档案与档案管理精选(九篇)

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第1篇：档案与档案管理范文

一、电子档案的优点和缺点

（一）电子档案优点

1、效率高

电子档案管理的中心工作是通过无纸化办公，将工作中的文件、会议纪要、工作总结、报告、通知通告等，都通过办公软件系统向特定对象予以，节省了大量文件印发、转送、通知等，节省了时间、人力和物力。此外，经过计算机系统整理后，便于文件档案的归档、查找，由此大大地提高了工作效率。

2、绿色环保

利用互联网络进行无纸化办公，大大降低了文件纸质的使用，节约了纸张不但能够节省办公开支，而且有能够减少木材的使用，降低来人类对森林资源的破坏。

3、空间占用少

电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段，其特点是占用空间少，不需要占用大的空间存储，此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能，这些电子档案特有的功能，为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。

（二）电子档案缺点

电子档案信息与载体相分离的特性，使得信息不在固定的载体上附着，在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后，原始文件易变得面目全非，使得其真实性和可靠性大打折扣。此外，由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此，在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。

二、纸式档案的优点和缺点

（一）纸式档案的优点

纸式档案的特点是确保原始性和真实性，纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上，能够可见的原始资料，不宜被经篡改，如果篡改也容易发现，便于确保档案的原始性和真实性。

（二）纸式档案的缺点

随着纸式档案保存时间的长久，就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下，容易对纸质档案产生破坏，再被化学分解后形成“档案砖”。

三、纸式档案与电子档案的互补性

无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体，电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势，同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢？要从以下几点着手：

（一）重视纸式档案向电子当转转化的质量

纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作，所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此，在对纸质档案进行入库和存档时，要加强对纸质档案的质量管理。

（二）建立电子档案归档的工作制度

电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施，只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性，才能充分发挥优势互补纸式档案的不足，在工作中应当避免机械相加等现象，制定科学合理的双轨制管理制度势在必行，只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。

（三）加强档案管理人员的档案管理工作水平

目前办公档案管理人员很多都是非专业出身，对档案的管理只停留在基础的归档和保管，没有摸索出一套科学的管理方法，使得档案管理在发生重大变革上没有应对能力，容易出现档案保存管理中的遗漏、删除、重复归档等重大问题，并且一些单位并没有建立电子文件管理系统，缺乏软件硬件的维修维护人员，使得电子档案在形成和保管中存在重大隐患，所以建立一支高素质并具有各方面专业技能的档案管理团队是提高档案管理水平的有效途径。

第2篇：档案与档案管理范文

关键词：档案信息化；建设；档案管理

档案信息化的核心是转变保存方式，将以实体保存的档案管理模式转化为以数字化信息保存的档案管理模式，从而达到长期保存档案信息，实现档案资源共享，方便档案寻找查阅的目的，提高档案的管理能力。当前，大多数档案管理部门已经实施档案信息化管理，但由于档案信息化建设还处于发展探索阶段，在实施过程中易受到其他因素的影响，降低档案管理能力。因此，本文研究的目的就是通过对档案信息化建设与档案管理的思考，提高档案管理质量，实现档案资源的合理利用。

一、影响档案信息化建设与档案管理效率的因素分析

（一）对档案信息化建设缺乏正确认识

档案信息化建设改变了传统档案管理方式，是对档案管理服务理念的变革，但部分管理人员对此缺乏正确的认识，未认识到信息技术对档案管理的影响，信息技术对档案管理的影响主要体现在三方面：一是利用信息技术实现档案管理的信息化能够提高单个部门的职能效率；二是实现档案信息化的建设能够方便档案的管理与查阅，有效提高个人的工作效率，并为民众提供方便；三是有利于实现档案资源的共享，提升组织效率。但部分人员由于未认识到档案信息化建设的优势，阻碍了档案管理的变革，降低了档案管理能力，影响了档案管理的效率。因此，对档案信息化建设缺乏正确认识是影响档案管理效率的因素之一。

（二）对运用信息资源存在错误观念

对运用信息资源存在错误观念是影响档案信息化建设与档案管理效率的因素之一，阻碍了档案管理水平的提高。传统档案管理理念认为，档案管理的目的就是将档案入馆，较好的长期的保存下来，以便以后的查阅。而现代信息化档案管理的核心是实现资源的共享，将注意力由如何存放档案转移到如何充分利用档案资源上面，以更好地利用档案资源、服务大众为主要目的，以提高档案资源的利用率，发挥档案资源更大的作用与价值。但部分管理人员的观念还是较为传统，只注重档案资料的管理保存，不注重档案资源的合理利用，致使档案管理的效率低下，档案管理水平较低。

（三）档案部门信息化水平存在差异

由于各地的经济水平不同，档案部门的信息化施设以及管理人员的专业能力都会存在一定的差距，导致了档案部门信息化水平也存在较大的差距，这已经严重影响了档案管理的效率。有些部门较早使用计算机辅助管理档案，档案管理的信息化水平较高，但有些部门却仍旧使用单机操作，无法实现资源共享，档案管理的信息化水平较低，由此导致网络技术的优势未被发挥，档案信息化管理水平参差不齐等问题，从而影响了档案信息化建设与档案管理效率，致使档案管理能力较低，无法合理利用档案资源。

二、加强档案信息化建设与档案管理的几点思考

（一）加强电子文件的管理

随着计算机档案网络的建立，越来越多的重要文件被传输到网络上，致使电子文件的档案管理至关重要。实践表明，通过电子文件的管理能够保存重要信息，使档案信息的价值最大化，具有重要意义。因此，加强电子文件的管理十分重要，需要做到以下几点：一是建立管理电子信息与维护档案资源网络的技术部门，保证电子文件归档制度化、专业化，从而增强电子文件的管理能力；二是做好电子文件的相关处理工作，在电子文件管理过程中，管理人员需要及时进行电子档案的接收、处理、保存以及文件格式的更改等工作，保证电子文件管理的有效性；三是解决好电子文件的保存问题，电子文件的形成时间短，能否长期储存缺乏验证，因此在电子文件管理过程中需要解决好电子文件的保存问题，对于长期储存的文件需要定期复制，避免出现档案信息丢失的情况。

