电子档案管理精选(九篇)

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第1篇：电子档案管理范文

1 电子档案管理与传统档案管理的区别

电子档案管理，就是通过计算机等手段来记录文件内容并且保存管理。记录过程简单易操作，不会用到笔墨等办公用品，并通过网络进行永久保存。与传统的档案管理方式相比，电子档案管理有如下特点：

1.1 在时间上

电子档案管理和纸质档案管理存在着一定的差异，体现在采用电子档案管理的方式可以做到在记录的同时归档，或者在一定的时间和范围内，在满足档案管理部门要求的情况下，可以通过网络把文件发送给管理的机构并进行归档，这一点，可以节省送档案，打印档案等不必要的时间，为人们的工作生活提供了很多便利。传统的纸质档案管理方式略显麻烦，它需要提前设定计划或者安排时间，以便相关部门把文件资料集中归档，并且需要特定部门进行回收和处理。这一过程既浪费时间，又浪费人力物力。

1.2 在方式上

二者的归档方式具有一些差异。电子档案的管理，需要掌握一定的信息技术操作的能力，并且会操作相关的软件。操作过程为：工作人员通过相关的管理软件，在各个档案上粘贴标签，每一份档案都有单独的编号，以便归档。这样的过程操作起来比较繁琐。而纸质档案管理比较简单，开证明就可以办理。

1.3 在存储方面

电子存储方式和纸质的管理方式也存在差异。电子档案是在计算机或者网络上存储，但计算机或者网络易出现故障，或者电子数据会出现纰漏，不利于档案的保存。因此，现在的电子档案管理有所改进，一般情况下要进行备份，还要对文件的具体格式进行转换，操作完成后才进行统一的保存。而传统的纸质档案管理只需要保存好纸质的资料，使之不受损坏即可，但是对环境的要求会比较高，需要干燥安全的环境，因此更加困难。

1.4 在管理的方法方面

电子档案管理的方式比较复杂，需要对待管理的档案进行分类，并需要对资料进行编目，在接受文件的第一时间，工作人员需要给每一份档案一个唯一的编号，同时还有给出相应的类别号、档案号、文件号，以便在使用时能够方便查找。这样，在查找使用时，就可以通过专业的检索工具进行电脑检索。

1.5 在查询使用方面

电子档案管理和传统的档案管理也存在一定的差异。电子档案管理可以在计算机上操作，无需固定地点和时间，但需要注册用户的个人信息，在使用时通过个人帐号和密码才能够登陆查询或使用所需档案文件。而传统的档案管理则需要向相关部门进行申请，并且有工作人员帮忙查找才能使用档案，这个过程效率比较低，浪费时间。

2 电子档案管理的优点和缺点

2.1 电子档案管理的优点

用计算机或网络进行电子档案管理这种方式，最大的优点就是可以大大提高工作效率，无论是在保存方式上，还是在查询使用方面，都节省了宝贵的时间，尤其是在传输方面，电子档案管理通过网络进行传输，省去了打印，发送等步骤，节省了时间，同时省去了不必要的花费，现如今随着专业管理软件的开发和不断完善，使电子档案的管理变得更加方便和规范。

采取计算机信息技术这种形式进行档案管理，不仅提高效率，也对环境保护作出了一些贡献。首先就是采用网络的形式进行档案管理，节省了纸张，这一点不仅节省了资金，同时也减少了对树木的砍伐，保护了树木和环境，其次是这种方式可以减少笔墨和办公用品的使用，再一次节省开支，避免了不必要的浪费。

2.2 电子档案管理的缺点

使用这种方式进行档案管理，除了以上我们例举的几个优点之外，还存在着一些不足，主要有以下几点：

1.立法不够完善，虽然我国法律部门已经制定了一些关于档案管理方面的法律章程，但不健全的法律实施环境也给电子档案管理带来了许多挑战，受法律保护范围不够明确，法律实施困难，破坏性大等问题仍然存在，这需要我们在此领域进行进一步的研究和完善。

2.计算机等电子信息技术的不安全性也给电子档案管理带来了不安全性，这体现在计算机易出现漏洞或中毒的情况，一旦计算机发生硬盘损坏现象则不利于档案的保存。因此，这需要我们在技术上进一步的完善，我们需要加强电子备份，运用云技术等新兴技术手段进行保存，并且还要通过加设密码，定期清理消毒，安装杀毒软件等方式进行维护。

3.用于管理电子档案的存储设备容易发生过期、老化或亟待更新等问题，长时间保存或许会出现无法读取等严重后果。这就需要相关的工作人员定期维修更新，并且备份保存。

4.对于工作人员的技能要求较高，因为电子档案管理需要工作人员具有熟练的操作技能，这就需要工作人员有专业的技术储备以及长期的工作经验。因此需要长期锻炼或进行技术培训。

3 可采取的措施

（1）根据电子档案的存储特点和方式，进行科学的计划安排，确定传输时间，并在年内进行信息汇总处理，及时增加新的信息。

（2）由于电子档案的信息处理都是通过计算机等设备完成的，所以应招募合格的信息操作人员，并及时进行培训。

（3）保管时应注意环境条件，电子档案的保存需要适度的环境，保存档案的设备需要防尘，防磁，防划。工作人员也应对存储设备维修更新技术有一定的了解，以便能够及时处理设备的突发状况，保证档案的安全。

（4）健全电子档案查询使用的相关制度，设立实名制，并进行权限限制，确保使用者通过身份进行实名登陆，以确保档案的安全。

第2篇：电子档案管理范文

【关键词】企业；电子档案管理；问题；改进措施

1引言

在互联网技术及数字化技术的影响下，我国企业逐渐朝着自动化、智能化和机械化的方向发展。电子档案在企业内部管理中的应用对企业发展有着重要意义。随着现代化企业的发展，电子档案被广泛应用到各个行业，企业的档案信息化管理水平也得到了提升。但是，由于我国对电子档案的管理还不完善，需要企业加大对电子档案的研究力度，不断完善电子档案管理技术，保证电子档案管理的高效性和安全性。

2电子档案概述

电子档案又可以称为虚拟档案，其主要是利用计算机磁盘等信息化技术设备进行储存的，将电子图像等文件进行集合并以案卷为单位的一类档案。目前，在电子档案储存过程中，利用磁盘或光盘的储存方式较为常见，在云计算时代的发展过程中，一些信息化技术水平较高的企业则采用云端网络空间进行储存。

