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一、合同风险管控制度建设的现状
近年来,煤炭企业合同管理工作越来越受重视,企业法制建设工作取得较大进展,合同风险管控制度建设初建成效,主要表现在以下几个方面:
一是合同风险管控机构持续完善。自改革开放以来,煤炭企业合同风险管控机构几经变革,逐步从合署办公向独立运作转变,职能管理由单一向多项功能发展,合同风险管控重心有事中、向事前防范和事后监督转变,形成了多方位多层次立体合同风险管控体制。二是合同风险管控管理人才队伍不断壮大。不仅煤炭企业总部配备合同风险管控人员,而且分支机构或部门也配备了合同风险管控人员;并引进了人才竞争管理机制,由原来的合同风险管控人员的调任制到现在的竞聘制的转变,形成了优胜劣汰的竞争机制。三是合同风险管控制度体系逐步构建。合同风险管控程序、权限、内容等要素不断规范,实现了制度化、规范化、程序化制度体系。四是合同风险管控工作作用日益突出。积极向收购兼并、改革重组、重大投融资、项目建设等重大决策和重大经济活动渗透,全程参与重大项目合同谈判,法律论证审核,为企业重大决策和重大经营活动提供了法律保障,规避了法律风险。
二、风险管控工作存在的风险源
当下,煤炭企业传统经济管理模式工作存在的风险问题还没有解决好,新的经济管理风险问题接踵而至,表现最突出并亟待解决的是合同管理中出现的风险问题:
一是煤炭部分企业不按法律法规办事,对合同风险管控工作的重要性认识不足,依法经营、依法管理的意识相对薄弱,存在“经营不问法、需法不懂法、涉险不知险、出险无对策”等问题,导致在项目开发、经营活动等方面存在一定合同风险。
二是部分煤炭企业合同风险管控人员未持证上岗,总法律顾问制度尚未全面推开 。
三是合同管理具体工作存在的风险问题:
(一)重大经济合同立项未经合同风险管控机构或合同风险管控人员事先参与调查
煤炭企业对外签订重大经济合同是具有一定的商业风险和法律风险的,在立项前,承办部门或单位要向煤炭企业提出申请并得到批准后才能实施;立项后,要经合同风险管控机构或合同风险管控人员事先参与,调查了解合同对方当事人主体资格、资信状况和履约能力后,才能做合同风险管控的下一步工作。仅凭一张名片、几个电话或者熟人介绍,就盲目签约,致使合同出现纠纷后找不到对方当事人,或者对方当事人根本就没有履约能力,最终蒙受不应有的损失。因此,合同风险管控机构或合同风险管控人员事先参与介入十分重要。
(二)重大经济合同立项未尽职调查
承办部门或单位对经合同风险管控机构或合同风险管控人员事先参与的重大经济合同立项,要写出详尽的尽职调查报告,向企业负责人和合同风险管控机构或合同风险管控人员提交报告审查后,才能做合同风险管控的下一步工作。承办部门或单位未尽职调查的情况下,仅靠对方是好朋友、其他重要关系单位等因素,和对方签订人情合同、关系合同,这样的合同往往得不到履行的风险。
(三)重大经济合同未实行招投标制度
部分承办部门或单位不重视经济合同的招投标工作,签合同只不过走形式,思想中更没有招投标这个概念,往往产生经济合同纠纷,为煤炭企业生产、经营、安全等方面埋下了很大的隐患和风险。还可能滋生腐败,走上犯罪道路。
(四)经济合同未实行协商会签制度
部分承办部门或单位对经济合同签订不够重视,不协商、不会签、不按法定条件、法定期限和法定形式办理,打个电话或口头打个招呼,简单了事。甚至不签书面合同,为经济合同纠纷埋下了隐患和风险。
(五)事后合同不断出现
由于煤炭行业不景气出现了产品供大于求的现象,部分承办部门或单位为了急于销售产品 ,不顾对方提出的苛刻条件,降低价格和同行竞争销售,或为生产紧急需要,不顾对方漫天要价,先销售或购买完再补书面合同,欠款或商品质量问题往往得不到解决,造成经济合同纠纷不断,为煤炭企业带来较大法律风险,和造成不应有的经济损失。
(六)合同风险管控规章制度亟待解决可操作问题
煤炭企业在合同风险管控方面虽然有一整套规章制度,但有很多制度不能落实至实处。有的规定过于原则,缺乏可操作性;有的缺乏执行保障,实际工作上不容易执行等等。
(七)合同条款审验不严
合同审验环节是开展合同风险管控工作的重点,是关系到合同签订成败的关键。但在煤炭企业现实工作中,合同风险管控人员却存在着条款把关审验不严问题。首先,没有规定明确的质量标准条款,因质量标准不明确易产生纠纷。其次,体现在对合同条款中的易产生歧义和误解文字审核不严格,对违约条款叙述不明确,如果出现单方的违约行为而进行诉讼,合同文字的歧义就会给企业造成很多不必要的麻烦。如:在买卖合同中我们常见的定金和订金两个词语虽只一字之差,但其所产生的法律后果是完全不一样的,交付定金的协议属从合同,依照约定应交而未付定金的,不构成对主合同的违约;而交付订金的协议属主合同中的一部分,依约定应交付而未交付订金的,就构成了对主合同的违约,可见对合同条款尤其是文字的逐一审验是十分必要的,要避免这类风险的发生。
(八)缺少对合同的后续监管
合同的后续风险管控工作往往容易被企业所忽视,如:对合同履约情况的监督管理、对合同签订前期中期的风险评价、对合同签订过程一些具有法律效力的相关资料的归案保管及纠纷处理不及时等。这些都是一些需在后续管理工作中具体开展的工作,往往存在潜在法律风险。
上述合同风险管控中产生的风险,有其形成的内外原因,有各自的特性和危害性,探索认清各种法律风险源,目的是好有的放矢,摸清其规律,及时应对和管控,防止煤炭企业经济事故的发生,减少煤炭企业不应有经济损失。
三、加强煤炭企业经济合同风险管控的对策
(一)提升煤炭企业经营管理者和员工的经济合同风险管控意识,培育煤炭企业风险文化
首先,煤炭企业经营管理者和员工的经济合同风险意识对建立企业经济合同风险管控机制起着重要作用,是培育煤炭企业风险文化的关键。其次,建立企业经济合同风险管控机制,培育煤炭企业风险文化,要从根本上消除经营管理中的合同管理风险,使煤炭企业经营管理达到显著的经济效果、社会效果、法律效果,实现煤炭企业经济利益最大化。在次,煤炭企业经营管理者和员工特别是风险管控机构或人员带头学习风险防控法律法规,树立合同风险防范意识、合规意识、法律意识,带头遵守上级和本单位的制度流程,像重视安全生产一样重视经营管理中的风险,努力营造企业文化氛围,打造具有行业特色的风险文化系统工程。
(二)建立、健全经济合同风险管控机构、制度体系
一是煤炭企业要进一步推进总部总法律顾问制度,法律顾问机构专业化、专职化改革,建立健全各级合同风险管控机构和专职或兼职合同风险管理员,形成专兼职结合,条块相连的合同风险管理体系,使煤炭企业在各个方面、各个部门、各个层次上的合同都有人把关,使各类合同处在有序的风险监控管理范围内。二是煤炭企业要对分支机构或部门专职或兼职合同风险管理人员有条件推行法律顾问制度。并加大总部和分支机构或部门法律顾问人员(兼职合同风险管理人员)的培训力度,提高从业人员素质,提升服务煤炭企业发展的水平和能力。三是建立、健全合同风险管理规章制度,制定煤炭企业与各分支机构或部门单位之间协调运行机制和监督考核力度,提升煤炭企业合同风险管理运行质量,实现重大经济合同审查率、签约率、履约率重大提升,防止事后合同的出现,降低经济合同诉讼纠纷风险的发生。
(三)动态监督与定期监督检查相结合,合同风险管控全面覆盖到企业各分支机构或部门
制定风险管控监督检查考核办法,定期或不定期对煤炭企业各分支机构或部门进行动态全覆盖监督检查。通过监督检查,对检查中发现的问题,及时总结、分析,找差距、吸教训,并对经济合同风险管控情况进行了通报。通过检查,全面推动经济合同风险管控的合法、有效、稳定、健康发展,同时提升煤炭企业的经济合同风险管控能力。
(四)加大合同纠纷案件处理力度及问责制,使企业经济管理风险到达可控范围
【关键词】经济合同 市场经济 经济效益
一、前言
在市场经济中合同管理是经济手段法律化的形式之一,是商品交换的法律表现形式,因此,实行合同管理应成为企业全部生产经营管理的核心与关键所在。企业经济合同管理,是指企业内部为了保证合同得以完全实现的、贯穿于从签约开始全过程的控制、协调和监督。它是微观管理,但确实又是调节社会主义市场经济,保证国民经济顺利运转和有序发展的重要手段。因为任何一个经济合同对于当事人来说,都有一个约定权利和义务-履行义务-取得权利,即签约-生产(作为、服务)-清结的过程。只要这个过程的任何一链出了问题,又不能及时发现和解决,就不可避免地要发生纠纷。