（二）建立网络档案

建立网络档案能够有效提高档案管理的效率，具有较好的效果，建立网络档案需要做到以下两点：一是建立档案网站，发挥网站的优势，通过建立内部服务网站以及公众服务平台，提高档案管理的服务功能，使网络档案成为档案信息服务的平台，大力宣传网络档案信息，实现档案信息的合理利用；二是采购必要的硬件设备，硬件设备是提高档案管理能力的基础，信息化的档案管理离不开计算机设备的支持，必要的硬件设备是保证网络档案信息交换，共享的基础条件。研究表明建立网络档案有助于提高档案管理的安全性与可靠性，具有重要的价值。

（三）提高信息化管理手段

提高信息化管理手段是提高档案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有两点：一是建立健全的管理制度，依照档案管理的规章制度实施档案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是转变管理方式，从传统的管理方式转化为现代化的管理方式，依照工作重点提供信息，组织信息，从而达到提高信息化管理手段的目的。

（四）提高档案管理人员的业务素质

档案管理人员的业务素质决定了档案管理的效率，因此提高档案管理人员的业务素质至关重要，提高档案管理人员的业务素质主要需要做到以下几点：一是选择具备专业能力的档案管理人员，档案管理人员的工作不仅仅是存放档案，还需要完成在网络上对档案进行储存、接收，并对档案格式进行修改等工作，需要管理人员具备计算机知识与能力，因此需要选择具备专业能力，业务素质较强的管理人员。二是定期进行培训，技术在不断地发展，档案管理人员也需要不断地学习，以满足社会对档案管理人员日益增长的要求，通过定期组织培训可以增加管理人员的知识储备，使管理人员与时俱进，提高管理人员的业务素质。三是建立竞争机制，合理设置岗位，做到人尽其才，充分发挥管理人员的主动性，并激发管理人员工作的积极性。探析档案信息化建设与档案管理具有重要的意义，有助于转变传统的档案管理方式，使档案资源得到充分的利用，提高档案的管理能力。因此，本文主要研究了档案信息化建设与档案管理存在的问题以及提高档案管理效率的策略，通过研究档案管理的相关内容，加深对档案信息化建设与档案管理的了解，提高信息化建设与档案管理的能力。总之，对档案信息化建设与档案管理的几点思考是具有重要价值的。

参考文献：

[1]李晓琳,王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理，2016,14(5)：115-116.

[2]王晶，李晓华.档案管理工作必须为档案信息资源的开发和利用服务[J].黑龙江科技信息，2010,02(11)：139-140.

第3篇：档案与档案管理范文

1 明确档案信息化

档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的指导之下，各个部门与机构全面应用现代化信息技术，对档案的信息资源以及数据等进行搜集、整理等，保证可以提升档案管理工作效率，优化档案管理工作体系，增强其发展效果。档案信息化就是在档案管理过程中，相关管理人员利用档案实体保管方式，将其作为管理工作的重点项目，然后利用数字化管理技术开展相关工作，向档案管理实体提供信息化服务，转变传统档案管理模式，打破传统档案管理方式的局限性。档案信息化建设必须要明确以下几点：第一，要保证档案信息化建设的数字化与网络化，第二，要保证可以利用档案信息可以有效接收与传递，提升档案信息数据储存效率与质量，达到管理一体化目的。第三，要保证档案信息资源共享，提升档案信息资源的利用效率。第四，要保证档案管理模式的更新，转变传统的档案管理方式[1]。

2 档案信息化建设问题分析

档案信息化建设中还存在较多问题，影响着档案信息化建设的有效性，难以提升档案管理工作质量。具体问题表现为以下几点：

第一，档案信息化数据异构性问题。就是在档案移交成为电子档案中，各个单位与部门之间的数据库不同，并且各个部门的数据来源于数据特征等不同，在实际情况下，会出现内部结构处理方式复杂等问题，导致出现档案信息化数据异构性问题[2]。

第二，高度分散问题。档案信息化建设中，各个档案会散落在管理部门或是经济单位，例如：在建设局与税务局财务报表实际移交的时候，会出现各类重复或是分散的信息数据，相关管理人员要利用大量时间筛选出有价值的信息数据，这就导致档案信息化建设效率降低。

第三，管理方式滞后。在档案信息化建设过程中，经常会出现管理方式滞后的现象，难以提升档案信息化建设质量，主要因为档案信息化建设人员还不能根据信息化建设需求对其进行有效的管理，难以提升信息化建设工作效率与质量。

第四，管理观念滞后。当前，部分档案信息化建设与管理部门还没有认识到档案信息化建设工作的重要性，难以提升档案信息化建设与管理工作质量，甚至还在应用传统的纸质管理措施，无法增强档案信息化建设效果[3]。

3 档案信息化建设与档案管理措施

档案信息化建设与管理部门必须要制定完善的管理制度，减少档案信息化建设与管理中存在的问题。

3.1 建设专门的网络档案系统

档案信息化建设部门需要建设专门的网络档案系统，在网络档案系统中，技术人员可以综合利用数字化平台，例如：建设公众、内部等信息服务网，发挥网站的作用，同时，还要统一档案信息化建设标准，积极建设档案信息化硬件与软件基础设置，提升档案管理水平，促进信息资源共享工作的进步。

3.2 重视电子文件管理工作

档案信息化建设部门必须要重视电子文件管理工作，减少其中存在的问题。首先，要重视计算机网络体系的建设，提升文件传输效率，在文件传输之前，要将档案信息转换成为电子档案格式，提升数据的可靠性与通用性，同时，还要保证电子档案的价值。在传输电子文件期间， 必须要保证网络安全性，提升电子文件传输工作效率与质量，同时，还要保证电子文件数据下载的真实性，将其储存在光盘中[4]。

3.3 制定完善的技术处理制度

在档案信息化技术处理过程中，相关档案管理人员与技术人员必须要制定完善的管理制度，减少档案技术处理工作问题，提升档案技术处理工作效率与质量。在电子文件技术处理中，必须要重视电子文件保存问题的解决，在长时间电子文件保存中，必须要重视保存的准确性与安全性，定期对其进行复制处理，并且建立完善的竞争机制，避免出现电子文件保存不当的现象。

