财务部档案管理精选(九篇)

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第1篇：财务部档案管理范文

关键词:高校财务档案 特点 改进措施

中图分类号:G647文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2010)03-118-01

近年来,随着高校办学规模的不断扩大,办学层次的不断提升,高校得到了前所未有的发展。当前,加强高校的内涵建设,提高综合管理水平成了高校健康、持续发展主要内容,其中,加强高校财务档案管理是一个重要的方面。本文介绍了高校财务档案管理的特点,当前管理中存在的问题,探讨改进财务档案管理的几个措施。

一、高校财务档案管理的特点

1.高校的财务档案既是高校档案的重要组成部分,又是记录和反映高校经济业务、财务状况的重要史料和证据。财务档案的真实性和完整性是体现高校综合管理水平的一个重要方面。

2.财务档案由财务部门归集,一般是先在财务部门保存1~2年以后,才移交到学校综合档案室。这就涉及到财务档案在财务部门的归集、装订和保管存放,移交到档案部门的内容、移交时间、相关的借阅手续、保管存档时间、过期档案的销毁手续和程序等。

3.在高校财务实务中,财务档案主要包括两方面的内容:一方面是会计核算的专业材料,比如会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、工资津贴发放表、银行存款对账单及其余额调节表,以及会计档案移交、保管、销毁清册等;另一方面,是财务收入票据类,比如行政事业单位非税统一收入票据(学生学费收据)、行政事业单位往来款票据、服务业统一收据,以及校内收据等。这两方面的财务档案构成了高校财务日常经济业务的收入和支出情况,完整地反映高校财务状况。

4.随着高校财务会计电算化的普及,会计档案实行的是纸质档案与磁性介质档案并行的管理模式,历年的会计数据不仅以打印的纸质形式保存,还以电磁信号的形式存储在软盘、硬盘、光盘等载体上。这就存在磁性介质档案的保管要求和相应措施。

二、高校财务档案管理的当前状况

1.档案管理意识淡薄,管理制度不完善。财务档案是高校经济业务发展的历史记录,连接当前业务,并作为未来财务预算的重要依据,是财务管理体系中的一个很重要的方面。但是,作为相关的领导和财务人员,在意识上普遍地对财务档案管理的重要性认识不足、重视不够,在高校财务工作人员少、工作繁杂的情况下,对财务档案的收集、整理工作往往被忽视,缺乏相应的管理制度来规范日常系统的管理。

2.财务档案没有专人负责。《会计法》规定,出纳人员不得兼任会计档案管理。目前,高校财务部门普遍没有安排专职人员管理财务档案,一般情况下,往往是除了出纳之外指定某个财务人员兼管资料档案,分工不明确。以至于平时其他相关的财务人员手中都有档案资料,各自为政。这对财务的内部控制的实施,防止经济犯罪都有不利的影响。

3.财务档案没有专门的库房。高校财务档案移交到综合档案室之前,一般就存放在财务办公室,有的财务资料存放零乱,有的容易潮湿、破损,本部门财务人员随意查阅。有的财务部门因办公条件有限,存放财务档案的地方其他人员也可以随意进出,与档案库房的防盗、防火、防高温、防虫、防潮、防光、防尘、防鼠等要求相差很远,缺乏档案资料存放的安全性,难以保证财务档案的真实性和完整性。

三、改进高校财务档案管理的措施

1.增强管理意识,加强财务档案管理。高校档案管理是提高内涵建设的重要组成部分,是衡量高校综合管理水平的标志之一。学校领导应该提高认识,把档案管理工作纳入学校整体发展规划,高度重视财务档案工作,明确领导责任制,建立和完善档案管理网络,根据高校规模明确专(兼)职人员负责有关文书工作,处理文件的收发、整理、归档,并做好财务档案的日常管理、查阅接待、登记工作。

2.建立和完善档案管理制度。当前,高校财务部门的档案管理人员普遍没有接受过档案管理知识的专业系统培训,财务部门也没有具体的档案管理制度。因此,建立和健全相关的财务档案管理制度,比如:综合性的规章制度,立卷归档、档案保管制度,档案保密、保卫制度,开放档案的利用制度,未开放档案的利用制度,档案专(兼)职人员的岗位责任制等,从根本上加强财务档案的管理环境和制度建设,以保障财务档案的日常管理规范、有章可循。

3.加强财务档案的库房建设。财务部门是高校的一个行政服务窗口,财务办公室可以说是一个公共场所,并不适合作为档案库房。从档案保密的角度来看,档案库房和办公室应该尽量分开,门窗加固,以防盗窃。从档案安全的角度来看,档案库房要求有防火、防潮、防尘、防热、防磁、防冻等严密的措施。因此,加强财务档案库房建设是高校硬件建设的一个重要方面。

4.加强专职人员的配备。随着高校规模的扩大,各种科研经费的增多,会计核算和岗位设置的规范,会计电算化系统软件的普遍应用,相应的财务档案资料数量日益庞大,由会计人员兼任档案管理显然已无法满足档案管理和建设的发展要求。应该安排专职人员进行管理,负责财务档案的日常管理,会计电算化系统软件的日常维护,以及财务部门的日常查账工作,确保财务档案的安全性、完整性和档案管理活动的规范性。

5.加强会计电子档案的管理。会计电算化的财务数据日常要进行备份保存,财务系统要进行日常维护和及时升级,年终形成会计电子档案存储在磁性介质或光盘上。根据这些信息载体的物理特性,在形成电子档案时应当实行双备份,备份时注明形成档案的时间和操作人员的姓名,并贴上写保护封签,存放在两个不同的地方,防止意外事故发生引起整个财务电算化系统的毁灭与不可恢复性。同时,保存电子档案的位置要远离磁场,注意防磁、防潮、防尘、防火等,定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失,造成无法挽回的损失。

6.提高管理人员的业务素质。财务工作的专业性和档案管理工作的安全保密性,要求财务档案管理人员综合素质高,业务能力强,并且保持人员的相对稳定。一方面,要求淡泊名利并充分认识财务档案管理工作的重要性,具有脚踏实地、科学严谨的工作作风;另一方面,不仅要熟悉财务部门的职责,会计档案的分类,以及对不同的文件材料能按照管理要求进行科学的分类、整理、编目、立卷和归档。还要了解和掌握时事政策、财政税务、财务系统的电脑操作等。所以,提高财务档案管理人员的业务素质,要进行多途径、多形式的培训教育,在提高理论知识的同时,注重实际工作能力的培养,多提供学习先进的机会,多提供创新实践的平台,以不断地提高档案管理水平。

总之,财务档案管理是加强高校内涵建设不可缺少的一个方面,在高校的教学评估中越来越体现出它的重要性。所以,根据财务档案管理的特点,改进管理现状,才能从根本上保证财务档案的安全和完整。

参考文献:

1.财政部,国家档案局.会计档案管理办法[Z],1998

2.李建周.如何加强高校财务档案管理[J].科技信息,2009(1)

第2篇：财务部档案管理范文

    。

    3.财务报告类:月度、半年、年度财务报告(包括全套会计报表、附表、附注及文字说明,各类审计评估报告,财务情况说明书)、其他财务报告。

    4.其他类:年终结转资料,会计科目和建账资料,评估资料,银行存款余额调节表,银行对账单,纳税申报及相关税务批复资料,对账资料及差异处理报告,预算资料,工作移交清册,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册等其他作为会计资料保存的资料。

    二、档案管理职责

    财务部负责纸质会计档案归档前的统一管理。具体职责为:负责制定和完善会计档案管理办法,负责记帐凭证的打印及与原始凭证的匹配,负责会计档案的装订、保管与安全,负责向公司档案部门统一归档,负责接口审计档案及其它部门的调阅需求。

