前言:一篇好文章的诞生,需要你不断地搜集资料、整理思路,本站小编为你收集了丰富的采购管理工作的重要性主题范文,仅供参考,欢迎阅读并收藏。
关键词:集团企业;招标采购;监管信息化
中图分类号:F25
文献标识码:A
doi:10.19311/ki.16723198.2017.15.023
中国平煤神马集团作为国内大型煤炭、尼龙化工、新能源生产基地,集团旗下子公司、分公司众多,经营业务繁杂,众多子、分公司间网络关系复杂,物资采购管理工作涉及面广、采购内容繁多、采购类型多样、采购环节多且要求高,采购管理工作面临极大的压力和严峻的挑战。同r,在招投标工作管理领域,国家出台了一系列政策法规,如《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《河南省省管企业招标采购监督管理办法》、《中华人民共和国电子签名法》等,为招投标工作的规范化管理提供了法律依据,也为行业、企业开展基于互联网的信息化管理提供了法律保障。因此,企业通过提升采购管理工作的信息化水平以及采购工作的规范化水平已经成为当前企业发展面临的紧迫任务。
1招标采购监管中面临的主要问题
1.1招标采购监管工作有待进一步加强
《中国平煤神马集团招标管理办法》(中平〔2016〕197)文件下发后,集团招标采购的监管范围从设备、工程、服务等领域急剧扩大到材料、运输等领域,招标采购扩大到非招标采购等不同采购方式,监管的领域和范围更加广阔,招标采购监管难度进一步加大。而目前的招标采购流程一定程度上存在不规范现象,由于监管工作信息化程度低,难以对繁多的采购项目做到有效的事前规范、事中监管与事后评估,迫切需要更新管理理念,加强监管意识,建设一套完善和高效的信息化监管系统,提升招标采购监管水平。
1.2招标采购的运行效率有待提升
招标采购从计划编制、技术审核、招标采购到合同签订,涉及到计划部门、财务部门、技术部门、采购部门、主管部门和招标公司等多个部门,一套程序下来最起码要两、三个月,采购周期较长,投入的人力、物力巨大。
1.3内部交易成本需进一步降低
现有采购系统中,交易信息透明度低,内部采购产品、价格信息共享程度低,一定程度上造成内部采购价格普遍较高;同时,内部供应联络信息获取不便,一定程度上影响内部采购效率、增加了内部采购成本。有必要通过提升信息化管理水平提升内部采购信息的共享度和透明度,提升内部采购效益、降低成本。
1.4招标采购的不确定风险较高
一是外部的不确定风险。一方面,现有招标采购系统中,由于对供应商资质、信用、与公司交易关系质量等信息管理不足,一定程度上影响到招标采购对供应商选择的主动性和对优质供应商的判断,当经济处在下行周期,公司资金无法跟上时,招标采购工作更是被动,甚至发生流标现象。另一方面,由于招标采购管理信息化程度低,难以对招标采购价格等历史数据进行有效的汇总分析,难以总结分析招标采购趋势状态,过往的招标采购经验难以得到有效利用,不利于规避外部风险。二是内部的不确定风险。由于信息共享度低、信息不透明,内容招标采购工作及监管工作一定程度上都存在风险环节,由于相关交易信息缺乏导致产业内部衔接不畅也一定程度上带来经营风险。
2招标采购监管信息化建设的必要性
采购管理是企业规范业务流程、优化供应链、控制成本、提升效益的重要组成部分,也是为进一步提升该企业采购管理水平及成效,依据上述企业招标采购中面临主要问题,本文提出建立以风险防范和效益提升为目标的招标采购监管信息系统的重要意义主要体现在以下几个方面。
2.1防范风险,有效提升采购工作的监管水平
以专业的采购管理信息化系统实现采购管理流程的规范化、透明化,可以很方便地跟踪监控采购过程,随时查询采购结果,并实现过程及结果信息的共享,从而有效提升对采购工作的监管力度,避免出现招投标工作存在的不规范甚至违规违纪现象,加强集团监管的能力。
2.2优化流程,提升采购工作及其管理效率
通过采用专业的采购管理信息化系统,采购各环节规范运作,加强对采购流程关键节点的控制,明确各环节责任人、限定各环节运作时间,完善采购工作及其管理工作的及时性、运作流程衔接的流畅性,从而有效提升采购工作及其管理工作效率。同时,由于信息化管理水平的提升,大大提升采购工作的运行状态及采购结果查询、应用的便利性,从而使采购管理工作能够更有针对性、更加有效地在统揽全局的基础上做好监督管理和优化提升。
2.3加强协同,有效提升内部效益
其一,专业的采购信息管理系统集成了集团内各企业的产品种类及价格信息,并客观记录和保存了内部采购的历史资料,有助于集团内部产业链中各环节间生产与需求之间平衡协同,也有助于供求双方优化采购和供应策略,提升产业间的协同效应。其二,系统内集成了集团内部各企业经营管理及网络联系的相关信息,使内部的网络联系更为便捷,为产业协同提供构建良好的管理环境,提升协同的及时性和有效性。
关键词:城市;燃气工程;采购管理
正文:
企业以某种组织形式存在,在输出产品的时候,同时也需要从社会中获得相应的资源从而维持自身发展,或者是通过获得的资源来实现某种预期目的。在企业经营活动中,采购是一个非常重要的环节。
一、采购管理
就其内涵而言,采购是企业通过不同的途径,获取物品的使用或者是服务权的过程。而采购管理工作的目的则是为了规范采购工作开展,为企业达成工作目的而服务。采购工作中,企业需要面对不同的供应商,并且严格关注市场变化情况。在保证物资质量的同时,确保对成本进行合理的控制。而就其管理功能的内涵而言,采购管理工作是在物资采购过程中,通过事前规划,事中执行,事后控制等一系列的活动过程,以确保企业的目的能够顺利的达成。并且在这一过程中合理的控制企业成本。前期规划工作包括目标设立,权限与职责的划分,作业流程设计等。
二、采购工作的组织形式
(一)集权制采购组织
该种组织形式是将采购工作集中到一个部门,而其它部门则没有相关权限。该种方式的好处在于能够增加采购数量,在与对方谈判的过程中,能够增强自身的力量,从而增强自身优势,获得更好的服务或者是价格折扣。将采购工作集中在一个部门,避免了多不同部门之间的协调工作,在作业规则,方针方面容易统一。采购功能集中,能够节约人力资源,同时也便于人才培养工作开展,从而推进工作专业化与标准化进程,进一步提升采购工作效率, 实现对成本的合理控制。能够建立统一的标准,方便检验工作开展。而该种方式的不足之处在于,对于某些紧急的采购状况难以有效的适应。采购工作流程过长。不具有共同性的物资集中采购,不容易获得折扣利益。
(二)分权制采购
该种采购方式与集中式采购相反,是将采购工作交由不同的部门来完成。专业的采购部门只是负责整体工作中的一个部分,承担一部分责任。在该种模式下,职责较为散,其存在 的不足之处在于职责不清。由于物资管理功能过于细分。工作复杂性增加。工作中如果出现了问题,容易出现各部门之间相互推诿的现象。具体责任没有人承担。由于各部门目标不同,在工作过程中为本部门考虑的多,而横向沟通协调工作则会存在问题。比如,在市场价格较低的情况下,采购部门为了成本控制,扩大了采购量。
(三)混合采购方式
该种方式将集中与分散采购工作的优点集中到一起,在提升管理工作效率与企业成本控制工作方面有较好的效果。
三、采购部门建立的形式
