采购管理的基本流程精选(九篇)

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第1篇：采购管理的基本流程范文

关键词：高校；采购；规范化

建立在符合外部法律、法规和内部实际情况基础上，能够克服各个环节风险的现代化的高效管理体系，被越来越多的政府、企业、社会机构所认可。高校作为社会的重要组成部分，不能孤立在社会之外，高校采购工作同样需要规范化管理。高校所具有的特殊职能及机构特点，也决定了高校采购管理有别于其他行业，对高校采购特点的分析，查找各个环节中的管理危险点，建立完善的管理制度，借助科技手段和专业人才，将为高校采购管理的规范化创造条件。

1 高校物资采购的特点

高校采购管理具有采购对象特殊、资金来源有限、项目进度受限、专业人员匮乏等特点。客观条件决定了高校的采购管理工作有别于其他行业部门，具有鲜明的行业特色，这为高校采购管理工作提出了更高的要求[1]。高校采购管理的具体特点包括以下几个方面：

（1）高校承担着教学、科研等多重任务，决定了高校的采购管理具有多面性。科研类物资专业性强，多伴有研发设计，竞争范围小，采购范围、采购数量很难形成规模，采购涉及面窄。教学类物资大部分为基础应用，对设备的可靠性、通用性要求很高，采购数量巨大，采购涉及面广。

（2）高校为非盈利部门，主要依靠政府投资、社会共建等渠道获得资金。虽然近些年政府、社会对教育、科研工作的投入不断加大，但高校所能支配的资金有限，如何充分利用有效资金，发挥其应有的作用，将是高校物资采购管理的首要任务。

（3）相对于社会企业，高校行政机构复杂，组织结构层次多，多数高校存在多个管理部门共同参与采购管理，或按照不同职能范围分别进行管理，缺少统一的协调管理部门。物资采购是具有较高技术要求的市场行为，需要具有一定专业背景的专职人员。高校采购管理部门缺乏具有专业背景的人员，而作为设备使用人员的广大教职工，更是缺少采购相关知识。

2 高校物资采购的基本流程

高校物资采购可划分为四个相互衔接、相辅相成的基本阶段。

2.1 计划制订

申请财政性资金之前，需要制订资金执行计划，具体由项目负责方根据部门科研、教学需要，制订相关申请项目执行计划。

在计划制订过程中，由于项目执行计划申报时间集中，多数高校采用先分散后集中申报的方式。项目执行计划集中汇总后，由管理部门审核，形成统一意见后，上报决策层进行最终审议。在高校项目计划制订阶段，需要经过多层审核，但最终的执行计划仍可能存在预算不合理、执行进度不明确等情况。

2.2 资金分配

高校财政性资金有统一的分配规划，一般由统一的部门进行管理，总体负责学校资金分配。具体项目由各院系按照本部门的实际需求进行申报，申请资金支持，经过管理部门申报立项后，确定资金来源及分配比例。

近几年，高校可支配资金迅速增加，相关的机构和机制却没有健全，出现了行政机构复杂，组织结构层次多的问题，多数高校存在多个管理部门共同负责项目的审批立项，缺少统一的协调管理部门，有限的资金不能发挥关键作用。同时，高校对资金使用情况没有相应的跟踪和评价机制，重投入轻使用。多部门管理和申报容易产生管理间隙，影响项目的实施效果。

2.3 采购执行

物资采购阶段为高校采购管理中的重要一环。高校相应采购管理部门根据不同的采购规模，采用不同的采购模式。

目前，大多数高校采用多样的采购方式，具体包括项目执行方自购、项目执行定向采购、管理部门组织校内招标采购、管理部门联合上级管理部门进行校外招标采购。不同的采购方式，需要办理不同的流程，学校的介入方式也不同。采购流程不规范、个别采购项目学校介入不够、采购伴有随意性、不能按照相关规定履行程序等现象普遍存在，可能造成项目执行不受学校控制[2，3]。

2.4 验收建档

物资采购完成后，将涉及物资的验收、建档、保管等一系列后续工作。这个阶段是在按需采购的同时，保证采购的物资得到妥善管理并能发挥其应有的作用的重要环节。

但由于高校采购途径、签订的合同条款不同，设备验收形式、验收办法不同，该阶段的管理方式不尽相同，但都可能存在对验收建档等工作重视不够的问题，使得验收过程流于形式，不能真正发挥该阶段的监督作用。

3 采购管理的风险节点

高校物资采购管理体系中心，可划分为三个不同部分：项目执行方、采购管理方、校级决策层。三方相互依托、有机结合，共同完成高校的采购管理工作。物资采购管理体系中心在具体工作环节中，都可能出现问题。

3.1 执行方职责范围内的风险节点

执行方作为采购项目的具体操作者，需要全程参与整个采购项目执行过程，出现问题的几率最高。应有相应的配套管理措施，采购管理工作的执行，不能仅靠执行方的道德和自律维系。

（1）计划制订阶段。由于高校采购设备的专业性、特殊性，决定了执行方的计划制订方案具有一定的权威性，在后续的审核及批复阶段通过的概率比较大。在采购管理方、决策层没有充分介入的前提下，在计划制订过程中，可能存在计划不合理、计划与需要不符等情况，不能满足实际需要。与此同时，受现行政策规定限制，项目采购计划不能实时变更，这将在项目后续执行过程中产生不良影响，造成国有资产的浪费。

（2）资金申请阶段。各执行方在没有统筹规划的背景下，容易导致资金划分不清，形成多个利益小团体。如果执行方根据小团体利益，盲目追求小而全的物资配置，不从实际出发，最大限度地申请经费，很可能出现物资大量闲置的问题，造成在学校范围内的资金重复投入或浪费。

（3）采购执行阶段。如果缺乏严格的制度约束，执行方的权限将被无限放大，出现多种问题。若执行方采购流程不规范，有意无意使采购项目规避学校的监控，仅仅以完成采购项目为目标，将造成严重的国有资产流失。执行方本身对采购工作不够重视或者缺少必要的专业知识，在采购项目执行过程中容易受限于供应商，不能掌握主动权；如果执行方不能很好地权衡性价比，将造成资金的浪费；不良社会环境对执行方也会造成影响，容易在采购过程中出现不正当行为，使高校利益受损。

（4）采购项目后期的协议签订、验收、建档等工作是重要的延续，许多工作需要依靠项目执行方开展。采购目的和要求都是通过协议来实现，执行方缺少必要的商务知识和重视程度，都可能造成不利于高校的条款出现，高校的基本利益很难得到保证；按照已签订的协议，购置的物资到校后需要验收，执行方需要保证供应方按照技术要求交付货物的同时，提供物资能够发挥其作用的必要条件。执行方重视不够或不掌握产品的基本参数及性能，将造成验收流于形式，不能及时发现其存在的问题。

3.2 管理方职责范围内的风险节点

管理方作为高校采购工作的管理和间接参与者，需要在全校范围内对采购工作进行管理和规范，具体包括相关管理办法的制度、各种操作流程的规范、协助和服务执行方完成采购项目。管理方将是风险防控工作的基础，出现问题的波及面将是最大的。

（1）采购管理制度及操作流程规范是管理方的首要任务，不全面的采购管理制度和不合理的操作流程，容易产生管理间隙，严重影响高校采购工作的顺利开展，甚至产生阻碍作用。没有完善的管理制度和操作流程，高校采购管理无从谈起。

（2）管理方必须面对的问题，是采购项目管理程度和介入方式，由于高校的采购管理具有多面性，科研类物资专业性强，多伴有研发设计，需要一定的专业背景，这造成管理方在采购项目计划的制订、资金分配等阶段的参与问题，过多干涉项目计划的制订，或对项目不能提出可行性建议，都会造成项目计划不合理或执行难度高。同时在资金分配等涉及项目执行方利益的阶段，如果管理方不能从高校利益出发，在全校范围进行统筹规划，合理分配资金，也会间接造成大量资金的浪费。在采购过程中，管理方为执行方提供方便的同时，不能坚守原则，将会放任各种问题的出现。在采购后续工作中，管理方如果不能发挥审核作用，为执行方提供必要的商务支持，高校的基本利益将很难得到保证。

（3）管理方是高校物资采购的组织者，当采购项目执行过程中出现违规操作甚至违法行为时，需要管理方具有一定的处理能力和秉公办事的决心，这是维护学校利益的最后屏障。

3.3 决策层职责范围内的风险节点

作为高校采购管理的决策层，是整个管理体系和管理思路的缔造者，出现问题将是危害性最大的。决策层的管理思路与本校实际情况和相关法律法规匹配度，将是各项工作开展的基础，直接影响高校采购管理工作。在具体项目执行过程中，对于执行方和管理方的组织和协调也是决策层的重要任务，高校采购管理工作需要校级决策层具有一定的领导智慧。

4 能够采取的具体措施

加强高校采购规范化管理可以从制度建设、科技手段、人才培养等方面着手[4，5]。

4.1 制度建设

完善的管理制度和规范的操作流程是高校采购管理的基础，是采购管理工作的根本。具体措施包括：审批和复议机制、配合和制约机制、绩效和评价机制。

（1）根据学校实际情况，建立项目计划两级审批和复议制度，由执行方利用自身技术背景并结合实际需求，提出采购项目计划，由学校管理方审核，对于大型、重点项目需要相关领域专家论证后，由校级决策层审核。在项目执行过程中，结合实际情况对项目计划进行评估，根据执行方的反馈意见，通过管理方对计划进行适当调整，保证设备采购计划的合理性、有效性。

