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(一)招聘工作:
结合我院教改及师资队伍现状,制订了《制定xx—xx学年度人才引进方案》,通过前程无忧、中国研究生人才网、各高校就业网等渠道招聘信息;选择东北五校、山大、山师、山建筑、海大等部分重点高校参加其校园招聘会或举办专场招聘会;有选择的参加了济南、青岛人才市场招聘会。
认真完善招聘流程,一是通过多种渠道收集简历,及时审阅、筛选简历,对符合要求的简历尽快送用人部门再审核;二是及时组织试讲,尽量减少因时间过长导致的人才流失;三是建立较为完善的招聘工作记录,如各部门收取简历总数、同意试讲/面试人数、合格人员名单等信息均建立了较为详细的档案,以便查询和分析。
截止xx-3-4,我院共收到简历5386份,同意并通知试讲727人,到校试讲276人,同意录用79人,已签协议51人(附表)。招聘任务完成过半。
(二)新进人员接收工作:
为完成学院本年度人才引进计划,做好新进人员接收工作,本学期主要完成了学院引进人才信息上报;大中专毕业生接收、改派、二次派遣、落户及外地在职人员的引进;全院劳工合同的新签、续订、招工表劳工合同的整理归档四个方面的工作。截止xx-12-29,已办理完毕32位省内外各高校应届毕业生协议书。
(三)档案管理工作:
为保证档案的完整性、准确性,人事科在完善纸质档案的同时,进一步建立了教职工个人电子档案。同时,通过多次与学院网络中心沟通交流,人事管理软件开发工作基本结束,基本信息登陆完毕即可使用。
(四)其他日常工作:
坚持周一工作例会及每周工作总结、汇报制度,提高了工作人员的业务工作能力及理论、政策水平,明确了工作分工,增强了工作配合,提高了工作效率,收到很好的效果。组织了暑假管理干部培训班,收到较好效果。完成了行政部门科室设置及科长考察、任命工作。对个别违纪人员分别作出批评教育、通报批评及解除合同等处理工作。此外,在新进教职工接收、调动、请销假与离职管理、科室间协调等方面,人事科各位老师也做了大量工作,基本按要求完成了工作。
(五)认真完成了院领导交办的其他任务。
教师资科
(一) 教师培训工作:
本学期师资科工作以教师培训工作为重点,逐渐探索符合学院实际的教师培训工作。
1、进行骨干教师精品课程培训
在骨干教师培训上,探索尝试,组织参加了骨干教师精品课程培训。共有16名教师参加,教师反馈效果极好,相关总结已交学院。
2、组织新教师参加省岗前培训
本学期省岗前培训工作于8月22日-8月 27 日进行,我院共参加教师100人,89人取得合格证书。
(二) 教师考核工作、辅导员考核工作
为做好教师考核工作,本学期对现实行的教师考核办法执行情况进行了多方面征求意见建议,了解了教师的考核办法执行现状,教师考核办法,根据实际情况,进行了调整和修改,收到较好效果。
同时对重新修订的辅导员考核制度的执行情况,进行了总结。
对外聘教师和校内兼课教师亦进行了综合评议。
(三)教师资格认定等工作。本年度经过审查,共有82名教师获得高校教师资格。顺利完成其他职业资格的审核报名工作。
(四)教师进修。完成了教师在职进修的审核和管理工作,xx年共组织23名教职工进行了在职进修,收到较好效果。
(五)教师的转正定级工作和教育人才考核工作。
本学期进行专业技术职务初级确认24人。包括教师、实验、图书资料、工程四个系列。其中助教16人、助师4人、助工5人和助管1人
本学期按规定适时进行专业技术职务中级职称确认工作,共确认26人,均为讲师。
本学期完成上级年度考核334人
(六)职称评审工作。xx年1月4日我院召开xx年度职称评审工作会议。共46人参加职称评审,通过37人。此项工作正在备案整理中。
(七)外联工作。完成3位台籍教师及6位外籍教师的出入境管理、专家证办理等外事工作。
(八)完成领导交办的其他工作。
职工资科
(一)完成了收集、核实各部门考勤及相关资料(假条、新进及离职员工信息表、后勤各种情况报表)核发全院教职工工资的工作;
(二)完成了专兼职教师的课时费发放工作(包括上课课时费、公选课时费、重修课时费、实验课时费等)。
(三)完成了全院教职工个人所得税从网上申报工作;
