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1.1基于云计算的档案管理服务更加完善
计算机技术的不断发展让档案管理服务水平也获得提升,随之上升的还有档案管理的信息量。云计算技术下,应用软件更加独立,因此可以将零散储存起来的档案信息整合到一起,使用者可以通过统一的登录方式查询相关信息,操作更加便捷。此外,各种应用服务的集成可以为一站式服务提构建平台,有效提高了档案管理的服务水平。
1.2基于云计算的档案管理服务具有可持续性
传统的档案管理一般将档案信息储存在固定的服务器上,如果服务器出现故障或是遭受恶意攻击,管理者就不能利用网络查询以及管理档案信息。而云计算管理的服务器集群非常强大,以此为支撑的档案管理平台可以将档案信息以及相关数据分布到不同的服务器上。这样即使服务器出现故障,也可以利用其它服务器将需要的数据备份到其它服务器上,继续提供管理服务。
2.基于云计算的档案管理服务创新
2.1实现资源共享
构建好云服务平台之后,管理者可以将档案信息储存到“云”中,在自身优势下实现特色资源以及数据库信息的共享。此外,基于云计算的档案管理服务平台实现了资源共享服务的创新之后,可以根据读者的需求实现灵活调度,弥补部分服务器资源不足的缺陷,让资源更加充分地共享,读者也因此可以及时获取需要的资源,享受到更加全面的服务,最大限度地满足读者的信息需求。
2.2确保数据存储的安全性
信息安全是信息时代最为重要的课题,因此也一直是信息技术的重点研究方向。云存储方式可以让基于云计算的档案管理服务平台通过集合应用软件的方式让他们发挥协同作用,同时为读者提供业务访问和数据存储功能。用户将数据存储在“云”端,而应用程序则在服务器端运行,在提供无间断服务的同时还可以并在这一基础上确保数据存储的安全性。
2.3灵活的定制服务
基于云计算的档案管理平台可以让读者根据自己的喜好和需求定制相应的服务以及应用,然后云服务管理平台根据读者的要求进行相应的部署。读者定制服务以后如果不满意也可以自行退订或者删除。
2.4高层次服务
信息技术的不断发展那,人们的需求也更加多样,要想获得用户的支持,需要全满满足用户的各项需求。基于云计算的档案管理平台具有更加便于操作的特点,用户很容易就可以掌握获取需求信息的方法和途径,用户利用网络搜索需要信息的意识也会得到加强。此外,基于云计算的管理服务平台还可以将重要的信息知识分享到网上,以此来提高用户的分析和发掘有效信息的能力,让用户享受到更加高层次的服务内容。
2.5智能推送服务
云计算的计算能力超强,这一优势可以用于构建智能跟踪平台,根据读者的搜索信息判断读者的喜好和习惯,然后利用推送服务为读者提供可能需要的信息,充分体现出其服务的人性化。此外,云计算还可以支持档案馆利用移动服务商所提供的网页浏览功能,为用户在手机上访问需要的WAP网站,让服务更加全面,读者也可以随时随地查询需要的信息。
2.6针对
基于云计算的档案管理服务平台可以为读者提供针对,以读者的个性化需求为基础。通过对自身内部服务管理功能的加强来提升读者服务工作的质量,让读者的使用倾向获得重视。经过对不同读者群体的分析,总结出读者群体需求信息的特点,并以此为基础提供针对,更加充分地发挥档案管理的服务功能。而服务手段的多样化也让基于云计算的档案管理服务功能延伸到了更高的层次上。
【关键词】城建档案管理;新形势;对策
一、当前城建档案建设管理模式的现状
(一)资料滞后。
对于城市飞速发展的今天,城建档案管理与城市建设存在不相适应,相应的资料的管理和城市的建设不能满足现在社会的需要。城市建设竣工之后有些相关资料没有及时地送到城市建设部门的档案室,进行归档处理,使城市建设的整体文件不完善,导致工程资料在网络系统中情况不明确,为城市建筑留下了严重的隐患。城建档案的管理工作主要就是对工作的总结,也就是领导决策的参考,对于所发生的事情应该记录在档案,也就是社会活动的记录,因此,城市档案建设应该及时归档,使档案能够反映之前所发生的事情,更好地为城市建设提供方向。
(二)管理滞后。
城建档案管理中没有充分地体现现代化城市建设的要求,城市档案对于城市经济的发展具有直接的影响,档案管理也就是对城市建设的认识,可以有效减少城市财力物力的浪费,提高城市经济效益。档案是反映城市管理的重要依据,城市建设管理工作最主要的就是对城市的环境和历史文化的管理,同时也是十分复杂的系统工程,管理中的每个环节都需要准确的数据作为参考,对于这些数据的使用都是通过档案得来,都需要及时地记录。
(三)技术滞后。
城市档案管理没有达到现代化城市的要求,当前的城市档案管理虽然使用了计算机先进技术,但是对于现代计算机技术的运用十分局限,没有完全对计算机档案模式进行数字化管理,没有从根本上改变管理方式,对于档案的管理本身也就存在严重问题,对于知识的占有和信息的转化利用都停留在比较落后的基础上,对于信息技术的适应没有完全整合,城市档案管理的发展需要更好地运用信息技术。
二、新形势下城建档案管理模式的对策
(一)观念的转变。
新模式的发展主要是受到思想观念的冲击,对于市场经济的建设要从商业的发展模式进行研究,通过有效地履行自身的社会职责换取自身发展需要的环境,同时还要有效地从社会的自身使命出发树立正确的指导思想,实现观念的转变,这样才能更好地提高城市档案管理模式。对城市的管理要建立更好的管理方法,与城市建设的实际情况保持一致,积极地建立档案管理的新思路,提出城建档案管理工作经济的需要,更好地提出城市建设的档案管理措施,管理信息转变,通过对档案服务综合服务的改革,转变思想观念,不断推进档案管理工作的开展。
(二)城建档案管理的制度化。
在档案管理制度的建立过程中,城建档案管理的主要原则就是进行制度化,随着档案室内部网络的建设,也就可以充分地利用网络技术提高档案管理的服务,对档案数据及时上传,让档案信息能够第一时间查阅到,为用户提供更好的服务。城建档案管理主要就是对档案进行评估,健全城建档案各个方面的内容,不断丰富城建档案中的内容。同时我们还要建立专业的档案管理人员队伍,对管理人员进行严格的档案管理工作培训,以更好地实现档案的管理和利用。