（2）针对采购项目执行中出现的各类问题，建立执行方和管理方之间相互协作、制约的监督机制，能够有效避免采购问题的出现。加强项目执行方与管理方的协作关系，建立平等协作、相互监督的工作关系，有利于采购工作的顺利开展。简化操作流程，为项目执行提供方便的同时，能够有效消除管理方和执行方之间的隔阂。根据实际情况，推动项目信息公开，打破执行方的封闭式采购环境，由管理方引导执行方进行公开采购，保证学校在采购过程中的优势地位。在采购后期延续工作中，由执行方、管理方、供应方三方共同参与，由管理方为执行方提供必要的商务支持，方便采购协议的签订，维护学校的合法权益，实现三方的相互监督和制约。

（3）建立绩效和评价机制，对项目的计划制定、购置操作、验收维护等进行综合评价，并列入后续项目立项依据，打破以往项目被动执行的状况。建立一套完整的评价指标体系，由项目执行方、管理方和决策层共同组织绩效评价，对项目的各项投入产出进行衡量，测算各项目的投入产出比，对于执行顺利的项目给予奖励，提高执行方和管理方的积极性的同时，引入忧患意识，增加违规操作成本。

4.2 科技手段

利用科技手段，可以将采购项目的执行流程化和制度化，方便采购管理减低内耗成本。现在成型的科技管理手段包括：项目的申报和审批系统、采购的管理系统、物资资产管理系统等。项目执行方和管理方都能从烦琐的操作中解脱出来，提高采购管理效率。还可以利用数据收集和分析手段，建立供方数据库、

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专家数据库、项目执行数据库等基础数据库，对项目执行情况、专家的技术背景、供方的信用记录等信息进行统计，为后续的采购管理工作提供重要依据。

4.3 人才培养

完善的制度、先进的管理手段都离不开人的执行，加强人员队伍建设，提高项目执行方及管理方的人员素质，培养具有专业背景同时熟悉商务知识的复合型管理人才，才是提高高校采购管理的关键所在。结合学校实际情况，对管理方进行改革，建立新型的管理模式，通过管理方帮助执行方对现有管理人员进行培训，使其成长为熟悉相关法律法规并具有一定的商务知识的管理人才，是高校培养高级采购管理人员的有效途径。利用这些兼职执行方管理人员和管理方全职人员，组建成全校范围的采购管理团队，将多方管理力量整合起来，可有效发挥制度和科技辅助手段的作用，保证高校采购管理工作有序、高效开展。

5 结束语

高校物资采购管理工作具有较强的行业特点，但高校采购工作也应得到重视，并不能只靠管理者的道德和自律来维系。要通过管理制度的完善、科技手段的配合、复合型人才的培养，构建完整的高校采购管理工作监管体系，将规范、高效有机结合，为高校的教学、科研工作顺利开展创造条件。

参考文献

[1] 张家栋，李士明.高校仪器设备采购特点分析及应对建议[J].实验技术与管理，2012（11）：1-3.

[2] 鞠宝华，王存放.竞争性谈判采购方式在现代医院医疗器械采购中的应用[J].中国当代医药，2013（2）：169-170.

[3] 苏纯娣.创新采购模式 降低采购成本[J].铁路采购与物流，2012（12）：35-36.

第2篇：采购管理的基本流程范文

采购是企业生产运营的重要环节，也是企业成本支出的主要部分，因此采购管理一直在企业管理中占据重要位置。目前，企业为了获得更好的市场竞争力，提出了供应链管理理念，其中采购管理也是供应链管理的重要内容，本文对供应链下的企业采购模式进行分析，并且针对当前企业形势提出了几点采购策略，从而实现供应链下企业采购管理效益的最大化。

关键词：

供应链；采购管理；变化；策略

0引言

随着经济的发展，我国企业之间的竞争也越来越激烈，为了获得良好的发展空间，企业不断引进新的管理理念，以便提高自身的市场竞争力。供应链管理就是在这样的背景下发展起来的，旨在形成集体竞争优势，提高企业的竞争力。采购管理是企业供应链管理的重要环节，同时也是企业生产运营成本支出的主要部分，其在企业营运过程中的重要性不言而喻。因此，企业可以通过采购管理，降低企业成本支出，从而扩大企业产品的盈利空间，提高企业的竞争力，增强整个供应链的盈利水平。

1供应链下企业采购管理模式的变化分析

1.1企业与供应商之间的关系发生了变化

在原来的企业采购过程中只是与供应商形成简单的买卖关系，但是供应链下的企业与供应商形成了长期战略合作关系，这种改变使企业与供应商产生了共同利益，其关系也更加的可靠。企业在采购的过程中改变了以往不断压低供应商价格的采购方式，而是在市场中寻找更多的供应商，实现分散管理方法。在供应链管理理念下，企业与供应商形成了战略合作关系，通过分享数据库信息，在保证企业正常生产的条件下，减少企业库存，降低企业采购所占用的成本，提高企业资金的利用率。

1.2企业采购驱动发生了变化

企业以往的采购活动主要是依据企业的库存数量进行的，其主要目的是防止仓库缺货。但是供应链下的企业采购活动主要是以生产订单需要为主。在供应链管理理念下，企业的生产模式发生了重大变化，主要形成了订单生产模式。企业根据生产订单合理确定订单需求，并且以此作为采购的驱动力，正式开展采购工作，从而有效减少库存，减低采购部门的成本支出。供应链下的企业采购工作与客户需求相联系，提高了采购工作的科学性，减低采购成本支出，实现企业效益的最大化。

1.3采购管理重点发生变化

在以往的采购管理过程中存在一些明显的不足，即企业与供应商之间的联系不足，没有对供应商形成科学、合理的管理体系，同时对客户需求以及市场变化无法快速做出回应。供应链管理理念下的采购工作以“适时需要”为准则，改变了过去“为库存而采购”工作模式，有效提高了企业采购工作应对市场变化和客户需求的能力。同时，这种采购模式也加强了企业与供应商之间的联系，最终形成战略合作伙伴关系，既提升了生产企业的竞争力也有利于实现供应商的利益要求，达到合作共赢的目的。在供应链下，利用信息共享的优势，及时将企业需求反馈给供应商，提高采购产品质量，也可以在新产品设计开发的过程中引入供应商管理理念，从而有效保证新产品的开发进程以及质量。

1.4采购流程发生变化

在企业以往的采购过程中为了降低采购风险，保证企业的利润，企业采购流程涉及许多不同的职能部门，但是这种采购流程也存在一些明显的不足：一是采购流程过于烦琐，在一定程度上降低了采购管理工作的效率；二是采购流程涉及不同的职能部门，但是许多企业内部部门的联系性不强，信息流通能力较差，会影响采购管理的畅通性，提高采购管理成本。但是供应链下的采购管理流程充分应用信息技术，简化了采购审批流程，提高了采购效率，同时对于降低企业采购成本也具有重要作用。并且供应链下，企业与供应商形成了战略合作关系，供应链中的下游企业或是客户与供应商的联系加强，有助于提升供应产品质量、保证供货效率，对于最终产品质量、生产加工质量有重要的促进作用。

1.5库存管理发生变化

受传统采购方式的影响，企业与供应商的关系只是独立的买卖双方，并没有形成紧密的联系，为了保证企业生产活动的顺利进行，企业与供应商都会保证一定的库存来应对市场需求波动的影响。但是，在市场经济条件下，企业之间的竞争越来越激烈，过大的库存会给企业的运营带来负面影响，降低企业的市场竞争力。而供应链下的企业库存，与市场终端、企业生产、供应商都紧密联系起来，实现适时存储，在保证企业正产生产的条件下，最大限度地降低企业的库存成本，提高企业资金利用率，增强企业的市场竞争力。

2基于供应链的企业采购管理策略

2.1供应链条件下扩展采购职能

首先，科学合理地设置采购结构。企业需根据自身的发展和行业特点的需要，打破传统观念中“大而全”的采购局面，设置科学合理的采购组织结构。企业可以利用互联网在全球范围内寻找供应商，完成采购活动，实施采购低成本策略，从而实现效益的最大化。其次，确立基本的采购准则。采购准则的设立是企业规范采购行为的基础。企业需要日常采购中吸取经验，逐步将采购过程中的权责落实到位，做到每一项采购工作都责任到人，采购流程中的每一项工作都有人检查与监督。再次，提高采购人员的素质。优秀的采购人员，在良好的教育背景作支撑的前提下，还需要具备分析、沟通、协调、决策层等方面的基本技能。企业要建立跨职能的采购团队，一批高素质的采购人员是采购组织中必不可少的。因而企业需重视对采购人员入职前的选择和入职后的持续培训。最后，采取先进的采购模式和管理理念。先进的采购管理模式能否在企业实施，很大程度上取决于管理者是否具备先进的管理理念。没有思想的突破和企业的创新精神，先进的采购模式很难在企业实施。企业可利用电子载体，实现与供应商、客户之间信息的传递，保证采购活动顺利执行。通过电子信息的应用，抛开过去传统的采购流程，增加有价值的电子化沟通，通过电子化采购流程的应用，优化供应链重要环节，实现成本的降低及效率的大幅提高。

