采购订单的管理精选(九篇)

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第1篇：采购订单的管理范文

关键词：直运业务；采购；销售

中图分类号：F270.7 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）08-00-03

一、直运业务类型说明

直运业务是指商品无需入库即可完成的销售业务。客户向本公司订购商品，双方签订购销合同；本公司向供应商采购客户所需的商品，与供应商签订采购合同；供应商直接将商品发送给客户，结算时，由购销双方分别与企业结算。直运业务包括直运销售业务与直运采购业务，没有实物的出入库，货物流向是直接从供应商到客户，财务结算通过直运销售发票，直运采购发票进行。企业、客户与供应商的供销关系如图所示：

二、直运业务处理流程

1.相关设置

ERP子系统启用――基础设置：同时启用采购管理、销售管理、应收管理、应付管理、库存管理、存货核算、总账管理系统；

销售管理系统――销售选项设置：报价不含税、有直运销售业务；

基础设置――存货属性设置：将直运业务所涉及的存货设置有内销、外销、外购属性；

2.业务执行

案例：

2009年8月10日，阳光公司销售部接到业务消息，客户华宏公司欲购买智能空调10台，双方商定以单价4000元/台成交，增值税17%，随后，销售部填制销售订单；

8月10日销售部联系供应商兴华公司，发出采购订单，以单价3000元/台成交，增值税17%，并要求兴华公司直接将货物送到华宏公司；

8月10日，兴华公司将货物送至华宏公司，并根据采购订单开具一张专用采购发票给阳光公司；

8月10日，销售部根据销售订单开具一张专用销售发票给华宏公司；

8月10日，财务根据销售部交来的采购发票、销售发票结转采购成本、销售成本并确认销售收入。

操作步骤：

（1）录入销售订单和采购订单

在销售管理系统，执行“销售订货”“销售订单”命令，进入“销售订单” 窗口，单击“增加”按钮，必须选择“直运销售” 业务类型，录入销售单价等信息生成销售订单，保存并审核；

在采购管理系统，执行“采购订货”“采购订单”命令，进入“采购订单”窗口，单击“增加”按钮，必须选择“直运采购”业务类型，单击“生单” 按钮，选择“销售订单” 命令，将销售订单相关信息带入“采购订单”，录入采购单价等信息生成采购订单，保存并审核；

（2）生成专用采购发票和专用销售发票

在采购管理系统，参照采购订单生成直运专用采购发票并保存；

在销售管理系统，参照销售订单生成直运专用销售发票，保存并复核；

（3）直运送货后结转采购成本、销售成本并确认销售收入

模式A：在应付款管理系统审核应付单，确认采购成本并生成凭证；

模式B：在应付款管理系统只审核应付单，操作同模式A；不生成凭证；

在存货核算系统对直运采购发票和直运销售发票记账；

在应收款管理系统审核应收单，确认销售收入并生成凭证，操作同模式A；

在总账管理系统同样可以查看到直运业务生成的三张凭证。

三、结论

直运业务采购与销售实物均不入库，中间商直接以采购成本结转销售成本；

采购成结转前必须先在在应付款管理系统对应付单进行审核；

采购成本结转可在应付款管理系统实现，并生成凭证，然后再在存货核算系统结转销售成本并生成凭证，在应收款管理系统确认销售收入并生成凭证，即A执行模式；

如果不在应付款管理系统生成结转采购成本凭证，则采购成本和销售成本的结转可同时在存货核算系统实现，并生成两张凭证，再在应收款管理系统确认销售收入并生成凭证，即B执行模式；

无论执行哪种模式，在总账系统均可查询到直运业务生成的三张凭证。

参考文献：

第2篇：采购订单的管理范文

在市场竞争日趋白热化的今天，能够“生存”已是很多家电企业苦苦追求的目标了，因为在企业外部，同行之间的价格战不断吞噬着厂商的利润；在企业内部，人力成本费用持续地上升，企业组织体系渐渐不能适应行业发展需求。广大家电厂商唯有深耕挖掘自身企业潜力才能抵御行业当下的困境。

而对于家电行业来说，原材料成本能占到商品总成本的60%～70%，原材料采购在成本控制、保障生产、内部各业务单元间协同、上下游供应链企业的战略合作方面，起到了至关重要的作用。所以如何做好采购管理，就成为当下家电企业突破行业发展困境的有效途径。

本文以C公司为例来谈谈家电企业采购管理所遇到的问题，以及解决这些问题的有效策略，希望能给业内人士带来启示。

C公司是一家专门从事家电产品的研发、生产和销售的老牌厂商。该公司的采购模式比较原始，仍然处在与供应商询比价格签订单阶段，这与当今家电业注重供应链的利益分享及订单快速反应的理念背道而驰，此采购模式已严重不能满足C公司的战略发展要求C公司的采购管理为整个公司的运营带来哪些影响？这些影响又在哪些方面产生制约？

顺藤摸瓜 痛点在哪里

C公司的采购模式可谓是非常传统、简单的。即其采购部一直沿袭以拉动采购的管理模式进行运作，围绕确定采购需求、供应商询价、议价、下订单、跟踪订单、跟踪交期、收货、付款等流程进行采购日常工作，其并未与现代的供应链采购相融合。

对于绝大部分中小企业来讲，一般都采用和C公司相类似的采购原则，这种模式有正反两方面的影响。早期，企业在生存阶段，管理的方式都比较原始和简单，也没有形成团队。原始的采购管理方式确实适应资金、人员、规模有限的初级阶段，一旦企业进入规模化发展，传统采购模式的弊端也逐渐暴露。

这种粗放式的采购体系已不能适用行业发展，具体存在的问题突出有如下几点。

1.订单按时交货率低。

在C公司的供应商中，部分供应商的管理理念较为落后，对需求方的交货及时性、准确性以及整个供应链运行效率的重要意义并未深刻理解。

其次，供应商生产运作模式落后，致使在生产计划、加工、运输等任何一生产环节出现问题，导致无法保证交货及时性。交货不及时，等于丧失了市场销售机会，更别说抢占市场，已经有不少经销商反映由此所带来的订单和销售流失。直接影响整个供商链条、包括资金周转。

2.多品种、小批量的生产模式导致采购成本增加。

由于C公司的产品线较为丰富，根据订单进行牵引让各部门进行配合，致使采购管理常进行小批量多品种的采购工作，增加了采购人员的工作强度。

这也对供应商交货期提出了较为严格的时效性要求，造成供应商无法进行相应的预测和配送计划，同时也会造成供应商多品种小批量的送货，使得相关系统成本增加（物流费、仓储费、仓库检查、收料费用等），间接造成采购成本的增加，双方在其中都没得到好处，不利于公司与供应商间的战略合作。

3.采购流程问题，容易滋生腐败。

在营销部门下达采购订单后，采购人员根据订单需求，在SAP系统导出物料需求，采购员再根据物料与多家供应商议价确定供货。若在多家供应商能按时按量供应物料的前提下，C公司采购分配管理流程不明晰，采购分配比例由采购员确定。采购员按照平时供应商的价格、服务、交期等评判标准来分配采购比例，但主要评判还是以价格为主导。

但对于供应商来说，在淡季他们为了分摊固定成本而低价竞单，在旺季供应商则会先满足于利润较高的客户，导致交货不及时或不接单，对C公司的生产配套带来非常大的影响，同时也伤害双方的战略合作关系。另C公司并无制定物资采购比例的相关管理办法，采购员分配订单权利过大，容易滋生腐败，引起采购员与供应商串通的可能性。实际上，不仅C公司出现这样的现象，同样的问题也存在绝大多数的家电企业，成为理顺供应链中的“毒瘤”。

4.采购员专业素养急需提高。

由于采购员每天都在处理日常事务，在C公司采购流程中常发现采购员不熟悉业务知识而盲目听取供应商建议，导致成本增加，甚至对物料特性及功能了解甚少，这样的情况难以提升采购人员的管理水平。