    三、会计档案整理及装订

    1、会计凭证整理和装订

    会计凭证整理的前提是档案管理人员接到完整的会计凭证档案(会计凭证、符合要求的原始票据、财辅表单)。

    (1)档案管理人员将从票据稽核人员处接收到的原始票据、发送清单与电子影像进行三者核对一致后,将与之对应的会计凭证打印,形成一套完整的纸质会计凭证档案(会计凭证、符合要求的原始票据、财辅表单)后,按照单位、月份、凭证号等由小到大的顺序在档案架上进行分类摆放。

    (2)整理过程中需对凭证进行手工调整,凭证及其附件均应按A4纸纵向叠放,避开凭证装订线,避免需要翻阅的内容被装订导致凭证无法查阅的现象,尽量将有效字迹或有效附件避开以免装订在装订线以内。

    (3)档案管理人员将电子清单按凭证类型顺序从系统中打印出,清单需包括年度、公司代码、记账日期、凭证类型、凭证编号、抬头文本、用户名称等要素。

    (4)档案管理人员根据清单将凭证顺序整理并分册,注意上一册尾号与下一册尾号的接续,每册的中部位置厚度保持在3.0公分。原始票据厚度超过3.0公分的会计凭证必须分多册装订,但不得与其他会计凭证混装。

    2、会计账簿整理和装订

    (1)财务部档案管理人员对全省会计账簿进行打印,并将打印完毕的账簿分类摆放。

    (2)将已按顺序排列的账簿根据页码按每本200页进行装订,日记账、明细账不可混装。装订后在会计账簿上附封面,注明账簿性质,分册序号,账簿所属主体等信息。

    3、会计报表整理和装订

    (1) 会计档案管理人员从报表会计处接收已加盖公章、法人章、财务负责人章的会计报表。会计档案管理人员将报表按报表封面、会计报表编制说明、资产负债表、损益表、现金流量表、报表附注的顺序整理好

    (2)装订后在会计报表上附封面,并注明报表所属期间、主体等信息。

    4、其他档案整理和装订

    (1)银行存款余额调节表,银行对账单,审计评估报告,会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等档案整理

    会计档案需整理至统一规格。接收前已装订成册的其他档案,会计档案管理人员整理登记后直接归档,其他会计档案需整理为和会计账簿统一规格。

    银行存款余额调节表,对账资料及差异处理报告,预算资料;会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册按年立卷。

    (2)其他档案装订细则同“会计凭证装订”。装订后在档案上附封面,并注明档案名称、所属期间、保管人等信息。

    (3)将其他档案成品上架归档并在系统中触发归档事项,同时电子文档形式制作档案保管清册。

    四、会计档案保管

    1、会计档案保管时间规定

    会计凭证由财务部统一整理保管。会计档案管理人员对年度终了后会计档案进行一年的保管工作,期满后向公司档案管理部门进行移交。

    2、会计档案保管要求

    (1)建立专门的纸质会计档案库,作为纸质会计档案的存放地点。

    (2)会计档案室应保持通风、透光,并有适当的查阅空间。

    (3)会计档案库房内严禁堆放易燃易爆物品或其他带有火灾隐患的物品 ,进入档案库房严禁携带火种及易燃、易爆、易潮、易腐蚀物品。档案库房内严禁使 用明火,严禁吸烟,除照明用电外,严禁使用与档案保护无关的用电设备。 (4)非档案管理人员不得进入档案库房。档案管理员离开档案库房时要将门锁好,档案室的钥匙仅档案员配备,其他人员不得私自配备钥匙

    。

    (5)所有纸质会计档案以盒为基本保管单位,装盒上架,档案册封面应加盖财务专用章。档案需在固定划分的区域上架摆放,并按照年份、类型和凭证号排列整齐。

    五、会计档案借阅

    1、会计档案借阅适用于在财务部保管的会计档案。

    2、会计凭证借阅主要用于公司内部审计、外部审计及相关检查。借阅人在系统中提交借阅申请,同时向档案管理人员提交部门领导、财务部领导签字同意的纸质申请表,档案管理人员将纸质申请表与电子申请核对一致,调出对应的会计档案供借阅人查阅。

    3、如需特殊原因需外借档案,外借时间原则上不能超过15天,如超过规定时间需要再次办理借阅手续。

    4、档案管理人员对于取出调阅的会计档案在借阅人归还后需及时放回原处同时在系统中触发档案的归还事项。非档案管理人员不得进入档案室。

    5、 公司内部员工借阅会计报表需经部门领导、财务部领导审批同意。

    6、严禁借阅人员在会计档案上涂画、拆封和抽换等。档案管理员应对借阅归还的档案进行检查有无毁损、涂画、拆封和抽换等情况。

    六、会计档案移交

    当年形成的会计档案,在年度终了后,由会计档案管理人员保管一年,期满向公司档案部门移交,同时编制移交清册一式两份,交接双方清点无误后,双方领导和经办人在移交清册上签字盖章,各存一份。

第3篇：财务部档案管理范文

1高校财务档案管理的主要特征

高校财务档案管理的特征主要表现为：（1）财务档案由财务部门归集，一般是先在财务部门保存1～2年以后，才移交到学校综合档案室。这就涉及到财务档案在财务部门的归集、装订和保管存放，移交到档案部门的内容、移交时间、相关的借阅手续、保管存档时间、过期档案的销毁手续和程序等。（2）高校财务档案既是高校档案的重要组成部分，又是记录和反映高校经济业务、财务状况的重要史料和证据。财务档案的真实性和完整性是体现高校综合管理水平的一个重要方面。（3）在高校财务实务中，财务?n案主要包括两方面的内容：一方面是会计核算的专业材料，另一方面，是财务收入票据类。这两方面的财务档案构成了高校财务日常经济业务的收入和支出情况，完整地反映高校财务状况。（4）随着高校财务会计电算化的普及，会计档案实行的是纸质档案与磁性介质档案并行的管理模式，历年的会计数据不仅以打印的纸质形式保存，还以电磁信号的形式存储在软盘、硬盘、光盘等载体上。这就存在磁性介质档案的保管要求和相应措施。

2高校财务档案管理存在的主要问题

2.1财务档案管理制度不完善、机构不健全的问题

《会计法》规定，出纳人员不得兼任会计档案管理。目前。高校财务部门普遍没有安排专职人员管理财务档案，一般情况下，往往是除了出纳之外指定某个财务人员兼管资料档案，分工不明确。以至于平时其他相关的财务人员手中都有档案资料，各自为政。这对财务的内部控制的实施，防止经济犯罪都有不利的影响。即使档案管理由专人负责，也片面的认为档案只要做到不借、不乱、不丢的“三不”就可以了，这与财务档案的规范化管理还存在一定的差距。

2.2财务档案管理的认识问题

财务档案管理工作的目标是为了保存历史，服务现在，维护高等学校各项工作的正常、顺利运转、随着高等学校不断扩大办学规模，逐步深入教育改革，高校开始拥有越来越多的自主权，财务档案管理作为高校管理工作中极其重要的组成部分，却是高校管理中的薄弱环节。目前，相关很多档案管理人员没有认识到财务档案管理工作对高校发展的重要性，只关注了档案管理的形式，而对档案资料的收集。资料的整理缺乏应有的重视，导致很多重要的财务档案信息流失或失真。

2.3财务档案管理人员素质问题

素质是一个综合性的概念，其包含了文化知识、业务水平、法律常识、职业道德等一系列重要的要素。从事高校财务档案管理工作，不仅要拥有档案管理相关的专业知识，而且要能够将纸质的财务档案转化成电子的财务档案。

