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【关键词】 内部审计;经济责任;科研单位;财务管理;内部控制
随着科研系统管理水平的不断提高和日趋规范,国家对科研院所各项业务活动、经济活动的管理越来越重视,通过内部审计来监督、规范科研院所的科研业务、经济活动行为日显重要。单位负责人任期经济责任审计作为内部审计的一种主要形式对规范科研单位内部管理具有十分重要的作用。
经济责任审计是对领导干部任职期间的财务收支、重大经济决策、内部控制执行、个人经济责任等情况进行全面的审查和评价,能够定量分析领导干部的工作业绩和成效、正确评价其是否履行了相应的经济责任,能够对领导干部的各方面素质进行综合评价,它是解除领导干部受托责任的重要机制,也是组织部门考核、任免、选任领导干部的重要参考依据。
正是因为经济责任审计作用重大,审计结论直接影响到现任领导干部的前途问题,因此,在对待内部审计的结论上,往往审计和被审双方分岐很大,甚至存在尖锐的矛盾。
一、科研单位内审部门和被审计单位主要矛盾及存在的原因
(一)科研课题经费管理常见问题、被审单位意见及产生矛盾原因
科研单位课题经费管理问题主要表现在以下几个方面:一是课题决算数据是基本按科研任务书的预算填制,实际账务发生的数据与科研项目决算报表数据不一致;二是管理费的支出实际超过了相关科研经费管理办法的规定;三是人员经费开支超过相关管理办法的规定;四是科研经费使用在项目之间互串;五是科研课题结题不及时或截留课题经费。
被审计单位对上述问题的抗争理由是:科研项目决算数据不符主要是相关科研管理部门在下达科研项目申报指南时对科研经费额度、管理费、人员经费等进行了限制,如果项目申请不按申报指南编制预算将无法争取到科研项目,致使预算无法按实际需求编制;管理费、人员经费的规定比例或额度太小,不符合科研项目本身的实际需求,特别是近年出台的国家投资项目的财务管理规定,管理费还包括了科研项目研究过程中使用本单位现有仪器设备及房屋、日常水、电、气、暖消耗,以及其他有关管理费用的补助支出,小比例的管理费根本无法满足科研课题全成本核算的要求;由于国家对科研单位基本运行费拨款不足,研究所宏观调控的经费不足,被迫从科研项目中开支部分人员经费,导致科研项目人员经费超预算;由于管理费和人员经费的限制,致使拥有多个科研课题的研究组为了尽量完成好国家项目的预算,将一些开支在横向课题和纵向课题之间互调,而不是实事求是地记录开支情况;课题结题后经费不及时结账,或将已结题的剩余经费转入其他课题是为了使科研人员在接下来的研究探索前期工作有前期启动经费支撑,以顺利申请到新的研究项目,促进研究所的发展和国家科研事业的发展。
存在上述矛盾的主要原因是:政策不配套,科技管理体制不完善;国家财政对科研单位基本运行费拨款不足;国家技科技资金多头管理;科技计划管理缺乏科学性和有效的监督机制;科技资金分配不透明;
(二)基建项目管理常见问题、被审单位意见及产生矛盾的原因
科研单位基建项目管理常见主要问题为:建设项目自筹资金不到位或挤占其他资金;变更投资规模;基本建设投资效益不高或建设质量不理想;基建日常管理不规范等。
被审计单位理由:科研单位本来宏观调控能力不足,而在基建立项时国家发改委或上级主管部门在建设项目立项时强制规定一定额度或比例的自筹基建资金,单位只能先按相关规定争取先立项,尽量争取到基建项目,改善科研条件,自知经费不足时再减少投资规模,否则无法申请到建设项目;基建行业是众所周知的高风险行业,围标、转包和分包现象普遍存在,行业腐败之风盛行,建设单位防不胜防,只能按规定程序办理相关工作,如果中标单位将中标项目转包或分包,从中收取一定数额的费用,真正承接建设任务的工程队利润会受到影响,可能会通过降低建设质量来获取更多利润,因而影响项目投资效益和建设质量;建设单位很少拥有专业的基建管理人才,现有薪酬体制也无法招聘到优秀的基建管理人才,只好边建设边提高,慢慢培养人才,提高基建管理水平。