采购部门建立也可以将其称之为部门组织化。通过对部门的功能进行整合,再以某种方式建立相应的部门开展采购工作。对于一般大型企业而言,采购工作开展通常是以其功能进行划分的。如以购买功能为例,可以依据物品的种类进行分类,也可以依据采购地区进行划分,还可以依据其业务流程建立相应的部门。四、物资采购管理
(一)前期准备工作
采购工作开展是一项有计划有目的的行为,在采购工作开展前,需要就本次活动开展制定详细的计划。首先要确定本次采购的物资内容。燃气工程建设工作,需要施工部门确认需要的物资,与其详细情况,如规格,标准,数量,时间等。除此之外设计部门也需要参与与前期准备工作中,就准备工作中可能会出现的问题与相关部门进行讨论。除过物资方面,还要了解供应商情况,不只是价格方面因素,还需要了解其供货能力,质量保证等。在前期确定合适的供应商名单。并确保供货名录的档次,质量水平,以保证竞争的公平性。
(二)供应商选择
供应商选择的方法比较多,通常情况下对供应商的选择是依据其数量与对其的了解程度,对物资的要求来综合考虑的。常用的方法如,直观判断法。该方法是依据调查工作资料并结合到个人判断,以此对供应商进行评价与判断的一种工作方法。在判断过程要结合到有经验的采购工作人员建议。而利用该种方法,采购工作的对象也大多是非主要的原材料。招标法。该种方法适用的对象是供应商之间竞争比较激烈时,并且所采购物资数量比较大。企业提出招标条件,供应商竞标,企业最后决标。并与最合适的供应商签定合同。可以是公开招标也可以是邀请招标。前者对投标者的投标者资格没有限制,而后者则是企业先对供应商进行选择,之后再进行招标工作。
(三)采购工作需要注意其它事项
采购工作需要结合到工作建设工作的实际需要,对于其中的某些关键设备,在与供应商谈判过程中,需要明确现场技术服务与实际情况,确保供应商能够满足建设过程中的某些需求。对于需要现场服务的关键设备,在谈判环节需要明确相应条款,主要是付款条款。通常情况下是采用分段付款的方法。而款项比例则可以依据工程实际情况进行考虑。项目部应该组织工作人员对采办过程进行质量管理。比如在询价与招标环节可以将质量控制作为评标的内容。评标工作可以邀请有工作经验的人员参与。以此来判断货物的质量能否满足工程需要。在必要情况下,生产工作中可以派驻驻厂工作人员。产品在出场时需要对其进行相关方面的检验,并评价。评价工作的重点在于供应商管理,技术,售后等方面。并需要确保产品在经过长途运输与多次转运后的质量。对于某些供应商在招标过程中出现的欺骗行为,以及质量问题,应该及时向相关部门反映。在采购阶段还需要设计人员对关键物资评标把关。
四、结束语
采购工作在企业经营活动中是一个重要的环节,依据企业性质不同,其重要性也不同。对于项目工程而言,采购工作的顺利进行意味着建设工作能够顺利开展。因此在项目工程建设过程中,企业要意识到采购工作的重要性,并且要从多方面来考虑,提升管理工工作水平,为达成企业目标理好的服务。
参考文献:
[1]薛亮.浅谈城市燃气工程采购管理[J].现代经济信息,2014(18).
[2]朱宁.工程项目招标采购管理的成本控制及其途径选择[J].企业改革与管理,2017(06).
1.1石油企业的管理层缺乏对物资管理工作意识
目前,大部分的石油企业都受到传统物资管理模式的影响,企业的管理层对物资管理缺乏科学先进的意识。首先,石油企业的管理层没有认识到物资管理对企业的重要作用,在企业内部没有制定完善的物资管理制度。其次,石油企业的管理层对物资管理的态度直接引导企业内部各个员工的工作态度。管理层如果没有重视物资管理的工作,石油企业内部员工肯定也会随大流,对物资管理工作不上心,使物资管理工作在石油企业形同虚设,严重阻碍了企业物资管理工作的进行。
1.2石油企业物资管理部门的工作管理不科学
石油企业由于行业的特殊性,企业内部各个生产部门之间的地区分布都是距离很远,所以对各个部门的管理工作非常的困难,实际的物资管理工作很难有效的进行。如果在这个过程中出现沟通不及时或者信息传递错误的现象,石油企业的供货链就会断开,导致企业大量人力资源和物力资源严重的浪费,给石油企业的经营发展带来一定的危害。
1.3石油企业的现代化管理落后,没有采用信息化技术
目前,石油企业在物资管理上,现代化信息技术管理还比较落后。我国很多的石油企业都已经实行现代化管理,但在物资管理上却没有建立统一的信息化物资管理系统,导致石油企业物资管理各部门之间信息不通畅,在物资的采购、物资价格比较、采购合同的签订、物资的质量等相关信息都不能及时的共享,使得物资管理各部门信息获取一直处于非常被动的状态,需要很大的人力、物力和时间来获取相关信息,严重阻碍了物资管理工作的高效完成以及石油企业现代化管理水平的提升。
2.优化石油企业物资管理的对策
为了促进我国石油企业物资管理的不断优化,石油企业的管理者必须加强内部规章制度的建立以及采取必要的应对措施,尽快健全企业内部关于物资产业管理政策,学习现代化管理手段,引进先进的物资技术和经营理念,使企业在激烈的竞争中能够立于不败之地是当务之急。
2.1加强石油企业管理者对物资管理工作重要性的认知
石油企业的物资管理工作人员要正确认识物资管理,对企业物资管理工作中的一些漏洞和问题要及时掌握,并分析、寻找科学、合理的解决措施,逐渐克服市场经济体制对石油企业带来的不良影响。只有石油企业的管理层和相关工作人员认识到物资管理对企业的重要作用,才能积极、能动地不断完善物资管理工作,及时有效地解决工作中存在的问题,保证物资管理工作的质量。
2.2加强企业物资的采购管理,切实强化物资需求控制
优化石油企业的物资管理工作,必须要加强物资的采购管理。石油企业物资管理部门应该根据企业的实际情况制定具体的物资采购管理计划。首先,企业物资管理部门应该根据石油企业年度的生产建设投资总量,来分析、测算材料以及物资设备的消耗,向物资部门提出请求进行采购,不得自行采购;其次,在物资管理的具体工作中,实行对物资的预算定额控制,加大对物资采购部门的采购程序的监督与管理,避免物资的重复购置的现象,从而强化物资的需求控制,减少石油企业的物资成本。
2.3完善物资管理规章制度,使监管有章可循、有法可依
石油企业长期一直有“重钱轻物、重购置轻”的内部管理思想,平时工作中只看中物资设备在物质基础上的使用,不充分考虑物资的使用效益,缺乏健全的物资管理约束制度,导致企业的物资管理混乱。为了防止这种现象,石油企业管理者首先应该加强对物资的管理意识,遵循“依法治企”的规则。加强对物资管理的政策、规章制度的宣传和培训。企业管理层以及物资管理部门负责人,不仅要熟悉企业生产和经营的操作管理,还要加强企业物资管理员工的职业素质水平,加大对工作人员的培训,不仅要提高工作人员的职业技能,还要提高企业内部职工对物资管理的责任感和主人翁的精神。只有这样,才能在石油企业内部建立良好的物资管理机制,有效地改善、优化企业的物资管理体系。
2.4完善石油企业的现代化管理方式,努力提升企业物资管理水平
