档案管理的相关知识精选(九篇)

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第1篇：档案管理的相关知识范文

学者覃兆刿从“双元价值”的角度分析，认为档案价值分工具价值和信息价值两部分。前者作为一种行为方式，人类的初衷在于它的结构形式所赋予的功能被称为工具价值；后者作为记录或者文献归属的实体，其内容的价值被称为信息价值。工具价值是一种普遍意义的价值，而信息价值是一种个性价值；工具价值是档案的社会属性，信息价值是档案的自然属性。1969年，美国经济学家加尔布雷斯(Galbraith，1969)提出知识资本(intellectualcapital)的概念，到了20世纪90年代，管理学界出现了知识管理的提法，在知识管理时代里，档案的工具价值由于技术和理论的发展更加彰显，档案的信息价值也得以更加重视。对档案界一个最意味深长的意义在于：档案知识竞争性加剧，知识共享成为时代追求。

1.1知识管理下技术和理论的发展更加突出了档案的工具价值。第一，技术发展拓展了档案的处理空间。档案电子化之前，对档案的处理主要是对实物档案的存储，由于实物档案本身重量大，搬运、移挪都很不方便，因此，一些重要的档案都是重保存轻利用。而且即使被利用，开发程度也很低，仅限于复印和翻印。技术的发展带来了知识存储翻天覆地的变化，信息处理设备的普及极大地释放了档案管理的空间，档案的生命周期得到大幅度延伸。电子化的存储方式重新赋予了档案管理新的职能，正如在第十五届国际档案大会上达成的共识一样：档案机构应该在管理和知识中定位，在观念更新和技术革新中起到有意义的带头作用。第二，知识管理理念有助于实现档案知识的共享。知识管理强调学习、共享和组织文化，是通过吸纳组织有效信息和对信息的再开发来实现组织的知识塑造，以达成组织运转更有效的目的。档案是知识的重要组成部分，档案自有的公共性决定了档案知识的共享性，特别是档案电子化的普及为知识积累和知识共享提供了强大的技术支撑，加速了档案知识共享的进程。

1.2知识管理背景下档案信息价值被更加充分认可。第一，档案知识属性发生改变：由文献走向答案。知识经济时代以前，档案学界普遍认为档案是“知识存贮的一种载体”，并且也已认识到“贮存和传播知识的档案财富，无愧为人类社会进行精神再生产和物质再生产的一种智力资源”。步入知识经济时代，知识已成为重要的战略资源，甚至被认为是“唯一有意义的资源”。档案知识管理不但要为用户提供相关的文献资料，更重要的是要为用户千方百计地提供解决问题的答案(知识)。正如丽贝卡•巴克利所说：“我们不需要更多的文献，我们需要的是更多的答案。毫无疑问，关注知识服务，是档案管理理论与实践应该探讨的问题，它将是档案专业职能定位的新起点。”第二，电子文档的普及扩大了档案的内涵。电子文档的出现使文件与档案之间的区别极大缩小，客观上使得档案的内涵得到极大扩大，由此也促发了档案界和社会对档案知识属性和知识价值的新思考。英国知识管理大师安妮•布鲁金在《企业记忆——知识管理战略》一书中指出，档案资源在知识管理中的核心地位以及知识管理为档案管理实现跨越式发展提供了前所未有的空间，能否从档案中获取有用的信息和资源已经成为是否具备较高学习能力和信息处理能力的标志，档案不再是堆积在一起的泛黄的故纸，而是闪耀着智慧的资源库。可以说，在知识管理背景下，档案的使用日益便利和充分，技术发展拓宽了档案的使用空间，而知识管理理论的不断推进使档案知识共享深入人心。正是由于充分认识到档案价值，更多人想从档案中找到想要的问题答案，档案管理者才需要不断供给更加优质的档案知识资源。一旦这种供给跟不上社会的需求，将会陷入一种竞争性索取的状态，这种状态又将放大档案知识的价值，引发更加严重的索取。

2竞争的本质

从档案“双元价值”的角度分析知识管理时代下的档案价值，档案的工具价值也即档案的社会属性属于档案利用的向度，反映了人们对档案开发利用的程度；而档案的自然属性却反映了知识的本初价值。档案在起源上来说是人类对凭证信息的合目的的控制，这里的“控制”，强调了档案从根本上是一种功能，人们可以借以维护凭证信息的证据力，其表现为有利于显示其凭证价值的资源组织、价值鉴定、保管和利用；“合目的”强调了人类借助档案功能的心理需求以及管理技术上的主观能动性，其表现为鲜明的时代特征；“凭证信息”则是对通常定义中“原始记录”或“原生性”的拓展。所以，档案的工具价值是档案属性的根本，而在知识管理时代下，我们需要更加放大档案的工具价值，更加充分地开发档案使用价值，这样才会符合档案的时代定位，才能在基于知识竞争的语境下获得更多的知识。而依据对目前存在的档案竞争性问题的分析，显然，我们对档案知识的开发还未到位，档案知识供给并不能满足人们对知识的渴望。故此，我们可以说，对档案知识的竞争性索取，其实质是：档案部门对档案的开发并没有跟得上社会需求，档案知识供给短缺，导致无法实现档案知识共享。

3缓解竞争，实现档案知识共享的建议

供给和需求是资源的必然逻辑，尤其是当知识成为资本后，对知识的追逐更加强劲。在知识管理背景下，档案使用者或大众需要更多的档案知识，同时日新月异的信息处理技术也便利了档案管理者对档案的开发，可以说，扩大档案知识供给顺应时势，而我们要做到的就是顺势而为。对于档案知识开发而言，在知识管理时代下，档案管理者们更需要提高自身管理水平，紧跟时代要求，掌握更多的信息技术开发本领，拓宽视野，最大限度开发档案价值，更充足供给档案信息价值，以进一步实现档案知识的共享。

