高校人事档案管理办法精选(九篇)

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第1篇：高校人事档案管理办法范文

关键词：高校档案；人事档案；统一管理；分析与对策

长期以来，很多高校的人事档案都单独存在于组织人事部门，游离于高校综合档案管理的门槛之外。2008 年 9 月，教育部和国家档案局联合签署并实施的《高等学校档案管理办法》（下称《办法》，即第 27 号令），明确把学生档案纳入高校档案统一管理。由此引发的对于高校人事档案的管理归属问题也一直被讨论，支持和反对意见并存。由此，也逐渐形成了中国高校人事档案的管理模式。

1 当前中国高校人事档案管理的基本模式

1.1 综合档案馆模式。就是将高校的人事档案统一纳入综合档案馆中进行统一管理，工作人员隶属于档案馆就职人员，所有的工作业务构成了高校档案馆业务的组成部分。高校档案馆的模式有利于现代人事档案管理工作朝着专业化、标准化方向建设，有利于提升高校人事档案材料的使用效率与服务职能，有利于学校各级领导重视与促进高校人事档案管理工作的整体性发展。采用这种模式的这类高校有清华大学、北京师范大学、四川大学、中山大学、武汉大学、华中师范大学等院校。

1.2 组织人事模式。其中一种是人事模式，也就是院校人事部门机构下面设置了专门的科室来负责高校人事档案管理工作，工作人员隶属于人事部门，而人事档案管理业务属于高校人事部门的业务；另一种是组织人事模式，也就是高校组织与人事部门下面专门设立的科室来负责管理高校教职员工的人事档案，工作人员分属于不同的部门，不同的人事档案管理业务也分属于不同部门。这种组织人事模式有利于院校组织人事部门对人事档案材料的运用便捷，但是人事档案管理业务只是自己部门工作的一部分，对档案材料管理投入力度较少，专业化建设程度相对落后，整理工作不科学规范，人事档案材料分散于高校人事与组织两个部门机构，材料难以得到统一管理。采用这种类型的高校包括北京大学、浙江大学、上海交通大学、山东大学、华南理工大学等。

但是，人事档案纳入高校档案综合管理的院校所占比例相对较少，而且形成目前的管理格局是有其内在成因的。

2 人事档案不纳入高校档案馆（室）管理的原因分析

2.1 人事档案和高校档案的归档方式存在较大的差异性。高校档案在整理方法、保管期限历经多次改革，件与卷结合的归档方式更是简化了档案的整理环节，使得整理更具人性化。但是人事档案因其自身特殊性，要求其管理方式相对保守。根据《干部档案管理工作暂行规定》，人事档案的载体都是 16 开纸，在 2009 年增加了 A4 型纸的选择。为了档案的整齐，但凡新补充的非 16 开归档纸质材料只能被迫进行裁剪或托裱，再装入案卷。但是高校其他档案的载体是A4 型纸，使用载体上的不一致也就使高校档案馆（室）主观上不愿接收此类的档案，同样限制着两者的统一管理。

2.2 人事部门对于人事档案的使用存在依赖性。人事部门所产生的关于人事、师资、劳资、岗位设置等大量的档案材料均需入个人档案，这些材料在部门内部归档较为方便。特别是在人事档案的利用方面，也是人事部门利用较多，存放在人事部门更便于利用，如办理人员退休、调出调入手续、人员信息核对等，均需查阅人事档案实体。另外，对于人事部门的人员信息维护，也可以随时进行利用。特别是各级各类人事统计报表，所须填报的数据主要源于人事信息系统，但每年数据填报会因其统计类别不同存在差异，特别是系统没有的信息，只能从档案实体中进行查询。如果档案单独存放在档案馆室特别是和人事部门不在同一楼内，查档人员动辄需要到档案馆内查档，不便于档案的提供利用。

2.3 人事档案和高校档案的评级标准与监管部门各异。高校档案的评级标准一般分达标升级及其复查和日常检查三种，对达标升级及其三年一个周期的复评因评级不同其标准也不一样，人事档案也有自身一套评级的体系及标准。相对而言，评级的监督力度较小，很多高校人事档案是没有参加评级的，也没有形成检查监督机制。人事和高校档案工作的主管机构不同，高校档案评级是相应的各级档案行政管理机构，人事档案评级是相应的各级党委组织部门负责。两者统一管理会面临着不同的领导和评级机构、不同的评级及复查标准等问题。

3 人事档案纳入高校综合档案管理的可行性分析

虽然人事档案纳入综合档案管理有着种种困难，但是将其纳入高校综合档案管理仍是高校综合档案管理发展的一种必然趋势。随着并入条件的不断成熟，特别是清华大学、北京师范大学等一些院校已经走到了统一管理的前列，对其他高校并入也是一种积极的示范作用，两者统一管理的很多积极作用将越来越明显。

3.1 高校资源有效整合的基本要求。人事档案单独管理不能有效整合高校档案资源，人事档案纳入档案统一管理后，可将高校的所有档案统一进行管理。一是精简合并机构意味着高效，各类档案的统一管理使部门分工更清晰、问责更容易，更便于服务基层；二是便于统筹安排档案办公及库房用地；三是可以积极保障档案保管条件；四是更利于档案资源整合，更全面地对高校档案工作进行规划和协调。

3.2 相关政策和理论的有力支持。《高等学校档案工作规范》（下称 《规范》）中采用了“高等学校档案”这一综合概念，以高等学校全部档案为对象，按照高校档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别[1]。《规范》规定高等学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。再者，《办法》将学生档案纳入归档范围，而且单独设类，彰显了以人为本和重视民生档案的理念，强调了高校档案资源建设的“大档案”理念[2]。按照《办法》中强调的高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。至此，给人事档案纳入高校综合档案统一管理有了充分的理由，档案的大融合是必然趋势。

3.3 高校档案事业发展的必然趋势。将高校各类档案整合到一起，不仅可以将档案工作做强做大，更有利于档案工作的开展。各类档案大综合后，档案形式的多样性、档案内容和数量的增加、档案业务范围的扩大、档案人员的增加等，也是提升档案工作的一种机遇，更利于档案工作服务学校发展，也更利于高校档案事业的发展。

4 人事档案纳入高校综合档案统一管理的对策

4.1档案资源及体制的整合是档案统一的基础。档案资源的有效整合，使得各项资源更加有效利用。人员、库房、办公室用地及相应的室内设备都可以统筹安排，更加合理地利用各项资源。再者，高校档案馆室可以更好地处理近期发展目标和长远发展规划的关系、规章制度的构建及完善、档案信息化建设与学校其他工作同步发展的关系、内部管理机制的发展与各有关部门的协调关系。

4.2 信息系统间的可兼容性是档案统一的路径。高校综合档案历经了多年信息化建设后，形成了较为丰富的信息资源，而人事档案信息化进程相对落后，需要利用现代化的手段使两者有机结合起来。软件开发部门可以根据用户需求，将两个系统进行兼容，使档案信息系统功能更加强大。另外，还有高校将人事档案系统嵌入自主研发的系统中，形成系统的大档案管理系统。在较为成熟的技术保障下，合并后的档案管理系统必然形成可持续发展的良性循环，更加有利于提高人事档案的信息化水平和人才信息利用。

第2篇：高校人事档案管理办法范文

一、高校人事档案收集工作中存在的问题

1、观念上，人事档案在人们心目中一直较为神秘。

档案资料重历史、重政审，轻显示、轻成绩。由于历史原因和习惯势力的影响，档案材料中的个人经历、资历的记载，偏重于政治，且历史结论多，内容多是套话、官话，言之无物，大同小异；而对个人能力及业绩的现实材料却不能及时收集归档。从整体而言，不能全面客观地反映高校干部及教师队伍的最新素质，所以，可利用的价值不大。

