高校学校档案管理办法精选(九篇)

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第1篇：高校学校档案管理办法范文

新理念

1　对高等学校的认识。《老办法》对加强和促进高等学校档案管理发挥了历史性作用。然而，与20年前相比，我国的高等教育已经发生了极大变化，综合性大学、高职高专、业余大学、成人高校等，数量增多，规模扩大，对此，《新办法》把过去提的“普通高等学校”改为“高等学校”，这样，不仅提高了对高等教育的认识，针对和适用范围也从普通高等学校扩大至各类普通高等学校、成人高等学校等。

2　管理体制的确定。关于高等学校档案工作领导体制，　《新办法》第四条规定：“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。”，增加了“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作”的内容，强调了教育行政主管部门对高校档案工作的管理责任，明显加强了对高等学校档案工作的领导和管理。

3　突出领导的职责。《新办法》忽略了档案部门的职级形式，从淡化职级，转为更强调职责。《新办法》强调：“高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；(二)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。”把高校档案工作领导的职责法制化、具体化，这将有助于为促进高校档案工作创造良好环境。

4　对学生群体的关注。《新办法》更加重视学校教育的主体――学生，主要体现在：一是增加了高校档案定义的内涵。高等学校档案“是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”这个定义首次把档案与办学主体“学生”联系到一起；另一方面，按照学校工作规律，把高校招生活动纳入档案管理范畴，突出了高等学校对学生形成的档案资料的保存和利用价值。二是强调了涉及学生的归档材料。《新办法》在文件材料的归档范围内首次增设了“学生类”。三是扩大了学生的利用权利。《新办法》规定：学生个人为升学、就业、研究等需要，在表明目的和范围并履行相关登记手续后，也可以利用已公布的档案。

5　凸显对人的关注。因工作需要，档案人员在工作中有可能接触到不利于健康的物质，《新办法》第十三条指出：“应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助”，突出了以人为本的人文关怀。

新制度

《新办法》规定的高校档案工作新制度主要有：

1　档案工作的检查、考核与评估制度。通过科学的考核和评估可以引导高校档案工作朝着规范化的目标发展。对高校而言，除了外部的考评外，在《新办法》的指导下，还应结合个体档案工作的实际，制定出各自内部的检查、考核制度，以更好地调动校内各部门及广大高校专兼职档案人员的积极性。

2　单位、课题组立卷的归档制度。《老办法》中关于文件材料的归档、移交和接收工作，曾提出“四同步”管理的规定，《新办法》进行了改进，提出“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。”强化了学校各部门、课题组按照归档要求，把在工作和各项活动中形成的档案资料及时、完整地收集起来，并整理立卷归档的责任。同时，为了减少扯皮和疏漏，明确由立卷人“对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。”这一制度对完整系统地保存高校各项活动所形成的档案资料更有利。

3　档案相关信息的统计年报制度。档案统计是档案管理的一项重要工作，过去往往将其列在档案工作流程中，建立档案统计年报制度，可以让高校档案部门克服被动应付现象，主动、负责地上报档案统计数据，以保证档案统计年报的时效性、完整性和科学性，为高校档案工作的科学决策提供有价值的依据。

4　专业技术职务聘任制或职员职级制。目前档案专业职务评聘在各高校已很普遍，而职员职级制度仍在试点阶段。今后不论采取哪种人事制度，各高校人力资源部门都应把档案人员队伍建设列入人才发展目标，统筹规划，使高校档案人员队伍朝着专业化、高素质、有梯队的结构发展，不断注入可持续发展的活力。

新要求

1　重视档案工作现代化建设。体现在：一是关注电子档案材料，要求“应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。”二是要求“高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆(室)建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。”设立档案专项经费的规定，无疑是对高校档案工作最实在的肯定及援助，同时，也是要求高校档案部门应该把档案现代化、信息化建设作为档案工作建设和发展的一项重要任务，认真加以研究和实施。

2　对加强档案安全提出高要求。与过去相比，一方面强调了档案的保护技术。第二十一条规定：“高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。”第二十五条规定：“高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患”；同时，首次对加强档案库房的技术管理工作提出要求：“应当建立、健全有关规章制度，由专人负责”；另一方面，强调档案的保管环境。第三十七条要求：“存放档案应当设有专门库房。”另外，对声像、电子等特殊载体档案的保管，“应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。”

3　做好档案开放利用的服务工作。《新办法》要求：“高校档案开放应当设立专门的阅览室。”在提供档案利用服务时，除了开放档案目录、全宗指南外，还要提供“档案馆指南、计算机查询系统等”。还要求：“利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；”“有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。”

第2篇：高校学校档案管理办法范文

关键词 高校 档案工作 新模式

有教育部以及国家档案局联合签署并颁发的，以教育部27号令的形式予以实施的《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）对于高校档案工作作出了新的要求，进一步深化了档案工作的新内涵，要求档案工作突破传统工作模式的束缚予以积极有效的创新。高校档案工作要体现以人为本，为人民服务的精神，积极发挥档案工作新职能，不断开拓档案工作新领域，这是新时期高校档案工作的行动方针与指南。笔者依据《高等学校档案管理办法》并有效结合档案高校档案工作的实际情况，分别从档案工作模式的创新、发展、开放三个方面来探究高校档案工作模式的转变，为推动高校档案工作提供一些可行性的意见和建议。

一、强化和谐创新精神，构建“发展”型档案工作新模式

高校档案工作新模式的构建：

（一）需要档案工作者强化和谐创新精神

创新是一切工作不断发展的动力，只有具备积极的创新精神才能够激发自己的思维，创造出新的工作闪光点。高校档案工作应该以创新精神为指导，积极构建起高校档案信息资源的收集、存储、整合、加工、开发、宣传、交流、教育、开放、利用的协调发展模式。这首先需要构建起以高效档案管理部门为主导的高校档案信息系统组织，成立学校档案管理工作委员会，建立起与学校整体发展相互适应的独立的档案管理机构，加强档案网络化建设，逐步实行“分级分层、定岗定责”的机制，高校档案管理要能够明确责任制，理顺档案管理机构与学校其他机构和部门之间的关系，制定出相应的档案机构管理办法。其次就是要做到资源共享和优势互补，各个档案部门之间以及与其他部门之间相互融合，共同发展，形成具有特色的高校档案管理系统。

（二）要实现“协调”发展

高校要进一步突破传统的档案管理模式，赋予高校档案以强大的生命力和活力，努力发挥高校档案为高校的“教学、科研、社会服务”服务的功能。实现档案管理工作与其他工作协调一致发展。这是当前高校档案工作必然的要求，是实现档案价值的主要途径和手段。

二、加强统筹规划，构建可持续发展的档案管理模式

（一）按照相关的法律法规来管理档案工作

档案部门要制定全面、系统的档案管理机制，对档案事业进行综合管理，做好监督，检查工作。对于档案事业中违法犯罪的行为要依法进行查处。

（二）加强档案制度以及业务基础建设

对于二级院校的档案工作要加强监督力度、检查的力度和指导的力度，制定综合完善的档案管理体制。要不断提升档案工作的标准化、规范化进程，科学合理地整合档案资源。在信息技术的大背景下，要努力强化高校档案管理的数字化和信息化进程，不断加强档案工作的网络化建设，制定网络档案管理工作的章程。加大对校内档案业务工作的指导，关注成人教育及二级学院档案的管理与开发，解决分散管理的弊端，探索各类档案统分结合的管理新模式。