5.采购信息系统落后。

每天清晨，C公司的采购人员都要依据销售部门下达的生产订单需求，在电脑系统中将物料需求导出，针对每个生产订单，采购员都必须手动制定物料分配表。这对大型的生产企业来说，每天都有繁多的生产订单要下达，采购员必须重复的做同一件事情，导致采购员整体效率降低，更无从在采购专业知识方面取得突破。

6.管理层不重视采购管理的战略作用。

很多家电企业的管理层非常重视市场端的销售，认为销售才是生产型企业的利润源泉，往往忽视了采购的重大作用，采购只要将采购成本下降1%，就可以给公司带来5～8%的利润增加。事实告诉我们采购管理就是向管理要利润。所以采、研发、销售三者是企业实现战略目标最为关键的因素。

7.呆滞物料使公司经营遭受巨大损失。

采购部门根据生产计划制定出的物料需求，与多个供应商对所需要的物料展开询价及议价工作，然后将物料份额对供应商进行分配和执行，最后是跟进物料到厂的进度并及时将物料入库，待生产使用。但是每年C公司都有大量积压物料进行处置外卖，变现后取得的收入仅为原值的50%不到，对公司增强盈利水平产生了巨大的负面影响。

追根溯源 为何“不通”

1.原始管理模式带来的弊端。

C公司仍然运用原始的以销定产的管理模式，即通过销售部门确定客户的需求汇总后，下订单给采购组织进行生产活动。C公司缺乏销售与运营计划体系的协调，内部销售部门、采购部门与生产部门缺乏有效的衔接跟沟通，无法提前做好与供应商的物料预测计划，往往会出现供应商无法按时按量交货的情况。

2.C公司对采购的地位认识高度不够。

该公司认为采购主要职责就是保证采购价格低、为生产齐套保驾护航，但并未将采购部放到与营销、研发部同等重要的位置。采购是整个供商链条中基础的一环，也是重要的一环，其是产品生产成本和品质的保证。

3.采购管理流程制度缺乏系统性梳理，各业务部门缺乏有效的衔接。

C公司在《采购分配管理办法》、《物料标准化管理办法》、《订单需求预测管理办法》等并未制定有效流程和制度，给公司带来诸如滋生腐败、降低系统效率、产生大量积压物资、交货及时性降低、物料通用性差、增加管理费用等问题和风险。公司化运作需要制度化，与“团伙”和“团队”有着异曲同工之处。

4.C公司各部门间缺乏及时的沟通，导致采购物料过多，产生大量的积压物资。

第3篇：采购订单的管理范文

关键字：计算机；软件系统；采购软件；系统分析；

中图分类号：G623文献标识码： A

1、引言

在采购业务中，采购信息是重要而复杂的信息，它包括料品生产厂商的信息和料品价格的信息等等，料品生产厂商会提供多种料品，同时一个料品也会有多个厂商生产，一个生产厂商在不同的时期会有不同的交易条件，而某种料品在不同的时期又有不同的价格。这样，采购计划的制定工作是一项既费时又费力的工作，采购部工作人员经常因为分析不切实而下错订单，给企业造成不必要的损失。因此，一个有效的企业采购管理信息系统能够大大提高企业采购部门的工作效率以及降低成本。

2、需求分析

采购管理特别受到管理层的重视。但是，企业传统的采购流程冗长、繁琐，在实际操作中管理和采购人员职责不明确，制定的采购流程流于形式，使得整个流程未发挥效力，无形中增加了成本。现有的采购模式主要表现在以下两个方面：

第一，目前该公司现有的采购模式和信息化极度落后，采购模式仍采用电话和传真方式联系供应商进行询价和报价活动，信息化水平只位于在互联网需求信息，根本没有为供应商提供更为具体的信息资源。使得整个采购活动响应市场能力差，采购周期 长且冗余环节多，根本不能适应激烈地市场竞争和企业的发展的需求。

第二，没有与供应商协调统一起来，还处于传统采购模式，供应链管理尚未建立。需要立刻选择优质的供应商建立战略伙伴关系，建立供应链管理体系，提高企业的市场 竞争力。

因此，在对整个企业和采购部门调研分析过程中，需要立刻解决的是优化企业生产 经营过程中的整个业务流程，并且对流程中的每个工作节点进行分析，强化每一个环节上的特点和作用，抛弃不合理或者多余的环节，实现业务流程的优化重组，为企业降低成本投入创造可能。同时，要求系统成为信息共享的平台。

3、功能分析

通过实际调查可以看到，整个系统的业务流程从请购单和物料资源计划的制定开始，通过分析制定出相应的采购计划，期间伴随着对基础资料和用款计划的协调。再由采购计划生成采购订单，完成订单下达。在下达订单前，采购员要及时与供应商进行接触，选择最优的供应商进行合作。下达订单后，建立起和供应商之间的紧密联系，包括期间对订单的跟踪，直至收货。收货完毕后，对采购费用和账款进行处理，最后订单结案，完成整个采购过程。

因此可以把系统可以分成以下几个模块

（1）基础数据管理

（2）采购计划管理

（3）采购订单管理

（4）采购收货管理

（5）采购权限管理

（6）供应商管理。

4、业务流程分析

通过对企业实地调研，发现企业与供应商之间尚未建立信息共享平台，企业与供应商的信息还没有实现实时的信息传递，结合企业现有条件以及企业对新系统的功能要求。首先，采用UML统一建模语言中的用例图来设计和优化企业的采购活动业务流程。其次，对于供应链的建立需要企业与目标供应商建立稳定的战略伙伴关系，实现信息的共享和互通。现阶段，企业可以通过网络采购计划，然后与供应商进行接触， 确定合格供应商，完成后合同签订，从而缩短采购周期。拟定采购业务流程如图所示。

图 4.1业务流程图符号

图4.2业务流程图

由上图可以看到，整个系统的业务流程从请购单和物料资源计划的制定开始，通过分析制定出相应的采购计划，期间伴随着对基础资料和用款计划的协调。再由采购计划生成采购订单，完成订单下达。在下达订单前，采购员要及时与供应商进行接触，选择最优的供应商进行合作。下达订单后，建立起和供应商之间的紧密联系，包括期间对订单的跟踪，直至收货。收货完毕后，对采购费用和账款进行处理，最后订单结案，完成整个采购过程。

参考文献

[1]耿骞.信息系统分析与设计[M].北京：高等教育出版社，2004

[2]王要武.管理信息系统[M].北京：电子工业出版社，2003

[3]龚沛曾， 面向对象程序设计系列教材[M].，高等教育出版社，2004

第4篇：采购订单的管理范文

一、销售业务与财务的同步管理

在没有进行信息化管理的企业中，所有企业的业务管理之间的联系都是要通过各种单据的传递来实现的，这些单据是一种依据、一种证据、一种责任。为了这种依据、证据和责任，手工管理不得不呈现出一种低效率，这种低效率就是在对这些单据的等待、核实、汇总、分类、统计中形成的。所有的企业管理操作中不能没有依据、证据、责任，所以，这种低效率就是不得已而为之，是一种必然的结果。

但是，企业实施ERP就可以通过ERP系统的管理，对企业的销售管理、库存管理、财务管理这三者之间的信息实现资源共享，从而达到销售业务与财务的同步管理。

首先在销售管理中其销售业务是从销售订单开始的，这里重申一点，销售订单是ERP特有的概念，它与企业内的销售合同是完全不同的，它是ERP为了适合计算机应用而创立的一种形式。在企业的销售管理中，一旦与客户签订了销售合同，就相当于确立了一项销售任务，当然销售合同的形式可以是多种多样的，对于老客户或许仅仅是一个电话或传真的确认。不管它的形式是什么，总之是确认了一项销售任务。此时，在ERP的销售管理方式中，就是要将这项销售任务录入到销售订单之中，销售主管可以对这张销售订单进行审核，一旦审核完成，也就相当于确定了一种销售任务的依据、证据、责任。销售订单与合同的区别在于合同是企业与客户之间的一种交易的约定，而销售订单是企业内部的一种销售任务全过程的记录，包括任务下达、执行和完成结果。如果每个销售合同就是一项销售任务的话，那么销售订单可以由销售合同自动产生。但是，销售管理中可以是几个销售合同构成一项销售任务，此时一个销售订单对应着几个销售合同。也可能一个销售合同会派生出若干项销售任务，此时，一个销售合同对应着几个销售订单。