(三)实现资源共享。
在对城建档案资源建设中要更好地构建计算机档案管理服务,管理者可以将档案信息储存到云计算中,通过自身的优势实现数据信息的共享。在对档案管理开展的过程中,主要是创新管理的观念,在实现资源共享的档案管理服务过程中,要根据人们生活中的需要进行调节,对部分资源不足的现象进行补充,更好地让所拥有的资源进行共享,为企业提供所需要的资源,同时使其享受到更加全面的服务,实现信息利用的最大化。
(四)确保信息储存的安全性。
城建档案信息安全是信息时代重要的课题,这也是现代信息技术重点研究的目标,档案管理运用云计算管理方式,就可以更好地将档案管理服务中的各个平台整合起来,让它们共同地发挥作用,同时也能更好地为企业提供业务访问和数据传输功能,将用户数据传输到云端,保证数据的安全,可以在多个服务器中打开的方式进行储存,使其可以随时获取想要的数据,保证档案管理服务更加完善的同时确保了数据的安全性。
(五)搞好多元化服务。
随着城建档案管理力度的加强,社会对城建档案建设的需求呈现多元化的趋势,传统的档案管理也面临巨大的挑战。在信息技术不断发展的今天,人们的需求也是多样化的,想要得到人们的支持,也就要满足企业的各项需求,基于计算机的档案管理平台也就应该更具有特色,使用户更加容易掌握,能更好更快地找到需求的信息资源,有更强大的搜索功能。新形势下计算机对档案管理服务可以根据用户所需进行分析,快速地将信息展现在用户的眼前,让用户享受到高层次的服务。
三、结语
新形势下城建档案管理可以有效提升服务水平,可以更好地完善档案管理服务,实现档案管理服务创新具有十分重要的意义。保证档案数据储存的安全性,为人们提供不间断的服务,通过对城建档案管理服务的创新,能够更全面地满足企业日常多样化的需求,更有效地提高档案管理服务质量。
【参考文献】
[1]廖彩红.关于对城建档案管理及开发利用的探究[J].产业论坛,2013(4):55-56.
1、数字档案室建设。这是水文档案管理服务信息化的核心要件。目前,国家正准备提出全国数字化档案馆(室)建设方案。因此,水文数字档案室建设正当其时。作为水文档案存放、整理和加工中心,水文数字档案室应当根据需要配备必要的计算机系统工作站、扫描仪、刻录机、光盘库和中转服务器等信息技术设施设备。同时,根据国家统一规范的数字档案管理规则和标准,设置相应的管理服务软件及其传输浏览等应用系统,从而真正建立起集信息收集、加工、馆藏、交流、利用于一体的现代化数字档案室。
2、信息化网络建设。这是水文档案管理服务信息化的基础支撑。根据数字化归档的要求,需要在水文系统构建三个对接电子网络。一是机关内部的局域网络。在单位内部实现各部门之间和数字档案室与各部门之间的有效对接,并在办公自动化、无纸化的前提下实现资料文件的数字化归档。二是联结各个基层水文站的数字信息传输网络。各基层的自动化和数字化水文站点的文字、图像等数字信息要适时同步地通过专用互联网络传递到水文信息处理中心,实现适时测报分析和有选择归档。三是外部电子文件传送网络。通过互联网络联通,实现与上级主管部门、地方各级各部门的电子文件传送与收集相对接。
3、数字档案资源建设。这是水文档案管理服务信息化的重要基础。首先,要根据实际需要和有关标准,对馆藏历史档案按照类别、年度、密级、等级进行数字化归档处理,以磁盘、光盘等介质进行分类陈列,并刻录到档案信息中央处理器以供查阅。其次,要运用归档整理应用软件,对新生成电子文件和数字信息资料及时予以归档。第三,要尽可能地将有价值的数字档案信息在外网空间,切实丰富外网水文信息资源的内容。
4、浏览查询系统建设。数字档案的鲜明特点就是储存容量较大,浏览查询便捷。没有一个快捷高效的浏览查询系统,再好的库网条件也会失去其应有意义。当前互联网已进入千家万户,浏览查询系统软件已经十分成熟,完全可以通过专业人士或与软件公司合作开发档案管理应用系统。其基本要求是项目齐全、内容丰富、查询便捷、更新及时、结果精准。同时,既要能够联合使用日期、类别、主体、关键字进行精准查阅,也要能够做到汉语及拼音双识别查询,以最大限度地提高查阅效率。
一、人事档案管理服务“短板”突显
人事档案收存了人员履历、鉴定(考评)记录、政治历史、党(团)关系等个人信息,以及奖惩情况、任免(职)、工资收入等私密信息,以权威文件材料的方式记录员工个人成长、思想发展的过往,能体现当事人家庭背景、从事专业、个人发展等各个方面的内容情况。简而言之,人事档案是个人信息的储存库,概括地反映当事人经历全貌。基于人才流动频次加快、方式愈加多样化等现实,以传统人工方式对人事档案实行管理的“短板”越来越突显。以湖南省人才流动服务中心为例,截至目前,受托管档案高达19万份,且每年新增档案均在30%以上。量的迅猛增加,进一步带来管理中存在的矛盾和问题。
1.软件系统更新滞后于硬件设施建设
当前,经批准有人事档案管理权限的绝大多数为政府所属人才中介服务机构,经长期运营发展,与人事档案总量相匹配的硬件设施基本上都能满足正常需要,但是在软件配套设施、系统上还有较大的提升空间。湖南省人才流动服务中心目前的人事档案管理系统系21世纪初期配置,近十年来,人事档案数呈几何倍级增长,使用的管理服务系统却没有及时升级,出现原始档案信息不能加入管理系统,信息查询需要“两条腿走路”,档案信息更新不及时,系统外远程查询、受理无法实现等情况。由此带来诸多管理服务中的不便,导致优质人事档案管理服务不能到位。
2.信息化程度不高制约服务水准提升
随着上世纪末高校持续“扩招”,高校毕业生总量近年剧增,处在“择业期”的大中专毕业生个人人事档案,除少量能跟随本人进入有自主管理人事档案的用人单位,绝大多数人事档案都进入工作地或居住地所在的人才服务机构。这批高学历、高素质档案托管人使用网络的频次非常强,大多都习惯使用网络处理个人有关事宜。而由于信息化程度不高,需要办理的事项只能往返于人才机构和居住地之间,既给机构前台受理窗口带来了巨大的工作压力,也给档案托管当事人增加了较大的办理成本。
