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关键词:经济合同 审计检查单
一、经济合同审计的理论与实践背景
经济合同审计的目标是完善经济合同条款,避免潜在的经济纠纷,强化企业内部控制机制,维护公司合法权益,提高资金使用效益。经济合同审计的内容包括:合同签订过程的审计、合同履行过程的审计、合同变更与解除的审计、终止合同的审计及合同日常管理审计。经济合同前置性审计,能够完善合同条款,有效保护公司权益。
二、“检查单”方法在前置性经济合同审计的运用
在日常的经济合同前置性审计中,常见的合同主要为,采购买卖合同、房屋租赁合同、维修合同及与对公单位签订的制式合同。将买卖合同、房屋租赁合同、维修合同的主要审计内容制成表格,以“检查单”的形式,能够提高审计效率与准确率。
(一)买卖合同
买卖合同是最常见、最重要的合同种类,单位常见的买卖合同包括:办公家具、办公用品、消防设备等采购。
(二)房屋租赁合同
房屋租赁合同在日常合同中较为常见,主要包括:办公用房租赁、闲置房屋出租等。
(三)维修合同
建设工程施工合同及维修合同较为常见,特点标的额较高,主要包括与维修方签订的维修合同。
三、前置性经济合同审计的管理建议
(一)制定范本合同库。
对于采购合同、房屋租赁合同、维修合同等常用合同制定范本,经律师审核后纳入合同范本库。
(二)推进合同信息化管理。
将合同管理从签订到履行完毕的各个环节流程纳入信息化系统,有效地利用软件功能进行控制并提高管理效益。
(三)建立合同管理考核评价机制。
设置合理的业务考核指标体系,明确合同管理流程中的岗位责任制。对于合同的签订、履行、保管等各环节的管理情况进行考评,出现问题时客观地分析原因,落实责任追究,形成良性的责任导向。
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首先,公司合同管理工作由商务部门、采购部门、建造部门和办公室按照各自业务分工分别承担,各个合同承办部门的工作接口、职责分工不够清晰,尚待进一步梳理及明确;其次,各个合同承办部门分别建立各自的合同管理台账,数据库结构不统一,不利于公司决策层和管理层全面及时地了解公司合同签订及执行情况;此外,各个合同承办部门对合同收入支出掌握的信息不对称,例如资金支付到账情况、项目业主资金审批和拒付情况等信息分别由不同的部门掌握,信息交互效率低下,有时为了对账花费大量的时间和精力;公司合同管理仍然采用手工管理方式,产生大量的纸质文件,费时费力,容易出错,急需合同管理信息化手段,提供强大的标准化定制流程,并对合同执行状态进行实时监控。
2研究内容
(1)梳理公司商务合同相关程序,建立标准化的工作流程
梳理公司商务合同相关程序、建立标准化的工作流程旨在明确合同承办部门及相关部门的职责和接口,全面完善合同管理制度。清晰的业务职责,健全的管理程序是建立合同管理系统的基础。通过分别与各个合同承办部门进行面对面访谈,并组织相关部门召开专题研讨会,从而明确相关部门的管理职责,细化实施细则,提高管理程序的可执行性。例如明确各个合同承办部门的业务范围;各合同审批部门的职责;细化合同类型分类标准,完善合同类型分类实施细则,确保合同分类准确等等。通过访谈和研讨,同步完成相关管理流程和程序的新增或升版,从而建立合同管理平台的纲领性程序文件和具体实施文件,完善合同管理制度,使现行程序体系覆盖合同全过程各个阶段的管理内容及标准。例如将合同执行过程中的"合同中止"、"合同解除"、"合同争议"等内容纳入合同制度,并优化合同签约及审批授权制度等;统一合同管理业务表单格式,提高标准表单的使用率;统一合同评审会签表、合同付款申请表等业务单据格式;建立标准合同模板库,提高标准合同文本的使用率等等。
(2)以信息化手段搭建商务合同管理平台
以信息化手段搭建商务合同管理平台旨在根据合同管理流程和程序以及实际业务特点建立开发合同管理系统。在对业务需求进行详尽调研,认真组织讨论的基础上提出平台建设思路,配合技术人员完成需求分析、软件选型、项目开发等工作,达到信息化管理目标:实现合同全过程、全生命周期管理,覆盖合同准备、合同订立、合同执行及合同关闭各个环节工作;规范固化合同管理业务流程,加强合同执行监控防控风险;实现合同数据多维度快捷查询、统计与分析,为领导决策提供有效支持;实现与公司相关信息系统如财务系统、采购系统、门户系统、文控系统、各成员单位合同相关业务系统等的有效衔接,确保信息共享、数据同源;统一规范管理合同数据,一次管理重复使用。
(3)明确商务合同平台的使用责任,加大培训宣传力度
培训的成功与否是合同管理系统能否成功上线的关键因素。培训工作首先将系统用户进行细分,然后针对不同层级的用户进行深度培训,从而最大程度确保各层级的系统用户都可以有针对性的了解系统设计理念并熟练操作系统。通过定期组织培训,在公司及项目部营造了学习和使用商务合同平台的良好气氛,亦有助于提高员工的合同意识。
3研究成果
(一)梳理公司商务合同相关程序,建立标准化的工作流程
(1)合同管理平台信息化总体需求分析
从问卷调查反馈的统计结果来看,各个合同承办部门普遍认为,尽早实现合同管理平台的信息化十分重要,合同管理信息化和合同申请/支付管理信息化对工作效率提高最显著,对业务增值贡献最大,也较容易实现,同时也是上线需求最迫切的两项业务,希望合同管理平台的操作能够较为简捷,方便查找和使用。
(2)明确合同承办部门职责,完善合同管理程序体系
经程序文件查阅及与相关部门访谈,明确公司合同承办部门共有四个,分别为商务部门、采购部门、建造部门和办公室,各个合同承办部门所对应的项目部部门也有合同承办的职责。经与各个合同承办部门沟通,系统性的将合同管理相关程序、制度,从合规性、适应性、有效性等方面进行综合评审,促使合同承办部门完成了相关管理程序的新增/升版工作。
(二)以信息化手段搭建商务合同管理平台
(1)成立合同管理系统实施工作团队
稳定的、分工明确的工作团队是确保合同管理系统得以成功开发的保障。在集团合同管理系统开发项目实施工作组的领导下,公司组建了合同管理系统实施工作团队,团队成员由相关部门领导指定,彼此相互配合,在项目经理的领导下,按照各自职责分工有计划地实施系统开发。
(2)合同管理系统目标需求及建设内容
通过调研和讨论,课题组总结出合同管理系统如下目标需求,并由此分析得出合同管理系统建设内容。
①合同全过程管理
通过合同准备、合同订立、合同执行、合同关闭四大环节,实现了合同的全过程闭环管理。合同准备阶段,通过与相关系统进行接口集成,确保合同相关数据同源,避免重复录入;合同订立,系统提供范本的管理,使得标准合同的起草更加方便快捷,减轻承办人员的工作量;合同文本的在线审查审批,通过多级规范的审批流程,进一步防控法律风险;合同文本在线打印,加密防伪,确保合同的唯一性;合同执行中的支付申请,变更申请等,及时跟踪合同的执行情况,确保合同信息的完整性;合同关闭,是合同的终点,最终实现了合同的闭环管理。
②合同范本管理
通过系统,建立合同范本及合同制度文件的管理,通过系统对合同范本、相关制度文件进行管理,实现了各种范本制度升级后的版本控制管理,并通过线上范本审核,确保范本及制度文件的及时性、准确性,为合同创建提供便捷,促进并提高合同标准文本的使用频率,减少审查审批工作量,降低合同签订中的各种风险。
③合同对方管理
建立合同管理系统的合同对方库,并通过与采购系统对接,可接收供应商信息,合同管理系统可自行录入供应商及客户信息,实现完整的合同对方管理,对合同对方的相关资质等进行管理,有利于确保合同管理系统信息的完整性与独立性,也确保了合同对方信息的统一和规范。
④项目信息维护