在ERP系统中，一旦销售订单经过了审核，就相当于确定了一项销售任务，此时的信息共享体现在，所有与该项销售任务相关的部门和人员都看到这张销售订单，当然，信息共享绝对不是仅仅看一看，重要的是能够充分利用才是共享。

销售部门本身可以用销售订单直接产生发货单，而无须再重新填制发货单。

库存管理可以根据发货单直接生成销售出库单，无须重新填制销售出库单。

核算存货时可以直接根据销售出库单产生记账凭证，无须重新再做凭证。

销售发票开出时，可直接取用销售订单中的客户、品名、数量、价格。

可以根据销售发票自动产生记账凭证。

在ERP的财务管理中，由于财务根据记账凭证进行记账的过程也是自动完成的，所以销售出库自动产生的记账凭证也会自动记入相应的账簿，这个过程可以是实时的，此外，对于销售业务而言，所开发票同样可以用生成凭证的功能来自动生成凭证。由于生成凭证的时间可以是任意的，且可以一张单据生成一张凭证，也可以多张单据生成一张凭证，所以可以做到实时管理。即任何时候只要发生了销售业务，随时都能直接反映到财务账簿中。这在手工管理状态下是不能够做到的。这就是销售业务与财务同步管理的含义。这种同步管理，彻底改变了财务事后记账的传统方式，使财务能够发挥对业务的监控职能，使得管理者随时都能从企业效益的角度了解业务的进展。同步管理的另外一个意义在于，由于凭证的生成是实时自动的，所以凭证的记录是细致而精准的，在系统中完全可以由凭证追溯到业务上，即可以由记账凭证追溯到销售订单，这在管理上体现为可以由管理指标的变化，追查到发生这些变化的原因。

当然，销售信息的共享绝不只是在已经阐述的这些内容上。尽管不能一一列举，但有一点是必须要指出的，那就是当企业进一步实施ERP以后，销售订单的共享在生产计划管理中是更加重要了，它是生产计划的依据、证据、责任。

二、采购业务与财务同步管理

采购业务与销售业务一样可以做到与财务管理同步。采购管理同样是以采购订单为核心达到各相关部门间实现信息共享。采购任务的下达反映在采购订单之中，采购任务的执行情况都可以围绕采购订单通过信息共享完整记录下来。采购订单与销售订单类似，也是ERP有的一种用来进行采购管理的形式。

一旦采购订单通过审批，就意味着采购任务已经明确，此时所有各相关部门都可以看到采购订单，并且可以直接引用采购订单中的数据，诸如供应商、品名、数量、价格等等。

可以通过采购订单直接生成到货单。

可以通过采购到货单直接生成采购入库单。

可以根据采购订单直接生成采购发票。

可以根据采购入库单直接生成记账凭证。

可以根据采购发票直接产生记账凭证。

这样的一些信息共享在手工管理状态下都是不能够做到的，这是ERP能够提高管理工作效率的原因所在。同样其真正提高管理水平的地方仍然是实现了采购业务与财务的同步管理，实现了财务对采购业务的监控。

三、精准的库存可用量共享

由于库存管理是整个企业物流状况集中表现的地方，所以库存管理中的信息与其他各管理业务共享就显得尤为突出，在此以库存物品的可用量为例，来说明库存管理与其他管理业务之间的信息共享关联应用。可用量=现存量+冻结量+预计入库量-预计出库量，可用量与四个因素相关，即现存量、冻结量、预计入库量、预计出库量。其中现存量和冻结量是一种固定状态，而预计入库量和预计出库量则是根据不同企业的管理要求自己进行选择设置。如果选择了出入库时都要做可用量检查，则在出入库的操作中就会自动给予提示和警示。显然这种库存管理的精确性在手工状态下是无法做到的。

该可用量用于销售管理业务时，用来检查是否可以立即进行交货，因为对于销售管理而言，很多时候都会遇到需要马上交货的情况，当这种情况发生时，往往意味着客户将收入送到了企业，在这种情况下，如果不能交货，对企业的机会损失是最大的。而如果盲目接单又交不了货，则企业信誉又将受到较大的影响，再则如果因为交了货而影响到其他订单的按时完成，这很可能是得不偿失的，这时候显然最重要的事情就是知道一个准确的可用量，从而做出正确的选择。

该可用量用于采购时，显然能够明显地帮助采购人员控制采购数量，尽量避免重复或过剩采购给企业带来的负担和浪费。当然对于采购的指导意义最终要等ERP全面实施以后，在生产计划生成的过程中，对于采购量的计算依据这个可用量来运算，此时可用量才是最能体现出对采购的作用。

库存可用量的计算公式中就是考虑了采购和销售的因素的，销售和采购都是使得可用量在一个时间段中成为动态数量的直接原因，这种动态就是实时管理最现实的客观要求，同时也是最能体现ERP优越于手工的地方。

四、给财务管理带来的变化

由于ERP的运用使得财务管理在整个企业的财务工作的效率彻底改变，或许对财务管理的影响是最为直接的。但是，我们必须要清楚地看到，如果不实施ERP，而仅仅是实施一个财务管理。那么，财务工作的效率是不会得到彻底改变的，此时的改变更多的是体现在一些四则运算量的减少，其效率的提高是有限的，尽管手工管理已经无法与之相比，然而信息化管理的优越性则还远远未能体现。惟有实施ERP之后，通过与各业务系统的信息共享，实现了财务业务的同步管理，才是真正彻底改变了财务管理工作的效率，真正发挥出财务管理对于企业经营运作的重要指导作用。

财务对于业务信息的共享表现在如下几个方面：

可以根据出入库单直接自动产生记账凭证，无须再输入凭证。

可以根据采购和销售发票直接自动产生记账凭证，无须再输入凭证。

可以同采购管理共享供应商信息，直接引用方便了应付款的管理。

可以同销售管理共享客户信息，直接引用方便了应收款的管理。

可以根据已经有的记账凭证追溯业务单据，极大减少了差错时间。

在这些信息共享的情况下，再加之记账凭证可以自动登入账簿，财务报表可以根据标准格式自动产生，而标准格式可以由财务管理人员根据企业的实际应用要求自己设置定义。这所有的一切最终达成了财务管理工作效率的彻底改变。

第5篇：采购订单的管理范文

关键词:SAP;ERP;XI;OA;在线审批

中图分类号:TP81/87 文献标识码:A文章编号:1007-9599 (2010) 05-0000-01

Discussion on the Practical Solutions of Implementing

Online Approval in SAP ERP Procurement System

Zhang Bin1,Tang Nian2

(1.China National Offshore Oil Corp,Information Technology Center,Beijing100010,China;OOC Energy Technology & Services-Human Resources Co.Shenzhen Branch,Beijing100010,China)

Abstract:This article analyses the limitations of SAP when implementing online approval in procurement procedure and provides corresponding solutions and suggestions.