随着科学技术的飞速发展,企业的物资管理也进入高现代化办公的领域,企业的物资管理手段也越来越先进。石油企业也应该与时俱进,采用高科技计算机系统对企业的物资设备进行整体的管理和维护。每一件物资设备采购进来后都要输入计算机物资管理系统,并赋予每个实物一张唯一的条码资产标签,从物资的采购到资产的折旧退出整个过程,都可以对石油企业的物资进行全程的跟踪管理。石油企业应当根据自身实际情况,引进先进的计算机自动化物资管理系统,使石油企业对物资管理更加合理规范,降低企业人为因素的缺陷与不足,实现物资数据资源的共享以及物资流动的透明化,提高企业物资管理的整体水平,保证石油企业的可持续经营发展。
3.结束语
关键词:煤化工企业;进口设备;采购管理;成本控制
中图分类号: F406 文献标识码:A 文章编号:1009-2374(2012)06-0029-04
随着我国社会主义市场制度不断地健全,全球经济化水平加快,煤化工企业竞争压力也开始增加。这样的经济背景下,不只是为煤化工企业发展带来巨大的竞争力,还为其进入国际化发展提供了机会。为此,在这样的情况,美化工企业作为一个跨学科、跨专业的相互结合的技术密集型的行业,其经营管理过程需要各种机械、电子、化工等多个方面的设备产品,在煤化工企业数据处理、开发建设方面需要一些高、精的生产设备,这些设备光依靠国内制造企业满足是不足的,还需要引进国外先进的设备、机械以及化工等机器。而进口设备采购管理则主要是运用各种采购方式来获取国外的资源、服务,从而依靠国际贸易规则,对采购活动进行有效的管理的过程。对于煤化工企业来说,进口设备的合理采购管理,有助于提升煤化工竞争力。因此,合理、科学、有效的实行煤化工进口设备的采购管理已成为其发展的关键性问题。
一、采购管理定义及重要性
(一)采购管理的概念
采购是企业为了实现经营目标,在现实市场环境下,根据企业的经营能力,运用恰当的方式和策略,通过付出相应的费用而向外界获得材料和服务的行为,是企业产品增值过程的起点。采购管理是计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程,对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督,实现对企业采购活动执行过程的科学管理。
(二)采购管理的重要性
1.采购管理是生产正常进行的基本保障。保证生产是采购管理的一个基本任务,也成为对整个企业运营具有决定性作用的重要职能。采购部门也不再只是一种单纯的行政性供应中心,而是企业真正的利润中心之一。
2.采购管理是企业竞争能力的重要方面。采购管理的目标就是想法设法加快物料和信息的流通,充分发挥供应商的作用,缩短交货周期、增加送货频率。由于采购过程都有一个比较长的周期,需要接触外部供应商,不确定因素较多,对需求变化的应变能力和响应速度相对较为迟缓,如果采购管理在效率上跟不上,很可能形成供应需求的薄弱环节,影响企业在市场上的竞争力。
3.采购管理是企业质量管理的起点。企业进行加工生产,采购物料的质量是一个基本的保证,采购管理供货质量上起到决定性作用。如果采购管理跟不上,采购物料的质量不能保证,就好像盖楼房根基不稳固、建大桥偷工减料一样,这样的企业无法在市场上生存。
4.采购管理是降低企业经营成本的重要方面。在生产制造加工型企业,原材料成本占的比重最大,因此,降低采购费用是提高企业利润率的一项重要措施。采购管理的目标就是降低采购成本,减小开支,用较少的库存保证生产活动不间断地均衡运行。如果不能行之有效的进行采购管理,额外增加了采购金额,就是增加了企业的生产成本,必然降低了企业的利润。采购管理水平的高低直接影响产品的质量和成本,对企业至关重要。
二、煤化工企业进口设备采购现状分析
(一)煤化工企业进出口设备采购特点
煤化工企业进出口设备采购共以下方面特点:一是投资金额大。煤化工企业所需要的设备有的需要几百万,有的甚至几千万元,比如说煤化工企业的一台型压缩机组就会高达五千万元。二是集中度高,投资取向明显。煤化工企业一般都是以化工生产为单位的单位。三是煤化工企业的进口设备技术含量高,构造复杂。
往往一台化工设备的机器涵盖多种系统、功能,并且还具有许多庞大的配送的系统、技术以及机械。四是煤化工企业具有通用和专业设备共同交织在一起,比如说专用的化工机械设备以及通用的机械设备,像汽车、计算机等。五是对于煤化工进口设备的采购往往都是集中在年初、年末,为此企业的采购主管以及工作人员对采购计划下达比较紧。
(二)煤化工企业进口设备采购设备流程
煤化工企业进口设备采购业务审批流程上存在繁琐的领导审核,整个流程大约有6到7个人需要签字审核。因为我国多数的煤化工企业进口使用了较为方便的ERP系统,所以节省了人力来回跑签单的时间,但另一方面因为没有员工直接的催促,煤化工企业进口企业领导很可能不会第一时间审核相关单据。实际上过于复杂的审核流程大大降低了采购效率。现阶段,我国多数煤化工企业进口设备采购流程如下:
图1 煤化工企业进口设备采购一般流程(自上而下)
从图1可以看出,审批流程的复杂不仅仅在于审核人数,更在于审核次数。预算审批完毕后进入采购实施阶段,并需要进行询价采购。在供应商的选择上,由设备服务采购员自主选择至少三家机械设备单位。在收到三家设备单位的报价后再上报采购部领导审批。在这个过程中,对供应商的选择是没有专人进行监管的,如果发生“围标”、“串标”的行为,是无法被发现的。
(三)煤化工企业进口设备采购设备问题
由于种种历史的原因和以往体制的原因,煤化工企业进口设备采购管理问题比较多,如一是观念陈腐,对采购的认识有误区。一般煤化工企业进口设备采购管理层认为采购就是买东西,对采购环节严防死守,对价格的要求非常高,对采购的技术性和应有的地位缺乏认识。采购的工作经常会遭受企业内部各个部门的质疑和不解。企业采购人员的组成多由领导的关系人员组成,设置多重职位监督管理采购权限,上级领导经常越权指挥。二是采购违纪违法现象屡有发生。煤化工企业采购管理人员同时又是采购监督人员,他们既承担者管理监督职能,又直接越权参与采购业务。这种操作模式,缺乏互相制约的机制,难以充分体现“公开、公正、公平,阳光采购”的采购原则。虽然煤化工企业采购管理制度规范严格,仍然是流于形式,致使采购的监督管理存在重大隐患和缺位,这样不利于采购业务中有关环节的相互制约和监督,容易诱发腐败。煤化工企业各个层面上常常将采购项目化整为零、串标围标,严重损害国家利益。
除了以上以外,煤化工企业进口设备的采购管理还存在以下几个方面:一是对于进口设备的采购过分地比较供货源的价格,影响了其与供应商之间的和谐关系;二是煤化工企业进口设备采购业务审批流程不合理,往往造成企业采购不流畅。三是煤化工企业进口设备采购管理制度不合理,其制度执行不好。
三、改进煤化工企业进口设备采购的对策
针对煤化工企业进口设备采购管理中存在的以上问题,我认为,要提高煤化工企业进口设备采购工作的效率,增加员采购工工作的积极性,杜绝违法乱纪现象的发生,采购管理工作需要从以下四个方面着手:
(一)提高对采购管理的正确认识
