财政部电子档案管理办法精选(九篇)

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第1篇：财政部电子档案管理办法范文

会计档案管理办法完整版全文第一条 为了加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规，制定本办法。

第二条 国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称单位)管理会计档案适用本办法。

第三条 本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第四条 财政部和国家档案局主管全国会计档案工作，共同制定全国统一的会计档案工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导。

县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作，并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。

第五条 单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

单位的档案机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案管理机构)负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。

第六条 下列会计资料应当进行归档：

(一)会计凭证，包括原始凭证、记账凭证;

(二)会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅账簿;

(三)财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;

(四)其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第七条 单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。

第八条 同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：

(一)形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输;

(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

(四)采取有效措施，防止电子会计档案被篡改;

(五)建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第九条 满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

第十条 单位的会计机构或会计人员所属机构(以下统称单位会计管理机构)按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。

第十一条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。

单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。

第十二条 单位会计管理机构在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。

第十三条 单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。

单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。

会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。

第十四条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为20xx年和30年。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第十五条 各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行，本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，应当比照类似档案的保管期限办理。

第十六条 单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限;对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。

第十七条 会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。

第十八条 经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：

(一)单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

(二)单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

第十九条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第二十条 单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案，按照国家档案管理的有关规定处置。

第二十一条 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续。

单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由承接业务单位保存，并按照规定办理交接手续。

第二十二条 单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。

第二十三条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交，并按照规定办理交接手续。

第二十四条 单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

第二十五条 单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。

第二十六条 单位委托中介机构记账的，应当在签订的书面委托合同中，明确会计档案的管理要求及相应责任。

第二十七条 违反本办法规定的单位和个人，由县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。

第二十八条 预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

第二十九条 不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户，其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等参照本办法执行。

第三十条 各省、自治区、直辖市、计划单列市人民政府财政部门、档案行政管理部门，新疆生产建设兵团财务局、档案局，国务院各业务主管部门，中国总后勤部，可以根据本办法制定具体实施办法。

第三十一条 本办法由财政部、国家档案局负责解释，自20xx年1月1日起施行。1998年8月21日财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)同时废止。

会计档案主要特点会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案，它是对一个单位经济活动的记录和反映，通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉;可以检查一个单位是否遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为;会计档案还可以为国家、单位提供详尽的经济资料，为国家制定宏观经济政策及单位制定经营决策提供参考。

与文书档案、科技档案相比，会计档案有它自身的特点，主要表现在三个方面：

一、形成范围广泛，凡是具备独立会计核算的单位，都要形成会计档案。这些单位有国家机关、社会团体、企业、事业单位以及按规定应当建账的个体工商户和其他组织。一方面会计档案在社会的各领域无处不有，形成普遍;另一方面，会计档案的实体数量也相对其他门类的档案数量更多一些。尤其是在企业、商业、金融、财政、税务等单位，会计档案不仅是反映这些单位的职能活动的重要材料，而且产生的数量也大。

第2篇：财政部电子档案管理办法范文

转变会计管理方式提升会计工作水平研究

目前，会计委派制下的会计档案管理存在的主要问题如下：

一是有的会计核算中心没有或未及时向委托单位移交会计档案，不符合《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第6条明确指出，“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但其所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。

二是纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第7条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第45条规定，“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理”。然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成的大量磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。

三是会计工作与会计档案管理脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作之中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视了制定详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。

四是财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只强调会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。

五是会计档案管理制度不完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。

针对会计管理体制改革给会计档案管理带来的问题，笔者认为应强化以下方面工作：

一要加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。

二要加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员岗前培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

三要让财政部门与档案部门共同加大对新会计管理体制下形成的会计档案的监管。结合实际，联合制定包含新会计体制下会计档案工作内容的《会计档案管理实施细则》，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务工作检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，加大对会计工作整体性和连续性的检查与监督。

第3篇：财政部电子档案管理办法范文

关键词：电子会计档案；法律依据

随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升，越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生和传递，形成大量的电子会计档案。及时规范管理电子会计档案工作，推行电子文件电子化单套制归档，既能够严格规范会计档案管理的各个环节，还能为电子政务的健康有序发展提供重要支持。

1电子会计档案提出的法律依据及内容

1.1电子会计档案的法律效力

新《会计档案管理办法》最大亮点就是肯定了电子会计档案的法律效力。一是明确将电子会计档案纳入了会计档案的范围，规定会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。二是满足一定条件时单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存。电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理。允许符合条件的会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存。这些新的规定将节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本，推动节能减排，形成绿色环保的生产方式；有利于推动电子会计数据的深度开发和有效利用，为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的会计信息。

1.2电子会计档案接收管理过程真实有效

新《会计档案管理办法》对于电子会计档案接收管理过程提出了如下要求：形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。

2电子会计档案管理的发展趋势

2.1电子档案将成为财务档案管理的主要形式

随着财务信息多元化的发展，积累起来的大量财务管理文件必须实现由纸质档案管理向数字化电子档案管理转变，才能充分发挥财务管理文件的指导作用。财务电子档案将是财务数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地，通过实时更新和共享，及时、准确地为经营决策提供依据。

2.2电子会计档案的真实可靠性得到保证

在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的原数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据。将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性。

3.3电子会计档案的移交和接收职责清晰

电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。电子会计档案接收分为单位内部会计部门向档案部门移交的接收和单位之间的移交接收。对于前者，要求“单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收”；对后者，要求“档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全”。

3做好电子会计档案管理工作的几点思考

3.1加强电子会计档案管理政策宣传培训

各级财政部门、档案行政管理部门要充分运用媒体、网络等多种渠道，切实加强对电子会计档案有关政策的宣传，做好政策解读和引导；各单位财务部门、档案部门要加强对从业人员的业务培训，积极引导从业人员正确理解电子会计档案内容，全面掌握《会计档案管理办法》关于电子会计档案生成、管理等有关要求。从传统纸质会计档案管理模式逐步过渡到电子档案阶段，单位领导对电子会计档案管理的重视程度对会计电子档案管理具有重要的影响。因此，迫切需要单位领导深刻认识到电子会计档案的重要意义，我国长期以来形成的纸质档案管理模式不是一下就能完全电子化，电子化是一个逐步发展的过程。在前期应该注重掌握电子化的专业技能，跟上现代网络发展的步伐，慢慢接受新知识和新理念，逐渐实现过渡。会计电子档案管理并不只是某个人的工作，而应该是全体成员的共同责任。

3.2加大配备软硬件设施投资力度

电子会计档案的接收、保管和提供利用，必须配置完备的现代化硬件设施，基本的如计算机、打印机、扫描仪、服务器、交换器、系统软件等，并不断完善和应用系统软件。因此，尽可能地争取把更多的资金投入于硬件配置中，同时要加大培训资金的投资，让档案管理人员积极地设计和开发各类符合本单位实际的会计档案管理系统平台，从实践角度对完善系统软件提出反馈建议，更好地保证电子会计档案的规范化、电子化、标准化管理。

3.3建立电子会计档案管理系统

为规范和加强电子会计档案的管理，要建立涵盖财务经营管理全过程的财务管理体系。对照国家《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》要求，及时升级会计核算系统，实施并完善电子档案管理，确保单位对电子会计凭证的利用、保管等符合有关法律和行政法规的规定。一是合理地构建电子会计档案信息管理系统。单位档案管理系统应结合本单位的实际情况进行系统设计，有选择性划出主次。利用计算机系统在信息处理方面的强大功能，建立起完善的电子档案信息管理系统，及时跟进更新信息，提高工作效率。二是提高安全和防范意识。档案信息的安全性问题是关乎社会稳定的重要因素，必须严格按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，采用实名制、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保电子档案信息的安全。

3.4提高全体干部职工的综合素质

针对大多数干部职工档案管理知识欠缺的问题，要通过定期培训使全体干部职工不断掌握档案专业知识，不断拓宽知识面，重点掌握现代信息管理技术，做好电子会计档案信息的整理、保管和维护工作。积极开展学习与研究活动，多走出去和引进来，组织工作方法与经验进行交流，取长补短，积累电子会计档案收集管理的经验。加大培训力度，有计划、有目的地对档案管理人员进行基础知识和专业知识的培训，以适应不断更新的电子化模式。必须了解现代信息技术的相关知识如电子文件的特征、电子档案的全程规范管理、计算机网络安全知识等以确保会计管理活动记录的完整性与信息的安全性。

参考文献：

［1］洪源清.对信息化建设项目中档案管理系统建设的思考［J］.卷宗，2017（2）.