二、企业经济合同管理中存在的主要问题和原因
1、主要问题
(1)经济合同管理机构、人员、制度不落实。主要是流于形式,应付检查,并没有把经济合同管理工作落到实处,也没有把经济合同管理作为一项重要的企业管理工作来抓,致使经济合同管理工作无法渗透到企业生产――销售全过程中去。
(2)经济合同签约率不高。有的认为是老关系,碍于情面搞口头的“君子协议”,而不签订书面经济合同;有的怕麻烦,图简单或只签内容条款不全的合同;有的则为偷逃国税(如印花税),故意不签书面合同。
(3)经济合同签订把关不严,签约随便,解约自由。视经济合同为儿戏,不依法签订经济合同,高兴就履约,不高兴就不履约。需要变更或解除的经济合同,不按法定条件、法定期限和法定形式办理,打个电话或口头打个招呼,简单了事。经济合同纠纷的隐患很大。
(4)不懂法,不依法办事,违约不究,自我保护能力差。
2、原因
存在的上述问题,究其原因主要是:(1)企业领导对经济合同管理的重要性认识不足,经济合同法律意识淡化。只关注企业经济效益,忽视了市场经济是法治经济、契约经济、合同经济,忽视了经济合同管理的重要性。尤其对市场与合同、合同与合同管理、合同与合同法律这三对关系缺乏认识。(2)外部经济、法制环境不完善,影响企业经济合同管理工作的开展。长期的计划价格制度使得不少企业时至今日仍对市场销势、市场价格缺乏应有的敏感与准确判断,不适应突然出现在经济关系中的市场价格波动与变化,更难形成根据市价变动而及时调整经营计划的能力。这就导致经济合同的订立、履行受制于市场销势和价格,合同纠纷大量产生,合同管理难度大。我国原先计划经济体制下的生产力结构,使得有些领域形成了人为的行业垄断。不少大中型企业对某些行业的生产、经营存在着实际上的封锁、垄断,支配着其他企业的生产与经营,垄断的结果必然导致地区封锁,商品流通不畅,经济合同无法签订、履行,纠纷难于解决。
合同仲裁委员会和法院在处理契约纠纷时,普遍存在两种倾向:一是在计算违约金与赔偿金时忽视间接损失,违约方只承担有限的直接损失责任:二是过份强调调解结案,而大量的调解是以和稀泥式的折衷调和为特点,其后果不仅是使一方的合法权益得不到保护严重的是使违约人的违约心理得不到应有的警醒,进而产生敢于进一步违约的潜在侥幸心理,有时候,即便是公平合理的判决书、调解书,其实际执行也是多费周折,极不容易。这些有法不依,有法难依的现象,无疑挫伤了企业合同管理的积极性。另外,印花税的实施也给企业的签约率带来一定的影响。三是多层次的经济合同管理网络尚未形成,使企业经济合同管理缺乏推动力。工商行政管理部门、业务主管部门、金融机构还没有形成在各司其职的同时又相互配合的多层次经济合同管理网络,使企业缺乏外部推动力。四是企业经济合同管理缺乏激励机制。现在除了工商行政管理机关大面积推行“重合同、守信用”活动以外,基本上没有什么明确有力的奖惩措施。
三、加强企业合同管理的必要性和重要性
1、加强企业合同管理是维护企业正常经营秩序的重要保证
在市场经济新形势下,国际竞争国内化、国内经济国际化的趋势更加明显,国内企业发展需要融于世界经济一体化的大环境,企业经营的各个要素资源的重组流动也更多、范围更广。根据新制度经济学理论,在市场经济框架下,企业主体之间以及内部要素之问的合作都要处于某种契约网架之中,并依靠契约各方诚信履约来维持和维护市场经济体制的整体平稳运行。加强企业合同管理可以使企业经济合同行为的全过程都处于动态的控制之下,使合同的签订履行更加适应企业与内外环境的互动需求,条款更加严密,权责更加相称,履行更好操作和到位,推动企业经营良好运行。
2、加强合同管理有助于维护企业权利与利益
一方面合同管理为维护企业权利和利益提供了依据和保障;另一方面,合同管理有利于完善合同条款和对合同履行进行实时控制,一旦对方违约,可以及时把握并对对方违约责任进行及时追究和处理,做到尽可能减少损失。
3、加强合同管理有助于提高企业发展的预见性
合同管理的过程,也是充分利用企业自身和外部环境各种优势的过程。加强合同管理,必然要求企业合同管理的参与者和责任人员不断地研究和调查企业的优势所在,外部环境可利用的政策、机遇或有利条件所在,并在合同履行过程中不断地总结经验教训,不断地对企业合同行为进行校正和完善,起到为企业经营超前预测和探索的作用。
4、加强合同管理有助于减少企业经济纠纷
纠纷的产生主要源于三个方面的原因,一是合同签订不公平;二是违约处理不及时;三是合同修正沟通不一致。加强合同管理可以很好地解决上述三个问题,有助于提高全员合同意识、合同的合法性和完整性,保证合同签订的公平。一旦合同订立基础或环境发生变化,能够及时沟通,对合同进行修订,并可以及时处理违约行为,防止扩大,从而有效地减少合同纠纷。
四、加强经济合同管理的策略
合同关系自始至终是一种法律关系,因此合同管理也应当是自始至终的全过程的、全方位的管理合同管理应做好以下几方面的工作。
1、建立健全经济合同管理制度
要使合同管理规范化、科学化、法律化。首先要从完善制度入手,制定切实可行的合同管理制度,使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括:合同的归口管理、合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案、法人授权委托办法、合同示范文本管理、合同专用章管理、合同履行与纠纷处理、合同定期统计与考核检查、合同管理人员培训、合同管理奖惩与挂钩考核等。建立和健全单位的合同管理制度,必须根据我国的《合同法》和相关的法规,同时结合单位的实际情况。
2、加强合同管理人员的继续教育工作
合同管理人员的业务素质的高低直接影响着合同管理的质量。首先要加强对各级管理人员合同法规的宣传教育,促进各级管理人员特别是领导者和决策者转变不合时宜的思维和模糊认识,增强法制观念和风险意识。然后依照合同管理人员应具有的素质条件,选择本单位的优秀人才担任合同管理人员,也可以通过公开考评和竞争招聘方式选拔人员,坚持优胜劣汰的原则,把优秀人才放在这个岗位上。人员确定之后,要加强合同管理人员的继续教育工作,可根据本单位与市场的实际情况, 参加短期培训或进相关高校深造。同时从经济角度出发,对合同管理人员实行岗位责任制,明确他们的责、权、利建立竞争机制,对有贡献的单位领域和合同管理人员给予奖励。通过以上措施,促进合同管理人员的思想水平、法制水平和业务能力的不断提高。
3、违约纠纷的及时处理
合同关系是一种法律关系,违约行为是一种违法行为,要承担支付违约金、赔偿损失或强制履行等法律后果。法律顾问部门审查合同时选择合适的违约条款和纠纷处理条款显得很重要,一旦发生违约情形,法律顾问要区别情况,及时采用协商、仲裁或诉讼等方式积极维护单位的合法权益,减少单位的经济损失。
4、加强监控,防范合同履行中存在的风险
加强对本单位经济合同签订授权的管理与控制,落实执行好授权制度,完善对合同履约情况的考核制度,加强合同签订后的监督和管理,促使相关人员随时了解、掌握合同的履行情况,发现问题及时处理,对造成合同不能履行或不能完全履行的 追究有关人员的责任强化合同履行的有效控制。
关键词:合同 规范化 管理
在市场经济条件下,企业为实现一定的经济目的,明确相互权利义务关系就要签订合同,企业的一切行为都是由合同体现着,它不再是简单的要约、承诺、签约等内容,而是一种全过程、全方位、科学的管理,所以,一个企业的经营成败和合同管理有密切关系,现代企业若能对合同实施有效管理,将为企业管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力,促进企业稳步发展。
1.合同管理
企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容;审查、监督、控制是合同管理的手段。
2.合同管理的规范化
2.1规避企业经营风险