要想改变煤化工企业进口设备采购认识的误区,就需要对采购管理重新认识。让煤化工企业所有的管理者都从战略上重视进口设备采购管理,把进口设备采购策略和合作伙伴的选择、评估作为企业整体战略的一部分。煤化工企业把精力更多的投入到经营上面,将煤化工企业进口设备采购变为战略采购,主要通过与供应商建立起战略合作伙伴关系,供应商的资源为我所用,来提升企业的经济增加值和核心竞争力。另外,对于员工的观念问题,首先企业高层领导要统一观念,然后通过开展培训统一员工对企业采购管理的认识,转变员工的观念,从意识上重视采购管理,让煤化工企业进口设备采购管理方式决定深入人心,减少了实施的阻力。让煤化工企业进口设备所有的工作员工认为:采购不仅仅是买东西,也是企业经营的一个核心环节,与生产管理、营销管理并称企业管理的三大核心功能。并煤化工企业进口设备采用管理工作应从宏观层面审视采购内部控制管理工作,并纳入重要的企业议事日程。
(二)优化采购业务审批流程
针对于多数煤化工企业采用了现代化的ERP系统以及针对其进口设备采购的物料品种多的特点,煤化工企业优化采购业务审批流程中采购物资由企业物资保管员利用ERP系统下订单,最大程度实现信息共享,从而提升企业对采购成本的控制和管理能力,提高采购所在供应链的运行效率和效能。采购员进行统计整理,形成采购任务,针对既定的进口设备购任务进行采购的策划和计划,再由采购员向供应商下正式订单,若是没有长期合作的供应商,则设计采购招标书,招标公告并要求各个供应商投标,实施招标采购。为此,煤化工企业进口设备采购业务审批流程优化,如下图:
图2 煤化工企业进口设备采购业务审批流程优化
(三)控制采购成本
煤化工企业生产经营中的成本控制也是关键的一环。经营效益的好坏与生产成本能否有效控制密切相关。若采购成本高,生产成本必然也高,反之亦然。因此,煤化工企业进口设备采购成本控制是企业增效的最佳途径。为此,如何控制进口设备采购成本成为进口设备采购各级管理人员重要工作,工程可以通过供应商会议、质量小组等方式组织实施供应商改进,提高供应商质量,改善供应水平,控制、减少所有与采购相关的成本,包括直接采购成本和间接采购成本。直接采购成本的控制与降低,可采取提高采购工作效率、定期谈判、优化供应商、实施本地化、与供应商共同开展改进项目等多种途径。间接采购成本控制与降低包括缩短供应周期、增加送货频次、减少进口设备库存、实施来料免检、循环使用进口设备包装、合理利用相关的政府有利政策、避免汇率风险等。
(四)建立完善的采购管理制度
煤化工企业进口设备采购建立完善的采购管理制度,既是满足提高进口设备采购管理水平的需要。也是完善现代企业制度的需要,同时更是全面提升企业经营管理水平的需要。建立完善的内部管理制度体系,通过内部管理制度来规范和管理采购程序和标准,并开展定期的评价和维护,必将为进口设备采购管理水平的提高、确保资金的安全完整、有效抵御和控制经营风险、实现经营管理目标等几个方面提供有力的保障。强化内部管理制度的建立是进一步强化公司内部经营管理、全面提升管理水平的客观要求;建立完善的内部控制制度,能够使企业的经营活动全过程均处于受控状态,确保采购业务工作有章可循,有法可依,促进进口设备采购工作的规范运转。
煤化工企业要制定完善的采购管理制度,首先要以《中华人民共和国政府采购法》、《广东省政府采购工作规范》和相关采购办法为采购管理制度的指导规范;根据企业相关情况,上要承接进口设备仓库、设备部、后勤等需求部门相关管理制度,下要结合财务部相关管理制度;结合自身特点,规定以采购金额的多少作为区别实施采购方式的标准,如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购和定点采购等六种采购方式。详细说明采购流程、报销流程,阐述清楚企业对于采购的重视程度、违反采购制度需要承担的责任和后果,让进口设备采购部的每一名员工都能够熟悉采购管理制度,熟练依照采购管理制度办事。
(五)监控采购管理制度的有效执行
在建立了完善的煤化工企业进口设备采购内部控制管理制度和严密合理的采购程序的基础上,是否能够有效执行就是关键。一是可以通过拓宽监督管理渠道,来保证内部控制管理工作的实施,企业纪检监察、审计等监督管理部门要切实发挥监督的职能作用,定期对采购项目进行审查;对采购业务要由事后监督向事前、事中的监督进行转变,并要充分发挥职工群众监督的作用,督促和约束采购部门的工作效率和工作质量,促进内部控制管理的有效运行。另外,还可以通过制定内部控制管理考核及其责任追究制度来强化执行力,明确相关部门及员工在内部控制管理工作中应承担的责任,加大员工内部控制管理制度执行情况的考核力度,对工作责任心不强、敷衍了事、完成不力,以致造成后果的人员进行责任追究,并视情节轻重予以通报、警告处分或给予必要的处罚来增强了各级管理人员的内部控制管理意识,以此来提升煤化工企业进口设备采购管理人员的业务水平和对内部控制管理制度的履行意识。
参考文献
[1] 钱芝网.采购管理实务[M].北京:中国计划经济出版社,2008.
[2] 丰景春.项目采购管理与评估[M].郑州:黄河水利出版社,2003.
[3] 诸祝军、肖朝阳.关于设备采购管理的认识[J].中国科技信息,2009,(15).
[关键词] 物资管理 物资采购 物资储备
一、物资管理工作的重要性
企业的物资管理,是指对企业生产经营活动所需要各种物资的采购、运输、验收、供应、保管、发放、合理使用、节约使用和综合利用等一系列计划、组织、控制等管理工作的总称。物资管理是企业管理的一个重要组成部分。随着社会主义市场经济的形成,如何加强和规范企业物资管理,是每个企业经营管理者共同探讨的焦点问题。
物资管理是一项复杂的系统工程,在企业管理中具有重要的地位和作用,也是企业管理中不可缺少的一部分,企业物资管理工作要对企业生产过程中所需各种物资的计划、采购、运输、仓储、保管、使用等进行计划、组织和控制,合理解决物资供需之间存在的时间、空间、数量、品种、价格以及质量等方面的矛盾,衔接好生产各个环节,确保生产顺利进行,实现物流合理化和效益最大化。
二、当前物资管理中存在的问题
1.物资储备过大,占用资金过多,资金利用率较低。
2.主观认识不足,对物资管理的重要性了解不够,规章制度不健全,特权思想严重,对国家规定执行不力,管理手段落后,管理人员管理意识淡薄,甚至存在暗箱操作、幕后交易等腐败现象,管理人员的素质有待提高。
3.物资采购作为一个非常重要的环节没有得到足够的重视,影响了物资批量采购的效能作用。而物资采购本身受到市场供求关系的影响波动较大,物资管理的信息交流和利用网络技术从多渠道、多方面收集物资流的信息不够,面对瞬息万变的物资市场价格反映比较迟钝,这样往往会影响到整个企业的正常运转,造成经济上的重大损失。
4.库存管理工作薄弱,清仓利库工作滞后,致使库存物资积压和浪费严重。
三、加强物资管理的主要措施
物资管理工作环节众多,进行起来较为复杂。在实际工作中领导要给予物资管理工作充分的重视。具体应注重以下几个方面:
1.加强物资计划管理,思想上充分重视领导是物资管理工作的组织者、指挥者。领导对物资管理工作重视,才能让员工对物资管理工作重视,上下才能协调起来,共同做好物资管理工作。物资计划是在实际的基础上,根据企业的生产能力和市场需要,对企业所需各种物资做好预算,在计划、生产技术等部门的专业审查后,编制出物资计划。
2.加强物资采购管理,合理运作采购资金物资采购工作是物资管理的关键环节,它不仅保证企业产品质量的需要,更是堵住企业经营“成本漏洞”和利润隐形流失的需要。在物资采购之前,要明确企业所需物资的质量及技术要求,及时了解市场行情,同时对备选供应商的管理水平、技术能力、设备状况、品质控制能力及财务信用状况进行深人调查,以确保采购物资质量和资质符合要求。做到同种物资比质量,同等质量比价格,同样价格比服务,同等服务比信誉。
