档案管理痛点精选(九篇)

前言：一篇好文章的诞生，需要你不断地搜集资料、整理思路，本站小编为你收集了丰富的档案管理痛点主题范文，仅供参考，欢迎阅读并收藏。

第1篇：档案管理痛点范文

纸质档案管理

长久以来，纸质档案一直是各单位存储相关信息不可或缺的手段。以纸张为载体的纸质档案，通过检索手段就可查询相应信息资料，无需使用科技设备，而且只要纸张防腐措施得当就能够实现长久保存，这点与电子档案存在较大的差异。地质单位的资料同样如此，通过建档相应地质资料，形成可供查询的地质资料信息库，能够为单位部门提供区域内各类地质资源信息。纸质档案具有可查询、可长久保存的特点，其管理特点也比较突出。纸质档案管理的特点具体可概括为三个方面：第一，纸质档案存储所需空间巨大，工作量大，管理难度高。纸质档案依托纸张的存储形式，决定了其需要投入相应数量的人力资源用以维持档案的日常维护。尤其是对于地质资源档案这类涉及信息门类复杂的档案来说，更加需要一定数量的工作人员保证各类资源档案的安全，同时，也需要保证相关地质资料信息能够被及时地获取。第二，纸质档案整理编修难度高，工作强度大。对于纸质档案管理者来说，最具挑战性的工作是整理和编修档案。从地质资料档案具体情况来看，当单位对某个区域的地质资料进行重新调研时，或者是勘探出新的资源储量、类型等信息之后，就需要对原有的纸质档案信息进行更新，这时就需要对档案进行重新整理乃至编修。由于纸质档案完全依托档案管理人员手动录入，在更新这些资料的时候也需要使用同样的手段，这时就必须根据新加入的地质资源信息资料的情况，对原存档的档案进行编修。第三，纸质档案管理涉及的预防性内容较多。例如，纸质档案涉及场所内防火、防腐、防盗等，在管理上都需要采取相应的措施，而这些也只是预防性基本措施，当不可抗力和意外事件发生时，对纸质档案造成的损害往往也是不可逆的，诸如地震、洪灾等都是无法采取有效措施的，只能在管理中设置相应预防性措施，这些都为纸质档案管理增添了难度。

电子档案管理

电子档案特点依托电子信息技术存在的电子档案，其本身的特点十分鲜明，一方面体现在内容的多样性，另一方面体现在存储空间的小型化。从内容上看，由于引入了电子信息技术，电子档案的内容存储不再局限于文字信息和纸质的图片信息，视频影像、音频成为电子档案存储信息的全新形式。全新的信息载体形式丰富了档案内容，让更多信息形式存入档案成为可能。以地质资料为例，过去纸质档案中收纳资源地貌、资源构成等方面的信息，只能通过文字和照片形式进行初步认识，要对地质信息进行深度了解，只能借助专家分析。而电子档案能够通过视频和音频形式存储当时专业的评价，这对获取地质信息之后对其进行二次加工具有重要帮助，增强了信息使用效率。而从存储空间上看，电子信息技术通过对信息的数字化，将占据大量空间的纸质资料信息转入磁盘中，极大地降低了存储空间，更降低了档案管理的难度。电子档案管理特点从电子档案的特点来看，电子档案的管理也具有一定的特色，可以从三个方面进行概括：第一，电子档案管理技术含量高，对管理人员素质有着一定要求。不同于纸质档案，电子档案管理除了要求具备档案管理基本职业能力之外，还需要有一定的信息技术使用能力。例如，地质资源电子档案在涉及相关地质资料更新时，需要管理人员具备对其中文字、图片、视频与音频的操作能力，以保障信息更新的准确性。第二，电子档案整理编修难度虽然降低，但工作量依然不小。由于电子档案涉及更多内容的承载形式，例如对文字图片与音视频信息的编修，不再是简单的文字编辑工作，涉及更多视频及音频的上传、下载、说明等编辑工作，这些在海量信息之下的工作依然是比较艰巨的。第三，电子档案管理涉及更多的是数据库的安全。尽管存储电子档案的数据库多是由专业技术人员指导，但档案管理人员也需要关注数据库安全问题，及时对存储档案数据库情况进行了解，检查是否存在漏洞乃至被入侵等问题。

纸质档案与电子档案管理比较

对纸质档案与电子档案的差异进行比较，有助于提高目前正处于纸质档案信息化阶段的各单位的风险意识，降低其存在问题带来的影响，从而更好地进行档案信息化工作。存储形式决定的管理环境的异同将纸质档案与电子档案差异置于同一视角进行比较，能够更加清楚地认识到两者之间的差异。从风险视角来看，纸质档案的存储是以实物空间实现的，这种存储形式受到纸张保存要求的限制，对其所在场所湿度、温度等都有一定要求，否则信息保存将面临很大的风险。电子档案尽管存储形式不同，不受限于物理空间，但同样面临这种风险，其内部的存储元器件对所处环境的尘埃、磁场等因素都有着要求，一旦存储元器件受到伤害，其保存的信息同样会面临巨大风险，这是两者在面临风险时的相似之处。而两者所面临风险的不同则较为直观，相对来说，纸质档案对物理环境的要求较高，需要在能够达到长久保存效果的物理场地进行持续的人为干预，即便采用某些设备进行温度和湿度控制，也依然需要人为的干预。而电子档案的存储元器件对防尘、防磁场等方面也有着一定要求，目前大部分场所基本都能够达到这种要求。也就是说，除了极端尘埃和磁场的场所外，电子档案存储元器件因受物理环境影响而消失的风险概率是很低的。从两者比较的结果来看，纸质档案对管理环境的要求更为严苛，而电子档案管理的要求则相对更为宽松。但同时必须注意到的一点是，传统纸质档案管理环境对纸张造成的影响是长时间的，不会瞬间导致信息湮灭，其发现问题是可以修复的，只是需要做大量的工作；但是电子档案如果受到极端环境影响，将会出现所有信息瞬间湮灭的可能，且难以修复。信息查询方式的异同从查询方式来看，纸质档案和电子档案的查询逻辑是一致的，两者都是通过一定的查询方式来定位信息所在存储位置，从而获取信息。区别在于纸质档案完全依靠人工的检索方式，需要耗费更多的时间和精力先定位信息位置，再获取信息。而电子档案依靠算力极高的计算机进行，其检索方式可以有多种，包括关键词、时间等定位信息的存储位置，进而获得所查询的信息。相较于纸质档案信息查询，电子档案信息查询能够短时间内定位到所需的信息，无疑是更为高效、精确的。当然，电子档案的这种高效、精准查询信息的优势也并非完全优于传统纸质档案的信息查询方式。这主要是因为传统纸质档案信息查询依靠人工实现，而人类具有机器所欠缺的“智慧”。以地质资源信息为例，若要查询“内蒙古地区”相关信息，计算机所定位的只是单纯的字段、指令，但是通过人工检索就能够甄别出信息中哪些更贴近查询者所想要了解的“内蒙古地区”的资料。

档案管理信息化对策

通过对纸质档案与电子档案管理的对比可以看到，对于当前事业单位进行档案管理信息化而言，要进行高效的档案信息化建设工作，不是简单地将信息化技术引入档案管理工作中，而是需要在明确两者异同的基础上，同时考虑到当前档案管理在制度、管理人才方面的不足。对此，提出几条纸质档案管理信息化的对策。强化档案管理信息化建设目前，事业单位纸质档案管理的模式已经十分成熟，但是档案管理信息化程度有限，纸质档案管理在转向电子档案管理的过程中存在一定风险，因而各事业单位需要强化档案管理信息化建设力度。通过对比纸质档案与电子档案，得知应当在梳理目前事业单位纸质档案管理现状的同时，加强对电子档案管理的深刻认识，以便能有效、有步骤地将信息化技术引入当前纸质档案管理中，使其为本单位档案管理工作改革助力，这是当前档案管理信息化建设的重点。基于这种观点，事业单位档案管理信息化建设强化工作不仅是对单一信息技术的使用，更追求传统与新型管理模式的有效对接。一方面，事业单位传统纸质档案管理模式不能被抛弃，在向电子档案转型的过程中要考虑两者并行。以地质资源档案管理为例，要选择性地对部分类型地质资源档案进行电子化，尤其是一些传统纸质档案管理模式下查询比较费时费力的内容，同时，对于一些比较重要的地质资源档案，还是应以安全性为第一要务。另一方面，事业单位强化档案管理信息化建设。在加强纸质档案信息化建设的过程中，必须使档案管理全方位覆盖到整个管理周期，要求传统纸质档案管理模式与电子档案管理模式实现有效对接，即不仅要涉及传统档案管理模式存储和使用这两个主要过程，还要在建档、存储、销毁等所有环节实现衔接，通过信息化手段让传统纸质档案在所有环节欠缺的部分得以完善，这样才能发挥出档案管理信息化的作用。

强化纸质档案管理与电子档案管理的依存性

在事业单位档案管理信息化过程中，纸质档案管理不能简单地被电子档案管理模完全取代。从另一个角度来看，这意味着在工作推进的过程中两者必然是共存的，且存在一定的影响。要规避这种影响带来的风险，并且最大程度地发挥出两者的作用，就必须强化纸质档案管理与电子档案管理的依存性。以地质资源档案为例，地质资源纸质档案在信息化过程中，对极为重要的地质资料档案采用传统纸质档案管理模式的同时，要对部分档案进行电子化，这并不意味着两者完全不相关，而是可以将重要的纸质档案电子化当作新增备份，同时电子化的部分地质资料也并不是从纸质档案中完全剔除，而是管理重点有所侧重。未被电子化的地质资料档案侧重于纸质档案管理模式，电子化的则侧重于电子档案管理模式。信息检索过程同样如此，检索复杂的地质资源信息档案依托电子档案优势，实现检索流程优化，同时纸质档案也能够发挥出电子档案目前难以实现的作用，即前文提到的人工检索所具备的“智慧”，弥补计算机检索信息匮乏的不足。强化两者的依存性，让档案管理逐渐从传统模式向新的电子信息模式过渡，可以避免不必要的风险。提高档案管理人员素养通过纸质档案和电子档案管理的对比发现，管理人员的素养在档案管理信息化过程中极为重要。事业单位要想更好地实现档案信息化，必须拥有除掌握传统纸质档案管理技术之外的信息化管理人才。对此，研究认为目前各事业单位在档案信息化推进过程中必须重视从传统纸质档案管理人才队伍中挑选出业务精通、学习能力强、善于钻研的人员进行信息化管理培养。研究通过对比传统纸质档案与电子档案管理，提出档案管理信息化的对策。当下事业单位对档案管理信息化的重视程度越来越高，在充分考虑传统纸质档案与电子档案管理各自存在的风险的基础上，对两者进行直观对比，能够相对客观地认识到这一过程中的重点工作，并最大程度地规避工作开展过程中的不利因素。基于这一观点，当前事业单位在实际档案管理信息化工作推进中，应兼顾传统纸质档案与电子档案两者，根据自身实际情况进行调整。

参考文献

[1]郑磊.谈电子档案与纸质档案的优化管理[J].商业文化,2022(05):74-75.

