电子档案制度精选(九篇)

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第1篇：电子档案制度范文

【关键词】 医院管理 电子档案 问题 对策

随着信息时代的高速发展，医疗技术及医疗相关信息技术也日新月异，医院档案的管理范围也从以往的传统的文书文档发展为多层次，多形式的档案模式，电子文档管理是医院档案管理中的新内容及新要求，如何提高医院的电子文档档案管理质量，是医院档案管理中亟待解决的问题。加强档案管理的现代化建设，是医院档案实行现代化管理的根本任务[1]。通过对电子文件管理存在问题及对策进行探讨，推进电子档案的管理。

1 医院电子档案管理中存在的问题

1.1 档案管理职责不明确，管理线条多

医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，由于医院历史的原因及医院行业管理的要求，医院的医疗病历档案由专门的病案室管理，而临床的一些X线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理，电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理，在一个单位内形成了多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理线条多，管理不到位的现象。

1.2 医院电子档案管理的意识和制度不健全

有些医院虽然建立了档案管理，但实际运行效果不够理想，不少部门人员档案意识较淡薄，一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室，不能及时归档，导致档案材料丢失或欠缺。平时单位组织的学习多与专业技术有关，很少组织档案管理方面的学习，档案管理的宣传力度及认识均不够。同时，由于对医院电子档案管理的标准及范畴还不够明确，导致医院电子档案管理的制度建设相对落后，跟不上档案管理的需求。

1.3 电子档案管理不规范，缺失、损坏现象较普遍

由于医院的电子档案多头管理的原因。目前很多电子档案材料多由科室自行保管，缺乏统一和规范的管理，同时由于电子档案需要依赖计算机贮存，科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象，同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏，导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。

1.4 档案管理人员素质有待提高

由于医疗是一门专业性很强的专业，目前医院的档案管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高，在医疗人才培养中，多重视医疗技术人员素质方面的提高，对档案管理人员的素质提高的意识不够，投入不足，导致许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，直接影响了档案管理水平的进一步提高。

1.5 档案管理硬件不能满足要求

医院的电子档案管理涉及科室面广，计算机在医院已广泛应用，部分科室已经实现联网，但全院网络统一规范管理还有待完善，相应的档案管理需要的硬件投入不足，能够适合电子档案管理的计算机及网络技术相对较少，导致电子档案管理往往不能满足要求。 转贴于

2 提高医院电子档案管理的对策

2.1 建立完善医院的档案管理网络

医院档案信息量大、类别多，可采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造契机[2]。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证，通过三级档案管理网络的建立，明确医院电子档案管理的职责、线条及要求，这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管，有利于组织监督各相关部门的档案管理工作；有利于明确各部门的职责；有利于电子档案保管的安全、完整和规范，同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。

医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式，这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成，信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理，综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。二个部门职责明确，互相配合，共同协作。

2.2 制定相应的电子档案管理制度

要做好医疗电子档案的管理工作，制度建设的重要环节，医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制订电子档案的保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去，建立健全医疗电子档案的动态管理制度，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。

2.3 加强培训，提高认识

档案管理人员应当学习和了解医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识。特别是对于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用，需要档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去。要提高科研人员对电子档案的认识，要有科研人员在一绒的自觉收集保存才能使电子档案完整[3]。相关人员应当学习档案管理的法律法规、规章制度及本单位的档案管理规定，提高对档案管理知识的认识及理解。

2.4 加大档案管理的投入

电子档案管理的好坏，关系到医疗安全及档案信息的完整，也是医院教学、科研的需要，最终达到档案能够得到充分利用的目的。医院应当重视对档案管理硬件及软件方面的投入，配置各方面性能较优越的计算机、软件，刻录仪器及选择科学的存贮方式。还要配置高性能的保障网络安全的软件，如防火墙技术、数据加密技术等，保障电子档案的正常、有序运行。

随着科学技术及信息技术的不断进步和发展，医院档案的管理也出现了许多新的变化，医院档案管理必须不断地从管理思想、管理方法、管理手段及管理创新等方面不断改进，紧跟时代的步伐，档案管理人员也要不断学习，不断提高自己，不断以创新的精神去改进工作，以满足医院对档案管理不断提高的需要，为医院的档案管理事业做出贡献。

参 考 文 献

[1] 蒋莉君.谈医院档案管理.西部医学.2008(20)02：444-445.

