档案系统管理精选(九篇)

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第1篇：档案系统管理范文

档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要的。

加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。加强管理的指导思想，一是要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；三是要从现实出发，循序渐进。如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。本文试从经常遇到的几个问题，阐述个人的一些看法。

一、推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

二、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

三、有重点地抓好数据库建设

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

四、慎重选定技术路线

信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，因此不断发生买了设备不能充分利用，建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。

五、实事求是地改进管理体制

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。

六、充分发挥系统建设资金的使用效益

档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目，在资金筹集和管理使用方面，较好的做法是多渠道筹措资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。目前存在的主要问题之一是没有在国家和地方财政长期建设发展计划中立项，档案信息自动化项目资金大多通过领导特批解决，为此耗费了各级档案部门领导很大精力。“九五”建设规划被国家经济信息化联席会议作为国家经济信息化优先发展的重要工作之一，定名为“金信工程”，为档案信息自动化系统列入国民经济和社会发展计划打下了良好基础，但要落到实处，还有许多工作要做，各地也应及早积极争取。存在的问题之二是在资金管理上不够科学合理，有分散和浪费现象。如有的项目因各种原因不能充分发挥应有作用，这都有待于今后注意改进。

七、重视人才管理

推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。在管理上，还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力，例如

引入竞争机制，对某些项目实行项目管理，在保证完成档案建设的前提下，开展对社会有偿服务等等。

第2篇：档案系统管理范文

[关键词]档案信息；自动化；管理

我国档案部门应用电子计算机可追溯到70年代，但真正有计划地建立自己的系统是1985年。经过艰苦创业，初步建成了文书档案处理系统，使系统不断向信息管理的目标推进，其装备水平和应用水平逐步提高。

加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开放应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。加强管理的指导思想。一是要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；三是要从实际出发，循序渐进。如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。本文试从经常遇到的几个问题，阐述个人的一些看法。

一、推动自动化，必须提高档案标准化、规范化

目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多而且乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

二、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

三、有重点地抓好数据库建设

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：一是领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；二是面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；三是突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开发的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

四、慎重选定技术路线

信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的是网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适用的先进技术。使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。

五、实事求是地改进管理体制

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，最主要的是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反到有可能退回到分散式。

六、充分发挥系统建设资金的使用效益

档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目，在资金筹备和管理使用方面，较好的做法是多渠道筹措资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。

七、重视人才管理

推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。

八、档案职业的发展趋势

随着信息技术的发展和电子文件的大量出现，使档案职业出现分化趋势，即原有的档案职业高度融合被技术化、劳务化逐步分离所取代，档案职业走向技术依赖型和劳务密集型。目前，档案馆电子文件管理模式比较有代表性的就是加拿大哥伦比亚大学提出的集中保管模式和美国匹兹堡大学提出的分布式模式。这两大模式最根本的分歧在于前者认为有价值的非现行电子文件应该交由档案馆进整理、编目和长期保管，而后者主张文件形成机构应该自始至终保管自己的电子文件，档案馆对于非现行电子文件的保管进行指导和帮助，并具有一定的控制权。无论是采取何种模式，电子文件的有效管理都无法脱离电子文件管理系统，对系统和技术的依赖性问题更加突出；许多传统的档案工作将由系统或计算机来完成；档案管理不可或缺的背景信息或数据更多地关注业务活动，突出档案的凭证作用，而弱化情报价值。高度的技术依赖性、从关注后端档案去留转向关注前端业务活动可以被看作两大电子文件管理模式的共性。尤其需要注意的是，在分布式管理模式下，档案馆并不实体保管电子文件，而是通过所谓的智能控制发挥其应有的作用。归根结底，档案馆实现对电子文件的控制，最根本的还是通过技术手段，如依赖于档案保管系统、远程存取及识别技术等。

第3篇：档案系统管理范文

关键词高校档案信息系统安全防护优化管理

随着信息技术的快速发展，高校档案馆资源朝着多方位趋势发展，且数据量越来越大，具备了大数据的特征。面对着种类繁多、结构各异的海量数据和互联网的不确定性，档案信息管理系统面临着安全和超负荷的困境。为此，2016年1月4日，国家档案局办公室印发了《档案信息系统安全保护基本要求》，其中《档案信息系统安全保护的管理要求》及《档案信息系统安全保护的技术要求》分别从管理及技术上提出了信息系统安全保护的要求[1]1。如何在实际工作中对信息管理系统进行安全防护及优化管理，成为目前高校档案馆信息化建设中的亟待解决的问题。

一、高校档案馆信息系统管理过程中存在的问题

1.馆内信息化设备陈旧与存储设备的不足使得信息管理系统运行环境得不到保障。随着高校档案馆信息化进程的推进，档案数字化资源增加，档案数据库数据量及并发用户数量也随之增多。一台性能先进的信息化设备在信息化建设中必不可少，但是据笔者在一些高校调研中发现，不少高校档案馆在信息化建设过程中由于缺少相关部门的支持及配套资金，致使档案馆信息化设备陈旧。陈旧设备和有限的存储空间使得信息管理系统的运行困难且无法兼容和升级，其结果常常出现数据库服务器无法正常运行、运行错误或利用响应时间长、死机等问题。甚至有些高校为节省资金，将档案数据资源与图书馆数据资源共同分享同一存储设备，使得图书与档案大量数据资源堆积导致存储设备常常陷于瘫痪状态，严重滞碍了档案馆与用户之间的交互体验及档案馆的信息化建设进程。

2.数字化工作的监管力度不够，致使管理系统中数字资源质量得不到保证。对于高校档案馆来说，信息化建设的首要工作就是将纸质档案数字化。但是目前，大多数高校档案工作人员缺乏相关数字化技术操作培训，且人手有限，所以除了少数高校自己开展数字化扫描外，大多数高校档案馆采用数字化扫描业务外包模式。这样虽然能够加速档案馆数字化建设速度，但由于缺乏相关规范性监管制度及严格的数据验收把关手段，使得外包公司数字化工作人员一些不规范及失误操作，产生错误数据、丢失数据及泄密等现象。同时，对于扫描后数据的质量难以保障。这些现象若得不到及时处理，会对后期原文挂接和数字资源安全管理带来很大障碍。

