学籍档案管理精选(九篇)

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第1篇：学籍档案管理范文

学籍档案对学生来讲极为重要，是学生在本阶段学习的重要记录凭证也是其进行下一阶段学习或者工作的重要保障，因此做好中学学籍档案管理工作就显得具有较强的现实意义。笔者在本文中首先研究了中学学籍档案管理中存在的问题，然后提出对学籍档案管理进行优化的措施，同时还研究了在利用档案过程中应该注意的相关问问题，以期更好的管理中学学籍档案。

关键词：

中学；学籍档案；问题；解决措施

进入新新世纪后，国家对教育教学愈加重视，同时作为学生重要的学习记录，学籍档案管理工作异常中重要。学生在中学期间的活动情况主要由学籍档案进行记录，是学生升学、工作等重要的依据，科学的管理学籍档案，是每一位档案管理人员的首要任务。对学生来讲，学籍档案极为重要，一旦在管理中出现问题，会严重影响学生今后的学习和工作。基于学籍档案管理的重要性，对中学档案管理中存在的问题进行研究并提出有针对性的解决措施就显得具有较强的现实意义，笔者在本文中对此进行探讨和研究。以期进一步促进中学学籍档案管理工作。

一、学籍档案管理中存在的问题

1、学校管理者的重视力度不足

一般情况下学校配备的学籍档案管理人员较少，从学生进入中学到学生最终毕业，要经历很多工作，工作任务量较大，同时由于学生众多，无形中加大了总工作量，虽然在此背景下，但是学生其他工作部门还会借用档案管理员协助开展相关工作，导致管理人员过于繁忙，同时学校配备的相关设备陈旧，一些学校的学籍档案管理人员没有自己独立的工作空间，时长出现学籍档案丢失的情况，繁重的工作，较大的工作量导致档案管理员具有较大的流动性。

2、管理学籍档案的模式陈旧

中学学生学籍档案具有繁多的内容，要想保障服务的准确性，仅仅凭借个人的记忆进行检索显得极为不易，不仅效率低下而且容易出错。所以，笔者建议应该在中学学籍档案管理中使用计算机，不仅提升档案管理的工作效率，更能保障其正确性。

3、学籍档案管理人员衔接不畅

由于学校学籍档案管理人员艰苦的工作环境，因此造成人员流动较大，对学校持续性的建设、管理和利用学籍档案造成严重的影响。所以，当前最紧迫的就是针对存在的问题，提出有效的解决措施，切实提升学籍档案的管理质量和效率。

二、提升中学学籍档案管理质量和效率的措施

1、学校重视

鉴于中学学籍档案工作的特殊性，作为学校管理人员对该项工作应该加以重视，在硬件、软件建设上全力支持，给相关管理人员独立的办公空间，配备专职学籍档案管理人员，并加大智力投入，持续培养，保障学籍档案管理人员具有较高的工作技能。

2、强化意识，明确职责

学校相关部门应该对学籍档案管理工作人员的工作环境进一步优化，作为学籍档案管理人员应该自觉学习相关知识和技能，不断提升工作意识、服务意识，明晰自身工作重要性，严格按照相关规定科学的管理学籍档案。

3、重视培养，构建强队

要想提升中学学籍档案的管理质量，拥有一支高水平的管理队伍极为重要。管理人员不仅政治素养高，还应该具有较强的职业技能，因此这就要求当前在中学从事学籍档案工作的人员应该不断深化学习意识，在各方面提升能力，保障具有较高的综合素质和水平。作为学校，应该对这项工作有清醒的认识，举办相关培训会，提升其专业技能的深度和广度；建立管理工作激励制度，在管理工作中表现突出的给予物质、精神上的奖励；树立工作典型，强化学习意识并落实相关待遇，为学校学籍档案管理工作奠定良好的基础。

4、稳定队伍，持续发展

学校学籍档案管理工作的稳定性、连续性和管理队伍的稳定性、连续性有很大的关系。此工作需要相关人员具有厚重的工作经验，在实际工作中不断完善。要是频繁调动管理人员的工作岗位，会严重影响档案管理工作的持续性。所以，学校相关管理部门要对档案管理队伍的稳定性有清醒的认识，健全管理制度，促进连续性的学籍档案管理工作。

三、结束语

总而言之，档案管理工作和学生今后的学习和工作息息相关，是学生这一阶段学习的必要记录，更是学生开展下一阶段学生的重要保障，事关每一位学生的切身利益，因此我们必须对学生负责，秉承较高的服务意识和责任观念，把学籍档案管理工作科学的进行，这也是对一个学校教学质量、综合实力进行衡量的重要指标之一。所以，这就要求中学学校对本校内的学生学籍档案管理工作强化重视，不断完善学生学籍档案管理办法，依托学校的实际情况，制定科学的管理体系，严格记录学生在中学的表现。有效的开展此项工作也是为各项工作的开展奠定良好的基础。

作者：张慧芳 单位：山西榆次八中

参考文献

[1]徐会颖.试论如何搞好学校学籍档案管理工作[J].科学中国人.2016(08)

[2]孙怡红.强化学籍档案管理工作的思考[J].河南教育(基教版).2013(12)

第2篇：学籍档案管理范文

（一）领导对档案管理不够重视

现如今，很多高校的学籍档案管理工作普遍存在场地面积不足、办公设备陈旧、缺少专业管理人员和缺乏专项业务经费的情况，之所以会出现上诉情况，跟领导对档案管理工作不够重视有着直接关系。高校学籍档案所反映出的价值是具有一定隐性和潜在性的，往往容易被校领导所忽视。想要加强对学籍档案的管理是需要进行资金投入的，却无法收到“立竿见影”的效果，这使得高校领导望而怯步，更多的选择把资金投入到校园的硬件建设当中去。校领导对“硬实力”过于重视，却忽视了“软实力”才是高校发展建设当中的重中之重。