3.4 积极应用现代化管理措施

档案信息化建设部门必须要积极应用各类现代化管理措施，提升资源共享管理效率与质量。在此期间，档案信息化管理人员必须要将传统档案管理方式转变成为现代化的档案管理模式，积极应用网络化技术与数据化技术，提升数据化档案管理质量，减少其中存在的档案管理问题[5]。

3.5 树立正确的服务意识

档案信息化建设部门必须要树立正确的服务意识，利用先进服务观念开展工作，提升档案信息化建设质量与效率。在档案信息化建设部门实际服务期间，相关管理人员必须要制定完善的管理制度，要求树立正确的服务意识，根据档案信息化管理部门的需求，提升档案信息化建设工作效率与质量，减少其中存在的问题，并且采取有效措施解决问题，增强档案信息化建设工作效果，进而优化档案信息化管理体系。

3.6 制定完善的管理制度

档案信息化建设与管理部门必须要制定完善的管理制度，优化档案信息化建设与管理体系，提升档案信息化建设效率。首先，相关管理部门必须要重视档案信息化管理的软件与硬件质量，增强档案信息化建设效果，减少其中存在的问题。其次，档案信息化建设与管理人员必须要制定信息资源整合体系，打破传统档案管理方式的局限性，发挥现代化档案管理工作作用。最后，必须要提升农村管理工作效率，增强档案信息化建设工作效果，避免出现病毒感染的现象与问题，同时，还要重视档案信息化建设与管理工作服务质量。

第4篇：档案与档案管理范文

关键词：数字档案档案管理

中图分类号：C93文献标识码： A

一、 实施数字档案管理之目标

1、开发建立与企业各应用系统之接口，实现与各应用系统间的无缝连接，各应用系统所产生的电子文件实现在线自动归档，将企业各业务系统数字资料，按档案的管理规范，完整无损地保存到档案资源库中。实现在企业网上的跨主机、跨地域、跨门类的快速检索应用，为企业提供便捷而全面的服务。

2、采用J2EE、NET等技术开发管理与利用软件，与企业综合信息系统集成，按数据仓库规范开发数字档案数据库作为企业数据仓库的一个组成部分，使档案资源库在服务器上的逻辑与物理定位明确，使管理员像管理自己的纸质档案一样，脱离开所有目录和软件，仅凭资源管理器就能管理数字档案。

3、加强对电子原文的防护，通过权限配置、归档文档专题推送、元数据锁定、电子原文只读性封装等各种手段，从技术与管理两方面，确保档案实体与信息的安全，确保网络传输及档案数据库的安全。

4、部分电子原文按业务部门要求的模式分件存储，根据需求显示为业务部门所要求的台账模式。使电子原文便于迁移、移动载体携带、单件抽查、随环境升级迁移，即便脱离开本系统在其他环境下仍可方便利用。同时，数字文件的阅读器符合国家规定的标准。

二、数字档案的收集

数字档案的收集是档案信息化建设的源头工作，所收集的数字档案的数量及质量是数字档案馆赖以生存的基础。随着办公手段的现代化和无纸化办公的推进，各部门产生的电子文件呈数量级的增加，因此，数字档案的收集工作显得非常重要，对收集的范围要做到丰富实用、质量优良、结构合理等。数字档案的收集方式不同于以往的实体档案，它可以通过网络存储转发等方式实现对电子文件的实时接收、存储，收集范围也可以适当扩大，不仅仅局限于以前实体档案的归档范围，对于归档范围以外有重要价值的档案信息也应该进行收集，即使不作为档案归档，也可以作为资料保存，为日后尽可能提供更多的服务社会、满足各方面的需要奠定良好的基础。

三、移交归档的重要性

数字档案的归档分为物理归档和逻辑归档。传统档案部门之间的档案移交，多采用物理归档的方法， 即将档案的原件直接归入档案馆保管， 而数字档案馆的归档则对档案部门的归档工作程序和内容有了新的要求。数字档案馆归档分为物理归档和逻辑归档， 而逻辑归档则是数字档案馆归档的重点。所谓逻辑归档， 即依靠网络通信技术将应归档保存的档案（电子版本）发送至档案馆的归档过程。逻辑归档更加注重归档部门与档案馆之间的信息传送渠道的畅通和安全。在保证逻辑归档的档案能够及时准确的归档的同时， 要保证档案在传输过程中的安全， 以防被窃取和遗失。

四、数字档案管理中存在的安全隐患

1、基于计算机技术特性的档案数据风险

数字档案信息的存贮、传输和利用是以计算机、存贮设备、应用软件系统和网络为基础的。档案数据的读取完全依赖于存贮介质和读取设备。现代技术还不能完全解决数字档案的长期贮存问题。当前常用的存贮介质(光盘、移动硬盘等)与传统介质(纸张、胶片等)相比，虽然具有能够存贮海量信息的优点，但是其存贮的条件相对苛刻，对温度、湿度、磁场的要求较高，寿命与传统介质相差甚远；数字档案信息的读取必须依赖计算机设备。如果出现硬件故障，如服务器故障、网络出错，磁盘阵列出错、电源掉电等，数字档案信息就无法读取；如果出现软件故障，如系统瘫痪或关键应用发生问题等，数字档案仍然无法读取。形成于不同软硬件环境下的数字档案不能完全兼容，格式转化困难，给数据的读取造成障碍。当软硬件升级换代时，不及时解决格式转换问题，数据也无法读取。目前计算机语言更新速度很快，平均每三个月就问世一种，而大部分语言之间不能兼容，不能预测现在形成数字档案时所使用的计算机语言在未来是否依然能够通行。另外，无论是Windows操作系统，还是Unix操作系统，都存在着漏洞和薄弱环节，都有遭到病毒、黑客恶意攻击和破坏的可能。以上情况对数字档案的长期安全保管提出了考验。