2.2加强对供应商的管理

上文中已经提高，在供应链管理体系中，企业与供应商之间的联系更加的紧密，已经成为战略合作伙伴，双方存在共同利益，对保证企业生产，降低供应链风险具有重要作用。并且企业与供应商形成良好的合作关系，也有利于保证采购产品的质量，从而对产品价格、生产效率以及其他服务都具有重要的意义。在实际的管理过程中为了充分发挥供应链的优势，还需要进一步细分企业的供应商。在对企业的供应商进行分类时，可以依据供应物资的价值以及重要性方面进行合理的分类，以便更好地对供应商进行管理。企业为了降低采购工作的风险，企业必须对供应商的综合实力以及信用方面进行全面的了解，对于不符合条件的供应商直接排除；其次，还要进一步评价供应商的技术技能、生产水平以及管理能力，并且将最终评判结果作为企业供应商选择的重要依据。

2.3构建完善的采购信息管理系统

供应链管理涉及的内容不仅仅包含单个的生产企业，还涉及供货公司、运输体系以及市场终端的管理，供应链上拥有多个环节，为了保证各个环节的无缝衔接，必须依靠信息技术，做到信息共享，及时了解企业的状况。因此构建完善的采购信息管理系统，是保证企业供应链高速运转的基础，也是供应链管理得以实现的基本条件。采购管理信息系统以生产企业为核心，将企业数据与链条上游的供应商共享，并且在物流中心以及库存点建立专门的数据库，将供应商的供应能力及时地通过信息系统表现出来。同时，完善的采购信息管理系统还能及时体现市场终端的生产需求，将生产企业、供应商以及市场有机联合起来。

3结语

综上所述，采购是企业生产运营的重要环节，也是企业成本管理的重要内容，加强采购管理工作一直是企业管理的重中之重。目前，企业为了提升自身的市场竞争力，形成合作竞争优势，实行供应链管理。在供应链管理理念下，企业采购管理模式发生了重大变化，并且为了更好地应对这种变化，本文提出了具体的采购管理策略，旨在提高企业物资管理水平、降低企业采购成本，实现供应链下企业利益的最优化。

作者：欧阳丰瑞 单位：上海发电设备成套设计研究院

第3篇：采购管理的基本流程范文

关键词：企业 物资采购 集中采购 采购管理

作为一种相对先进的物资采购方式，物资集中采购切实降低企业物资采购与物流成本，减少物资运输所需的费用，在提高企业整体工作效率的同时有效避免各种暗箱操作行为的发生；与此同时，通过对物资集中采购方式的应用，企业购置物资的标准化程度将得到提升，产品的质量也将因此而得到保障。尽管物资集中采购管理具备多方面的优点，对企业整体的经营、管理和发展都有着相对重要的推动作用。但在实践中，基于各种因素的影响，部分企业在采用物资集中采购之后，非但没有实现预期的应用目标，还引发了部分问题的发生。

1.物资集中采购管理可能引发的问题

1.1物资的及时供应得不到保障

企业实施物资集中采购管理之后，物资需求的信息需要经过自下而上的传递过程，这使物资采购的流程变长，处理环节和手续都相应增加，此时一旦需求信息出现问题，物资采购的实施反应将会变慢，物资的及时供应则将无法得到保障。

1.2可能引发企业物资的积压

企业经营发展过程中，不免会基于市场及自身因素的考虑对生产计划进行调整，而这种生产计划的调整则会影响企业对物资的需求。因此，在物资集中采购的管理模式下，企业物资有用无备或者是有备无用的问题则会发生，企业物资将会出现积压。

1.3整体费用可能因集中采购而增加

物资集中采购会形成仓储费用和二次倒运费用的发生。但如果集中所降低的成本额不足这两部分成本，企业将得不偿失，反而造成采购成本费用的增加。

1.4有可能加重企业的债务负担

实施物资集中采购管理之后，企业所承担的应付账款的数额将呈持续性增加，在物资大量采购的条件下，企业的债台高筑，其资金的周转则将因此而出现问题，进而引发企业资金链的断裂，使其物资采购活动不得不终止。这一问题的发生，主要是基于企业的流动资金不足和企业资金调度的不畅两方面原因影响。

1.5落实和推行方面存在部分障碍

作为一种新的物资采购方式，物资集中采购管理打破了企业各个部门和各个单位之间现有的利益格局，因此企业内部部分部门或者是部分岗位员工将会对物资的集中采购管理存有一定的偏见。再加上物资集中采购管理在实施的过程中确实也有可能为企业的经营、管理和发展带来一些不可避免的负面效应，因此很容易使基层单位和基层员工对这一物资采购方式的应用形成抵触的情绪。

总之，物资集中采购管理作为一种新的物资采购手段，其在企业中的应用是可以为企业的运营、管理和发展带来一定的推动作用和积极效益；但同时，也有可能是企业陷入到一定的负面影响之中。

2.企业物资集中采购管理的应用策略

2.1加强对采购计划的管理

要保证物资集中采购管理模式下，各项物资的集中和及时供应，企业必须加强对采购计划的有效管理，提升物资采购计的准确性与及时性，切忌物资的盲目采购。在对采购计划进行管理的过程中，要避免因用而无备问题的发生而使企业面临停工的风险，同时，要对备而不用的情况进行防范，避免企业物资的超储和积压。而要切实保证采购计划的有效性，避免以上两种情况的发生，企业生产技术部门，需要根据实际的生产作业规划和物资的消耗定额，分别以年、季、月为时间段进行物资需求量的认真核算，并将核算结果逐级上报至物资的集中采购部门；而后，采购部门按照实物资需求计划和实际库存情况进行物资采购计划的编制。但在进行计划编制的时候，要注意留有余地，考虑适当数量的保险储备，以备生产的不时之需。

2.2保障采购信息传递的顺畅

企业采用物资集中采购管理之后，物资的需求信息从需求部门传递至采购部门，信息的传递渠道加长，审核环节变多，信息的失真和迟滞几率也因此而增加。这是造成企业物资集中采购风险的重要因素。所以，为避免因信息传递不畅而造成集中采购负面影响的发生，企业需要对采购信息传递的渠道进行进一步的改善也优化，尽可能较少物资需求信息在传递上的中间环节。另外，企业还应当适当调整信息传播的手段，在选择性利用现代信息技术和计算机技术的前提下，通过网络化的办公形势来提高信息传输的速度以及信息传播的质量。保证物资集中采购管理的有效性和及时性。

2.3加强对企业资金的统一调度

企业对资金的统一调度与集中是推动物资集中采购管理的基础条件。在缺乏资金保障的条件下，企业物资浸种采购犹如无本之木。在我国，部分企业，尤其是一些集团化的大企业，基于分支机构的独立性，通常不会主动将所获取的营业收入投入到物资的采购中，同时其也怠于对企业物资供应的资金进行有效偿还，如此变造成内部债务和债权的增多，企业资金的周转因此而出现不畅。为避免这种状况的发生，防治因资金周转困难而加重企业物资采购的债务负担，企业必须进一步强化对资金的有效集中和统一调度，在企业内部建立起资金的结算平台，负责对一切内部资金进行统一管理和集中调度，在保证资金流转顺畅的基础上，为物资集中采购管理的落实提供保障。

2.4完善物资采购部门的内控建设

要切实提高企业物资集中采购管理的有效性，避免各种消极影响的发生，同时防范企业物资采购过程中的行为，企业还必须对物资集中采购部门的内部控制建设进行进一步的强化。针对物资集中给采购部门的工作性质，建立起相应的内部控制制度，对物资集中采购管理的基本操作流程、原则和规范等进行明确，进而实现对物资集中采购的规范化管理。避免物资采购过程中暗箱操作问题的发生，以公平、公开且公正的招标方式进行采购，并利用采购决策钱的意见听取、采购过程的纪检监督以及采购之后的集中核算等对物资的集中采购行为进行有效控制。

3.结论

当然，要在企业发展的过程中对物资集中核算管理进行有效利用，企业除了要对以上问题进行关注之外，还应当适当赋予集中采购部门以相应的权利，在避免一刀切的采购管理方式的条件下，使各方都能够从物资的集中采购管理中获取一定的利益，以便于推动这一物资采购方式的落实和执行。

参考文献：

[1]丁英琦.现代企业物资采购管理刍议[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2011,(02).

[2]王晓云.浅谈企业物资集中采购及其风险控制[J].神华科技,2011,(06).

[3]本刊编辑部,计慧,高瑞霞,白琦瑛.生产资料集中采购有章可循[J].中国合作经济,2011,(10).

第4篇：采购管理的基本流程范文

〔关键词〕数字资源采购管理系统功能需求采购决策

〔分类号〕G250.7

Library's Digital Resources Purchasing Management System and Its Main Function Requirements

Han Xinyue

Library of Chinese Academy of Sciences, Beijing100080

Graduate University of Chinese Academy of Sciences, Beijing100080

Zheng Jiancheng

Library of Chinese Academy of Sciences, Beijing 100080

〔Abstract〕In view of the current development status that libraries are lack of suitable digital resources purchasing management system, this paper, by taking the digital resources purchasing process as a main consideration aspect, puts forward the objection of purchasing management system and designs its main function modules. On that basis, the paper gives a comprehensive analysis of the system function requirements.