3.1提高档案管理人员管理水平，契合社会需要。知识管理以前的档案管理重点工作是保管档案，知识管理背景下的档案管理则是更快地从纷繁复杂的档案中开发出有价值的信息和知识，并加以利用和共享。档案管理人员已经转化为知识的提供者和筛选者，成为组织中不可缺少的知识管理者、学习资源提供者。而档案的共享趋势使档案管理者由幕后站到台前，由保管信息到开发信息，这些变化促使档案管理者掌握更多的知识，不仅具备档案专业知识技能，更要掌握档案机构的历史沿革、发展趋势、管理流程、未来动向以及其他组织的发展动态。在对档案的筛选利用中还要求理解社会、经济发展趋势，政府的政策意向和本组织运行发展的关联性，这已经使得档案管理人员成为一个具备发展战略眼光、管理学知识、经济学知识、计算机信息技术、档案学知识的复合型人才。只有这样，才能和社会需求的档案管理人员的素质相契合。

3.2重视档案知识开发，实现知识资源供给。知识开发是利用多种处理技术对所获取的知识进行系统的分析、加工、处理、存储、整合的过程，使无序的知识转化为适合于组织利用的知识体系。对档案的开发一方面要注重知识的采集，一方面注重知识的开发。对档案知识的采集需要档案管理人员从浩瀚的档案资源中找到当今社会所需要的信息知识，这需要知识开发人员具备宽广的视野、深邃的眼光和敏锐的嗅觉去采集知识，找到社会需要的档案知识；知识开发则是对采集到的知识进行系统的分析、加工、处理、存储、整合的过程，使无序的知识转化为适合于组织利用的知识体系，重新发现档案知识的价值，运用于社会。这就要求档案管理人员紧跟时展要求，运用档案管理技术和理论开发更多的优质档案知识，实现优质的资源供给，满足社会需求，为实现知识共享打下质量基础。

第2篇：档案管理的相关知识范文

【关键词】图纸档案；电子化；问题

长久以来，档案管理工作不被人们所重视，因为管理者认为档案管理仅仅是对于案件或人事的保存，因而档案管理工作不能发展自身优势为企业带来利润。随着管理者观念的转变，档案管理越来越受到人们的重视，其中图纸档案是档案中最多的成分，在实践中合理开展图纸档案的电子化管理不仅能加强档案科学化管理，还能保证档案的秘密化保存，在关键时刻被管理者所用。电子化管理档案可以为管理者的决策做出依据，为企业带来利润，加快企业发展脚步。

1 电子化管理技术

由于传统的图纸档案存在不易保存，且对其编目、整理、保管、检索时常遇诸多不便，中原油田档案管理处对其所保存的图纸档案进行了电子化管理的尝试。现将其所用技术简述如下：

1.1 合理运用图形扫描

通过手动及自动参数设置进行技术开发，形成针对兰晒图、清绘图、铅笔草图及受潮变形图的综合扫描技术，以保证兰晒图的扫描质量。运用二维自适应阈值扫描技术，较好地解决了铅笔草图扫描难的问题；运用自动电子扭曲拄术，解决了受潮变形图扫描的输入图形失真的难题。该处早期保管的图纸文件由于长期卷放，有些图纸发黄变脆，发生粘连，将这些重要的图纸档案利用上述方法扫描进计算机变成电子文件，可以永久保存。

1.2 光栅图处理技术在电子化管理技术中的运用

该项技术用于对扫描过程中不能消除或不能彻底消除的光栅图质量缺陷作最后修正，以提高光栅图质量，并为自动矢量化准确识别光栅图的图元细节作准备；光栅图处理技术，可完成光栅图的角度旋转，倾斜校正，消兰去污，光栅图分割，局部提取与合并，光栅图透明叠加，光栅图的编辑，为旧图翻新、衍生及重复利用提供了技术方法。利用此项技术可以将保存的白图、胶片图、地形图等图纸翻新或进行电子化处理。

1.3 开展光栅图矢量化技术

此项技术可完成光栅图到矢量图的转换，采用自动矢量化和手动矢量化方式，完成光栅图线条及区域的轮廓线、中心线轮廓线及中心线的矢量化追踪，文字的模式识别，形成在工种及专用领域内广泛使用的矢量图的雏形。

1.4 开展矢量处理技术

这项技术利用矢量加工程序提供绘图工具及命令，对已矢量化的矢量原始图形的矢量实体进行编辑、区域平滑填充等，生成供绘图仪输出的完美的矢量图。

1.5 光栅矢量混合处理变动对象

此项技术可对光栅图局部需要变动的对象做手工矢量化，而其余部分仍以光栅图像格式保留，并以光栅矢量混合方式输出。该项技术可快速生成图形，常用于报告插图。

1.6 图像的输出

利用大幅面彩色喷墨绘图仪完成AO以下幅面的彩色挂图、彩色图册（双面/单面）的成套绘制出版。

2 图纸档案电子化管理的缺陷与不足

2.1 组卷分类混乱。一个企业有多种各个部门的卷宗，按照不同时段、不同类型的分类各种各样。多种卷宗没有一个统一的分类，会导致主题与内容不明确，还会导致组卷的重复与缺漏。所以按照统一的标准分类卷宗，不仅可以使档案案卷的科学性规划，还能保证案卷不丢失、不重复，因而在方便使用。

2.2 由于电子文件易于修改并可不留痕迹，因此，在进行整理、鉴定、复制、调阅等各个环节的工作中应遵守操作规程，建立必要的备份，以防止信息的丢失和失真，维护电子图形档案的可靠性。

2.3 由于早期受计算机软、硬件环境的限制，使制作形成的图纸文件没有足够的存储空间来存储电子图形文件，应优先将利用较频繁的图纸档案利用扫描仪扫人计算机转储在光盘上保存。

2.4 电子文件不同于普通图纸文件，它不需要防腐等防护措施，它需要加强对计算机系统的防御。如果计算机操作系统中病毒，很有可能导致对于图纸档案的损坏或缺失。只有保证计算机操作系统本身的平稳运行才能保证图纸档案的完整的保存。

2.5 为了延长光盘的使用寿命，有条件的单位可使用“空气夹层”型光盘，此种结构光盘的记录介质位于两个盘基的中间，密封性好.或避免灰尘、水分、热、有害气体对记录介质的直接影响。

2.6 安全系统不够先进，由于管理者对档案秘密化管理意识不强，在电子化保存图纸档案时没有设置密码，很容易加大非法分子进入档案管理系统，对档案机密进行泄露或损坏，而一旦档案被损坏，很难重新健全相关图纸档案。所以设置进入密码，以防非法分子进入相关管理系统，保证档案的秘密性。