产生上述矛盾的根本原因:国家或上级主管部门基建拨款不足;科研单位宏观调控能力不足;自有资金短缺;基本建设行业管理混乱,行业不正之风盛行。
(三)内部审计部门通常由于时间紧迫、力量不足等原因,为了规避审计风险而详细披露审计中发现的所有问题,而被审计方以客观情况、法规制度老化为由对审计结论不服,让审计组拿出行之有效的整改意见。
产生上述矛盾的原因:一是内部审计职能定位不准确:将内部审计主要定位在行使监督管理、维护财经纪律、提高国有资产的使用效率和经济效益,而忽略了进一步完善单位内部管理的需求;二是国家或主管理部门的法规或管理制度老化,未及时更新;三是被审计方的本位主义思想作崇。
二、化解经济责任审计矛盾的对策
如何客观公正、有效说服被审计方;被审计单位如何正确对待审计报告所作的评价,如何采取有效措施尽快对单位经济活动和管理中所存在的问题进行有效整改呢?笔者作出如下思考。
(一)认真反思,正确对待
对于审计评价、存在问题、审计意见和建议,审计组和被审计单位的认识是存在较大差距的。由于单位负责人经济责任审计,涉及到领导是否继任问题及被审计单位的荣誉问题,一般来说,或多或少存在审计方和被审计单位对审计评价的立场矛盾。一方面审计方必须在较短的时间内认真履行审计职责,充分披露审计过程中所发现的各种问题,规避审计风险;另一方面被审计方希望审计方尽量少披露问题,以免抹杀单位全体人员千辛万苦创立的业绩,影响单位声誉或领导前途。因此,审计方必须认真组织强有力的审计阵容,让具备较高专业水平、丰富管理经验和综合能力的财会人员从事审计工作;审计证据必须具备足够的说服力,审计结论必须有足够的法律、法规依据;对被审计单位的业务活动、经济行为和管理情况作出客观公正的评价。作为被审计单位,首先必须摒弃本位主义思想,虚心接受意见,充分认识到内审的主要目的是帮助单位提高管理水平,防止对所存在的问题麻痹大意,最后酿成大错;其次,要组织相关部门和人员认真学习审计报告,对照报告所提出的问题,进行反思,充分认识到各自在经济活动和管理中所存在的问题,对问题的严重性进行估计;再次,要统一思想,遵纪守法,审计结论事关全单位发展,领导层必须高度重视,正确宣传和引导,通过披露内部审计所发现的问题来提高全员遵纪守法的意识。
(二)引以为戒,加强内控
经济责任审计所发现的问题,不少是由于单位缺乏完整的内部控制框架体系,制度得不到有效执行,没有对制度执行情况建立监督机制。内部审计只是一种督促单位提高管理水平的手段,单位业务活动是否真正做到了遵纪守法、科学管理、高效运行还是取决于单位本身。因此,单位应该将内部审计评价作为一个引子,来真正加强内部控制,改善经营管理、提高管理水平和经济效益。单位应从以下几个方面加强控制。
一是控制环境。单位决策层对内部控制发挥的作用至关重要。决策层、管理层及员工的分工制衡及职责权限是否有效履行;单位内部机构的设置及权责分配是否恰当;内部审计机制,包括内部审计机构设置、人员配备、工作开展及其独立性是否得到保证;单位人力资源政策是否科学合理;单位文化氛围是否良好,这些都是内部控制需要重视的方面。
二是对单位的各项活动进行控制。具体要实行职务分离、授权审批、会计系统控制、财产保护控制、预算控制、电子信息技术控制、定期报告控制、分析控制、绩效考评控制等。
三是加强信息与沟通。要确认、计量、记录有效的经济业务,在财务报告中恰当揭示财务状况、经营成果和现金流量;保证管理层与单位内部、外部的顺畅沟通,要求信息真实、及时、有用。
四要加强内部监督。是配备适当人员评估内部控制设计、通过日常监督和专项监督监控内部控制的运行情况、形成书面报告、对问题应作出相应处理。
(三)充分沟通,换位思考
