公文管理精选(九篇)

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第1篇：公文管理范文

一、 党政办公室是公文制发的管理部门，负责本机关公文发文处理工作。由专人具体负责。

二、 文种包括：社区党发、社区发、社区党办发、社区办发、会议纪要、函件以及白头、黑头、网上通知等。

三、公文制发坚持控制数量，提高质量，注重效用，提高效率的原则。年社区党发、社区发文件原则上不超过90个；办公室发文原则上不超过40个。公文正文字数原则上不超过3000字。简报由办公室统一管理。各类简报反映的情况力求及时、准确、简明、生动，篇幅不宜过长，原则上不超过3000字。

四、 公文办理一般包括拟稿、审核、签发、登记、打字、校对、缮印、用印、分发、归档、立卷、销毁等程序。

五、 拟稿人员拟出初稿后要对文稿进行初步检查。主要检查结构、层次是否合理，语句是否通顺，数字、词句是否准确、规范。由本人签字后送本部门主管领导审定签字后，送办公室核稿，办理发文手续。

六、 办公室收到送审文稿后，按要求登记收文时间、拟稿处室、送稿人员、文稿标题。

七、 办公室对送审文稿从以下几个方面进行审核：是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关的规定；是否需要行文；是否需与有关部门协商、会签；文字表述、文种使用、公文格式等是否符合有关规定。文稿技术性问题，由核稿人员直接修改，非技术性问题可提出修改意见，发回拟稿部门，由拟稿部门负责修改。

八、 送审文稿一律为微机打字稿。

九、 办公室根据文稿字数和紧急程度限时核稿。2000字以内文稿在1天内核完；2000字以上的3天内核完；内容复杂、需与有关方面协商的，适当延长核稿时间，同时有两件以上文稿，急件先办；对社区领导有明确意见，需尽快下发的文稿或转出会签的文稿及其他需紧急处理的文稿，优先审核，防止压误。

十、 文稿审核后，核稿人员要根据领导分工送分管领导审签后，由办公室主任负责审核签署呈签意见，送主要领导签发。

第2篇：公文管理范文

关键词：电子公文管理；电子政务；思考

中图分类号：TP399 文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2012) 04-0000-02

所谓公文，主要指军队、政府、单位等部门用于请示报告、下达命令的重要一部分。传统的公文归档工作，以纸质、手工操作为主，如果公文数目较多，可能造成查找与使用工作的效率降低。如果用户不能报出公文具体的标题、年份等，基于模糊的公文查询，基本无法实现。另外，由于纸质公文受到管理手段、维护手段等影响，需要大量的人力、物力支持。在信息化时代，计算机与局域网的广泛应用，提高了公文管理的水平，大多数撰写公文也通过电子版本完成，因此公文管理也应以电子版为主[1]。通过现代化公文管理系统与传统方法有机融合，既可提高工作效率，也可将工作人员从繁琐的日常管理中解脱出来，进一步提高公文管理、维护、查找工作的质量水平，具有一定现实意义。

一、现代化公文管理系统的应用意义

随着社会信息化的不断发展与完善，精准、快捷的传递方式正逐渐取替手工、纸质作业方式而存在。近年来随着各单位工作任务的加强，对“下情上达、上情下达”的及时性、准确性提出了更多要求。为了确保各种公文的顺利传输，同时提高信息保密性、准确性，降低管理成本、提高管理水平，现代化公文管理系统应运而生。通过构建电子公文管理系统，利用计算机与网络实现公文传输，极大降低工作人员的劳动强度，提高公文发放与传阅速度，降低纸质文件成本问题，确保各部门、各项工作的顺利开展，实现工作流程的制度化、规范化[2]。由于各种业务的流程处理、公文处理以及审批等工作均通过网络完成，再加上强大的自定义功能支持，网上协同办公已发挥作用，以此保证文件流程的快捷、安全。

二、公文流转方式研究

公文流转是公文管理的核心问题，加强对公文流转的研究，提高公文流转效率、保障质量，具有现实意义。所谓公文流转，主要包括公文的编制、处理与管理等内容，处于公文从运转到传递、办理、存储、归档等整个周期中，遵循特定流转原则，发挥公文效应，提高工作效率。公文流转的根本任务与目标在于，及时、有效地编制、加工、处理、管理公文，为各种公务活动提供信息保障[3]。公文流转的主要内容包括：①公文编制；②公文传递；③公文管理；④公文处理；⑤公文归档；⑥公文使用等。公文流转已成为现代办公系统中的重要子系统之一，也是各个企事业单位实行公文管理过程中，最关键、最重要的办公系统之一。通过公文流转状况，可直接体现单位的行政职能，因此也是办公自动化中的基本模块[4]。

以传统的公文流转系统来看，普遍存在管理不力、工作效率低下、监督职能不到位等弊端。因此，一个良好的电子公文流转系统，可有效提高单位办公效率，实现规范化管理。在公文流转系统中，应用现代化自动办公体系，面向各个单位，处理行政事物，实现了真正的无纸化办公[5]。对于各部门的信息、通告等，通过该管理系统进行传送；行政管理部门也可以通过管理系统上级指示、公告、审批公文等，实现了各部门之间的广泛交流与沟通，便于有针对性地调整工作计划，提高工作科学性、效率性。

三、现代化公文管理系统的实现

对于现代化公文管理系统来说，与传统的管理手段有所不同。为高效率、规范化工作提供支持。

（一）便捷的存储手段

随着信息技术的快速发展，我国政务办公已经翻开新篇章，实现了自动化发展之路。随着电子政务办公的实现，各种公文通过光、磁等载体介入，打破传统存储空间的限制，极大提高信息的存储密度。所有公文中的电子信息都可以通过二进制数字式代码方法存储在网络空间中，再加上计算机超大容量的硬盘支持，解决了海量公文的存储压力问题[6]。另外，电子公文也可以通过离线、脱机等形式存储，无论是保存在磁带、软磁盘、硬盘还是光盘中，都缩小载体体积，便于携带与保管，同时增强信息存储密度，提高信息存储的安全性。随着CAD文件电子光盘的出现，再次打破了存储空间的局限，为现代化公文管理系统的构建，提供更多空间与技术支持。今后，我国各种电子技术将更快更好地发展，给电子公文带来更多可存储空间，存储的安全性也将不断优化。