3.加强物资储备管理,保证生产有序进行物资储备管理是企业保证生产正常进行的必要手段。为保证生产的正常运行,必须做好仓储管理工作,使企业的物资储备管理科学化、条理化、规范化。
(1)物资验收人库必须严格按采购计划,对物资的品种、规格、数量都要严格检查,质量不合格的物资予以退货。
(2)仓储物资储存过程中要采取良好的保养手段,以科学的方法做好物资保养工作。对仓库中的物资要根据物理性能、化学成分、体积大小等进行分类,分别加以妥善保管,还必须配备相应的保管养护手段,确保在库物资的价值和使用价值。
(3)严格财务制度,完善物资进出库各种手续,并定期进行盘点,保证仓库中的物资种类与数量和账目上的相同。
(4)确定物资储备定额,保持合理的物资储备量。储备过多,会占用企业大量资金及消耗大量保管费用,使企业资金周转不灵;储备过少,一旦物资供应脱节,会影响生产的连续性,给企业带来重大的经济损失。应确定合理的储存时间、合理的储存空间。合理的物资储备不仅要求总量合理,而且要求结构合理。还要合理选择物资储存地点,并且通过合理摆放,有效地利用仓储空间。同时,还要根据时间条件的变化,不断完善、修订物资消耗定额。调整库存结构,降低库存储备,加快资金周转、减少对储备资金的占用,是物资储备管理创新的核心。做好物资储备工作,可以使企业库存物资经常保持在合理水平,节约储备占用资金,增强企业资金的流动性,增加企业经济效益。
4.利用信息化手段,实现科学管理。由于物资管理系统本身的复杂性和繁琐性,所包含的物资种类众多,要让物资管理工作提高到一定的层次,做到系统化、规范化和网络化,必须采用信息化手段,把物资计划、采购、仓储、配送、供应商等的管理纳人网络管理之中,有效地利用共享信息资源,改善企业管理环节,实施有效控制与全程管理。通过采用先进的科学管理手段,快速疏通企业内部管理信息渠道。还应建立起与外部市场相通的信息网络,使内部物资信息网络与外部市场信息有机衔接,及时获取市场信息,提高市场竞争力。
我国已经加入WTO,与世界的接轨是必然的趋势,物资管理工作的规范化、标准化也同样不可避免。企业面临的市场,竞争将更加激烈,企业与时俱进,不断创新,把物资管理工作当作重点来抓,挖掘自身潜力,提高自身素质,建立起本企业的核心竞争力,才能在日趋激烈的国际竞争中立于不败之地。
参考文献:
关键词:会计电算化;采购管理模块;操作方法
由于国民经济与科学技术的不断发展,会计电算化工作已经引起人们足够的重视。将计算机技术引进到会计采购管理工作中,能够有效保证会计采购管理工作顺利进行,提高会计运算效率。随着会计电算化知识的普及,我国已经培养出了一大批既掌握互联网知识,又熟练掌握会计知识的新型人才,提高了企业的经济效益。由上述内容,我们将探讨分析会计电算化这门课程中采购管理模块的操作方法,促进会计电算化的可持续发展。
1会计电算化中采购管理模块在企业中重要作用
在企业运行经营的过程中,会计电算化中的采购管理具有不可小觑的作用。会计电算化指的是在传统的会计算法中,人为加入互联网管理模块,提高了会计人员的工作效率,保证企业中的采购管理工作顺利进行。会计电算化主要分为9个模块,其中,会计电算化中采购管理模块的难度较大,会经常发生数据信息传输不同的情况,会计数据很容易丢失。因此,对于企业中的会计电算人员来说,熟知并掌握好会计电算化中的采购管理知识,能够有效提高企业的经济效益与管理效率,从而保证企业的发展道路更加通畅。
2会计电算化采购管理模块发展中存在的主要问题
在会计电算化采购管理模块发展中存在诸多明显问题,其中,最为主要的问题是企业中的财务管理软件与会计电算化管理系统的连接性、协调性较差。由于企业中的会计工作人员对会计电算化知识缺乏足够的重视,在实际工作的操作过程中,往往忽视了财务管理软件与会计电算化管理系统之间的配合,影响了会计电算化采购管理模块的发展。正是因此,在实际工作中,企业中会计管理人员应该改正对其工作的态度,应该竭力促成财务管理软件与会计电算化管理系统有效连接,提高会计电算化管理系统的使用率,保证会计电算化工作顺利进行并产生作用。除此之外,由于我国互联网开发技术比较落后,使得会计电算化中采购管理模块中的数据安全性较差。从互联网软件技术的发展情况来看,我国的互联网软件开发技术仍然处于模仿阶段,并没有形成一个系统化的管理,使得互联网系统输出数据不够准确,影响会计电算化中采购管理模块的安全运行。要想万无一失地保证企业中的会计电算化系统的安全运行,那便需要企业中的会计人员不断学习国内外会计电算化中的采购管理知识,及时更新自己的知识体系,并将这些知识应用到企业会计电算系统中,发挥互联网的作用,提高互联网技术的使用率,从而保证企业中会计电算化工作能够顺利进行。
3会计电算化中采购管理模块中操作方法
3.1采购发票与采购物品同时到达的操作方法
在企业会计电算化的采购管理模块中,我们知道,当采购发票与采购物品同时到达时,工作在会计电算化部门中的管理人必须在当时当刻,将采购发票与采购物品保存好。同时,将采购发票与采购物品详细记录下来,作为日后的采购数据。如果采购完毕的物品已经录入到会计采购数据库中,工作人员应该将采购单与采购物品单进行二次录入,保证采购发票与采购录入信息的统一性,保证采购信息的准确性。除此之外,企业中的会计人员应该检查好采购发票与采购货物上的货单,采购发票保存好之后,工作人员可以将采购发票与采购货物单进行比对,如果发现两个货物单上有不符的内容,可以将情况上报给有关部门,然后采取有效措施解决。但是,对于采购货物单,工作人员不需要对其审核。由于采购货物单会跟随采购订单一同入库,如果采购订单与实际订单不符,采购货物订单与实际订单也是不符的。企业中的会计人员在进行货物运费处理时,采购人员可以利用互联网技术,直接进入到采购货物管理系统,点击“采购发票”,然后按照相关步骤操作好系统,将采购货物运费发票上的相关内容录入到会计系统中。对于采购结算系统,首先,会计人员可以直接进入到货物采购管理系统,点击“货物采购结算”选项,在“采购条件记录”系统中正确地输入各项货物的结算数据结果,然后按照相关步骤要求,准确计算出采购货物的付款金额。同时,企业会计人员为了保证货物单据的准确性,应该生成货物凭证,并将货物单放到采购工作中,提高货物发票的使用率,从而保证企业会计电算化工作顺利进行。
3.2采购货物已经到达,采购发票没有到达的操作方法
