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前言
高校预算执行和决算审计工作,能够使高校预算编制工作更加科学、准确,促进学校各项资源得到合理分配及充分利用。因而,应将预算执行和财务决算审计作为高校内部审计工作中的重点内容,使高校该方面制度更加完整,提升高校财务管理工作质量。
一、高校预算执行与决算审计工作意义
1.有助于《审计法》执行
高校是国家一个财政主体,重点预算单位。预算执行和?Q算审计工作的开展和实施,能够监督、约束财务预算管理工作,使其更加科学。推进高校教育发展,提高教育内审工作质量及效率。
2.加强财务管理,实现资金合理分配
高校财务预算体制推行中,部分制度和政策缺乏完善性和合理性,容易滋生各类问题,需要通过审计监督,加以完善和规范,实现高校财务管理工作目标;该项工作的执行能够使财务部门按章办事,确保财务资金管理运作更加规范,以免出现浪费情况。对学校各部门进行监督,使资金使用更加规范。开展审计工作时,存在资金浪费、侵占挪用资金等情况。预算执行审计对各预算资金收支跟踪监督,使各部门资金得到合理应用。
3.拓展审计领域和范围
长期以来,高校财务收支审计比较单一,并未全面审计预算编制和执行情况。因审计部门对学校财务情况不了解,开展审计工作时,考量问题比较单一。预算执行和决算审计,使审计领域及范围不断拓宽,审计力度也逐渐加大,使高校领导逐渐认识到审计工作的重要性,并加以改进,实现资金合理应用及分配。
二、高校预算执行与决算审计工作存在的问题
1.内部控制制度不完善
我国内部审计工作发展周期短,该方面法律法规仍存在诸多漏洞,而且在制度层面存在滞后性。很多高校财务预算管理审计制度都不完善,没有将财务预算执行和决策审计制度纳入监督职能中。财务预算审批程序缺乏规范性和完整性,而预算编制方法也不够科学,编制结果错误,预算指标调整不够严谨,部门间协调性不足等,导致高校财务预算管理工作缺乏有效性[1]。
2.审计观念落后,预算内容缺失
很多高校预算执行和决算审计时间短,局限性大。仅注重自身预决算编制、财务收支活动审计和监督,不注重管理及效益方面审计工作,对高校经济决策缺乏预见性,不能够提出科学审计意见。预算编制仅为教育事业费收支预算,不包含科研、基建、产业经营等方面的收支预算工作,与实际预算编制原则不符。
3.部门间缺乏沟通,协调性不强
部分高校认为编制预算应由财务部门负责,各院系参与度不足,无预算基础数据,导致财务部门与各院系脱节,对各院系实际情况缺乏认识和了解。该种情况下,预算资金分配不合理,随意性强,造成部分院系预算过高,而另一些院系则出现经费不足情况。影响了高校各项工作的开展。
4.审计技术落后,不适应财务信息化要求
计算机网络背景下,高校预算执行和决算审计工作要求不断提高,但内部审计工作仍存在滞后性,不符合财务管理信息化发展要求。审计技术手段落后,仍以人工审计和差错纠弊为主,不注重对学校教育资金进行合理应用,效益性不足,也没有预测未来效益、研究偿债能力、界定经济责任等。内部审计部门与其他各部门没有实现数据共享,审计内容单一,范围狭窄,增加高校预算执行和决算审计工作风险。
三、高校预算执行与决算审计对策
1.建立完善法律法规制度
现如今,内部审计工作已经具备了相关法律法规基础。审计部门应结合高校预算执行和决算审计工作要求,对其加以学习,严格执行。高等院校要依据自身实际情况,建立完整的预算执行和决算审计制度。实施工作职责界定,确保其适用性。将该审计工作作为高校日常工作中的重点内容,有助于高校实现法制化、制度化和规范化建设,使审计行为更加科学、合理,提高审计质量,达到良好审计效果。
2.调整工作思路,提高审计质量
高校预算执行和决算审计工作中,应注重财务信息真实性和完整性,对财务收支真实情况具备清晰的认识和了解。依据财务预算管理工作要求,在预算执行过程中,进行审计监督,使编制审计与执行审计兼备,结合预算收入,将预算支出审计工作落实到位。根据预算执行结果,进行预算执行全过程审计。严格落实审计监督工作,注重财务收支真实性、合法性和效益性,对学校预算执行情况进行综合评价,实现审计质量提升。重视财务收支绩效审计,提高资金效益,使支出行为更加规范。
3.围绕工作特点,明确审计重点
实施高校预算执行与决算审计工作时,应明确审计重点。依据高校财务工作状况,将教育收费问题作为该项工作实施过程中的重点内容。同时,重视审计工作,加大审计力度,针对乱收费现象,予以查处。了解高校预算执行和决算审计工作中的重、难点问题,并进行解决[2]。
4.创新工作方法,提高审计工作效率
依据高校财务工作要求,改变以往审计思路,注重预算全过程审计监督,预算编制审计和执行审计兼备。将网络计算机技术应用到审计工作中,结合实际工作要求,建立完善的软硬件系统,借助网络平台,使内部审计部门与其他各部门实现数据共享。优化财务预算审计软件,及时汇集财务会计信息,了解高校资金流向,使财务预算管理工作更加规范,将事前预警、事中监督和事后审计等结合起来。
关键词:高职院校;收支业务;内部控制;存在问题;解决方案
中图分类号:G717 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2016)27-0097-04
随着政府在对高等职业教育投入的加大,高职院校规模也日益发展壮大并趋于稳定,近几年政府投入的加大也导致财务收支业务量不断加大,加之校办产业的增加、后勤服务实体化以及新校区建设的不断扩大,使得高校财务收支范围和结构发生重大变化,管理当中的问题也日益增多,完善高职院校财务收支管理程序已成为建立健全高职院校内部控制的重要内容。
高职院校收入是指教学、科研及其他活动依法取得的非偿还性资金,而对应的支出是开展教学、科研及其他活动发生的资金耗费和损失。《行政事业单位内部控制规范(试行)》(2014年1月1日起实施)指出,收支内部控制已成为单位经济活动业务层面风险控制需要重点关注的环节。高职院校财务收支内部控制需要把握财务收支控制的规律、目标、方向,是一项系统性工程,要求财务管理人员要合理运用相关控制举措,在准确把握好高职院校财务收支控制问题的基础上完善财务收支内部控制体系和规范[1]。
一、当前高职院校财务收支内部控制存在的问题
1.高职院校资金收入控制存在的主要问题。目前体制下,我国公办高职院校的收入主要来源于财政投入,这部分收入由于实行严格的国库集中支付制度,一般出现问题的几率比较小。而高校学费、住宿费等收入由于是由高校自行组织收取,几乎在管理上都存在一些薄弱环节。(1)高职院校财务部门对收费岗位设置不科学,收费岗位职责不明确,不少高职院校还不能严格按照《会计法》要求对不相容岗位进行有效分离;(2)有些高职院校没有严格执行物价局核定收费标准,有些高职院校不能公正、合理、及时地处理学杂费减免事项;(3)有些高职院校收入不能及时足额上缴导致收入不能及时入账,容易形成财政性资金体外循环,国家明令禁止的“小金库”问题屡见不鲜,随着反腐败力度的不断深入,“小金库”问题也将得到有效控制;(4)高职院校由于收入统计与管理口径不一致,且由于收入预算与监控不能有效对接,导致二级院、系、部的各项收入缺乏有效监督与后续管理,对重大问题的财务风险防范和预警缺乏有效应对能力[2]。
2.高职院校资金支出控制存在的主要问题。(1)高职院校资金支付环节由于人员配备不到位等原因,导致有些不相容岗位不能按《会计法》要求实行有效分离;(2)年初预算未能按法律法规要求对资金使用范围和标准进行准确预算,实际支出范围亦很难做到符合年初预算的要求;(3)目前多数高职院校虽然科研项目比较少,对项目管理往往简单地实行项目负责人负责制,科研部门对项目管理欠缺,财务部门对项目支出进行审核也存在较大难度,对原始凭证审核、资产添置管理、资产验收等业务流程几乎流于形式;(4)财务部门对经费实际使用与预算执行缺乏有效的动态管理能力,财务分析也不够及时,对资金使用的实际效果不能做出及时、科学合理的绩效评价。
3.高职院校财务收支在内外部监督上存在的主要问题。(1)高职院校内审部门往往由于人手不足、业务不熟悉等原因,对单位财务收支情况缺乏相对有效的监督,对单位预算执行过程和执行效果不能进行全面的审计监督,尤其在预算执行的事前介入和事中控制上缺乏经验和手段,事后审计监督一般也比较单一,很难对财务预算执行情况形成客观全面的评价。(2)内审工作往往侧重于对单位预算支出的事后监督,忽略了对单位各项收入的有效监控,而对单位预算支出的监督往往侧重于项目支出部分,忽略了对常规预算尤其是基本建设经费和大型仪器设备购置的全过程监控。(3)目前多数高职院校外部监督也仅仅局限于单位账面上的财务收入支出情况,尚无有效的外部审计监督机制,在帮助高职院校完善内部控制方面还需要不断地进行探索[3]。
