企业档案管理精选(九篇)

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第1篇：企业档案管理范文

关键词:私营企业;档案管理

中图分类号:F208 文献标识码:B文章编号:1009-9166(2010)017(C)-0252-01

档案是对企业生产、技术、科研、经营等活动全面反映的真实记录。对于企业的领导层而言,档案是他们了解企业经营状况和调整企业战略的重要依据;同时档案也是社会各界了解企业经营成果的重要依据。强化企业档案管理对提升企业的核心竞争力,促进企业全面发展有着不容忽视的作用。因此,企业全方位、多角度入手,强化档案管理。

一、强化管理意识

科技发展带动行业革命,随着企业档案管理手段的革新,为了适应全新的管理模式,企业档案管理部门必须解放思想,采取积极有效的措施,提升全体员工的档案意识:首先通过大力对档案管理正面和负面案例的对比宣传,强化领导的档案意识,增强领导对档案管理的重视。其次是要通过各种形式的培训,使领导了解档案管理的重要性、基本内容、注意事项。

二、完善管理机制

档案管理是企业管理的重要组成部分之一。企业要想取得长足的发展,完善企业档案管理的机制势在必行。首先,要为档案管理创造必要的物质条件,加大资金的投入,从硬件设施上给予足够的支持;其次,要依照相关的法律法规建立档案,坚决贯彻执行《档案法》,将档案管理制度落到实处,改变传统档案管理中分散管理,多处存放的模式,将公司的一切档案集中统一管理。再次,是要从实际出发,制定合理的档案工作发展计划,并按一定步骤,逐步实施。结合企业自身实际,将档案管理工作的重点放在如何利用档案信息为企业生产、经营服务上。最后,建立健全激励机制,全面调动档案管理人员的工作积极性,将档案管理的成效与工作人员的薪资、提干、评优等挂钩。

三、更新管理手段

随着现代科学技术的发展,档案管理的手段也是日新月异,同时,市场竞争愈渐激烈,也使企业对档案信息的需求不断增加。在信息时代,为了给企业发展提供更新、更全、更准的档案信息,档案管理部门必须加快档案管理的信息化进程,大胆采用各种先进的档案管理技术手段,做好企业发展的“信息参谋”。

四、树立信息服务理念

随着社会信息产业的发展,信息用户对信息服务也有了越来越高的要求。因此,企业档案管理人员必须树立起主动服务的理念,积极利用技术手段,归纳总结,将信息资源的及其相关的信息转变、制作成信息产品。信息服务具体来说需要档案管理部门做好以下几点:一是要充分考虑客户的信息利用需求,为客户建立专门的信息服务平台,使用户的信息使用更加简单,便捷;二是要对收集的档案信息进行归纳整理,进行深加工,制作成简单易查的信息库,使领导和业务部门可以快速、准确的查找相关信息;三是要加快远程信息系统的建设,为有需求的用户提供远程信息服务。

五、加强人员培训

无论什么工作,它的操作者都是人,就企业档案管理而言,企业档案管理人员的工作能力和综合素质直接影响着企业档案管理工作的质量水平。企业档案管理部门应该把提高员工综合素质和工作能力当成重点任务来抓。为了完成这一目标,企业要加强对员工的培训力度:首先,企业可以在档案管理部门举办专门档案管理业务培训班,使员工掌握档案管理工作中的各种办公设备和相关的办公软件应用;其次,组织档案管理人员与友好企业的同行进行业务上的经验交流,互通有无;再次,鼓励档案管理人员自学,企业出资为档案管理人员配置相应的行业书籍、软件,为档案管理人员的自学提供便利;最后,定期对档案管理人员的业务水平进行考核,将考核结果列为员工加薪、升职的重要考察因素,刺激档案管理人员提升自我的业务水平。

总之,档案是企业的“信息参谋”,企业档案管理工作的好坏直接关系着企业领导制定企业发展计划的正确性,关系着社会各界对企业经营成果认识的真实性。一个成功的企业,离不开成功的企业档案管理,档案工作要跟上时代的发展,要努力为企业的发展提供信息支持。

作者单位:四川省华芝房地产开发有限责任公司

作者简介:胡世明(1971.09― ),男,四川省攀枝花市,职称:馆员,学历:大专,研究方向:档案管理。

参考文献:

第2篇：企业档案管理范文

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）05-000-01

摘 要 企业档案是对企业生产经营具有重要参考价值的文件资料。企业档案工作最终目的都是最大限度发挥档案信息，以更好为企业服务。本文主要探讨现代企业所需要的档案管理模式，为各企业的发展提供可行性意见。

关键词 企业档案 档案管理 档案管理模式

当今社会已经进入信息时代，信息资源作为无形资产，有着极其重要的价值。企业档案作为企业的无形资产，记录着企业的经营状况、生产技术等，档案管理工作影响着企业管理工作的高效发展，因此，需要选择一种合理的档案管理模式，服务企业。

一、企业档案管理模式多元化发展

（一）企业管理模式

1.档案分散管理模式。一些小微企业和部分民营企业，因其人员和财力的有限性，成立专门的档案相关部门有一定的困难，所以就把档案分散，不集中在一起，也就是根据档案的来源，由企业各个部门管理各自的档案。例如，财务部门保存会计档案，生产技术部门保存科技档案，人事部门保存人事档案。这种模式虽然有了明确的分工，但是缺少系统的规划，容易在不同类别档案的管理方面出现空白或交叉管理的情况，使档案资源得不到共享，无法确保档案的安全性，发挥不了档案信息的有效利用价值。

2.档案集中统一管理模式。一些中小型企业会设立专门的档案管理部门，由档案部门对本单位档案实行集中统一管理。在统一的档案管理制度下，对档案进行集中管理。从理论上讲，不管何种类型的企业，均可以应用此种管理模式，但从具体实施中也会遇到一些问题，例如企业规模的大小、企业管理体制的差别、企业技术水平高低，会导致集中统一管理的程度不同。这种管理模式可以确保档案信息资源的安全性和完整性，使其信息资源能得到充分的利用。