3加强高校财务档案管理的措施

3.1健全完善财务档案管理制度与机构

（1）做好档案管理工作的制度建设、制度规范人，人遵守制度，这是高校制定制度来保障财务档案“规范化”管理的初衷、高校应依据《档案法》和《财务档案管理办法》等文件规定，结合实际情况，制定并颁布一系列法律法规，不断完善财务档案管理的归档制度、保管制度、查阅和复制登记制度、销毁制度、立卷制度、岗位责任制度、移交制度等，努力克服人员编制和机构设置两者之间存在的矛盾，使高校的档案管理工作能够真正的做到有章可循，有法可依，确保了财务档案管理的权威性。（2）实现档案管理部门的独立性，档案管理不能隶属于其他职能部门或与其他部门合并，高校应设立独立的档案管理部门，确保其工作范围足够广泛，增强独立性、权威性、根据高等学校的办学规模，确定专门负责财务档案的管理人员，管理人员一方面要遵守财务相关资料的保密原则，另一方面要保管好财务资料，对所有的财务制度、财务文件、会计凭证、会计资料等妥善保管，按时归档，避免丢失。

3.2增强财务档案管理的认识

（1）加强对档案管理工作的认识，大力宣传财务档案管理工作对高校发展的重要性，使所有人员都能够真正的了解到高校所面临的严峻形势和档案管理的各项要求。高校财务档案管理工作的相关人员非常重要，要形成档案管理人人有责的氛围。（2）组织高校负责人、档案管理人员以及其他相关人员进行定期或不定期的培训。通过对财务档案管理工作重要性的宣传，引导他们的思想，提高高校负责人、档案管理人员以及其他人员的档案管理意识，使所有人都能够认识到档案管理工作不只是领导和财务部门的事情，而是与所有人息息相关。此外，财务档案管理人员的工作不仅仅是审核、监督、并管理好财务档案，而是要加强对整个财务工作的监督作用，全心全意为财务档案的管理工作做好服务，发挥好档案部门的监督和协调作用。

3.3全面提高财务档案管理人员的综合素质

（1）配备专业的财务档案管理人员。从事档案管理的人员既要拥有档案管理的专业知识，也要具有较高的业务能力。随着高校办学规模不断扩大，财务档案数量的逐渐增加，对档案管理人员也提出了越来越高的要求：一方面，档案管理人员要对会计或审计的专业知识熟练掌握，另一方面，对于档案工作中涉及到的管理、经济、计算机、法律等相关的内容，也要有一定的了解，能够很好的应对各种情况的发生，财务档案管理人员要成为具有各方面综合知识和能力的“多面手”，而不是单一的档案管理人员，这样，才能推动档案管理人员队伍的多元化。（2）规范职业道德，提高对财务档案的管理水平。首先，结合高校的实际情况，建立一套关于职业道德的规范体系，进而使档案管理人员都能够做到目标明确，整体观念大致趋同。其次，制定《高校财务档案管理人员职业道德规范》，并使其与高校制定的法律法规等保持一致，成为高校对档案管理人员的主要道德准则。同时，管理者应该明确的向教职工传达道德规范，并且在自己的言谈和行动中不折不扣的表现出来，不失时机的对教职工进行宣传和教育，大力推广高校所制定的道德规范制度，使其明确了解哪些行为是可以接受的，哪些行为是不可以接受的，当遇到不道德的行为时应该采取什么样的行动来规避这种行为的发生。

第4篇：财务部档案管理范文

电力企业会计档案是记录和反映自身经济业务会计核算的专业资料，具有重要的经济意义和法律意义。本文从内容、形式、流转、归档等方面着手，从现代企业会计档案管理角度出发，提出了一系列企业会计档案管理的工作方法。

关键词：

电力企业；会计档案管理；流程节点

会计档案作为记录和实现电力企业财务内部控制目标的有效手段和根本保障，为电力企业加强内部的微观管理，提高经济、社会效益提供了丰富的原始数据。加强会计档案管理工作，对电力企业经济秩序的确立，财务体系的平稳运行，各项财务制度的贯彻落实起着举足轻重的作用。

一、电力企业会计档案管理的目标和范围

贯彻执行《中华人民共和国档案法》，依法管理档案，围绕企业重点工作，以具体业务为基础，以档案工作信息化建设为手段，以法律法规和技术标准为依据，建立健全会计档案管理的组织体系，明确财务部门内部分工，落实管理责任，完善内部控制，通过反馈机制不断检验会计档案管理体系的准确性、科学性、适用性及美观性，为企业生产、建设、经营管理等各项活动提供全过程、全方位的服务。

二、电力企业会计档案管理工作流程

（一）会计档案前期制作工作流程会计档案前期制作工作流程主要包括：记账凭证装订流程、会计账簿装订流程、会计报表装订流程等。1.记账凭证装订流程涉及的主要节点（1）自制原始凭证由统一格式电子表格组成；（2）粘贴时外来原始凭证中的发票应与自制原始凭证的字体朝向一致，且发票的一角应在不影响体现重要信息的情况下粘贴在自制原始凭证粘贴纸装订区域内；（3）支票存根应粘贴在“借款单”或“银行付款记录单”上装订线最右方靠左1cm区域内；（4）所有原始凭证应依据记账凭证大小及装订朝向按要求叠放整齐。2.会计账簿装订流程涉及的主要节点（1）档案管理专责人按时间顺序打印日记账、明细账、总账、科目汇总表；（2）档案管理专责人在确认全部会计账簿的信息完整后，打印会计账簿经管人员一览表及会计账簿封面；（3）将核对后的会计账簿转交财务负责人审核；（4）财务负责人审核通过后，由档案管理专责人按照各项制度及细则进行会计账簿装订。3.会计报表装订流程涉及的主要节点（1）会计报表封面信息个人签字处不得打印；（2）会计报表应附有“报表目录”，记录所有报表名称及数量；（3）每本会计档案应从第一页的右上角打印排序编号。

（二）会计档案后期管理工作流程1.会计档案的保管涉及的主要节点（1）会计档案的保管期限原则上按2015年7月1日起执行的财务部会计司的《会计档案管理办法（征求意见稿）》的相关规定执行；（2）财务资产处设立会计档案文件柜，将移交经理办公室档案管理专责人之前的财务档案进行收藏。文件柜由财务负责人和会计档案管理专责人管理；（3）档案调阅完毕后应立即归置档案管理文件柜，并摆放整齐；（4）企业负责人和财务负责人在会计档案销毁清册上签署意见后进行销毁。2.会计档案的调阅涉及的主要节点（1）会计档案应为本企业积极提供利用，也可以为上级单位提供利用；（2）调阅时，要严格办理手续，本企业人员调阅，要经财务负责人同意，外单位人员调阅，要有调阅单位的正式介绍信，并注明调阅会计档案的内容，经企业负责人和财务负责人批准后，办理调阅手续；（3）在调阅过程中，只能调阅与调阅内容有关的资料，不能调阅与调阅内容无关的资料；（4）原则上档案原件不得借出，也不得拆散原卷（宗）册，外单位调阅会计档案，需要抄录和复制的应由本企业负责人批准并由财务负责人签署意见后方可执行；（5）本企业财务资产处建立会计档案查阅申请表。

三、强化电力企业档案管理的措施

（一）提高电力企业依法管档意识于2015年7月1日起执行的财务部会计司的《会计档案管理办法（征求意见稿）》第十二条规定：各单位应当严格按照有关制度利用会计档案。利用会计档案的过程中，严禁篡改和损坏会计档案。由此可见，会计档案的管理工作已逐步步入法制化轨道，提高依法管理会计档案已成为档案管理工作的长效机制。

（二）完善长期有效的会计档案管理制度在电力企业档案管理的具体工作中，适时构建健全的会计档案管理制度具有积极意义。其根本目标是强化电力企业内部业务人员与财务人员的相互监督与约束，保证档案管理的效率和质量，防止在企业内部会计管理工作中出现严重失误及营私舞弊现象。