〔Keywords〕digital resourcespurchasing management systemfunction requirementspurchasing decision

在数字资源采购业务中，为保证真正有效、合理地满足用户需要，首要工作是全面评估数字资源，建立数字资源调研分析机制和分析评价指标体系，较全面地反映资源与本馆需求的关联。资源购买是数字资源采购管理的核心业务，主要活动有:购买方案设计，与供应商谈判，实施采购，合同管理等。数字资源的管理和维护也是整个采购流程中不容忽视的一部分基础工作，具体工作内容包括:使用数据统计，备份管理，组织机构管理，其它日常事务处理等等。

因此，基于采购工作的实际，设计采购管理系统的主要功能模块及关系（见图2）。

该系统以数字资源采购流程为主线，由基础管理、采购管理、供应商管理、合同管理和决策支持系统5个子系统组成。各子系统既能独立运行，又能集成到一个大系统协同运行，要求子系统之间实现数据高度共享。

4主要功能需求分析

4.1基础管理

4.1.1系统设置和维护为保证用户正确使用，系统应该提供进行初始化工作所必需的各项信息的设定和维护功能，如各项代码的定义、用户组织机构的定义、各终端用户操作权限的定义等。由系统管理员根据业务重点对系统各模块、各参数进行设置，通过灵活多样的自定义选择，满足不同图书馆的业务应用需求和个性化需求。

在系统的使用过程中，常常会遇到因网络、数据、服务器以及用户终端等各个环节引发的访问问题，所以系统必须能够有效处理数据安全管理、数据备份与恢复、日志管理等日常事务。

4.1.2用户管理对执行采购任务的人员进行角色和权限划分，通过角色和权限的可定制功能实现对内部用户群的分级分组管理，工作人员根据其职责被赋予不同的访问权限，从而保证不同级别和组别的人只能够浏览和操作相应的项目。同时，系统必须适应组织机构运作变化的要求，实现角色、权限与用户的动态管理。

4.1.3组织机构管理系统不但要具备基本的组织机构管理功能，而且要求实现集团化结构管理[3]，即打破地域和组织限制，对下属子单位和部门进行相应权限内的管理。在组织机构管理模块中，必须突出人员任务管理和工作绩效管理功能。另外，可以设置系统信息个人订阅、系统提示、公告板、内部电子邮件、日程安排、联系人信息管理、BBS社区等功能，通过系统功能的完善加强信息共享，使组织沟通顺畅。

为确保安全性，系统采用多种安全控制策略，因此，基础管理功能的操作权限只赋予系统管理员以及特定的管理人员。

4.2采购管理

采购管理作为系统的核心模块，涉及的问题最多、最复杂，在设计和实现过程中必须给予足够重视。

4.2.1采购计划该项功能帮助图书馆编制和管理采购计划，根据实际需要制定年度、半年度、季度、月度采购计划，允许随时调整采购计划，同时相关管理人员也能够方便地对采购计划进行审核和监管。除了对经常性订购产品形成订购模板外，对额外采购情况也需要实现规范化管理。

图书馆制定数字资源采购计划的主要内容包括数字资源的续订、增订、停订(调整)计划、问题分析和措施建议。制定采购计划的主要依据有:①用户需求分析与评估;②规划制订的资源建设目标和分步实施进度安排;③年度经费预算安排。这些依据来源于相应的统计分析，不一定在采购计划模块中完成，但是要求系统能够在此模块方便地调用相关统计数据。

4.2.2资源评估资源评估是采购过程中至关重要的一个环节。在系统中，这个模块主要完成评估方法和评估标准体系的规范化，分别建立资源分析数据库、用户需求分析与评价(含用户推荐、使用统计数据)数据库和专家意见数据库[4]。应该允许图书馆自定义评估模型，并且通过强大的统计计算能力为评估的准确性和客观性提供保证，使采购人员能够对资源进行综合评价，对本单位是否需要订购某种资源提出合理建议。

4.2.3采购方案及谈判方案管理一般说来，图书馆制定采购方案都遵循以需求为主导和追求服务效果、成本效益最优化的原则，因而需要参考大量的数据和信息，包括本馆采购原则和策略、在资源评估中得到的分析和评价结论、供应商的销售方案、数字资源行业发展状况和货币汇率(针对外文数字资源)等等[5]，系统应该设计恰当的功能体现和关联这些因素。此外，来自于相关主管机构的指示和审核贯穿于采购方案设计的各个阶段，系统必须及时反映这部分内容。

与资源供应商的谈判是最终形成资源采购执行方案的重要过程。在谈判中双方提供的重要数据、信息、答复、建议和决策意见等必须存档备查，并向有关人员及时通报，结合谈判情况对采购方案进行调整、优化和完善。

由于采购方案和谈判方案管理涉及多方面因素，用户希望从各个视图切入系统，综合分析问题，这就对系统的开放接口和数据交换能力提出了很高的要求。

4.2.4工作进度工作进度安排、进展情况以及人员责权机制应该在系统中有明确而清晰的说明，系统可以借鉴管理工程类软件(例如Microsoft Project)的设计方法和实现机制，形成科学高效的工作进度安排，并能够实时跟踪工作进展情况，及时更新，理想的状态是系统能够实现相关信息的全面链接。

4.3供应商管理

供应商管理模块需要以数据库的形式对供应商的基本信息和商业信息进行管理，建立供应商档案，将同采购相关的数据量化，提供供应商资信查询、产品价格查询等功能，为决策支持系统和采购成本管理系统的有效运作提供准确的依据。设计这项管理功能的目的既要提高采购质量和效率，又要改善图书馆与供应商的关系，使图书馆对供应商的管理由原来的交易管理转向关系管理，为图书馆的可持续发展战略提供有力的支持[6]。

4.3.1供应商基本信息供应商的基本信息包括供应商名称、概况描述、联系方式、与本馆的业务往来记录等，其详细描述项目可以包括交易的货币种类、折扣、联络周期等辅助信息。这些信息由图书馆负责建设和维护。

4.3.2供应商登录系统设计这样一个子系统的目的是整合供应商平台，在图书馆设定的权限范围内由供应商动态维护其基本信息和产品信息，包括新增产品种类、更新产品基本信息描述、更新产品价格等。供应商不但能够在此展示其产品，而且可以说明其供应方案，尤其是针对该图书馆的特别销售政策。

供应商管理模块需要具备实用的统计分析功能，例如使图书馆能够对供应商在一段时间内的提供资源的价格和服务等各方面进行综合全面的统计和评估，进而监测数字资源市场和行业前景，据此调整采购策略，同时也可以实现对合作伙伴的动态管理。

4.4合同管理

合同管理模块主要处理合同执行情况跟踪、合同维护与变更等任务，它的目标是建立一个支持在线合同签定、合同管理、合同执行状态跟踪和电子支付的平台，不仅灵活可靠，而且具备一定的与银行互联的能力[7]。具体包括以下功能:①自定义在线合同签订管理流程，分类分状态管理合同，监控合同执行过程;②进行合同基本信息管理，针对资源目录或经常性采购资源制作合同模板，关联不同合同模板;③实现电子支付，建立适合自身业务情况的支付流程，包括支付额度、审批权限、发票管理等;④在系统安全保障机制下，提供强大的异常处理机制、数字证书强认证机制和操作日志机制。

4.5决策支持子系统

决策支持子系统实际上是一个综合分析系统，它的部分功能在系统的各个模块已经有所体现，不必重复建设，只需以适当的方式调用和整合，融入计算机辅助决策的技术环境中即可。例如，根据业务需要自行设计多种统计查询模板，相关权限人员可以使用相应的统计查询模板。

4.5.1资源评估和用户需求分析如前所述，资源评估和用户需求分析是图书馆进行资源采购决策的重要依据，在后台开放的数据接口和较高的数据交换能力的支持下，决策支持子系统可以任意调用资源评估模块和用户需求分析模块的数据，并根据需要设定调用模板，重新分析数据。

4.5.2采购成本管理采购成本管理贯穿业务的全过程，决策支持子系统中的这项功能为规范财务用款提供了强有力的技术支持[8]。系统提供对所有采购经费的年度管理，允许图书馆根据实际情况，将经费分割成细项进行管理，系统自动为每一项经费建立一个预算清单，工作人员可以随时查阅每一项资源的详细付款情况以及财务费用发生明细，包括项目交易成本，采购过程发生成本，如人力投入、报销费用等。

4.5.3采购效果分析评估数字资源的采购效果，包括采购活动质量和最终成本、供应商资信和合同履行质量以及采购人员绩效等等[9]。系统允许自定义评估流程和模型，评估使用的数据可以是业务流程中的基本数据、交易过程中的反馈数据或者采购管理成本数据。

4.5.4异常事件处理记录异常事件日志，不断探索处理应急事件的人力资源配置和解决方法，形成灵活可靠的工作机制，在对整个系统有全面的把握和控制之后，决策者就有了更大的活动空间。

5 结语

本文对图书馆数字资源采购管理系统的目标、系统结构和主要功能需求进行了初步分析描述，重点说明了基于工作流程的采购管理系统需求。然而，正确识别目标和功能需求只是成功设计和实现应用系统的第一步，还需要进行数据结构设计、系统操作模式设计以及大量的编码工作才能够最终真正实现系统的功能。随着数字环境的深入发展，数字资源的采购将会给图书馆业务工作带来全面的影响。因此，应该加强图书馆与系统供应商之间的联系，不断推出科学、完善、实用的图书馆采购管理系统，提高图书馆的工作效率，促进图书馆事业的发展。

参考文献:

[1]张晓林.信息资源开发与控制系统:目标分析与功能设计.大学图书馆学报,1995(2):57-60.