3 案件科学管理的措施

3.1 统一分类，加快检阅速率

随着计算机行业的发展，统一分类号操作变得方便快捷。所以相关工作人员利用现代化管理知识，应统一分类号，保证案卷的合理性与统一性，做到档案的不丢失、不重复，方便寻找与使用。管理人员应更新管理观念，加大对档案管理工作的投资，配备先进的硬件软件设施，使档案管理工作有序的进行。

3.2 加强对工作人员的专业培训

要使案件能够被清楚、真实的收集整理，必须保证案件电子化管理中的各个关节环环紧扣，这就要求了档案管理工作人员认真、踏实的工作，并且自身有着丰富的专业知识储备。如今国有企业的案件档案管理工作人员大多没有经过专业的培训，无法掌握专业知识，做好本职工作，所以强化专业培训，提高团队专业素质成为了档案管理工作的核心。培养专业化人才，加强图纸档案电子化管理。

3.3 统一标准，增强可操作性，确保归档质量

要确保案件档案的真实性与可靠性，要做到明确归档方式与时间、严格保证归档档案的质量、按个按照归档程序归档，减少操作失误，填写归档的说明，为档案提供依据。认真整理好每一分案件，减少案件在归档时因操作失误给企业带来的不便。

4 结束语

图纸档案不仅可以记录企业发生的典型案例或者公司员工的重要信息，还是一种对信息的处理与分享。它在企业生产、技术科研、大学生就业以及干部考察等方面起着重要的作用。规范化、科学化、现代化的档案管理是必不可少的一部分。电子化的档案管理能够有效地提高企业的人力资源管理水平，所以有效的提高档案管理效率是提高企业整体的核心，直接影响到了企业的发展。总而言之，档案管理在社会进步的同时也在进步，档案管理者要想使档案管理机制实现科学化，顺应时代的脚步，就必须转变观念，开展图纸档案电子化管理。

【参考文献】

第3篇：档案管理的相关知识范文

关键词：素质；技能；管理；问题

1 提高档案管理人员思想素质

学习和熟悉国家相关的法律法规，增强开拓意识，多学习跟档案管理方面的业务知识，充实自己的业务水平，更要灵活运用和掌握管理理论与各项业务工作。以满足不同层次信息的需求，同时维护档案的原始性和真实性。

2 提高档案人员在工作中的专业技能

随着社会日益进步和一些法律法规的出台对档案工作的要求，要有重点、有目的地培养档案人员知识与技能。事业单位的档案管理人员，都是由办公室、财务、政工的人员兼职工作，各个科室管理各个科室的档案工作，没有专业档案人员统一管理。档案管理员也是兼职的，没有相对过硬的业务技能，平时档案管理部门可以加强档案方面的培训，一般可采用集中培训和自学等多种方式，掌握多项档案方面的装订、整理等技能，以适用新形势下的业务工作需要。

3 加强档案的日常管理 。

1、建立一人一档制。首先是人事档案的管理，将每一位职工的档案整理齐全，每次调整工资、年度考核表、职称评审、荣誉等跟档案有关的资料，要全部装订在个人档案内，确保个人档案资料的完整性。其次工资档案以电子表格和纸质的形式双向存档，包括历年历次的调资、职称、岗位设置、竞聘情况，建立一人一档，加上目录这样检索方便，一目了然，可作为职工成长电子档案备查。最后日常收发文件的管理，按规定进行文件的装订整理保管，特别对保密文件、保密资料必须在办公室内进行传阅，未经批准不得擅自扩大传阅范围；不准擅自复印或抄录保密文件，不得将文件带出办公室；确因工作需要携带外出的，需经局领导批准，并要妥善保管。借阅保密文件、保密资料须按阅读范围借用，并办理登记、签字手续。用完后，要及时归还。

2、加强存储设备管理。管理好档案工作是现代信息的产物，对今后查阅工作带来更加便捷的服务。今年来对城市建设档案具有重要的科技价值、文化价值、经济价值，城建档案的有效利用不仅能够创造经济效益，还能促进城市的发展与建设。信息时代背景下，面临新的变化，城建档案的运用出现了许多新的困境，如缺乏信息化建设、保密 程度低等。通过建立专业队伍，完善相关法律法规，并借助社会力量，可以在一定程度上促进城建档案的运用与发展。一个单位的档案工作，是建立现代化的信息管理的新时代，对其今后的档案工作发展起到更广更先进的道路。

4 档案管理工作中存在的问题

1、对档案管理工作的重视程度不够。在一些事业单位兼职的档案人员只要做到自己保管的档案做到不丢失、不泄密，对外来需要查询的资料，能提供数据就可以了，甚至有些领导对档案管理任务档案工作没有“含金量”，就是个保管而已，从很大程度上阻碍了档案工作的发展。

2、对档案管理工作存在薄弱环节。由于档案管理人员没有相关业务知识，也没有进行专门的业务工作培训，对档案工作的资料收集和整理归档等业务不太熟悉，也不知道哪种是长期保存、哪种是限期保存，怎样进行专业装订保管，平时也是根据自己的经验摸索工作，也没有投入相当精力去学习和探索相关的先进经验，把自己觉得需要保管档案资料只是放入档案盒，根本没做整理归档，做好查询目录登记工作，在日常工作中影响了查阅档案的简单性和清晰性。

3、对档案管理工作配备的硬件设施不完善。事业单位的档案基本都是摆放在各个科室中负责管理，没有配备专业的档案硬件设施环境，有的单位虽然配备了专用档案室，也是边边角角地方，有的档案室通风设施不完善，防光、防火、防潮、防有害气体、防虫、防盗设备不配套，容易引起档案材料的霉变和虫蛀等不安全因素，有的单位管档工具和档案夹基本工具都无法购置齐全。 也影响档案摆放的美观整洁及完整。

5 档案管理工作的应对机制

1、加强档案管理员的业务学习。单位档案管理工作的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员的业务水平。作为档案工作人员，一定要注重自身专业水平的提高，通过自学和参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节的基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高整理档案管理技能。

2、采用信息化管理策略。因传统纸质档案的保存不仅会占用大量空间，收发和查找也很繁琐，而且随着时间的推移，很容易因为纸的老化或者虫蛀问题带来档案信息的缺失或部分字迹不完整的问题。利用计算机等现代化管理，可以减少档案工作查询工作的繁琐性和重复性。那就需要我们尽可能地运用当代新科技，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多领域都已使用计算机，现在在国内有些领域，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。档案管理实现数字化是今天信息化时展的必然趋势。