3.信息系统管理人员缺乏有效管理方法，致使档案信息管理系统成为简单查询、数据堆砌的工具，无法发挥其管理价值。在大数据、大网络时代，数据资源形式出现了多样化发展趋势，而档案信息管理系统也相应朝着更广泛的网络型B/S结构发展，随着其功能的完善，将成为网络时展的主流，这就需要工作人员具有更高的信息化技术与档案管理能力。而目前大多数高校档案馆由于条件限制，缺乏相关技术人员，无法对信息管理系统性能进行优化及数据防护，无法对数字资源有效管理，故而档案信息管理系统成为简单的数据堆砌与查询工具，数字化成果成为“死”档案。

4.工作人员对档案数字资源管理缺乏责任心，使得档案信息管理系统安全保密性得不到保障。诸如，对在数据录入过程中出现的不完整数据、重复数据、不规范数据、无用数据等不予及时处理，导致管理系统数据存储空间不堪重负；数字资源存放不规范，每当利用时经常找不到相关资源；信息管理系统管理权责不明，使得人人可以登录系统随便擅改数据，且出现问题时相互推卸责任；用户使用数字资源后没有严格事后审查制度，可以随意将之带出档案馆；元数据备份不及时，每当出现问题时无法及时恢复，对档案数据的安全性、保密性造成严重威胁。5.信息管理系统选择不当导致管理系统平台前端兼容性差，无法实现信息管理功能。当前市面上档案管理系统种类多而杂，且良莠不齐，既有单机版又有网络版，还有B/S版等，功能不同且价格千差万别，一些高校档案馆在选择系统时缺少必要的提前调研及充分了解自身馆的特点，购置回来的系统前端浏览器及系统兼容性差，二次开发功能差，检索准确率低，管理起来费时费力，严重滞碍资源利用效率。

二、高校档案馆信息管理系统安全防护及优化管理的必要性

1.通过对信息管理系统进行安全防护及优化管理，不但保障信息管理系统的安全运行环境，而且减少不必要的资源与服务时间浪费，将员工从烦琐重复的利用工作中解脱出来，为员工提供更多时间去提升个人素养及进行资源开发创新等工作，为档案馆的发展提供有效保障。

2.通过对信息系统进行安全防护及优化管理，使数字资源在收集、存储、管理和应用过程中更加安全化与规范化，存储空间更加合理化，而且可以使用户方便、顺畅、快捷地享受到档案馆的数字资源，对以后整合各类资源及跨平台对接起到有效的推进作用。

3.通过对信息系统进行安全防护及优化管理，能够转变档案工作者传统思维模式，使他们享受到信息技术带来的便利，看到信息技术强大的功能，有了开发信息化建设的愿景，加强了参与信息化建设的积极性。

三、高校档案馆信息管理系统安全防护及优化管理方法

1.转变档案工作人员的传统思维，提高工作人员的管理意识和责任。档案管理人员是档案信息化工作开展的基础，其信息化思维观念的强弱直接关系到信息化建设的成败、信息管理能否有效。为此，加大信息化宣传力度，对档案工作人员不定期进行信息化业务和知识培训，学习其他院校信息化管理经验，让每个人参与到信息化建设当中，让他们充分意识到信息化的优越性；同时大力培养信息化管理素养，使工作人员多方位、多才能发展；增强工作人员创新性思维及责任心，使得他们在资源管理和存储上能够群策群力、集思广益，为信息管理系统的防护和管理的可行性打下基础。

2.利用信息技术对数据库服务器进行优化，建立信息系统外部环境防护壁垒。（1）服务器系统与性能优化。服务器是数据资源存储与管理的核心，其服务器性能与操作系统的选择关系到信息系统运行环境的第一道屏障是否安全有效。通常服务器操作系统要比普通操作系统更加稳定及安全，为此选择一款相适应的服务器操作系统对信息系统安全保障是极其有利的。例如，目前比较热门的操作系统windows2012r2服务器版，它具有强大的安全性、保障性及独树一帜的虚拟存储管理特性，且操作相对简单，对于高校档案馆来说起到一箭双雕的作用。另外，通过采取一些技术方法对服务器性能进行优化。如通过设立二级身份认证来用以封堵隐私漏洞及特权账号、系统转存等漏洞；安装防恶意代码软件，并及时更新防恶意代码软件版本和恶意代码库；操作系统遵循最小安装的原则，系统补丁及时更新；随时在网络边界处监视端口扫描、留意木马攻击、IP碎片攻击和网络蠕虫攻击等攻击行为，使得数据资源安全性最大化。（2）档案数据库自身性能优化。在档案馆信息管理系统中，通常都有一个用以存放数据资源的数据库，不同管理系统用不同的数据库，无论使用哪种数据库，对数据库自身性能的设置与优化，对于档案信息管理系统的顺利运行与检索利用都起着关键性作用。为此，首先在数据库版本的选择上应尽可能选择较新版本，因为每个软件的新版本性能及兼容性都要比旧版本有所提高，更易于管理。像SQLService数据库，其2008年之前的版本对于非结构化数据的管理不是很占优势，而2008年后的版本则对非结构化数据有了相应的解决方案，为不同结构数据存储打开了便捷之门。其次，在数据库性能方面，可以通过对数据库实例配置或用SQL语句优化来提高数据库吞吐量、相应时间、容错能力等性能[2]3。最后，采取一些技术方法来优化数据库安全性能，如对数据库访问权限及数据库对象安全性进行核查；设立数据有效性检验功能，保证通过人机接口输入或通过通信接口输入的数据格式或长度符合系统设定要求；监控数据库状态，寻找数据库性能瓶颈；定期对数据库存储检查，对数据库碎片进行重组、数据分析及容量规划；定期对数据采取多样备份以应对在非正常状态下的数据恢复等，尽可能保证数据库性能最优化。

3.优化信息管理系统配置，实现信息资源内部管理最优化。档案信息管理系统是档案信息化建设中数据管理的仓库，它管理资源的好坏直接关系到信息化后期建设的发展。当前市场上档案信息管理系统种类繁多，功能强大，适合高校的品种很多，但大多数管理系统只能满足档案信息资源管理共性而不能满足个性需求，为此首先在认真调研基础上选择一款适合自己院校的信息管理软件来满足基本功能需求，最重要的是具有可以实现系统二次开发性能及能与校级OA系统对接[3]9。其次，根据高校自身数字资源特点来开发档案资源管理系统的各项功能，巧妙地将各类功能结合起来进行优化配置，最大程度实现自身个性需求。如通过配置系统内各门类数字资源录入规则，剔除错误数据、不规范数据和无用数据，来释放数据库存储空间；通过启用访问控制功能，依据安全策略控制用户对资源的访问；根据权限需求下放各个端口给用户，来保证每个用户权限独立，杜绝几个人共同使用一个权限的现象出现；通过及时删除多余的、过期的账户，来避免共享账户的存在；通过提供用户身份标识唯一和鉴别信息复杂度检查功能，来保证应用系统中不存在重复用户身份标识，身份鉴别信息不易被冒用；通过实行个人对个人数据负责的方式，杜绝非相关人员对数据的操作，加强数据安全保密性，尽可能做到数据管理最优化。