对项目进行基本信息的维护管理,实现项目信息与合同的关联,并作为查询统计分析的支持,满足通过项目进行合同数据的汇总与分析的需求。
⑤合同监督检查
集团及公司合同管理部门、监察审计部及相关领导具备相应权限对管理范围内的合同进行监督和检查,可以查询与追踪合同的审批情况及履行状态,也可以对当前的合同流程相关人员进行预警提醒。
⑥合同监控追踪
集团及公司合同管理部门及领导,可以实时查看与监控权限范围内的合同运行情况,包括查看所有运行中的合同总数、异常情况及重点关注的事项,实现合同运行信息的及时反馈、异常监控与全面管理。
4结语
如工程项目在立项、初步设计、各类建设手续不完备的情况下签约,可能在履行中引发争议甚至履行不能;如在资金未落实的情况下签订合同并履行的,将很容易引发工程款的支付争议。
二、合同条款不平等
以工程合同为例,由于市场竞争激烈,合同双方当事人实际地位很难平等,如一方当事人要求对方承担额外义务,或利用自己的优势地位和便利条件强行增加不平等条款等。这些不平等或不合理条款的存在,既严重违背了合同精神,也给合同履行埋下大量矛盾、隐患。
三、合同内容缺陷
合同的内容缺陷主要表现在合同内容不完备、文字表述不严谨等。合同内容不完备往往是因合同主体不愿意或不合理使用标准的合同范本、缺项漏项而导致。有些虽然使用标准合同范本,但在专用条款中几乎不作约定,或者约定的内容简单,如对“不可抗力”不作约定或约定不详细,一旦发生意外事件,双方很难就责任承担、时间延长和费用增加等达成一致。
四、合同管理人员法律意识和管理能力不强
合同管理人员的法律知识水平直接影响着合同管理水平的高低。后勤业务涉及工程、物业服务、食宿服务、医疗服务、车辆服务、知识面宽等方方面面,需要具备丰富的实践经验、多方面知识和能力的专业合同管理人才。由于后勤管理人员的法律意识和管理能力不强,表现在合同签订之前对合同相对方的履约能力缺乏必要的调查,合同签订时对合同内容表达模糊,合同履行过程中缺少相应的跟踪,合同文档和信息管理不健全,导致纠纷发生后没有相应的证据等。直接后果就是合同主体不能有效保护自身合法权益,蒙受权利损害或经济损失。针对以上情况,企业可以从以下几方面着手,提升合同管理水平。
1.建立完善的合同管理人才体系
通过采取对外公开招聘、内部选拔等方式,培养一支懂法律、懂经营、会管理的合同管理队伍。同时,要加强对他们的业务培训,定期或不定期地对其进行法律、管理等知识培训,使其熟练掌握合同法律知识和签约技巧,提高他们的专业知识水平和实践技能。对提出合理化建议、避免重大损失或是给企业争取额外经济效益的人员予以奖励,以此激发和提高合同管理人员的工作积极性、主动性和创造性。
2.建立标准的合同文本体系
后勤业务采购合同种类多,涉及法规多。企业应依照国家颁布实施的法律、法规,参照已经颁布的标准示范合同文本,根据自身经营特点和需要,结合所从事招标采购项目类型和特点,建立自己的标准合同文本体系。这对于规范合同当事人的行为,完善合同制度和合同内容,提高合同履约水平和效果,将起到重要的指导和规范作用。
3.建立完善的合同管理制度和运行体系
应建立完善的合同管理制度体系和运行机制,建立合同审查会签制度,使合同的签订、履行和争议处理都处于有效的控制状态。“合同会签”是一种内部控制方式,它是指在合同正式签订前,企业组织相关部门共同参加的,对合同本身及前期程序进行评估、确认并签署意见的一个行为。“合同会签”是对项目进行监督和控制的有效形式,被看作是审计关口前移的方式之一,特别在各种非招标项目上得到十分广泛的运用。
4.建立完善的供应商信用评价体系
应建立对企业或单位的合同管理水平、合同履约能力、合同履约状况和企业合同信誉度等方面进行量化、细化的综合评价考核机制,多与那些信用好、履约率髙的企业或单位签订合同协议,对那些信用较差的企业在签订合同时应谨慎防范,加入防范信用风险的特别条款。
5.建立完善的合同管理信息系统
关键词 dbo合同条件 索赔 争议评判委员会(dab)
设计-建造-运营(designbuild and operate,dbo)模式近十几年来在国际上广泛应用于公用设施建设等领域,由于其在工程进度、费用、质量等方面的显著优势,需求日益强烈。国际咨询工程师联合会(fidic)应此需求于2008年正式出版了dbo合同条件(conditions of contract for de-sign,build and operate projects)。
由于国际工程项目的复杂性和各参与方利益的不一致性,国际工程项目在执行过程中难以避免分歧和争议的产生,因此国际知名的合同范本非常注重索赔和争议处理条款的不断完善。除简明合同格式(绿皮书)外,1999年fidic出版的三个主要合同范本(下文简称fidic 99版)均采用“索赔一争议评判委员会(dis,pute adjudication board,dab)一友好解决一仲裁”的体系处理国际工程中的分歧和争议。该体系在多年实践中取得了突出的效果,但也存在尚需讨论的问题。wWW.133229.COmdbo合同条件的索赔及争议处理条款在延续上述fidic 99版体系的基础上,对多项存在的问题予以了回应和改进,使规定总体上更为完善、有效。本文主要对dbo合同条件中对该体系的回应和改进部分进行分析。
一、dbo合同条件的索赔规定
dbo合同条件中承包商的索赔和业主的索赔均包含在第20条[索赔、争议和仲裁]中,与fidic99版相比重点关注了如下内容。
(一)承包商索赔时限的变通
dbo合同条件中承包商的索赔总体上延续了fidic 99版中严格的时限要求,但对于未遵守索赔时限即丧失索赔权的规定予以变通。“如果承包商认为其延迟是正当的,他可将详细资料提交给争议评判委员会进行裁定。如果争议评判委员会认为在所有此类情况下,延迟被接受是公平合理的,则其有权撤销上述时限的规定”,如图1所示。
未遵守索赔时限即丧失相应的索赔权,可以促使承包商及时行使自身权利,提高索赔工作进展效率,这一观点在多数国家的工程实践和法律中都予以认可。但实践中也存在此时限对于承包商是否过于严厉的讨论。
承包商正式进入索赔程序前,通常对相关事项已与业主进行过多次口头或书面协商,因而索赔期限的起始点有时较难分清。此外多数国家的合同法规定合同应在真诚、友善的原则下履行,且不支持“一方的预期收益与另一方的预期损害严重不成比例”等权利滥用的情况。因此,若索赔确实应归责于业主,且对承包商造成了严重损失,仅由于未遵守索赔时限使承包商丧失索赔权有失公平。即使此项未遵守是承包商的过失,由于较小过失而导致较大的后果也有违合同原则。
dbo合同条件中的规定较好地解决了上述问题。多数情况下索赔时限是有积极意义的,但在承包商可能因此造成严重损失的情况下,通过提交dab决定的方式,对是否保留索赔权予以变通,在效率和合同原则上体现了较好的平衡。
(二)业主与承包商索赔程序的比较
dbo合同条件中业主的索赔程序与fidic 99版第2.5款[业主的索赔]的规定基本相同,与承包商的索赔程序相比依然较为简单。业主只需在意识到索赔事件后“尽快”发出索赔通知,没有索赔期限以及“未遵守索赔时限即丧失索赔权”的约束。
有观点认为此规定较利于业主,但如果添加“意识或应意识到索赔事项28天内”的期限,在实践中也存在难以确定业主何时应意识到索赔事件的问题,因为通常承包商在工程执行过程中对于各类事件比业主掌握着更多的资料。对于业主有权索赔的事项,由于其较难在短期掌握情况并收集详细证明材料,所以难以设定固定期限,而若业主无理索赔,由于其掌握着第3.5款[确定]中的确定权,28天的期限也不会对其造成约束。
业主的索赔程序中对于承包商的保护,体现在“业主仅有权按照本款的规定抵消或扣减支付证书中确认的款额,或向承包商提出其他索赔”的规定,即业主无权随意抵消支付,仅可以在提供充足的证明材料后在已确认的支付证书中扣减。