2、管理方式上，高校人事档案的管理一直沿袭了传统的管理办法。

由于各项制度不健全，档案人员大多是兼职管理，对档案材料收集重视不够，产生了有失真材料的出现。同时过去高校人事档案管理长期处于一种封闭状态，未能建立健全人事档案收集审核归档制度，加之人员队伍不稳定，只是人事档案长时间没有收集整理也无人问津。在材料方面，有的认识部门也没有审查、核实、严格把关，对送来的材料塞入档案袋了事，使部分材料出现了失实甚至虚假的内容，给今后的工作带来很多的麻烦。不仅破坏了人事档案的有机整体，也大大降低了他的使用价值。

3、档案意识淡漠

由于历史的原因，教职工中普遍存在档案意识淡漠，对档案工作的重要意义和作用认识不足，不知道人事档案的归档范围和归档要求，不懂得人事档案是组织了解和选拔任用自己的重要来源。随着高校不断发展对教职工学历学位要求不断提高，教师外出进修、培训、攻读学位、出国留学的机会不断增多，在此过程中，有的教师不知道要把形成的诸如入学、结业、毕业生登记表等人事档案的材料应及时地交到人事档案管理部门存档，长时间存放在个人身边，久而久之，造成人事档案材料遗失或破损现象，影响了档案的准确性和完整性。

4、材料缺漏严重

随着近几年人事制度的改革和高校的快速发展，对人才的关注成为高校求生存求发展的重心。于是纷纷吸纳了许多高学历、高职称的人才，但在日常管理中发现，引进的这些人当中大部分档案材料缺漏，不是缺入党（团）材料，就是差年度考核表、学历学位材料、专业职务申报表、工资变动表等。究其原因，就是由于近几年机构编制和用人制度的改革，各单位管理档案的人员变动频繁，走的人没来得及跟新来的人交接工作，新来的人还没来得及学习档案业务，造成对档案业务知之不多甚至全然不知，不知道向管档部门或向哪个管档部门报送哪些材料，致使人事档案中材料短缺严重。有的档案材料形成单位诸如职称审批机关、奖励审批机关，不知道将材料移送管档部门，认为应由本单位保管；还有的单位甚至对收集的材料不及时整理，材料多年未归档，致使档案材料形成不及时，内容空泛等是形成档案资料缺漏的重要原因。加上由于人事档案的管理一直是以被动的方式进行收集，即档案管理人员坐等相关职能部门将人事档案送到档案室，由于归档制度的不健全，执行不严格，也是造成档案材料收集不完整原因之一。

5、管理人员业务不熟

由于组织人事干部平时工作繁忙少有时间参加专业知识的学习，造成管理人员业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务缺乏了解，造成一些人事档案材料填写不够规范，存在着不该进而进档、该进而不进档，用纸规格和书写工具也不够规范，装订顺序比较混乱，加之人事档案材料收集制度不够健全，致使一些别有用心的人为了达到某种目的，进行改档或伪造人事档案等，严重影响了档案的真实性，给人才的评价与任用带来诸多困难，使档案失去反映客观情况的价值。

二、加强高校人事档案收集工作的对策

1、加大宣传力度，增强教职工的档案意识

人事档案工作是组织人事部门的一项基础性工作，同时也是一项与全体教职工切身利益息息相关的工作。把人事档案管好，用好是一项非常重要的工作。加大档案宣传力度，增强教职工的档案意识，是做好高校档案工作的前提和保障。针对目前教职工档案意识淡漠的现状，我们必须进一步加大档案宣传力度，可采取一些喜闻乐见的方式进行宣传，主动把与教职工切身利益相关的档案知识送到他们手中，使他们在无形中接受档案，知道档案在日常的工作、生活中的重要作用，了解档案的重要价值，提高大家的档案意识和做好高校人事档案工作的自觉性，同时也可以在校内各级部门建立兼职档案员制度，并派专人作为兼职档案员，保持人员的稳定。人事档案部门定期对他们进行有关档案知识的培训，责成他们负责本部门人事档案工作的宣传，把档案工作与教职工个人前途发展紧密联系在一起，以唤起教职工们对档案工作的意识，让档案工作为高校教育事业发展发挥积极作用。

2、加强档案材料收集力度，保证档案的完整性

收集人事档案材料是人事档案工作的基础。随着政治经济体制改革的不断深入以及高校人事制度的改革，对教职工的考察、考核、学历、学位、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来新的更高的要求。比如人才流动，档案未随着人员流动转移等，也给收集材料增大了难度。因此，建议档案管理人员在收集档案材料时：一方面应做到内部收集与外部收集相结合，在收到从外单位调入的人员档案时，要认真清理、核实，发现有缺漏材料，要做到口勤、脚勤，千方百计与外单位联系，及时追补和不断补充新的资料。另一方面，档案收集工作应变被动为主动。被动收集往往造成一些档案材料的收集不全，档案管理人员只有主动出击，把收集工作做得更细、更好，做到主动与校内各部门联系，收集各种相关材料，形成人事档案材料收集网，保证归档材料齐全完整。

3、加强人事档案管理人员队伍建设，提高档案管理人员自身素质

为保证人事档案工作能够适应高校的快速发展，就需要建立一支具有高素质的档案管理队伍。首先，要让档案管理人员具有专业知识。在短时间内要提高高校档案管理人员的素质，从各种渠道引进具有档案管理经验的人才从事高校档案管理，有着一定保证作用和积极意义。其次，要加强对现有档案管理人员继续学习的工作。除了要做好日常管理工作，还要加强计算机知识及人事档案管理系统软件知识的学习与掌握。随着人事档案管理的信息化建设的发展，档案管理人员还要加强专业素养，这样才能够使档案管理人员成为既懂专业知识，又可以适应信息化要求的合格档案管理人才，也才能够为高校的档案管理与服务水平的提高提供保证。面对二十一世纪的档案工作，为适应岗位发展的需要，必须拓宽知识面，学习技术，学习相关领域的知识，开阔视野，增长技能，以提高工作能力。在档案员业务培训方面要继续开展岗位培训工作：按照先培训后上岗，先培训后转岗的原则，把培训的着力点放在提高档案人员工作能力和工作技能上；要把岗位培训工作纳入科学化、制度化和规范化发展的轨道。要积极开展档案人员继续教育，继续教育是对在职专业技术人员的知识、技能进行补充、增新、拓宽和提高，是高层次的追加教育，对提高专业技术人员的创新能力和专业技术水平有着重要意义。在加强档案员的政治思想教育和职业道德教育的方面，要求档案员必须真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”；选配工作有责任心、事业心强的人员来充实学校档案工作岗位；增加智力投资，定期开展培训，加强档案工作人员自身业务建设。一方面学习档案专业知识理论，另一方面学习现代化管理知识和先进技术设备的操作技能，更新知识，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，使档案工作人员能一心扑在档案工作岗位上，扎扎实实地做好档案工作，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。

4、加大投入，建立档案信息化建设的支撑体系。

针对高校档案管理技术相对落后的实际,有计划、有步骤地加大投入，完善基础设施，以加强档案管理的技术装备。由于高校档案管理的核心问题是信息资源库的建设，首先，信息化建设要建立高校人事档案信息通用数据库，实现人事档案数字化，把人事档案原始材料通过电子设备转换成数字模式存储到磁盘等存储设备上，通过相应管理软件或网络对其进行管理、使用，提高档案管理效率，实现人事档案信息价值，为高校决策层提供有力的信息支持。其次，要建立并完善高校人事档案数据库管理系统。高效地利用人事档案信息通用数据库中的信息资源才能将人事档案的日常管理通过计算机实现信息化管理。三是建设高校人事档案信息网站，建立起以人事档案信息通用数据库为核心，以人事档案数据库管理系统为服务手段的高校人事档案信息网站，通过网站将档案信息服务直接面向用户，形成用户与人事档案信息管理者之间良好的互动。