[2]刘瑞.纸质档案资料数字化分析——提升地质档案管理能力的重要途径[J].办公室业务,2022(02):135-136.

[3]戚芳.纸质档案与电子档案并行管理分析[J].黑龙江档案,2021(06):146-147.

[4]武韶佳.纸质档案和电子档案并存的必要性探究[J].城建档案,2021(12):161-162.

[5]吴英.事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2021(09):4-6.

[6]郭亚丽.电子档案与纸质档案两轨并存之思考[J].山西档案,2019(02):132-133.

[7]关英霞.论电子档案与纸质档案的整合管理[J].黑龙江档案,2012(04):108.

第2篇：档案管理痛点范文

关键词：电力系统 档案 程序化

Abstract: with China's reform and opening up the breadth and depth of the continuous development of our country, the power system department according to the national request to carry on the corresponding reform, change mechanism, innovation of electric power enterprise management mode, to effectively adjust the labor resources and productivity essential factor, so as to achieve the good management results. Power system management of electric power enterprise archives management work is an important part of archives, to realize the modernization of management, enhancing archivist work level and service capabilities, is directly related to the electric power enterprise production and management lifeblood. This article from the power system file program management perspective, from the collection, classification, preservation, utilization of four links to archives program conducted a comprehensive study.

Key words: power system, files, program

中图分类号：F407.61文献标识码：A 文章编号：

1 前言

管理电力系统的档案是企业生产经营历程的存储与总结,同时又涵盖了大量的生产技术与经营管理的资源。三水供电局综合档案室成立于1991年,现有专职档案员2人,档案管理三级网络人员16人,档案用房300平方米,其中档案库房200平方米,拥有库藏档案26000余卷（件）,各类编研材料数十种。随着我国电力系统改革的不断深化,对企业的生产运营也提出了更高的要求,在新形势下,强化企业的档案管理,使其为企业的发展提供支撑与动力,具有重要的意义。电力系统传统的档案管理方法导致职责不清、管理效能低下,档案管理的系统性、规范性、实时性很多问题曾出不穷,已不适应新时期档案管理的需要,而程序化管理,则以其高效性、系统性为档案管理提供了有效的手段。

2 电力系统档案程序化管理的意义

档案的程序化管理是注重档案管理不同阶段的相互关联,而实施的一种现代化管理方式,体现了档案管理内容、方法、制度等方面的层层衔接和递进的关系,实施程序化管理有助于明确档案管理人员的职责,提高管理效率。①一方面,实施程序化管理后,要制定不同阶段的工作程序和规范,明确每位档案管理人员的工作职能,明确该阶段工作的具体任务和方法,使得每位工作人员能够各尽其职,工作职能上没有没有重叠和交叉,防止“齐抓、不共管”的事件发生。②另一方面,实施程序化管理,可以提高工作人员工作的主动性,整合人力和物力资源,对档案进行精细化管理,明确岗位责职和阶段工作内容,使得减少不必要的重复性劳动。

3 电力系统档案程序化管理的举措

电力系统档案程序化管理分为档案的收集、分类、保管、应用四个环节,各环节间相互独立,各尽其职,又密切配合,互相关联,体现了程序化档案管理的集约和效能。

3.1 档案的收集环节

收集阶段是程序化档案管理的第一步,需要对电力企业各部门的研究成果、发展历程进行系统、严格的鉴定,并把有保存价值的资源收集起来。在实际工作中,一方面要在档案管理部门要建立健全档案收集工作管理制度,使工作人员能够对材料进行准确的鉴别,把有价值的材料收集到档案库中。另一方面,要为相关电力档案成果的产生部门制定规范的档案保存制度,使各部门能够把每项重要的生产活动和发明创新都能够准确的记录下来,以便于档案管理人员对其进行采集。③第三,要建立协调与沟通机制,档案管理部门要常规性的对各部门进行档案成果的收集。

3.2 档案的分类环节。要将收集的档案按其形成的内容、特点进行科学分类、系统排列和基本编目、划定层次,从而形成有一定从属与平行逻辑关系的、不同等级的档案分类数据库。电力企业档案管理部门要完善档案登记、分类等相关机制,对档案分类的范围、时间、渠道做出具体的要求。④要摒弃单一式分类法, 而应采用复合型的分类方法,即:按不同部门（如:电能生产、电力设施建设、电力营销等部门）的横向分类与企业不同时间段运营情况的纵向分类。

3.3 档案的保管环节。电力系统在档案保管中要落实好岗位责任制,首先要为管理员设定工作目标与规范,建立健全档案保管标准与制度,把资料的规格、格式、数量等方面做统一的标准化要求,把档案的立卷、标题、目录、时间等工作规范化。⑤其次, 要对管理员的工作进行监管,建内部控制机制,把各项工作落实到每位管理员,要摒弃传统档案管理“事中”监督的单一化管理模式,而应实施“事前－事中－事后”立体化监督。在档案入库前要掌握库存情况,在档案的保管过程中,要发动员工的力量进行互相监督,促使管理员能够严格按照规范和标准操作。在管理人员调动或离任前,必须对其所承担的保管任务进行全面检查,方能办理相关的调动和离任手续,最大限度的保护档案资料。第三,要把档案管理与绩效挂钩,对档案保管中由于人为失误而造成的损失, 要与员工的工资、福利、职级等切身利益相联系。

3.4 档案的利用环节。收集、分类、保管等前三个环节为档案的最终利用打下了夯实的基础,对电力系统而言,有效的利用档案,为企业的生产运营服务才是档案管理的最终目标。⑥要广泛创新档案的利用手段,通过阅览、借出、交流、咨询等方式,把企业的电力技术研究成果及经营历程最大限度发挥余热, 推进企业的技术改进与自主创新。在档案的阅览中,要为创设良好的阅览环境,利用好检索工具;在档案借出中,要履行密级手续,制定相应的登记、借还日期、档案损坏处理办法等相关制度。使借阅档案的人员能够对档案的安全性、完整性和保密性负责,杜绝企业档案的损坏和遗失。在档案的咨询中,要制定相应的指导咨询、检索咨询等相关机制,树立服务意识,最大限制的满足企业发展的需要。同时,要积极与其它电力企业保持联络与交流合作,建立与其它电力企业档案管理部门的沟通机制,取长补短,不断对自身的档案管理进行完善。

4 结束语

总之,在新形势下,强化电力企业的档案管理,对于企业的运营与发展具有重要的意义。程序化管理,以其高效性、系统性为电力系统档案管理提供了有效的手段。实施电力系统档案程序化管理,要切实抓好档案的收集、分类、保管、应用等四个环节,使之既相互独立,各尽其职,又密切配合,互相关联,最终使程序化管理的集约性与效能性在电力系统档案管理中发挥巨大的作用。

参考文献

[1]李红梅.浅析电力企业档案管理现代化[J]．青海电力，2007(1)

[2]肖莉.拓宽新视野创新电力档案管理工作[J].新闻天地(下半月刊),2010,(10):24-25.

[3]黄磊.档案质量管理体系的构建研究[J].山东大学学报,2010,(04):20-22.

[4]孙家骞.电力企业档案信息化建设初探[J].科技促进发展(应用版),2010,(10)14-15.

第3篇：档案管理痛点范文

【关键词】电子档案；传统档案；信息技术

随着我国信息化时代的到来，信息技术被应用到社会的各行各业，档案管理在信息化的冲击下同样发生着深刻的变革。其中较为明显的变化便是电子档案的产生与应用，相对于传统的纸质档案，电子档案的出现在给档案管理工作带来了便利的同时，也给其带来了巨大的挑战。通过对电子档案和传统档案管理的区别和共性问题的研究，有利于档案管理人员更好的了解二者之间的相互关系，进一步提升信息时代下电子档案管理的能力和水平。

一、电子档案与传统档案管理的区别

（一）电子档案与传统档案的归档方式不同。相对于传统档案归档时的手工作业，电子档案在进行归档时主要依托信息技术，采用电子编码的形式分门别类的将档案信息进行归档。电子档案在编辑的过程中，可实现无痕编辑，保障了电子档案的条理性和完整性。同时，由于是无痕编辑，其中的很多重要信息即便是被修改或删除也难以被发现，进而使得电子档案的真实性难以保障。有鉴于此，档案管理人员在进行档案信息的编辑过程中，应特别注意数字签名和信息认证，切实做好相应的加密保护工作，防止电子档案信息被篡改或删除。

