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在我国国民经济的发展过程中,电力行业是一种重要的基础产业,它的发展是提高经济发展水平的重要基础,也是我国实现经济发展目标的战略重点。电力行业的整体发展水平依赖于它的装备水平,装备水平的高低将直接影响电力生产和建设的整个过程,其中的主要环节都需要借助于电力设备与材料等。设备采购工作的开展也会影响工程造价,和电力生产成本密切相关,对电网公司的整体效益带来重大的影响。由此看来,电网公司的设备采购环节至关重要,可以称之为是电力公司的“效益中心”,将会直接影响电力系统的经济效益。电网公司的设备管理需要利用先进的采购模式,并且确保在电力公司的采购行为中能够切实可行,不断改善和优化电网公司的采购管理模式,提高设备采购管理水平。概括起来,加强电网公司的设备采购管理具有以下作用:第一,能够提高采购效率。在完善的采购管理模式下,电力公司的交易时间会尽量缩短,从而提高设备采购效率,还可以降低电力物资的成本投入。第二,能够增强设备采购效果,增强电网公司的市场竞争实力,提高保价的准确性;第三,规范化的采购管理模式还可以增强电网运行的安全性,利用高质量的设备与材料确保电网运行中各环节的安全;第四,能够提高采购环节的经济效益。采购环节管理的规范化开展,可以不断完善采购的各环节,优化采购系统的供应体系,并能够达到电网公司与供应商的共赢。
二、新形势下采购管理的发展趋势
1.联合采购。
这种采购方法可以提高采购环节的效率,实现采购环节的统一化与规范化管理。具体来讲,联合采购通常是按照区域将采购订单进行划分,并将同一区域的订单合并起来,共同做好供应商接洽的工作,形成以区域为单位的独立体。随着社会经济的不断发展,很多电网公司的采购量都得到了很大的提高,利用联合采购的方法可以实现采购行为的规模化,从而在价格方面得到更高的优惠,并且还可以在采购过程中接触更多的大型供应商,提高议价能力。
2.物流环节的整合采购。
在电网公司的整个供应链体系中,采购环节是必不可少的重要组成部分,它的管理范围也在不断扩展。电力企业要加强与供应链系统之间的连接,实现供应链中各企业的同步运作,从而提高整个供应链的运转效率,做好采购管理工作。在先进的管理模式的引导下,设备采购的价格与成本也会适度降低,设备采购会在更为合适的时间与地点完成采购商品的任务,进而将电力设备顺利地转到电网企业中,实现电力物资的顺利交接,提高采购供应过程的运转效率,不断完善电网公司的核心采购模式,使得采购供应链更能够符合当前形势的需求,并且增强电网公司的市场竞争实力,实现企业供应链体系的不断调整与优化。
3.整合采购与生产计划。
在具体的采购工作中,供应商的管理需要依靠一定的技术条件,只有提高供应商管理的技术水平才能促进供应商的规范化。同时,很多具体的操作规范一旦确定下来,就会成为一种固定的程式,很难加以调整与变更。鉴于此,应当将电网公司的采购工作与生产计划相连接,实现采购与生产计划的整合,根据企业生产计划的目标来制定相应的采购规范,使两者能够协调。鉴于现阶段存在着多种多样的电力物资种类,在采购业务上对专业性的要求也逐渐提高。现阶段,通常需要电力物资采购部门具有很强的专业素质与技术水平,并且做好与其他部门的沟通与协调工作。另外,电力物资采购部门还需要具有一定的战略眼光,能够从电网建设和公司发展的全局出发,制定出符合公司发展目标和公司实际的生产战略与管理方法,使电网公司的采购计划能够与企业发展计划相吻合,并实现采购计划与建设计划的统一与协调,在满足各个时间段内电力设备与材料需求的基础上,做好采购部门与工程技术部门之间的联接,顺利完成设备采购计划。
4.采购管理集中化。
利用这种管理方法,可以充分发挥集约效应,增强企业的市场竞争实力,并且能够加快企业的发展与进步。传统的采购管理通常表现为小型化的特点,管理的过程比较分散,属于分散化管理,这不利于提高企业的管理效率,同时也不适应当前市场发展的需求,必然会导致管理效率低下。为此,可以采取集中化的采购管理方法,利用统一化和规范化的管理形式增强电力物资采购的效率,并利用切合实际的市场营销战略,顺应当前市场经济发展的需求,实现资源的优化配置。总之,集中化的采购管理方式更适应当前市场经济的规律,也能够充分调动各方面的资源,利用集中化的规模资金增强企业管理的优势,从而降低企业的管理成本与物资成本,实现企业管理效率的最大化。
5.采购管理职能化。
根据目前市场发展的实际情况来看,很多电网公司都将采购部门独立出来,实行单独管理、单独汇报的管理方式,尤其是省级供电公司,已经独立于生产部门之外,成为一个独立的个体,并且直接向省级主要负责人联系和汇报。在此发展背景下,采购管理的职能空间和范围得到强化,采购环节的作用也显得更加重要。为此,必须加强电网公司的采购管理,利用更为科学的采购管理方法,优化采购管理流程与环境,并提高电力物资管理的效率,实行集约化的管理方式,减少电网公司采购管理人员的数量,并且提高电力物资采购人员的专业技能与综合素质。要加强对物资采购管理者的培训与教育,通过形式多样的教育活动提高他们的知识水平与综合素质,使他们能够充分了解采购管理各环节中应当注意哪些问题,并且充分理解所采购的设备与材料的性能与质量,掌握材料采购的技术要领与原理,深入了解电网公司设备采购的整个过程,不断提高自身的专业水平,让电力企业的采购工作更加的专业化。最后,为了避免出现职务犯罪的问题,还要不断优化管理流程和管理制度,并严格依照规程和制度进行管理与控制,使电力设备采购环节更加规范化,同时也使电力物资采购人员更加注重自己的个人行为,避免出现职务犯罪等问题。
三、电网发展战略对采购管理的要求
加强电力公司的管理是为整个地区电网负责的表现,也是更好地为用户负责的体现,是实现电网公司服务大众的重要举措,也是新时期电网公司管理的重要理念与战略。为此,电网公司必须依照工作方针和发展战略的指引,坚持贯彻电网公司发展的宗旨与理念,不断优化采购管理的流程与环节,加强对采购管理过程的控制,利用规范化和科学化的采购管理模式,增强电网公司的经济效益,同时提供电网公司的社会效益,为广大用户提供更加优质的服务,更好地回馈用户与社会。新时期,电网公司的发展战略也发生了相应的转变,采购管理的发展思路也需要做到相应的转变。具体说来,电网公司要注重从以下几个方面进行转变:第一,要加强对采购环节的管理,增强电网公司发展的基础。为了顺应新时期电网公司发展的需要,促进电网公司内部各项业务的顺利开展,电网公司的全体员工都要增强安全意识,将安全放在第一位,确保电网在安全的前提下平稳运行。随着我国电力事业的不断发展,电网公司也必须加强对采购环节的管理,做好电力规划工作,并加强新建电力网架的建设,并加强对已有骨干网架的管理。若设备存在老化的问题,或者设备不适应新形势下电力改造的需求,就需要加快设备的更新换代,加快新设备的引进与电网架设。此外,电网公司还应当增强电网调度能力,不断提高电网管理的科技含量,利用先进的管理方法与管理理念,实现电网管理的科学化发展,确保电网的平稳与安全运行。要以加强采购环节的管理作为企业发展的根基,制定出强本的具体管理思路与管理流程,严格要求与规范化管理电网物资采购流程,在确保电网安全的基础上提高采购能力与管理效率,尽量缩短采购环节所需时间,高效率地完成电网设备采购的任务。第二,要树立创新意识。对于电网公司的采购管理来说,电网公司除了要在业务上和技术上不断增强创新能力外,还要在服务理念和管理模式上不断创新,这样才能顺应新时期的发展需求。归根结底,电网公司采购管理的创新需要企业员工不断增强创新思维,要有创新的意识与能力,利用各方面的创新充实与发展企业文化,实现企业管理理念的更新,提高电网公司采购管理的总体水平。采购管理是电网公司发展的基础,加强采购管理的创新是夯实企业发展根基的关键,也是提高企业经济效益的前提条件,要不断引进和推广新的管理方法与管理理念,提高整个员工队伍的素质。要实现管理理念方面的创新还必须及时更新思想,将创新思维作为发展采购管理的重要环节,利用先进的理论方法为基础,实现电网公司的跨越式发展。当前,很多现代化的采购管理技术与方法都值得借鉴,电网公司需要充分参考这些管理技术与管理理念,利用现代化的管理模式推动电网公司管理能力的提升,从而不断增强电力企业的市场竞争实力。将领先作为发展导向,具有战略眼光与国际化视野。电力公司不仅要增强自身的管理能力,还应当具有超前的战略眼光,能够掌握电力市场的发展前景与趋势,并且要具备敢于争先、敢于变革的意识。另外,企业还必须将眼光放长远,以国际化的发展视野看问题,这样才能从战略发展的目光看待企业采购管理的技术水平,增强采购管理环节的发展动力,提升发展质量与速度,直至企业达到业内领先的水平。在这样的发展理念下,采购管理的各环节将会得到改善,一些先进的技术与方法也会得以引进,企业要增强市场竞争力的目标也将成为现实。