第4篇：档案管理的相关知识范文

关键词：高校 档案管理 信息化建设

档案信息化已经列入档案事业发展的总体规划中，位于社会发展前沿的高等学校尤其要重视档案管理信息化的落实。进行信息化的管理不仅可以提高档案管理的效率，改进工作手段，还能紧跟档案管理的发展方向，实现科学管理。针对当前高校档案管理信息化存在的不足，各院校应该采取有效措施予以改进。

一、高校档案管理信息化建设的现状

（一）信息化管理意识薄弱

高校的档案管理工作需要跟随时代的发展不断创新，但多数高校对于档案管理的重视程度并不高，缺乏系统科学的认识。他们多认为档案管理的内容就是做好资料整理，保证不出错，不给学校发展带来影响就可以了，不存在工作质量的高低，这种思想给高校的档案管理信息化推进带来了阻碍。同时，高校的档案管理意识比较淡薄，不注重档案信息的开发，缺乏对档案信息的合理利用，许多珍贵的档案信息只能成为一种摆设，造成资源浪费。

（二）硬件设备资金投入不足

档案管理信息化离不开计算机等硬件设备，这需要大量的资金投入，但高校受意识、资金条件的影响在设备、系统和技术方面的投入明显不足，影响档案管理的信息化进程。从信息网络的建立来说，需要大批的计算机和软硬件系统，要建立校内校外的互联网，还要及时进行设备和系统的更新，加上信息安全的维护费用，对于学校的资金投入量有较大需求。学校往往会将资金投入可以收到成效的科研工作上，而忽略档案管理的资金需求。

（三）网络安全缺乏保障

网络的开放性和共享性使得档案信息的获取十分便捷，但是档案信息有其特殊性，要注意保密性管理。信息化给学校带来了与外界沟通的便利，但也带来了黑客、病毒、信息窃取等危害高校信息安全的因素，尤其对于需要保密处理的档案信息来说更是一个很大的威胁。很多高校并未建立起独立的、安全的档案管理系统，难以保证档案信息的完整与安全。

二、高校档案管理信息化建设的内容

（一）建设基础设施和应用系统

在硬件设施的建设上，建设内部网络系统时，注意对电子文件相关的硬件设备的储存和备份；重点加强存储电子文件和数据的计算机的安全性，做好备份。应用系统的建设方面要确保软件的操作便捷性，具备维护、查询等功能；使管理界面清晰明了，方便查询者使用；保证软件具有升级功能，减少重复购买或下载的麻烦。

（二）建设档案信息资源

建设信息资源需要全校各部门的协作。各院系要做好本单位的电子档案的收集和保管，降低信息流失率，将信息及时收入数据库中。专门的档案管理人员要做好收集和管理信息的各方面准备工作，建立一个中心系统，接受来自全校的档案文件，同时提供检索服务，方便档案查询。

（三）建设安全保密体系

安全保密体系包括以下几个方面：保证归档电子文件真实、有效、完整；确保档案数据库免受攻击；存储档案的局域网与其他网络保持隔离，通过身份认证、数据加密等方式来保证档案信息的安全。

三、加强高校档案管理信息化建设的措施

（一）争取校方的关注与支持

学校领导对档案管理信息化的重视程度直接影响着学校的信息化水平和进程，要加强档案管理的信息化就要抓住这个关键点，努力争取领导的支持。其方法包括：首先要利用一切有利条件让校领导认识到进行档案管理信息化的必要性，看到信息化档案管理的诸多好处，从意识上改变档案管理的陈旧思想；提高领导对档案管理部门的重视程度，加强培训，提升档案管理人员的整体素质，实行考核，增加人员危机感，改变档案管理部门的花瓶形象；争取让校领导将档案管理的信息化建设纳入学校的整体规划中，以便各个部门都能对信息化档案管理予以支持和配合；对学校的信息相关工作进行整合，各部门之间的联系加强，工作效率也能得到提升。

（二）增加建设资金的投入力度

计算机、软硬件系统、档案管理技术都是进行档案管理信息化的必备条件，这需要学校看到档案管理的积极作用，对其信息化建设进行资金投入，鉴于档案管理信息化的见效较晚，更需要学校领导拥有发展的眼光。加大了设备的资金投入，才能缓解矛盾，加速档案管理信息化的进程。要获得资金投入，一方面依靠政府对高校的教育拨款，另一方面学校要积极地筹措资金，解决信息化建设资金不足的问题。档案管理部门要科学利用数据库和档案管理网络，提供社会服务，获取利润，投入到进一步的档案管理信息化建设中。

（三）加强档案管理队伍建设

档案管理的信息化建设需要大量的专业性人才，这是影响信息化档案管理的人为能动因素。档案管理人才的知识结构既包括档案管理的相关知识，还包括计算机信息技术等，缺一不可。档案部门要根据信息化的发展要求，组织工作人员进行网络相关知识的学习，提高自身知识储备，经得住领导的考验，可以真正地胜任信息化档案管理的工作。在队伍建设过程中，要注意人员结构的优化，吸收更多高学历的人员进入到档案管理队伍中，提升档案管理队伍的学历水准。将年轻有为的档案管理人员纳入到队伍中，调整档案管理队伍的年龄结构，并且给优秀的年轻人提供管理岗位，让他们更加坚定为档案管理信息化服务。确保他们拥有广博的知识、先进的管理方法的同时，还要注意档案管理人员的思想道德素质，避免出现因内部人员造成档案信息泄露的问题，提升档案管理队伍的思想政治水平。

结束语：

高校的档案管理信息化建设任重而道远，作为高校，要具备与时俱进的意识，积极参与到档案管理信息化的建设中，完善档案信息的管理制度，提高档案文件的管理水平，学校也会从信息化的档案管理中获益，为档案事业的发展进步做出贡献。

参考文献：

[1] 陈慧.高校学生档案网络化管理模式初探[J].科技信息（学术版），2011（05）.

[2] 查荣.对电子档案与纸质档案长期并存的思考[J].杨凌职业技术学院学报，2011（04）.

[3] 肖琳.关于加强高校院系档案工作的若干思考[J].保险职业学院学报，2010（02）.