(四)完成了全院教职工的社会保险及住房公积金的缴纳及相关工作;
(五)发放工资条,回答教职工提出的关于工资的各种问题。
二、下学期工作计划
经过人事、师资、工资三部门讨论研究,初步提出以下工作计划人事科
(一)招聘工作:
结合上学期招聘情况,认真总结,查找不足,完成本学期招聘工作。初步计划如下:以建筑系、土木系、机电系、外语教改中心及辅导员为本学期招聘工作重点,一是继续通过多种渠道招聘信息,二是有针对性的参加部分院校校园招聘会,三是完善招聘流程,减少优秀人才流失的可能性。力争在六月中旬之前全面地、保质保量地完成招聘任务。
(二)人事管理制度建设:
在前期工作中,虽然在人事管理制度建设方面做了大量工作,但仍有不尽人意的地方。一是制度仍需健全,我们将根据学院发展管理工作的需要适时地制定新的规章制度,在最大程度上规范教职工行为,使广大教职工“有规可依”。二是确保制度的全面性、科学性、可行性。每项新制度出台前,要进行调查研究,广泛征求意见。
(三)档案管理工作:
按照学院档案管理要求,配合学院搞好档案管理工作。本学期“人事管理软件”投入使用后,要开发利用好软件,做到信息准确、全面。
(四)人事科其他工作
一是继续坚持实施周工作总结、汇报的做法,统筹全科工作;二是继续做好人事科日常工作,如新进教职工接收、调动工作,教职工请销假与入离职管理工作等。
(五)认真完成院领导交办的其他任务。
教师资科
(一)相关师资制度的建立
拟制定师资发展近期规划,根据学院发展需要确立师资培训重点。逐渐探索师资培训的有效方式,将师资的培训培养提高制度化,挖掘积累培训师资源,建立培训师队伍。
09-xx年度第二学期培训师资重点,拟加强对各系部教研室主任的培训。通过对教研室主任的培训,提高教研室主任的政治理论水平、业务水平、管理水平,发挥教研室主任更大的作用。制定培训方案,明确培训目标、培训方式方法。此项工作拟会同教务处共同进行。
(二)教师考核工作。
继续对现行的考核办法进行调研,结合学院实际情况对教师考核办法进行修改。
(三)职称管理。制定相关的职称管理制度,做好教师的职称聘任与续聘工作,充分发挥位职称管理的激励作用。
(四)通过听课、座谈等方式熟悉了解教师的工作状态,加强师资业务学习,加强工作配合。
(五)做好师资档案,每个工作人员熟悉教师队伍基本状况。
(六)关注教学改革师资情况。
职工资科
工资科工作的顺利开展,需要人事科、师资科、教务处的配合和支持,以便能够清楚的理出一套与之配套的工作流程,这样可以提高工作效率,减少失误,具体的打算从以下几个方面做起:
(一)加强与本处人事科、师资科的联系,建立相互配合的工作程序
1、及时准确的提供教师所获的各项职称,奖励情况;
2、及时准确的提供教师的进出时间、请销假情况;
3、及时提供新进教职工的身份证及相关证件;
(二)加强与教务处的工作联系
1、了解本学期所开设的课程,掌握每门课程的教学计划,如理论课时数、上机课时数、实验课时数等。只有清楚掌握学时数,才能更好的核查并计算出教师的工作量
2、实验课的教学计划与实践教学环节的教学计划、课程安排、学生与教师人数、课时量计发标准工资科的工作和人事科、教务处的配合尤为重要,这两个部门提供的材料直接关系我院教职工的切身利益,这要求我们要与这两个部门积极沟通,及时掌握人员变动情况,了解学校课程的开设情况,在现行计算办法的基础上,积极探讨更好的计算办法,提高工作效率,维护好教师和学校的正当权益。
1.档案管理人员的淡漠。俗话说:“事不关己,高高挂起。”随着近年来研究生招生方式的改革创新,高校保研指数的增加,研究生规模不断扩大,档案管理工作任务日趋繁杂,很多档案管理工作人员总是用以前的工作经验,侧重于管,而疏忽了理。主观地认为管理好档案就是做好了本职工作,缺乏足够的认识和创新,距离时代的要求也越来越远,导致研究生档案管理滞后,甚至与时代严重脱节。档案是研究生的一张名片,管理人员就是制作名片的人,不仅需要专门有责任心的人员负责,而且需要利用科学技术进行补强管理。然而许多高校忽视了这一点,此项工作是由教务管理人员或办公室人员兼职,而且人员极不稳定,专业化不强,就会导致管理人员责任心下降,从而淡漠研究生档案工作,更谈不上创新。2.