工程档案整理规范精选(九篇)

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第1篇：工程档案整理规范范文

1.1档案资料管理执行力度不够①档案资料管理制度或措施执行不力，不能做到随时形成，随时收集，随时整理。②管理人员责任划分不明确，造成档案资料管理无法实现系统化。③档案资料管理不能实现独立办公，造成各种技术资料的混合放置。

1.2档案资料不完整①现场施工记录资料不完整，部分表格不规范或表格不统一，表格填写出现缺项，漏项。②变更文件、方案及申报文件的管理不系统，文件的产生者和归档者相互独立，造成部分文件无法及时完成归档。

1.3技术文件不准确①文件内容缺项，文件内容不准确。②无效文件：缺原件、签字、盖章手续不完备。

1.4对其他载体形式文件材料的收集整理力度不够。

2如何在施工过程中加强档案资料的收集整理工作

施工过程中档案资料的收集整理工作，就是在工程施工的全过程中，对施工现场各分项工程产生的有价值的数据、图像、视频进行收集整理汇总的过程。技术资料的整理要做到随时形成，随时收集，随时整理。这也是体现档案工作“事前介入，事中检查，事后验收”原则的一个方面。更是确保工程档案材料完整、准确、系统的基本要求。此阶段工作要求和预防措施主要分为以下几个方面：

2.1建立健全档案管理制度，明确档案管理各方职责

①完善档案管理机构。每个工程的完成，都是项目部各个部门协同合作的结果。而档案资料的产生又来源于不同的部门。为保证档案资料的系统性，就需要项目部设立独立的部门，来进行档案资料的管理。并对档案资料的管理部门制定相应的岗位责任制。这样，不同资料的产生部门在完成资料的签认后就可以把资料保存到资料的保管部门进行统一管理。②细化管理人员责任。由于档案资料的来源广，管理人员又较多，因此项目部应逐级建立档案资料收集部门和档案资料管理部门相关人员的操作流程。对于施工现场的技术资料来说，可以对技术人员的责任进行细化，明确谁负责现场施工的质量控制，谁负责施工过程中施工日志的记录、各类原始数据的收集整理和技术资料的签认。档案的管理人员也可以按照档案资料的种类进行分工。这样环环相扣，才能保证档案资料的管理趋于系统化。

2.2及时做好技术资料的记录和收集

技术资料是施工质量情况的真实反映，各种资料必须按照施工的进度及时记录、整理。这就要求负责现场施工的技术人员要及时完成施工日志的填写，并将当天的施工内容及时整理成技术资料，这样才不会造成技术资料的遗漏和滞后。一般桥梁工程施工的时间都比较长、技术人员的变动较大，技术资料的种类多，这就容易造成项目不同阶段产生的有关工程技术资料之间的关系不清，应归档的材料不全，归档材料内容缺项等问题。残缺不全或不成系统的技术资料不仅会给以后的整理工作造成困难，而且对日后工程档案的利用也会留下十分严重的隐患。因此，要保证技术资料的及时收集，就要求项目部定期组织相关人员对不同时期，不同分项工程的技术资料进行阶段性检查。这样即使出现漏项缺项情况，也能及时补充完善。

2.3确保技术资料的真实性和准确性

真实性是技术资料的灵魂，只有真实的资料才具有参考价值，才能反应施工现场的实际情况。所以坚决杜绝对原始记录采用“闭门造车”的做法，否则，一旦工程出现问题，这些数据不仅不能作为技术资料使用，反而还会造成工程技术资料的混乱。资料的整理必须来源现场，实事求是。准确性是工程技术资料的核心。项目的单位分部分项要划分准确，数据填写计算要准确。对分项工程的质量评定填写应该规范化，符合工程质量检验评定标准的要求。要规范资料用表，相同的分项工程所用的表格要统一，不能五花八门。文字说明部分也要规范用语，不能采用口语，表述要简洁明了，不产生歧义。有些技术人员知道现场如何规范施工，但是就是不注重文字描述，施工日志的记录也过于简单随意，于是就出现了单纯从内业看，施工现场就不符合要求的状况。因此，我们填写技术资料的时候一定要抱着严谨的工作态度，确保技术资料内容的准确、规范、合理。

2.4确保工程技术资料的完整性

不完整的技术资料就不能系统地、全面地了解施工项目的质量状况。不仅资料的内容要填写完整，而且所涉及到的数据也要有据可循，现场施工和原始资料要完整统一。完整的施工资料不仅要有技术资料，还要有相应的试验资料、测量资料、质量认可资料和相关检测报告。所以技术资料收集整理的过程中一定要做到全面，完整，这样才能保证竣工资料组卷过程的顺利进行。

2.5做好技术资料的整理保管

由于施工现场的分项工程较多，所以技术资料大多分散在不同的技术人员手中，因此需要有专人对技术资料进行统一分类整理。资料要按照单位工程、分部工程和分项工程逐项分类整理。对于桥梁工程的资料来说，我们可以按墩台号分别整理，可以把一个墩的所有桩基、承台、墩身资料放在一起。也可以把一个桥的桩基资料全部放在一起，承台全部放在一起。但是不管以哪种方式进行，都要保证归档的资料要与施工现场保持统一。对归档的资料建立专门的台帐，台帐要求不但能反应工程施工进度和内业资料是否同步，内业资料是否完整，还要方便查阅，最好能实现微机化和信息化管理。这样在电脑上不仅能发现不同分项工程的资料是否齐全，还能迅速查找到每一份资料的状态（资料内容是否完整，是否完成签认等）和存放地点。

3工程竣工阶段档案收集整理的任务及注意事项

项目竣工阶段，主体工程的技术资料已经基本形成，这就需要主动和业主进行沟通，掌握业主对竣工资料的整理要求，按竣工资料的立卷规范和整理要求进行有序的整理。

3.1对过程中技术资料进行系统核查

每个项目都有若干个分项工程组成，因此产生的技术资料也比较多。单单做好施工资料整理过程中的控制是不够的，项目后期我们还需要将每个分项工程产生的施工记录，施工日志，试验资料，测量资料，检测报告等再做一次系统的核查。只有确保每个分项工程的资料都完备我们才能保证竣工资料归档、组卷、系统排列的顺利进行。

3.2工程档案中其他资料的准备

工程档案是一个综合的概念，并不只是技术资料，它还包括综合管理文件、合同文件、计量支付文件、控制点测量文件、工程影像文件、竣工图、竣工图表等内容，这些内容就需要档案整理人员提前学习相关文件，与项目的其他相关部门及时做好沟通，确保其他归档资料的及时完善。

4结语

第2篇：工程档案整理规范范文

关键词:建设工程文件;工程验收;竣工资料;整理

中图分类号： TU198 文献标识码： A

引言：建筑筑是人们用各种一切可利用的材料，建造的构筑物。建筑的目的是获得建筑所形成的“空间”。在建筑学和土木工程的范畴里，建筑是指兴建建筑物或发展基建的过程。要成功地完成每个建筑项目，有效的计划是必需的，完成整个建筑项目都需要充分考虑到要哪个建筑项目可能会带来的环境冲击、建立建筑日程安排表、财政上的安排、建筑安全、建筑材料的运输和运用、工程上的延误、准备投标文件等等。这些内容最好的反映就是资料。

一、些工程竣工资料存在的若干问题

1.1资料整理不及时

1)隐蔽工程在现场验收以后,需要立刻填写验收记录表,并做好签证手续。而许多工程往往是数天后才办理签证,出现隐蔽工程验收记录表内的验收日期和实际的验收日期不相符;

2)分部工程验收不及时;

3)由于工程初期事务繁忙,工程资料的整理往往被搁置,不能及时记录,甚至工程完成时才去整理。如工程过程中对水泥、刚才的检测以及砂浆、混凝土的配合比实验,许多工程人员在其使用前不做检测,而是工程快完工时为应付数据再去检测,这就失去了检测的意义和作用。更常见的是一些需分项分步完成的记录,被一次性填写完毕,导致记录不可靠,不可用。

1.2分包工程的相关施工资料不规范、不达标或不齐全

某些大的工程项目施工时,常常将其中的部分工程分包出去,有些工程甚至分包给无资质的施工企业,这就导致该项工程完工时某些技术资料整理不规范或者资料不齐全的情况经常发生。