（二）精准的检索途径

在电子政务系统中，电子公文管理系统的应用，给公文检索手段提供更多支持与要求。电子公文的检索对象不再局限于传统的纸质公文目录，或者计算机中的机读目录，而是涉及到电子公文的具体目录与全文。显然，单一化的检索难以满足用户的多元化需求，亟需提出一种适应公文技术特点的检索手段[7]。联机检索以及超文本检索功能，可以帮助用户提高检索效率与精确度，即使用户检索语言模糊、没有检索策略，也可通过计算机系统，以人机对话的方式，结合逻辑思维习惯，对公文信息进行检索与浏览，以实现快捷检索目标。在构建电子政务过程中，涉及到各种信息资源的传输与转化问题，用户只有通过超文本检索或者联机检索模式，才能更好地保障信息应用效率，再加上电子公文信息整理职能的支持，极大方便了检索工作的实施。

过去，我国计算机档案的检索工作，以单机形式为主，或者在档案部门内部，计算机之间实现连接，以此保证公文内容不泄露，提高公文信息的安全性。但是在实际使用中，这种方法的查询速度慢、精准性不高、不便于操作。通过联机检索与超文本检索方式，提高了检索手段的迅速性、便捷性，但是公文的任意篡改、泄漏、删除等问题不容忽视[8]。当前，一些部门采取元数据技术，在公文管理中嵌入元数据，通过系统完成著录工作，并要求在公文形成过程中，由形成者负责输入著录项目，提高信息准确性，为检索与应用提供方便。

（三）高效率的集成手段

在开展电子政务过程中，电子公文管理系统集合了多媒体的文字、图像、声音等数字化优势，经过相关软件处理后，形成全新信息光盘或信息网络，改变了以往纸质办公中白纸黑字的呆板表现形式。通过图文、声音、动画等，提高公文的智能性与实用性，将公文信息更加直观、生动地下达到各个部门。通过应用电子政务系统中的电子公文，可支持全文查阅，利用互联网实现远距离的传输，确保上下级部门、同级部门之间的沟通与互动，公众可以通过网络，查阅到单位公开的各种电子公文，通过网络查阅、局部输出以及全文输出等功能，更好地使用公文。通过强大的超链接支持，便于查阅各种信息。

（四）支持一体化建设

在当前电子政务发展的大环境下，很难明确划分公文和档案之间的区别、界限。基本实现全程管理原则，使得电子公文的收集、鉴定、归档与整理工作更加快速、简洁。在此背景下，公文管理更具价值。通过电子政务系统的应用，优化了电子公文全部流程，使得档案管理工作与电子公文处理工作融为一体，实现一体化管理模式，将传统意义的档案与公文两大管理阶段界限淡化。但是由于受到传统观念的影响，可能一些单位仍存在形式上的文档一体化，误将文档一体化软件当做文档一体化，造成重复建设，需极力避免。实际上，若想实现真正的文档一体化管理，必须统筹安排电子公文流程，将电子公文的收集、鉴定、整理及归档等各环节均纳入电子公文管理系统，统一执行、统一管理。

四、结束语

总之，公文管理系统将不断发展与完善。一方面，通过跨平台的技术、集成信息等，与公文管理系统相结合，实现真正意义上的公文管理，将办公系统与互联网相连接，确保各项公文审批迅速公布，避免任何内外干扰，在单位内部构建信息基础；另一方面，从公文的编制、审批、会签到签发、下发、归档、使用等若干环节，减少不必要的繁琐内容，优化流程，以先进的办公技术，支持公文管理系统的高效率、高质量，促进单位无纸办公。

参考文献：

[1]孔琳俊.基于WEB的无纸化公文管理系统研究[J].中国教育技术装备,2007(6)

[2]周春.基于J2EE的动态工作流管理系统的研究与应用[D].沈阳理工大学:计算机软件与理论,2009

[3]李强.试论现阶段电子公文管理系统问题及对策研究[J].中国外资，2009(11)

[4]刘家真,程万高.我国电子公文文档一体化的障碍与对策[J].档案学研究,2008(1)

[5]詹晓阳,刘家真.论我国电子政务管理系统中电子公文文档的协同管理策略[J].科技进步与对策,2010(8)

第3篇：公文管理范文

1 当前高校公文档案管理存在的问题

1.1 公文处理程序不规范，给档案收集管理工作造成困难。由于公文信息网络的应用，实现了局域网资源共享，各业务部门下发的文件均可自行办理，导致文书部门对各部门发文失控。主要表现在：一是工作人员不能主动将文件正文交给文管人员的概率提高，使档案不能及时登记、收集，导致文件编号重复或断档，立卷时原始资料不完整。二是各部门自行输入的文件档案缺乏统一标准，公文形成过程中的处理手续不健全，档案资料缺乏原始真实性。三是文件格式不统一，文号使用随意性大，留作存档的文件无印章，将来利用时无法起到凭证作用，真实性受到质疑。四是要求统一管理归档的难度较大，面临许多技术难题。

1.2 现有机关公文档案内容繁琐、分类不科学。如各级党委和政府的文件、信息，上级业务部门的有关报表、资料，同级部门之间的函件、通报，下级业务部门往来的各种请示、汇报，等等。依传统的立卷整理方法、需求分类方案进行一级级分类、编页号、抄内目、拟案卷题目、确定保管期限、编制检索工具，等等，一环扣一环，程序繁琐，手法欠缺，效果不佳，档案专职人员经常要加班加点，有时还要抽调人员帮忙，案卷质量却难以保证。现有的立卷方式要根据本机关的职能与内设机构等编制分类方案，而分类方法又有多种选择，即使是同一机关，不同的档案工作人员制订的分类方案也会有差异，不同专业的人员操作结果大相径庭。如分类组卷过程中即使完全按照分类方案组卷，也会遇到一些文件难以确定其属类。

1.3 现有的机关公文归档管理不够规范。主要是：档号不规范，没有目录号。一卷多册现象较多；案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容，永远无法检索而难以利用；许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷；案卷厚薄不一。总之，机关综合性档案馆（室）建馆（室）时间越长、馆（室）藏量越大的存在的类似问题就越严重。

1.4 公文档案管理人员的素质不能满足要求，影响档案资源利用率的提高。在当今网络环境下公文档案的管理，需要档案管理人员既具备文秘、档案管理的知识和经验，又要具备计算机应用的能力和实践技能，两者皆备的人很少。年龄偏高一些的工作人员，对计算机无所适从；年轻的工作人员专业档案管理经验和规范化工作能力相对不足，档案管理队伍在网络环境下的建设需要一个磨合期。