合同既是企业从事经济活动、取得经济效益的纽带,也是产生纠纷的根源。企业经营中的风险有许多是在合同的立项、订立和履行中发生的。合同管理首先要尽可能的发现签订某宗合同隐藏的风险。通过规范的合同管理,加强合同中立项的审查以慎重决策减少无利益投资;加强合同订立的管理可以减少合同订立过程中因个人疏漏产生的风险;加强合同履行中的控制可以保障合同利益得以更为及时、安全的实现;加强合同的备案与存档可以督促有关机构与人员更谨慎执行合同事务,防止风险。通过这一系列的措施,最大范围内确保收益的实现。
2.2 提升企业形象
现代企业之间的竞争,不仅仅是产品质量、价格竞争,更重要的是企业信用,企业形象竞争。规范的合同管理毫无疑问的将使接触企业的人感受到合同管理中体现出的企业管理的规范与秩序,工作的严谨与守信,较高的法律意识和员工素质。从而提高企业的知名度和美誉度,提高竞争力,赢得市场,健康持久地发展下去。通过在合同管理制度中规定合同变更、解除的程序及合同履行、变更、解除应注意的问题,有助于企业员工树立良好的信用意识,严格履行已生效的合同,从而树立企业良好的商业信用及形象。
2.3 创造经济效益
企业的首要目的就是创造经济利益,一次重大的交易失败、频发的交易失误会造成企业的直接经济损失,甚至一蹶不振。合同管理通过控制随意的决策,通过对合对方的准确分析判断,通过科学的谈判对策,通过对合同条款的的合理设计,通过对履行过程中集体问题的妥善处理,通过合法合理的纠纷解决程序,可以最大限度的降低成本,促进企业提高诚信经营的意识,提高企业诚信的知名度、信誉度,创造更好的经济效益。在市场竞争日趋激烈的当今,加强合同管理是争取企业经济效益的最佳途径。
3.加强规范化合同管理的途径
3.1 强化法律风险意识,规范合同管理。
合同纠纷的大量增加是对企业合同管理体系的重大考验。要进一步强化合同规范化管理,规范合同审查标准,提高合同审查质量。就要提高企业强烈的法律风险意识,但法律风险事前是可防可控的,要抓紧强化防范工作。以合同管理作为企业防范内部法律风险的重点和突破口,利用“合同管理”防范和控制法律风险,有效地化解企业经营风险、规范并净化企业的生产经营环境。针对合同履行可能发生或已发生的违约纠纷事件,及时采取要求对方提供抵押担保、第三人保证、提高客户保证金等多种保全手段,尽量减少因违约造成的企业损失。
3.2 建立完善的管理体制,规范合同管理。
建立、健全完备的合同管理制度,使企业合同管理活动定型化、条文化、制度化,明确各部门的分工和责任,使之在合同管理中互相支持和配合,这样,可以减少不必要扯皮或失误,提高合同管理水平。合同管理体制应当从整体上进行规范,明确管理的范围、管理的部门、管理的人员、管理的职责、管理的程序和管理的具体要求、处罚奖励标准。
(1)企业要就合同管理全过程的每个环节,从合同签订到履行完毕的全过程,制订一套比较完善而严密的切实可行的合同管理制度,使合同管理有章可循,这些环节包括:合同的洽谈、草拟、评审、签订、下达、交底、学习、责任分解、履约跟踪、变更、中止、解除、终止等。例如,在签订合同时,严格审查对方当事人的主体资格、资信情况和履约能力。对合同条款要认真推敲,防止发生歧义和误解,对资金数额巨大、工程承包、产权交易等重要的抵押合同和生产经营合同要依照有关法律规定及时办理抵押登记手续,以保证合同的合法性、严密性和完备性。
(2)企业合同管理要覆盖企业的每个层次,延伸到各个角落。企业应当独立设置总法律顾问和法律事务机构,全权负责单位的法律事务,根据国家有关法律法规,结合本单位的实际情况,制定各种制度。例如,合同归口管理制度、合同授权委托制度、合同审查制度、合同会签和审批制度、合同专用章管理制度、合同监督检查制度、合同纠纷调处制度、合同归档制度等一整套以事前防范、事中控制为主,事后补救为辅的合同管理制度。配合合同专项管理部门,起到法律咨询、合同评审、履约监督和组织仲裁、诉讼的作用。
3.3 配备专职合同管理人员,规范合同管理。
促进企业稳步发展合同管理面广线长,法律要求严格,专业性强,因此要求企业要根据自己的规模和需要,建立相应的合同管理机构或配备一定的专、兼职合同管理人员。目前,大部分企业合同管理由企业法律顾问室负责,中小型企业一般由财务、审计或供销部门指定专人兼管,由专人分门别类建立档案,集中保管,才能保证合同的严肃性、完整性。这样使企业合同订立、履行整个过程有人专管,并经常进行检查、过问及把关。同时制订合同管理制度、岗位职责,并定期检查合同管理执行情况,对违反合同管理要求的人员进行处罚,对执行合同好的人员进行奖励。这是保证企业合同管理目标化、规范化、制度化的重要条件。也是提高企业合同管理逐步科学化、法制化的重要保证。
4结束语
合同管理作为企业管理的一项重要内容,其规范化、制度化是企业管理规范化、制度化的相应要求。完善、规范的合同管理,能够使企业形成一种自然的工作机制,形成程序化的制度管理,各负其责,提高企业的管理水平和运营效率,使企业在激烈的市场竞争中稳步发展。
参考文献:
[1] 吴俊培.公共经济学[M].武汉大学出版社.
当前,在企业经济活动中的合同管理主要存在这些风险:
(1)书面经济合同未正式签订。在现代经济活动中,书面经济合同极为重要,是利益相关方约定的重要凭证。然而,一部分企业对合同签订不够重视,仅仅通过口头协议、电话或清单予以交易,给合同履行带来。风险。
(2)经济合同签订不规范。一些企业虽然能认识到经济合同的重要性,但对合同内容、签订要求及规范性认识不到位,进而出现约束不明确、条款不全、责任不清等情况,易引起相关利益方的纠纷,给企业带来损失。(3)经济合同履行监管不到位。在市场经济环境下,合同是企业经营和管理的重要方式。但是,诸多企业并未做好合同履行监管工作,没有建立经济合同管理的专门制度及机构,很难规范合同签订,也无法有效监管合同的履行[1]。
二、企业经济合同管理风险的防范对策
1.强化培训,提升认识
为提高企业对经济合同管理的重视度,应对企业相关人员,尤其是管理者进行系统、全面的合同业务知识培训,以提高他们的认识度。对于从业人员而言,应积极学习经济合同相关的法律法规、制度等知识,认真研读上级管理部门制定的措施和方法。在合同签订、管理中做到合法合规,以避免合同纠纷发生。对于经济合同管理人员而言,应在业务培训基础上,加强风险管理和防范意识。应积极学习经济合同风险的管理和防范知识,包括风险产生机制、风险类型等,并掌握规避风险的措施,通过理论和技能提升自己的业务素质,进而提升经济合同管理水平。此外,从业人员还应积极借鉴和学习他人优秀经验,扩充自己的思路[2]。
2.健全机制,明确任务
在企业经济合同管理中,应明确各部门责任,并督促业务部门积极做好自身各项工作,并加强合作一同防范合同风险[3]。首先,企业应建立专门的经济合同管理机构,并配置专业人员,让其担负经济合同管理的工作,同时还应明确该部门的职责。其次,应将企业经济合同管理工作根据企业发展需要和实际情况具体细化到各业务部门。在签订和履行经济合同中,应协调和组织好各部门参与进来,完善和规范合同,以形成多部门参与的经济合同风险防范及管控机制。
3.完善制度,规范管理
因企业所在行业的差异,使得业务合同内容也不尽相同,进而也使经济合同管理的方式和方法存在差异。为确保企业经济合同管理的规范性和合法合规性,应做好这几点:一是企业应建立和完善经济活动相关制度,需要根据自身发展实际,严格按照《合同法》及相关政府部门制定的经济合同管理制度和方法,制定适合自身经济合同管理的制度,通过这种制度来明确人员配置、人员职责及相关部门的权责。二是应强化合同用章管理。经济合同用章是企业签订合同中最为重要的一个具体凭证,应设专人专管,实现专章专用,以规避合同用章滥用而引起的合同纠纷。三是应制定企业对外合同签订的授权和审批制度。对于此方面的工作,应严格按照相关制度规范授权及审批等行为,以有效防范合同风险。
4.加强审核,强化监管
在合同的签订过程中,必须对合同的内容进行细致、全面的审核。首先,应对合同签订中对方资质和实际状况进行详细调查,包括经营业务、经营状况、签约资质等方面。其次,应对经济合同的文本格式进行有效审查,以确保合同符合《合同法》规定的标准,保证基本内容、条款完备。再次,应对经济合同的具体内容进行细致审查,应保证合同条款无违法违规的情况,各条款间不存在矛盾,且语句要清晰无其他语义,标点符号应用规范和准确等。最后,应加强对外合同签订依据审查,以保证合同符合企业内部管理需要,确保合同的立项、资金构成等有足够依据。另外,还应对加强合同履行监管,应定期检查合同履行的实际状况,及时有效掌握合同履行中出现问题或不足,并采取补救措施予以解决,以保证合同如期合法有效履行,可有效避免合同风险的发生。