1.3资料的编排、组卷混乱

1)施工管理资料、质量保证资料和竣工图是竣工资料的组成部分,三者缺一不可,并且需分开整理妥当,切不可将施工管理资料和质量保证资料混在一起进行装订;

2)质量保证资料中的原材料合格证或者实验报告的装订次序混乱,没有按照材料的品种、规格、型号、产地进行分类并按时间的先后顺序排列。

1.4施工日志不详细、保管不妥当

施工日志也称施工日记,是在建筑工程整个施工阶段的施工组织管理、施工技术等有关施工活动和现场情况变化的真实的综合性记录,也是处理施工问题的备忘录和总结施工管理经验的基本素材,是工程交竣工验收资料的重要组成部分。施工日志可按单位、分部工程或施工工区(班组)建立,由专人负责收集、填写记录、保管。通常有些工程人员不注意施工日志的书写,或不详细、记录不周全,或者潦草应付,敷衍了事。在施工日志的保管理上也是随意堆放,不能做到依单位、工程或施工区域存放。

1.5竣工图不规范,不符合竣工图绘制的基本原则

1)施工过程中,对于原施工图一般设计的改变,可直接在原施工图上修改作为竣工图。

但需要施工单位在原施工图(必须是新图)上注明修改的部分,并附以设计变更通知单和施工说明,加盖“竣工图”标志章作为竣工图。有些单位在操作时经常对修改部分不做注明,附加资料不健全或者不规范;

2)凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及有其他重大改变,或者图面变更面积超过35%的,不宜再在原施工图上修改、补充,应重新绘制改变后的竣工图。特别是基础、结构、管线等隐蔽工程部位的变更应重新绘制竣工图;

3)施工图被取消,包括设计变更取消或现场未施工的,不需要编制竣工图。但应在原图纸目录中注明“取消”,并将原图作废;

4)竣工图需要专门技术负责人和编制人员签名,但很多竣工图上没有签名,甚至没有编制日期。

1,6验收结论不明确、不规范

验收结论中不能简单填写“符合设计要求”或“符合规范规定”,正规应填写“符合设计要求和规范规定”,并言简意赅的注明主要内容。

二、建筑工程档案有效管理的措施

1.建立健全档案打理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

2.严格把好竣工验收档案资料质量关,使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。

工程竣工验收时,建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员,按照建筑工程档案归档范围的要求,对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核,发现问题,及时解决,补缺补漏,务必使得竣工材料做到真实、完备、及时,归档范围符合要求,认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文,把好竣工验收关,把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容,做到工程竣工验收与档案验收同步。

3.加强建筑工程档案管理工作,建立完善的档案管理制度是做好工程档案工作的重要保证。

4.加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公司要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照标准形成档案材料，给后人留下宝贵的财富。

5.及时做好传递和变更记录。在管 理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。

6.充分利用现代化手段,多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源,做好档案信息统计工作。

参考文献：

[1]《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001），《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300-2001）。

[2]《谈建筑工程资料在整理中存在的问题》，胡锐，《中国科技博览》2010第14期。

[3]《浅谈施工资料如何收集整理》，黄莎，《广西城镇建设》2009第9期。

第3篇：工程档案整理规范范文

基础设施建设前期档案资料的管理对于像尤溪这样的基础设施建设较为活跃的海西地区来说非常重要。目前，尤溪县有15个乡镇，约42万人。2009年尤溪县建设四大规划分别有城东新区建设、大儒名城建设、水东大桥、高速公路，随之出现大量基础设施建设项目工程档案。但是在迅猛发展基础设施建设的背后，出现了一个值得关注的问题，也是我们在实际工作中发现的问题，那就是城市基础设施建设前期材料缺失严重。

一、城市基础设施建设前期档案管理的现状与面临的挑战

城市建设的快速发展给基础设施建设档案管理工作带来机遇的同时也面临了许多挑战，如何加强基础设施建设档案的管理与整理，保证其完整、准确、系统，得到妥善保管和有效利用，杜绝隐患是建设和管理单位必须引起关注的重要问题。

解决好这个问题的关键还是要发现目前面临的问题：

1　城市基础设施建设前期档案形成条件不足。从目前尤溪的基础设施建设前期档案的状况来看，主要是存在着重建设，轻档案，对工程档案缺乏足够的重视，使得工程档案资料不规范、齐全，甚至出现造假现象，同时档案管理人员大多没有参加专业知识训练，管理水平低，服务意识差，工作往往处于被动应付状态，从而大大影响了工程档案的质量。另外由于建设单位对基础设施档案的不重视，造成档案管理机制不健全，即使有也没有一定的协调力度。同时由于缺乏一套完整的管理体系和现代化信息管理机制，使得工程档案管理落后，缺乏对工程建设的约束，造成国有资产的流落失。

2　城市基础设施建设前期档案制度不规范。基础设施建设前期档案工作严重滞后的主要原因是：工程建设单位的领导者、组织者对档案法制和工程档案规律认识模糊，对工程档案管理重视不够、组织协调软弱无力，档案工作没有纳入工程建设整体规划，城市基础设施建设前期档案制度不规范，无法做到工程档案与工程建设同步进行。

3　城市基础设施建设档案管理过程中政府管理缺位。基础设施建设档案为使用、维护、改建、扩建提供准确、真实、可靠的依据。目前在基础设施建设中政府作为主导方存在着一定的工作缺陷。基础设施建设的项目，是一个看得见，摸得着，实实在在，工程参建各方一致努力，领导关心，社会各界关注，而项目档案，只是一个“软件”，往往被忽视，出现了重建设轻档案。要使基础设施建设项目各阶段、各部门、各单位形成的项目档案规范、准确、齐全收集，进行管理科学，当地政府无统一协调，依法制定、健全一整套行之有效的规章制度。

二、城市基础设施建设前期档案管理存在问题的原因分析

1　对城建档案的重要性认识不足。少数建设单位重建设、轻档案的思想占据了一定的位置，只重视工程建设，轻视档案建立，一直以来在工程建设当中注重工程施工进度，轻视文件资料的管理，从根本上讲并没有把档案管理提到正常工作范围，更没有建立一套规范的管理机制；

2　档案管理自身特点因素。基础设施建设档案工作作为国家档案事业一个重要组成部分，由其自身的特点决定了基础设施建设档案管理的利用具有区别于其他档案的特点。如何进一步做好档案文件的收集、开发利用工作，使这一宝贵的资源在基础设施建设各项活动和工作中发挥其应有的作用是一项值得关注和重视的问题。基础设施建设档案内容繁杂、数量大、种类多、涉及部门多、综合性强，能够较为全面反映基础设施建设各项工作及活动情况，因此档案的利用率较高。

3　基础设施建设的复杂性。城市基础设施“瓶颈”制约仍然存在，设施总量和人均指标还不能适应城市发展的需要，并且城市基础设施大部分处于低标准运行状态，失修失养严重。城市建设仍然不能按照市场运行机制进行，城市基础设施建设投融资未能形成良性循环机制。城市建设条块分割、分散建设现象仍然存在，建设管理体制不能适应社会化城市所要求的社会化大生产的需要。部分工程不按规定程序办事，绕开城建档案馆的监督。

三、城市基础设施建设前期档案管理解决问题的对策分析

1　加强组织领导。要成立行政执法工作领导小组，具体负责城市基础设施前期档案管理工作。在收集整理材料阶段，要求基础设施施工部门先出图再施工，以保证纸质资料的完整，做到有物进行某项建筑维修、改建时，事先通知档案室，档案窒接到通知后，着手准备基础设施项目的档案资料，以最快、最有效的方式向维修基础设施部门提供准确、完整的档案资料。工程施工阶段，对工程技术资料实行“动态管理”。由于在施工期间，会产生大量的施工、设备安装及各种试验活动的原始记录，还有验收、隐蔽工程记录、变更和设计通知单等文件材料，这期间文件收集是难点，我们必须走出档案馆，深入到工地，主动与主管基础设施领导联系，了解施工的进展，充分掌握基础设施档案形成的自然规律，认真地分析和研究文件材料，抓好文件资料的收集工作。竣工前阶段，为把基础设施档案资料存在的主要问题解决在竣工前，防止因缺少资料而影响到工程的验收和今后的交付使用，我们必须做好竣工图纸和资料的初步验收和整理工作，并逐一登记，对于不完整或不系统的部分及时补充，以便于归档文件的完整、准确、真实性，有利于工程的竣工验收。工程验收阶段，建设单位要有完整的技术档案和施工管理资料，档案行政部门应积极配合基础设施工程管理部门，齐抓共管，严格把关。