在企业运行中,当发生采购货物已经到达,采购发票仍然没有到达这种情况时,企业中的会计人员应该根据货物的实际情况,提前估算出采购货物的价格,待采购发票到达后,再输入到会计系统中。在实际工作中,采购货物到达,采购发票一般在一个月后到达。因此,要想保证采购数据的准确性,企业会计人员应该提前估算好货物价格,然后直接录入到会计系统中当中,当采购发票到达后,需要会计人员经采购发票上的采购数据再次录入到系统中。与此同时,当采购发票到达后,企业中的会计人员应该按照发票上的实际价格,将相关数据录入到采购系统中,从而保证会计采购管理工作能够顺利进行,保证采购数据的准确性。对于采购结算,在采购发票没有到达之前,企业中的会计人员应该将采购发票上的相关数据直接录入到采购系统中。由于货物已经到达,当采购发票达到之后,工作人员可以将采购数据与采购货物进行核对,保证采购发票的准确性。采购发票人员应该围绕采购货物来计算采购货物的数量,如果采购货物与采购发票不符,企业中的会计人员应该及时采取有效措施解决,可以将采购货物与采购发票的实际情况,真实上报给有关部门,然后采取有效措施解决。在保证采购货物质量的前提下,保证采购发票的安全性,减轻会计电算化人员的工作压力,提高其工作效率,保证企业中的会计电算化工作能够顺利进行,不断提高企业的经济效益。
3.3采购发票已经到达,采购货物没有到达的操作方法
在企业经营中,发生企业已经收到采购发票,但是没有收到采购货物,这样的情况可说是常有的事。当发生这种情况时,会计工作人员可以提前预算货物价格,并将这些预算数据输入到计算机系统中,保证该系统的正常运行。当采购发票到达之后,会计工作人员可以将这些准确的货物数据输入到会计系统中,提高会计电算系统的使用率。对于“应付账单”款项,会计人员应该根据登记好采购发票所提供的数据,保证采购数据的准确性。与此同时,企业中的会计人员收到发票时,应该根据采购发票所提供的数据,并将该数据输入到系统中。收到采购发票之后,工作人员应该及时统计好采购货物,将采购货物与采购发票进行核对,在核对的过程中,一旦发现采购货物数量与采购发票上的数据不符,可以与其他部门进行有效沟通,保证采购发票与采购数据的准确性,保证采购货物质量。当采购货物到达企业后,企业中的会计人员应该及时检查采购货物质量。如果发现采购货物的质量不合格,及时联系企业中的采购人员,调查其中原因,然后联系货物生产商,从根本上保证采购货物的生产质量。当会计人员拿到采购发票后,可以将这些数据直接输入到系统中,将原来预估数据撤销,在保证采购货物质量的基础上,提高采购数据的准确性。因此,在实际工作中,企业中的工作人员应该合理控制采购货物质量,保证采购发票数据的安全性,从而保证会计电算化中采购管理工作能够顺利进行。
4结束语
综上所述,做好会计电算化中采购管理模块工作,不但能够有效保证企业会计系统安全运行,还能够不断提高企业的经济效益,保证企业经济财务资源得到更好的利用。但百密一疏,在实际工作情况中,仍然存在很多细小的问题,这就需要相关工作人员在现有知识的基础上,与时俱进,不断学习和创新,提高自身的职业综合素质,更重要的是,保证国民经济稳定快速发展。
参考文献:
[1]吴慧.会计电算化中采购管理模块中的操作思路[J].企业改革与管理,2016(02):123+101.
[2]尚玉梅.会计电算化对会计工作方法影响探析[J].中国矿业,2015(S2):55-60.
[3]王小琳.浅谈会计电算化存在的问题及对策[J].改革与开放,2016(12):80.
[4]蔡娟.浅析我国会计电算化发展中的问题及对策[J].改革与开放,2016(14):39-40.
与一般采购工作不同,高等学校采购工作有其特殊性,除需遵循市场经济发展规律、公开公平公正的原则外,还需要根据每所学校的实际情况,有序保质的开展工作。为避免错过采购项目开展的黄金时段、无端耗费采购人力资源,有效地提高高校采购管理工作水平,并为使用部门提供满意的高水平服务,我们有必要对其进行深入的探讨。切实做好各高校的采购管理工作,科学操作、合理配置、精诚协作,为助力高水平学校建设做准备。
二、现行高校采购工作中存在的主要问题
(一)采购计划的前期准备阶段
1、采购计划预算制定不合理。
使用单位教师工作繁忙,疏于对采购标的物的实地调研,导致采购计划报送的预算金额与市场上该标的物的价格偏差大。以常用的办公设备台式电脑为例,有时使用部门报送的预算是教师在京东、天猫等互联网电商平台上搜到的价格,由于互联网电商平台具有无需支付多余运输成本、税金等费用,其标的物的价格势必低于实体店的销售价格。这种情况下,采购部门工作人员不得不重新询价,同时跟使用部门教师协商修改采购预算。
2、采购计划参数不详细。
高校对大型精密科研仪器设备的采购需求迫切,而此类设备专业性较强、价格昂贵、精密度要求高,在实际操作中,非该学科的采购人员无法短时间内熟识此类专业性极强的设备,并了解其实际使用性能。如若使用部门的教师仍不能提供精准、详实的技术指标,就有标的物不能满足科研目标的可能性。
(二)采购工作的具体实施阶段
高校的采购项目总体上可以分为两类。凡是政府采购目录内的货物、服务、工程,除采购限额内的部分,其余均由公共资源交易中心代为行使采购职权。凡是政府采购目录外的货物、服务、工程,政府采购目录内采购限额内的部分,均可由各高等院校自主实施采购职权。
1、政府集中采购项目
(1)采购方式选取不合理。对于政府集中采购项目,采购单位送交审批材料中的各项条款,直接关乎整个采购过程能否顺利完成。其中采购方式的选取对高校采购工作效率的影响较大,下面我们举例说明。批量教学科研仪器设备,多以公开招标方式采购。然而这种方式从采购公告发出至开标,至公示期满签订采购合同,至最终供货,整个流程需经历1-2个月。若为进口设备,还需办理报关报检等手续,则整个流程要历时半年左右。一旦采购过程不顺利,进行第二次采购,势必会影响正常教学科研工作。
(2)采购人代表作用发挥不足。政府集中采购中,仅允许采购单位指派一位采购代表进场担任评委,其余评委均由采购单位工作人员在采购专家库中随机抽取产生。此时,采购单位只能在使用教师和采购工作人员中二选一,使用教师缺乏采购专业知识和谈判技巧,采购工作人员对采购标的物性能不熟,不利于采购单位实现利益最大化,也不利于解决突发性状况。
2、高校分散采购项目
(1)在采购方式选取方面,对于何种项目可采取单一来源方式进行采购,很难加以界定。对于业经以单一来源方式采购的项目,找不到理论依据。
(2)高校分散采购项目,其采购公告于学校官方网站上。由于信息平台的关注度低,参与的供应商少,无法形成充分竞争的局面,影响高校采购效率。
(3)对供应商中途弃标的不负责任的行为,未形成行之有效的惩戒措施。对于业经成交公告的供应商,如未能以公司名义提供弃标申请,将给该标的物的再次采购设置障碍,损害采购单位的利益。
(三)采购档案的归集整理阶段
1、标的物验收标准不一致,操作不规范。
验收结论作为评价整个采购过程的客观依据,将留存在采购档案中。对使用部门经费进行采购的项目,使用人作为验收人,有时为节省时间、尽快付款,在供应商供货时,即刻为其做出验收结论,这种行为极为不负责任。对使用高校专项经费采购的标的物,则需由经费部门牵头,组织审计、财务、纪检、国资等部门进行联合性验收,这类标的物具有数量多、技术指标复杂、存放地点分散的特点,给验收工作提高难度。受时间限制,随机性抽取标的物进行验收的方法,很难客观完整的还原实际情况。
2、遭受质疑时,采购档案资料留存不完整。
在采购公告后开标前或者完成竞标后,供应商基于自身的利益诉求,有时会向监管部门提出质疑申请。一旦质疑被受理,就存在延期采购、业经形成的成交结论被废除的可能性。如若各环节中的变更、澄清、回复资料留存不当,将造成高校采购档案缺失。
三、加强高校采购管理工作的措施
(一)采购计划的前期准备阶段