（三）加强高校档案管理工作的队伍建设

高校档案的管理工作关键在人才，高校可以在教职工当中挑选专业素质强、能力优秀的教职工作为档案工作人员，并且定时组织档案管理工作培训和学习，在更大程度上提升档案管理工作人员的工作技能和专业素质。尤其是在信息化时代，更要加强对这些档案工作人员的信息技能的培训，而且还要不断地增强这些专业人员的岗位意识、责任意识、创新意识以及业绩意识，提升他们对于档案工作的积极性和主动性。

三、增强改革开放意识，构建多功能的档案工作服务模式

当前，国家处于改革发展的关键期，如何使得高校档案工作符合改革开放发展的新形势是档案高校档案工作的重要课题。

（一）进一步拓宽档案工作的新领域

高校要大力开发档案资源，挖掘档案资源的增值价值，要明确档案工作的性质和定位。档案工作不仅仅要服务于高校师生、教学、科研，推动高校发展。同时也要不断实现档案利用的社会化服务，将档案工作服务于改革开放和社会的发展。

（二）高校档案馆应该成为信息服务的中心

高校档案馆应及时一些有关党政管理、教学科研、学校建设方面的信息。与此同时，档案馆还应该成为教育行政管理部门、本区域政府、教育信息、政务信息的宣传中介部门，积极为党和国家的大局以及教育事业作出贡献和服务。

（三）多多举办与档案事业相关的展览、创建爱国主义教育基地，加强档案事业的宣传力度

档案工作是高校的基础性工作，高校可以利用这一平台去开展有关档案信息交流、沟通、宣传以及服务工作，进一步加深广大民众对档案工作以及档案价值的认识。引导广大民众尤其是在校大学生对于民族文化的自豪感、认同感和归属感。

（作者单位为长沙环境保护职业技术学院人事处档案室）

参考文献

[1] 彭志斌.高等学校档案分级管理研究[J].档案与建设，2009（11）：20-22.

[2] 吴文婧.高校档案管理工作的信息化建设趋势[J].人力资源管理，2012（9）：156.

[3] 高等学校档案管理办法（教育部、国家档案局27号令）[S].

第3篇：高校学校档案管理办法范文

关键词：高等合并院校 档案管理 和谐统一

随着知识经济时代的到来，我国在科教兴国战略的实践中将部分高等院校按照优势互补、强强合作的办学思路进行了合并。根据《普通高等学校档案管理办法》，关于“对因学校分立或合并，其分设或合并前的档案，应本着集中保管、方便利用的原则，经协议由一校或合并后的学校档案部门统一保存”的规定精神，如何加强与高校办学改革、发展息息相关的档案信息资源的收集、管理、利用等工作的协调统一，是当前高校档案工作者值得深入研究的一个重要课题。

1. 高等合并院校档案管理存在的问题

高等合并院校程度不同地存在着名义上的合并，在档案管理体制上没有完全理顺关系，在运行机制上各自为政、自成体系，没有实现集中统一，导致合并院校档案管理存在一些问题。

1.1 档案管理意识淡薄缺失

合并高校在并校期间牵涉各部门尚未立卷归档的文书，由于合校前夕人心思动，工作状态不稳定，一些正常的工作不能按常规办理，自然给档案资料的收集工作增加了难度。如果是责任心强的部门档案管理人员会把没有立卷的文件材料收集整理、编拟目录、安全存放；而责任心不强的档案管理人员则不予闻问；更有甚者，在部门调整、办公室搬迁过程中，将大量的档案材料随无用材料一并处理，致使一些珍贵的档案资料该移交的未移交或丢失，无处寻找，严重影响了档案的完整性。

1.2 档案管理难以集中

高等合并院校的原组成院校大都处在不同的位置；合并后面临着教学硬件配备、科研资金扶持、学生食宿保障等一系列棘手的问题；档案工作因其效益滞后等特点此时不易摆上领导案头；并校前原各校档案管理层次水平不同，人员素质不一等原因， 档案管理难以集中。

1.3 档案管理技术方法落后

部分高等合并院校的档案管理工作仍处于传统的手工操作模式，档案的整理、立卷、归档基本上都是通过手工操作来完成；有的高校档案的收集整理玉石不分鱼龙混杂，一些重要的档案残缺不全，查、借、阅极不便利；同一类型的档案有时会因立卷人素质、观念的差异而形成不同的归档形式，即使是同一人整理的档案，也时常会出现细节上的偏差和组卷方式的异样，导致档案利用率低，档案价值大打折扣；有的高校档案管理依旧采用的是原分库存放的办法。

1.4 档案人员素质亟待提高

高等合并院校的不少档案工作者多为非专业人员，他们在档案管理工作中思想认识不到位、业务不熟悉，接受新知识、掌握新技术困难，很多兼职档案管理人员工作长期停留于整理归档的一般水平，很难谈得上与用户进行沟通和从事档案信息重组等创新性的工作。

1.5 档案管理信息共享不够

合并高校大多由两个或两个以上规模相当、类别相近的院校并建而成。由于原各校建立的时间或早或晚，隶属关系不一，各自的办学宗旨及基本职能有所差异，合并后档案全宗由原各校的一个全宗成为并校后若干全宗，而各校的档案类目设置、类目排列及档号的编制不尽相同，另外，合并高校档案管理存在着原各校档案管理体制不统一及档案管理手段参差不齐等问题，如有的合并高校，原各校区档案或实行集中管理，或人事档案归人事处管理，科研档案归科研处管理，声像档案归电教中心管理等；有的合并高校，原各校区或已配备计算机，实行档案机检，有的档案则分散于各职能部门，由兼职档案员管理，档案管理处于原始的手工检索阶段等；这些问题严重制约着高等合并院校档案的开发利用与信息化，难以实现信息共享。

2. 高等合并院校档案管理不和谐统一的原因

2.1 学校合并总体格局的影响

学校的档案管理部门是学校管理机构的一个组成部分，学校合并的深度决定了学校档案管理的合并深度。在合校初期，校区意识的惯性、校区职工的利益格局、校区干部的任职安排等等方面，时常与合校的总体要求发生碰撞；经过一个阶段的磨合之后，实质性融合的程度由浅入深，有一个发展过程，合并院校的档案管理同样如此。

2.2 馆舍条件的限制

多校汇集于某一校区集中办公，档案馆、室的馆舍适应不了合并院校档案管理的需要，容纳不下多校区的档案实体，满足不了档案管理人员集中办公。

2.3 校区距离的制约

合并院校中，有的是邻近数校的合并，有的是远距离数校合并，有的是远、近距离皆有的数校合并。

3. 加强高等合并院校档案管理和谐统一的对策

通过对高等合并院校档案管理存在的问题和原因分析，笔者主要从以下方面提出建设性意见来确实加强高等合并院校档案管理的和谐统一。

3.1 重视档案工作，增强档案意识

同志指出：“档案工作是一项基础工作，有很多问题没有档案说不清楚，要狠抓这项工作。如果现在不重视这个问题，将来我们要负历史责任。”因此学校要重视档案工作，建立健全档案管理工作制度，有计划地开展档案宣传工作，促使大家自觉地积累、利用、移交档案。领导要重视档案管理工作并纳入到学校的议事日程，按照《普通高等学校档案管理办法》的规定逐步做到“三纳入”、“四参加”和“四同步”，同时要加强对档案工作的布置、检查、总结和验收，在人员、经费、库房、设备等方面满足档案工作的需要，保证档案工作的正常进行。

3.2 加强档案队伍建设、提高人员素质

建设一支忠诚事业、业务精良、结构合理的档案工作队伍，是档案工作摆脱困境的重要保障。第一档案工作队伍在年龄结构、专业结构、业务水平等方面比较合理，便于发挥整体效应；第二发挥各部门兼职档案领导和兼职档案员的作用，提高对档案工作的认识，热爱档案工作，自觉学习和掌握档案管理专业知识和技能，严把质量关，确保档案的真实性、完整性和实用性。