第2篇：电子档案制度范文

关键词:档案管理;档案;电子信息技术;保密

一、传统类档案保密工作特点

1.档案存放地点是保密工作重点。传统纸质性档案受自身条件限制，必须集中存放在温度、湿度适宜的场所之中。《中华人民共和国档案法》规定，档案存放地点必须具备防盗措施，要制定严格的档案存放地点管理制度，无关人员一律禁止进入，最大程度上保证了档案文件的保密性和安全性。

2.注重对于档案管理人员的职业教育。《档案法》中严格规定，机关、团体和企事业单位必须有专门的档案管理人员，严格执行各项档案管理制度。近年来，大部分省市和地区已经制定了档案管理员资格准入制度，要求单位档案管理人员必须持有相关的档案管理员资格证明，并定期组织档案管理人员进行业务知识和技能培训，加强职业道德教育。管理人员的专业化保证了档案管理保密工作的顺利进行。

3.较为合理地依据档案保密程度对类档案进行分级管理。按照有关规定，传统档案按照保密程度不同，分为绝密、机密、秘密等几个密级。在我国传统档案管理体制中，不同密级的档案需要进行分类集中管理，并对不同密级档案的管理和查阅等工作进行了详细规定。与此同时，对各个密级档案的解密标准、解密时限、解密方式等进行了严格限制。这就最大限度地保护了档案的秘密性。

随着社会信息化技术的不断发展，目前我国的档案管理模式已由传统的纸质型档案发展为利用电子信息技术为主的电子信息档案系统。与传统型类档案保密工作相比，电子信息档案保密工作有其特殊之处，一些传统档案管理工作模式已经无法适应信息化要求。近一个阶段，我国出现数起利用电子信息技术进行泄密的恶性案件，给我国社会主义现代化建设带来巨大影响。如何在电子信息技术条件下做好类档案保密工作，需要档案管理工作者给予高度重视和进行认真研究。

二、利用电子信息技术进行档案管理的优势和不足

1.利用电子信息技术管理类档案的优势。首先，电子信息档案保存管理相对方便。电子信息档案由于采取数码技术进行压缩，存储介质占用空间极小，对存放场地要求相对较低。其次，电子信息档案便于调阅和使用。由于电子信息档案传输速度较快，资料上传、下载、传输管理过程便捷，方便用户使用，可以极大提高档案管理工作服务社会的能力。

2.利用电子信息技术管理类档案的不足。诚然，利用电子信息技术管理类档案的不足和优势一样显而易见。由于电子信息技术自身特点，类档案一旦泄密，其传播速度快、传播内容丰富等特点会给档案管理工作和经济社会发展带来巨大危害。电子信息技术传受主体多样性的特点决定了电子信息档案泄密后，其损失难以在短时间内弥补。三、如何做好电子信息档案保密工作

笔者认为，做好电子信息档案保密工作总的原则应该是充分利用电子信息技术的优势，结合传统档案管理工作的经验，取长补短，努力克服问题和不足。具体说来，应注意以下几方面。

1.牢固树立档案管理以及保密工作的服务意识。无论是档案管理还是保密工作，其根本出发点都是为经济社会发展提供资料。利用电子信息技术进行性档案管理，其目的是为了更好地为社会提供服务。因此说，服务意识是档案管理工作必须树立的指导思想。

2.建立完善的电子档案查询使用制度，用制度化的方式确保电子档案安全。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。

(1)要根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行。要在传统管理制度的基础上，结合电子信息档案的特点制定更加完善的管理制度。

(2)要充分保证电子档案储存介质的安全。电子信息档案储存介质一般以光盘、软盘及硬盘为主。一方面要采取相应的防火防水措施，保证硬件安全，另一方面要及时做好相应备份，防止电子储存介质发生故障后重要资料丢失。

3.进一步提高档案管理人员的职业素质和业务素质。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，在今后的工作中，除了要对档案管理人员加强电子信息管理技术及档案管理专业技术培训以外，更为重要的是要加强职业意识教育。要培养他们高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。

当然，利用电子信息技术进行档案管理是一个十分复杂的系统性工程，需要动员社会方方面面的力量参与其中，形成“保密带动管理，管理带动服务”的良性互动工作模式，切实将我国的档案管理工作提高到一个新的水平。

参考文献：

[1]《中国大百科全书》，陈兆吴主编.