Keywords:SAP;ERP;XI;OA;Online approval

笔者在多年实施ERP项目时常遇到用户为实现采购过程控制,提出需要在线进行审批的需求,而SAP的产品在这个功能上却多有局限,难以完全满足用户需求。

简单列举几个SAP R3产品的局限:

审批层级最高8级

无法实现灵活的授权

无法加入审批的批注

多部门同时参与的汇签

审批用户的SAP账户成本

下文将以笔者实施的一个项目,中海油能源发展股份有限公司(下文简称海油发展)ERP项目为实例进行剖析和思考,希望能够给此类问题提出一个有借鉴意义的解决方案。

一、 业务需求现状分析

在实施海油发展ERP系统时,根据业务管理需求设计了一些动态控制点,实现对企业的日常经营行为进行动态控制。通过采办动态跟踪表的查询,采办管理人员可以对每一项采购业务的执行状态进行直接的跟踪,从而为生产提供有利的后勤保障。海油发展ERP上线能够实现从确定采购需求,选择供应商,下采购订单,采购订单的跟踪及催货,收货及发票校验,付款等一系列涉及整个采购周期的所有活动的过程控制和跟踪,各子系统的有机结合及高度数据共享为实现管理动态应变提供了可能。

在对海油发展采购审批业务进行分析后,梳理出海油发展的审批需求有以下特点:

 组织架构复杂:海油发展组织结构复杂,各二级单位采办口组织架构并不完全一致;

 业务流程差异较大:产业多元化,点多、线长、面广。各二级单位采办流程不统一,同时会依据不同的业务需求采取集中采办、分散采办、委托采办、授权采办等采购业务处理模式;

 审批流程复杂、各类业务审批流程不一致、审批层级多:海油发展各二级单位的审批层次和审批流程各自不同,即使在同一个二级单位也可能因下级单位的不同而有区别;资产、材料、带料服务、办公、国产、进口、币种、各专业采购等等的审批流程都会有差异,这些差异要体现在ERP系统的在线审批策略中,其影响是审批策略数量庞大、审批层级多;

 各二级单位内部审批金额权限等级差异较大:在海油发展采办管理体系文件的规定范围内,各二级单位自行制定审批的金额权限级别,各二级单位间的差异较大。

 结合海油发展各单位的采办管理规定对实际业务审批流程进行梳理,将审批业务流程合理化和量化,最后在海油发展范围内共梳理量化出2673条审批策略。

二、 解决方案的提出和实现

基于SAP标准功能的局限性,无法实现灵活的委托授权审批机制以及超过8级审批,同时考虑到ERP系统上线后的维护效率、灵活度以及使用成本等多方面因素,考虑采用OA(Lotus Notes)工作流审批功能与 SAP集成,实现海油发展采办业务灵活多变的分级授权审批机制。同时考虑到系统上线对实际业务的改变和冲击,决定对采办业务中的关键控制点采购订单实施在线审批,待业务人员和相关领导适应后再实现采办全业务的在线审批。

通过SAPXI集成SAPR3与OA(Lotus Notes)系统,该接口程序将标准采购订单数据导出到Notes平台上审批。审批完成之后,系统自动把审批结果返回给SAP。设计时考虑如下关键点:

 业务人员在SAP系统中创建采购订单,保存时系统自动产生采购订单凭证编号,暂存状态订单不能提交审批。

 业务人员使用NOTES系统,输入该采购订单凭证编号,系统自动获取SAP采购订单凭证中的信息到NOTES,系统在此时应判断凭证中的状态,当暂存状态(EKKO-MEMORY=X)订单不予导入,并提示采购订单为暂存状态,不能提交审批。如果为正常状态采购订单,系统判断采购订单中的 EKKO-PROCSTAT(采购凭证处理状态)是否为“03(按批准)”,否则不予导入,并提示采购订单已通过审批(EKKO-PROCSTAT=05)或该采购订单已被拒绝(EKKO-PROCSTAT=08)。

 同时业务人员在NOTES系统中上载采购订单审批所需的各种支持文件及备注说明,供相关领导审批时参阅。

 在审批过程中采购订单应保持锁定状态,不能修改,如果进行修改则该采购订单审批无效,须重新审批。

 待NOTES系统审批完成后 EKKO-PROCSTAT(采购凭证处理状态)设为“05(下达完成)”,标志审批完成,该采购订单释放。

 NOTES系统审批流转中如果拒绝该采购订单,则由NOTES系统将SAP系统中的EKKO-PROCSTAT(采购凭证处理状态)设为“08(已拒绝)”,即采购订单审批被拒绝。

 NOTES系统根据EKKO-BUKRS(公司代码)和工厂代码(EKPO-WERKS)判断显示相关审批策略选择菜单,供业务人员选择适合的审批策略

 NOTES根据采购订单金额确定相对应的审批层级。

 外币采购订单按照订单的总计金额换算成人民币对应审批策略层级。

 对于审批起点金额下限的采购订单,采办人员在NOTES系统中提交此类订单时,系统在提示“该采购订单人民币金额未达到审批限额,审批完毕”的同时,将SAP系统中的采购订单审批状态更改为审批通过。

第6篇：采购订单的管理范文

【关键词】小家电生产；采购管理；系统开发

1.引言

随着人们生活逐步改善，家用电器除了电视机、电冰箱、空调、洗衣机等家电外，使人们生活多样化的各种小家电走入寻常百姓家，如微波炉、电磁炉、豆浆机、面包机、酸奶机、煮蛋器、吸尘器、加湿器、取暖电器、饮水机、干衣机、面条机、榨汁机等，这些小家电价格都不贵，但能满足家庭生活的某一方面的需要，如微波炉在快速加热早餐方面发挥了重要作用。利用豆浆机可以方便快捷自制豆浆，除了制作传统豆浆外，还能自制水果豆浆、蔬菜豆浆，补充了营养，也让豆浆更好喝。南方冬季没有暖气，但有时确实很冷，室内的温度还不如室外高，买一台电暖器，使潮湿冰冷的房间也温暖起来。北京等地区的春季非常干燥，一台小小的加湿器就能解决问题。一般小家电生产入门门槛比较低，并没有特别高深的先进技术，生产的特点是小批量、多品种、装配式，一般需要本厂的工程师设计一些有创意的外壳，其它所用的原材料、零件和部件均可从外部厂家进行采购，采购回来后，与自己生产的外壳进行组装即可。因为小家电生产企业的技术门槛不高，产品的竞争能力要靠价格取胜，这就要求小家电生产企业要拼成本、拼质量。原材料成本价格往往在小家电产品价格中占有很大的比重，为了降低成本，就要从源头开始，从采购原材料开始，将原材料价格降到尽可能最低。同时还要强化内部管理，避免不必要的浪费，降低各种耗费，在生产管理过程中强调成本管理与成本控制，尽量采用定额法进行成本计算与控制，增强产品在价格方面的优势，打败竞争对手。从源头进行控制，就要对采购进行严格管控。开发一套适用于小家电生产企业的采购管理系统，势必为企业控制采购流程产生积极的作用。小家电生产企业采购管理系统的应用能够有效控制采购流程，降低采购成本，保证采购流程顺畅，为生产顺利进行提供可靠的保障，降低产品的价格，提高小家电生产企业的经济效益。