二、高职院校财务收支业务内部控制的内容和目标
1.高职院校财务收支主要内容。高职院校收入主要包括上级财政拨款(含财政教育拨款、财政科研拨款、财政其他拨款)、教育教育事业收入、科研事业收入、学生培养费(学历教育、非学历培训)、社会捐资助学、下属单位上缴款(含校办产业经营性收入)等,其中上级财政拨款是指年度预算收入,主要包括产学研拨款、基建拨款以及其他杂项经费拨款。高职院校支出主要包括产学研支出、工程建设费、学生日常事务管理费、办公费、后勤保障费、工资(含离退休人员)、产业运营支出等。
2.高职院校财务收支管理目标。高职院校必须依照相关政策、法规来规范和监督财务收支行为,确保资金规范、高效使用,服从和服务于产学研办学目标,提升办学水平和能力,为社会培养合格人才。财务部门应编制数字真实、内容完整、编制及时的财务报告,确保财务信息准确可靠,为领导管理决策提供依据。因此,高职院校财务收支管理目标包括:首先,高职院校必须遵循相关法律法规,按《预算法》的要求全口径编制各项收入支出预算,培养费收入全部纳入财政专户统一管理,预算支出必须严格执行国库集中支付的相关规定。其次,财务预算应准确反映实际收支情况,杜绝不合法、不合理收支业务,防范各类和营私舞弊行为的发生。再次,财务部门要对各项收支进行准确、及时的会计核算,资金调拨和使用必须严格执行年初下达的预算;资产管理部门及时做好资产保管登记工作,要严格控制资产的重复购置,力求实现全校范围内的资源共享[4]。
三、加强高职院校财务收支方面内部控制的思路与建议
高职院校要适应新时期的发展需要,抓紧建立健全收入和支出管理制度,杜绝在收支业务方面的违法违纪事件的发生,实现可持续健康发展。
1.全面加强高职院校各级各项收入管理。(1)建立健全收入内部管理机制,按要求健全收入内部管理制度或规程,在收费过程中严格执行国家规定的收费范围和标准,确保各项收入合法合规,明确各自岗位职责权限,合理设置收入会计岗位,确保不相容职位相互分离。(2)全方位加强对高职院校内部收入的过程管控,其他部门和个人未经批准一律不得办理收款业务。必须严格执行上级收费规定,确保各项收费行为有章可循,有据可依,在收费过程中严格执行“收支两条线”的管理规定,杜绝资金截留或坐支[5]。(3)充分发挥财务部门资金统筹和会计核算、监督职能,确保单位所有收入全部足额纳入年度预算管理。通过对收入的管控不仅规范了学校资金运作行为,而且增强了对学校资金的监管力度,还能消除坐支、截留、挪用资金的隐患,大大提高资金使用效率。(4)加强对收入预算分析,提高收费管理信息化质量,财务管理部门定期检查资金收入与预算金额是否一致,落实欠款部门或相关责任人的还款期限,积极发挥会计信息系统对高职院校收入的内部控制作用,努力降低应收款项和坏账损失,确保收入信息准确无误,部门之间力求资源共享、信息反馈及时[6],详细的高职院校收入内部控制流程(见下页图1)。
2.完善高职院校资金支出管理。(1)重视高职院校支出预算编制工作,强化预算支出控制,确保资金支出业务中不相容岗位相互分离,严格按年初支出预算开支经费。对符合规定的基本预算支出和用于学校产、学、研的预算部分应按上级批复或经费使用要求纳入年初预算方案;对非常规预算支出事项,应加强项目前期充分性认证,待院长行政办公会讨论通过后方可安排预算支出。在预算执行过程中必须加强资金支出的有效监管和科学预测,通过资金的安全高效运转提高办学效率[7]。(2)充分发挥高职院校行政管理部门相互间的有效调控职能,财务部门应牵头对预算支出进行全方位统筹管理,并结合经费实际使用情况进行专业判断,确保公用经费使用发挥最大效益。人事管理部门对人员经费、培训经费进行归口管理,信息管理部门应对校园信息化建设方案和预算进行专业化审核,后勤管理部门对校舍及设备的保养与维护、环境整治等方案进行专业化审核,资产管理部门应规范高职院校内部设备、材料的采购行为[8]。(3)高职院校应加强对资金支出的过程控制,明确各自职责范围、业务处理权限和责任,明确费用开支标准及管控细则,财务部门严格把关,确保资金合理使用。明确高职院校和二级单位各自的审批权限和范围,财务部门对学校全部预算进行审核、会计核算和决算[7]。(4)建立健全完善的支出管理报告制度,对经费支出内容、支出进度等存在异常现象时能及时采取有效举措。在经费支出过程中,财务部门是否对所有原始凭证的合法性、合规性实行控制,确保财务支出内容真实、完整,凭证合法,手续齐全。通过内部控制,通过对表单的控制和审核,真实反映和证实审核批准程序行为,准确完整反映高职院校产、学、研业务的真实支出情况。总之,高职院校财务管理贯穿于资金使用的全过程,财务部门应与各业务部门协同合作,最终在全校范围内形成有效的资金支出内部控制体系[9]。详细高职院校支出内部控制流程(见下页图2)。
3.完善高职院校财务收支监督机制。高职院校必须加大对财务收支执行情况监督及控制体系的监督检查力度,财务、审计、纪检监察部门应定期对各类收费收入以及下属部门上缴情况进行监督检查并纳入常态化管理,确保收入及时足额入账,保证国有资产安全完整,提高资金使用效率。建立健全财务收支内部控制自评价机制,财务部门在日常管理过程中发现的问题应按要求及时进行修正和改进。学校层面应强化对财务人员业务培训,提高财务管理的综合协调能力。加强外部监督体系构建,通过外部检查监督,完(下转104页)(上接99页)善高职院校财务收支的内部控制机制,提高财务收支管理水平和办学效益。
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由于历史的原因,高校内部审计长期以来被认为是“国家审计的基础”,因而追求增加组织价值的动机不强烈。随着内部审计准则等对高校内部审计职能定义的变化,高校内部审计部门对自身的定位也在变化,逐渐树立起增加组织价值目标。
1高校内部审计职能的演变
高校内部审计职能的演变可以分为三个阶段:第一阶段为1990―2003年,第二阶段为2003―2009年,第三阶段为2009年至今。
11第一阶段(1990―2003年):高校内部审计职能为监督
1990年国家教育委员会令第9号《教育系统内部审计工作规定》指出教育系统内部审计是教育部门和单位加强财经监督和管理、健全自我约束机制的重要环节。在教育部门的主导下,各高校先后成立内审机构,对本单位及所属单位的财务收支及其经济效益进行内部审计监督。高校内部审计从一出生就认为是“国家审计的基础”。
1995年审计署的《审计署关于内部审计工作的规定》对内部审计的定位是:监督财政收支和财务收支真实、合法、效益的活动;1996年国家教育委员会令第24号《教育系统内部审计工作规定》再次明确教育系统内部审计是内部监督的活动。根据上述两个法令,各高校内部审计职能进一步明确为内部监督,审计的范围也限于审计本单位财务收支及其有关经济活动的真实性、合法性和效益性。
12第二阶段(2003―2009年):高校内部审计职能为监督和评价
2003年中国内部审计协会的《中国内部审计基本准则》和审计署令第4号《审计署关于内部审计工作的规定》,均将内部审计定位为组织内部的一种独立客观的监督和评价活动。2004年修订的《教育系统内部审计工作规定》(教育部第17号令)也将教育系统内部审计定位为独立监督和评价。据此高校内部审计机构的职能拓展为监督和评价,重点对财务收支、经济活动的真实、合法和效益进行审计。
13第三阶段(2009年至今):高校内部审计职能为确认、咨询
中国内部审计协会在2009年的《内部审计实务指南第4号――高校内部审计》吸收了国际内部审计准则的先进内容,强调了高校内部审计的价值增值功能。2013年修订的《中国内部审计准则》将内部审计定义为一种独立、客观的活动,旨在促进组织完善治理、增加价值和实现目标。这与《内部审计实务指南第4号》对高校内部审计的定义一脉相传。在此背景下,高校内审部门的职能应从“监督、评价”转变为“确认、咨询”,积极参与组织价值创造活动,实现内部审计目标――增加组织价值。
2高校内部审计在增加组织价值方面存在的不足
21相关理论研究尚不成熟
高校内部审计是我国内部审计的一个重要组成部分,但理论研究相对缺乏。理论界对内审增值的研究绝大多数都集中在大中型企业和上市公司。当前,高校内部审计增值实务迫切需要先进理论和实践成果作为行业发展的指导和借鉴。
22增值理念尚未得到重视