（二）管理人员队伍建设不完整

由于高校对学籍档案管理工作认识的不足，以至于其被错误的放在高校建设的从属地位，各院校也没有聘请专业的档案管理人员来进行学籍档案的管理工作，很多档案管理工作都是校内的行政业务人员来兼管的，然而由于校内行政工作繁重，这使得档案管理工作人员的流动性非常大，而在职人员也缺乏档案管理的专业水平和理论素养，以至于出现了档案管理队伍整体业务水平低、工作积极性差、档案管理观念陈旧等情况，常常无法按照档案信息管理工作的要求来进行学生学籍档案管理的收集、整理、和分类归档工作，使得学生学籍档案的流失量增大，学生档案材料残缺不齐。不仅影响了高校学籍档案的利用效率，更严重阻碍了高校学籍档案事业的发展。

（三）档案管理工作缺乏规范性

因为高校对档案管理工作的错误认识及重视度不够，使得高校学籍档案管理工作缺乏一套详细的、统一的、可以用来约束档案管理工作的规章制度，这是致使高校学籍档案管理在收集核对、归档整理、信息使用传递过程中出现问题的重要原因。不仅如此，由于缺少规范的管理制度，使得管理人员职责划分不清，对已出现问题的责任相互推诿、工作协作性差，以至于高校学籍档案在客观上缺乏严谨性。

二、加强学籍档案管理的对策

（一）加强档案宣传，引起领导重视

学籍档案的管理工作是高校管理工作中重要的组成部分，学籍档案质量的好坏直接影响到学校的管理水平。加强领导对学籍档案管理工作的重视，是提高学校档案管理工作的关键所在，因此高校各级党政管理以及教学管理部门，都必须充分的认识到学籍档案管理工作的重要性，增强档案管理意识。档案管理部门和管理人员，要从过去“默默无闻”的被动工作状态中走出来，通过校园网络媒体、专题讲座、宣传手册、报告专刊等多种途径来宣传和普及学籍档案的基础知识，加强校领导、教师、学生以及校工作人员对学籍档案社会效益及综合效益重要性的认识，以确保学生能够提供真实准确的档案信息、档案管理人员能够认真细致的对档案进行收集管理，校领导能够严谨负责的加强信息档案管理建设。

（二）加强档案管理队伍的素质建设

想要提高学籍档案管理工作的管理水平，一支严谨、团结、稳定的管理队伍是必不可少的。学校应该经常组织开展档案管理的业务培训和学术交流活动，积极地为档案管理人员创造出能够提高专业能力和业务水平的平台，使档案管理人员的业务水平、工作效率以及对现代化管理设备的操作水平得到全面的提升。与此同时，更要重视档案管理人员的职业道德建设，增强管理人员的责任感和事业心，真正树立起现代化档案管理工作人员全新的职业形象。另外，档案管理队伍的稳定性，对于档案管理工作也是非常重要的，高校应设立恰当的考核制度和奖励机制，充分调动起档案管理工作人员工作的积极性，全面促进档案各管理工作与学校各项工作协调发展，更好的为学生就业提供便利条件。

（三）建立完善的规范档案管理制度

科学、严谨、完善的学籍档案管理制度，是协调、有序、顺利开展学籍档案管理工作的重要保障。档案管理部门应对档案的收集整理、检查归档、保管传递以及管理职责等各项工作活动，制定出一套严谨的、完整的规章制度，使学籍档案管理工作做到有据可依、有章可循。与此同时，主管部门应对现有的各部门各自为政的工作状态进行切实的改变，促进各部门团结协作的工作态度；各级领导要做到把执行管理制度作为加强档案管理部门制度建设的工作重点来抓，让学籍档案工作制度与其他制度一样，真正得到贯彻和落实。

第3篇：学籍档案管理范文

关键词：职业院校；学籍档案；管理

中图分类号：G712 文献标识码：B 文章编号：1002-7661（2016）06-005-01

学籍如同学生的“身份证”，学籍档案储存着学生的个人信息。学籍管理的过程实际上就是建立、使用、开发学籍档案的过程。怎样做好职业院校的学籍档案管理工作，使其走出困境，满足教学、科研、就业及学生发展的要求，成为职业院校管理工作面对一个新问题。

一、学籍档案管理的特点

学籍档案是学生通过在校期间的学习实践等活动中形成的，对个人、学校和社会具有证明、保存、使用价值的历史记录，是掌握学生情况、规范学生管理、培养合格人才的依据，也是档案的重要组成部分。学籍档案包括学生学习期间的成绩、品行、奖惩、组织能力、活动能力、操作能力、身体状况、毕业鉴定及专业特长、兴趣爱好等各方面的内容，是学生在校期间各种表现全面评价。学籍档案与其他类型的档案相比，具有原始性、周期性、分散性、保密性等特点。学籍档案自身的特殊性，要求学籍档案管理人员要认真、负责，以高度的责任心做好平时的收集、整理、转递等工作。

二、学籍档案管理存在的主要问题

1、文件收集整理、立卷、归档不规范

档案管理方法随意性大，材料杂乱。主要表现在：一是时间编排混乱、编目不清。有的学生按入学年度编排，有的学生按学习专业编排，有的学生按毕业年度编排。组卷没有规定，没有按学院、系、专业的层级关系组卷。二是归档、组卷、装订不够规范。三是学院缺乏对各系部档案管理工作的检查考核和评比。加之一些学生对档案的重要性认识不够，出现学籍档案、毕业证书多年积压、无人领取，甚至转递丢失的现象。造成以上问题的主要原因：一是领导重视不够，档案管理出现空白；二是档案管理制度不健全，档案管理人员责任心不强，无制约措施；三是指导培训不到位，档案管理盲目、无头绪。