[2]《中华人民共和国档案法》，法律出版社，2003年5月.

第3篇：电子档案制度范文

1．理顺关系，制定制度，强化电子档案的归档管理。2003年，档案管理部门开始接手电子档案的归档管理后，建立健全规章制度，制定了电子档案归档管理制度和有关规定，得到院领导的高度重视。以技术管理通报的形式，了《院工程CAD成品文件的归档流程实施办法》等一系列电子文件成品文件的归档规章制度和规定，做到责任落实到人。档案人员严格把关，认真核对。从源头上杜绝电子文件的丢失，保证了归档电子档案成套性、连续性、准确性、真实性、完整性、有效性，提高了电子档案的归档率。

2．重视电子文件归档后的检查验收和备份工作。档案人员在接收电子档案归档时，力求全面，发现问题及时与专业人沟通，有效地解决了电子档案归档后的相关工作。此外，档案部门还定期对电子档案进行了数据备份，实行异地保存，保证了电子档案数据和信息的安全。

3．奖罚分明，加大电子档案归档的文明考核力度。2004年8月，院印发《进一步加强规范CAD成品文件及文本电子文件的归档要求的通知》，进一步完善和明确了CAD电子文件及电子文本文件的归档工作。同时，对电子档案归档存放位置、字型、CAD成品文件的正确命名，以及已经出版的CAD正式成品文件和文本电子文件的管理作出新的规定。档案部门定期检查，并把检查结果纳入院月度双文明考核中，对违规者给予处罚，对执行好的设计人员给以奖励。4．严格保密制度，防止电子档案的流失。在CAD成品电子文件归档工作中，严格按照档案和安全保密条例去做，涉及电子成品文件的调用和转换、拷贝，采取事先填写CAD成品调用审批单，实行院领导逐级签字审批制度。通过一系列电子档案归档管理制度的完善，电力工程设计的电子档案管理工作，有了长足的的发展。

二、今后工作的对策

为了改进和加强电子档案归档工作的管理，更好地为专业设计工作服务，今后应做好以下几个方面的工作。

1．取得领导的重视和有关部门的配合。从电子档案形成的过程看，它既来源于工程设计部门和信息管理部门，也来源于上级领导机关等，其涉及面广、内容多、专业性强。因此，仅靠档案人员有难度，需要各级领导和相关部门的支持和通力协作。为此，各级领导要把电子档案工作同其它工作一起抓，将电子档案归档工作纳入领导工作日程，纳入工程计划管理，帮助协调好档案人员与有关部门的关系。

2．做好宣传教育工作，增强全员档案意识。为了更好地把电子文件的归档工作落到实处，档案部门应认真贯彻《科学技术档案工作条例》和《电子文件归档与管理规范》等有关规定，会同有关部门积极开展档案法规和安全保密条例知识的普及教育工作，使每个专业人员都能明确其在电子档案归档工作中所应承担的责任和义务，进而形成人人懂档案、人人管档案的局面，让更多的人配合我们搞好电子档案的归档工作。

3．加强岗位培训教育，提高档案人员的业务素质。通过培训，不但要学习档案专业知识，还要学习其他现代科学知识，使档案人员成为复合型的档案工作者。通过组织学习《档案法》，增强全体档案人员的法制观念，依法治档，是今后做好电子档案管理工作，促进档案事业全面发展的重要依据。

第4篇：电子档案制度范文

关键词：电子教学档案；档案管理；优势分析；问题分析；优化措施

中图分类号：G640 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2013）33-0317-02

大学档案按类别可简单地分为：党档案，行政工作档案、教学档案、学生档案、研究档案、基建档案、财务记录、学校的历史档案，人事档案等。电子记录是指应用现代信息技术和计算机网络技术，档案管理人员在使用电脑的基础上，组织和存储在磁盘、硬盘、磁性载体材料等上的文件。2008年9月1日颁布的“档案工作管理办法”（简称27号令）规定，重要文件损坏、褪色，应及时修复文件并数字化，加工成电子记录保存[1]。随着高校招生规模不断扩大，无论是学生还是工作人员数量都在急剧增长，这毫无疑问地给高校电子教学档案管理形成了一个巨大的挑战。