三、结语
【关键词】合同管理;风险防范;经济效益
合同是两个或两个以上当事人为实现一定的经济利益而达成一致的协议。市场经济是法治经济、契约经济,合同是商品经济的产物,是商品交换的法律表现形式。现代企业的经济往来,主要是通过合同形式进行的,在市场经济条件下,企业为实现一定的经济目的,明确相互权利义务关系而签订的合同,企业通过合同所确立的民事关系,是一种受法律保护的民事法律关系,所以通过签订合同建立民事法律关系的行为是一种民事法律行为,是企业经营活动过程不可避免的行为,因此,合同管理对企业的成败非常重要,是防范企业法律风险的基础性工作。合同纠纷是企业在经营过程存在法律风险的重要表现,法律风险是指企业所承担的发生潜在经济损失或其它损害的风险,防止出现合同纠纷,防范企业法律风险,就要建立科学的合同管理制度。
一、企业的合同管理机构
合同应由企业的专门机构来执行,即由企业法律顾问部门管理。既然企业通过合同所确立的民事关系,是一种受法律保护的民事法律关系,订立合同的行为就是一种民事法律行为。由此可见,由于合同本身的特征,决定了合同不同于企业内部的生产人事、财务等管理工作,已超越了企业自身的界限,使之成为一种受法律规范和调整的社会关系,涉及大量的法律专业问题,所以合同应由企业法律顾问部门管理,企业法律顾问具备专业的法律知识。一方面,企业法律顾问注意学习法律,同时关注市场法律环境的变化,研究法律适用对本企业产生的影响,在学习中培养并不断增强法律意识。另一方面,熟悉企业的生产经营活动,认真总结企业经营管理实践中正确适用法律手段的经验和不依法办事造成损失的教训,学习其他企业依法经营管理好的做法,具有适用法律思考问题、处理问题的能力。设立专门的法律机构来管理合同是企业合同管理的基本条件。
二、企业的合同管理模式
企业的经营规模和企业的组织机构不同,企业选择合同的管理模式也不尽相同,但大中型以上的企业,合同管理的模式应采取企业法律顾问部门统一管理和各业务部门、各单位分口管理的模式,因为其部门分工不同,业务不同。法律顾问部门作为企业合同的统一管理部门,对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。具体操作上,对合同实行分级、划块管理,各业务部门(主要有供应、销售、研发、投资等)和所属各单位(主要有分公司、驻外机构等)作为合同二级管理单位,由他们负责本部门、本单位的合同签订和履行,向企业法律顾问部门备案,并定期汇报有关合同的执行情况,法律顾问部门随时检查和监督。这样,企业和所属各部门、各单位对合同的管理做到机构、人员、制度三落实,形成完善的合同管理体系。同时,应加强对合同管理人员的培训教育。合同管理人员的业务素质的高低,直接影响着合同管理的质量。通过学习培训,使合同管理人员掌握合同法律知识和签约技巧,建立合同管理人员持证上岗和年检考核制度,这不但增强了合同管理人员的责任感,也提高了合同法律意识。
三、合同管理制度的内容
要使合同管理规范化、科学化、法律化,首先要从完善制度入手,建立规章制度,制定切实可行的合同管理制度,使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括:合同的归口管理制度,合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、保存,法人授权委托办法,合同档案管理,合同专用章管理,合同履行情况登记,合同纠纷处理机制,合同定期统计与考核检查办法,合同管理人员培训制度,合同管理奖惩与绩效考核等。企业通过建立一整套规范、科学的合同管理制度,同时,落实各项制度,做到管理层次清楚、职责明确、程序规范,从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。
四、合同管理的具体方法
合同关系自始至终是一种法律关系,所以企业的合同管理也应当是自始至终的全过程的、全方位的管理。根据合同的订立、履行、结束的时间顺序来分,合同管理分为:合同事前防范、事中控制、事后应对三个阶段,并且是以合同事前防范、事中控制为主,事后应对处理为辅的合同管理方式。
(一)合同管理的事前防范
做好企业合同管理的事前防范工作,首先,应当从调查客户的资信情况开始,即了解客户的商业信用、经营情况、资本结构和偿债能力等,对客户的资信进行调查是事前预防的一项重要工作,调查客户的资信状况主要是通过查阅其财务资料、参观其经营场所和访谈其管理人员,核实和验证各种信息的真实性和准确性。同时,通过对客户以外的单位和个人进行调查,间接了解客户信息,如:向工商行政管理部门调查客户的注册登记和年检情况,了解客户的企业性质、股东构成、经营范围和经营期限等;向税务管理部门了解客户的纳税情况;向房地产管理部门调查作为客户经营场所的房地产的权属状况;向行业协会、消费者组织、与客户有经济交往的其它企业等调查客户的行业地位和商业信誉;等等。另外客户的资信状况不是一成不变的,而是随着时间的推移而不断变化,也不能将客户以往的资信状况视为当前的资信状况并以此作为决策的依据,要及时更新资料,或重新调查后才能对客户当前的资信状况做出准确(下转第63页)(上接第57页)的评价。将客户的各种资料,认真地归档保存,建立客户档案管理。其次,对合同文本的审查,在对当事人资信调查后进行合同谈判,然后起草合同文本,都由企业设立法律顾问办事机构或通过聘请律师担任企业的法律顾问参与,建立合同签订前的审核制度,因为律师和企业聘请的法律顾问拥有丰富的法律知识和法律专业业务能力,在合同签订之前由他们对合同进行审核,企业法律顾问从了解客户的商业信用、经营情况、资本结构和偿债能力等基础上,对合同条款、法律风险等方面提出法律意见和建议,决定选择适用何种方式,预防合同纠纷的发生,有效维护企业合法权益。
(二)合同管理的事中控制
合同管理的事中控制就是对合同履行过程监督和管理,合同签约的目的主要是保障合同的及时有效履行,防止违约行为的发生,所以;企业法律顾问对合同的履行进行监督是十分必要的。通过监督可以知道企业各类合同的履行情况,及时发现影响履行的原因,以便随时向各部门反馈,排除阻碍,防止违约的发生。合同管理的事中控制是既要保证自己严格按合同约定行使权利和履行义务,也促使对方严格按合同履行义务。这一阶段的工作主要就是做好合同履行记录,跟踪合同履行过程,把好合同的结算关。如,在合同履行过程还会出现合同变更的情况,对此,应对合同变更的协商过程和协商结果进行评估和记录,在协商不成或没有就变更结果达成一致意见时,应继续按原合同履行,以免出现违约的情况。因此,事中的管理工作非常关键,为了保护合同得以切实履行,需要法律顾问部门同财务部门、供应、销售等相关部门密切配合,实施有效的管理,才能得以实现。当合同履行过程出现异常,可能导致合同无法继续履行或出现履行与合同的约定不符时,业务部门应当及时把情况反馈到法律顾问部门,法律顾问部门根据情况进行分析处理或提出法律建议等,如,要求对方提供合同担保或行使抗辩权等。
(三)合同管理的事后应对处理
合同关系是一种法律关系,违约行为是一种违法行为,要承担支付违约金、赔偿损失或强制履行等法律后果。合同事后补救主要是合同履行出现问题,也就是合同的一方当事人出现违约行为后的应对措施,一旦发生违约情形,法律顾问要区别情况,及时采用协商,仲裁或诉讼等方式,如要求对方继续履行或承担违约金以及解除合同,以及采取合同保全、诉讼保全等措施。事后应对处理是在事前防范和事中控制没有奏效的情况下,为减少企业的经济损失,维护企业的合法权益不得已的措施之一,但也是合同管理的最后保障。
合同管理是企业法律顾问事务中的一项重要工作,它不再是简单的要约、承诺、签约等内容;而是一种全过程、全方位、科学的管理,总之,事前采取周密的防范,事中采取有效的管理,事后进行妥善的补救是做好合同管理,避免产生损失,实现企业效益的指导原则,在当前信用体系有待健全、法院民事执行力度疲弱的社会环境之下,企业更应加强自我保护意识,充分运用现有的法律规则来管理合同,企业若能对合同实施有效管理,将为企业管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力。