四、当前电网公司的主要采购方法
现阶段,电网公司的主要采购方法主要有以下几种:第一,集中采购与分散采购。这两种采购方式是相对而言的,集中采购是在建立核心管理部门的基础上,利用专业化的采购机构负责设备采购问题。很多采购公司利用专业化的全球采购部门,在世界范围内进行采购工作,并实现统一化管理,通过利用集约化的优化的优势,取得价格方面的优惠,从而提高企业的经济效益。而分散采购则是自主进行的,主要由下属单位或者子公司进行,是满足自身发展需求的采购活动;第二,联合采购。这种采购是一种统一的采购形式,是指在某一地域内进行的采购行为,有利于降低原材料的采购成本,从而实现了资源共享的目的,有利于发挥集体优势,达到共赢的目的;第三,询价采购。这种采购方式主要是对多家供货商的报价进行对比与分析,实现降低成本的目的;第四,即时采购。也就是将合适的设备按时保量地配送到指定的地点,是一种直接配送形式的采购,有利于确保货物准时达到需求点;第五,招标采购。本着公平、公开和公正的原则,利用招投标的形式进行电网设备采购;第六,电子采购。主要是利用电子商务的形式进行采购,是一种“端对端”的采购形式,这减少了中间的流通环节,有利于降低采购成本,并且也极大地提高了采购工作的效率,是未来电网公司设备采购的重要途径。
五、结语
关键词:烟草工业精益采购采购计划管理现状方案优化
一、背景概述
2013年,国家局出台了《烟草企业采购管理规定》,对烟草行业的采购行为从采购范畴到采购计划,从采购实施到采购全过程监管,都提出了具体的要求;2014年,是烟草行业全面推行精益管理的开局之年,精益管理已成为行业能否持续健康发展的必要之行,成为企业能否实现转型升级的关键之举,其中,也对作为精益管理的重要一环——精益采购,提出了更为明确的方向:烟草企业应以质量、价格、技术和服务为依据,以降低采购成本、提高采购效率为切入点,建立健全物资采购保障体系,实施科学决策和有效控制,着力推进精准预测、精准采购与精准供应。因此,精准预测采购需求,科学合理编制采购计划,是企业开展采购工作流程的第一步,也是确保企业实现精益采购的关键一步。
二、福建中烟采购计划及实施的整体情况分析
1.采购计划管理组织运作模式。经过近年的实践与摸索,公司已基本建立省公司董事会审议批准省公司本级及所属企业宏观战略及计划、省公司管委会审定省公司本级及所属企业具体制度和实施方案、各级企业管办和其他业务部门负责落实细化的三级管理体制;建立以《管理委员会工作规则》及其《实施细则》为流程核心,以《采购管理程序》为流程依据,以信息系统为流程载体的三大管控体系,确保了全省采购工作的有效运行。2.采购计划管理与过程管控。在计划管理方面,采购办要求各单位要严格按照年度采购计划及其实施方案确定的采购项目、采购方式、采购金额实施采购计划。在计划执行过程中,对确实因为生产经营需要调整的项目,采购办及时组织调研,召开专题会议进行分析评审,严格按照规定程序进行申报、审批。在过程管控方面,采购办以全国烟草行业贯彻落实《烟草企业采购管理规定》电视电话会议精神为指导,严格执行行业、企业采购管理制度,加强对项目实施环节关键节点的控制,重点做好招标文件评审、拦标价格设置、评标办法、评标标准、定标原则、评标过程管理以及档案管理等工作。充分利用采购综合管理信息系统,按照采购管理制度,加强对项目实施环节关键节点的控制,严格把关,严格落实“上一个环节没有通过不得进入下一个环节”的工作要求,不断强化程序的硬约束作用,确保董事会和管委会会议各项决议在实际执行过程中无偏差、不走样。
三、采购计划管理中的差距
1.采购计划与投资计划的衔接有待进一步加强。对于卷烟工业企业的发展而言,技术改造起着相当关键的推动作用。以福建卷烟工业系统为例,十年来,公司投资项目量多面广,投资量大,先后完成固定资产投资和信息化投资近百亿元,技术装备、基础设施、科技研发和信息化水平得到了全面提升,因此,投资计划中的采购项目是公司年度采购计划中十分重要的部分。
1.1采购计划与投资计划编制范围不同。根据《烟草行业采购管理规定》要求,采购计划编制的范围为以合同方式取得的物资、工程(含信息化项目)和服务的所有采购项目,由各级公司的采购办进行编制汇总;投资计划编制的范围为固定资产投资项目(整体改造、局部技改、生产设施、工艺设备、辅助生产设施、公用动力设施、科学教育设施、后勤保障设施、烟叶仓储设施等)、信息化投资项目、多元化投资项目,不含建筑物的维护加固、设备的大修理等维护性工程及工器具、车辆、办公家具、计算机软硬件购置项目,由各级公司的投资管理部门进行编制汇总。
1.2采购计划与投资计划管理流程不同。投资项目管理流程为:投资项目按照行业投资项目管理要求实行计划管理,各级公司在每年9月份启动投资计划编制工作,省公司的生产制造中心、信息中心于10月份对新增项目中与生产相关的项目、信息化项目进行职能评审,投资管理处11月初汇总、初审各单位提交的年度投资计划,经总经理办公会、管委会、董事会审议后于12月上报国家局。国家局于次年2-3月份下达投资计划,投资管理处根据国家局下达的投资计划及时进行投资计划分解,经总经理办公会、管委会审议、董事会审批后下发投资计划。采购计划管理流程为:省公司于每年12月下发采购计划编制通知,各单位根据下一年度生产经营目标于次年1月份报送采购计划,采购办汇总、初审全省采购计划,并由财务、审计、法规、监察等职能部门进行集中评审后,经管委会审议、董事会审批后下发采购计划通知,全省采购计划方可生效实施。
1.3采购计划与投资计划信息传递相对滞后。由于全省的投资与采购计划,在计划的编制起点、审批的权限、编制的范围等方面均存在较大差异,同时基层企业投资管理部门与采购管理部门间对投资计划调整的沟通相对滞后,信息化平台尚未实现两个系统的关联,使得投资计划与采购计划目前无法实现实时的对接,无法在第一时间将审批后投资计划的调整情况及时传递到采购计划编制部门进行更新分解。
2.尚未建立采购计划进度跟踪与采购计划执行情况考评体系。采购绩效评估是指通过建立科学、合理的评估指标体系,全面反映和评估采购政策功能目标和经济有效性目标实现程序的过程。我司采购计划实行按年度编制,分月实施的原则;在年度中期可对采购计划进行半年调整,对下半年度拟新增、采购金额拟变更、采购方式拟变更及拟取消的项目在总计划盘子中进行相应调整。虽然在采购实施方案的审定中对采购进度安排一并进行了评审,但对是否完成及是否按进度完成并未考核,尚未建立一套符合公司特性的采购计划进度跟踪与执行情况的考评体系,缺乏对项目实施过程中时间上的约束及奖惩激励措施。某些项目,尤其是货物及服务类项目,部分子公司或承办部门在项目实施中存在时间上的松散性和随意性,导致某一月份采购项目扎堆实施,某一月份采购项目零实施,或者到了年末才决定不予实施或结转至下年度实施,进度计划形同虚设,给采购办工作人员组织采购带来了不便,也为全省精益采购目标的实现和绩效的提升带来的阻碍。
3.采购计划管理信息化仍存在可提升空间。
3.1尚未建立采购绩效评估模块。对于采购计划执行环节的评估,最直接的标准便是采购计划执行的进度。目前省公司的采购管理信息化平台尚未建立绩效评估模块,未能直观、客观的来衡量各采购部门的采购目标是否达成,缺乏对子公司采购计划执行情况的实时比较与观测。