(三)索赔与争议解决程序的衔接
dbo合同条件第20.1款[承包商的索赔]和第20.2款[业主的索赔]与fidic99版相比均增加了索赔和争议解决程序的衔接。其中延续了epc/交钥匙工程合同条件(银皮书)中的思路,“如果对业主代表的决定不满意,可在收到该决定的28天内发出不满意通知,未发出视为被双方接受,如发出通知则进入第20.6款规定的争议解决程序”,使索赔到争议解决程序的过渡更为紧密。
而fidic 99版体系中没有对业主未按索赔程序做出回应的情况予以约束,在实践中存在由于缺少此规定而导致的拖延。dbo合同条件中明确规定,“如果业主代表没有按照现有的程序和时间表给予回应,任一方可认为业主代表拒绝了索赔”,从程序上起到了衔接作用,但却并未完全解决上述拖延问题。由于“不回应视为拒绝”,反而不利于促使业主代表尽快审核承包商提出的索赔。
二、dbo合同条件的争议解决规定
dbo合同条件的争议解决规定在程序上基本与fidic 99版体系保持一致,但对一些细节进行了增加和改进,下面对此类内容进行具体分析。
(一)设计建造期dab形式的选择
fidic 99版施工合同条件(新红皮书)中采用常任dab,生产设备和设计一施工合同条件(新黄皮书)和epc/交钥匙工程合同条件(银皮书)中采用临时dab,而dbo合同条件的设计建造期选择了常任dab的形式。
通常认为常任dab的特点在于可以通过现场考察等日常工作对工程进行熟悉和监控,防止争议的恶化甚至减少争议的产生,而临时dab适用于工程执行过程中的不同争议可能涉及不同领域知识的大型复杂工程。
但相比而言,多数情况下常任dab具有更多优势。国际工程执行过程中难以避免争议的产生,进行早期预防和解决对各方均有收益,因而常任制中的日常工作对于争议解决程序的效率是不可缺少的,且为此多付出的费用与其产生的收益相比十分有限。而由于dab成员知识面导致的胜任能力欠缺等问题,可以采用更换三人dab中某一位成员或外聘专业咨询的方式解决。
(二)运营服务期的dab规定
dbo合同条件的运营服务期也采用了常任dab,但由于运营服务期与设计建造期相比,有章可循的工作增多,不确定性减少,争议的数量和复杂性也相应降低,很少涉及多方利益及多领域的专业知识,因而选用一人形式。该成员由双方在颁发试运行证书时共同协商任命,任期五年,各方均同意可延期,次数不限。运营服务期dab的工作程序、内容及权利义务的划分与设计建造期dab相同。
专用合同条件编写指南中包含了在运营服务期采用临时dab的范例条款。dbo合同条件中运营服务期的参与方包括审计机构,根据第10.3款[独立合规性审计]的规定,“业主和承包商应在运营服务开始前共同任命独立无偏的审计机构,目的是审计、监督业主和承包商双方在运营服务期间遵守运营管理要求的表现,并做出相关建议报告”。审计机构的职能与常任dab中预防争议的作用有所重合,因而可根据工程的实际情况选择不同的dab方式。
(三)dab做出决定程序的完善
与第20.1款、第20.2款相呼应,dbo合同条件与fidic 99版相比在第20.6款[取得争议评判委员会的决定中]增加了“对业主代表做出的索赔处理决定发出不满意通知后28天内将事项提交dab”的规定,有利于进一步防止争议的拖延,提高争议解决的效率。
本款另一增加的内容为“如果dab的决定要求一方向另一方付款,则争议评判委员会可要求收款人提交一份有关付款的恰当的保证”。此内容适用于一方对dab的决定发出不满意通知的情况。由于dab的决定发出即具有约束力,合同双方需要立即遵照执行,因而可能出现对争议具有最终约束力的仲裁裁决与dab的决定不同,但所涉款项已被执行难以收回的现象,提交保证是对付款方权益的保护。
(四)dab的决定与仲裁的衔接
fidic 99版争议解决程序中,dab的决定在被友好协商及仲裁修改前,对双方具有约束力,应遵守并立即执行。但任一方发出不满意通知后可根据第20.6款[仲裁]将争议提交仲裁,此处提起的仲裁是针对争议本身,不包括未执行dab决定的行为。而一方未发出不满意通知又不执行dab决定的情况,另一方可根据第20.7款[未能遵守争议评判委员会的决定]的规定对此不执行行为本身提交仲裁。从表1可以看出,合同对于“一方对dab决定发出不满意通知,但在获得仲裁评判前不予执行”的行为,并未给予相应的救济措施,在实践中也存在利用此空缺通过发出不满意通知的方式推迟或避免dab的决定执行的问题。
针对上述问题,dbo合同条件将其第20.9款[未能遵守争议评判委员会的决定]中措词改为“如果一方未能遵守争议评判委员会的任何决定……则另一方可以……提交仲裁”,即包含了上述发出不满意通知但不执行的行为;第20.8款[仲裁]中相应添加了“除非通过友好解决,并按照第20.9款的规定……此类争议应通过国际仲裁解决”。此时将不执行行为提交仲裁即有了合同依据,避免了在实践中出现dab的决定无法实现其约束力的情况。
(五)dab程序的其他改进
dbo合同通用条件后附有“争议评判协议书一般条件”和“程序规则”,内容与同样采用常任dab的新红皮书没有本质区别。但在“程序规则”中,dbo合同条件比新红皮书增加了dab决定的补遗程序,“在dab决定做出后14天内,对于决定中包含的错误,dab可自行更正,业主和承包商也可要求dab对决定中有歧异的内容进行澄清,可通过补遗的方式对决定进行修改”。此规定可以避免由于较小的错误导致dab的决定无法具有最终的约束力,而不得不进入高成本的仲裁程序,拖延争议解决的时间。
三、dbo合同条件的争议预防规定
在解决争议的同时,预防争议对于国际工程参与方具有更大收益的观点近年来已经达成共识。fidic争议处理条款的制定一直遵循这一理念,与之前的合同范本相比,在dbo合同条件中表现得更为突出。除选择常任dab,增加独立审计机构等,下述新增的两款规定也为争议的预防提供了更多的机会。
(一)预先警告
fidic 99版第8.3款[进度计划]中规定,“承包商应及时通知业主,具体说明未来可能对工程施工造成不利影响,使合同价格增加或延误的事件或情况”,而dbo合同条件新增的第8.4款[预先警告]将通知的责任扩展为双向,“每一方应尽力对另一方事先任何已知或可能发生的……提出建议”,且将单纯的“通知”变为有建设性的“提出建议”,引导业主和承包商更加主动的参与到争议的预防中。
此款类似nec合同中核心条款“早期预警”,将“对于影响工程的不利事件发出警告”规定为双方的义务,如果一方未尽此义务,则补偿价款的计算会受到影响。此规定常被视为比fidic 99版中严格的索赔程序更有利于双方的合作。而dbo合同条件中也明确了“预先警告”义务,虽然在后面的索赔中未明示不遵守此款将影响索赔结果,但在实践中能够作为隐含的依据使用,可以促进争议的解决,也有利于双方的合作关系和工程的顺利执行。
(二)避免争议
常任dab另一项日常工作是在工程执行过程中为合同双方提供意见,在fidic99版中,“合同双方同意的任何时候,他们可以共同将事宜提交给争议评判委员会,使其给出意见。”dbo合同条件将此内容在第20.5款[避免争议]中单独规定并予以完善,内容包括“提出的建议双方不一定执行,建议不影响该事宜作为争议按合同规定正式提交dab做出决定,dab在做出决定过程中不受先前建议的约束”等。
此款给予合同双方在分歧演变成争议前协商解决的机会,进一步体现了fidic预防争议的理念。在实践中可与第8.3款[预先警告]相结合,业主或承包商在发现可能影响合同履行的问题时,可以共同提交dab以获得更为专业的建议;或在进入索赔程序前,先听取dab的意见等。此程序应用灵活,且不影响合同中任何后续争议解决程序及双方的其他权利义务。
办公楼装饰装修合同范本一、装修管理。