档案管理的规范化制度缺失。没有规矩,不成方圆,档案管理工作也是如此。《普通高等学校档案管理办法》就档案的利用和开发也作了明确规定,涉及专利或技术保密的档案不宜开放。若有单位或个人需要查阅时,应持介绍信,经校方批准后,方可查阅。但查阅过程中涉及保密的材料就会出现泄密,在档案管理工作中是需要更加严谨的制度来规范档案调阅工作的。另外,在研究生就业时,总会出现档案中缺少资料或所填写的信息前后矛盾,必要信息丢三落四,字迹潦草难以辨认等情况。等用人单位需要查询档案时或办理其他相关手续时,才发现档案中出现了上述问题,此时,再去校方查询档案去向事宜,补齐所需材料时,就比较麻烦且费时费力。另外,随着信息技术的发展壮大,研究生档案网络管理的兴起,没有一套完整的制度规范为信息技术做保障是不行的。那么就要求我们制定具体的应对改革创新的制度,从根源加强档案管理的质量,补充和完善《普通高等学校档案管理办法》,制定《研究生档案管理办法》,来弥补这种缺失。3.档案管理内容匮乏。各高校对于研究生档案的管理及归档范围基本相同,其内容包含高校招生录取材料、入学登记表、学籍成绩总表、奖惩文件、入党入团材料、报到证存根、体检表、答辩材料、各项培训等级材料等。以上信息大多为研究生入学前的基本资料,档案中反映研究生续研阶段的细节性信息基本没有[1]78。与本科生不同,研究生教育更注重对个体的培养,档案中体现的内容应该是因人而异的,从而体现研究生在校期间每个个体的特点。但档案中对研究生的评价内容,多为空话、套话,表现为公式化的评语,内容单一,不能全面客观地反映研究生的综合素质和能力。另外,一些社团经历和社会实践也无法体现出来,就无法体现以人为本的管理理念。以人为本体现了科学发展观的核心内容,高校是孕育高等人才的摇篮,向社会输出人才的地方,注重德、智、体得全面发展才是补充档案管理内容的实质。4.研究生对个人档案的忽视。研究生在校期间填写的《培养计划和学籍表》、《学位论文开题报告》、《研究生毕业登记表》、《答辩会记录》、《入党志愿书》等材料是由研究生直接填写的,并上交所在院系审核,最终由研究生主管部门审核盖章[2]23。在此过程中,研究生个人缺乏基本档案知识,出现一些不符合规定的现象,随意涂改,忘记张贴照片,自取档案不妥善保管造成丢失,不注意档案的托管工作造成脱离管理等等现象,最终导致自己档案不完整,影响个人转正、提干、待遇。千里之行,始于足下,档案管理工作也是一样。研究生个人要高度重视自己档案的完整性。5.研究生档案管理现代化程度不足。如今,大多数档案管理工作还是沿用传统的管理方法,如手工操作、纸质化管理模式,信息化和电子化发展滞后。即使运用数据,建立档案信息库的高校,也没有跟踪研究生数字档案信息源,没能将研究生的日常生活表现、思想道德品质、学术研究成果以及能力开发有机地体现出来,从而无法构建合理高效特色的管理模式。因子的复杂,无法突显有机的结合,数据统计也极为困难,这些都极大地制了研究生档案资源开发和利用。
二、研究生档案管理中存在不足和问题的解决措施
1.增强管理人员的业务素质及能力。组织研究生档案管理人员学习《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》,了解档案管理学、目录学、文秘和计算机方面的知识,掌握档案管理岗位应具备的业务能力。档案工作应当纳入年度工作计划之中,建立相关的领导责任机制,设置专门的岗位人员,确定岗位职责,制定绩效考核办法和工作监督体系。一方面来强化管理人员的责任意识;另一方面提高管理人员的业务素质能力。借助强有力的考核监督机制,档案管理人员在进行档案管理工作时,就会认识到此项工作的重要性,必然会认真审核研究生入学前的材料,材料不完整的应要求学生补齐,并提供相关证明。对于填写的表格进行认真审核后,发现存在填写不正确、不规范的地方,要及时督促个人整改,确保档案的准确性。多方面开展档案工作人员的业务培训工作,业务培训可以邀请具有资深管理经验的老师授课,也可以聘请相关专家进行专业的业务性指导,还可以组织档案管理人员到先进单位学习交流,将优秀的管理工作方式和理念引进来,进一步充实完善档案管理人员的业务能力。2.逐步提高档案管理的信息化水平。