（二）电子档案和传统档案的保管方式不同。传统的纸质档案保管存在着很多的风险，如受潮、虫蛀、残缺等。而且，纸质档案的物理性存在使得其在保管的过程中要占用很大的空间，耗费大量的人力、财力，给档案管理工作造成了很大的不便。而电子档案的出现从根本上解决了这一问题，它以一种虚拟的存在形式进行保管，通过对信息的数字编制和存储，使得档案管理工作变得轻松、便捷，而且几乎受不到物理性损害，极大的降低了电子档案保管的风险。当然，任何事物都具有两面性，电子档案保管的这一优势在另一角度上看很可能演变成一项劣势。由于当前信息技术的快速发展，流媒体和存储介质日新月异，档案存储的载体会随着技术革新而出现老化，给电子档案的可读性产生了严重的影响。鉴于此，档案管理人员应在电子档案信息编制的同时，打印一份纸质档案一起保持，最大限度的降低电子档案文件信息资源损失的风险。同时，计算机信息技术部门应与文件信息生成部门加强沟通，统一文件信息格式，增强文件信息的可读性。

（三）电子档案与传统档案的查询方式不同。传统的档案信息查询时需要人工查找，该项工作费时费力查询难度较大。而且，由于是对原件信息内容的查询很可能影响相关的其他工作的开展。电子档案有效的解决了这一问题，由于事先对档案信息进行了编辑、注册、登记等工作，在对具体信息的查询过程中只需要录入时，生成一个固定的编码或解码便可使用，极大的节约了档案查询工作的人力和财力。而且，电子档案的查询在实现录用后与原载体不产生任何关系，不会造成原信息载体的物理损耗。电子档案的共享性强，不会因为一方对档案的查询、使用而影响其他方工作的开展。

二、电子档案与传统档案管理的共性

（一）档案管理信息的完备性一致。无论是电子档案管理还是传统档案管理，对档案管理信息的完备性要求都是一致的。传统档案信息在收集、整理、保管的过程中都需要信息的完备、真实。电子档案管理更是如此，电子档案信息并非自动生成的，它是以传统的纸质档案信息为基础的，只不过是将信息载体由纸质媒介转化为虚拟网络，其内容在转换的过程中并未发生变化。而且，电子档案信息的完备性和真实性即便是在生成之后，仍然需要原始的纸质档案进行相互印证。因此，档案管理人员在做好电子档案信息的管理的同时，还应注重传统档案管理工作开展。做好馆藏纸质档案的保存、管理工作，在电子档案信息缺乏法律凭证效力的情况下，应充分发挥传统纸质档案的基础和保障功能。

（二）档案管理的基本原理相通。电子档案管理是建立在传统档案管理基础之上的，二者在档案管理的基本原理方面是相通的。电子档案管理不过是利用计算机和互联网技术，将传统的纸质档案管理数字化、虚拟化，而其中所蕴含的管理理论仍未发生变化。如《中华人民共和国档案法》中所确立的“同一领导、分级管理原则”、“维护档案完整与安全原则”和“便于社会各方利用原则”不仅在传统的纸质档案管理中被严格遵循，即便是在电子档案管理工作中也是如此。电子档案管理与传统档案管理的精神内核并未发生变质，所改变的只不过是管理的具体形式和手段，其中的基本工作原理是相融相通的。

（三）电子档案是对传统档案信息资源的扩充与发展。随着我国经济社会的快速发展，相伴而来的是信息资源的爆炸式增长，这一变化同样冲击着档案管理工作。依照传统的档案管理水平难以应付档案信息的急剧增长，因此必须依靠先进的计算机信息技术开展档案管理工作。电子档案的产生是时展的要求，更是档案管理工作进一步提升和深化的内在要求。电子档案管理工作依托先进的科学技术，突破了纸质媒介信息载体的束缚，最大限度的扩充了档案信息资源。而且，电子档案管理在扩充档案信息资源的同时，依靠互联网的便捷、高效，使得档案信息的获取更加便捷、轻松。电子档案与传统档案通过相互之间的优势互补，共同推动了我国档案管理工作水平的不断提升。

第4篇：档案管理痛点范文

关键词：档案信息化；数字档案管理系统

1. 项目建设背景

随着档案门类的日益增多，档案信息化进程的加快，企业档案数字化越来越成为提升现代化管理水平必要手段。大唐南京发电厂档案室自2008年新厂搬迁重建以来，不仅接收保存了大量工程项目的科技档案、实物档案、声像档案、照片档案，还包括自1934年以来的文书档案和1960年起始的会计档案，截止目前室藏档案已达到17万余万件。如果运用传统的手工管理模式，不仅档案信息利用率低，且查准率、查全率也不高，极大浪费了企业的宝贵资源，难以适应现代化企业的发展要求。因此通过信息化手段开发好、利用好这些档案资源，使其更有效地服务于企业的发展具有极其重要的现实意义。

2. 项目建设的总体目标

大唐南京电厂档案信息化建设按照统一规划、分步实施的原则，建设总体需求是实现大唐南京电厂的档案管理的电子化，实现各种门类档案的收集、整理、归档、利用等全业务流程的管理，将老数据转换到新档案管理型中，实现与OA系统的集成，搭建符合软件系统运行的软硬件环境，以及制定相应的档案管理规范体系，具体概括起来包括如下几点：

（一）档案系统建设

建设大唐南京发电厂的档案管理系统，实现档案的收集、整理、归档、利用等全档案业务的管理。

（二）接口开发

实现档案系统与OA中待归档文件的自动归档，实现档案系统与认证系统的单点登录。

（三）软硬件环境建设

主要是搭建档案系统运行的软硬件环境，针对不同阶段的部署方案来搭建相应的硬件环境，软件环境有数据库、中间件等，硬件环境有数据库服务器、应用服务器、文件服务器，并备有磁盘阵列和备份磁带库等。

（四）档案规范体系建设

在大唐南京发电厂内制定并建立与档案系统相适应的数据采集、档案信息管理和应用等一系列配套的规章制度及操作规范。

布署示意图如下：

3. 产品选型

企业以自身的需求为选型的基础，对软件公司与软件产品的功能及信息技术，软件售后服务的物质及涵盖地区等进行了解与比对，另外再考虑企业e化的预算及可承受的费用，以选出最符合本身需求的企业信息化整体解决方案。

为了保证项目软件的使用率和可操作性，我厂进行软件选型时，依照下列的方式和顺序来考虑：

选公司：选择商誉卓著，经营绩效良好，经验丰富的公司。软件业进入门槛很低，但是软件公司要能长期经营的障碍却很高。软件及服务都是无形商品，应该选一家经营绩效良好，经验丰富的公司。

选产品：选择的产品能满足企业长期发展成长的需求，又满足未来多样化的需求，质量要稳定，维护要容易。

看服务：选择的公司拥有完善的售后服务机制，可提供满足其各种及各地需求的服务。

看案例：选择的公司，拥有广大的满意客户群，最好有其同行案例客户。

比速度：企业希望在最短的时间内使用系统。速度是现代企业适应竞争环境必须掌握的重要因素，速度越快，成本越低，风险也越小。

比价钱：在各方面的条件都一致时，应该选择成本较低廉的解决方案。

结合本企业实际情况，我们最终确定选用紫光软件系统有限公司的紫光电子档案管理系统软件[简称：UNIS-AMS]V8.0。

四、项目建设思路及内容

（一）档案信息化建设的理论依据

依据大唐南京发电厂档案管理系统的具体要求，档案管理信息系统的应用群体分为档案管理工作人员和档案利用人员，两部分用户的需求差别较大。前者以日常管理类操作为主，专业性要求较强；后者主要是检索和利用类操作。由于各部门和所属单位办公地点分散，各自通过网络互联互通，故整个系统以网络为基础，总体的技术路线是以C/S模式和B/S模式相结合，实现不同的功能。

客户端/服务器（C/S）方式，主要满足档案管理人员、兼职档案人员的需求，实现档案的收集、整理、编目、归档、辅助实体管理、档案统计、鉴定销毁等；浏览器/服务器（B/S）方式，主要是满足广大利用人员，实现档案的检索、利用、档案借阅、审批等。

本方案以关系型数据库为档案信息存储平台、数据加工流程控制和管理平台；以专业的全文多媒体数据库内容管理为数据平台；以XML作为档案交换的标准；采用成熟的主流技术和产品来建设档案管理信息系统，这些技术包括：档案管理平台技术，浏览器技术，视图技术，数据库加密技术，XML技术，数据加密技术等。

本项目的开发采用基于UML的需求分析方法，采用Rational Rose需求分析工具；开发工具C/S端采用Delphi开发、B/S端采用Eclipse开发；系统的负载测试采用采取企业标准级负载测试工具LoadRunner；系统功能的测试采用黑盒法和白盒法相结合的方法进行测试。

（二）设计原则及特点

按照统一规划、资源共享、确保安全的原则，立足资源服务和业务管理的宗旨，即按各类档案的管理规则，运用计算机技术方便、高效、可靠地采集和管理档案信息资源；简便、高效、稳定查阅利用档案资源；提供快速、准确、强大的档案行政监督、业务指导工作管理工具。

1、先进性原则

采用目前主流的技术和架构（（C+B）/S架构），所提供的技术具有一定的先进性，采用先进的、符合工业标准的系统平台、体系结构和开发技术，系统可以快速的进行应用扩展。

2、灵活性原则

业务和功能模块能够自由增加、删减和移动，能够根据用户的要求，用户自己可以添加、减少项目、字段。查询信息方便、灵活。

3、开放兼容性原则

系统设备、软件必须具有良好的开放性，所有硬、软件都应遵循业界相关标准，支持开放的标准接口，支持跨平台。使整个系统成为一个统一的整体，而不致产生运行上的“孤岛”。

4、安全性原则

系统须具有良好的安全管理功能，数据存储、检索、提取、和管理等各个层面和角度都须具有相应的安全机制。

在系统设计中，采用良好的安全机制；在数据传输中，选用当前成熟的数据加密技术确保数据安全；在网络上，选用多层结构技术。同时，利用大型数据库的安全性能确保存储数据的安全。

系统建有完善的用户管理和授权机制，对用户在系统中的各种操作进行全面的管理和控制。可有效防止非法用户入侵和最大限度地限制信息泄密；系统具有监控功能和日志功能，对在线用户进行有效的监控，记录下用户的任何操作，确保不可抵赖性。