部分高校尤其是高职高专院校尚未认识到高校内部审计为组织增加价值的必要性,认为增加组织价值是企业内部审计才能实现的目标,对高校内部审计职能的定位仍然停留在监督和评价阶段,忽略了高校内部审计增加组织价值的可能性和必要性。
23咨询职能发挥尚不充分
高校内部审计增值的一个重要途径就是履行咨询职能。然而,基于各种原因,绝大部分高校尚未充分提供咨询服务,仅有开展的咨询服务也多数限于提供补救类咨询服务,很少甚至没有开展评估类和协调类的咨询服务。
24社会价值增值贡献不足
由于高校审计人力资源紧张,固有的审计任务繁重等原因,高校内部审计较少有针对性地开展审计工作。例如,高校很少对教育管理、科研项目、社会服务开展绩效审计;在开展年度财务预算执行与决算审计时,也很少对其效益性进行审查和评价。
25审计人员素质有待提高
内审人员的素质是内部审计能为组织增加价值的必要保证。但是现有高校内部审计人员在分析事物、解决问题、处理冲突等软技能有待提高,尤其在某些咨询项目中,内审人员的综合能力尤显不足,较难满足咨询客户的服务需求。
3高校内部审计增加组织价值的努力方向
高校内部审计要更好地实现增加组织价值这一目标,就必须从以下几个方面努力,提供实现目标所需的必要保障。
31加强理论研究,树立科学理念
理论界和教育主管部门对高校内部审计增加组织价值的相关研究应当给予足够的关注。高校审计人员自身也应积极投身这一命题的理论研究之中。内审部门必须对所在环境和各方需求做充分的调查,明确工作思路,制定中长期发展规划,确立内审营销理念、价值增值理念,以增加组织价值为目标,以风险为导向,促进组织治理、风险管理和内部控制。这样内部审计才能在高校未来发展中占有一席之地。
32提高人员素质,加快职业化建设
内审人员不仅要精通会计、审计等知识,还要熟悉和了解高校的教学规律、管理模式等知识;不仅要有丰富的从业经验,还要具备创造能力和学习能力。因此要推行内部审计职业化管理,使内部审计人员适应增值审计的需要。高校要为内审部门挑选合格的负责人,并对其履职情况进行认真考核;严格内审人员准入资格,配备与现代审计需求相适应的审计力量;提供后续教育培训条件,提高内审人员专业技能和综合素质,改善审计队伍知识结构;建立适当的竞争机制,重视培养内审人员的沟通协调能力,激发其工作潜能和创造力。
33加大宣传力度,加强审计沟通
如果没有学校领导的重视和支持,高校审计就没有足够的独立性和权威性,就很难实现增值目标;因此,内审部门和人员要善于宣传,使高校各级人员了解内部审计增加组织价值的必要性和可能性,并自觉利用审计增加组织价值。同时,内审人员在开展审计工作过程中要加强沟通,通过审计和沟通,使被审计单位认识到通过审计可以发现潜在的成本节约途径,有利于提高组织合法的经济租金创造力。
一、我国高校财务内部控制制度的现状与问题
(一)财务内部控制机制不完善
当前我国公办高校的财务经费都是由政府按年度集中拨款,高校要在一年度内列出科学详细的计划进行财务支出,不出现赤字现象就可以,但是高校对于财政经费的使用却没有一个科学系统的考虑体系,导致财务人员认为财务管理就是做好财务报账就可以了,而没有对经费实行内部控制的概念,也没有完善的管理措施,管理者也没有考虑到经费的使用是否符合高校未来发展的目标和要求。另外,高校还缺乏完善的人力资源管理机制,财务管理人员的职业素质有待提升,要加强财务管理控制的力度,就要用专业的财务管理人员,要实现人才引进计划,引进高素质专业人才。当前高校人力资源管理的理念十分落后,没有明确的人才定位计划,对于部门之间的衔接工作做的不到位,并且缺乏一个全面的考核评价系统,在招聘、使用、考核、晋升、奖惩机制上都缺乏科学有效的定位,因此,思想上认识不足是财务内部控制不到位的一个原因。
(二)高校财务内部控制制度不健全
随着我国高校管理体系的不断改革,我国财政部在2001年就颁布了高校会计内部控制的规范,这不仅为高校财务内部控制体系的建设和完善提出了新的要求,还有利于促进高校管理体系的完善,实现可持续发展战略,但是我国在出台《内部会计控制规范》方面却一直未出台新的财务内部控制的规范。纵观当前我国高等院校财务控制情况来看,存在两个方面的问题:第一,当前高等院校主要实行两级财务管理的方式,虽然这种管理方式可以实现自主办学的目的,让高校招生教学以及活动更加灵活化,但是这也造成了财政上缴不及时的问题,对高校资金流转率有影响,并且不利于年度财务目标的实现。第二,高等院校在财务管理上对于固定资产的购置方面还存在很多问题,整个购置流程不科学完善,极有可能造成重复购置、资源浪费的问题,购进的固定资产出现使用率不高的情况。对于固定资产的购置计划列出不详细,没有发挥出内部控制的有效性,以上问题都是高校财务内部控制制度不健全造成的。
(三)财务预算工作不完善
当前我国高等院校对于财务管理内部控制的措施还十分缺乏,也一直没有一个系统的办法,没有将财务预算以及财务监督工作做到位。当前高等院校财务内控措施不完善主要存在三个方面的问题:第一,不能充分、科学的做好财务预算工作,目前高校的财务预算编制仍然以去年的收支情况为依据,因此如果上一年存在着不合理的财务管理行为,或者收支情况与高校实际的发展情况不符,当年编制的财务预算报表就会继续延续这种不合理,使本年度的财务收支情况不科学。第二,当前高校财务预算执行过于随意,虽然高校每年都会编制财务预算,也都履行了国家要求的审批程序,但是在预算执行的过程中却有不合理的地方,这对于过后的财务评价及考核带去了不便。第三,当前对于财务内部控制还缺乏有效的评价体系,因为高校虽然编制了财务预算,但是在院校日常工作中常会出现一些临时的支出工作,这都是财务预算编制以外的情况。因此完善财务评价体系,对于实现高校经费的科学支出以及提升人员绩效有积极作用,还能使当前高校预算管理存在的缺陷得到有效控制。
(四)高校内部审计功能不够完善
目前高校财务审计的现状是各高校领导不够重视内部审计功能。一些必要的内部审计职能缺乏,一些高校内部没有审计机构的设置,也没有合理配置相应的审计人员。除此之外,我国高校财务内部审计的内容还存在一定的局限性,主要内容为财务管理细化,而不是整个学校的财务规划和目标实现情况,也就是说只针对个体进行细化审计,而没有放眼长远的发展。比如说校级和各院系的财务管理不能相链接的情况,导致校内资源优化和办事效率不能从审计的结果中体现出来。
(五)科学的内部控制风险评估体系不健全
受目前管理体制的制约,国家的财政拨款是我国高校经费的主要来源。这一资金来源与其预算相吻合,因此,这部分资金的风险管理比较完善。但除了这部分资金,部分高校还开设了部分校办企业,这也为高校提供了一定的经费。在开始推行这些项目时,体制设置中并没有对这些资金进行详细的预算,也没有做出效用评估报告,这就使得高校无法全程监控校办产业的运行。另外,项目的盲目扩张,给不良产业项目提供了可乘之机,由此引发的信贷危机给高校财务带来了风险。高校属于事业单位,高校管理层不能像企业管理层一样充分认识财务风险,严格内部风险控制防范体系建设,这就使得高校财务内部控制的风险加大。
二、健全我国高校财务内部控制制度的有效措施
(一)完善内部控制环境
随着社会经济的飞速发展,我国高校必须构建良好的财务内部控制环境,特别是当前面对激烈的市场竞争,高校如果不改进完善自身的发展环境,就难以在激烈的高校竞争中获得稳固地位。而当前要想构建良好的财务内控环境就需要做好三点内容:第一,要根据国家法律的要求,科学设置财务岗位,明确每一个岗位工作人员的职责和权限,并加强高校财务审计程序的完善,加强财务人员专业素质的培养。第二,要提高高校领导者对于财务内部控制的重视程度。第三,要加强高校文化建设,培养员工的凝聚力,发展适合自身发展的校园文化,为高校财务内部控制提供良好的内部环境。
(二)健全内部控制制度
要加强内部控制需要高校健全内部控制制度。对于加强财务内部控制机制来说,要建立完善的组织机构,并加强相应组织机构之间的联系和制约,为实现财务内部控制提供保障,而对于加强财务内部控制制度来说,就要从提升识别财务风险,保障资金安全,以及实现高效的财务工作而制定的规范和措施。总的说来,高校内部控制的实现依靠的是完善的机制和制度相互协调和统一而来的,只有确立总体目标,有一个科学的预算管理体系以及考核评价体系,有利于规范、高效的财务内部控制的实现。可以从以下四个方面进行:一是,要根据国家的法律制度制定合理的财务管理体系,帮助高校自上而下形成一个完善的管理体系,并且在思想上重视财务内部控制。第二,要完善预算以及监督机制,建立一个科学有效的财务预算、执行和监督流程,加强领导的管理。第三,要完善风险控制体系,确保高校内部资金效益和固定资产的控制,确保高校财务系统健康发展。第四,为了实现高校可持续的发展目标,要提升高校财务内部控制的效率。