2　健全前期档案资料的管理制度。理顺目标，明确职责，保持各环节的有效衔接，是做好基础设施建设档案工作的基本保障。理顺管理机制，变档案一级管理为档案室、项目管理部两级管理，这样可以较好地解决管理机制差的问题。在每个工程项目管理部设立专职档案员，负责该

项工程的档案工作，将工程档案的编制职责交到项目管理部，并且要求档案工作与工程项目的建设同步进行。加强管理必须抓住收集齐全，材料系统这两个环节。保持归档件的完整性是档案系统的前提，也是最重要的工作环节。城市建设档案来源分散，形成周期长，同时内容繁杂、数量庞大，给做好收集工作带来很大的困难。同时要注重特殊形式的文件材料的收集。现行的基础设施建设过程中，除了传统的纸质文件外，还会产生许多照片、电子文件等，这些特殊的文件材料也反映了市政建设的过程，是工程项目档案不可缺少的组成部分，在收集时不能疏忽遗漏。

3　注重档案信息资源的开发。以人为本，维护服务对象的根本利益。城建前期档案管理工作的各个方面，各个环节都必须坚持以人为本。市场经济的确立与社会的日益信息化，档案用户需求逐渐向个性化和多样化发展，档案馆对社会的服务理念和方式将会发生根本性变化，档案馆服务的重点将向社会大众转化，人性化、以人为本的服务将占据主导地位。档案馆要把握提供档案信息个性化服务作为一个重要发展方向。开发城建档案信息资源，为社会各方面需要服务。改变传统“重藏轻用”和“被动服务”的观念，积极主动地开发城建基础设施前期档案信息资源已迫在眉睫。避免局限于对原始材料、统计数据和摹本事实的简单罗列和堆砌，努力在知识含量高、带评述性的注释、按语、序言等编研材料方面多下功夫，充分利用所掌握的城建档案信息资源研究当前城市基础高州建设和社会经济发展中某些现实问题，为建设决策提供有效依据，为城市文化消费提供养分。

第4篇：工程档案整理规范范文

关键字：创优项目；安装工程；技术档案；档案整理；

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

1工程项目的资料收集与整理

建立和完善各项施工管理制度，使管理意图、保证措施能有效落实，确保工程创优目标的实现。创优工程项目的资料收集与整理是一个系统且复杂的工作，在资料收集与整理的工作过程中要制定周密的工作计划和保持谨慎的态度。根据多年来的工作经验，工程项目的资料可以分为三个时期去整理，分别是工程项目前期，工程项目中期，工程项目竣工的验收期。

1.1工程项目前期资料的收集与整理

首先建立竣工资料工作机构，制定竣工资料管理办法及竣工资料编制大纲，配备专职资料管理人员，对资料管理人员进行对口培训。在工程项目前期的工作中需要收集和整理的文档分别是：项目建议书、可行性研究分析报告、工程项目设计图等。项目建议书是在进行可行性研究之前需要批准的，它是由建设单位对某一工程项目建设的建议文件。可行性研究报告是一个非常重要的环节，它对项目是否有经济价值和可行价值做一个科学的分析与判断，为决策者和主管机关审批的上报文件。工程项目设计的图集大多包括两个方面，其一是初步设计，其二是施工图设计。初步设计：根据核准的项目申请报告、批准的项目工程可行性研究报告和设计任务书，按初步设计文件内容深度规定，完成项目工程总说明和各专业作业文件及卷册图纸。施工图设计：设计程序的最后阶段，各专业的设计文件和图纸的内容深度必须满足施工、安装的要求；根据批准的初步设计或技术设计绘制施工图的设计阶段。

整理方法：1、按照项目－类别进行分类 工程档案分为施工技术文件资料（立项文件包括项目建议书、可行性研究分析报告等）和施工图纸（包括初步设计图和施工图设计）2、施工文件材料按类别时间、顺序排列，施工图纸按图纸专业结合时间顺序排列，以件为单位折叠保存在一定厚度（3cm,4cm等）的档案合里。每合按施工文件材料编写件号和卷内目录和备考表，施工图根据图纸目录顺序排列。3、贴上项目名称、起止图纸号在档案合封面及合脊上。

1.2工程项目过程中资料的收集与整理

建设单位是建设项目的最终使用者和管理者，安装工程档案的最终使用也是建设单位，因此安装工程项目建设的档案是否齐全、准确对于建设单位来说具有重要意义。

一般情况下，建设单位会统筹规划、组织、引导监督整个项目的建设与实施，其中包括了规范文件的形成和确定归档的范围。

项目施工的相关前期文件也应当格外注意，例如项目是否符合合法的程序，相关请示与批复、征地拆迁批准文件与相关合同、施工许可证、工程开工审批文件是否都齐全。设计人员在把项目设计完成后，需要将整理好的规范齐全的资料递交给建设单位一份，同时还要递交一份由技术负责人签名确认的设计和修改变更文件材料的目录，对这个项目的技术文件、变更文件、图纸勘误表等信息做一个详细列表。核实监理单位的不同文件材料是否准确的审核了相关数据，以及施工文件，检查归档材料的手续是否齐全，系统性的检查项目。在对各项记录进行确认时要仔细核对各项是否符合要求并给出所监项目的档案质量的评价或意见。

由于工程项目建设时间长(特别是定位的创优项目)，涉及面广，形成的资料繁杂，必须及时进行收集、整理归档，做好施工过程的记录工作，如钢构制作安装施工记录、构件制作安装记录、结构吊装记录、混凝土施工记录、工程预检记录、中间交接检查记录、地基处理记录、施工日志等，认真详细及时填写施工日志。对主要工序的施工过程、主要操作方法不得遗漏后补。认真做好各种材料的取样、送样、试验、化验、检验、复试工作及报告。收集、整理好各种进场材料的出厂合格证及材料质量检验单。

施工单位须控制过程中的资料的收集与整理.按单位工程-分部工程的施工记录资料分门别类,及时分别整理, 及时搜集、整理、填报、补充存档资料，做到全面准确，符合标准，归档及时。

1.3工程项目竣工验收期资料的收集与整理归档

在整个项目施工结束和调试之后，监理和施工单位应该编制项目竣工文件，这需要按照项目工程的实际情况和行业的标准、规定和合同要求来编制。紧紧抓住工程竣工的关键时刻，档案人员积极参予到公司立项的各个工程的竣工验收会议，对竣工资料的收集整理进行监督、检查指导。由分公司主管领导牵头组织人员到项目部进行竣工前验收检查，以了解工程概貌进而对资料整理中存在的问题并及时解决。项目竣工文件编制的主要内容包括以下几个： 施工综合管理文件、原始记录及质量评定文件、测量文件、测试记录、材料质量保证书、竣工图、重要工程质量事故报告、工程说明、总结、项目质量评审文件、工程现场声像文件、审计文件、环境保护、消防、规划档案等验收审批文件、竣工验收会议、竣工验收证书及委员会名册、签字等内容。施工人员、资料员应该核实各项施工文件、施工图、及设备技术文件的准确性和更改情况的记录完整无误。

整理工程竣工资料的依据：一是国家有关法律、法规、规范对工程档案和竣工资料的规定；二是现行建设工程施工及验收规范和质量标准对资料内容的要求；三是国家和地方档案管理部门和工程竣工备案部门对竣工资料移交的规定。施工技术资料的整理编目，按照承包单位进行整理，土建与安装专业资料应分开（工程较小时可合并处理），大型工程按照专业分包单位进行资料整理，总承包单位汇总组卷，土建施工资料按管理备案类、质量控制类、质量验收类资料三大类整理编目；安装资料按管理类、质量保证资料、各分部施工记录资料整理编目、资料汇总、分层次整理好、编目、装订、装入档案合；工程施工技术资料的整理应始于工程开工，终于工程竣工，真实记录施工全过程，可按形成规律收集，采用表格方式分类组卷。工程质量保证资料的整理应按专业特点，根据工程的内在要求，进行分类组卷。 工程检验评定资料的整理应按单位工程、分部工程、分项工程划分的顺序，进行分类组卷。竣工图的整理应区别情况按竣工验收的要求组卷。竣工图纸采用图面折向里面的“手风琴风箱式”标题栏、竣工图章折露在外，尺寸统一以A4纸（长297mm,宽210mm）幅面为准.同样装合。档案合及合脊上贴上同颜色的案卷封面并编写工程档案检索号（或图纸编号起止号）。