2.1电子档案的优势

电子档案的应用具有以下几点优势：第一，电子档案的信息具有非人工识读性，这样的功能优势能够降低人工筛选档案所耗费的时间，即节约了人力，同时又提高了档案筛选、整理的工作效率，降低了档案分类管理的成本投入。第二，电子档案的信息储存具有高密度性，随着信息化技术和计算机网络技术的不断发展，云技术和数字化技术在企业中的应用越来越广泛，计算机网络有着较大的储存空间，电子档案对企业信息的储存密度较高，能够容纳较多的信息，因此，电子档案的信息储存具有较高的密度性。第三，信息与载体之间是互相独立的，具有可分离性，企业在利用云技术和数字化技术对档案信息进行储存的过程中，信息与云平台之间是相互独立的，电子档案的储存只是暂时性的借用云空间而已，企业随时随地都可以将电子档案进行转移，方便企业对档案进行统筹管理。

2.2电子档案管理工作的重要性

通过对电子档案的优势进行分析，可以清楚地发现，电子档案在企业中具有较高的应用价值，可以实现资源利用的最大化，同时，也节约了企业在档案管理中投入的人力和物力。此外，电子档案与传统纸质档案相比，还有着其他应用优势：首先，相对于纸质档案保存来讲，电子档案省去了保存所占用的地理空间，不会出现档案资料不全、模糊不清或丢失损坏等现象，给企业档案管理工作的开展带来了方便；其次，在信息化时展过程中，电子档案管理的发展与应用，是企业与时俱进的标志，企业在查询档案时，利用电子档案能够节省人工查找的时间，且通过计算机备份技术，若电子档案因设备故障而丢失，企业工作人员也可以通过备份进行找回，保证了档案使用的安全性。

3企业电子档案管理存在的问题

3.1电子档案管理软件通用性不足

我国企业在发展过程中，大都是采用传统的纸质档案管理方式对企业信息进行管理的。随着信息化时代的发展，虽然一部分企业开始了档案的信息化建设，但是对与电子档案的应用管理还存在一些不足之处。如，由于对电子档案的了解不全面，企业电子档案管理软件的通用性不足，使得电子档案无法与企业内的其他型号电脑进行共享，无法实现档案资源的共享，给信息化档案管理工作地有序开展产生了不利影响[1]。

3.2档案管理的保密性与安全性不高

当前，在大数据时代的影响下，人们上网信息的安全性受到威胁，虽然我国大部分行业的信息化安保水平较高，但是，电子档案作为企业内部管理的一项工作，很多企业在工作中都不重视电子档案的保密工作，认为电子档案不会被泄露出去，就降低了对电子档案的安保力度，使得一些不法分子进入到系统中，恶意篡改与仿造原始档案资料，降低了档案资料使用的安全性，导致信息数据失真。此外，企业的电子档案信息本身就有结构复杂、储存信息多样的特点，若计算机或电子档案被攻击、篡改，则可能会发生商业纠纷，使得企业遭受巨大经济损失[2]。

3.3缺乏专业的技术人才

在企业电子档案建设过程中，人才是其电子档案管理工作的基础。但是，在当前社会环境下，越来越多的人加大了对计算机网络、通信技术的研究力度，但是，对于电子档案这些信息化系统的维护管理工作缺乏一定的兴趣，使得企业电子档案管理招不到优秀的技术人才，影响了电子档案管理工作，降低了其管理水平。

4信息化时代下企业电子档案管理的完善措施

4.1进行动态管理

企业每天都在发展，也在不断产生各种各样的交易信息，为了保证电子档案信息的准确性和及时性，企业需要对电子档案进行实时动态管理，保证电子档案管理的完整性。因此，企业需划定综合档案室、具体业务部门员工的岗位责任，制定相应的管理制度，明确管理责任，保证电子档案管理工作的有序开展。为了保证电子档案信息的完整性，企业在电子档案搜集及整理过程中，要对不同类别的档案进行分类管理，并及时归档，保证档案信息的更新速度。此外，对于归档信息还应做好电子扫描处理，依照行业特征、档案类别做好分类整理，确保原始档案信息始终与电子档案信息全面一致[3]。

4.2划分多级权限

为了保证企业电子档案管理水平，提高电子档案的安全性，企业在档案管理过程中应做好安保工作，划分多级权限，提高电子档案信息的保密等级。如，档案管理人员可以依据企业所属行业的特征，档案信息保密等级，设定必要的查阅权限；通过档案信息管理软件系统按凭证调整修改以及查询应用权限。同时，企业在电子档案查询过程中，应严格界定浏览器应用权限，依照档案信息保密程度确立可否进行查询、资料下载以及打印，从而保证电子档案信息的安全，此外，企业还需要对电子档案管理系统进行高级别的加密处理，严禁外部人员浏览，进而保证企业档案信息的安全、完整、高度机密以及方便浏览应用[4,5]。

4.3提高管理人员技术水平

在企业电子档案管理过程中，因人才技术水平低，管理意识薄弱，导致企业电子档案管理水平低的现象时有发生。因此，为了保证企业电子档案的管理水平，企业需要加强对电子档案管理人员的培训力度，不断提高其管理技术水平，满足档案信息化发展的需求。此外，企业人资部门还需要不断引进先进的技术人才，给电子档案管理部门注入新鲜血液，提升企业电子档案管理队伍的整体素质和技术水平。

5结语

总而言之，电子档案在企业中的应用，能够有效降低企业的档案成本投入，提高档案管理的效率和水平，促进企业的现代化发展。因此，在信息化社会发展过程中，企业需紧跟时代脚步，不断引进先进的技术人才，提高电子档案管理队伍水平，划分多级权限，做好档案的安保工作，并进行实时动态管理，保证电子档案管理的可靠性。

【参考文献】

【1】张在奎,王丰霞.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].中国集体经济,2017(12):31-32.

【2】黄黎黎.企业档案管理电子信息化及其重要性分析[J].企业改革与管理,2017(08):15.

【3】莫丽华.企业人事档案管理信息化建设探讨[J].企业改革与管理,2017(08):59.

【4】曾苏.大数据时代的企业档案工作初探[J].机电兵船档案,2017(02):17-20.