[2]陈定权.电子资源管理与电子资源管理系统.数字图书馆论坛,2006(5):57-59.

[3]必联采购解决方案.[2006-12-08].省略/index_chanpin.htm.

[4]史卫国,饶艳.论图书馆采访信息系统的建立.高校图书馆工作,2003(1):35-39.

[5]李,李玉忱,任磊.基于供应链的采购管理系统的研究与实现.计算机应用研究,2004(11):270-281.

[6]肖红.客户关系管理――图书馆管理的新模式.情报探索,2006(6):19-21.

[7]罗楠,李玉忱.基于MIDAS的企业物资采购系统的设计与实现.计算机工程与设计,2003(7):63-65.

第5篇：采购管理的基本流程范文

关键词：供应链；采购管理；精益思想；采购流程

中图分类号：F253.2 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）11-00-01

一、供应链采购管理理论及精益采购理论

供应链是指在产品生产和流通过程中，由物料供应商、产品制造商、分销商和零售商以及最终用户所形成的功能网链结构，通过采购、销售和库存将上下游企业联系起来，使之之间建立合作伙伴关系。企业在供应链环境下的采购模式与传统的采购模式有着本质区别，这些特征主要有以下三方面：一是从为库存采购到为订单采购的转变；二是从采购管理向外部资源管理的转变；三是从一般买卖关系向战略合作伙伴关系的转变。基于战略合作伙伴关系的供应链管理模式下的新型采购模式可以解决涉及战略性、全局性的供应链问题。

精益采购是指通过建立精益组织结构，扁平型和网状型甚至无中心组织形式，指令迅速传递，实现便捷交流和沟通；健全企业采购体系，使采购工作规范化、制度化；建立决策透明机制，在保证质量的前提下使采购价格降到最低；以公正、公开的原则，采用定向采购的方式对每一种所需的物料按质量、技术、服务和价格等多方面的竞争能力来选择供应商，并与之建立长期、互惠互利的战略伙伴关系，实现供应渠道的稳定和低成本；通过与供应商签订在需要的时候提供需要的数量、需要的品种的物料协议，实施适时采购，缩短提前期、减少物料库存。

二、M公司非生产性采购流程问题分析

M公司作为世界最大的跨国汽车企业的子公司，有一套完整的非生产性采购流程，在确保非生产性采购流程的严密性、操作规范性的同时，也相应地出现了一些问题，主要体现在：

1.采购流程繁琐，需要不同的职能部门之间往复传递多次，消耗一定的时间，造成采购周期延长。每个环节的确认单要向部门主管领导进行说明并签字，消耗了人力资源，使得采购效率不高。

2.采购流程设计中，使用部门、采购部、财务部出于各自的利益考虑导致部门间出现了大量的协调工作，甚至因各部门目标不一而致使采购无法顺利开展，存在的问题如下：

（1）涉及工业包装、生产线、设备等非标采购，使用部门怕承担责任，随意延长调试时间和拖延收货工作。

（2）财务部门多考虑财务因素，拖延付款能减轻财务压力。

（3）采购部门在交付不顺利的情况下，采购人员不积极与供应商协商问题的解决方式，而不论因由拒绝或推迟供应商已完成项目的请款申请。

三、非生产性采购流程上的优化与改进

1.以用户需求为中心，正确地确定采购价值。在M公司的采购价值流上整体流程繁琐，往复传递过程消耗的时间是一种无形中的浪费。在精益采购的杜绝过程浪费的原则下，M公司通过信息化系统的操作可以将这些内耗消灭，在采购流程上建议将绝大多数的传递过程改为信息化操作，节约时间成本的同时杜绝重复工作带来的公司损失。

2.按照采购价值流重新组织部分采购活动。M公司采购现阶段存在的问题在几个方面可以进行优化和重新组织：

（1）技术方案交流这一过程不需要采购人员参加，供应商直接对接生产使用部门。

（2）建议需求部门验收工作根据采购产品的重要程度设置签字权限，向下截止到负责项目工程师，不再设置使用员工和使用主管签字，向上截止到车间经理（特大项目例外）。

（3）在请款环节中，由于采购员会以请款来制约供应商的一系列工作，对公司的利益和形象造成不好的影响。M公司可使用办公信息化系统替代采购请款的工作，建议项目工程师直接系统里完成收货操作以后，对接财务进入付款环节。

四、优化后采购流程的优势

1.采购价值流浪费消除。在精益思想的指导下，M公司通过信息化系统从申请采购项目开始到采购结束付款，所有的文件形式的确认签字文本均可以取消，通过系统分部门操作完成所有的项目确认（重大采购项目需要总监级别参与的除外），大大提高采购项目的流程走速，降低由于部门传递所耽误的时间人员成本，避免文本人为或非人为的丢失造成的各种损失。在验收这种需要签字的过程尤其多的环节，节省下来的时间成本非常可观。同时，取消文本签字可以减少打印器材、纸张、办公文件用品的开支，为公司节约了一部分可见的费用。

2.重组采购活动达到采购价值链的整体最佳。技术方案交流这一过程取消采购人员的参与，节省出来的时间和精力可以让采购人员在采购专职工作中创造出更多的价值，为整个采购价值链提升了品质。验收工作简化签字流程，速度的提升直接影响采购工作的效率。取消采购的请款工作，由需求部门项目负责工程师直接在办公信息系统中完成收货验收确认，财务直接进入付款流程。利用M公司已经拥有的信息系统做出调节，基本没有成本付出的改变，带给公司的价值是采购效率的提高、采购工作的透明和供应商管理的合理化。

在精益管理思想的指导下优化改造了采购流程，创造无中断、无绕道、无等待、无回流的增值活动流，为M公司打造更加优质的供应链提供了坚实的基础。在这些制度的设计和使用过程中也许会出现新的情况，造成新的浪费，那么还要贯彻精益思想最后的一条原则：不断消除浪费，追求完善。所有的制度和流程都不是一成不变的，随着新的技术新的环境发展，我们应该紧跟潮流，尽力做好以最低的成本创造最大的价值，获得整个供应链上的共赢。

参考文献：

[1]StanMey E. Fawcett， Gregory M. Magnan. Achieving WorMd-CMass SuppMy Chain AMignment： Benefits， Barriers， and Bridges[Z]. 2001

[2]谭君.基于供应链管理模式下的JK集团采购管理优化研究[D].河北：河北大学，2010

第6篇：采购管理的基本流程范文

关键词：中小企业；采购管理；策略

自改革开放以来，我国的中小企业数量呈现爆炸式的增长，其中大部分是私营式的家族企业。在市场经济发展不完善的阶段，各项经济制度以及社会制度还未成熟，中小企业的发展有着广阔的空间。但是近些年来，市场经济体制不断完善，各项社会经济制度不断完善，中小企业的发展面临着很多难题，其中，采购问题是中小企业在发展过程中应该首先解决的问题。就目前中小企业的发展而言，采购一直是制约其发展的重要因素，使其发展的软肋。大部分中小企业没有对采购给予足够的重视，其认识程度有限，认为加强采购环节的管理只会导致企业经营成本的增加，这种错误的认识在很大程度上减小了企业在市场上的综合竞争能力。所以，要想增强企业的市场竞争力，必须要加强对采购的管理，对采购进行合理的规划。本文首先从我国中小企业目前采购的特点入手，对中小企业采购的现状进行综合分析，旨在通过完善中小企业的采购管理增强中小企业的市场竞争能力，使其实现健康长期的发展。

一、中小企业采购的一般特征

1.采购数量有限，品种单一。我国的中小企业大多数是从很小的家庭式的作坊发展而来，其规模化程度很低，缺乏企业运营所需的资金，生产经营活动单一化，这就在很大程度上导致其在发展过程中的采购数量十分有限，而且采购的品种也是十分单一的。整个采购环节很难形成完整供应链，从总体上讲，其采购的规模十分有限。

2.采购决策过于简单。我国的中小企业就其性质上来说大多属于私营企业，企业采购的主要控制权在很少的企业主负责人手中，企业制定的采购流程过于简单化，对采购缺乏合理的筹划，决策过于简单化。其实行的一般模式是企业在生产运营中由负责人按照企业的生产需求进行相关原材料的采购，缺乏严格的规划。整个采购决策不需要严格的审批、没有采购资金的合理预算，程序过于简单化。

3.采购中体现出较多的订单式采购。我国目前的中小企业主要是制造型的企业，其基本没有自己的完整品牌，大都是为一些大型的企业生产制造一些其需要的产品，根据大企业的订单安排生产经营活动。因此，中小企业的采购活动主要是根据大企业的需要而发生变化，这种变化缺乏规律性，其灵活性较强。