2、学籍档案管理制度不够完善

目前，职业院校学籍档案管理存在制度规范不一，质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。各院校还沿用各自的老办法、老习惯、老传统，造成归档整理、保管保密和信息利用等方面都不规范。如归档材料没有统一的规格；收集过程中纸张大小不统一；档案材料没有进行规范整理，有的甚至没有进行科学的分类和装订；现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。

3、缺少熟练掌握现代信息技术的工作人员

随着现代信息技术的不断发展进步，各院校档案管理也在逐步进入现代化、网络化管理，不再是简单的材料堆积与罗列，不再是机械地保管。从这一点说，学籍管理人员应该是学校决策管理的参谋和智囊。但当前职业院校学籍档案基本由兼职人员管理，档案管理处于原始的手工检索阶段。多数档案管理人员未经过专业培训，没有学过先进的计算机网络管理知识，在一定程度上影响了学籍档案管理水平提高。

三、加强学籍档案管理的几点措施

1、强化档案意识，规范学籍档案管理

学籍档案文件材料未能及时清理归档的主要原因是档案工作领导及档案管理人员思想重视不够。因此，应将强化档案意识作为搞好档案工作的前提。因为就档案工作而言，文件材料的收集工作是最为基础的工作，它有赖于各部门的配合与支持。各院校应通过档案法律、法规的学习与宣传，增强各级领导和广大教职员工的档案意识，使之充分认识到档案是党和国家的宝贵财富，是社会各项事业得以延续和发展的重要条件，是不可再生和替代的信息资源。每位教职工都必须按照《档案法》的要求，维护档案的完整与安全，从而使散存于各部门或个人手中的一些有重要保存价值的文件材料及时归档。同时，要针对学籍档案管理方式、方法不尽相同的问题，及时调研，确定科学的档案管理方法，便于学籍档案的及时归档、集中保管、查询利用，以形成档案工作的良性循环。

2、加强制度建设，提高学籍档案管理的水平

职业院校要建立健全完整科学的档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证档案工作逐步法制化、制度化、规范化。学院应建立完善学籍档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别、转递等制度。及时收集、补充、更新和完善学籍档案材料， 对那些地点分散、成分复杂、时间跨度较大的学籍档案，进行认真细致的鉴别，做到学籍档案的收集和归档工作不丢失、不积压。要制定严格的工作程序，细化工作流程，努力提高学籍档案材料的归档率、准确率，做到存放分类准确，案卷排列有序、条目清楚、查找便捷。

第4篇：学籍档案管理范文

对于学生的高校学籍档案而言，是一份极为重要的资料，同时也是记录在校每一位学生学习情况、社会实践以及体现他们德、智、体美等多方面的重要资料和原始数据。可是就目前而言，在我国高校学生学籍档案管理过程中，依然存在很多问题有待解决，本文就根据实际情况，从归档、整理、收集以及转递等四方面入手，对当今学生学籍档案管理工作进行阐述。

【关键词】

高校学生；档案；管理；策仪

就学生学籍档案而言，其中包括了学生的总成绩、学籍卡片、学生名册、学生变更资料、奖励材料以及毕业生材料等等，它是衡量学生在校期间总体表现和日常学习情况的一个重要数据。当学生的学籍档案被收集整理好之后，需要经过归档到最终的保存。可是，在这一系列繁杂的过程中，由于学籍档案种类较多，且形式多变，所以在整体的转递、保管和利用过程中时常出现各种各样的问题，所以，我国高校必须加倍重视学籍档案管理工作，确保学籍档案管理工作的整体质量。

一、学籍档案所具有的作用

（一）学籍档案具有凭证作用

正如之前所说，高校学生学籍档案可以真实有效的反映出一个学生在校期间学习的基本情况、社会实践以及体现他们德、智、体美等多方面，学籍档案自身同样具备真实性、可靠性以及准确性等特点，它可以客观的反映出高校学生整体思想素质以及品德表现。除此之外，站在物迹特点的角度上讲，学籍档案还将学生的成长情况等资料记录在内，是学生将来就业、升学或者留学的根本凭证。

（二）学籍档案具有参考作用

除了上述内容之外，学籍档案还详细记录了学生的转学情况、退学情况、升学情况以及品行的优劣等等，为学校以及将来的用人单位提供了学生更加详细的个人资料，方便学校或今后的用人单位更加全面、细致的了解每一位在校学生的整体情况，为学生综合素质等各方面提供参考。学籍档案同时也是社会选拔、培养、教育、上任人才的一个重要依据。

（三）学籍档案具有评估作用

一个学校的办学理念是否能适应社会需求，是否能够帮助社会培养出更多优秀的人才，早已成为一种衡量高校办学水平的重要指标。而学籍档案则有学生就业方面、招生方面的内容，可以切实有效的反映出该学校生源的多少、各门专业受欢迎程度以及毕业生的就业倾向等等。对于学籍考核以及管理而言，则可以真实有效的反映出一个学校的教育质量以及教学水平，是评估教学、专业的一项重要内容，同时通过这些评估也可以直接看出一所学校的好坏。

（四）学籍档案具有人才信息库的作用

对于学校而言，其最终目的还是为了向社会输送更多优秀人才，而众多的学籍档案则可以组成一个强大的学生资料数据信息库，这种数据库可以有效的为将来用人单位提供学生的各种数据以及基本信息，方便用人单位选拔适合本单位的人才，与此同时，学籍档案可以有效地发挥出人才信息库的作用。