［2］潘晓露.关于档案管理信息化建设若干问题的思考［J］.黑龙江史志，2015（7）.

［3］姜新.档案管理信息化建设的思考科学中国人［J］，2015（30）.

［4］财政部国家档案局《会计档案管理办法》自2016年1月1日起施行.

第4篇：财政部电子档案管理办法范文

关键词：高校；内涵建设；会计档案；管理人才

加强高校的内涵建设，提高综合管理水平成了高校可持续发展的主要内容。其中，加强高校会计档案管理是高校内涵建设一个非常重要的方面。根据财政部1998年8月21日的《会计档案管理办法》的规定，高校必须重视会计档案管理人才的培养，建立和健全会计档案管理的管理制度，切实地把高校会计档案管好、用好。高校会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各高校的重要档案之一。

一、会计档案管理

财政部、国家档案局对高校会计档案的管理单位、管理要求、保管期限都有明确的规定，现概述如下。

（1）管理单位规定。高校会计档案在从财务部门移交给档案管理部门之前的管理单位是财务会计部门，移交给档案管理部门之后的管理单位是档案管理部门。

（2）管理人员规定。出纳人员不得兼管会计档案。

（3）保管期限规定。高校会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案的保管期限如下.保管期是五年的会计档案有：固定资产报废清理后的固定资产明细账（卡片），会计月、季度报表；保管期是十五年的会计档案有：各种会计凭证，日记账，总账，明细分类、分户或登记簿，会计移交清册；保管期是二十五年的会计档案有：现金出纳账、银行存款账；永久保管的会计档案有：涉及外事的会计凭证，会计决算报表，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

（4）档案使用规定。各单位保存的会计档案应为本单位积极提供利用，向外单位提供利用时，档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，须报经上级主管单位批准。但不得拆散原卷册，并应限期归还。

（5）档案销毁规定。会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。

二、主要问题

高校会计档案管理工作存在的主要问题有以下七个方面：

（1）领导不够重视。高校会计档案是高校经济业务发展的历史记录，会计档案工作是保存历史，服务未来，承上启下的一项重要工作，是高校财务管理体系中的一个很重要的方面。但是，许多高校的领导和财务负责人，对会计档案管理和档案人员配备上的重要性重视不够，导致会计工作与会计档案管理工作相脱节。许多高校会计档案管理人员大多数是由会计人员兼管， 缺乏档案管理工作经验和资质，不懂得档案的基本操作规程，对国家对会计档案管理等有关规定不熟悉，导致会计档案整理归档不及时，使会计档案的完整性、安全性得不到保障。

（2）制度不够健全。国家档案局、财政部规定了会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算资料的管理方法，但是许多高校财务部门并没有制定一套具体的适合本校实际情况的会计档案管理制度。

（3）档案不够规范。会计档案不规范主要有以下七个方面：一是有些高校会计凭证装订不及时；二是会计凭证装订不符合规范的要求；三是活页账簿装订时无封面，不按规定编好页码装订成册；四是会计报表未按要求按月装订；五是会计档案立卷时不按保管期限分别立卷归档；六是过期的会计档案未及时销毁；七是忽视对会计电算化会计档案的管理。如对会计电算化后的电子文件、程序文件、数据等没有及时备份、拷贝，没有形成磁介质的会计档案，不能满足学校对会计档案的信息需求。

（4）人员配备不足。《会计法》规定，出纳人员不得兼任会计档案管理。目前，高校财务部门普遍没有安排专职档案人员管理会计档案，往往是安排除了出纳人员之外的会计人员兼管会计档案。会计档案兼管人员，没有经过档案业务知识的专门培训，没有档案管理资质，缺乏档案管理工作经验。对财政部、国家档案局关于《会计档案管理办法》的规定不了解，不掌握档案的基本操作规程，保证不了会计档案的完整性和安全性。

（5）档案利用不足。由于相关制度的规定，高校仍保存了大量的纸质档案，且随着业务的发展，对会计档案管理工作造成了巨大压力。同时，会计档案利用不足，未充分利用会计档案信息发挥监督信息反馈和导向功能作用的现象更加突出。

（6）档案销毁滞后。根据有关规定，高校的会计档案，除涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的和会计决算报表永久保管外，其余会计档案保管期满后皆可销毁。但是，实际工作中出现了无人来销、无人敢销的局面。对超过保管期限的会计档案没有按规定及时进行销毁，造成了大量会计档案积压，浪费了人力、物力和财力。

（7）保管手段落后。目前高校保管的会计档案多数是纸质档案，品种多且数量大。由于保管手段落后，容易出现遗失、损毁，导致会计档案缺失、不完整，很难分清会计档案管理人员与调阅人员的责任，存在一定的操作风险。

三、对策

针对高校会计档案管理工作存在的主要问题，探讨改进会计档案管理工作的四个对策。

（1）加强领导，配好人员。高校领导应按照《档案法》和《会计法》的要求，加强高校会计档案管理工作的领导，配备既有会计专业知识，又有档案管理工作经验的人员从事会计档案管理工作，并保持人员的相对稳定。

（2）建章立制，规范管理。为了使高校会计档案管理符合国家档案管理的规定，必须建立健全高校会计档案管理的规章制度。明确会计档案管理工作程序，使会计档案管理工作有章可循。

（3）发挥作用，及时销毁。保管会计档案是手段，目的是为了使用会计档案。要充分发挥会计档案的作用，更好地为学校工作服务。及时编制会计档案检索，提高会计档案管理的效率，定期进行会计档案资料鉴定，对保管期限已满、无保存价值的会计档案要及时销毁。

（4）微机管理，提高效率。借助先进的信息技术，推进会计档案电子化建设，实现会计档案电子归档，逐步减少纸质档案，提高会计档案管理工作效率。

总之，会计档案管理是加强高校内涵建设不可缺少的一个方面，在高校的发展中越来越体现出它的重要性。因此，根据高校会计档案管理工作的特点，要进一步加强领导、配备德才兼备的会计档案管理人才；建立健全有关规章制度，规范会计档案管理行为；发挥会计档案在高校发展中的作用，保管期限已满、无保存价值的会计档案要及时销毁；实行微机管理，进一步提高会计档案管理工作效率。

参考文献：

[1]马秀英.谈会计档案管理的规范[J].天津

财会，2007（4）.

第5篇：财政部电子档案管理办法范文

关键词：行政事业单位；会计档案；问题；对策

中图分类号：F23 文献标识码：A

原标题：浅谈行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策

收录日期：2013年11月6日

会计档案是记录和反映经济业务主体经济活动的重要史料和证据，是国家档案的重要组成部分，其收纳范围包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。在实行会计电算化的情况下，除了打印输出的证、账、表以外，整个系统开发形成的全套文档资料、存储有会计数据的有关介质等都属于会计档案的范畴，也应妥善保管。

行政事业单位会计档案作为记录单位经济业务的重要史料证据，在加强财政财务管理、开展资金绩效评估、实施责任审计、提供宏观决策信息等方面具有不可替代的作用。在具体工作中，尽管《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》以及财政部《会计档案管理办法》等都对会计档案管理作了明确具体的规定，但由于客观条件的变化和主观因素的影响，各行政事业单位的会计档案管理还是存在许多问题，一定程度上成为了财务管理工作的一个薄弱环节，直接影响了财务管理的质量和水平。加强和规范行政事业单位会计档案管理，进一步提高会计档案的管理水平，充分发挥会计档案的重要作用，成为当前迫切需要解决的问题之一。本文拟从存在的主要问题、原因分析和对策建议三个方面探讨完善行政事业单位的会计档案管理制度。