4.利用信息系统全文检索与信息化挖掘技术结合，实现人性化检索服务。借助信息挖掘技术与信息管理系统全文检索技术相结合方式，对数据管理系统中数字资源进行深层整理、分析、筛选，挖掘出更有利用价值的数据，将这些数据结合系统全文检索功能，提供操作简单、响应在秒级以内的关键词常规检索服务，同时还提供各种智能化搜索服务分析，实现远程服务利用，实现办公效率最优化、资源利用价值最大化。

5.建立完善数字化外包监督审查制度，保障信息管理系统数据质量体系。数字化建设中对数字外包工作实行全程监管，保障档案实体安全，利用信息技术对USB端口及外网进行控制，同时将IP地址的限定结合信息管理系统用户权限密级设置，令信息管理系统中数据资源安全性及保密性实现最大化[4]86。总之，有效的档案信息管理系统的安全防护与优化管理是高校档案信息化建设的关键性一步，如果能很好地开发利用各类信息化技术来优化信息系统的防护与管理，不仅会使得各类数字资源管理变得更加规范，存储空间更加合理，而且对于整合各类资源进行跨平台对接起到了有效的推进作用，最终实现档案信息化工作的“信息化”真正意义，充分发挥档案的利用价值。

参考文献

[1]国家档案局.档案信息系统安全保护基本要求[EB]，2016（1）.

[2]布合力其木艾尔.SQLServer2008数据库设计与优化[J].电脑知识与技术，2015（12）.

第4篇：档案系统管理范文

关键词：电子档案；管理系统；基本操作

1档案查阅者的实践操作

1.1选择模拟对象。

用户登录电子政务模拟教学系统后，选择档案管理系统进入，选中“档案查阅者”选项按钮，然后任意选择一个模拟对象点击“进入”，在页面的左边将出现菜单树。

1.2档案申请归档。

点击菜单树的一级节点“档案申请归档，里面有两个子节点‘：申请归档’和申请记录查看”。

1.2.1归档申请。

点击“申请归档”后，进入到归档申请页面。用户要先上传要归档的文件，点击“上传档案文件”链接，跳入到上传文件页面(规定最多只能上传三个文件)，上传成功后，填入相关信息(申请时间、文档名称、文件格式、文件密级等)，然后点击“提交”按钮，即完成申请归档操作。

1.2.2查看申请记录。

点击“申请记录查看”，进入查看自己所有申请归档的记录信息的页面，档案查询者可以在“申请档案名称”栏目中输入所要查询的档案文件名称进行查询。同时，也可以在页面下部的选项中选择合适的条件进行筛选，从而找出符合条件的档案记录。

1.3档案申请查询

1.3.1申请查询。

点击“申请查询”，进入查询页面。查询者在查询申请详细表单中填入相关申请信息(如申请人、查询方式、申请组织等)，然后点击“提交申请”按钮完成申请查询的操作。

1.3.2申请记

录查看。点击“申请记录查看”节点，进入查看所有自己的申请查看档案的记录。也可以根据档案名称、档案密级、文件格式、审核状态等不同的查询方式进行查询。

2档案管理员和领导者(主管)的实践操作

2.1选择模拟对象。

用户登录电子政务模拟教学系统后，选择档案管理系统进入，选中“档案管理员”选项按钮，然后任意选择一个模拟对象点击“进入”，在页面的左边将出现菜单树。

2.2档案申请归档。

点击电子档案管理系统菜单树的一级节点“档案申请归档”，里面有两个子节点：“审核归档”和“申请记录查看”。

2.2.1审核归档。

点击左边树节点“档案申请归档”，进入审核中请归档记录页面。此时，页面加载的是所有申请记录的详细信息，档案管理员可以根据档案名称，是否通过审核来查询申请记录，并进行审核归档操作。以“电子公文归档管理暂行办法”条例，点击“审核归档”链接，进入到审核页面，如档案管理员可以看到申请记录的相关信息，如申请人、申请时间、档案名称、文件类别等。档案管理员在审核结束后，可以通过点击“同意”或“拒绝”按钮进行“通过申请”、“拒绝申请”的审核操作。

2.2.2申请记录查看。

点击树状菜单中的“申请记录查看”节点，页面显示的是所有申请归档记录，档案管理员可以根据档案名称进行模糊查询，也可以根据档案审核情况进行查询。点击“查看”链接，档案管理员可以查看档案审核的详细信息。

2.3档案申请查询。

点击电子档案管理系统菜单树的一级节点“档案申请查询”，里面有两个子节点：“审核查询”和“申请记录查看”。

2.3.1审核查询。

点击“审核查询”菜单，页面显示的是所有在审核的申请查询信息。用户可以根据档案名和档案类型、档案文件格式等进行查询。档案管理员可以选择其中一条记录，点击“审核”链接进入审核查询页面。在审核页面中，显示的是当前要审核的查询申请的详细信息，档案管理员可以根据情况，选择“通过申请”或者足“拒绝中请”进行处理。

2.3.2申请记录查看。

具体操作与上述“申请记录查看”相同，档案管理片可以查看所有的申请查阅档案申请记录。

2.4档案申请销毁。

该菜单的主要功能是档案管理员对相关档案进行管理，经过档案主管领导审核通过后予以销毁。点击电子档案管理系统菜单树的一级节点“档案申请销毁”，里面有两个子节点“：销毁申请”和“申请记录查看”。

2.4.1销毁申请。

选择“销毁申请”菜单，点击进入有关信息申请销毁页面。进入页面后，加载的是所有档案信息，档案管理员可以根据档案名称查询，也可以根据是否通过申请归档审核进行查询。点击“申请销毁”，进入到申请销毁页面，档案管理员填写申请销毁理由以后，点击“剖自销毁”按钮即可完成申请销毁。