_________大厦的物业管理包括装修管理,由_________物业管理公司承担。
二、装修申请。
业主用户的室内装修,须于装修入场前15天向大厦物业管理公司业务部门书面申请,并提交装修方案。装修方案包括以下资料:
(1)装修平面图;
(2)装修用料,如天花、隔墙、地面等的用料;
(3)照明系统和电源布线图;
(4)给排水系统要求;
(5)需要新做或更改的中央设备系统;
(6)维修检查出口的位置;
(7)天花平面设计图;
(8)各立面图;
(9)橱窗及招牌的设计(包括字体、店徽的设计)。
三、审批装修方案
物业管理公司在收到业主用户的装修方案后7天内予以答复。对不合规范或资料不全的,业主用户按要求进行修改,重新提交审批。
四、装修按金
为保证装修期间清理废物,不损坏大厦共用设备设施、不违反装修管理规定,业主用户的装修须交一定数额的按金,按金标准根据装修工程量大小而定,但每个房间(商铺)最少不低于_________元。装修工程完后经管理公司确认无任何扣罚之处,按金悉数退还(不生息)。如装修工程有扣罚赔偿行为,在扣除应罚应赔款后的余数退还业主用户;如果按金不足以支付所有费用,管理公司有权追收不足金额。
五、装修监管费及水电费
业主用户进行装修工程须向管理公司支付装修监管费,用于消防安全、场地及设备的保护、电梯的使用、公共安全、场地清洁、施工监管等方面的支出。装修监管费的标准相当于最终方案总工程价款的5%,最少不低于建筑面积10元平方米。装修期间所发生的水电费用由业主用户支付。
六、保险
为防止装修期间的施工可能出现的事故而招致损失,管理公司视装修工程情况可要求业主用户购买装修工程的保险,包括火险、公共责任险等。
七、防火负责人
业主用户应指定装修施工单位的负责人为防火责任人,并在防火责任书上签字。
八、装修施工责任承诺书
业主用户在装修申请获批准之前,须在装修施工责任承诺书上签字,承诺遵守本装修指南所列的全部规定。
九、装修施工许可证
业主用户按土建规;定提交装修方案,缴交装修费用,在承诺书上签字后,管理公司向业主用户出具装修施工许可证。
十、装修工作开始
业主用户领取装修许可证后即可办理施工人员出入证、材料运进等,装修工程便可开始。
十一、装修验收
装修工程完工后,业主用户应书面通知管理公司验收。管理公司检查装修工程是否符合装修方案的要求,施工中有没有违反装修守则,费用有否缴足等等。如无问题,即予验收通过,退还装修按金。
十二、装修守则
业主用户的室内装修,必须遵守以下规定:
(1)所有消防、空调、给排水及煤气的施工,必须由管理公司指定的施工单位进行。请与管理公司联系,以取得指定施工单位的名单。
(2)喷淋系统一般不予改动,如遇特殊情况必须改动时,要符合现行消防设计规范。管理公司收取配合施工作业的管理费,并要求在限定时间内完成。
(3)所有电器的安装都应遵照市供电局的有关规定,所有电线一定要保护在镀锌管内,而未征得管理公司同意,绝对不得将电线直接嵌入大厦的任何部分。
(4)除了大厦所提供的招牌灯箱位置外,其他位置一律不可以装设店徽或标牌。招牌的设计方案必须得到管理公司的审批。
(5)不得安装面向公共走廊或会对其他商户或顾客造成骚扰或影响的音响。
(6)所有门不得敞开伸入到一般的公共地方,包括走廊或电梯厅。
(7)所有装修不能影响建筑物外观,装修不能凸出于公共走廊。
(8)若改动房间,如隔断,不能影响空调回风。
(9)除得到管理公司批准外,所有内部隔墙应是重量轻和于式结构的,尽量采用防火材料,符合防火要求。
(10)不能更改任何消防卷帘。
(11)所有装修或家具不能在消防卷帘的上下方或阻挡消防卷帘开关箱或导轨。
(12)不能阻挡消防通道、走火门、紧急出路灯箱、消防栓。
(13)不能阻挡空调机房的回风及进出空调机房的通道和维修空间。
(14)不能改变防烟门、玻璃门的功能、位置。
(15)吊顶如不是上人吊顶,应在每一个风问、每一个盘管风机、每一个水管闲掣、每一个消防卷帘的马达及电源箱下加检查口。
(16)不得在玻璃幕墙结构上打孔或粘贴任何类型的设施。一切装置不得触到幕墙系统的结构组件或任何一部分。紧靠幕墙的商铺内间隔不得固定在幕墙系统上。
(17)在未获得管理公司的书面批准下,不得挖槽、切割、砍凿或雕刻结构楼面以及与邻铺共同之隔墙。
(18)业主用户应在施工前获得所有当地政府部门的一切有关批准,特别是消防局的有关批准。
(19)任何管理公司的审批,无论如何并不代表对方案中的技术参数的认可,同时管理公司也不保证方案中所选设备材料的规格性能及效果。设备与材料如发生问题而引致任何后果,概由业主用户负责。
(20)业主用户应对房墙铺完工后的情况负责,即使按审批方案完工后发现其房滴铺空调通风或其他系统影响他人或整体系统运作,管理公司仍可责令其作相应修正。
(21)在开始任何施工前,必须把所有参予施工人员的姓名、住址和身份证号码等资料交给管理公司,并须随时补充更改以保证准确完全。
(22)所有施工必须严格按照已审批图纸及说明完成,至管理公司满意为准。而所选施工单位必须由管理公司批准。
(23)业主用户应确保承造商不会造成大厦的设备、设施及装修的任何损坏,如有任何损坏,无论意外与否,将由管理公司安排管理,刚修理的费用将由业主佣户负责支付。
(24)于施工前及期间,房满铺外必须张贴由管理公司发出的批准装修通知书(许可证),以便管理公司人员检查。
(25)业主棚户在施工期内应对房墙铺内的保安负责。
(26)施工需要动火或烧焊时,必须事先到管理公同办理动火证,并按消防管理制度执行,对电器设备的使用,也应按规定操作。
(27)无论什么时候,如需在公共设施内进行施工,必须事前得到管理公司的书面批准。而且应提供和安装良好的、坚实的防范设施,以防带来受伤损害。
(28)施工过程中,所有的材料、工具及废物等在任何时候都必须限制在房间(商铺)内,不得阻塞公共走廊或任何公共地方。
(29)所有发出噪音、震动或难闻气味的工程,材料的运送。废物的运出,必须按管理公司安排的时间进行,不得扰及大厦其他业主。
(30)所有房商铺内的废物必须每天晚上于指定时间内清出。
(31)只有货梯(或管理公司偶尔指定的其他电梯)才可用来运输材料、废物。无论在任何情况下,工人未经管理公司同意,不得使用任何电扶梯;不得使用金属轭运货车。
(32)装修期间,所有回风嘴必须封闭,房间大门亦需关闭。
(33)所有装入的家具都应在大厦外预制组合和上漆。一切在房间(商铺)内的油漆工作或其他施工,如管理公司认为可能会影响其他房墙铺,必须在公司正常营业时间外或由管理公司指定的日期完成。
(34)业主用户需对所聘请的施工人员的行为负责并加以约束。
(35)施工人员需着装整齐,不得赤足,不得穿背心、拖鞋,不得在非工作区逗留,不得随地吐痰,不得在公共地方吸烟及扔烟蒂,不得高声喧哗,不得打闹,不得听任何放音设备(如收音机),绝对禁止赌博酗酒。
(36)装修完成后,业主用户必须以书面形式通知管理公司,以便安排作最后检查。
(37)如发现装修未依审批图纸施工或未能符合管理公司的要求,业主用户将获得通知并需负责进行更改。
(38)如业主棚户的装修工程经管理公司认可满意后,将获签发装修工程完满竣工证明书。
十三、装修程序概要
(1)收取《装修指南》、问卷、图纸等。
(2)如有必要,可要求管理公司人员与业主用户的设计师/承造商进行会谈。
(3)装修方案的图纸及技术资料、已填写的承诺书及问卷、该缴付的费用及装修按金交到管理公司。
(4)收取装修方案的审批同意书。
(5)施工人员名单交到管理公司。
(6)装修工程开始。
办公楼装饰装修合同范本甲方:________________
乙方:________________
丙方:________________
丁方:________________