1.4做好工程档案电子文件的收集整理归档工作

报审的电子文件内容应与纸质档案一致，电子档案可以是原始电子文件或纸质档案扫描件。原始电子文件应符合《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）要求，内嵌的电子签章应合法有效。

对项目的开工报告、竣工报告、交工验收以及项目一些重要部位的竣工资料，及时做好扫描备份，按专业等整理电子文档并在互见号上能检索出相应的纸质档案，提高档案管理利用的效率。

2：安装工程资料整理的常见问题

第5篇：工程档案整理规范范文

第一条为加强水利工程建设项目（以下简称"水利工程"）档案管理工作，明确档案管理职责，规范档案管理行为，充分发挥档案在水利工程建设与管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《水利档案工作规定》及有关业务建设规范，结合水利工程的特点，制定本规定。

第二条水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分。有关单位应加强领导，将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中，明确相关部门、人员的岗位职责，健全制度，统筹安排档案工作经费,确保水利工程档案工作的正常开展。

第四条本规定适用于大中型水利工程，其他水利工程可参照执行。

第二章档案管理

第五条水利工程档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段。即从水利工程建设前期就应进行文件材料的收集和整理工作；在签订有关合同、协议时，应对水利工程档案的收集、整理、移交提出明确要求；检查水利工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的收集、整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收工程档案的内容与质量，并作出相应的鉴定评语。

第六条各级建设管理部门应积极配合档案业务主管部门,认真履行监督、检查和指导职责，共同抓好水利工程档案工作。

第七条项目法人对水利工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。大中型水利工程的项目法人，应设立档案室，落实专职档案人员；其他水利工程的项目法人也应配备相应人员负责工程档案工作。项目法人的档案人员对各职能处室归档工作具有监督、检查和指导职责。

第八条勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作；属于向项目法人等单位移交的应归档文件材料，在完成收集、整理、审核工作后，应及时提交项目法人。项目法人应认真做好有关档案的接收、归档和向流域机构档案馆的移交工作。

第九条工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料，进行收集、整理、归档，如遇工作变动,须先交清原岗位应归档的文件材料。

第十条水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据，应将其纳入工程质量管理程序。质量管理部门应认真把好质量监督检查关，凡参建单位未按规定要求提交工程档案的，不得通过验收或进行质量等级评定。工程档案达不到规定要求的，项目法人不得返还其工程质量保证金。

第十一条大中型水利工程均应建设与工作任务相适应的、符合规范要求的专用档案库房，配备必要的档案装具和设备；其他建设项目，也应有满足档案工作需要的库房、装具和设备。所需费用可分别列入工程总概算的管理房屋建设工程项目类和生产准备费中。

第十二条项目法人应按照国家信息化建设的有关要求，充分利用新技术，开展水利工程档案数字化工作，建立工程档案数据库，大力开发档案信息资源，提高档案管理水平，为工程建设与管理服务。

第十三条项目法人应按时向上级主管单位报送《水利工程建设项目档案管理情况登记表》（附件1）。国家重点建设项目，还应同时向水利部报送《国家重点建设项目档案管理登记表》(附件2)。

第三章归档与移交要求

第十四条水利工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期档案的实际保存期限,不得短于工程的实际寿命。

第十五条《水利工程建设项目文件材料归档范围和保管期限表》（附件3）是对项目法人等相关单位应保存档案的原则规定。项目法人可结合实际，补充制定更加具体的工程档案归档范围及符合工程建设实际的工程档案分类方案。

第十六条水利工程档案的归档工作，一般是由产生文件材料的单位或部门负责。总包单位对各分包单位提交的归档材料负有汇总责任。各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责；监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续，监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。

第十七条水利工程文件材料的收集、整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T1182-2000）。归档文件材料的内容与形式均应满足档案整理规范要求。即内容应完整、准确、系统；形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣工图及声像材料须标注的内容清楚、签字（章）手续完备，归档图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-1989）要求统一折叠。

第十八条竣工图是水利工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。项目法人应负责编制项目总平面图和综合管线竣工图。施工单位应以单位工程或专业为单位编制竣工图。竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖"竣工图章"（附件4-1），有关单位和责任人应严格履行签字手续。每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。施工单位应按以下要求编制竣工图：

（一）按施工图施工没有变动的，须在施工图上加盖并签署竣工图章；

（二）一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工图章；

（三）凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更超过1/3的，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明"竣工阶段"和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署"竣工图确认章"（见附件4-2）。

第十九条水利工程建设声像档案是纸制载体档案的必要补充。参建单位应指定专人，负责各自产生的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。工程建设重要阶段、重大事件、事故，必须要有完整的声像材料归档。

第二十条电子文件的整理、归档，参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。

第二十一条项目法人可根据实际需要，确定不同文件材料的归档份数，但应满足以下要求：

（一）项目法人与运行管理单位应各保存1套较完整的工程档案材料（当二者为一个单位时，应异地保存1套）；

（二）工程涉及多家运行管理单位时，各运行管理单位则只保存与其管理范围有关的工程档案材料；

（三）当有关文件材料需由若干单位保存时，原件应由项目产权单位保存，其他单位保存复制件；

（四）流域控制性水利枢纽工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，项目法人应负责向流域机构档案馆移交1套完整的工程竣工图及工程竣工验收等相关文件材料（具体内容参见附件3）。

第二十二条工程档案的归档与移交必须编制档案目录。档案目录应为案卷级，并须填写工程档案交接单（见附件5）。交接双方应认真核对目录与实物，并由经手人签字、加盖单位公章确认。

第二十三条工程档案的归档时间，可由项目法人根据实际情况确定。可分阶段在单位工程或单项工程完工后向项目法人归档，也可在主体工程全部完工后向项目法人归档。整个项目的归档工作和项目法人向有关单位的档案移交工作，应在工程竣工验收后三个月内完成。

第四章档案验收

第二十四条水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要内容，应提前或与工程竣工验收同步进行。凡档案内容与质量达不到要求的水利工程，不得通过档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过工程的竣工验收。

第二十五条各级水行政主管部门组织的水利工程竣工验收，应有档案人员作为验收委员参加。水利部组织的工程验收，由水利部办公厅档案部门派员参加；流域机构或省级水行政主管部门组织的工程验收，由相应的档案管理部门派员参加；其他单位组织的有关工程项目的验收，由组织工程验收单位的档案人员参加。

第二十六条大中型水利工程在竣工验收前要进行档案专项验收。其他工程的档案验收应与工程竣工验收同步进行。档案专项验收可分为初步验收和正式验收。初步验收可由工程竣工验收主持单位委托相关单位组织进行；正式验收应由工程竣工验收主持单位的档案业务主管部门负责。

第二十七条水利工程在进行档案专项验收前，项目法人应组织工程参建单位对工程档案的收集、整理、保管与归档情况进行自检，确认工程档案的内容与质量已达要求后，可向有关单位报送档案自检报告，并提出档案专项验收申请。

档案自检报告应包括:工程概况，工程档案管理情况，文件材料的收集、整理、归档与保管情况，竣工图的编制与整编质量，工程档案完整、准确、系统、安全性的自我评价等内容。

第二十八条档案专项验收的主持单位在收到申请后，可委托有关单位对其工程档案进行验收前检查评定，对具备验收条件的项目，应成立档案专项验收组进行验收。档案专项验收组由验收主持单位、国家或地方档案行政管理部门、地方水行政管理部门及有关流域机构等单位组成。必要时，可聘请相关单位的档案专家作为验收组成员参加验收。

第二十九条档案专项验收工作的步骤、方法与内容如下：

（一）听取项目法人有关工程建设情况和档案收集、整理、归档、移交、管理与保管情况的自检报告；

（二）听取监理单位对项目档案整理情况的审核报告；

（三）对验收前已进行档案检查评定的水利工程，还应听取被委托单位的检查评定意见；

（四）查看现场（了解工程建设实际情况）；

（五）根据水利工程建设规模，抽查各单位档案整理情况。抽查比例一般不得少于项目法人应保存档案数量的8％，其中竣工图不得少于一套竣工图总张数的10%；抽查档案总量应在200卷以上；