由于科研系统内部审计是由上级主管单位监审部门或由其委托各二级管理单位监审部门对基层研究单位进行审计,审计组和基层科研院所立场不同,对审计的认识也存在差异,或者对具体问题的看法和做法存在差异,这就需要审计组和被审计单位对审计所发现的问题和所作的评价要反复沟通,尽量达成一致意见,避免审计组和被审计单位矛盾激化。一方面被审计单位要充分尊重审计组的意见和评价,对有疑问的地方可提出自己的意见并同时提供相关的法律、法规等依据,同时还要站在审计方的立场反复思考,如果自己是审计组成员,如何面对所面临的问题;另一方面,审计组也要对审计意见和评价反复推敲,每提出一个问题或作出一个评价必须有充足的政策依据,要经得起质疑和推敲,同时针对被审计单位所提出的异议,也要作换位思考,如果自己是被审计单位,能否接受此问题和如此评价,从哪个角度和以什么方式来提出问题和作出评价能更公正和更具说服力。如果双方能相互理解,换位思考,那么,审计的职能就容易履行,审计的目的就容易达到了。
(四)抓大放小,帮助改正
一个基层研究单位,特别是一个业务量较大的研究单位或一个正处在高速发展的研究单位,在其开展科研业务和管理过程中,一定会存在不同程度的问题,如果单位领导层过于谨小慎微,没有创新意识,不犯任何错误,是不利于单位快速发展的。如科研项目一些政府采购目录外的大型采购,单位会采取比质比价的方式压低采购成本,但由于时间关系可能不一定会走过多过细的程序。针对发展中所存在的各类问题,审计组应从高起点来审视所存在的问题。主要应对单位遵守各项法律、单位内控制度的科学性、单位决策层、管理层的法律意识和职务胜任能力、单位各个层面对法律法规及制度执行的力度及防腐拒变等方面进行监督,重点提出有可能存在重大风险的问题,以体现审计人员的政策水平和综合素质。更重要的是,对于审计出的问题,有些是单位实际情况无法解决的,如科研项目管理费、人员经费超标、课题结题不结算或结算后仍将经费留给科研人员支配等行业普遍性难题,审计组在提出这些问题的同时,最好能同时提出有效的解决办法,以使被审计单位心悦诚服,真正帮助被审计单位解决问题,提高管理水平。
(五)提高认识,加强整改
面对审计提出的各种问题,单位领导必须组织相关人员进行整改,并采取相应措施,防止类似错误再次发生。首先要组织有关人员重新学习相关法律、法规,对与单位业务关联性大的条款要特别提醒,由相关部门反复学习研究,找出出错的原因和防止再犯类似错误的有效措施;其次,要尽快对错误进行整改,并在整改的同时,由相关业务部门或管理部门反复思考和探索,看是否会由此而引发出新的问题,以及应采取的应对措施。
(六)科学总结,共同呼吁
对于审计中发现的科研系统普遍存在的问题且由于客观原因难以整改的,如:科研项目立项预算的不合理问题、管理费规定比例太低问题、用科研经费发放人员费用、自筹基建经费不到位等问题,审计组和被审计单位应客观地向上级主管部门或国家相关部门反映,以引起相关部门的高度重视,完善相关管理法规,使之科学合理。又如:在如何正确面对表面规范、事实上腐败(如基建工程招标的围标情况普遍存在)、效率低下、资源严重浪费的程序操作问题上,应以实是求是、效率为重、不走过场的工作方法来应对,应向国家有关管理部门反映(该行业已到了非整顿不可的程度),以避免审计工作表面化。
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关键词:医院;内部审计;审计观念;权威性;人员配置