一、存在的主要问题

（一）相关人员对会计档案管理的重要性认识不够。从会计档案的责任者、管理者、使用者分析，都存在对其重要性认识不足的问题。从责任者的角度看，一方面很多财会人员明知会计档案管理是财务管理的重要环节，但秉持“铁路警察，各管一段”的错误理念，认为仅是会计档案管理人员的事，却不知会计档案的管理与其形成过程是紧密相关的；另一方面，会计档案管理人员又认为每一份会计档案在其各个责任环节分别有经办人、审核人、归档人等责任主体，会计档案的管理就是保管和销毁。从管理者的角度看，单位领导甚至财务负责人对资金管理和会计核算一般都很重视，但对会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理工作往往忽视。从使用者的角度看，在需要的时候会很重视会计档案管理，但对会计档案使用的相关手续办理却不很理解，甚至觉得繁琐，对档案管理人员不尊重。

（二）会计档案管理制度不完善或执行不严格。绝大多数行政事业单位没有根据国家规定结合自身实际制定本单位会计档案管理制度，或仅作为财务会计制度的一个部分。有些单位虽然有制度，但也没有严格执行。两者共同的结果，往往是单位会计档案管理职责不清、程序不严、要求不明、手续不全，久而久之，单位会计档案管理就会错漏丛生，问题不断。

（三）会计档案管理投入不足。一是硬件投入不足，表现在档案存放场所过于简陋、防盗防潮防火防虫防光防温防尘等设施不齐全、档案陈列架、盒等存放设施不符合要求等，同时很多单位没有电子档案和图片档案管理设施；二是软件方面，没有配备必要的管理软件、也没有制定和严格执行相应的制度措施；三是部分单位没有配备专（兼）职会计档案保管人员，已配备的单位，往往也存在业务素质不高的问题。

（四）会计档案立卷、归档、保管、查阅和销毁等工作不规范。在立卷和归档上，有些单位没有建立预设案卷制度，导致分类、立卷和归档混乱。在保管上，没有建立会计档案定期归档、入库验收等制度，导致部分会计档案得不到及时归档整理，同时一些装订不规范、签章不齐全的会计档案“蒙混过关”进入了保管库房。在查阅和销毁上，主要是手续不齐全、交接不清楚、程序不规范，造成查阅困难、销毁不及时、积案过多、毁损严重等。

二、主要原因分析

（一）单位没有建立会计档案人员长效培训机制。会计档案的整理归档一般都由会计人员完成，会计档案案卷质量的高低则取决于会计人员对会计档案规范化整理的熟练程度。但是，几乎所有单位都没有组织相关人员进行会计档案管理知识培训，财政部门和档案管理机构也很少进行相关业务指导，绝大多数的会计档案归档和技术处理主要靠本单位老会计人员的言传身教。这样的后果：一是造成相关会计档案管理人员和责任对象没有规范的档案法制意识；二是没有规范的档案管理技术可供借鉴和参考，容易和档案事业发展的技术脱节；三是对会计档案管理的重要性缺乏认识，在工作中容易忽视管理细节，责任心不强。

（二）档案管理制度不完善、甚至缺失。由于行政事业单位类别较多，情况庞杂，很多行政事业单位对业务工作档案很重视，管理制度很规范、措施也得力，但对会计档案管理，往往认为仅是财务人员的事，没有必要制定单独的管理制度。特别是规模小、人员少的单位，由于财务工作业务量不大，单位会计有可能是外聘人员承担，由于外聘人员流动性大，加之单位领导不熟悉财政财务管理工作，“费力不讨好”的会计档案管理很容易成为边缘工作而无人过问，更别提制定和完善相应的会计档案管理制度了。

（三）经费不足，工作条件有限。一方面会计档案管理作为单位内部管理的一部分，档案主管部门和财政部门都没有经费投入的明确规定，其管理人员、管理场所、设施设备等经费投入，一般是由单位领导临时安排，没有例行的经费预算提供保障；另一方面很多单位领导和财会人员对会计档案管理的重要性、专业性认识不足，难以保证会计档案存放在时间、空间、设施、环境等方面得到足够的重视，认为会计档案只要不丢失就可以了，舍不得投入。

（四）会计档案管理监管力度不够。在单位接受的各项会计业务检查和审计工作中，很少有将会计档案规范化管理作为检要事项的情况。在单位内部，也很少有单位将会计档案管理真正融入到财政财务管理工作的全过程，作为单位财政财务管理的固有环节来对待，很少建立各环节相互制约、相互促进的会计档案监管机制，影响了会计档案的质量和管理的成效，最终影响会计档案的有效利用。

三、对策建议

（一）加强会计人员档案知识培训，提高会计档案管理意识和水平。首先，财政部门和各行政事业单位应高度重视会计档案管理业务培训，将会计档案管理及操作技能培训纳入会计人员岗前培训和继续教育培训的重要内容，努力使会计人员熟练掌握会计档案整理的基本知识、基础业务与操作技能，从源头上做好会计档案管理的基础工作；其次，档案主管机关要从规范管理的角度，对行政事业单位开展会计档案管理的业务指导，进一步提高会计档案管理的水平；最后，单位财务机构内部财务人员之间要做好“传、帮、带”工作，将好的意识、好的技术、好的经验认真传承。

（二）全面梳理档案管理流程，完善档案管理制度。要根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《会计基础工作规范》以及财政部《会计档案管理办法》等法规的规定，认真全面地梳理本单位会计档案管理流程，结合自身实际，从“定岗位、定职责、定目标、定措施”等方面着手，制定契合本单位要求的档案管理制度，落实档案管理人员的岗位责任制。

（三）加大经费投入，理顺会计档案管理体制。一方面要在硬件上加大投入，确保会计档案管理场所和相关设施符合要求；另一方面要理顺会计档案管理体制，严格按照有关规定，明确会计档案保管的责任机构，由财务部门将相关经费列入本单位年度预算，保障档案管理经费有稳定可靠的来源。此外，规模再小的单位，也要高度重视会计档案管理问题，配备必要的场所，在人员更替时注重会计档案的完整交接和保管，配备必要的保管设施并严格执行相关制度。

（四）规范会计档案立卷、归档、保管、查阅和销毁等工作

1、规范会计档案立卷、归档。要结合本单位会计业务的内容、会计档案的数量等实际，制定科学合理的立卷、归档方案，准备好预设案卷；二是及时规范整理会计档案。日常产生的会计凭证要及时整理装订，规范封粘、签章。在检查确认凭证封面所列事项记载完整后进行装订，凭证厚薄要适中。装订完毕确保没有散页后按月份先后顺序放入档案盒中，并逐项填写档案盒上的内容；三是年度终了，若在手工记账环境下，必须将活页账簿中的空白页取出，并按账页编号顺序填写目录，认真填写账簿启用表，活页账簿、目录及账簿启用表一并装订完成后封粘，装订人员在封粘处签章；若在电算化会计情况下，年终要将打印输出的各类会计账页分类整理，按科目及时间顺序用号码机打印序号后编制目录，按科目填写账簿启用表，分类分科目装订后封粘，装订人员在封粘处签章。将会计报表分月逐页编制序号，并按序号编制目录，最后按时间先后顺序装订，装订人员在封粘处签章。其他会计资料的装订同会计报表的装订。

2、规范会计档案的保管。已建立综合档案室的单位，会计档案可由财会部门暂管一年后（便于财会部门查阅近期资料）按照相关规定交由综合档案室保管。没有建立综合档案室的单位，财会部门要明确专（兼）职人员负责妥善保管会计档案，会计人员交接时，要认真办理交接手续。

3、建立严格执行会计档案的查阅、销毁制度。一要严格会计档案查阅利用手续，做到借出、送还、移交、销毁各个环节都有规范的记录，做到责任明确、内容完整、时间清楚；二要严格执行会计档案查阅审批制度，未经有权限人员批准，任何人不得查阅会计档案；三要严格执行会计档案销毁规定。要特别突出档案销毁的法律意识，依法依规进行档案销毁。要严格按照会计档案管理相关法规，对已到保管期限需要销毁的会计档案编制销毁清册，列明名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并由单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，按规定不得销毁，应当单独抽出立卷并在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明，保管到未了事项完结时为止。销毁会计档案时，应严格执行由相关部门监销制度。