（六）验收组成员进行综合评议；

（七）形成档案专项验收意见，并向项目法人和所有会议代表反馈；

（八）验收主持单位以文件形式正式印发档案专项验收意见。

第三十条档案专项验收意见应包括以下内容：

（一）工程概况。

（二）工程档案管理情况：

1、工程档案工作管理体制与管理状况

2、文件材料的收集、整理、立卷质量与数量

3、竣工图的编制质量与整编情况

4、工程档案的完整、准确、系统性评价

（三）存在问题及整改要求。

第6篇：工程档案整理规范范文

【关键词】输变电工程档案管理问题；措施

项目的招标和设计，决策，购置材料，施工工程，建成投入使用的全过程中，形成的需要保存归档的项目文件材料，就是工程档案。需要较大的投资，较多的环节，较长的周期，复杂的内外部协作关系，这些是电网建设项目所具有的特征。因此其档案就形成较多的种类和数量，具有较重的价值。而在公司安全运行和日常维护以及大修改造中这些档案发挥着重要的依据作用，在公司档案管理中，占据重要的位置。因此对输变电工程建设项目档案管理工作措施进行加强势在必行。

1、输变电工程档案管理的现状

目前，纵观输变电工程档案管理的现状，具有不完善和不规范的问题存在其中。对于一个项目来说，往往会有资料的不全面性和装订的不整齐，目录与实际资料顺序出现差异，、报送不及时等问题，结果影响到档案的质量，主要表现在以下几个方面：

1.1没有强调档案管理的具体环节

建设单位的一些项目管理人员对于工程档案管理问题重视不足，他们往往只对工期的管理和工程质量以及安全狠抓不懈，而对工程档案管理的具体环节却没有着重的强调。尤其在施工时期，常常由于具有较重的任务和较多的环节以及时间的紧迫的原因，致使前期阶段项目的资料收集，以及对各参建单位的档案的要求没有被重视。

1.2没有强调档案的搜集和整理工作

参建单位只把工程进度放在重要的位置，对工程形象非常注重，而对档案收集和整理工作却没有着重的强调。而在实际工作中，从立项到拆迁的项目前期工作，以及招标和设计，直到验收投运和监理等等各环节工序中，都需要随时的收集与整理大量的有价值的文资，但实际中，各相关参建的设计和施工及监理单位只着重强调工程的进度，而在工程结束竣工，准备验收手续时，才突击的投入人力和物力进行整理，往往导致从准确和真实以及完整的角度来说，报送的档案资料都与规范的要求相差甚远，档案的质量不高，这样对日后的利用将产生严重的影响。

1.3没有明确竣工资料的质量要求

大多施工单位没有严格明确的竣工资料的质量要求，导致资料的文件表式不符合要求、没有完毕的签字手续、原件没有归档等问题出现。

1.4没有明确档案人员的职责

档案工作人员没有明确的工作职责，在实际工作中，由于档案人员的流动性较大，导致档案队伍稳定差，整体素质不强，同时由于有些档案人员没有较强的的责任心，没有尽职尽责的严格执行管理制度，出现遗失或收集不全一些重要的设备资料的现象。

2、输变电工程档案管理存在的问题原因分析

2.1对档案管理重要性的思想认识不足

注重工程建设而忽视档案管理，是不少项目建设单位共有的现象，没有强烈收集和报送以及利用工程档案资料的意识。有的建设项目单位就根本没有把工程档案认为和自己有联系，认为那只是例行公事归档案主管部门负责；还有的建设单位认为建设工程质量过关，合同和设计图纸是关键，其他都是无关紧要的事情；甚至还有的建设单位把档案与私人财产挂钩，没有必要让别人看，就更谈不上移交归档了。显然，导致工程档案的管理不规范的首要原因就是由于对工程档案的用途缺乏足够的认识。

2.2管理工作没有尽到职责

在输变电工程的档案管理中，没有制定有效的管理制度，部门责任没有明确的被落实，往往形成责任互相推卸的现象。工程档案往往由档案室人员全部一首经办，具体负责人没有配备，定多是兼职。各个具体工程没有完全形成细化的档案，因此覆盖设计和施工以及监理等各个方面的立体化的档案工作没有彻底的形成。档案主管部门很少亲临现场，因此缺乏监督指导。工程档案不规范的主要原因往往是由于制度不健全和管理失职导致的。

2.3没有建立考核措施

由于在单位或个人年度绩效考核中，档案工作没有被列入指标范围，档案工作质量又没有制定奖惩措施，与评先评优和工资奖金没有完全挂钩，因此，导致相当一部分人忽视档案工作，没有在日常工作在把档案工作随工程的进度结合起来，而只是在口头上提到档案的管理，而没有真正的落实到实际之中，只是应付验收而已。 因此说，档案管理的不规范与没有建立考核激励措施具有很大的关系。

2.4人员素质偏低

做好工程档案工作的收集归档，是需要具备很强的专业技术知识的人员才能胜任； 由于建设单位对档案管理的忽视，往往项目建设单位档案人员多数是一人兼任多职，这样就会在档案工作中，花费有限的精力和时间敷衍了事，而对学习档案业务和提高业务素质就更不用提了，这样的档案管理只是为了应付以后的急用，但急用时往往又会由于档案的管理不规范而耽误事情的处理。因此说，导致工程档案管理跟不上的根本原因就是档案人员的素质太低的缘故。

3、加强输变电工程档案管理的措施

在工程建设的管理部门，本人从事输变电工程图资档案管理工作多年，结合自己的工作实践经验，针对输变电工程档案管理中具有普遍性的问题，把几点加强措施提出来。

3.1建立和健全输变电工程档案工作制度

把当前工程档案管理模式建立成具有阶段性的，细化的纵横统一管理特点的模式。对目前在工程项目完成使用后，才开始收集整理档案资料工作的管理模式进行彻底的改变。这样才能够保障工程档案管理的完整性和规范性。从立项工程项目直到拆迁等前期工作，以及从招标和设计直到监理等等各个工序环节中，首先档案管理部门要把每个环节中需要归档的图资范围目录与要求制定出来，并负责向参建单位解释说明，把档案管理的指引工作做好；参建单位在对档案的要求明确后，按照范围目录进行整理资料；而对各环节整理好的资料进行检查，实施监督，确保质量，也是工程项目监理单位的职责。

3.2强化档案管理考核机制

把档案管理考核目标建立起来，在综合考核的项目中，把档案工作作为其中的一项。通过劳动竞赛和创优评先等形式加强考核激励，在领导意识和人员素质，以及整理质量和收集齐全等等环节，着重加强考核，从而达到对参建人员的档案责任意识不断增强的目的。对档案工作责任制管理进行积极的推行，这样如果基建单位不按规定执行，档案在工程竣工验收备案后逾期仍不及时移交的，在口头或书面整改意见提出后，仍不按时移交的，可根据相关的规定，从经济和政治上给予其处罚，严重的对其责任进行追究，使档案管理的质量得到保障。

3.3推进输变电工程档案信息化建设

随着科技的发展，计算机的普及，输变电工程档案的管理实现信息化成为现实，这对档案管理的规范化非常有利。在实现信息化管理档案时，应对国家有关电子文件归档和管理规范，以及档案数字化技术规范等技术标准要严格遵守，对系统数据库的建设和档案信息的存储格式要实现统一，从而在信息技术条件下使各类档案的全面收集和安全保管，以及有效提供利用得到保障。各参建单位通过网络技术，就可实现工程档案的全文查阅利用，既方便又快捷。现代化和数字化管理档案内容真正成为现实，从而方便了档案的开发和利用。

3.4强化输变电工程档案全过程管理

建设输变电工程时间较长，标准化和规范化管理是其档案管理水平提高的基础。也就是说，收集和整理以及保管档案管理的各个环节，需要运用统一的程序和科学的方法，同步进行档案管理与工程建设，管理需要全过程进行。

（1）前期介入

从工程的开始就应注重档案的管理工作。开工前，档案主管部门需要将建档的各种要求向工程建设参与单位提出来。 各工程参建单位要对档案管理具有足够的认识，当做重点来抓。为使档案的真实性及可靠性得到保障，档案管理与工程建设需要计划和布置的同时进行，检查和考核同时进行。