3.办理不便捷造成人事档案资源浪费
长期以来,广大流动人员特别是大中专毕业生对我国人事制度及人事档案工作缺乏足够的了解和重视,加之档案事务办理程序、服务通道等方面存在一定的滞后,导致当事人对个人档案不关心、不重视。这也是人才服务机构每年都出现相当数量的“死档”、“无人档”的关键原因。另一方面,一部分民营企业对员工档案不重视,没有认识到通过档案了解员工相关情况从而达到甄别、选用员工的这一便捷渠道,造成在实际工作中员工人事档案利用率低,一定程度上带来了档案资源的巨大浪费。
二、加快人事档案管理信息化建设有效途径
档案资源对企业、社会、个人都有非常重要的价值,随着计算机和网络通信技术的迅猛发展和应用,传统档案管理与服务方式已经不能满足需要。同时,随着受托管档案数量的剧增,以信息化建设为突破口、充分利用好档案资源成为各级档案管理服务机构的必然选择。要建立起一个融档案保护与档案信息处理于一体的信息网络系统,建设一个有限开放性档案管理系统,把档案信息转化为可利用的社会资源,便于企业更快捷方便寻找合适人才。
1.加大资金投入,开发一整套人事档案管理系统
随着流动人员及大中专毕业生每年累积增多,湖南省人才流动服务中心库存人事档案数量成倍增加,现行管理系统已不能满足档案管理所需,且人事档案信息多而杂,建立一整套人事档案管理系统势在必行。
这套系统既要包括内部管理系统,又包括远程使用、服务系统。内部管理系统将档案原有的基础数据重新导入,并在现有的基础上进行完善,使之拥有一个大型人事档案信息数据库,让常规性查阅利用、统计、调取等实现自动化,替代现行人事档案管理繁琐的入库查询、效率低下的人工调取等,提高人事档案管理的利用率和管理水平等。远程管理系统应将存档人员档案基本信息上传至网络服务后台,流动人员凭身份证或其他有效证件进入网络服务界面即可实时查询,有效提高效率和质量。从长远来看,通过一次性资金投入、借助专业技术力量,开发建设市场化人事管理系统,将获得比投入更大、更有效的产出,实现远程服务和资源共享。
2.加强培训力度,提升档案管理人员信息化技能
实现档案管理信息化建设,一套完善的管理系统只是基本,要实现长期稳定的管理服务预期,更需要拥有一大批高素质高水平的档案管理人员。
人事档案管理操作人员不仅需要具备较强的业务素质,而且要具备操作并使用管理系统和网络安全的防护措施能力。这些能力的具备和提升,需要人事档案管理机构加强对管理人员的培训力度,创造更多的培训交流机会,使管理人员提升自我业务水平和能力。同时,管理人员也要在思想上树立正确的档案管理信息化意识,能够充分认识到档案信息化建设的重要性,积极配合信息化建设步伐作出能力调整,有意识地加强自身档案管理信息化方面的学习,提升自身业务技术和业务能力,增强工作的责任心和使命感。
关键词:档案管理;问题;思考;信息化管理
中图分类号:G27 文献标识码:B 文章编号:1009-9166(2011)020(C)-0374-01
档案管理的现代化是以电子计算机技术为主的新型档案管理,其代替了传统以手写为主体的档案管理模式,这种新型的模式不仅可以节约时间,还可以提高工作人员的效率。但是其也有不稳定的因素存在,本文对档案管理中存在的问题进行思考,并提出了相应的措施解决档案管理问题。
一、档案管理中出现的问题。(一)对档案管理工作不够重视。企业设立档案部门,主要是为了收集、整理及健全档案资料,能够为生产经营及领导做出正确的决策而服务的。对于大型的企业在这方面做的是较成功的,但是一些小的企业做的还是不够,在企业档案管理中出现了问题。企业内部对档案管理仍不够规范,有的企业只是为了迎合领导而采取的形式化的措施,档案管理的利用率和利用效果被忽视,企业开展的评优等活动与档案管理人员几乎不靠边,使档案管理人员无法发挥自身的优越性。(二)档案管理人员素质不高。由于档案管理的设施比较陈旧,管理人员的技术素质并不是很高,管理的制度化、标准化、规范化程度都较低,这些问题都是目前档案管理工作中普遍遇到的困难。基础设施的不完善给档案管理工作带来困难,直接影响其质量、管理及使用。当今时代是高科技时代,要想使档案管理工作更具标准化、规范化,对于基础设施的投入是必要的。传统的档案管理基础设施较为陈旧,不仅仅表现在房屋简陋上,还表现在技术的传输、检索、保管等相关的环节上,这些陈旧的基础设施,使档案管理的效率较低、效果也不是很理想。在上述条件的影响下,档案管理人员的素质也较低,企业并未足够重视档案管理工作,主要由一些老员工管理,他们中的一些人没有经过上岗培训,这对企业是很不利的。负责人把档案管理工作简单的当成抄写工作,认为不丢就可以,并未真正的重视档案管理。在精简员工的时候,也会把档案管理人员列为首批裁撤对象。长此以往,档案管理人员人人自危,思想不稳定,影响档案管理的质量。(三)档案管理服务水平较差。档案管理服务水平的高低直接影响着企业的生产及经济工作能否顺利进行。在档案管理的实际运行中,档案管理部门常会出现缺乏与其他部门的沟通、协调能力差、缺乏主动性等问题,致使档案缺乏真实性、连续性,影响着企业工作的正常运行。缺乏科学的档案管理运行机制,再加上人员配置的不合理,档案人员的素质具有一定的局限性,并没有收集足够的资料为企业的决策提供依据。