内部审计之父索耶关于内部审计的定义是:对组织中各类业务和控制进行独立评价,以确定是否遵循公认的方针和程序,是否符合规定和标准,是否有效和经济的使用了资源,是否在实现组织目标。随着市场经济的不断发展,新医改的逐步深化,医疗市场竞争的日益激烈。医院在不断提高医疗服务水平、改进服务态度的同时,强化医院内部结构,完善自我约束机制,已显得越来越重要。医院内部审计作为一种监督形式,在医院的经营管理中发挥着其他监督形式所不能替代的独立作用。但是由于种种原因,医院内部审计工作中还存在一些亟需解决的问题。笔者拟对此进行分析并提出相应的对策建议,以更好地促进医院内部审计的发展,提高医院内部审计工作的成效,下面逐做举例。
一、认识不足,对内审职能定位存在误区
在目前许多医院领导对待内审态度各不相同。有的把内部审计等同于经济顾问,认为单位内部审计工作仅仅是为了应付上级工作而设置的,基本上没有什么具体的工作目标;有的把内部审计等同于第二行政办公室,尤其是在经费支出上,一律要内部审计审查把关,甚至许多工作超出内审机构职能,代替了部分业务部门的管理职权;有的还把内部审计等同于纪检监察,单位负责人经常把内部审计理解为查处各种内部“事件”,内审机构成了单纯的“执法”部门;内部人员疲于应付,内部审计的审查监督和服务决策的职能远未得到充分发挥。职能错位,注定内审无为;而内审无为,更加导致其在领导心中无位。如此往复,使得内审的处境越来越难,道路越走越窄,最终陷入困境。
二、内部审计的独立性和权威性不强
内部审计工作是医院管理职能的组成部分,作为内部审计的职能部门,很难独立于自身所处的环境之外,并且医院的内部审计部门基本处于与其他职能部门平行的地位,有些单位甚至将内部审计职能置于财务、人事等部门之下,内审工作很难开展。另外,领导体制上,不以最高行政长官为主要负责人,许多单位负责人既领导财务部门又领导审计部门,那样就会使医院内部审计部门丧失了审计工作的独立性。导致了医院的内部审计流于形式。审计人员无法行使审计的权力,并且审计流程和结果缺乏合理性,敷衍和不认真现象严重,不可能对医院的财务进行有效监控,当然也不可能作出真实、客观的评价,审计结果也发挥不了促进医院管理的效果。
三、内审团队的人员配置不合理
内审工作是一项专业性、技术性很强的工作,要求内部审计人员具有较高的政治素质和较好的专业知识。除了进行通常的财务收支审计外,还要进行大型医疗设备投资效益审计、基本建设审计、领导干部任期经济责任审计等。但目前,内审人员队伍存在着数量不足和素质不高的问题。很多医院的内审部门只有1~2名专职审计人员,却要处理多方面的审计业务,不能适应多方面工作的需要。同时,内审人员多由长期担任财会工作的人员转任或兼任,这些人员具有丰富的财会知识及经验,但对审计工作还不能完全胜任;有些是新录用人员,在实践方面的能力还较欠缺。医院内部审计人员配备不足、素质不高的现状,与日益发展的医院管理要求极不相适应,财务审计以外的审计项目无法开展或开展质量不高,直接影响到医院内部审计工作开展的深度和广度。
四、内部审计内容和范围相对单一
现阶段医院内部审计多停留在各类型仓库盘点、医用耗材盘点、门诊及住院收费的查错、财务科目之间的平衡等医院财务收支及相关经济活动的审计,内审人员将大部份精力用于会计信息的真实性、合法性的查证与监督上,对审计项目的合理性、有效性没有深入分析。审计目的不清,审计计划不明确,审计方法简单单一,审计证据不严谨,缺乏大型基建项目审计和重大项目效益审计分析,缺乏对医院各经济部门内控制度的建立、工作流程和大型资金往来的效益分析,不能适应医院迅速发展的需要。此外,大多数医院内部审计机构对预决算的执行、专项经费的管理和使用、经济管理和效益情况方面的审计几乎都不太涉及。
五、内部审计制度不完善
为打赢脱贫攻坚战确保全面奔小康,吉木乃县党委政府不断加大对乡(镇)村建设投入力度,扩大公共财政覆盖农村的范围。要将政府投入的资金用得好管得实,切实体现国家政策落地生根、惠及民生,必须不断规范乡(镇)村财务管理,提高监管力度,这不仅是加强乡村党风廉政建设的重要内容,也是促进乡(镇)村经济健康发展与社会和谐稳定、维护农民切身利益的重要基础和保障。近年来,吉木乃县认真贯彻落实中央关于加强乡村两级财务管理工作的一系列方针政策,健全制度,强化措施,乡(镇)村财务管理不断得到完善和加强。