5、易用性原则

提供友好的用户操作界面，具备直观易用的人机界面、系统维护界面， 系统在使用界面上遵循档案及资源管理人员的工作习惯， 界面友好易于操作，方便用户的使用。系统采用客户端/服务器（C/S）方式，满足档案管理人员、兼职档案人员的需求。对档案信息的检索和利用、各部门档案人员信息采集，系统采用浏览器/服务器（B/S）架构解决方案，后台数据库系统结构清晰，数据字典公开，系统布署方便快捷。

操作简单，查询方便，可以通过树形结构分层查询，也可以按任意给定的条件（简单查询、综合查询和模糊查询）进行查询。

6、智能性原则

具有良好的统计分析功能，提高工作效率。同时系统应该有强大的图表功能，可以制作各种类型的报表、客户信息登记表等，制表方便、快捷，还能根据需要生成统计图表（如饼图、矩形图），报表可输出到Excel电子表格、Word文档以及其他特定要求的文本文件。

7、标准性原则

系统采用的规范和标准应符合相关国家、行业的规范和档案标准要求；电子文件元数据符合最近将颁布的《电子文档元数据规范》要求。

8、可靠性原则

系统运行具有极高的可靠性和良好的容错性能。可靠的信息传输手段、存储方式、运行环境和安全保证是系统成功的关键。在整体设计中，根据实际情况采用完善的备份方式和灾难恢复计划，确保系统的可靠性。提供7天*24小时不间断服务。

9、扩展性原则

随着数据量的增加和运行节点的扩展，系统对硬件软件的要求会不断提高，系统所有硬件、软件的选型和应用系统的设计必须考虑可扩展性的要求。

在软件系统的设计中，所有产品（包括软硬件）的选型及配置都应充分考虑到整个系统的可扩展性。系统将满足随着业务的不断发展而随时增加用户及软硬件产品的需求。

为满足数字化档案建设不断深入的要求，在设计时，充分考虑了系统扩充问题，系统具有良好的可扩充性。在程序结构设计和数据接口设计时，预留了各种接口（比如程序开发接口，数据移植接口），能在需要时与各种应用系统进行一体化联接，采用XML技术描述数据接口技术并提供数据接口程序。遵循XML 数据规范，具有自描述、结构化、交换性、扩展性特点。进行数据交互和关联操作。当需要进行系统性升级时，能保证数据的平稳迁移，能方便地调整。易于扩充升级，既满足当前的业务需求，又为今后的扩充留有空间，用户可自行进行功能扩展。

10、成熟性原则

文档的获取、采集、存储、管理、检索、统计和等各个环节集成在一个统一的体系结构之中，形成一个闭环的管理。

11、可维护性原则

在系统的设计中，充分考虑了因机构设置及业务流程的不断变动而带来的灵活性要求。所有产品（包括软硬件）的选型及配置都充分考虑到整体系统的灵活性，满足随着业务的发展而不断增加数据量、用户、软硬件产品的需求。能通过自扩展的方式适应新类型的文件、档案和资料；系统中所有的数据结构、操作界面、打印格式及统计要求等都是可灵活定义的，以满足业务变化的需要；业务处理功能在一定程度内的增加或变更等需求不会影响系统的体系结构，并能在最短的时间内实现新的需求。

考虑到工程实施完成后系统的操作与维护，因此，该系统具备较强的可管理性和易操作性，便于系统管理人员能够尽快熟练地掌握该系统的操作和管理技术，以保证系统能安全可靠地运行。应用软件的开发选用了流行的可视化开发工具。在保证用户基本操作的前提下，给管理员有更多的自主管理功能。

（三）信息资源库建设

1、目录库建设

大唐南京电厂档案管理系统建立在基于WEB服务基础上，实现现有管理的电子化、网络化的需要，并具有开放性，能够与企业各管理系统集成，接收、管理各系统形成的归档电子文件，提供安全授权下检索利用。

系统主要分为四大功能模块：信息采集、日常管理、信息服务、系统设置与维护。

档案业务管理系统具体功能设计如下：

（1）档案收集

档案的收集整理是档案工作的重点，也是工作量最大的工作，因此通过管理办法明确归档范围、归档要求、归档时间、归档责任和流程，通过应用系统提供收集手段、自动整理功能、归档流程的控制和管理是系统建设的关键部份。

上图为归档数据的收集、整理、归档的总体流程图。如图所示，整个流程包括数据收集、数据整理、移交接收和数据归档四个步骤，首先由全宗单位内各部门的兼职档案员通过几种方式进行待归档数据的收集，之后由兼职档案员对收集到的数据进行整理使其符合归档规范，然后由兼职档案员对整理好的数据进行移交，由全宗单位内的档案管理员对移交的数据进行接收，最后由档案管理员对所有接收到的数据进行检查、编目并归档。归档后的档案元数据进入元数据库，电子原文件进入系统电子原文数据库，系统将对照元数据库与电子原文数据库中的数据自动创建索引库用于全文检索功能。下面将详细介绍这四个步骤的内容：

①信息收集

数据收集分为以下几种：OA接口收集；在线收集；离线收集；数据转换等手段。

OA接口收集方案

系统实现与办公自动化系统（OA）等系统无缝连接，接口部份主要

设计方案如下：

图 OA 接口收集原理图

OA系统接口是保证文件自动归档的关键。通过接口，系统可以以自动或手动两种方式转入到档案系统当中去，文件及其属性信息归档到档案管理系统的收集整编库中，同时将收文单、发文单、正文内容、附件内容的电子文件转入文件服务器的电子文件存放位置，并建立目录和电子文件的对应关系。

在线收集

在线收集是提供各业务部门人员对重要文件进行收集的模块，不仅可以提供简单、快捷的档案录入功能，方便档案形成单位的归档人员进行归档录入，而且可以对归档范围外的重要文件进行收集录入，可以将个人的隐性知识显性化。

档案管理人员可以根据实体文件直接在档案系统中进行著录。档案系统提供友好的著录界面辅助用户进行信息的填写。

著录部分提供的功能包括：

1.必填项标识功能。在界面中会对必填字段与可空字段进行明显的标识区分，方便用户进行识别。

2.著录字段可设定默认值。所有字段均可设置默认初始值，或可通过事件定义，自动跟据规则从其他著录字段提取。也可根据一定业务规则，从相关信息中自动提取初始值，如可自动提取题名、文号、发文时间和保管期限等等。

3.著录内容提交时自动验证功能。验证的范围包括：是否可空、极值范围、输入值类型（自然数、整型、日期等）、特殊类型（身份证、邮箱、手机号码等）。对不符合规范的输入，给出友好提示。

4.多种形式的输入控件。档案系统提供的多种输入控件有：文本框、日期输入框、多行文本输入框、下拉选择输入控件、树形信息输入控件、多选或单选控件以及可编辑的下拉控件等多种，方便用户的使用。

5.界面事件自定义功能。可预先定义在著录时要进行响应的事件，即某些著录项的内容可在其他著录项著录完成时，根据规则进行自动填写。如自动对A、B两字段值进行求和填写进C字段，或对A、B两字段进行截取或拼接后填入C字段。

6.著录信息自动继承。在连续录入数据时，可自动继承前一条所录数据的各个字段信息，并可根据需要进行选择性继承。在著录时还可根据一条已有数据，进行著录，系统会自动将所选数据的信息作为新记录的默认值。

7.支持TAB键及光标键的焦点跳转。在著录时，可方便的通过TAB键或光标键实现输入焦点在不同控件上的切换，无需点击鼠标，极大的方便了录入工作。

8.著录同时即可进行电子原文的挂接。著录时即可挂接电子原文，避免了在条目形成后再挂接的不便。

离线收集

9.离线收集是提供建设项目和流动性企业提供配套的离线客户端，作为离线状态下的档案收集工具。

10与档案管理系统的数据交换为：

11.离线录入端配置文件：由档案管理系统生成离线录入端配置文件，为XML格式文件，各建设项目和流动性企业使用离线客户端导入配置文件后才能初始化系统，进行使用。

12.离线录入端数据：离线录入端产生的归档文件数据由各单位汇总到档案馆档案管理员离线录入端机器上，档案馆档案管理员离线录入端机器与档案管理系统网络联通，因此可由档案管理员上传离线录入端数据。

数据转换

数据转换可实现历史数据的批量导入功能，批量导入分为两部份：元数据和电子文件，其中由于历史数据所使用的业务系统不统一，数据格式和数据结构都不相同，因此我们这里主要支持：DBF、XML和EXCEL三种格式的数据导入，需要各原档案系统开发商将需导入的数据转换成上述标准格式，最终实现批量转换。

系统可为历史档案单独设置一些类别和数字化流程。针对历史数据和目前档案系统中数据结构存在不同的问题，系统会提供字段对应关系定义界面，是的用户可先定义好字段对应关系，然后再进行转换。

至于电子文件，则可通过内容管理平台中提供的电子文件转换功能形成规范化电子文件格式存入系统，电子文件与元数据可自动通过元数据中的关联关系实现自动对应。

②数据整理

数据整理部分面向全宗单位的部门兼职档案员或档案管理员提供对于进入系统的待归档数据的整理功能，通过整理使之成为符合档案规范的数据。此部分系统主要提供以下功能：

自动分组（分类）

由系统程序根据预先定义的业务规则对不同类型的数据自动进行分组（分类）。

自动排序

由系统程序根据预先定义的业务规则对不同类型的数据自动进行排序。

立卷（装盒）

由系统程序根据预先定义的业务规则对不同类型的数据进行组卷（装盒）操作，并自动生成相关案卷级/盒级字段信息。此功能分为以下两种方式：

自动组卷（装盒）

由系统程序根据预先定义的业务规则对某档案类型的全部数据进行自动组卷（装盒）操作。

手工组卷

由系统程序根据预先定义的业务规则对某档案类型用户所选择的数据进行手工组卷操作。

手工调整

对于已组好卷的数据提供由用户手工调整的功能，包含以下功能点：

增加

提供对归档案卷/文件条目信息的增加功能，并提供电子文件的挂接。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用，用于录入需要归档的案卷/文件条目信息，同时挂接电子原文。

删除

提供对归档案卷/文件条目信息的删除功能。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用，删除文件条目信息的同时也删除该条目下挂接的电子原文。