二、解决档案管理问题的合理化措施。(一)要重视档案管理工作。在现代化的信息管理中,企业要研究制定一个总体的规划,就需要运用计算机技术对档案信息进行管理,并且把其当做一项重要的事情去管理。这需要管理人员对档案管理工作有现代化的认识,还要掌握先进的技术,尽可能的利用计算机网络技术解决传统档案管理工作中不合理的管理方法,要尽量争取领导的支持,加强对档案管理工作中基础设施的资金投入,改变计算机在档案管理工作中分布不均及使用不合理的现象出现。必须重视现代化的计算机档案管理技术,改革主要以实现现代化档案管理为前提,还要采取行之有效的现代化管理体制及方法。利用现代化的管理手段可以改变不适合档案管理的体制及方法,并充分发挥其应有的作用。(二)提高档案管理人员的素质。随着科学化、现代化的发展,计算机的广泛使用。档案管理人员必须掌握先进的科学技术知识,提高自身素质和能力,使自己能更好的为档案管理工作出一份力,也为现代化的管理及档案检索提供扎实的基础。同时也要科学的制定岗位职责规范和目标责任制,使管理人员的工作目标和档案管理的目标相一致。同时还要对管理人员进行职业道德教育,只有不断加强管理人员的职业道德建设,才会使档案管理工作及单位的相关需要有所保证。实行档案管理工作,必须重视人才,人才要先于设备,需要及时对人才进行培养,而不应该等到设备齐全后在进行培养。要建立起激励机制,加快人才的成长速度,并将其稳定在档案部门中,可建立起一支能够掌握先进的科学技术与知识技能,且可以熟练了解管理业务知识结构,有专业热情、又可以为档案工作贡献思想的档案人才队伍。(三)建立健全的管理体制。建立健全的管理体制,提高档案管理服务水平。档案管理工作最重要的任务就是服务企业,档案管理工作服务质量的好坏直接影响着企业的发展。要想做好档案管理服务工作就要有创新的服务理念,要树立服务、发展的意识,不断地开阔眼界、思路,增强其利用功能,提高工作效率,为企业决策提供可靠的依据。还要不断地更新服务方式,利用档案的优势开展档案研究及技术咨询工作,充分提高档案信息开发的质量及效益,推进档案信息化管理进程,使其资源利用率得到提高,尽可能的满足企业的需要。要不断的完善档案管理服务水平,通过多渠道与不同的服务领域展开合作,在做好档案开发工作的同时,还要时时的关注生产、技术及相关的科研工作内容,积极主动开展信息及现场服务活动,使其成为企业发展的助推器。
结束语:随着电子计算机技术的普及,档案管理工作进入了一个新的历史时期。不仅提高了管理人员的效率,而且促进了企业内部的发展,为了企业经营管理及重要的决策提供了依据。现代化的档案管理需要与科技发展相适应,只有处理好档案管理中的问题,才能更好的促进企业的发展。
作者单位:山东省烟台市城市排水管理处
参考文献:
网络的出现使档案工作发生了质的变化,电子文件的产生,使档案工作变被动为主动。利用先进的设备、科学的方法和手段,极大地提高了档案信息管理和利用的效率,档案管理人员直接运用计算机网络,进行电子档案信息的收集、整理和传输,真正体现“信息数字化、传输网络化、馆藏超时空化、服务有线化”,需求者也可以足不出户,便可查阅有关的目录、索引和全文,既方便又快捷,实现了档案信息的资源共享。
关键词:
档案管理;创新;服务
中图分类号:F27
文献标识码:A
文章编号:16723198(2013)02009101
我们大家知道,档案既是历史的记录,同时它也是知识的载体之一。在它里面可以查到大量的信息,这些信息呢也是最原始、最可靠的,对于开发利用这些信息具有很大的作用。档案管理人员的主要职责,就是要科学地、有效地管理这些档案,在有条件的情况下开发这些信息资源,以满足各行各业对档案信息的需求。现阶段的档案管理工作仍是在传统模式下进行的,比如在日常工作中,档案管理人员往往只是做着普通的管理工作,为需求单位和个人提供档案保存和供给服务,而对于这些档案的开发和利用却甚少,这样对就没有完全发挥出档案的充分价值,而使它失去了原有的光泽。所以,这对档案管理提出了新的要求,需要档案管理部门和档案管理人员有专业的知识,在以各种技术为依托的情况下从档案信息资源开发利用等方面,以需求者为服务对象、以多种服务方式为手段,提高档案管理服务模式创新,为档案管理提供一个创新发展的空间,充分挖掘档案价值,实现档案信息资源共享。为此,实现档案管理创新需要从以下几个方面进行努力。
1充分认识重要性,更新管理观念
档案部门作为收集、整理、储存、加工、传播知识与信息的枢纽,在档案管理工作发挥着重要的作用。观念是一切行动的指南,对于档案管理工作创新首先要从观念上进行革新,只要有了新的观念和想法,工作中创新才会有可能。目前,社会中的各行各业工作都在创新中不断发展,信息技术发展不断改变着人们生产和生活方式,而与之相应的是档案收集、整理、分类、鉴定、保管、利用等档案信息服务模式也将产生巨大的变化。怎样从头脑中摆脱传统管理模式束缚,逐步把一些现代管理理念引入到实际工作中来,进一步强化档案使用的效率意识,改变过去档案重管理轻使用的思想,使得档案管理更加创新、更加有特色,符合对档案利用的需求。
2注重制度约束,强化管理硬性
档案管理的基础工作是发展档案管理创新的前提,为了确保档案管理水平的发展就必需提高档案管理的基础工作水平。一些创新发展都需要建立在一定的基础之上,而且必须遵循事物发展的规律,档案管理工作也不例外,在创新的同时还需要注重制度建设,强化管理硬性,使一切工作都有制度法规可循。建立完善的档案工作管理制度,使档案工作逐步实现规范化管理,加强各部门按工作目标责任制和制定的档案资料考评的要求,结合年终考核与个人年终评奖相结合,档案工作完成情况要与部门年终考评相结合,使各部门重视档案工作。建立规范化的制度,归档有范围,立卷有标准,借阅有规定,保密有条例,库房管理有措施,开发利用有目标,从而保证档案管理的顺利开展。一是要定期对档案实现全面普查,剔除那些无用的文件,有效避免未来实行电子化管理效率低下的情况出现。二是实现案卷规范化,档案会随着年代、存在位置的变迁以及管理服务人员会出现过厚内容混杂的情况,这样就需要对这些案卷进行规范化,主要是将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。特别是对一些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。三是统一检索分类号。统一的著录工作是档案管理中非常重要的一环,它也会影响计算机数据与信息准确性的一项重要工作,档案管理工作要结合所管理档案对象特点,结合本单位和需求单位和个人实际根据计算机管理技术的要求制定出符合所管档案的细则。在制定规则的基础上在结合档案的分类法制定出一些具体细则,同时在统一过程中还需要对档案进行审校力度,不断发现错误,在不断完善中实现统一。四是细化档案管理要素。尽量避免在检索时出现各种不对题、不符合的情况,需要细化档案要素,比如题名中责任者、事由、文种等这些要素。