（三）加强会计档案管理人才队伍建设电力企业应当继续努力加强会计档案管理人员的全方位建设与内部引导，进一步明确管档人员责任，做到权责分明、会计业务相互分离、制约和相互监督，加强会计人员的保密、诚信、守信教育。根据不相容岗位相分离的原则，实行AB岗位配置制度。既保障了财务资产处各项工作的顺利开展，又促进了财会队伍的人才培养和人员流动。

四、结语

第5篇：财务部档案管理范文

关键词：财务；档案管理；问题；对策；发展；工作

1 引言

亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。例如价值鉴定工作有时与收集、整理工作结合进行，甚至在文件立卷归档时就进行初步鉴定。财务档案是记录和反映公司经营全过程的重要经济史料和凭证，是公司档案的重要组成部分。为加强财务部财务档案的管理，规范财务档案管理过程中所涉及环节，妥善管理财务档案，避免由于管理不善而导致公司遭受损失，财务档案管理人员必须严格按照相关的管理措施和规范，提高财务档案的管理成效和水平。

2 当前财务档案管理的现状

2.1 思想意识相对淡薄，重视程度不够

随着企业的不断发展，部分财务档案管理人员的思想意识却没有进一步的提高和转变。很多财务档案的管理人员，在工作上态度相对懒散、思想意识相对淡薄，对于财务档案管理的重要性缺乏一定的认识，这就导致了财务档案管理工作在企业的发展中常常处于不良的工作状态和氛围。

2.2 财务档案管理的制度性规范相对缺乏

很多企业中虽然对财务管理制度有着明确的制度规范，但是在财务档案管理岗位的职责和职能中却没有一个充分的、清晰的说明和条款。很多企业中，其财务档案管理的规范是沿用着财务管理内容来开展的，其针对性和专一性相对较椤S行┢笠邓淙挥忻魅返牟莆竦蛋腹芾碇贫龋但是由于其规范性较弱，约束力不强的原因，也导致了很多企业的财务档案管理岗位不能充分的发挥其职能性和主观能动性。

2.3 信息化程度相对较低

随着信息化时代的不断发展，企业财务档案管理岗位也充分享受了科技发展的红利。但是在实际的工作中，企业尤其是中小企业对于财务档案管理信息化的进程和重要性认识相对较低，很多档案管理工作依然沿用着传统纸张档案管理的模式，工作成效相对较低。

3 与时俱进，财务档案管理的几点想法

3.1 转变工作态度，提高工作积极性

提高财务档案管理成效，首先的就是要提高财务档案管理人员的思想认识和工作态度，提高其工作的积极性和有效性。只有充分的提高和约束好档案管理人员的思想，才能积极的鼓励和引导他们落实到实际的工作过程中去。所以企业在岗位的职能和职责书上，需要进一步的对相关的工作人员进行思想教育和岗位流程落实。

3.2 加强信息化与数字化档案管理建设

信息化和数字化带给财务档案管理的改变是帮助企业的档案管理，从传统纸质、繁杂、低效率的档案管理成效中走出来，通过信息化与数字化的档案管理模式，积极的推动企业财务档案管理工作成效的推进。比如传统的财务档案管理中，公司需要调阅某一年、某个部门的档案管理，需要工作人员花费很长的时间去寻找。而通过数字化和信息化的手段，财务档案管理人员只需要在电脑的检索页面，输入相关的限定信息，然后把检索的页面通过E-mail或其他信息途径即时的传输给相关请求的人员，工作效率提高的层次是呈比例的上升。当然，这一切都需要前期的纸质档案数字化的存储过程。

3.3 提高企业的重视度，加大档案管理设基础设施和用具的投入

很多企业在财务档案管理信息化的过程中，还需要进一步的加大对其基础设置和办公用具的投入。通过提高预算、加大投入、优化部门结构等形式，切实的提高相关财务档案管理部门的工作积极性和成效性。

3.4 科学的设置对财务档案管理人员的考核和评价

考核和评价是企业对员工和部门进行科学和细致化评判的依据。但是现阶段很多企业在财务档案管理的考核和评价中，考核内容相对较为宽泛，不能充分的体现财务档案管理部门的工作特殊性和系统性，考核的结果也没有进一步的与企业职工的福利、职称、晋升等有效的结合在一起。所以企业应该在不断的完善考核内容的基础上，细化考核的标准和条款，并且把工作人员的工作态度、工作过程、工作流程、工作心得、工作跟进、信息化技能等等有效的结合在一起，提高档案管理考核和评价的公平、公正。

4 结语

总之，切实的提高企业财务档案管理对于企业的进一步发展有着重要的保障意义。作为企业财务档案管理的人员，需要进一步的立足财务档案的实际情况，结合本企业的发展现状，行之有效的开展相关的财务档案管理工作。此外，作为现代化的财务档案管理人员，应该与时俱进，通过不断的提高自身的档案管理素养和技能，为企业的档案管理发展做出自己的贡献。

参考文献

[1]赵兰珍.医院财务档案管理工作中存在的问题及对策[J].中国煤炭工业医学杂志.2012（02）

[2]安玉英.谈我国高校财务档案信息化建设[J].辽宁师专学报（社会科学版）.2016（05）

[3]曲艳华.新形势下对财务档案管理的探析[J].山东省农业管理干部学院学报.2013（01）

[4]付文芳.行政事业单位财务内部控制重构与优化研究――基于会计信息化环境[J].中国商论.2016（33）

第6篇：财务部档案管理范文

【关键词】学校；财务档案；现状；对策

一、引言

在会计电算化事业的不断发展，会计业务执行主体发生了明显变化的情况下，会计档案的管理工作也随之发生了较大的变化，手工会计下所采用的档案管理办法已不适应电算化会计的需要。因此，加强新形势下的会计电算化系统的档案建设工作十分必要。高等学校“新型”电子财务档案的应运而生，对传统的手工档案管理是一种全新的挑战。高校财务档案管理部门和人员，应适应高校财务工作范围的拓展和财务档案管理的要求，通过不断努力应尽早建立起全新的财务档案管理机制。

开发和设计财务档案信息化管理系统，最终目标是要提升现代财务档案的组织管理能力，通过信息技术手段，从形式上促进财务档案传统管理向信息化、科学化管理的提升。通过建立健全财务档案信息系统，从而能够进一步规范财务档案的管理模式，更好地整合行财务档案的管理流程，提高财务档案整体管理水平和效率。作为计算机应用的一部分，使用计算机对财务档案信息进行管理，具有着手工管理所无法比拟的优点，它具有检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等优势。

二、高校财务档案管理中存在的问题

（一）思想观念落伍，信息化管理的功能被忽略

财务档案工作是保存历史，服务现实，承上启下的一项重要工作。在较为长期的管理实践中，高校一部分从事传统财务档案的管理者积累了较为丰富的经验，他们往往抱残守缺，坚守着自己的主观认识，不愿意主动分析和吸纳新的管理经验和先进的管理手段，没有认识到信息管理系统的重要性，财务信息化管理对他们思想观念中所固守的地位构成巨大的挑战。从库存档案资料看，具有时代信息和较高科技含量的档案材料所占比例较小。

（二）档案管理规章制度不完备，档案立卷存在着较多的随意性

目前，财务档案保管制度因其管理条件和人员的局限，部分高校尚未全面落实《会计档案管理办法》，会计档案立卷、归档、安全、保密等管理制度上不够健全，基本没有建立会计档案信息化管理制度。会计档案保管人员职费不够健全和明确，会计档案的人为破坏和自然损坏现象较严重。缺乏科学的财务档案资源开发与利用制度，财务档案的综合服务功能较弱。