第3篇：电子档案管理范文

一、电子档案的特点

与传统档案相比，电子档案具有如下特点：

1.依赖性和不可识别性

电子档案要依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，和传统的档案在载体质量上是根本不同的。纸质档案都是采用人工可识读的记录符号，人可以直接读出；而使用磁介质和光介质的电子档案采用的是数字代码，只有借助计算机解码，才能转换成人可识读记录。

2.信息存储的高密度性

无论是磁盘、磁带还是光盘，其存储量大大高于过去的各种信息介质，特别是光盘，有“海量存储”之称，这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，便于存放。

（3）载体的多样性

传统的档案，记录信息的载体是纸，变化的是纸张规格的大小，但电子档案载体有磁盘、磁带、光盘等，呈现多样性。

4.信息共享性

传统档案由于受原件的约束，在同一时间只能有一个用户利用一卷档案，且要身到现场；但电子档案可以人在异地，在同一时间，多人不受空间的限制，同时共享同一信息，在实现了局域网和上了因特网后，人们在办公室、家中就可以利用档案信息了。

5.信息与载体之间的可分离性

电子档案的信息不具有固定的物理位置，可以以非实体进行加工和管理，这种可分离性造成了电子档案信息易于更改，不留痕迹，易于复制、传输、便于异地调阅或形成文件。

从电子档案的特性可以看出，电子档案的利用虽然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”，实现异地远程调阅，给人类、经济、科技、文化教育等方面带来巨大的好处，然而它也带来了一些新问题，如：（1）数据的易消失性；（2）信息的不安全性；（3）信息的易改动性；（4）信息的易出错性；由于这些特性，给原有的档案工作的基本理论和原则提出了新的挑战，决定了电子档案在收集、鉴定、编目、检索等方面与传统的纸质档案有本质的不同。

二、做好电子档案管理的措施

1.要完善体制，建立统一的电子文件管理标准

首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。

2.要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全

由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而做到对电子文件进行特定的保护。由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。

3.做好电子档案使用中的控制与管理

首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作，并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。

4.对一些重要的电子文件，要有相应的纸质文件

由于电子文件档案的虚拟性和依赖性，假如发生意外或特殊情况（如战争、长时间停电、病毒感染等），致使电子文件赖以存在的计算机系统无法正常工作，那时我们对存在光盘等载体上的电子档案将是束手无策。因此在文件档案管理中有适当的纸质文件备份也是非常必要的。

5.优化专业结构，建立高素质的档案管理人员队伍

第4篇：电子档案管理范文

纸质档案管理方式在信息化时代环境之下，仍然有着其不可或缺的作用，同时其在档案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。档案管理工作要展现严谨、科学以及证明等首先就应当具有合法性、原始性等特点。往往纸质档案管理具有如下所述的特点：

1.档案管理不失真是档案管理工作中的基本要求。纸质档案具有唯一性特点，这一特点能够展现出档案管理工作档案记录的原始性。因此，纸质档案在多年来的发展成熟过程中，逐渐形成了自身科学有效的管理机制，充分保障了档案资料的原始性和唯一性。纸质档案是档案资料记录的原始内容，是不可涂改和不可复制的。

2.纸质档案管理中的存储和检索较为明了，档案管理人员管理和查找也比较简单。纸质档案管理中是将纸张作为档案管理载体，不需要任何数字化和现代化的设备就能直接明了的展现出来。在长时间的档案管理工作中，纸质档案管理方式是大多数档案工作者比较容易接受的。因为纸质档案管理无论在什么情况下都能实现档案的查找以及利用，受到客观因素影响较小。

3.纸质档案最大的特点就是存放时间长久。纸质档案管理中不会出现档案使用次数限制和档案使用的期限限制的情况（排除保密档案的解秘时间）。我国是造纸术的发明国，自从纸张出现就一直作为档案资料保存的载体被广泛使用。纸张的主要制作材料是纤维素，而纤维素具有高强度的耐久性，虽然纤维素制作的纸张在某些情况下会发生氧化或者电解，但是悉心管理排除化学作用的发生就可以顺利延长纸质档案保存的期限。而且我国保存数千年的古代字画就是纸质档案管理耐久性的最好证明。

二、电子档案管理概述

电子档案往往是指信息时代环境下人们利用计算机、计算机硬盘、磁盘、光盘、大容量硬盘等化学磁性材料作为档案管理的储存载体，是社会科技高速发展之下的高科技产物。电子档案管理作为当今信息时代环境下的新兴档案管理手段展现出了其管理的智能化、现代化、信息化以及电子化。档案管理工作受到信息时代环境的影响是必然的，因此其也具有一些纸质档案无法替代的特点：

1.电子档案管理过程中档案贮存的载体小，但是贮存量大。电子档案往往是将需要保存的档案资料通过现代信息技术转化为电子档案资料进行贮存，改变了以往档案管理过程中纸张作为载体的纸质档案管理模式。电子档案的最大特点就是占据的空间面积小。以现在的电子档案管理的储存载体量来计算，一个U盘的储存量大约为1G到64G之间。如果以一张写满字的A4纸张为基本单位，那么一个U盘就可以存储大约20480页到1310720页的A4纸张的档案资料。其所占的空间面积仅仅一个打火机大小。

2.电子档案管理可以多样化进行管理。多样化管理是依靠贮存内容的多样化而实现的。电子档案管理不单单是进行文字数据工作的管理，同时也可以对图片、视频、声音等多媒体档案资料的管理。这些档案都可以储存于同一个储存载体上面。这样的储存方式改变了纸质档案管理中只可以进行文字档案管理的情况，让档案管理方式多样，档案资料也更加丰富。

3.电子档案管理打破了传统纸质档案管理过程中时空的局限。电子档案管理在异地也可以进行档案资料的管理和档案资料的共享。由于信息时代环境的出现，电子档案管理就实现了信息贮存、处理、传递的可视化和可听化，打破了时空的限制，实现了异地同时的档案资料管理。

三、纸质档案管理与电子档案管理的融合

（一）纸质档案管理与电子档案管理融合的必要性

纸质档案管理和电子档案管理的融合是两种档案管理自身的特点以及信息时代环境发展所决定的。纸质档案管理拥有了档案管理的基本特点，也是档案管理工作中的基本模式。但是其缺乏电子档案管理中大储量、方便携带、方便利用等特点。信息时代环境下电子档案管理模式已经深入人心，其电子化和信息化等特点更是社会发展的必然选择。但是纸质档案管理有着长久以来科学严谨的管理体系，这是电子档案管理无法取代的。因此纸质档案管理和电子档案管理在当下信息时代环境下都拥有了彼此无法替代的特点和作用，将纸质档案管理与电子档案管理融合是档案管理工作的必然选择。

（二）纸质档案管理和电子档案管理的融合

纸质档案管理与电子档案管理的融合主要就是在档案管理工作当中实现二者的“并轨”。所谓“并轨”就是在档案管理中进行采用纸质档案管理方法的同时也采用电子档案管理方法。通过二者的优点进行融合，确保二者在管理工程中的无缝衔接，将纸质档案管理和电子档案管理的优点通通结合起来，形成一种档案管理的最优方式。具体融合实施策略如下：