3.2尚未建立采购计划趋势预测模块。采购预测是指企业在商品采购市场上调查取得的资料的基础上,经过分析研究,并运用科学的方法来测算未来一定时期内商品或服务市场的供求及其变化趋势,从而为采购决策和制定采购计划提供科学的依据。通过信息化手段预测采购需求在公司的采购管理中尚属空白,若能借助信息化平台,对以往的采购信息进行整合,结合企业发展战略,发现市场供求变化和规律,对各子公司、各类采购的项目的需求趋势预测做到心中有数,将有助于提高采购计划编制的准确性,确保全省采购策略制定的合理性,从而提高采购计划编制精度,降低采购风险。
四、烟草工业企业采购计划管理的优化策略与方案
1.通过专案调整,实现采购计划与投资计划的有效对接。目前我司采购计划实行按年度编制,分月实施的原则,除个别零星应急调整的项目外,均在年度中期对全省的采购计划进行一次全盘的批量计划调整。在采购计划半年调整的现有模式上,针对投资计划下达后所带来的采购计划的增减情况,可在每年的11月份将由各级公司的投资、采购部门将投资与采购计划先行对接,于次年2-3月份投资计划下达后及时进行一次采购计划的专案调整。由各级公司的投资管理部门与采购部门共同牵头,加强沟通,密切配合,对采购年度计划中涉及的固定资产投资项目及信息化投资项目的项目数,项目金额,调整理由等进行对接与核实,由下至上汇总,由省公司采购办向公司董事会统一申报专案调整计划;由各级公司采购部门及时在系统中进行分解、录入与维护,加快企业内部信息流的高效流动,以此实现投资计划与采购计划的无缝对接。
2.通过绩效评估,建立采购计划考评体系。
2.1对采购计划考核标准进行界定。将采购计划执行率纳入各部门绩效考核指标,合理设置审批环节。明确各节点业务办理和审批所需耗用的时间,测算出五种采购方式的采购项目从启动实施采购计划直至完成采购所有流程所需耗用的时间,以此作为采购计划进度考评的依据,促进各承办、职能部门提高工作效率。经公司董事会审定的采购项目执行计划,应于当年全部完成。对于招标采购项目执行情况以招标公告送为项目完成节点;对于招标以外的其他采购项目以商务文件发送至谈判对象为项目完成节点;对于已经完成招标所有程序但招标失败或流标的项目,视同完成。
2.2对采购计划进行进度分解。省公司各部门及各子公司要严格按照制定的采购进度计划完成采购的各环节工作,如无法按进度计划完成的需向采购办提交书面说明进行进度调整。在编制采购计划时应注意:根据采购物资、工程或服务的规模和数量,具体的技术规范与规格,使用性能要求,对每批货物、服务或工程从准备到交货或结算需要多长时间做出安排。
2.3将采购计划执行率纳入年度绩效考核。对于没有按照年度采购计划完成计划实施也未进行进度调整的子公司或省公司相关部门(政策性因素或不可抗力因素除外),可由省公司采购办通知企业管理处,企业管理部根据实际情况对责任部门绩效进行考评。
3.通过优化信息化平台,提高工作效率和改善作业流程。
3.1实现与投资系统的及时对接。每年在国家局下达投资计划后,由省公司严格按照国家局下达的年度投资计划和拟建项目自主审批权限额度进行明细分解后,各级公司投资部门便可同时在投资管理信息系统中进行录入维护,形成本年度准确的投资计划。通过采购管理信息系统与投资管理信息系统的对接与关联,由项目实施部门在采购信息系统的计划管理模块上直接对数据进行更新,实现针对投资计划变更带来的采购计划变更的线上专案调整。
3.2实现绩效考评。采购绩效指标体系包括采购计划完成及时率、采购周期、采购从启动实施采购计划直至完成采购所有流程所需耗用的时间等。通过上述数据在系统中的体现,建立子公司或部门的绩效评估体系,与采购实施过程关联,在系统中动态、持续的进行评价,正确及时反馈考评结果。
3.3实现采购需求趋势预测。采购计划是对未来计划期内采购管理活动所做的预见性的安排和部署,以确定从组织外部采购哪些产品和服务,以最好的满足企业内部的需求,而采购量与采购计划金额提供的是代表采购支出情况的数字预报。为了使这些预测的数据体现出最大价值,采购管理系统中应当建立一个趋势预测模块,建立采购需求趋势模型。以系统中存储的现有历史数据资料为基础,通过指数平滑法等定量的分析方法进行横向与纵向的对比,结合卷烟工业企业的生产经营情况及宣传促销计划,反映采购需求,市场行情的变化,形成采购计划编制的初步依据,为企业的采购决策提供支持。
五、结语
采购计划是在企业的战略目标框架之内提出的,应服务服从于企业的生产经营需要,只有趋于精准、科学、合理的采购预测与采购计划编制,才能从源头上推进采购实施的规范与高效,为实施精准采购、精准供应提供最基本的依据,杜绝采购中的各种资源的浪费,从而真正实现精益采购。
参考文献:
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1、再没有地方厂商的概念,厂商全部为全国供应商。一个厂商做全国,根据不同的大仓可有一个或多个配送商来供货。供应商必须进入高度整合的状态。
2、对供应商的资金实力、操作能力、服务能力、专业度提出了更高的要求。实力小的、不专业的、服务不到位的都会被淘汰。
3、更加注重前台生意的运营。因为削减了很多地方性的供应商,而这本来是其他收入的重要来源,那以后只能更多的把利润集中在生意经营本身,这对卖场本身的利润组成和采购的操盘能力提出了严格的要求,卖场势必将重心着力于成本控制和利润开发。
4、商品结构、供应商结构会全面肃清。根据20-80原则,将只保留成熟品牌(厂商),有特点的新品(新厂商),普通商品将视价格竞争力做切货处理,如此一来,中小厂商在卖场的生存机会大大减少。
5、采购管理职能高度集权。供应商以后只能跟总部的采购对接,再无区域回旋的空间,这对厂商的操作水平提出了更高的要求,一旦跟总部对接不畅,会直接影响全国的业务。
卖场采购模式变革,从内部来说,精简了组织机构,裁减了大量区域人员,整合了后台资源,节约了人力费用,这也是卖场开源节流的一个重要组成部分。从外部来说,削减了大量二三线供应商,提高了规模效应,简化了作业流程,大大促进了规范化管理的进程,这符合企业发展变革的趋势,这也代表了未来零售企业的发展趋势: 信息化、集中化、规模化、规范化。供应商务必要早早认知这一点,并做好对应的准备,未雨绸缪。零售企业的变化无法阻挡,喜欢不喜欢,作为供应商都没有选择的权利,与其抱怨、惊讶、茫然,不如沉下心来细细思量。其实,采购模式的变革对供应商也是有益的:
采购总部集权,节约了对接成本,提高了对接效率,不会再发生总部谈了分区变形的状况。但是需要注意一个问题就是,总部的采购岗位是以产品分类来做细分的,那些超级厂商可能是跨多个品类经营的,这样会从原来对接一两个部门采购要分成对接多个类别采购,这对厂商的KA业务团队架构设置提出了要求。
更加规范了,暗箱操作的空间被大大压缩,供应商可将资源更多的投放到看得见的地方。连锁卖场的门店动辄上百家,如果厂商合法合规,资质、产品没有问题,销售是有一定保证的。
关键词 跨国企业 战略采购 企业经营
中图分类号:F275 文献标识码:A
在经济一体化的全球统一采购的模式下,采购与供应部门决定实施供应链决策,包括他们将从哪采购资源,将开发哪些供应商及整个决策都要符合企业的全球策略。在传统的采购中分为与原材料相关的直接物料采购和与原材料无关的间接物料采购(或称为非生产性原材料采购)。对于电气制造类企业而言,由于制造商将收入 1 美元中的 50%以上用于货物和服务,因此,采购是一个潜在的节约成本的主要领域,在通货快速膨胀的今天,要单靠压榨直接原材料供应商的供货价格来为企业节约成本,困难是不言而喻的,甚至在某些原材料上是完全不可行了。因此,企业通过运用战略采购策略,建立有效的外部供应市场,为企业竞争力的维持和创造带来重要的战略意义。
一、跨国企业战略采购的定义与内涵