[4] 陈凯.高校档案管理信息化建设的现状及其对策[J].大家，2011（09）.

第5篇：档案管理的相关知识范文

1 知识管理的含义和事业单位档案管理的现状

1.1 知识管理的含义

知识管理的发展经过了两个阶段，第一个阶段主要是发现和研究传统含义中的显隐性相对的内容；第二个阶段是从知识本体的作用方――用户入手，发掘用户信息。知识管理强调与人的交流与沟通，它弥补了信息管理的不足，开辟了一种将结构化和非结构化信息结合应用的管理方式。知识管理是一种具有灵活性和创新性的、强调挖掘学习资产创造、竞争优势和创新能力的一种管理模式。

1.2 事业单位档案管理的现状

作为事业单位管理工作的不可分割的重要组成部分，事业单位档案管理工作的好坏决定了事业单位的工作质量和效率。为了适应现代事业单位的发展，必须着手档案管理，从而全面、及时的掌握单位整体发展情况和监测单位的运行状况。因为在大数据时代，传统的档案管理模式越来越不能现在事业单位的管理工作需求，各单位、部门的所有文件、通知、报表等都以电子文件的方式进行运作，所以，档案的管理也应获得现代科技的支持，进行信息化、科学化的收集、存储、管理和利用。另外，在科技不断发展更新的同时，事业单位档案管理的问题也从各个方面体现出来。例如，事业单位对档案管理工作的轻视、从事档案管理工作者的专业素质低、未同步更新现代科技手段来进行管理工作、档案检索和利用率低等。因此，事业单位档案管理工作的改革应尽快进行。

1.3 知识管理与事业单位档案管理

由社会知识管理、组织知识管理和科学知识管理组成了广义的知识管理。而在知识管理的内容中，除了最能体现经济价值、最受人们关注的企业知识管理外，还包含了非盈利性机构知识管理、政府知识管理和教育机构知识管理。然而，在实际生活中，政府机构和企业对知识管理的应用率其实并不高，但正因如此，对在事业单位（例如医院、档案馆、学校、科研所等）进行相应的知识管理研究显得尤为必要和重要。与企业知识管理中的知识产权、科技研发等内容具有异曲同工之处的事业单位档案知识管理，也拥有其特定的知识和内容，举例来说，学校科研档案本身的学术课题项目及教学知识、各省级市级区级档案馆定馆藏中蕴含的特定知识、医院研究及其发明的专利、先进技术等等，都体现了事业单位档案管理的特定性和重要性。所以，开展有关该内容的研究刻不容缓。

2 事业单位档案管理实施知识管理的应用方法分析

2.1 转变理念，迎接知识经济时代的挑战

在当下知识经济的时代，为了更好的发挥档案本身的价值，应让所有公民对档案管理有一个全新的认识，特别是应让从事档案管理工作者们，深刻而又清晰的认识到知识管理在档案管理工作中的决定性意义，从而能让他们重视、认真对待自己的工作，将知识创造、知识组织、知识检索和知识服务诠释进数字档案馆中。同时也应经常进行档案管理有关知识的宣传工作，比如，向公民宣传档案的价值和作用，提供他们咨询档案情报和相关事宜的机会。还可以开展对档案用户的调查，进行心理的调查和分析，根据这些数据，将知识档案应用于各个方面，不断提高它的全面应用性。

2.2 完善制度，积极推进知识管理

事业单位档案管理中知识管理的应用不应操之过急，而应自上而下逐步探索方法来实施。作为即将开展知识管理的事业单位，首先应讨论制定知识管理草案和管理工作的相关准则，并且先选定一个部门或者某个小组来首先进行试验。在试验过程中，单位应对该部门或小组进行定期的工作考察，且不断分析、总结经验。在试验完成之后，总结所有宝贵经验来为全面开展知识管理工作打好坚实基础，从而保障知识管理工作的正常开展。

2.3 设立专项，从资金上保障事业单位档案知识管理的实施

在事业单位进行档案知识管理过程中，档案行政管理部门在制定好方案后，要给出资金的初步预算，且要帮助财政部门获得批准审核，在固定时间段内向事业单位档案部门分发用于档案知识管理的相关经费，同时，也应要安排工作人员定时或不定时突击检查相关单位部门对这笔经费的具体应用情况，从而保障事业单位档案知识管理能顺利、高效率的进行，并在短时间内能够获得一定显著的效果，因此能更好的推动事业单位整体更好的发展。

2.4 制定流程，为知识管理推进制定路线图

知识管理有一个完整的实施流程，包括：知识目标、知识获取、知识鉴别、知识共享与传播、知识开发、知识利用、知识保存、知识评估和知识反馈等方面。

做一件事有很多步骤，但不管其他的，第一步应该明确做这事的目标，在鉴别相关知识后，就可以组织进行实施相关步骤。例如，获得知识产品软件、专家强项、知识地图和专业经验等。还应该挑选便于使用的软件和平台，通过各种网络和实物进行收集，来共享和转移知识，其中主要是集体、个人和计算机中所储存的知识。在此之中，用于后期的工作评价分析的是知识评估，知识评估在与知识目标对比之后，会帮助事业单位更好的对整体知识管理的效果进行分析总结。

除了上述之外，事业单位还需构建一个内部的网络平台，在认真仔细的收集和整理资源之后，用于整体的知识收纳整理，这样可以提高知识的高效利用率。同时，该知识管理库也应该不断添加入各种全面的知识，不断得到扩充，最后成为一个良好的共享知识渠道，来方便事业单位档案管理。

2.5 建立学习性组织，提高事业单位档案管理人员业务素质和能力

跟随不断进步和发展的现代高科技技术而来的，是对档案管理工作者的高水平、高素质、高专业素养的要求，这是近年来档案管理工作者的压力来源。为了适应时代需要，他们需要在学习先进的档案管理系统相关知识和专业技能的同时，不断加强对知识和技能的实际运用，在提升自我专业素养的同时，提高工作效率，强化事业单位档案知识管理的先进性和高效性，从而体现档案知识管理的重要性和必要性。所以对此，事业单位档案管理工作部门应在加强对部门内员工进行专业素质提升的同时必要的引进招聘具有高素质知识和技能的人才，从内而外的提升部门内的专业素质水平，从而促进事业单位档案管理的工作科学进行。