二、当今我国学籍档案现存的缺陷

（一）正是因为学籍档案的特点，决定了管理方面的困难

对于学籍档案工作而言，其自身具备很多特点，例如：首先，学生接受的教育形式相对复杂，其中有学历教育，但同样也存在非学历教育。而单从学历教育上讲，又分成了脱产学习以及业余学习等等。非学历教育则指的是成人教育、证书教育以及单科教育等。其次，学籍档案的收集、转递以及归档等过程复杂，所花时间也相对较长。正是因为学籍档案的种类较多，且归档难度较大，所在管理上难免出现困难。

（二）学籍档案管理渠道较多

现如今，我国很多高校在学籍档案管理这一块都有多种渠道，例如教务处只负责学籍的变更以及成绩变更；学生处只负责学生的奖惩情况；学生在日常学习生活中所参与的活动以及重大事件都是由辅导员负责，正是由于这样的原因，致使学籍档案在收集和整理过程中造成了极大不便。

（三）高校领导以及管理人员对学籍档案管理工作不够重视

就从我国来看，现在还有少数部分的校领导以及档案管理者对学籍档案工作不够重视，因为对于学籍档案而言，其发挥的作用通常都是隐性的、潜在的，很少涉及到经济利益，因此并没有得到校领导或管理人员的重视。

三、提高学籍档案策仪

（一）让学籍档案受到足够重视

对于学籍档案管理人员而言，尤其是教学管理部门以及党政部门等，要切实提高学籍档案工作的认知度，加强学籍档案管理工作，使高校学籍档案发挥出自身应有的作用。

（二）不断对学籍档案进行规范化管理

要想切实做好学籍档案管理工作，那么就应当加强学籍档案的管理制度，使其逐渐走向规范化。要对在校每一位学生的学习成绩以及学籍进行“文档一体化”管理。根据规律统一编订学生的学号，严格遵循学号唯一性原则，杜绝重号情况发生。在此基础上，根据高等教育统一招生录取名单，对刚如学的新生进行一一核对，确保资料与个人准确无误。除此之外，还应当使学籍异动管理逐渐规范化，对每一位学生实行严格的考勤制度，确保不会有“在籍不在学”的情况发生。最后，要根据教育部颁发的电子注册文件中的各项要求，对满足毕业要求的毕业生进行毕业证书电子注册号。

（三）当学籍档案被录入进计算机之后，要做好应有的安全防范工作

现如今，随着信息化时代的到来，计算机已经成为了我们日常办公中必不可少的一项重要设备。当学籍档案管理工作逐渐实现自动化过程中，我们一定要严加重视学籍档案保密工作。当学籍档案入网之后，一定要对利用者进行权限设置，因为学籍档案一档被录入进电脑之后，将不存在笔迹、字迹特征等特点，如果被篡改将很难查证。所以学籍档案管理者要对档案使用者进行权利限制，从根本上确保学籍档案的安全性。

参考文献：

[1]崔杰.浅谈高校学生学籍档案管理的问题及对策[J].黑龙江史志，2012，159-160

[2]陈海鸿.普通高校学生学籍档案管理策议[J].学理论，2013，206-208

[3]赵奎安.高校学生学籍档案的利用研究[J].青春岁月，2013，243-246

第5篇：学籍档案管理范文

［关键词］ 高职院校； 学籍档案管理

近年来，随着我国职业教育的大力发展，高职院校担负着培养社会主义经济建设急需的技能型、应用型、实操型的高级专门人才的任务。要实现这一任务，必须加强和完善学生学籍管理工作，因为学生学籍管理工作在稳定教学秩序、提高教学效果、优化育人环境、保证办学目标的实现等方面有着十分重要的意义。本文认为，为加强高职院校学籍档案管理，可采取以下有效措施：

1. 提高重视程度， 健全规章制度

在竞争日益激烈的今天，各个企业、各个部门的竞争， 更是各类专业人才之间的竞争， 而在激烈的人才竞争中， 高职院校学籍档案发挥着重要的价值与作用， 直接关系到毕业生的就业与前途。高职院校领导、各职能部门以及学生本人， 都应提高对学籍档案的重视和认识， 自觉收集、更新、完善学籍档案。高职院校构成比较复杂，学籍档案种类多、形式多样，涉及的系、部、实训中心特别多，学生成分复杂， 时间跨度大，给收集整理、立卷归档、档案转递和管理利用等环节带来一定的难度，因此校领导要切实加强对学籍档案的建立和管理的督导工作， 在人、财、物配备上给予支持， 挑选有责任心的专职或兼职人员担任学籍管理工作， 改善办公、管理环境， 加强关于学籍档案工作的宣传， 为高职院校学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有力的保证。科学化、正规化管理学籍档案的前提是建立和健全各项规章制度。依据《普通高等学校档案管理办法》以及遵循各高职院校学籍档案形成的规律， 制定、完善学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度， 规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务。如制定 “学籍管理规定”、“学籍收集整理制度”、 “学籍管理人员岗位职责”等， 使学籍档案管理做到有章可循， 有据可依， 照章办事。

2. 搞好学籍档案的开发利用，做好档案信息的社会化服务

随着计算机技术和网络技术的发展，学籍档案管理也逐渐实现信息化。以往以保密和单纯保管为主的管理方式已逐渐不能适应社会的需要。高职院校学籍档案管理工作必须跟上时代步伐，改革不适应现代化管理要求的方法，将计算机技术引入学籍档案管理工作中。高职院校可以建立先进的教学管理系统，集排课、选课、学籍等教学管理工作于一体，通过计算机网络信息系统，建立一个学籍管理平台，将新生录取名册、学生学籍、毕业生登记表、毕业证书编号等，由教务部门的总网站下辖各系的分网点，随时检索所需的学籍档案材料，从而实现资源共享，提高工作效率，使学生学籍档案管理走向科学化、规范化。