3.3 规范档案管理，确定档案工作目标

合校后采用任何一个校区的档案管理办法都不妥当，这就要出台新的统一的档案管理办法和规范：第一，依法治档，统一规章制度。例如《普通高等学校档案管理办法》、学校有效的管理办法、规章制度。以合并院校名义印制出台适合本校的档案管理规章制度和办法。第二，起点要高，统一管理规范。例如《高等学校档案工作规范》、国家档案局一系列档案管理工作标准、学校现行档案管理规范的合理因素。由于合并高校层次较前相对提高，并校后应根据变化了的新形势，制定新的工作目标和发展战略，使档案工作围绕新目标有的放矢地开展：第一可以根据总目标，不断消除偏离目标的因素，又可以通过局部优化，使日常具体工作的开展有利于促进总目标的实现；第二便于加强日常管理，有利于调动档案工作人员的主动性，增强竞争性。

3.4 改善档案管理设施，实现资源共享

改善档案管理设施，实现档案资源的合理配置与有序有效的开发并进而实现档案信息资源的社会共享。高校档案工作必须早日实现档案管理工作的现代化，供学校领导及有关职能部门、教师查询使用，充分发挥高校档案信息的独特优势，为新时期高校教育事业的发展服务。

参考文献：

［1］吴建华.关于档案高等教育改革与发展的几点设想［J］.高校档案信息，1999，(1).

第4篇：高校学校档案管理办法范文

【关键词】 高校;会计电算化;档案管理

会计档案是重要的经济档案和历史资料,具有不可再生的特点,它是检查以前年度发生的经济工作责任和进行绩效评价的重要依据。高校领导在了解学校状况、预测经费开支、制定事业发展规划和科学决策时都必须借助会计档案记载的各种信息,会计档案是高校必不可少的经济信息资源,具有极为重要的经济意义的法律意义。会计电算化在为我们提供快捷、高效服务的同时,不同程度地存在着某些问题。怎样做好会计电算化档案管理,是摆在我们面前的一个新课题,需要不断深入地研究和总结。

一、高校会计电算化档案管理存在的问题

(一)会计电算化档案管理内容不够完整

目前大部分高校虽已经实现了会计电算化,但由于对会计电算化档案的组成内容不甚了解,缺乏管理会计档案的经验,因此大多数高校定期向档案部门移交的只是打印出来的纸质会计档案,而没有移交存储会计数据的磁性介质会计档案和开发使用的全套电算化会计的应用软件程序、系统软件及文档资料等。有的高校为了管理需要进行了会计软件的升级,而原有的会计软件及资料却未能及时进行整理归档,随着时间的推移,不同版本下的会计数据不能被调用,会计档案的完整性、安全性就得不到保证。会计电算化档案管理的最终目的是为了提供利用,但这种服务方式已经制约了会计电算化档案的利用,更无法适应会计电算化档案的改革发展。

(二)会计电算化档案自身存在的问题

1.机制记账凭证内容不完整。尽管机制记账凭证上面已经打印了制单、出纳、记账、审核和会计主管等,但是却缺少上述相关人员的印章或者签字。作为会计凭证,内容不完整,责任不明确。

2.备份打印输出不及时。有些高校不及时对会计电算化形成的账、表定期打印输出,过于依赖计算机存储,没有做到将电算化数据定期备份。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏,就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料,从而影响电算化系统的正常工作。

3.硬件设施未跟上。由于某些高校受条件限制,没有配备激光打印机或喷墨打印机,致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限;没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准,建立专门的会计电算化档案保护措施;没有选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份,没有实行备用盘与存储盘分离存放,导致电子数据因此损坏或丢失。

(三)会计电算化档案管理缺乏专门人员

会计电算化档案管理要求管理人员既要懂会计专业知识,又要懂档案业务知识和计算机知识。目前许多高校比较重视教学和科研的人才引进,对档案的管理不够重视, 有的高校甚至让非专业人员管理档案,遇有上级主管部门检查时忙于应付, 档案意识滞后。个别高校的档案室多采用打开柜门,让财务部门的同志自己查阅会计档案,有的甚至没办任何手续就随意借出档案查阅,既不符合会计档案管理的要求,也无法满足高校对会计档案的信息需求。

(四)会计电算化档案管理制度有待完善

目前,国家关于会计电算化档案管理的讨论,大多是围绕《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》、《会计基础工作规范》等几个文件,仅对会计电算化档案的基本要求而谈,未提及会计电算化档案管理存在的问题及其防范。随着会计电算化的普及,会计档案的内容增多了,对环境的要求提高了,而很多高校没有认识到这些变化,认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化,没有及时修订学校的会计档案管理制度,没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员的岗位职责,也没有及时采取相应的保障措施来改善会计电算化档案的保管环境等,会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。会计电算化档案管理中存在的问题越来越突出,原有的管理方式陈旧,不能适应会计电算化档案管理的要求。

二、加强高校会计电算化档案管理的对策

(一)强化领导会计档案的管理意识

各类档案设备的购建,专职档案管理员岗位的设置以及档案

管理制度的出台,都离不开单位领导的积极支持。因此,会计人员一方面要大力宣传国家的财经法规和管理规章,增强大家的会计电算化档案管理意识;另一方面,积极主动地争取领导的重视、关心和支持,强化领导的会计档案管理意识,将会计电算化档案管理工作纳入学校整体工作的范围加以考虑和安排,加大经费投入,完善硬件环境,不断升级软件,确保会计档案管理工作顺利进行。

(二)提高会计档案管理人员的业务素质

会计档案管理是一项专业性、技术性、政策性很强的工作,计算机技术的普及又对会计档案管理工作者提出新的更高的要求,会计档案管理人员业务素质和能力是管好用好会计档案的关键,针对目前高等学校档案管理机构中,缺乏既懂档案管理知识又精通财会知识和计算机应用的复合型人才,不能适应新形势下会计档案管理工作需要的情况,高校领导应重视会计档案管理人才培养,进一步加强会计档案管理人员队伍建设,不断提高他们的政治素质和业务素质,使他们尽快掌握现代化的管理方法和技术,不断提高会计档案管理水平。

(三)建立和健全会计电算化档案管理的制度体系

国家制定系统的、细化的会计电算化档案管理办法,以法规制度的形式加以强制,在方法上指导各单位的会计电算化档案管理工作,是做好会计电算化档案管理的保障。财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》第四条规定“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便检查,防止毁损、散失和泄密”;第七条规定“各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度”。笔者认为,目前高校可根据财政部的《会计基础工作规范》、《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》等管理规章,建立和健全一系列具体的、可操作性的会计电算化档案的管理制度体系,保证会计电算化档案的安全和完整,更好地为决策服务。具体可以制订以下制度:

1.建立会计电算化档案管理的定期备份制度。会计电算化档案应定期备份到磁性介质。一般准备三套软盘循环使用,并设立备份登记簿,登记备份时间、数量、保管方式等备份细节信息。由于磁性介质的特殊性,管理人员必须对这些会计电算化档案进行定期检查、复制,以防止会计信息损坏。需要备份的内容包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。机内凭证及总分类账、明细分类账、报表,应视同会计资料按月做两套软盘备份,交会计档案保管员保管。注意应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据,尽量少采用软盘存储会计档案。

2.建立会计电算化档案管理的归档制度。会计电算化档案,包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管。要保存各版本的档案备份,并在存储介质的标签上注明软件的种类和版本号,同时标注与哪个版本的会计软件相对应。会计数据输出之前,应妥善保管并保留副本,记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账等账本。报表应定期打印输出,并由记账人员、会计机构负责人、会计主管人员等相关人员签字或盖章。打印输出的档案交会计档案管理员妥为保管,要制定输出档案的内容、件数、保管人和使用人的登记制度。

