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关键词:物资采购;管理;采购业务
一、引言
物资采购是企业的重要经济行为,作为物资管理的重要环节,物资采购是企业的重要业务流程,该流程具有很多的关键控制点,完善物资采购管理不仅可以提高企业经营效率,而且可以防范风险和降低隐患。
二、物资管理
(一)物资管理的概念
物资管理,是指企业在生产过程中,对本企业所需物资的采购、使用、储备等行为进行计划、组织和控制。
(二)物资管理的目的
物资管理的目的,是通过对物资进行有效管理,以降低企业生产成本,加速资金周转,进而促进企业盈利,提升企业的市场竞争能力。企业的物资管理,包括物资计划制定、物资采购、物资使用和物资储备等几个重要环节,这些环环相扣、相互影响,任何一个环节出现问题,都将对企业的物资供应链造成不良影响。
三、采油厂物资采购管理的现状
(一)一级物资、二级集采物资严格执行集中采购结果
中石油集团公司和地区公司分别对专业性强、数量大、批次多、金额大的物资以招投标定商定价、定商不定价、带量采购等方式实施了集中采购,采油厂严格按照集中采购结果公示中的供应商、物资编码、价格等提报物资采购计划,实施目录采购,这些物资就是我们通常说的一级物资和二级集采物资。目前,采油厂一级物资和二级集采物资执行集中采购结果率达到100%,可是,有些集中采购物资的交货周期长达90天或者120天,应急响应能力也就不存在了,这对采油厂物资采购计划的前瞻性是一个严峻的考验。
(二)二级非集采物资、三级物资以谈判方式实施委托采购
二类非集采物资、三类物资的采购需按照油田公司的相关管理办法在物资采购计划提报后编制谈判采购方案、产品价格说明、材料成本构成等资料,通过审批后,采油厂方可自主组织谈判,编写谈判记录,委托物资供销公司进行采购。这些物资需要通过物料组八位码与供货商的准入产品资质相对应来拟选供应商,以预估单价或系统历史价格提报物资采购计划,谈判完成后,物资供销公司依据谈判记录实施参照式目录采购或者线下寻源采购。这种采购方式的业务流程最长、耗费时间最多、所需资料最复杂。
(三)三级物资以谈判方式实施自行采购
根据油田公司的规定,自行采购物资的金额应不大于全年物资采购金额的百分之五,为了规避风险,采油厂基本放弃了这百分之五的自购比例,仅针对三产采购的小额、零星物资实施自行采购。这种方式的采购程序比较简单,仅需编制谈判采购方案,通过审批后,组织谈判,采油厂相关岗位自行在物采平台上实施线下寻源采购,审批通过后便可以签订合同、供货、验收和结算,这种方式增加了采油厂相关岗位的工作量,但是耗费时间会比较少、工作进度也会比较快。
四、采油厂物资采购管理存在的问题
(一)专业采购人员过少
采油厂严重缺乏专业采购人员,物资采购岗只有1人,日常业务工作已经非常忙碌,无暇深入了解市场,开展市场调研,专业的采购人员应该具备对产品品牌、质量、价格、渠道等的分辨能力。采油厂是综合性生产企业,所需物资纷繁复杂、多种多样并且专业性强,某些供货商就是抓住薄弱环节,以原材料涨价、质量要求高、专业要求严格等为由,故意抬高产品价格而从中谋利。
(二)采购业务流程多、耗时长
采油厂的每一笔采购业务都必须先后在ERP系统和物采平台上完成审批,方可采购和办理合同及结算业务。基本流程为:采油厂在ERP系统中提报物资采购计划后,通过五级审批后,物资采购计划按照大类被划到物资供销公司的专业分公司和业务归口分公司,这些分公司的计划管理人员见到采购计划后,继续在ERP系统中提报物资采购计划,通过五级审批后,物资采购计划会出现在物采平台中,物采平台采购方案、采购结果各需通过二级审批后回传至ERP系统,方可生成采购订单,实施采购。可见,每一笔采购业务需要流转于五个部门、十余个人员之间,最长耗时可以达到2-3个月,严重影响了采购计划的时效性和及时性,为采油厂现场生产带来很大的隐患。
(三)两大信息系统限制不统一
两大信息系统是指ERP系统和物采平台,这两大系统同步运行,后者对于供货商的准入产品资质八位码有限制,物采平台中不能查询到的该供货商的八位码,无法选择该供货商,不能顺利完成审批,而ERP系统没有这种限制,因此,处理采购业务时需要首先在物采平台查询,其次在ERP系统中提报,最后再回到物采平台审批。每一个供货商的初步采购计划都需要如此查询,最终确定每一个供货商的采购计划,这样,消耗了业务人员大量的时间并且无法按照供货商的擅长方向来分配采购计划,实施采购过程中会出现无法供货的局面。
五、采油厂物资采购管理的应对措施
(一)健全物资采购管理机构,配备高素质采购人员
物资采购属于物资管理部门的职能,应在该部门内设置物资采购管理小组或者人员,以经验丰富、事业心强的优秀采购人才为核心健全管理机构,并将责权划分明确,可加强职业道德培训和教育,杜绝吃拿卡要的行为出现。
(二)确定采购业务的归口部门,提高上下游部门的业务处理速度
建议确定物资供销公司的业务归口分公司与采油厂物资采购岗接洽物资采购事宜,传递物资采购资料和办理结算业务,这样上下游部门清楚明了,便于沟通和积极解决采购业务流程中遇到的问题,提高业务处理速度。
(三)统一ERP系统与物采平台的限制要素,保证两大系统顺畅衔接
应同时将物资准入产品资质八位码作为ERP系统和物采平台的限制要素,并在ERP系统中增加匹配供货商功能,一方面给业务人员提供供货商参考,一方面又节约了大量的翻来覆去查询的时间,有利于物资采购业务在两大系统中顺畅衔接。
六、采油厂物资采购管理的发展趋势
(一)进一步加大集中采购力度
在中石油和油田公司集中采购的政策环境下,集中采购的最大收益是各二级单位或地区公司的集采物资数量得到归集和累加,降低了对供货商的价格阻力,使物资采购价格得到了大幅度下降并获得了直接生产制造厂家的优质服务。再有集中采购使得采购物资的物料编码、价格、标准和质保期得到统一,避免了审计中不符合项的出现,同时提高了采购效率,降低了采购成本,美中不足,集中采购难以适应紧急采购的需要,利远大于弊,因此,进一步加大集中采购力度是必然趋势。