2.6 利用信息化技术创新档案管理服务手段，提高档案利用率

传统的档案管理已经严重影响了档案管理工作的质量，因此，运用网络管理、检索和使用信息，建立档案管理网络平台，从而为各事业单位档案知识管理提供资源和经验借鉴，才能更好的服务于大众，共同提高我国的事业单位档案知识管理的服务水平。

第6篇：档案管理的相关知识范文

听档案课讲座心得体会

蔡科长今天用28年的档案历程给我们上了一堂生动的档案课，档案的特殊性决定了档案人员一定要具有政治意识、责任意识、大局意识、服务意识、配合意识、法制意识、创新意识和奉献意识。档案工作不干不知道烦，不涉及不知道难。可以说档案工作也是一项良心活，说简单也简单，想省事也能省，简单的方法一“堆”了之，但其唯一性、真实性和不可再生性，决定了档案工作的特殊性，其价值的体现不在当前，而是若干年后。我们平时所做的工作就是收集、整理、保管、利用，如果不归档整理，划分期限，编写目录，一旦利用起来就困难了。

档案对我来说是神秘的，听了蔡科长的课，让我对档案产生了浓厚的兴趣，同时更感到档案是一部历史，即有保密性又有公开性，要求我在平时学习档案时，拓宽档案的视野和思路，加强政治学习，获取适应新形势需要的相关知识，着力培养和提高自己的档案管理能力和服务能力等方面综合素质，准确把握档案工作在经济社会发展中的定位和重要作用，把我们档案的规律熟记在心。

 在这一个多月的整理档案中，让我深深感到老档案人在工作中的细心、耐心，从盖章这一小事上，盖章的位置必须在中间，盖章必须清楚，并不能有多余的边框，老档案人对工作的态度和忘我的工作精神感染了我，感动了我！我今后要使自己逐步掌握档案管理和信息管理的基本理论、基础知识与业务技能，以及与信息管理相关学科的知识；掌握和熟悉我国档案管理的方针、政策和法规；掌握国内外档案管理与信息管理的前沿成就与发展动向。使自己早日成为优秀的档案工作人员。

第7篇：档案管理的相关知识范文

    运用计算机以及相关的网络通信等高新技术是档案信息现代化管理的重要标志,建立能够进行相关的存储处理,检索复制包含图文以及音像等内容档案文献信息,能够将档案保护与档案信息处理融合为一体的信息网络系统是现在档案管理的重要内容。同时,为达到将档案信息方便快捷地转化为可利用的社会资源的目的,各级档案管理单位都在投入大量资金精力更新相关的设备,尤其在针对档案管理升级工作中,各级档案管理单位都配置了计算机等现代化办公设施,这些现代化办公设施的引入,在档案现代化管理工作中发挥了日益重要的作用。档案管理工作者应根据自己从事管理工作的实际情况,为档案信息管理现代化的实现创造条件。

    1 确立档案管理标准化意识

    现代档案管理,应确立以现代化为主要发展方向的中心思想,应确立以标准化为主要前提的意识:档案管理以现代化为主要发展方向,就是要建立现代档案信息网络,这是以现代计算机技术应用为基础,实现档案管理的高效准确。要达到档案管理的高效准确,就必须确立各项业务工作的标准化基础,应着力避免内容混乱,系统不协调、设备不配套的混乱状况的出现,这也是档案管理工作实现现代化的先决条件。只有实施档案管理标准化措施,才能使服务工作的质量满足相关要求,减少相关资源的投入,以达到最佳效益。因此,确立档案管理工作的标准化意识,是实现档案管理工作现代化的必要条件。具体来说,应做到以下几点:

    (1)对于不同专业不同内容的档案,应先按大类进行分别存档,在这些不同门类的档案中,还应按照科学的分类办法以及标准进行分类存档,实行标准化规范化的档案管理;(2)对于不同形式的的文字以及音像材料,应实行按形式、时间来具体分类,针对不同的保管期限进行立卷归档;(3)应根据自身参与管理的实际工作内容,制定符合实际档案管理工作特点,便于利用现代化设备进行操作的标准。

    2 培养档案管理现代化人才

    科技以人为本,时代的振兴和社会的进步,包括各行业的发展,人才的作用是十分重要的,但是现阶段中,我国的档案管理工作的相关人员培养仍处于比较薄弱的环节。大多数档案工作人员缺乏必要的计算机管理知识,仅能利用现有软件程序进行简单的重复操作,一旦遇到系统调整,需求变化管理体系或对系统进行改进就束手无策。因此,如何做好新时期档案管理工作人才,各级档案管理单位必须面对的紧迫而现实的问题。随着现代科技技术在现代档案管理中的应用的不断加深,尤其是计算机技术是实现档案信息管理现代化的必要条件,也就要求具有现代档案管理工作人员必须具有相当的专业知识,能根据档案管理工作的自身需要,对相应的软件程序能作出改有效的完善。这就要求从事档案管理工作的人员加强相关的计算机知识培训。要培养档案管理现代化人才,要做到以下几点:(1)应根据自身发展需要,对相关的管理人员进行有针对性、实用性的专业培训,通过培训使档案管理人员充分理解相关软件的作用;(2)应根据自身档案管理工作的实际特点,要采用合理的用人制度,选择有工作能力,有实干精神的人员从事档案管理工作;(3)要培养新时期档案管理工作人才,不仅要确保他们具有相关政治理论水平、业务水平,还培养其开拓进取的意识,掌握相关的计算机理论知识水平和操作技能,实现档案管理工作现代化。

    3 强化档案管理现代化意识

    总的来说,实现档案信息现代化管理的重要内容,相关的档案管理的工作人员应做到以下几点:(1)尽快学习掌握现代化设备的操作,学习建立档案信息网络,拓宽服务领域,提高服务质量,增强档案管理工作的内容;(2)敢于大胆实践,利用现有条件,探索出符合实际要求的档案信息现代化管理的途径;(3)应加强相关知识的学习,完善自身现代化科学技术体系,提高业务的科学管理水平;(4)转变传统的观念,不断强化档案信息现代化管理意识,改变只提供上门查阅的被动服务方式;(5)及时总结探索档案管理工作的特点和规律,找出快捷有效地为各项档案管理工作和为社会服务的新途径。