参考文献
随着“走出去”战略的加快实施,以及企业参与国际竞争、追求高起点的发展,对外劳务合作的这种能动性越来越强,外派劳务人数越来越多。但当前国际社会各种政治、经济矛盾错综复杂。部分地区和国家政局动荡,社会治安状况恶化、国际恐怖活动日益加剧。因此,企业走上国际经济舞台的风险日益加大。从全国来看,劳务人员生命和财产安全受到伤害的案件时有发生。建立对外劳务合作风险防范和应急处置机制亟需摆上政府和企业的议事日程。
一、对外劳务合作的风险类型及成因
对外劳务合作风险多种多样。按发生地域有境内风险和境外风险之分;按危害程度有一般风险和重大风险之分;按形成原因又可归纳为操作风险、合同纠纷、政治风险、交通风险、职业风险、金融风险和自然灾害等。操作风险和合同纠纷是发生最多、处理起来较复杂的风险。这两种风险的形成大多与企业经营的内在原因有关,常常成为测量企业经营水平的寒暑表。政治风险、交通风险、职业风险、金融风险和自然灾难等风险是企业经营的外在原因造成的,相对前述两种风险,有些处理起来较为简单。
现按形成原因区分的风险类型及危害分述如下:
(一)操作风险
1.违规操作或冒险开拓。这种操作受错误指导思想支配,其根本原因是无视国家的政策法规,为谋求企业利益而不择手段。例如,本世纪初,国内数家对外劳务合作企业为美国客户在中国招募大量农业工、护理工,投入大量人力和财力。但这种做法不符合美国移民法规,所以大多不成功。此外,商务部曾多次提醒,马来西亚严格限制外籍劳务进入,除政府批准项目外,未对我国开放普通劳务市场。但有的地方仍不断有一些劳务人员在不法中介帮助下持旅游或商务签证,甚至是伪造签证入境。入境后不是待遇低、条件差,无法适应,就是无劳可务,非法滞留。2004年4月,马来西亚一次遣送61名中国劳工回国,遣返旅费由劳务人员所在地政府代经营企业垫付。
2.咨询客户资信不到位。有些企业向政府报审项目前,轻信客户提供的资信资料,缺乏认真的可行性研究,与不合适的客户合作,或选择了不合适的项目,从而造成损失。2002年底,一家经营企业派出的9名人员被用人单位拖欠或挪用工资约合人民币116万元。履约期满回国前,企业突然宣布破产。经交涉未能获得补偿,最后由国内派遣企业给予了适当补偿。
3.境内合作者缺乏资质。这类合作者大多未经所在地政府批准,非法从事劳务中介,而且经营水平低,无管理协调能力。这类合作或多或少会带来一些不良后果:选送劳务人员素质差;向报名或拟派劳务人员乱收费;为劳务人员提供证件时做手脚,甚至提供伪造证件;不能配合经营企业做好劳务人员的境外管理。
4.服务质量不达标。对外劳务合作企业对境外客户的服务质量主要体现于选派劳务的素质及后续配合管理。服务质量问题除牵涉到国内经营企业的资质外,还与下列因素有关:选审劳务人员缺少必要的程序和手续,把关不严;外派劳务人员培训走过场;委托国内合作者收费,收费失控;申办护照、送审项目、申请签证、劳务人员出入境接送等环节出现纰漏;疏于境外管理,甚至只派不管;应对劳务人员突发事件缺乏控制、协调机制;企业领导及其员工缺乏必要培训,操作管理水平低。
由于服务质量不合格,可能出现以下风险与危害:劳务人员不能安心履约,项目难以为继;劳务人员不堪重负,引发境内或境外纠纷;个别人违法违规,甚至持假证出境,导致企业乃至整个地方劳务外派受阻;对境外事故苗头失察,或发现后不能妥善处置,酿成群体性突发事件。
(二)合同纠纷
作为操作风险的一种特例,合同纠纷是合同当事人为维护自身权益与其他当事人发生的争议。合同纠纷既可按发生地归类,也可按合同权益主张人归类。围绕外派劳务人员的合同纠纷主要表现为:因本人或非本人原因不能正常出境履约;凭短期签证出境后未能转为长期签证,没有合法的工作、居住身份;违反当地国家法规,或违反雇主规章制度、或违反合同其他规定,损害当事人权益;无法适应环境、管理或人身权利受到侵害;对工资标准、工资晋升、加班费以及医疗、保险、假期等待遇及住宿条件不满意;履约期间自行脱岗、中止履约,或被提前解雇;因雇方企业破产或其他原因无法继续履约;拖欠经营公司的职业介绍费或服务费;回国后债权、债务不能了结,伤残抚恤得不到满意解决。
这些问题大多能按合同调解解决。少量的调解失败后,进入法律诉讼程序。极个别的导致反复上访,甚至引发。
此外,经营企业与境外雇主、中介商、境内合作者也会发生争议。这些争议因当事人对权益的主张而暴露出来,大多通过协商,少数通过诉讼得到解决,一般不会引起突发事件。
(三)政治风险
政治风险包括:劳务合作国关系变化,拒发中国劳务人员入境签证,遣反正在履约的劳务人员等;当地国家政局不稳,发生或战争;恐怖活动频繁,内部治安混乱,危及外籍劳务人员安全;当地国家法律调整,就业矛盾加剧,为保护本国人就业,对外藉劳务设置障碍;世贸规则变化,相关国家调整产业结构,劳务合作随之动荡;因民族隔阂、文化差异引发群体性冲突,有时矛盾激化,甚至会导致罢工、示威等活动。
(四)职业风险
接触易燃、易爆、有害气体、放射幅射物质,从事采矿、海洋地质勘探、海上运输、远洋捕捞、空中服务、高空作业等高危职业,都会给外派劳务人员造成伤害。
(五)金融风险
受外派国当地货币贬值的影响,企业的经营效益和劳务人员的收入受到影响。通常,普通劳务人员对金融危机造成的汇率损失很难承受。
(六)交通风险
旅行有较高的风险概率,空难、海难、陆上交通事故有可能造成群体性伤害。外派劳务人员在当地交通事故中的伤亡人数在劳务人员境外伤亡总数中占有一定比例。
(七)自然灾害
地震、山体滑坡、地表坍塌、泥石流等地质灾害;洪涝、台风、雨雪、雷电等气象灾害;风暴潮、海啸等海洋灾害;瘟疫等生物灾害;森林火灾以及其他险恶境遇随时威胁劳务人员的安全。
二、防范劳务合作风险的原则和措施
经营企业要把有效防范对外劳务合作风险作为衡量本企业经营管理的标尺。要用科学发展观指导企业建设,从端正经营指导思想出发,依法经营,规范操作,落实防范措施。通过标本兼治的途径,防患于未然。
(一)用科学发展观指导,切实端正经营思想。
企业“走出去”寻求发展,要求员工特别是经营者加强学习,以科学发展观为指导,端正经营思想,提高经营水平。应该做到:不得无视政府预警而盲目“开拓”,要增强政策观念和风险意识;不单纯追求企业的经济效益,要有社会责任感,处理好国家、企业和劳务个人三者关系,把维护外派劳务人员合法权益作为经营的出发点和归宿,在实现社会效益过程中获取企业经营利润;不能在违避政府管理、变通行业规则上费苦心,要在改进服务质量,提高企业信誉上下功夫;不得采取不正当竞争手段,损害国家利益或其他企业的合法权益,要本着公平竞争的原则开展对外劳务合作业务;不能就事论事地总结经验教训,要着眼于练好企业内功,加强职工队伍建设,切实提高企业管理水平。
(二)遵守有关政策法规,切实依法有序经营。
严格遵守我国有关法律、法规,不得危害国家安全、损害社会公共利益和公民合法权利;遵守项目所在国家(地区)的法律、法规,尊重当地的风俗习惯;平等互利,守约保质;推动国家友好合作关系的发展。这是经营对外劳务合作必须遵循的基本原则。
依法经营还要熟悉并遵守下列具体政策和规则:经营对外劳务合作业务,需经政府主管部门核准、工商管理部门注册登记;管理劳务市场的国别政策、劳务工资标准、服务收费标准,以及禁止外派工种的规定;商务、公安、外事有关管理劳务人员外派的办法;人事、劳动部门管理人力流动的政策;海关、边防、检疫、外汇等部门相关的管理政策;行业自律的各项规范性规则,包括各市场的管理办法;政府部门和行业组织有关违规处罚的规定。
企业的规章制度中要有执行政策,依法经营的要求,明确对违反政策、损害企业利益的人和事的处理原则。除接受商务部、地方外经贸委领导外,还须接受中国对外承包工程商会和地方外经协会的协调,遵守有关协调规则,自觉维护行业经营秩序。
(三)做好项目前期工作,切实规范外派操作。
1.招揽劳务合作项目。不得为获取项目而采取不正当竞争手段,损害劳务人员利益或其他企业利益。对目标项目进行可靠性、可行性调研和风险评估。绝不认可或默许境外企业、自然人及驻华机构在中国境内开展招收出境劳务人员的活动;绝不为其招募人员办理出国劳务手续。按规范要求对外签订劳务合作合同。