3.集中统一与分散管理相结合的模式。大中型企业或企业集团由于资金雄厚，部门多，档案材料多样化，所以可以成立一个专门负责档案管理的部门或中心，档案中心也可设立相关的分部门，其中心重点保管产品营销、科研项目、行政管理等档案，分室主要保管员工档案、设备档案等其他档案。企业集团除了生产经营管理外，还进行资本运作，国内外市场的开拓，以及技术合作与交流。企业集团具有多层次的组织结构，因此，档案的管理不但要针对集团内部，还要包括各成员单位。总公司保管资产运作相关的档案，各子公司分别保管本单位形成的档案。这种模式不仅体现了档案管理的灵活性，也提高了相关部门对档案管理的意识。

4.图、情、档一体化管理模式。社会经济的发展促进了企业经营体制的转变，企业档案管理模式也需不断创新。在当今的经济形势下，企业想要长久发展，需要快速准确地掌握大量信息资源，建立一套适合企业发展的档案信息资源管理系统，结合自身情况，进行资源整合，使企业在竞争中立于不败之地。已经有部分企业初步尝试了图书、情报、档案一体化管理模式，鉴于大部分企业所掌握的信息资源有限，实现这种模式还有一定差距。

（二）社会管理模式

1.企业档案协会。一般来讲，企业档案协会是各企业自愿联合形成的协作组织，是全国或地方性的档案专业团体。企业档案协会应作为企业文化的一部分，它可以加强企业档案工作者之间的合作，例如通过举办全国企业档案年会、论坛等多种形式的交流活动来进行业务交流和学术研究，也可以向档案管理机关和档案馆提供咨询建议。档案行政管理部门也应以行业协会为依托，去约束和引导企业档案管理工作。

2.档案中介机构。档案中介机构是按照一定的业务规则或者程序委托人提供中介服务，并收取相应费用的组织。随着市场经济的发展，企业要跟上社会发展的脚步，会将档案相关工作交给专门的机构去管理，企业不需要成立自己的档案部门及配备相应的管理人员，从而减少运营成本，从而使企业有更多的时间和精力去进行生产经营活动。档案中介机构以其特有的社会服务功能在档案管理部门与个人、企业间提供服务，是一个具有监督、沟通、协调作用的法人组织，具有中介性、服务性、营利性、自律性的特点。

3.企业档案托管机构。企业档案托管机构是一个能够进行独立核算的社会服务机构，是针对于档案相关工作而设立的，并收取相应费用来维护机构自身的运营。对于有些规模较小或者不具备保管条件的企业，其档案可由托管机构来保管。在进行托管前，双方要签订合同，会明确合同双方的义务或违约责任，因此档案信息资源不会泄露，企业档案的安全性得到提高。档案托管机构还能够提供更深层次的服务，如，对档案的鉴定管理、企业内部文件的收集及数字化处理等。

二、企业档案管理模式发展趋势

（一）管理形式的转变

企I档案管理最初是一种实体管理，当前已经转为信息管理。顾名思义，实体管理就是对实际存在的档案实体进行管理，其目的是使档案管理有序化。在企业开始建立档案时的管理要求是保证档案的系统性和安全性，是企业日常工作的组成部分。社会信息化发展，各企业也在不断摸索中转变经营体制，信息的价值已逐渐体现出来，各企业档案相关工作部门意识到信息资源的价值，于是档案实体管理开始转向以信息开发利用为目的的信息管理，以更好指导档案管理工作。

（二）管理方式的转变

企业档案在管理方式已呈现规模化，思想观念已经转变，管理目标已走向知识化和信息化。档案管理方式具有管理的社会化特点，开始向档案员和用户的管理转变，能够优化资源配置，节省人力物力，获得更大经济效益，符合“精而全”的要求。

三、结语

本文对当前企业管理模式是一种现象的研究，各企业可根据自身情况，来选择适合自身发展的档案管理模式，提高企业的核心竞争力。

参考文献：

第3篇：企业档案管理范文

1 企业技术创新中的档案信息需求

企业在创新过程中对信息需求量很大，只有全面了解企业的信息需求，档案部门才能提供具有针对性、有效、适用的档案信息服务。在企业技术创新过程中，企业档案是一项重要的信息源。档案是保存和传承企业文化的载体，因此，开发利用档案信息资源可以达到弘扬传播企业文化的目的。档案只有转化为信息，建立起多层次、多种类、跨系统的档案信息资源库，才能真正实现档案的价值。

2 企业科技档案管理现状

2.1 管理模式落后

目前很多企业档案部门在管理上还处在对档案实体的收集、整理、保管利用的初级阶段，还没有进入对科技档案进行数字信息化管理的高级阶段，因此多年来企业科技档案管理停滞不前，关键在于没有认识到科技档案信息化管理的重要性、必要性和紧迫性。在现代数字信息化时代，科技档案的类别、内容、载体、信息等将不断增加，在当前社会，科技档案的数字信息化管理模式必将取代传统的科技档案实体管理模式。

2.2 服务手段滞后

企业档案部门很难采购先进的计算机网络数码设备，只能对科技档案案卷、专题目录进行简单编辑整理，不能运用现代化计算机网络通信技术进行科技成果转让和信息交流，因而对科技档案信息资源的开发利用较低。

2.3 服务方式被动

以往企业档案部门通常怀着按部就班的心态，坐等上门，被动的等待有人将档案资料送来，因此其服务内容比较单一，一定程度上，限制了其所服务的范围，服务方式也显得较为单一，同时，与外界缺乏沟通与交流，所服务的对象仅仅局限于在企业内部借阅和复制。

2.4 专职人员稀缺

很多企业在发展壮大到一定程度时，为了节省成本，不得不在企业内部采取全面深化改革措施。裁员成为企业改革中通常的做法，而其中一些非必要部门譬如档案部门往往首当其冲，各大企业裁员大军中，专职档案工作人员最先被大量裁员精简，因此企业档案管理人员通常情况下由本单位的办公室文案人员或者后勤人员进行兼职，由于其本身工作就很繁琐，加之没有接受过档案管理方面的专业训练，在面对科技档案的具体工作时，常常显得力不从心，只能对日常文件资料进行简单的收集整理工作，很难应对科技档案信息的精细化工作。