由于甲方办公楼装修需选择装修单位进行设计、施工,乙、丙、丁三方均是专业的装修、设计单位。各方协商,达成如下合同:
一、_________年_________月_________日前,乙、丙、丁三方分别完成对甲方基本要求的调查了解,甲方配合乙方的工作。
二、_________年_________月_________日前,乙方应完成平面图(布局)、效果图的设计方案,及工程投资概算和经济分析。
三、甲方在收齐三方的前条所述资料后_________日内决定所采纳的方案。该方案可以是一方提出的方案,也可以是两方或三方方案的结合。
四、按甲方最终确定的设计方案由设计方(或者采纳设计方案比重较大的一方)制作施工图。
五、按设计方的施工图,由乙、丙、丁三家制作工程预算及工作量清单。
六、甲方在收到三方前条所述资料后_________日内确定一家负责装修工程施工。施工合同另行签定。
如设计方未被确定为施工方,设计方同意甲方无偿使用其设计方案和施工图;同时由施工方给予设计方适当补偿,具体补偿数额由施工方与设计方自行协商。
七、甲方不另支付设计费和施工图制作费;施工方不得将其列入装修成本。
八、本合同自双方签字、盖章之日起生效,本合同一式肆份,肆方各执壹份。
甲方:___________________
乙方:___________________
丙方:___________________
丁方:___________________
签约日期:_______________
办公楼装饰装修合同范本甲方:(以下简称甲方)
乙方:(以下简称乙方)
依照《经济合同法》及国家建设部、省市建委对建筑装饰工程的有关规定,经双方协商签定合同如下:
一、工程概况及承包方式
1、工程名称:
2、工程地点:
3、工程承包方式:包工包料
4、工程概况:建筑面积 平方米。
二、工程装修内容
综合楼室内棚面、墙面、地面、电气等装饰工程
三、工程造价
工程造价以施工图纸、甲方的使用要求及设计要求为依据;
工程造价为:¥ 元。(以甲方认定的单价为准,工程量竣工后以审计为准)
四、工程期限
工程开工日期:
工程竣工日期:
五、质量要求
按国家建设部行业标准JGJ73—91《建筑装饰工程施工验收规范》规定,及省、市建委、消防部门规定的标准执行,工程质量达到市优。工程竣工后如出现质量问题(竣工后甲方使用,人为造成的质量问题除外),属于乙方责任的,乙方无偿保修,保修期为一年,终身维修。
六、付款方式
1、合同签定后,甲方即付给乙方工程款总造价的
2、工程进展一半时,甲方即付给乙方工程款总造价的
3、工程竣工验收合格后,甲方即付给乙方工程款总造价的
4、乙方剩余工程款作为质保金 内付清。
七、双方责任
1、甲方:负责提供整个工程的使用、设计要求;提供现场使用的水、电位置;提供材料运输通道、必要的材料堆放场地及原楼的设计图纸;对装修工程所涉及的配电系统、管道系统、给排水总阀位置应负责指明;施工场地要平整。
2、乙方:向甲方提供工程装饰施工设计图纸及工程报价。
八、其它事宜
经甲乙双方商定做出如下协议:
1、工程如遇特殊情况或不可抗力造成不能施工的,工期可顺延;如发生违约所造成的一切损失,由违约方承担。
2、本工程报价外的工程或工程项目的材质、工艺发生变化时,需甲方认定综合单价后,以“现场签证形式”由甲方现场负责人签字为准,并列入竣工决算追加当中。(如本工程报价外的工程已经发生或工程项目的材质、工艺发生变化时,甲方已认可,但甲方没签证的,其所发生的费用同样生效。)
3、工程量发生变化时,按竣工后工程审计的工程量计算为准。
4、如甲方或乙方违约,而没有按合同执行的,可向上级主管部门或仲裁机构申诉。
5、其它未尽事宜由双方协商解决。
6、合同一式贰份,双方签字生效,各持贰份,并具有同等法律效力。
甲方单位名称: 乙方单位名称:
(盖公章) (盖公章)
法人代表: 法人代表:
内部审计是通过对被审单位内部控制制度和管理效能进行审计检查,发现管理方面存在的问题,找出管理中的薄弱环节,促进被审计单位改进管理,提高管理水平。现结合实际工作中的切身体会,谈谈施工单位内部审计中的合同管理审计的几点认识:
一、当前项目经济合同管理存在的主要问题及产生的原因
(一)当前项目经济合同管理存在的主要问题
1、对合同签约对象资质审查不严、考察不力。在签订合同前,必须认真审查对方的履约能力,对合同签约对象,即施工分包单位有一定的资质要求。但在实际操作过程中,还存在个别工程合同缺少施工方的资质证明,或有的资质证明已过期、或多人挂靠一家单位的现象,严重危害到工程的安全和质量。个别项目对外协队伍资质证、安全许可证等资料的审查流于形式,准入制度执行不到位,导致不合规的外协队伍进场;或挂靠单位《企业法人营业执照》未年检、分包单位施工负责人无法人授权委托书、合同甲方主体与公章不一致等现象。
2、有的单位部分合同未按照合同范本,个别施工协议、补充合同未走正规流程进行合同评审,调整单价时未认真进行单价测算和分析。
3、部分劳务单价定价机制不规范、不合理,单价测算错误或缺少测算依据,或者单价调整依据不充分,个别劳务合同单价未执行即调整,且未按规定程序审批。
4、未足额收取或不约定履约保证金、质保金。
5、合同交底不清,部分业务人员职责不明。项目部对分包队伍出现结算错误、应扣未扣等造成损失的现象,除主观人为管理责任因素后,客观上部分项目部由于合同交底不清,或根本就没有进行过合同交底,一些管理人员如副经理、主管收方的领工员对于分包合同内容、双方的权利、义务等内容根本不知晓,执行起来难免出现问题。
6、违约责任未分清,合同条款执行不严
尽管合同一般都订有违约条款,但实际执行中即使发生违约现象,个别单位也没按照有关条款追究责任,存在部分合同条款失效的现象。
7、合同外计时工、临时机械费控制不严格。专业分包原则上不允许发生点工,特殊情况下发生的点工,要有详细的用工地点、时间、人数、工时、施工内容、工作数量等作为计价的依据。但有的项目收方计价资料未附依据,且点工发生数量较大,不符合相关规定。
8、执行物资采购合同不严谨。如某项目部与某某水泥有限公司结算散装水泥款,对散装水泥单价定价时,未严格执行中标约定的条款第10.2条,“以投标月单价为基准点,到货当月价格为结算点,按二者工程造价信息水泥单价差额正负20元/t外,纳入到合同结算出厂单价”,结算时主要是选取投标基准月不准及结算月小票不是送货当月。
9、补充合同调整合同单价与原合同条款不符。二次经营对业主变更尚未形成成果,却已给外协队伍收方计价,无计价依据,与合同条款不相符。合同对于应由我方提供的材料范围约定不清,执行困难。
10、合同文件等内业资料管理不善。部分单位缺乏一套完善的合同文件管理规定,没有做到合同资料的统一规范管理,因此造成合同文件管理较分散,且合同清单和部分合同资料不齐全的现象,同时,合同管理台帐、合同清单的编制也不规范,内容不完整,信息更新不及时,不利于对各项合同的持续监督和控制。
(二)产生上述问题的主要原因剖析
一是合同管理内部控制的意识不强。合同管理中存在诸多不足,主要是部分管理人员没有引起足够重视,有的甚至以“惯例”为借口,忽视了这些问题的危害性,认为反正没“出事”,问题也不大,内部控制的意识较为薄弱。
二是合同管理的内部控制制度不够健全,修订也不及时。公司目前尚未建立严格的合同履行结果验收制度、合同资料管理规定等制度,对合同履约过程、合同资料管理等方面的控制力度不够。
三是合同管理的内控制度执行不严格。尽管有些单位的合同管理和控制制度的制定较规范,但在实际工作中往往将其束之高阁,对于既有的合同管理制度没有认真执行。四是对合同管理情况的考核力度不够。目前,公司每年对下属各单位进行年度安全工作和经营管理工作的考核,建立了一套安全和经济指标考核体系,但其中对合同管理工作缺少相应明确的考核要求。