4.承受物价冲击力较弱，风险意识强。中小企业由于其规模十分有限，生产所需的资金不足，企业的生存环境十分不稳定，因此，中小企业的管理人员对其采购环节的成本控制十分严格，这种控制程度远远大于大型企业。对物价上升造成的冲击力的抵抗能力较小，对物价波动引起的风险十分敏感，风险意识很强。

二、我国中小企业采购管理的现状

尽管目前我国的中小企业发展速度在不断加快，但其规模化程度不高，尤其是中小企业的生产经营与运作模式相对大企业来说还是很不完善的，管理人员以及大多数员工的知识水平以及受教育程度较低，对企业采购方面的专业知识与相关的技术缺乏深刻的认识，目前还难以对采购环节进行专业化、高程度的信息化管理，目前中小企业采购管理的现状主要有以下几个方面：

1.对采购人员缺乏应有的监管。目前，中小企业主要是以家族式的企业为主，对企业采购的认识不足，本着节约资金的目的，大多数中小企业都会把企业的采购任务安排给企业主周边的人去执行，并且赋予其充分的自，对其缺乏严格的监管，因此出现的采购监管漏洞较多，造成了中小企业的采购部门的权力相对十分集中，产生了很多信息不透明的相关问题，主要有采购的回扣、采购的效率与采购的过程与总成本等，这严重影响着企业的生产运营。

2.采购管理的观念十分滞后。从中小企业产生到不断发展以来，在其采购管理中存在着很多错误的观念，主要是其充分重视销售问题，而对采购没有予以充分的重视，对企业采购环节的重要性没有显著的定位。迈克尔・波特认为，企业的采购环节与销售环节在企业的价值链中是同等重要的，也是属于企业的基本价值增值活动。过于重视企业产品的销售，而缺乏对采购环节的监管，认为采购只是资金的耗费，而不能真正创造价值，这种观念相对于大型企业的采购观念来说是十分滞后的。大多数中小企业没有充分认识到可以通过对采购的管理来实现企业产品的差异化，以增进各个部门之间的相互协调能力，实现中小企业在产品方面的创新。滞后的采购管理理念是目前绝大多数中小企业普遍存在的问题。

3.采购缺乏计划性，采购成本较高。由于中小企业的生产规模十分有限，其批量的生产活动相对代企业来说较少，整个企业在生产运营过程中的流动资金较少，其对企业的原材料以及库存的管理要求较高，近几年，由于通货膨胀等各种因素的影响，企业生产所需的原材料价格不断上升，库存管理的问题因此不断显露。

中小企业的生产经营活动主要是根据大企业等客户的订单进行，其生产活动缺乏自身的严格计划性，其组织原材料和生产过程的能力有限，企业受到资金、规模等的限制，对采购环节的比较敏感，采购的方式比较传统，很难通过采购来实现规模经济的效益，大多数企业缺乏严格的采购计划，没有形成固定的供应商，很难对企业的采购进行长期的分析与筹划，因此而造成的采购成本不断上升，一些大型的企业可以通过对市场原材料相关信息的了解，对可能出现的情况进行深入的分析而实现采购的规模效益。很多原材料供应商对市场变化的敏感程度更高，通过对市场需求的分析，会故意抬高原材料的价格，而中小企业由于受到资金以及自身经营能力的限制，会通过赊账的形式采购生产所需的原材料，在这种情况下企业会支付更高的利息，其资金的周转能力受到进一步的限制。由于采购成本的上升导致企业的生产成本不断上升，其产品价格不断上涨，在同行业的市场竞争中其竞争能力受到很大的限制。同时，企业的库存管理也在不断增加，影响中小企业的进一步发展。

4.相关人员缺乏战略采购意识。很多中小企业的采购人员目前只是认为只要有充足的资金就可以买到企业生产所需要的原材料，把企业的采购仅仅视为是企业与原材料供应商之间单纯的买卖关系，只是注重双方的价格谈判，很难与供应商之间建立长期稳定的合作关系。采购意识不强是目前中小企业在采购环节面临的主要问题，这在很大程度上造成了其与供应商之间难以形成合作伙伴的关系，很多中小企业在其原材料供应商的选择、考核以及监督方面没有形成完善的标准，其程序也过于简单化，这时，企业会在每一次的采购过程中都要对供应商进行选择，这在很大程度上增加了企业的采购风险。总之，企业的采购人员对采购战略缺乏科学化的意识，会使企业在采购方面面临很多不可预期的难题。

三、完善我国中小企业采购管理的对策建议

我国中小企业的经营尤其自身不同的特征，为了促使中小企业加强自身在采购环节的监管，提高其采购管理水平，实现采购规模化，降低采购风险，必须要更新采购观念，对采购流程进行科学化、规范化的设计优化，这样才能在采购环节中实现成本最小、效益最高的目的。

1.更新采购观念。中小企业的管理人员应当根据市场的不断变化，适时调整自身的市场战略，尤其是采购战略，企业原材料的采购与人们日常生活的购物有着本质的区别，企业采购属于完全意义上的商业化行为，中小企业的管理人员必须更新采购观念，充分重视采购对于企业的重要意义。现在很多中小企业的采购人员主要是企业主的亲戚，由于各方面的原因，其行为固化，很难对市场变化做出合理化、科学化的预期，采购观念十分落后，对采购环节的监管不到位。鉴于这些不利因素，更新采购观念是制定和实施企业采购环节的首要因素，是建立健全采购制度的基础。中小企业应该根据自身的市场目标与日益变化的市场行情，实时更新自身的采购观念，在采购环节引入职业经理人，通过制定完善的采购的计划争取企业主及管理人员的支持。

2.制定科学合理的采购计划，规范日常采购行为。中小企业的发展缺乏一定的规律性，其对市场变化的冲击的抵御能力十分有限，为了取得长期的发展，必须要制定科学化、合理化的采购计划，并要努力达到以下几个目标：根据市场需求和自身发展需要，准确预测其生产所需的原材料，以及对采购周期进行合理的设计，确保企业实现正常的生产，降低管理费用；根据企业的主要业务，采购适合企业生产运营所需要的原材料，最大努力的配合企业的生产，使其在市场竞争中保持专一化的生产经营；制定采购计划时应该考虑企业的库存相关性问题，要尽量在不影响企业生产的前提下，实现企业的库存最小化，减少库存浪费，降低库存管理的费用，减少市场波动给企业带来的风险，增加企业的生产运营资金。所以中小企业制定科学的采购计划是十分重要的，要与生产部门及财务本门进行沟通，在制定采购计划时要争取上级的同意，这样才能保证制定的采购计划实现有效的实施。

另外，中小企业应该对其制定的采购计划实施人员进行严格的管理，规范其行为，采购计划的制定固然重要，但是相关人员的实施更是起着决定性的作用，在加强监管的前提下，鼓励采购人员在日常的采购中对市场变化进行调查，掌握一定的基础资料，这样一来就有利于企业根据市场变化调整自身的生产行为，合理变更企业的采购计划。是企业实现健康发展，增强自身的市场竞争能力。

3.优化采购流程，提高业务效率。中小企业的采购环节的优化以及采购业务的效率在很大程度上决定着企业的生产运营效率，对其市场竞争力有着巨大的影响。目前，对大多数中小企业而言其采购环节的审批过于简单，导致整个采购流程过于老化，采购成本不断增加，不仅影响采购的效率，对企业的正常生产运营也早成不利的影响。中小企业应该编制完善的采购流程管理计划手册，对从业人员进行相关培训，将采购人员的权力限制在一定范围之内，将采购流程划分为几个子流程，每个子流程都由专业化的人员进行实施和监督管理，避免出现采购人员自作主张的行为。制定相关的企业采购管理计划，实现各个子流程之间相互协调配合，切实提高采购业务的效率。保证中小企业的正常生产。

4.明确采购目标，加强对相关信息的管理。企业进行采购要事先制定合理化的采购目标，采购目标会指引企业的采购行为，对其采购业务有重要的影响。企业的采购目标要符合企业的生产需要，在各个环节中实现成本最小化，对采购目标要实现科学合理性，避免主观性带来的问题。企业进行采购时必须要充分掌握所需要的各方面市场信息，加强对采购信息的管理是企业进行科学采购的重要基础，掌握正确的采购信息能够保证企业的采购决策的正确性。因此，明确采购目标的同时加强对相关信息的管理能够促使中小企业制定完善的采购计划，能够保证其实现正常的生产。

5.加强对采购市场的调研，制定应变计划。中小企业的发展受到市场行情变化的影响很大，目前市场经济的变化瞬息万变，因此企业在实施采购时必须要充分掌握市场行情，这就要求企业加强对采购原材料市场的调研，制定完善的应变计划，进行合理化的采购。中小企业要成立专门的小组对其原材料的市场进行市场调研，对所需的原材料的价格进行综合性的分析，根据调研的结果对市场的变化进行科学化的预测，同时制定完善的市场应变计划，并根据采购计划进行采购。这样一来，不仅掌握了完善的市场信息，而且有完善的应变计划保证企业在市场变化的情况下也可以实现正常的生产。

参考文献：

[1]陈鸿雁.《采购管理实务》[M].北京交通大学出版社，2011.