2.4.2申请记录查看。

点击“申请记录查看”菜单，进入“申请记录查看”页面，该页面显示的是档案管理员所有的申请销毁记录。

3系统管理员的实践操作

首先以管理员的身份登陆电子政务实践平台系统，用户登录电子政务模拟教学系统后，选择档案管理系统进入，点击“管理员入口”链接。出现档案系统管理的功能菜单。

3.1档案信息管理。

此菜单的功能是档案左边的菜单树上的“档案信息管理”菜单，进入“档案信息查询”页面显示的是所有的档案信息，管理员可以根据档案名称和档案类别进行查询。

3.1.1查看。

点系统管理员可以查看、删除所有档案信息。

3.1.2查询。

点击击要查看的档案行的“查看”链接，将会在负面的下分显示一个显示该档案所包含文件的列窗框。系统管理员可以点击下载文件，查看档案的相关内容。

3.1.3删除：

管理员根据实际需求，删除档案文件。可以多条删除文档，首先把要删除的档案前的复选框选中，然后再点击“删除”按钮，即完成档案删除操作。

3.2档案申请归档记录管理。

此菜单的功能是档案系统管理员可以查看所有申请归档记录，可以根据档案名称和审核状态进行查询，并且可以根据需要删除记录。

3.2.1查看档案申请归档记录。

点击左边的菜单树上的“档案申请归档”菜单，然后再点击“申请记录管理”进入申请记录管理页面，页面显示的是所有档案信息。

3.2.2删除档案申请归档记录。

选择要删除记录的行起码复选框，然后点击“删除”按钮完成删除操作。档案文件也将同时被删除掉。

3.3基础信息维护。

此菜单的功能是系统管理员对档案文件的基础信息进行维护，包括文件类型、档案重要等级、档案密级、文件格式等。也可以进行档案文件的添加、删除和编辑等操作。

3.3.1文件类型管理。

点击页面左边的菜单树“基础信息维护”下的“文件类型管理”子菜单，系统管理员可以对档案文件的格式类型进行添加、编辑和删除等操作。

3.3.2档案文件等级管理。

点击页面左边菜单树“基础信息维护”下的“档案重要等级哲理”子菜单，系统管理员可以对档案文件的等级进行添加和删除操作。

参考文献

[1]张原瑞.高中学生电子档案管理系统的研究与实现[J].天津：天津大学,2012.

第5篇：档案系统管理范文

电子档案管理系统已成为目前最流行的一种档案管理系统，它结构简单、操作方便，适合各层管理人士使用，受到各级管理层人士的青睐。档案管理由电子管理模式替代了传统的纸质管理模式.ASP是一个Web服务器端的开发环境,它可以产生和运行动态的、交互的、高性能的应用程序。本系统对档案管理系统的体系结构、模块功能进行了分析与设计，系统在ASP的开发环境下,使用Access数据库,实现了企业职员档案信息的录入、查询、修改、删除、还原等功能。本系统从需求分析、系统的设计、具体功能的实现都严格遵循了软件设计工程的思想。

关键词：档案管理；ASP；Web技术；管理系统

1引言

作为计算机应用的一部分，使用计算机对人事档案进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点，如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。而这些优点能够极大地提高人事档案信息的管理效率。档案是人类从事各种社会活动而形成的具有一定价值的材料或实物，是人类的共同财富。档案管理是一项必不可少的重要工作，如何科学地保管和有效利用档案，是我们必须认真思考的问题。随着社会发展，科技进步，档案的载体发生了变化，出现了电子档案。电子档案不同于传统的档案，其保管方法也需要随之改变。为了提高档案管理的水平，很多企业、部门都采用了电子档案管理系统，通过软件来提高档案管理的效率和水平。目前，针对各类档案馆对档案管理现代化的迫切需求，众多软件厂商均推出自己的电子档案管理系统软件，并赢得了市场的认同。但目前这类软件普遍存在的一些问题也制约着其在档案管理领域的进一步拓展。这主要体现在以下几个方面:

(1)价格昂贵。动辄几万元的一套管理系统对于大多数中小型档案馆来说还是难以接受的，也因此而制约其向更广范围的中小型档案馆和基层部门推广。

(2)技术复杂、安装维护困难。目前常见的档案管理系统的安装配置与系统管理都需要有较高的专业知识，用户遇到问题很难自行解决，对开发商的依赖性很大。

(3)片面追求大而全。一些软件厂商为了提高软件的价格，采用了“以大充好”办法。不顾及客户的实际需求而本着多模块也就高价格的“策略”。而在实际工作当中，一般档案部门在应用中只需要几个常用的模块。在目前的实际运用中还鲜见一种价格便宜、性能稳定、安装维护简单、切实适合中小型档案部门需求的、小巧灵活的档案管理软件。

2档案管理系统系统分析

2.1系统需求分析

目前为了提高档案管理的水平，档案管理员需要对档案信息的录入、修改、查询、删除、还原的功能一体的管理系统；档案管理系统的主要目的就是利用软件实现档案的录入、查询、修改、删除的流程，使工作人员对档案的管理更加容易，提高工作效率、降低管理成本。管理员对录入员工信息要求准确、完全；管理员和员工能够对录入的基本信息随时作更新修改，使管理员能够得到员工的最新信息；为了确保信息安全和准确，为系统管理员和一般用户建立完善管理权限和身份级别，而一般用户不能对信息进行添加、删除。本系统的目的是为了让档案信息管理员通过电子档案系统快捷、方便的了解企业的人事信息，和收集最新的人事信息以便公司档案的存取。

2.1.1用户身份级别要求

根据用户身份的不同从而对系统的使用权限有所不同，从权限大小大致可以分为：高级管理员和一般用户。系统提供灵活的角色设定和权限的分配功能。

系统管理员：使用本系统的档案管理员，是权限最大的用户，拥有管理系统的所有权限。主要负责对档案信息的录入、查询、修改、删除、还原、打印和用户的管理。

一般用户：本系统的一般用户，能够对档案信息进行查看、修改、打印和本身密码的修改，但无录入和删除档案信息的权限。2.1.2系统功能模块设置

具体操作：对档案信息进行录入、修改、查询、删除、打印和管理和用户的设置。

档案信息的录入：管理员对人事信息的添加

操作对象：管理员

浏览对象：管理员

具体功能：档案管理员可以在档案库里新加档案信息，需按员工实际信息录入；

档案信息的修改：管理员和一般用户修改录入的人事信息

操作对象：管理员和一般用户

浏览对象：管理员和一般用户

具体功能：用户和管理员在档案信息发生变化的时候可以对其变化信息进行更改，使员工信息随时更新，便于管理员的管理，能及时得到最新的员工信息；

档案信息的查询：管理员和一般用户查看录入的人事信息

操作对象：管理员和一般用户

浏览对象：管理员和一般用户

具体功能：用户和管理员可以查询已录入的档案信息，系统提供了多种查询方式，模糊查询和常规查询，如按姓名、性别、专业、工作单位等信息可以直接查询；

档案信息的删除：管理员删除录入的人事信息

操作对象：管理员

浏览对象：管理员

具体功能：管理员可以将库中多余的、辞退员工档案信息移出，可以对其信息永久性的删除，也可以将其暂时性的删除到回收站中，在回收站中可以将需要的信息还原，也可以将其永久性的删除；