但是,一些乡(镇)村级财务管理工作仍然比较薄弱,财务混乱依然是农民群众反映强烈的热点问题,有的地方会计账目不清、财务公开流于形式,有的地方监管缺失等文秘站:。对此,笔者通过近年来对乡(镇)村财务审计发现的常见问题入手,分析原因,提出解决问题的对策措施。
(一)专项资金管理不规范。乡镇专项资金主要包括财政扶贫资金、少数民族发展资金、以工代赈资金、民政资金等多种项目类型,其中不乏直接进村入户的各类补助、救助资金。个别乡镇将各类专项资金混乱使用,不单独核算,存在人员变动后“说不清、道不明”的现象;专项资金以干部借款的形式实施项目建设;专项项目不进行招投标或办理政府采购手续;扶贫项目实施进度慢和资金报账不及时,造成资金长时间滞留财政或乡(镇)专户;为缓解本单位基本支出压力,而虚报项目,从中套取上级专项资金;乡镇下拨村级的专款跟踪管理不到位,特别是村级专项建设项目无工程预决算,不进行招、投标,专项资金管理混乱,资金效益未能体现。
(二)虚报冒领套取国家惠农补贴资金。村集体草场以牧民个人名义套取国家草原生态奖补资金;个别乡(镇)、村在农牧民申领农资综合补贴、良种补贴、农机具购置、牲畜品种改良补贴等惠农补贴资金时审核把关不严,未全面核实到户,“一卡通”数据录入审核不及时,造成农牧民“钻空子”虚报冒领补贴资金,甚至有的乡(镇)、村干部与农牧民串通一气套取国家惠农补贴等违纪违法行为的发生。
(三)项目施工手续不规范。乡(镇)、村普遍存在项目实施未进行招投标或办理政府采购手续的问题,部分项目因无资金来源,临时发生的基础设施维修、美丽乡村建设围墙粉刷、道路硬化等公益性基础设施建设项目,未办理手续先进行施工,资金支付时因预决算手续不全,无法支付项目资金;自筹资金项目建设随意性大,造成项目欠账较多,成为挤占、挪用其他专项资金的理由;个别专项资金项目先施工后补办招投标手续的问题;部分项目上报未结合实际做可行性研究,造成资金到位后项目无法实施或变更项目建设内容。
(四)债权、债务清理不及时,往来款项长期挂账。乡(镇)、村普遍存在往来款项挂账数额过大、时间过长的问题,主要领导不重视往来资金清理,甚至有的挂账时间经历了几任领导,有些债权债务发生时的具体情况单位人员已无人知晓。有些往来款项,原本就记载不清,日积月累,不少已成为呆死账,无头账,严重影响乡(镇)、村资产、负债的真实性。
(五)财务人员业务素质不高。财会专业人员少,素质不高,部分财务人员无会计从业资格证,财务专业知识缺乏;还有一些乡镇分管财务领导也不懂财务,导致资金在使用过程中存在问题不能及时发现,给财务管理带来难度,不能适应新形势下的财务管理和财政政策的要求。
(一)乡镇领导对财务管理工作重视不够。在乡(镇)、村财政财务管理方面乡镇领导干部存在错误的政绩观,重发展轻管理的思想,乡镇发展与资金紧缺的矛盾突出时,无论是补贴、补助资金,还是专项建设资金,也不管合不合规,都用于解燃眉之急,这是乡镇财务屡屡违规的主要原因。另外在财务管理方面,乡镇领导变动频繁,个人交接意识不强,新任领导存在“新官不理旧账”意识。
(二)财会法制观念淡薄,财务管理制度不健全,财经纪律松弛。一些乡(镇)村干部和财务人员法制观念淡薄,对财会法规、财经纪律了解甚少,“无知者无畏”,不按财会法规、财经纪律办事,不按规定建立健全财务管理制度。
(三)乡镇支出管理监督不力。乡镇项目建设前瞻性不强,没有认真研究项目建设需要,临时性实施项目较多过大。可用资金不足,就随意挤占挪用专款。乡镇纪检部门、财政所对专项资金使用的相关财务监督管理工作未实行常态化。