第7篇：采购管理的基本流程范文

关键词：事业单位 对策 管理

中图分类号：F27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）12（b）-0230-01

我国自2012年颁布关于采购相关管理条例后，事业单位采购活动变得越来越正规，有效提高财政资金使用效率，同时也避免了事业单位采购管理中的很多漏洞。但是最近几年的实施情况并不是很好，作为采购活动中的主体，事业单位出现了各种问题，这就需要事业单位不断改善，同时各部门也要加大管理和监督力度。

1 事业单位采购的重要意义

首先，规范采购人采购行为并有效降低采购费用。其一，采购能够加强对资金支出的管理，对采购人的采购行为进行约束和规范；其二，采购可以有效降低采购资金，对提高财政资金使用率有很大帮助。

其次，提高宏观调控能力，事业单位采购是社会总需求的主要构成，对市场经济分配、流通和消费等环节都有非常重要的影响，对我国国民经济的运行起到重要调节和决定性作用。

最后，提高公共资金使用的合理化，我国事业单位资金大部分来国家，各部门不希望利用资金获取利益。采购的方式多为招标形式，供应商直接向财政部提供服务与商品，这样不仅使事业单位获取优质服务和廉价商品，同时也提高资金使用率、节约采购资金。

采购主要由集中采购和分散采购两种方式构成，集中采购还细分为集中采购和部门集中采购，后者可以有效调动部门开展采购的积极性。但由于我国各地经济水平差异性较大，因此通常采购方式采取集中采购和分散采购相结合。

2 事业单位采购管理现状

2.1 采购制度体系不健全

事业单位采购制度体系不健全主要体现在以下三个方面：第一，预算监督作用没有充分发挥，在实际的采购活动中存在超预算甚至无采购预算现象，采购预算与资金预算没有调节好；第二，监督制度可行性较差，虽然对采购流程、采购方式和监督等都有明确固定，但由于制度没有细化且没有协调好，因此可行性较低，最终导致采购监督性较差；第三，监督力度不到位，签订合同后采购应对采购人与供应商间的交易进行监督，但实际上是采购人与供应商独立交易，很可能出现弄虚作假的现象发生。

2.2 采购预算编制不够科学完整

事业单位振幅采购预算编制的制定是以国家政策及制度为前提，根据事业单位实际需求进行预算编制。我国事业单位预算管理制度在最近几年得到了改革，在事业单位采购预算的实际编制过程中，虽然非常重视采购预算工作，但是由于各种因素的影响，采购预算编制的科学性和完整性还较为欠缺，主要体现在三个方面：在事业计划和行政认为上没有考虑周全以至于出现漏报少报情况；没有掌握采购限额标准和目录，导致预算多报或少报；基本只有财务部门参与采购预算编制，而其他部门参与度较低，导致预算编制不够科学。

2.3 信息不对称

事业单位采购过程中经常出现采购方与供应商信息不对称现象，这会对事业单位采购流程透明度有很大影响，严重影响此采购质量，也可能造成采购成本提高等情况。信息不对称可能导致事业单位无法准确掌握市场信息，将会失去与供应商谈判的优势，也影响预算编制工作；可能导致采购部门及其他部门的腐败行为发生，严重影响事业单位采购管理效率，甚至出现腐败等违法行为，对国家宏观调控作用有很大影响，也会影响事业单位的可持续健康发展。

3 事业单位采购管理提高措施探析

3.1 健全采购管理体系

事业单位应该根据单位实际管理需求，对内部采购管理体系进行完善，提升采购管理工作水平。我国的相关规定中对采购管理办法做出了明确规定，对负责采购管理工作的部门或机构也有规定。同时要定期对负责采购管理的人员进行培训，对事业单位财务人员、采购人员及相关领导也要定期进行培训，确保所有相关人员都掌握采购知识。其中，专门负责采购的人员要对相关法律法规、招投标规则、操作流程、合同签订与谈判等熟悉掌握，必须要进行上岗前的培训并考核后取得资格证书才能正式上岗，上岗后也要定期进行继续教育。

3.2 完善采购预算编制制度

3.2.1 严格遵守采购预算编制原则

采购预算编制是预算管理制度中非常重要的组成部分，采购预算过程必须要尊选下面六个原则：以部门预算为基础原则、实用性原则、政策性原则、可靠性原则、统一性原则和完整性原则。

3.2.2 完善采购预算审核制度

采购预算编制是一项复杂、细致且具有很强政策性的工作，因此要做好准备工作，首先，要总结分析上年度采购预算执行情况，从中吸取经验教训；其次，财务部门、业务部门和资产管理部门要结合事业单位实际情况，提出具有可信性的采购项目，对项目认真落实并确定资金来源；第三，根据单位实际情况制定研究报告，提高财政专项拨款的成功率；第四，对上级部门制定的采购预算编制要正确理解，确保预算编制的规范性及统一性。

事业单位采购预算编制审核工作也需要不断加强，审核内容主要包括以下五点：采购项目完整性审核，包括是否漏报等；采购项目合法性合理性的审核，包括资金来源是否能够保证、采购价格是否有低估或高估现象；采购项目真实性及必要性审核，是否重复配置或高标准配置，是否存在挪用财政资金的现象；采购项目关联性审核，是否存在人为整合或拆分情况；采购项目的可操作性审核，项目是否细化、内容要素是否完整并明确。

3.3 建立网络平台消除信息不对称现象

为了确保事业单位的健康可持续发展，提高采购管理水平，可以通过以下措施解决信息不对称情况：首先，完善事业单位采购部门网络信息平台，健全信息查询及的网络信息平台，加大专业网络信息人才及先进软件的引进；其次，对供应商资质、实力和信誉等严格审查，建立供应商信息数据库，采购部门公开采购信息和招投标程序，更有利于选取最适合的供应商，也能有效消除信息不对称现象。

4 结语

作为我国财政支出管理的重要组成及防腐的重要手段，政府采购管理要得到足够的重视。事业单位政府采购活动是很复杂的过程，要不断发现问题并寻找最适合的解决方法，加大管理和监督力度，使我国事业单位政府采购管理水平不断提升。

参考文献

[1] 杨柳青，行政事业单位采购管理机制研究[D].武汉理工大学，2012.

第8篇：采购管理的基本流程范文

采购工作和项目各个部门的接口关系:签订工程项目合同之后，采购部门需要与相关的部门进行沟通和交流，对请购文件提交时间和货物的交货时间进行确定，对与设计施工的接口条件和规划可测量的接口评价系统进行明确。在项目前期阶段，采购部门需要依据计划来采购设备材料，并且及时向现场供货，以便顺利实施工程项目;对设计部门进行督促，促使其结合采购进度要求，来申请、审批和请购单。在项目施工阶段，需要配合项目施工部门，来发放管理获取，并且与设计部门积极沟通，完成补采工作，要动态跟踪过管理和控制库存以及采购。

2强化全流程成本控制意识

物资的价格、进度以及质量等都属于工程总承包项目的成本内容，全流程成本控制意识指的是降低成本，不能够关注直接降低某一产品的直接成本，而应该对项目建设大局综合考虑，降低项目总体成本;如果采购物品的价格得到了降低，那么就降低了成本;但是，如果服务质量得到了提升，货源比较可靠以及组织成本等得到了节约，也可以说获得了成本利益。因此，降低采购成本的过程中，需要将其他利益相关者的收益给充分纳入考虑范围，不能仅仅降低采购直接成本。

一是对采购预算和估计成本进行制定:在采购之间，制定采购预算，主要是估计和预测采购成本，整体规划资金的使用情况。制定了科学的预算，可以随时检测和控制资金的使用情况，保证资金的浮动是合理的，对资金的流向和流量有效控制。

二是对采购环境充分利用:采购环境的充分利用，主要从两个方面来理解，首先是利用外部环境，对市场信息机制进行健全和完善，对市场全面熟悉之后，对行情进行分析，做出科学的预测，从而更好的进行决策。另一方面则是对成本控制进行强化，也就是科学计算构成成本的一切费用，对其控制和监督，在预定的基准以内来控制各项费用，并且对偏差产生原因进行分析，采取一系列的应对策略，来促使采购成本得到有效降低。

三是严格控制全过程和每一个细节:在分析设备材料需求的过程中，需要对设备材料的选型和核算严格控制。在项目实施过程中，需要严格控制工程质量，同时，要避免浪费和流失材料。项目结束之后，需要合理处置设备以及剩余下来的材料。

3对供应商进行合理的选择和管理

在采购过程中，还有一个非常重要的环节就是供应商的选择和管理，采购产品的质量和进度会直接受到供货商选择和管理水平的影响，并且可以促使采购成本得到有效减少，顺利进行工程的实施。一是对供应商进行合理选择:对供应商的数量进行合理选择，实质就是如何分担供应商份额，如果选择了单一货源，那么就会带来风险;选择的供应商，保证供应份额是充足的，对供应商的优惠政策进行获取，促使采购成本得到降低，一般情况下，在4家左右最为合适。

其次，是对供应商的方式进行选择，有着多种多样的形式以供选择，如公开竞争性招标采购、有限竞争性招标采购以及直接签订合同采购等等;通常可以将其划分为两个类型，一种是招标采购，另外一种则是非招标采购。二是对供应商的管理进行强化:要与供应商构建直接的战略伙伴关系，实现利益和风险共同享有以及承担的目的，达到双赢的目的。在长期的合作中，采购方可以有稳定的货源，并且成本方面也有优势;而供应商则可以有较为稳定的客户，这样就有着稳定的产出规模。通过确立战略伙伴关系，可以将有效的成本控制效益长期提供给采购方。另外，在与供应商进行合作的过程中，需要评价和评级供应商的供货行为，通过衡量绩效管理的结果，来判断是否与供应商继续合作。（本文来自于《江西建材》杂志。《江西建材》杂志简介详见。）