3. 加强档案管理队伍建设，提高学籍档案管理人员的素质

加强档案管理队伍建设，提高档案管理人员素质，是学籍档案管理科学化、现代化的关键所在。高职院校必须采取切实措施，重视学籍档案管理人员的岗位培训和专题培训，不断提高他们的管理水平和业务素质。首先，在思想政治方面，档案人员要努力学习党的路线、方针、政策，树立正确的人生观和世界观，热爱档案事业，爱岗敬业，认真学习档案法律法规，维护学籍档案的真实面貌；其次，在业务方面，学籍档案管理人员不仅要熟悉掌握学籍档案管理方面的政策和规定，还要努力学习档案管理方面的专业知识和技能，熟练使用计算机等现代化管理设备，与时俱进，优化知识结构，在理论上和实践上成为学籍档案管理方面的行家里手；另外，还要保持学籍档案人员队伍的相对稳定，关心和激励学籍档案管理人员，使其安心本职工作，增强事业心和责任感。学校要努力创造条件，充分调动学籍档案管理人员的工作积极性、主动性和创造性，促进高职院校学籍档案管理工作逐步走向规范化、科学化和现代化。

总之，高职院校学籍档案管理工作是一项涉及学生个人、高校、社会机构等多方面利益的服务工作，学生就业、提干、晋级、考评、学历认证等都离不开学籍档案，只有充分运用科学的管理方法、现代的管理技术、合理的管理手段，健全和完善学籍档案的管理，加强学籍档案信息资源的开发和利用，才能使高职院校学籍档案的管理工作适应学校教学发展和社会发展的需要。

主要参考文献

［1］ 李玉萍． 高校学籍档案管理的问题与对策分析［j］． 齐齐哈尔医学院学报，2008，29（17）．

［2］ 黄锦旺． 谈谈高校学籍档案管理存在的问题及对策［j］． 广西大学学报：哲学社会科学版，2008（z2）．

［3］ 陶改兰． 浅谈技工学校学籍档案管理［j］． 数字与缩微影像，2008（1）．

第6篇：学籍档案管理范文

Abstract： Open education is to open existing teaching resources and realize the sharing of learning resources and learners' free reference and learning， which not only means open to the object of education， the more important is the open of concept of education， educational resources and educational process. The open education enrollment management has information， scale， systematic and complicated characteristics. Scientific， standardized and efficient open education students files management is beneficial to enhance the the service functions and management quality of Xianyang Radio and Television University and enhance the school-running connotation.

关键词： 开放教育；学籍管理；档案管理；对策

Key words： open education；enrollment management；records management；countermeasures

中图分类号：G640 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）05-0219-02

0 引言

开放教育学生学籍档案的主要内容包括：学生基本信息、学期注册情况、课程注册情况、考试注册与考试成绩记录、学习过程中的奖惩情况、学籍异动情况等。学籍档案采用计算机和文字管理方式分别存于省级电大和中央电大学籍管理部门，作为学校和各级教育行政部门查询、检查、审核学生毕业资格的依据。

开放教育实行完全学分制，学籍8年有效；学习形式灵活、多样。所以与传统的学籍档案管理相比较，开放教育学籍管理既具有明显的信息化、规模性、系统性的特点，又具备复杂性、动态性、周期性和分散性的特点。

1 开放教育学籍档案管理的现状

1.1 管理人员对档案管理认识模糊，不够重视 开放教育学员受工作、家庭等多方面因素的影响，个别学员对学籍档案的采集不够认真和重视，档案资料的采集填写不完整、不规范、不准确，有的甚至由他人代填。部分学校对学籍管理缺乏正确认识，经济上要求，管理上放任，投资上不重视，部分管理人员思想上不够重视，认识上模糊不清，学员学籍档案审查不严，要求不规范，档案收集和管理相对混乱。

1.2 技术手段落后、管理模式陈旧 开放教育从招生到毕业电子已基本实现了网络化和远程操作，随着招生规模的扩大，学员档案数量不断增加，加之存放时间不固定，管理上流动性、动态性的特点，很多过程靠管理人员手工操作，没有上升到“电子”的高度，信息资源得不到充分的开发和利用。

1.3 档案知识缺乏，管理队伍薄弱 学籍档案管理工作是一项复杂的系统工程，即要求管理人员掌握一定的管理知识、软件系统的操作能力，还要求要有极强的计划性、准确性和原则性，甚至于对工作的协调、超前和创新。但是目前部分学校忽视学籍管理队伍的建设，轮岗、换岗、人员变动频繁，缺乏对管理人员的业务培训。管理人员综合素质偏低，年龄偏大、业务不熟，电脑操作能力差，不当的操作还会导致资料的丢失和损坏。

1.4 投入不足、设备简单，更新跟不上，软件不配套

开放教育学籍档案以电子档案为主，但电子档案管理有其自己的特点，它是无形的东西，装载在特定的介质上，必须通过计算机或其他特殊工具才能看得到它，没有传统档案的直观性。这就要求设备跟上，软件配套，管理人员会操作，能读懂，能看到。但目前各学校在这方面还存在很大的问题。设备陈旧，多年不更新，数码信息采集、二代身份证读写器、监控仪器等更无从谈起。

1.5 档案管理制度不健全，网络安全无保障 档案具有真实性、原始性和安全性的特点，开放教育有他自身的规律和特点，所以就要有与之相适应的学籍管理规章制度，不能套用全日制学籍管理规定。有的学校虽然制度完善，但执行不严，工作随意性较大。如果网络安全得不到保证，就会严重影响学籍档案的管理。