3.建立会计电算化档案的保管制度。档案保管员要将备用盘与储存盘分离存放在两个建筑物内,即对所有的会计数据进行双备份,每份要注明形成档案的时间与操作员姓名,并贴上写保护,贴上封签,存放在两个不同的地点,并做好防磁、防火、防潮、防压、防尘、防光、防腐蚀工作;按分类和一定顺序对数据磁盘、刻录的光盘等电子会计档案进行编号,标明时间和文件内容,制作档案管理文件卡片。打印输出的凭证、账册、报表等纸介质档案,按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理,但必须有制单人员、记账人员、审核人员、出纳人员以及会计机构负责人等的签章才能存档保管,以明确经济责任,保证档案的法律效力。在电子档案和纸质档案并存管理的体制下,可以在纸质档案的卷内目录“备注”栏中注明相应的电子档案的档号及保存地址,以相互对照利用。

4.建立严格的会计档案查阅、复制登记制度。每次调阅,必须有档案管理人员在场监督,根据调阅权限,在调阅登记簿中详细登记调阅日期、调阅人员的姓名和部门单位、调阅理由、调阅内容、归还日期、审批人员等,不得将保存的会计档案借出。本院教职工来调阅或复制会计档案,应经会计主管人员同意,由本单位财会人员调阅、复制后再处理。外单位人员来调阅或复制会计档案,必须持有单位正式介绍信,经学院领导、会计主管人员批准后,由本单位财会人员调阅、复制后再处理。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。必须在确保高校会计档案的安全性和完整性前提下,使会计电算化档案得以充分利用。

5.建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制

度。针对会计电算化档案易被修改且不留痕迹的特点,在进行管理时应注意:对硬盘上的会计档案,应具有相应的安全保密措施加以保护;要有用户设别控制管理;要有加密的机内操作日志管理,监督操作系统;要有数据存取权限限制,防止越权使用。对于普通数据,可较大范围共享;涉及单位机密的数据,仅供一定需要的人员使用;而设计原程序文件、数据结构文件等,则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样设置,保证电子档案的安全性,减少人为修改的可能。

6.建立会计电算化档案的销毁制度。对保管期满的会计电算化档案,由档案保管人员会同会计机构向单位负责人提出销毁意见,编制销毁清册,列明应当销毁的档案名称、卷号、数量、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容,单位负责人在销毁清册上签署意见。销毁时,由单位档案机构、会计机构和上级主管部门派员监销,并将实际销毁内容与销毁清册进行准确核对。销毁后,监销人员要在销毁清册上签字。对于保管期满但涉及债权债务未了的、在建工程的、涉外业务的会计档案,均不得销毁。

7.建立会计电算化档案的立卷制度。《会计档案管理办法》第六条规定,各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。高校一般可以根据档案保管年限和管理类别进行立卷。每年保持档案顺序排列的稳定性,没有国家政策的调整,一般不予变更。

8.建立会计电算化各管理岗位责任制度。主要内容包括:根据内部控制制度的要求设置各工作岗位的职责和标准;各工作岗位的人员和具体分工;各工作岗位的轮岗办法;对各会计电算化岗位的考核办法。保证管理的各项工作责任落实到个人。

9.建立会计电算化系统的管理工作规范。系统的管理工作要采取专人负责制;提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库;配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机,以它们作为输出纸质会计档案的工具;强化系统的安全防护功能,注意进行定期的补丁维护,避免因电脑安全或网络安全,导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

10.建立会计电算化档案移交制度。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管。移交时,要按移交清册逐项移交,接替人员要逐项核对点收,交接双方和监交人员要在移交清册上签名。移交清册应当一式三份,交接双方各执一份,存档一份。

随着高校会计电算化的不断深入,高校应充分重视会计电算化档案的管理,不断解决存在的问题。可以利用会计电算化档案的数据信息,设计和建立一套高校管理与决策的支持系统,以充分实现会计电算化档案的再利用。良好的会计档案管理是保证会计数据安全完整的关键环节,也是会计信息得以充分利用,更好地为决策服务的保证。

【主要参考文献】

[1] 财政部,国家档案局.会计档案管理办法.1998.

[2] 财政部.会计基础工作规范.1996.

第5篇：高校学校档案管理办法范文

关键词：高校；学生档案管理；对策

Abstract:Along with the social development and the higher education popularity time arrival, college students archives work to appear many new problems, and connecting with the working practice, we need to analyze research, establishing countermeasure. This paper from the university students' archives management present situation and the existing problems, cause analysis and countermeasures study, etc. The college students' archives management work expounds a series of problems.

Keywords:college;students’ archives management;countermeasures

中图分类号：G270.7 文献标识码：A文章编号：

近年来, 高校在招生规模、教学环节、教学规划、管理机构和功能方面的改革, 带来了学生学籍管理、奖惩办法、就业分配制度等方面的一系列问题。学生档案工作从内容、形式到范围都相应发生了变化, 由此档案管理工作也出现了不少新情况、新问题。因此, 必须探索出适应高校体制改革的学生档案管理办法, 为新型的办学体制、教育教学提供便利而有效的服务。

一、高校学生档案管理现状及原因分析

1. 学生档案材料不齐全完整，档案管理运行机制不健全

随着教育体制的改革, 高校已逐步向自主办学过渡。在社会主义市场经济条件下, 为实现科教兴国目标而培养高素质的复合人才成为高校决策者们的共识。高校在专业课程设置、教师配置、学生素质教育、技能培养、心理素质训练等方面都作了调整, 有的还进行了大胆的尝试。与之相适应, 也就产生了一些新的档案材料。如: 诚信度调查、心理测试成绩、大学生英语四、六级证书、计算机等级证书、大学生能力、技能竞赛证书、社会实践活动材料等等。然而高校学生档案的归档范围仍旧是长年不变的老面孔, 诸如高校招生录取材料、大学生入学登记表、学籍成绩总表、奖惩文件、奖惩材料、入党入团材料、报到证存根、体检表。这些材料既不能涵盖学生素质的全貌, 也不能满足用人单位对毕业生的要求与需要, 也将当代大学生最富有时代精神的精华部分弃之一边, 舍本求末。

2. 学生档案内容失真，学生本身对自身档案缺乏重视

学生档案管理不规范, 管理中存在许多漏洞和缺陷。1999年高校扩大招生规模以来, 大学生就业压力越来越大, 有的毕业生为了在激烈的竞争中取胜, 不惜采取涂改成绩、办假证明、假文凭等。新形式下, 也有个别高校为使自己的毕业生就业顺利, 也为使学校博取生源素质好, 就业率高等社会声誉, 便普遍提高毕业生成绩, 扩大学生干部覆盖面及获奖比例, 降低考评标准, 撤消学生处分材料等等。由于档案材料失真, 造假现象严重, 致使学生档案的实证性受到质疑。

3.学生档案管理队伍建设薄弱，档案管理人员缺乏专业素质与职业素养

目前，很多高校从事学生档案管理工作的人员是兼职的，专职人员很少或几乎没有。他们大多没有经过档案业务培训，缺乏档案管理知识。管理人员档案意识比较淡薄，责任心不强，重视不够，认为学生档案与自己关系不大，不属于自己的职责范围，因此，在归整学生档案材料时不积极主动，有的甚至不予理睬，造成档案材料不完整，不规范，甚至丢失现象时有发生。