2、基于管理能力和技术水平的人为风险

影响数字档案安全的风险因子是多元的，除了技术问题之外，数字档案管理者的管理能力和管理水平也是重要的因素。我国档案数字化建设起步较晚，档案信息数字化方面的法律、法规还不健全，档案数字化过程中以及电子文件的形成到归档保存都缺乏严格规范的程序管理，缺乏科学统一的标准体系和业务管理制度。从概率上讲，档案数据灾难是小概率事件，所以很容易让人产生麻痹思想，对可能造成数字档案的风险抱有侥幸心理，对防范数字档案风险的高成本投入望而却步。另外，电子文件有易传播、易修改、易删除等特性，而档案管理系统是个多用户多管理的系统，因管理不善导致数字档案载体的损害或工作人员的操作失当也会带来误删除、误覆盖，越权访问、恶意篡改等安全事故。

五、数字档案的鉴定

目前，只有关于实体档案的鉴定管理办法，对数字档案的鉴定工作尚未深入展开，许多接收电子文件的档案机构基本上都是文件形成单位交什么就收什么。所以首先，有关部门要制定相应的数字档案的鉴定管理办法，鉴定内容包括与纸质文件对应的电子文件的鉴定、纸质文件归档范围以外的但有重要价值的电子文件的鉴定以及纸质档案数字化后的电子文件的鉴定等。鉴定工作内容也不仅仅是判断某份电子文件归档或不归档，保管期限是多久，还要涉及到数字化鉴定、知识产权鉴定、数字签名鉴定等。

六、数字档案整理

对于传统档案而言，档案整理工作是最重要，也是最主要的一个环节，工作量大，涉及到组卷、装订、编目等一系列工作，而对于数字档案而言，笔者认为这部分工作可以尽量简化。因为利用数字档案时与它们的存放位置是毫无关联的，它们不像实体档案那样禁锢在某一具体库房内，而是借助于计算机和网络技术，将实体档案信息从载体上抽取出来并在网络上传播，供用户在任意终端进行查询利用，所以，数字档案的整理可以借鉴教务管理系统，考试系统等类似的形式，比如试题库都是日积月累建立的，需要一份试卷时，根据考核目标、考核内容、难易程度等条件综合检索，自动生成一份试题；学生的成绩也是各任课教师在不同终端录入，查询成绩单时也是根据检索条件自动生成，试题库里的每条试题信息、成绩库里各门课的成绩信息彼此之间是独立的，本身没有先后次序、没有相互联系的。同样，数字档案整理是否也可以类似它们做到一次著录标引、多次输出呢？在著录时不硬性按实体档案目前的分类法进行人为组卷，不需要档号、类目号等，而是通过计算机技术进行虚拟“组卷”，实质是利用数据库技术在各份有联系的文件的目录或内容间建立关系，随时自动整序，互相参见指引，计算机可以对数字档案目录和内容从任何角度进行分类组合，尽情展现它们之间在来源、内容、时间等方面的联系。

七、数字档案的保管利用

如果数字档案的收集、鉴定、整理等工作能够顺利完成到位，那么检索利用工作就变得相当容易，可以从根本上改变目前档案馆“重藏轻用”的局面，变被动利用为主动利用，为领导或各部门工作主动提出决策，让数字档案信息的现实实用价值和历史参考价值得以充分实现。而数字档案的保管就不如实体档案那样简便，实体档案要注意防火防盗等，而数字档案的保护在此之外还要注意防磁防病毒等，另外数字档案存储的载体不同，寿命也不同，那些载体比如光盘、磁盘等寿命比较短，要记住定期转录、介质转换，同时，为了保证信息不丢失，至少要以不同的载体形式双重备份。

八、如何做到数字档案管理安全

传统档案馆只有在白天开放， 而且纸制档案保存在监管严密的库房中， 其安全性极易得到保证。而数字档案馆以网站为其服务的平台， 对外全天二十四小时服务， 而且信息资源库只需要用户名和密码就能够进入，其安全防卫系统很容易通过尖端的计算机黑客技术得以攻破， 因此， 档案信息资源库的安全隐患很大。

实体档案的原件能够作为凭证作用主要是通过签署具名来保证的，数字档案的签署就需要通过数字签名和CA认证（Certificata Authority，也称电子商务认证中心，是负责发放和管理数字证书的权威机构，并作为电子商务交易中受信任的第三方，承担公钥体系中公钥的合法性检验的责任。）来实现，核心技术就是密码体制。常用的认证方法大致是这样：发文方和收文方各自都有一对密钥，分别称作公开密钥（以下简称公钥）和私有密钥（以下简称私钥），用其中任何一个密钥对原文加密都只能用另一个密钥解开，公钥是对外公开的，密钥只有自己才知道。所以一般都是发文方用收文方的公钥对发送的文件进行加密，而后再在网络进行传播，收文方收到后用自己的私钥解开密文即可。但是仅仅如此还不能证明文件是收文方发过来的，所以还需要发文方在发送密文的同时对原文进行一次hash算法（又称哈希函数，是一个数学方程式，它可用文本，如电子邮件信息等来生成称为信息摘要的代码，该算法是不可逆的。）得到原文的摘要，并用自己的私钥对该摘要进行加密，收文方用发文方的公钥对收到的摘要进行解密，然后对同时收到的密文也进行一次hash算法，如果得到的摘要和收到的摘要是一致的，则可以证明文件是发文方发的。至于彼此的公钥真假性则是通过CA中心这个机构进行认证的。

结束语：随着信息化的快速发展及建设，电子档案的出现给档案者管理提出了一个亟待解决的课题，如何实现它的收集、保存和快捷、有效利用，完善档案管理，实现企业档案管理与企业信息系统的无缝链接，是现代企业档案管理的发展方向。

参考文献：

[1]范文霞.加强高职院校电子阅览室的安全管理的思考.内蒙古电大学刊，2007，（9）.