第3篇：高校人事档案管理办法范文

【关键词】医院；编外人员；人事档案；管理

近年来，由于广大人民群众对健康需求不断增加，特别是在我国普遍实施新型农村合作医疗保险和城镇居民医疗保险制度以来，医院新业务、新技术不断拓展，现有的人员编制严重制约着医院的长足发展，随着广大人民群众对医疗服务需求的急剧增大，从而推动了医院编外队伍的发展。

按照医护人员和床位数比例1.5：1 要求，我院有800 张病床，就应该有1200 的人员编制，但是我院仅有600 个人员编制，为解决临床医护人员不足的问题，我院聘用了600 余名事业编制以外的人员（简称“编外人员”），他们都工作在临床一线，并逐渐成为医院发展不可或缺的部分。随着编外人员数量的逐年递增，在管理上不断显示出不容忽视的弊端和矛盾。我院多次召开会议讨论如何规范化、科学化管理编外人员，并对如何管理编外人员人事档案进行了思考。

一、医院编外人员人事档案管理现状

（一）编外人员数逐年增长。我院床位数从2008 年的250张增至2014 年的800 张，编外人员从2008 年的100 余名增至现在的600 余人。一是我市城镇人口增长较快，据统计，2008年至2014 年我市人口增长快速，常住人口年均递增率为1.28%，2014 年底近530 万。我市2010 年全部覆盖实施新型农村合作医疗保险制度和城镇居民保险制度，促使广大人民群众的就医需求也不断增长。二是现医院施行的编制数是依据1978 年原卫生部关于《综合医院组织编制原则（ 试行草案）》执行的，现有的医疗水平和广大人民群众的就医需要已超过1978 年的数十倍，原有的人员编制数已经远远不能满足医院诊疗服务工作需求。三是编外人员管理机制灵活，人力成本较低，也是医院愿意聘用编外人员的重要因素。

（二）编外人员人档分离现象普遍存在。由于编外人员长期以来被界定为临时工或者是合同制职工，流动性大，随时有辞职易岗可能，其档案不被重视，认为有则归档，没有也不要紧，甚至有的医院至今没有建立编外人员人事档案。多种原因导致编外人员人事档案收集不齐，建档困难，毫无查询利用价值。至2014 年12 月底，我院每年都招聘编外人员数十人，有的参加事业单位补员或公务员考试考入其他单位工作，我院2008 年至2014 年平均每年辞职的编外人员达20 人次，而其业务档案依然在我院保存。在编外人员的流动过程中，人档分离现象的普遍存在。比如有不少医院的业务骨干，由于领导不同意其辞职，不能办理档案转移工作，有的编外人员因各种原因转到其他医疗机构工作但没有转档案的意识，导致档案存放在原单位。

部分高校存在责任心欠缺，档案管理意识缺乏，在毕业生档案转递时，随意将毕业生档案派送到学生原来的户籍所在地；有的高校则将毕业生档案交由学生自己携带、转递，造成学生档案滞留个人手中，影响了人事档案的真实性。例如，曾有高校生录用到我院工作，在接收其档案时，才发现该生已自行保管个人档案数年，且档案密封条已经拆除，严重影响到我院对其档案的科学利用。

二、编外人员人事档案管理的措施

（一）规范转档制度，加强材料补充。高校生在毕业时，其档案应由学校安排专人按照相关要求进行转移，且要在规定时间内，严格按照用人单位填写的档案转递地址进行转档；当聘用到医院工作时，医院的人事部门应及时调档，查看其档案信息，如发现档案资料收集不全，归档有误时，应及时催促各院校或者原工作单位进行收集补充。

（二）配备专职负责的编外人事档案管理人员，逐步实现信息化管理。医院在配备编外人事档案员时，应要求管理人员加强学习计算机应用、图片处理等现代管理技术和管理知识，实现编外人员信息化管理。同时，挑选的档案管理人员要有较强的工作责任心，并将编外人员人事档案管理工作纳入其年终考核中，严格执行奖惩制度，并与绩效分配、职务晋升等方面挂钩，从而实现编外人员人事档案管理的规范化、科学化管理。

（三）改变现有人事档案管理模式。目前，编外人员的学历档案由各地州人才交流服务中心统一保管，而在医院工作中产生的业务档案则由医院收集保管。应将编外人员的人事档案和业务档案统一存放在用人医院保管，这样不但可以保证其人事档案的完整性和安全性，还可以方便用人医院查询利用。

随着编外人员队伍日益壮大，所承担的工作任务也越来越重要，其人事档案的管理和查询利用，直接影响到医院医疗服务质量和医院竞争实力的提高，因此有效提高编外人员人事档案管理办法和措施，可为医院人力资源建设提供可靠的保障，从而推动医院的可持续发展。

参考文献：

[1] 高艳艳. 浅析医院人事档案的管理[J]. 中医药管理杂志，2007（09）.

[2] 杨其美. 医院编外人员人事档案管理. 浙江档案，2012（04）：28.

第4篇：高校人事档案管理办法范文

关键词：高校;人事档案;归属管理

目前高校人事类档案归属现状学校档案部门不但是档案工作的职能管理部门，同时还要负责全校档案的集中统一保管和开发利用。目前，各高等学校档案的集中统一管理还没有一个统一的标准，2008年9月1日开始施行的《高等学校档案管理办法》只是明确了高等学校应当成立高校档案机构，符合设立档案馆条件的要设立档案馆，否则设立综合档案室。《办法》并没有提及人事档案（教职工档案、学生个人档案）是否应该划归为学校档案馆管理，这就不可避免地出现了目前各高校档案管理在集中统一管理的前提下所表现出的五花八门，尤其是针对人事类档案的归属问题一直是争论不休的话题，大家各抒己见，意见不一，以至于出现了以下几种归属关系：

除教职工档案、学生个人档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如北京大学、南京大学、内蒙古大学、上海交通大学、吉林大学等；除学生个人档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如山西财经大学;除教职工档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如内蒙古大学；含教职工档案、学生个人档案在内的所有档案都集中统一保管在档案馆，如清华大学、武汉大学、重庆大学、西南交通大学等等。

人事类档案划归档案馆管理的前提

笔者认为，在符合成立档案馆的条件下，高校决定成立档案馆之前就应该统筹兼顾，长远规划，考虑人事类档案是否要归档案馆统一管理，如果要划归档案馆管理，就必须从档案库房、档案办公用房、档案馆人员编制、档案馆工作人员的分工及岗位职责等方面全方位进行调整。而且划归工作必须做好做细，要让原先人事类档案管理部门心悦诚服，积极配合人事类档案工作安全、顺利、及时地移交给档案馆；同时档案管理部门也要紧跟形势，改变工作思路，积极迎接挑战，尽快适应学校对档案工作的新要求。已经成立了档案馆，但人事类档案还未归属档案馆管理的高校，一定要审时度势，搞好调研，充分做好前期准备工作，不能急于求成，尽量避免各种矛盾的产生，维护好学校各项工作的顺利开展。在做出人事类档案归档案馆管理的决定之前，应该从以下方面进行调研：