（三）很少利用信息化管理手段，档案管理方式落后

目前，多数高校财务档案自动和管理程度不高，财务档案仍采取传统的手工方式管理。究其主要原因不外乎两个方面，一是信息化管理设备资金投入不够，现有设备不能完全适应信息化管理的需要，先进技术设备很少进入档案管理部门。二是缺乏必要的计算机维护和网络安全人才，难以应对信息化管理条件下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业问题，档案人员素质制约了档案现代化管理工作。虽然少数高校在财务档案转化为虚拟数据库后，仍存在着数据冗繁和重复的现象和档案资料管理低效的问题，财务档案信息化管理流于表面。

（四）凭证装订整理不到位，会计档案立卷保管不规范

按照国家档案管理有关规定和要求，财务会计凭证、帐簿和会计报表等会计资料，应定期整理，装订成册或立卷后送相关档案室存档。然而，一些财务档案主管人员和财务负责人，缺乏管理财务档案的经验，对财务档案的组成内容不是很了解，有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表及会计文件等资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计凭证装订后没有封粘或封粘不规范。一些单位只是保存了纸质档案，没有将全部会计信息备份到磁性介质上归档保管。存档管理不遵循相关规定，违背存档时必须由财务负责人核对、清点数量无误后签署存档记录表，档案管理人员方可给予存档，任何人未经批准不可查阅财务档案存放会计档案。档案柜必须双锁开关，钥匙由主管会计和财务负责人各持一把，必须由主管会计、财务经理共同开锁，由主管会计妥善保管等相关要求。会计档案移交时双方没有做到按册清点，没有填写移交清单等现象也有发生。

（五）档案资料查询渠道不畅，开发利用效率较低

努力强化、开发学校财务档案室的服务功能，使财务档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主是高校财务当管理最终的目标。受思想认识的局限，当前一些高校财务部门，没有健全财务档案检索工具，在接受财务档案信息查询服务方面的工作做得不多，有时服务态度，服务质量也跟不上，不能够很好地发挥财务档案资源服务教学服务师生的作用。

三、改进高校财务档案管理的应对策略

（一）转变管理观念，增强服务意识

档案是承上启下的桥梁，是继往开来的纽带。具备较强的创新意识、创新精神、创新能力是开拓档案工作局面的关键所在，服务于现实是档案的一个重要功能。高校档案工作人员应转变观念，树立财务档案应主动服务教学，服务师生的意识，使财务档案工作产生一定的效益，提高财务档案工作的自身价值。因此，财务档案工作人员要提升实际工作能力及责任心，自觉加强岗位练兵，努力提高会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，能按管理标准进行科学的分类、整理、编目立卷。应主动适应现代计算机软件及网络的发展，提高自身信息分辨和处理的素质和能力，熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好财务档案的规范化管理工作。

（二）加强规章制度建设，确保财务档案运行安全

高校财务部门应根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》的具体要求，结合本单位实际，进一步建立和完善会计档案管理的各项规章制度，严格办理会计档案移交手续。进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程，确保会计档案收集的齐全完整。要建立有效的监管机制，加大对会计档案的整体性和连续性的检查与监督力度。要建立健全财务档案管理人员“保密守则”，严格会计档案的调阅、销毁制度。要建立财务档案安全保障体系，采取内部局域网要与一切外部网实行物理隔离，存储财务档案信息的设备要加装有效的防毒软件等，切实有效的技术手段和管理措施。加强对财务档案管理系统的监控，各种数据库要及时进行备份，确保财务档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。做好身份认证和密钥管理，任何人员调阅会计档案须经财务负责人批准，销毁的财务档案须填写“会计档案销毁清册”，“会计档案销毁清册”要长期保存。

（三）加大设施设备配套投入，努力实现管理手段的现代化

信息化档案的优势在于，它能够将财务文件档案转变为电子信息，即电子介质的财务档案后，可以存储于磁盘、光盘及移动设备中，这种虚拟数据模式下的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料在携带、传输及使用方面都更加方便灵活。目前的高校财务档案管理部门在硬件设施、数量和质量方面不符合财务档案管理需求，经常发生电脑不够用或是服务器容量太小等情况，影响财务档案的信息化管理和档案的利用。办公自动化是提高档案管理工作水平和效率的重要手段。实现财务档案管理手段的现代化，就是要由传统的手工操作过渡到以电子计算机为中心进行管理的方法。财务档案管理手段的现代化，就是利用计算机等现代设备对财务档案进行存储、检索、统计分析等。因此，根据财力适当增加市和财务档案管理的数字化先进设备，是档案工作逐步实现现代化管理的先决技术、条件保证。高校财务部门在工作中应逐步淘汰一些老化的管理手段，逐步增加计算机、扫描仪、刻录机等现代设备，以满足财务档案科学管理的需要。

（四）加强创新管理，提高财务档案内在质量

有效的管理是提高财务档案内在质量的必要前提和手段，也是提供高效服务的基础。提高财务档案内在质量，重点应包括档案收集、整理、保管、处理和利用等内容。对财务会计凭证、帐簿和会计报表等会计资料应定期整理，装订成册立卷。任何会计档案、帐本、凭证等会计资料需复印必须由财务负责人书面批准。高度重视财务档案管理的重要性，就要在档案管理的制度、质量和方法管理的科学上下功夫，对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，大胆改革现有的高校财务档案管理模式，实现财务档案管理的现代化、信息化、服务化。

（五）树立服务意识，发挥好财务档案的潜在作用

加强财务档案管理工作，树立服务意识，提高服务水平是对高校财务档案管理人员的基本要求。财务档案工作者不能只是将档案收集起来便万事大吉，而是要充分挖掘财务档案的自身潜能，不断完善、丰富、创新服务内容，充分挖掘和发挥财务档案资源作用，使财务档案发挥出应有的效益，更好地为学校建设和发展经费科学合理运用提供保障。要努力创新服务手段，方便用户通过电子信息系统查阅会计档案资料。应编制好财务档案检索案卷目录、索引等档案检索工具，方面用户运用计算机进行检索，确保调档迅速准确，提高财务财务档案服务的效率。建立财务档案查阅登记簿、财务档案数量统计台帐、财务档案移交清册等，方面人工查询服务。

四、结束语

学籍档案管理工作是一项细致又繁忙复杂的业务管理工作，从事这项工作应具备广博的科学文化知识，系统的教育理论知识和专门学科知识责任心，还应有一定的计划决策能力，组织指挥能力，协调沟通能力及高尚的职业道德和敬业精神。只有全面掌握学籍档案管理的特点，并在实践中不断地总结经验，才能提高管理水平，使学籍档案管理在培养人才中发挥更大的作用。

参考文献：

[1]高德武，周爱东，李文.档案工作创新思路[J].科学与管理，2005（2）.

[2]徐君平.影响高校会计档案利用的因素分析[J].浙江档案，2006（11）.

[3]刘云.高校教学档案管理初探[J].长江大学学报（社会科学版），2010（3）.