4. 学生档案管理方式陈旧落后，档案管理机构不明确

现行的高校学生档案管理方式有两种: 一种是集中管理, 即学生工作部门、人事部门或招生就业部门专人统一管理；一种是分散管理，即学生所在系(院)办公室管理或者是直接由班级辅导员管理。两种方式大多都在大学生毕业离校时才能整理出完整的档案。这种运作方式, 使得学生进校后档案就束之高阁，学生在校期间产生的档案材料也分散于各相关部门, 乃至个人手中, 等毕业离校时才能集中整理归档。这样, 无序、杂乱的管理难免差错百出。再加上高校学生档案材料量大, 特别是其存放时间短、流动快、就业方向广、投递单位和时间集中等特点, 因此现有的管理方式和手段与现代化的高等教育的快速发展相比, 已经极不适应。

5. 高校学生档案意识薄弱，学校管理难度加大

高校学生大多档案意识淡漠，对自己的档案不甚关心。有许多学生不关心自己的档案，工作多年不知自己的档案在何处，直至单位需要时才将关注的视线转向母校档案部门。当今的时代，人们就业观念和就业方式发生了很大的变化，外企、合资、私营企业比比皆是，许多学生毕业后直接进入到这些企业工作。而这些企业从管理角度上说，一不具有档案人事权，二是对它而言只管聘任用人，不需个人档案，因此出现了许多学生毕业后不要档案的现象，形成人档分离、无人问津的局面。久而久之，这些“弃档”有增无减，渐渐地成为“死档”。使学生档案的利用价值大打折扣。

二、高校学生档案管理工作存在问题的对策研究

加强和改进高校学生档案管理工作必须要立足现实, 解决实际问题, 只有树立全新的档案工作理念, 切实改变工作作风, 理清工作思路, 制定切实可行的措施, 才能取得实际进展。

1. 树立正确的档案管理理念

正确的理念是做好档案管理的思想基础。首先要大力宣传和贯彻档案法普通高等学校档案管理办法, 增强档案工作者和广大师生的立档意识。要在现实工作中, 逐步树立高校学生档案资料的收集、整理、建档、归档以及合理开发利用是一个滚动发展、循序渐进的过程的意识, 掌握需要高校各个方面的共同支持和配合才能搞好的基本原则和方法。

2. 加强档案管理队伍建设

搞好高校学生档案工作, 必须建立一支强有力的管理队伍, 并不断提高他们的业务水平, 以适应现代化档案管理的需要。学校为加强档案管理工作, 提高管理人员的业务能力和管理水平, 应采取以下措施: 第一, 设置专职人员对其进行管理, 且管理人员保持相对稳定; 第二, 管理人员无论是专职的还是兼职的, 都不能过多地兼职其他工作; 第三, 加强业务培训, 学校及上级有关部门积极为管理人员的业务培训创造条件。还可以组织校内外学习交流, 相互取长补短, 达到共同提高的目的。第四, 学校综合档案室有责任对学生档案管理工作进行指导和监督, 以促使学生档案管理人员不断提高业务素质。

3. 建立健全档案管理各项规章制度

建立完善的高校学生档案管理规章制度是做好这项工作的前提和基础。高校学生档案从新生建档、归档到转递, 经手的部门多, 工作量大, 如果归档制度不健全, 转递手续不严格, 各部门之间的工作不能很好的衔接, 就必然造成档案管理工作的混乱。而且学生档案材料的建档过程具有连续性和周期性, 要保持学生档案的系统性和完整性, 也必须建立一套完善的学生档案管理制度。统一规范, 有章可循, 才能使学生档案的管理工作逐步走向规范化、制度化的轨道, 保证学生档案真实、准确、全面、系统。鉴于当前的实际情况, 首先应该建立健全档案接收、管理、收集、归档等方面的一系列规章。可以根据《普通高等学校档案管理办法》、《流动人员档案管理暂行规定》、《人才流动管理暂行条例》的有关规定, 结合高校实际, 特制相应的学生档案管理办法, 从材料归档、档案传递等各个环节规范操作行为。

4. 更新学生档案管理工作手段

实现现代化的管理手段是高校学生档案管理的落脚点。随着高校学生档案数量的增多和网上招聘工作的发展, 对学生实行全过程的动态管理已成为学生档案建设工作的客观要求。倘若仍沿用传统的手工操作为主的管理方式, 那不仅浪费大量人力物力, 也不适合大学生、用人单位和网上招聘的新的就业模式。因此, 必须采取有效措施, 加快推进以计算机和网络技术为核心的高校学生档案现代化工程的建设。为此, 高校要加强对大学生档案建设基础性的投入力度, 加快研制和开发适合高校自身特点的学生档案数据录用、查询、修改、增减和打印的管理软件, 使学校管理者能及时了解相关情况, 让用人单位了解毕业生的相关信息及推荐信息。

三、结语

第6篇：高校学校档案管理办法范文

关键词：高校，档案工作，档案管理，管理创新

 

1. 前言

中华人民共和国教育部2008年颁布的《高等学校档案管理办法》中规定：“高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责一是贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；二是将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；三是建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；四是研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题[1]”。 同时还强调“高校档案工作是高等学校中的一项十分重要的基础性工作，应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划”。，管理创新。普通高校尚应如此，而作为国家重点建设的示范性高职院校更应在档案管理工作中有所创新，才能真正发挥这方面的示范作用。

2 高校档案管理工作创新的主要策略

创新既是民族进步和国家兴旺的动力，也是高职院校发展的支柱。高职院校档案管理只有不断创新，才能使档案事业适应和服务于社会，跟上当今和未来高等职业教育发展的步伐，才能适应社会主义市场体制的需要。高职院校档案管理工作创新可从以下几方面入手：

2.1 学习《高等学校档案管理办法》，创新档案管理工作思路

要通过认真学习《高等学校档案管理办法》，强化创新意识，拓展档案工作创新思路，上至主管档案管理工作的校领导、下至管理工作人员，都要有坚定不移的创新观念，确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标，把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径，以保证档案管理创新得以成功。，管理创新。对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏，而应主要看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。

2.2 坚持科学发展观，创新档案管理工作模式

档案工作管理模式的更新，是实现档案事业创新发展的重要因素之一。高职院校档案室虽属机关部门，但大多属于非独立结构，一般情况下挂靠校办，其职能主要是执行而非决策。，管理创新。随着示范性高职院校管理体制改革的深化，学校领导层已逐步认识到档案管理工作的地位和作用，部分院校在机构改革中，已将档案室从校办或其他部门分离出来，升格为学校的直属机构，变成档案管理的职能部门，由被动执行变为主动决策，对促进高校档案管理创新具有重要意义。，管理创新。，管理创新。随着档案工作的技术手段的创新和条件的优化，大大地提高了档案工作效率和服务工作质。尤其计算机在档案管理中的运用，越来越显现出科学性、方便性、实用性和重要性。因此，学校档案管理工作一定要坚持和实践科学发展观，加强档案管理软件的开发，将计算机作为方便管理的重要工具，实现高校档案工作的超越，开创高职院校档案事业不断发展的前景。

2.3 坚持“以人为本，服务至上”， 创新档案管理工作机制

坚持“以人为本，服务至上”，就要打破档案管理思路呆板和管理模式陈旧的格局，创新档案管理机制。长期以来，档案管理工作以经验管理居多，工作人员的选配往往也是以具有档案工作经验为先决条件，这在某种程度上制约了人才的流动，容易产生不思进取的思想，更谈不上去创新。必须引进竞争激励机制，从源头上解决创新的根本问题。积极推行全员聘任竞争上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，使每个人都有危机感，从而激发工作活力，最大限度地挖掘个人潜力，充分调动积极性，使档案工作呈现出充满竞争活力、开拓创新的新局面。要建立一些相应的创新激励机制，如用人制度、分配制度、奖励制度，将个人创新的内容作为考核的重要指标，并与劳动报酬、晋职挂钩，努力营造一种鼓励创新的氛围和环境，促进档案管理工作的良性发展。