(三)加强财务预算,完善评价指标
要加强高校财务工作的预算管理工作,因为财务预算是确保高校有效开展财务工作的前提和保障,因此高校要做好四个方面来提升财务预算控制以及评价的水平:第一,要全面了解高校的财务收支状况,然后才能确定合理有效的财务预算。第二,要努力实现零基预算,改善传统的依据上年财务状况确定当年财务预算的现状,严格监督财务预算的执行情况。第三,要确保各部门之间的有效沟通与联系,能及时反馈问题并及时解决,对于实际操作中可能出现的变化,要及时修改预算,改正数据,确保预算与实际财务收支相符。第四,要建立完善的评价指标体系,对整个财务过程进行全过程监督,并对预算执行情况进行全面的反馈汇总,并作出评价,便于高校领导及管理层掌握财务状况。
(四)充分发挥高校的内部审计功能
高校加强财务内部控制就需要充分发挥内部审计功能。这就要求高校建立内部审计机构,并对高校的日常财务收入和支出情况进行全程的监控,起到控制资金流的效果,要加强高校的内部审计工作要做好以下几个方面:第一,要加强高校管理者的思想认识,因为思想重视是开展内部审计的前提,只有对财务内部控制的重要性有充分认识,才能将内部审计工作做充分。第二,要加强高校内部审计人员的专业培养,定期为他们组织培训工作,提升他们的职业素养。第三,确保高校审计机构的独立性,这是确保高校实现审计功能的关键。
(五)建立完善的财务风险评估体系
要建立完善的财务风险评估体系首先要将定量和定性分析两种方式相结合,运用多学科知识建立完善的风险评估体系,便于高校进行财务风险管理和控制,比如可以建立指标体系管理法,对于高校的资金流入、流出进行严格的监测,加强内部审计,完善信息化处理系统。另外要建立货币资金业务的授权体系,对于高校财务管理中可能出现的风险要严密监测,对于重大资金投资或购进的项目要严格审批流程,加强内部控制,以控制资金的方式控制高校的财务流向。最后就是要加强评估体系的执行,首先要建立一个可以执行评估目标,并运用先进的信息评估系统,能及时对于高校出现的财务问题发出预警,完善财务内部控制的环节。
【关键词】 高校审计; 内部审计外部化; 受托责任
中图分类号:F239.4 文献标识码:A 文章编号:1004-5937(2014)34-0083-03
一、引言
内部审计外部化起源于西方国家,并有很好的普及和运用。高校领域实行内部审计外部化是伴随着高校近几年规模化发展、经费来源的多元化及高校内部审计现状发展起来的。高校与企业性质不同,经费来源渠道亦有差异,因此,探讨高校内部审计外部化形式的选择并与企业内部审计外部化形式比较,分析不同审计业务类型,选择不同外部化形式对高校审计工作质量的影响,提出适合高校审计业务特点的内部审计外部化形式有着重要的现实意义。
二、内部审计外部化的内涵及形式
内部审计外部化是指将内部审计职能部分或全部通过契约委托组织外部的机构执行。关于内部审计外部化的形式,理论界从国外实践中总结出四种:补充、审计管理咨询、全外包和合作内审。同时,内部审计外部化在我国企业特别是中小企业中得到广泛的普及和运用,已成为企业实现内部审计功能的一种重要形式。由于社会制度、意识形态及所处社会环境不同,我国企业内部审计外部化形式和国外相比有不同之处,主要存在两种形式:全部外包和部分外包。
三、高校内部审计外部化的动因
(一)高校内部审计外部化起源
高校内部审计外部化起源于20世纪末到本世纪初,由于高校扩大招生规模,我国高校掀起大规模新校区建设的,有的地区还建起了大学城,为将基建工程打造成阳光工程、廉洁工程,国家规定对建设工程项目实行全过程跟踪审计和竣工决算审计。由于工程项目审计是高校新的审计领域,高校内部审计部门尚不具备开展大型工程项目审计的资质,只能将审计业务外包给专业的工程咨询公司进行审计。高校内部审计外部化就是在这样特定背景下产生的。
(二)高校实行内部审计外部化的客观必然性
近年,由于高校事业快速发展的客观需要,内部审计职能不能充分发挥等客观事实,使得内部审计外部化在高校中得到蓬勃发展。按照中国内部审计协会的《内部审计实务指南第4号――高校内部审计的规定》、教育部17号令《教育系统内部审计工作规定》,高校内部审计内容包括内部控制审计、预算执行和决算审计、建设工程项目审计、领导干部经济责任审计等。内部审计实务指南中还首次提出内部控制审计概念,其内容涵盖教学、科研、财务、资产、采购等全部高校经济活动。当前高校精简机构、院校合并,独立设置内部审计机构的院校不多,且多为规模较大的“211”或“985”高校,对于规模较小的院校多为纪委、监察等合署办公,人员少,任务多。高校日益增长的审计需求与内部审计缓慢发展之间的矛盾日趋尖锐,因而,探索提高内部审计效率,增强内部审计效果的新方法就显得尤为重要。
(三)内部审计外部化在高校审计工作中取得的成效
目前,建设项目工程审计是内部审计外部化在高校内部审计中适用性最广、最能体现内部审计外部化价值、最能得到管理层认可的审计事项。借助“外部资源”来履行内部审计职能,既增强了审计效果、拓展了审计领域,又节约了相关成本,提升了人员素质,从而实现双赢。在此基础上,高校在其他审计领域如下属单位财务收支审计、领导干部经济责任审计、科研经费专项审计调查等陆续开展了内部审计外部化,从而克服了审计力量薄弱、任务繁重、质量不高等难题,这种模式更适合规模较小的院校。经调查,各个高校均实现了不同程度的内部审计外部化。机构健全、独立性强的部属综合性大学外部化程度相对低;省属高校、高职院校及纪委、监察、审计合署办公的院校,内部审计外部化程度相对较高。
四、高校内部审计外部化形式分析
如前所述,我国企业内部审计外部化形式分为全部外包和部分外包,这两种形式各有优缺点,高校不能全盘复制。如果实行全外包,意味着高校不保留内审部门,全部审计业务交外部审计人员实施,这不符合《内部审计实务指南第4号――高校内部审计》第三条规定的“高校应设置内部审计机构,规模较大的高校(年收入5亿元以上或教职工人数在3 000人以上)应设置独立的内部审计机构”,所以企业的全外包形式在高校行不通。
高校内部审计外部化和企业有明显不同,节约审计成本是企业首先考虑的因素,但不是高校内部审计外部化的首要动因,高校审计费在专项资金中都有保证。根本原因是高素质的内部审计人员还比较少,不能满足日益增长的高校审计业务需要。因此,高校是以提高审计质量为首要目标来开展内部审计外部化的。
综合上述两点分析,高校应根据自身审计业务特点选择合作内审模式下不同的合作形式,以达到审计服务和质量的最佳结合。
五、高校内部审计外部化形式的选择
通过上述分析,高校审计内容、审计方法有别于企业,将高校内部审计外部化形式定位为合作内审模式下的三种合作形式,即补充、全部委托、部分委托,充分考虑了高校审计业务的特点,能够满足高校内部审计外部化的需要,可结合高校审计业务内容和特点选择。
(一)内部控制审计
内部控制审计首次在《内部审计实务指南第4号――高校内计审计》中提出,并于2009年9月1日起实施,现已成为高校内部审计的重要内容。其内容触及到教学、科研、财务、资产、采购等管理活动中,被审计对象为高校各管理层。为客观、准确地对被审计单位内部控制体系的健全性、有效性进行审查和评价,要求内审人员熟悉学校业务流程,了解各被审单位审计业务特点及审计风险点,可以采取补充形式,即审计任务虽内外合作完成,但以高校内部审计人员为主,外部审计人员起协助作用,审计风险由高校内部审计人员承担。该方法有以下优势:
1.责任风险的明确性。外部审计人员仅对审计项目定事项发表专业评价,其专业评价是否被采纳并在最终的审计结论中体现,由内部审计人员决定,避免了相互扯皮并对审计结论产生分歧,从而影响审计质量。
2.审计结果的实用性。内部审计人员了解高校的组织构架、部门的利益格局及审计的重点和难点,内部控制审计需要内审人员掌控全局;外部审计利用专业特长,就事论事对特定事项发表意见,两者配合能确保审计结果具有深度和实用性,能够得到管理层的认可。
(二)建设项目工程审计
建设项目工程审计分为跟踪审计和竣工决算审计,由于其专业性强,审计内容涉及到土建、水电、设备、安装等基建工程不同专业领域,必须由专业工程咨询公司进行全面审计,采取的外部化形式是全部委托。与国内外企业的全外包形式相似,在保留内审机构的前提下,将审计业务全部委托给工程咨询公司,内部审计人员不参与到工程审计项目中,工程审计风险由工程咨询公司承担。内部审计人员通过契约方式对审计质量进行把关。优势是能够发挥外审的专业特长,符合社会快速发展,专业化协作日趋精细下的跨行业、跨部门的合作精神。在实行全部委托模式下要注意以下两点:
1.选择高品质的会计事务所是关键。要综合声誉、资质、注册会计师数量、实力、等级等因素全面考量,防止资质低、市场份额占有小的事务所以低价位中标。
2.完善合同内容。内部审计部门是通过契约方式对基建工程审计质量进行把关的,合同是监督外部审计单位是否全面履行职责的载体。因此,在合同中必须明确受托责任内容,至少应包括四个方面:一是行为责任,即完成某项任务的责任;二是报告责任,即受托人按委托人利益行事,真实报告或不真实报告应承担的责任;三是某种规范,即受托责任履行中,什么可以为,什么不可以为;四是控制责任,即对受托责任关系中各方责任和权利的控制。
(三)领导干部经济责任审计
目前,高校已发展成为产、学、研并行的巨大的经济活动主体,开展高校领导干部经济责任审计不仅是高校自身发展需要,也是构建与现代大学制度相适应的监督机制的需要。
领导干部经济责任审计可以采取部分委托形式,即审计小组由内外审计人员联合组成,涉及到内部控制评价的由内部审计人员完成,外部审计人员只对财务活动的真实、合法、效益发表意见。内部审计师和外部审计师对这种结合审计分别承担不同的责任和风险。这种形式的优点是:内部审计人员熟悉高校实际情况,了解高校内部控制、风险评估、审计流程及管理层关注的焦点问题;外部审计专业上具有优势,能够准确判断财务数据的真实性、合法性及效益性,这样可以整合利用高校的内、外部资源,提高审计工作质量。在实行部分委托模式下要注意以下两点:
1.配合的协调性。在实际工作中,内审人员与外审人员的协调有一定困难。外部审计人员在审计中往往就事论事,以完成合同内容为目标,而内部审计部门以服务学校管理层为出发点,由于审计目标的差异性,对审计结论往往存有偏差。
2.审计结果的风险性。部分委托模式下,内外审计人员在一个项目中分别承担不同的任务,同时承担相对应的审计风险。外部审计人员为规避审计风险,一般只在约定的范围内审计、发表意见,不会像内部审计人员那样积极主动地开展工作。另外,外部审计人员不熟悉高校实际情况,审计结果缺乏深度和实用性,往往达不到管理层的认可,这些情况都可能造成审计结果的风险性。
鉴于以上情况,内部审计部门在实行部分委托模式下要建立沟通机制,在与学校管理层、被审计单位、事务所交流中采取例会制、报告制等方式确保沟通信息开放和富有成效性;另外要完善合同,明确各自责任、义务和风险,确保外部化目标实现,降低审计外部化风险。
(四)财务收支审计
财务收支审计是高校传统审计项目,在高校审计中仍占主导地位。学校财务预算执行情况和财务决算审计、学校及所属单位和部门财务收支审计、各种专项资金审计及领导干部经济责任审计都属于财务收支审计范畴,应分别采取不同合作内审方式:一是以财务数据真实性、合法性为主的财务报表审计,如单位下属的食堂、校办产业等实行全部委托;二是学校财务预算执行情况和财务决算审计,因涉及到高校部分核心业务,不宜外部化;三是专项资金审计,如科研经费、公务招待费、公务用车经费等可实行部分委托,即对某一审计项目的审计,审计小组成员由内外审计人员担当,分别承担不同的审计风险。
六、结束语
高校实行内部审计外部化是个系统工程,内部审计外部化形式的选择只是其中一个子系统,且尚在探索期。各高校应根据具体情况和需要来决定。高校内部审计外部化形式定位为合作内审,并按内外合作范围的大小、风险承担的比重划分为:全部委托、补充、部分委托三种形式,这是符合高校审计工作职能要求的。
如何选择高校内部审计外部化形式,使内部审计资源与外部审计资源优化配置达到最佳效果,是高校内部审计部门需要不断探索的。总之,高校内部审计外部化形式的选择是为了更好地发挥内部审计职能,使之成为服务于高校管理层,确保高校各项经费安全、廉洁、高效运转的有力保障。
【参考文献】
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高校审计是指高等学校内部独立的审计机构和审计人员,依照国家、教育行政管理部门、审计行政管理部门、学校等制定的法律、法规、政策、规章、制度等标准,采用专门的程序和方法,对本校的财务收支及其策、规章、制度等标准,采用专门的程序和方法,对本校的财务收支及其见,以加强管理。提高效益的一种经济监督活动。高校审计是内部审计的一种形式。
1.监督职能
高校审计的主体职能包括监督职能和管理职能,其中监督职能是基本职能。审计是一种经济监督活动,监督职能是审计的最基本职能。国家审计、社会审计和内部审计都具有监督的职能,但这三者的监督方式、监督力度都不相同。高等学校应当建立健全内部审计制度,并且高等学校的审计应当对高校及所属单位财务收支、经济活动的真实性、合法性和效益性实行独立地监督,所以,监督职能应该是高校审计的最基本和最主要的职能。
2.管理职能
高校审计属于内部审计,首先是高等学校内部控制系统的一个重要组成部分,发挥控制与监督作用。现阶段,随着经济体制改革的深入,效益观念的增强,投资主体的拓展,学校规模的扩大,校园经济的壮大,高校审计在实施控制与监督的同时,利用其人才优势,信息优势,更多地围绕改善管理,提高效益的目标开展工作,逐步发展成为高等学校管理系统的一个重要方面。为学校管理服务,为领导决策服务,已经成为高校审计的一个重要方面。除了取决于学校主要负责人的管理观念外,在很大程度上还取决于审计人员本身,包括敬业精神和业务水平。
二、目前高校审计的现状与发展的思路创新
审计力量不足。当前高校普遍存在内审机构不健全、人员缺少现象。在机构设置上,一部分高校合署办公,由1至2名工作人员;有的高校虽设有,也只是象征性地配置了两三名审计人员,在职的审计人岗或“转业”到审计部设置专门的审计机构,审计工作的专职内审计人这项工作,素质参差不齐。领导对审计工作重要程度认识不足。高校在配置审计工作人员时把关不严,把一些没有审计能力的人安排在审计部门,致使审计手段落后、工作效率低下,当前很多高校还是使用过去传统的审计方法,靠审计人员手工计算核对数据的对错。这种传统的审计方法不仅劳动强度大,而且时间长、效率低、易出错,已经不能适应高校快速发展的形势需要。
强化审计工作的领导和参与督促高校党政主要负责人充分重视审计工作。国家审计部门依照审计法律法规加强对高校内部审计工作的领导和业务国家教育行政主管部高校审计工作纳入高校党政负责人考核重要内容,制定详细的考核办法,实行审计工作的问责制、一票否决制。广泛征集审计线索。省级审计机关、高校审计部门应在高校内外广泛宣传审计工作,扩大高校审计线索来源途径。改革现行审计主体,改变目前高校审计部门人员孤军奋战的状况,引入“内部审计外部化”的机制,发挥国家审计机关的强制性、权威性职能,形成以高校内部审计部门、注册会计师审计机构、国家审计机关三种力量组合的审计机构、国家审计机关三种力量组合的“审计主体”。充分发挥高校内部审计部门对高校实际情况了解全面、真实的优势。充分发挥注册会计师审计独立性较强、审计经验丰富、人员素质整体较高的优势。
三、创新审计工作思路
国家审计机关根据国家审计规划或计划高校审计部门、社会各方面反映的信息等制定审计计划,召集注册会计师进入高校审计现场,由注册会计师完成审计业务中的询证、计算、实际盘点等具体审计工作,高校内部审计人员负责复核确认,审计机关负责终审并出具审计意见,公布审计报告。高校内部审计部门负责审计报告的监督、执行和反馈等后续审计。
1.增加审计经费,提高审计工作物质基础条件,建立审计经费的保障和正常增长机制。在学校年度预算统筹安排各项工作时充分考虑对其审计工作的经费安排。
2.强化高校经济责任审计。高校审计中除基建审计等专项审计之外,经济责任审计是重要组成部分,以下几方面作为审计重点,能控制经费、预防腐败、发现问题、健全制度。①对财务部门行政负责人经济责任审计。其主要内容:是否根据《预算法》、《高等学校财务制度》合理编制学校预算并对执行过程进行有效控制与管理,努力增收节支,提高资金使用效益;是否按国家有关规定组织各项收入,并及时足额入账等。②对设备管理部门行政负责人经济责任审计。其重点在于:学校各类资产状况是否安全完整;公用经费和专用经费的使用是否符合国家财经法规、学校财务制度和预算规定,设备费分配方案是否合理,设备的使用效益如何。③对基建规划处行政负责人经济责任审计。其重点在于:基建项目是否纳入计划管理,基建投资是否报经主管部门审批,有无自行改变原批准建设项目或扩大建设面积;基建工程和大宗物资设备采购是否按规定进行招投标,手续是否完备,经办的经济合同、协议是否合法有效,执行情况如何等等情况。