2.建立国内合作关系。建立国内合作网络,共同防范风险,分散风险责任。国内合作包括委托其他企业或单位代为招收、培训外派劳务人员或选送本单位职工出国劳务。在确定合作关系时,可根据《合同法》的规定,与受托企业或单位签订《委托招收外派劳务人员协议》,并向其出具《授权书》,报外经贸委备案。合作伙伴必须是企业法人或事业法人。不得与自然人建立合作关系,特别是不得委托个人招收外派劳务人员。不得与非法劳务中介组织发生合作关系。合作伙伴不能同时兼外方雇主或中介机构的代表。明确合作方法和形式。如果要求所派人员必须在职的项目,需选择适合外方条件的企业负责实施选派事务。从外省市直接招收劳务人员,须将本地外经贸委出具的项目审查意见(具有自办签证权的企业自行出具项目审查意见)报劳务人员所在地的地方商务主管部门备案。按委托权限确定合作伙伴的职责,用委托书确定合作伙伴的权利,不得为其他企业、单位或个人外派劳务业务,也不得接受其他企业、单位或个人“挂靠”经营或承包经营外派劳务业务。
3.选审外派劳务人员。无论委托协作单位招募出国劳务人员,还是向社会广告招募,介绍劳务项目情况必须真实,不得以虚假广告、虚假承诺欺骗合作伙伴及劳务人员。选派出境劳务的对象必须持有真实的身份证件,具备许可出入境劳务的资格,符合客户所需的各种条件。经营企业要经过必要程序,给予认真核对,保证正确无误。须在劳务人员出境前,根据与境外雇主签订的《对外劳务合作合同》,直接与劳务人员签订《外派劳务合同》,明确双方的权利与义务,切实维护外派劳务人员的合法权益。企业不得以开展对外劳务合作为名,进行或协助他人从事非法移民、等活动。
4.统一通过外事部门申请签证。经营企业按规定的程序和手续统一委托外事机构为劳务人员办理前往国入境签证。经营企业对国内合作单位提供的有关申请签证的材料,必须严格审核把关,以免造成被动。
5.规范收费。要把控制公民出境劳务成本视为经营企业的社会责任,作为降低经营风险的重要措施。严格控制劳务招募机构(或所在单位)对报名费、考工费和出境后的档案管理费的收取金额,不允许巧立名目乱收费。
6.组织劳务人员出境。只能在劳务人员取得符合当地法律规定的入境手续后方可派出,不得以旅游、商务考察等非工作签证派出劳务人员。经营企业的项目经办人须赴机场或码头审核出境人员身份,目送出境,防止人、证偷换调包,杜绝偷渡事件发生。
7.支付国外中介费。在允许中介从事外籍劳务经营活动的国家,经营企业从境外劳务中介商获得项目,可支付中介费。中介费包括在向劳务人员收取的服务费之内,不得另外收取。严禁境外劳务中介机构直接向劳务人员本人收取。中介费应在中介商为劳务人员办妥签证后分期支付,最终付清宜在劳务人员出境上岗三个月之后。
(四)加强劳务人员培训,切实提高劳务素质。
必须在出国前对外派劳务人员进行适应性培训。培训时要加强安全教育,包括风险防范和反恐、生产、交通安全、疾病预防等内容。通过培训教育,切实提高外派劳务人员素质,增强安全防范意识和自防自救的能力。
(五)严格项目境外管理,切实落实防范措施。
必须按政府和行业组织规定,加强项目跟踪管理,包括在劳务人员出境后,协助劳务人员与雇主签订《雇佣合同》,并承担境外管理责任,及时掌握雇主经营情况和外派劳务人员的动态,维系合作纽带,及时妥善处理劳务纠纷或突发事件,保护外派劳务人员的合法权益。
(六)建立风险防范机制,切实加强企业建设。
必须建立、健全管理制度,不断提高对外劳务合作的经营管理水平。近期需要落实的制度包括:
1.从业人员的职业培训制度。企业自行组织员工培训,组织员工参加政府、行业组织或社会教育机构举办的培训。中高级经营管理人员须按规定接受承包商会举办的外经贸业务培训,取得国际经济合作企业中高级经营管理人员培训资格证书。
2.ISO 9000质量体系认证。督促企业通过ISO 9000质量管理体系认证,并切实按此体系运作。
3.落实各项保险措施。组织出境劳务人员为自己投保短期健康、意外伤害等保险;购买国际旅途的航空或航运人身安全保险。与外方签订的合同中要包含雇主为劳务人员办理保险的条款。海运企业要为自己的船舶和船员办理相关的国际通行保险。
4.执行对外劳务合作备用金制度。开展对外劳务合作业务,缴纳备用金,用于解决突发事件所需款项,提高风险抵御能力。
5.建立风险预警机制。包括风险信息的搜集、分析、报告;防范风险决策的形成、实施;处置突发事件的原则、程序等。
三、政府防范劳务合作风险的主要措施
政府在规范对外劳务合作管理时,有两项十分紧要的任务:一是从行政管理的角度防范对外劳务合作风险;二是应急处置境外劳务纠纷和突发事件。建立对外劳务合作风险防范和应急处置机制,就是为了实现规范管理所要达到的目标。在这个机制中,风险防范部分须由以下内容组成:
(一)明确主管协管部门职责,完善齐抓共管合作机制。
1.明确主管协管部门职责。地方商务部门负责本地对外劳务合作业务的管理与协调,主动加强同有关部门的协调与合作,建立和完善对外劳务合作齐抓共管的长期协作机制。地方外事办公室、发展改革委、公安局、劳动和社会保障部、建委、海关、工商行政管理局、外汇管理局等部门从各自分管业务角度出发,负责管理外派劳务所涉及的事务。协助商务主管部门打击违法违规行为,共同维护经营秩序,防范风险,处置突发事件。行业协会从行业规范角度对防范外派劳务风险事务进行指导、协调、服务、监督。
2.建立齐抓共管联络制度。每个部门指定一名联络员,负责日常信息搜集,并随时和相关单位进行交流。在正常情况下,由外经贸委负责每年召集一次年会,回顾情况,协商工作。
3.争取驻外使(领)馆和承包商会的配合。商务部门和外经协会要主动报告需要配合的事项;高度重视驻外使(领)馆和承包商会通报的事项,快速反应;出访团组主动拜访驻当地使(领)馆,听取有关劳务人员的情况反映和工作意见。
4.取缔非法经营。对未取得对外劳务合作经营资格,未依法办理工商登记,或未经经营公司授权并与之签订《委托招收外派劳务人员协议》,擅自招收或外派劳务人员的企业、单位或个人,由外经贸委和工商行政管理机关依法查处,构成犯罪的,转有关机关依法追究刑事责任。
5.打击违法经营。对违法经营,已不具备经营对外劳务合作规定条件的企业,报请商务部撤销其经营资格。对违反政策,造成恶劣影响的责任人,由所在企业给予外罚,直到解除劳动合同,并由行业协会予以通告。在一定期限内,任何企业不得聘用其从事对外劳务合作业务。
(二)规范管理做到依法行政,强化行政管理监督机制。
1.实行规范化管理。加强调查研究,根据国家有关政策,制订本地防范对外劳务合作风险的政策,以供行政机关、行业组织、经营企业共同遵照;严格执行现行法规,督促企业依法经营,为企业防范风险把关;认真查处违法违规行为,对违规导致的突发事件,追究责任人的责任。
2.严格执行IS0 9000质量管理系的贯标办法。提升企业管理水平,确保外派服务质量,降低因劳务素质引发的风险。
3.执行对外劳务合作备用金制度。备用金由经营企业按规定交纳,作为应急处置突发事件的备用资金。交纳备用金表明了经营企业具有抵御风险,维护外派劳务人员合法权益的经营能力。
4.执行项目审查、管理制度。对经营企业的外派劳务项目进行审查,对企业防范风险加设关口。项目审查主要核验:项目的可行性、真实性是否向我国驻项目所在国使(领)馆征询了意见;与外方签订的劳务合作合同、与劳务人员签订的外派合同等是否符合规范要求;外派劳务人员是否经过培训,考试合格。严格审查向安全状况欠佳的国家派遣劳务人员的申请,并提醒经营公司充分考虑安全形势,缓派或不派劳务人员,或者督促企业采取切实有效的风险防范措施。在经营企业派往某国家或地区的劳务人员较多(100人以上)时,督促经营企业派遣专职管理人员或设立代表处,切实做好劳务人员出境后的安全管理和服务工作。
5.实行企业信用等级评定制度。按诚信等级分级分类管理企业,运用市场机制规范企业行为,优胜劣汰。
6.执行《对外劳务合作经营资格证书》年审制度。在商务部指导和监督下,每年对《资格证书》进行审核,对不符合规定条件的企业给予相应处罚,直至报请商务部注销其经营资格。
(三)发挥行业组织功能作用,建立行业发展自律机制。
要充分发挥国际经济合作协会对外派劳务行业进行指导、协调、服务和监督的职能,提高行业整体素质,树立行业良好形象,从根本上增强行业规避风险的能力。应该利用网站、内部刊物、研讨活动、接待咨询等渠道和方式,为会员企业防范风险提供业务指导和咨询服务。开展从业人员培训,提高业内员工队伍素质。修订对外劳务合作行业行为规范,促进行业健康、有序发展。督促会员企业执行政策、规范操作、公平竞争。协助政府查处会员违规行为。完善对外劳务合作的社会保障体系,发挥社会保险机制的功能作用,增强经营企业及其外派劳务人员安全保障。