3利用信息技术,发展创新服务
信息技术的进入改变了档案工作完全由传统的手工式的操作向网络化、信息化的现代化模式转变,比如微缩技术、激光扫描技术等的应用为档案工作创新模式提供了有力的支持。通过把先进的技术、设备和科学的管理方法和手段有效结合,可以大大提高档案管理效率,满足个性化的使用需求。一是创新服务手段。通过现代化的管理手段不断创新档案管理服务手段,比如通过网络设立档案网站,并按照信息化标准建设,需求者可以利用网站查询自己所需要的信息,而且利用网络技术使得存储的档案信息容量更大,这种档案信息管理网络可以把包括多媒体在内的各种档案信息进行数字化、存储管理和查询继承在一起,使得这些信息能够在网络为需求者提供最大的利用。二是加速服务时效。档案服务在某种程度上是由在服务的时间上来决定它的好坏的,和传统的档案服务是需要需求者到档案部门查阅资料、办理审批手续,在一定特殊的情况下还不能得到及时的满足,这样就会需求者使用档案产生负面影响。而现代档案管理服务利用先进的设备和技术免去传统档案查阅繁琐的手续,通过网络可以直接查询到自己所需要的档案信息,对于一些特殊的档案比如有内容的信息可以通过建立档案网络审批制度,实现网上审批,这样就可以使档案使用者得到即时的服务,大大缩短了因档案管理产生的时间损耗。
参考文献
论文摘要:随着电子计算机、电子载体和网络技术的应用和发展,高校档案管理服务模式的创新要实行“三个转变”:一是服务内容的创新,从档案数量要求向质量要求转变;二是服务方式的创新,由被动服务向主动服务转变;三是服务手段的创新,由传统的手工管理模式向现代化管理模式转变。
随着高科技的迅猛发展,我们已进入一个电子化、信息化、网络化、数字化的新时代,以电子信息为核心的高科技突飞猛进并日益深入地影响到人们生活、学习和工作的方方面面。在新的历史时期,高校档案事业作为社会主义文化建设的重要组成部分,务必迅速、有效地提供档案材料,为学校的教学、科研和党政管理等项工作服务,充分发挥学校档案在教育事业中的作用。因此,高校档案管理服务模式的创新已是势在必行。
一、高校档案管理的最终目的决定了服务创新的必然性
档案作为历史的记录、知识的载体之一,汇集着大量的信息,且是最原始、最可靠的信息,具有不可估量的开发利用价值。加强档案信息资源的开发利用,对经济发展和社会建设具有重要的推进作用。高校作为国家科研的重要基地、培养高级专业技术人才的摇篮,在广大教学、科研人员的实践中产生了大量的科研成果,并成为高校档案部门保存的数量最大、最丰富的馆藏档案。这些档案资源只有开发利用起来,才能体现它们应有的价值。
高校档案形成于高校各个时期、各个方面,是反映学校历史面貌和发展变化的真实记录。实践证明,高校档案对于推动教育改革、提高教育教学质量、科学管理学校、开展教学研究、提高工作效率、维护学校权益、展示学校辉煌业绩等具有重要作用。档案工作是办好高校的一项基础性工作,是高校管理不可缺少的环节,也是衡量一所高校管理水平高低的重要标志。这个环节的好坏,直接关系到学校建设的整体风貌。档案工作者的任务就是科学地管理档案,有的放矢地开发档案信息资源,以满足学校各类人员对档案信息的需求。然而,目前传统的档案管理模式在高校仍占主导地位,各高校的档案利用率仍很低,多数珍贵的档案资料处于“养在深闺人未识”的阶段,掩埋在历史的灰尘之下。
高校档案作为一种客观实体,它的作用发挥并不是主动的,而是潜在的,需要通过人的劳动,通过一定的科学的工作方法来管理、开发才能发挥出来。为此,高校档案管理部门必须以新时期高度发展的电子科技为依托,实现档案管理服务模式的创新,从社会需要、学校需要的角度出发,以学校内外的利用者为服务对象,以库藏档案信息为服务内容,以多种服务方式为手段,为档案的开发利用创造一个广阔的空间,实现高校档案信息资源的共享。
二、电子时代的到来为高校档案管理服务模式的创新提供了技术支撑
一是计算机的应用和普及。档案的手工操作速度慢,不能适应人们的要求。当今时代,计算机已深入到社会生活的各个领域,在档案工作中,计算机的介入改变了档案工作完全靠手工操作的历史,大量简单、重复的手工劳动逐渐由计算机取代,大大提高了工作效率。此外,网络技术、复印技术、缩微技术、激光扫描技术也为档案工作的创新提供了强有力的技术支持。
二是新的电子载体(材料)的出现和应用。纸张在一段时间里几乎是档案工作唯一的载体,录音带、录像带只是凤毛麟角。20世纪80年代后,新型载体大量出现,如磁带、磁盘、激光视盘、电子文件以及数码相机拍摄的图像数据等。电子载体的应用使档案管理的手段从纸质走向电子媒介,过去的一些纸质资料被现代的计算机磁盘、光盘等存储介质所替代。充分发挥计算机存储量大、处理速度快、输出形式多样的强大功能,使档案信息服务更完善、更便捷。
三是网络技术的发展和应用。高校的优势在于具有完善的校园网,校园网的产生使档案工作发生了质的变化,一改传统的手工操作为电子文件,变被动工作为主动工作,利用先进的设备、科学的方法和手段,极大地提高了档案信息管理和利用的效率。与传统的档案管理工作相比,电子时代的高校档案工作者不再始终面对档案本身实施一系列管理活动,而是直接运用计算机网络来进行电子档案信息的收集、整理和传输,真正体现“信息数字化、传输网络化、馆藏超时空化、服务有线化”,利用者足不出户便可查阅有关的目录、索引和全文,既方便又快捷,实现了档案信息的共享三、高校档案管理服务模式创新的对策与措施