一、电子教学档案管理的优势分析

（一）信息处理能力大大提升

随着高校招生规模的不断扩大，教学档案管理工作无论是量度还是难度都大大提升，然而传统的教学档案管理方法不仅费时费力，而且容易出现纰漏，显然无法满足现今的管理需求。借助现代信息技术和网络技术，电子教学档案不仅有强大的信息储存功能，而且具有快速的信息转换功能，大大提高了工作效率。除此之外，电子教学档案还可将文字、声音、影像等内容集成保存，这就增加了档案的可读性、可视性、可靠性，丰富了档案的内容。

（二）信息共享能力大大提升

传统的教学档案主要以纸质文档为主要形式得以保存，这种保存形式不利于远距离的传阅，并且容易在传阅途中遗失或破损，这就大大降低了教学档案的利用效率。而电子教学档案可以十分便利地交流与共享，单单传阅这一项就可以节省很多运输成本，大大提高了经济效率。此外，电子教学档案还大大节省了工作人员对档案进行归类、排序、搜索等工作量度，在现在信息技术的辅助下，简单的文字搜索就可以找到自己想要的相关资料。

（三）存储更加便利

传统的纸质教学档案的保存对环境有一定的条件要求，只有适宜的温度、湿度以及微生物环境纸质档案才有长期保存的可能性。因此在传统的教学档案管理过程中需要花费大量的人力物力确保保存环境的适宜性，防潮防虫防老化更是不可或缺的工作。此外，纸质教学档案需要消耗大量的纸张，这在一定程度上也对环境造成了破坏。然而电子教学档案可以很好地解决上述问题，电子教学档案可以大存量地储存于硬盘、U盘等一系列现代储存器中。现代存储器不仅体积小容易保管而且储存安全性、容量性都是传统管理方式不可相比的。

二、高校电子教学档案管理问题分析

（一）缺失规范的、有效的电子教学档案管理规章制度

大多数电子教学档案的保存分散在各二级学院，由于种种原因导致多数高校电子教学档案管理者不熟悉中国《档案法》，《档案管理条例》和其他有关法律法规，无论是在工作过程中，还是在自己工作的思维意识中，都没有严格按照有关法律法规，开展档案管理工作[2]。由于规章制度的缺失，导致一些电子教学档案处于“被忽略”状态，多数电子教学档案“被忽略”在了管理范围之外。

（二）电子教学档案管理意识不强，重视程度不够

由于相关规章制度的缺失，导致相关管理人员对电子教学档案的重要性认识不够。对电子教学档案管理工作的不重视，造成了人力、物力、财力都难以满足电子教学档案管理工作所需的必要条件。高校又因其独特的性质（学生和教职工人数众多、学生和教职工来自全国各区域、且变动频繁），每年都有成千上万的档案需要变动，维护、更改、保存、迁动等相关流程造成档案管理工作量十分庞大。将传统的纸质文档转变成电子档案无疑也加重了工作人员的工作负担。

（三）电子教学档案管理过程缺乏系统规范性

根据《档案法》和《大学档案管理办法》，高校电子教学档案管理的任务主要集中在收集、整理、鉴定、保护、统计、编制等六个方面，通过这六个环节提高教学档案的研究和利用水平，这是一种固有的运营严格的法律制度。由于提出的模糊归档范围，导致一些高价值的基层教学单位、教师未能及时提交归档，惨痛地损失一些高价值档案；一些价值不高的教学，又被不经选择地留存了下来，减少了档案使用中的价值。由于档案的保管不当，造成了一些历史档案的破损、字迹模糊等现象。由于档案的研编能力有限，导致档案利用价值不高。由于档案利用制度的不完善，造成档案的遗失、破损等一系列损害流失现象。