2.4 运用现代科技手段，开辟档案资源管理新途径

智能化管理系统的出现和广泛运用为档案资源管理与开发利用提供了新的途径，也为推进档案事业的跨越式发展提供了强有力的支持，档案部门应抓住机遇，加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件，积极参与学校办公自动化系统的设计与建设。从认真研究解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题入手，进而研究解决文档一体化问题，以告别手工操作运转慢、效率低的状况，积极运用网络、数码等先进技术和手段，进一步提高技术含量和水平，使档案管理手段由旧变新、由慢变快。

2.5 注重人才资源创新，实现学校档案工作的快速发展

从示范性院校的创建到发展，都要注重人才资源创新，要针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性，鼓励创新的良好环境，造就一支素质高、业务精的档案管理专业团队。要强化校内宣传，取得学校各方面的理解和支持，不断把学校档案工作推陈出新。要完善档案干部终身教育体系，不断提高档案培训质量，提升现职档案人员的文化和专业程度，切实增强档案干部和馆员运用专业理论解决实际问题的能力，鼓励馆员利用业余时间参加各种继续教育课程的学习，加强多层次复合型专业人才队伍的建设，注重在实践工作中培养锻炼人才。，管理创新。

总之，档案部门无论是在业务工作方面，还是在管理服务工作方面，都要努力做到不断创新，做到人无我有，人有我优，人优我新，这样档案工作才能有高度、有特色，才具有生机和活力，从而实现档案事业的持续快速发展。

3 结语

高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894-2002)执行。

参考文献

[1]中华人民共和国教育部，《高等学校档案管理办法》[M]，2008.第27号令

[2]夏晴.高校档案的系统管理[M].南京大学出版社,2002

第7篇：高校学校档案管理办法范文

关键词 学籍档案 管理 问题 对策

中图分类号：G640 文献标识码：A

最近几年，随着社会的发展，高校学籍档案越来越受到人们的重视。所以，高校学籍档案管理应顺应时展潮流，不断提高自身管理水平，认真研究学籍档案管理中存在的问题，积极筹措解决办法，不但有利于高校档案管理水平的提高，并且也可以提升高校办学水平，促进高校教育改革的深入发展。

一、学籍档案管理中存在的缺点

高校的学籍档案管理工作在以前的发展中取得了很大的成绩，体现了自身的价值与用途。但由于受到客观条件的制约，也不可避免地存在一些缺点和不足。

（一）记录范围模糊。

当前，高校学籍档案记录的范围没有明确，关于档案材料的收集不全面，档案鉴定、材料整理、档案管理和管理责任的制度不健全。高校的学籍档案收集过程中，一些部门没有认识到自身的职责，针对学生在校期间的一些表现没有记录在案，比如学生受到的奖励、知识竞赛获奖、英语四六级考试、取得计算机等级证以及在校期间受到的惩罚等都没有很好地整理，不能及时地收入档案，甚至没有记载，造成了学籍档案的不完整性，失去了实用价值，严重阻碍了高校学籍档案的发展，给今后学籍档案的管理也带来了很多困难。

（二）没有认识到学籍档案管理的重要性。

在高校学籍档案管理中，有的学校没有建立严格的档案管理制度，没有规范的工作流程，所以在学籍档案管理方面较为混乱，不能很好地发挥人员与设备的作用。相当一部分工作人员依然运用传统的档案管理办法，管理手段及思想陈旧，没有意识到高校学籍档案管理工作的重要性，没有充分应用计算机等先进档案管理工具，因此使高校学籍档案管理处于被动地位，失去了许多创新发展的机会，影响了工作效率，使学籍档案管理工作在学校教学、教研中没有发挥应有的作用。

（三）不能保证档案建设的质量。

在进行学籍档案填写时，都是由各个班级的班主任组织领导填写工作。有的班主任老师认为学籍档案用途很小，所以思想上不重视，以致于学生在填写过程中笔的使用不统一，存在任意涂改与书写混乱现象，甚至档案中有的栏目出现空白，造成学籍档案残缺、内容填写欠真实等，从而使学籍档案建设的质量得不到有效保证。

（四）没有必要的监督管理制度。

在高校的学籍档案管理中，也要有严格的监督管理制度，从而使档案管理工作有章可循，这样才能保证学籍档案的真实性与实用性。比如在学籍表格的填写方面，有的高校把表格发给学生后不进行解释，让学生自行填写，不能对学生的填写工作进行有效地管理与监督。收回表格后不进行检查即入档，简化了工作程序，因此失去了学籍档案的应用价值。

二、提高高校学籍档案管理水平措施分析

（一）明确管理责任，实行统一管理。

在高校学籍档案管理工作中，要依据档案建设的规律，制订档案建设的统一标准。在制度建设方面，要建立严格的档案收集、档案检查、入档整理、档案转移和责任分工制度，使档案管理工作中每个工作岗位的人员都明确自身责任，照章办事，规范操作。各个管理人员要严格按照档案管理工作规定，完成学籍档案的收集、整合、入档、保密等各项工作，实行档案标准化管理。与此同时，学校主管部门要统一协调，部署每个时期的档案管理工作重点，从而使学籍档案建设具有实用性与社会性。

（二）及时转变工作思路，实行科学化管理。

第一，应该首先认识到，学籍档案建设在高校的教学管理中具有非常重要的作用，学籍管理能够给教学管理提供一定的参考材料。比如利用学籍档案中有关学生成绩的记录，可以了解某一学科的教学情况，假如出现的教学问题较为严重，可以得到及时的解决，从而保证教学质量。第二，进行严格的学籍档案管理，可以提高档案的真实性与实用性。在学生毕业离开学校时，学生的学籍档案也要随着学生离开，学籍档案转变为人事档案，应用于学生以后各个阶段的工作与学习当中，具有不可替代的作用。第三，可以促进学生管理水平的提高。学籍档案的管理工作主要针对学生，做好学籍档案管理工作是对学生的发展负责。

从事高校学籍档案管理工作的人员，要根据当前社会发展特点，研究档案管理工作的规律，明确学籍管理与学生管理、学校教学教研的关系，积极使用计算机等先进的管理工具，不断创新现代学籍管理办法，保证学籍档案的健康发展。在学籍档案管理工作的制度、人员、设备、作用、质量等多方面综合考虑，实现档案管理的全面发展，把学籍档案管理工作看成是由多个因素组成的整体，实行统一管理，使学籍档案资源得到充分利用，实现资源共享，保证档案资料的齐全，增加其安全性，从而使学籍档案建设适应学校的需要，得到健康稳定的发展。

（三）切实提高学籍档案质量。

只有使档案资料具有实际应用的价值，才能得到人们的普遍认可。因此，在学籍档案管理建设中，要保证资料的真实性与实用性，应做到下面几项：（1）要认真对待档案的填写工作，保证填写材料的齐全与真实，避免涂改与漏填；（2）统一使用黑色碳素笔填写，为以后的档案资料保存打下基础；（3）依据年级和专业给档案分类，做好档案资料的保管工作；（4）做好档案目录索引的制作工作，方便以后档案资料的使用。

（四）做好档案管理的监督工作，提高档案管理人员的素质。

高校档案管理人员要经常深入档案建设的基层单位，把国家关于学籍档案建设的方针政策及时传达到每位工作人员，并且要做好学籍档案的检查与监督工作，发现问题及时解决，保证档案资料的真实性与完整性。与此同时，还要做好基层档案建设人员的业务培训工作，利用各种形式的业务进修与培训，使这些人员的观念跟上时代的要求，掌握必要的专业知识与技能，提高自身的实际操作能力，从而保证档案管理工作的健康发展。