    4 制定档案管理一体化体系

    由于历史原因,过去很长一段时间内,档案管理体制基本上处于封闭状态,所采用的立卷方法和原则不少是沿袭其他国家的档案管理经验,集合自身特点总结出来的方法。虽然这套方法在概括档案文件的特点,保护档案文件之间联系,便于查找利用等方面有一定的优势,但这一方法毕竟已经不能满足现代大量信息需要查找的要求,相比于不断完善的现代化检索技术,这种固有的方法和要求就过于繁杂,应以现代化的方法进行取代,其主要内容就是以计算机系统来完成这方面的工作。而且,由于文书和档案是由不同的独立部门分别管理,导致档案部门不能及时的在文件信息积累的起始阶段就转化为档案,不能及时投入开发利用。现代档案管理体系,就应做到在文件形成之初就利用计算机进行有机地联系,依据计算机系统工程的处理方法将其分成若干系统进行处理,制定统一的规范和标准,利用子系统逐次分类技术达到档案信息在网上共享。因此,只有制定档案管理一体化体系,才能有效地提高档案利用时效,利用发展迅速的现代化技术,提高立卷方法改革的可行性。同时,运用计算机检索档案文件,既可以做到只要准确的确定检索条件,就能够快速的查到所需文件;又能达到查阅时不需要调动原件,不需要进入库房的效果。要制定档案管理一体化体系,就要做到以下几点:(1)利用计算机加工已形成的各种文献,建立档案信息数据库,通过网络系统传输到有需求的用户,实现档案管理部门由管理型向服务型的转便;(2)利用现有的办公条件,发展档案管理的对象,将单一的文件管理收集向多元化的电子档案收集发展;(3)档案管理部门在收集纸质文件的同时,也应加强对电子文件的收集,实现多种形式的档案共管,将工作重点逐渐由文件管理转移到整体信息的储存和开发上。

第8篇：档案管理的相关知识范文

（一）档案知识产权的法律认定。在档案的信息化建设过程中，档案信息不可避免的将会以数字形式存储或展现在信息网络中，并且随着网络的普及和发展，网络信息的开放性与共享性使得网络用户能够充分发掘和自由利用社会共有信息资源，并且信息化手段的发展和丰富，也使得数字档案信息被利用的模式多元化，这必然要涉及到知识产权问题。高校档案信息作为档案作者的智力成果，理应受到知识产权保护，但是现实中的档案管理工作，现有档案在信息化建设中未经作者同意进行加工，或者作者过于滥用保护权利，都会造成档案信息资源的浪费，这就需要对现有档案进行知识产权的法律认定。此外，档案信息的数字化所涉及的知识产权问题表现在三个方面：一是原始档案知识产权的法律认定，二是档案加工或管理工作者所享有的知识产权的法律认定，三是档案信息化建设平台或软件系统的知识产权法律认定。

（二）档案形成者、工作者与利用者之间的利益关系。高校档案管理及信息化建设中，档案权力者往往设计到两个方面，一是档案的创造者，而是档案的数字化建设者，二者对档案信息具有智力劳动成果，并且以现在的档案利用形式而言，数字化与信息化是档案利用产生价值的重要手段。档案的最初作者为档案创建了价值，使高校档案具有了价值，而这个价值的实现，以及价值与经济效益之间的转化则需要档案管理者、开发者、信息化建设者来完成，这就使得档案的作者与管理者之间存在了利益关系，因此档案原始作者与档案信息化建设者二者利益的法律确定将影响档案的知识产权保护情况。由于网络的开放性与共享性，使得高校档案利用者在实际使用过程中的一些不当操作容易引发知识产权保护问题，比如不当传播、复制、引用等。

（三）高新技术应用类档案的知识产权问题。高校档案数字化建设及信息化管理模式下，档案信息在网络环境下的复制而产生的二次效益不易被认定，容易引发复制品、复制行为的知识产权问题。在数字信息数据库保护问题上，数据库开发者与档案建设者之间的相关知识产权保护缺乏明确的法律认定，另外一个数据库中设计多个档案信息或者存在档案信息的交叉融合现象，这种状况的知识产权保护没有明确的法律界定。高校档案数字化建设后，有关网络传播、网络出版、网络编辑等形式的档案信息缺乏准确的知识产权法律认定。

二、高校档案信息化管理中的知识产权保护策略

（一）相关法律制度的完善。在高校档案信息化建设与管理的知识产权保护立法中，应以我国宪法为根本依据，确保档案权利人的相关权利，并针对网络特点制定包含网络相关知识产权保护的法律法规，借鉴《专利法》、《著作权法》、《商标法》等法律体系，以国务院制定和颁布的相关法规、决定、命令、指示、章程等为法律参照，完善高校档案信息化管理的法律制度。以法律手段保护高校档案的知识产权应从以下几个方面进行：第一，确立法制化建设的目标，鼓励知识创造，突出体现社会化利用与提高科技水平的目的，明确基本法律的强制性与社会公德的引导性；第二，明确高校档案创作者、所有者、数字化建设者、管理者、利用者等知识产权相关者的具体权利义务；第三，通过建立有效的运行机制，赋予高校档案管理机构行政权利。

（二）经济制度的协调机制与维护。高校档案管理及利用的目的之一就是实现其社会效益和经济效益，因此可针对这一特征建立相应的经济制度，实现高校档案信息化管理的服务性与经济性的统一。根据市场经济的特征和市场需求特性，高校档案信息化管理应充分体现档案信息服务的公共服务性，体现互联网共享的特征，通过市场化运作来实现知识产权的利益性。此外，针对高校档案信息化建设中涉及到的相关权利人，即原创作者、信息化建设者、档案管理者、档案经营者等，要建立规范各方利益关系的经济制度。此外，结合市场经济特性，建立经济平衡机制，协调档案工作信息化中知识产权中的利益问题。

第9篇：档案管理的相关知识范文

本文针对当前会计档案管理存在的主要问题，提出了加强会计档案管理的有效措施。要完善会计档案管理制度；提高对会计档案的重视程度；建立信息管理平台，实现会计档案管理信息化；做好培训工作，切实提高会计档案管理人员的综合素质；推进会计档案基础工作规范化。