二、合同审计采取的主要方法
经济合同管理是实现项目成本、工期、安全、质量等目标的基础,是项目管理的灵魂,因此以审计合同管理情况为重点,加强对合同主体的资格鉴别、合同签订及合同履行等环节的审计监督,将能够在很大程度上防范工程项目风险,提高项目管理的效率。
1、审查施工合同条款
首先要审查合同,弄清合同条款内容和各条款之间的相互关系。按照《合同法》和公司有关规定,判定该合同是否有效,合同内容有无违背公司政策和其他规定,合同各条款之间有无自相矛盾内容,合同条款有无明显不平等内容,合同内容有无明显漏洞或缺口。
2、审查补充合同、协议、纪要等资料
实际施工中,项目经常签订有补充合同或协议,这些补充的书面资料与原合同共同构成该工程的全部合约,都具有同等法律效力。审计中要重点对这部分资料进行细致的阅读审查,看其内容是否有、超越、违背原合同条款内容的,有无人为的或因不了解建筑工程规定签订了留有活口的并有可能给公司造成损失的合约。
3、审查变更资料
审查变更要对照施工图和竣工图进行。在审计过程中,对合法变更对照施工图和竣工图及施工日志、隐蔽和现场记录,审查其真实性。
一、人民银行施工类项目合同履约法律风险点梳理
(一)合约方资质
第一、承包商未具有相应建筑施工资质。对于不同的施工项目,承包商应当具有项目需要的施工资质,若承包商未有相应资质、相应施工资质已取消、超越资质允许的范围、借用有资质的建筑施工企业名义施工的,承包商不能保证施工质量,且一旦事故发生,则人民银行将承担连带责任。第二、承包商履约能力不足。承包商不具备合同履约能力,可能存在项目难以如期执行,工期停滞、终止的风险。第三、项目负责人资质不足。对于施工项目,不仅要求企业要具备相应的施工资质,项目负责人也需具备一定的资格、经验等资质。在合同中未对项目负责人的资质作出要求可能导致承包商在施工时随意更换项目负责人,引起施工质量不符要求、施工工期迟滞等风险。第四、施工设计单位资质不足。施工设计可由发包人、承包商或第三承担,若施工设计单位未具有相应资质,或设计工作承担方无相应资质,不仅埋下施工隐患,导致施工难以推进,造成工期迟滞,可能存在已完成工程量,工程终止的风险。第五、监理方资质不足。《工程监理企业资质管理规定》、《工程建设监理规定》等法律法规中对必须采用监理的项目、监理选择的方式及监理资质做出了规定,若不按照要求操作,将引发违法风险。
(二)施工风险
第一、未签订合同就施工,可能引发施工中部分工作责任权限的界定不明确、施工管理缺乏合同约束,管理依据,影响后续合同价款的确认,引发人民银行财务损失和法律诉讼的风险。第二、质量管理制度不规范影响工程质量的风险。对供货商、监理单位的工程质量责任追究机制的执行如果不到位,在发生工程质量问题时,难以落实责任。第三、安全管理制度不规范的风险。监理、施工等执行单位操作不规范问题,可能导致安全隐患无法及时发现和排除、管理效率低等问题。第四、项目预控体系不完善的风险。若项目预控体系提供的相关信息不准确,或项目安全隐患的控制手段不完善,无法落实预控资源的有效利用,可能导致施工安全质量隐患的风险。第五、应急联动机制不完善的风险。未建立多方联动应急预案,未结合各作业现场具体状况及要求编制应急计划、应急组织及应急设施等,也未实施应急演习,则危机或设备故障一旦发生,可能导致紧急情况未能得到及时有效的解决与处理。第六、施工设备材料的品牌选定。《建筑法》规定发包人不得指定建筑材料的生产厂、供应商,若指定设备材料品牌将引发违法风险。第七、施工现场的工人有无合法的建筑劳动用工和社会保险关系。根据法律规定,若施工工人出现人身伤害,人民银行将承担连带责任,若施工现场的工人无合法的建筑劳动用工和社会保险关系,将引发责任承担风险。第八、施工未按施工计划进行。承包商未按照经人民银行审定的施工方案及计划时间推进施工,将引发项目迟滞、工期拖延的风险。第九、未能及时解决违约或合同纠纷的风险。若合同履行过程中未能实施有效监控,发生对方违约或履行不能或其他合同纠纷等异常情况时未能及时发现和处理,导致人民银行发生财务损失和法律诉讼的风险。
(三)合同支付
第一、付款条件不充分。承包商未完成合同约定的工作内容、承包商工程量造假、承包商未按照合同约定提供款项相关支持材料等未满足付款条件的情况下,人民银行进行支付则造成经济损失。第二、付款时限超过合同约定。承包商完成合同约定的付款条件,不能及时付款,引发付款超过合同约定期限,存在合同违约风险。
(四)合同变更
第一、变更内容违法违规。变更不得擅自增加零星项目规避招标,引发扩标风险及审计风险。第二、未及时办理合同变更程序影响项目进度风险。若未及时办理合同变更或合同变更事项审核周期长、审核流程复杂,导致施工过程中各事项不能得到及时审核与执行,影响工程进度。第三、合同变更对后续工作及责任约定不明。若在变更时对增加的工作未明确后续工作及相关责任,容易引发合同纠纷并造成项目迟滞,追责不明。第四、变更审核流程不规范。合同变更未进行相应内部和外部审批则将引起审批疏漏,引发风险。第五、合同解除的风险。合同变更作为原合同的补充内容,不能影响原合同的存在,导致原合同的消灭和新合同关系的产生。
二、施工类项目履约阶段法律风险的防范
(一)提高人民银行员工法律风险意识,增强培训力度
防控法律风险,关键在于转变观念、提高法律风险意识和重视程度。要做好法律案例共享机制,通过组织相关培训、组织案例讨论、经验交流等活动,使行内合同经办人员充分认识施工类项目履约阶段的风险及其不良后果,提升防控意识,增强防控能力。
(二)实行合同管理过程的动态监控
对合同管理的全过程实行动态监控是防控合同管理法律风险的关键环节和重要步骤,在施工合同履约阶段,应当及时、全面、实际地履行合同,及时对对方的履行瑕疵、违约等事项作出反应,并及时收集证据,提出相应的权利主张等,通过动态监督,使人民银行的合同管理更加规范化。
(三)完善法律风险防范机制
无规矩不成方圆,只有进一步完善人民银行法律风险的防范机制,从制度及流程搭建好框架,才能保证法律风险防范工作有序有效开展。需从以下几个方面完善:第一、法务工作常规化,增加法务人员配置。目前人民银行形成了总行条法司、分行和省会支行法律事务处、地市中支专/兼职法律事务工作人员的法律事务工作结构,地市中支法律事务工作人员配置少,把控力度薄弱,建议强化法律事务工作结构,在地市中支增加法律事务部门,配置法律专业技能人才,促进基层人民银行法务工作常规化开展。第二、建立施工项目合同范本。合同范本是经过长期积累总结的精华,对于不同类型的项目,具有不同的适用范本,在范本中应提供多种条款以便根据不同项目需要进行选择,建议在选择正确合适的范本基础上,结合项目的实际情况,设置可操性较高的相应的合同条款。第三、建立人民银行合同管理系统。建立线上的合同管理系统,从招标文件编制、合同编制、合同签订、合同变更、合同支付、合同结算等合同执行全过程全部系统化,实现线上的审批、留档,规范合同管理流程。
(四)加强合同法律纠纷的应急管理
随着杭州市萧山区基本建设步伐的加快和基建规模的不断扩大,政府性投资项目的不断增加,政府对投资型项目的监管提出了更高的要求,鉴于此。近年来,萧山区对进入结算中心核算的区级行政事业单位的所有建设项目和那些虽未进入结算中心核算的区级部门,凡由财政安排资金或财政安排和单位自筹资金拼建的,总投资概算在500万元及以上的项目纳入中心结算平台进行集中核算、直接支付。同时,对政府性投资项目从注重事后监督进阶到更注重事前,事中监督,大大提高了监管力度,提高了财政性资金的使用效率。
但结算中心职能和范田毕竟有限,现阶段无法全面、系统地对政府性投资项目进行监管,在工作和学习中,笔者发现某些政府性投资项目存在着一些问题,如投入与支出比例失调,资金使用率低下等。于是,加强基本建设资金的管理是当前一项刻不容缓的重要任务。