1.针对已经保存的纸质档案可以通过拍照、复印、扫描等进行信息化处理制作成为相对应的电子档案。

第5篇：电子档案管理范文

档案与人们的日常工作、生活息息相关，紧密联系，然而长期以来，由于医院的根本任务是医疗服务，对医院档案缺乏严格的考核，造成了在现实生活中，档案管理“无足轻重”、“可有可无”的现状。而且受人员、设施和经费等方面的影响，导致了档案管理工作无暇顾及，造成档案管理冷场的局面。因此，加强全员档案管理的意识，提高全员对档案管理工作重要性的认识就显得尤为紧迫和有必要了。特别是领导干部对档案管理的认知，在一定程度上决定了档案管理工作能否顺利实施开展。应该加强全员档案管理的意识，将档案管理纳入到医院重要议事日程上来，将档案管理工作视为医院发展的重要内容来抓，促使医院领导者、医院管理人员、职工等树立档案管理重要性的认识，进而主动融入到医院档案管理的工作上来，全力以赴地支持档案管理工作。

二、优化医院档案管理制度

档案管理是医院日常工作中的一个重点，同时也是一个难点。由于档案管理工作内容繁多复杂，如档案管理工作涉及到档案收集、归档、利用、保管等多方面，而且医院的部门众多且分散，专业性技术强，对机密程度高低差异有着不同的档案管理要求和标准。因此，加强医院电子档案管理首当其冲的是建立健全档案管理制度，落实管理制度与医院的岗位责任制，将其纳入到医院考核中来，并在实际工作中不断完善。档案收集制度是档案管理的核心，医院部门的众多性、复杂性，对档案收集工作带来了巨大的挑战。因此，优化医院档案管理制度，就应当完善档案归档的管理制度，建立健全档案材料、文件的传递、登记管理制度，为了确保档案材料的完整性，应实行动态管理的运行模式，一旦发现材料文件的遗漏、缺失，要及时地查找补救。

三、电子档案与纸质档案同步管理

随着信息技术的快速发展，电子档案逐渐被运用到了医院档案管理工作中来，大大提高了档案管理、利用的效率。但由于电子文件、数据在储存技术、网络安全、管理制度、通讯设备等方面，还存在一定的不足和缺陷，如果这些问题没有得到全面有效的解决，就贸然将医院档案全部转化为电子档案管理形式，会存在一定的管理风险，对档案管理的安全性构成一定的威胁。因此，在电子档案普及的今天，应当实行电子档案和纸质档案的同步管理，特别是对于医院的科研成果、医疗成就等。实行纸质和电子文件双套管理，要从医院的实际出发，有针对性地选择和实施双套管理模式。如对于实验记载、取样调查、化验分析数据、会议资料等，只存在纸质文件的，就只采用纸质档案管理；而上题论证报告、成果申请书、统计数据等既有纸质文件，又有电子文件的，就需要采用电子和纸质两种管理套路，提高档案管理的安全性。

四、对电子档案要提供利用

电子档案的信息与纸质档案相比，具有容易修改、容易复制等特点，在利用、使用阶段其安全性是最为薄弱的。为了切实保护好医院科研成果，保护医院的知识产权，提高档案管理的安全性，加强电子档案在利用环节管理的意义就不言而喻了。对于医院电子档案的提供利用，应采取适当的保密、防范措施，根据电子档案的科研成果水平及其保密级别，实施在线管理和离线管理的管理机制。在线管理主要采取防火墙技术与杀毒监控技术；而离线管理则使用必要的防盗技术和加密技术。由档案资料的科研成果、保密级别而决定查阅者对其利用情况，对于保密级别较高的电子文档，不提供拷贝、复制等利用方式；而对于允许拷贝的电子文档，要严格其拷贝申请的审批环节，将审核手续落实到实际工作中来，并在审批通过之后，设置相关保密人员对其拷贝过程、档案利用情况进行监督等。

五、加大对电子档案管理的投入

档案管理工作对医院科研、教学及其档案利用成效有着重大的影响，加强对电子档案管理的投入，优化电子档案管理的设备、设施，使用高性能的电子软件，是提高电子档案管理安全性、有效性的重要保障。对于电子档案管理的投入，第一，要引进现代化的设备、设施，医院应尽可能地配备性能较优越的设备，如计算机、扫描仪、刻录仪，改善档案文件存贮载体的质量，确保档案保存的科学性、安全性。第二，应优化档案保护的技术，使用先进化的保障网络安全软件，如防火墙技术、数据加密技术，构建高效便捷的计算机管理系统等。为了保障电子档案正常有序运行，除了引进新设备、新技术之外，还应当创建安全有效的存储空间，在档案库房中配置除湿、空调等设备，安装灭虫、灭火等设施。

六、结语

第6篇：电子档案管理范文

关键词：电子档案；大学档案；管理；应用

中图分类号：G647 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）025-000-01

电子档案管理的应用不仅仅在大学档案管理中很重要，它在企业档案管理中的应用也有着非常重要的地位。在学校中，它能很便捷的存储学生的大量信息，方便其他人查找、管理，为学生后续就业提供了便捷服务，使档案的传递更快速，高效，在企业中，电子档案管理的高效、有序，使得各个部门的管理里工作衔接紧密，企业的发展更加迅速，从而促进了社会的发展。

一、大学档案管理现代化的现状及意义

全国教育的不断发展，各个大学的招生人数不断增加，数以千万计的数据存储，变迁，使得大学学生档案管理的难度增加，学生档案如实的记录了大学生的德、智、体、美、劳及大学生在大学中的一切发展，为学生以后找工作提供了重要的依据，所以大学学生档案管理是学校所有工作中最为重要的。

大学档案管理现代化的现状是学生数量多，数据多，电子档案管理的工作量大，数据传递次数频繁，档案管理不规范等。所以我们要提高大学档案管理的工作效率。

大学档案管理现代化的意义：第一，大学学生档案管理在学生的思想教育方面很重要，学校在对学生进行思想教育工作时，可以根据学生档案的如实反应针对不同的学生采取不同的教育方法，让每个学生都能成为有道德修养的人，学生档案提供的信息是学生工作能否顺利执行的保障，电子档案管理的建立提高了档案的利用率，陪养了学生的积极性，提高了他们的竞争意识，让他们在竞争中不断进取，电子档案管理的便捷查询服务使得学校能够很容易了解到优秀人才的全部情况，有利于学校优秀人才计划的培养，学生档案管理的建立为学生的素质培养提供了保障。第二，大学档案管理为大学发展提供了服务，学生档案管理又是学校管理工作中最为重要的，学校可以从学生档案中提取很多有用的信息，并且能够从学生档案中发现学校教育中存在的问题，电子档案的管理方便学校及时发现问题，找到解决问题的方法，从而提高学校的教学质量，推动学校教育全面发展。

二、大学档案管理应用中存在的问题

随着科技的发展，档案管理也在逐步向现代化发展，电子档案管理的出现为大学档案管理提供了方便，但同时也存在着很多问题，大学档案管理中存在的问题分为以下两个方面。

1.电子档案本身存在的问题

（1）电子档案存储的安全性，网络安全问题时有发生，电子档案有高速读写功能，一旦被盗取，它将会泄露大量的信息，对个人造成严重伤害，对学校造成难以挽回的损失。

（2）电子档案易缺失，纸质档案出现错误，容易被人发现，容易改正，电子档案出现错误会对后面的大量数据都有影响，且不易被发现，容易造成严重的后果，电子档案不及时维护更新，容易造成数据丢失，有些重要的信息一旦丢失，会对学校的工作造成严重影响。