(二)建立二级非集采物资、三级物资的电子商务平台
各二级单位委托物资供销公司采购的资金均可达到95%以上,如此大量的采购业务对物资供销公司也是挑战和考验,物资供销公司如果能充分利用发展迅速的现代信息技术,建立电子商务平台,对于二级非集采物资和三级物资这些没有价格依据的物资将是很好的整合,也可以将这些繁杂物资的采购换货率降到最低,因为在电子商务平台上可以直观看到你想使用的和你需要的物资,电子商务平台的建立不仅能够使采购业务变得简单,而且降低了大量的人力、物力、财力的耗费,同时也是信息化采购时代的发展趋势。
七、结论
采油厂物资采购管理的发展和完善应当充分结合采购政策、经济环境、法律法规和企业实际情况等方面的因素,循序渐进,稳步推进。采油厂物资采购管理的成效不仅影响着企业经营效益和效率,而且直接决定着企业生产成本的节余和超支。本文由于篇幅原因,仅仅从三个方面探讨了采油厂物资采购管理存在的问题,并给出应对措施,旨在为其他二级单位提供借鉴和知道,使物资采购管理更上一个台阶。因此,我认为,对采油厂物资采购管理的现状和发展趋势进行探讨具有非常重要的现实意义和实践意义,物资采购管理是当前企业的重要经济行为,涉及了采购政策、组织架构、管理办法、业务流程等很多方面,应当进行更为全面和透彻的探讨,得到更多管理人员和决策人员的关注。
(作者单位:第四采油厂物资管理站)
参考文献:
关键词:企业;采购管理;现状;措施
采购管理是企业运营管理中的一项重要工作,采购成本的降低能有效提升企业竞争力。特别是在当前发展环境下,企业竞争不断加剧,企业采购管理中充分调动企业员工工作积极性,引入市场和竞争机制,最大限度的降低采购成本,提升企业竞争力。现代采购管理对提升企业竞争力的探讨是一项重要工作。本文分析了采购管理的重要性,对企业采购存在的问题和改进措施进行了探讨,以树立科学的采购管理理念,加强采购内控管理。
一、采购管理的重要性
企业采购管理的概念主要是:企业采购管理是按计划采购订单,按要求制订发货计划进行价格管理,做好企业采购管理物品的选型工作,企业采购管理工作贯穿于整个采购工作的全过程,企业采购管理的具体内容包括设定采购目标、制定采购制度以明确采购权限、明确采购标准和采购要求等,选用聘用采购人员,设计相关采购流程和表单,制定企业采购计划和采购预算等。企业采购管理的重要性主要体现在:企业采购材料的质量直接影响了企业运营效益,企业运营所需的原辅助材料要经过前期细致的调研、选型、比对,确定企业采购物品的设备选型,才能正式的采购并用于企业运营过程中。企业采购成本的降低减少了资金占用,降低了仓储成本,在企业营运资金周转方面发挥着重要作用。采购成本不仅包括采购成本、还包括储存成本和流动资金成本等,高采购成本将大大降低生产的经济效益。企业采购物料是确保生产经营的重要的基础性工作。
二、企业采购管理现状与存在问题
1.企业采购组织不够健全
一些企业采购组织不健全,没有专门的人员从事招标采购工作,一些企业整体缺乏有效的采购制度,很多企业的购买决定权由企业领导所持有,缺乏具体的采购运营组织,采购过程不透明,缺少制度的监督与约束,没有对采购行为进行合理的规制和管理。
2.传统供应商管理中存在的不足
传统的供应商管理模式存在一定的不足,采购管理工作没有引起企业管理者的关注,一些企业采购工作人员对供应商的管理不到位,一些采购工作人员不深入了解供应商的情况,从而导致供应商的选择不符合要求,在合作过程中易出现一些问题,同时对供应商缺少评估,对商品质量和商家服务缺少评估,导致企业采购成本不稳定。
3.对采购工作的绩效评估工作不足
采购成本直接影响到企业的利益。一些企业采用传统采购模式未制订绩效评估办法以有效降低采购成本。一些企业未确定适当的绩效评估方法,对采购工作人员的工作水平没有正确的评估。
三、建立现代采购管理以提升企业竞争力
1.建立有效的采购组织
采购是企业的一项重要职能,采购部门的建立可有效规范公司物资采购行为,降低物资采购成本,加强物资采购监督,完善供应链管理。企业建立起专门的采购组织,负责制订物资器材采购、招标采购及支付预算工作,负责制订、完善招标相关制度、流程。监督采购、招标计划的审批及实施,负责对年度招标采购决策负责把关,同时物资采购的纪检监督工作由企业的纪检监察相关部门来负责,让权力运行在阳光下,确保了招标采购工作的公开性与透明度。
2.选择优秀的供应商家
对供应商家的择取十分关键,成立专门的招标采购小组,做好供应商的选择工作。评标工作由相关主办部门确定评标人员及开展相应的组织工作,上课每月召开一次物资器材采购会议、集中确定各类器材的供货厂家、型号、数量等信息。
3.通过绩效评估提高采购管理水平
企业通过绩效评估有效提高采购管理水平,是企业对提高采购行为的重要抓手。要确定适当的绩效评估标准,促进企业实现整体业务价值的提升,突破职能评估的瓶颈。如某企业在采购的考核中采用了以下方法对采购进行考核:对于采购成本的考核主要是考核采购成本的可比降低幅度。采购成本可比降低幅度=(当期实际采购额-当期计划采购额)/当期计划采购额。其中当期计划采购额=∑当期实际采购数量×采购计划价格。采购物资计划价按财务部、物流部、采购商务部共同确认并报总经理批准后的当年度年采购物资计划价执行;物流部根据采购物资的类别、规格输入计划价格,计划价格输入错误由物流部更正,更正前不纳入采购商务部考核。考核价格根据上一年度计划价并按照国家统计局的前一个月的ppi指标进行调整,具体调整公式如下:当年考核价格=当年计划价*(1+前一个月ppi指数*50%)如本期采购物资没有计划价(上年度无此项物资可比采购),年度内第一次采购不计入采购成本考核范围,但必须按照招标程序进行多家招标采购(或经过多家询价对比采购,并报公司领导批准),第二次以后按照财务部、采购商务部、物流部确认的第一次招标购买价格或多家询价采购价作为采购计划价。通过考核体系的构建,对企业采购人员的工作进行有效的评估,以把控采购成本,提升企业竞争力。
四、结论