(四)创高素质劳务品牌,健全劳务培训考核机制。
制订高素质的劳务品牌标准,向企业公示,使之成为企业追求的经营目标。监督和检查经营企业开展外派劳务培训情况,包括培训设施、师资、教材配置;教育大纲的实施;培训质量和效果。监督和检查外派劳务考试中心的考试工作情况。
(五)运用社会商业保险功能,构建风险防范保险机制。
要求企业在签订对外劳务合作合同时,必须在合同中包含雇主为劳务人员办理保险的条款,并要求雇主在劳务人员的工作和生活场所采取必要的安全防范措施,共同保障劳务人员的安全。在此基础上,要引导企业投保各类商业保险。要求行业协会引导经营企业出资或部分出资为外派劳务人员投保人身意外伤害险及相关附加保险,并进一步促进开发新的险种,利用社会保险机制,提高风险防范和善后救助水平。
(六)用各种手段和信息渠道,构建防范风险预警机制。
在市场经济条件下,“重合同、守信用”是一个企业树立良好形象的重要方面,也是企业长久发展的生命之源。
凡是成功的企业都很重视合同的管理工作,从某种意义上讲,合同的规范程度是企业是否走向成熟的标志。一份合法、规范而富有技巧的合同,不仅可以为企业谈好的生意加一把锁,也可以为日后己方履行合同提供便利,同时,还可以为将来可能发生的诉讼赢得先机。
可以说签订任何一份合同都不只是涉及《合同法》,都必然涉及相关的法律法规,但也并不是说没有共性的法律问题的注意事项。
在签订合同中注意一些常见的法律问题。也可以尽可能地维护自己地权益降低合同风险。
审查当事人
根据《中华人民共和国合同法》规定,可以作为合同签约主体的有自然人、法人和其他组织。
签约对方为自然人时,法律要求必须是完全民事行为能力人,审查当事人的身份证、详细的家庭地址、联系方法及个人的其他情况都是细微而有必要的。
签约对方为法人时,主要看对方的营业执照,依据营业执照中记载的情况,对公司的办公地点、人员、固定资产等进行实地考察和确认。
看对方经营期限是否过期,是否通过了工商部门的年度检查,如果没有,应避免与这类“企业”交易。
注意对方的注册资本,是否与拟签合同标的数额相称,如差别较大,则可能风险也较大,应加以注意。
企业经营范围,拟签合同业务是否在经营范围内,以免超越经营范围而订立对己方不利的合同,因为最高法院司法解释规定:“当事人超越经营范围订立的合同,人民法院不应因此认定合同无效。但违反国家限制经营、特许经营及法律、行政法规禁止经营规定的除外。”
签约对方为非法人组织时,非法人组织虽然不具备法人资格,但依法可以取得营业执照,可以作为经济合同的主体。
对于未经过核准登记、未领取营业执照的非法人组织,而以组织的名义签约的不能与之签约,而要与有签约主体资格的人员或者筹办单位签约。
另外,我们还应对对方合同签字人进行审核。一般而言,合同上会要求有企业法定代表人的签字,如果不是法定代表人,则应特别注意该人员是否有公司或法定代表人的授权委托书,并且应把授权委托书、合同书及个人的身份证明放在一起保管,以保证签订合同的有效性。
合同的形式与内容
合同的形式是当事人意思表示一致,达成协议的外部表现形式,是合同内容的载体。《合同法》要求企业在生产经营过程中,按法律规定或者双方约定采用书面形式的,无论数额大小,都必须采用书面形式订立合同,这不仅是留存备查的需要,更是遇到诉讼时的必要证据。其中,不是以正式合同书形式的文件,包括有关的信件、电报、电传、传真、电子数据交换、电子邮件等都要保存好,最好是转化成纸质文件,并要求对方负责人在上面签字并加盖对方单位公章。
合同的内容要严密,不要在合同中用含糊不清,模棱两可的词句或多义词,而且要注意合同的条款有无重复,或者前后是否自相矛盾,以免使对方钻了空子。
例如,某合同条款“合同生效后不得超过45天,乙方应向甲方缴纳××万元的履约保证金。……超过两个月如未能如期缴纳,则合同自动失效。”这里“两个月”究竟从哪一天开始算起,是合同生效之日开始算起?还是合同生效45天以后算起,写得不明确。
约定明确的违约责任
很多合同,忘记约定违约责任,或是在签订时碍于面子或者认为是君子之约,不好意思约定违约责任,或是大家认为很简单的事情没有必要约定违约责任,这都存在很大的违约风险。
当没有明确具体的惩罚措施时候,实际上是在给对方提供违约的机会,一旦对方真的违约,守约方缺乏补救措施,寻求救济时缺乏依据,后悔为时已晚。
我们重视合同、讲求信用与在签合同时要有违约的意识是不矛盾的。
这里的违约意识包含两方面的内容。其一是多想想一旦对方违反了某一条,我们该怎么办,有没有可以约束对方的条款或是措施,要让对方违约的成本大于遵守合同所应当提供的义务,以最大限度地降低对方违约的可能性。
其二,要尽可能在己方的违约责任方面附加一定的条件,做到己方由于某种原因不能及时履行合同,给己方违约保留一定的空间以及必要的补救措施。
另外,虽然规定一方违约,另一方可以向其追索违约金和赔偿金,但条款如果写得十分含糊笼统,没有明确的数额或者违约金的计算方式,也不利于发生争议以后迅速确定违约和赔偿的金额。所以,一定要明确违约金和赔偿金的数额或计算方法。
约定明确具体的合同纠纷解决方式
在合同中一般约定,若本合同发生纠纷,双方应协商解决,协商不成,通过诉讼(仲裁)方式解决。若选择仲裁方式解决合同纠纷,不能只是笼统的写一旦发生纠纷在甲方(或乙方)所在地仲裁部门解决,而应写具体的名称,如郑州市仲裁委员会。
1 “全员全过程精细化合同管理”内涵
全员,是指企业及其全体员工参与,强化全员风险防范意识、提高全员合同知识素养、营造全员合同信用文化,将与员工职务行为有关的合同风险预防与控制变成为员工自觉行为。
全过程,是指合同管理是一个系统管理,它既包括合同形式的确定、主体资信审查、合同谈判、审核会签、合同履行、合同变更、立卷归档、合同评价等过程,还包含着公司对于各式各样合同的整体梳理和规范以及不同部门和员工的分工和职责。
精细化,是指在合同管理中建立科学合理的管理流程,力争在管理的每一个执行细节上都可以做到数据化、精确化,建立标准化的管理模式,并且持续不断地创新和改进。
2 “全员全过程精细化合同管理”主要做法
(1)通过对合同风险进行识别、分析和监控,全面认识面临的合同风险。对公司涉及到的各种类型的合同进行梳理,逐项分析各环节可能遭遇的风险,找出潜在的风险因素并进行风险分析,根据不同的风险,采取风险承担、风险规避、风险转移、风险控制等不同的风险管理策略,提出风险管理解决方案并持续不断的监督和改进。
(2)加强对潜在签约人资格的审查。合同主体问题决定着合同的成立和效力问题,主要看潜在签约人是否具有主体资格、是否依法成立、有无营业执照、营业执照是否已年检,合同签署人的资格是否具备等。特别注意从事建筑活动的建筑施工企业、勘察单位、设计单位和工程监理单位,应当持有依法取得的资质证书,并在资质等级许可的业务范围内承揽工程,重要工业产品要有生产许可证制度,压力容器、锅炉、电梯等特种设备的制造、安装、改造、维修、使用实行特别许可。
(3)加强潜在签约人履约能力的调查。主要对财产状况、生产能力、经营能力等内容进行调查,而且对确需与分公司签订合同时,还就分公司的上级公司(能独立承担民事责任的履约能力)的情况进行审查,因为在分支机构无力承担责任的情况下,其上级公司还应承担补充责任。
(4)建立符合公司特点合同系列范本。合同条款是合同双方权利义务关系具体体现、合同履行的依据、合同管理的核心。在参考国家示范文本的基础上制定了合同系列示范文本,做到合同内容明确,条款准确清楚。示范文本涵盖了目前公司涉及的合同类型,业务部门签订合同时,以该示范文本为基础,依据具体的情况进行调整,大大减少了合同签定过程中的随意性,对减少合同纠纷,维护公司合法权益,提高合同审查效率,降低签约风险起到了重要的作用。