三、高校电子档案管理优化措施

（一）开发档案管理系统，提高档案管理信息化水平

利用计算机网络进行档案管理的系统，我们称之为电子档案管理系统，各高校应根据自身电子档案管理情况，设计制作一套与之情况相适应的电子档案管理系统。电子档案管理系统包括硬件系统（输入设备、输出设备、储存设备、网络服务器和计算机）和软件系统（管理端软件和查询端软件）两部分，高校应结合自身情况以此为基础设计自己的电子档案管理系统[3]。在开发了电子档案管理系统之后，高校还应加快电子档案管理信息化建设，制定档案管理信息化总体规划和标准，以确保用户简捷、快捷地获取所需的档案信息。通过对电子教学档案立卷、归档、访问等方面设置相应的命令来实现电子记录存储、管理和使用，以不断提高管理电子教学档案的信息化水平。

（二）加强领导，完善制度，健全机制

由于电子教学档案主要保存于各二级学院，这就要求各学院领导必须重视电子教学档案的管理工作，采取措施加大相关管理与监督力度。完善有效的管理制度是做好电子教学档案管理工作的基础，是做好电子教学档案管理工作的必要条件。因此需从收集整理、归档保管等各方面入手，制定相应的电子教学档案管理制度。电子教学档案的管理工作主要集中在各二级学院，因此应当建立以校档案室、学院（职能部门）为主体的二级管理结构。学校档案室以业务指导为主，做好学院（职能部门）专、兼职档案员业务指导工作，提高专、兼职档案人员的业务能力和工作责任感[4]。

（三）提高管理人员专业技能，重视管理人员队伍建设

随着科技的进步，信息时代的到来，以及电子档案管理使用计算机的文件管理需求，这就需要相关管理人员必须具备必要的专业知识和相关的素质。无论从技术性角度还是从专业性角度，电子教学档案管理都是一项极为复杂的工作。这就要求相关管理人员必须通过不断的学习相关知识来提升自己的专业技能，以完成电子教学档案管理工作。当然学校层面也可以通过一系列培训、检查、评比活动来促使档案管理工作的提高。电子教学档案管理可以说是一项极其复杂的系统工程，它不仅仅只是管理还包括电子教学档案的形成、积累、贮存、和开发利用。要做好这项工作，我们必须专注于管理人员队伍建设，提高他们的业务技能和综合素质，组织其学习档案管理系统知识和基本的电脑操作，要求他们掌握熟练的运用技术，灵活运用文件管理系统软件。

（四）增加经费投入，实现现代化管理

电子教学档案的管理需要配备相应的计算机和电子设备，目前多数高校由于对电子教学档案管理的重视度不够，此方面的预算投入不足，造成许多教学档案资料不能及时电子化，甚至有些教学档案被忽略在了电子化之外，不能及时形成网络档案，降低了教学档案的利用率。就此学校方面应该投入足够的预算资金，实现信息化管理和办公自动化，充分发挥电子教学档案的便捷优势，实现教学档案共享机制；充分利用快捷的计算机网络，保管好教学档案，防止教学档案的不必要流失；充分管理利用好教学档案，服务于高校教育科研事业。

（五）加强信息化管理，提高档案的利用率

电子教学档案较之传统教学档案而言，有便捷、精准、全面、共享等方面的优势。因此加强电子教学档案信息化管理，有助于提高教学档案的利用率。加强电子教学档案信息化管理，我们可以尝试从以下几个方面入手：第一，设计制作计算机档案管理软件系统，实现档案信息网络化；第二，建立电子教学档案目录数据库，利用数据库分类技术把电子教学档案的目录数字化；第三，将教师的教学资料通过档案管理原理和现代信息数字技术的结合，放到网络教学平台，以便教学档案的资源共享，以推动教师之间的相互学习，提高高校的教学水平，与此同时也减轻了教师们和档案管理工作人员的工作负担，也提高了工作效率。

（六）提高安全管理意识，保证文档真实性

电子教学档案有便捷、精准、全面、共享等方面的优点，同时它也存在错误删除无法恢复、磁盘硬盘损坏、易被窃取拷贝、数据中毒等缺点。针对这些缺点我们应加强安全管理意识，建立一套安全防范机制，以确保电子教学档案的安全性和准确性。首先，防火墙的安装、门户访问的设置、定期杀毒、病毒库的定期更新等防范方式可以有效防止病毒的入侵；其次，认真学习电子档案相关安全保密制度并严格遵守，平衡公开与保密两者之间的尺度。利用密码保护、身份认证、权限控制等手段防止非公开档案的安全隐患；最后，档案管理人员应养成文档备份的习惯，同时数据信息管理部门也应做好数据库备份工作，防止因计算机故障、病毒入侵等意外事故造成电子教学档案意外损坏与丢失[1]。