3 企业科技档案管理创新

3.1 创新思想观念

档案部门在一家企业中占据着非常重要的地位，其思想观念一定程度上影响着一家企业对未来市场的判断与决策，因此档案部门一定要具备高瞻远瞩的创新型思维，与时俱进，转变观念，要有组织有规划的有条不紊地进行科技档案信息化建设。企业要将科技档案信息化建设经费也纳入年度财务预算的范围，适当增加经费投入，配置高性能电脑、同时激光打印机、扫描仪、刻录机、多角高倍数码像机、数据库服务器、大型数据库、档案管理软件、网络安全设备等设施设备也是必不可少的，以此来解决好科技档案信息化基础设施建设等根本性问题。

3.2 创新组织机构

创新档案组织机构建设，要从企业抓起，首先要建立专门的档案室，并配齐经验丰富的档案工作人员，根据实际情况完善既有的档案规章制度，真正切实重点抓好科技档案管理工作。同时要积极大力引进档案信息化管理相关专业技术人才，以扩充档案人员队伍建设；其次档案人员要注重专业知识的积累，企业要对档案人员加强计算机应用能力方面培训，使其能熟练掌握计算机方面的基本知识，不断提升自己的电脑网络操作技能，提高档案人员的知识水平和业务水平，从而使科技档案管理手段向技术型，创新型转变。

3.3 创新管理模式

在管理体制上，企业科技档案工作要实行“统一领导、分级管理”的模式。建立层次分明，高效，紧凑的管理模式，企业档案部门对本单位履行宏观领导和管理职能，对所属单位负责监督、检查和建设性指导，从而避免科技档案因为有单独部门或个人的疏忽或者责任心的缺少，导致重要档案的丢失，造成不可挽回的损失，确保科技档案完整、准确和齐全，是创新性管理模式的基本目标。在管理机制上，要把管理模式的创新，放在一个重要位置，形成一个理念，同时营造要时刻追求理念创新，管理创新的环境，自上而下，实行总经理负责、总工程师分管、档案部门和技术部门齐抓共管的机制，形成多级梯度分层管理，坚持不懈持之以恒，真正抓好落实好管理创新这个理念。

企业要对科技档案信息化建设工作大力支持，大胆革新管理方式。要应用现代化网络信息技术，整合科技档案信息资源，实行规范化、标准化、科学化的科技档案管理方式，从而提供高质量服务。逐步实现转变为档案实体的数字化、现代化信息管理的科学高效的档案管理方式。

3.4 创新管理方法

建立现代化数字网络信息化的科技档案管理中心。一是要选择合适的企业档案管理软件，其体系结构、系统功能、适用网络结构、后台数据库、与办公自动化系统数据接口、以及科技档案管理模块都要符合档案信息化建设的要求。二要做好科技档案案卷级、文件级目录数据库的录入、查询和维护工作，通过查找目录、原文传输及扫描等方式，实现科技档案案卷、文件目录检索和全文查询，逐步建成母子（分）公司等两级科技档案数字化、网络化信息管理平台，形成电子文件、电子档案管理和利用中心。

3.5 创新服务方式

第4篇：企业档案管理范文

【关键词】电子档案 保存 维护 维护 管理对策

信息化的时代，随着计算机与网络技术的普及,企业信息数字化、办公自动化的快速发展,电子档案已经成为企业档案工作中必须要面临的工作问题，并且在实际工作中产生的各种问题和难点也必须面对，需要在企业中得以合理运用。

根据多年的档案管理工作经验，在此着重探讨分析企业电子档案管理工作中出现的问题以及一些处理方法，抛砖引玉，和档案管理工作的同仁们共同探讨。

一、企业电子档案管理中出现的问题

（一）电子文件原始资料的保存

目前,在计算机上起草和制作文件,已是办公常事。往往文件一旦定稿打印后,作为草稿性的电子文件的保存就经常被忽视。许多单位对电子文件没有采取保护措施,随意对其进行删改,不是被清除就是被新文件覆盖。使具有原始性的电子稿件面目全非,失去了归档保存的意义。

（二）电子档案的完整性难维护

电子档案材料的多样性、结构的复杂性,储存方式的互换性,容易造成信息缺损。当前,电子档案储存方式主要有光盘、磁盘和磁带。这些媒介材料的化学性质不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应,容易造成电子档案信息丢失，使电子档案内容的完整性很难保障,直接影响信息再现。

（三）信息安全与保密问题

电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性,造成电子档案与载体的可分离,使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性,使电脑病毒和蓄意破坏的电脑黑客对档案存放载体形成威胁,载体一旦被电脑病毒感染或被黑客闯入,就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失,甚至造成整个信息系统瘫痪。

（四）电子档案的接收格式问题

由于电子档案的应用尚没有全国范围内普及,档案文件在转手移交过程中,会出现因两部门存储档案方式不同,使用软件不同,而使电子档案在转交过程中出现困难。

（五）电子档案的长期可读性难实现

电子档案的内容是以数字形式存储于各种载体上的,但由于电子档案形成单位的不同习惯,所应用软件、媒体不同,对同一项目所形成的电子档案格式都不尽相同。电子档案在以后的利用中,必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。而互不兼容的电子计算机和应用软件生成的电子档案,在电子档案利用时对信息的交换、显示会造成很大困难,导致电子档案打不开或无法显示而失去可读性。即使是互相兼容的电子计算机和应用软件生成的电子档案,随着科学技术的进步,电子计算机系统软硬件技术的不断升级,数字压缩、解读等技术的不断更新换代,电子档案在现在形成时所依赖的先进技术,在未来利用电子档案时往往是时过境迁,新技术已经不认识老技术了。所以,将最初形成的电子档案原始软盘、光盘等原件载体保存起来,也并不意味着载体实物上的电子信息能完整无损地、源远流长地被利用下去。

二、企业电子档案管理的对策

（一）电子档案管理的原则

企业电子档案管理要秉承规范性、可靠性、高效率的原则。规范性是开展档案信息电子化最重要的原则,也是确保电子化档案信息可用性的基本条件。要求所有档案信息的电子化必须按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行,并尽可能采用国际通用标准，对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准。可靠性问题，除了采取各种技术措施、国家制订必要的认定规范外,文件、档案工作中相应的制度保障也是十分重要。在电子档案管理的全过程中,要严格制度、堵塞漏洞,不仅要确保归档文件和进馆档案的真实有效,还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程,建立必要的备份等,以防止信息的丢失和失真,维护电子档案的可靠性。而高效率，应在充分研究的基础上选择最优化的档案信息电子化方案和最高效、经济的电子化加工系统设施。合理的技术方案的确定,是整个电子化工程成败和效率高低的关键，而优良的电子化加工系统,是档案信息电子化工程的助推器。