（1）划归的必要性 21世纪是一个高度信息化的社会，信息技术日新月异，各行各业都与信息技术息息相关，高等教育也不例外。随着高等教育改革的不断深入，高校也已把发展信息技术、实现电子校务作为面向现代化教育发展的重要战略，各高校的信息化建设正在全面展开。随着学校信息化建设的不断开展，档案馆高校信息化建设也越来越引起人们的重视。只有新型的档案管理模式才能适应整个学校的改革发展，这就需要我们不断从发展和需求中寻找创新源泉，使高校档案工作不断从获取新的发展动力，创造新的业绩。高等学校信息资源相当丰富，如果将人事档案纳入高校档案综合管理机制，对提高人事档案的现代化管理水平和人才信息的利用率将有极大的必要性和可行性。档案馆把各门类档案集中统一管理，在人、财、物等方面学校可以通盘考虑，统筹安排，合理使用。这样能够避免投资力量分散、信息不畅、低水平重复建设的局面，有利于节约经费、人员及库房和设备，学校可以集中人力、财力、务力来面对信息技术的挑战，加速档案管理工作的现代化、标准化、科学化，真正实现高校档案馆网络化，大力进行网络资源建设，全面实现档案资源共享，为学校及社会提供丰富的档案信息资源和高效、快速、准确的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化，最大限度地满足学校和社会的需求。

（2）划归条件是否成熟 人常说：万事俱备，只欠东风。如果合并的条件都具备好了，合并也好是时间的问题。首先面临的大问题就是是否有足够的档案库房和办公用房，这是制约学校档案集中统一管理的重要因素。如果档案库房和办公用房分散，人员东一块，西一块，怎么能称其为真正意义上的集中统一管理呢？所以具备一个真正意义上的档案馆是档案集中统一管理的首要条件。

其次，是否协调好与分管人事类档案部门的关系。以内蒙古师范大学为例，学校教职工档案归人事处管理，人事处管理肯定有其管理的说法：人事处主要是做人事工作，如教职工的调动、调资、升职、聘任、退休等随时变动、人事处使用档案频率较高，如果归人事处管理，自己用起来方便。学校学生个人档案归学生处管理，学生处管理的好处是：由于学生处对评优、评奖学金等有决定权，学生处的发号施令各学院都不能执行，所以学生个人档案收集起来相对容易得多。所以，在决定人事类档案归档案馆管理之前，必须协调好各部门之前的关系，做到关系协调，移交到位，配合融洽，互相支持，共同为学校的改革发展发挥力量。

再次，档案馆要做好充分的前期准备工作，包括档案馆的近期发展目标和长远发展规划、档案信息化的投入、档案库房的分配、人力资源的搭配、规章制度的建立、内部管理体制的运行、与各有关部门的协调工作等。

最后，要充分做好合并后管理人事档案工作者的思想工作。档案馆长期以来一直是清水衙门，无权无势，很少有人问津，甚至于有人还不知道有这个部门，在学校的工作中也是用着时重要，不用时想不起，处于无足轻重的地位。因此，在人们的思维中总是有这样一个定式：高学历、有本事、有才能的人是一定不会去档案馆的，即使去了别人也会说那么高的学历、那么年轻，怎么会去档案馆呢？实在是可惜了！由此，可以看出档案馆在学校的地位、在人们心目中的地位。难怪人事类档案管理者对这些档案归属档案馆，或多或少有些想法和抵触。对此，学校必须做好合并人员的思想工作，妥善安排好他们的工作，使他们尽快从脱离原单位的失落感中解脱出来，尽可能避免消极因素的产生，保证合并人员很快调整好心态，尽快适应新的工作环境，全身心投入到档案工作中去。

做好人事类档案归入档案馆管理的几点想法

（1）必须根据学校情况，从科学发展的角度，认真分析研究，提出可行性报告，经过集体研究讨论，达成共识后方可施行。

第5篇：高校人事档案管理办法范文

关键词:“学生类”档案;高校;数字化

随着教育部和国家档案局联合颁发的《高等学校档案管理办法》正式施行,学生档案被纳入到高校档案归档范围,把学生档案与其他门类的档案并列成为高校档案的组成部分,形成高校档案第十一大类――“学生类”档案。高校“学生类”档案能够真实反映和记录每个学生在校期间的活动情况,有利于保证人事档案齐全完整,并可在一定程度上防止人事档案的弄虚作假行为。同时,“学生类”档案的归档也能更好地满足学生在上学、就业和出国等活动时的查档需求。应该说,在高校档案中增设“学生类”档案,是高校档案管理实践中的一个积极探索,对今后高校档案工作的发展具有重要意义。

在高校档案管理正朝数字化方向迈进的大趋势下,开发数字化“学生类”档案信息管理系统成为当前高校档案工作者的工作重点之一。通过建立“学生类”档案数字化管理系统,能够快速、高效地进行学生信息的查询、检索、统计、分析等管理功能。然而,在现今条件下实现高校“学生类”档案的数字化管理,还存在不少难点。

一、 高校“学生类”档案数字化的难点

(一)管理部门不统一,从业人员整体素质不高

目前,全国各高校对学生档案的管理所采取的管理方法和方式存在明显差异,档案管理比较混乱。就管理部门而言,有的高校是由各院(系)负责管理;有的高校是由专门档案机构负责管理;有的高校将研究生档案和本科生档案区别对待,研究生档案由研究生院负责管理,本科生档案由学生处负责管理。我校则是由学生处同时负责管理研究生和本科生的档案。而学生档案的形成过程中,从新生入学到毕业,各种档案材料前后经手的部门比较多,相关的管理人员大多不是档案管理专业人员,所以很容易出现学生档案收集不齐全或整理不规范的现象。

在高校“学生类”档案数字化的发展过程中,人无疑是最关键的因素,各种软、硬件技术及相关措施都必须通过档案管理人员才能发挥效用。这对档案管理人员的综合素质提出了更高要求,管理人员不仅需要精通传统档案管理业务,还必须熟练掌握计算机网络技术、常用办公软件及专业档案管理软件等。然而,由于高校档案管理机构普遍存在人员变动频繁、专职人员偏少、人员不够等情况,加之从业人员大多知识面较窄,计算机和网络方面的知识还达不到档案数字化管理的技术要求,这些都给高校“学生类”档案的数字化进程增添了不少难度。

(二)档案资料不规范齐全,归档范围不统一

《高等学校档案管理办法》明确规定,对学生、学校和社会有保存价值的学生档案,包括学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等,都应纳入归档范围。然而目前全国高校大多只归档保存了学生在高校学习阶段的学籍档案,主要包括招生名录、新生入学登记表、学籍成绩卡、毕业生登记表、学位名册、毕业生名册和奖学金等奖惩材料。学生的高中档案、入学体检表等资料随着学生毕业被一并带走,高校档案管理部门并无备份。不仅如此,在实际工作过程中,由于学生档案材料归档范围没有统一的标准,经常发现部分毕业生的档案材料不够齐全,而高校档案管理部门由于缺少必要的档案资料支持,无法补档,这在一定程度上都损害了学生的切身利益。

(三)档案资料内容缺乏有效监督

《高等学校档案管理办法》明确指出,学生的高中档案也应纳入高校“学生类”档案的归档范畴。然而,由于客观条件限制,高校档案管理部门无法对这些材料的真实性做出正确判断。即便是学生在高校就读期间所形成的部分档案材料,同样很难对其进行有效监督。以学生入学登记表为例,其基本内容都是由学生自行填写。由于对自己档案的重要性认识不足,没有形成良好的档案意识,一些学生在填该表时态度不认真,填写不仔细,造成归档材料质量不符合归档要求,从而影响了学生档案的规范化管理。更严重的是,某些学生为了实现某些个人利益,不惜在填写个人档案材料时弄虚作假,这样会导致档案信息与学生真实身份和情况不符。由于学生档案是用人单位了解和使用人才的重要依据,这些学生的舞弊行为可能反过来会给自己以后的就业乃至生活带来不少麻烦。应该说,这种行为是对高校学生档案归档工作真实性和严肃性的严重挑战。