（3）电子档案不具备长期可读性，科技在不断发展，计算机的发展更是迅速，电子档案对新的设备会产生不兼容问题，容易造成数据丢失，使得电子档案不能长期使用，为学校档案管理工作增加难度。

2.管理制度存在的问题

（1）大学学生档案管理人员对自己的职责不清楚，管理人员未经过专业培训，对档案收集、整理、归纳的内容不清楚，从而使收集的内容有重复，导致收集工作量大，效率不高。

（2）大学学生档案管理意识不强，学校对大学学生档案管理不太重视，在开会过程中没有反复强调，造成管理人员的不重视，开始出现懈怠情绪，导致管理工作中出现各种各样的问题。

（3）没有确立专门的审查监督机制，导致管理松懈，出现学生档案泄露等问题，对学生未来的发展造成影响，管理人员对自己的工作不仔细，不认真，在学生档案的编辑过程中出现错误，可能对多个学生造成影响。

三、大学档案管理应用的改进措施

1.电子档案的安全改进

加强电子档案的设备及网络安全，存储电子档案的计算机只用来存储档案信息，不能再作为其他设备使用，以免造成数据丢失，对设备定期检查、维护，以免设备损坏造成数据丢失，对存储的数据要进行备份，一旦数据损坏，还可以使用备份的数据，不至于造成严重损失，通过网络防火墙等安全措施加强对网络安全的管理，避免在数据传输过程中出现丢失、损坏等问题。

2.增强电子档案的长期可读性

延长电子档案的使用时间，对存储设备及时更新，保证存储环境的稳定性，管理人员不能私自让其他人员查看存储的信息，以免其他人对其进行删改，确保大学生档案管理的私密性。

3.提升工作人员的素质

大学档案管理中要加强工作人员的素质培养，学校要对管理工作人员进行思想教育培训，提高他们对大学档案管理重要性的认识，只有具备良好的思想政治素养，才能明白自己的职责所在，在以后的工作中，才能更好的发挥自己的作用。

4.规范管理的操作流程

大学档案管理要规范操作流程，确立专门的审查监督机制，对工作人员的工作及时检查、监督，防止工作人员在工作中出现各种失误，不能及时发现改正，影响后续工作的进度，审查监督机制还能对工作人员的行为进行监督，一旦工作人员有不良的行为习惯，审查监督机制能够及时发现并制止该工作人员的行为，从而使管理制度更加完善。

大学生档案对大学生今后的工作和生活尤为重要，所以大学档案管理在大学管理工作中有着及其重要的地位，随着信息化时代的发展，电子档案的建立，大学档案管理的工作要更加规范，避免出现失误，否则会对学生以后寻找工作带来困难，学生档案是学生大学生活的真实写照，这就要求学校对大学档案管理更加重视，加大大学档案管理力度，使档案管理工作与学校其他工作同步发展，提高学校的管理质量，加强学校建设，使得学校在未来能有更好的发展。

参考文献：

[1]栾玲.浅谈电子文件档案管理系统后评估研究[D].北京邮电大学，2013.

[2]潘志立.流程管理在电子档案管理系统中的应用研究[D].中南大学，2013.

[3]周茂玉.浅谈电子档案在档案管理中的作用[J].办公室业务，2016，14：103+138.

第7篇：电子档案管理范文

纸质档案管理

长久以来，纸质档案一直是各单位存储相关信息不可或缺的手段。以纸张为载体的纸质档案，通过检索手段就可查询相应信息资料，无需使用科技设备，而且只要纸张防腐措施得当就能够实现长久保存，这点与电子档案存在较大的差异。地质单位的资料同样如此，通过建档相应地质资料，形成可供查询的地质资料信息库，能够为单位部门提供区域内各类地质资源信息。纸质档案具有可查询、可长久保存的特点，其管理特点也比较突出。纸质档案管理的特点具体可概括为三个方面：第一，纸质档案存储所需空间巨大，工作量大，管理难度高。纸质档案依托纸张的存储形式，决定了其需要投入相应数量的人力资源用以维持档案的日常维护。尤其是对于地质资源档案这类涉及信息门类复杂的档案来说，更加需要一定数量的工作人员保证各类资源档案的安全，同时，也需要保证相关地质资料信息能够被及时地获取。第二，纸质档案整理编修难度高，工作强度大。对于纸质档案管理者来说，最具挑战性的工作是整理和编修档案。从地质资料档案具体情况来看，当单位对某个区域的地质资料进行重新调研时，或者是勘探出新的资源储量、类型等信息之后，就需要对原有的纸质档案信息进行更新，这时就需要对档案进行重新整理乃至编修。由于纸质档案完全依托档案管理人员手动录入，在更新这些资料的时候也需要使用同样的手段，这时就必须根据新加入的地质资源信息资料的情况，对原存档的档案进行编修。第三，纸质档案管理涉及的预防性内容较多。例如，纸质档案涉及场所内防火、防腐、防盗等，在管理上都需要采取相应的措施，而这些也只是预防性基本措施，当不可抗力和意外事件发生时，对纸质档案造成的损害往往也是不可逆的，诸如地震、洪灾等都是无法采取有效措施的，只能在管理中设置相应预防性措施，这些都为纸质档案管理增添了难度。

电子档案管理

电子档案特点依托电子信息技术存在的电子档案，其本身的特点十分鲜明，一方面体现在内容的多样性，另一方面体现在存储空间的小型化。从内容上看，由于引入了电子信息技术，电子档案的内容存储不再局限于文字信息和纸质的图片信息，视频影像、音频成为电子档案存储信息的全新形式。全新的信息载体形式丰富了档案内容，让更多信息形式存入档案成为可能。以地质资料为例，过去纸质档案中收纳资源地貌、资源构成等方面的信息，只能通过文字和照片形式进行初步认识，要对地质信息进行深度了解，只能借助专家分析。而电子档案能够通过视频和音频形式存储当时专业的评价，这对获取地质信息之后对其进行二次加工具有重要帮助，增强了信息使用效率。而从存储空间上看，电子信息技术通过对信息的数字化，将占据大量空间的纸质资料信息转入磁盘中，极大地降低了存储空间，更降低了档案管理的难度。电子档案管理特点从电子档案的特点来看，电子档案的管理也具有一定的特色，可以从三个方面进行概括：第一，电子档案管理技术含量高，对管理人员素质有着一定要求。不同于纸质档案，电子档案管理除了要求具备档案管理基本职业能力之外，还需要有一定的信息技术使用能力。例如，地质资源电子档案在涉及相关地质资料更新时，需要管理人员具备对其中文字、图片、视频与音频的操作能力，以保障信息更新的准确性。第二，电子档案整理编修难度虽然降低，但工作量依然不小。由于电子档案涉及更多内容的承载形式，例如对文字图片与音视频信息的编修，不再是简单的文字编辑工作，涉及更多视频及音频的上传、下载、说明等编辑工作，这些在海量信息之下的工作依然是比较艰巨的。第三，电子档案管理涉及更多的是数据库的安全。尽管存储电子档案的数据库多是由专业技术人员指导，但档案管理人员也需要关注数据库安全问题，及时对存储档案数据库情况进行了解，检查是否存在漏洞乃至被入侵等问题。