（2）中期控制

档案主管部门现场的检查和指导力度要加强，全程参与，使工程档案各个管理环节始终处于受控在控之中。要经常亲临施工现场，检查指导随时进行。如遇到难度较大的收集时，应及时的向施工建设相关单位反应，请求帮助与支持。

（3）后期检查

在工程竣工投运后1个月内，各施工和安装以及监理等工程建设单位，应把竣工技术文件和竣工图以及调试报告等，进行整理和组卷移交，并把相应的电子文件进行提交。采取阶段性归档重大建设项目。档案主管部门需要把督查工作加强，对不符合规范要求的，必须退回整改。运用行政程序接收档案，需要把工程档案初验认可制和档案验收合格报送移交制建立起来，这是工程档案的规范化和标准化得到保障的最有效措施，同时，也可杜绝私自修改和伪造或事后补做的情况出现

3.5提高输变电工程档案人员的业务素质

档案员队伍建设需要进一步的加强。一方面对工程档案人员的专业理论水平进行提高，需要通过培训专业的业务和现场讲解等等形式来实现。 另一方面，专兼职档案员的责任意识要自觉的增强，对档案知识和业务技术学习，以及现代办公设备的使用要不断的加强，运用计算机、网络等现代技术管理档案的技能水平要达到熟练，并不断的进行提高，从而具备精湛的业务，从而与新时期新阶段的档案工作的要求相适应。

4、结语

总之，改善电力基础设施的真实记录就是输变电工程档案。随着社会经济的发展，也日趋显示出输变电工程档案管理的重要性，也具有了越来越大的工作量，这就对我们以往的档案管理模式提出的新的挑战。因此，为了使工程的安全性和真实性得到保证，对规范化管理输变电工程档案水平和整体质量进行提升势在必行。

参考文献

[1]任秋芬，任君娣.重大建设建设项目文件与档案材料的管理难点[J].中国档案，2005.

第7篇：工程档案整理规范范文

关键词：水利工程；档案；管理

中图分类号：TV 文献标识码：A 文章编号：

水利工程档案在建设过程中，会形成各种各样的文档材料，包括从工程项目的提出、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录，它对工程建成投产后的管理、运行、养护等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用，对其他工程也起着借鉴与参考的作用。因此要做好水利工程档案管理工作，准确记录施工过程中具有保存价值的资料，逐步实现数字化、网络化的档案管理，为水利工程提供真实丰富的信息资源，成为水利工程建设及管理中一个不可或缺的重要环节，这既是对现在负责，也是对历史负责，更是对后人负责。

1、全面建立档案管理网络

加强对档案工作的集中统一管理，确保档案管理规范化、标准化是水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证。水利工程档案工作，不但要有认识，还要有平台；不但领导要有决心，还要有具体措施。因此，要建立一个纵向到底、横向到边的档案收集、管理网络，杜绝档案流失。

1.1成立档案工作领导小组。统一协调档案管理工作，成立档案室，设立专职档案员，形成了以主管领导挂帅、副职领导分管、档案室具体负责、各职能科室齐抓共管的四级档案管理网络。

1.2建立健全档案管理的各种规章制度。修订岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明。无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门，都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失，使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。

1.3重视对参建单位档案的监督指导。为切实做好工程建设过程的档案资料收集及管理工作，对于通过招投标选定的各参建单位要求其以文件形式明确档案管理负责人及直接责任人，建立档案管理岗位职责及工作制度，明确相关部门、人员的岗位职责，统筹安排档案工作经费，确保水利工程档案工作的正常开展。

1.4稳定档案人员队伍，强化培训。从事水利工程档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面。他们不仅要懂文书档案，还要懂科技档案，懂不同类别的档案的分类整理，因此，要培养稳定的档案人员队伍，不宜经常变动，否则会为档案管理全过程控制管理带来不利影响。并为达到水利工程档案整理规范化的要求，应定期或不定期地举办档案管理人员包括参建单位档案管理人员培训班，召开工程建设档案工作会议，认真学习、讨论相关规章制度、法律法规、技术文件，切实提高档案管理人人员业务业务素质。

2、转变观念，主动参与，实现全过程控制

建设工程档案的收集、整理和整编是一项十分复杂而艰辛的工作，它贯穿于工程建设的全过程。长期以来，我们对于各级各类档案的管理工作没有一种科学的管理意识，没有将档案工作渗透到各个环节之中，导致业务部门和档案管理部门各自为政，档案资料积累残缺不全，给档案的整理归档带来了困难，又使得形成的档案材料保存和利用价值不高。

2.1提高认识，转变观念。一项大的水利工程，从项目申报到工程竣工，分阶段多，复杂性强。这种工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及部门和人员多，经历时间长，稍有疏忽，就可能遗漏。我们应当提高认识，改变档案部门被动等待，业务部门敷衍交差的局面，档案工作不是一项独立的工作，而是工程所有参与部门的相互配合的结果。

2.2制定措施，全程参与。为了使水利工程的档案管理更加规范化、标准化，我们必须，制定一系列措施，从工程开工之日起就开始着手档案的前期收集工作，可与各参建单位在签订有关合同时，即对工程档案的收集、整理、移交等提出具体的要求，以文件的形式明确下来，并在建设过程中不断指导和督促，并作出必要的调整。

3、制定详细的分类方案，确定全面的收集方法

水利工程因其自身规模，建设时间跨度及涉及地域不同，对档案资料的收集的内容、数量要求不同，收集的方法也因具体工程而异。首先要根据水利工程的规模和特点，预测可能产生的文件资料，制定本项目的分类方案，再根据方案细化，下达收集范围和收集方式的指令。

3.1跟踪收集。对于施工周期短，人员和经费较为充裕，规模相对较小且工地较为集中的水利工程，档案人员可主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息，并指导和督促有关部门部门针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快、档案资料齐全，质量也比较高，但花费的人力、物力较大。

3.2分阶段收集。某些大型水利工程及跨年度的水利工程，档案管理人员应当及时掌握工程进展情况，并加强催收，避免档案原始材料的散失，以确保工程档案的连续性、完整性。

3.3强制性收集。对某些人员分散、临时机构较多的施工单位，可以采用一些强制性的措施，以减少档案资料因人为因素造成不必要的流失。比如说与工程竣工结算挂钩或者交纳部分抵押金等。

4、制定档案整理实施细则，科学立卷

同志就档案整理问题指出，要“分门别类，便于保存和寻找”，这是对一般档案整理工作的要求，同样也适用于水利工程档案的整理工作。

4.1制定详尽的档案整理实施细则。根据水利工程建设的实际情况，制定详尽的档案整理规范，明确规定各责任单位的职责和义务，并有相应的控制措施，以便于档案工作人员在档案整理过程中有章可循。这个规范要符合水利工程档案形成的规律和特点，并且只能采取一种规范，不然会造成分类中的类别交叉现象，不利于管理与利用，同时对于具有一定的密级和保密性的文件材料，比如测量成果，军用地形图，大型桥梁等设计图纸等，还要特别重视对待。我们将水利工程档案共分为十二大类：(1)综合类档案；(2)堤防类档案；(3)河道治理类档案；(4)防汛类档案；(5)基建类档案；(6)水文水情类档案；(7)科学研究类档案；(8)设备、仪器类档案；（9）会计类档案；（10）组织人事类档案；（11）声像电子类档案；（12）其它类档案；并在每一类中确定了基本归档范围。

4.2科学立卷。一是工程档案工作应与工程建设实现同步管理；二是档案应完整、准确、系统，安全，并做到图面整洁、装订整齐、签字手续完备；三是竣工图应反映实际情况，必须做到图物相符，做好施工记录、检测记录、交接验收记录和签证，并加盖竣工图章；四是施工过程中的图片、照片、录音、录像等材料，以及施工过程中的重大事件、事故等，应有完整而详细的文字说明，同时要填写档案资料情况登记表。

4.3标准化建设。就是科学地制订、贯彻、修订各项标准，使档案工作逐步走向规范化、统一化的工作。首先应确定收集、立卷、归档等各环节的技术标准。其次建立标准的工程档案工作程序图，具体列出与各部门之间的关系、工作的周转运行图以及档案在库房的存放示意图等等，使其达到程序化。