(四)缺乏必要的经费支持

和高校在别的领域的资金投入相比,高校在档案管理方面的投入很难在短时间内产生明显的经济效益。加之高校档案管理部门对档案工作重要性和档案数字化建设紧迫性的宣传力度不够,不少高校领导对“学生类”档案数字化管理的了解不够深入,对高校档案工作缺乏足够的重视。而且现今高校的财务状况普遍比较吃紧,领导的不重视极易造成高校在“学生类”档案数字化建设方面的经费投入不足。这必将大大延缓高校学生档案管理朝数字化、网络化方向发展的进程。

二、 高校“学生类”档案数字化的应对之策

在计算机、互联网技术迅猛发展且广泛应用的时代背景下,数字化是高校“学生类”档案管理工作发展的必由之路。面对高校“学生类”档案数字化进程中存在的前述种种难点,高校及其档案管理部门要积极应对,对症下药。

(一)加大高校“学生类”档案数字化工作的宣传力度

高校档案管理部门可采用网络(学校主页、学生论坛等)、海报、讲座等多种方式大力宣传高校“学生类”档案数字化的必要性和紧迫性。这种宣传具有多种意义。首先,宣传可使高校领导深入了解学生档案数字化管理的重要性,切实提高对档案工作的重视程度,增加对档案工作的资金投入。其次,宣传有助于提高广大学生对学生档案管理工作的了解,使他们意识到学生档案管理工作关于他们每个人的切身利益,在填写有关档案材料时容不得丝毫马虎。再次,宣传有助于进一步提高高校教师,尤其是档案管理从业人员对学生档案数字化管理紧迫性的认识,使他们以更加积极的态度努力地投入到高校“学生类”档案数字化的建设工作中来。

(二)统一管理部门,规范“学生类”档案管理

为确保“学生类”档案信息的完整准确,真正实现“学生类”档案的数字化管理,高校应首先从组织上和制度上对“学生类”档案的管理工作加以明确。组织上,高校应将所有的学生档案交由档案管理部门负责管理。高校档案管理部门应成立专门的“学生类”档案工作小组,设专人专门负责“学生类”档案的管理工作。制度上,高校档案管理部门应制定科学的“学生类”档案数字化管理制度,并严格用这项制度来约束相关人员的工作行为。

其次,对于“学生类”档案的数字化管理,可尝试采取以下方式进行。高校招生办在新生入学时,应在高校档案管理部门的指导下,将学生高考招生录取信息输入“学生类”档案管理系统中,这部分信息作为“学生类”档案数据库的基础信息。学生在高校就读期间,高校档案管理部门负责指导各学院(系)兼职档案员,要求他们定期将学生的在校信息录入“学生类”档案数据库。学生处及各院(系)的负责人负责督促和检查各学院(系)在校学生的档案信息录入状况,从而保证学生档案数据库信息的完整性和真实性。高校档案管理部门则按年度审核该数据库,以保证档案信息的完整、准确。学生毕业时,由高校档案管理部门按照有关高校电子档案归档办法将“学生类”进行归档保管。高校档案管理部门在转递毕业生纸质档案时,也应将毕业生的数字化档案与下一个档案管理部门分享。

(三)加强对档案管理人员的专业技术培训

针对档案管理人员在数字化和信息化领域整体素质不高的状况,应该有针对性地加强相关领域的技能培训,切实提高从业人员在学生档案数字化方面的业务能力。一方面,应针对档案数字化对计算机知识和外语水平要求较高的特点,组织一些专门针对计算机基础知识和常用外语词汇的培训,使从业人员具有较深的专业外语功底,同时熟悉常用计算机操作和数据录入,精通档案信息的网络搜索。另一方面,由于档案数字化工作中需要经常用到各种专业档案管理软件和excel、word等office办公软件,应专门组织一些针对这些常用软件的培训。培训结束后,要严格考核时度,确保培训达到预期效果。

综上,数字化和信息化是档案工作发展史上的一次革命,我们要抓住计算机科技和互联网技术飞速发展的难得历史机遇,充分依靠和利用现有的各种先进科技成果,促进高校“学生类”档案管理工作朝着数字化、信息化的发展方向不断前进。

【参考文献】

[1]沈爱琴. 对高校档案数字化建设的思考[J]. 盐城工学院学报, 2005(1):93

[2]李银银.对《高等学校档案管理办法》增设“学生类”档案的思考[J]. 档案与建设 2009 (7):15-16.

第6篇：高校人事档案管理办法范文

关键词：高校；档案；思考

加强高校档案管理工作，对促进教育、教学、教研活动，推动学校自身形象建设，有着重大意义。但目前高校档案管理工作还存在着一些问题，需要各高校认真思考解决。

一、高校档案管理中存在的问题

（一）学校对档案工作重视不够，档案工作薄弱

有些高校决策层对档案管理工作认识不足、重视不够，档案工作在高校教育管理工作中地位不高，有的高校档案管理机构不健全，经费投入有限，档案工作人员数量严重不足，各级管理层面上的档案意识薄弱，归档工作缺乏细致的规章和严谨的程序流程，没有形成档案管理工作的科学体系和顺畅机制，致使档案工作处丁被动应付，档案管理仅仅停留在简单保存的粗放状态，档案工作人员地位不高而责任不轻、工作繁重，严重影响了档案工作的开展，无法进一步发挥档案工作各项功能。所建档案亦缺乏系统性和完整性，相对于教学科研等工作十分薄弱。

（二）档案工作场所条件局限，制约档案工作发展

目前在很多学校档案工作的经费投入所占比例过少，档案办公条件不适应工作需要，很多高校没有实行库房、办公、查阅三分开，由于场所和人员有限，各类档案往往混杂一室，未能分类、专门化管理，档案规范性管理目标不阴确，导致档案的生成、收集、立卷、归档、分类组卷、编号编目等规范化程度不高。档案现代化及档案保护设施配备不全，缺少扫描仪、复印机等硬件，甚至不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防盗、防火等条件要求。落后的工作条件、档案管理手段，严重制约学校档案管理工作的发展，亚待改善。

（三）档案工作技术落后，档案信息化建设任重道远

虽然大部分高校的档案管理部门配置了计算机，但计算机远未实现远程查询服务等功能，有的仅仅用来打印人事档案目录、进行文件存Γ并未真正实现档案管理的信息化，不能快捷检索、调取并有效利用档案信息，档案管理很多操作还是采取人工进行，提供档案实体利用的手段为主，以网络为依托，进行档案信息传输的不多，检索体系不健全，没有形成完整的系统，严重制约了档案信息的快速传播、流通和利用。档案利用率不高，不能完全适应人们的利用需要，档案的利用现状与社会利用需求不相适应，与国家要求的档案管理信息化差距甚远。

二、改进高校档案管理工作的对策思考

（一）提高认识，加强档案工作领导和制度规范

高校领导应以教育部公布的、高等学校档案管理办法、为指导，转变思想，加强对档案管理工作重要性的认识，加强对档案工作的领导，提高档案管理的地位。达到建立档案馆要求的高校应建立档案馆，其他未达到建馆条件的也要专门设立综合档案室。学校领导应经常过问档案工作，采取强有力的措施，帮助解决档案工作中的各种实际问题；健全和完善档案管理的规章制度，逐步建立和完善档案在收集、整理、归档、查阅、转递等方面的流程管理和制度细则，号召广大的教职工强化档案管理意识，促使档案的管理工作走向规范化和制度化轨道。实行责任制，层层落实档案工作责使高校档案工作健康发展，跟上学校快速发展的步促进教育事业发展。