第7篇：财务部档案管理范文

关键词：公立医院 财务档案 流程管理

公立医院财务档案是指在会计核算以及财务管理过程中形成的各种文件及其材料，是对资金运动和经济业务进行全面记录的重要资料，是检查公立医院财务制度遵守情况的重要凭据。医院财务档案包括：医院会计凭证、会计账薄、会计报表、工资、保险、奖金等书面形式的财务核算资料以及财务文件。医院财务档案一方面渗透在日常财务管理业务中，反映了会计核算过程中控制的有效性；另一方面完整有序的财务档案也为现今公立医院财务管理工作的决策和计划提供了原始依据。

1.财务档案管理及其现状

公立医院财务档案的内容因医院规模、隶属关系等具体情况而有所不同，基本上由财会档案、膳食档案、基建档案、工会档案等组成。归档范围主要分为会计凭证、会计账簿、财务报表、工资表等其他财务核算的专业资料，以及财务档案移交清册、保管和销毁清册、电子财务档案等。从过程看，财务档案管理分为档案收集阶段、档案整理立卷阶段、保管阶段、销毁阶段，不同内容的财务档案有不同的保管年限。

因财务档案的信息量大、专业性强、查阅频繁等特点，所以公立医院绝大多数采用的是财务部门负责档案的归档和保管工作。医院的综合档案室负责监督和指导工作，由于主观和客观环境的限制，这种管理方法对财务档案的保管质量形成负面影响，给医院的财务工作造成了障碍。

1.1客观条件的制约

第一、相关部门及其工作人员对财务档案的重视程度不够。在实际交接过程当中工作人员极少数会主动地核对清点财务档案的数量与目录等、也很少去关心档案的整理是否合乎档案管理规范的要求。第二、医院档案库房的保管条件不符合法律法规要求的环境条件，财务档案的破损等速度加快，没过保管期限即发生霉变等情况时有发生。

1.2档案人员因素分析

档案管理人员主观上对保管财务档案工作重视度不够，主观上不愿意学习或者借鉴先进管理经验以改进档案管理方法和流程。财务档案工作人员的工作重心更是放在了归档、整理等方面，对财务档案及日常的案卷维护则相对重视不够。再者，医院档案室基本上能配备专业人员，而财务档案的管理人员则多为兼职，无法落实精细化管理。特别是在财务资料查阅频繁的情况下，财务档案工作存在任由科室内部人员任意翻阅财务档案的情况，致使财务监督和管理环节存在诸多的漏洞。

1.3具体规章和电子档案的不完善

公立医院档案管理中虽然制订了相应的财务类档案管理规章，但切实可行的财务档案管理细则的具体工作则相对欠缺，相应的档案流程管理规范则相对更为匮乏。

公立医院的财务电子档案基本上未纳入档案管理范围，财务档案管理的内容欠缺完整性。目前公立医院的会计凭证、数据、账薄等以服务器等存储介质的电子财务数据没有相关的制度规章来指导和约束，相关会计专业软件的配套光盘等资料也均散落于各自分管的财务人员手里而未有效地归档整理。

1.4档案借阅量大，管理困难

因科室内部人员查阅财务资料次数量大、频繁，借阅工作全部由兼职的档案管理人员来完成显然不可能，所以在实际工作中财务人员借阅档案不加记录，日后出现责任也难以问责。同时，部分财务人员档案管理意识薄弱，财务档案借阅后归还不及时，财务档案散落于其他经手人员的情况发生频繁；甚至连凭证次序错号入盒、随意摆放现象也屡提不止，财务档案的寻回工作困难。

1.5档案销毁工作不到位

财务档案到期未按制度规定及时销毁，导致已经过了保管期限的财务档案、资料、文件仍闲置于库房，占用档案室空间、耗费医院人力成本。

同时、到期财务档案期满销毁过程中，尚未了结的会计原始凭证需要单独抽出并且另行立卷保管直至债权债务结清为止。然而实际工作中则容易出现未抽出单独立卷的情况，这种现象一经发生，销毁后则无从查起，责任重大。所以很多公立医院在财务档案管理过程中宁愿让陈年老账堆积于库房，也不愿主动配合医院档案室开展到期档案的销毁工作。

2.财务档案流程规范

为确保和提高财务档案案卷的质量，加强财务档案的生成、整理、装订、入库等各个环节的规范工作尤为重要。医院可以从整个财务流程中的一系列岗位加强监督工作，从出纳、会计、稽核、归档等各个岗位把好关，在源头上加强财务档案质量的管理工作。

财务档案管理人员在接收档案、资料时，对各档案提供者交来的不全或者不齐的资料一律不予接收，严格按照移交清单核对、清点交接的数量，在交接记录上双方签字确认、明确各自责任。同时医院档案员可以根据往年的档案交接记录，列出往年应入库的财务档案类别及其目录，分别对每年新增或者减少的财务档案予以说明，这样在交接时可以做到心中有数。在立卷过程中，凭证盒的备考表书写规范、保管期限按档案法的规范填写、有修改或补充等情况在备考表中予以说明。

目前多数的公立医院均采用手工登记财务档案日常借阅事项。对于三级甲等这样级别的大型公立医院，医院财务档案库存量大、借阅频繁、同时财务档案管理工作仍由会计人员兼职，笔者以为条件允许可以单独建立医院财务档案管理信息系统加以控制和监督。财务档案信息系统对借出、归还、已归还等均留有详细记载以备核查，有效预防资料丢失现象的发生。同时运用条形码对档案的借出与归还进行日常管理，防止串盒现象的发生。这种财务管理信息化的模式有助于简化借阅手续，随时反应出财务档案的延期归还情况，并催告借用人及时归还入库。

3.提升财务档案管理水平

3.1转变观念、重视档案管理

财务档案的安全和保密工作的重要性不言而喻，若有损毁或者缺失将会给医院带来难以预计的损失。专设财务档案管理岗位，挑选掌握财务和档案双方面专业知识的人才成为必需，只有这样才能让档案管理工作日趋专业化，精细化。同时对医院财务档案的利用手续、借阅细则等加以完善规范，在财务部门内部明确各个岗位职责，协同保卫部门配备防火、防盗、防虫害等的安全设施，提升医院财务档案的安全防范意识和措施。

3.2建立制度约束机制

发挥制度约束机制，充分利用医院财务档案管理规范加强内部相互约束的作用。结合公立医院的实际情况，健全有形的或无形的财务档案管理制度，细化财务档案的查阅、利用、复制、移交等流程。保存的财务档案一般不得外借，如遇特殊情况则须经负责人批准才允许外借。同时，将财务软件及其生成的电子财务数据纳入财务档案管理的范畴，通过服务器、计算机等存储介质实行至少双份备份的机制，有效防止因系统瘫痪或者微机损毁导致的数据丢失，保证财务数据的安全性和可靠性。

3.3加强档案交接手续工作

加强财务档案的移交管理工作，在移交过程中档案管理部门必须清点移交的案卷，保证移交财务档案的完整性。加强检查财务档案质量工作，即档案是否符合装订要求、案卷排序有无错位断号现象、移交双方是否都签字确认、交接双方的移交清册是否都已各自存档等等。同时，建立定期检查财务档案库房制度，定期检查财务档案库房，对于与档案无关的文件资料一律不得存放于档案室并移交相关责任人。

3.4强化财务档案的销毁管理

对于已经超过保管期限的财务档案必须定期进行鉴定，同时作出销毁或暂存的决定。实际销毁时，由医院财务部门和医院档案管理部门共同监销；对于涉及财政票据等档案资料的，可协同财政等相关部门清点核对后共同监销，并分别于销毁清册上签字盖章。制作财务档案销毁清册，归档备查，同时向单位负责人书面报告监销和销毁情况。对于尚未结清的债权债务凭证单独抽出立卷后，应当在财务档案保管清册和财务档案销毁清册中注明。

参考文献：

［1］姚玲，张煜．武警部队医院财务档案管理的几点体会[J]．武警医学，2002(4)．

［2］郑奇茹，殷忠东．会计凭证档案管理之我见[J]．云南档案，2010(1)．

［3］陈士凤.浅析会计档案存在的问题及对策［A］.2002年档案学术论文集，2002(78）.［4］牛家旺.档案管理信息化下档案管理员应具备的素质［J］.中国中医药现代远程教育，2010（8）.

［5］韩铁兵.医院财务档案管理中存在的问题及解决办法［J］.健康必读杂志，2011(7).

［6］徐云芬.审计档案质量控制之我见［J］.浙江档案，2007(9).