纸质档案与电子档案管理比较

对纸质档案与电子档案的差异进行比较，有助于提高目前正处于纸质档案信息化阶段的各单位的风险意识，降低其存在问题带来的影响，从而更好地进行档案信息化工作。存储形式决定的管理环境的异同将纸质档案与电子档案差异置于同一视角进行比较，能够更加清楚地认识到两者之间的差异。从风险视角来看，纸质档案的存储是以实物空间实现的，这种存储形式受到纸张保存要求的限制，对其所在场所湿度、温度等都有一定要求，否则信息保存将面临很大的风险。电子档案尽管存储形式不同，不受限于物理空间，但同样面临这种风险，其内部的存储元器件对所处环境的尘埃、磁场等因素都有着要求，一旦存储元器件受到伤害，其保存的信息同样会面临巨大风险，这是两者在面临风险时的相似之处。而两者所面临风险的不同则较为直观，相对来说，纸质档案对物理环境的要求较高，需要在能够达到长久保存效果的物理场地进行持续的人为干预，即便采用某些设备进行温度和湿度控制，也依然需要人为的干预。而电子档案的存储元器件对防尘、防磁场等方面也有着一定要求，目前大部分场所基本都能够达到这种要求。也就是说，除了极端尘埃和磁场的场所外，电子档案存储元器件因受物理环境影响而消失的风险概率是很低的。从两者比较的结果来看，纸质档案对管理环境的要求更为严苛，而电子档案管理的要求则相对更为宽松。但同时必须注意到的一点是，传统纸质档案管理环境对纸张造成的影响是长时间的，不会瞬间导致信息湮灭，其发现问题是可以修复的，只是需要做大量的工作；但是电子档案如果受到极端环境影响，将会出现所有信息瞬间湮灭的可能，且难以修复。信息查询方式的异同从查询方式来看，纸质档案和电子档案的查询逻辑是一致的，两者都是通过一定的查询方式来定位信息所在存储位置，从而获取信息。区别在于纸质档案完全依靠人工的检索方式，需要耗费更多的时间和精力先定位信息位置，再获取信息。而电子档案依靠算力极高的计算机进行，其检索方式可以有多种，包括关键词、时间等定位信息的存储位置，进而获得所查询的信息。相较于纸质档案信息查询，电子档案信息查询能够短时间内定位到所需的信息，无疑是更为高效、精确的。当然，电子档案的这种高效、精准查询信息的优势也并非完全优于传统纸质档案的信息查询方式。这主要是因为传统纸质档案信息查询依靠人工实现，而人类具有机器所欠缺的“智慧”。以地质资源信息为例，若要查询“内蒙古地区”相关信息，计算机所定位的只是单纯的字段、指令，但是通过人工检索就能够甄别出信息中哪些更贴近查询者所想要了解的“内蒙古地区”的资料。

档案管理信息化对策

通过对纸质档案与电子档案管理的对比可以看到，对于当前事业单位进行档案管理信息化而言，要进行高效的档案信息化建设工作，不是简单地将信息化技术引入档案管理工作中，而是需要在明确两者异同的基础上，同时考虑到当前档案管理在制度、管理人才方面的不足。对此，提出几条纸质档案管理信息化的对策。强化档案管理信息化建设目前，事业单位纸质档案管理的模式已经十分成熟，但是档案管理信息化程度有限，纸质档案管理在转向电子档案管理的过程中存在一定风险，因而各事业单位需要强化档案管理信息化建设力度。通过对比纸质档案与电子档案，得知应当在梳理目前事业单位纸质档案管理现状的同时，加强对电子档案管理的深刻认识，以便能有效、有步骤地将信息化技术引入当前纸质档案管理中，使其为本单位档案管理工作改革助力，这是当前档案管理信息化建设的重点。基于这种观点，事业单位档案管理信息化建设强化工作不仅是对单一信息技术的使用，更追求传统与新型管理模式的有效对接。一方面，事业单位传统纸质档案管理模式不能被抛弃，在向电子档案转型的过程中要考虑两者并行。以地质资源档案管理为例，要选择性地对部分类型地质资源档案进行电子化，尤其是一些传统纸质档案管理模式下查询比较费时费力的内容，同时，对于一些比较重要的地质资源档案，还是应以安全性为第一要务。另一方面，事业单位强化档案管理信息化建设。在加强纸质档案信息化建设的过程中，必须使档案管理全方位覆盖到整个管理周期，要求传统纸质档案管理模式与电子档案管理模式实现有效对接，即不仅要涉及传统档案管理模式存储和使用这两个主要过程，还要在建档、存储、销毁等所有环节实现衔接，通过信息化手段让传统纸质档案在所有环节欠缺的部分得以完善，这样才能发挥出档案管理信息化的作用。

强化纸质档案管理与电子档案管理的依存性

在事业单位档案管理信息化过程中，纸质档案管理不能简单地被电子档案管理模完全取代。从另一个角度来看，这意味着在工作推进的过程中两者必然是共存的，且存在一定的影响。要规避这种影响带来的风险，并且最大程度地发挥出两者的作用，就必须强化纸质档案管理与电子档案管理的依存性。以地质资源档案为例，地质资源纸质档案在信息化过程中，对极为重要的地质资料档案采用传统纸质档案管理模式的同时，要对部分档案进行电子化，这并不意味着两者完全不相关，而是可以将重要的纸质档案电子化当作新增备份，同时电子化的部分地质资料也并不是从纸质档案中完全剔除，而是管理重点有所侧重。未被电子化的地质资料档案侧重于纸质档案管理模式，电子化的则侧重于电子档案管理模式。信息检索过程同样如此，检索复杂的地质资源信息档案依托电子档案优势，实现检索流程优化，同时纸质档案也能够发挥出电子档案目前难以实现的作用，即前文提到的人工检索所具备的“智慧”，弥补计算机检索信息匮乏的不足。强化两者的依存性，让档案管理逐渐从传统模式向新的电子信息模式过渡，可以避免不必要的风险。提高档案管理人员素养通过纸质档案和电子档案管理的对比发现，管理人员的素养在档案管理信息化过程中极为重要。事业单位要想更好地实现档案信息化，必须拥有除掌握传统纸质档案管理技术之外的信息化管理人才。对此，研究认为目前各事业单位在档案信息化推进过程中必须重视从传统纸质档案管理人才队伍中挑选出业务精通、学习能力强、善于钻研的人员进行信息化管理培养。研究通过对比传统纸质档案与电子档案管理，提出档案管理信息化的对策。当下事业单位对档案管理信息化的重视程度越来越高，在充分考虑传统纸质档案与电子档案管理各自存在的风险的基础上，对两者进行直观对比，能够相对客观地认识到这一过程中的重点工作，并最大程度地规避工作开展过程中的不利因素。基于这一观点，当前事业单位在实际档案管理信息化工作推进中，应兼顾传统纸质档案与电子档案两者，根据自身实际情况进行调整。