（五）加大会计档案管理的监管力度。财政、审计、税务等部门在进行各项业务检查时，应将会计档案的规范化管理作为检查的重要内容，促使单位规范会计档案管理，进一步提高会计档案管理水平，充分发挥会计档案的重要利用价值。单位内部应将会计档案监管作为内部控制的重要内容，融入单位财政财务管理的相关制度之中，在日常管理中严格遵循，形成长效机制。

以上是笔者对会计档案管理的一些粗浅认识，若有不当之处，敬请大家提出宝贵意见，共同探索，使会计档案管理走上规范化的轨道。

主要参考文献：

第6篇：财政部电子档案管理办法范文

第二条国家机关、社会团体、企业、事业单位、按规定应当建账的个体工商户和其他组织(以下简称各单位)，应当依照本办法管理会计档案。

第三条各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。

第四条各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。会计档案管理办法

第五条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

(一)会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

(二)会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

(三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

(四)其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

第六条各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

第七条各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。

第八条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第九条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。

第十条保管期满的会计档案，除本办法第十一条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

(一)由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

(二)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。

(四)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

第十一条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

第十二条采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。

具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。

第十三条单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。

第十四条单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。

第十五条单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。

第十六条建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。

第十七条单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

第十八条我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业(简称境外单位)的会计档案，应当按照本办法和国家有关规定进行管理。

第7篇：财政部电子档案管理办法范文

一、加强医院会计档案管理的重要性

会计档案作为医院经济活动的信息载体，最重要的功能就是反映和监督。这里的反映和监督功能一方面是按照国家财经制度及相关法律法规要求，对财务管理、会计核算活动中形成的资料进行归类整理保管，使得会计档案具有法律依据功能，另一方面是医院加强自身内部管理的需要，积累发展历程中的重要数据，为当前和未来管理决策提供参考和支持。真实、完整的会计档案对医院的经营管理具有重要的支持、保证和促进作用，加强会计档案管理对提高医院管理水平有重要意义。

二、医院会计档案管理的现状问题

《新办法》对会计档案定义别指出各种形式的会计资料，包括电子会计档案。显然会计凭证类、会计账簿类、财务报告类及其他类都属于其范畴，其涵盖收集、整理、保管和销毁过程。其中行政事业会计档案定期保管年限分为10年和30年，较之前有很大区别。

近年来医院随着业务工作量的增长和经济活动的增加，以及新的结算形式给会计档案带来的冲击，使得会计档案的数量增长过快。例：某大型三级甲等综合医院，单月全部原始记账凭证为194册，组成结构为：门诊收入原始凭证101册，占全月总量的52.06%；住院收入原始凭证43册，占全月总量的22.16%；全院报销支出原始凭证50册，占全月总量的25.78%，其中：总务、科研、教学等支出原始凭证44册，占全月总量的22.68%；药品报销支出原始凭证6册，占全月总量的3.1%，以上原始凭证中未含原始POS机小票约1.26万张，此部分档案单独存档。通过对上述档案连续三年数据的测算，每年均以10%的速度进行增长。会计档案涵盖了所有与财务相关的信息，收集、整理、归档、储存、查阅工作都比较繁杂，往往是周期长、流程多、专业性强，有的资料还涉及核心敏感信息，其管理工作需要专业的知识、规范的制度和敬业的精神。笔者工作实践中觉得目前档案管理还存在以下几方面的问题。

1.未设置独立的档案部门及未对档案进行分类管理

《新办法》规定会计档案在会计年度结束后可暂由会计机构保管一年，最长不超过三年，期满之后原则上移交本单位档案部门统一保管。实际工作中大多数医院均未设置专门档案机构，使得会计档案的保管和销毁工作缺乏统一指导、监督[2]。财务部门不仅要为日益增加的会计档案寻求保存空间并负责妥善保管，还要承担接待各部门甚至外界查阅会计档案的服务工作。由于未对会计档案进行科学合理的分类管理，导致查询效率低，工作量大等问题的产生。

2.未将电子财务档案完全纳入管理范围

《新办法》规定内部形成和外部接受且符合相关要求的会计资料可作为电子会计档案保存。这是从制度上弥补了电子档案归档、保存的空白，可以说是档案管理里程碑式的进步。很长时间来财务活动中形成的电子资料打印成纸质存档，不仅耗用了审核岗位大量时间精力和实物资源（纸张和墨粉），同时也占用了大量档案空间；同时会计专业软件系统的安装光盘、磁盘、用户名称密码、用户服务卡及使用手册等资料也散落在各岗位手中，没有做到统一归档入库，不利于维护和查询工作[3]。

3.未充分利用开发档案的内涵价值

会计档案涵盖医院各项经济业务活动的财务信息，专业性很强，这就要求会计档案的管理者要具备会计、档案、医学、信息等知识背景，才能更好地管理、利用会计档案资源，发挥其应有的价值。目前会计管理机构和档案部门没有专门的管理会计档案的人才，没有充分开发利用档案资料的信息资源。基于会计档案资料的丰富内涵，如果不能对其充分开发利用，不仅无法有效体现档案的价值，也直接影响管理者和使用者对会计档案管理工作重要性的认识。

4.未按规定及时销毁

《新办法》对会计档案的销毁流程做出明确规定。而一直以来，作为会计档案管理重要环节的销毁工作在实际工作中却并不重要，呈现无人来销、无人敢毁的局面。这里面原因很复杂，既有主观上耗时耗力、怕有疏忽承担责任的顾虑，也有客观上缺乏专门管理机构、明确操作制度和可行操作流程，使得会计档案越积越多，占用大量库房空间，一旦需要转移就是浩大的搬迁工程，耗费人力、物力和财力。

三、新形势下加强医院会计档案管理的思考和建议

1.设置独立的档案部门并对档案进行分类管理

设置独立档案部门既是贯彻相关法律法规要求，也是加强和规范档案管理工作的组织保。这样可以一方面逐步实现档案的归口管理，提升会计档案的服务功能，另一方面也可以对档案的收集、归档进行指导和监督，在不违反国家有关规定的前提下对会计档案进行瘦身。会计档案分类整理是档案管理的重要组成部分，如：对合同、POS机刷卡凭证等原始资料进行分类整理保管后，可随时根据国家有关规定进行定期销毁，这样可以达到提高档案的查询效率及工作质量，节约有效的空间，提升服务品质的目的。

2.加快会计电子档案管理，通过信息化手段全方位提升档案管理的水平

根据《新办法》要求加快电子档案的归档、保存，一方面对于电子数据易被修改的特点，采取严格授权审批、权限管理、电子签名和及时备份等方式加强相关数据的安全保密措施；另一方面电子档案也要分类归档、安全存储，从而方便整理和查阅，提升会计档案的利用效率及价值。

3.切实转变观念提升档案的利用功能

会计档案管理不仅仅是对资料的整理保管以备查阅，还有对资料的开发、利用，从而最大程度实现档案的作用和价值。因此，在对会计档案的整理、归档和保管中要做到合理规范，建立严格的查阅制度，保护档案完整、安全的前提下，为相关部门和个人提供查阅服务，同时档案管理部门也应该根据实践经验和反馈信息做好效果分析，积极主动采取措施，借助各种信息化手段，方便管理者和研究者使用档案资料，在加强档案管理的同时提升人们对档案管理认识。

4.做好保管期限届满会计档案的鉴定销毁工作

第8篇：财政部电子档案管理办法范文

一、电算化会计档案管理工作的特点

1、电子档案和纸质档案并存，增加了管理的难度。传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算纸质材料， 实行会计电算化以后，产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，包括电子化会计凭证、账簿和报表等数据， 相应电算化环境下的计算机系统软件、财务软件及其开发文档等内容。但同时，传统的纸质会计档案还保留着。这两种介质档案，其保存手段、保管条件都不一样，为管理工作带来难度。