跨国战略采购的概念是由Carr和Smeltzer在1997年提出,它是指计划、实施、控制战略性和操作性采购决策的过程,其目的是指导采购部门的所有活动都围绕提高公司能力展开,以实现公司远景计划。学术上严格的战略采购定义由著名咨询企业科尔尼(AT. Kearney)于20世纪80年代首次提出。他们总结出战略采购其实就是“计划、实施、控制战略性和操作性采购决策的过程,其最主要的目的就是促使采购部门的所有活动都必须达到提高公司能力的要求,只有这样才能够实现公司的远景计划”。大卫・波特经过研究认为,战略采购是为了帮助公司持续地改善与供应商之间的流程这样一个过程,简而言之就是,在理解了采购的内部与外部市场的基础上,多多地向双方组织学习,以成为双方之间的媒介,最终的目的是为了捕捉信息并用于改进关系,这就是战略采购。战略采购的关键是与供应商之间保持密切的合作关系,其合作关系必须坚持双赢原则。
二、目前企业战略采购存在的问题
当前我国的大多数企业, 在采购管理上还没有形成成熟的管理模式,管理方法还比较粗放, 具体表现为没有明确的采购策略和计划, 不注重长期供应商关系管理, 没有把采购管理上升到战略性高度考虑, 集团公司的采购权力过于分散,缺乏有效的工具和信息平台进行采购跟踪、 评估、分析和智能化决策等等,这很不利于国内企业竞争力的提高。部分实证研究也发现:企业自身管理能力不足、对采购人员授权有限、与供应商的关系风险、员工的抵触心理、 信任因素和信息技术的利用等因素构成了国内企业实施战略采购的主要问题。
因此,概括来说,目前企业实施战略采购的主要问题有:公司对采购管理的战略性认识不够。采购管理没有上升到战略高度,关注部分成本,忽视总成本;忽视战略伙伴关系合作机制的建立以及供应商的能力培育;采购组织分工不合理,跨部门的采购决策团队的组织形式没有组建起来,采购流程不通畅;采购方式单一,采购手段落后,采购效率低;没有建立采购价格标杆来评估采购部门成本指标,没有一致的采购技术和标准,采购成本高。
三、跨国企业战略采购的实施策略
基于上文对实施战略采购的意义及存在问题分析,本文从战略采购计划、供应商的选择和管理、采购组织与业务流程再造及战略采购目标管理体系四个角度提出战略采购的实施策略。战略采购实施的方法,不同企业之间根据自身特点而有不同的认识,一般包括集中采购、夸大供应商基础、优化采购流程、产品与服务的统一等实施办法。
其中,集中采购是指通过采购量的集中来提高议价能力,降低单位采购成本,这是一种基本的战略采购方式。目前虽有企业建立集中采购部门进行集中采购规划和采购管理,以期减少采购物品的差异性,提高采购服务的标准化,减少了后期管理的工作量。
通过扩大供应商选择范围引入更多的竞争、寻找上游供应商等来降低采购成本是非常有效的战略采购方法,它不仅可以帮助企业寻找到最优的资源,还能保证资源的最大化利用,提升企业的水准。
制定明确的购流程有助于企业实现对采购的控制,通过控制环节(要素)避免漏洞,实现战略采购的目的,流程可采用的要素有:货比三家引入竞争,发挥公开-招标中供应商间的博弃机制,选择最符合自身成本和利益需求的供应商。
在采购时就充分考虑未来储运、维护、消耗品补充、产品更新换代等环节的运作成本,致力于提高产品和服务的统一程度,减少差异性带来的后续成本。这是技术含量更高的一种战略采购,是整体采购优化的充分体现。
战略采购是集成企业内部和外部供应商的战略性活动,它涉及的采购业务数据量庞大,管理程序复杂,借助信息技术是提高战略采购效率的重要手段,有利于采购职能的集成和采购流程的贯通,并且信息技术能优化采购决策及其采购绩效有积极的影响。采购部门不仅可以利用互联网方便快捷地搜寻合适的供应商以及相关采购信息,而且可以利用采购管理数据库系统和软件分析工具有效地管理和处理数据。因此,企业要有效实施战略采购,应该建立统一的采购管理平台,该平台包括供应商管理信息系统,采购流程管理信息系统和供应商战略关系管理系统等。信息化的采购管理平台能使得采购人员利用信息技术参与企业不同的采购活动,甚至采用电子采购等电子商务手段来优化采购方式,提高采购效率,节约采购成本。
(作者:苏州大学东吴商学院工商管理专业2011春季班,战略采购方向)
参考文献:
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[2]卢蓉.企业战略采购机理及其应用研究[D].浙江大学博士学位论文,2006,4.
1.1降低市场价格波动带来的风险
在当前社会,我国的经济发展主要接受国家和市场的双重调控,价格遵循价值规律不断变动,并对供求关系产生着极为重要的影响。然而,值得注意的是,这种供求关系的变化具有较大的风险,偶然性相对较大。在这种背景下,实施合理有效的采购管理能够规避价格风险,抵抗经营风险及减少价格波动造成的成本、销售压力对铁路商业公司发展的影响,不断增强公司应对市场风险的基本能力。
1.2提升铁路商业公司的市场竞争力
较为强大的价格优势往往是建立在商品本身较低的采购成本上的。在实际操作过程中,铁路商业公司的最主要成本主要来自于商品本身的采购价格。在此前提之下,不断完善铁路商业公司的商品采购,能够有效提升公司本身的价格优势,不断提升铁路商业公司的市场竞争力,真正带动企业的高效运营。
1.3提高铁路商业公司的整体效益
商品的采购,特别是对大宗商品采取集中采购和集中供应管理,不仅可以增强铁路商业公司的议价能力,获得低于市场的平均采购价格,同时,由于采购数量大、配送较为集中,可以节约供应商的生产和配送成本,也使供应商获得更多的让利空间。铁路商业公司与供应商获得双赢,进而提高铁路商业公司的整体经济效益。
1.4提高灵活性
铁路商业公司的竞争能力之一是快速响应外部环境的变化,采购商品的准时交货与商品库存的控制都将影响公司的快速反应能力。
1.5影响质量
商品质量不合格或者不稳定,将导致成本的提高和市场份额的丢失。
1.6有利于加强与供应商的关系
采购管理还将影响供应商的关系,进而影响到铁路商业公司业务的正常运作。因此,采购管理需要推动供应商不断满足公司需求,监控供应商日常运作,保持在技术、价格、交付、速度和创新方面的优势,不断增加或保持公司效益,致力于采购管理的持续改善,寻找理解沟通的平台,发展长期的战略协作关系,建立双赢的供应链关系。
2铁路商业公司采购管理的常用技术
2.1规模经济
规模经济是一种经济现象,由英国的经济学家马克西•希尔伯通提出。规模经济曲线告诉我们:生产的数量越多,单位成本就越低。在采购实践中,经常用到规模经济。采购的数量越多,获得的价格折让也就越大。在采购谈判中常常拿采购份额或者数量作为交换,就是为了寻求更低的采购价格。
2.2期货采购
对那些价格不稳定且波动非常大的商品,可以采取期货采购。期货采购的关键在于尽可能准确地分析价格趋势。在价格持续上升阶段,签订大单,保持战略性库存,锁定涨幅,防止价格持续上涨带来的负面影响。这时候虽然库存增加了,但因为价格控制好了,总成本仍然较低。当价格趋于下降时,尽快消化库存,防止价格下跌带来的被动局面,否则库存将成为“烫手山芋”。期货采购的风险较大,通常应请示最高管理层之后再做出决定。
2.3联合采购
应对垄断供应最常用的采购技术就是联合采购。虽然“同行是冤家”,但是在共同面临相对垄断的供应环境时,“敌强我弱”,不进行合作可能连当“冤家”的机会都没有。联合采购让相对弱小的公司形成采购联盟,积少成多,可以增加对供应商的谈判筹码,获得更有利的交易条款。联合采购是竞合关系的生动体现。同行在市场销售时是竞争关系,但不妨碍在采购时进行合作,既竞争又合作,形成良性循环。联合采购通常是公司高层之间良好互动的结果,采购部门主要负责具体的实施。
2.4合同管理
为什么需要采购合同?因为合同具有法律效力,可以为交易双方提供必要的保障。有了采购合同,一是建立评价与支付机制;二是规范采购人员的行为,令其正直行事;三是可追溯,便于审计;四是产生强制力,交易双方必须遵守条款约定;五是管理采购风险。要进行严格的合同评审。合同评审要由专业的法律人士去做,要么是公司自己的法律部门,要么是公司聘请的法律顾问。
2.5库存整理管理
库存整理及管理也是商品采购过程中极为重要的环节———它能够在较大程度上实现对于压库资金的减低,使得管理者不断提升采购的合理性。一般来说,库存管理的方式主要有供应商管理、客户管理以及联合库存管理3种方式。每种方式都有其不同的优势,借助合理的库存管理,能够有效控制采购资金,提升公司的整体库存水平。