档案信息的打印：管理员和一般用户打印录入的人事信息

操作对象：管理员

浏览对象：管理员

具体功能：用户和管理员都能通过Word文档导出查询出来的员工信息，便可以直接通过Word文档对员工信息进行打印。为方便管理统计员工信息，也可以通过Word文档导出查询出来的某一类型所有员工列表，对其员工列表进行打印。

管理用户的设置：管理员对其用户名、密码和用户权限的设置

操作对象：管理员

第6篇：档案系统管理范文

而随着国家档案局对于档案相关法规的推出，档案存储也越来越正规化，具有规模的档案管理系统的开发团队越来越被企事业单位所重视。随着现在计算机办公的普及，在长期的业务处理工作中，会积累大量的电子文件和资料，如果没有专业人员对这些电子文档进行系统化管理，那么长期积累下来的这些财富会因分散管理而变得杂乱无章，利用起来则十分困难，难以发挥其实际作用。因此，为了解决这个问题，我们利用网络来实现科技化的档案管理，利用现有的网络资源为打造出一套实用、合理的档案管理系统。

档案管理系统是用来高效处理档案的工具。利用这样一套档案管理系统，可以以较小的代价迅速的处理大批量的信息档案（如普通文档，流文件，图片文件等等）。利用档案管理系统，档案管理员可以快速和安全的对档案进行保存和利用。这不仅解决了长久以来，档案存储管理的问题;也充分利用了网络的优势，让档案的检索和使用变得简单;同时，因为系统的便利性，大大降低了档案管理人员的工作量，这也间接减少了的人事成本和运营成本。

随着网络应用的逐渐普及，对办公自动化系统的不断关注以及我们办公计算机的性能逐步增强，这使得大型管理系统逐步成熟，越来越多的软件供应商从过去的小规模开发逐渐转型面向大型、特定类型的进行系统开发。对于现今文档的复杂程度，系统需要采取合适的存储结构来对文档进行组织管理。档案管理系统要求对海量档案进行合理的规划，对于网络要求快速、准确的返回用户的搜索结果。随着如今我们所利用的操作系统越来越先进，我们身边可利用的文档种类也越来越多，同样的文档，不同的版本也会导致文件无法读取，如03版本的office就无法打开07或10版本下的office文档。因此，档案管理系统不可避免的要考虑到文档兼容性的问题。对于以后出现更加高级的文档版本，本系统也要利用系统升级的方式向下兼容所有文档。

档案管理系统可以将电子化的文档和档案通过信息收集、批量加工、分类保存、快速检索浏览等方式被进行利用。其主要作用为利用计算机系统将纸质化的文档利用扫描上传等工作进行处理，并通过系统中的档案管理员进行批量的维护管理;可以通过简单易用的检索功能进行文档的检索同时快速找到自己需要的文档，实现了以下作用：简化了档案管理员以人工维护的方式寻找纸质档案，大大缩减档案寻找的时间，充分利用档案的价值;通过发达的网络路径，即使不在档案保存的总部，也可以快速查找到自己需要的档案，优化了的工作效率。降低了档案管理员的工作量，大大降低纸质档案的维护成本，使得档案管理员在工作时间内通过文档管理系统进行档案编研，省去寻找纸质档案的时间，有效的降低档案管理作中所犯的错误。通过系统人员权限的设置，增加了档案控制力度，使得有权限的才可以查看自己所需要的档案，减少档案被盗窃，利用到非法途径的风险。有效充分的利用的有限空间，同时也规避了纸质档案受潮的缺点。通过有效的备份手段，防止非人为性的灾难发生的时候（如火灾、地震）造成无法挽回的损失，同时也能有效防止如虫害、鼠害造成的损失。

档案管理系统特性：档案管理系统拥有如下特性，让档案维护变得简单。集中式的存储管理可以简单的读取系统中的数据;操作人员权限分配技术，操作人员的权限可以根据的需要自行分配，让系统的安全性有充分的保证;可以自定义数据的存储，强大的搜索引擎保证了使用人员可以快速的定位自己需要的档案，快捷的操作方式，能够在线文档编辑，在线文档预览，提供版本控制，通过审批流的方式控制档案的编辑下载，以保证各种文档修改的唯一性，系统完整的报表和口志功能让系统管理员更加简便快捷的对系统进行管理。

第7篇：档案系统管理范文

1．高校教师是完成高校教学的主体。高等教育的目的是培养高层次人才，高校教师的职责就是传播知识，为学生答疑解惑。一名称职的教师不仅要为人师表、知识渊博，而且在向学生传播知识的同时，还要固化已储备的知识、继而不断积累知识、更新知识，才能保持教学的活力。高校教师作为高校的主力军，培养高素质、能适应经济建设的创造性人才的使命是通过教师直接完成的。

2．高校教师是高校战略转变的实施者。国家教育部明确提出了高等教育要实现战略转变：即从重视规模的发展向重视教学质量的转变。新的战略的核心就是教学质量。教学质量关系到培养的人才，人才的质量又关系到高校的可持续发展、关系到国家的强盛、发达。高等教育的战略转变同样是靠教师直接实施。

3．高校的教学辅助应服务于教师。高校的档案管理部门作为教学辅助部门，不仅要服务于学校的党政管理、教学管理、科研管理，还应主动服务于教师。尊重教师的知识、尊重教师的艰辛付出。因为教师的知识积累、科研成果的获得并不是一蹴而就的。教学辅助部门有责任让专业性强、科研价值高的信息资源为学校所利用、为社会所利用；让教师有良好、更大的教学空间，发挥其教学的作用。使教师于教方面能专心设计教学、向学生传授知识、与学生交流思想、建立真挚朴素的师生感情；于学方面能创新工作、潜心科研、真正达到理论与实际相结合、遐想与现实相结合、科研与成果相结合、思想与能力相结合并得到学生的认同。