随着现代化和信息化的不断深入发展,档案管理信息化发展也是必要的。随着各高校不断扩招,研究生人数急剧增多,档案种类繁杂,查阅次数加剧,以前陈旧的档案管理模式已经无法应对,更不能很好地发挥档案的服务功能。因此,必须进行改革和创新,在纸质档案的基础上,完善和加强现代化管理手段,利用大数据网络,建立一个现代化信息平台,实现档案的网络化管理。应用网络技术平台,分配给学生一个自己的账户和密码,学生自己登陆后将完善自己的必要信息,并对德、智、体、思想教育方面进行必填项记录,就如学生为自己制作一个网络名片一样,增加专业方向的研究和论文,增加社会实践、团体活动的记录,把学生的个人特长展现在平台上。应用网络技术,可以将学生非保密部分的档案向社会开放,及时、准确地为用人单位提供信息,为研究生就业提前做好准备工作,从而提高档案资源的利用率。3.健全完善研究生档案管理的制度化建设。档案管理的制度化不仅包括对于研究生档案的收集、查询、借阅、管理制定相应的工作流程、规章准则,还包括建立档案管理人员责任追究机制。从档案的归档工作开始,做好档案的接收、管理、投递工作,实现档案管理统一化、标准化。明确归档材料内容、归档要求,严格执行安全保密机制;健全档案查询借阅制度[3]17。填写内容一定要实事求是,不弄虚作假。4.研究生档案管理的创新。五大发展理念中提到,创新是发展的第一要素。研究生档案管理的不断创新也是发展的必然过程,在新时代,研究生档案作为社会主义文化建设的重要组成部分,必须更好更快地实现质的飞越,改进观念、机制和管理服务方式,全面提高档案管理工作的利用率。应当从思想观念、人才资源、管理方式、软硬件设施等方面开展创新,充分发挥研究生档案在教育事业中的作用。
三、研究生档案管理必要性
对于以上研究生档案管理工作中存在的问题和不足提出有效的应对措施后,我们不难发现研究生档案管理工作是非常必要的,它不仅体现着我国高校的管理水平,还对教育事业的发展起指导作用。随着研究生数量的增多,研究生就业困难也将是个严峻的问题,许多研究生不愿意与本科生竞争一些待遇低、工作压力相对比较大的职位,选择在高层次领域竞聘职位,此刻研究生档案就起到了很大作用。档案的完整性,档案的真实性,档案的“厚度”和“深度”不够完善,就可能与自己所适合的工作或单位失之交臂。此刻再不愿去与本科生争“饭碗”,就会出现教育资源的闲置,甚至严重影响研究生的心理健康。综上所述,研究生档案管理工作是必要的。它是一张闪亮的名片,是一名学生谋生找工作的敲门砖。怎样让这个名片更加闪亮,也是我们档案管理工作所要思考的问题。研究生档案管理在当今社会是一个不容小视的问题,它不仅关乎着研究生的就业问题,更关乎着我国高等教育人才资源的利用,彰显我国教育水平的不断提升,和研究生队伍素质、品质培养的不断提高。另外,在解决就业问题的同时,还将对社会的发展和科技的进步在高层次领域作出一定的贡献。
四、结论
以铜为镜,可以正衣冠;以史为镜,可以知兴衰;以人为镜,可以明得失;以法为镜,可以断曲直。在原有研究生档案管理的基础上,结合实际工作开拓创新,建立完整的规范化制度是此项工作的必由之路。新时代需要新元素,档案管理的革新与发展就是其中之一,只有坚持走发展的道路,才会在教育事业中发挥档案管理的巨大作用,所以研究生档案管理工作是必要的。另外,在此基础上,档案管理工作更加一改先前的弊端,从内到外进行革新,解决内部矛盾时克服外部因素的困扰,推进完善新时代档案管理工作。服务于学生群体,真正把它的作用发挥出来,解决社会发展中存在的问题。其次,研究生档案管理工作也彰显了一个国家教育的发展状况,研究生在招生时也面向了更多领域,相关部门应当考虑从档案管理方面为科学技术创新发展提供一个有力平台。让单位、企业去发展所需研究生,让研究生寻找到适合的单位、企业,去研究、创造、发明,为社会发展进步贡献自己的力量。最后,研究生档案管理工作还需要每一个管理者和研究生们共同努力维护,在不断的积累中发现问题,调整和充实完善相关内容的情况下,才能指引此项工作有力前行,未来研究生档案管理工作必定在研究生乃至教育事业中占有重要地位。
参考文献
[1]满保华,张秀婷.高校研究生档案管理工作探究[J].太原理工大学学报(社会科学版),2012(12).