2 加强开放教育学籍档案管理的对策

2.1 提高对档案管理重要性的认识 学籍档案管理是开放教育一项重要的基础性工作，它的管理水平和质量直接影响到开放教育的质量。所以要充分认识档案管理的重要性。高标准、严要求地做好学籍档案管理的每一项工作、每一个细节，切实保证学籍档案真实的反映学生学习的全过程。加强对学籍管理队伍的培训和教育，熟悉和掌握计算机技术，提高分析问题的能力。结合学籍工作实际，探索出学籍档案管理的基本规律；树立“一切为了学生，为了学生的一切”的服务意识，全面提高学籍档案管理水平和能力。

2.2 强化档案制度的建设，全面推进科学、高效和规范的管理档案 建立健全开放教育学籍管理制度，科学高效的搞好学籍管理是提高开放教育质量的前提和保障。学校要在上级部门有关制度的基础上，制定出符合自身实际的管理制度，使管理人员有章可循，有据可依，开放教育的档案管理更加科学化、规范化和高效化。

2.3 创新信息化管理手段，发挥开放教育系统优势，提高档案管理的质量和效率 学籍管理是一项即严肃有严谨的工作，相关部门要依据开放教育的网络化、系统性的特点，将学籍管理纳入到科学化、现代化、信息化的轨道上。及时、全面、准确的利用计算机网络对学员的学籍进行管理，使管理和比管理者能随时随地了解学籍状态，实现学籍信息的规范化和管理的程序化，促进学籍档案管理工作的质量和效率的不断提高。

2.4 树立安全意识，采取有力的措施，严防档案损失，确保档案的安全 计算机并不是无懈可击的，随着网络的发展，档案信息的上网管理及其安全性、可靠性等问题会日益突出。档案信息涉及大量的个人隐私，网络的不安全、软件存在漏洞，防火墙被突破，黑客攻击、读取和更改学生信息等等，既会给档案管理带来巨大的损失，也会对学校声誉带来一定的影响。所以加强安全防范意识，采取必要的措施，防止信息泄露就成为我们管理人员必须重视的问题。

学籍管理是开放教育一个重要的组成部分，学籍管理工作者要改变观念、提高认识，加强学习，不断的研究和探索学籍管理的新思路、新办法和新动向，建立健全适应开放教育特点的规章制度，推动学籍管理不断完善，规范化、科学化的提高学籍管理的质量，真正的做好学籍档案管理工作，提升开放教育学籍管理的内涵，促进开放教育又快有好的发展。

参考文献：

[1]田红梅，韩愈强.论现代远程开放教育学籍管理的特点及战略意义[J].厦门广播电视大学学报，2008，（1）.

第7篇：学籍档案管理范文

1 内容管理

随着高校扩招以及校企合作的扩大，传统的人工档案管理突显出太多的弊端。使用计算机、网络、服务器等现代信息技术对学籍内容进行管理，不仅能够将学生的各项档案信息转化成数据，建立起资源档案库，还能方便校方统计和调用。

学籍档案内容管理是一个内涵丰富的概念，其内容包括多种形式，对于学籍档案而言，主要包括元数据与数据的关系。内容管理的具体实施是在管理目标的要求下，进行内容建模、元数据提取、设定元数据信息、设定管理内容之间的关系。以学生体检表为例，其元数据主要包括学生姓名、学号、入学时间、专业、班级，数据主要有体检项目、体检结果等，建模后的体检元数据与数据的关系如表1所示。另外，复杂的元数据可能具有层次结构，可以通过多个相互关联的表实现。由此可见，表1进行档案元数据的存放，图1进行关系型数据库系统的管理，通过资源服务器进行内容的存储，并通过应用服务器向外提供服务。

通过学籍档案管理系统还可以实现在线学籍管理系统的有机整合。具体做法是通过在现有的在线学籍管理系统中添加动态学籍档案生成模块(可以采用图片、文档等多种形式，其中PDF格式是目前比较常用的选择)，然后利用从关系数据库中提取的元数据直接生成电子档案和元数据信息，再经由内容管理系统的应用程序编程接口，在元数据服务器和资源服务器中进行存储。这一系统的整合大大节约了人力、物力，提高了自动化处理效率。

2 载体管理

我国高校学籍档案一般包括纸质材料、电子文档及其他各类特殊载体材料，按照规定应保持各类材料质地优良、无破损、声像清晰和干净整洁。在现实中，往往由于入学教育的缺失、学籍管理手段的落后以及学籍管理决策功能不足等原因，导致高校学籍档案管理中存在不少问题，如轻视学籍管理、随意更改学籍信息等，在一定程度上影响了学生管理和学校的教学秩序。传统的纸质档案目前仍在大规模应用，如录取表、学籍卡、成绩表、毕业生审批登记表等，这些档案资料在经多次查阅、复印后会出现不同程度的磨损，甚至损坏。电子文件是随着计算机技术的发展而产生的新质文件，通过编码和解码进行数字形式的信息呈现，其生成、存储、读取的载体是计算机和各种硬盘、光盘、磁盘，并能通过网络进行异地传输，具有高度共享性，不受时间和地点的限制。只要保存技术到位，不易产生损毁，并能无限复制。可见，虽然纸质档案目前仍有存在的必要性，但电子档案是今后档案管理的主要发展方向。

在制作电子档案管理时应当注意以下问题：(1)将纸质档案文件转换成电子文件时，必须与纸质等文件之间建立起准确、可靠的标识关系;(2)采取严格的加密认证等措施，切实保证电子文件不被非正常使用和改动;(3)做好备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留;(4)收集用文字处理技术形成的电子文件时应注明文件存储格式和属性;(5)收集图形、视频电子文件时，应注意其压缩算法和相关软件。