2 加强机关公文档案管理的有效措施

2.1 树立“文档一体化”意识，强化“全过程管理”工作。“文档一体化”的实质是把现代文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体全程序真正交融在一起。这个概念的提出，旨在加强档案部门对文件管理的超前控制，保证档案的质量，减少档案部门的工作程序，避免无谓的重复劳动，使文档工作流程科学化、合理化。同时，更要强化“全过程管理”工作。首先，要树立质量管理意识。不论文秘工作，还是档案工作，每个工作人员都要确立质量第一观念，明确认识各自的岗位质量责任，这是“全过程管理”的前提。其次，要制定严格的质量标准。《档案法》、《格式》和《办法》等法规对国家机关公文处理工作应当遵循的基本原则、公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求及公文归档工作均作了明确规定，这是“全过程管理”的根本法规，全体档案工作人员和文秘人员应认真学习，熟练掌握，在精通的基础上模范执行。最后，还要理顺管理体制，完善组织机构，建立优秀的工作队伍。要建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文。规定和程序要尽可能细化，简捷明确，操作性强。要严格执行公文行文规则，严格审核签发制度，禁止滥发文件和发无效、无用的文件，要依靠先进的装备和技术，配置性能优良的设备和工具，注意操作的熟练性和规范化，对一切不合理、不经济、不正当的使用行为要坚决制止。

2.2 保证质量，科学分类。一要剔除重份或无查考价值的文件，避免实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。二要重新组合案卷，实现案卷规范化。尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。同时还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工填写，以保证全部案卷更加规范。三要结合档案馆（室）实际，规范著录工作。档案著录实质是压缩、贮存信息，是供检索途径，以便开展档案的利用。由于各个档案馆（室）的条件存在差异，再加上计算机管理又提出了新的技术性要求，各个档案馆（室）应该以《档案著录规则》为依据，并从自己的实际情况出发，根据计算机管理的技术要求，制定出适合本馆（室）著录工作的著录细则。四要统一分类号，便于查找，保证检索查全率。五要规范题名，保证检索查准率。在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现，影响检索的准确率。

档案分类是根据档案内容、形式的相同性和差异性，按照一定的分类标准区分档案的过程，根据具体分类对象不同，档案分类又可分为档案种类划分、档案实体分类和档案信息分类。可以通过简化分类方法等达到简化整个归档程序、分类便于检索，便于操作，如按年度——组织机构分类。把全宗内容档案先按年度分开，每个年度下再按组织机构分类。

2.3 规范网络环境下档案管理工作的数字化建设。档案数字化是新时期信息技术在档案管理中的具体应用，档案数字化的发展将推动档案资源信息化建设的进程，为实现档案信息资源的社会共享打下坚实的基础。档案数字化的关键是多媒体技术的开发与应用。多媒体技术在档案管理中的应用很广泛，如档案数字化、档案信息存储、档案信息检索、档案信息利用、档案信息编辑等，其中，档案数字化是最基本的应用方式之一。随着机关公文数字化设备的普及和办公自动化的推广应用，越来越多的档案一产生就是数字形式的，即数字档案（电子档案）。但是许多传统档案还需要通过数字化形式的转换，形成数字化的档案。目前，机关档案数字化的方式主要有以下两种：一种是数据录入。档案数据录入就是将档案著录、标引形成的、反映档案特征的档案信息，如，文件编号、题目、责任者、分类号、档号、时间等输入计算机，形成档案目录数据库。建立档案目录数据库是档案计算机管理的基础，数据录入是最常见的数字化方法，是建立档案目录数据库最主要的技术方式。一种是档案扫描。档案扫描就是采用光学扫描、数字相机等对现有的纸质档案进行计算机处理，将原有档案模拟信息转换成数字信息。纸质档案是当前机关档案保存的主要形式，档案扫描是最常见的、能够快速将大量纸质档案数字化的技术，也是目前国内档案内容数据库建设的主要手段。

第4篇：公文管理范文

1.公文文种使用的错误或模糊认识

错误一，是请示与报告混用。在报告中夹带了请示事项，混淆了请示与报告的根本界线——是否有请求指示的写作意图；与此相联系的常见错误是不遵守请示“一事一请”的写作要求、直接向上级机关的领导同志行文等，影响了上级答、复解决下级请求和问题的效率，违反了正常管理程序的要求。错误二，是某些不宜用请示的情况下，不能正确地使用函来代替。如实际工作中，经常会遇到级别较高的机关向根据属地管理的原则，要请求所在城市级别较低的业务主管理部门协调处理有关工作，这时正确使用不相隶属机关间常用的函，会避免使用请示可能带来的问题，使行政管理的程序更加符合基层工作的实际。错误三，是模糊了通知与通报的界限，在一些具有倾向性的写作领域仍然不恰当地使用通知，使本要表达的行文机关意图不能得到完全展开，不能充分发挥通报弘扬正气、批驳落后、鼓励先进、惩戒错误的作用。

2.公文与事务文书之间的使用错误

错误一，混淆了请示与申请的严格界限。在公务处理中使用比较随意的事务文书申请，极大地降低了公务管理的规范性和公务文书的严肃性。错误二，不能严格区分公文中的报告与事务文书中的汇报、总结、调查报告等文种，片面地认为所有需要向上级汇报的或是带“报告”字眼的文书都属于公文中的报告，过分地扩大了公务管理的范围和领域。错误三，对纪要与会议纪录的严肃程度存在一定的模糊认识，在纪要的写作中不能严格遵循公文写作规范，而在作会议记录时又存在向纪要靠拢的倾向，降低了会议纪录的照实记录性。错误四，在使用决定与决议时常出现犹疑。在公文起草中，将本应该以决定形式下发的公文以决议的形式公布，模糊了公务活动与普通的机关内部事务之间的界限，忽视了决定效力的严肃性。

3.对公务管理及公文写作的一些特殊要求不能正确处理

如在一些需要以通知下发规范性文件的情况下，如下发各类办法、实施细则等工作制度时，直接将这些规范性较强的文书视为公文下发；而在一些不需要以通知形式下发的规范性文件，如意见和决定，画蛇添足地使用通知来下发。出现这一问题的原因还在于对公务管理的要求掌握不全面。

二、在公文写作具体操作规范方面的常见错误

1.公文版头部分

错误一，非密级文件标注份号。文件的份号是与密级、保密期限相对应的，无保密要求的文件一般不须标注份号；此外文件份号、保密期限中的数字均要使用阿拉伯数字标注。错误二，不具备发文资格的机关滥发公文。发文机关必须是具有完全行为能力的法人单位，包括企业法人、事业法人和行政单位法人，它们对公文所规范和涉及事项承担相应的责任；无完全行为能力的机关内设部门无权制发具有对外联络交往功能的公文。错误三，联合发文的格式不规范。联合发文要使用专门印制的公文用纸，公文的版头部分要依次印制联合发文的几个机关。此外还要做到在正文的落款和盖章要与版头联合发文机关的排列顺序一致并上下对应。错误四，发文字号随意编制。由机关代字、年号、顺序号三部分共同组成的发文字号，年号须使用六角括号而非方括号等括起，年号必须完整而不得有所省略，发文顺序号前一定不要相当然地加“第”字。错误五，有多个签发人时标注位置不准确。上行文必须标注签发人，以示对所请求、汇报事项负责，并方便上级机关联系及落实。联合行文有多个签发人时，不但要求发文字号左移并与签发人的最先一行对齐，同时要求签发人姓名按照发文机关顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，每行两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