5、开发利用档案信息，促进档案管理工作

第8篇：工程档案整理规范范文

关键词：档案管理；杨林塘整治工程；促进

毫无疑问的是，档案管理工作是与时俱进的，随着时代和科技的发展，档案管理工作的各个方面都已经发生了巨大的变化，以往的低效率的档案记录方式渐渐无法适应时代的现实要求，传统的手工档案渐渐不再适应现实的工程需要。而工程档案则是评判工程质量好坏的凭据，需要完整系统的档案资料留下并且长期保存，我们需要注意的是，不是工程结束了，档案就没有存在的价值了，相反的是，进行好工程档案管理工作也有利于工程结束后的维护工作。上级部门和领导也可以通过对工程档案的检查，发现不足，弥补缺点，借鉴工程的优点和长处，从而更好的制定同类工程的建设方案。

本来杨林塘整治工程建设时间就特别长，投入资金多，工程十分复杂，相关的档案资料容易丢失，很难及时全部归档并进行合理的整理。而且由于太仓市水利局、太仓市交通运输厅航道局和太仓市政府多个国家部门参与杨林塘整治工程建设，导致档案资料归类困难，太过分散，各个部门档案混乱重复。同时，缺乏足够的擅长进行工程档案管理工作的专业人员也是杨林塘整治工程档案工作出现失误的一大原因，有些施工企业甚至缺少资料整理员，一味追求经济利益，导致工程档案规范性差，工程结束后，由于企业进行人员调动，工程档案丢失严重，在工程进行中，档案管理不规范，很难合理地和项目进度相结合，也很难为项目进一步进行提供科学参考。

1 杨林塘整治工程简要介绍

巴城镇杨林塘整治工程包括杨林塘主线航道、杨林船闸、联络航道金鸡河、吴塘河，整治航道里程长达65.4km，全线改建桥梁41座。项目总预算为49.96亿元。

杨林塘整治工程浩大，历时久，资金投入大，阶段众多，其中杨林船闸是杨林塘整治工程的重要组成部分，包括船闸主体工程、引航道工程、远调站码头、停泊锚地、船闸附属设施、杨林节制闸、跨闸公路桥和玖龙桥等，而且杨林船闸是按三级船闸标准建设的，目前我们可以了解到的是，杨林船闸建成后能够通过1000吨级船舶，这无疑意味着杨林塘整治工程将有效的改善现状。

2 杨林塘整治工程的档案管理

2.1 档案管理的内涵

首先，我们需要了解档案管理的内涵，档案管理并不复杂，档案管理其实就是对档案信息以及档案实体进行管理并提供档案服务的一种工作。很久以前，中国已经有对档案的记录，但是由于种种原因，学术界对档案管理工作重视度不够。近代以来，西方思想传入中国，现代的档案管理思想才渐渐被人们接受，由于发展时间短，适合中国现实的、先进的档案管理思想不够成熟，研究现代档案管理思想的学者较少，真正了解现代档案管理思想作用的人员不足。但是，我们需要注意的是，档案管理工作是始终协同时代而发展的。随着时代的变革与人们生活方式的改变，档案管理工作也日益凸显重要性。相比过去，通过人力来低效率地进行档案记录无法满足人们的现实生活要求。工程档案是评判工程质量，记录工程实施的一项重要凭据，对国家建设和人民利益都具有重大的意义，必须要得以长期地保存。一般情况下，我们需要注意的是，工程档案的记录过程是从一个工程开始至结束，但是其意义的显现往往是在工程结束后长达几十年或者几百年的时间里。工程档案的长期保存和有力使用可以帮助该工程进行后期维修工作，甚至当该工程不存在之时，也可方便未来其他工程借鉴该工程的优良技术和避免该工程实施时产生的问题。了解到以上原因，我们可以发现工程档案管理工作的重要性毋庸置疑。

2.2 杨林塘整治工程进行档案管理出现的问题

工程的档案管理工作由于工程本身的特殊性，一向任务繁重，档案工作很容易出问题。由于种种现实方面的原因，工程项目的许多基本资料例如施工图、设计图等很难顺利完整的保存下来，和项目本身互相映照，经过整理形成规范的工程档案。

而杨林塘整治工程中的施工单位没有很好的认识到工程档案的重要性，前期对保存档案的投入资金和人力物力不足，少部分施工企业甚至过于看重经济效益，认为工程档案是没有用的，所以没有组织人员专门保管工程资料。除此以外，许多单位由于计算机设备不足导致很多工程档案只有纸质版档案，而没有电子版，影响了档案的保存。

杨林塘整治工程建设的时间较长，并且人员组织和工程开展也是十分繁琐的。首先，施工单位不够重视档案整理，导致该工程档案整理严重缺失。其次，档案整理的专业性人员十分缺乏，施工企业在接手工程时只注重经济效益，而忽视了工程开展的细节，因此缺乏足够擅长进行工程档案管理工作的专业人员来进行档案归类整理，最终导致档案资料无法及时地进行归档。最后，杨林塘整治工程的建设由国家和企业等多个部门进行参与，所以这也从一方面增加了归类的困难程度。每个部门的职责不同，负责的项目不同，导致档案分散混乱，无法进行统一的管理。在缺乏专业档案管理人员的情况下，各个部门的项目分管职责、开展进度、人员安排、施工要点等都不尽相同。因此，想要做好档案管理不仅需要专业人才，更需要各个部门的重视、合作与配合，才方可进一步进行工程档案管理的规范化。

3 如何促进工程的档案管理工作

笔者认为，要使工程的档案管理水平提高，国家必须要更加重视档案工作重要性，设置专门的工程档案管理部门，制定合理科学的档案管理规范，严格规范工程档案资料的归纳整理方法，树立及时整理档案的良好风气，培养能够进行工程档案管理实践的相关人才。

在工程建设过程中，我们要加大人力、物力和财力的投入，克服困难，不怕艰辛，组织档案管理人员及时收集工程信息，记录工程进程，整理工程中暴露出的问题，加快档案整理速度，争取做到完整系统的记录下各种形式的工程资料并在验收后及时归档，形成系统的、有价值的工程档案，从而为工程建设人员提供信息服务，为工程评价、工程验收、工程维护和工程检查提供依据。现实中，许多施工单位没有很好地认识到工程档案的重要性，前期对保存档案的投入资金和人力物力不足，甚至过于看重经济效益，认为档案是没有用的。除此以外，许多单位由于计算机设备不足导致很多工程档案只有纸质版档案，而没有电子版，影响了档案的保存。我们要认识到如果工程质量不好，出现了一些问题，这些保存良好的工程档案资料也能成为可靠的证据。最后，上级部门和领导也可以通过对以往的工程档案的检查，发现它的不足，弥补存在的缺点，借鉴工程的优点和长处，从而更好低制定同类工程的建设方案。

总得来说，由于我国目前的经济水平限制和历史原因，要做好工程的档案管理工作任重而道远，需要国家、社会和人民的共同努力。但是我相信，在不久的将来，我国的工程档案管理工作的水平必然将不断提高，档案专业人才将不断涌现，工程档案管理制度将不断完善，从而为工程建设提供更加完整系统的信息服务。

参考文献

[1]汪秀燕.浅谈吉木萨尔县建设工程项目的档案管理[J].决策与信息，2015（32）.

[2]闫亚珍.目前工程档案管理工作中存在的问题及对策[J].福建建筑，2009，11.