服务内容创新,从档案数量要求向质量要求转变。档案管理服务模式创新的内容是多方面的,高校档案工作者不能只是将档案收集起来便万事大吉,而是要充分挖掘自身潜能,通过不断完善、丰富、创新工作内容,推动服务工作向高水平、高层次发展。近年来,随着我国高等教育事业的蓬勃发展,高校的档案工作也逐步走上了规范化、科学化管理的轨道。档案工作从传统的档案实体管理方式向全面的档案信息管理和档案信息服务方向转变,已成为一种必然的趋势。档案的价值在于被利用,高校的档案资源就像一座宝库。高校档案工作者要实现服务模式的创新,很重要的一点就是要坚持“以利用为中心”的档案工作指导方针,加大档案编研的工作力度。档案编研是档案管理的重要环节,以服务方式的主动性、提供信息的系统性、编研成果的创造性等优势在经济建设中的很多领域发挥了突出作用。档案编研工作就是充分挖掘和发挥档案资源作用,适时把相关的信息转化成编研成果,直接为高校的中心工作服务,从而使编研成果发挥出最大的社会效益和经济效益。
服务方式创新,由被动服务向主动服务转变。新时期高校档案部门应立足馆藏、面向未来,大胆改革现有的高校档案管理模式,在档案管理的现代化、信息化、服务化、开放性上下大力气,建立管理科学、反应敏捷、运行灵活的管理体制,改变“重保管、轻利用”的做法,将重点放在档案资源的开发利用上,努力实现服务方式的社会化、多元化、优质高效化。档案管理者要强化参与意识,在校领导的重视和支持下,紧紧围绕学校的中心工作,积极参与学校的重大活动,及时了解、掌握学校发展动态,经常深入教学、科研第一线,熟悉教研业务工作的流程和具体内容,了解和掌握教职工对档案信息的利用和需求,有针对性地开展信息服务工作。同时,在档案主管部门的协调下,加强高校档案馆和地方综合档案馆之间的联系与协作,广泛开展联机检索等业务,互通信息,促进交流,改变各自为政的局面,优化档案信息资源配置,联合搞好信息资源开发,实现资源共享。
服务手段创新,由传统的手工管理模式向现代化管理模式转变。服务手段的创新是档案服务工作创新的载体,随着计算机和多媒体网络技术的加速融合发展,数字化档案馆的建设是21世纪档案业务建设的必然发展趋势。因此,必须加快档案信息化建设步伐,把现代科学技术手段运用到高校档案管理工作中去,改变传统的手工操作管理模式,实现现代化管理。档案工作人员要借助现代计算机技术及网络通讯技术,对文字、声音、图像等各种形式的信息统一进行处理、存储,实现同一事物的多种形式表现,从而改变传统的档案信息利用只能着眼于纸张文字材料的单一表现方式,将更加丰富多彩的编研形式呈现给读者。同时,加强档案馆信息网络建设,在因特网上建立档案信息主页,搞好网络化服务,让“死档案”变成“活资源”,为利用者提供丰富鲜活的档案信息;按照信息化标准建成的档案馆,能够存储大量各种形式的信息,用户可以通过网络方便地获得这些信息,并且其信息存储和用户访问不受地域限制。这种档案馆信息网络能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理和查询集成在一起,使这些信息得到最大限度的利用,从而改变过去那种信息量少、传播速度慢、覆盖面窄、信息利用局限于资料发放围墙之内的不利状况。
参考文献:
[1]卢慧军.浅谈数字化时代档案信息资源的开发与利用[J].宁波广播电视大学学报,2007,(3).
[2]李华.对高校档案管理创新的思考[J].佳木斯大学社会科学学报,2003,(4).
[关键词]大数据;档案管理;方式转变
0引言
移动互联网、物联网信息、云计算等信息技术的迅速发展为大数据时代的来临奠定了良好的基础,随着社会各界对大数据时代重视程度的不断提高,档案管理工作也进入了新的发展阶段。这就要求档案管理工作必须站在大数据视野下,冲破原有的思维模式,才能制定出适合我国档案管理工作的大数据战略。
1大数据时代档案建设面临的机遇和挑战
1.1大数据时代档案建设面临的机遇
1.1.1有价值档案挖掘效率的提升
随着我国档案管理数字化建设推进速度的不断加快以及电子档案信息的持续增加,电子档案数据的信息量也呈现出日趋增大的趋势。而大数据技术的应用,在深度挖掘海量档案资源知识宝藏的过程中发挥着极为重要的作用。
1.1.2大数据技术在档案资源共享方面所发挥的应用
大数据技术的应用为档案资源的共享奠定了良好的基础。利用大数据技术不仅实现了不同地域档案之间的资源整合与共享,同时利用大数据技术连接在一起的大量资源信息也为各地区档案馆的信息分享提供了全新的平台。
1.1.3档案数据存储能力所面临的挑战
为社会的发展保存和提供相应的档案资料是档案管理工作的主要职责,其主要是进行社会原始档案信息的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用等工作。随着大数据时代的来临,传统档案管理方式已经无法应对迅速增加的原始数据和现有档案数据的处理,而这对现阶段档案的存储能力也提出了新的要求。
1.2档案数据建设所面临的安全问题
数据资源的安全是确保档案管理工作顺利进行的关键。随着大数据技术的广泛应用,档案信息在开发和利用的过程中难免会出现档案信息泄密、丢失以及篡改的现象[1]。所以,档案管理人员在实际应用大数据技术的过程中,必须对档案管理工作过程中存在的潜在安全风险予以充分的重视,同时根据档案管理工作的特点和要求采取积极有效的措施预防和控制风险的方式,才能确保档案管理工作的顺利进行。虽然大数据技术作用的发挥离不开专业人才的操作,但是就目前而言档案数据分析人才的短缺已经成为制约档案管理工作效率提升的重要因素。所以,加强档案分析人才培训和储备的力度,是现阶段档案管理部门所面临的主要问题。
2档案管理思维方式在大数据视野下的转变
2.1服务网络化思维模式的转变