第5篇：档案与档案管理范文

知识经济时代的到来,给档案管理工作带来新的机遇和挑战,档案管理工作中的新事物、新问题、新技术也层出不穷。知识和技术创新是人类经济发展的动力和源泉,这一切离不开科技与人才。因此要切实推动档案事业的可持续发展,充分发挥档案资源在市场配置中的作用,必须将科技与人才放在首要位置,通过科技与人才的创新为档案管理工作的发展提供长远支持。

一、加强科技创新

1.要坚持同志提出的创新要“有所为有所不为”的方针,从实际出发,以制度创新为基础,方法上要有特色、有重点、有体系;人才上要按照“开放、流动、联合、竞争、高效”原则;选题上把市场需求同档案部门的优势相结合,探索新思路,新方法,新机制。2.充分应用现代科技成果与技术手段,重点在档案保护、缩微、裱糊、消毒杀虫、馆库建设与管理、信息技术的研究与应用上取得突破。在科技创新力量上,积极探索开展多种形式的理论、实践、科研结合,强化对档案价值鉴定、新型载体保护、档案资源开发、档案依法行政等方面的研究。3.创新档案管理模式,实现现代化管理。目前许多档案管理部门都将计算机应用于档案管理,但多数仅限于各类档案目录的录入与检索,计算机应用的潜力没有完全发挥出来。因此加强计算机技术在档案管理工作中的应用,将有效地提高管理效率和管理水平。

二、完善档案教育,以适应社会

对档案专业人才的需求1.档案事业发展的关键在于档案人才培养,档案教育培训机构肩负着档案人才培养和队伍建设的重任。各级档案部门要坚持把档案教育培训列入年度工作计划,在人力、物力、财力上创造良好条件,完善档案教育工作运作机制,努力推进档案教育培训工作的发展,认真组织档案人员参加业务培训。2.要进一步抓好档案人员的继续教育。以档案人员的能力建设为核心,紧紧围绕档案事业创新发展和档案专业人员知识更新、拓展的需要,创造性地开展继续教育,认真做好教育内容的设置和选课工作,同时创新档案继续教育的手段与形式。3.进一步强化档案教育行政管理职能,加强对档案教育培训和师资建设的组织协调工作,充分调动兼职教师的积极性,保证档案教育培训工作的正常开展。

第6篇：档案与档案管理范文

【关键词】科研项目；档案管理；纸质档案；电子档案；整合利用

改革开放以来，随着中国的迅速发展，科研项目中的档案整理工作也越来越多。科研项目，即开展科学技术研究的一系列独特的、复杂的并相互关联的活动，这些活动有着一个明确的目标或目的，必须在特定的时间、预算、资源限定内，依据规范完成。在现实生活中，纸质档案已经不能完全满足时代的需求，电子档案在科研项目档案管理中已经占据重要地位，电子档案具有简便、省时、易携带等特点，已经逐渐取代纸质档案而存在。但是，任何事物都有两面性，我们要客观地对待每一件事以及每一个事物，客观面对纸质档案和电子档案的优缺点，并适当对其加以利用。

一、电子档案与纸质档案的优缺点

（一）电子档案的优缺点。随着当代科学技术的飞速发展，许多行业随之进入了全新的时代。当代的各行各业以及生活中处处离不开科学技术的渗入。档案管理工作也有了全新的发展。在信息发展迅猛的今天，无论是在人们的日常生活中、事业中，还是在社会交流与国际联系中，互联网都发挥着巨大的作用。在科研项目管理中，电子档案紧紧依赖于计算机而存在，因此电子档案的优势显而易见，且其记忆速度和运算速度高达数亿次每秒。能够大大缩短查阅资料上浪费的时间，优化了资源检索过程。电子档案具有存储时间长、存储容量大、储存困难等特点。在科研项目中，电子档案可对档案资料进行长时间的储存，科研档案在科研管理活动中具有重大意义，它不仅能够有效地记录过去的科研成果以及过程，而且对于今后的科研计划、科研政策的制定具有重要的参考价值。因此，电子档案长时间的储存功能显得格外重要且必不可少。此外，电子档案还能利用计算机的特殊功能对科研项目中的文字、图形、表格等各种形式的载体进行原件保存。但是，电子档案储存难度大，因其对计算机的依赖性强，一旦计算机受到病毒等的侵害，就会造成不可恢复性的损失，这不仅会对科研项目中的档案管理工作造成危害，还会间接影响到科研项目的成果。总而言之，电子档案的便利性，给人类的生活带来了巨大的收益，电子档案的存储地址一般在电脑上，不占空间，甚至仅需要一张光盘就可以储存所需信息，存储量大且运算和记忆速度已经达到数亿次每秒，与人共享方便，可通过笔记本U盘等随身携带，可节约大量时间，最大程度地发挥其共享他人资源的优势。除此之外，电子档案可以长时间保存相关信息，不会随时间的延长造成资源的磨损或毁坏，人们可以快速查阅期望得到的信息。在这个信息全球化的社会，只有充分发挥高科技的作用，才能高效地与世界接轨，获得全球最新信息，完成信息全球化交流，促进自身产业的发展。电子档案管理利弊并存，均不可忽视，电子档案需要注意的事项主要表现在构建、储存、保护、防丢失等方面。其一，在电子档案构建的同时，相关工作人员要建立妥善的资料格式，以达到资料的完整与完备性。其二，电子档案的储存是关键步骤，相关工作人员要牢记资料的储存路径及位置，不可因自身原因造成丢失等严重后果。电子档案的最大缺点即存储信息的安全性受到严重威胁，当今社会科技发展迅速，电脑黑客的手段也是越来越高明，许多机密性文件可能因为黑客的侵入而造成严重的更改或是毁灭。因此。想要保证电子档案的安全以及不被侵入，就要严格做好防盗措施，设立严密的防盗网络，保护电子档案完整不被侵害。

（二）纸质档案的优缺点。科研项目中的档案管理仍然离不开纸质档案的帮助，科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料都离不开纸质档案的使用。大量的纸质档案在人工查阅时可以加入电子档案元素，利用电子档案的便利性对纸质档案进行编码和记录，通过检索号就可快速获得科研项目档案管理中的纸质档案。除此之外，在书写上，纸质档案能够直观、简明地表现出其简单性，以及在阅读方面的便利性。与电子档案相比，纸质档案保存安全，不易丢失，可盖印章、按手印、签字，具备一定的法律效力，而没有当事人的电子档案不具备法律效力。但其缺点也不可避免，纸质档案占据空间，查阅不便，整理麻烦，而且容易磨损和损坏。因此，对于纸质档案的广泛使用，需要对其纸质进行筛选，并且妥善保存、管理。