（作者单位：山东电子职业技术学院）

参考文献：

[1]薛永存，卢万杰.浅论新时期高校学生管理工作的创新[J].黑龙江科技信息.2010（27）

第8篇：高校学校档案管理办法范文

关键词：高校；档案管理；现状；措施

2008年8月20日，教育部和国家档案局联合制定了《高等学校档案管理办法》，其中指出：高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。同时，《办法》中还对高校档案管理工作的机构设置、人员配备、管理内容和利用公布等方面进行了阐述，明确了高校档案在高校发展中的基础性作用。

党和国家历来重视档案工作，始终把档案工作看作是党和政府的一项重要工作。同志曾经指出："档案是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。" 在21世纪的竞争与挑战中，高等教育必将面临着巨大的发展前景，伴随着高等教育的发展，对档案建设和管理工作提出了更高的要求，如何在新形势下加强和改进高校档案管理工作，是广大档案管理者共同关心的话题。

一、当前高校档案管理工作的现状

（一）当前高校档案管理主体的现状即档案管理人员的现状

1、档案工作人员的素质参差不齐，管理人员的队伍不稳

目前高校档案管理人员队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期档案管理工作的需要，档案人员数量不足，档案专业技术人员偏少，在高校从事档案工作的人员中，档案专业的很少，毕业于学校档案专业的人员更是寥寥无几。部门档案管理人员多为兼职人员，且更换频繁，造成了档案管理人员队伍不稳定，素质参差不齐。同时，不少档案人员既缺乏专业知识的理论功底，又缺乏学术研究、史料研究、计算机管理的基本能力，普遍存在知识面太窄、知识老化等现象。

2、档案工作人员观念落后，缺乏开拓意识

长期以来，由于各种原因，档案工作主要为政治服务，高校同样不例外，档案管理方式主要以行政为主，根本没有纳入法制管理、 一个无足轻重的单位。认为档案就是收集、整理、保管一些已经成为历史的东西，是简单的劳动，没有什么意义。从库藏资料现状看，教学、科研和具有时代信息的科技含量高的档案材料占得比例很小，行政方面的较多，还不能满足当前高校发展的需要。

（二）当前高校档案管理的客体即档案管理本身的现状

1、馆藏门类不全，档案收集工作受到限制

目前部分高校档案管理不规范，档案管理没有纳入法制管理、科学管理的轨道，档案大多分散在学校各单位。由于基层单位缺乏归档意识，认为自己部门形成的档案就归自己部门所有，不能及时整理归档。随着部门人员的不断调整，甚至出现档案丢失现象。因此造成学校档案馆馆藏门类不全的现状，主要以党政、财务、基建类档案居多，其他方面的档案数量有限，例如声像档案、实物档案等严重匮乏，特色档案更是屈指可数，不能满足不同层次档案利用主体的需求，从而使高校档案的利用效率受到了影响。

2、档案使用范围和利用主体限制较多

长期以来，档案利用主要为各级领导决策和机关各部门工作参考服务，而为教学科研服务相对较少。一些利用主体的正当利用要求无法得到充分满足，或者需要办理大量复杂繁琐的手段才能得以实现，从而影响了档案的利用效率。

（三）当前高校档案管理方式的现状

1、档案载体形式单一，管理方式比较落后

目前各高校档案馆收集的主要是纸质档案，保存的档案也大多以纸质为主，光盘、录音、缩微、照片等载体的档案仅占小部分，不少档案馆声像档案还呈现空白。另外，档案管理至今仍停留在传统的手工管理方式，自动化程度不是很高，这不仅占用了大量的存储空间，给档案工作者带来大量重复性的劳动，而且不能充分利用光盘、缩微等载体贮存信息方便和可以输入计算机进行快速处理实聊检索的优势，极大地限制了档案处理和有效利用。

2、档案开发利用受到限制

目前，多数高校档案利用方式基本上仍停留在传统的手工层面上，档案管理信息化、网络化程度不高，虽然档案馆已普遍配备了计算机，但使用范围仍局限于文件目录查询。在高校档案管理人员中，计算机操作能力相对较差，档案信息编研能力不强。因此，档案资源的服务功能没有得到有效的发挥，严重影响了高校档案的开发与利用。

3、档案管理的信息化水平低

首先，数据库建设落后。各档案馆建设缺乏整体性，数据库大多数自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多数处于低水平的建设，数据无规范化限制。其次，信息化建设标准化水平低。由于历史的原因，高校档案馆建设各走各的路。目前研制出的不少档案管理信息系统应用软件，功能单一、标准化水平低，数据不完整，共享性差。

二、加强和改进当前高校档案管理工作的措施

1、加强人力资源建设，提高档案工作人员素质

首先，要加强档案人员的职业道德教育。档案专业人员的职业道德是根据档案工作职业特点而提出的生活准则和行为规范。塑造良好的职业道德素质是当前高校档案工作的首要任务。高校档案管理人员每天面对的是众多档案文件，所做的工作具体而繁琐。档案工作的服务性和条件性，决定了档案专业人员必须具有较好的职业道德，要牢固树立为利用者提供优质服务的宗旨，从而提高服务质量。其次，不断加强业务培训。要按照"提高素质、精通业务、规范管理、优质服务"的要求，分阶段、分层次、有计划、有步骤地对档案管理人员进行业务培训，不断提高管理人员的整体素质。要组织基层档案管理人员到学校档案馆(室)或地方档案馆进行实习操作；让他们了解和掌握档案材料的鉴别、整理、分类、编号、裁剪、装订等全过程；要提高档案管理工作者现代化意识，更新观念，强化信息技术观念。作为档案管理人员应充分认识档案管理现代化的必要性，切实加强对现代化管理技术的学习和研究，了解和掌握最新的现代化管理手段，提高业务素质，使个人的知识结构及业务水平适应高校档案信息化建设和发展的需要。

2、建立健全档案管理制度，创新档案管理模式

首先，建立健全各项规章制度。学校要以国家颁布的《中华人民共和国档案法》和《中华民共和国档案法实施办法》为指导，根据《高等学校档案管理办法》的有关要求，并结合本校的实际情况，制定适合自身的档案管理办法和实施细则，这是做好学校档案工作的基础和保证，并根据形势发展的需要不断健全和完善。同时还应制定一套完整的档案工作规章制度和相应的配套考核制度，把档案工作任务分解落实到人。其次，创新档案管理模式。传统的档案管理模式已不再适应当前高校发展的需要，必须进行改革创新。如档案工作管理环节和一些具体操作手段的创新，包括立卷改革，工作手段的改进，缩短立卷归档周期，推行部门立卷等等。如采用条形码来代替档案号，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅、归还档案的速度。最大限度地发挥信息化管理优势，提高档案管理效率。

3、重视原始资料的收集整理，加大档案信息资源开发

首先，应做到档案接收齐全完整。实践证明档案利用是否满足各方面的需求，首要的问题是档案是否齐全完整，只有档案收集齐全，才能为广大利用者提供珍贵的档案材料。为此，应推行立卷部门领导和档案馆共同把负责的责任制，确保当年档案能收集齐全；在此基础上为了保证信息的完整性，高校应对馆藏中一些重要类别的档案进行评估，如科研、基建等档案；发现问题，采取各种措施进行补救。其次，加大档案信息资源开发力度。档案是最能生动形象地描述人类社会史实的信息载体，是人类社会精神财富积累的直接体现，具有很强的凭证性和法律效力。档案这种信息载体最能集中体现信息共享的价值。为此，档案业务人员对信息的概念要有深刻的理解，对信息化的意义要有充分的认识，对档案的信息化工作有一个正确的把握。档案的收集、整理和利用是档案工作的三个主要环节。收集是主导，管理是手段，利用是目的。我们不能满足于"坐堂会诊"，要主动出击。通过开发利用可发挥其巨大效用，如把经过开发加工的档案信息及时传递给学校领导及有关职能部门，为领导者的科学决策提供依据；把档案信息及时传递给教学科研人员可促进教学质量和科研水平的提高等。档案编研是实现档案管理可持续发展的最有效措施。用编写的参考资料和汇编的档案史料提供利用，既可减少档案原件的重复利用，又可为后代留下完备的文化财富。