二、教师个人业务档案的整理方法

教师个人业务档案是存在于高校档案体系中，又有别于其它类目的专门档案。它所包含的内容综合了文书档案、教学档案、科研档案的部分内容。

1．收集的归档材料有教师年度考核总结、教师工作量登记表、典型教案、教学业务获表彰材料、外出进修访学的鉴定及期间、公开发表的论文、出版的专著与参编教材、已结题的科研课题简介、教学竞赛与创意教学的音像资料及备份光盘等。教师个人业务档案的归档材料由教师个人报送。

2．案卷无需装订，按归档材料顺序填写卷内目录，加编页码，保持活页状态，以便随时增补、利用。案卷编目：教师姓名用汉字优于拼音，拼音处理不当时会造成歧义。教师任课的院系名称取汉语拼音字母的声母代替如：中文系为ZW、数学系为SX；卷号以教师任课院系为单位，排序由小号到大号。学校档案管理部门负责整理、增补、编目、保管、提供利用。

三、教师个人业务档案的特点

1．教师个人业务档案的内容虽包含了文书、教学、科研档案的部分内容，但不完全等同这几类档案。首先，它是教师个人的业务专卷，其次，它可以随时利用，而人事档案个人是不可以随便利用的；再次，它是集分散于各管理部门的资料信息为一体的实体，即专业保管、保管安全、又可一站式准确利用。

2．教师个人业务档案也不同于名人档案。名人档案仅局限于在单位或社会上有一定的声望和名誉的个人，教师个人业务档案则是教师每人一卷，归档的材料与教师平日的教学、科研密切联系，教师在利用个人业务档案的同时又会形成、积累新的信息。

3．通过实践可以掌握教师个人业务档案的利用规律，即：针对性和阶段性。通常在教师进行年度业务工作总结、专业技术职务评聘、科研课题立项申报、与教学质量相关的评估等阶段具有针对性的利用。根据利用规律，学校档案管理部门应在几个利用阶段前完成新建及归档材料的增补整理。教师个人业务档案的立卷归档也应与教学档案的立卷归档同步进行。

四、建立教师业务档案数据库管理系统

教师业务档案数据库管理系统用于存储和管理教师个人业务档案的详细信息。数据库管理系统应该具有：备份数据、数据信息采集功能、FTP文件上传和下载的功能、信息的功能、查询及显示的功能、对数据进行管理及备份的功能。其中：

1．系统数据资料采集功能可面向教师提供直接输入关于教学研究方面的总结、教学质量的情况、教学纲要、教学改革经验等相关信息。教学业务管理主要包含：教师工作量登记、履职任务、履职考核总结；教学组织主要包含：教学进度、课堂质量检查、典型教案、期末考试试题、教学实习计划及总结、实验实习的报告；已结题的科研课题项目的成果名称及简介；出版的专著、参编教材简介；家庭档案的目录；需要向学校职能部门报送的业务数据信息；系统应该具备可上传和下载外出进修访学的证书、获奖证书、专利证书等文件的功能。

2．系统的后台支撑管理建立在整个数据库管理系统架构的网络资源和应用基础上，方便实现数据信息资源的统一管理，可根据不同的用户角色对数据信息资源设置访问权限。教师可设置为直接用户，每位教师应该具有个人帐户及密码，确保采集的信息真实、安全。系统应该可以提供系统管理员实施授权使用者相应的管理权限，如：教务处、科学技术处等部门，上级主管部门可通过系统直接相关的通知和通告等信息。学校的档案管理部门可设定相应的系统管理员。在后台系统管理中，系统管理员负责管理用户（包含用户的添加、删除和修改），负责上传下载相关的文件、多媒体文件、课件、文本信息及其它文件的管理，系统管理员还需要完成数据库备份操作等。

3．数据的管理主要包含对数据库中信息的添加、删除和修改操作，系统可以根据不同的用户权限对所包含的数据进行相应的访问和管理。对于文件的管理主要基于文件系统提供的相应功能。数据管理方面需要充分考虑系统安全相关的策略，并要满足灵活使用的特点。

4．为充分利用数据库中数据，系统需要提供批量数据的统计，相关数据信息和统计信息的显示，对于统计信息可以支持多格式报表输出，如：Word、PDF或其他格式的报表。数据查询功能基于字段模糊查询或字段精确查询，对于文本文件所包含的信息，需要建立全文索引，方便用户使用系统所包含各类数据。

第8篇：档案系统管理范文

Abstract： The health level of the digital archives ecosystem determines the level of sustainable development of digital archives. Based on the basic model of health management， this article improves the health status of the digital archives ecosystem from health risk assessment， health intervention and health prevention to ensure the healthy operation of digital archives ecosystem.

Key Words： Digital archives ecosystem Health assessment Health management

数字档案馆作为一种新型的数字档案资源管理组织，是由数字档案馆空间范围内的人与其生存环境相互作用而形成的信息生态系统，谋求该信息生态系统的平衡健康发展是我国数字档案馆建设事业的核心目标。因此，分析、研究当前数字档案馆生态系统的健康状况，运用健康学理论改善管理方式对推动数字档案馆生态系统的平衡发展有着重要意义。

1 当前我国数字档案馆生态系统的健康状况

1.1数字档案馆生态主体信息能力的缺失。一方面，由于信息技术的快速发展，我国档案教育难以跟上技术潮流，导致部分数字档案馆工作人员信息素养总体偏低、信息处理能力和互联网应用能力不足，无法有序高效地管理数字档案馆；另一方面，某些档案形成者难以正确认识到数字档案信息资源在国家信息资源中的重要地位，归档意识差，造成大量重要数字档案信息资源的丢失。同时，我国档案利用者的档案意识普遍偏低，未能充分认识到数字档案信息资源的多元价值，数字档案信息资源无法被广大用户所使用。档案形成者、档案管理者与档案利用者占据着不同的主体生态位，三者各自所承担的生态功能也无法有效匹配与整合，必然导致数字档案馆生态系统运转效率低下。

1.2数字档案馆核心生态因子分布不均。档案信息资源作为数字档案馆生态系统最重要的生态因子，其分布的均衡程度决定着生态系统的均衡与稳定。首先，我国数字档案信息资源分布有着明显的区域性特征，主要分布在东部沿海的发达地区，中部地区及中小城市档案馆所拥有的数字档案信息资源相对较少，且因技术不成熟等问题导致数字档案质量不高，不利于区域内部的档案资源整合[1]。其次，数字档案信息资源结构不均衡。一方面，由于我国民生档案建设事业起步较晚，馆藏民生档案资源有限，所以目前我国数字档案馆中档案信息资源仍以党政机关的公务档案为主，馆藏档案资源内容较单一；另一方面，随着社会信息化的深入，多媒体档案资源因其技术优势在社会发展中的作用越来越大，但根据《中国统计年鉴（2016）》显示，截止到2015年我国综合档案馆馆藏档案共计58641.7万卷，其中照片档案仅有2102.4万张，占比相当之低。可见，我国数字档案资源仍以文本为主，类型不够丰富，不利于数字时代下数字档案馆生态系统公共服务能力的实现。