2、管理工作依赖于计算机系统环境。电算化会计档案的载体不是传统的纸张而是磁性介质， 因而具有体积小、质量轻等特点。但与传统的会计档案相比，电算化会计档案管理工作依赖于计算机系统。传统的会计档案直观性强， 人们可以不借助任何技术手段而直接查看到会计信息，而电算化会计档案必须在特定的计算机硬件与软件环境下才可重现。

3、电算化会计档案的安全性、完整性要求更高。电算化会计档案因其信息的数字化， 大大提高了会计档案的利用效率， 便于会计档案信息的资源共享; 但电算化会计档案具有易破坏，难留痕迹的特点，加大了会计档案被篡改、破坏的风险。

二、目前会计电算化下档案管理存在的问题

1、会计档案载体的完整性不能体现。很多单位由于单位领导和财会人员对电算化会计档案的工作内容理解不到位，缺乏管理会计档案的经验，只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，或虽保管但只保管一份，从而影响会计档案的完整性。

2、会计电算化所需要的软硬件设备不能完全到位，使得会计档案的载体质量难以达到相关规定的要求。目前许多单位因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用。《会计档案管理办法》规定“采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案”，并对保存期限做了规定，但目前由于一些单位没有更新和升级输出打印设备，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限；或因为磁盘介质的质量问题，或未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据的损坏或丢失。

3、会计档案管理制度不完善。由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。

三、做好会计档案管理工作的对策

（一）应加大对软硬件设备设施的投入

比如，选用功能符合本单位实际业务需要的电算化会计软件，最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件；强化系统的安全防护功能，进行定期维护，避免因电脑安全或网络安全导致会计档案泄密或被人为恶意修改；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具；完善硬件设施建设，提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库。

（二）完善电算化下会计档案管理的各项制度

1、建立电算化会计档案的立卷归档制度。按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账也要打印书面材料，并及时立卷。会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本。应注意的是，会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管。

2、建立电算化会计档案保管制度。根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度。选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按一定顺序对电子会计档案进行分类编号和著录，制作档案管理文件卡片。

3、建立严格的借用制度。查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续；外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。

4、建立定期备份和维护制度。电算化会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时，由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些电算化会计档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。

5、建立分权限调用制度。对电算化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限。普通数据，可较大范围共享；涉及单位机密的数据，仅供特定的人员使用；而设计原程序文件、数据结构文件等，则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样的设置，保证电子档案的安全性，减少人为修改的可能。

( 三) 提高思想重视程度。实现会计电算化的企事业单位，有关领导应当提高对电算化会计档案资料进行科学化管理重要性的认识，并督促有关制度的建立。现今不少实现会计电算化的企事业单位，对会计档案资料的管理仍局限于手工管理阶段的经验。因此，应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质，把磁性介质档案资料的管理落到实处。

（四）提高电算化会计档案保管人员的素质。要管理、保存和利用好电算化会计档案，必须有相应的档案管理人才。管理电算化会计档案的人员比一般的档案管理人员综合素质要求高，除了要具备传统的会计档案管理专业知识外， 还必须具备电算化基础知识、计算机软硬件基础知识、网络工程和信息系统知识， 必须具备较高的计算机操作技能。要通过多种方式的培训教育， 使我们的电算化会计档案管理人员成为具备会计学、计算机科学、档案学、管理学等多门学科知识， 具备良好的道德品质和潜在的创新意识与能力的复合型人才。

参考文献

1、霍振芳：《电算化会计档案的特点》，《唐山学院学报》2007年第5期。

第9篇：财政部电子档案管理办法范文

【关键词】 财务共享中心； 案例启示； 对策

中图分类号：F275 文献标识码：A 文章编号：1004-5937（2015）22-0002-06

一、财务共享中心是未来中国大型企业集团财务转型的必然选择

从现实来看，我国一些大型企业集团在做大做强、走出去的过程中，“大企业病”现象十分严重。一方面，管理成本居高不下，信息透明度与管控力弱；另一方面，制度繁琐以及组织机构官僚化等问题十分突出，使得一些企业集团陷入繁琐的日常操作管理与职责扯皮之中，尤其是价值链中的辅助部门严重拖延了前方业务部门拓展的速度，以各自利益为中心各自为战的现象十分严重。

大企业病在财务上的表现：第一，财务管理缺乏高度，没有有效使用全面预算管理等工具与企业战略相结合，财务缺乏与战略的一体化，使得财务管理工作失去目标性，一味满足外部监管的合规需求而没有真正满足和有利于高层决策的需求；第二，财务与业务相互分离导致财务与业务的沟通不畅，影响业务处理效率的提升，不能为业务拓展提供数据支持；第三，传统低附加值的会计核算业务占用了大量财务人员，使得他们难以脱身去从事更高水平的业务，财务成本居高不下，却难以带来更多价值；第四，传统会计信息系统重事后轻事前、事中，重报告轻分析，重数字轻信息的现象十分突出。

共享服务一般是作为独立的组织实体，通过整合或者合并公司各项业务并进行重新集中配置，依据正式或者非正式的契约即服务水平协议收取费用，并为公司各业务单元提供服务的一种服务活动。作为一种创新理念和一个协助企业成长的平台，其所涵盖的内容往往从常见的财务管理领域延伸至人力资源、信息技术、市场营销、采购等领域。财务共享服务作为共享服务在财务领域的一种应用，是指将企业集团大量重复，易于实现标准化、流程化的会计核算从分散的业务部门抽出，集中到一个新的独立运营的业务单元（财务共享中心）进行流程再造、标准化、集中处理，以提升业务处理效率，进而降低成本、加强管控、提升客户满意度、创造价值，最终提升集团整体财务管理水平的一种作业管理模式。

当财务共享中心运行成熟以后，其在资金统一收付、账户集中管理、银行资源集中协调、提高现金能见度方面的优势就会凸显。这时，作为“大支付工厂”的财务共享中心可以与企业集团的资金管理机构进行对接，帮助一个叫做“企业司库”或者“财资管理”中心的组织开展服务，增强资金的可视性和流动性管理，加强对资金支付时效的管控。财务共享中心还可以通过信息系统集中风险管理的流程，解放司库管理人员的时间和精力，使其去从事资金增值的管理，而不是停留于对支付流程的管理和监督上。财务共享中心的数据集中优势还可以针对司库管理的决策提供数据分析支持服务，这将大大提高司库管理的效率。这种对接有利于财务共享中心的华丽转型。

此外，笔者认为，管理会计所引领的企业财务人员转型如果想要在企业实施或者完善，必须首先释放现有的大量会计核算人员，减轻那些繁琐、重复性强的非核心业务和后台业务，让他们去从事更加具有附加值的工作，通过分工专注于自身的战略财务、业务财务职能，推动财务转型；否则，全面预算管理、绩效考核、内部控制、成本管理、财务分析等管理会计功能的发挥就会受到限制。当然，财务共享中心建成后，如何加强其与战略财务、业务型财务之间的沟通和联系将变得更加重要，不再是各行其是，而是专业细分，集群发展。从财务共享中心未来发展的趋势来看，如果能够将IT部门整合，必将更有利于财务共享服务效率的提升和优化，因为我们知道，财务共享是建立在信息化技术完备基础之上的。

二、中国企业集团财务共享服务建设典型案例的启示

20世纪80年代，美国福特、通用等大型制造类的企业集团率先提出共享服务，经过30多年的发展，已经被广泛应用于世界五百强的跨国企业运营管理之中。虽然中国也于21世纪初出现了中兴通讯、阳光保险、四川长虹、平安集团、华为集团、宝钢集团、海尔集团、万科集团、中国电信、中国网通、苏宁电器等一大批较早实践财务共享服务的大型企业集团，随后又有了中铁建集团、国家开发银行、中国海油、中华保险集团等企业的广泛尝试和实施，但是，对于中国大多数的企业和企业集团来说，财务共享服务还是一件新鲜事。