2.6销售管理
销售管理在企业本身的整体发展过程中对采购起着极为重要的决定作用。在实际管理过程中,管理者要对销售过程中的商品数量、价格及品种等进行切合实际的监督,并建立依托实际情况的销售数据管理库,为企业的整体发展提供具有参考价值的信息,借助合理的销售管理,实现对于商品采购的合理控制。
3当前铁路商业公司商品采购管理所存在的问题
3.1采购的整体价格管理制度不完善
通过走访调查,以及笔者的亲身工作经历发现,当前我国绝大多数的铁路商业公司都缺乏合理而完善的采购整体价格管理制度。认为采购就是杀价,越低越好,所以片面强调谈判的技巧。实际上,在企业采购事务的整体发展过程中,管理者要充分考虑到包括规章制度、原料价格等多重因素,绝非是单纯的线性管理。然而,当前绝大多数的公司都采用了较为传统的管理方式:内部采购结构职能划分不规范、人员配备相对不完善,进而导致了公司采购工作缺乏系统性和规范性,没有有效的管理。
3.2采购的管控具有一定缺陷
经济的快速发展、市场竞争的日益激烈,使得大多数铁路商业公司在实际发展过程中面临着极为严峻的价格挑战。在这种背景之下,多数采购人员高度重视价格因素而忽视了产品质量、美誉度、售后保障因素,使得企业的整体发展受到了严重限制,忽视了公司整体的发展与利益,长此以往,极其不利于公司整体的可持续发展。
3.3采购人员的管理有待提高
对采购人员的管理存在误区,认为采购人员管理就是经常更换采购人员,以防腐败。这种做法忽视了采购的专业性。采购不是一个简单的事务性工作,而是充满了技术与技巧,频繁更换采购人员不利于采购专业能力的持续提升。
3.4忽略与供应商建立战略合作关系
片面地认为采购控制就是急催交货、慢慢付款,玩经济魔方。拿货的时候要求供应商赶快发货,而到付款的时候反而一点也不着急了,甚至供应商催款多遍也不理睬,能拖多久就拖多久。企业要避免这种错误倾向,应梳理新的采购思维,从传统的采购走向战略采购,尤其要具备战略采购的思想。
4铁路商业公司商品采购管理发展的建议
4.1建立与公司相适宜的各项制度
任何一家独立的铁路商业公司的发展,都有其特定的基本经营模式。公司管理者应当结合自身实际,逐步构建起一套合理而完善的管理制度,结合价格、库存等多项因素,不断探究能够降低企业价格成本、实现资源合理配置的整体方式。同时,要学会“审时度势”,及时依托社会及经济市场的变化实现对资源的有效调控,为企业的可持续发展保驾护航。
4.2发展和培育稳定的供应商,形成战略合作
铁路商业公司商品采购不同于一般的采购,其对于稳定供货商的整体需求相对较高。在实际操作中,相关管理者要特别注意发展和培育稳定的供应商,保证货源整体价格低、质量高且售后服务到位,甚至可以依托本公司发展的整体需要,实现对供应商“一揽子框架协议”的签订,实现铁路商业公司本身与供应商之间良好的交流与合作,呈现出互利共赢的良好发展局面。
4.3建立全面的采购信息系统
当今的经济社会是发展的社会、变化的社会,在整体发展过程中,相关管理者要特别注意对现代信息技术的应用———建立起更为全面的采购信息管理系统,明确整体职责,实现对于企业的合理有效管理,并能够辅助部门实现对于未来整体价格走势的研究和预测,使企业的发展更加省心、更加“有底气”。
4.4打造一支优秀的管理队伍
采购管理并非简单的购买,而是一项复杂而繁琐的工作。公司要培育并打造一支业务能力强、逻辑思维好、综合分析能力敏锐的优秀采购管理队伍。在对采购工作进行整体整改之前,要特别注意对管理人员进行基于采购工作诸多方面的强化培训,不断提升采购人员的整体竞争力,实现公司整体采购能力的提升。
5小结
[关键词] 采购管理 MRP系统 小规模采购 供应商关系管理
近年来,受经济全球化、技术迅猛发展以及顾客需求多变等因素影响,尤其是我国加入WTO之后,企业将面临更加残酷的竞争,而中小制造业由于销售、资本规模的限制,在直接面对欧、美、日等国先进企业的挑战面前,其竞争将更加残酷。
对于中小制造业的定义,不同国家、不同经济发展阶段、不同行业对其界定的标准不尽相同。各国一般从质和量两个方面对中小企业进行定义,质的指标主要包括企业的组织形式、融资方式及所处行业地位等,量的指标则主要包括雇员人数、实收资本、资产总值等。
我国2003年2月19日了《关于印发中小企业标准暂行规定的通知》(国经贸中小企〔2003〕143号),对主要行业的中小企业的标准界定如下:职工人数2000人以下,或销售额30000万元以下,或资产总额为40000万元以下。其中,中型制造业须同时满足职工人数300人及以上,销售额3000万元及以上,资产总额4000万元及以上;其余为小型制造业。
概括地说,中小型制造业是与所处行业的大企业相比人员规模、资产规模与经营规模都比较小的经济单位。
在我国,中小制造业尽管经济总量不是很大,但数量众多,尤其在小城市和经济欠发达地区,其发展的规模和速度几乎影响了该地区的就业、发展、乃至稳定。而为了存续发展,不被淘汰。在外界市场环境因素,企业无法控制的情况下,关键的便是降低其制造成本。有资料显示,对于绝大多数制造企业来说,外购材料成本占其总成本的40%~60%。因此采购成本节约的每分钱都能将直接变为利润。一家企业能否得以存续经营,采购管理便成了重中之重。
一、采购方面现存的主要问题
首先,生产计划的制定要依据一定的决策信息,决策的信息来自两个方面,一方面是需求,另一方面是资源。而需求信息也主要来自两个方面,一个是用户订单,一个是需求预测。通过对这两方面信息的综合,得到制定生产计划所需要的需求信息。目前我国中小制造业的生产方式大多是依订单生产,不大注重市场需求的预测。
其次,采购人员素质低、采购手段落后。主要表现为从业人员使用现代化办公设备的能力较差,缺乏利用现代化手段编制采购计划的能力。同时,由于从业人员每天与金钱、物资打交道,使得该部门较为敏感,管理者往往选择自己信得过的人从事采购工作,任人唯亲的现象较为普遍。
第三,中小制造企业根据顾客订单进行产品设计,组织原材料采购和生产,受企业规模、销售额、资金的限制,企业采购较为谨慎,采购方式比较原始、零散,无法获得规模采购带来的效益。
第四,订单式生产方式使得企业对顾客需求缺少前瞻性,往往根据往年的销售情况、采购经验编排采购计划。由于企业的采购计划不够周密,以致企业在采购工作中常常处于被动地位,尤其当订货周期短、交货日期较为紧张时,这种被动就更加突出。
二、对策
第一,在面向订单生产的基础上增加面向市场预测需求的生产。需求预测是企业的一种需求管理方法,主要是准确地了解未来的产品需求。是在市场调查的基础上,利用市场供求调查所得到的各种信息资料,进行分析,全面系统地对拟建项目产品未来市场需求量、需求构成及其变化趋势,作出定量和定性的分析、进而作为制定采购计划的依据。
市场需求预测一般按下述步骤和程序展开。(1)确定预测目标。(2)拟定预测方案。(3)搜集整理资料。(4)建立预测模型。(5)进行分析评价。(6)修正预测结果。(7)提出分析报告。
第二,利用MRP科学编制采购计划。众所周知,ERP是一个庞大的管理信息系统,其优势众多,但为什么很多企业的应用都会以失败告终呢?主要是由于我国企业管理基础薄弱,而中小制造业由于人力、资金、规模尤其是引入成本等原因,更不适合立即引入ERP,笔者认为,在现阶段,我国中小制造业更宜先引入最为基本的MRP(Materials Requirement Planning)。
MRP就是依据大日程计划(MPS)、材料表(BOM)、现有存量和已定未交订单等资料,经由计算而得到各种依赖性需求(DependentDemand)物料的需求状况,同时提出各种新订单补充的建议,以及修正各种已开出订单的一种实用技术。
具体步骤如下:(1)计算总需用量。(2)计算净需求量。计算出总需用量后,再复核现有库存量(减项)、已订未交量(减项),已指派用途量(加项,即应领用未出库余量),则得到净需求量。(3)计算决定批量。 根据外购的既定决策,将确有“净需求”的料品提出“请购”的要求。(4)决定应入库日期。订购作业的基础资料中,“交货期”或“完工日期”是第二个关键因子。由于要配合“生产投入”的日期需求,势必提前一天或数日先入库备用。(5)计算先行度,决定应订购日期。