在当前发展环境下,企业竞争不断加剧,企业采购管理中充分调动企业员工的积极性,引入市场和竞争机制,最大限度的降低采购成本,提升企业的竞争力。通过树立科学的采购管理理念,加强采购内控管理,采用现代采购管理,规范了企业的物资采购行为,降低物资的采购成本,加强了企业物资采购监督,完善了应链管理,有效提升了企业竞争力。
参考文献
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主要是对服务合同的签订前审批流程、商务谈判、技术澄清、服务合同变更及索赔等程序性文件的管理,及对服务合同条款规定、合同印章使用、合同评审制度等管理内容。
二、海洋石油工程项目服务采购管理中存在问题
1.理论指导相对缺乏相对于工程建设质量方面有质量管理体系、进度方面有传统进度计划、费用方面有全面的概算预算管理,海洋石油工程的服务采购管理缺乏比较完善的体系和理论支持。海洋石油工程项目的服务采购管理还处于萌芽阶段,仅仅是意识到服务采购管理的必要性和优点,而服务采购管理的有关理论却相对较少,项目服务采购管理的理论指导大大落后于行业发展速度。
2.管理方法陈旧落后海洋石油工程项目服务采购现阶段的主要方法有:
(1)项目服务采购计划控制方法
此方法基本沿用企业服务采购运作方法,根据项目的进展和需求,制定服务采购计划。根据项目各种因素的变化和计划的执行情况,调整计划内容采用此种方法进行服务采购,未考虑项目的生命周期和具体需求,精度低、预见性差,对关键设备和物资的采购无保障措施。
(2)项目服务采购质量控制方法
对于项目服务质量实施情况的监督和管理。企业采购背景的前提下,项目服务采购的质量控制也仅仅限于项目交收后的检验。项目服务采购的人员仍保持着企业采购的需求方心态和作风。在质量控制方面,基本属于事后控制。未考虑项目服务采购需求受到项目生命周期的限制。海洋石油工程项目服务采购管理方法和控制手段较为落后。对项目服务采购的供应商或承包商的管理仍沿用企业供应商或承包商的传统管理模式,项目服务采购计划还仅仅是简单的费用及工期安排,对服务采购合同的管理基本停留在文档管理的初级阶段。在项目服务采购的过程中,并没有运用和实施战略分析、动态跟踪、过程控制、系统管理等方面的工具和方法。
3.项目缺乏统筹兼顾
1.国有企业采购管理中存在的问题
国有企业相对于其它一些企业来说必然具备着一定的特殊性,这些特殊性的存在导致国有企业在采购管理中面临着更多的困难,进而导致了当前我国国有企业采购管理中存在着很多的问题影响着采购管理的质量,其中主要表现在统一性、规范性和考核等三个方面。
1.1统一性差
虽然我国国有企业都具备自身的管理制度,其中对于采购管理来说也具备相关的管理制度和管理办法,但是这些制度具体来说都指向了具体的采购操作层次,在一些较高层次的统一性管理上还存在着一些欠缺,其中具体表现在两个方面:(1)对于国有企业来说一般都是一些较为大型的集团企业,其涉及到了很多的分公司,对于这些子公司之间的采购统一性的规定并不是十分完善,没有做好相应的协调工作,进而影响了国有企业采购管理的质量;(2)另外一方面则是在分公司或者子公司内部各个部门之间也存在着协调性不足的问题,尤其是在生产部和采购部之间存在着交流不畅等问题影响着采购的合理性,进而导致了采购工作可能出现一些失误影响着企业的采购管理。
1.2规范性差
针对现有的我国国有企业的采购管理制度来说因为其制定和实施的经验较少,所以其中仍然存在着很多的问题,尤其是在规范性上还需要我们进一步的完善,其中最为明显的一个问题就是当前我国国有企业采购管理中对于相关采购过程的具体操作规定不够详尽,而仅仅是对于采购办法进行了泛泛规定,这就导致了具体采购人员在采购过程中面临着更多的问题和困难,导致我国国有企业在采购管理的执行中出现一些问题,此外,在当前国有企业信息化规范管理中也存在着一些问题影响着采购管理的效果,不仅不能够很好地利用信息化的优势,还对于我国国有企业采购管理的效果产生较大影响。
1.3考核办法问题
当前我国国有企业在采购管理中存在的另一份问题就是考核过程没有一个统一的标准,大多数国有企业当前对于采购人员进行考核都是采用领导决定制度,一切都是由领导对于采购人员进行评价考核,决定采购人员的工作质量,这在很大程度上来看是不合理的,甚至会因为对于领导缺少必要的监督导致出现现象,进而影响考核的公平性,最终影响到国有企业采购人员的工作积极性,导致采购管理质量低下,所以说,考核办法问题也是当前困扰国有企业采购管理质量的一个主要问题。
2.提高国有企业采购管理水平的对策
针对当前我国国有企业采购管理现状,我们必须进行详尽的分析,然后制定出对应的政策,采取有效的办法来提高我国国有企业采购管理的质量,促进国有企业的健康发展,具体来说,我们可以采取的措施有以下几点。
2.1加强监督。一般说来,国有企业进行采购都是事先制定好相应的采购计划,然后再按照相应的采购计划进行实施,在这一过程中要想切实保障采购的有效性和质量,我们就必须加强整个环节的监督工作,不仅仅要在采购计划的制定过程中加强对于计划制定的监督和控制,确保采购计划的合理性,避免采购过程中的浪费,还应该加强在具体采购过程中对于具体采购人员的监督,对于采购计划中的物品数量、种类等进行详细监管,避免采购人员的失误,加强采购质量。
2.2审查申报价格。在我国国有企业采购管理中最为主要的就是针对采购价格进行管理和控制,所以我们也必须加强对于采购物品申报价格的审查力度,尤其是针对当前瞬息万变的市场环境来说,更应该加强对于市场中采购物品的报价审查力度,确保申报价格的合理性,减少国有企业的损失,具体来说,可以针对市场具体状况进行详细的调查,了解采购物品的具体价格,然后汇总成采购物资审价表以供采购监察部门进行监督和管理。
2.3审查采购合同。合同的签订是国有企业采购过程中必不可少的一部分,所以,为了确保国有企业采购管理的质量,我们应该加强对于采购合同的监管和审查,加强对于采购合同的管理和审查能够有效地避免一些问题的出现,并且能够明确采购资金的去向,确保国有企业的采购工作能够有据可查,进而提高了采购管理的质量和水平。