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第9篇：工程档案整理规范范文

关键字：工程档案；移交；工程竣工；档案整理

引言：工程竣工资料，是工程建筑物的结构、尺寸及施工情况的真实记录，是对工程进行使用、养护、维修、改建、扩建的基本依据。建设工程档案移交是建设工程活动的一个重要组成部分,是搞好基本建设工作的一个重要环节。

一、工程竣工后的档案整理

要想保证竣工档案的质量，实现竣工档案完整、准确、系统这一基本要求，就必须首先做好竣工文件材料的形成、积累和管理工作。为了保证竣工文件的质量必须做好以下4个方面工作。

1、以建设施工程序和有关标准、规范为依据，实行建设项目全过程的检查监督

工程建设项目的建设施工程序和有关的标准、规范，是进行工程项目建设的各项工作及施工、监理必须遵循的，是进行工程项目建设的依据。它规定了工程项目建设施工的阶段、步骤和整个过程，规定了每个阶段、每个步骤的工作任务和相应形成的竣工文件，规定了各种竣工文件表述和编制方法。因此，工程项目建设施工程序和有关标准、规范，既是项目建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等进行建设施工的基本依据。又是竣工文件材料形成的基本依据。

2、抓住薄弱环节，做好竣工文件形成、积累的管理工作

工程项目建设的前期准备阶段和结束阶段，往往是竣工文件形成和积累的薄弱环节。这是因为．工程项目的前期准备阶段，如立项选址、工程可行性研究、评估、初步设计等项工作，往往是由交通行业主管部门进行的，或因机构未建立，或因人员不稳定，或因工作缺乏基础，或因制度不健全等原因，常常不大注意或无暇顾及竣工文件形成积累的管理工作；工程结束阶段，人员流动较大，有的这条路的工作没有完全结束，又调到新的项目去工作，造成竣工文件无人过问或推诿的局面。应该明确，工程建设项目的前期准备阶段，是竣工文件形成和积累工作的开始，而且这个阶段形成的竣工文件往往是很重要的，如各种依据性文件、各种基础性文件等；工程结束阶段，是竣工文件形成和积累的最后阶段，这时竣工文件将全部形成、归总，进行系统整理、归档，这个阶段是竣工文件形成和积累最关键的阶段，是出成果的阶段。

3、实行三纳入，使竣工文件的形成和积累制度化

对竣工文件的形成和积累实行有效的管理，最根本的措施是实行“三纳入”，就是把竣工文件的形成和积累纳入建设计划、纳人工作程序、纳入有关单位和人员的岗位职责。“三纳入”的实质，是从加强管理人手，将竣工文件的形成和积累制度化。

4、科学管理，细化分工

竣工文件管理与整理归档也应遵循“统一领导、分级管理”的原则，项目建设单位(业主)及勘察设计、科研和新技术应用单位、工程施工、工程监理、工程质量检验检测评定等单位各司其责，分别负责本身形成的竣工文件材料的管理与整理。交工验收和通车后，由项目建设公司(业主)收集、接收全部竣工档案归档，工程竣工验收之后移交管理营运单位。竣工文件的形成、管理与整理的分工。

二、工程竣工后的档案移交

1、重视档案工作、提高档案意识是做好档案工作的根本。

⑴重视工程档案工作首先应从领导做起,由上至下,层层带动,有制度、有计划、有责任。如一些高校领导非常重视建设工程的档案管理,由分管基本建设的校长直接负责管理,学校把建设工程档案的形成、积累、整理、立卷归档工作纳入基本建设规划、计划、管理制度中,在基建工程的目标中,提出对档案材料的要求,并将其纳入基建人员职责范围之中,实行集中统一管理,做到专人负责管理;同时要求基建部门要有一位负责人分管建设工程档案工作,并配备专职档案管理人员,形成网络,责任到人,这样才能加大依法治档力度,保证建设工程档案工作的提高。

⑵档案工作人员必须解决好自身的档案意识,充分理解建设工程档案的重要性。有些工作人员对档案工作的不重视,根本原因是其对档案的重要性缺乏正确的认识。从宏观上来说,建设工程档案是一个单位历史发展的真实写照,建设档案记载着单位总体布局和远景规划;从微观上来说,建设工程档案记载着基本建设工程的规划、设计、施工和使用的基本情况,记载着每栋建筑物、构筑物以及地上、地下管线等的布局情况,是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改造的重要依据。

⑶加强工程档案工作的宣传、教育力度,让所有人感受到档案的重要性、必要性。档案部门应定期搞一些档案工作宣传活动,让大家了解档案工作、关注档案工作,营造一个重视档案、爱护档案的氛围,从而增强档案工作人员对自己的工作的责任感、自豪感。在基本建设过程中,多数人对档案是不太重视的,比如一些变更的施工资料,很多施工人员在竣工图中并没有体现出来。其实,档案在后期使用时是非常重要的,一旦图纸与现状有不同情况,很可能利用档案时会出现重大偏差,很可能造成重大失误和损失。

⑷制定工程档案的奖罚制度,调动工程档案工作人员的积极性。要使工程竣工档案达到完整、准确、系统,还应采取奖罚手段,坚决执行归档制度,做到有规可循,将基建工程项目文件材料形成、积累、整理、归档纳入基建部门工程技术人员及档案资料管理人员的职责范围,明确作为本职工作的组成部分,并作为业务考核的依据,工作好的有关人员应给予表扬或奖励,工作不负责任的有关人员,应通过协调限期整改,否则应给予批评或处罚,从而保证竣工档案达到完整准确系统。

2、利用各方力量,采取有效措施,保证档案完整、准确、规范。

⑴在建设工程招标时即将施工档案的移交列入招标文件,作为招标的一个条件,在投标文件中明确归档方案,收集整理移交的措施。中标的施工单位须把档案移交的押金交财务处,档案完整归档后方可退还押金,从而取得档案管理的主动权。

⑵充分利用监理的力量来监督档案的移交。建设工程项目档案工作是整个建设项目管理的重要组成部分,也是监理工作的一项重要内容,监理单位要对档案原始材料的形成、积累、整理进行检查和监控,确保原始材料的真实可靠。

⑶从档案的形成阶段就要抓好原始资料的收集工作。基建部门从工程的前期工作开始就要一步一个脚印的做好档案收集,基建部门的工程档案必须是专人保管,有专门的档案存放处,有用的档案资料应立即放到存放处并分类登记,资料拿走了应记录去向,同时应选择细心的并经过档案知识培训的人做档案员,在档案收集上应形成一个信息员网络,与档案有关的人员均应承担一定的责任。

⑷为保证工程档案在移交时能完好无损,在资料收集时应采取有效的措施防止图纸等资料的丢失、污染和破损,如在施工前可留出一至二份完整的图纸,留作为竣工图使用。对一些图形文件可做成光盘供利用者检索,可以减少原件的损坏程度。

⑸建设单位可将档案工作纳入建设工程质量验收体系,在施工过程中,建立建设工程档案的质量评估体系,并将档案材料列入质量评估中,在工程竣工验收时,档案材料的完整情况也作为验收的标准。

3、健全档案移交制度,及时整理、移交工程档案。

⑴建设单位在项目建设初期就应按照国家档案管理的有关规定,结合实际情况,制定相应的档案管理制度,同时明确建设单位、勘察设计单位、招标机构、施工单位、监理单位等工程管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责,规范档案资料的收集、整理,以保证工程档案的顺利移交。

⑵建设工程的档案可以分段移交,尤其是周期很长的大型工程,更应分期移交,否则时间过长档案整理归档很困难。基建部门可按照工程的分段情况移交档案,有的项目即使某方面的验收未通过,也可以先归档。建设部门如需要使用已归档的资料,可以利用档案的形式再拿回来使用,这样既解决了大型工程档案保存困难的问题,也保证了工程中对原始资料的查阅利用。

⑶档案工作重在日常积累,基建部门的档案工作者要有强烈的档案意识,时时牢记获得所有有价值的档案,应以保证不遗失一切有用的资料为宗旨,有了资料就应保存,是否有价值可待归档时再区分。一个工程结束了就应抓紧整理成册,尽快移交,不等待,不拖拉,管理学有一句名言“:时间允许时工作随之膨胀”,档案工作者应力求把档案的保存整理、移交做在前面,很多东西拖到后来可能一切都晚了。

4、加强工程建设与档案管理的结合,实现档案管理一体化。

⑴坚持档案部门与基建部门相结合,齐抓共管做好建设工程竣工归档工作,要抓好“三个到位”即:明确项目档案工作的分管领导到位,指定项目专(兼)职档案人员到位,落实项目施工、安装编制竣工技术资料、图纸的人员到位。

⑵建设工程档案工作人员要对档案的总体工作心中有数,何时涉及哪些资料,资料如何获取都要心中有数,到了时间应有意识地去获得,必须坚持工程项目建档工作与工程建设、竣工验收同步。把建设工程档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系,做到工程进度到哪个阶段,档案收集和管理工作跟踪到哪个阶段。

⑶学校档案部门要与基建等其他相关职能部门及时联系、及时沟通,建立完善的建设工程档案接收制度和机制,实施档案质量的全程控制。在建设工程项目立项时,就将档案工作纳入到工程的各个阶段,使档案部门相关人员参与工程项目设计、施工、竣工验收以及监理等环节,并具体落实到人。