1.3数字档案馆生态系统的成长缺乏肥沃的“信息环境土壤”。数字档案馆的生存与发展离不开客观环境尤其是信息环境的支撑，但当前我国的档案信息环境难以为数字档案馆生态系统的成长提供肥沃的“土壤”。第一，由于我国数字档案馆建设起步较晚，东西部地区数字档案馆数量差异大，同时数字档案馆建设缺乏整体协调，导致各数字档案馆中的信息资源无法得到有效的整合，各数字档案馆信息服务平台相对分散和狭小，难以形成国家层面统一的档案信息服务平台，影响数字档案馆生态系统服务功能的全面发挥。第二，数字档案馆信息安全问题非常严峻。信息时代下受限于技术的不成熟，完美无缺的信息系统尚未形成。目前各数字档案馆必然存在一些安全漏洞和缺陷，这就为馆藏机密档案埋下了安全隐患[2]。

2数字档案馆生态系统健康管理原则

2.1多样性原则。生态系统结构的复杂性和生物多样性决定生态系统的面貌，它是生态系统适应环境变化的基础，也是生态系统稳定和功能优化的基础。维护生物多样性是生态系统发展与演进过程中必不可缺的准则。在数字档案馆生态系统中，保证信息资源的多样性就是保证物种的多样性，这是系统健康成长的必要前提。

2.2动态性原则。生态系统总是随着时间而变化，并与周围环境及生态过程相联系。生态系统动态，在自然条件下，总是自动向物种多样性、结构复杂化和功能完善化的方向演替。因此，要用发展的眼光分析、研究数字档案馆生态系统的结构与功能，不仅要针对当前数字档案馆生态系统的健康状况采取相应的管理措施，更应该运用前瞻性、战略性的举措指导数字档案馆生态系统的成长与成熟，做到未病先防、已病早治[3]。

2.3人类是生态系统的组分原则。管理作为一种社会行为，是靠人去推动和执行的，其原理和过程各个环节的主体是人，人与人的行为是管理过程的核心。人的悟性和素质是决定管理质量的关键。档案形成者、档案管理者与档案利用者三者共同构成数字档案馆生态系统的主体，直接影响数字档案馆的发展方向。所以，在数字档案馆生态系统健康管理的过程中，要高度重视生态主体的地位与作用，积极培养、增强生态主体的悟性与素质，提高他们的健康意识[4]。

3数字档案馆生态系统健康管理规划

3.1数字档案馆生态系统健康状况评估。构建评价体系首先要确定评价指标。笔者在对数字档案馆生态系统各生态因子以及反映系统健康的因素进行分析之后，将数字档案馆生态系统健康评价指标分为系统结构、系统环境以及系统服务力三部分，并建立以“结构―环境―服务力”为准则层的评价指标体系，其中系统结构主要通过人员结构和馆藏结构来衡量，系统环境主要分为直接环境和间接环境，系统服务力则用服务和管理两个指标来衡量[5]。其次，通过对评价指标体系的科学分析，在6个一级指标之下设置12个二级评价指标，并依据各评价指标在数字档案馆生态系统中的重要性赋予相应的量化分值，所有指标分值累计相加为100分。然后具体说明各项二级指标的评价内容，如，档案管理者指标，主要分析管理者的知识结构、管理能力、服务水平、信息素养、研究能力等；信息资源指标，重点考察数字档案资源的广度、深度、比重以及档案数字化程度；基础设施方面，全方位评价数字档案馆网络安全系统、计算机和服务器、数字化设备、电子文件管理系统以及多媒体设备等的齐全程度、安全等级和运行状态；服务方式及质量评价，具体是从数字档案资源利用技术手段、新技术的推广、数字档案馆网站应用情况以及利用数字档案资源所产生的经济效益与社会效益等方面出发，综合反映数字档案馆服务的方式、便捷程度与整体效益[6]。最后，根据综合评价的分数从高到低依次明确数字档案馆生态系统的健康等级：90

3.2数字档案馆生态系统健康干预。

3.2.1优化生态主体因子。管理问题的症结在于人的悟性、人的素质，既包括所有社会成员，更重要的是领导层、决策层成员[7]。所以对数字档案馆生态系统来说，优化生态主体因子是生态系统健康管理的关键手段。

档案管理者作为数字档案馆生态系统中极其重要的生态主体，加强档案管理者的综合素养是优化生态主体因子的重中之重。首先，应对在职档案管理者进行专业知识、信息管理理论、技术与方法的再教育，鼓励工作人员运用新型信息技术有针对性地解决数字档案馆生态系统运行和发展过程中的一系列问题，提高档案管理者的创新能力。其次，档案专业高等教育进行升级换代。档案学专业教育者应结合时代背景和技术发展状况，实时更新教学内容，逐步完善课程体系，积极推动档案学与其他学科的交叉融合，以便为数字档案馆建设储蓄优秀、充足的后备力量。最后，管理数字档案馆是一项技术含量高、专业性较强的工作，必须通过计算机技术、多媒体技术、数字化技术等才能实现数字档案信息资源的组织、加工和开发，所以数字档案馆领导层应改变人员需求，集聚多方面人才，尤其是管理人才、技术人才，丰富管理层的人员构成，从而加强档案管理者的专业技能和信息素养[8]。

档案形成者是数字档案馆生态系统中的生产者，档案利用者则是数字档案馆存在和发展的基石，两者的受教育水平、职业道德、文化素养等决定着他们对数字档案馆及其地位、作用的认知程度，直接影响整个数字档案馆的建设与发展。因此，培育社会档案意识、增强数字档案地位是优化数字档案馆生态主体的重要举措。一方面，档案部门设立专门机构负责组织、协调档案形成机构的归档工作，增强档案形成者的责任意识，减少有价值的电子文件、影像、资料等的流失。另一方面，档案部门应利用多媒体渠道及时向社会公布档案信息、宣传档案汇编成果、举办数字档案专题展览，加深档案事业在社会各领域的渗透，提高社会各界对档案信息资源价值的认知，逐步增强档案及档案事业的社会存在感，为数字档案馆服务功能的发挥提供相对良好的社会环境[9]。