2.公文主体部分

错误一，公文标题中随意对机关名称进行简化。由发文机关、事由和文种三个要素共同组成的标题，发文机关只能使用全称和规范化简称。错误二，公文标题较长需要回行时割裂了公文意图、词意及概念的完整性。公文标题回行时词组不能拆开，标题中的“的”字不能与文种单独排行，如“的请示”、“的通知”等不能单独排行。错误三，公文标题中错误地使用标点符号。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。如印发管理办法，因其不是法规、规章，所以不可用书名号；而印发规定等规章类文件，要用书名号标注。错误四，公文的主送机关排列无序。公文主送机关较多需要分行时，不能按照文章段落的格式要求来处理，两行均须居左顶格；如果主送机关名称过多导致首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记，将版记中“抄送”改为“主送”，编排方法同抄送机关；另外主送机关的编排要严格按照职权和层级进行，遵循“先上后下、先外后内”原则，不同系统、不同级别的主送单位之间用逗号隔开，同一系统、同一级别的主送单位之间用顿号隔开。错误五，正文详略不当。前言宜简不宜全；主体要详尽明确、层次清晰，不能逻辑混乱；结尾要表明态度、提出要求。错误六，附件的细节处理不讲究。附件不能直接标注在正文的下一行而要下空一行；不能用“附：”或“附表：”等不规范的形式；有多个附件时，要用阿拉伯数字标注附件顺序号，而能使用“附件一、附件二”等形式；附件的名称后面不加分号、句号等任何标点符号；附件名称较长需回行时，应与上一行的附件名称首字对齐；附件与正文一起装订时，页码应当连续编排；附件如是横排表格时，页码位置也要与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。错误七，只有成文时间而无落款。与以往的公文处理办法相比，新的党政公文处理工作条例要求在成文时间之上增加发文机关全称，以保证做到公文版头、主送单位、落款、印章等四项要素的对应和统一；此外，在公文印制中，注意不要将发文机关与成文时间的位置上下颠倒。错误八，印章加盖位置不规范。印章要端正、居中下压发文机关署名和成文日期，联合行文时印章之间互不相交或相切，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内；另外，联合上报的公文可以由主办机关加盖印章，联合下发的公文发文机关都必须加盖印章。

3.公文版记部分

错误一，附件另面编排时版记位置处理不当。附件另面编排时，版记不得印制在附件前面；附件与正文不能一起装订时，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。错误二，标注了主题词。新的《党政机关公文处理工作条例》出台后，主题词已不再使用，不必再在版记部分印制校对人、打字人等与公文责任履行者关系不大的工作人员姓名。错误三，“抄送”部分处理随意。“抄送”部分回行时，要与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关的名称后面要标句号。错误四，空白页编排页码。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不能编排页码。

三、出现上述错误的原因分析

第5篇：公文管理范文

关键词：公文；电子归档；全文检索

中图分类号：TP317.1文献标识码：A文章编号：1009-3044(2008)30-0630-03

Electronic Document Management System Design and Implementation

YANG Wu1, 2

(1.College of Information Science and Engineering,Ocean University of China,Qingdao 266000,China; 2.Shandong Changle Bureau of Education, Changle 262400, China)

Abstract: With the popularity of computer-related hardware and raising the level of computer users of all kinds of documents for electronic archiving has become possible. In order to achieve this function, improve the efficiency of document management and electronic archive of the development work, Delphi and Oracle based on the design and realization of an electronic document management system. In introducing the system on the basis of modular structure, focused on the systems involved in a number of key technologies and a large number of the system functionality and performance was verified. The experimental results and practical applications show that the design and implementation of electronic document management system-use efficiency, to improve the efficiency of document management, has a high theoretical significance and value.

Key words: documents;electronic archiving;full-text search

1 引言

公文是政府军队等各类部门请示汇报、命令下达等工作中的重要部分。传统的公文归档以纸质原件为主，存放在档案局等部门，当归档公文数目逐渐增多时，公文的查找就存在效率较低等缺点。尤其是当用户记不清楚公文的具体年份、标题等内容时，在纸质归档公文中进行基于内容的模糊查询几乎无法实现。另外，纸质公文的管理、维护、防腐等，也需要大量的人力物力支持。

随着计算机硬件、局域网设施的普及以及用户计算机水平的不断提高，当前公文的撰写基本都是先完成电子版本，然后再打印传达。因此，将公文的电子版进行归档成为可能[1-2]。实施电子公文的归档管理[3-4]，与传统方法相结合，可以在几乎不增加额外劳动量的前提下，对公文的管理、查找、维护工作起到大大的改善效果。

2 系统设计

《电子公文管理系统》就是在这样的背景下产生的。其目的是在不改变用户公文撰写流程的前提下，完成电子公文的归档、查询等功能。此外，对历史公文的充分借鉴，还可以提高用户公文撰写格式的规范以及公文内容风格的一致性等。

系统采用标准的客户端-服务器模式（C-S模式），由Oracle数据库服务器[5]对电子公文的存储、查询提供支持。客户端软件由Delphi实现，包括公文模板管理、公文归档、公文撰写、临时公文管理、公文查询和系统设置六大模块，如图1所示。

“公文模板管理”可以将常用的空白公文模板存储到数据库中，用户可以据此撰写新的公文。“公文撰写”模块可以依据公文模板或已经归档的历史公文，撰写新的公文。用户只需修改其中的内容即可，而不用再过多关心其格式等内容，提高公文撰写的效率。“临时公文管理”对新撰写的公文以及尚未定稿的公文进行管理，支持同一公文的多个不同版本，并可以将临时公文及时上传备份到服务器以防丢失，同时能够方便地从其它机器阅读修改公文。“公文归档”对于已经完成的公文，可以归档录入数据库，以方便将来查阅。系统提供单个公文归档、批量归档等多种归档方式，并能够通过“公文自动分析”功能解析出公文中的项目，如标题、关键字等，减少公文归档的工作量，提高系统可用性和效率；同时还可以将领导签字照片等附件一同录入，以提高公文归档的完整性可用性。“公文查询”模块能够对所有已归档的公文进行高效查询。除了支持灵活的按照各种项目自定义条件查询外，还支持基于内容的查询，即可以查找内容中包含指定文字的所有公文。最后，“系统设置”模块包括不同部门、不同级别用户的用户管理及权限控制功能，灵活的数据库连接参数配置功能等。