经上述五步骤,用料需求的“计划阶段”完成。
第三,充分发掘小规模采购的技巧。中小制造业没有能力构成大规模采购的能力,因此通常进行小批量采购,在采购中以下两类问题最为常见:
一是最小订货量问题。 无论是标准件还是定制件都有最小订货量的要求。这是因为供货商要生产够一定的数量才能覆盖其为生产出这一原材料所投入的成本,这一数量通常被称为平衡点产量。比如生产过程中需要投入制图、制版、开模具及人工等等费用,供货商为承担这类费用,往往要求采购方购买一个最小批量。如果达不到这一批量,生产厂家将会出现亏损而不愿接单。
二是价格问题。由于采购批量较小,公司往往要付出比通常高很多的价格才能购买到所需产品,从而在竞争中处于不利的地位。
那么怎样才能在残酷的市场竞争中有一方立足之地呢?中小制造业能应用的采购技巧主要有:
一是尽可能寻找固定的合作伙伴,与之实施联合采购。
二是选择供货商时应尽量挑选那些规模及经营方式与本企业要求相匹配的厂家,而不要一味地求大、求全。
三是一旦找到合适的厂商,尽可能与之结成合作伙伴,签订长期的供货协议以取得对方的信任与支持。
第四,加强供应商关系管理。供应商关系管理(Supplier Relationship Management, SRM),是企业供应链(Supply Chain)上的一个基本环节,它建立在对企业的供方(包括原料供应商,设备及其他资源供应商,服务供应商等),以及与供应相关信息完整有效的管理与运用的基础上,是对供应商的现状、历史,提供的产品或服务,沟通、信息交流、合同、资金、合作关系、合作项目,以及相关的业务决策等进行全面的管理与支持。
良好的供应商关系具有的优势非常明显:(1)制造商对供应商给予协助,帮助供应商降低成本、改进质量、加快产品开发进度;(2)通过建立相互信任的关系提高效率,降低交易、管理成本;(3)长期的信任合作取代短期的合同;(4)比较多的信息交流。
供应商关系管理的内容包括从最初的供应商开发,供应商稽核,供应商供货比例设置,以及供应商的评价。很多企业针对每一款物料会建立合格供应商清单,只有稽核后满足要求的供应商,才能够成为合格供应商。合格供应商才有提供物料或服务的资格。同一款物料一般不是只有一个合格供应商,因此采购部门在下采购订单时,需要根据供应商以往的供货表现,价格等来分配采购的比例。每个季度甚至每个月会对供应商从按时交货,价格,服务,合作意愿等方面对供应商的供货表现进行评价,帮助供应商改善和提高。
对供应商的管理应集中在如何和供应商建立战略性合作关系,以及维护和保持这种关系上。主要体现在信息交流与共享机制、供应商的激励机制,以及合理的供应商评价方法和手段。
综上所述,我们发现采购管理环节的系统性很强,而且各环节间具有依存性,如果不注重供应商管理,中小制造企业就很可能因为小规模采购的劣势而被市场淘汰。
总之,采购管理是一项围绕降低成本和风险而进行的管理工作, 是企业内部控制的关键环节之一, 具有长期性、持续性、系统性和依存性。中小制造业要完善企业内部采购管理,不可操之过急, 也不可能一步到位, 只有持之以恒毫不松懈地进行, 才能取得应有的绩效。同时,良好的公司文化、健全而严密的管理制度和高层管理的全力支持也是完善采购管理流程不可或缺的保证。
参考文献:
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[关键词]采购成本;采购发展路线图;企业实践
[DOI]10.13939/ki.zgsc.2015.46.165
1 前 言
中国经济从2011之前10%左右的增速换档为目前的中高速增长(7%左右),而且这种调整将会成为常态化,这是中国经济的新常态。新常态下中国企业将面临更复杂多变的内外部环境:国内产能过剩导致的竞争加剧、国外巨头的抢夺、新的商业模式不断对行业进行的颠覆……在此宏观背景下可以预见的是企业的生存与发展压力也将常态化:经营利润率下降(很多制造业净利润率不足5%,低于银行贷款利率),劳工成本上升,应收、应付款拖欠,供应链管理难度日益加大……这些问题倒逼着企业向管理要效益,向变革创新要利润。很多企业都开展了各种形式的降本增效活动。而在企业的成本构成中,采购成本(原料成本+MRO成本+工程建设成本)往往会占到企业总成本的60%~90%,是降本增效的重中之重。根据采购的利润杠杆效应,采购降低的成本会直接反映在净利润之中,而且采购降本是企业内部行为,可控性较高。
通过查阅大量文献并结合实践调研原创设计了下图1这套企业采购管理发展路线图模型,以驱动的主体与关键手段两个维度,因为分成了4个阶段,所以把它称之为采购4.0。采购4.0能够比较清晰简明的帮助企业认清所处的阶段,为客户的采购管理现状进行诊断,明确当前阶段的管理要点,并规划未来的发展路径。
图1 企业采购发展路线图模型
2 采购1.0
2.1 采购1.0的发展现状
采购1.0的组织架构实质是一条龙式的采购模式,即采购员从接到内部客户需求开始,开发、选择供方,谈判到签订订单,再到跟单付款,全由一个采购员负责。企业在1.0模式下紧急计划多,而采购人员又有限,采购员往往把保证供应作为优先任务,认为把所需物资及时买回来就算完成任务。而企业高管实际上希望采购不仅能保证供应,还要买得物美价廉。由于采购各环节缺乏有效的过程监管和相关职能人员的参与,企业高管及其他部门往往会对采购人员持不信任态度,这就造成了在民营企业中采购管理岗位往往由老板的亲属、亲信担任。
2.2 存在的问题
采购1.0最大的问题是采购过程过于依赖采购员,采购绩效取决于采购员的职业道德、操守与个人能力。采购管理者忙于具体业务,而忽视流程、制度与团队建设,缺乏有效管理,采购员手握较大的权力,容易引发暗箱操作与腐败事件。而企业的应对只是简单、被动的加强对价格的监督审计。一方面,采购人员的工作因缺乏客观依据,做好做坏不好定性定量评定;另一方面,采购员要花费大量精力在公司内部的协调上,疲于奔命,即便加班加点帮公司节省了成本,也未必能得到公司的认可与激励。这就造成了在采购1.0状态下采购员往往缺乏成就感,降本的主观能动性大打折扣。
2.3 采购1.0的管控要点
由上面的分析可知,采购1.0模式下采购绩效主要取决于采购人员,所以采购降本的对象应该围绕着采购人员,总体策略是对采购员进行有效监管。采购1.0的降本特征与策略如图2所示。一是对采购人员进行绩效考核,提出年度降本指标要求(如每年5%~10%);二是试行适当轮岗或竞聘上岗制,制约腐败现象产生;三是财务部门定期对采购部进行专业审计与价格稽核;四是适时添加新的备选供应商,货比三家,而不应总是老三家,加强采购员与供应商之间的廉政约束,同时每次采购活动需备案待查;五是适当升级采购2.0。
图2 采购1.0降本特征与策略
2.4 采购1.0的企业采购管理实践
采购1.0企业案例:长城汽车的廉政建设与采购监管[1]。在国内企业的采购监管案例中,长城汽车的廉政建设与采购监管,制度设计合理全面、宣传具体深入、落实到位,很有特色。在长城汽车业务洽谈室的会议桌上,有“廉洁警示看板”,提醒来访者:如遇长城公司人员有索贿、故意刁难等行为,可用固定电话、手机和邮箱等方式举报。对于公司内部人员参加有业务往来的供应商的宴请活动,长城汽车规定必须要提前请示,在得到批准后方可参加;如果私下接受宴请,一经发现将予以内部处分。
长城汽车设经营监察本部、秘密特工组,严格落实企业反腐行动,对商务人员的行为实施监控。廉政共建协议的条款,翔实具体,操作性很强。通过对采购人员的行为监管,既落实了采购廉政,保护了采购人员,又降低了供应链的灰色成本,赢得了供应商的尊重。
3 采购2.0
3.1 采购2.0的现状与问题
采购2.0主要是依靠体系的建设,引发供应商之间的充分竞争。为达成这个目的,企业往往需要对内整合需求(如果是集团则整合分公司、子公司的需求),集成需求,形成量上的优势,对外把采购需求信息充分公开给供应商,让供应商参与竞价,从而形成对公司有利的价格。在采购2.0模式下采购员的工作主要分成两块:一是前期的战略寻源,不断开发新的合格供应商来参与投标;二是对招标后期的订单与问题进行处理与跟进。