（二）规范电子文档一体化管理模式

电子文件管理系统的文件管理功能是由电子文档管理软件预先内设的元数据需求确定的,所以说电子文档管理要落实到以软件为核心的解决方案上,制定相关元数据规范,自觉创建对软件功能进行规范的平台。以此为指导,研制有利于电子文档一体化管理的通用元数据标准,建立电子文档一体化管理相关的配套标准体系,显得非常必要。解决电子档案管理的难题,涉及宏观政策、信息管理、相关法规以及系统设计等问题。除考虑到电子公文归档的需求外,还必须顾及电子文件核心流程层和特定流程层流转的诸多问题,这是一个复杂的管理系统。而标准又是与时俱进的,需要不断更新和升级,不能永远停滞在一个水平上。因而,仅局限于某一个行业、某一个学科或某一个部门研究远远不能适应需求。而无政府盲目竞争,自由创建信息孤岛,重复设计、各自为政、五花八门、互不兼容也是不行的。要解决电子档案管理难的问题,与世界电子文档一体化接轨,就必须建立一个顶级一元化技术权威机制,统一组织协调诸多相关机构联合攻关,统一全国的电子文档一体化管理模式,规范电子文档一体化管理系统软件开发,以保障电子文档一体化管理的需求,已成为解决电子档案管理难的明显发展趋势。

（三）采取切实可行的信息保护措施

信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。电子档案上网后必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前,为防止档案信息被窃取、删除和修改,防止网络??黑客的进入,常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠,确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密,防范对电子文件的非法访问和随意删改,都具有很好的效果。应当不断改进现代化管理手段,努力提升馆藏档案的安全保护水平。

（四）电子文件所依赖的计算机软、硬件设施管理要加强

软件管理上,要积极开辟电子档案存储的新途径,为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备,对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞,对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级,搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上,要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境,强化防磁设施的完善和维护,有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施,确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。

第5篇：企业档案管理范文

1 档案记忆观的基本属性

档案记忆观作为基于对档案基本属性，社会记忆属性的本质性认识近年来受到档案界的重视和探讨。以社会记忆理论为根本出发点，从传承、控制和建构的角度对社会记忆的体制与性能进行分析就是档案的记忆研究，目的是从创建和保护社会记忆的角度，使有关工作人员的积极作用得到充分的发挥，对社会记忆的全面创建，我们可以从以下几点分析其旨趣所在：

首先，从社会记忆的角度对档案这一形态给予肯定和了解，从国家与社会记忆的角度分析档案所特有的价值与意义；

其次，从构建和保护社会记忆的角度对档案的作用给予肯定和了解，以社会的不断变化和发展为背景，使档案的价值和使命得以实现；

再次，深度挖掘和创新有关理论，从理论的角度，创建具有解释作用的框架拓展系统，同时也为“城市记忆工程”、“世界记忆工程”、“数字记忆工程”等这些有关档案领域记忆保护、保存活动寻找理论依据。

2 档案部门的职能定位

根据档案记忆观的有关理论，档案馆的意义除了具备文件库的作用之外，还兼具知识库和记忆库的作用。有关档案管理机构对企业记忆的保存必须从企业发展的角度出发，一个企业的发展过程必须能够从其档案馆中得到体现，是企业的整个发展历史能够为后人所预览和学习了解。

2.1 扩大搜索范围，丰富馆藏资源

在征集与收集等有关档案管理工作中，以当前已有的方法进行归档之后，还要将包括历史档案在内的重要理性资料做出选取，尤其是与企业重大决策有关的资料必须进馆收藏。赋予档案馆以真实性和全面性，将企业利益作为重点，对企业的发展与变化做完整详细的记录。

2.2 从数字化向智能化转变

在数量方面，当前的档案资料越来越多，对许多大中型企业而言，其在数据库方面已经十分成熟，在收集、编制和查阅有关档案以及对档案进行管理方面的效率都非常高，对图书和档案的中的有关信息的管理已经实现了电子化，然后，有关机构在对企业的档案进行数字化管理方面还有待提升，以原始的信息档案为基础，在具体需求的引导下，深度挖掘有关专题数据，为用户及领导决策提供更详尽、快捷的高效的智能化服务，这不仅是一种操作方式上的变化，而是一种观念上的突破。

3 企业档案管理的重要性

在企业有关组织记忆的构建方面，企业档案其基础性作用。根据记忆主体的不同，其种类主要包括个人记忆和集体记忆两种，哈布瓦赫的观点是：集体记忆的数量与社会中群体的数量是相对应的。从社会的角度而言，包括宗教、家庭、企事业单位以及社会阶级等形式在内的有关群体性组织都拥有各自的集体记忆，其中的成员受此类记忆的控制，对他们的过去和未来都形成一定的影响。集体记忆是组织记忆的根源所在，当前生活中，企业在生产、服务和流通等领域中都是互相独立的，而组织记忆则真是的体现和记录了一个企业的发展和生存。企业档案是企业在生产、研发、经营以及管理等活动中形成的有保存价值的各种形式的记录，是企业组织记忆塑造、构建、传承、维护的重要工具和内容。今天的企业档案管理工作，解读着昨天的组织记忆，同时又构建着明天的组织记忆。

首先，从构建与传承企业组织记忆的角度分析，企业档案的优势非常明显。某些媒介与载体是传承并存在记忆的基础，而企业档案恰恰就起着这一基础性的作用。康纳顿指出：社会对其记忆的维持和传播主要靠实践来完成，他将社会实践的种类划分成两部分，一部分是体化实践，一部分是刻写实践，对身体的依赖是这两者之间的主要差异，其中前者对人体的依赖比较大，而后者传递和存储实践的方式则可以完全与人体相分开，而后者对前者而言，主要起补充作用。