传统档案服务方式由于受到时间、地域以及利用手段等各方面因素的制约而无法满足大数据时代档案管理工作所提出的要求。因此为了有效应对日益提高的档案利用需求,档案管理部门必须根据大数据技术应用的特点树立网络化服务思维模式,才能确保我国档案管理工作的顺利进行。对于大数据时代下的档案管理工作来说,网络化服务思维模式的建立,必须加大大数据技术手段利用的力度,才能从根本上促进档案管理服务效率的稳步提升。大数据技术的推广和应用,不仅实现了深度挖掘与分析档案数据资源的目的,同时档案管理服务也实现了根据用户的喜好推荐满足用户需求的信息,降低了档案数据资源查阅的难度以及不确定性。所以,档案管理部门必须在海量数据和先进分析技术的基础上,加大服务模式改革和创新的力度,才能促进档案资源精确性以及利用效率的全面提升。另外,随着大数据时代档案服务向社会化、多元化的方向不断发展,档案管理部门必须以服务企业满足客户个性化需求为基础,为用户提供网络化、智慧型的档案服务模式,才能满足大数据时代对档案管理工作所提出的要求。另外,随着档案服务模式的不断升级,档案管理人员必须根据档案信息资源的特点进行分类整理,构建完善的档案数据分析库,才能满足广大用户所提出的多样化、个性化的档案服务需求。
2.2信息化思维模式的转变
以信息技术和技术人员为基础的信息化发展模式是大数据时代我国档案管理工作发展的必然趋势。而信息化思维模式要求档案管理工作在开展的过程中必须站在信息化视角下认识事物、分析矛盾、处理问题,才能确保档案管理工作的顺利进行。大数据时代下的档案管理工作,要求档案管理部门必须充分利用计算机技术建立高效、便捷的档案信息管理体系,才能发挥出档案管理服务于社会发展的积极作用。在进行档案信息数字化建设的过程中,必须充分利用数据库技术、数据压缩技术等先进的技术手段,将传统的纸质、声像档案信息转变为便于保存的电子档案信息。将传统的纸质档案资源转化为数字化的档案信息,同时利用计算机系统进行档案信息的管理不仅有助于档案信息的存储同时也便于档案信息的传输,为档案信息利用效率的提升奠定了良好的基础。就目前的档案资源数字化建设而言主要有以下几方面:①数字化档案目录数据库的建立[2];②全数字化档案资源数据库的建立。就档案资源数字化建设对象而言主要有以下两方面的内容:首先是实现原有纸质档案资源的数字化建设;其次是及时保存并归档已经形成的电子文件。③档案资源的数据化管理。虽然数字化已经拥有了相应的图像,但是这些图像只有在人阅读的情况下才能转变为有价值的信息。所以,档案管理部门必须根据大数据时代的要求,加大档案资源数字化向内容数据化转化建设的力度,促进档案管理层面认识的提高,才能确保大数据时代档案管理与服务效率的全面提升。一旦实现了档案资源的数字化向数据化转变,不仅有助于人们阅读档案资源,同时也为计算、分析档案资源奠定了良好的基础。随着大数据时代的来临,利用先进的技术手段和软件,实现档案资源由数字化向数据化的转变,不仅有助于档案管理向数据层面的深入,同时也促进了数据管理效率和质量的有效提升。所以,档案资源的信息化思维模式不仅促进了传统档案信息化管理效率的提升,同时也实现了档案信息资源利用效率全面提升的目的,为我国档案管理工作的顺利进行奠定了良好的基础。
2.3技术性思维模式的转变
西方发达国家在现代化发展的过程中所形成的技术性思维,对于深度挖掘档案资源信息的价值具有极为重要的意义。这一思维模式的出现不仅推动了技术的全面发展,同时也完成了标准化模式的建立,为档案资源管理效率的稳步提升奠定了良好的基础。因此,随着大数据时代的来临,档案管理工作必须根据新形势下档案管理工作发展的实际情况,加大新技术研究和应用的力度,建立统一的档案资源存储标准,才能促进档案资源利用效率的不断提升。而档案管理部门在推广和应用大数据技术的过程中,必须积极地推动档案管理工作的技术化转变,才能促进档案管理工作水平的稳步提升[3]。比如,针对档案资源的深度挖掘,工作人员针对档案资源的深度挖掘必须建立在数据的分析和档案的服务体系不断完善的基础上,随着大数据时代信息服务竞争的不断加剧,用户对档案资源信息所提出的要求也不断地提高,而这对于现阶段的档案管理服务模式也提出了新的要求。而这就要求档案管理人员必须根据大数据时代对档案管理服务系统建设所提出的要求,充分利用语义分析、人工智能、知识图谱等大数据技术分析和挖掘海量档案资源中具有较高价值的档案资源,才能满足大数据时代档案管理工作服务体系建立的要求。所以,技术性思维模式的推广和应用,不仅实现了档案管理工作的跨越式发展,同时也满足了大数据时代对档案管理工作所提出的要求。
2.4共享性思维模式的转变
资源共享是大数据时代档案资源管理工作最大的特点。而档案信息的共享必须建立在档案信息资源的共建上,也就是说只有地区档案信息资源形成统一的有机整体,建立大范围的档案信息资源数据库,才能实现档案信息资源的全面共享。档案资源的信息共享不仅满足了信息时代用户对档案服务工作所提出的要求,同时也为我国档案信息服务社会理念的实现奠定了良好的基础。但是由于现阶段我国档案信息资源的共享还存在大多数数据库都存在着孤立和分散链接的方式,所以也就无法建立纵向与横向档案资源信息的共享平台。根据大数据时代的要求,为了实现数据库之间的相互连通以及各区域档案之间资源的全面共享,首先,必须建立全新的数据资源共享平台。以原始档案记录为基础建设档案总管数字化档案,同时根据大数据时代的要求加大云计算、语义分析、数据挖掘等新技术应用的力度,为档案资源社会化服务目标的实现创造良好的氛围;其次,根据大数据时代档案资源管理的要求,促进档案管理工作大数据水平的全面提升,才能将档案数据资源的价值最大限度地体现出来。
3结语
总之,随着大数据时代的来临,档案管理人员必须充分发挥自身的优势和特点,加大档案管理开拓创新的力度,积极利用大数据技术,加快我国档案资源整合的步伐,才能打造出适合我国档案数据资源共享的模式和平台,为我国档案管理工作的开展奠定良好的基础。
主要参考文献
[1]刘阳.大数据时代档案管理模式变化研究[D].湘潭:湘潭大学,2015.
[2]任祥凤.大数据时代公路系统档案管理模式变化研究[J].办公室业务,2016(24):183.