3 关键技术

系统实现的主要难点和创新包括以下几个方面：1）公文在Oracle数据库中的存取控制；2）公文内容的自动解析和批量归档；3）基于公文内容的全文检索查询；4）本地文档与数据库备份文档的比较及版本控制。

3.1 公文在数据库中的存取

一个公文由很多元素组成，如标题、发文机关、公文种类、年份、主题词、引发说明、承办说明、正文等等[2]。在数据库中的存取有两个方案：一是将各种元素分开存储，用户预览全文时再按照公文格式要求合并成一个文档。该方案的好处是分开存储便于用户的查询；不足是当合成新文档是需要考虑公文的格式要求。因为公文类型繁多，因此恢复新文档的操作复杂，而且往往难以完全恢复原样。第二个方案是将整个文档采用二进制方式存储在数据库中。这样的好处是文档的恢复比较简单，但是由于各个元素没有分离，因此在公文的查询方面存在不足，需要解析文档内容并逐个分离出元素信息，效率较低，难以满足快速、灵活的查询需求。

通过分析比较，系统采用了一个折中方案：对于除正文以外的其它元素，如标题、发文机关、年份等，在数据库中分别在不同字段中分离存储，以方便用户的查询；同时又将文档本身进行存储，以便于公文的恢复。该方案以一定的存储开销为代价，较好地照顾了查询操作和公文恢复操作。因为除正文以外的其它元素内容很少，通过数据库中的日期型字段、VarChar字段等即可满足要求，因此引入的额外开销非常小。实验部分证明了该方法的有效性。

公文文档存放在Oracle中的BLOB字段中，具体是通过Delphi中TBlobField类的LoadFromFile()和SaveToFile()方法实现了数据库的存入和读出。

3.2 公文内容的自动解析和批量归档

为了解决在公文归档过程中手工输入各种元素信息的效率问题，系统实现了公文内容的自动解析。根据公文格式规定，通过程序对指定的公文进行自动分析，解析出各种元素的内容，然后自动填入数据库。

Delphi提供了两个类：TWordApplication和TWordDocument[3]。前者可以连接到MS Word应用程序中，后者可以连接到一个Word文档。公文中的每一段、每一行以及每一个表格，都可以通过TWordDocument对应的如Paragraph、Line以及Table对象等获得。根据公文承办规定中对相关元素位置、格式的定义，配合识别元素的关键词信息，通过逐段逐行分析，就可以解析得到元素内容。

实现了对一个公文的解析功能，再配合Findfirst、FindNext以及FindClose等Windows的API函数的递归调用，就可以查找指定路径下（包括子目录）的所有Word文档，然后逐一对之进行解析并将分析结果入库，就可以实现公文批量归档的功能。

公文内容自动解析及批量归档功能的实现，简化了公文归档的工作量，用户只需指定文件或者路径，系统即可自动完成剩余工作，大大提高了公文归档的效率。

3.3 基于内容的全文检索查询

指定通过公文标题、发文机关等元素内容，查找满足条件的公文，是基本的数据库查询操作，比较容易实现。但是在公文的查找中存在一类需求，即用户只记得公文的大致内容，如公文内容中包含的几个关键词，但是关于公文更详细的内容如发文时间、发文机关名称等并不清除。在这种情况下需要对公文进行基于内容的全文检索查询。

该功能的实现流程如图2所示。对数据库中的每条记录，均先将对应的Word文档保存到本地，然后用Delphi的TWordDocument类打开。TWordDocument类的Content属性为Range对象，调用其find.execute()方法可以在该范围内进行文本查找，功能与Word应用程序中调用“编辑-查找”功能菜单一样，不仅可以进行基本的查找，还可以通过参数控制在查找过程中是否区别大小写、是否使用通配符等。如果匹配成功，则该方法返回True，系统为该条记录做好标记，作为查询结果中的一条进行显示。当数据库中所有的记录都处理完后，查询处理结束，所有被标记的记录均为满足条件的结果，即内容中包含指定关键词的公文。

3.4 文档版本控制

“临时公文管理”模块主要是将正在撰写尚未正式定稿的公文存放到数据库中进行备份，同时支持同一稿件在撰写修改过程中产生的多个不同版本维护功能。文档修改前后的比较、版本控制是这一模块的主要技术点。

版本控制主要是通过获取文件最近修改时间来实现的。具体来说包括以下步骤：1）系统启动时，通过Oracle中的sysdate函数取得数据库服务器的当前时间，并将客户端时间与服务器时间进行自动同步；2）临时公文上传到服务器进行备份时，获得文件的最近修改时间并保存在数据库中的UpdateTime字段中；3）检查本地文件与数据库备份文件是否一致时，再次获得本地文件的最近修改时间，通过与数据库中保存的时间进行比较完成。

获取文件最近修改时间功能实现，主要是通过Windows的API函数FindFirstFile()获得文件属性数据，该数据的ftLastWriteTime属性即为文件的最后修改时间。值得注意的是，该属性获得的是用32位表示的文件时间戳，为操作系统使用。要想转换为用户能看懂的本地系统时间，需要通过FileTimeToLocalFileTime()、FileTimeToSystemTime()以及SystemtimeToDateTime()函数进行转换。

4 测试验证

为了验证依据上述分析设计的有效性，对已实现的公文管理系统进行了测试验证。

4.1 实验设置

试验在2台PC机组成的局域网内进行。数据库服务器的基本配置为PIV 2.0G CPU，1G内存，120G硬盘，其上安装了Oracle 9i；客户端PC机配置为PIII 1G CPU，512M内存，80G硬盘，安装了Oracle客户端和Office 2003软件。

实验数据集为某单位2006-2008.6产生的500个实际公文文件，大小从50K到500K不等，平均大小约为200K。在其上进行了存储开销比较、查询性能、自动归档性能以及全文检索性能的实验。

4.2 实验结果

采用三种存储方案对公文进行存储，考查随公文数增加不同方案存储开销之间的差异，如图3所示。其中方案一为所有元素均分离存储；方案二为仅存储完整的公文文件；方案三为本文采取的折中方案。

可以看出，方案一所需空间最小，方案二其次，方案三所需空间最大。这是因为，方案一仅保存了必须的文本内容，而且不同元素之间相互无重叠冗余；而方案二存储的完整文件除了包含字符格式、字体等信息外，还包含Doc文件必须的文件格式头等内容，因此所需空间较大。方案三在方案二的基础上还冗余存储了一些元素内容，因此所需空间最大。但总体看来，方案三与方案二相比，额外所需的存储空间并不是很大，约占文件大小的0.5~1%左右。