从已经建立财务共享服务的企业集团来看，其建立目标和运行模式具有很强的差异性。从目前学术领域已经开展的研究来看，研究成果并不多见，还没有引起学术界广泛的研究兴趣。笔者在2014―2015年经过广泛的案例调研，从中国已经建设的财务共享服务案例实际出发，总结了如下经验启示：

（一）财务共享建立的背景分析

1.企业必须达到一定规模，分支机构众多，业务拓展迅速

企业做大做强的过程中，必然会产生规模的扩大，这种规模的扩大表现为在国内乃至世界各地建立分子公司。在建立分子公司的同时，企业需要投入更多的管理资源，也需要建立相应的财务组织负责分子公司的财务核算和报销制度，但这种财务组织往往十分分散，需要从事基础性财务工作的人员会逐渐增多，重复性的人力、基础设施投入十分严重，相应的财务管理成本也会大大增加。分散的财务组织会形成分散的财务信息孤岛，财务与战略、财务与业务的协同不够，一定程度上更会影响到集团公司的运营效率提升。为此，多数企业希望借助财务共享平台进行业务集中的会计处理，通过数字化、影像化的票据处理系统提高后台处理效率、提升产能，控制财务人员数量，形成结构性成本下降，建立成本竞争优势。

2.企业对于风险管理的要求较高，追求流程的科学化、标准化及制度规则的强力执行

集团公司规模扩大的同时，分散的财务组织会使集团下属各分子公司单独进行会计核算、风险管控，各自为战造成的后果是财务工作质量和管理水平参差不齐，标准不统一，缺乏有效的风险控制手段，集团总部财务信息的及时性、准确性、可比性难以得到有效的保障。集团企业希望借助建立规则统一、流程统一的财务共享服务平台，集中进行审核与监督，随时获得最直接的财务数据和信息，这有利于规范会计处理行为，强化事中、事后的管理控制，提高业务的执行力。当分子公司财务人员的职责调整后，他们可以更多地参与到业务活动之中，对业务需求的信息决策形成支撑，同时有利于提升业务对会计规则的遵从度，从侧面强化事前控制。

（二）管理层重视和支持是财务共享中心的保障

对于企业而言，建立财务共享中心是一场大的组织与管理模式的变革，它不仅需要技术、人力、财务方面的支撑，更需要得到高层管理者心理上的重视和行动上的支持。财务共享服务涉及多个部门、多个业务、多个区域，财务共享中心的建设，涉及会计核算的集中处理、减少基础作业人员数量、进行权力的重新划分和原有规则的调整，不可回避地会触及一部分人的利益格局，也难免会遇到工作的阻力和抵触。当各种意见尤其是业务部门的意见反馈回来的时候，高层管理者可能会出于短视而犹豫不决，一旦这种阻力占据上风，财务共享中心的建设项目就可能破产。

因此，各个层级的管理者必须对财务共享服务所能带来的优势、劣势及与战略目标和现阶段管理现状的拟合程度达成共识，对财务共享服务作出长远规划，妥善处理由于实现财务共享服务所带来的冲突、问题，加强培训与沟通。从已经建设完成的财务共享中心经验来看，管理层的重视和支持是财务共享建设顺利实现的重要保障，高层管理者对此必须做好心理上和行动上的准备。

（三）流程化和标准化是财务共享服务的主要特征

财务共享中心是将分散的、业务量大、重复性与标准化程度高的分子公司核算业务集中到一个流程化、标准化程度极高的平台上进行操作处理。它改变了原有的分散核算、操作标准和各业务流程不相同、不统一的状况，为各种业务数据和财务数据的统一提供了整合的可能性，最终促使业务流程实现标准化、信息化和智能化。这主要是因为：

1.财务共享中心本身就是流程共享

财务共享中心的流程类型包括业务核算流程、财务操作流程、内部运营管理流程以及配套的业务流程。其中“业务核算流程”是指财务共享中心所处理的各项业务从发生到财务处理完毕，直至完成档案归档的整个过程，是对现有流程的梳理、优化和再造；“财务操作流程”是指各岗位财务人员的操作指南，具体指导财务人员进行业务处理；“内部运营管理流程”是财务共享中心的内部管理维度所涉及的流程，如绩效管理维度下的绩效报表编制流程，标准化管理维度下的制度修订流程等；配套部门业务流程主要是为适应财务共享服务实施过程中影响并改变现有业务单位流程所进行的流程调整。

2.财务共享服务的品质与效率取决于标准化的程度

财务共享中心提供的服务需满足客户的要求，而“要求”往往是一种标准的设定。共享中心内部通过在每个操作步骤的标准设定与质量把控，将风险管理融入到标准化的流程及控制点中，形成最终的客户需求产出。在财务共享中心内部，标准化的、固化的操作流程和作业标准使得作业人员在操作时减少了人为主观判断和思考的时间，以流水线式的作业模式使得工作效率大大提高。因此，标准值设定的高低和标准化执行的程度决定了财务共享中心服务品质的优劣，标准化操作流程的设计决定了财务共享中心整体的作业效率。

（四）信息技术是财务共享实现的重要技术平台

财务共享中心强大的信息技术为其有效运行提供了支撑，使得共享服务的真正目标能够落到实处。从现实案例来看，财务共享中心中应用最为广泛的技术至少包括企业资源计划系统、网络报销、银企互联系统、影像管理系统等。

传统的财务管理手段落后、数据搜集成本高、分析计算难度大、速度慢、误差率较高，难以指导决策和进行有效的财务预测。与之相比，财务共享中心在强大的信息化平台支撑下，将分散的财务数据统一到一个集中处理的平台，利用更为复杂的分析、对比，为企业后续的决策提供数据支持，增强财务预测的准确性和科学性，而不仅仅是会计报表数据的物理性转移。此外，财务共享中心利用信息技术跨越不同国家、地区、分子公司之间的物理、组织障碍，融合业务数据与财务数据，使得各业务流程事前、事中、事后均得到有效控制，降低潜在的风险。

（五）复合型人才是财务共享未来发展的核心动力

财务共享中心在初期运营过程中，能够凸显其成本降低和加强集团管控的优势，但“少量管理人员，大量基础作业人员”的金字塔式人员结构很快使得其面临人力资源管理的困境。如果不能摆脱财务共享中心“会计加工厂”的印象，不能够给共享中心的管理者明确指出其未来的职业发展通道，不能打通财务共享中心与集团财务人员、地方业务财务人员之间的沟通、协调、晋升障碍，财务共享中心将面临人才流失和无法发挥其数据共享与决策服务支持功能，最终导致各行其是，难以发挥财务管理人员的合力。

事实上，财务共享中心建成后，随着自身的发展和业务范围的扩大，对财务共享中心从业管理者素质的需求越来越高，这也是财务共享未来发展的核心动力。从优秀财务共享中心的案例来看，大多数集团财务、地方业务财务人员来自于共享服务中心。他们除了需要熟悉企业和共享中心业务的操作与需求，系统掌握财务管理知识、会计核算知识、会计信息系统知识之外，还具备了良好的逻辑分析能力、文字处理能力、协调沟通能力、心理承受力和丰富的项目管理经验，能够有效地整合、调动中心内部资源，推动、运营、优化项目的规划与立项。财务共享中心未来的发展依靠具有知识复合、能力复合、思维复合等能在多方面、多领域发挥效能的复合型人才。

（六）财务共享中心并非完美无缺

财务共享中心并非我们想象中的那样完美，从已经调研的案例分析来看，其在建设与运营过程中还存在很多缺陷。例如：

1.成本不降反升

建设财务共享中心的优势之一是节约人力资源成本，但事实上，我国大多数企业集团的总部均设在上海、广州、北京、深圳等一线城市，共享服务中心又大多依托于总部设置在这些城市，人工成本很高。从已经建设财务共享的企业来看，大多数企业害怕变革带来管理和人员的不稳定，影响业务增长的水平，尤其是国有企业，出于平稳过渡和社会责任的原因，一般不会进行大幅度的裁员或者转型，而会采用多种方式组建财务共享中心的人员队伍。总的来看，要么从分子公司借调上来，要么重新招聘，其结果是人力资源成本不降反升，甚至比原来还多出很多人。