此外，还要注意电子档案保存的有效性：(1)每年对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记;(2)按时进行抽样机读检验;(3)进行设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;(4)每隔四年，对磁性载体上的电子档案进行一次转存。

3 使用管理

在信息化社会中，信息服务越来越普遍，传统的档案服务方式应不断改革和发展。高校档案管理人员应将过去那种档案查询的服务模式转变为档案信息的开发利用模式。学籍档案的应用者可以按照系统用户分为学籍档案申请者和学籍档案使用者，其中申请者主要是指学生本人，使用者指的是接受申请的单位。通过现代信息使用管理技术，可以分别进行使用，既方便申请者查阅和申请调取某些档案信息，也能方便校方进行查阅、统计和管理。

档案管理者的工作重心应转移到引导用户检索上来。首先，将档案信息设置索引编号，进行重新归档。其次，对用户进行检索培训和引导。值得一提的是，目前二维码的应用是非常广泛的，在学籍管理系统中也可以进行开发利用，虽然在高校系统中二维码还属于一个新领域，但相信不久的将来将会有广泛应用。例如毕业生的身份识别模块，它是特别针对需要获取学籍档案的毕业生而设计的。由于学号是一一对应的，是学生的唯一标识，因此管理系统可以将学号作为索引检索学籍档案数据库，学生所输入的提示信息如果与数据库中的信息完全一致，则能生成一个属于该学生的唯一二维码，这个二维码保存了该毕业生的所有个人信息，还能连接到该生的入学名册、成绩单、毕业证、学位证等的验证界面上。要进一步推广二维码的使用范围，首先需要提高档案管理者和利用者对二维码的认可度，还要加强档案门户网站的建设。

基于目前的学籍档案管理系统，以学生申请网上下载成绩单为例，学生调取成绩单的程序如下：(1)学生本人登陆学校网站，通过验证个人信息(用户名和密码)，进入学籍档案管理系统，填写下载成绩单的申请表; (2 )验证通过后，网络服务器向元数据库服务器申请访问令牌(包括档案地址和时间有效期等信息);(3)元数据服务器将访问令牌传递给网络服务器;(4)网络服务器按照申请者填写的信息将内容访问令牌分发给档案使用者;(5)档案使用者向资源服务器索取成绩单;(6)资源服务器将成绩单返回给档案使用者。

同样道理，校方管理者如需调取档案信息也按照类似步骤进行，既方便又科学，尤其是现在新的教学模式和课外实践课程的增多给学籍管理带来了很大难度，利用现代信息技术进行管理则能化难为简。

第8篇：学籍档案管理范文

【关键词】学生；学籍档案；档案管理

学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况，也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。学籍档案主要包括：（1）学生学籍记录表；（2）新生入学登记表及各年级学生花名册；（3）学生在籍注册表；（4）学生学习成绩表；（5）学生转学、转专业、休学、复学、留级、退学、出国等学籍变动情况登记表；（6）对学生的奖惩文件及登记表；（7）修订学籍管理条例的各种文件；（8）实结、毕业生论文；（9）学位申报审批表、毕业证书、学位证书及结业证书；（10）毕业生学员鉴定登记表、毕业生调配表、档案转递单、毕业生报到证存根及领取证书的印刷编号及毕业、结业情况等。

学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多，形式多样，在实际管理工作中往往容易出现问题，甚至造成严重的后果。因此，重视高校学籍档案质量，切实抓好和不断提高高校学籍档案质量显得十分必要。

一、学籍档案管理中存在的问题

1．收集整理是建立档案起始，真实性是这一阶段管理的核心内容。在具体工作中，首先应做到内容详实可信，不能夸大；其次应保证字体工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些细节问题，如，姓名使用同音字代替，出生日期农历、公历混淆，与户口产生冲突等。

2．立卷归档是将上一步骤收集整理的档案材料分类汇总，工作重点是确保档案材料的完整性。存在的问题主要有档案管理人员档案意识淡薄，未按要求及时归档，或者材料未及时补充完善，甚至归错档；此外，档案管理方法陈旧，设备和设施老化也是造成立卷归档完整性差的客观因素之一。

3．档案转递的特点环节多、人员杂，容易丢失造成错投、误投及“死档”等情况。学籍档案在转递的过程中，经过的中间环节较多，从学生本人--学校立卷各院系--就业指导办（教务处）--机要邮寄部门--地市级教育局（人事局）--县级教育局（人事局）--就业单位人事部门等，无论中间某环节出现差错，都会影响学籍档案的顺利转递，从而影响毕业生的正常工作和学习。

4．档案的保管利用。档案的最终目的是保管利用，因此，档案的日常维护尤为重要，而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中，应由专门的档案管理部门来保管，并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等

二、完善学籍档案工作的管理建议

1．增强档案意识。加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。

2．建立健全收集与补充制度。明确工作职责范围，岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序，必要时做出工作流程图，要有完善的管理制度。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准，档案按存放分类清晰，案卷摆放系统有序。学籍管理制度统一标准，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。在日常工作中，用制度去规范管理工作，使学籍管理工作逐步走向规范化。

3．加强队伍建设，提高专、兼职档案员的素质。档案管理工作是一门管理科学，随着科技的发展，大大加收了档案管理工作的现代化，这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风，否则，会给学校造成不可挽回的损失。所以要不断强化高校专职档案员的职业道德。

4．大力开发利用学籍档案信息资源，主动提供服务。学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的，也是学籍档案管理部门的职责。有条件的高校可建立学籍档案数据库，如新生录取登记卡、学生注册表、学生成绩、毕业证书编号、学位证书编号及档案转递情况等，以方便师生们通过计算机网络检索，获得自己需要的学籍档案材料。如学历、学位认证、出国留学等提供有效信息。