2.系统分析

2.1需求分析

经过对多家小家电生产企业的调查和分析，总结出本系统应包括如下功能：（1）采购计划管理功能：根据销售计划、生产计划制定产成品的计划，将产成品的计划数量进行BOM（BillofMaterial，物料清单）分解，制定零件、原材料、部件、配套产品的采购计划，随着生产的波动，采购计划要及时调整以适应生产的顺利进行。采购计划下达后，采购部门要严格执行采购计划，保证在正确的时间、正确的地点、采购到正确的数量的正确的产品。采购计划制定后，根据采购原材料的参考价格信息，生成用款计划，向财务部门提出资金使用申请，并提交财务部门确定，财务部门根据公司现有资金情况及年度预算判断用款计划是否合理，并报上级管理层进行批示，再由财务部门将上级管理层的意见反馈给采购部门。若领导批准该用款计划，即下达正式的采购计划。（2）请购管理功能：根据领导审批最终下达的采购计划，系统可以自动生成相应请购单或者采购人员手动输入请购单，填写请购的产品、总体限价、采购单价、数量、税率、付款条件、规格型号、供应商、交货日期、交货地点等信息，通过采购负责人审核后，将同类请购单合并再下达，生成采购订单。（3）采购订单管理功能：根据采购计划、用款计划、采购提前期、订货数量、现有库存量、运输方式、经济批量以及计划外的产品请购单进行存货合并，生成采购订单。将生成的采购订单传给供应商。可以对采购订单进展情况进行跟踪，对于放开给本公司权限的供应商，通过外联网查询供应商的发货进展状况，控制采购进程，最终确保采购订单能够按时保质保量交货。（4）收退货管理功能：由公司质量检验部门对供应商发运过来的货物进行到货质量检验。首先检查产品是否与订单内容相符，清点数量是否足够，检查运输包装是否有损坏，如有损坏，进一步检查包装箱内部货物是否有损伤。最后检查产品质量，质量检验分为抽检和全检，质量检验合格，允许入库，不合格则退回。如果该供应商能够补充合格货物，则进行换货，如在规定时间内不能提供合格货物，则退货，再从其它供应商购买同规格货物。采购人员将入库的货物录入收货单，并将供应商开具的发票信息录入系统，采购发票以后转给财务人员，由财务人员转成应付账款。对于可以对应采购订单的到货，可以直接由采购订单生成到货单，不用手工录入，减轻了工作量，也避免了二次录入易产生的错误。对于没有对应采购单的到货，由采购人员手工录入到货单。采购部门负责人对到货物料的质量和价格进行审核，对于不合格产品生成退货单。（5）供应商管理功能：供应商要经常维护，已发展成为合作伙伴的供应商，除了能够提供价格优惠外，还能提供良好的技术支持，甚至帮助小家电企业改进小家电产品的性能。与长期合作的供应商达成战略联盟，形成虚拟联合企业，互相促进，达到双赢的目标。可以按照80/20法则对供应商分类，对于那些能够给本公司带来优质产品和先进技术的供应商划分为有价值供应商，要重点管理，与他们保持密切的联系。对于那些产品质量一般，能够替换的供应商，不用重点管理，可在市场找到别的供应商进行替换。（6）采购发票管理：对供应商送至的发票进行管理，录入供应商的发票，根据条件显示发票列表。

3.总体设计

3.1系统总体功能模块设计

根据业务处理分类和工作流程，此采购管理系统包括基础设置、系统维护、采购计划管理、请购管理、采购管理、采购入库管理等六个功能模块。

3.2系统开发环境

（1）系统开发平台：2012（2）系统开发语言：C#4.5（3）数据库管理系统软件：SQLServer2012（4）运行平台：Windows10（5）运行环境：Framework4.5小家电生产企业采购管理系统的后台数据库采用MicrosoftSQLServer2012，该DBMS提供功能强大而性能稳定的企业级数据库开发平台，满足了数据安全性、完整性及一致性上的要求；前台采用Microsoft公司的2012作为主要的开发平台，可与SQLServer2012数据库完美衔接。

4.详细设计

4.1数据库设计

根据对业务流程的分析，设计出系统中包含的表：（1）采购计划表（PurchasePlan），用于存储采购计划编号、计划名称、编制时间、制定人、采购产品编码、单价、数量、需要部门、总预算、批准人等信息。（2）请购单表（ApplicantPruchase），用于存储请购单编号、请购部门、请购时间、请购人、产品编号、数量、单价、税率、供应商、折扣等信息。（3）采购订单表（PruchaseOrder），用于存储采购订单编号、业务类型、采购类型、采购部门、付款条件、业务员、订单时间、物料编号、单价、数量、税率、供应商、交货时间、交货地点等。（4）供应商档案表（Supplier)，用于存储供应商档案信息，如供应商编号、供应商名称、供应商简称、所属分类、所属地区、所属行业、联系人、联系人电话、折扣率、信用等级、信用额度、信用期限、付款条件等。（5）物料档案表（Items），用于存储物料信息，如物料编码、物料名称、规格型号、物料分类、物料代码、英文名、计量单位、存货属性、最高库存、最低库存、安全库存、请购超额上限、入库超额上限、ABC分类、盘点周期单位、盘点周期、领料批量等。（6）到货单表（ItemsArrival），用于存储单据编号、业务类型、填写日期、采购类型、供应商、部门、业务员、物料编号、原币单价、原币含税单价、数量、税率、原币价税合计金额。（7）退货单表（ItemsReject），用于存储退货单信息，如单据编号、退货原因、填写日期、供应商、部门、业务员、物料编号、原币单价、退货数量、税率、原币价税合计金额。（8）采购发票表(PurchaseInvoice)，用于存储采购发票信息，如发票编号、发票类型、业务类型、开票日期、供应商、采购类型、部门、业务员、税率、供应商发票日期、物料编码、单价、数量、发票总金额。（9）部门表(Department)，用于存储部门档案信息，如部门编号、部门名称、部门负责人、部门类别、部门地点、办公电话。（10）人员信息表(Personnel)，用于存储公司人员信息，

4.2功能模块设计

（1）采购计划管理模块：对采购计划信息进行增加、修改、删除和查询，可以按照单一条件查询采购计划，还可以将几个条件组合一起进行联合查询，具备搜索的功能。（2）请购管理模块：录入请购单，对请购单进行添加、修改、审核、弃审、审批、否决等操作。可以根据条件显示请购单列表，条件可以为物料名称、供应商、请购员等。能够根据条件显示请购单执行统计表，条件可以为请购员、单据号、单据起始日期到截止日期的期间、物料名称等。（3）采购管理模块：采购订单的增删改查操作。能够根据条件显示采购订单列表，条件可以为订单编号、起始日期到截止日期的期间、供应商名称、部门名称、供应商编号、业务类型、业务员等。（4）收退货管理：实现收货管理、退货管理等功能，对采购进来的物料进行检验，验收合格后入库，填写到货单；对不合格产品进行退货处理、填写退货单。（5）采购发票管理：将供应商送来的发票填写进系统，可以根据条件显示发票列表。（6）系统管理：添加系统用户信息，并对不同的用户赋予不同的权限。

5.结论

该系统主要实现了小家电生产企业的采购计划管理、请购管理、采购管理、收退货管理、采购发票管理、系统管理等功能。系统功能完善，具有很强的实用性。使小家电生产企业的采购管理更加规范化，使采购的各个环节在系统中都能够透明显示，避免了采购回来质次价高的商品，降低了采购成本，提高了生产率，保障小家电生产企业的生产顺利进行。

参考文献

[1]毕海玲.A公司采购管理ERP系统模块设计[J].中国管理信息化,2017.07.

第7篇：采购订单的管理范文

一、财务子系统的模块结构

财务子系统包括总账、应收账款、应付账款、固定资产、现金管理、工资核算、成本管理及财务报表模块。总账模块是财务子系统的核心部分，它支撑和统帅着其它各部分。总账与应收账款、应付账款、固定资产、现金管理、工资核算、成本管理各个模块之间，通过记账凭证相联系。总账模块的主要功能包括：维护总账科目、维护分账科目、维护凭证类型、维护财务集成参数、凭证输入、凭证过账、各种凭证及账的查询与打印等。应收账款、应付账款、现金管理、固定资产、工资核算、成本核算等业务在相应模块中处理，并自动生成记账凭证传入总账模块。采购、销售、生产、库存与财务集成的会计业务，根据已维护好的财务集成参数，由系统自动生成记账凭证传入总账模块，其它未集成的会计业务则在总账模块中输入。

二、财务集成参数设置

财务集成是指在采购、销售、生产等业务的处理过程中，系统自动采集业务数据，自动选择总账科目和分账科目，自动生成记账凭证。要实现采购、销售、库存、生产与财务的集成，必须事先设置好财务集成参数。财务集成参数主要有两大类，一类是总账科目，另一类是分账科目。

一般情况下，可以根据业务来源（如采购、销售、生产）、财务事务处理类型（如发料、收货、结转成本差异）、仓库、物料组、物料、成本价构成等项目的组合来设置总账科目；税金科目可以根据税务代码及业务来源来设置，例如，采购材料的增值税进项税额与销售产品的增值税销项税额，尽管两者的税务代码相同（都是增值税），但前者的业务来源是采购，后者的业务来源是销售，系统可以根据业务来源将两者区别开来。为了满足核算的需要，可以将企业的客户和供应商分成不同的财务客户组和财务供应商组，应收应付及预收预付款总账科目可以根据财务客户组和财务供应商组进行设置。