4、加快信息化建设，提高档案管理的现代化水平

目前高校档案大部分呈现的传统的手工管理、内向管理、被动服务的模式，与信息时代的高等教育的发展不相适应，无法满足学校各方面工作的需要。特别是高校评估工作，要求快捷地、有效地、准确地检索、调取所需要的档案信息。因此，在档案工作中逐步推行信息化管理势在必行。特别是教务、人事、 实验、科研等部门。应积极建立比较完备的档案信息数据库。同时充分利用局域网环境，将档案信息与办公自动化融为一体，提高信息采集、传输和服务的效能，努力推动档案管理现代化。

5、树立优质服务意识，拓展档案服务职能

我们必须清楚高校档案管理的目的--为利用者提供服务，明确了高校档案管理工作的目的，就必须提高档案工作的利用服务水平。首先，必须摸清档案需求的动向，把握档案用户的需求。其次，要了解用户的心态及对档案利用效果和档案工作的评价，这样可以总结档案利用的特点和规律，从而提高档案的利用率。再次，要摆正档案管理工作人员与档案利用者的关系，明确档案馆员既是专业人员，又是服务人员，主动为档案利用者提供服务。最后，高校档案馆员可以采取走出去的方式，主动同档案使用部门联系，有目的地提供不同形式、不同内容的服务，并利用电话、传真、网络等现代化手段，向需要服务的人群、部门提供及时准确的档案信息。

三、结语

高校档案工作是管理高校档案和提供档案信息为学校发展服务的基础性工作之一，也是衡量学校教育质量及管理水平的一个重要标志。做好新形势下的高校档案工作，应以提高档案管理人员素质和制定档案管理制度、创新档案管理模式为根本，加强档案信息资源的开发和档案管理的现代化建设为手段，向需要服务的人群、部门提供及时准确的档案信息为目的，从而促进档案管理在知识经济时挥重要的作用。

参考文献：

[1]杨凯.新时期高校档案管理研究[J].科技信息,2008,(23).

[2]张建莉.新时期高校档案管理问题研究[J].兰台世界,2007,(12).

[3]栗旭.浅谈高校档案管理[J].云南档案,2008,(5).

[4]陈艳欢.高校档案管理可持续发展研究刍议[J].高教探索,2003,(4).

第9篇：高校学校档案管理办法范文

【关键词】 高校 会计档案 管理

引言

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算资料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。高校会计档案就是高校建设、教学、科研过程中经济事务的主要载体。本文就高校会计档案的管理工作谈几点粗浅认识。

1. 高校会计档案管理工作中存在的问题

1.1档案保管不规范

按《会计档案管理办法》规定，各单位每年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。但是，在实际工作中，许多高校的财务部门，不能按要求将会计档案及时移交档案管理部门，原因主要有两方面：一是财务部门人员不足，没有专人负责会计档案的整理、立卷、归档工作；二是财务部门为了自己使用方便，不愿意将会计凭证、工资册等会计档案资料移交档案室保管，以致超过了归档期仍迟迟不将这些资料归档。

1.2管理程序不合理

会计档案管理程序不合理，主要表现在整理立卷程序不合理、移交保管程序和销毁程序不符合规范等。整理立卷程序中没有按照统一分类标准、统一管理要求、统一档案形成的“三统一”的办法执行。移交程序不规范主要是档案交接前没有充分的准备工作；移交点收不规范；没有专人监督，或监督人员身份不称职，无法履行监督人的职责；交接后的事项办理不完整等，这些都是档案交接程序不符合规范的表现。销毁程序不规范主要存在未按照程序审批；档案管理部门和财务部门未共同派人员监销。销毁不符合保密要求，直接以废品变卖形式代替。

1.3档案资料不齐全

会计档案包括会计凭证类、会计帐薄类、财务报告类和其他类。许多高校在收集会计资料时，往往将财务报表类中的上级有关文件、财务制度财务活动分析等仍然没有归档，特别是电算化会计下的财务核算系统软件、数据结构等磁介质重要资料，没有按会计档案的要求归档保存。高校普及会计电算化已有十年的历史，对实施会计电算化后产生的大量以电子文档、程序文件、备份文件等新的会计档案信息载体，目前还没有制定相应的管理办法，未将其纳入会计档案的管理范畴。不少学校只存放纸介质会计档案，对会计电算化后的电子文件、程序文件、数据等没有及时备份、拷贝和归档。由此导致了电算会计档案归档资料不完整，并在很大程度上影响了企业对会计档案的正常使用，例如，进行软件的变更或升级时，如不能及时将备份数据归档和保留形成会计文件数据的背景信息，将导致旧系统中形成文件在新系统中不能读取。

1.4管理制度不完善

除《会计法》、《会计档案管理办法》、《会计基础工作规范》外，高校自身缺少具体的会计档案管理细则。这使得高校会计档案工作在本行业上缺少针对性。同样，不同高校内部也存在着千差万别。尤其，在涉及校园一卡通、国库集中支付、预算外资金收支管理、预算决算分析、纳税申报、文书合同等会计档案管理时缺少统一规范的措施，无据可依，无章可循。

2. 提升高校会计档案管理工作的有效策略

2.1明确会计档案归档范围

对会计文件资料内容进行分析，属于归档范围的会计资料，要收集、整理、立卷归档。要明确不仅一级核算单位的会计资料属于会计档案归档范围，二级核算单位的会计资料、设备管理部门和房产管理部门建立的固定资产卡片，也属于会计档案归档范围，应收集、整理、立卷，并按规定移交档案管理部门归档保管。实行会计电算化的高校，从会计档案管理安全、完整、方便利用的原则出发，不仅要将打印纸质的会计凭证会计账簿、财务报告等立卷归案，也应将电算会计产生的会计信息电子数据、程序文件等列入归档的范围，定期进行备份，用光盘存储保管，与纸质的会计档案资料一并归档。

2.2严格执行管理程序

按照财务会计档案管理的时间、内容、程序要求来推进工作的顺利进展。在整理立卷程序中按照统一分类标准、统一管理要求、统一档案形成的“三统一”的办法执行。移交程序中按照移交前、移交时、移交后的要求规范执行；档案交接前做好充分的准备工作；移交时认真点收；专人监督，监督人员身份符合要求；完整办理交接后的事项等。销毁程序按照程序审批执行；造册登记；未了事项另行立卷；档案管理部门和财务部门共同派人员监销；销毁彻底，防止泄密等。

2.3完善档案管理制度

建立健全高校会计档案管理的规章制度。同时，将校园一卡通、国库集中支付、预算外资金收支管理、预算决算分析、纳税申报、文书合同等方面的会计档案管理纳入学校档案工作的总体。要使高校会计档案规范化，必须制定高校会计档案工作管理目标，明确责任，并建立健全一套档案管理制度，如《立卷归档制度》、《高校会计档案保管制度》、《高校会计档案保密制度》、《高校会计档案移交与销毁制度》、《高校会计档案查阅制度》等，规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序、使会计档案管理工作有章可循。

参考文献：

[1] 金桂英.浅谈当前财务档案管理凸现的问题及对策.经济技术协作信息[J].2008.20.