（二）加大投入，为档案工作提供良好的硬件保障

硬件建设是提高档案管理水平的保障，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。高校应加大对档案工作的投入力度，给予档案工作必要的正常的工作场所，严格按照相关规定增添必要的设备，从硬件建设上提供有力保障，特别是要做到九防和三室分开，确保档案材料保管安全、利用方便，这既可以保证档案管理的安全性、科学化，同时又是对档案工作人员人身安全的保障。

（三）加快信息化建设，提升档案利用价值

加快档案工作的现代化、信息化建设，实现档案电子化，采用更为先进的档案管理软件，加快档案工作互联网建设，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。利用现代化管理手段将管理档案信息及时提供给校内和社会有关部门，提高使用利用率，提高服务水平，最大限度发挥档案信息的价值。此外，高校应加强对档案工作的宣传，重视人事档案等信息资源的开发和利用，可以根据时展需要，丰富档案信息，拓宽服务领域。如高校学生档案目前承载的信息量仍是计划经济体制下设置的，缺少个性特征，与用人单位的期望相差甚远。可以着重增加三方面的内容：增加信用档案、体现学生各方面能力的材料、建立心理档案。增加富有时代精神和时代需求的档案内容，可以为用人单位提供有效的信息，增强人们的档案意识，帮助人们树立利用档案的观念，提升档案利用的社会和经济价值，适应时代需求。

第7篇：高校人事档案管理办法范文

一、高校档案管理的重要意义

关于普通高校档案管理的重要性，可从国家明确规定的《普通高等学校档案管理办法》中看出端倪。《普通高等学校档案管理办法》明确规定高校应当将档案管理工作作为高校基础管理工作，并应当将高校档案管理工作纳入高校管理整体体系之中[1]。高校档案管理主要包括高校教学档案资料、学生个人信息档案资料以及科研档案资料、党政工档案资料。这些档案资料从某种程度上是高校教育、科研管理的缩影，对于高校的发展和规划具有重要意义。

（一）高校档案管理对于提升高校教学水平具有重要意义。教书、育人是高校存在的最根本目的，也是高校对于社会的最重要的价值所在。高校的教学档案主要包括高校在教育过程中所积累形成的文字材料、图文、影像视频等用于教学的资料。这些教学资料往往是集高校所有教师的知识、文化和教育方法等之大成，是高校教学过程中教师与学生们劳动成果、学习成果的积累，这些资料基本能够反映教育的发展的历史变迁和当时的思想动态以及最先进的教学理念、教学思想等。高校教学档案资料对于今后的教学不仅仅是可供研究的宝贵资料，更是可供其它教师、学生在教学过程中可以借鉴的宝贵资料。同时高校教研部门通过研究高校教学档案，能够适时评估当前高校的教学质量，为推进教学改革和提高教学质量具有重要意义。

（二）高校档案管理对于提升高校科研水平具有重要意义。在开展教学活动的同时开展科研活动是高校建设的主要目标之一。高校档案管理对于科研档案的管理是提升高校科研水平的重要手段。高校的科研档案记录了高校在进行科学研究过程中的实验数据、实验方法、科研成果、科研目的、科研经费等关键要素。通过科研档案的记录，能够充分反映高校教研工作的水平，能够全方位检查高校科研过程中存在的问题，提升高校科研水平，获得更好的科研成果。

（三）高校档案管理是高校进行学生管理的重要手段。高校档案管理的重要组成部分之一学生档案资料，主要记录了高校学生的个人资料、学习成绩、身体状况、家庭背景等重要档案资料，这些档案资料一般会伴随学生终身。高校学生档案资料对于高校管理学生有重要作用[2]。通常高校学生都多大数千甚至上万人，学生的整体状况，包括学习状况、身体状况、家庭背景状况都是高校在实际管理过程中必须掌握的原始材料，通过对学生档案的管理、分类，对于学生的家庭状况了解，可以按需为学生申请特困奖学金；通过了解学生的学习成绩状况，给学生分发奖学金；通过了解学生的特长与爱好，有针对性地培养学生的特长；通过对于学生档案的掌握，为学生未来的升学、就业提供帮助。这些都是高校档案对于高校学生管理的意义。

（四）高校档案管理对于高校党政工作开展的意义。党政工作也是高校的生存与发展的必不可少的重要工作之一。党政资料作为高校档案管理的重要组成部分，对于高校的人事管理和各个教育、组织、科研、院系的管理具有重要意义。高校党政工作档案主要记录高校教职人员的人事档案资料，高校党员档案资料，高校政务资料等。高校党政工作档案对于高校教职工队伍的管理，对于高校教职工、高校党团组织、党团活动的开展以及高校整体政治生态具有现实意义。高校党政工作是保证高校科学发展观的理论依据，高校党政档案管理则为高校党政工作的开展提供了理论基础，记录了党政工作开展状况。通过党政档案管理，提高了高校行政机构改革，高校院系设置与调整，高校教职工绩效考核，高校人事调动管理等提供参考与评定依据，有利于高校党政工作的顺利开展。

二、高校档案管理中存在的问题

高校档案管理伴随着高校的发展不断进步，然而由于当前高校的国际化进程不断加快，高校师生力量暴增以及档案管理的信息化、专业化程度不断加强，高校档案管理在实际工作中也出现了一些与高校当前发展速度不相符的问题，主要表现在如下几个方面：

（一）高校对档案管理工作的重视程度不够。高校的档案管理工作与现今的高校的高速发展不匹配，高校的教学规模和高校的管理模式日新月异，但高校的档案管理还停留在手工阶段。高校档案管理的重要意义还没有在高校管理者心目中留下较深刻的印象。高校的管理过程中片面重视高校对于教育、科研的作用，但没有认识到档案管理工作对于教育、科研以及校园管理的积极作用，根据发达国家著名大学的管理经验，高校档案管理对于学校积累教学方法、分层管理学生、积累科研经验有重要意义。

（二）我国高校档案管理手段滞后。信息化的发展使档案管理全面进入了信息时代，然而我国多数高校的档案管理发展水平严重滞后，一些高校的档案管理还停留在手工阶段，多数高校没有较为先进的信息化管理体系来对高校档案进行科学化的管理。高校的档案管理工作的信息化程度较低，管理模式和档案建设、分类、检索等手段落后，导致档案利用率低，不能充分发挥档案在高校学生教育培养，科研过程控制以及重要资料的保存，教学过程的优化和记录等中的作用。同时高校对于档案管理人才的培养和培训工作滞后，使档案管理相关人员难以适应现代化的档案管理工作的实际需要。高校档案管理信息化系统没有形成，一些形成了初步的档案管理系统，但档案管理系统与高校校园网络共建信息平台中往往不能与共享信息和通讯。此外高校档案管理信息更新缓慢，利用率不高也是我国高校档案管理中存在的主要问题。