3.2.2培育核心生态因子。数字档案资源类型、内容的多样化决定着数字档案馆生态系统的整体面貌，培育数字档案资源、维护档案的多样性是数字档案馆生态系统发展与演进的必然要求。第一，加强数字档案资源建设。按照“存量数字化、增量电子化”的建设路线，各数字档案馆有计划、有目的地加快传统档案数字化工作，规范外包流程，保证数字化档案的数量与质量；建立电子文件管理中心，积极与政府网站、各专业数据库等进行合作，实时捕获网络信息资源，丰富数字档案内容，并及时对本单位内的电子文件进行归档、移交。第二，丰富多媒体档案资源。长期以来，我国档案馆馆藏的主要成分是文字单媒体档案，多媒体档案所占比例相对较少。各数字档案馆应制定多媒体档案收集计划，加强对多媒体、互联网信息的采集与捕获，并建立区域多媒体档案数据库，集中整合区域内的照片档案、音像档案等数字档案，进行专门整理、保管与利用。第三，全面开展民生档案资源建设。各地档案馆应依循“三个体系”的建设要求，积极开展前端控制管理，指导、监督公共服务机构以及企事业单位重点部门民生档案资源的归档。同时，改良民生档案收集范围，加大?c公民生活密切相关的社会保障、房屋产权、婚姻状况等方面档案资源的收集力度，并不断丰富民生档案的内容，优化馆藏资源结构[10]。

第9篇：档案系统管理范文

【摘要】档案管理是否完善是衡量一个企业管理水平高低的评价标准之一，特别是档案的信息化管理程度高低更是衡量企业管理水平是否先进的一个关键指标。因而本文对档案管理系统进行了可行性分析和设计。

关键词 档案；立卷管理；档案管理

在当前己进入云计算信息处理时代，计算机、网络的应用已渗入到工作、生活的每一个角落，信息化早己不再是虚无飘渺的词汇了，而是成为一种实实在在地应用到工作中的管理方式和手段。计算机和网络技术的飞速发展，使得档案的信息化管理功能变得越来越强大，越来越易于实现。

一、系统目标

这一系统的研发主要为了解决某单位档案管理高新技术应用和信息化处理方面存在的主要问题，依据本单位档案管理工作现状，主要目的就是为了提高系统部层级的二级机构档案管理工作信息化程度，在保证档案资料安全的基础上，提高档案管理工作效率和档案利用率，进一步减轻档案管理工作人员的工作。当前严重缺少专职档案管理人员，负责一部分一级档案管理部门的档案管理工作，承担必要的一级档案管理部门的档案流通利用压力，对一级档案管理部门当前缺少的电子档案数据给予有效的补充，使档案管理工作与当前档案资料载体多样性变化相适应，逐步实现档案管理工作科技化、网络化和高效化。

二、系统可行性分析

（一）管理层面的可行性分析。档案管理工作长期以来没有得到有关人员的重视，在管理改革中没有对其给予充分的关注。几十年来，随着单位的不断发展，规模越来越大，业务逐步增多，档案的数量和种类也越来越繁琐，但设置的专业管理人员并没有增多，仍然应用过去的档案管理工作模式和管理手段，档案管理工作没有实现改革。在此期间虽然也增添了计算机等专用设备和网络环境，但由于应用的系统过于陈旧，操作过于繁琐，存在大量的虚设功能，不能满足单位管理政策与档案管理工作的要求，导致本单位的档案管理科技化程度没有得到明显提高。所以，为了迅速提高本单位档案管理工作质量，使档案发挥应有的作用，提高档案利用处理效率，随着当前信息化程度的快速发展，实行档案管理信息化得到了人们的普遍关注，同时也是实现档案载体电子化的必要手段。

（二）技术层面的可行性分析。硬件设施方面，单位的网络体系在多年运行的基础上已经发展完善，具有较高的安全性能，单位对此也进行了严格管理及维护，达到了较高的计算机终端普及率和联网率，单位二级机构兼职档案员全部配备有计算机，在设施方面保障了档案管理系统的稳定运行。人员素质方面，在过去较长时期内，人们都认为档案管理工作没有技术含量，因此人员素质没有得到有关方面的重视。当前存在的主要问题就是人员年龄结构过大，素质不高，但随着引进大量的兼职档案员，有力改善了这一现状。由于单位多年实行信息化管理，当前应用的OA 系统得到了迅速普及，人们普遍具备办公所需的计算机操作技能，兼职档案员本身所具备的计算机操作能力完全可以胜任当前的档案管理工作，并且实现了短时间内的推广应用，不用再对这些人员进行计算机操作技能培训，在操作技术上保证了档案管理工作的稳定发展。

（三）系统功能需求。本系统主要提供二级档案管理机构兼职档案员在完成档案管理工作各项职能要求时所需要的操作功能，是针对提升基层档案管理工作质量和效率而进行的设计，从安全性、实用性、高效性和可操作性等方面着手，进行各项功能设计，主要包括了用户登入登出、系统管理、档案立卷、档案查阅、档案打印、档案备份等各项功能模块。按照档案管理工作的实际要求，细化为用户登入、安全登出、用户管理、数据统计、档案录入、档案修改、立卷标准录入、立卷审核、多种形式档案查阅管理、外借及归还管理、各种档案管理资料的打印输出及档案的备份和还原等功能。

本系统在单位办公网络平台下运行，采用B/S( 浏览器/ 服务器) 模式架构，在二级机构系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。并采用多种安全加密处理方式，确保系统运行安全可靠。系统使用者利用个人办公终端使用浏览器实现系统的使用和各项操作。系统工作时，首先由档案管理员输入用户信息和部门信息，确定可使用系统的人员及用户的初始登录密码;然后兼职档案员按照档案归档时限的要求和立卷规范输入档案信息内容，并根据各类档案的公开性要求确定档案是否对借阅人网上开放，在立卷过程中通过系统进行档案的分类、案卷的形成、档案目录、卷内目录等各项档案资料的生成。立卷完成后由档案管理员进行立卷审核，审核完毕即可进行网上查阅并进行实物案卷移交；借阅人此时可进行档案资料的查阅，系统生成各种查阅记录; 最后档案管理员可通过系统提供的数据统计功能对档案的数量、分类及利用记录等进行汇总统计，可通过系统对档案数据进行多格式兼容性备份( 如WORD、EXCEL 等格式) 和还原，有效地提高了档案资料的利用价值，保障了系统数据的安全性，在系统工作的某些环节中，按照功能所需提供对应的打印、下载等操作。

参考文献：