总账是对业务进行总括核算，分账可以对经济业务进行明细核算。分账与明细账相似，但又不同于明细账，因为一个明细账隶属于某一个确定的总账，而分账与总账之间没有这种对应关系，正因为这样，所以分账不能单独使用，只有和总账相结合使用才有意义。例如，企业有一个产品分账“桌子”，当分账“桌子”与产品销售收入总账科目结合使用，则可以反映企业销售桌子所取得的收入；当分账“桌子”与产品销售成本总账科目结合使用，则可以反映企业销售桌子的销售成本。这里使用分账而不使用明细账是出于财务集成的需要，因为分账比明细账更灵活，这样可以大大减少设置财务集成参数的工作量。企业可以根据会计核算的需要建立部门、物料（原材料、半成品、产成品等统称为物料）、成本价构成、员工等分账。对于每一类分账，要建立集成要素与分账之间的对应关系。以物料分账为例，我们选择物料作为集成要素，为了让系统自动选择分账，必须在物料代码与物料分账代码之间建立起对应关系。对应关系分两种类型，一种是按要素设置对应关系，如一个物料代码对应于一个物料分账代码；另一种是按范围设置对应关系，如一定范围内的物料代码对应于一个物料分账代码。

三、采购集成

采购订单在MRP（物料需求计划）中由系统自动生成，也可以人工维护。采购订单的处理步骤包括打印采购订单、打印收货票据、维护收货、打印索赔单、维护审批程序、打印退货单、打印存储清单、打印采购发票、处理已交货的采购订单。其中，维护收货、处理已交货的采购订单为必选步骤，其它步骤为可选步骤。企业的采购业务可能是先收到商品，也可能是先收到发票，也可能两者同时到达，不论哪一种情况，采购业务均分三步进行记录。第一步，在维护收货且采购物料入库时，系统自动生成物料入库记账凭证，记录存货增加。在打印退货单时，系统自动生成红字记账凭证（用负数表示红字）。第二步，收到采购发票后，在应付账款模块中进行采购发票登记，采购发票经审核后，自动生成记账凭证，记录应付账款。第三步，将前面两笔分录的中间科目进行对冲，差额记录材料成本差异。现举例说明如下：

某公司购买原材料100件，采购订单单价为46.8元（含税），增值税税率为17％，该原材料的单位标准成本为40元（为了核算生产成本，原材料的单位标准成本为不含税价格）。

（1）在采购订单维护收货且原材料入库时，系统根据收货数量和原材料的标准成本，借记原材料科目，根据收货数量和采购订单单价，贷记暂估应付账款科目，两者的差额记入材料成本差异科目。其分录如下：

借：原材料4000

材料成本差异680

贷：暂估应付账款4680

（2）收到采购发票后，将发票输入系统，发票经审核后，系统根据发票金额确认应付账款，根据税务代码及业务来源来选择税金科目并税额。假设发票金额为4680元，则其分录为：

借：在途材料4000

应交税金一应交增值税（进项税额）680

贷：应付账款4680

（3）在原材料已入库且发票已输入系统并经审核后，必须将采购发票与采购订单进行匹配，如果订单金额与发票金额之间的差额在允许的范围内，即可批准该发票，并将暂估应付账款科目与在途材料科目进行对冲，差额记录材料成本差异，自动生成记账凭证。本例中订单金额与发票金额相等，其分录为：

借：暂估应付账款4680

贷：材料成本差异680

在途材料4680

在以上采购集成业务处理中，分三个步骤进行，如果货先到，则先生成第一笔分录，如果发票先到，则先生成第二笔分录，这样可以实时反映的库存和负债情况，对采购业务进行过程跟踪和控制，避免了信息滞后或信息不实所产生的弊端。第三个步骤是为了加强对应付账款的管理，只有与采购订单匹配并经批准的发票，才能对其进行付款。在采购集成业务处理中，材料成本差异科目既是一个差异科目，又是一个中间科目，本例中原材料采购成本等于其标准成本，并无成本差异，材料成本差异起了中间科目的作用。

四、销售集成

销售与财务集成的业务在销售订单的处理过程中自动生成记账凭证。销售订单根据销售合同或销售报价单由系统自动生成，也可以人工维护。销售订单的处理步骤包括打印订单回执、打印领料单、生成出库通知单、维护交货、打印装箱单、打印提货单、打印销售发票及处理已交货的销售订单。其中，维护交货、打印销售发票及处理已交货的销售订单为必选步骤，其它步骤为可选步骤。在维护交货并下达产品出库通知单时，系统自动生成结转产品销售成本的记账凭证，产品销售成本按标准成本结转。在打印销售发票时，系统即自动生成记账凭证，确认应收款和销售收入，应收款和销售收入的金额根据销售订单金额和税率进行。如果销售收入需要分期确认，则可以通过财务集成参数的设置，借助于中间科目，将收入递延到以后分期确认。

五、生成集成

生产与财务集成的会计业务包括生产领料、工序成本核算及产品完工入库业务。这些都是在生产订单的处理过程中，由系统自动生成记账凭证。生产订单一般在MRP（物料需求计划）中由系统自动生成，也可以人工维护。生产订单的处理步骤包括打印生产订单、下达生产订单、生产领用物料、工时核算、报告工序完工、报告订单完工、产品入库、结算生产订单、生产订单存档等。ERP系统的成本核算都采用标准成本进行核算，并且按生产订单进行核算。生产领料时，按材料的实际领用数量和材料的标准成本计算材料成本，直接材料成本=实际耗用材料数量×材料标准成本，并自动生成记账凭证。在报告工序完工时，系统自动计算工序成本，自动生成记账凭证。工序成本包括直接人工和制造费用两部分，其中，直接人工成本=实际工时×标准人工费率；制造费用又分为设备成本和间接费两部分，设备成本=实际机时×标准设备费率，间接费=实际工时或实际机时×标准间接费费率。在产品完工入库时，系统按产品的标准成本结转生产成本，并结转生产成本差异。但这里生产成本差异只有数量差异，没有价格差异，因为以上生产成本是按材料标准成本、标准人工费率、标准设备费率及标准间接费费率计算的。价格差异要到月末才能计算出来，并通过成本分摊模块来处理。

六、库存集成

采购、销售及生产活动产生的物料入库和出库业务已在前面讨论过了，并且都是在订单的处理过程中由系统自动生成记账凭证。对于维修设备领料、物料的盘盈与盘亏业务，因为不涉及到任何订单，所以不能通过订单来处理，而通过库存调整来处理。我们根据业务的性质，事先维护好各种库存调整原因，并建立好库存调整原因与总账科目的对应关系，在进行库存调整时，输入库存调整原因，系统根据库存调整原因自动选择总账科目，并根据物料或其它项目自动选择分账。

七、集成会计业务处理的特点

财务子系统作为ERP系统的一个组成部分，实现财务子系统与ERP其它子系统之间的信息集成，是我国财务软件的必然趋势，下面一下集成会计业务处理的特点。

1、通过采购、销售、生产、库存与财务集成，实时反映企业的经营状况，避免了数据的重复输入和重复存储，提高了数据的准确性和一致性，实现了物流、资金流、信息流相统一，为企业管理决策提供了及时准确的信息。

2、在集成环境下，对其它子系统的基础数据和业务数据的准确性要求很高，其它子系统的数据，如PBOM（生产物料清单）、人工费率、物料数量、工时等直接财务子系统数据的准确性。

3、在集成环境下，财务集成参数对集成会计业务的处理结果起关键性作用，要求系统能提供灵活的财务集成参数设置功能。既要减少设置财务集成参数的工作量，又要使设置的财务集成参数能满足会计核算与管理的需要。同时要确保集成总账科目、分账科目、集成关系准确无误，否则会影响财务报表的可靠性。