(5)实施合同审核会签,把风险堵在源头。将合同的审核会签作为合同生效的必经程序和主要环节,,从合同初稿的拟定到最终合同的签订,形成以合同承办部门和财务、审计、合同、法律部门以及公司领导三级合同审核会签网络。审核会签人依照各自的职责权限,对合同的可行性、经济性、技术性、严密性等进行把关,凡是对合同条款存在异议的情况都会及时沟通,集中评审,或重新修改,把风险堵在源头。当各方在合同评审过程中出现不同意见时,公司会召集相关人员对合同条款和业务风险进行梳理分析,掌控风险和收益的平衡,并制定流程控制措施,要求各层面人员在执行过程中落实
(6)实施重要合同交底制度,实现全员参与。对于重要的合同,在合同正式生效后,组织相关部门人员实施合同交底,使合同相关人熟悉合同的全部内容,并对合同条款有一个统一的理解和认识,进一步了解自己权利的界限和义务的范围、工作的程序和法律后果,摆正自己在合同中的地位,有效防止由于权利义务的界限不清引起的内部职责争议和外部合同责任争议的发生,提高合同管理的效率。
(7)加强合同动态监控,掌握合同履行情况。我们在实际管理中,进一步规范存档合同台帐,对合同编号、名称、对方单位名称、金额、签订时间、承办人和履行情况进行登记。加强合同动态管理,定期或不定期对合同进行清理,要求合同承办部门要向合同综合管理部门通报合同履行情况,对合同进行全过程动态监控,掌握履行情况,使得能够及时发现影响合同履行的原因,以便随时向各部门反馈,排除阻碍,防止违约的发生。对于已经履行完毕的合同制作履约报告书归档,形成管理闭环。
3 取得的效果
“全员全过程精细化合同管理”在公司的应用,破解了合同管理的难题,不但减少了合同纠纷,降低企业运营和交易成本,实现公司经济利益的最大化,而且强化全员风险防范意识,营造全员合同信用文化,增强了全员依法维权的意识,提高了公司正确认识、判断和化解企业经营管理中法律风险能力以及企业应对法律纠纷能力。经过多年的探索和实践,取得显著成效。
3.1 构筑起事前预防和事中控制为主、事后补救为辅的合同风险防范体系
对合同管理实现了全过程动态监控,形成了合同综合管理部门统一归口管理、承办部门各负其责、相关职能部门分别把关的闭环管理的体系。
3.2 提高了合同精细化管理水平,有效化解了合同纠纷的发生
在合同管理中建立科学合理的管理流程,在管理的每一个执行细节上都可以做到数据化、精确化,堵塞了管理漏洞,建立标准化的管理模式,并且持续不断地创新和改进,有效化解了合同纠纷的发生。
3.3 全员合同素养和风险防范的意识逐步提高
全员的合同风险防范意识逐步提高,自觉遵守合同的约束,按照合同要求规范自身的经营管理,依照企业内部制度办事、诚实守信的契约意识,依合同维护自身权益意识均得到了加强。
1合同风险识别
根据合同涉及的业务流程,依次在合同招投标、合同订立和合同履行三个主要的环节识别了16个风险点。
2合同管理存在的问题
2.1合同管理往往仅限于合同审查,缺乏全过程管理
合同审查只是合同管理工作中的一部分,虽然在实际工作中占据着合同管理工作的大部分时间,但合同管理并不等于合同审查。但在大部分企业里合同管理往往只局限于合同审查,缺乏对合同的全过程管理。如,对所签订合同涉及的相对方的信用评估,缺乏有效事前管控;对已签订合同的履行情况,缺乏有效地过程监控。在激烈的市场竞争中,为了抢得订单存在着大量的先干后签的现象,对于此类合同,合同审查就形同虚设,无法起到合同审查的事前监督作用,无法有效地防控其存在的法律风险,无法使企业的经营行为纳入到有效的风险管体系中来,加大了企业的法律风险系数。合同管理中存在的法律风险不仅存在于书面的合同中,也存在于合同之外,如合同相对方履约能力的降低、合同履行过程中主体和内容的变更及合同欺诈行为都会给企业的经营管理带来法律风险。
2.2对合同管理缺乏深刻认识,部门、人员配备不合理
当前,有些企业还不能从战略的高度分析和认识合同管理对企业生存和发展的重要意义,缺乏对合同管理职能的重视,没有建立完善的合同管理机构,甚至有些企业对于有关合同管理工作往往会放到企业中的综合办公室或企管计划部中由一个人来负责;没有建立严格的合同管理制度和规范工作程序,没有认识到合同管理是企业管理不可或缺的重要组成部分。许多企业的法务部门在合同管理工作中处于比较尴尬的境地,其主要表现有:首先,无法介入日常业务和管理活动,找不到从“救火”到预防的有效途径;其次,在合同审查中提出的问题和审查的周期往往被业务部门视为迅速完成业务的绊脚石;最后,内部法务工作的深层次价值受到质疑,法务部门不断地被事务化、被动化。由于对合同管理部门的设置和人员配备的不合理,合同管理最终就仅仅成为了合同审查,被动地成为流于形式审查。
2.3合同管理的信息化程度不高
在合同管理过程中还没有充分利用好信息网络资源,相互协调、配合机制也不完善,对于合同履行中的进度控制、问题解决等都产生了不利影响。由于日常合同管理工作缺乏信息化手段的有力支撑,已严重制约合同管理工作的精细化,其主要表现为:
(1)由于每年签署的合同类型多、数量大,对合同签订、审核和履行情况进行跟踪控制的难度较大。
(2)由于合同管理缺乏信息化手段的有利支撑,对合同相关的统计分析效率低下,无法对各类合同建立风险评估机制,难以提前采取应对措施,防范法律风险的发生。
3合同管理实践
A公司是一家国际化大型国有控股上市公司,涉足轨道交通、风电、工程塑料、绝缘材料、环保水处理、汽车等行业,预计“十二五”末销售过百亿,该公司采用事业部制管理方式,其中主营轨道交通减振和风电减振行业的甲事业部历年来在营业收入、回款、利润等方面都是公司的排头兵,在经营管理方面业绩显著。该事业部约有300家客户和320家供应商,客户、供应商规模参差不齐,属性各异,即有大型国有企业,有小型商企业,也有个体户,但历年来合同纠纷甚少。甲事业部的合同管理模式如下。
3.1建立合同管理的组织保障
设置专门的部门和人员牵头对合同进行全过程、综合管理,使合同管理逐步向合同审查前、审查后延伸,把合同管理与企业的综合计划、绩效考核、各部门间职责协调结合起来,该部门需履行以下职能:
(1)制定合同管理制度,对合同管理工作进行评估奖惩。
(2)参与合同的谈判、起草、审查和审批,规范合同文本,制定示范合同文本库。
(3)定期对合同履行、变更、解除等情况进行监督检查,处理合同纠纷。
(4)开展合同签订、履行、协商、联络等环节证据的留存与收集工作。
(5)定期分析和提炼合同法律风险点,撰写合同管理年度报告。
(6)进行合同风险管理策略和危机预案的制定工作。
3.2建立合同管理的信息化系统
信息技术是加强合同管理工作的重要手段,其快速的数据传送、准确的分析统计和全面的跟踪功能可以在日常的合同管理工作中发挥极其重要的作用。因此,借助网络信息技术,加强对合同的动态控制管理、提高履约率是合同管理工作的当务之急。公司按照“集权决策、分权管理”的原则,建立了一整套合同管理部门统管、各职能部门分管、具体承办人专管、上下成线、纵横成网、相互协调配合的公司内部合同管理体系,使合同管理工作各司其职、各尽其责,落到实处。合同管理系统的主要功能包括:
(1)签约相对方管理。在对方当事人信息中,把对方当事人的营业执照、资质情况,许可证、履约能力等背景资料一并纳入程序管理,为谈判、合同签订等提供依据,以防止诈骗合同,合同主体不规范等情况发生。
(2)合同流转功能。合同流转功能自动地将合同处理事务传递给有关职能部门实施工作流管理,使审查人员能随时签批合同文件,获得有关合同信息和背景资料。合同审查审批签转表详细记录项目编号、合同编号、名称、基本情况、类别、价款、谈判成员等合同基本信息以及审查审批各个环节对合同文件提出的修改意见,由合同经办人实施修改,便于日后查询,理清责任。
(3)合同履行过程展现功能。可将合同对应的发货信息、开具发票、收回款项、对方签收、合同变更、相对方评价等以合同编号为维度进行展现,提供了全流程监督功能。
(4)合同统计、分析功能。可按合同承办部门、合同性质、合同编号进行合同数量和合同金额的分类统计,并可按月、季、年来统计。每个合同都有唯一编号,查询方便,为做好合同管理工作提供了有效工具。
(5)合同标准文本库功能。为方便管理人员快速编写合同而设置的常用合同范本,包括公司常用合同标准化文本和国家、行业的合同示范文本。范本门类齐全,规范有效,即最大程度地减轻了经办人员录入的工作量,又降低了法律风险。
(6)转授权功能。人员职位、授权权限变化和人员调动、出差等情况,都可以通过转授权功能予以解决。
(7)合同归档、查询功能。有关人员可在权限范围内查阅合同相关资料。
4结语