【关键词】

会计档案；档案管理；存在问题；措施

随着社会的不断发展进步，人们对会计档案也愈加关注，对会计档案管理的要求也更高。在会计业务中，档案管理是非常重要的组成部分，人们已经切实认识到其重要性，并且在会计档案管理方面也取得了很大的进步，但是和发达国家相比，我们存在的问题还比较多，差距较为明显。这就需要在会计档案管理过程中，不断的完善管理体系，提高工作人员的专业素养，切实提高档案管理水平。

一、当前会计档案管理过程中存在的主要问题

1、会计档案管理相关制度欠缺

随着社会的发展，我国会计档案制度建设也取得了很大的进步，但是，不同单位之间会计档案管理水平各不相同。有些单位的会计档案管理制度比较健全和完善。也有很多单位的会计档案管理制度还存在一定的欠缺，这也给会计档案管理工作的制度化、科学化以及规范化造成了很大的影响。[1]比如有些单位的会计档案归档、保管制度并不完善，对于会计档案的归档范围、时间、整理标准以及移交等问题，没有作出合理的规定。等到需要进行档案查阅时，很难较为快速的找到，这也导致会计档案管理效率低下，给会计档案管理造成了一定困扰。

2、领导缺乏会计档案意识，对会计档案管理工作重视不够

长期以来，一些单位领导缺乏对会计档案重要性的认识，主观的认为，会计工作就是核算货币资金，平衡资金收支等，忽略了会计档案这个重要环节。领导本身会计档案意识较弱，直接导致了单位的会计档案管理和会计工作存在严重脱节。

3、会计档案信息化程度较低

现代社会是一个科技社会，网络化和信息化水平非常高，若是单位无法做到与时俱进，那么很容易被淘汰。在以往会计档案管理时，往往采取人工管理的办法，不但浪费人力资源并且效率低下，这也直接导致了会计档案管理水平较低。随着科技的发展，信息化程度不断加深，信息技术发展也给单位会计档案管理造成了一定的影响，但是就目前而言，我国会计档案管理的信息化程度还较差，无法满足会计档案管理需要。[2]

4、会计人员综合素质较差

单位想要提高自身竞争力，除了需要雄厚的资金，还需要做好人才储备工作，在事业单位中，人才是其发展的核心。所以，单位必须认识到人才的重要性，会计档案管理水平也和人才综合素质有着直接关系。现在很多单位的会计人员综合素质较差，给会计档案管理工作造成了严重影响。会计档案管理人员素质较差，主要体现在几方面：一方面是安全管理意识较差、专业技能严重欠缺；另一方面是保密意识较差，经常出现泄露档案信息的问题。

5、会计档案基础工作不够规范

由于受到历史因素影响，我国会计档案管理人员素质较差，很多管理人员不具备档案工作的基本技能，并且其文化水平较低，很少有机会接受培训，这种情况下的会计档案管理往往只是材料的堆积，这种堆积是无序的。此外，会计档案人员知识水平低下，也直接导致了会计档案基本业务能力较差。在会计档案立卷时，没有完整的填写档案封面内容、装订时不够整齐、有些分类和排序不够规范，经常存在目录不够详细，甚至没有目录的情况。[3]在会计档案保管时，没有建立专门的档案室，往往由出纳人员保管，这也违反了行业的法规。这些问题的存在，很容易导致单位档案管理比较混乱。

二、加强会计档案管理的有效措施

1、完善会计档案管理制度

首先应该建章立制。单位在进行会计档案管理时，必须根据相关的法律法规做到层层落实，保证会计档案管理工作的科学性、合理性。与此同时，单位还应该根据自身特点和行业发展规律，制定一套和本单位相契合的会计档案管理体系，在日常会计档案管理过程中必须及时发现存在的问题，并采取措施解决问题。此外，还应该重视经验的总结，不断的对企业会计档案管理体系进行完善。[4]

2、提高对会计档案的重视程度

单位想要做好会计档案管理工作，就必须认识到档案管理的重要性。单位领导应该加强相关知识的学习，转变观念，不断的加大会计档案管理方面的投入，确保其能够尽快跟上会计工作的步伐。

3、建立信息管理平台，实现会计档案管理信息化

现时，信息的重要性不言而喻，想要获得更好的发展机会必须做到与时俱进。单位应该建立信息化会计档案管理平台，利用互联网和局域网加强和外界以及部门间的沟通，不断的提高会计档案管理的效率。这就要求，企业必须加大会计档案管理信息化建设的投入，改善档案管理的软件以及硬件环境，给会计档案信息化的实现提供良好的平台。

4、做好培训工作，切实提高会计档案管理人员的综合素质

各单位应该给会计档案管理工作人员提供更多的培训机会，强化在职继续教育，让在职工作人员的培训常规化和制度化。单位应该定期对会计档案管理人员进行专业培训，将专家授课、学习观摩以及专业技能培训等手段运用进来，不断提高会计档案管理人员的专业技能和安全意识。此外，还必须重视加强领导工作，对会计档案管理人员进行工作检查和监督，并通过规章制度的制定来对档案工作人员的行为进行规范。[5]

5、推进会计档案基础工作规范化

会计档案管理工作能否根据相关的规范要求进行，提高管理的有效性，和档案管理人员的素质、设备以及各种耗材有着直接关系，在解决上述问题后，想要实现会计档案的规范管理，需要从下面几项入手。首先，单位应该组织相关人员学习观摩档案规范达标的相关企业，借鉴相关企业的经验和模式，从而做好本单位的会计档案规范化管理；其次，应该组织档案管理人员学习相关部门制定的标准，并对照排除，找出自身存在的问题，并在实践的过程中改进不足；最后，还应该聘请相关专家来单位指导，找到会计档案管理工作中可能存在的问题，并提出一定的建议，而会计管理人员则应该根据专家提出的问题来完善自己的档案管理工作。此外，还应该设置专门的档案室，并进行防火警报器、除湿加湿器、防盗系统报警器的配备，从而保证档案资料的安全性。

三、结语

档案管理工作是会计工作的重要组成部分，现在很多单位都已经真正认识到了会计档案管理的重要性，也加大了对会计档案管理工作的投入，制定了相关的制度，提高了工作人员的素质。但是，当前的会计档案管理还存在一定的不足，这就需要工作人员在实践的过程中，不断的发现问题，解决问题，不断提高会计档案管理水平。

作者：王晓丽 单位：吉林省有色金属地质勘查局六0三队