工作的很不规范，会计信息失真，进而影响了企业集团的战略决策。

5.财务档案管理重书面资料，轻视电子档案的保管。随着计算机普及和网络信息化的迅猛发展，企业逐步地考虑到将纸质文档以电子文本的形式保存下来，但是由于保存措施不当，未能进行防火、防水、防潮、防盗等工作导致数据丢失。由于没有及时办理借阅手续，导致不知所踪难以找回。由于网络传播的普遍性和及时性，不经意间透露的企业的某些会计档案信息有可能会被人利用，泄露企业的商业机密，给企业造成不必要的损失，加强电子数据安全性成为当务之急。

二、完善会计档案管理工作的对策

1.提高认识，切实加强对会计档案工作的领导。我国会计法律体系的基本法《会计法》第二十三条规定：“各单位对会计凭证、会计帐簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。”单位负责人负有依法办理本单位会计工作移交和保管会计档案资料的责任。单位负责人作为会计工作的主要责任人，要进一步提高对档案工作的认识，树立“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的理念，从维护企业真实面貌的高度，切实加强对本单位档案工作的组织领导，把档案工作列入议事日程，纳入本单位发展规划，及时解决会计档案管理工作中的实际困难和问题。本单位的财务机构负责人要把会计档案工作列入本部门年度岗位目标责任制考核，落实会计档案工作人员职责，有效地开展工作，为会计档案工作创造有利条件，确保会计档案完整有效。

2.加强会计从业人员的档案管理知识的考核培训，提高管理人员的知识技能和职业道德素养。作为会计档案整理的直接责任人，专职（或兼管）会计档案管理人员对会计档案规范化整理的认知和熟练度，直接决定了会计档案工作质量。会计档案工作是一项政策性、专业性很强的工作，会计档案管理人员除了具有较强的专业技能以外还要求具有一定的档案管理能力，培养知识技能全面的会计档案管理人员是做好新形势下财务管理工作的保证。要从政治上、工作上和生活上关心爱护会计档案工作人员，为他们排忧解难，选派会计人员参加档案部门举办的岗位培训和继续教育，充分调动和发挥好会计档案工作人员的积极性、主动性和创造性，不断提高企业财务部门会计档案管理水平。

3.建立健全本单位会计档案工作机构，明确工作职责。为落实会计档案管理责任制，加强会计档案工作，做到管理到位、责任到人，各单位要建立健全会计档案室，明确财务机构负责人和专（兼）职会计档案员，会计档案管理员要保持相对稳定，若要更换则要做好交接手续。会计档案室主要履行以下职责：贯彻执行会计档案法律法规，建立健全会计档案工作规章制度；对本部门和相关业务部门会计文件材料的归档工作进行指导和监督；统一保管财务部门的各种会计档案，并按规定向本单位档案室移交；负责所保管会计档案的提供和利用；协助税务、财政机关查阅会计档案；完成领导安排的工作任务。建立健全会计档案收集整理、立卷归档、安全保密、开发利用、鉴定销毁、档案人员岗位责任制等制度，并严格执行。因管理不善或给档案造成严重损失的，依法追究有关负责人及直接责任人的责任。财务工作实行定期轮岗制度，会计档案管理人员也不例外，通过档案管理工作定期轮岗有利于提高财务档案管理工作水平。

4.会计档案管理内容按照会计档案管理办法，根据企业经营管理的实际情况以及事务特点，将会计档案分类进行管理以提高会计档案利用率。会计档案可以按照来源不同分为内部会计档案和外部会计档案。外部会计档案是按照会计档案管理规定要定期移送到档案管理部门的资料，如年度财务报告、会计凭证、会计账簿等，而内部会计档案是财务部门自行保存的会计档案，如预算管理类报告、工程管理类、税政管理类、资产资金管理类、合同管理类等等。在整理档案时要根据档案的连续性、系统性加以筛选保存，制定统一格式，实行标准化管理，便于查询利用。