4结语

第9篇：采购管理的基本流程范文

摘 要：文章介绍电力企业物资管理引入集中采购的重要性，分析电力企业采购管理存在的主要问题，最后提出加强电力企业物资采购管理措施。

关键词：物资采购；经济效益；管理；措施

引言

对于电力企业来说完善物资采购管理制度有助于规范建设工作，其中物资采购管理是指严格监督和管控物资生产、采购、运输、检测等建设流程。物资费用主要用于电力生产成本以及建设工程投资上，电力生产与消费都是同时展开的，保障供电安全和供电质量对维护社会居民生活稳定有着积极意义，因此对于电力企业来说选择合适物资是非常重要的。基于此电力企业需要不断完善物资管理和监督，保证电力生产安全稳定开展，从而提升企业经济效益。

一、在电力企业物资管理引入集中采购的重要性

目前，电力企业逐渐成为各国经济发展的支柱型产业这主要是因为各行各业的发展都离不开电力的供应，只有具备了充足的电力供应，才可以为我国各行各业的发展提供保障但是电力产品属于特殊产品，其无法实现大量的储存，因此需要采取措施确保发电、供电和用电之间的均衡同时，电力企业对物资的集中采购提出了更高的要求，一旦电力系统的发电机组出现故障，将会对电网的正常运行产生较大的影响，甚至出现大面积停电事故，这将会给企业和社会带来负面影响此时，相关部门和机构就需要制定有效措施来确保发电、供电和用电之间的均衡电力企业相关部门所采购的设备、材料等物资，直接决定了各个环节能否按照设计要求进行工作。

因此，电力企业物资集中采购的好坏，将会对电力工程建设、电力生产成本以及企业的经济效益产生较大的影响随着市场经济的不断发展和完善，电力企业要想更好的实现规范化运作、商业化运营和法制化管理，就需要加强物资的集中采购和管理正如谚语所说：“巧妇难为无米之炊”，所以提高集中采购在电力企业物资管理中的应用，对于提高企业的市场竞争力具有重要意义。

二、电力企业采购管理存在的主要问题

1.管理制度不严谨规范

目前大多数电力企业一般采用“集中管理、分级实施”模式，逐步加大集中采购范围，但是基于目前企业经营过程中实际情况不能将所有物资都涵盖于集中采购模式下，这样可能会出现多级采购的现象，从而影响企业管理稳定性和有序性，并可能在管理过程中产生许多不规范行为，对电力企业发展起着不利影响。

2.物资采购监管制度不完善

由于电力企业需要采购的物资种类较多，采购工作量也相对较大，因此无法严格监督物资采购的整个过程。在采购物资过程中需要与供应商保持好良好的关系，从而获得高质量和低成本物资。国内电力资源都是严格按照电力法规进行统一分配的，电力供应商受到统一机制的影响，极其缺乏管理联动模式，因此在供应过程中可能出现不稳定现象。

电力供应商和企业物资采购都只注重眼前利益，在采购过程中也只考虑到自身利益，因此双方无法互相信任且没有建立起良好的合作关系。再加上电力物资采购管理机制不完善，导致许多劣质电力物资流入市场，致使电力企业物资采购存在着很多不确定因素。而且部分电力企业可能会频繁更换供应商，这不仅会增加企业工作量，还会导致物资采购成本升高。那些劣质电力供应商在贸易中获得较高利润，因此会在市场继续进行贸易，而电力企业物资采购风险也不断升高，且采购成本也会相应升高。

3.传统物资采购模式已经无法满足企业发展需求

信息化时代下许多电力企业仍然沿用传统采购模式，这给企业采购管理带来了巨大工作量和损失，电力企业将工作重心放在采购库存管理上，不重视供应商和采购过程的管理，因此可能会导致企业和供应商无法维持长期合作关系，不但耗费企业资金，还无法保障采购物资基本质量。重库存管理轻供应渠道管理模式对企业发展是极其不利的，更有甚者可能会影响公司正常稳定运行。

三、健全电力企业物资采购管理的策略

1.制定完善的企业采购管理制度

电力企业经济效益推动着我国社会经济发展，加强对电力企业采购管理能有效提升经济效益。制定企业采购管理制度时应当始终

坚持“集中管理、分级实施”等基本原则，实际采购中需要明确采购方向和目的，增强对电力企业物资采购管理，不断完善电力企业物资采购管理体系，从而确保物资采购更加规范化，注重物资采购各流程管理，实现各部门和各流程环节相互衔接。采用分级管理模式进行物资采购管理，职责分明并落实责任制度，从而有效提高企业采购效率以及采购质量。

由于电力企业采购物资涵盖的环节和部门都相对较多，所以应当加强各环节和各部门协调统一，增强沟通和合作，确保信息传达的时效性，从而保障电力生产企业物资采购运营更加规范和统一。

2.不断创新物资采购管理体制

电力企业在实际物资采购管理中需要始终坚持创新管理体制的基本原则，根据我国社会未来发展方向以及市场未来需求来制定出切实可行的采购管理计划和管理体系，保障企业适应时展需求，从而提升企业的经济效益。电力企业总部在采购物资时可统一购买，和供应商保持长久合作关系，以降低采购成本和保障产品质量，还可使用框架协议采购以及年度招标采购等方面来创新采购管理模式。

对于各基层企业的采购可采取由集团公司构建统一的电子商务平台，将除上级公司集中采购外，由基层企业自助采购的生产物资、零星、应急类等物资纳入到商务平台，便于统一规范管理，增强采购透明度，降低审计风险。借助于商务平台跟供应商构建稳固的长期友好的合作模式，加强竞争，提高供应商积极性。

3.积极汲取先进管理模式和理念，健全物资采购管理制度

当前我国电力企业受传统采购模式影响较大，在采购管理和企业发展上都受到一定的局限，因此电力企业应当积极汲取国外先进企业采购管理模式和经验，引进先进的管理模式和理念，从而建立健全电力企业物资采购信息管理平台，使得电力采购工作更加便捷。借助于现代化信息技术来开展各项物资采购管理工作，从而促进物资采购管理更加现代化，保障电力企业稳定运行。逐步推进ERP系统的建立，通过系统将物资、生产、财务等各职能部门有效串起来，采购前期需要制定详细的物资采购规划，从而明确采购方向和采购目的，降低库存，减少资金占用。如在采购前需要对采购资源和企业需求以及资源合理配置等方面进行综合考虑，除此之外还应当结合企业自身发展状况和经济条件来设计采购计划，从而保障电力企业稳定运行。

加强电力企业采购管理就必须要形成完善的管理规章制度，落实各环节和各部门的工作职能和责任，通过各种规章制度来规范物资采购工作人员的行为和操作，重视物资采购供应商的管理，拓宽采购渠道和减少采购成本。增强对合同管理和报表统计的管理归档，以便在后续采购工作中能够及时查询，这对电力企业稳定运行起着积极作用。

4.构建采购价格信息网络管理系统，制定采购成本考核机制

构建物资采购价格信息网络管理平台，电力企业采购物资采购技巧很多，同一采购物资在不同渠道和时期里物资报价都是有所差异的，所以在采购过程中很难控制采购成本，对于企业采购管理来说具有很大难度。部分有色金属材料价格变动极为频繁，因此企业需要构建物资采购价格信息网络管理系统，从而使得企业采购价格查询与参照更加便捷，能够有效监督并管理物资采购价格。企业在构建网络管理系统时可以配备具有专业信息技术的管理人才，定期对市场价格信息进行调查和总结，根据市场价格来编辑市场价格变动表格并上传至采购价格网络信息管理上，以便于物资采购人员能够及时查询到市场采购价格，从而降低企业物资采购成本，推动企业经济发展。

电力企业需要构建采购成本考核制度以加强对采购管理，不断规范物资采购流程。其中采购成本考核的主要内容包含有物资采购基本价格、运输费用、仓储费用以及其他直接费用等，除此之外还包含有采购产品基本质量、采购时效性。为了加强对采购人员行为管理还可以建立采购成本考核小组，物资采购完成后采购成本考核小组可以将采购费用与市场采购价格以及企业预算进行对比，并根据对比数据来确定物资采购考核基本结果。若是发现企业价格比考核价格低，那么应当给予适当奖励，若是企业采购价格比考核价格高出很多时，则要调查实际情况，若是存在不合理经费运用时则应当予以一定惩罚，对比材料成本费用和采购预算费用，若是费用剩余较多则可以根据比例给予采购人员奖励，若是费用超过预算费用则需要根据差额M行相应的责任追究，并惩罚相关责任人。

四、结束语

随着我国电力企业不断发展的同时，还要对其物资采购管理系统进行改进和完善，以更好的保证电力发电、供电和用电的平衡与此同时，将集中采购应用到电力企业物资管理之中，

不仅可以对各个环节的采购水平进行提升，而且还能够降低企业物资的采购成本，提高电力企业的市场竞争力，推动社会经济的发展。

参考文献

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