其次，从传承与创建企业组织记忆的角度，企业档案本身的品质非常优良。谢伦伯格的经典著作《现代档案技术和原则》中的观点是：“档案的本质不是搜集”，其排列的最终顺序是通过自然的流转和沉淀之后而形成的，是由生长而来的。企业的具体活动导致企业档案的生成，其记录内容并不简单，是不同的目的与活动通过练习之后形成的，这种组合和联系有助于相对客观、完整的反映企业过去，为我们理解企业组织记忆提供了事实、关联、依据和理性。

4 档案记忆观视野下的新型企业档案服务管理

企业经过生产、研发、管理和经营等各种活动，将就价值的信息保存下来并记录就是企业档案，对企业创建、传承、塑造和维护企业组织具有重要的作用。当前，企业档案的有关工作是过去的组织记忆的一种解读，也是对未来的组织记忆的一种创建。

4.1 企业档案应把握现阶段企业活动脉络

企业在不同阶段的研发、生产、经营、管理等业务活动出现种种变革，企业更要不断的完善自身的发展战略，转变管理理念，调整经营方向，才能立足于激烈的市场竞争。当前，收集档案的关键就在于对目前活动的有关资料的选取，换句话说，开展此类工作的关键在于不同阶段的企业活动。当前中国在档案收集方面存在的主要问题就是发展不够成熟，许多企业依据其制动的有关收集范围来进行文档的收集，然后只收集在此范围内的，对范围外的工作缺乏重视，最常见的就是企业发生的重要性突发案件，这对企业的组织记忆具有重要作用，但是由于这些内容不在其制定的收集范围之内，最终导致丢失。工作规范对企业档案管理工作非常关键，但是要想使其作用得到充分发挥还需要时间的配合才行，所以，对当前有关档案的收集工作而言，当前企业的活动经络是其全面与否的关键，并且，这对组织记忆的构建也具有重要的现实意义。

4.2 企业档案应保证记忆完整性

4.2.1、制定完善的档案标准。从档案管理者的角度来讲，对有关工作人员的业务素质要予以提升，对有关责任人予以明确，对有关人员的工作职责予以明确，是有关体制的意义完善，根据《企业档案管理标准》、《档案法》等有关政策的规定，从企业对不同规章体系以及有关具体工作的实际情况出发，根据管理档案的具体要求来形成、整理和收集档案，并且在归档的范围、收发保密文件、文件保存时间、销毁等等不同的环节对有关工作进行明文规定。并且针对鉴定工作，有关部门还要积极的进行研究，使鉴定工作更加的准确，降低确实社会记忆的可能性，对有关工作人员在观念和思想上要加强重视。建立健全档案管理规章制度，是档案管理的关键。完善的制度和标准是确保记忆完整性的基础。

4.2.2、数字档案的收集与管理。 当前，记忆是否完整直接受企业手机数字方面资源的档案有直接关系。随着全球经济的一体化进程不断发展，网络信息不断进步，在企业的可持续发展方面，信息化起着重要的作用，并且还影响企业的经济收益与竞争能力。企业从自动化生产到内部管理方面都与计算机息息相关，并且随着电子商务的发展，信息化的影响越来越大，随之而来的是在生产、销售和经营等环节中增加的大量数字化信息，这对企业的运转是否正常起着决定性的作用，当前企业经营的现状也主要通过数字化信息流体现出来。分散在不同系统、不同业务环节中的关键数字化信息，如果得不到及时的沉淀，一旦流失，必然造成企业组织记忆的残缺。因此，在企业档案收集工作中，应该及时控制有保存价值的数字文档信息。

当前越来越多的企业开始重视对与知识有关的平台和中心的建设，从智力方面支持企业发展，但是，当前的大部分关键性信息与知识的状态以“游离”为主，缺乏系统性，使得信息的作用和价值不能得到充分发挥，流失严重；又如，据调查，邮件系统是目前很多企业，尤其是大中型企业开展管理活动的重要平台，而邮件系统中的邮件多处于失控状态，即便是非常重要的邮件也鲜有在企业档案的归档范围之中。因此，要确保企业组织记忆的完整性，必须对各种类型的数字文档信息进行合理的收集和管理。

4.3 企业档案应不断丰富档案的利用服务

人类对身份的认同以记忆为基础，企业内部员工被认同的关键在于企业组织记忆。而这对员工的归属感和自豪感具有重要的意义，对企业的可持续发展具有积极意义。而员工通过传承和激活组织记忆等来认同企业。美国的著名学者保罗?康纳顿指出，原始的外来资料帮助人类恢复记忆，这其中档案的价值尤其重要，集体记忆中需要追溯和保存的主要内容与档案中记录的社群、民族和个体等有极大的关联性。由此可见，档案对集体记忆其中间性作用，对记忆具有激活的作用，但是，释放记忆功能单靠档案馆中被动存放的资料是无法实现的，只有充分的利用档案才能使其价值得到发挥，对企业的组织记忆才能进行有效的激活。

利用是管理的档案的中级目的，是档案为广大人民提供服务，国家档案局在建设“三个体系”的方案中对此也有设略。企业档案在具体的工作中有许多种利用方式，其中发挥价值最为明显的就是其情报价值与凭证价值。在传承和激活企业组织记忆的过程中，有关工作人员必须更加系统、深入的整合档案资源，以生动形象、易于接受的方式，主动将组织记忆呈现给企业员工，在潜移默化中实现企业组织记忆的激活与传承。

第6篇：企业档案管理范文

【关键词】 企业档案管理；现代化；问题；对策

随着社会经济高速进步及发展，单位对于档案管理工作越来越重视，虽然各个企事业单位的档案管理工作已经取得了一定成绩，单位的档案管理工作虽然也有了一定的提升，但由于运行机制、基础设备、人员素质等方面的不足，这些都是造成档案管理现代化进程的障碍。目前大部分企业和档案部门的档案管理工作，都还是以手写登记为主，效率低，准确性不高，不能满足现代化企业单位对于档案管理工作的需要。

一、档案管理存在的问题

1、运行体制不健全

目前由于档案管理体制正在处于不断完善和健全过程中，因此档案管理机构并不能很好的去行使自身的职权，其次档案管理部门无规范可以操作，工作中没有统一的标准、步骤，目的不明确等等充分说明机制不健全等等问题。目前基础单位档案管理工作与一二级单位的档案管理工作存在较大差距，因此应该重点考虑不断完善运行体质。