建立评价体系,优化审计成果在高校审计中发现的重大事实,及时移交司法部门。发现的弄虚作假、虚报瞒报、恶意欺瞒等事实,如实记录其人事档报、恶意欺瞒等事实,如实记录其人事档案,有不良记录的个人将从此不作选拔和任用,杜绝“劣币驱逐良币”现象。高校教育行政主管部门健全高校审计工作评价体系,把高校审计反映的社会效益和经济效益作为重要依据。审计评价可采取定性分析与定量分析相结合的方法。社会效益方面可以采取问卷调查方式,获取师生员工对审计结果的满意度,将群众的满意度作为衡量审计工作的一杆标尺;经济效益方面可以采取对被审项目和社会同类项目经济效果进行对比,从中找出问题进行分析,对发现具有倾向性的问题,提出意见和建议等。要将高校审计结果列入高校主要负人业绩考查内容,维护高校发展的长远利益和根本利益。
参考文献:
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【关键词】 部门预算; 绩效管理; 国库集中支付; 政府采购
为适应社会主义市场经济体制下公共财政体系建设的要求,2000年,中央本级率先在农业部、科技部、教育部、劳动和社会保障部等四部门试编了部门预算。高等学校的财务预算作为教育部门预算的主要内容纳入政府的部门预算管理,并根据部门预算的原则、方法和程序编制高等学校预算,按照国家有关财政法规制度和教育主管部门的相关规定执行财务预算。但目前,这项制度在高等学校的实践中仍然存在许多问题需要进一步完善。笔者现结合广东省高等院校情况,对深化部门预算改革问题进行剖析和探讨。
一、目前我省高校部门预算编制和执行中存在的突出问题
(一)预算“两张皮”现象普遍
高等学校预算应当与编制和报送的部门预算保持一致,禁止“部门预算”与“学校预算”两张皮的现象,这是部门预算对高等学校预算最基本的要求。但目前,高等学校普遍存在部门预算和单位内部预算“两张皮”的现象。一是按照部门预算的要求编制学校的“部门预算”,上交教育主管部门和财政部门;二是根据学校办学的实际情况,按照现行财务制度的规定编制的校内执行的综合财务收支预算,这就形成“两本预算、两张皮”的弊端。部门预算是按照《政府收支分类科目》的规定,按“类”、“款”、“项”分基本支出和项目支出编制的;而单位综合财务收支预算是按照现行财务制度规定的支出的用途编制的,并作为高等学校校内预算执行的主要依据。由于两本预算编制的依据和编制的方法不同,使得两本预算的差异很大,相互脱节的现象比较严重。
(二)预算编制方法不够科学
当前高校预算的编制方法仍然多采用增量预算法,即以上一年的实际支出为基础,考虑下年度财务收支的各种因素的变化来确定新年度的预算。这种方法虽然简单易行,但易于形成刚性支出,不利于支出数额与支出结构的调整和优化。况且基数是多年形成的,其中包含有不科学和不合理的因素,因此用这种方法编制的预算基本结果是一年比一年提高,节约使用经费的意识淡薄。广东省高校部门预算“一上”编制的文件一般在暑假期间八月下达,要求10天左右报送,部门预算的编制也主要由财务部门个别人员参与,因为他们不参与学校战略规划,无法了解下一年度的工作计划,对学校纷繁复杂的业务活动也了解有限,使得编制预算只能是在往年的开支基础上进行简单的加减,只要能保证填写完整,保证勾稽关系正确,通过审核按时报送上去就行了,缺乏科学认证,编制预算成为“数字游戏”,使得教育主管部门难以了解和掌握高校部门预算的实际情况。
(三)预算编制范围不完整
部门预算中应该把实际用于该部门的全部政府性财力都反映出来,实现部门预算内容的完整。《高等学校财务制度》提出了高校预算新概念,并规定了“大口径”范围,将学校的全部收支都纳入预算管理,以准确反映高校财务收支总体规模。但是,由于高校资金来源日益多元化,下属各院(系)、部门多渠道创收的收入和相应的支出往往没有全部纳入到预算中,脱离了预算的监督管理,而上级财政部门或主管部门对高校的专项经费拨款,由于年初具有不确定性,因此无法在年初部门预算中反映,只能在年中追加,特别是项目确立滞后,预算指标一般在下半年甚至年末下达,致使部门预算内容残缺,预算不完整,使预算收支的口径与会计核算的口径不一致,对预算执行的考核缺乏可比性。
(四)信息系统有待进一步完善
实行部门预算、政府采购和国库单一账户后,不但部门预算软件没有和原来各高校使用的会计账务管理软件联网,部门预算、政府采购、国库支付三个软件也是互相独立的。广东省高校部门预算采用单机版的部门预算系统,实现预算数据录入和倒盘上报预算数据,基本属于数据录入软件,并没有实现预算监督执行等管理功能;政府采购软件实现政府采购计划申报;国库支付系统实现财政拨款资金的用款计划申报和支付申请,高校财务部门使用的各软件系统之间没有衔接配套,不能达到数据共享。
(五)预算制度缺乏绩效信息
目前,我国部门预算支出绩效评价仅仅处于试点阶段,尚未全面推开,并且缺乏系统性研究。从高等学校来说,存在重分配、轻监督的问题,当前的财政资金绩效审计也主要监督各预算单位编制和执行预算的规范性,对资金使用的效益性和社会效果的关注不够。各高校部门预算编制方法仍是投入预算,重心放在争取预算拨款,而对预算执行中资金的产出和效果并不关心,资金分配后,缺少跟踪问效,预算多少和绩效之间没有联系,加之现行的《高等学校会计制度》没有成本核算的概念,不能适应部门预算进一步深化改革建立预算绩效考评的需要。
二、解决上述问题的对策和思路
(一)加强领导,统一思想,提高认识,转变观念,高度重视部门预算编制工作
部门预算编制的好坏,直接关系到一个部门下一年度经费需求的保障程度、各项工作的正常开展和各项任务的顺利完成。因此,高校一定要认真把部门预算编制工作当作一件大事来抓,加强对部门预算编制工作的领导。单位领导应亲自主持预算的制定,并监督执行。同时,在组织机构上要给予充分保障,加大编制预算的组织管理力度。要抽调一批政治素质好、业务能力强的同志,集中汇审编制预算,保证预算编制和报送时间。要明确各单位的责任,做到分工合理,责任明确,相互配合,环环相扣,保证预算编制工作的顺利进行。要适应国家预算管理制度改革的要求,加快职能转变的步伐,强化预算管理力量,将工作重点转变到加强预算管理和监督预算执行上来。
(二)完善制度,提高部门预算综合性
现行的《高等学校财务制度》和《高等学校会计制度》是1997,1998年颁布实施的,这两项制度颁布实施时正值我国市场经济体制改革的初期,与市场经济体制相适应的公共财政体系建设问题尚处于理论探讨阶段,相应的财政预算管理体制改革是2000年前后的事。所以,相对于部门预算、政府采购、国库单一账户等公共财政制度来说,现行的高等学校财务制度和会计制度已不能适应公共财政建设及相应制度改革的需要,必须及时地加以研究并作出修订。但另一方面高校应当重视和加强预算管理,根据各项事业活动需要和财力可能,按照《预算法》和《高等学校财务制度》的规定编制预算,把高校的所有财务收支都纳入预算管理。同时,也应当按照公共财政建设和部门预算制度改革的规定,编制高校的财务预算。也就是说,高等学校应当把学校的财务预算与部门预算有机地统一起来,严禁把高校校内预算与部门预算割裂开来,或把部门预算当作应付财政部门和主管部门的需要。只有把部门预算作为学校预算年度执行的校内预算来认真对待、认真编制,才能保证部门预算制度得到贯彻实施,也才能真正树立起预算的权威性和严肃性。
(三)健全预算信息管理系统
为提高部门预算编制的准确性和工作效率,加强部门预算编制基础数据的搜集、整理工作,应采用先进的网络技术和数据库管理模式,使部门预算的编制能建立在一个扎实的基础之上,加强财务管理的信息系统建设,为部门预算改革提供必要的技术信息保证,提高预算管理信息化水平。各高校应将现有的各个应用系统整合,建立综合信息平台,将单机版部门预算系统改进,变成网络版,统筹管理预算基础信息、专项支出项目库、预算编制审查、预算指标管理、预算执行监测分析等工作,并将各项预算数据及预算执行情况都集中体现在网络上,财务部门预算控制人员可随时调用,查询预算执行情况及单位财务状况,以便全面控制各责任单位的业务活动情况,及时发现问题所在,纠正预算执行偏差。同时,在执行数据的汇总与分析的基础上为滚动预算做数据准备。
(四)健全绩效机制