三、高校档案管理模式创新的路径

（一）构建高校高效档案信息管理系统。高校先进化的信息管理系统是提高高校档案科学化管理的必要手段,在当前社会信息化的进程中,面对高校的教职工规模不断扩大的现实,高校的科研、教学、学生信息档案等档案信息越来越复杂，海量档案信息利用传统手工档案管理方式已经不能满足实际需要，因此构建高校档案管理信息化体系是高校档案管理模式创新的必经之路。构建高校档案信息管理系统的首要任务是调研档案管理和档案应用过程中的实际需要，统一高校档案管理信息系统的标准和联网协议标准，确保高校档案信息化管理体系能够在高校校园网、高校数据接口、数据库来源等统一协议，确保高校档案信息化管理体系能够实现校园网、互联网、教育网等信息在有权限范围内共享，实现信息资源共同管理。其次，高校档案信息化管理体系的构建应当全面整合高校档案中的教育、科研、党政、教职工人事档案等方面全面信息整合与档案资料数据统一采集，建议统一数据库，并及时更新数据库，避免重复数据库建设。再次，在高校档案信息化管理体系构建过程中必须重视信息化管理体系的安全性。信息化的最大弱点就是安全性，安全性在网络体系中可能会造成致命的缺陷。高校信息化管理体系构建过程中必须通过加强系统操作应用权限，通过数据加密保护以及信息认证和信息传输加密以及网络签名等方式加强高校档案管理信息化体系的构建。

（二）提高高校档案管理地位。档案管理对于高校教学质量和人才培养水平以及高校基于高校档案管理在提升高校教学水平、提升高校科研水平、提高高校进行学生管理水平、提高高校党政工作开展效率上的重要作用，高校档案管理水平是体现高校学术研究水平和科研技术水平的重要手段，高校管理者和政府相关部门应当高度重视高校档案管理工作，提高高校档案管理在高校整体管理中的地位，通过整合高校信息化档案管理资源，合理规划高校档案管理的未来出路，通过不断加大对高校档案信息化管理的投资，构建科学现代化的高校档案信息化管理系统。国家对于档案管理建设制定和出台了相关标准，在高校档案管理体系的建设中应当按照相关标准提高高校档案管理系统建设水平。同时应当加大高校档案管理相关人员的培训、培养力度，专业人员，通过档案管理理论和实际管理培训，提高档案管理队伍的人员素养，提升高校档案管理的整体水平。

（三）创新高校档案管理的实际应用。高校档案管理的主要目标之一是为高校日常教研活动和开展校园文体活动提供帮助。创新高校档案管理模式的主要目标之一是提高档案对高校各项管理工作的开展提供切实帮助。提高高校档案管理的实际应用首要任务是提高档案管理人员的服务意识，应当与高校各个院系和相关职能部门之间做好信息联动，深层次研究和总结高校档案信息中的对科研、教学和人事管理有价值的信息资料。其次应当强化高校档案信息的检索、开发和利用。高校信息档案管理部门应当结合各个部门、院系、科研小组的实际情况，建立快捷方便的高校档案的检索体系，使使用者能够在权限范围内方便地检索相关资料，从而提高高校档案的利用和实际应用，使档案管理起到为科研、教学和校园管理服务的作用。

（四）创新高校档案管理人才培养机制。高校档案管理模式的创新和提升离不开专业的档案管理团队和管理人员。创新高校档案管理模式必须培养专业素养强、思想道德素养高的高校档案管理团队。应当根据高校档案管理的岗位职责需要，优化档案管理团队，明确各个岗位的岗位职责和人员素质条件。其次应当通过健全的管理制度和绩效考核制度，规范档案管理人员的作业标准和工作绩效，提高工作效率提高准确率和积极主动性，通过激励制度保证档案管理工作及时、标准、规范。再次，通过可持续发展的教育工作和再学习制度保证档案管理人员持续进步、提高，及时学习最新、最前沿的档案信息化管理知识，开展多样化的技能比武、演练和档案管理技术研讨会等活动保证档案管理知识、人才培养的有效性。

四、结语

第8篇：高校人事档案管理办法范文

【关键词】 高校；档案管理；对策

一、档案管理在高校管理中占有很重要的位置

高校档案在教学、科研、管理过程中形成的档案资料，是一种不能再生的信息资源，是记录和反映高校整体工作全貌的载体。 国家教委 6号令《普通高等学校档案管理办法》第三条明确指出：“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划加强对档案工作的领导和管理。”由此可见，作为记录和承载学校历史沿革的档案管理工作，是整个学校发展过程中不可忽视的重要部分。 特别是随着经济、信息、科技和人才竞争的日益全球化，高校在整个国民经济发展中所占地位日渐提高，作为重要信息资源的高校档案，其价值越来越被社会所认同，只有不断提升档案的收集、整理、保管、鉴定、利用水平，才更有利于促进学校的健康快速发展，提高和扩大高校的知名度。

二、高校档案管理工作存在的主要问题

1、档案宣传不够、档案意识缺乏

不论是领导、教师还是管理人员本身，档案意识都不强。有的领导，文件到手里之后，就自己收起来，甚至弄不见了。如果档案管理员不去主动索取，就会造成档案文件材料的遗漏。同样，教师们在教学中所做的工作，如果没有及时把它记录下来，并交给档案管理员收集整理，一旦需要相关材料，只有随便弄一个。这样整理出来的材料既不详细又不具体，教学工作也就失去了准确的记录。

2、文件材料收集、整理不齐全

归档门类不全，比较注重纸质资料的搜集。现在很多高校只注重公文、财务、人事、基建等方面的档案收集，而对于磁带、图片、光盘、录像带一类档案的收集往往不重视，没有及时归档，造成这些宝贵资料的遗失。比如，在校企合作过程中形成的一些图片资料和影像资料保存不全，平时进行社会调研以及学生到企业顶岗实习的图片资料不注意收集，没有及时归档。随着人员的变动和时间的流逝，这些宝贵的一手资料就遗失了。

3、档案管理现代化程度低

档案材料从收集、整理到保管、利用等环节主要依靠传统的手工操作，工作进度慢，利用效率低。这一现状与高校管理科学化、现代化的要求差距甚大。虽然也有一些人事档案管理部门配置了计算机等现代化管理设备，但由于软件比较落后，常常只能归、不能用。

4、基层档案工作人员队伍不稳定、档案管理技能欠缺

根据《普通高等高校档案管理办法》的规定，高校基层部门应该增设专兼职档案人员。现实是，基层档案管理人员以兼职人员为主，主要是系部秘书、辅导员等兼任，工作人员的精力分散，档案收集工作的责任心不强，日常资料的收集没有形成制度化。另外，基层档案管理的工作人员以兼职为主，缺乏必要的档案管理意识，档案业务素质不高。

三、提高高校档案管理工作水平的对策

1、加强档案工作的宣传，增加全员档案意识

各级档案工作人员要树立服务意识，做好本部门的档案资料收集和整理工作。比如，可以将一些档案利用后产生较大经济效益和社会效益的成果做成宣传图片，大力宣传，使学校领导、教职工、学生知道档案的巨大作用。增强档案工作的服务意识，有义务向大家普及档案知识，建立畅通的沟通渠道，这对档案收集工作会有很大的促进作用。通过宣传，使大家认识到档案的形成、积累与每个人有关，档案是不可再生资源，无价之宝，档案必须集中统一，归国家所有。否则，将会违法，受到制裁。

2、建立档案管理网络和规章制度

建立档案管理网络，培训工作人员。建立本单位的档案管理规章制度，统一内部的做法及规范，是科学管理、有效利用的需要。档案管理制度、分类大纲及不归档范围、保管期限表、控制措施、考核制度与经济挂钩等。检查各部门日常工作的义务；产生原始资料的部门应负有收集、整理的责任，加大对个职能部门的监督、指导力度。