三种存储方案下普通查询的效率和原文档恢复所需时间分比较别如图4、图5所示。可以看出，方案三普通查询的效率与方案一几乎没有差别，受益于Oracle数据库管理系统的查询性能，在实验数据规模上返回结果的时间为毫秒级；而方案二由于需要还原文件后再进行全文检索，所需时间较长，尤其随着数据库中记录数增加所需时间也线性增加，当数据规模较大时难以满足用户需求。而在文档恢复方面，方案一需要将所有内容进行重组，并按照公文承办规定设置相关元素的格式等，所需时间为秒级，而且恢复效果较差；而方案二和方案三直接从数据库中读取完整文档并恢复，所需时间仅为毫秒级。

在采用第三种存储方案实现的系统中，随归档文档数的增加，系统自动归档所需时间情况如图6所示。可以看出，系统具有较高的自动分析和批量归档功能，平均每个文档所需的分析归档时间不足1秒。因此能够较好满足归档需求。

系统全文检索效率如图7所示。可以看出，全文检索所需时间与随公文数目增加呈线性增加，平均处理每个公文所需的时间约为200毫秒。因此，当公文数目较多时，建议先通过普通查询缩小全文检索范围，可以有效降低全文检索的响应时间。

5 结束语

基于Delphi和Oracle数据库，结合MS Word的VBA相关功能，设计并实现了一个电子公文管理系统，探讨了其总体结构及设计实现相关的关键内容，并通过大量实验验证了上述工作的有效性。该系统目前已经投入使用，运行稳定，性能良好，也在一定程度上验证了本文工作的可行性。

参考文献：

[1] 单玉刚，张荣茂. 面向电子政务的公文管理系统开发与应用[J]. 小型微型计算机系统，2003(3).

[2] 陈伟，丁秋林，郑洪源，等. 在J2EE平台上开发电子政务系统的建模方法研究[J]. 南京航空航天大学学报， 2003(4).

[3] 王承. 电子公文管理及归档工作分析[J]. 山东档案，2003(5).

[4] 曾凡智，赵慧民，卢炎生，等.基于特征抽取的电子公文防伪系统的研究[J]. 中山大学学报：自然科学版，2007(6).

第6篇：公文管理范文

第二条电子政务用户要严格遵守国家有关保密法律、法规，凡涉密内容严禁。

第三条机关各部门要将电子政务设为计算机网页的首页，并坚持每天上班后，以个人名义登录电子政务，以便随时查看有关通知、公告。

第四条办公室安排专门人员接收新乡河务局的通知、公告，并将所接收到的内容按正式文件运转方式运转。

第五条各部门要及时更新电子政务工作动态栏目。

第六条电子公文运转要严格按照收、发文流程运转，各环节操作人员要对所经手的公文进行严格把关，避免发生纰漏。

第七条电子公文发文流程

1、上行文流程

拟稿部门负责人核稿办公室负责人把关主管局领导审阅局长签发文印室登记编号排版办公室秘书审核发送

2、下行文和平行文流程

拟稿部门负责人核稿办公室负责人把关主管局领导签发文印室登记编号排版办公室秘书审核发送。

第八条电子公文中“部门负责人”指各部门正、副职，公文一般由分管此项工作的负责人审核；如果拟稿人是部门负责人，则提交给另外一名负责人审核；如果仅有一名部门负责人，且该负责人为拟稿人，则提交给本人，由其本人负责审核（这是公文流程中必须的一步）。

第九条拟稿人在送纸质文档交办公室审核、局领导签发时，要同时提交电子公文，否则，办公室、局领导不予受理。拟稿人有协助局领导完成电子公文处理的义务和职责。

第十条部门负责人、办公室核稿人员和局领导在对电子公文审核后，需填写意见并保存，否则，电子政务系统将不记录审核过程。

第十一条关于公文附件

附件如果是拟稿人所写，为便于修改，要将附件直接附于正文之后，不必用“增加附件”的方式，以避免修改时的繁琐；如附件是上级或下级来文，可点击“增加附件”添加。

如拟稿人将其所拟附件作为附件添加，各环节经手人员如需对附件进行修改，在修改前，要首先将该附件另存到指定位置，修改后将该附件作为附件添加，不可直接在附件上修改，因为电子政务系统无法保存所修改内容。

不可将正文作为附件添加，也不可有附件而不予添加，否者，办公室要将该文退回拟稿人。

第十二条关于公文会签

文件如需多个领导会签，已签署意见的领导，要点击“转交相关领导”，向其他领导发送，最后签署意见的领导点击“送秘书”，转交给办公室负责人。

第十三条如果发送错误，在收文者尚未打开该文件之前，可将该文件收回。

第十四条电子公文收文流程

长垣秘书登记提交办公室主任拟办长垣秘书领导1领导2领导3（直至全部领导阅毕）长垣秘书发送至办理部门发送至长垣秘书结束。

第十五条局领导阅毕收文后，要将公文发送至“长垣秘书”，而不是发送给具体的办公室人员。

第7篇：公文管理范文

一．培训内容

这次培训班的课程充实紧凑，涉及到办公室工作的各大方

面，具体讲授了以下专题：

财政部办公厅秘书处邱玲处长讲授的《认真执行国务

院公文处理办法进一步提高财政公文质量》。内容包括：

（）年月了《国家行政机关公文处理办

法》，相较于旧的《办法》，作了重要的修改并新增了不少内容。（具体内容见材料）

（）公文办理中需要注意的问题和常见差错。其中，主

要讲解了“函”这一文体。“函”说白了就是非文件，是一个大类。相较于正式的“文件”，函的形式更灵活、运作的过程更简便。

府办公厅秘书处冯宏梅处长讲授《关于国家行政机关

公文格式的若干问题》。对公文的格式作了具体而详尽的总结。

（）介绍了公文的种类。分为①文件式（红头文件）；②信函式、命令式；③会议纪录、电报；

（）介绍了文件式的格式，文件式是公文中最常用的

文体，包括版头（眉首）、主体、版记三部分，每一部分都有具体而详尽的规定；

（）介绍了信函式、命令式的格式；

（）介绍了会议纪要的格式；

（）介绍了省政府办公厅的动作。即收文、分办、办

理、呈送、核稿、审批、发文（对外发文）、督办、返谴、归档的全套模式。

广东省档案局石大泱处长讲授《加强机关档案工作、提高档案水平》。内容涉及以下三个方面：

（）《档案法》对机关档案工作的规定。重点指出行政部门形成的档案是国家档案的重要组组成部分。受国家重点保护；要求行政部门档案要集中统一管理，要维护档案完整。

（）档案工作与机关工作的联系。石处长指出档案工作是各项业务工作的一个基础，机关工作的过程、结果都客观地记在档案中。同时，档案材料也是加强机关管理的基础材料、是机关领导决策的重要参考、是开展机关各项研究工作的重要材料、是编史修志的第一手材料。