一、政府性投资项目财务管理存在的问题
(一)工程项目中不断有工程联系单,工程成本难以控制
正常的工程应是按投资估算、概算、预算到决算的顺序进行,金额应依次减少,而实际操作中往往是项目概算超投资估算。预算超概算,决算超预算,主要原因是:
1 建设单位前期工作未能做细,设计、勘察不到位。地质勘察,工程设计关系到一个工程预算的准确性,也是施工单位在招标中采用最优施工工艺的前提条件。如果施工中发现勘察不到位,必会对原有施工方案进行更改,从而使工程增加投资,造成项目竣工决算时工程投资超出批准概算的情况。
2 建设单位均采用低价中标,但结果往往使投资额急剧增加,投标者以各种让利方式进行低价中标,而在实际施工中,施工单位困无利润可赚,提出各种理由增加联系单,长期以往也掌握了一套从联系单中赚利润的方法,建设单位事后为了求得保进度,保质量的效果。不得不以增加联系单的价格进行弥补,使工程造价提高。
(二)缺乏规范的预算管理基础,工程款项随意支付
实行集中统一核算后,结算中心接受支付申请的依据是单位的预算指标,没有预算指标或超预算指标的支付申请。结算中心有权予以拒绝,从而起到了强化预算约束的作用。所以,集中统一核算依赖于预算编制的相应改革,也就是说,预算要细化到每个部门及每个项目,比如,一项工程专款2000万元。细化预算要提供明细经费计划表,在计划表中详细列明工地征用支出,拆迁安置费,建筑安装工程费用、设备购置费用的数额,以及这些款项的支付对象,只有这样,会计核算中心才能根据细化的预算指标办理各项资金的支付。
而目前纳入结算中心管理的单位的部门预算工作尚未到位,在支出方面随意性较大,预算对支出的控制和约束非常薄弱,反映到支付中心的问题有:
1 建设单位存在重工程质量、轻合同管理的倾向,提供给会计结算中心的资料不完整,结算中心在支付款项时,很难保证收款单位就是中标单位。
2 未按合同约定支付工程款(进度款),部分建设单位领导对监理工作不重视,王程监理流于形式。
(三)缺少有经验、懂业务的基建财务会计人员
从萧山区现有的国有基建单位来看,普遍存在缺乏基建专业会计人员,会计核算不规范、核算水平不高的问题,主要表现在以下几个方面
1 未取得合法票据付款,建设单位向建筑安装单位或个人支付工程价款及工程价款之外的各种费用时(包括代垫款项、代收款项、手续费等),使用统一收款收据。而未开具正式的税务发票,区外来萧的建筑施工单位,没有按“劳务发生地”原则出具建设项目所在地的地税部门开具的正式发票。
2 业务管理费控制不严。支付中心执行的基本建设财务管理规定只提出对建设单位的管理费用按工程项目概算投资的一定比例进行核定,但对具体金额没有作具体的规定。使建设单位在实际工作中很难控制业务管理费,从而造成超标准支付。
3 未能按规定及时办理竣工手续,有的基建项目在具备竣工验收条件超过6个月后,仍不办理竣工验收和固定资产移交手续,也未编制竣工财务决算。有的项目虽已办理竣工验收手续甚至交付使用,但仍未编制竣工财务决算,期间所发生的维修费及其他费用都在基建投资中列支,这样不仅扩大了基本建设支出,而且影响了固定资产管理。
(四)未全面实施招投标制度
部分单位由于受利益驱动,采用种种方式规避招标或公开招标,自行指定设计、施工和监理单位。使得建设项目失去有效的竞争和监督。另外,有的项目单位将依法必须招标的工程项目化整为零或分段实施,使之达不到法定招标的工程项目规模标准。同时,一些如消防,供电,供水等垄断性行业部门要求由其指定的企业承揽相应的工程,否则不予办理相关手续。
二、完善基本建设项目财务监管的对策
(一)加强调研,确保建设项目概算的科学性
建设单位应严格按照建设工程的法定建设程序,认真做好工程的可行性研究、地质勘探及设计工作,这是控制工程成本的关键。严格审核工程量,及时把握变更情况,对于工程变更的,应由监理部门按照有关监理实施细则及其附录,下达相应的工程变更通知和工程量清单;对于工程索赔的,应由监理部门签发的索赔审批表及索赔费用计算资料等确认后交建设单位签字。
同时,计划、财政、审计等有关部门要积极参与建设项目的工程概算等前期管理工作,确保建设项目的科学性。对建设资金运行应实行事前、事中,事后全过程监管,硬化基本建设预算约束,杜绝超概算问题的发生。
(二)进一步推行预算管理改革,细化部门预算
制定科学,符合实际的定员定额标准,改进和完善预算支出科目体系,早编、细化预算,通过提前编制预算、延长预算编制时间,使预算细化到各个部门及项目,提高预算的科学性,合理性。
(三)实行网上申报全过程管理
基本建设项目经发改局立项批复后,定期实行网上申报,每月建设单位按施工单位,工程项目,投资总额、完成工程量等申报建设进度,并根据上级主管部门批复的年度基建计划,制订详细的资金使用计划,对每项工程应落实具体的用款计划,量入为出,量力而行,支付中心应充分利用专业技术人才和专业手段,“按计划,按预算,按合同、按进度”进行审核。通过网上申报和审核,便于职能部门及时掌握基建完成情况。对基建行为做到全过程管理。
(四)规范建筑合同的订立,明确工程款项的支付方式
财政部门应尽快出台适合财政预算单位执行的建筑工程合同范本,在合同范本中明确工程款项的支付方式,根据笔者在会计结算中心的工作经验,预算单位到会计结算中心支付第一笔前期费用时,应提供拆迁协议书,土地征用通知单和直接支付申请书;支付第一笔工程费用时,应提供中标书、开工报告、合同等;支付监理费,设计费时,应提供监理合同,设计合同:支付工程进度款时,要求施工单位提供施工进度报告,监理公司监理的签证等:等工程完工进入决算时,根据审价中心的审价报告支付工程款,工程款项必须直接支付到中标单位,不允许施工单位以分公司、项目部等名义结算工程款项,对于基建项目中的管理费用,可以采取建设单位在向财政部门申请用款计划时,按申请计划数的一定比例下达管理费用的预算指标。
(五)加强培训,提高工程项目财务管理人员的素质
由于基建财务核算涉及面广,情况复杂、专业性强,一个单体工程就涉及土建、设备,供水、供电、广播电视、门窗工程,装饰工程等十几项分项工程核算,一千较大的指挥部涉及单体工程有数十项乃至上百项,拆迁工程涉及成千上万户居民的拆迁费,赔偿费,安置费,购房费明细核算。与行政事业单位会计核算相比,基建工程核算连续性强、时间跨度大。因此,必须加强基建财务会计人员培训工作。培训内容可以从两方面入手:一是对财会人员进行工程招投标,建筑承包合同、工程预决算以及工程定额费率、材料信息价格等内容的培训;二是对财会人员进行《基建财务会计制度》、《税法》以及会计电算化培训,把财务人员培养成既擅长财务,税务又懂施工基础知识(预算、决算,施工组织)的复合型人才。
(六)强化管理,做好建设工程财务决算工作
政府投资项目按批准的设计文件所规定的内容完成后,应当于六个月内完成工程结算、竣工决算和竣工验收工作,法律、法规另有规定的除外,工程结算和竣工决算应当由投资审计部门审核,建设单位应当于竣工决算编制完毕并经投资审计机构审核后三十日内办理产权登记手续,未经产权登记的项目,不得交付使用,产权登记后,建设单位应当及时与使用单位办理资产移交手续,但实行项目法人责任制的项目除外,建设资金有结余的,建设单位应当在产权登记后的一个月内将结余资金上缴财政部门。
文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2017)10-227-02