二、电子档案与纸质档案的整合与利用

（一）两者相融相合的必要性。电子档案的发展促进了纸质档案的进一步发展，同时，由于电子档案的产生也进一步代替纸质档案而存在，电子档案不仅可以减少人力物力的消耗，还可以减少金钱的浪费，不仅能够简化纸质档案管理，还能够高效地实现电子档案和纸质档案的转化，使得科研项目的完成更加高效。在电子档案和纸质档案的相互转化关系中，相关工作人员要充分发挥电子档案和纸质档案各自的优势，对于纸质档案应加以妥善保存，同时建立电子档案与纸质档案的联系，使得只要输入有效关键字就可以准确无误地对纸质档案进行搜索。就科研项目的长远发展来看，电子档案永远无法完全取代纸质档案的位置。因此，在科研项目档案管理工作中，电子档案与纸质档案必将共同发展，只有将电子档案和纸质档案进行合理的整合利用，并建立双向联系，电子档案为纸质档案梳理位置及信息，纸质档案为电子档案提供有效库存和档案内容。两者相辅相成，共同发展，不仅可以发挥各自的最大优势，还能有效地提高工作效率，进一步加强和改进科研项目档案管理工作，更好地为科研单位的持续健康发展服务。

（二）电子档案与纸质档案的整合利用。科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。只有综合利用电子与纸质档案的优缺点才能有效完成科研项目的档案管理工作。电子档案、纸质档案两者的优缺点特征明显，因此在科研项目档案管理工作中应尽量结合两者优缺点整合利用过程，相关人员要尽最大努力对档案的优点加以最大程度地利用，而对于其缺点，要尽量避免，实现两方面优势互补，为科研项目档案管理工作提供有利保障条件。两者之间要扬长避短，共同作用才能发挥更大的优势。例如电子档案在档案管理工作中不仅具有高效性，还具有科学性，其在科技方面的优势不容忽视，因此要加以重视，而纸质档案在签约、签字、印章等方面具有相当的法律效力，此方面不可替代的优势要加以保留。将两者的优势结合起来，必然能够使档案管理工作的效率进一步得到优化。

三、结束语

在高速发展的信息时代，电子档案管理已经是档案管理工作的发展趋势，但每一项文化遗产必然有它不可取代的优势，因此电子档案和纸质档案都是档案管理的重要组成部分，两者的整合利用与共同发展构成了完整的档案管理系统，档案管理人员只有结合科研单位实际，积极探索档案管理的新模式，有效地整合各类电子档案和纸质档案，促进档案管理工作进一步科学化、规范化，才能全面提升科研项目档案管理工作水平。

【参考文献】

[1]李捷，陈凤兰，李秋风等.高校学报档案管理"双套制"刍议[J].城市建设与商业网点，2009(29)：12-13.

[2]董建萍.产业转移和信息化条件下会计档案的安全管理措施[J].中国乡镇企业会计，2015(4)：220-221.

第7篇：档案与档案管理范文

关键词：电子档案 传统档案 管理

中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2013）02-0215-01

近年来，电子信息技术飞速发展，各行各业的办公都逐渐实现自动网络化，利用电子档案管理系统进行无纸化办公，以光盘、磁盘等为载体进行文件存储、管理和传输，避免了纸质办公的浪费与杂乱。而面对大量电子图书、电子图像、电子资料等电子文档的产生，现有的计算机存储容量虽大但也有限制，管理软件也在不断的更新改进，因此，电子档案也需要专门的档案部门管理，否则有可能造成文件的损坏和丢失。

1 电子档案的特点

将作为档案管理的电子信息经过归档过程后形成电子档案，其管理不仅仅是管理档案的电子信息，还要实现实体档案的信息化管理以及电子信息和实体档案的关联。电子档案主要具有以下几个特点：（1）信息的非人工识别性，传统纸质档案采用人工可识别的记录符号，而电子档案依赖计算机、数据库和网络系统，采用数字代码，需借助计算机才能转换人工可识别的信息。（2）信息存储的高密度性，电子档案以磁盘光盘为载体，大大减少了档案的存储空间。（3）信息与载体之间的可分离性，电子档案的信息可进行修改复制和传输，快捷方便，有利于异地管获取和管理。（4）多媒体技术集成性，传统纸质档案信息记录方式单一，而电子档案应用计算机多媒体技术，通过音频、视频等信号存储信息使其更加形象生动。

由此可看出电子档案相对传统档案的优势，电子档案能有效地节约空间，其磁盘、光盘、硬盘等存储介质存储密度大、容量大且记录和传播速度快。

2 电子档案与传统档案管理的差异

由电子档案的特点可看出，电子文件从载体和技术方面都有别于传统的纸质档案，因此，对电子档案的管理也和传统的档案管理有所区别。

2.1 归档时间不同

传统档案管理，需等档案资料形成后才能进行归档开始管理；而电子档案可以在资料产生的同时同步进行，也可随时归档随时修改或定期进行统一归档。此外，通过网络传输，档案部门可以快速直接地获得电子资料信息，减少了资料寄送的过程，方便了工作人员对信息的及时更新和管理。

2.2 归档方式不同

传统档案一般对一批资料进行人工分类、编目然后统一归档；而在进行电子档案归档时，工作人员可以在收到文件时就通过计算机和数据库对档案进行分级、分类、编号，系统地给出对应的档案号，并且可以设定限制级别或设置密码，便于档案查找和保管，也保证文件的真实性和安全性。

2.3 保管方式不同

传统档案一般密封保管，由于纸质文件的保存期限有限，在一定时间后需重新整理；而电子档案虽然本身不会变质，但其载体若受到不适宜的温度湿度的影响，会使寿命减小，且磁场对载体的影响很大，外来磁场作用于磁性载体会破坏电子档案的记录信息，存储介质又在不断发展，这都会影响电子文件的长期可读性。档案部门在归档时可打印一份纸质档案作为备份，并将载体放在适宜的环境中保存，但根本的解决方法还需依赖计算机技术的发展，以通用的格式存储电子文件，使其在存储介质改进后仍可长期利用。