采购2.0存在的问题是用体系来压低供应商价格,可能造成优质供应商进不来、差的供应商不肯走的现象。以低价中标招标,不利于供需双方之间长远的合作关系,容易导致招标过后质量问题频发,供应风险随之加大,最后总成本不一定最优。同时随着招标的常态化,供方逐渐熟悉规则后,容易出现串标围标,造成价格高居不下,反而比询比价价格更高的现象。
3.2 采购2.0的管控措施
采购2.0的问题出在其体系建设上,为此提出如图3所示的改善措施。
图3 采购2.0降本策略
第一,招标前对供应商进行分类,即区分管理。企业采购是在具体的市场环境下进行的,不能用一刀切的模式对所有的供应商进行招标,招投标绝对不是万能钥匙。建议企业招标前先对供应商进行科学分类,依据企业与供应商之间的博弈,把供应商分为战略、瓶颈、日常、杠杆四类。其中瓶颈类供方由于供应市场的强势地位,战略类供方由于需要考虑未来的长期合作,可不进行招标采购。第二,小采购转变为大采购。除原材料外,MRO、建设工程、服务类项目应进入集采―招标范围,实现从小采购(只买原料)转变成大采购(向供应商付款的所有项目),从而实现更大的成本降低。第三,建立综合评价体系。随着招标的深入,低价中标引发的质量问题、供应商关系恶化问题等后遗症渐渐显现,企业应适时把低价中标变为价格、技术品质与以往合作历史等多维度加权的综合评标。
3.3 采购2.0的企业采购管理实践
河南心连心化肥的采购创新实践:河南心连心化肥有限公司在采购管理创新中,以招标办为抓手顺利推行集中招标采购,降本效果明显。归纳讲有三个创新。创新一:河南心连心化肥为加强招投标管理,发挥集团化优势,规范招投标行为,降低采购成本,设立招标监督管理办公室。以招标办为抓手,将分公司、子公司的分散采购纳入到集团的招标管理范围内;创新二:心连心化肥分公司、子公司所有的采购招标信息,必须通过招标办在公司官方网站上公布,方便供应商及时了解招标信息,参与投标;创新三:实行技术标与商务标分离,生产部门与技术部门的采购需求,必须提供给3家以上的合格供方,招标办也有权力引进新的合格供方,3家以上供方进入商务标环节,以实现充分竞争。河南心连心化肥招标办成立以来,降本效果明显,赢得了支持与认可。
4 采购3.0
4.1 采购3.0的现状与问题
采购3.0阶段成本管理开始从外求(供应商降价)转为内求(产品成本设计的优化);从关注价格到关注TCO总成本;从末端管理转变为前端管理。采购3.0主要是以采购降本为目标,对采购物资的品类进行标准化、通用化。从实践上看,这部分往往对企业降本贡献极大:通过实施标准化,物料品类减少,单次订量倍增,供应商的成本下降,企业的采购、库存、检验成本也开始下降。标准化的实施后期,企业对产品设计进行优化检验:包括对老产品进行VA(价值分析),及对新产品做VE(价值工程);同时对公司的流程也进行优化。
采购3.0存在的主要问题一言以蔽之是各部门配合的问题。推行产品设计优化,往往加重了研发人员的工作负担,有些企业缺乏有效的配套激励措施,研发人员工作积极性不高,另外更会加大跨部门推动的难度。如何有效推进跨部门协作,推动包括研发部在内的部门实施标准化、VE/VA;如何激发供应商,让其参与进来,利用供应商的专业能力帮助企业实现产品设计优化及流程优化;这都是采购3.0需要重点考虑的问题。
4.2 采购3.0的管控措施
针对采购3.0存在的各部门配合问题,给出的解决意见如图4所示。借助合理化改善形式进行个体改善;借助QC小组形式开展专项改善;高层领导者强有力介入,亲自挂帅来推动;发动行动学习小组,进行专项活动推进;公司配套的有效激励政策与考核、奖励机制。
图4 采购3.0降本策略
4.3 采购3.0的企业采购管理实践
华立仪表推行行动学习,实施采购降本。行动学习,又名群策群力,行动学习法产生于欧洲,英国瑞文斯(Reg Revans)教授是其重要创始人,是团队通过解决组织实际存在的难题实现学习与发展的学习模式。其核心是在主持人的引导下,通过质疑与反思,达成个人和组织在认知、行为和心智模式的根本转换。
华立仪表通过近几年的行动学习,进行了持续的采购降本活动,每年降本金额高达3000万元以上。这点可以从华立仪表的控股母公司浙江华智控股股份有限公司2012和2013年两年的年度报告上可以看到推行行动学习的收益。
5 采购4.0
5.1 采购4.0的现状与问题
进入采购4.0阶段的企业,大都是管理卓越,目标远大,希望与供方、客户互利共赢,在行业里谋求领导地位的企业。在这个阶段,协作优化供应链整体成本,共同发展成为重要课题。参与主体为供应链上下游伙伴,包括客户、供应商共同参与,形成一个共赢整体。这时采购部门的职能,重点是支持、辅导、帮助供应商。有的企业甚至将采购部改名为供应商发展部或供应商支持中心以表明决心与立场。这时的问题在于供应链上的伙伴如何构建互帮互助、共同发展的生态圈;如何利用专业SQE团队等对供应商进行帮助与辅导;如何创造有效的机制激发供应商进行创新改善;公司内的组织架构该如何设计才能支撑供应链的优化,实现可持续发展。这些是处在采购4.0模式下需要面对与解决的问题。
5.2 采购4.0的管控措施
针对采购4.0模式下企业所面临的问题,提出了如图5所示的解决方案。措施有如下六种:一是组建专业团队,辅导供应商,帮供应商降本;二是提升供应商能力,授人以渔,让供应商学会自己降本、持续改善;三是简化合作流程,信息透明,协作默契,形成一体化供应链增值系统;四是发现、利用供方创新,变成供应链全体成员的创新;五是对物流、信息流、资金流全方位的供应链改善与创新;六是有条件的形成采购联盟或产业平台。
图5 采购4.0降本策略
5.3 采购4.0的企业采购管理实践
利用供应商创新:河南世林工业“无忧管家+降本分成”。对于使用大型液压系统或大型设备的公司,设备用油一年使用量惊人,而供应商几乎都是大品牌公司,价格贵,成本降低难度很大。
世林工业针对企业客户上述痛点,做了“无忧管家+降本分成”模式创新:具体而言就是三个创新:一是技术创新;二是服务创新;三是项目收费模式创新。收益模式是共享“双赢”,降本分成。客户前期不需要投入购买净油设备的资金及人员,收费是从通过油品成本降低的费用中分成。企业不需要购置设备,还可以大幅度减少油品的购买成本,减少公司资金占用,同时减少了排弃废油带来的一系列环保处理及费用(可以向国家申请相关节能环保专项补贴),真正实现了多方共赢。世林通过“技术创新+服务创新+收费模式”创新,为客户节省了成本,这种创新得到了行业客户的广泛认可。
6 小 结
总体而言,采购4.0是企业在发展过程中不同阶段下的管理选择,无论如何,通过采购与供应链降本获得利润的同时,也能使企业体质变得更加健康强壮,采购人获得尊重与认可。这是一个最坏的年代,旧企业的利润率会越来越低;这是一个最好的年代,不断诞生伟大的创新型公司;这是一个新常态的年代,野蛮与文明,挑战与机遇并存的年代;这是一个互联网+等新概念不断生产的时代;这是一个供应链管理不断自我变革的时代。就让我们拥抱变革,不断学习与创新,迎接采购与供应链人的黄金时代!
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近年来,AMT在与快速成长型企业合作时发现,他们更看重的不是咨询公司的方法论,而是实实在在能为他们带来效益的“干货”,他们更希望我们所做的方案与他们的财务报表挂钩,从财务报表中能看到我们的咨询价值。
针对成长型企业的这一需求,AMT也在尝试创新咨询模式,进行咨询价值的量化。在2011年合作的一家客户,就体现了这样的价值。这是一家典型的高速成长型企业,需要解决的是采购业绩提升方面的问题。如何让客户感觉到咨询可以实实在在为他们提供业务价值,实现业务突破?我们一致认为用传统的方法论已无法满足客户需求,我们需要用量化的数据来说明咨询的切实收益。因此,在整个项目过程中,项目组都是用高绩效咨询的模式来思考:我们究竟能在几个月的项目期间内,采取什么方法,为客户在短期和长期降低多少量的采购成本?