2、技术设备并没有得到应有的发挥

目前档案管理还是以纸质档案为主要载体，还没有把电子信息的存储技术广泛用于档案管理工作。大部分企业单位档案管理的计算机，仅仅是用来做档案检索工作，由于档案主要以纸质档案为主，因此设备的利用率不是很高。例如部分科技和会计档案依然是手工检索。而且系统操作平台收录的项目也有差别以及目录格式也不一样，有些并没有按照国家标准和行业标准来进行设置，从而造成许多不兼容，为档案管理现代化的规范与统一造成困难。

3、档案管理意识薄弱

要实现档案管理现代化关键是人的问题，只有在思想上重视，实践中认真落实，这才是对实现档案管理现代化的主观条件的落实。档案管理工作不仅仅是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。而且具有重大的政治意义，因为档案管理本身就是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作，要求我们在思想上对档案管理高度重视。但是现阶段很多机关、单位、企业对档案管理现代化并没有认真落实，有些单位对于其资金投入不够，设备落后；有些单位有先进的设备但对其利用率并不高，使得设备闲置成了一种摆设。

4、档案管理队伍薄弱

档案管理人员的自身素质是档案管理工作的基础问题。现阶段，要实现档案管理现代化专业的、现代化的管理队伍不可缺少，这就要求工作人员在具有扎实的专业知识、合理的知识结构、坚实的档案业务理论和实践功底的基础上拓宽视野不断创新。只有档案管理人员的专业知识扎实、知识结构合理、业务能力强，这样才能在档案管理现代化进程中发挥应有作用。目前从笔者了解的情况来看，许多机关、企业、事业单位的档案管理人员，大多数还停留在收发、查找的阶段，不能适应档案管理现代化的需求。

二、提高档案管理现代化的措施

1、加强管理促使规范化发展

随着我国现代化的发展，企业对于档案管理工作的要求越来越高，管理工作的矛盾也逐渐的显现出来，实践证明，档案管理的现代化是解决问题的必经之路和发展方向。现代化的发展更要求我们做好各项基础工作，例如人员的专业知识培训及档案管理专业设备的系统升级等等。档案管理的规范是档案管理工作的基础，使档案管理工作规范化进行，对于企业现代化进程具有现实意义和长远意义。

2、档案管理要系统化

系统化是指采用一定的方式，对已经制定颁布的规范性文件或者流程进行归类、整理或加工，使其集中起来作有系统的排列，以便于使用的活动。管理要系统化就是要以系统的观点和方法去管理档案的工作。要用系统分析方法来对档案工作进行管理，就要求我们对于档案系统的管理问题进行细致、全面的分析，并从研究中出发，寻找实现目标的方案。

3、实现档案管理思想的现代化

档案管理是一门专业性很强的工作，要求管理人员要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神。档案管理工作人员在除了具备以上要求外还应该：

第一，具备充分的更新观念。对于从事档案管理的工作人员来说，一定要正确的认识档案工作在企业改革中占据的地位和发挥的作用。在服务上一定要从管理型逐渐向服务性转变，以服务来促进管理，近一步完善服务。

第二，要树立质量和创新意识。档案管理的工作人员在进行操作的过程中一定要充分遵循档案形成的规律，对于档案的形成过程严加控制，抓住每一个环节，从而不间断的来实行质量管理。创新是一个民族进步的灵魂，是国家兴旺发达的不竭动力，也是事业保持活力的源泉。档案管理者应该具备这种品质积极探索档案管理工作的新思路、新机制、新方法，创造性地开展工作。

4、档案管理要标准化

标准化管理是一项复杂的系统工程。档案管理标准化是让档案管理做到行业的统一，具体而言就是要让档案管理部门按照统一的规则，统一的标准，运用统一的标识符号、分类方法等来进行操作，按照国家标准执行。标准化使档案工作更加高速、高效的运行，应该在工作中严格执行。

5、加强档案管理队伍的建设

档案管理人员素质的培养对档案管理现代化具有现实的意义。首先要让档案管理工作人员对档案管理工作从思想上进行转变，要让工作人员对档案管理工作要有一个正确的认识，时时树立标准意识。因为标准是各个行业工作统一，实现现代化的基础工作。让工作人员时时树立标准意识是档案管理工作更好有序开展的前提；其次，加强工作人员专业知识的培训，只有专业知识过硬，才能解决现实条件下很多专业设备不能得到充分利用的问题。例如：计算机培训，计算机人员缺乏的专业知识，相关部门一定要对其进行培训，从理论和实践上解决档案工作中出现的问题，从而提高档案人员的素质，使其满足档案现代化的需要。此外，要大力解决档案质量问题，要以国家标准来进行业务建设，对于不符合要求的，要及时返工，只有这样，才能做好档案管理现代化工作。

三、结语

档案管理的现代化的建设是一个系统的复杂的工作，随着档案事业的不断发展，档案的种类和数量增加，那时现代化的档案管理方法的重要意义就会凸显。因此我们应该秉着早起步、先领先的思想率先实现档案管理现代化，争取为企业现代化建设做贡献，不拖企业现代化建设的后腿。

【参考文献】

[1]刘建华. 浅谈企业档案管理现代化存在的问题及对策[J] .经济论丛，2008（10）186.

[2]林秀秋. 档案管理与机关文化建设[J] .机电兵船档案，2007（3） 29-31.