绩效管理作为一种有效的管理手段,它提供的绝对不仅仅是一个奖罚措施,更重要的意义在于它能为高校提供一个促进财务预算工作改进和业绩提高的信号。这里,实现绩效目标耗费的资源是成本费用的概念,而不是传统预算管理中的支出概念。预算绩效考核是对经费支出与产生的效果和影响进行评价的行为,是以支出“结果”和“追踪问效”为导向,是以定性分析和定量评判为手段的预算支出管理模式,这对强化支出管理意识,优化预算支出结构,提高预算支出的社会效益和经济效益具有重要作用。绩效指标自20世纪80年代开始就在国外高校中得到了比较普遍的应用。绩效指标的测量能够提供关于高校运行状况的准确信息,同时也衡量高校完成战略目标的情况,使高校在进行预算编制时有据可依,确定了十分详细和缜密的关键绩效指标。我国高校绩效指标体系可以使用平衡计分卡评价体系和关键绩效指标体系相结合的方法,并借鉴《英国高校管理统计和绩效指标体系》的做法,将我国高校的战略目标划分为教学绩效、科研绩效、自筹能力、资产绩效、校产绩效、声誉绩效等六大层次,然后在这六大层次中选取更详尽的关键绩效指标,对预算执行结果加以衡量,从一些看似细微的关键点衡量预算执行效果以及资金使用效率。
(五)完善监督体系
监督部门预算是一项复杂的行为,需要若干部门或组织分别从不同的角度进行,并形成一个有机体系。首先要落实人大的监督权,每年预算在上一年12月底前完成,人大代表要在次年3月人大会议期间审议,这说明每年在人大审议通过前其实已经在执行,而且审议时间只有短短几天,并且多数代表并非这方面相关专家,所以每年都会提出报表看不懂的意见。为此,我们应通过一系列制度建设改进审批的效果,具体包括:人大代表可通过培训或聘请专家或中介机构提高预算监督力量及专业水平,同时提前和延长预算审查时间,保证人大代表有足够的时间进行审议,以提高预算监督的效率和效果。其次提高审计机构监督地位,每年高校内部审计部门会对部门预算进行例行审计,但审计的意见和建议得不到全面的落实和执行,所以很难发挥审计监督预算的作用,建议提高审计机构的监督地位,拓宽审计监督的范围、推进预算审计的深度、增加预算审计的频率等。再次是扩大及提升财政部门监督视角。目前高校已全面实现了国库集中支付、收支两条线及政府采购等各项改革,其中国库集中支付和政府采购都是采用与财政联网的系统实现,财政部门可以实时对部门预算的执行进行监管,财政部门应该充分利用这一优势,不但对具体支付细节进行审核监控,更重要的是加强对财政部门预算的宏观调控和对资源配置管理的优化。最后,加强群众监督。对于高校来说就是要将部门预算通过教代会、互联网等多渠道以易理解的方式向广大教职工和学生公开,内容包括预算的编制和执行。这样不仅有利于部门预算编制质量的提高,也有利于部门预算的执行。
总之,部门预算编制是一项涉及面广、技术性强的工作,不仅需要各级领导的重视与支持,还需要不断总结部门预算编制与执行中的经验教训,完善预算编制方法,提高预算资金管理水平,保证高等学校持续平稳发展。
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[2] 高师财务管理研究.广西师范大学出版社,2007,(10):3.
如前所述,我国企业内部审计外部化形式分为全部外包和部分外包,这两种形式各有优缺点,高校不能全盘复制。如果实行全外包,意味着高校不保留内审部门,全部审计业务交外部审计人员实施,这不符合《内部审计实务指南第4号———高校内部审计》第三条规定的“高校应设置内部审计机构,规模较大的高校(年收入5亿元以上或教职工人数在3000人以上)应设置独立的内部审计机构”,所以企业的全外包形式在高校行不通。高校内部审计外部化和企业有明显不同,节约审计成本是企业首先考虑的因素,但不是高校内部审计外部化的首要动因,高校审计费在专项资金中都有保证。根本原因是高素质的内部审计人员还比较少,不能满足日益增长的高校审计业务需要。因此,高校是以提高审计质量为首要目标来开展内部审计外部化的。综合上述两点分析,高校应根据自身审计业务特点选择合作内审模式下不同的合作形式,以达到审计服务和质量的最佳结合。
二、高校内部审计外部化形式的选择
通过上述分析,高校审计内容、审计方法有别于企业,将高校内部审计外部化形式定位为合作内审模式下的三种合作形式,即补充、全部委托、部分委托,充分考虑了高校审计业务的特点,能够满足高校内部审计外部化的需要,可结合高校审计业务内容和特点选择。
(一)内部控制审计内部控制审计首次在《内部审计实务指南第4号———高校内计审计》中提出,并于2009年9月1日起实施,现已成为高校内部审计的重要内容。其内容触及到教学、科研、财务、资产、采购等管理活动中,被审计对象为高校各管理层。为客观、准确地对被审计单位内部控制体系的健全性、有效性进行审查和评价,要求内审人员熟悉学校业务流程,了解各被审单位审计业务特点及审计风险点,可以采取补充形式,即审计任务虽内外合作完成,但以高校内部审计人员为主,外部审计人员起协助作用,审计风险由高校内部审计人员承担。该方法有以下优势:1.责任风险的明确性。外部审计人员仅对审计项目定事项发表专业评价,其专业评价是否被采纳并在最终的审计结论中体现,由内部审计人员决定,避免了相互扯皮并对审计结论产生分歧,从而影响审计质量。2.审计结果的实用性。内部审计人员了解高校的组织构架、部门的利益格局及审计的重点和难点,内部控制审计需要内审人员掌控全局;外部审计利用专业特长,就事论事对特定事项发表意见,两者配合能确保审计结果具有深度和实用性,能够得到管理层的认可。
(二)建设项目工程审计建设项目工程审计分为跟踪审计和竣工决算审计,由于其专业性强,审计内容涉及到土建、水电、设备、安装等基建工程不同专业领域,必须由专业工程咨询公司进行全面审计,采取的外部化形式是全部委托。与国内外企业的全外包形式相似,在保留内审机构的前提下,将审计业务全部委托给工程咨询公司,内部审计人员不参与到工程审计项目中,工程审计风险由工程咨询公司承担。内部审计人员通过契约方式对审计质量进行把关。优势是能够发挥外审的专业特长,符合社会快速发展,专业化协作日趋精细下的跨行业、跨部门的合作精神。在实行全部委托模式下要注意以下两点:1.选择高品质的会计事务所是关键。要综合声誉、资质、注册会计师数量、实力、等级等因素全面考量,防止资质低、市场份额占有小的事务所以低价位中标。2.完善合同内容。内部审计部门是通过契约方式对基建工程审计质量进行把关的,合同是监督外部审计单位是否全面履行职责的载体。因此,在合同中必须明确受托责任内容,至少应包括四个方面:一是行为责任,即完成某项任务的责任;二是报告责任,即受托人按委托人利益行事,真实报告或不真实报告应承担的责任;三是某种规范,即受托责任履行中,什么可以为,什么不可以为;四是控制责任,即对受托责任关系中各方责任和权利的控制。
(三)领导干部经济责任审计目前,高校已发展成为产、学、研并行的巨大的经济活动主体,开展高校领导干部经济责任审计不仅是高校自身发展需要,也是构建与现代大学制度相适应的监督机制的需要。领导干部经济责任审计可以采取部分委托形式,即审计小组由内外审计人员联合组成,涉及到内部控制评价的由内部审计人员完成,外部审计人员只对财务活动的真实、合法、效益发表意见。内部审计师和外部审计师对这种结合审计分别承担不同的责任和风险。这种形式的优点是:内部审计人员熟悉高校实际情况,了解高校内部控制、风险评估、审计流程及管理层关注的焦点问题;外部审计专业上具有优势,能够准确判断财务数据的真实性、合法性及效益性,这样可以整合利用高校的内、外部资源,提高审计工作质量。在实行部分委托模式下要注意以下两点:1.配合的协调性。在实际工作中,内审人员与外审人员的协调有一定困难。外部审计人员在审计中往往就事论事,以完成合同内容为目标,而内部审计部门以服务学校管理层为出发点,由于审计目标的差异性,对审计结论往往存有偏差。2.审计结果的风险性。部分委托模式下,内外审计人员在一个项目中分别承担不同的任务,同时承担相对应的审计风险。外部审计人员为规避审计风险,一般只在约定的范围内审计、发表意见,不会像内部审计人员那样积极主动地开展工作。另外,外部审计人员不熟悉高校实际情况,审计结果缺乏深度和实用性,往往达不到管理层的认可,这些情况都可能造成审计结果的风险性。鉴于以上情况,内部审计部门在实行部分委托模式下要建立沟通机制,在与学校管理层、被审计单位、事务所交流中采取例会制、报告制等方式确保沟通信息开放和富有成效性;另外要完善合同,明确各自责任、义务和风险,确保外部化目标实现,降低审计外部化风险。