1、采购预算制定,科学、合理、客观。
高校各教学单位、机关及教辅单位在项目申报前,应根据采购标的物的用途、使用对象等,进行实地调研和可行性论证。合理编制采购预算,使供应商形成充分的竞争机制,以平衡价格、质量和服务等方面采购预期。
2、详实采购参数指标,满足使用部门工作需求。
为切实加强采购工作的针对性与指导性,采购单位除考虑现有资金状况和采购能力外,还要考虑项目的可行性。针对科研用大型精密仪器设备,切忌在技术指标中出现条件歧义、模糊不清的概念,务必使采购计划具有科学性、合理性和可实施性。
(二)采购工作的具体实施阶段
1、灵活选取采购方式,优先实现批量采购和定点采购。
针对全年都存在需求的低值易耗品,如硒鼓、粉盒,高校可在每年年初,确定3-5家定点采购供应商,当学校发生采购需求时,各部门可直接到定点供应商处采购。针对高校各部门均存在采购需求的标的物,如台式电脑、打印机等设备,把全年需求分成几个批次进行采购。压缩采购过程,还能一次性的满足多部门的及时性和多样性需求。
2、提高自主采购信息透明度,形成充分竞争局面。
“公开、公平、公正”与“有效竞争”都是采购工作应遵循的原则。而对高校自主采购项目而言,由于采购信息平台关注度低,难形成有效竞争机制。如今电子化采购被认可,既能体现公开透明的采购过程,又能阻止寻租现象发生。倘若能加以利用,可从根本上解决问题。
(三)采购档案的归集整理阶段
从高效采购计划的申报、可行性报告的论证、公告的到实际工作的开展、成交公告的再到采购合同的签订、标的物的验收、大型仪器设备的说明书、修缮工程的图纸等所有能客观、真实、完整的记载采购过程的载体,都是采购档案的一部分。采购档案既能为统计分析、采购记录查阅、采购经验总结、上级领导部门检查、采购纠纷处理提供客观真实的依据,又能为加强高校日常采购管理助力。
1、在标的物验收环节,先使用后验收,严把质量关。
对日常办公类标的物,在技术指标满足采购合同要求的基础上,使用3-5天,方可形成验收结论。对大型精密仪器设备,除满足技术指标要求外,还应达到实验的精密度,并提供长期培训指导,待获得学校联合验收小组所有成员认可后,才能形成验收结论。
2、对遭受质疑处理的采购项目,更要做到资料齐备。
[关键词] 企业;物资采购;管理
一、采购流程分析
采购工作的一般分为5个阶段:物资采购计划的制定、选择供应商、确定采购价格、验收及付款环节、采购人员考核等程序,只有加强和规范管理、实现采购流程的优化和充分挖掘采购成本的潜力,才能提高企业的经济效益。(见图文1和2,采购流程)
二、采购管理的特殊性
建立一种使配套资源采购更加科学化、高效化、专业化的运作体系,集中供求双方优质资源并加以有效整合,有效地发挥集团采购的规模优势,以利益最大化为原则,减少交易环节,降低采购成本,实现供求双方双赢的目的是众多企业追求的目标。科学、公平、高效采购模式使企业与供应商之间被”无缝”地链接在一起,实现高效率的供应链管理,使双方的成本都能得到节省。对于供应商而言,一旦形成了对供应链模式的依赖,就会把精力集中在产品和服务上;同样,企业也能因此依托规模效应,向供应商要到一个更优惠的价格。
采购成本构成具有多样性和动态性的特征,影响采购成本的主要因素有:采购价格因素,这是企业成本和费用的主要组成部分,是采购成本高低的决定因素;采购数量因素,经济批量的采购方式是影响采购成本的重要因索;物品市场信息因素,在全球经济和网络经济时代,及时全面准确地掌握分析物品市场信息,是影响采购成本的关键因素,物品的运送方式因素以最短里程,最低的费用和最短的时间及时、准确、安全、经济地完成物品在空间的转移是影响采购成本的重要因素;采购策略因素,在广阔的全球经济中,激烈的市场竞争条件下,具有预见性和灵活性的采购策略是影响采购成本的重要因素。
企业采购的重要性在整个生产过程中日益突出。良好的采购不仅可以帮助企业降低成本、提高质量、构建良好的合作关系,而且还可以帮助企业及合作伙伴创造竞争优势。
三、加强采购管理
1.加强制度建设,规范采购行为。要加强物资管理各项制度建设,建立科学、严密、行之有效的物资采购供应内控体系,确保物资采购供应各项工作严格在制度约束下进行,规范行为。必要时还应建立健全管理制度集中采购制度和采购监督检查制度。合理完善的制度是采购工作顺利进行的重要保证。
2.加强业务培训和道德教育,提高业务人员水平和思想素质。针对一部分人员思想认识模糊,追求金钱,贪图享乐思想蔓延的情况,加强对企业工作人员,特别是物资采购这样的重点岗位、重点人员的党性和法制教育,显得尤为重要。企业要重视加强重点岗位干部职工的思想教育和职业道德教育,结合典型实际案例,通过剖析犯罪分子走上犯罪道路的原因,教育广大干部职工引以为戒,促使他们做到忠于职守,遵纪守法,廉洁奉公,坚决抵制各种腐败思想的侵蚀。在加强业务教育培训的同时,还必须加强思想道德教育和违法违纪警示教育,用典型的违法违纪采购案例教育物资从业人员识别商业陷阱,提高抵抗商业贿赂的意识,提高从业人员廉洁自律意识和职业道德素养,构筑牢固的职业道德防线,做到廉洁采购、依法采购、阳光采购。
3.加强对供应商管理。在现代采购管理中,供应商与企业是一种合作关系,强调供应商与企业合作共赢,必须对供应商进行有效的管理。在选择供应商时,应根据产品质量、价格、交货期以及企业资信等各种因素优选供应商,并建立供应商档案,对供应商进行动态管理,与有实力、讲信誉的供应商结成长期合作伙伴。要经常告诫供应商远离商业贿赂,一旦查处永不录用,严重时提交司法机关处理。
4.有限授权,防止业务人员权力过大,施行采购人员轮岗制度。物资采购监督的一个重要方面就是要使采购决策的权力公开化、流程化、分散化,建立有限授权制度和决策信息共享制度,防止采购人员越权行事,这也是对采购管理人员的有效保护措施。实行采购人员部门负责人轮岗制度,可以有效防止采购人员与项目主要管理人员结成利益小团体,并可以防止采购人员与部分材料供应商形成利益关系网,从而避免管理人员、采购人员及供应商相互勾结。从中谋私,导致采购成本居高不下。
5.利用信息网络技术加大采购公开,扩大监督范围和力度。对物资采购供应过程的监管,仅仅靠管理部门是不够的,要充分发挥各级部门和人员的作用,形成人人监管的局面,防止企业利益受损。可以充分利用现代信息网络技术手段,加大物资采购信息公示力度,将采购价格、采购数量、供应商等情况在企业范围内广泛公示,接收各级部门所有人员的监督举报。利用网络开放性的特点,使采购项目形成了最有效的竞争,有效地保证了采购质量;能够更加规范采购程序的操作和监督,大大减少采购过程中的人为干扰因素,杜绝采购”黑箱”操作和采购腐败。
6.建立健全采购绩效评价机制与奖惩制度。在一个特定建设项目、同等条件下,不同采购部门和人员,采购物资可能付出的成本相差甚远。这里有采购技能差别的原因,但更多的反映出采购人员责任心的差别、职业道德的差异。评价采购工作的结果如何,需要建立一套科学、规范、合理的采购绩效评价指标体系和绩效管理制度,定期对采购部门和人员进行绩效考核,并把考核结果与薪酬挂钩。通过考核结果,给予奖励,或者提出警告、换岗培训,或者给以处罚,以此激励员工不断提高其工作主动性和积极性,促进业务素质和采购绩效不断提高,加速企业采购工作向着现代化、专业化和高效化方向不断发展。