2.4检查采购物资质量。国有企业的采购管理针对整个的采购过程进行管理和监督,所以,我们还应该加强对于具体采购物资质量的监督和审查,确保采购物资的可用性。具体来说,加强采购物资质量的审查不仅仅能够有效地避免国有企业的一些不必要的损失,减少因为物资质量问题产生的浪费现象,还能够有效的对于整个的采购过程进行监督,避免采购人员在采购过程中出现一些失误,甚至是的现象。
2.5审查采购票据。对于国有企业采购行为的管理应该重点加强对于资金的审查和监管,这是一个核心内容,对于资金的审查不仅仅表现在对于物资报价的审查上,更应该加强对于采购过程中所有票据的审查,这些票据因为内容过于繁杂,所以一般较难进行管理,具体所来,我们需要审查的票据主要包括检验报告单、运费单据、入库单以及购货发票等,只有把这些所有的票据都进行详细的审查才能够真正的确保国有企业采购资金的有效利用,进而做好采购管理工作。
2.6审查会计信息。对于采购管理中相关资金的审查还应该包括对于会计信息的相关审查,会计师是国有企业采购过程中必不可少的一员,也是和采购资金联系最为紧密的一员,加强对于会计信息的审核就能够在很大程度上确保采购资金的有效性,不仅如此,加强对于会计信息的审查还能够有效规范整个国有企业的资金运转,避免一些相关人员的违规行为出现,保障采购过程总资金使用的合法性。
结语
关键词:采油厂;物资采购;管理;发展趋势
查阅相关资料可知,物资管理起源于第一次世界大战,发展于第二次世界大战期间,当时的物资管理主要针对于军工企业。二战结束后,物资管理更是得到了迅猛的发展,其中物资的采购管理就是在这段时间内发展起来的。在现阶段,随着市场竞争的日益剧烈,企业如果想提高自己的利润,已经不能仅仅依靠传统的降低原料消耗和提高销售量的方法来实现,而要降低采购成本、强化采购管理的方法来实现。因此,我们可以发现,物资的采购已逐渐成为了当今企业提高自身利润的主要方法。通过采购管理,企业可以降低生产成本、促进与供应商的密切联系并增强企业与市场的联系,这就可以提高企业的价值和市场竞争力。与此同时,如果企业建立完善的采购制度,可以使企业实现整体资源的优化,进而使企业在市场的竞争中处于不败之地。
1采油厂物资采购管理的现状
1.1物资采购流程
每个工程项目的采购流程都会因为项目本身的差异而存在自身的特点。一般来讲,采油厂的物资采购流程如下所述。(1)在项目整体设计完成后,先将整个项目的对应预算和业务需求进行大致计算,然后再结合原有的物料储存和现场实际需求进而综合整理出物资清单。在这之后还需要进行市场调研的到考察报告,然后将报告和物资清单交给上级部门审批。(2)动力装备部对项目的费用和技术参数进行审核,若审核不通过则采购程序结束;若审核通过,该部则将采购计划单交给招标办。(3)招标办根据采购计划组织相关部门开会制定出最高限价,然后就进入了招标环节。接下来就需要将招标结果递交给动力装备部再由该部下达采购通知单。(4)筹建部按照采购通知单与供应商联系,如果没有异议,则签订合同;如有异议,则再返回修改,直至达成一致。(5)供应商按照采购单提供货物,然后由筹建部签收。在签收时需要检查货物的质量,如有不达标的需要进行退换。(6)最后再由财物处凭借相关单据进行付款,在付款时应核查物资、数量和金额是否匹配等信息。
1.2物资管理现状
(1)一级物资和二级集采物资执集中采购。在采油厂中,对于那些专业性强、采购数量和所需金额都比较大的物资需要通过招标方式集中采购。在采购过程中需要将供应商、物资清单和物资价格等信息进行公示,然后进行集中采购。(2)二级非集采物资和三级物资以谈判形式实施委托采购。该类物资在采购过程中采油厂应按照油田公司的相关管理条例与物资供销公司谈判,在谈判过程中需要对物资的价格、采购方案等进行商议,在谈判达成一致后便可委托供销公司进行采购。(3)三级物资以谈判方式进行自主采购。在油田公司中,一般分配全年物资采购金额的百分之五为自主采购的金额。这些金额基本就可以用来自主采购一些小的物资和零件等。
1.3采油厂物资采购管理存在的问题
(1)缺乏专业的采购人员。在采油厂中一般都只分配一个物资采购岗位,该位置的人员不但需要处理日常业务,还需要进行市场调研。但其在实际工作中由于日常业务的繁重,导致其花费到市场调研上的时间就会少之又少,这就使得采购人员无法对物资的品牌、质量、价格等信息充分了解。(2)采购业务流程多、耗时长。根据上面所提到的物资采购流程,我们可以发现该流程所耗费的时间很长。整个过程需要多次审批,并且需要组织开会讨论且会议涉及多个部门,再经过一些繁琐程序后才能完成对所需物资的采购。(3)供应商无法及时响应客户的需求。在采油厂物资采购管理中,由于采油厂不能与供应商直接沟通,不能形成一个良好的信息反馈。一方面,所以如果出现工程进度和施工条件的改变,采购很有可能按照原来的方案进行而不能做出及时调整。另一方面,如果供应商的物资突然出现短缺,则需要重新订货,这也会对工程的正常进行带来一些问题。
2采油厂物资采购管理的发展趋势
(1)进一步加大集中采购力度。在油田企业集中采购的政策支持下,采油厂的集中采购集中了二级单位集采物资数量,这就避免了小型部门的自主采集。集中采购时可以大幅降低采购物资的价格,并且可以得到生产厂家的优质服务,提高了采购效率,集中采购仍然是今后发展的趋势。(2)建立二级非集采物资和三级物资的电子商务平台。随着目前互联网技术的发展,对于大量的物资采购业务也可以利用这种技术,建立电子商务平台,这样就可以大幅降低企业人力、物力和财力的消耗,并且可以在平台上可以直接看到所需物资的数量、价格等信息。同时,电子商务平台的建立使得采购业务变得简单,并使其向着信息化管理方向发展。
3结语
采油厂物资采购管理是油田企业需要探讨的一个关键问题,物资的采购已逐渐成为了企业提高自身利润的主要方法。本文因篇幅有限,只对这个问题进行了简单分析,希望以后相关研究者可以深入分析,为我国油田的发展做出自己的贡献。
参考文献:
[1]靳鑫.采油厂物资采购管理的现状及发展趋势探讨[J].商,2016,(21):17.