修改

提供对归档案卷/文件条目信息的修改功能。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用，用于修改并保存案卷/文件条目信息的修改结果。

检索

提供对于案卷/文件条目中各字段的组合检索、模糊检索功能，最大程度确保数据的查全率和查准率。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用。

数据排序

主要是对于进入收集整编子系统的案卷/文件条目信息按相应排序规则默认排序，排序后便于档案整理人员对于数据的浏览和整理工作，此处的排序规则已在系统“档案业务管理设置”子系统中预先定义完毕，除预先定义的规则外还可以进行任意两条数据的位置对调和连续多条数据的顺序调整。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用。

数据移出

将当前档案类型的文件级数据移入到其它的档案类型的整编库，如某个工程的申请文件在文书档案中，需要移入到科技档案中。不同档案类型的数据可以相互转化，且转化完成后可以保留不同档案类型间共有字段中的信息。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用。

案卷打散

将已组好的案卷或盒内的文件打散，重新进行组卷/盒。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用。

卷内文件抽出

将已经组好的案卷内的文件抽出，使其成为不属于任何案卷的零散文件。

加入案卷

将用户选定的零散文件加入某个已组好的案卷中，使其成为此案卷的卷内文件。

③数据归档

此部分主要是由档案管理员对已接收的数据进行检查归档的操作，包含以下功能：

数据检验：由档案管理员详细检查所接收的移交数据。

数据编目：由档案管理员操作系统自动生成数据的相关目录信息，以备归档。

数据归档：由档案管理员操作将数据归档进入档案库。

2、全文数据库建设

全文数据库建设一方面是对室藏纸质档案的数字化，即利用高速扫描仪等设备对存量档案数字化。电子文件的格式：TIFF、JPG、BMP、PDF等图像格式，扫描时采用黑白图像和彩色图像两种方式，页面为多色文字、清晰度高、带有图片的纸质档案，宜采用彩色图像扫描。因电力企业室藏档案图纸多，扫描仪还须具备消蓝功能，在扫描过程中不能只追求清晰度，将分辩设置过高，导致图像太大影响传输和存贮。在档案清晰度满足要求情况下，单色页面的扫描分辨率一般为100-200dpi，彩色页面的一般为100dpi。另一方面利用OA系统接口将归档文件及其属性目录信息转换到档案管理系统中，同时将收文单、发文单、正文内容、附件内容的电子文件转入档案服务器的电子文件存放位置，并建立目录和电子文件的对应关系，实现文档一体化数据共享。

2010年项目实施时，大唐南京发电厂档案室人员对室藏档案全部进行了数字化扫描、加工，共建成17万余条档案条目数据库、约154万页原文数据库，并实现条目与原文100%挂接。

（四）档案信息安全保障体系建设

1、制度建设

为了规范文件材料的归档工作，完善、系统保存本企业档案，进一步提高档案信息管理水平，保障电子档案的安全、完整和有效利用工作得到落实，我们陆续制订和印发了《电子文件归档管理制度》等规章制度，涵盖了电子文件归档、电子档案的移交、利用、鉴定、档案数据的管理维护、保管、备份、安全保密等制度。

自工程建设以来，加强档案管理“三纳入”、“四参加”工作。例如：（1）重要档案工作事项，纳入厂办公会领导议事日程，列入厂年度、月度计划一同安排；（2）档案信息化工作明确纳入单位规章制度及工作流程；（3）档案信息化工作纳入办公室与各部门年度工作考核制度及岗位职责；（4）基建期间所有设备开箱、项目验收、资料交接等，都要求档案人员参加，并作文字、图片记录等。

2、系统操作安全保障

本部分安全设计方案主要是从应用系统安全设计、安全认证、数据加密方面，应用软件安全主要是从软件的角度考虑，主要从数据传输安全、系统操作安全、数据访问安全三个方面来考虑。

数据传输安全

①采用VIEW服务方式，每个客户端无需安装浏览软件，为系统维护带来极大方便，无需客户端。

②电子文件以流数据的方式进行传输，在客户机内存中显示，而不会形成本地的临时文件，排除了安全问题。

③流数据的传输方式解决了传输过程中存在的安全隐患。

系统操作安全

登录（和其它应用系统集成的安全访问控制）

①登录的安全控制任务

平台对外部系统提供相关的接口和服务，需要保证没有权限的人不能获取对应的服务，或者不信任的系统不能访问对应的接口。

平台登录的安全控制建立在用户信息平台上的统一用户认证系统之上。在用户登录后将持有相关的统一令牌，用户只需持有统一用户认证系统颁发的用户令牌，就可访问相关的接口和服务。用户进行统一认证时，进行如下的令牌获取操作：

从外部系统访问平台提供的接口和服务之前，先要获取相关的系统

访问令牌；持有令牌的客户端，访问相关的平台提供的接口和服务；平台验证令牌是否有效，如果有效，将在档案信息管理系统中构造相关的用户信息，并且访问相关的接口和服务。

②操作权限

操作权限主要分为子系统、模块、模块按钮功能三级。主要根据角色来控制，系统默认的角色有系统管理员、高级档案管理员、档案管理员、兼职档案员、普通用户（利用者）五个角色。

定义角色的时候可以定义到子系统、模块、模块按钮功能三级权限，其中对应的收集整编、档案管理、借阅管理等的添加、编辑、删除、组卷、批量修改、批量删除等模块按钮功能需要涉及到档案类型，必须根据档案类型来分别设置权限。

判断的时候首先要根据用户的ID取得对应的角色ID，根据角色ID信息来判断是否在该角色中存在权限信息，如果已经存在则为有权，如涉及到档案类型需要判断对应的档案类型权限。

③操作日志

系统通过记录用户操作日志来加强系统的安全性，以便管理员可以对恶意破坏数据过程进行审计。在本系统中，提供有登录日志、操作日志和数据访问日志三类日志。

用来记录用户成功登录（退出）档案系统的事件。用户登录指用户由档案系统外成功登录进档案系统。其形式可以有多种，例如：由门户系统登录到档案系统；在其它系统中，访问集成的档案查询模块；直接登录档案系统等。

主要日志信息包括：用户帐号（ID）、所属全宗、登录日期（时间）、登录时客户机IP地址、退出时间，登录方式（门户、集成模块、直接登录）等。

用来记录用户在档案系统中所进行的一些重要操作事件。例如：全宗管理、部门管理、服务器配置管理、档案类型管理等。主要日志信息包括：操作者（用户ID）、操作日期（时间）、所属全宗、用户操作等。

用来记录用户对档案数据本身的访问。例如，对档案数据条目的删除。对电子文件的浏览、下载等。主要日志信息包括：用户ID、操作日期（时间）、档案类型、档案数据的ID、档案数据的标题（电子文件的标题）、操作方式（删除、浏览、下载、销毁）等。

数据访问安全

数据访问需要控制用户访问的条目和电子文件信息，并可以灵活设置权限。目前大唐南京发电厂档案管理系统的数据访问权限根据权限类型分为条目权限和电子文件权限，根据设置方式分为临时权限、规则权限、默认权限。

规则权限针对网上利用者和普通用户设置，针对条目权限和原文权限进行判断，可以设定对应的查询规则来批量设置权限。可以针对档案库进行设置。可以内置一些固定规则，如全部数据、归档前数据、归档后数据、职务对应密级等。可以选择组或组下面的人进行设置权限，如果设置了组的权限，下面的人自动继承组的权限，判断顺序为人优先于组。规则权限判断流程为：

默认权限主要针对网上利用者和兼职档案员，可以根据档案类型来设置，主要权限类型为条目浏览、电子文件浏览、电子文件下载等。

条目权限根据默认权限和规则权限组合得到对应的用户的权限。

电子文件的一般使用流程

电子文件一般的使用流程如下图所示：

上述流程主要包括了电子文件的提交、存储和利用三个环节，利用时可以对电子文件进行浏览、下载、打印、导出光盘等。以上应用模式中存在以下几个问题：

①电子文件格式不统一，给各种电子文件的安全控制及利用造成很多困难；

②电子文件容易被篡改，篡改不易被发现；

③电子文件一旦提供用户浏览，则电子文件已无法控制，用户可进行拷贝、另存等，存在重要文档被转给其它人员的隐患。

电子文件访问安全控制的主要任务：

①能有效控制电子文件的阅读、下载、另存、打印、打印份数、修改、拷贝/粘贴、使用有效期限等。

②保证重要文档不转给其它人员。只有经过授权的用户才能阅读采用本系统加密的文档，未经授权的用户，即使拿到其他人的授权文件，仍无法阅读加密的文档。

（五）档案管理系统硬件设施的建设

1、机架式服务器一台

存储设备一台

2、建立档案原文数据库所需要的A0、A3平板扫描仪，高速扫描仪、数码相机等设备。

五、“数字档案管理系统”的特点及主要功能

大唐南京发电厂的档案部门担负着各类档案的最高管理职能，在档案管理系统中，管理职能具体定位如下：

完成大唐南京发电厂各档案所属各部门日常档案管理工作，指导和管理各部门的档案归档工作，完成档案资料的收集、整编、录入和管理工作；同时，将与之对应的档案数据和文件系统中归档的档案数据归档到档案管理系统中。另外，大唐南京发电厂各类档案需要对各部门的年报进行接收和汇总工作，生成符合国家档案局要求的年报。

1.全文检索系统信息服务功能

系统提供了统一的智能搜索产品，实现对附件的全文检索，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求；提供自然语言搜索和相似性搜索等智能搜索功能；支持对自动搜索到的全部信息进行智能分类，并可对设定的主题，将全部相关信息进行聚类；系统的自动分类和聚类功能可以以图形化展示，方便用户定位到关心的信息以及了解信息分类之间的关系。