第8篇：采购订单的管理范文

关键词：物资采购；业务流程；采购成本

中图分类号：F250 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）12-00-01

企业的竞争优势主要有两类：成本领先和产品差异。由于采购成本普遍占企业总成本的60%以上，采购在传统观念里被视为企业的成本中心。然而，随着企业对采购重视程度的提高、采购管理水平的不断提升，企业采购效率的日益改善，采购被视为企业的“第三利润源”。采购成本的高低会直接影响到企业最终产品的定价情况和最终获利情况。在此背景下，如何提高采购管理水平成为企业关注的核心问题，而对采购业务进行流程再造是实现采购管理水平显著提升的方法之一。

一、采购各环节流程

（一）需用计划报送流程

需用单位产生物资需求后，由该单位的计划员收集并确定物资规格和需求，并将需求分类填写采购申请表，转交物资采购计划员。同时，物装分公司仓库提供备品、配件的库存信息，物装分公司物资采购计划员和仓库管理员一起对库存信息进行汇总、分类，物资采购计划员收到需用单位计划员报送的采购申请表后，根据库存情况审核采购申请，需要修改则将采购申请转交需用单位计划员，如果不需要修改则交由需用单位经理检查申请并授权采购，需用单位将采购申请报送物装公司。

（二）物资装备分公司采购计划员对采购计划的处理流程

物资装备公司采购计划员收到需用单位递交的采购申请，检查需用物资是否属于库存物资，属于库存物资的且库存能够满足的，采购计划员通知仓库管理员准备送货，通知需用单位准备接货；需用物资不属于库存物资或属于库存物资但库存不能满足需求的，采购计划员检查是否存在可参照的合同，如果存在可参照的合同，则基于合同与采购申请填写采购计划表；不存在可参照的合同的，则基于采购申请填写采购计划表，产生采购计划并递交采购小组，进入采购环节。

（三）采购环节流程

采购小组接收采购计划后，将采购任务分配给采购员，如果采购计划属于某公司采购，则按照某公司采购的相应要求选择供应商，物资计划员完成采购订单正式文本，交由采购部负责人审批采购订单，审核、盖章并分发给相关部门，向供应商发出采购订单，收到采购订单确认后要随时监控订单状态并对关键物资进行协调监造。采购员要随时按照合同规定检查供应商是否履行了承诺，如果供应商没有及时履行承诺则进行催交催运，并与供应商一起解决遇到的问题。如果电话确认供应商己交运，则在信息系统中更新采购信息，对关键物资组织出厂检验，安排运送时间，办理入库手续。如果采购计划不属于中石化采购，则判断该物资的采购是否与供应商签订过合同，如果是，则参照合同由物资采购员完成采购订单正式文本，之后的流程与上述流程相同；如果该物资没有与供应商签订过合同，则在供应商名录和以前的采购订单中寻找满足要求的供应商，进行招标或询比价，选定供应商后由物资采购员完成采购订单正式文本，之后的流程与上述流程相同。

二、紧急采购流程

需用单位确认对物资的紧急需求，需用单位计划员填写物资紧急需用计划表，获得厂级领导的相关确认后，递交至物资装备分公司，物资装备公司的物资采购计划员登记紧急需用计划表，核对库存确定是否有足够的库存。如果库存能够满足，则通知库房准备发货，通知需用单位准备领料，需用单位办理出库手续。如果库存不能满足需求，则组织现有库存物资发货，同时产生采购计划，递交采购小组并同时将信息反馈给需用单位。采购小组与现有或推荐的供应商取得联系，确认价格和相关条件，递交采购计划。物资到货后，物资采购员通知物资采购计划员和需用单位，并组织送货到现场，物资采购计划员、需用单位、物资采购员补办相关手续，物资采购员完成采购订单的正式文本，由采购负责人审核盖章后分发至相关部门，完成紧急采购流程。

三、项目采购流程

项目采购流程与一般物资采购流程的区别在于采购申请提出的流程不同。本文对项目采购流程的介绍仅限于采购申请提出流程。

如图1所示，工程项目组委托物装公司代为采购并签订物资供应协议，物资装备公司针对较大型的基建项目和技措、技改项目成立专门的对口采购小组，并任命主要的采购协调员，工程项目提出设计与采购预算，项目组、物装公司领导和中石化相关部门制定物资采购策略和方案，项目采购协调员填写物资需用计划表，项目采购小组提出采购申请，之后的采购流程与一般物资采购流程相同。

随着制造业高新技术的发展，客户对产品和服务的快速提供、低价、柔性、环保要求越来越高，信息技术的稳健发展使企业之间的快速全面沟通成为可能，企业仅仅依靠自身的力量去参与竞争几乎是不可能的。企业间的协同与合作成为新经济形势下的一种必然选择。企业之间的竞争，日益体现为供应链之间的竞争。因此，未来对企业进行流程再造，不仅要考虑企业内部的业务流程，还要考虑让上游供应商和下游客户参与企业的业务流程再造，通过企业间的资源整合，发挥整体效能，将供应链中各个企业的核心竞争力融合为供应链的整体竞争力，从而提升整个供应链的市场竞争优势。

参考文献：

第9篇：采购订单的管理范文

关键词： 购销存系统 采购业务 库存管理 核算管理 采购结算

目前，企业信息化集中体现在ERP的实施和应用上。ERP是将最先进的管理理念贯彻于整个企业，保证企业准确无误地掌握生产、销售、采购、库存等各部门的运营情况，实现财务业务一体化的过程。在企业会计信息化过程中，其中购销存的业务处理是最重要、最繁琐且比较容易出错的环节，其业务操作流程比较复杂且种类较多，因财务人员对购销存模块的操作流程不熟悉，所以目前较多的企业是先使用财务软件的总账模块，而购销存模块没有使用，这样就做不到企业的信息化目标。本文主要针对采购业务中的各种情况业务在用友T3财务软件的操作流程做简单的说明。

T3中购销存系统主要包括采购模块、销售模块、库存模块和核算模块四个模块，其各模块的主要功能如下：采购模块主要包括采购订单处理、采购入库处理、采购发票处理、采购结算处理、采购付款结算、供应商往来及月末结账等功能。销售模块主要包括销售订单处理、销售发货单处理、销售发票处理、客户往来处理、收款结算和月末结账等功能。库存模块主要包括入库业务处理、出库业务处理、其他业务处理和月末结账等功能。核算模块主要包括供应商往来制单、客户往来制单、正常单据记账、特殊单据记账、暂估成本处理、购销单据制单、月末处理和月末结账等功能。其中采购业务操作主要在采购模块、库存模块和核算模块三个模块之间进行。

一般情况下，一笔采购业务的处理可分为三大步骤进行操作，分别为采购订单及入库单处理操作、采购发票处理操作和采购付款单处理操作三个方面。其各步骤的主要操作流程如下：

采购订单、入库单处理流程：采购订单采购入库单采购模块中录入库存模块中审核核算模块中记账凭证（借：原材料，贷：在途物资（或材料采购）总账。

采购发票处理流程：采购发票处理采购模块中录入、复核、结算核算模块中制单凭证（借：在途物资，应交税费――应交增值税――进项税，贷：应付账款）总账。

采购付款单处理流程：付款单处理采购模块中录入、核算核算模块中制单凭证（借：应付账款，贷：银行存款）总账。

由于在实际采购业务中存在各种不同的业务情况，以下就各种特殊采购情况下的业务操作流程作及处理方法做简要介绍。

一、普通采购业务并支付款项的业务操作步骤

（一）采购订单处理及采购入库单处理操作流程。

1.采购订单处理操作步骤

（1）“采购管理”/“采购订单”，单击“增加”，录入相应的采购数据，并“保存”。

（2）单击工具栏上的“审核”按钮，完成采购订单的审核。

2.采购入库单处理操作步骤（完成采购入库后的操作）

（1）“采购管理”/“采购入库单”，单击“增加”，录入相应的采购入库数据（或可由采购订单流转生成入库单），并“保存”