一、售前沟通阶段,签订开口合同,让咨询价值与客户经营业绩挂钩
该客户是一家国内一流的高级系统集成服务提供商,在所涉足的智能交通、轨道交通等行业的系统集成项目中始终处于优势地位,业务区域遍布全国30个省(市),服务客户近400家。2010年,公司四个事业部的年销售额9个多亿。2010年以前,公司年度复合增长率都在30%左右,然而2010年业绩水平与上个年份持平,没有达到预期的销售目标,利润率也较大幅度的下降。
经诊断发现,该公司采购量已占到销售收入的60%,但没有公司层面的整合,四个事业部相互独立进行采购,无法形成有优势的供应商合作;项目供应的产品没有系统研究,无法形成有竞争力的行业解决方案;没有全面业务数据整合的信息系统,无法保障项目利润的精确核算。这些问题困扰着公司领导层,企业的发展进入平台期。而客户高层也意识到采购成本有节约空间,因此请AMT咨询为其解决采购成本节约的问题。
在售前交流的过程中,通过对客户采购数据的提取与分析,我们与客户达成共识,采取开口合同的模式,合同金额由基本费用和提成费用构成,而提成费用的多少与采购成本降低额度挂钩。一方面,客户比较放心,这种新型的咨询合作模式,咨询结果的好坏可以通过量化指标具体化;另一方面,这也让AMT的顾问意识到,我们的项目价值与客户的经营业绩挂钩,在日后的工作中,我们需要不断用数据讲话,帮客户切实改善业绩。
二、 售后项目实施过程中,不断用数据检验项目成果,衡量短期内可节约的采购成本
在项目前期,我们就意识到这是客户采购业务模式的变动,需要从执行采购向战略采购转型,牵涉到每个部门。因此,我们从对内和对外两方面来采取行动实现采购成本节约。对外,即与供应商合作,通过采购策略研究,项目组重点选择了五大类采购品进行采购策略研究,并参与与供应商的谈判,实现这五大产品的采购成本节约;对内,即通过对整个业务链的分析,找出影响采购成本的关键因素,从内部流程构建等方式着手,控制成本节约的关键点。项目具体工作分以下几个步骤进行。
第一,采购策略研究
通过对历史采购数据的分析,供应市场研究,对客户的供应产品进行分类;定义关键品类,对关键品类行业产品的演进路线分析;形成行业特点的供应策略,指导项目方案设计人员做设备选型。
第二,开展供应商再谈判
做公司层面的供应商合作策略分析。建立全生命周期的供应商管理体系建设,指出供应商认证、发展是公司平台化建设的关键。开展供应商再谈判,洽谈供应市场开发事宜,合作去影响业主、行业设计院等。签订公司层面的供应协议,明确合作方式、合作的付款条件、返点的政策等。
表1是对线缆的采购成本节约额计算方式,线缆在客户公司的采购量位居总采购品类的第一位,但由于之前是分散采购,每个事业部的采购量也难以与供应商实现强势谈判。因此,AMT建议对电缆实行集中采购,采购量变大,在供应商谈判中就更有优势。在与供应商谈判过程中,通过返点、账期和降低单价来实现约230万的采购成本节约额。
第三,采购管理机制建设
通过系统集成类采购全成本模型的建立,分析成本构成的关键因素和影响原因,并制定应对的策略。树立采购管理的流程框架,优化部门协调的关键流程和项目数据管理的关键环节。讨论、制定全成本的采购流程,对战略采购的理念和协作步骤在公司层面宣贯。特别设立产品经理负责采购品的供应市场研究和供应策略宣讲,负责核心采购品的利润贡献率,并最终确认产品经理研究的品类的节约空间。
第四,采购管理系统需求分析与建设
联合项目组确立了“投标—深化设计—采购供应—项目结算”的系统集成项目过程,针对每个环节分析控制点和协作流程。建立并优化全成本管理的设备供应流程。制定详细的采购系统需求分析,在现有的KM系统中结合费用控制项目进行集中管理。
三、从长期看,如何从公司全局出发评估和量化项目价值
在项目几个月的时间内,AMT虽然通过对五大类采购品进行研究,并且通过参与供应商谈判,能在短期内实现5%的采购成本节约,但从整个公司来看,采购品的品类远不止这5大类,采购品的研究工作还需要客户方的产品经理继续来完成。采购成本是否有比上一年度有所改善,考量的是整个公司,而非我们研究的五大类产品。因此,从长期来看,AMT带给客户节约采购成本的方法论是否在全公司内发挥作用,则需要经过一段时间的考验,才能对比出客户公司采购成本是否比去年实现改进。
长期考察有如下三个方面:采购成本占销售收入比、付款及时率(流程中明确付款条件和付款依据)、长期合作供应商的供货占总采购的比例。
第一,采购成本占销售收入比:可以体现采购直接成本节约的贡献。
第二,付款及时率:解决由于付款条件差造成的供应商合作条件差的问题。督促项目回款和供应商采购合同的规范性及货物交接手续的及时性。
第三,长期合作供应商的供货占总采购的比例:督促供应商发展的合理性和供应商引入的规范性。解决现在供应商管理混乱的问题。
综上,即解决了和谁合作、合作的条款、合作的效果问题。
前期,我们已经做出目前完工项目和已经报决算项目的测算数据(即:采购成本占总销售收入比)作为基础数据。
不同项目按照当年的项目金额占总合同额的比例乘以降低的空间,总和是整体节约的金额。
例如:项目类型A的节约金额=项目类型A合同额*项目类型A占总合同的比例*(2012年项目类型A的采购成本占销售收入比—上表中测算的项目类型A的采购成本占销售收入比)
随着经济的不断发展,我国烟草行业在我国国民经济中扮演着越来越重要的角色,是国家重要的利税来源。随着经济全球化的不断发展,烟草市场的逐步开放将成为未来趋势,国外的烟草巨头也将陆续进驻我国的烟草市场,我国烟草行业将不再是一个完全垄断的行业,将会面临越来越激烈的市场竞争。另外,随着人们对吸烟和健康问题的关注度逐步提升,烟草行业面临的各种外部压力也不断加大。在这种背景下,市场对烟草企业的经营管理水平无疑提出了更高的要求。加强烟草企业的采购管理,不仅能为企业经营发展提供物资保障,同时还有利于烟草企业降低生产经营成本,最终达到提高企业经营效益的目的。
2.X公司在五金采购管理方面存在的问题
X公司作为一家企业,在五金物资采购过程中主要存在以下三方面的问题。
2.1缺乏对供应商的有效评价
X公司在进行五金物资采购业务中,对供应商的评价与选择上只是局限于价格、质量和交货时间的对比,没有形成系统的评价体系,同时对供应商的管理还停留在短期的业务合作上,对于建立长期的战略合作伙伴关系没有给予足够的重视。
2.2采购部门与其他部门之间缺乏有效沟通
在X公司内部,由于流程制度不完善,导致一些部门之间存在相互推诿的现象。采购部门作为为企业其他部门提供支持的部门,需要对其他部门的需求有充分的了解。然而在X公司内部,一些部门只在需要物资材料时填写物资采购申请,在物资需求发生变化甚至取消的情况下,不会及时与采购部门进行沟通。这无疑会造成企业物资库存数量增加,给企业带来额外的成本。
2.3缺乏对公司内部流程的有效管理
X公司内部没有对采购在公司价值链中的作用给予足够重视。企业内部只意识到采购作为一种辅活动,对企业的销售生产工作起到支持作用。然而在实际的工作中,其他部门与采购部门在采购工作方面缺乏配合,加之公司缺乏有效信息管理系统,难以有效收集、整理供应商信息和采购活动信息,致使公司的采购活动一直处于手工操作、电话联系的低效率状态;而公司为强化内部管理而形成的部门间互相监督签批,反复沟通协调使得采购工作难以提高效率,对企业的生产工作也会带来一定的消极影响。
3.X公司五金采购管理优化措施
为了保证X公司五金采购流程优化目标的顺利实现,针对X公司五金采购管理中存在的问题,本文将提出三方面的策略来加强采购管理。一是加强对供应商的管理,与供应商建立战略合作关系;二是加强采购部门与其他部门之间的合作。三是加强企业的信息化建设。
3.1加强与供应商的管理,与供应商建立战略合作关系
在对供应商的选择管理工作中,X公司应该强化对供应商的评估工作。X公司可以建立供应商五金材料档案:对现有供应商和五金材料建立相应档案,详细记录供应商合作情况及五金物资材料质量要求及使用情况。同时,加大开发新的供应商的力度,收集和整理当前市场信息,了解市场上供应商的信息,如规模、生产供货能力、市场份额、技术开发能力、价格、付款条件等,并将这些内容输入数据库内。
其次,与供应商建立战略合作伙伴关系。经过严格评审的供应商作为企业外部的战略资源,可以有效地参与企业内部流程运作,并在合同条款、采购提前期、紧急采购、质量控制与保证方面与企业达成长期的协议。通过与供应商建立战略合作伙伴关系,X企业所需的五金产品在供货的及时性和质量方面得到更好的保证,而供应商的产品销售的稳定性也得以提高,从而降低了双方生产过程中的不确定性。同时,通过建立与供应商的合作关系,可以有效的降低X企业五金物资采购流程的运作成本,提高物流的速度和库存周转率。
3.2加强采购与公司其他部门的合作
X公司在改善物资采购供应链管理、追求最大利润的过程中,实现部门跨职能部门的合作是非常必要的,有利于加快采购流程中信息在各部门间的传递速度,减少部门间反复沟通产生的矛盾。X 企业的采购部门通过与生产、质检部合作,共同对供应商提供的五金物资实行质量管理,既保证了公司生产经营的连续性和稳定性,也降低了由于低品质外购件的检验工作强度和生产工作强度的增大;采购部门与财务部合作,可以为财务部提供资金流动的预测情况、五金物资的最低库存,财务部及时的支付更有利于与供应商良好关系的发展。