四、结语

电子教学档案与传统教学档案相比存在明显的优势，教学档案管理人员应当在日常管理工作中，有意识地发挥电子教学档案的优势，注意培养“电子教学档案”管理意识，严格遵守电子教学档案管理的相关规定。但目前我国高校的电子教学档案管理制度还不是很完善，还存在着一些问题，因此我们政府应当依据目前所存在的这些问题，制定相关法律法规及其相关政策，使电子教学档案的管理更加制度化、规范化。

参考文献：

[1]赵俊.高校电子档案管理现状及问题刍议[J].长春理工大学学报，2013，（1）：6-7.

[2]吕洁.浅谈高校教学档案电子信息化管理[J].卷宗，2012，（4）：113.

第5篇：电子档案制度范文

一、电子档案管理面临的主要风险

1、技术风险。由于电子档案对计算机系统具有极强的依赖性，所以当计算机系统存在问题时，将可能导致一系列严重后果，如软硬件等基础设施不能满足电子档案工作的需要或达不到预期的使用目的；载体稳定性差、物理寿命短、容易损坏；与本单位其他软件不兼容，影响档案工作效率；所选择的技术方案落后，容易被淘汰；系统有缺陷，给病毒、蠕虫、木马等恶意程序的传播和入侵提供机会；在文件传输时出现错码、乱码、无法识别等现象。这些都会给电子档案的交换、共享、长期保存带来难度。

2、自然环境风险。产生这一风险的主要因素有三：一是保管场所因素，包括温度、湿度、光线、电磁场等，不适宜的保管条件会导致电子档案质量缺损，如高温、高湿会缩短信息载体的寿命，强磁场则可能导致磁带消磁等；二是自然灾害，如地震、洪水、冰雹等不可抵抗的自然环境灾难；自然灾害带有一定的地域特征，如雷电多发区可能发生雷电击毁电脑芯片的现象；三是不可抵抗的人为灾难，如恐怖袭击、纵火等。上述情况给电子档案带来的损失往往是毁灭性的。

3、管理风险。电子档案管理是一种新的档案形式，目前，电子档案的管理还有许多不尽如人意的地方，如资金投入不足、机构领导不重视、人员配备不到位、没有明确主管部门、沿用或照搬纸质档案的管理方法、缺乏科学适用的管理制度化管理标准等，这些因素加大了电子档案管理的风险程度。

4、数据存储风险。即由于数据存取不当对电子档案的真实性、完整性所造成的风险，这一风险基本上来源于本单位内部。主要表现为：一是电子档案形成过程中数据采集不准确或有缺损；二是数据存取权限未加密或加密方法简单；三是档案管理人员自身业务素质不高或风险意识不强等原因所引起的操作失误；四是未经授权的人员擅自进入电子档案系统的数据库篡改、增删、复制或使用数据；五是数据备份不及时。

二、加强电子档案风险管理的对策

1、保证电子档案载体的安全。要根据不同的载体介质，建立一个适合与电磁介质、电光介质的保存环境，做到恒温恒湿、避光、防尘、防虫、防磁场、防机械磨损等。此外，还要避免某些人为的使用不当而造成载体的损坏。

2、确保电子档案的稳定性和安全性。由于电子档案是通过计算机网络来提供利用的，所以要加强网络的安全管理，建立强大有效地防火墙系统，严防因黑客与计算机病毒的入侵而造成电子档案的失真和损坏。

3、确保电子档案管理的保密性。电子档案利用涉及的人群较多，有档案载体的保管人员、网络系统的管理人员、数据维护操作人员等，因其工作职责不同，对电子档案的使用权限也应有所不同，因此，要根据电子档案的密级确定利用范围，并进行不同的加密处理，所用密码要定期更换，对所利用的电子档案要进行全程监控并自动记录，防止电子档案被篡改而造成不可挽回的损失。