2.4 查询方式不同

传统档案需要通过档案号等进行人工查找，且一定保密等级的资料需授权证明才能进行查看；而由于数据库及互联网的应用，电子档案的查询较为方便，查询者可注册会员，通过登录数据库对档案进行搜索，更快捷的查到所需资料，而对于不同保密等级的文档，工作人员可对查询者进行身份认证，给与不同的权限许可。

2.5 管理人员要求不同

由于电子档案相对传统档案的科技化，其管理在技术上的要求就比传统档案要严格，这就要求电子档案的管理人员有更高的素质，能熟练使用计算机技术及相关的应用软件，了解各载体的使用性并与时俱进，掌握科学管理的新方法。

由此可看出电子档案可以有效地提高工作效率，通过充分发挥计算机技术的作用，档案管理员可进行快速的归档和便捷的管理，利用者也可通过简单的操作进行查询，免去了工作人员繁琐的手工编号和人工查找工作，因此，对电子档案的管理人员也提出了更高的要求。

3 电子档案与传统档案管理的共存

对比传统纸质档案，电子档案的出现给人们带来很大的便捷，但电子文件并不能完全取代纸质文件。由于电子档案存在易修改、载体不定等缺点，且一些工作人员对电子文件的认识并不全面，可能造成电子档案的改动和丢失。因此电子文件与纸质文件相结合，电子档案与传统档案的管理方法相辅相成，才能更好的对资料进行保管。

首先，传统档案是电子档案的形成基础。电子档案的信息资源需要传统档案的支持，除了一些是通过电子形式直接提供在网络上的之外，很大一部分是依靠资料收集整理后转录为电子信息在网络上使用的。因此，良好的传统档案管理对电子档案的形成有很大的作用，只有拥有了丰富的信息资源才有更加充实的电子档案，且电子档案的原始性也需要传统档案的管理作保证。

其次，电子档案无法完全取代传统档案。由于电子档案具有信息与载体可分离性的特点，使得信息很容易被复制更改，且计算机网络的应用使文件和系统会受到病毒的侵袭而损坏，而工作人员的一点小失误就可能造成很大的损失，这些都是电子档案仍存在的不足之处。但传统档案在严格保存之后，所记录的信息就不易被更改，且纸质材料只要保管得当、修复及时，可以保存很长时间，因此，传统纸质档案的存在仍有很大的意义，电子档案还无法完全取代传统档案。

4 结语

随着电子信息技术的不断发展，电子档案的出现有效提高了办公效率。由于电子档案与传统档案的特点不同，两者的归档时间、归档方式、保管方式和查询方式不同，对工作人员的要求也不同，通过充分发挥计算机技术的作用，不仅方便了管理人员的归档和管理，也能有效地节约空间和时间。但电子档案并不能完全取代传统档案，传统档案的管理保证了电子档案的原始性，也保证了信息的安全性。应不断增加现代化的先进设备，同时加强电子档案和传统档案的管理工作，为社会更好的服务。

参考文献

[1]王碧英.论电子文件档案化管理与传统档案管理的区别[J].管理与财富，2008（9）.

第8篇：档案与档案管理范文

关键词：档案管理；信息化建设；信息化

档案作为一种存储和记录信息资源的形式，在信息查阅和利用方面具有重大现实意义，是社会管理的主要内容之一。信息化时代各项工作都会产生大量信息，其中很多关键信息需要存为档案，如何提高档案管理水平，实现高效的现代化管理是当前应该考虑的重点。而档案信息化建设，无疑是实现现代化管理的基础，所以要加强信息化建设，促进档案现代化管理。

1 档案信息化建设的探讨分析

过去的档案以实体纸质保存方式为主，随着资料信息的增多，以及更新速度的提升，传统的档案整理方式效率偏低，容易遗漏丢失，且要占据很大的物理空间。信息化建设是指利用现代化计算机技术，逐步完成向信息化的过渡，即通过计算机网络接收信息，并予以存储分享。这是档案行业取得突破的必经之路，也是信息化技术发展的产物。

1.1 主要内容

首先，加强基础设施建设，对资源信息进行整合。档案的用处在于其记录存储的信息，在当前背景下，信息的作用不言而喻，往往成为竞争的关键性因素。信息资料有多种形式，包括文字、图纸、录音、胶片等，需对其进行搜集，然后利用现代技术，完成信息化转换，把所有信息资源转换为电子信息和电子文件，以方便日后管理。所以，基础设施非常关键，必须配备完善，包括数据库、计算机、网络等。在此基础上，才能实现信息的传递和接受等工作。以数据库为例，结构设计直接关系到信息的查阅速度和利用水平，必须由专业人员进行设计，打好基础。

其次，信息化建设需遵循规范化原则。档案信息化实则是一个庞大复杂的系统，每个环节都不能失误，需指定严格标准，所有工作都应按照标准开展。因此，规范化和标准化建设是提高档案信息化质量的重要保障。在采集环节，需要建立起健全的信息资源系统，该系统有统一的采集标准和技术标准，能够快速高效地完成档案信息化转换。比如在信息化管理中，大量的纸质档案需要经过扫描等形式，把相关信息录入计算机数据库系统，对录入、审核等要求极高，一旦出现偏差，就有可能影响到管理效果。

加强网络安全建设，网络具有开放性和虚拟性，与纸质档案相比，它不会占据太多物理空间，但也面临着安全问题，需做着重考虑。随着计算机和网络技术的发展，现代化盗窃信息的手段愈发高明，利用木马、病毒等侵入计算，对信息资源进行增删修改。一旦重要机密泄漏，必然会导致严重后果。所以建立起数据库系统后，如何维护其运行安全值得深思。比如设置访问权限，需经过许可同意才能进入系统查阅信息。对于敏感以及重大信息，做好备份，并与公共网隔离，以免被外界入侵。同时采取加强防火墙建设，采取其他措施，保护信息的安全和完整。