第7篇：企业档案管理范文

合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。是与其他法律关系主体之间设立、变更、终止、民事权利关系的局面文件，包括合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形的表现所载内容形式。合同管理是对企业各类草拟、修改、签订、履行、变更和解除、合同纠纷解决以及合同归档的基础管理，合同管理也是企业管理的一个组成部分。

笔者针对一些问题，在实际工作中就如何做好合同档案的收集、整理、利用谈点一些看法。

1.合同档案的收集

合同的收集质量的好坏直接影响到合同档案工作的质量。企业对合同的签订是统一管理，制订了《合同管理办法》。相关职能部门进行了专题讨论，并对招标项目合同承办部门、货物验收和票据结算、以及部门在合同管理、履行的过程中职责分工等问题作了进一步明确，对合同签订程序进行有序的结合，对合同立项、谈判、起草、签订、履行、变更、解除等全过程管理记录，统一管理。如杭州市钱塘江引水入城、城市地下管道的建设工程等合同，由于工程规模大，时间跨度长，这对招标项目合同管理中出现的合同签订、履行等问题，采取实时跟踪，避免“先改造后补签”情况，先斩后奏，造成了一系列的合同混乱，对签订的合同，及时收集，保证了合同管理的安全、完整、齐全。

企业合同收集的种类有企业买卖合同；财务审计部借款合同；后勤保障部租赁合同；工程建设中心的建设工程合同；科技管理部的技术合同；企业法人委托合同；企业员工的行纪合同等。到2013年底止，公司共签订合同7174份。

2.合同档案的整理

收集是档案工作的基础，整理是档案工作的升华，档案科学的管理基础在于档案整理的科学性，整理的混乱必然导致管理的混乱和利用的困难。而要科学的整理立卷，科学的整理，关键要选择适当的整理方法。根据国家档案局版发的《电子文件的归档办法》要求。在整理合同的过程中，以方便利用者为最终目的，真正发挥合同档案的作用。笔者结合公司合同档案实际情况与特殊性的要求，对合同档案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件历史有机联系，更加体现整理的合理性，对利用者的满意度起到积极的作用。合同档案具有较高的潜在经济价值。

2.1合同档案按照年度分类法

废弃立卷，以件当家。就是以每份合同文件作为一个独立的实体，进行鉴定、归档、利用等、一个年度内按月份一个流水号。以件的形式来完成合同档案的分类。保持了每份合同的完整性。合同按件进行保角。保角采取环保材料胶水，在保角的正面，编号归档号-年度-月份-流水号，在保管方式上将合同按顺序装入档案盒，这种归档方式不仅减轻了档案工作的强度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同补充归档。

2.2编制合同档案目录

笔者认为编制档案目录是档案管理中的一种检索工具，在当今是电子信息飞速发展的时代，同时为了保持纸质档案的安全完整。

2.3填写备考表

备考表是对本盒档案材料缺损、修改、补充、移出、变更等情况进行说明，对案卷的完整与完善的体现，在备考表中给予注明。

3.合同档案的利用

第8篇：企业档案管理范文

档案管理工作的好与差直接关系着企业管理工作的基础，也标志着一个企业能否长久发展的关键，因此要提高对档案工作重要性的认识。由于档案管理不能直接创造经济效益，部分单位负责人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，没能把档案管理工作提高到重要位置，认为只要保管好不丢失不损坏就万事大吉了，某些企业的档案管理工作人员对档案管理工作认识错误，没有给予足够的重视，他们认为从事档案管理工作没有太大的发展空间，无法体现自我价值，因此无法端正工作态度，缺乏责任感，无法做到耐心细致，缺乏乐于奉献的工作精神以及良好的职业道德品质，更不具备扎实专业的档案管理知识，以及广泛的科技知识，因此无法正确的认识档案管理工作在企业的管理工作以及社会的发展进步中所产发挥的巨大作用和重要意义。由于缺乏责任心，工作过程中常常出现失位现象，以至于造成档案管理工作基础不牢固，利用率不高，创造的价值不大。再加上对档案管理工作重要性和紧迫性宣传力度不够，使档案工作在企业经营管理中被忽略，没有提到议事日程，像抓生产经营那样科学合理的规划与实施，尤其在企业的高层管理人员没有制造出重视、关心档案管理工作的氛围，以至于整个企业对档案管理工作的意识都非常淡薄，从而导致档案管理工作在企业飞速发展管理模式不断推陈出新的当下遇到诸多的障碍，处于企业发展进程中的边缘化。

二、档案工作的管理与创新

目前档案管理的模式几乎都是一台计算机一套软件的办法，档案管理与提供利用根本无法适应档案网络化发展的需要。档案管理方式的落后，为档案管理工作带来了诸多不便，最根本的原因是档案管理技术的落后无法适应日趋增大的利用需求。导致档案技术落后有几点原因：1、部分企业的领导对档案管理工作缺乏足够的重视和认知，投入力度小；2、某些单位领导虽然有这方面意识，并且购进了先进的档案管理设备，但由于人才匮乏虽有设备但没有熟练操作设备的人员，无法做到物尽其用，以至于无法达到预期的目的。3、管理力度重视程度不够，虽有计算机和档案网络，但是工作人员并没有录入电脑，依然按照原始的手工操作方式进行工作，从而导致档案管理工作跟不上企业管理的步伐，不利于服务企业和提高工作效率，那么档案管理工作有何谈创新呢？档案管理工作创新要从以下几点入手：（一）创新观念，使得的档案在服务中发挥经济效益。首先要做到管好档案，合理的用好档案。随着经济体制的不断调整，企业不断的优化重组，生产技术水平不断地提高档案管理人员也要为接收和管理好这一类科技档案而转变观念，要深入施工一线，懂得施工的工艺流程，深入了解技术档案的内涵和保存的价值意义，使得档案管理的工作人员对各种科技资料档案做到“胸中有数”。其次要在全员心中树立起档案就是资产的理念，在企业中无论是科技成果，会计档案、还是书、文、声、像，全部都是企业全体员工智慧的结晶企业的财富积累，它们是企业辉煌发展的真实写照和鉴证。（二）改革创新体制，使得档案工作顺应现代企业发展需求。企业在不断地发展企业制度在不断地完善，档案工作也要紧跟企业的发展步伐，适应现代企业的制度，因此企业档案工作进行机构、机制、制度创新迫在眉睫。第一点是机构创新其核心在于将档案工作进行深化和拓展，将以往单一的档案管理工作扩大为集档案、资料、统计、情报、信息等等为一体的“企业档案信息管理平台”。第二点是机制创新的关键是高效。企业的档案工作管理机制要随着企业管理机制的转换而创新，从单一的档案管理机制向着档案、资料、情报、信息、科技一体化的管理机制转换。第三点是制度的创新，要以企业的实际情况为基础，制定详细的制度，在原有制度的基础上进行创新，制定出明确的阶段方针以及目标，考评方式以及方法，制定考核办法进行总结考评。（三）管理创新，有效提升档案工作。企业发展的同时档案工作也应跟上发展的步伐，不仅要高标准，还应高水平，上规模、上档次，要坚持依法治档，确保管理的集中和统一。随着近年来办公自动化的进程加快，现在大部分的企业都在推行无纸化办公，所有的岗位都建立了电子文档，这就要求工作人员应熟练地掌握以及操作计算机的文书处理，以及归档的所有程序，认识纸制文件与电子文件归档的关系，明确在文件归档、整理、以及资料的形成、积累等各项工作中每个人应付的责任。计算机在企业内部进行联网以后企业档案利用率在不断地攀升，企业的各个部门对档案信息实现了共享。档案管理部门应当充分发挥信息中心的作用，针对信息再利用以及保密问题，可以通过制定新的管理制度以及管理方法进行解决。