针对上述各类搜索方式，都会受到系统权限的控制，保障档案数据的检索安全。

目前支持电子文件的格式：Tiff，JPG，BMP等图像格式；OFFICE、TXT、HTML、PDF等字处理格式。

技术特点：索引权限和系统权限完全融合；索引库、目录库、电子文件库三位一体；系统数据和索引库数据同步。

全文检索示意图

2.主动式检索服务应用

档案推送是档案信息资源提供利用的一种主动服务方式，突破了传统的档案被动利用模式，通过管理员对档案信息资源打包并直接推送给利用人的方式，在保障了档案资源的利用安全前提下，更及时有效的发挥了档案信息资源的价值；

档案打包推送一般分为主动推送和请求推送两种应用方式：主动推送是指档案管理员将组织好的档案数据包设定有效期后直接推送给用户进行利用，档案数据包可以是编研成果、事件专题等内容；请求推送是指利用者通过网络向档案管理员发出档案利用请求信息，档案管理员根据请求内容组织所需要的档案信息，设定有效期限后直接推送给利用者。

档案推送具有时效性，过期后将失效不能再访问既方便了利用又保证了安全。

（三）OCR技术的应用

与图像处理技术一样，紫光的OCR（汉字识别）技术也已嵌入到系统当中，在系统的所需要的操作中，可以随时调动OCR功能，实现图像汉字的识别。OCR技术主要应用与以下几方面：

紫光的OCR汉字识别技术在文书档案的数字化和再利用方面可以发挥重要的作用。

首先，在扫描电子文档的识别中，通过其独有的版面分析功能，不仅可以快速实现文档的扫描识别，同时还可以自动提取当中的档案关键信息，自动识别后填入档案的目录信息当中，大大减轻了录入工作量，而且为文书档案的批量录入提供了可能。

其次，快速OCR技术将扫描文件自动识别，与原图象形成PDF文件，为全文检索提供了针对图像文件自动建立索引的功能。

再次，在用户检索查询当中可以选定所需文件内容，自动对其进行识别，形成可以编辑的文档，以便于再利用。

对于中英文混排、表格等特殊格式可以比较好的识别还原。

档案人员在利用档案的时候常常需要浏览档案原文，对于比较感兴趣的内容可以利用在线OCR功能将图片格式的原文，识别成可编辑的文本信息，以便于下一步的利用。

利用的时候用户在档案原文上选择需要的区域，系统自动将区域内的信息传到档案服务器进行识别，然后传到用户的窗口显示出来。

原文浏览的时候选择要识别的区域

识别后的文本文件

在线OCR支持网络上所有有权限的用户应用，同时允许多个用户并行使用。

（四）可扩展支持多种安全技术

系统设计方案中充分考虑了大唐南京发电厂对信息安全性方面的考虑，除了系统本身的用户权限控制系统和日志管理外，还可以支持与用户身份认证系统的集成、实现电子印章、数字水印、数字签名、数据加密、流技术浏览等信息安全技术。

（五）档案数字化加工模块中图像处理技术

档案数字化加工子系统由利用流媒体采集工作站、高速扫描仪、数码专用设备作为信息入口，将纸张、影像、音像的信息转换成数字影像文档，并将数字化信息的图文数据库存储到海量存储载体中，采用OCR技术，实现扫描结果的文本转化。对文档、图片及其他档案类型数据进行加工处理及标引。

图像处理技术的应用

系统中内嵌了紫光图像处理技术，可以用于电子档案原文的扫描和图像处理。

在收集整编、档案管理子系统中，都可以在数据录入和维护时自动打开图像处理模块，完成纸介质文件的扫描录入或对扫描文件的图像处理功能，利用系统中的图像挂接功能来实现图像文件与档案目录的自动对应。

图像处理模块最大的特点就是除了可以满足招标文件需求中所要求的图像处理功能外，还可以实现批量的图像扫描和自动处理的功能，是一个功能强大的图像扫描和处理模块。

图像处理功能介绍

该模块具有以下功能：图像的扫描、图像的旋转、图像缩放、图像幅面调整、图像分辨率调整、图像压缩格式转换、消蓝、去污、纠斜、合并等。

图像处理窗口

扫描的参数设定，在扫描的同时用户可以设定自动执行纠斜、去黑边、清除噪声等功能，扫描后也可以手动进行上述操作。下图是图像处理的几个功能操作界面。

扫描后的文件

去黑边处理后的文件

纠偏、去污点处理后的文件

扫描后的文件

图像拼接前

图像拼接后的效果（合并的时候可以选择上下合并或左右合并）

六、推广和应用

第5篇：档案管理痛点范文

（一）电子档案裁体的寿命

纸质档案单位面积上存储的信息量很少，当今的信息存储技术，可以将一幅详细地图中的成千上万个信息存储在小小的一张光盘上，这无疑是技术上的一大进步。但是，当存储载体的记录信息能力高速增长时，存储信息的新型载体的寿命却不如纸质。手工纸的手稿可保存上千年，而电子档案载体的寿命非常短。磁带最多只有十多年，而光盘生产厂商的承诺至多也没有超过100年。另外，纸张的损坏很易被发现，电子档案载体的损坏只能由设备来检验。影响电子档案保存寿命的另一个重要因素是将来的设备可能无法读出今天记录在载体上的信息内容。

（二）电子计算机的技术更新

除载体的自然损坏外，影响信息存取的还有设备和软件问题。在数字世界里，技术设备与存储载体紧密联系在一起，高密度的信息存储必须依赖于复杂的电子设备和有关的软件，而这些设备及软件总是在随着技术的进步而不断地更新，一旦硬件或软件被淘汰，其记录在存储载体上的信息将无法读取。例如，CD光盘的寿命比其他新型数字存储载体寿命都长，然而最初给它记录信息的电子计算机系统，可能早已更新换代多少次了，这就使得CD盘上的信息可能无法读取。

档案馆主要是保存永久档案，有的几十年后才能对外开放。几十年后不但载体可能自然损坏，其读取设备可能早就更新换代多次了。环境技术的生命周期对于电子档案的保存提出了严重的挑战，数字技术的软硬件一旦过时，厂家就可能不再提供该产品，没有相应的软硬件平台信息就无法读取。这是电子档案管理人员必须面对的现实。

（三）信息的真实性

电子档案存储载体存在的另一个严峻问题，是数字信息可以不留痕迹地被修改。档案馆提供给用户的电子档案信息是否准确可靠，也是对电子档案管理提出的另一挑战。

二、电子计算机软硬件技术过时的对策

电子档案管理在技术上有三个大问题：存储载体不耐久；读写信息的电子计算机软硬件技术过时，电子信息内容的真实性。

电子档案存储载体的寿命一般都超过了读写它的电子计算机软硬件技术生命周期，使得载体寿命相对于软硬件技术过时而言，显得并不十分重要。世界上几乎没有一个厂家可以保证，它生产的电子计算机硬件和软件不会过时。技术过时使得各种信息的寿命受到威胁，几乎都不安全。下面列举几种对策方法也只能作为参考。

（一） 再生性技术保护

这里所说的再生性技术保护，是指将技术过时的存储载体上的信息适时地转移到纸张或缩微品上，不再使用电子计算机软硬件读取。这种方法为长期保存信息提供方便并避免软硬件技术过时带来的任何麻烦，对于电子计算机技术人员来说，这可能是最希望采取的方法。但却存在几个现实问题：一是有些信息无法转移到纸张或缩微胶片上，如声音信息、超文本信息、多媒体信息等；二是上述信息即使可以转换，也必将失去它原有的风格和能力，如将电子档案的文本格式信息转移到稳定长久载体上，使之具有寿命长、人的眼睛可直接阅读，不受软硬件技术过时的限制等优点，但却失去了数字化的传递与使用的灵活性。因此，这种方法适用于利用率很低的电子档案。

（二）建立电子计算机技术档案馆

建立一个过时的电子计算机技术档案馆，收集技术过时的电子计算机软件、硬件，提供利用，读取那些过时技术记录在载体上的信息内容。例如，收集过时的磁带驱动器和过时的操作系统。这种方法要广泛收集保管过时技术的全套硬件与软件，还必须保持操作这些过时技术的某些技能。由于设备的老化，原生产厂家不再生产这些设备的备件，存储载体在不断损坏等原因，使得代价十分昂贵，不是档案部门自己力所能及的可以采取的措施。

（三）拷贝和迁移

拷贝是在原来的技术环境下定时重写信息数据，防止由于存储载体理化性能变化引起的信息丢失。这应该成为档案馆管理电子档案的一种基本方法。这只是常规的管理工作，而不能解决电子档案由于软硬件技术过时引起的长期保管问题，解决这个问题的可供考虑的方案是迁移。

将数字信息从一种技术环境转换到另一种技术环境上的复制称为迁移。迁移是随技术变化适时改变数字信息格式的一种处理过程，这个过程使得信息在将来也可以被存取。迁移意谓着基于字符的数据，可以从一个存取载体转移到另一个存取载体上，以进行数字信息的保护，

即便是纯文本的电子文件也是如此。

三、信息真实性的对策

档案馆保管电子档案，可能经常要进行数字信息的大量存取。用户要求被存取的信息是真实的。存储载体损坏的复制与软硬件技术过时的迁移，不能只保证信息存取的实现，而更要保证被存取信息的原始性、真实性。保证被存取的信息是原始的、真实的，是对电子档案管理的又一个挑战。

第6篇：档案管理痛点范文

【关键词】Web技术；电子档案；管理系统；设计

随着计算机技术的发展，计算机技术得以广泛应用在各个领域，它采用高效的信息处理、提炼等优势运用至档案管理中，让人们更容易使用档案信息，从而顺应时展趋势。针对上述情况，本次研究提出设计Web的电子档案管理系统。该系统借助先进的计算机技术对档案进行管理，档案管理人员能够快速查询、检索、修改、归档等操作，大大提升档案管理工作的效率。

1.电子档案管理系统框架设计

本次设计的电子档案管理系统是在WEB技术基础上上，WEB技术能为信息安全提供重要保障，进而减少系统信息安全方面的开支。考虑到公司日常档案管理流程及需求，在参考类似档案管理系统设计后，设计出本系统系统具体架构，见图1。