因此，机关部门应对档案工作给予高度的重视。

政府办公厅信息处罗展怀处长讲授《政务信息工作理

论与实践》。主要内容包括：

（）怎样看待信息工作。首先认识信息工作的特点：对

现实情况反映快、涉及社会经济的范围广、形式灵活。其次是了解信息工作的作用：是领导了解各方面工作的渠道，可以让领导掌握社会动态；是向领导同志汇报工作、扩大影响的经常性渠道；是反映问题和解决问题的一个途径；可以成为推动政府转变职能、转变工作作风的有力手段。

（）信息工作的具体内容。作为政务信息，包含了三个

层面：为上级领导服务；为本级领导服务；为下级领导服务。

二、培训心得

各级领导在培训班上的发言、授课，对办公室作为一切工作运转中心的重要地位给予了高度肯定，对今后更好地开展办公室各项工作提出了新的建议：

邱玲处长在如何提高财政公文质量的问题上提出在办公室的具体工作中，首先要深入学习年的新《办法》，严格按照新《办法》的各项规定进行公文写作，务求格式规范、内容严谨；

其次是要深入了解新《办法》中提出的“函”这一形式，相较于文件，“函”的灵活和运转的简便有助于减轻繁杂的办公室事务。一些重要性、紧急性低的内容应多用“函”的形式发出，以简便流程、减轻办公室的工作量。

冯宏梅处长在公文格式的问题上提出各级机关部门应严格把住公文的格式关，将格式上的错误降到最低点。

同时，冯处长也介绍了省政府办公厅的运作过程以供各级机关部门参考：①收文，由秘书处资料科收文，包括上级、同级、下级各方面的来文，分为阅卷和办卷来进行登记，分送承办的科室；②办理，由省政府办公厅综合一二处办理，收文后每人签收，按规定处理，将不符合要求的文退回，将不属于本处职权范围内的文再分送；③承送，报送领导审批；④核稿，是正式文件的核稿，领导审批完付印前由办公厅主任最后审核，再由秘书处审核一次，有原则性改动的重新审批，没有原则性改动的可付印；⑤发文，由发行科发文，电报则由省委机要局发出；⑥督办，对已发文进行事后监督，包括电话催办、领导上门等方式；⑦返谴，用领导批示回报表，复印领导批示，送达先阅先批者处；⑧归档，书面存档，方便以后查阅，将所涉及所有材料罗列。

此外，冯处长建议各级机关制作政务动态通报，将一天内重要领导批示，上访情况等整理制文，第二天放至领导处，以全领导全面掌握情况。

石大泱处长对档案工作提出了新的要求：首先是要对《档案法》进行深入学习，将《档案法》里的各项规定落实到各项具体的工作中；其次是认识到档案工作与机关工作的密切联系，在具体工作中加大对档案工作的重视；再次是提出办公室作为档案工作的领导，应如何在具体工作中加强它的领导作用。

罗展怀处长提出了做好信息上报工作的具体内容：首先，要保持良好的沟通交流渠道，其中又以人的沟通为主为重；其次是要把握上报住处的最基本的内容，这些内容包括重大的经济社会动态、突发事件、重要的工作部署、领导决策落实的情况、需要上级帮助解决的困难、上级要求上报的内容、领导批示的反馈等等；再次是要提高上报信息的针对性。这主要是指内容的针对性：考虑内容的重要性、综合性；介绍的经验是否先进和可借鉴性；反映的问题是否需要上级关注和帮助解决、提出的建议是否针对上级提出来的。

第8篇：公文管理范文

关键词：电子公文档案；管理系统；安全机制探究

一、引言

伴随着信息化技术的快速发展，人们对于电子公文档案管理提出了更高的要求，不仅需努力提升电子公文档案的网络化与智能化，更需注重其安全性。为此电子公文档案管理部门必须加强对其的安全管理，制定科学合理的管理机制，为管理系统的安全运行提供保障。

二、强化安全管理理念的运行

众所周知，理念具有先导性作用。随着网络的不断发展，网络安全隐患问题层出不穷，因此使得电子公文档案管理也出现较多的安全隐患，进而使得电子公文档案无法发挥其应有的作用。因此对于电子公文档案管理部门的领导而言必须从战略的高度重视对电子公文档案的管理，制定科学合理的安全管理机制，安排专业的人员进行管理。同时加强对部门人员的培训工作，增强其管理专业知识，始终在脑海中形成安全管理的理念，只有如此才能确保电子公文档案得到安全的管理。

三、制定安全管理制度的制定

安全的管理制度可有效的为电子公文档案的管理提供制度保障，只有确保电子公文档案在规范的环境下运行，才能有效的加强对电子公文档案的管理。为进行上述的工作，电子公文档案管理部门人员必须按照相关的安全要求制定科学合理的安全管理制度，同时确保管理人员严格按照管理制度开展工作，使工作流程完全处于安全管理制度的监督之下。例如，对于管理人员而言，必须对管理人员的使用权限加以确定，切勿随意登记电子公文档案管理系统，避免出现人为因素。除此之外，还需加强对物理隔离模式的应用，严格执行身份认证制度，禁止管理人员以外的人员进入电子公文档案管理系统，同时还必须加强对制度执行力的监督，避免是安全管理制度有名无实。

四、加强安全管理系统的建设

对于电子公文档案的管理而言，只有加强各部门之间的协调配合，才能真正实现对其的安全管理。关于某个单位，其电子公文档案管理系统需要由管理部门与管理人员组成，而安全管理体系则必须将单位中的所有部门进行整合，全部纳入到安全管理体系中，以避免出现安全管理漏洞。除此之外，还必须加强各部门之间的工作与技术的协调性，避免使安全管理出现“空白点”，以此来真正发挥安全管理体系的作用。