3、选准切入点，疏通档案收集渠道，保证文件材料收集齐全、完整、准确

必须贯彻集中统一管理的原则，避免分散在业务部门或个人手中。收集工作要遵循档案的自然形成规律。收集工作要保证按制度接收，有切实可行的控制措施。 疏通和确定收集渠道，定向、定内容收集，对具体文件应落实到人，做到“三纳入、四参加”。做好收集工作的几个“结合”接受归档与现场收集相结合；随时收集和集中收集相结合；收集工作同计划管理相结合；对内收集和对外收集相结合。总的讲，加强控制手段，发挥档案人员的监督职能，保证文件材料的完整、准确、系统。各职能部门收集职责范围形成的文件。涉外、协作的大项目应各单位负责各自形成的文件。以能够反映单位整体面貌为基本原则。根据文件材料的查考、保存价值确定归档范围。根据责任主体确定归档范围。《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（2006年12月18日国家档案局令第8号公布实施）10号令《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）。文件材料的质量必须字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字 认可手续完备；需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料书写、绘制；复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清洗剂牢固程度应符合设备标定质量的要求；录音、录像文件应保证载体的有效性；长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

4、掌握业务规范，夯实基础工作

学习、掌握现行法规、标准。《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（2006年12月18日国家档案局令第8号公布实施）《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）《会计档案管理办法》、（财会字[1998]32号）《会计档案案卷格式》（DA/T39-2008）《照片档案管理办法》（GB/T11821-2002）《磁性档案管理与保护规范》（DA/T15-95）《档案库房技术管理暂行规定》（国档发[1987]19号）《档号编制规则》（DA/T13-94）《科学技术档案案卷卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）《电子文件归档技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）《印章档案整理规则》（DA/T40-2008）实施标准和法规应注意件的概念、件号（会议材料、会议记录）归档章（页数可填可不填）、 装订（成册成套的可算一件）、归档文件目录（可装盒）成套性、完整、齐全、准确、分类宣传、质量跟踪、用户反馈前期、原材料出厂证明、竣工图前期调研、安装调试、维修纪录，原始记录、数据计算 ，照片、底片的编号，实物档案。档案室设施与安全保管也必须重视。配备适合的库房和设施，安全隐患如老化电线、水管、灶房。档案管理现代化与单位管理现代化同步，搭建计算机管理文件平台、实时归档、双重鉴定、信息保护、元数据应用文件管理融入业务管理之中；文件管理嵌入电子政务、电子商务系统；电子文件管理纳入信息化战略和电子化业务体系。

5、牢固树立服务意识、改进服务手段、提供主动服务

牢固树立服务意识为领导决策服务；为基层管理、政务公开、民主管理、综合考核等各项工作提供有效凭证；搭建服务平台：检索工具-案卷级、文件级、机读目录、编研资料、局域网、展室；改进服务方式：上门、发放目录、电话调卷；建立工作渠道：了解情况、跟踪、超前服务；拓展服务功能：政策、法规公布、门户网站、爱国主义教育。

6、引进、培养人才，加强档案人才队伍建设

第9篇：高校人事档案管理办法范文

据人力资源和社会保障部最新统计显示，2012年全国普通高校毕业生约680万人，创历史新高。680万毕业生就意味着680万份学生档案的寄发，数量巨大而其中的重要性就可想而知。高校学生档案记载着学生的学习经历成长过程和综合表现，是学生求职择业和社会选拔任用人才的原始依据，关系着学生的前途命运，对社会高校和学生具有重要的意义。然而，高校学生档案管理并未引起重视，它是档案管理中最薄弱的一个环节。

高校学生档案管理中存的主要问题

缺少专业的学生档案管理人员。当前高校毕业生档案的管理工作一般都是各学院负责毕业生工作的辅导员老师来完成的，档案管理人员不专业，不固定，导致学生档案收集整理过程没有走上标准化规范道路。高职院校毕业生多，就业灵活多变，这就造成高职院校毕业生档案整理任务比较繁重，工作量较大，但由于没有相对固定素质较高的专业队伍，辅导员老师往往是带领下一级学生来整理毕业生的档案，加上缺乏监督检查和业务指导，问题之多就可想而知。由于档案工作一般是由各学院辅导员兼任，人员一旦变动，档案查找起来就非常困难。现在，有很多的学校对学生档案管理工作的重要性认识不足，任用一些非专业人员从事学生档案管理工作。这些人员档案意识不强、技能较低，造成学生资料收集不及时、归档材料不到位，材料装错档案袋，个别学生档案丢失的现象。

学生档案意识薄弱。学生的档案意识薄弱，高校中绝大部分学生不了解档案的构成及其重要意义。目前。随着人们就业观念和就业方式观念的改变，学生认为档案的重要性越来越低。有很多学生认为以后反正会在私企外企工作，要不要档案无所谓，对档案漠不关心，若干年后由于考公务员或出国考研再来查找，又不知档案在何处；有的毕业生认为学校会直接把档案转到工作单位，因此对档案是否到达接收单位不闻不问然而；与此同时，现在很多省份的新生在入学的时候都是自带档案，由此而造成学生档案丢失、迟迟未交档案、档案私自拆封等现象较为明显，这都在无形中加大了学生档案管理的难度。这些现象的出现都与学生欠缺档案知识、档案意识淡薄等有关。

制度建设不完善。高校学生档案管理缺少明确的法律和制度依据，制度的缺位是制约高校学生档案管理水平的主要原因。虽然前几年，国家教育委员会了高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范，这体现了国家教育和档案工作行政部门对高校学生档案的重视，但总体来说比较笼统对具体操作的指导性不强，缺少标准化规范化的指标体系。高职院校学生档案从新生建档、归档到毕业后转成人事档案，经手的部门多，工作量大，归档制度的不健全，转递手续的不严格，各个部门之间的工作不能很好地衔接，就无法保持学生档案材料的产生过程的连续性和周期性，无法保证学生档案材料的系统性和完整性。

提高学生档案管理实效性的对策

稳定队伍，提高工作人员素质。以往学生档案的管理，基本上都是兼职人员，由于精力有限，平时都忙于其它工作，疏于档案的管理。特别是对档案理论和业务方面的研究更是缺乏。高校档案管理过程中可以设立专职学生档案员，同时在工作中要增强档案专业人员的责任感和使命，应定期对工作人员开展相关业务培训，这样既有利于不断培养和提高管理人员的工作水平，且能提高服务质量，使档案工作贴近学生的学习、生活和就业，真正做到为学校发展和学生成长服务。

加强毕业生档案工作的宣传力度，提高在校大学生档案意识。要充分认识大学生对档案管理知识学习的必要性，努力向在校大学生宣传普及学生档案知识。新生一入学，学生档案管理部门就应组织档案管理人员作讲座宣传学生档案知识，让学生在校期间就知道自己在校期间能形成哪些档案资料，这对加强校风校纪建设也大有好处如学生知高校和社会应加大教育宣传的力度。尤其要加强对《档案法》的宣传、学习和贯彻执行。高校要对档案理论知识以及如何去开发利用档案信息等方面，有计划地开设相关的选修课程，或短期的培训班，讲座等多种形式让大学生们真正地认识档案，走近档案，获得档案重要性的更多知识和信息

加强制度建设，规范管理行为。国家教育人事档案等有关部门有必要根据当前高等教育改革和大学生就业工作的整体形势出台具有较强针对性和操作性的高校学生档案管理办法实施细则和评价体系，提出明确的任务目标和全面的归档范围，使高校的学生档案管理工作有章可依。高职院校学生档案的管理工作应出台相应的对策和制度，根据学生档案管理工作的性质任特点，对学生日常档案管理及毕业生的档案问题作统一具体的规定，建立健全保管保密转递送交和管理职责等各项规章制度，做到有章可循有据可依照章办事有了相应的法规和制度，才能使毕业生档案工作走向进一步。