摘要:坚持用人制度改革,是实现人才资源配置市场化、人才管理社会化的必由之路。作为政府人事部门所属的人才交流服务中心,开展社会化人事管理和服务,如何为事业单位人事制度改革提供专业化的配套管理和规范的服务,是我们应该深入思考的问题。
关键词:人才交流机构;事业单位人事制度改革;社会化管理;社会化服务
随着人才价值的回归和人才强国战略的实施,人才在社会主义市场经济建设中的重要地位和作用日益突出,坚持用人制度改革,是实现人才资源配置市场化、人才管理社会化的必由之路,也是传统人事管理向新型的社会化人事管理过渡转变。作为政府人事部门所属的人才交流结构,开展社会化人事管理和服务,如何为事业单位人事制度改革提供人事人才专业化的配套管理和规范的服务,是我们应该深入思考的问题。
一、充分发挥人才管理服务职能,为人才社会化管理服务提供保证
人才的社会化管理就是单位实行人事制度改革、实行新的用人方式后,要解决人才和单位对人事档案依附关系的问题,让人才自由流动而没有人事档案管理的后顾之忧,同时也为单位在自主选择用人上消除人事管理关系的顾虑,最终实现人才资源的社会化配置。
(一)发挥政府人事部门人才服务机构的主渠道作用
按照规定,人事档案除可由单位的组织人事部门和政府人事部门所属人才交流服务机构管理。组织人事部门赋予人才交流服务机构人事管理职能,来保证人事档案的真实性、严肃性、完整性和安全性。作为承担政府人事部门职能的人才交流服务机构,起着联系政府人事部门、单位及人才的桥梁和纽带作用,专门负责为人事制度改革提供人事人才社会化管理和服务。多年来,人事部门为人才的流动和管理制定了相应的政策法规,人才交流服务机构通过借助于行政职能,为配合企业改制和用人制度改革,为企业和人才个人搭建了社会化管理的服务平台,开展了相应的配套人事保障服务。
(二)转变职能,创新机制,拓展服务领域
1.变管理为服务。转变职能最重要的就是要从管理延伸到服务,由过去单纯的“管档管人”逐步转变到“为人才和单位服务”,贴近企业与个人的需要,不断拓展服务领域和空间,通过管理体现服务,实现管理的价值,增加服务附加值,使人才档案管理和使用发挥新作用。人才服务机构在人才档案的社会化管理中不断提升人才档案的使用价值,丰富档案记录内容,为企业用人提供必要的有效信息,以优质、高效、一流的服务,让人才满意放心,让单位减负消肿,更好地为用人单位和各类人才服务,更好地为社会主义市场经济建设服务。
2.建立适应市场化、符合社会化的运行新机制。时代在变,管理也要变,适应市场化就是要有适应市场竞争的能力,要有市场的促销方式和手段,要有广为人知的宣传力度,要让人才个人和单位能接受和认可的社会化管理和服务的方式。符合社会化运行的新机制就是人才交流服务机构内部要有激励创新机制、调整分配机制、用人机制,调动员工积极性、工作动力等,激活内部管理和服务,来赢得客户。
人才进入市场,通过市场调节优化配置,实现人才效能的最大释放,单位用人到市场,人才求职找市场的市场化格局已逐步形成,人才服务机构在市场化经济环境中提供社会化管理和服务的作用更加显现,在推进人才市场化配置和人才档案社会化管理服务方面,作为政府人事部门人才服务机构,也要调整定位,建立与之相适应的、符合人事政策和市场运行的机制。
3.做好基础管理服务,不断拓展新服务项目。基础管理服务工作是原来已建立起来的传统人事管理业务,包括档案管理、人才调动、身份保留、工龄计算、职称评审、出国境政审、辞职审批等管理服务,在做好基础管理服务的前提下,挖掘和发展的新服务领域和项目,使传统业务与现代管理相结合,扩大管理和服务面,以解决不断发展的新需求,通过人才档案管理提供新的服务,如注册资格审查的存档证明、合同鉴证、代办社会保险、人才派遣、人才引进、人才测评等,使管理和服务不断推陈出新,人才档案的社会化管理才有生机和活力。
(三)整合社会资源,优势互补
人事服务有其自身的专业属性,又具有政策性强、管理规范、社会信誉度高等独特性,但传统的人才管理条块分割依然存在。人才档案受不同部门、行业管理在全国较普遍,劳动部门职业介绍机构在管理人才档案,各行业主管部门成立的人才服务机构也在管理人才档案,涉外人才服务机构作为一个企业也在开展社会化人才档案的管理工作,形成了多头管理的局面。改革进程需要逐步推进,人才的社会化管理服务工作需要规范,又不可能在短时间内打破部门和行业的管理,因此在一定程度上形成了各自发展格局。对此,作为政府人事部门的人才交流服务机构可发挥自身优势,联合行业中介服务机构开展工作,实现优势互补。
(四)运用现代技术,提升管理服务水平
当今世界已进入信息化时代,电脑化管理已相当普及,各人才交流机构要充分应用信息技术,加快提升现代化的管理技术水平和手段,加快硬件投入和软件开发,使服务方式更为便捷,办事环节和手续更加简化,从而提高服务标准和服务效率。
二、营造社会化环境,加快社会化公共服务进程
(一)以政策为导向,为社会化管理和服务铺路搭桥
人才的社会化管理和服务进程离不开政府的推动,以及人事行政部门的政策性支持。随着各项人事制度改革的深入,促使人才服务机构为单位改革和人才进入社会化提供配套的人事人才服务保障。这一切都是政府在稳步推进各项改革的基础上发展过来的,是社会主义市场经济发展的必然,既有其行政手段,又有其社会特征,既依靠政策导向,又依赖于市场实现社会化管理和服务。
(二)挖掘服务潜能,树立服务品牌
市场竞争优胜劣汰,获胜靠什么?除了靠竞争力外,还要靠服务。服务的态度、方式、效果直接影响市场的口碑和知名度,各人才交流机构要通过各种渠道和不同方式,与媒体合作,加大宣传力度,让单位和人才个人了解业务范围、服务功能,并被社会所认同。同时,在原有业务的对外服务基础上,根据客户的需要,量身订做需求的业务项目和服务范围,不断提升服务水平,增强对服务的认知度。