2.电子档案管理系统模块设计

2.1登录模块电子档案管理系统用户主要为管理员和用户，用户在系统上注册成功后，凭借用户名称和密码登录系统。在登录界面用户需要选择自己的身份，系统依据用户身份在相对应的数据表内查询用户账户、密码是否存在，只有正确无误的用户名和密码才能进入系统。用户身份检验是确保系统安全、保障系统稳定性的关键，用户身份检验能有效预防非法授权用户使用与入侵，进而维护合法用户的权益。用户登录系统界面见图2。2.2数据录入模块档案管理员可利用数据录入模块，编辑、修改各类档案数据并实现档案文本与各类电子档案原件之间的挂接。数据录入流程见图3。用户在进行案卷、问卷录入过程中，系统能够提供添加、编辑、排序、删除等操作，可任意复制某个记录。修改操作后可重新替代原始档案，确保用户在检索查询操作时，直接浏览经过修改的新文件。同时，详细记录修改信息及旧档案，便于用户时刻掌握档案修改情况。除此以外，电子文件批量挂接功能能把用户已经录入的档案记录及电子档案原件依据设定的规则自动对应，便于查询用户在检索条目时浏览电子原件。2.3设置权限模块电子档案管理的主要功能之一，就是帮助计算机网络用户可依据需要随机在本机上完成检索、查询、下载各类档案资料。必须注意，档案具有保密性的特点，设置权限模块促使管理员不仅能保障有权用户有效利用档案，也可适当限制用户对部分档案的使用权限，确保档案信息的安全、可靠性。档案管理员通过对网络对每位及各部门档案权限等进行设置，并细化至某个案卷或者文件的权限，为用户赋予临时权限。权限设置完成后，档案管理员除临时赋予权限外，日常无需开展繁琐的检索、归还等工作，用户在网络上即可实现档案查询、浏览等操作。其流程见图4。2.4查询检索模块电子档案管理最主要的作用是在网上对档案实施检索，在用户权限允许范围内，直接在浏览上查询所需的档案原文，也支持下载至本地机器上便于用户使用。检索查询模块为用户提供检索、浏览、下载等多种功能，用户根据分类、案卷、主题词语等进行检索，也可利用对用户来说更为直观的卡片完成检索。除此以外，管理人员可对用户库、日志库实施组合检索，并根据需要打印检索信息，操作流程见图4。查询检索模块支持多种检索方法，其中，组合检索过程中用户可依据项目、文件信息中的字段进行不同条件的组合，达到条件表达式检索的效果。卡片检索方法把项目、文件的录入界面展现出来，用户会将其了解的信息填入相对应字段中，即能查到满足条件的档案。2.5统计报表模块统计是对电子档案库内各类档案的工程项目库、文件库及案卷库中的字段实施自定义统计，并输出相应报表。该模块可提供修改、删除、复制统计项、数据转换等功能，在此基础上打印相应的信息，执行步骤如图6所示。2.6设计合理的数据库设计数据库就是在特定应用环境中，构造合理的数据库逻辑模式及物理结构，以此创建数据库及应用系统，确保其能有效地保存、管理数据，满足不同用户的需求。数据库设计在系统开发中发挥着重要的作用，也是整个系统的核心。设计数据库时，要依据需求、逻辑结构、物理结构等进行。在此基础上，笔者对公司电子档案管理系统进行设计。系统依托Web的计算方法，使用浏览器操作便捷性更强，客户端无需安装专用软件，整个系统的管理维护操作更加简单、快捷。电子档案管理系统中主要包含档案表、档案归还表、借阅表等，其中，档案借阅表包含编号、日期、机构、经手人等信息，具体见表1。

3.结语

本文以Web技术为研究视角，深入分析用户对电子档案管理系统的需求，基于web技术详细设计电子档案管理系统的架构及各功能模块，以期为各部门更好地管理档案做出重要的贡献。

参考文献

[1]许慧,张立铭.基于Web的图书馆档案管理系统设计与实现[J].现代电子技术,2016,39(16):48-51,54.

[2]姜薇.电子档案管理系统软硬件更新及对策[J].黑龙江史志,2015,23(11):146-146.

[3]詹斌.基于Web的档案管理系统的设计与实现[D].厦门大学,2014.

第7篇：档案管理痛点范文

1 电子档案与传统档案管理工作现状分析及相关特征

结合档案电子档案与传统档案管理工作现状，可知其中存在着一定的问题：（1）档案管理工作流程有待进一步的优化与规范；（2）档案管理人员专业水平有待提高，电子档案与传统档案管理工作创新性任重道远。同时，由于实际工作中档案管理机制不完善，加上其它因素的干扰，可能会造成档案流失或者档案信息保存不完整现象的出现；（3）传统档案受到当前发展形势的影响，自身的应用范围受到了一定的制约，即纸质档案管理工作面临着较大的挑战。相对而言，电子档案由于受到计算机网络及各类信息技术的支持，实际的应用范围正在扩大。与此同时，为了更好的加深对传统档案与电子档案的深入理解，应了解二者的相关特征。传统档案的特征为：易识别、存储形式直观，但在长时间的保存中可能会丢失或者损害；电子档案的特征为：档案信息保存工作效率高、管理成本低、档案利用时可共享、对保存场地的面积要求低等。

2 电子档案与传统纸质档案在管理中的区别

2.1 归档方式方面有所差异

结合电子档案与传统纸质档案的特征及实际的应用概况，可知二者在归档方式方面有所差异。具体表现在：电子档案管理中由于采用了可靠的电子编码技术，能够进行快速的修改，且不会留下痕迹，其载体并不固定。实际操作中若采用了一些原始凭证的关键信息，可对档案进行修改。因此，电子档案归档中应注重数字签名、信息认证、身份认证及保密机制等技术措施的合理运用，确保文件在保存与处理的过程中不会出错，增强电子文件的真实可靠性，确保电子档案的法律凭证地位不受影响；相对而言，传统纸质档案归档方式较为简单。通过相关部门出具的证明，可对既有的档案材料进行修改，修改的过程中由于其为纸制品，缺乏严格的验证程序，材料的保密性要求并不高。

2.2 归档时间不同

当文件办理完成后，电子档案可随时进行归档，或在一定的时间内进行统一归档，文件形成后可在计算机网络及信息技术的支持下传送给档案部门，并需要通过电子数码签名的方式进行身份认证，最终由档案管理工作人员进行登记。在管理电子档案的过程中，需要进行访问限制，确保档案资源的高效利用。在这样的档案管理工作模式下，确保了档案的高效归档及完整性，避免了档案流失；传统纸质档案管理工作中需要相关部门进行统一整理，并定期对所有档案进行更新整理，管理中的流程性突出。

2.3 保管方式及分类、编目等方面的不同

电子档案与传统纸质档案在保管方式方面的区别有：电子档案中保存文件的可读性易受到文件载体、新存贮介质的影响，需要在计算机网络及信息技术的支持下进行操作完成。同时，档案部门接收到电子文件后应进行格式转换，确保电子档案的统一保存；传统纸质档案保管中需要对纸制品材料进行存储，管理中占用一定的空间，并需要严格控制存储环境，实际的管理工作难度大。电子档案与传统纸质档案在分类、编目等方面的不同表现在：电子档案文件比较特殊，需要档案部门接收到电子文件后进行唯一的文件编号，并给出相应的分类号与档案号，其中采用了全方位的检索工具，方便了用户查询，减轻了档案管理工作量；传统纸质档案管理中需要消耗大量的人力、物力资源，管理中可能会出现人为错误。

3 ?子档案与传统纸质档案之间的联系

电子档案与传统纸质档案之间的联系表现在：（1）二者本质上都是档案，在档案的一般性能方面具有共性，某些电子档案管理中需要参考传统纸质档案信息；（2）电子档案是对传统纸质档案的继承，相比纸质档案管理工作效率更高， 某些业务中也需要交叉使用电子档案与纸质档案；（3）电子档案的发展与传统纸质档案密切相关，丰富了档案管理方式，保持了档案管理工作高效性。

第8篇：档案管理痛点范文

关键词：电力系统；档案管理；问题；措施

中图分类号：G271文献标识码： A

随着我国改革的不断深入，电力系统各项建设也取得了令人瞩目的优异成绩。档案是电力系统建设与发展过程中的重要组成部分，能否对档案进行现代化管理，提高档案管理人员的综合素质，是当前电力企业发展的重要基础。

一、电力系统档案管理中存在的主要问题

1、行业标准较笼统

电力系统档案管理是一项巨大的工作，涉及面较广，对相关技术标准和规范要求严格。在电力系统档案管理领域，尽管国家颁布了一系列的技术规范和标准依据，入《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）《建设工程文件归档整理规范》（GB/T5032228-2001）、《建设工程监理规范》（GB50319-2000）《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）。虽然这些技术规范和标准依据在一定程度上能够指导电力系统档案管理工作，但规定仍较笼统，依据不全面，未能在有关具体操作上进行详细规定，这也导致了档案管理缺乏操作性等。

2、缺乏具有规范性、科学性的管理制度体系

由于电力建设项目的施工单位多，项目档案管理工作面广，存在各施工单位归档工作的要求和做法不一致现象。在工程建设的前期阶段，在开工建设前设计单位已开始产生档案，但由于设计工期紧，设计单位经常出现未按要求进行工程档案的管理。设计方案不规范变更，为档案管理和利用埋下了隐患。工程施工阶段由于施工单位对档案管理工作的轻视，导致基建档案的施工记录不够详细、完整。对于升版、后补图纸，无专人进行管理，即使有管理人员，也会存在因临时更改文件的突发性和不确定性导致图纸文件得不到更改，最终使得失效文件继续流转下去。工程验收档案交接阶段，验收交接档案蜂拥而至，面对大量的工程档案，验收时间紧，任务重，最终导致档案人员不追求工程档案的价值性，对于档案的正确性没有时间核查，甚至对于重要资料没有存档的现象。