五、加强数据库的安全建设

所谓的数据库安全建设即是指避免使数据库中的数据遭到非法的入侵与非法下载及使用。目前较为成熟的数据库管理系统为非关系全文检索数据库Trip。其安全机制分为不同的层面，对于数据库的访问在数据库级、记录级、字段级三个层面予以授权，对用户的访问权限与访问内容进行控制。当数据库被破坏时，可根据相应的日志文件对原因进行查找，并进行恢复，同时还可对数据库进行备份，便于相关管理人员的使用。此数据库拥有四级用户权限，即系统管理员、文件管理员、用户管理员与一般用户（如图1所示的用户权限图）。系统管理员拥有最高的系统管理权限，只有通过系统管理员才可以有效的生成文件管理员与用户管理员，以实现对电子公文档案的有效管理，若未经过系统管理员的授权，则任何人不可以进入电子公文档案的管理系统，使电子公文档案始终处于安全的运行管理之下。

六、加强应用程序安全的管理

应用程序安全通常被视为电子公文档案管理系统的安全核心，只有从源头上杜绝安全隐患的出现，才能有效的确保电子公文档案系统的安全运行。电子公文档案管理单位可使用共同的电子公文档案管理系统，然而必须注意的是不同的部门需要建立不同的数据库，并建立严格的使用权限。为确保系统的安全，管理部门必须不定期的对数据库资料进行备份并进行归档处理。一旦归档，数据库资料将完全被写入不可擦除的光盘中，使其真正成为不可被删除的档案，为日后管理人员的查看提供便利，最为重要的是避免了数据库资料的丢失。除此之外，为确保系统的安全运行，电子公文档案管理部门还必须采用安全设计技术。系统可自动的记录用户对于系统的任何操作并形成日志文件，使系统管理员可以及时的发现系统存在的安全隐患。

七、拓展安全管理的内容

若想加强电子公文档案的管理，除做好日常的管理工作外，还必须对安全管理内容进行拓展，以此为加强电子公文档案管理系统的安全运行提供额外的保障。为实现上述目标，安全管理部门必须加大进行物理安全管理、技术安全管理与软件安全管理的工作，只有如此才能确保安全管理更为全面的开展工作。为此必须发挥协调机制的作用，各部门各司其职并加强沟通，对于安全隐患及时的发现并排除，尤其是在数据安全方面，管理者需要在U盘、光盘与云存储中同时进行备份，实现“三管齐下”。

八、结束语

综上所述，电子公文档案管理是档案管理的重要内容，与纸质档案共同构成了档案管理体系，虽然我国已进行范围较广的电子公文档案管理应用，然而对于其中存在问题也不容忽视，只有加强全方位的安全管理，才能有效确保电子公文档案管理系统的正常运行。

参考文献：

[1]张慎武,王玉霞,李国伟.电子公文档案管理系统安全机制研究[J].档案管理,2013(4):48-49.

[2]石玉梅.电子公文档案管理系统安全机制研究[J].赤子:上中旬,2015(13):218-218.

第9篇：公文管理范文

关键词：办公公文 管理系统 开发

以计算机为工具的办公公文管理系统与传统的信息管理系统相比，在数据流程、处理方法、操作方法及表现形式等方面有很大的差别，新老系统转换的同时也要求管理人员从传统管理系统进入新系统。刚建立的办公公文管理系统必然有不少只有在实际运行中才能发现的缺陷，这也是在办公公文管理系统过程中始终存在的要予以解决的问题[1]。

1需求分析

办公公文管理系统是指一个软件系统，它可以帮助单位更好地运用网络信息化特点，将网络化的建设融入到单位管理工作中。总之，选项这种教学模式相比于传统意义上的的学方式具有积极的意义，通过将数据加密、表、数据库、Web Form代码及表示层( Web Form)的分离，分别以类、Web服务、ASPX等的形式存在，因此不仅实现了各业务逻辑之间的无缝连接，同时也增加了代码的系统的可维护性和可重用性。也就完全从真正意义上使得了跨语言进行系统开发具有了可行性。

2关键技术

在计算机应用于管理的重要变革中，业务人员的支持、理解和积极参与也至关重要。所以，建立管理信息系统，不能忽视单位办公人员的宣传、教育和培训，要想方设法消除他们对建立系统的疑惑特别是抵触情绪，争取他们的积极配合和参与[2]。由Tim Berners-Lee提出的关联数据，作为语义网的关键技术，具有坚实的技术基础、完整的系统结构和简便的方式，能有效解决资源异构问题。一方面，关联数据的技术架构提供了信息资源的RDF (Resource Description Framework)语义描述，可以应用于非结构化、半结构化和结构化的数据与内容。另一方面，关联数据创造了把信息资源和外部世界相互连接起来的机会，使得单位信息资源集成系统不仅是单位内外部信息资源的主体和客体，而且可以利用关联开放数据项目(Linking Open Data，LOD)云图获取关联开放数据，为单位提供外部资源的发现和访问服务[2]。

3系统设计

3.1系统采用的软件体系架构

通过业务逻辑与类的设计，除了可以实现软件代码重用外，还可以有效地提高软件的开发效率及开发质量，所以就可以保证系统的安全和便于以后扩展系统的功能。相关的业务逻辑或者是类之间调用关系是一种从数据库级逐层向上的一种继承调用关系，这种逐层向上的继承调用关系是系统内部的过程行为和协作关系。信息资源已经成为单位最重要的财富之一。由于单位信息的复杂性与单位需求的多样性，“数据集中”与“文档集成”的单位信息资源集成难以满足单位自身发展的需求，信息资源集成则显得更为重要，可以有效减轻集成单位信息资源的复杂性，使各种异构资源形成一个有机整体，为信息集成检索、信息融合等应用提供丰富的数据源。据此设计单位信息资源集成策略，构建以关联数据技术为依托、以语义互联为导向的单位信息资源集成方案。

3.2系统的模块设计

公文办理功能模块主要包括增加公文登记、修改公文登记、删除公文登记、领导批示、办理意见、公文办结、公文归档、转办。

公文签收功能模块：是指公文在不同单位进行交换的过程需要记录收发文件的信息。业务部门内部签收的公文均分为两类：一类是电子公文，一类是纸质公文。电子公文，通过公文管理系统对公文完成签收。（1）公文分办：将接收到的公文分给各处室或承办人办理。（2）公文新增：对本部门公文的登记。（3）公文退回：校办通过公文分办，将公文分办给处内分文人员，如果处内分文人员觉得不合适，可以将公文退回给校办。但校办不能通过本系统退回到文电处[3]。

3.3系统的数据设计

4系统的实现

4.1实现公文管理功能的JavaBean

这个JavaBean实现与公文管理相关的各个功能，包括增删公文、获取公文信息及更新公文信息等。

4.2业务逻辑由存储过程或XML配置SQL语句实现

参考文献：

[1]杨芙清. 软件工程技术发展思索[J]. 软件学报 2009 VOL.16，No.1，P.1-7.