此外，财务共享中心的建设对于ERP系统高度依赖，这决定了财务共享中心的建设必须在ERP解决方案实施后才能进行下一步，而企业ERP变革方案的解决需要投入大量的时间和成本，还要指派专人来负责设计财务共享中心的信息管理模式、系统更新替代方案的选择，又给企业带来严重成本负担。

2.带来较大税务风险

财务共享集中了基础会计作业人员后，地方不再设置基础会计人员，但问题也随之而来。由于会计核算人员不再直接与子公司、分支机构地方税务机关打交道，会对税务政策变化所带来的风险反应迟钝，沟通不足。这可能使得原本享受的税收优惠申请难度增加，加大企业机会成本。

3.财务共享中心带来人力资源管理问题

从目前的案例来看，财务共享中心一般会设置在集团财务部门领导之下，成为下属机构，组织级别设置很低。加之，人们往往认为财务共享服务就是低成本、低素质的象征，很快会沦为弱势群体。一旦职业发展通道没有打通，流程化的作业会让许多员工感觉没有任何职业发展，降低工作积极性，最终造成财务共享中心离职率增加。此外，财务共享中心标准化的作业流程和不适当的作业导向激励措施很容易导致员工不思进取，使共享服务本身的优势由于人员素质不高难以得到充分发挥，增值服务功能的拓展受限。

4.造成集团总部机关作风严重

很多企业集团的财务共享中心依托集团总部进行设置，当大量财务人员集中在脱离业务平台的管理上时，部分共享服务的企业表现出了“共享”而不服务的突出问题。其表现就是机关作风严重，效率低下，违背了财务服务于业务的初衷。

三、中国企业集团财务共享中心建设、完善的政策建议

（一）明确财政部在推动财务共享服务建设中的作用

十报告明确提出：“经济体制改革的核心问题是处理好政府和市场的关系，必须更加尊重市场规律，更好发挥政府作用。”也就是说，今后的市场经济体制改革仍然要正确处理政府与市场的职责定位问题，政府部门应在自身的职责范围内不越位、不缺位。

基于该认识，笔者认为，尽管建设财务共享中心是一种趋势或者潮流，但财务共享中心建设本身必须遵循一定的规律，具有一定的适用范围，而不是每个企业都必须实施的一种变革。选择是否建设财务共享中心更多的是企业自身需要思考的一种财务管理变革。需要企业结合自身的发展战略、行业特征、业务规模、控制环境、企业所处生命周期等多种因素评估实施的可行性。

财政部作为全国主管会计的政府监管部门，应更多地从政府与市场职责划分的角度出发，发挥正确引导、服务、沟通协调的作用，采取鼓励但不要强制或者一刀切的态度。财政部应该针对财务共享服务认真组织相关课题研究或者调研，探讨中国特色财税体制下财务共享服务建设与运营中存在的主要问题，积极从未来中国企业走出去、做强、做优的视角，从法律法规、政策层面正确引导和帮助已经建立或未来准备建设财务共享中心的企业扫除一些制度性的障碍，支持财务共享中心的建设与有效运营。例如，电子发票问题、信息化环境下的会计档案管理问题、财务共享中心绩效评价的标准化衡量指标等。

（二）需要与国家税务总局协调相关发票问题

第一，作为原始凭证的税务发票归属地问题。按照我国税法规定，原始发票必须在当地的业务机构保留和归档，同时由当地防伪税控系统来开具增值税发票，而不能由财务共享中心所在地统一开具。传统来看，母公司与分公司的单据采用纸质的形式进行快递传递，共享之后，由于单据扫描影像系统的上线，单据的传递逐渐采用了电子化方式进行传递。即单据传递到各分公司的扫描点，然后通过电子扫描传递到母公司，原始凭证则保留在各个扫描点，并由分公司建立一个仓库集中保管。虽然，这样的处理能够在一定程度上节省票据传递成本，但还是直接带来了票据不合规风险，加大了管理难度。与此同时，成员单位财务人员还需要对原始单据进行详细预审，如果各地执行标准不一致则需要制定复杂的单据匹配规则，对系统的要求相对较高，会进一步增加企业的运营成本，给税务稽查带来隐患。

第二，电子发票问题。信息系统是财务共享实施的重要前提和技术保障，其中影像系统是财务共享中心远程为集团各机构提供财务会计服务的基础。通过影像系统，财务共享中心解决了业务核算过程中存在的原始凭证流转、查阅、审核等问题，实现了影像采集、传输、审核、查阅、业务单据跟踪等功能。电子发票的出现能够明显减轻原始单据流转采集的工作量，企业可以凭借自身电子信息优势，实现实时报销，从而大大提高入账时效，还能有效防止发票造假及丢失问题。但是，对于电子发票这种新型票据，无论是发票提供方还是报销使用者，对两者的会计信息系统要求都相应有所提高，国家应出台相关管理的系统制度要求，来确保电子发票从出具到实际报销的全过程顺利完成。同时，对于发票来源渠道不统一、管控难度大、监控范围有限等问题，财政部应会同相关部门及时出台相关使用规范。财务共享中心应结合有关规范加强对电子发票的协调管理，建立统一的发票管理流程，对内与影像系统互联，对外接入各种发票开具渠道，实现对发票的实时监控管理。

此外，银行电子回单也面临着类似的问题。财务共享的集中管理特征引发资金的集中收付，集团化运营更会带来大量的资金收付，从而产生大量银行回单。传统的银行回单管理模式是将纸质回单一一匹配到凭证中，企业财务人员工作量极大，而目前银行的电子回单已经十分成熟，企业可自行在系统中下载使用，并具有相应的法律效力。如果能够推动银行电子回单的使用与存档，将会大大减轻企业的会计核算成本负担。

第三，发票验真问题。发票验真是一项重要的财务审核工作，目前采用的方法是：登录税务局网站，逐项核对发票代码、发票号码、开票单位、开票日期、税务登记号码、开票金额等发票信息。发票验真也一直是企业财务部门非常重视的一项合规审核工作，比较此前的分散审核，财务共享作业是高度集中的作业模式，如果把这项审核工作纳入财务共享中心的作业范围，工作量的巨大是可想而知的。因此，大多数财务共享中心并没有承担这项工作，这无形中增加了财务共享中心的风险。按理讲，税务机关应当提供查询发票真伪的便捷渠道，但目前各行业、各地区发票不统一，部分地市的垄断性行业票据甚至存在与税务要求有差异的情况，如交通行业、通讯行业、水电费等票据，存在不加盖发票专用章、发票金额不明确（实缴金额与应交金额、预缴金额等同时显示）、未严格执行机打号码与发票号码一致性的要求等突出问题。为此，财政部应积极与国家税务总局沟通，研究开发全国统一的发票验证终端系统，统一同一行业的发票模板及票样、发票信息项目等，实现在发票取得时即可通过条形码等方式进行验真操作。如此，企业可以避免更换发票的麻烦及经济损失，或者开发全国统一的发票验证系统，允许企业财务共享系统与该系统进行对接，减少财务人员的手工操作，提高财务共享中心的运营效率，同时还能够降低税务风险，便于监管机构的日常检查和监管，也便于企业进行财务审核。

（三）针对财务共享服务模式下的会计档案管理出台相应制度

我国目前应用的《会计档案管理办法》是由财政部、国家档案局于1998年8月，1999年1月起执行的一套专门针对会计档案管理的制度体系。从内容上来看，其并未考虑财务共享中心这种特殊财务管理变革模式下的会计档案管理问题。虽然财政部2014年的征求意见稿考虑到了信息化对会计档案管理的影响，但是究竟能否对财务共享服务提供支持很难确定。