[关键词]国有企业;间接采购;采购管理
[DOI]10.13939/ki.zgsc.2016.32.053
1 引 言
早期的企业采购管理中,间接采购的定义通常是指通过中间商实施采购行为的方式。而近些年来,随着采购管理的发展,间接采购有了另外一种新的概念在慢慢兴起。在很多跨国企业中,间接采购指的是对企业间接物料的采购,所采购的商品和服务不直接进入最终产品来销售,不被最终顾客所消耗。这个概念之所以有所发展,是因为随着市场竞争加剧、企业产品差异化不大所造成的直接采购所能节约的成本越来越少。因此,大多数企业认识到重视间接采购的必要性。特别是国有企业,随着采购职能的日益重要,国有企业对采购部门越来越重视,制定的采购制度越来越完善。但就我国现存的管理现状而言,间接采购还处于起步阶段,并没有真正兴起。本文希望通过对企业间接物料采购管理(以下称为间接采购管理)的探讨,能够对国有企业有一定的借鉴意义。
2 间接采购管理的重要性
直接物料的采购在早期的采购管理中就受到了重视,直接采购管理也变得日趋成熟。与直接采购相比,间接采购是一直被企业忽视的采购活动。而更多的跨国企业却发现间接采购在企业的运作生产中发挥着极为重要的作用。加强企业间接采购管理的重要性主要体现在以下四点。
2.1 降低采购成本
间接采购所采购的物料是用来支持企业日常运转的商品和服务,通常分为运营资源管理类(ORM――Operating Resource Management)和维护维修运营类(MRO――Maintenance,Repair and Operations)两大类。ORM 是指维持企业运作所需的办公用品、IT 设备、计算机硬件和软件、市场营销工具和服务、差旅的预定、项目的培训以及资本货物等;MRO 是指用来修理任何种类的机器或电气设备,处理工厂的设备失灵、损坏及执行日常活动,来保持设备处于正常工作状态或避免麻烦产生的备品备件和设备、耗材等物资。对于所有企业来说,间接采购都是不可或缺的。尤其对于制造型企业来说,这两种间接物料的采购都占用极大一部分的采购成本,如果建立专门的间接采购部门和配备专业的采购人员,可以为企业降低不少的采购成本。
2.2 降低总成本
通用电气前CEO杰克・韦尔奇曾说过:“在企业中,采购部门和销售部门是唯一两个产生收入的部门,而其他部门的运营都只产生运营成本。”每个企业的构成总成本的各项成本都错综复杂,只有从各个环节都注重成本的节约,才能使总成本有所下降。采购人员可以充分利用现代技术,尤其是IT系统和技术,优化供应链各方信息的分享,协调计划,在市场需要的恰当时间,通过及时准确地供给客户所需的产品和服务等途径来降低企业的总成本。比如,采购合适的供应链所需软件、系统及服务,选择合适的物流供应商、商旅供应商及业务模式等。
2.3 帮助企业增加产能
在制造型企业中,MRO的采购占了企业采购中的很大一部分比例,有的甚至超过了直接物料的采购,而这些间接物料采购品质的好坏也直接关系到企业的产能大小。采购人员可以通过采购到新型的质优价廉的间接物料,把现有的生产线的产出率提高30%。或者,找到一个能够提供不同颜色和尺寸,满足客户多样化需求的供应商,使得企业可以利用现有生产线生产出更多种类的产品,满足客户需要。
2.4 帮助企业增加销售价格
随着现代服务业的发展,人们越来越注重个人生活的品质,这使得间接采购的高效性和专业性越来越重要。尤其对品牌企业和国际知名企业来说,在市场产品宣传和企业品牌宣传上都投入不菲,如果采购人员对这部分服务采购做得好,产品和品牌宣传好,可以直接帮助企业提高产品的销售价格。同时,制造型企业如果能采购到新设备,生产出外观更好的产品,从而在市场竞争中脱颖而出,同样也能提高产品的销售价格。
3 国有企业间接采购管理现存的问题
在我国,大部分的国有企业还采用十分传统的采购方式,一种方式就是通过企业所在地附近的批发集散地或直接的生产厂家来购买,另外一种方式则是通过企业周边的小贸易商或超市、商场等零售场所进行多点采购,这就导致了企业购平均采购成本过高,同时也带来了很多不必要的损失。国有企业间接采购现存的问题主要分为以下四点。
3.1 国有企业间接采购组织结构不完善
不像直接材料的采购,间接采购长期以来一直被企业管理者所忽视或轻视,大多数国有企业内部没有设置专门的间接采购部门,甚至没有间接采购岗位的设置,普遍的做法是把间接采购活动分布在其他各个部门,没有专门的负责人员,可以说是对间接采购没有专门的管理。而大多数跨国企业都设有专门的间接采购部门,有专业的间接采购人员对间接物料进行采购,虽在管理上存在一些麻烦,却降低了总的采购成本。
3.2 间接采购的成本难以控制
间接采购的对象一般都是小批量、多品种的,且时间上没有规律可言,无法准确预测需求,因此成本很难控制。而且由于国有企业特殊的企业性质,采购一般都依据上层领导的个人喜好,有些甚至没有权力制衡机制,这就导致了腐败问题的存在,在成本控制上加大了难度。有的国有企业对供应商的选择和管理理念相对落后,对于供应商的选择较多关注采购交易环节成本而忽略采购对象的总拥有成本,这也使得成本居高不下。
3.3 供应商众多,难以管理
一般国有企业的间接采购额可占采购总额的25%左右,但供应商的数量却是采购总额的2~3倍,在所有供应商中占比可达80%。虽然间接采购所占的采购总额比较小,但间接物料对企业运作也有着不可或缺的作用,所以仍然要管理好这些供应商。随着产品的更新换代,采购的间接物料也不断推出新产品,即使对物料采取标准化集中采购,因存在不同的市场渠道,也会存在不同供应商的可能,这就要求企业建立合理的供应商管理机制,增加了管理人员的难度。
4 提升国有企业间接采购管理的建议
4.1 成立间接采购管理职能部门