3、管理人员的业务素质和专业水平不高。

随着国家电网建设网架的不断扩大和加强，电压等级的不断升高，输送电力能源的任务不断加重，档案服务的范围也在不断扩大，档案工作的手段也更加现代化。但在实际中，许多档案管理人员缺乏对档案的编制与管理能力，仅仅局限于收集、整理、分类、保存、利用等，使得原本珍贵的信息尚未发挥作用。档案资源效应形同虚设。档案相关的政策、规定、专业业务知识的及时学习，缺乏积极主动地开展工程档案收集工作。档案管理不够专业化，缺乏在每一项建设工程开工与结束之间，与工程项目管理、施工等部门沟通现象，更很少介入工程建设活动中去实时了解工程建设动态，参与工程建设项目的单项工程验收、评审活动。

4、对档案管理的创新意识不够。在信息化迅猛发展的今天，很多电力企业还没有使用数字化档案管理，导致电力系统的档案不能得到有效和长久的保存，造成重要的档案遗失，无法查找，造成很大的损失。

二、解决电力系统档案管理问题的措施

1、建立健全管理的制度体系

为了提高档案管理的有效性，要实施一整套统一的、科学的以及实用性强的档案管理制度与方法，确保档案管理工作有秩序、有规划地进行。根据电力系统项目特点和基建档案管理要求，各参建部门都应设立相应的档案机构，配备专职档案人员，明确各自管理职责，建立电力系统档案管理网络体系，深化职能，加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。做好电力系统档案管理工作，建立电力系统档案管理机制。根据档案管理法律、法规制定相关管理制度，做到集中管理、集中规划，将档案的一切管理工作走向标准化与规范化。要不断完善工程的管理制度，当电力工程开工的时候就进行档案的管理工作，并要紧跟工程的进度，在电力工程竣工的时候，档案工作也要同步进行，在这一过程中，一定要保证项目档案的完整性与准确性，在事前、事中、事后都要进行严格的控制，通过各种有利的机会对电力系统的资料进行广泛的收集与整理，遇到不合理的地方要及时进行修改与整顿，保证档案资料的有效性。另外需要注意的是的档案的管理人员要与电力工程施工部门及时进行沟通与交流，确保施工档案的顺利移交，可以通过定期会议或者到现场指导的方式加强学习与沟通。

2、将电力工程档案管理工作纳入电力工程项目管理

电力工程档案工作与工程建设进程同步，建设项目申请立项时，即开始电力工程档案文件的收集、整理、审查工作，建设项目竣工验收时，完成项目文件的归档、验收工作，从工程建设源头控制基建档案管理质量。建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制，在签订合同时，明确需移交的电力工程档案材料数量、套数、归档时问和质量要求等事项，并规定工程款的百分之五作为电力工程档案归档的准备金，不提交齐全完整的电力工程档案不予付款，有效的控制、监督、检查电力工程档案的质量。采取电力工程档案工作纳入基建工程计划中，纳入工程规章制度中，纳入岗位责任制中;电力工程档案工作与工程立项同步，与工程建设进度同步，与基建工程工作检查同步，与基建工程竣工验收同步。

3、提高专业档案人员素质

随着电力系统档案工作的领域拓宽，档案服务的范围扩大，在档案管理这方面不仅要有档案专业人员还要有工程建设、监理、设计等专业技术人员以及其他相关专业人员等，不同专业人才的相互配合高效地利用现代化的专业技术知识，使档案管理工作高效进行。这就要求档案人员必须加强业务培训，，在完善本专业能力基础上，积极提高电力系统档案管理水平，做到合理的规划、分类与管理。因此，在电力系统建设档案管理工作中，首先要提高专职档案人员的素质，学习工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识，一方面要善于与工程项目管理、施工等部门加强沟通，另一方面档案管理人员还要经常走进工程施工现场，把握工程建设进程，主动参与到工程建设验收与评审活动中。要根据工程建设的变化做好资料变更记录，要以全身心的注意力观察工程建设的变更动态，对于需要变更的资料要及时提出修改意见，使电力系统档案管理工作有秩序、有规划地开展起来。同时，要完善兼职档案人员网络体系，增强企业员工档案意识，要将档案管理工作切实归入企业管理工作中，主动更新知识结构，使档案资料发挥对企业的发展的服务作用。相关的档案工作人员要注意掌握档案管理方面的法律法规，不断提高自身的职业道德水平，实现档案信息资源对企业的经济效益的服务。

4、进一步加强电力建设工程档案信息化管理

当前，很多企业已经完成了档案工作的数字化管理，也就是在档案管理中应用数字化技术和网络技术，实现纸质载体向数字栽体的转化，并能够在网络中传输，完成档案的信息化建设与管理。但是在实施档案工作数字化的同时，应该对档案进行好类别规整，进一步完善档案数字化管理中的各类体系索引，使档案的数字化实现质的飞跃。

三、结束语

电力系统档案管理是电力企业管理的重要组成部分之一，关系到我国电力经济的发展，在新形势下，应当不断提高电力系统档案管理的信息汇集，不断地提高档案管理的水平，才能有效地减低管理的风险，促进电力工程建设稳步的发展，为我国经济建设的健康发展保驾护航。

参考文献

[1]陈加芳.对电力工程档案管理问题的思考[J].安徽电气工程职业技术学院学报,2011（01）.

第9篇：档案管理痛点范文

迄今为止的社会现实表明：档案是一种最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生性固化信息，从根本上体现着信息的确定性与可靠性。档案具有社会性、历史性、确定性和原始记录性，而原始记录性是档案的本质特征。高校档案是学校历史的真实记录，是高校教育工作的重要环节，同时也是国家档案事业的重要组成部分，在学校发展中起着重要作用。国家教委文件指出：“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一。”“必须加强对档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划之中。”广播电视大学（以下简称“电大”）作为一种通过远程教育为手段的成人高校，其档案的管理又有着与全日制高校不尽相同方式方法，这就要求电大系统档案管理员有着特殊的素质。

电大自成立以来主要经历了三个不同的时期。在第一个五年的创立时期中，电大以开展成人学历补偿教育为主要任务，开办电大成人班，为在“”十年间失去接受高等教育机会的大批知识青年，提供了宝贵的学习机会。第二、三个五年的发展初级阶段，主要举办成人高等专科教育，发展为既举办高等专科教育，又举办广播电视中专教育，还开展以岗位培训为主的大学后继续教育、职业教育、行业培训等等。在随后的改革探索时期（第四个五年），中央电大进行了“注册视听生”教育试点。因为电大发展经历的曲折，其档案的管理有着相当的难度，亟待规范化管理。

一、目前电大系统档案管理工作中存在的主要问题

1、思想观念陈旧，管理意识淡薄，对档案管理的认识不足。当前电大系统档案管理部门普遍对于档案管理工作的重要性认识不足，缺乏系统的认识和理性的思考，忽视了档案信息资源的开发和利用。许多珍贵的、利用价值很高的档案材料常年被束之高阁、无人问津，不能发挥其应有的作用，这就造成了资源的极大浪费。其实，成人教育作为高等教育的一种尝试，在各种教学、教研、学生活动中，形成了许多有价值的文件资料。

2、机构设置不够健全，人员专业化程度不高。大多数电大的系、部、处室没有专职档案资料管理人员，多数是教学秘书或行政秘书兼任，他们既有日常教学行政事务性工作，又要兼职收集、整理、归档、保存档案等。有的甚至是归档时才随便抓人或频繁换人，由于这些人员业务不熟悉，给各类档案的收集、整理、归档带来了不良影响。有的虽然建立了档案室或资料室，配有专职或兼职档案员，但档案管理职责不明确，导致实际工作中出现集中管理档案难、归档难、开发利用难等被动局面，也影响了整个学校的档案管理。

3、档案信息缺少开放性，缺乏服务功能。成人高等教育在整个高等教育甚至是国民经济发展中所占的地位日渐提高。高校档案开放式的网络化管理和服务便日渐成为广大利用者的强烈要求。然而一些电大由于对档案信息的开发利用价值认识不足，档案管理归类工作常常在半封闭的系统中进行，形成了与高校其他部门相对隔绝的状态，这就失去了互相借鉴与交流的机会。缺乏对信息资源的开发和利用，不能把握信息开发和服务的实效性，这就难以形成信息资源开发和服务功能的多元化，也就没有档案管理者和信息需求者之间的良好互动。

二、加强电大系统教育档案管理工作的基本对策。

1、提高成人教育工作者的档案意识，是做好档案管理工作的基础。为使成人高校教学档案管理主动适应新形势的发展，必须树立正确的教学档案管理理念。首先要大力宣传和贯彻《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，增强档案工作者的档案意识。其次要明确档案开发和利用工作的服务方向和服务思想，明确教学档案管理工作的内容，充分认识到搞好教学档案管理工作对提高教学质量、促进教学改革的重要地位和作用，重视教学文件资料的平时积累，杜绝敷衍了事做表面文章应付检查等错误做法。同时，教学档案资源的收集整理、建档、归档、合理开发与利用是一个滚动发展、循序渐进的过程，需要学校上至领导下至各处室、各教学点、各教职工的共同支持和配合。如果大家都有强烈的档案意识，能自觉积极、主动地将在教学及教学管理过程中形成的文件材料按时上交归档，就为管好用好教学档案打下良好的基础。

2、档案管理人员必须加强自身修养， 不断提高自身业务水平。随着数字化、网络化的不断深入，档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下，其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型（电子档案）。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整，档案管理人员要努力成为新型的复合型人才： 一方面， 熟悉档案业务工作的各个环节和各门类档案、各种载体档案的管理方法；另一方面， 能掌握档案网络化的新知识，熟练运用计算机技术， 并将之运用到实际的档案管理工作中去；再一方面， 不仅懂得社会科学知识， 而且懂得自然科学知识， 既具有较高的人文素养， 又具有较高的创新意识和能力。这是档案管理工作本身的需要， 也是时代、社会发展对档案管理工作从业人员的特殊要求。每一位高校的档案管理人员都要朝着这一目标而努力。

【参考文献】

冯惠玲、张缉哲主编：《档案学概论》，北京：中国人民大学出版社，2001年。

孔月吹：《成人高校档案管理存在的主要问题及对策》，《成人教育》，2002年，第189期。