参考文献

[1]郑磊.谈电子档案与纸质档案的优化管理[J].商业文化,2022(05):74-75.

[2]刘瑞.纸质档案资料数字化分析——提升地质档案管理能力的重要途径[J].办公室业务,2022(02):135-136.

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[7]关英霞.论电子档案与纸质档案的整合管理[J].黑龙江档案,2012(04):108.

第8篇：电子档案管理范文

【关键词】电子档案；煤矿企业；档案管理

档案之所以存在，是因为有其自身的价值。从古至今，我国所保存下来的档案不计其数，已经成为了一种文化的积淀和知识的蕴藏，对于我们现在的生活有极大的启示。以前所发生过的重要事情，为了防止遗忘都会被档案的形式记录保存下来，以便后人查阅、参考、回味。对于煤矿企业而言，仍然具有很多的事物和资料需要被记录和保存下来，作为宝贵的财富被用于日后的企业决策、利益的维护等。因此说，面对现在科技发展的新形势，在煤矿企业的档案管理中建立电子档案已成为了题中应有之义。

一、电子档案与纸质档案的区别

（一）电子档案与纸质档案的共同点。不论是一直存在的纸质档案还是随着社会经济发展应运而生的电子档案，他们共同的目标都是为了保存档案，记录历史为后人服务，以一个服务者和奉献者的形式存在。当然，他们都具有比较高的保存条件：电子档案由于是科技的产物，所以在保存的时候就需要注意不要和具有磁性的、有很高温度的、具有物理和化学方面的具有损害性质的物质接触；纸质档案因为是纸张做成的，所以在保存的时候就需要注意避免水将其打湿、虫子将其咬破、化学物质对其腐蚀等。

（二）电子档案与纸质档案的不同点。一是保留时间长短不同。电子档案保存的时间大概在5到15年，而纸质档案如果不被损毁可以长期存在。二是保密程度不同。电子档案的保密性低，而纸质档案的保密性高。三是保存形式不同。电子档案在保存档案的时候用到的是光盘或者磁盘这样的载体，而纸质档案用到的是档案袋这样的纸质形式作为保存。四是占用空间大小。电子光盘因为用到的是光盘的存储，所以其占用的空间就要小很多，而纸质档案用到的是较大的档案袋作为存储，所以占用的面积空间都相对较大。五是传输性高低不同。电子档案在传输的时候，和计算机设备进行对接传播，方便快捷，因此传输性能较高；纸质档案在查阅的时候需要仔细地寻找，因此花费时间，传输性相对较低。

二、煤矿企业的特色化档案管理

（一）具有较高的使用率。在煤矿企业之中，对于其公司档案使用的频率还是相对偏高的，因此对于档案的管理工作所做出的要求就会高一些。煤矿企业安全方面的措施有哪些、应用于煤矿技术的设备有哪些等都需要档案的管理，且几乎每天都会使用，因此说在煤矿企业之中，对于档案的使用率是比较高的。

（二）具有丰富的档案信息。煤矿企业在档案的管理方面，有非常丰富的档案信息需要管理。煤矿企业财务方面的档案自然是少不了的，还有关于科技方面的档案以及关于各种各样文件的档案。

三、电子档案的建立成为煤矿科技档案管理的必然选择

（一）高技术人才成为电子档案建立的需求。煤矿企业电子档案的建立，就需要管理电子档案的人员具有较高的技术能力。但是现在的档案部门对于技术人才呈现高需求的趋势，所以应该加大对于高技术人才的培养，填补电子档案管理中所存在的高科技人才空缺现象，让电子档案的建立在煤矿企业真正地发挥作用。

（二）让纸质档案和电子档案共同服务于煤矿企业。对于现在社会的飞快发展，电子档案的建立自然成为煤矿企业发展的必然选择。但是也不能因为对于电子档案的需求，就将原有的纸质档案给撤销，这是非常不明智的做法。尽管新建立的电子档案有比纸质档案更多的优势特点，但是也有纸质档案所不具有的优势特征，因此让纸质档案和电子档案共同服务于煤矿企业，才会为煤矿企业的发展提供最好的档案服务。

（三）建立电子档案要加强其保密性。众所周知，电子档案虽然在时代的发展之下应运而生，但是其不是完美无缺的，一些缺点仍然存在，那就是电子档案的保密性不是很好。要加强电子档案的保密性，要在档案的设计上多增加些程序：比如需要特定的人物的人脸或者指纹的验证、需要密码的输入等。从而让电子档案具有较高的保密性，更好地为煤矿企业服务。

（四）电子档案的建立有利于提高办公效率。电子档案，自然有专门的档案管理人员其进行管理。使用那些具有高科技管理手段的工作人员，将煤矿企业文件的起草以及签字发出都以电子化的形式进行，以及在整个的运行过程中都采用高科技的手段，使得整个进程都变得简单化，从而大大提高办公的效率。

四、结语

科技的发展推动着电子档案的发展，从而为煤矿企业送去了高科技的电子档案。但是对于在大时代的背景之下应运而生的电子档案，仍然具有自身的局限性，所以不能说有了电子档案就将纸质档案抛弃。反而应该将纸质档案和电子档案有机结合，合理利用，共同为煤矿企业的发展服务。

【参考文献】

[1]罗超能.科技档案管理的价值与质量提升策略[J].办公室业务，2016（06）.

[2]赵晓东.浅谈信息时代科技档案管理工作[J].农村实用科技信息，2014（11）.