国有企业的间接采购活动分散在企业中的各个部门,由于对同一产品的重复询价或购买的不一,造成了人力、物力的浪费,也使得企业的间接采购成本居高不下。间接采购业务在企业采购成本中高达30%~60%,由于缺乏适当的管理,不但造成企业财力的浪费,也让企业对于很大一部分的成本缺乏控制和监督,而由间接采购管理部门来对企业所有的间接采购活动进行统一管理,统一询价,统一购买,既优化了企业的内部管理,也将为企业带来可观的成本节约,使之成为真正的“第三利润源”,所以成立专门的间接采购管理职能部门成为很多企业的当务之急。如今,很多的跨国企业,如宝马、博世等都已经纷纷成立专门的间接采购管理部门,统一管理企业内部所有的间接采购业务,控制间接采购成本,力求给企业带来利润的增长和竞争力的提升。
4.2 转换间接采购方式
除了在企业中建立间接采购职能部门外,企业还可以转变传统的间接采购方式,把分散在各业务部门独立进行的采购活动集中起来,来达到有效控制成本、有效供应商管理等目标。这种新的采购方式包括集中采购、联合采购或采购外包。
之所以采用集中采购,是因为集中采购代表采购权利的集中。企业能够集中所有分公司和全集团的采购力量,对供应商产生影响,在采购活动中处于有利地位,以便于采购成本的降低;同时,采购活动的集中能够统一管理供应商,降低了企业的管理费用。联合采购就是合并对同一货物或服务有需求的买方,以相互合作的方式利用同一个采购商向供应商统一订货。通过联合采购扩大采购批量,降低采购成本。采购外包是企业在集中精力发展自身的核心竞争力外,把全部或部分采购活动外包给相应的专业采购公司。
4.3 实现对间接采购的信息化管理
随着互联网时代的到来,对企业中各项活动的信息化管理越来越普及,企业管理者利用不断发展的信息技术和网络技术来实现管理上的创新,在竞争激烈的市场中发展自身的核心技术,挖掘出更新的采购方式,增强市场竞争力。将企业的间接采购信息化管理提上日程。
5 结 论
本文首先对间接采购的概念和特点进行了阐述,对我国国有企业间接采购管理的现状进行了分析研究,并根据现状挖掘出了现存的实际问题,在问题的基础上有针对性地提出下面几种建议:①成立间接采购管理职能部门;②转换间接采购方式;③实现对间接采购的信息化管理。随着越来越多的国有企业开始重视间接采购,希望以上建议对更多的国有企业有一定的借鉴意义。
参考文献:
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[2]郑海航,牛晓娟,李东升.国有企业采购管理中的权力制衡――通用电气(中国)对我国国有企业采购管理的启示[J].经济与管理研究,2011(4).
关键词:成本;项目管理;物资采购;工作效率;研究分析
如今,在市场经济的推动下,公路工程建设行业竞争日趋激烈。由于公路工程的特殊性,材料费占了整个公路建设项目总成本的一半以上。此外,公路工程点多、线长、面广,管理难度大,建设规模广,施工中工程材料的“跑、冒、滴、漏”现象屡见不鲜[1]。物资成本的高低,直接关系着工程项目的成本与效益。因此项目成本管理无疑是公路工程项目管理的重要关注热点。而进入工程项目的物资质量直接影响到了工程的质量与安全,因此物资采购对成本管理及其经济效益起着举足轻重的作用[2],同时物资采购管理无疑是整个项目成本管理及物资管理的重要控制环节。
1公路施工企业物资采购主要方式
1.1询价比较采购
展开对现有市场的调查,了解掌握当前市场行情,坚持货比三家,控制采购成本。1.2招标采购1)公开竞争性招标:招标方按照法律规定的程序进行招标、开标、评标和定标等各项活动。2)邀请招标:招标方以投标邀请函或电话邀请的方式,邀请三个以上生产厂家或供货商参加投标报价,由招标方评标小组开标、评标、定标。3)比价招标:招标方在合格供应商范围内或符合合格供应条件的特点供应厂家中,参照法定的招标采购原则精神,结合本企业实际情况,以灵活性和多样性为主要特征的一种企业物资采购方式。
1.3竞争性谈判
采购方直接与三家以上的供货商或生产厂家就采购事宜进行谈判,从中选出质量好、价格低的生产厂家或供货商。
1.4与建设单位协作采购
建设单位参与材料供应商的选择、材料价格的谈判和否决,材料采购资金由建设单位在工程计量款中代扣支付。这种方式可能会造成一定程度上的供需衔接错位,但能有效地解决材料采购中的资金短缺,资源渠道不畅,采购力量不足或外汇支付困难等问题。
1.5联合开发获得资源
施工企业与材料生产企业按照不同的生产特点和产品特点走合资经营、联合生产、产销联合和技术协作等多种协作方式。
2公路施工企业物资采购中常见问题
物资采购管理是指为保障整个企业物资供应而对企业采购进货活动进行的管理活动[3]。总结公路施工企业物资采购中常见问题,主要表现在以下几个方面,一是公路施工企业对市场经济规律和风险的认识不足,对市场法规、市场运行、市场监督与管理等方面的实际情况不够重视,在物资采购的过程中容易上当受骗[4]。二是公路施工企业对自身的发展状况了解不深入,管理上存在漏洞,使得物资采购量超出合理物资使用量,导致库存积压,浪费资源,同时物资采购管理不严,采购环节多,增加了采购成本。三是公路施工企业在确定物资采购的时候,没有进行本量利分析,忽略了三者之间的联系,只考虑到了价格上的因素,在采购方式的选择上没达到最佳效果,导致整体采购费用增加。四是公路企业在签订采购合同的时候,不符合相关法律的规定,一旦出现问题,企业将会受到巨大的损失。五是公路施工企业在发展战略中对长期物资采购方面的计划没有一个明确的目标,没有制定科学合理的有效的物资采购成本控制策略。
3公路施工企业物资采购管理及成本控制措施
3.1管理控制措施