4、确保支持电子档案形成与利用的计算机软硬件设备的准确对应存放。不同的软硬件环境形成的电子档案有时难以互换，这就要求我们不但要保存当时的系统软件，还要保存相关的计算机或采用其他方法和技术加以转换，以确保电子档案在任意系统环境下都能读取和利用。

三、建立现代企业电子档案管理运行机制的思考

1、建立与现代企业制度相适应的现代企业档案管理制度。现代企业档案管理制度既是一种档案管理制度，又是一种管理思想与方式的体现。它不是指一种固定的管理模式，而是指与现代企业相适应的、个性化的档案管理模式的总称。管理科学要求企业档案部门要按档案形成规律建立一套符合本企业需要和企业档案工作一般规律的档案管理制度，其含义一是指具体档案管理规章制度；二是指档案工作管理制度，在企业内部自上而下建立一套档案管理责任保障体系和管理网络，把本企业档案工作有效组织起来；三是指企业内部档案工作管理体制，各企业在确立档案工作管理机制时要符合本企业的实际。

第6篇：电子档案制度范文

关键词： 电子档案 保障技术 保管技术 修复技术 传输技术

当今世界正走向信息社会，面对飞速发展的网络，面对日新月异的电子计算机技术，档案工作急需解决的问题是如何迎接电子文件带来的挑战，如何保护电子档案的真实完整，如何有效地保存二十一世纪的社会记忆。

电子档案同纸质档案相比较，其物质形式发生了很大变化，多种不安全因素干扰并威胁着电子档案信息的安全，在电子档案利用的过程中，由于电子档案对计算机软件设备具有很强的依赖性、非直读性和易改性等特点，纸质档案的保护技术已不能适应电子档案的保护要求，探索、研讨电子档案的保护技术已迫在眉睫。

1.电子文件的保障技术

在电子文件的形成、处理、归档，乃至电子文件转为电子档案后的保管、利用等各个环节，信息都可能被更改、丢失，因此，我们必须建立一整套科学、合理、严密的管理制度，完善信息安全保护技术措施，以确保电子档案的原始性、真实性。

1.1加强对电子文件制作和管理人员的管理

要不断增强电子文件管理人员的责任心，使其具有忠于职守的责任认真负责的工作精神，一丝不苟的工作作风，精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。要保证电子文件在制作阶段的真实性，就必须明确职责范围，特别是在合作制作的电子文件或大型辅助设计项目中，每个参与人员分工范围要明确，职责要分明，避免制作人员的相互推诿。不相关人员因工作需要借阅时，可允许用只读式的载体调阅，以防由于误操作或有意增删等造成电子文件的失真。

1.2健全电子文件全过程管理的制度

从电子文件的形成到电子档案的开发利用，中间经过很多环节，任何一个环节职责不清、制度不明、管理不严，都可能造成对电子文件的原始性、真实性的危害。因此，建立健全电子文件全过程管理制度，从电子文件的收集、整理、归档到电子档案的保管利用，各个环节都要有明确的要求，严格落实规章制度，使工作人员有章可循，各司其责，确保电子文件的原始性。

1.3建立电子文件的记录系统

电子文件管理系统应具有实时记录功能，随时将需要保存的信息记录下来。由于这种“跟踪记录”具有原始性，它可成为证实电子文件真实可靠的有效依据。对于从收集、积累阶段就在网络系统上传递的电子文件，可通过网络系统的自动记录功能记录有关信息；对于以存储载体方式进行收集、积累的电子文件，还要辅以必要的人工记录。

2.电子档案的保管技术

电子档案的保管与纸质档案的保管有很大差异，对环境要求也较高，《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》中规定：归档光盘不得擦洗、划刻、触摸盘片处，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染灰土和污垢；避免阳光直射；环境温度为14―24℃，相对温度45%―60%；远离热源，酸、碱等有害气体和强磁场，保持良好的保存环境。这样，不仅可以延缓载体自身的老化，而且可以减慢载体上所存储信息的自然衰减。在给电子档案提供良好的保管环境的同时，我们还要注意检测和维护工作。