第8篇：财务部档案管理范文

关键词：医院；会计；档案管理

随着社会的不断发展，百姓的生活质量有了明显的提高，健康问题成为了很多人重视的问题。持续壮大的医疗团体创造出十分惊人的医学档案信息，而医院会计档案则显得非常引人注目。医院会计档案记载和体现了医院经济业务的真实情况，也成为了审核医院财政制度以及财政执法的主要证据，成为了医院平时管理生活中非常重要的部分。

1 医院会计档案的重要性

①医院会计档案能够预算出医院的财务支出，针对医疗成本费用进行细致、合理的控制，体现出医务人员的工作状况，分析并构成一整套会计档案，而且通过会计档案的记载和分析，医院的管理人员可以给医院制定真实可行的规章制度与管理方法，进而有利于管理医院的内部人员。②对于上级部门莅临审查时，医院的会计档案就变成了较好展现医院内部财务情况的主要方式。透过会计档案，可以非常清楚的看出医院在每个时期的经营情况以及运转状况，对医院此后的管理政策在修改和拟定方面有了较大的助益。③会计档案在记载方面还能够给以后的管理人员以及上级管理部门提供查询的记录，也体现出医院经济活动以及遵纪守法的重要表现，面对医院此后的发展以及规模的扩大，有着非常重要的影响。

2 当前医院会计档案管理存在的问题

2.1会计档案管理工作欠缺重要性意识 有的医院，领导以及财务人员并没有加强会计档案的工作，通常只关注平时的财务工作，忽略会计档案管理。面对会计档案的理论，尤其是关于档案规范化知识的了解过少，并且不存在专业的会计档案人员，通常整理出来的会计档案并不能符合要求，也无法实现科学化的管理。

2.2会计档案的案卷质量较差 会计档案指的是会计凭证、财务会计报告、会计账本等关于会计核算专业的材料。它记载并体现出经济业务的主要资料及证据。会计档案作为国家档案最为关键的构成部分，也成为了各个单位的主要档案。它是对一个单位经济活动的体现和记载。透过会计档案，可以非常熟悉每项经济业务的情况，可以审核一个单位是否按照财经纪律进行工作，对于会计资料里是否存在弄虚作假、违法乱纪的行为[1]。会计档案还能够给国家、单位供应非常详尽的经济资料，给我国制定的宏观经济政策和单位制定的信息提供决定策略，所以会计档案的质量体现在会计人员收集和审查、监督会计资料等方面。

可是在真实的工作当中会因为会计职能不强，使得会计的监督职能无法较好的体现出来，无法体现出会计资料的合法性以及真实性，或者会使得合法的会计资料将非法经济行为进行掩盖。并且，因为装订是会计人员进行完成，通常由收集方进行装订，无法确保统一的整齐性。

2.3财务部门没有及时将会计档案移交到档案部门 通过《会计档案管理办法》的制度建立档案部门，早期的会计档案，在会计年度总结后，可以暂时通过会计机构进行保管，一年期满之后，原则上要通过机构编制清册移交单位的档案部门进行保管。会计机构一定要按时把会计档案进行归档，从整体上转移到档案部门。可是在实际的工作当中，会计机构为了有利于查询，或者因为装订归档不及时，就会将会计档案长时间放置在财务部门，不是没有按时移交到档案部，就是没有向档案部进行移交[2]。

2.4会计档案查阅环节有些薄弱 会计档案只能在本单位进行使用，是不可以进行外借，如果有特殊需要就要通过主管单位或者单位的领导、会计主管人员进行审批。单位的内部人员在对会计档案进行借阅时，应当通过会计主管人员以及单位领导进行审批后，进行借阅手续的办理。借阅方应当将档案借阅登记簿仔细填写，把借阅人的姓名、单位、时间、数额、内容、归期等状况掌握清楚。可是在实际工作当中，对于节约会计档案来讲，因为档案人员工作十分繁重，无法将工作进一步精细化划分。因为查询过于频繁，档案人员无法分身，只能任随科室内部人员进行查阅，并不进行任何登记，直接借出会计档案，会令监督以及管理具有很多薄弱的环节。

3 医院会计档案管理的对策

3.1强化操作技能培训，加强审核、监督工作 对于不同的档案收集装订问题，通过专人负责是解决问题最好的方式。因为会计人员身为会计档案整理的第一负责人，会计人员面对会计档案的规范化管理更加熟练，也令会计档案案卷质量随之提升或降低。所以，财务部门一定要强化会计人员的培训工作，时常进行审核、监督与考评，把档案规范化内容融入到平时的管理当中，由源头把会计档案管理工作做好，提升案卷的质量。

3.2设置专人管理会计档案 大部分医院的会计档案工作都没有专门的负责人员，而有些环节因为会计的兼职，使得有些方面根本没有人执行，也就涉及不到会计的管理。医院会计档案和人事档案、病历档案都非常关键，对于医院扩大规模、改善就医环境、提高生活水平、确保意识持续提升下，档案数量也随之增加，所以，创建独立的档案部门，分配专人进行管理显得非常重要。

3.3强化往来款项的管理，及时将债权、债务结清，降低账务查询 财务部门本身查询便利是由于没有及时将档案及时上交的原因，而最重要的原因是没有将债权、债务缴清。所以，财务部门要具备加强往来款的管理，及时清理债务，尽可能降低账务的查询[3]。

3.4积极运用当前管理方式来管理会计档案 会计档案已经从过去的纸张档案转变成当前的电子式、磁质式，因为电子系统数据容易被更改，因此，要对计算机的授权及审批制度进行严格管理，强化安全保密措施，创建会计软件，及时将数据进行维护并备份，以防有人进行恶意篡改、病毒入侵等令信息受到损失。

对于电算化会计的资料在分类、归档、整理等方面，有效运用优质的磁带、磁盘、光盘以及微缩胶带等方法进行保存，并且进行编号，注明时间和内容。分开管理，做到压缩储存空间，降低储存成本的效果，对于信息化会计强大的核算能力，成为了会计发展的必经之路。

3.5会计档案管理人才要具备复合型知识体系 强化对会计档案管理工作的重视，一个主要方式就是有效发挥档案的价值，只有意识到档案不仅有用，并且有价值，才可以提升人们对档案的重视程度，才可以提高人们对档案管理的力度，所以，会计档案管理人才一定要具备复合型的知识体系。

3.6理性对待会计档案的鉴定销毁 依照《会计档案管理办法》来看，医院必须制定出积极可行的会计档案鉴定销毁制度，因为档案机构可以向会计机构给予销毁意见，编制会计档案销毁名册，并且要在名册上签写责任人名称等。将往来款项的债权债务理清，已经超出规定期限的无法进行追款，要提前做好对独立卷的管理。强化审计部门的审计工作，来及时对发现的问题进行改正。

4 结语

医院会计档案管理成为了医院财政规划、经济监督、决定的主要证据。所以，所有医院都会对会计档案管理加强重视，从底层做起，努力提升工作能力，可以较好的让会计档案管理有效的服务于社会主义市场经济。

参考文献：

[1]张杰.医院干部人事档案管理问题及对策[J].科技信息，2011，（15）：240.