(四)财务收支审计财务收支审计是高校传统审计项目,在高校审计中仍占主导地位。学校财务预算执行情况和财务决算审计、学校及所属单位和部门财务收支审计、各种专项资金审计及领导干部经济责任审计都属于财务收支审计范畴,应分别采取不同合作内审方式:一是以财务数据真实性、合法性为主的财务报表审计,如单位下属的食堂、校办产业等实行全部委托;二是学校财务预算执行情况和财务决算审计,因涉及到高校部分核心业务,不宜外部化;三是专项资金审计,如科研经费、公务招待费、公务用车经费等可实行部分委托,即对某一审计项目的审计,审计小组成员由内外审计人员担当,分别承担不同的审计风险。
三、结束语
财务内部控制是指通过制定一系列规范的内部控制管理制度来保证组织单位财产和资源的合理分配和安全稳定。与企业的财务内部控制不同,我国高校财务内部控制具有以下四个特征:一是与企业财务内部控制的主要目的不同,高校财务内部控制的主要目的是保证高校持续稳定发展,保证资源的合理配置和使用,保证教学和科研工作高效率完成,从而实现培养全面发展人才、科学研究和服务社会的职能,而企业的目标是实现利润最大化。高校作为事业单位,是以教学水平和科研成果的社会效益为主要目的,而不是收益;二是高校内部控制主体比企业涉及的范围更广泛。由于高校的经济活动有多个方面的内容,如:教学管理、科研活动、基础建设、物资采购等等,因此在财务内部控制方面,不仅要包括各个学院,各行政部门还要包括校医院、校办企业以及后勤部门等的财务工作;三是与一般企业相比,高校的财务核算方面更为复杂,因为高校内部有教学科研部门、服务性部门还有生产性单位,这些部门之间经营活动差异较大。四是随着高等教育体制的改革,高校资金来源渠道多样化,有政府拨款、学费、社会捐款、银行贷款等,资金支出也种类繁多,包括基础设施的建设,教学科研支出和学生补助等,资金收入和支出的多样化无疑增加了财务内部控制的难度。
二、高校财务内部控制存在的问题
(一)财务预算管理不科学
预算管理是高校进行财务内部控制管理的重要环节,高校各项收入和支出都应该严格按照财务部门预算执行。但目前好多学校出现预算管理缺乏有效性、科学性和可操作性等问题,具体表现如下:一是编制方法未随着教育管理模式的改变而变化,沿用传统的编制方法,脱离实际,导致各部门经费分配不合理,资源不能最大限度使用。如我国很多广播电视大学采用增量调整预算的方法,由于此方法没有考虑员工情况、经费标准和学校发展状况等因素,因此缺乏科学性和可行性,实际中计算的结果往往不正确,需要不断调整,无形中给预算管理增加了难度。二是很多广电高校也没有设置专门的预算管理部门,由计财处负责,导致预算管理工作不够精细,只对大的收入支出进行管理,因此不能全面反映学校的发展情况。三是财务预算管理缺少监督机制和绩效评价体制,难以发现预算管理过程中的一些问题,使得预算管理效率降低、
(二)高校财务内部控制环境有待优化
内部控制环境是影响各政策实施效率的因素,是一切程序发挥效用的基础。我国很多广电高校在机构设置上存在问题,将国有资产管理和后勤管理合并为一处,而实验室、设备管理又与国有资产管理有相同的地方,这样的设置导致管理重叠,权责不分明,管理上容易混乱。其次,高校很多岗位职工的招聘看似透明公开公正,实则有很多人情岗,致使一些岗位的员工素质低,工作效率不高,增加了财务内部控制的难度。如某些广播电视大学,为了留住人才,承诺安排其家属在校工作,有些部门如行政或后勤管理部门,人情岗的现象更为严重;在员工培训方面,很多高校也流于形式,没有及时组织员工进行新知识的学习;另外,学校对绩效评价体系的制定太过于片面,只重视干部业绩和教师科研成果,而没有综合考虑其他因素。最后,由于高校经费来源主要是财政拨款,对财务内部控制理解不到位,忽视了对内部控制制度的建立与实施。
(三)财务风险防范机制不健全
目前,我国高校财务内部风险评估和控制体系建设尚不健全,表现在两个方面:一是缺乏财务风险意识,对于学校开展的项目没有一个明确的财务预算和效益评估,不能正确评估项目风险,对于项目资金来源、偿还债务能力、政策风险等因素很少关注;二是对项目资金规模的科学性合理性关注不够,一味追求高标准,忽视财务存在的风险。如某广播电视大学进行新校区建设,建设成本巨大,仅靠财政拨款难以维持,更不用说购买基础设施,因此银行贷款是其筹集资金的主要渠道。但该广电大学在贷款之前未对自身偿债能力、融资成本等风险因素进行科学评估,在学校基础设施建设之前,也未对其进行合理规划,自目进行校区建设,因此造成在内外部环境变化时,应对风险能力弱,陷入债务负担过重的财务困境,最终影响学校正常的运行。
(四)财务内控监督力度不够
很多高校制定了较完善的财务内部控制制度,但执行力不足,这主要是因为高校上级部门和审计监察部门疏于对下级财务部门的监督和检查,监督工作流于形式,导致工作积极性不高,执行力不足。监督力度不够,主要原因如下:一是内部审计监察制度不完善,高校内部审计机构直接隶属,内部审计制度权威不足,导致审计机构得不到重视,监督流于形式。另外目前高校审计部门仅仅着眼于单个部门的财务状况,很少将不同部门之间的财务管理结合起来,使得各个部门缺少交流,财务内部控制缺乏整体性和系统性。二是外部监督不足。由于财政部门和教育管理部门对高校财务状况监督力度不够,对高校财务状况很少干预,致使高校财务问题得不到及时的解决。如某广播电视大学的某院系、一些部门存在小金库现象,利用职务之便进行资产聚集从中获利。
三、完善高校财务内部控制的对策
(一)提升高校财务预算管理水平
高校财务预算管理是对学校财务资源的分配管理,是高校顺利开展日常活动的基础,完善财务预算管理是学校进行经济活动的首要工作。首先,对财务预算进行编制,坚持收支平衡,零基预算的原则,不编制财务赤字,尽量保证财务预算和实际情况想吻合。其次,加强高校财务部门与各个部门的合作,将财务预算编制落到实处,规范各个部门的财务收支。
最后,财务部门对其他部门建立预算执行绩效考核机制,并对其财务进行全过程跟踪。如某广电大学在建立预算管理体系时,应将各个院系纳入资金管理范围之内,实行由学校财务部门统一领导财务,对资金进行集中管理,根据各个学院的发展情况对其进行资金分配,各个院系仅仅有资金的使用权,各个学院根据学校制定的财务制度结合本院实际情况对资金进行独立核算,做好经费预算并上报给学校统一财务部门。
(二)改善财务内控环境,制定财务内控制度
良好的环境是财务内部控制制度运行的基础。从外部环境来说,国家应该随着教育体制的改革和高校不断发展,制定出专门针对高校财务内部控制的相关法律规定,如可以针对财务内部控制的各个要素制定具体规定,对高校内各组织机构的设立进行相关规定,每个学校可根据具体情况进行微调,保证各个部门权责分明,管理清晰。其次,在人员招聘方面,要进行规范化考试,并对成绩进行公开,减少人情岗现象的发生;综合考虑多种因素,建立客观的绩效评价标准,对在职员工进行定期绩效考核和新知识的培训,对于考试不合格的员工进行惩罚,对优秀员工进行奖励。财务内部控制体系主要由制度控制,制度建设为内部控制的有效执行提供了强有力的保障。明确高校财务内部控制制度:一要设立具有不同职责的会计核算管理岗位,建立会计岗位责任制度;二是保证输入控制数据的准确性。最后的重要环节是建立相关制度保证内部控制制度的有效执行。
(三)建立健全风险防范机制
首先,高校管理层应该树立财务风险意识高校内部控制主要而临财务收支失衡、过度负债等内部风险和国家政策变化和生源问题等外部风险,管理层只有识别各种风险,才能对资金进行理支配。其次,高校在开展项目之前,应对项目风险进行科学全面评估并在实践中做到实时监控,使风险处于可控制的范围内;高校可以通过多种渠道筹集资金、多种办学模式或制度创新来分散财务风险、最后建立有效的风险预防机制,减少风险发生;高校应根据资本市场供求状况和学校自身发展来制定资金使用说明,减少风险。同时,要制定突发事件的应急措施,确保在突发事件发生时能妥善处理,减少不必要的麻烦,使高校能持续
健康的发展;高校应该将贷款控制在合理范围之内,并对外债加人监督力度,保证资金的健康运转。
(四)加强对财务内控监督对高校财务内部控制的监督,是:财务内部控制工作顺利开展的保障、完善财务内部控制工作,首先应实现各部门信息资源共享,部门之间、部门内部相关工作开展的透明化,使管理者及时发现存在的问题、其次要高校管理者应该意识到监督工作的重要性,加强对监督队伍的建设,保证审计人员的独立性,不参与所审查的相关活动。随着高等教育体制改革,建立健全审计制度,由传统的财务收支审计向效益审计和管理审计转变,并将审计结果公开、最后,高校作为事业单位,学校开支主要来源于国家的则政拨款,除了学校内部对各院系进行审计监督,国家也应该对高校财务进行适当的干预和引导,强化外部监督;而高校应该借助外部审计机构的监督和引导,及时发现问题,积极改正,优化内部控制制度。