加强对采购工作人员的培训力度,提高综合素质[6]。采购人员要熟悉业务流程,综合素质过关,满足物资采购工作的要求。公路施工企业要加强对采购人员的培训,规范物资人员的行为,明确责任,要求其遵循企业内部采购制度,并严格的执行。要最大限度的调动物资采购人员工作的积极性,充分挖掘采购人员的潜力,选拔人才进行培养。要进行不同层次人员的业务能力培训,全面提高采购人员的综合素质。建立合理的物质储备,努力实现零库存物资管理。运用零库存控制论,推行ABC分类管理[7]。制定相应的管理制度。进行物资采购前,首先为生产耗材制定相关的采购管理制度,建立采购流程,并将责任以及各个工作任务落实到各个负责人中,及时给予对材料相关岗位进行业务培训工作[9]。
3.2成本控制措施
对物资材料做市场调查及询价。按照需采购的材料了解资源情况,考察供应商的企业法人营业执照、企业资质、供应能力、价格水平及售后服务业绩等。走访其他用户,了解对材料供货商的反应[1]。建立统一的招投标平台,加强物资采购综合监管。对工程招投标和政府采购平台进行整合,建立统一的综合招投标平台,各职能部门对综合招投标平台按照统一的监管制度进场监管,有效化解物资采购监管薄弱的局面。
4结语
公路工程项目中,合理的物资采购管理及成本控制措施,能有效的降低工程项目造价成本、降低库存,缩短采购周期、提高采购质量。做好工程项目物资采购管理是一项繁琐的工作,目前在工程项目物资采购方式局限于少数几种,但已有不少学者对各种物资采购方式做出了大量研究,掌握了工程项目物资采购中存在的常见问题,并就各种问题提出了应对措施,我们也得在实际运用中不断学习、总结,不能只满足于现状,更应该结合自身的特点进行创新,在实践中发展,寻求一种更好的公路工程项目物资采购管理模式。
参考文献
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[7]吕云胜.对如何加强工程物资采购监管的探讨[J].管理前岩,2009.
在我国经济水平不断进步发展的今天,城镇化进度不断加强,人口的密集度也逐渐的加强,而在这种情况下,消防人员的消防任务也逐渐的增大。而在此过程中,消防设备有着关键性的作用,对整体消防工作的顺利开展起到很大的作用,所以必须加强对其管理。但就现阶段的消防设备采购管理现状来看,其依旧存在很多的问题待解决。基于此,本文将着重分析探讨消防装备采购管理。
关键词:
消防装备;采购管理;措施
1.消防装备采购管理问题分析
缺乏有关的消防设备知识。在消防工作中,一些消防人员认为,消防器材强度取决于设备投资,所以只是盲目的进行资本的投资,但没有注意消防设备配置的优化,提高设备的效果和功能。有些地方根本没有考虑如何提高救援能力,而是追求设备的建设。除了我们缺乏对设备有效的科学管理措施,使消防设备跟不上中国的经济和社会发展的需求。缺乏消防设备和消防器材市场认证。现在虽列入3C认证,但没有有效的管理措施。现有3C认证本身不完善的地方,不能适应目前消防设备采购以及应用管理要求。此外,也缺乏相应的管理标准和制度,通过批节俭检查制度强制性、设备采购指南和程序、标准设备报废的使用,退休年龄和使用标准的关键部分;此外,许多当前消防部队没有建立完善的供应商管理体系,严重影响材料的管理质量。在选择供应商时,没有从供应商的声誉、商品质量和商品价格等多方面综合考虑,缺乏管理和监督意识,供应商选择不科学。
2.消防装备采购管理措施
2.1完善消防装备采购管理制度
内部审计控制的建设应从以下几个方面进行:一是进—步完善内部审计工作制度,明确内部审计工作的规章、程序质量控制等规定。二是提高内审人员的地位。内部审计尽管是在本部门、本单位主要负责人的领导下进行的,其独立程度不及外部审计,但在组织上、职权行使上都应有必要的独立性,审计人员要充分行使职权,使其在采购管理中发挥其参谋和助手作用。三是建立内审复查制度。内部审计结束后,在规定的时间内检查被审计单位内部审计结果落实情况。建立采购经常性检查制度目前采购管理部门人少事多的矛盾普遍比较突出,采购管理部门的领导没有时间顾及采购人员的思想、业务管理,形成个别采购人员失控,出现道德风险。建立经常性检查制度,就是进行经常性的跟踪检查,发现问题及时纠正。为此,需要对采购人员处理的采购业务进行经常性的检查指导,帮助其提高业务水平,发现问题和不足,防患于未然。
2.2强化采购管理人才的培养
采购人员是消防设备物资采购的最终实施者。对采购人员一是必须加强廉洁教育,防止滥用私权,暗箱操作,给采购工作带来不必要的损失和风险。二是开展采购人员业务培训,提高专业水平和能力,了解与采购业务有关的政策,熟悉招投标采购规定。三是采用轮岗制度,采购人员相互监督,及时发现上任采购人员在工作中的疏漏不足。四是建立采购人员考核制度,定期对采购人员的工作情况进行考核。
2.3制订科学、合理的采购计划
建立预算管理部门、采购实施部门和内部审计部门之间的沟通机制。采购实施部门应根据消防物资整体需求及经费预算标准和设备配置标准细化部门预算,列明采购项目或货物品目。库存类物资确定安全存量,根据年度预算编报月度采购计划;大项目更需加强采购量的控制与监督,确保采购计划编制依据可靠、价格合理。
2.4选择经济、合理的物资供应商
在消防设备采购中,供应商的选择非常重要,供应商是物资采购管理的重要组成部分。一般来说,应给予不同的供应商符合条件下的公平竞争的原则,在相同的竞争机会下使采购在市场经济环境中更好的发展。此外,它可以有效地控制采购成本。值得注意的是,在选择供应商时,一定要控制量,考虑不同供应商的采购价格、运输成本等,尽量避免单一的供应渠道,保证及时供应,又保证了其物资采购成本的质量控制。
2.5优化采购流程
消防设备采购流程是一个复杂且联系紧密的闭环过程,每一个环节都影响着采购行为的成败和质量。采购实施过程中任何一个环节把控不利,都可能会导致流标。换言之,流标的产生能够从一个侧面反映出采购管理中存在的薄弱环节。对流标情况进行统计,是优化采购工作流程、完善采购工作机制的有效支撑。
2.6灵活运用信息化手段