5.建立健全会计档案安全机制，维护企业商业机密。安全是会计档案工作的头等大事，必须高度重视，警钟长鸣。信息技术的发展给我们的工作带来巨大的变化，电子文档在信息存储上相对于传统的纸质文档具有空间小而容量大的特点。这给传统的档案管理工作带来严峻的挑战，但并不意味着纸质档案不重要。我们要在保留一份纸质会计档案的同时，保留一份电子档案，实现双备份，双保险。在保存上对电子信息要定期刻制光盘加以保存。要定期检查档案保管情况，制定档案安全应急方案，确保档案绝对安全。在信息化时代，会计信息作为一种资源在企业经营管理工作中的地位越来越显得重要，企业应当加强信息资源的安全保障，避免被不法分子所利用。目前有的企业设置了财务信息专网，要设置权限限制非本企业财务人员登录访问，及时修改登录密码，防止财务信息泄露。对于财务部门以外人员要求提供财务报告、审计报告等会计信息要建立健全责任追究制度，未经财务部门负责人的批准不得对外提供企业的财务信息，否则要承担相应的经济法律责任，情节严重的还要加以辞退。

6.深化ERP系统应用，实现记账凭证与原始凭证电子档案联查功能。会计核算软件中不能仅仅是账务处理系统，应当深化会计档案功能的应用，实现记账凭证与相关原始凭证和支持文件的联查功能。目前个别国产软件如用友的NC系统实现了该功能，即在编制凭证分录的同时，能够在对应的凭证分录上实现相关文件资料的上传和查阅功能，但不足的是对于上传附件的大小不能限定，造成了资源的极大浪费。因此应当在满足电子查阅功能的同时，最大限度提升系统空间的使用效率，加强凭证附件上传的监督管理工作，防止无效文件上传，并定期做好数据备份工作。

总之，会计档案工作应当要紧密联系会计信息化发展的时代要求，在遵守现有的档案管理法律法规的基础上积极采取有效措施，探索创新会计档案管理模式，促进煤炭企业财务管理工作更上一个新台阶。

参考文献：

[1]赵清和.谈财务部门会计档案的管理.沈阳建筑大学学报：社会科学版.2005（4）.

[2]张雪珍.会计管理体制改革中的会计档案管理.财会通讯.2007（7）.

[3]苗巍.如何做好电算化会计档案管理工作.现代商业.2008（14）.

第9篇：财务档案归档要求范文

关键词：电子文件；档案；学校

随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及学校运用计算机技术解决管理问题的迫切需要，将使得学校利用计算机技术辅助各类工作过程成为必然与可能。如今，绝大多数学校都是采用网络系统来管理本校的各类信息资源，因此产生的大量的电子文件。在对待电子档案的管理上我们还需要进一步加强学习和探讨，如何对这些电子文件进行整理、归档和保护？我将在本文中谈谈自己的一些经验和看法。

一、电子文件的整理

1、基建、设备等电子文件的事理。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。而对于设备档案的管理，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

2、财务电子文件的整理

（1）工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接的凭证。

（2）账簿。学校会计账簿内容一般已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统一，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

3、学校其它电子文件的整理。现在的学校一般都建有计算机信息管理系统，如行政信息管理系统，包括教学、科研、人事管理等内容；教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、课表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。对这些电子文件该如何进行整理呢？计算机与信息中心接收这些数据后，应进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

二、电子文件归档方式和途径的选择

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：

（一）借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：DBF、DOC、TXT、EXE等文件，然后档案人员根据档案的密级和保管期限，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，录入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

（二）选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，各院校都设立了计算机与信息管理中心，由他们利用网络技术建立校信息管理系统。计算机与信息管理中心成为了电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件，由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无疑是最佳归档途径之一。

无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘。

三、完善电子文件归档制度

1、电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。

2、“两套制”归档的必要性。由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质 与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。

四、电子档案的保护。由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件是用光盘保存，因此，对当前归档电子文件载体要制定保护措施。 1、规范排放和使用。 2、保持良好的温度、湿度环境。 3、注意避光。

总之，在规划电子文件归档工作时，我们的着眼点要高，立足点要实，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度，这样才能顺应时代的发展，既节约了资源，也提升我们的档案管理层次和效率。

参考文献：