企业物资市场采购的成本控制和质量管理问题,关键是要提高物资计划与管理人员及采购人员的文化、理论和专业素质,提高相关人员的道德修养。随着社会就业人口的激烈竞争和科学技术的飞速发展,将对物资计划与管理人员的要求越来越高,物资计划与管理工作应尽量录用具有相关专业学历和职称,并且有相关专业技术理论知识和一定的实践经验及工作能力的高素质优秀人才,以提高全员的文化理论素质和道德修养,力求尽善尽美地做好物资计划和管理工作。如何灵活运用降低采购成本价格策略,作为采购人员应根据具体情况灵活应用来降低采购成本的目的。
参考文献
【关键词】电力企业;物资管理;实效性;改进思路
一、引言
物资管理主要是对企业物资流转过程(比如订购、运输、储备、供应等)所进行的计划、组织和控制活动。物资管理是节约物资、降低生产成本的重要手段。现代电力企业的物资管理必须为电力生产运行、工程建设和营销服务作保障,这是其实效性的基础。通过优化管理思路实现管理的实效性,是物资管理的基本目标。电力工业是重要的装备性工业,物资费用占比较大。而电力生产的连续性又较强,物资选用和匹配十分重要。因此,电力企业的物资管理尤其重要,有利于提高全局经济效益。
不过,我国目前的电力企业物资管理正处于转型期,企业物资供应向现代物流社会化过渡的过程还有很长的路要走。其中,加快提高科学管理水平,稳妥建立现代物流体系,是电力行业面临的重要任务。本文从电力物资管理工作的重要性开始探讨,对物资管理的实效措施进行系统化分析,着重分析通过提高资源利用效率提高电力企业物资管理的实效性,并分析如何以此来促进电力企业自身的发展。
二、电力物资管理:现状及问题
电力物资管理对电力企业的发展发挥着重要作用,要明确电力物资管理的重要性,对实效性措施系统分析。
首先,从电力的地位和作用看,电力产业是重要基础和战略支撑产业,其产业发展的科学化是一个系统工程。其中,装备水平在电力生产和建设过程中的发挥着关键作用,物资采购工作直接影响电力生产成本与安全稳定,因此,电力物资管理工作十分重要,企业也要探索适合的管理措施,尤其要注重通过有效的管理办法规划物资采购,提升经营能力和社会效益。其次,从电力物资管理的内容看,这一过程主要涵盖了仓储、配送、招投标、采购等内容,具体管理工作又涉及物资标准化管理、信息管理和储运管理工作。尤其在储运管理方面,经济时效性要求发挥各级物资部门的优势,确保供应水平符合需求。
我国电力物资企业目前发展面临一些问题,集中表现为供电企业物资库存很少,往往通过成立相应的物资公司进行管理。这种模式在一定程度上为企业的发展起到了积极作用。一是它符合供电企业的发展要求,减轻了工资压力,二是改变了财供合一的模式,明确了各级部门的职责分工,便于经营决策也节约了人力物力。三是它规范了招投标程序,减少了违法乱纪行为,也相应节约了各项工程成本。不过,我国电力物资企业目前仍存在一些问题,主要表现在以下几个方面:一是物资采购机制有待完善。比如,当前的物资招标制度的执行度较低,部分材料没有相应的招标形式,询价方式广泛存在。再比如,采购寻价机制不完善,采购部在询价中往往不能进行有效的询价。二是现代物资管理手段落后。当前,不少电力物资信息系统已经建立,但实效性不强,使用效率较低。三是采购管理体制不健全,比如物资采购合同范围的规定并不明确,物资部门进行的商务性谈判也缺少统一协调。同时,合同监督作用也没有有效发挥,许多电力企业缺少相应的价格标准体系,约束力不强。
三、从实效性视角提升电力物资企业管理水平的建议
当前,电力企业的物资采购并没有明确职责分工,也没有进行相应的科学管理,乱采购行为普遍存在,招投标力度不够,物资周转缓慢也造成了许多损失和浪费。同时,当前已经采取的一些提高物资管理水平的措施,实际上有待加强。
第一,当前我国电力企业的物资管理已经着眼于降低物资成本并保证生产经营需要,但在降低物资单位消耗、加速生产发展上还有很大的提升空间,要注重降低产品成本,提高物资管理的实效性,节约资金。具体思路上,要对企业的生产过程加强监督和控制,对物耗管理进行流程优化,推动物资消耗的降低。要节约物资流转费用,努力降低流转费用,提高管理效益。同时,当前电力企业对流动资金的管理已经深入了储备资金、生产资金等内容。不过,在具体划分上,物资部门要继续搞好物资储备,努力降低资金占用率,加快企业经济效益的提高。而为了物资管理任务的有效完成,要重要物资的供需矛盾,从解决矛盾出发提高物资管理的实效性。
第二,当前我国电力企业在物资管理上已经逐步开始建立健全物资管理制度和设备、材料招标管理办法,但执行力有待提高。实际上,电力企业要要加强物资管理的基础,就要首先搞好物资定额、分类及采购工作,规范管理岗位与工作标准,促进物资采购管理的全过程化。而提高物资管理的实效性,更加离不开以上各环节的制度化。要进一步加强物资采购的管理监管,促进市场规定的落实,在实效性方面,要采取多渠道,少环节的方法,首先降低物资采购成本,促进采购的良性循环。
第三,物资管理现代化是一个过程,当前,我国已经大量实施物资采购管理现代化措施和手段。比如,供电企业已经大力推广先进技术与先进管理手段,并积极建立高效的采购管理机构,在信息系统建设方面也加大了投入。不过,要提高物资管理的实效性,促进物资管理现代化水平的进一步提高,离不开对物资定额、库存管理及价格体系的资料贮存。要提高采购管理水平,完善业务流程,争取建立与供应商的长期合作关系。另外,要尝试建立评标小组专家库,促进物资流程管理,加快网络营销。
第四,要加强管理人员队伍建设。人是重要的生产要素,加强物资管理人员队伍建设是提高当前物资管理水平的关键,要从理论水平、管理能力、信息化等几个方面进行努力,促进物资管理水平的提高。要积极利用信息化手段,促进科学管理,加快系统化、规范化,促进网络管理手段的落实,积极改善管理环节,促进控制管理。要通过先进的管理手段疏通管理信息渠道,促进企业的安全稳定,促进现代物流管理理念及技术在物资管理工作中的应用。
第五,提高物资管理实效性的重要内容还包括加快落实物资采购分级管理制度。物资采购的成本包含商品进价成本、期间费用等。为保证采购环节管理的实效性,要积极采用分级管理措施,加强对结算凭证的考核。同时,分级管理、重点控制要预防采购管理漏洞,促进系统化模式的建立。在流程化管理方面,要对所有的管理过程控制,比如,要实现供应商申报审批的控制,加强对供应商的统一管理。要通过联合存储管理,积极建立统一库存业务操作系统。可以尝试完善现有ERP系统,落实系统化管理控制措施。要加强信息化管理,促进生产、财务等管理活动的统一协调,努力实现信息记录、统计,加快优化设计、协同商务等活动。可以通过网络等多渠道加强对产品的摸底,并在价格谈判中采取积极方式进行议价,确立价格最低、质量最优的物品。总之,要提高现代电力企业的物资管理水平,要更加注重落实实效性,落实流程化管理手段,促进分级管理,最终实现管理实效性。
参考文献:
[1]庄家琢.电力施工企业物资管理的思考与探讨[J].武汉电力职业技术学院学报,2009,(03):25-26.
[2]林宏彬.物资管理对电力施工企业管理的指导意义[J].China's Foreign Trade,2010,(22):31-32.