经济的提高与科技的发展,使得计算机网络已得到了大面积应用。新时期,改善消防设备管理现状一定要深化信息化手段的应用。基于此,需选取信息化手段,把设备采购、储存和配送等不同环节均划列到标准化网络中,借此达成资源共享,对消防进行综合管理。在上述过程,可面向消防创设信息管理系统,把全部的物资设备通过电脑档案签证记录至该系统中,有效检索,全面维护,经由此种模式能够提升物资设备管理的可靠性与便捷性。总而言之,在我国信息化水平不断发展进步的今天,整体的城镇化水平以及工业化水平也得到了很好的提高,在人口数量急剧上身的现在,做好消防管理就显得更加的重要。而在消防工作中消防设备作为其重要的组成部分,对其实现有效管理是非常重要的环节之一,而消防设备采购管理作为消防设备管理工作中的重要组成部分,要求我们在以后的实际工作中必须进一步强化对其管理。
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关键词:耗材采购 创新策略 采购管理 降本增效
中图分类号:F272 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2014)05(c)-0166-01
1 采购管理的重要性
采购管理是公司为了实现生产或销售计划,在确保适当品质的条件下,从适当的供应厂商,于适当的时期和价格,购入必需数量的物品或劳务所采取的一切管理活动。采购管理在公司管理中重要作用突显。公司采购成本占总成本均超过50%以上,公司成本控制重点和源头都是从采购成本开始。有研究得知,采购成本降低1%,利润就会上升5%~10%甚至更高。采购部门不仅仅是发生成本的部门,更是公司利润来源关健的部门之一,因此,公司不断创新采购管理策略,有效的控制好采购成本,使之逐渐下降,是一个公司不断降低费用成本,直接增加利润的重要手段之一。
2 耗材采购管理现状及分析
(1)公司2009年前,复印机打印机耗材采购渠道为单一的市场采购满足生产办公需求。单一采购是仓库保管员根据库存量情况,通知相关人员,由采购员进行采购。耗材系公司主要办公用品之一,随着社会的发展,社会企事业单位对耗材的依赖性日益增加,办公耗材在日常生产工作过程中起着重要作用。其采购的耗材是否质优、价廉、及时对公司日常工作过程的效率、稳定运行、办公成本的高低有着直接的影响。零库存采购创新之前,公司复印机打印机耗材品种、规格繁多混乱。公司的采购一直延续传统的为库存采购方式。基本路径是:每个月末,根据办公用品下一个月耗材需求品种、规格、数量,采购部门到仓储部门核对库存,根据库存要求编制月度采购计划。采购员根据这个采购计划,寻找所需货源,邀请三家以上组织招标,确定供应商与其签订合同,在合同约定的交货期策划组织到货、并验收入库,满足公司逐月办公所需。
(2)传统的采购方式存在以下问题:容易造成库存积压;如果复印机打印机陈旧或报废会造成耗材“沉睡”。形成资金占用,增加采购费用。在供应商选择方面,供应商太多,合作关系松散,耗材质量不稳定;对供应商的评价是看供应商的合同履行能力;在交货方式方面,是供应商安排,按合同交货;每次到货都要检查;一次采购耗材的品种、规格繁多混乱,造成配送频率低,周期相对长。
(3)耗材采购由过去传统单一市场采购,向以零库存采购的创新策略转变。随公司发展,其耗材的采购需求规格、品种进一步规范。同时公司的资金支付有新规定,要求赊购有所增强。诸多要素的整合和办公费成本逐年增高,采购成本降低的潜力,促使公司耗材采购由过去传统单一市场采购,向以满足公司办公需求零库存采购的创新策略转变。为耗材采购降本增效创造了条件和机遇。
3 耗材采购创新策略
3.1 实施耗材零库存创新采购策略
耗材零库存采购实施源于公司耗材采购实践获利机遇。根据现市场供大于求境况,寻找多家供货商,与其洽谈,最后确定与一资金能力、赊销能力、技术能力完全能满足我公司办公耗材需用的公司签订相对较长期供货合同。采购程序为公司哪个部门需要办公耗材由哪个部门提出所需用耗材的品种,数量,采购部门根据实地需求进行采购,由供货商将货送到公司所需部门,维修免费,赊欠资金周期为4个月,最大限度减少我公司资金占用,做到零库存采购。哪个部门的设备不好用自然不需耗材,免除了耗材的“沉睡”现象。经测算减少资金占用和维修设备一项降低采购成本每年3万元左右。零库存采购使公司及供货商双赢,公司力推零库存创新采购策略。
3.2 健全采购管理制度
俗话说:没有规矩,不成方圆。对于公司耗材采购创新策略来说,健全和完善采购管理的相关制度,用制度规范耗材采购的创新策略管理实施,可以产生事半功倍的效果。要达到其目的,由公司主管部门制定《耗材采购条例》,《公司办公用品耗用登记制度》,《耗材采购计划》,《各单位办公用复印机打印机耗材申领制度》,《公司定期办公用品领用情况通报》等管理制度约束相关部门,确保公司耗材采购创新策略实施。
3.3 耗材采购创新策略实施效果
公司耗材采购管理的创新采购策略。在健全采购管理制度支持和约束下,零库存采购减少库存存放,减少库存保管费用,减少公司流动资金占用这两项,为公司节约费用几万元。实施零库存采购后从未发现质量、供货周期、配送混乱等问题。由供货商将耗材送到使用部门,方便公司办公,提高办公效率,保证我公司所需。公司从耗材采购创新策略中获得采购降成本和质量双嬴效果。
4 结论
耗材采购管理创新策略是一项系统工程,涉及公司管理的方方面面,因此,要高度重视采购管理创新工作,用制度约束和管理规范为采购管理创新策略有效运作提供可靠的保证。耗材采购管理创新策略运营实践获得质量、效益双赢成果,有效促进了采购成本的降低和公司效益的提高。采购管理工作只有不断创新,控制好采购工作的每一个环节,才能使公司在激烈的采购市场竞争中利于不败之地。
参考文献
[1] 济钢装备部.积极推行管理创新和技术创新[J].做好备件管理工作.
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