总之，学籍档案与个人的利益息息相关，以后就业、提拔干部、晋级、考评、转正和晋升工资等都离不开学籍档案。建立健全一整套高校学生学籍档案管理体系，管理好学籍档案至关重要。

【参考文献】

[1]底红艳．对高校教学档案管理的几点认识[J]．晋图学刊，2002，（3）．

第9篇：学籍档案管理范文

【关键词】电子学籍档案管理；管理风险；优点；缺陷；规避措施

一、学校学生电子学籍档案管理的优点

首先，传统的学籍档案管理模式是完全依靠人力，学籍档案管理人员要负责学籍档案的抄写、分类、统计、存储等，而这些环节的任何一个都需要耗费大量的人力物力，最终导致学籍档案管理工作资金投入高但工作效率又十分低下。同时，人力的有限和管理人员的主观性等因素，也容易导致学籍档案管理工作出现纰漏，稍有不慎就会给工作造成巨大的损失。而采用电子学籍档案管理模式就可以规避这些问题。电子学籍档案管理模式是通过采用现代化信息技术快速而又高效地完成学籍档案的收集、分类、存储、统计以及查阅等环节，从而实现学籍档案管理全程的自动化，这相对于传统的学籍档案管理模式具有不可比拟的优越性。其次，电子学籍档案管理是通过文档的形式来对学生学籍档案进行存储。当前学校学籍档案存储方式主要是DVD光碟、硬盘、闪存U盘等科技产品，这些存储器不仅存储量大、存储时间长，而且稳定性高、受外界环境影响小，只要存储器没有受到损害，其文档的存储期远远超过纸质学籍档案的存储。因为纸质学籍档案在存储过程中容易受到虫害、潮湿等自然环境的影响，同时也容易被人为地损害，而电子学籍档案就能很好地规避这些问题。最后，电子学籍档案管理模式可以通过加密、授权限制等各种科学手段来保证学籍档案的安全性，而这些是纸质学籍档案无法做到的。所以，电子学籍档案在方便学校学生及管理人员检索和查询学籍档案的同时也可以通过信息技术的利用来为学生的学籍档案管理增加安全系数，防止学生学籍档案信息被恶意篡改，给学生和学籍档案管理工作造成损失。

二、当前学校电子学籍档案管理模式存在的缺陷

随着学校学生数量越来越庞大，就业竞争越来越激烈，以及社会文化的多元化，越来越多的学校对学生学籍档案管理更加重视，在这个过程中电子学籍档案管理发挥着非常重要的作用。但是根据具体情况来看，电子学籍档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张学籍档案相比，具有更大的风险性。电子学籍档案信息的安全性主要涉及档案信息载体安全性和传输安全性。载体安全性主要指存储介质对信息安全因素的影响。电子学籍档案通常以磁盘、光盘为载体，这类载体成分比较复杂，性能不稳定，可能出现档案失真的问题。而且对环境温度、湿度、防磁、防机械损伤等条件要求较高，易损坏变质，保存年限低。传输安全性也就是网络安全性，网络的发展使电子档案在更大的范围内得到共享，同时，无孔不入的网络黑客和防不胜防的计算机病毒也给电子学籍档案的管理带来巨大的安全隐患。除此之外，电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。如果有人出于自己的目的将磁盘中存的内容进行了删改，是难以发现和确定。

如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致学生的数据错误或被盗，所以，在使用电子学籍档案时一定要注意信息的准确性及安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。

三、学生电子学籍档案管理风险的规避措施

首先，针对于学生电子学籍档案存储的不安全性，管理人员应该采取相应的措施来提高存储设备的安全系数，防止文件的丢失和恶意盗取。而为了达到这一目的，管理人员可以通过实现学籍档案存储设备的专机专用来保护相关文件数据不被损害。同时，管理人员应该定期对电子学籍档案的存储设备进行更新升级以及对电脑系统存在的漏洞进行定期修复，以此来提高电子学籍档案管理的安全性。而针对电子学籍档案存储数据的不完整性和存储设备寿命的有限性等问题，管理人员可以通过规范自己的操作、增强自身的职业道德素质来杜绝因人为因素造成的损失。同时可以通过对重要学籍档案进行备份来减少因数据丢失或损坏造成的种种损失。而为了尽可能地延长存储设备的使用寿命，管理人员可以通过存储设备的更新换代以及对其使用后进行及时修复等措施来实现。

其次，管理人员可以利用计算机高端技术来有效地规避电子学籍档案管理过程中存在的种种风险。学校学籍管理部门主要是管理学生的学籍档案，所以，技术人员可以利用信息技术对学生的信息系统采取加密处理，而这种加密手段也要突破先前的单一加密方式，采用公开加密和严格加密的双加密模式，公开加密用于学籍文件的发送，而严格加密才用于学籍内容的接收，这样就可以保证电子学籍档案内容的高度安全，维护学生的利益。除此之外，技术人员还可以对学生电子学籍档案系统设定身份验证，以此来控制学生电子学籍档案的访问权限。这也是规避风险的措施之一。

最后，管理人员应该加强学校学生学籍管理系统的构建，以此来降低电子学籍档案管理过程中存在的风险。电子学籍档案管理系统应该采用目前流行的客户机服务器和Web服务器等方式来优化系统的构建，以此保证系统的实用性、稳定性和可兼容性，同时通过设立高效的通信机制彩曾强系统的安全险，只有这样，才能从系统本身优化电子学籍档案的管理。除此之外，以防万一，学校还应该实行学生电子学籍档案与纸质学籍档案并行的“双轨制”，以便弥补电子学籍档案管理的不足。