三、结语

第9篇：企业档案管理范文

一、档案管理软件在企业中的应用现状

档案管理软件在企业中应用的最初目的是减少企业档案归档中大量繁杂重复的手工劳动，并使信息处理的速度和效率提高，可靠性增强，将人的主要精力从档案的收集整理等事务性处理工作中解放出来，充分发挥档案管理人员的职能，参与企业的决策与经营管理。经过十几年的不断完善和改进，档案管理软件的开发与设计日臻成熟，我国档案管理软件的发展在技术上走过了PC单机PC局域网广域网几个阶段，正在迈向互联网时代。在PC单机阶段，微型计算机在我国逐步普及，一些单位敏锐地意识到利用计算机管理档案要比手工管理方便，开始尝试用计算机管理，档案管理的工具和介质发生变化，键盘、磁盘等进入档案业务领域，纸质文件延伸到磁盘文件，这一时期为档案管理软件的发展积累了丰富的经验及大量的数据；局域网是计算机通信网的重要组成部分，局域网的建立，更好地实现了资源共享与内部信息的高效传输。在局域网阶段，档案管理软件实现了在局域网内的数据共享，档案的查询利用可以从网内的任何终端发起。而基于广域网络平台的文档管理系统，可以实现集中式的档案管理，集团型企业可以利用网络档案管理系统对所在分支机构统一组织规划，实现上下级单位间的档案信息互通。发展至今，档案管理软件均采用结构化设计，开发工作直接面向用户，软件设计灵活，计算准确，查询方便，人机界面清晰，易于操作。文档一体化的档案管理软件通常包含以下功能模块：收文管理、发文管理、归档文件管理、专业档案管理、查询管理、用户管理、系统维护等。系统可以存储并读取各种格式的电子文档，内置完备的打印表单，实现多途径、多层次的检索和多方位的统计。目前，绝大多数企业主要采用单机版档案管理软件，在企业不断提倡文档一体化的同时，虽然OA系统已在各单位得到很好的普及，但是出于对档案安全、保密因素及系统开发成本的考虑，大多数信息系统并没有与档案管理系统形成对接，有学者对38个事业单位进行调查显示，使用的信息系统中有归档功能的仅4个（使用业务系统），占10.52%；无归档功能的34个，占89.48%。

二、档案管理软件产品案例分析———以华夏银行为例

华夏银行档案管理系统是由华夏银行总行聘请专业机构设计研制而成的电子文件归档系统。它是以华夏银行有关工作规则和档案管理制度为基础，基于“文档一体化”管理理念而在华夏银行内部网集中部署的管理信息系统。随着海量电子文件的生成，各单位领导开始思考如何能够更好地管理这些文件，因为电子文件从形成、归档到长期保存和利用无不依赖于计算机系统，离开了计算机软硬件，电子文件就会游离于人的掌控之外，因此档案管理系统的开发运行成为应势之举。华夏银行档案管理系统以实现档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用的网络化运行为目标，统一存储并立足于长期保管办公自动化系统产生的电子文件以及其他具有保存价值、属于归档范围的电子文件。该系统的特点如下。

1.采取“三个部门、七个角色”的组织管理模式。“三个部门”分别是办公室、信息技术部和其他内设机构。办公室是档案归口管理部门，负责提出档案管理系统业务需求，制定系统应用管理规范等。技术管理部门是系统研发、监控和维护的管理部门，负责档案管理系统网络环境的技术支持和运行保障。其他内设机构是档案管理系统的归档整理部门。“七个角色”即档案管理系统用户，对其实行统一认证和单点登录，分别是普通用户、归档整理人员、整理部门审核人员、部门自存人员、档案整理员、业务管理员和技术管理员。普通用户在系统中拥有查询档案、提交借阅申请、查看个人借阅日志的权限。归档整理人员负责收集整理待归档文件材料，拟定保管期限、归档页数等信息并提交归档审核，对通过归档审核的文件材料进行装盒，打印、粘贴二维条码标签，打印档案移交目录和备考表，进行电子和实体档案移交。审核人员负责对本部门归档整理人员提交的文件材料进行线上审核，确保归档文件材料的齐全、完整和准确。自存人员负责本部门会计、信贷、信息科技等专业档案的电子和实体接收、自存保管和借阅管理。档案管理员主要负责各类档案的归档审核、实体接收、保管、统计和利用。业务管理员主要负责系统中用户权限及相关参数的配置和管理，并对系统应用情况进行监测。技术管理员主要负责系统软硬件设备的监测和维护，以及数据库备份和超出业务管理员权限之外的数据和信息的维护。

2.单轨制功能，双套制归档。2011年华夏银行取消了纸质文件,仅以电子公文的方式在银行办公系统中进行，一旦电子公文办结,马上实时归档，并打印出纸质文件作为归档之用。从功能上看,现在华夏银行办公系统完全以电子文件的方式运行，取消了纸质文件的运作,纸质文件的作用只是留作归档，以便将来做凭证之用。笔者认为，这与文件的双轨制管理有明显不同，因为双轨制是办公系统中纸质文件与电子文件共存，业务人员要同时处理两种形式的文件，所以，目前华夏银行办公系统的文件应该属于单轨制运行。从形式上看，华夏银行的公文归档是电子公文、纸质公文共存，属双套制归档。

3.采取二维码等新技术手段。