最后，还应加强人才队伍建设。信息人才短缺是档案信息化建设的不足，在当前经济知识时代，人才是竞争的关键，许多工作都需要专业信息人员执行。包括信息的搜集分析，到存储管理，再到整合利用，以及探索研究，这一系列工作对信息人才有着严格的要求。他们既要具备足够精深的计算机技术，还必须熟悉档案业务，并不断培养创新精神，强化其团队合作意识，能够应对各种情况，积极开发新资源，以保证档案信息能够被充分利用。

1.2 有效措施

第一，予以高度重视。档案管理在现代社会，不管是企事业单位，还是其他部门，都非常重要，针对传统管理方式的不足，需转变观念，创新管理模式。领导阶层应认识到，信息化建设是实现现代化管理的前提，也是顺应当前时代的产物，从思想上予以高度重视，然后才能反映到具体工作中。

第二，技术水平对信息化建设结果有着直接影响，包括对现代信息化管理、计算机网络通讯、数据库等技术的研发应用。国内在此方面还需努力，尽快研制出属于自己的产品，拥有中国技术。档案建设队伍的培养以及工作人员综合素质的提升，也极为关键，需对其展开专业培训，确保档案管理人员能够熟练应用计算机，熟悉整个档案管理流程。

第三，档案管理观念需要转变。在这个信息泛滥的时代，如何促进信息交流，实现信息共享，是企事业等单位的重点工作。如果是内部机密，则应该保证其安全。但很多信息其实是可以面对公众，为社会服务的，这就更新管理理念，强化服务意识，保证档案资料的完整性、真实性和及时性，提高透明度，使其作用得到充分发挥。

2 提高档案管理现代化水平的策略

档案管理人员需要转变陈旧的管理观念，了解行业动态，接受新兴事物，积极学习新技术。同时，本着科学负责的态度，全身心地投入到档案现代化管理中，提升服务质量，提高管理效率，建立起完善的信息服务网络体系。针对档案现代化管理，可从以下两点做起：

第一，加强信息化建设，完善档案信息管理系统。前面已经提及，信息化建设是实现现代化管理的前提和基础，比如档案馆局域网的建设、计算机等设备的配置、市县网络系统的连接等，都直接关系到档案管理质量。对多数档案馆来说，尤其是年头已久的档案馆，档案资料过多，整理工程浩大，必须有一个健全的信息管理系统，有一套科学可行的流程，然后才能保证各项工作顺利进行。如果依旧采用松散型管理模式，应用软件不同，标准不统一，程序重复混乱，显然很难提高管理水平。

第二，从法律层面考虑。档案管理是社会管理的重要内容，需要接受党和国家的监督，所以相关部门要树立档案法制化意识。拓展服务范围，在现有的服务内容上增加新的服务内容，根据时代特色和社会需要，探索新项目，最终使得服务水平有所提升。信息的搜集和整理质量，对归入档案极为重要，所以应从基础做起，搜集更多信息资源，并实现信息共享。

完善相关法律法规，国家应对档案管理予以重视，出台相应的法律和政策，比如关于档案保密安全的法规。全面推进档案依法行政工作。在全国建立权责明确、行为规范、监督有效、保障有力的行政执法体系，做到合法行政、合理行政，程序规范。全面推行档案行政执法责任制，完善档案行政执法监督网络体系，建立公开、公平、公正的评议考核制和错案责任追究制，对档案执法人员依法行政情况进行考核。

3 结束语

档案管理在当前备受关注，它不仅关系到档案管理部门的整体水平，还影响着各行业对信息的运用程度，是竞争的关键。加强档案现代化建设是当前社会的一个重要口号，如何更好地实现现代化管理呢？需加强信息化建设，提高法制建设水平，培养优秀的专业队伍，从而大道预期目的。

参考文献

[1] 赵金凤.浅谈档案管理现代化与档案信息化建设[J].水利建设与管理，2010，30（12）：32-33

[2] 张琴.人事档案管理信息化建设初探[J].东方企业文化，2012，27（20）：127

第9篇：档案与档案管理范文

关键词：企业档案 管理 创新

国有大型企业档案管理中很重要的部分是在日常工作中如何做到既为业务对象提供优质服务，又使档案管理工作再上一台阶。本人作为已拥有73年历史大型企业且获国家级档案室从事档案管理工作将近20年的一名工作者，就企业档案管理与创新浅述如下：

1.企业档案管理

1.1档案库房的设立。?从总体上讲不论单位规模大小，凡是档案库房的设立，必须按照国家有关规定单独兴建或将库房附设在办公楼内。但应注意作库房的房间首先要考虑到楼墙、板的承重性，从档案管理与安全保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开、阅览室三分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保管、维护档案保密与安全的基本保障。

1.2制定可行的档案管理人员的职责。档案管理的成效很大程度上与档案管理人员的素质和责任心有关。因此制定适宜，可操控的档案管理人员的职责尤显重要。职责制度就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是目的。

1.3 注重档案的交接 。由于档案具有延续性，档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。然而在实际工作中，尤其是在基层单位中，很容易忽视了这一工作环节，存在如下问题：档案交接不及时，交接手续不严密和档案监交工作不严格。做好档案交接工作，不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。

1.4致力企业档案的信息电子化建设。充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。大多档案室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的效率低，造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用；缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

1.5做好档案利用过程中的监督工作。档案利用监督是做好档案利用过程中工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案管理的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。做好利用监督，还要做到三勤：嘴勤、眼勤、手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。

2.企业档案管理创新

2.1模式的创新。企业档案馆虽属机关部门，但大多属于非独立结构，一般情况下挂靠企办，或者一个科室，其职能主要是执行而非决策。这种管理模式已难以适应面向企业发展的要求。随着企业管理体制改革的深化，一些企业管理者逐步认识到档案管理工作的地位和作用，在企业机构改革中，先后将档案独立起来，升格为直属单位，变成档案管理的职能部门，由被动执行变为主动决策，对促进企业档案管理变革具有重要意义，才能实现企业档案工作的超越，呈现企业档案事业不断发展的前景。