(四)内控制度不健全,基础管理工作薄弱。乡(镇)、村财务管理不完善,会计基础工作普遍薄弱,在“乡财县管”和“村财乡管”的管理模式下,财务人员只是按票据做账,而不去核实票据的真实性和合法性;有的乡镇没有完善的内部控制制度,财务管理混乱,有些岗位之间缺少相互制约机制,不相容职务分离制度没有得到落实,如会计和出纳工作由一人负责,票据和印章由一人保管;个别领导为了自已的“方便”而又不愿听从会计人员过多“谏言”,未能实行全面有效的监督管理;大额支出虽然实现“联审联签”制度,但存在事后补签的问题;资金使用随意性大,部分财务收支事前无人审核,事后无人复核,于是就出现了支票头无背书、差旅费报销不填写差旅费审批单、原始凭证无领导签字、收入进账无收款收据、原始凭证粘贴较乱、账务处理不及时以及村级财务跟踪管理不到位等问题。
(一)加强专项资金的监督和审计力度。一是乡镇领导应增强财政专项资金管理意识,成立以本乡(镇)党委书记、乡(镇)长、分管领导为主的财经领导小组,设置5000元及以上物质采购和专项资金使用由本乡(镇)财经领导小组审批,实行集体负责制,正确处理好专项资金的使用,切实做到依法行政,依法理财;二是适当增加乡(镇)村经
费预算。乡镇挪用专项资金的原因有时是因为经费不足,县财政将根据财力情况每年适当增加公用经费,保证乡(镇)村正常运转;三是规范专项资金核算,严格支出审批程序和手续,真正做到专款专用,避免挤占、挪用专项资金行为的发生;四是县直项目主管部门应加大检查监督力度,形成县、乡、村三级齐抓共管的科学模式,确保乡镇管理、使用好财政专项资金;五是县审计局加大对乡镇财政专项资金的审计力度。集中开展乡(镇)政府、村财政收支审计、领导干部经济责任审计、专项资金审计及工程决算等审计,乡(镇)政府每两年审计全覆盖、村每三年审计全覆盖,进一步提升审计工作质量,不断增强乡(镇)、村领导干部的资金风险意识和财政专项资金支出的责任意识。(二)强化惠农资金信息公开,加大违规违纪行为查处力度。事前,强化涉农信息公开,要让有关政策、文件、规定宣传到农牧民,全面提高群众知晓率。扩大社会和群众的知情权、监督权,有效规范主管部门权利动作,降低其工作的随意性,防止和减少暗箱操作、优亲厚友等问题的发生;严把农牧民申领补贴基础数据审核关,到户到现场逐一核实,避免虚报冒领、套取补助资金;事中,县直相关部门和乡镇纪检部门要深入乡镇村队明查暗访、跟踪督查、设立专门的举报电话和举报箱等监督措施,进一步提高监督实效;事后,将“一卡通”和现金发放的各项补助资金,年终集中公示。以村为单位,将全村领过惠农补贴的所有农牧民集中梳理汇总补贴项目名称、受益户姓名、数量、金额等信息集中公开公示,在深化现行的政务公开、村务公开等常规公开形式基础上,不断探索新的涉农资金管理使用信息公开形式。在乡镇、村级推广点题公开的形式,乡镇政府和村级组织直接公开群众点题关心的问题。 抓住农牧民反映的问题线索,深查实挖,有效预防和查处惠农政策实施中的冒领、挪用、套取等违规违纪行为。
(三)规范招投标或政府采购手续。一是有资金来源的项目工程、货物、服务采购时必须提前办理招投标或政府采购手续后实施;二是针对乡(镇)村公益性基础设施建设方面的围墙粉刷、道路维修、安全饮水等年初无资金来源的“小项目”,年初,以乡镇为单位做出全年工程预算,经财政投资评审确定统一市场指导价格,通过政府采购确定中标企业或农牧民施工队。根据项目施工进度和资金到位情况,由乡(镇)、村加强检查验收,核实工程量及价款,进行竣工决算审计后支付工程款。解决了小项目累计成大额资金手续不全、真实性无法确认、工程量无法评审等问题的发生。
(四)加强往来款项的管理。乡(镇)、村必须建立往来款项定期核对和清理制度,明确专人负责,及时催收应收款项,严禁举债建设项目,对呆死坏账进行清理调整,减少挂账,严防利用往来款项调节财政收支。建立债权、债务坏账的责任追究制度,促使乡镇领导干部改变“新官不理旧账”的行为,以减少不必要的损失。