（2）“库存管理”/“库存”/“采购入库单审核”，单击工具栏上的“审核”按钮，完成对采购入库的审核操作。

以下是完成采购入库后的记账及生成凭证的操作。

（3）“核算管理”/“核算”/“正常单据记账”，选择相应的入库单，单击“记账”。完成入库记账操作。

（4）“核算管理”/“核算”/“凭证”/“购销单据制单”/“采购入库单”，选择相应的入库单据，单击工具栏的“生成”按钮，进入填制凭证窗口。

（5）单击工具栏上的“保存”按钮，生成相应的采购入库的记账凭证，系统会自动将凭证转入总账系统中。

（二）收到供应商提供的采购发票（单据）后的业务操作流程。

1.“采购管理”/“采购发票”，单击“增加”，录入发票中相关数据（或由入库单流程生成采购发票），完成后单击工具栏上的“保存”按钮。

2.对已经保存的采购发票，单击工具栏上的“复核”按钮，完成对发票的复核操作。

3.对已经复核的采购发票，单击工具栏上的“结算”按钮，完成对采购结算的操作。

4.“核算管理”/“核算”/“凭证”/“供应商往来核算”，选择发票制单，选择相应的发票（单据），单击“制单”，进入填制凭证的窗口。

5.单击工具栏上的“保存”按钮，生成相应的应付账款的记账凭证，系统会自动将凭证转入总账系统中。

（三）单位要进行货款支付时的业务处理操作流程。

1.“采购管理”/“采购”/“供应商往来”/“付款结算”，选择相应的供应商。

2.单击“增加”在付款单中输入相应的数据（或由采购发票流转生成付款单），单击工具栏上的“保存”。

3.对已经保存的付款单，单击工具栏上的“核销”按钮，录入本次结算金额，再单击“保存”按钮，完成本次付款结算的操作。

4.“核算管理”/“核算”/“凭证”/“供应商往来制单”/“核销制单”，选择相应的单据，单击“制单”，进入填制凭证的窗口。

5.单击工具栏上的“保存”按钮，生成相应的单位付款的记账凭证，系统会自动将凭证转入总账系统中。

二、货到单据（发票）未到的采购业务处理操作方法

（一）货到单据在本月内到达的业务处理操作方法。

货到后，先完成采购订单处理及采购入库单处理操作（操作方法同一的第（一）步骤进行操作），等到供应商的单据到达后，再进行采购发票处理操作（操作方法同一的第（二）步骤进行操作）。

（二）货到单据（发票）要在下月才到达的业务处理操作方法。

货到后，先完成采购订单处理（操作方法同一的第（一）步骤中的1、采购订单处理处理操作步骤），再到月末时进行采购入库单处理操作步骤，注意操作到一（一）2中的第四步（4）骤时，即应选择“核算管理”/“核算”/“凭证”/“购销单据制单”/“采购入库单暂估入库”的方法进行处理。当下月收到供应商的单据（发票）时，按一中的（二）步骤完成正常的采购发票处理流程，并在第（4）步骤时，即“核算管理”/“核算”/“凭证”/“供应商往来核算”，选择“红字回冲制单”和“蓝字回冲制单”的方法进行制单，生成一张“红字回冲”凭证和一张“蓝字回冲”凭证。其中“红字回冲”凭证用于回冲上月采购入库单中的暂估入库的记账凭证，“蓝字回冲”凭证用于该笔采购的成本的计算。付款处理同一的（三）步骤相同。

三、采购退货业务各种情况的处理操作方法

（一）若货到后，尚未录入采购入库单，则直接退货即可，在系统中可不进行任何处理。

（二）若采购入库单已经录入，但尚未进行采购入库单记账操作（即完成采购入库单的（1）和（2）的两步操作），则分以下几种情况做相应的处理。

1.如果还没有录入采购发票并全部退货的情况，可以在采购入库单列表中删除采购入库单的方法进行处理。操作方法：先在库存管理中取消该采购入库单的审核，后到采购管理中对采购入库单中进行删除。

2.如果还没有录入采购发票并部分退货，可以采取修改采购入库单的方法进行处理。操作方法：先在库存管理中取消该采购入库单的审核，后到采购管理中对采购入库单进行直接修改，并重新保存和对新的采购入库单进行审核。

3.如果已经录入采购发票且尚未结算（即完成采购发票的处理流程的（1）和（2）两步操作），并全部退货的情况，可采取删除采购发票和删除采购入库单的方法进行处理。操作方法：先在采购管理中的采购发票取消采购发票的审核，然后删除该采购发票。第二步进行删除采购入库单，其操作方法同上例。

4.如果已经录入采购发票且尚未结算（即完成采购发票的处理流程的（1）和（2）两步操作），并部分退货的情况，可采取修改采购发票和修改采购入库单的方法进行处理。操作方法：先在采购管理中的采购发票取消采购发票的审核，然后直接修改采购发票，并保存。第二步进行采购入库单的修改，其操作方法同上例。

5.如果已经录入采购发票且已经结算（即完成采购发票的处理流程的（1）、（2）和（3）三步操作），但尚未生成付款凭证并未付款时，可采取取消采购发票的结算并修改采购发票和修改采购入库单的方法进行处理。其取消采购发票的结算操作方法：在采购管理中的采购发票中，单击工具栏上的取消结算按钮即可，修改采购发票和采购入库单的方法同上。

（三）如果采购入库单已经记账（即完成采购入库单处理流程中的（1）到（5）的所有步骤的操作），则只能采取录入采购退货单（红字的入库单）并对采购退货单进行记账处理的方法进行处理。操作方法：

1.“采购管理”/“采购入库单。（红字）”，单击“增加”，录入相应的采购退货数据，并“保存”

2.“库存管理”/“库存”/“采购入库单审核”，单击工具栏上的“审核”按钮，完成对采购退货单的审核操作。

以下是完成采购退货后的记账及生成红字凭证的操作。

3.“核算管理”/“核算”/“正常单据记账”，选择相应的入库单，单击“记账”，完成退货记账操作。

4.“核算管理”/“核算”/“凭证”/“购销单据制单”/“采购入库单（红字）”，选择相应的入库单据，单击工具栏的“生成”按钮，进入填制凭证窗口。

5.单击工具栏上的“保存”按钮，生成相应的采购退货的记账凭证（红字），系统会自动将凭证转入总账系统中。

四、涉及采购运费分摊业务处理操作方法

当采购业务中涉及采购运费分摊业务时，可采用以下操作方法进行相应的业务处理。

（一）在采购发票处理中，录入一张采购运费发票，选择“分摊”按钮，进行相应的运费分摊设置。

（二）对采购运费发票进行审核操作。

（三）对采购运费发票进行采购结算操作，应采用人工结算的方法进行结算。

五、采购损耗业务处理操作方法

（一）合理损耗业务处理方法。

按普通采购业务操作的三个步骤进行正常处理，只是在进行采购发票处理中的采购结算时，应选择手工结算（采购管理/采购/采购结算/手工结算），在手工结算的界面上的合理损耗的栏目上输入损耗的数量，并进行相应的结算操作即可。

（二）非正常损耗业务处理方法。

在进行采购发票处理中的采购结算时，选择手工结算，在结算界面上的非正常损耗的栏目输入非正常损耗的数量，并进行相应的结算操作。当收到供应商提供过来的非正常损耗的红票时，再在总账系统中制作一张凭证（借：待处理财产损益，贷：在途物资，贷：应交税费――应交增值税――进项税）的记账凭证进行处理即可。

以上主要是针对实际工作中比较常见的采购业务的处理操作作的简单说明，希望对大家的实际工作有所帮助。当然，在实际工作中的采购业务的情况种类还有很多，处理方法各有不同，但大家只要掌握一点，任何一笔完整的采购业务都需要进行三个步骤的处理，即入库单处理、发票处理和付款处理三个操作过程。

参考文献：

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[2]姚靠华，江文.计算机会计与审计.四川：西南财经大学出版社，2002.

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[6]汪刚，王新玲.会计信息化实用教程（用友T3会计信息化专版）.北京：清华大学出版社，2009.10.