在社会经济高速发展的大背景下,高等教育的发展速度也是有目共睹。各大高校纷纷扩大招生规模,使得高校原有的陈旧的基础设施、教学科研设施等承受着巨大的压力。各高校近些年来对基础设施、教学科研设施的改造和扩建工程持续投资与建设,以适应与承载校园规模的扩大。而每一项工程竣工验收后的结算工作也以前所未有的强度扑面而来。为了提高建设资金使用效率,控制工程造价,教育部多次相关文件,要求高校审计部门加强建设工程结算审计,未经结算审计的建设工程,不予支付工程尾款。那么,高校的审计部门和基建部门与施工单位之间在进行结算审计过程中,结算审计资料的完备程度、各自的立场角度、审核人员的专业技术能力、沟通能力等因素直接影响着结算审计的难度、速度与质量。本文单就结算审计的第一步即对资料的审核重点加以梳理与分析,探讨如何解决这些难点并提出完善的措施与意见。
一、报送结算审计的资料不全面,漏补现象多
竣工结算,指在工程完工后,根据竣工图纸、设计变更和现场洽商变更与签证等所有与工程造价相关的资料编制的最终工程造价,是项目或各分项工程竣工验收后的最终总结,应确保结算范围、内容及计价标准与合同范围相一致;竣工图纸所示的工程量与实际完成相一致,并进行精准计算;完成的工程和服务、供应的物料和设备必须符合合同约定的质量要求并通过验收。没有完全齐全的资料所作的结算是不完善的结算,而没有完整齐全的资料所进行的审核就会得出不准确的结论,达不到审核所要达到的目的。
审计部门对于工程报送审计都有一份详细的资料清单提供给基建部门,要求提交与工程造价有关的文件资料,包括招投标文件、工程量清单、施工合同、施工图纸、变更设计通知书、监理签证资料、设备、材料的招标采购合同及各种材料单价的签证等,在进行工程结算审计工作之前,会对其进行整理、归集和分析,并进行详细的了解。但在实际结算报送审计的资料中,经常遇到如下重点问题障碍影响审计的工作?_展。
(一)结算书内容不完整
高校内修缮工程较多,规模小造价低专业单一的工程,总包单位的结算书内容能够涵盖其所施工的全部,但大型的修缮工程以及高校内新建或扩建工程,由于规模大造价高且专业工程多样化,总包单位编制的结算书往往差强人意,不能反映实际的工程建设内容,特别是涉及专业分包工程经常漏项未报。甚至结算书有多本,总包一本,各专业分包多本,没有整合出一套完整的结算书。
(二)工程合同签署不严谨、条款界面不清或前后矛盾
高校内大型新建、扩建或改造项目的合同,以及小型修缮工程合同多采用建设工程合同范本,根据项目的特点甲方可在“专用条款”中提出特别要求。在合同资料的审核中发现诸如合同条款与招标文件中条款不一致、总包与分包或分包间施工界面不清、前面总价合同后面单价合同或以审计结果为准、没有合同签署日期等不规范现象,特别是一些实质性条款,涉及合同价格调整、综合单价调整、暂列项暂估价的确认办法等在“专用条款”中没有描述清楚,都会导致竣工结算时需重复计算落实的工作量大,争议项多,审核与被审核双方博弈时间拉长。
(三)洽商记录单与签证单内容不详实或短缺
高校内扩建、改造、修缮项目由于时间限制只能在暑假期间施工,时间紧任务重,先干再说的现象普遍,很少有项目不发生洽商变更的。结算报送的洽商记录单只有施工单位一方签署,设计、监理、建设方签署不齐全,结算时互相说不清楚。签证单内容不清晰,有的只写内容没有工程量,有的有工程量但内容含糊不清,或不签意见仅签名、只签结果不记录施工过程状况、甚至直接签价格无法核量等情况,易引起双方在结算时因为各自理解不同而产生扯皮。
(四)竣工图编制不规范
高校基建工程的竣工图编制责任者均是施工单位进行编制。竣工图编制的不及时、不规范问题凸显。签字不工整写“草书”,编制单位不是单位全称,而是“简称”。竣工图缺少建设单位、监理单位的签字确认的现象普遍。甚至于一些修缮工程竣工图以白图或手绘示意。
(五)竣工验收单滞后
通常大型的建设工程送审资料中“竣工验收单”的签署与时间与合同上约束的时间基本吻合,即使是各种各样的原因导致工期延后,竣工验收的时间也是符合建设程序的规定,只有小型的修缮工程、改造工程,时间短,工程干完就完了,缺少正式的竣工验收程序和资料归集,在送审时因为审计处的资料要求必须有“竣工验收单”,只好补。开竣工的时间要么未填,要么填的时间随意,和实际不吻合,使得一个项目的开竣工时间有多个版本。
二、审计完善资料措施,提高审计效率
一套完整的结算审计资料,是保证审计工作顺利开展的基础。高校审计人员对于在审核初始资料时发现的诸多问题,应从内部制度建设和外部咨询配合两方面着手抓起,专人负责督促对结算资料的收集整理和完善。特别是目前教育系统推广的全过程跟踪审计,将审计的触角伸至项目资金所系的每一个细节,这也就为审计人员对项目资料从生成到完整完善都可把控得到,只有将结算资料的真实性、完整性这个基础做扎实了,后续的结算审计工作才能高效,才能顺风顺水。
(一)审计内部对结算资料的管理要求要实用、可操作性强
在新的教育形势下,高校审计部门正日益完善内部审计制度,对于高校内新建工程、改扩建工程、修缮工程的结算审计均有相应的审计管理办法,特别是对于结算资料的交接均有一定的交接清单与资料登记表。但对于这些资料交接清单与资料登记表中各项资料的完整性与真实性,以及资料的深度,送审方如果专业能力不足则不一定完全理解。这就需要审计人员要本着为学校负责、为工程真实造价负责、与基建方利益一致的原则,有义务有责任向基建方及时宣讲,将对于需提交的每一项结算资料的要求格式一一讲述清楚,强调其实用性、可操作性更强,使得基建方每个项目负责人都明了一个工程项目从立项到竣工的各类资料,哪些需要收集、哪些怎样签署完整、哪些要盖章到位都做到心中有数。只有这样,才能让审计与被审计双方管理人员从思想上重视资料管理的重要性,从执行上有据可依。
(二)审计关口前移,强化咨询与服务意识
高校工程预算计划管理是目前教育系统推行的一种资金管理模式。作为一名高校审计人员,应了解学校每年度工程的建设与修缮规模内容、招投标计划、开竣工时间计划等,提前介入服务,将审计关口前移,并作出相对应的审计工作计划表,标注项目竣工结算提交审计的时间节点,增强审计咨询与服务意识,在竣工节点时或之前适当提醒在有限的时间内准备好完整的结算书及相关资料。
三、全过程跟踪审计中,对工程资料的合规性、真实性、实时性进行监督和指导
(一)合同签署应规范和严谨
审计人员审查合同应在合同正式签署之前,包括甲方与乙方签定的承发包施工合同、?甲方确认的乙方与第三方签定的分包合同、各类补充合同、合同附件、合同协议书等,对发现的每一条问题,都要提出审计建议,并监督一一更正,特别是一些实质性条款,涉及合同价格调整、综合单价调整、暂列项暂估价的确认办法等在“专用条款”中都要描述清楚,总包与分包以及各分包间的界面更要分清楚,不留死角。合同执行过程中,审计人员要密切关注合同执行情况,需要变更或补充某些合同条款的,要及时建议甲方签署补充协议。
(二)工程变更、现场签证应完整
高校基建工程项目的特点之一就是投资紧张,一旦发生工程变更和现场签证的问题,甲乙双方在变更金额上在短时间内很难达成一致,但双方着眼于达成进度目标,只好积压到竣工结算时再处理。或者对工程变更先斩后奏,不及时申报变更内容也是积压到竣工结算再补资料。跟踪审计人员就要积极配合甲方,提出审计建议,并督促完善工程变更资料和现场签证的完整,包括有施工单位设计人员、监理人员的签名以及单位盖章,并在约定的时间内审核每一份变更所附的预算,为甲方实时签署变更提供支撑依据。
(三)核查工程资料的归集与整理,完善签收程序
全过程跟踪审计在结算审计前最理想的成果就是监督甲乙双方形成一套完整合乎规范的项目资料。审计人员接收结算资料时仍要认真核查,并严格执行签字签收手续。递交的结算资料一般以复印件为原则,如果提交的是原件,一定要标注是原件。履行资料签收手续的目的,一是能够证明结算资料已经在某个时间点送达,二是能够证明报送的结算金额及结算资料的内容、种类、份数、原件还是复印件等。
送审单位应对所提供的竣工结算资料真实性、完整性及有效性作出书面承诺并对此负责。