第9篇：电子档案管理范文

关键词：档案检索语言；标准化；应用

档案检索语言也叫标引语言，它是根据档案的检索而特殊编制的专门语言。

档案检索语言的基本特点是单义性和专业性。所谓单义就是档案检索语言和自然语言的最大区别，自然语言根据其应用的环境不同和语境的不同是有多种意义的。但是大难检索语言只能是单义的，这样才能提高档案检索的效率，避免失误。专业性是指的档案检索语言的词汇及编排方法都符合档案的特点，便于档案标引和查找时使用。本文针对档案检索语言的特点，讨论了其在电子档案检索中的应用。

1 档案检索语言在电子档案检索中的作用

随着信息技术和网络技术的发展，出现了各种类型的自动化检索技术。这些自动化检索检索技术依托于网络技术和通讯技术使得远程的信息共享也成为可能。自动化检索技术的发展也催生了一种专门应用于电子档案检索的技术——档案检索语言。档案检索语言是一种标引语言根据档案，它可以根据档案积检索的需要而编制，档案检索语言的实质是表达档案内容的和相互关系的标识系统。档案检索语言设计的好坏直接影响着当那检索的效率，下面我们来分析一下档案检索语言在电子档案检索中的作用。

（1）档案检索语言可以对档案的内容和特征进行标引。

（2）档案检索语言可以对内容相同或者相关的档案进行集中处理。

（3）档案检索语言能对电子档案进行系统化的组织和归类。

（4）档案检索语言能将档案专用的标引用于和普通的检索用户进行对比应用。

2 档案检索语言的发展途径

在纸质档案中进行检索，不可缺少要档案工作者的参与。而电子档案的检索语言主要是由用户自主检索档案的模式，而档案工作者在这其中的作用却应该淡化，但是现在的档案检索语言面临着不可预测的查全率和误差率。由于信息技术和网络技术的发展，对电子档案的检索语言提出了新的挑战，为了在信息技术环境下较好的发展档案检索语言，需要做好如下几个方面的工作。

2.1 要提高档案管理人员的整体素质

档案管理人员的整体素质对于档案检索语言的发展是至关重要的，要使档案管理人员认识到档案检索语言发展的重要性。要加强对档案管理人员的培训工作，并积极与情报业和图书界进行合作，求得检索语言的共同发展。

2.2 要积极开发新的档案检索语言和技术

档案管理部门不能满足于现状，要积极进行技术创新，利用先进的信息技术和网络技术，开发高效的档案检索语言。这样才能使得电子档案的管理工作能够跟得上信息化发展的速度。

2.3 要做好电子档案数据库的建设

要更好的发展档案检索语言，电子档案数据库的建设是非常关键的。电子档案数据库的建设是进行电子档案检索的基础，如果没有一个良好的电子档案数据库的建设，再好的档案检索语言也不能发挥电子档案检索的作用。

3 档案检索语言在电子档案管理中的应用方向

档案检索语言的应用对于电子档案的管理效率有非常大的影响，所以本文主要对档案检索语言的应用方向进行了分析。主要的应用方向是分类主题一体化应用、计算机化应用和标准化应用。

3.1 分类主题一体化

分类主题一体化主要是将两种档案检索的方法进行融合：从而能最大限度的发挥档案检索的效率。这种方法的好处是标引人员可以通过一次性查表，标引分类和主题两项工作，从而节省标引人员的工作量。进行分类主题一体化融合的途径，主要有两种。

（1）第一种途径是“分类叙词表”模式。这种模式是借鉴的图书情报界的成功经验，是将分类组配原理同时应用于分类法和主题法。

（2）另一种途径是“分类法—叙词表双向对照索引”模式。这种模式是借鉴的图书情报界的中国分类主题此表的成功经验，是将体系分类法和叙词法都同时应用于分类法和主题法。

这两种模式发展档案检索语言的分类主题一体化虽然能起到一样的效果，但是功能上差别较大。第一种模式是典型的一体化模式，但是建表较为复杂，使用难度较大；第二种模式是以一种部分一体化的模式，它的分类号和叙词之间可能有部分无法对应，但是它的建表难度相对第一种模式要小，是一种折衷的分类主题一体化模式。

3.2 计算机化

档案检索语言必然会发展成计算机化的形式，主要的应用途径有如下两条。

（1）第一种计算机化的模式是通过计算机来对分类表和叙词表进行计算机编制。计算机编制可以克服手工编制的缺点，提高效率和差错控制率。计算机辅助管理在图书排版和出版领域已经取得了一定的成就，所以将其应用与档案检索语言的编制也是一个必然的发展方向。

（2）第二种计算机化的模式是研制分类表和叙词表的电子版。电子版的分类表和叙词表可以提高电子档案的检索效率。关于电子分类表和叙词表的研究在我国大约开始与上个世纪九十年代中期。现在关于电子分类表和叙词表的研究已经在图书出版界进行图书的全文检索、分类检索、统计分析和分页显示等。

档案检索语言的计算机化已经在图书出版界取得了很多的成绩，这些经验可以被电子档案检索来借鉴。

3.3 标准化

档案检索语言虽然已经发展了一段时间，但是其标准化问题始终没有彻底解决，档案检索语言的标准化的发展主要有如下三个方面。

（1）分类表和叙词表的标准化问题。关于分类表和叙词表的标准制定，现在在国际上已经存在了多个标准。例如：《多语种分类表的版面设计》、《分类表编制指南：方法示例》、《单语种叙词表编制与修订准则》等。我国在分类表和叙词表的标准化方面也有很多的标准，例如：《文献多语种叙词表编制规则》、《汉语叙词表编制规则》、《中国档案分类法专业表编制规范》等。这些标准从不同的角度对分类表和叙词表的内容、原则和格式等作出了标准化的规定。

（2）分类表和叙词表的统一和兼容问题。分类表和叙词表需要有一个统一的和兼容的标准体系，我国制定的关于分类表和叙词表的综合性的《中档法》实际上就是一个统一的国家标准，其他的一些关于档案类的标准是和《中档法》完全兼容的。也就是说今后的档案检索语言的标准化的制定都必须和《中档法》兼容。

（3）标引规则的标准化问题。档案检索语言中的最为复杂的问题就是档案标引，标引的设计标准关系着档案检索语言的效率高低。所以，标引规则的标准化是非常重要的研究方向。我国最早的标引规则标准是1983年出版的《文献主题标引规则》。后来《文献主题标引规则》经过数次修订。其后我国又陆续孩子定了一系列的标引规则标准。但是这些标引规则标准病未涉及明清和民国的档案资料。所以，我国在标引规则标准方面在今后还需要继续的建设。

4 小结

本文主要讨论了档案检索语言在电子档案检索中的作用和发展途径，并进一步分析了档案检索语言在今后的应用方向。档案检索语言在分类主体一体化、计算机化和标准化方面同时进行研究才能发展处能更好的提高电子档案检索效率的档案检索语言。

参考文献

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[2]中国档案主题词表编委会.中国档案主题词表[M]，北京：档案出版社，1995：34-36.

[3]苏新宁.信息检索理论与技术.北京：科技技术文献出版社，2004：45-46.