第9篇：财务部档案管理范文

（一）加强会计档案管理的必要性和重要性

会计档案管理是中小学财务管理的重要内容之一，它与教师队伍的管理，教育教学的管理有着非常密切的联系。决定着学校的经济命脉，关乎学校的存在、稳定和发展，关系到广大教职工的切身利益，其管理的成败涉及到能否全面贯彻教育方针，提高教育质量。因此，加强对义务教育中小学校会计档案进行科学合理的管理，可以极大地增强广大教职工的主人翁意识，调动工作积极性，减轻政府和社会的负担，提高办学活力，为学校的可持续发展提供坚实的物质保证。同时，规范的会计档案管理还可以在密切干群关系，防止腐败，保护学校领导和财务管理人员不犯错误，防止国有资产流失，执行国家财经纪律，维护社会团结稳定的大局等方面发挥积极的作用。

（二）当前会计档案管理存在的问题

从2006年以来，随着义务教育经费保障机制改革的实施，我县的中小学全部实行“校财局管、分校核算”的财务管理模式，采用金蝶财务软件进行日常财务核算工作。虽然在一定程度上加强和规范档案管理水平，但是在计算机技术不断发展，手工记账已被财务处理系统及会计电算化所代替的今天，传统的会计档案管理已不能适应时代的要求。当前，学校会计档案管理存在以下突出问题：

档案收集不全。据笔者调查，由于财务管理不规范，会计档案收集的范围不明确、制度不健全，本县多数学校会计档案收集工作混乱。重核算、轻管理，重纸质、轻电子，在会计档案管理中仅收集纸质记账凭证、账本、报表立卷归档，对其他会计核算资料，如预（决）算报表、会计报表编制说明、存储在磁盘上及会计软件中的会计核算资料、会计软件程序等未进行归档，档案收集不全，从而影响了会计档案的完整性；

档案管理不规范。由于缺乏相应的档案管理约束力，工作中在装订时不规范，不整齐、不牢固，有的将摘要压进去，有的未对不规则的原始单据进行粘贴、折压处理，导致装订不结实，掉页、散失情况时有发生；多数学校会计档案采用手工编写档案检索工具，有的编写不符合要求，有的甚至没有编写；在保存方面没有专业的档案装具及库房，多数为木柜，有的用纸箱存放，有的随意放在某个角落，受潮、发霉、虫蛀受损严重，达不到规定的会计档案保管年限，特别是存储在磁盘、光盘上的会计电子档案的保管问题更是突出；在移交方面，财务部门有的为了查询方便，会计人员自行管理会计档案，有的由于不及时装订归档，常常将会计档案长期保存在财务部门，不按期移交档案管理部门；在销毁方面许多保管期限满、已失去保存价值的会计档案仍然长年占据着库房和设备。据笔者调查，很多单位自会计档案建立以来，从未组织过鉴定销毁工作，究其原因，其一是缺乏专业的档案管理人员，其二是一些人怕麻烦、怕负责任，担心会计档案销毁之后，今后一旦有什么经济问题，无凭无据，到时说不清楚。这不仅增加了国家的经济负担，也影响了会计档案资源的开发利用。

管理意识淡薄，利用率不高。长期以来，人们对会计档案管理工作意识不强，领导的重视度不够，没能正确认识到会计档案管理的重要性。一些学校领导片面地把精力和眼光投入到学校教学管理上，认为会计工作就是简单的报账、算账、记账，致使大量有价值的会计档案得不到正确的利用。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第535期2014年第03期-----转载须注名来源甚至个别档案工作人员责任心不强，工作懒散，安全意识淡薄，随意存放会计资料，致使许多有价值的会计档案遗失；同时由于财务软件的升级换代很快，有的学校没有把财务软件的版式及软件系统很好的保存，从而造成会计电子档案无法调阅。

管理人员业务素质不高。本地区学校一般有专职会计但没有专职档案管理岗位， 大多数学校的会计档案由财务人员兼管，有的学校的档案管理人员是教师兼职或是临时配备的；同时，这些管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗，缺乏专业知识，缺乏计算机维护、网络安全方面的知识；少数管理人员缺乏应有的职业道德，不坚持原则，不认真执行制度，甚至违法乱纪，工作开展面临重重困难。

电子档案管理制度有待加强完善。 电子会计档案便于日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换、便于会计档案信息的资源共享，易于修正，便于携带和传递，大大提高了会计档案的利用效率，但在实际工作中由于没有完善的、具有针对性会计电子档案的制度规范，会计电子档案的管理处于无序状态。有的学校将会计信息存入磁性介质后，对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理，有的对存储大量会计信息的财务软件及磁性介质未作收集和备份，造成许多重要的电子会计档案丢失。

（三）加强会计档案管理工作的对策

转变观念，加强宣传，争取得到领导的重视。首先，要改变传统管理理念，对会计档案有一个正确的认识。学校会计档案是本单位最丰富、最有实用价值的信息资源库，只有它们们才能对学校的资金周转活动进行连续、系统、全面的反映和监督。通过会计档案，可以了解每项经济业务的详细情况及来龙去脉，可以监督一个单位是否遵守财经纪律，在会计工作中有无弄虚作假、违法乱纪等行为，还可以为国家、单位提供详尽的经济资料，为国家制定宏观经济政策及单位制定经营决策提供依据。

其次，要加强对会计档案工作的宣传。作为档案工作人员，要揭开会计档案的神密的面纱，结合校务公开、财务公开，吸引教职工到档案室参观，向教职工宣传会计档案在学校发展中的重要作用，传递档案信息，突出会计档案在社会发展中的服务价值，增强学校领导和广大教职工的档案意识；争取得到领导的关心、支持，加大资金、设备的投入，帮助解决实际困难。

完善会计档案管理制度。笔者建议，各级部门领导要重视档案管理工作，要自上而下形成完善的档案管理体系，并落实到位，每年至少开展一次对基层单位的档案工作检查，也可以采用抽查的方式进行，督察下级单位的按时、按质完成档案管理工作。学校领导应高度重视会计档案管理工作， 按照《会计法》、《会计档案管理办法》，结合本校实际制定会计档案管理制度。在笔者工作的学校制定了《档案室工作人员职责》、《会计档案收集、保管和查阅制度》、《会计档案保密制度》、《会计档案移交、销毁制度》等，规范会计档案的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序，使档案管理工作有章可循，保证会计档案管理工作的顺利进行。

立足实际，加强培训及自主学习，提高专业素养。在当前形式下，要树立“业务精通、爱档如珍、维护历史、兢兢业业、服务现实”的理念，在工作中做到“学、细、定、勤”， 学，即要加强档案管理专业知识的学习，积极参加档案业务知识培训，努力提高自已的工作能力和水平。2012年笔者有幸分别参加省、县两级组织的档案基础知识培训班，比较系统的掌握了档案专业知识。作为档案管理人员应抓住培训的锲机，利用网络、自学等途径努力学习业务知识，优化知识结构，学习和掌握现代信息技术运用于档案收集管理过程，不断提高自身的工作能力和水平。细，对于档案来说，哪怕是一张不起眼的破纸，难说它的价值是相当大的。哪怕是一名普通员工的工资表，如果管理不好，将给本人带来一辈子的损失或遗憾；定，即要有定性，耐心。有了专业知识和细心，不等于说就有了定性和耐心。档案工作有连续性，要做好这项工作，我们必须要有足够的耐心，默默无闻，与世无争；勤即勤快：一是要及时收集、整理、立卷、归档、入库保管，以免形成积压，工作量增大。二是要经常打扫库房卫生，做到勤整理勤清扫，以免灰尘侵蚀档案，防潮、防蛀，不乱放乱丢东西，消除安全和火灾隐患，确保会计档案的系统性和完整性。

规范完善档案管理工作。2012年通过参加省级和县级的档案基础知识培训后，笔者按规范的管理方法对会计档案进行重新整理、组卷、编号。记账凭证的案卷倒推15年即从1996年进行编号，月报倒推5年进行归档；对于保管期限满的会计档案编制销毁清册，严格按照销毁程序要求进行销毁。历时三个月，共组卷15年期记账凭证255卷，总账明细账67卷，25年期现金、银行存款日记账38卷，永久卷78卷；清理已到期会计档案300余卷，并报县级财政部门核销，其中工资花名册、移交清册、销毁清册、预（决）算、年报等抽出分类组成永久卷存档。在县级档案部门对二级立档单位工作检查中获得一致好评。