1.财务共享中心带来的会计档案管理各方面的改变

（1）财务共享的建立导致财务管理体制重心从依赖经营实体的属地化财务管理体系转变为依赖共享中心构筑的标准化管理体系，由此带来传统属地化会计档案管理体系变化。

（2）共享中心采用影像系统，形成影像资料后的纸质会计档案的管理受重视程度降低，使会计档案归档的完整性与合规性受到考验。

（3）会计档案管理流程复杂，会计档案的形成从单纯在经营单位所在地一直延伸至共享服务中心，过程长、环节多、链条长，中间介入岗位明显增多且职责存在交叉，这会造成管理责任分工不明确甚至出现缺失，从而加大风险控制难度。

（4）共享模式下共享中心成为会计档案质量控制最终主体，对会计档案质量承担责任。这使会计档案质量控制的主体发生了变化。

（5）共享模式下会计档案的形成、保管、调阅等环节出现了大量电子媒介会计档案，由此造成会计档案影像化管理、电子文档存储合规性、新内控防范点设置等问题。

（6）在集中核算的前提下，部分企业将原始单据进行集中扫描，故纸质档案也会集中在财务共享中心所在地，会计档案的异地存储面临监管压力。

2.财务部等相关部门应不断探索共享模式下会计档案管理工作的新标准体系

（1）建立会计档案管理新体系。财务共享模式下共享中心作为会计档案质量控制的最终主体，应建立会计档案形成过程的新责任体系，作为责任划分和集团管控的基础。

（2）规模化、电子化管理，降低管理成本。在财务共享模式下，企业应整合会计档案各环节的基础性工作，建设统一的会计档案数字化处理、标准化平台，通过规模效应降低会计档案管理成本，增加会计档案基础服务工作，发挥集中化、信息化管理优势，延伸和革新会计档案管理标准化和规范化，并在此基础上形成国家及行业标准。

（3）加强会计档案流程管理，利用条形码、RFID等信息技术加强对会计档案各环节和步骤的实时跟踪和定位，并据此进行加工处理，实现会计档案标准化流程管理。

（4）注重会计档案质量管理。通过标准化、专业化手段监控会计档案质量，降低因自身处理质量问题带来的风险。财务共享模式下纸质和电子会计档案并存，应确保两种形式档案资料一致，并得到政府监管部门认可。

（5）加强会计档案风险控制，确保纸质会计档案的真实性与相关影像资料的一致性，注重会计档案形成过程的风险控制，防范会计档案形成和流转过程中的外部风险。同时，应注意对电子会计档案的安全风险控制，确保存储介质物理性能不变，定期复制会计档案的介质，加强会计网络的安全性，定期检测信息系统运行情况，防止电子档案毁损和丢失。

（6）理顺在集中核算、会计档案集中管理模式下，会计档案的保存方法。应研究建立针对会计档案异地管理模式下财政、税务等监管方对会计档案的审查机制，在保证监管方有效了解企业真实情况的同时，减少企业会计档案流转存在的相关风险。

《企业会计信息化工作规范》（财会〔2013〕20号文件）规定：“同时满足一定条件的会计资料，可以不输出纸质资料。”该规范从政策制度层面认可了电子会计资料的有效性，免除了企业对一定范围内会计资料的打印责任，这是建设社会主义生态文明，促进社会整体信息化水平进一步提高的现实要求。但该文件下发至今，对于这项规定，大多数企业还持观望态度。笔者认为，目前企业的困惑或是顾虑主要还是来自监管部门的检查。因为目前大多数监管机构的检查还都需要查看企业的纸质会计档案。为此，财政部应借会计档案管理办法修订之机，考虑财务共享服务模式下的电子会计档案管理的新要求、新变化，梳理相关制度内容，为财务共享服务顺利实施、开展提供制度依据。

（四）明确在移动终端设备中运用“软证书”进行电子签名（章）的合法性

2013年的《企业会计信息化工作规范》第四十一条规定：企业获得的需要外部单位或者个人证明的原始凭证和其他会计资料，同时满足下列条件的，可以不输出纸面资料：（1）会计资料附有外部单位或者个人的、符合《中华人民共和国电子签名法》的可靠的电子签名；（2）电子签名经符合《中华人民共和国电子签名法》的第三方认证；（3）满足第四十条第（1）、（3）、（5）、（6）项规定的条件。

根据上述规范的要求，企业在电子签名过程中，普遍使用UK（Usb Key）来保存数字证书，但在移动应用日益普及的情况下，UK不太适合手机等移动终端设备的即插即用。建议财政部联合工信部及其他相关部委，明确在移动终端设备应用“软证书”进行电子签名的具体技术标准，以推动企业使用移动终端设备亦能实现电子档案和凭证无纸化。

（五）开发建立通用的可比的服务水平量化指标体系

财务共享中心不是简单的流程操作与标准化管理，它需要不断检查和更新业绩指标，通过服务水平协议的量化指标，以最低成本提供高效率、高质量、高满意度的服务。这些指标必须能够清晰地描述财务共享服务与客户双方最低可接受的服务水平。例如，一个财务共享中心承接一个客户的报销审核业务，那么协议中就应约定报销时限、差错率等指标。这些指标可以帮助财务共享中心清晰地认识顾客的需求，更好地满足顾客的希望。但问题的关键是，什么是高水平的服务，其标准是什么？目前从被调研的典型案例企业来看，仍缺乏统一的指标类型、指标范围、指标定义，以致财务共享中心无论对内还是对外签订服务水平协议都在使用自己的一套标准。以日均处理单量为例，有的共享服务中心为3 500单，有的为100 993单，有的为2 100单，由于各自的指标定义不同，无法衡量财务共享中心效率的高低。因此，应该由专业的权威行业协会或者研究机构具有指导意义的服务水平协议通用指标体系，并定期标杆企业各指标数据，以此来衡量财务共享中心的绩效，督促其不断提高服务水平，促进行业的健康发展。

（六）推动上市公司财务共享服务外包的放开

财务共享中心一般是集团财务内部业务分层、岗位分层、人员分层的产物，而集团在控股多家国内、海外上市公司、军工或其他重点保密单位时，根据证监会《上市公司治理准则》第二十二、二十三条与《中华人民共和国保守国家秘密法》第二十四、二十六条之规定，财务共享中心在承接上市公司、军工企业或其他重点保密单位的财务共享业务时，遇到了现有监管要求的限制，无法进一步拓宽财务共享业务范围。建议财政部与证监会、国家安全部门等部委沟通后，考虑财务共享中心在签订《保密协议》和确保网络信息安全的前提下，可以承接上市公司、军工企业等集团内外部单位的会计核算业务，这样可以大大降低上市公司的核算成本，加强对上市公司的内部控制。

（七）探索和总结全球财务共享中心的实践经验

目前，随着我国政府经济预期的调整，经济放缓将呈现“新常态”。面对国内的产能过剩，强调境外投资、鼓励中国企业投资其他市场将成为我国经济结构调整战略的一部分，其目的旨在使中国经济摆脱对国内生产和出口的传统性依赖，我国的一些大型企业、企业集团开始考虑将经营活动和投资转移至海外。与此同时，需要我国的企业不断规范和提升海外经营活动的经营管理。财务共享服务的理念本身就来自于20世纪末跨国公司的管理创新，并迅速得到财务界的认同和推广，但财务共享服务在国内企业中的推广和应用不过10年左右，其在我国国内跨区域的建设与运营管理尚处于探索阶段，更何况全球运营管理的经验普遍不足。值得肯定的是，财务共享中心作为跨地域、跨职能、整合企业不同领域能力和商业知识的最佳实践，无疑是中国企业加速实现价值链转型、完成国际化拓展的重要工具和手段。为此，建议财政部对全球财务共享中心建设工作加强扶持力度，支持“走出去”的企业更好地应对复杂的税收环境、信息系统技术环境、法律监管环境，在确保账务准确的基础上，放宽海外会计核算、档案管理等相关基础工作的限制。同时，定期组织相关企业进行经验交流，相互参观、相互学习好的经验和工作方法，鼓励我国已经和即将走出去的企业积极探索全球财务共享服务模式的经验和教训，为企业的全球化战略提供重要的决策支持和管控手段，为推动全球化发展进程服务。

【参考文献】

[1] 李甘霖，张庆龙.财务共享服务未来发展趋势[J].中国注册会计师，2012（12）：26-28.