《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》中规定：电子档案应每五年进行一次有效性、安全性检查，如发现光盘损坏或出现问题，应及时拷贝；如软、硬平台发生改变，则应及时转换；还要注意电子档案载体的转换，旧载体不为新的软、硬件所兼容，应将档案信息转录到新的电子档案载体上，使电子档案能够长期地处于可理解、可准确提供利用状态。

3.电子档案信息修复技术

电子档案在保管和利用过程中，不适宜的保管环境会使盘片变形、长霉；光盘在读取利用的过程中高速旋转，易被划伤；不正确的触摸方式会污染损伤盘片，从而影响电子档案信息的安全有效，这就需要对破损的载体进行修复。光盘的修复较软、硬盘而言更为容易。光盘修复机能够修复光盘的划伤、污染、长霉等破损现象，修复效果较好，是修复光盘的理想工具。对于变形的光盘，可用软布将光盘包好，水平夹在两块厚重物之间（截面必须平滑），进行矫正。

4.电子档案利用传输保护技术

电子档案提供利用的基本原则是：一方面要方便查阅利用，另一方面要保证信息安全。在电子档案利用传输过程中，我们应采取以下保护技术：

4.1多做备份

电子档案应制作三套，一套封存、一套提供利用、一套异地保存。其中提供利用的一套应为只读文件。

4.2加密

对需要控制使用的电子文件用密码技术、用户身份证进行加密管理，确保电子档案信息的安全。

4.3呵护光盘

采取相应的措施，保证提供利用时光盘不受损害。提供利用时要规定严格的查阅程序，不得超越权限利用，不可随意复制和传播电子档案等。

参考文献：

第7篇：电子档案制度范文

【关键词】高校；电子档案；管理机制

1.影响高校电子档案管理的因素

1.1信息技术因素

影响高校电子档案很容易的因素较为多样，技术因素是促进电子档案普及的主要因素。随着电子信息技术的快速发展，大数据技术在高校的广泛普及，高校电子档案管理得到了快速发展，电子档案技术日益取代传统的档案管理方式。现代电子信息技术使得电子档案的存储与管理向着快速、便捷、高密度和安全的方向发展，电子档案可以用于提高高校各项工作效率，电子档案利用的局限性日益消除，有助于实现高校信息共享。虽然电子信息技术还有不足之处，基于互联网环境的电子信息档案容易被改动，存在着数据易丢失的风险，但是其发展空间广阔，保存档案的时间更长，可以存储的数据类型日益广泛而且存储容量更大。

1.2保密性因素

保密性因素是推动高校电子档案管理发展的重要原因。已往的高校档案管理违背了档案信息公开和透明原则，高校档案严密的封存在档案存储机构，使得学生很难充分的利用档案信息，高校管理人员也没能把已有的档案信息用于高校建设当中，档案管理没能发挥出应有的作用。在网络技术快速普及的当下，高校日渐认识到档案信息资源的重要作用，更注重档案的社会服务效益，在经济发展中档案具有举足轻重的作用。随着高校档案管理技术的升级，专业的档案保护加密系统的发展，使得高校电子档案的应用安全性更高，直接的促进了电子档案的普及，实现了在安全环境下进行电子档案信息传递、共享与应用需要。一些高校对电子档案使用持谨慎态度，没能实现档案的全公开化，强调在设置使用权限的基础上使用档案，档案电子化的道路较为漫长。

1.3法制性因素

保证高校电子档案的安全，促进电子档案的有序发展，发挥电子档案在高校建设中的作用，还要加强电子档案法规的普及。目前高校对电子档案的应用出台了一系列的制度，强调在规范化、标准化和程序化原则下使用电子档案。随着高校电子档案管理机制的日渐完善和有效改变，高校电子档案管理的发展速度较快，制度化的方式为高校电子档案的管理建立了良好的环境。高校电子档案管理在制度规范的影响下得到快速发展，电子档案的编辑模式已经从传统走向现代，制度法规有效的弥补了电子档案应用时的漏洞，对于促进档案事业的高速发展提供保障。

2.高校电子档案管理的主要问题

2.1缺乏专业技术人员

目前高校电子档案管理还缺乏专业技术人员，现有的专业电子档案管理人员主要集中在校级档案管理部门，各院系和各部门还缺乏专业的电子档案管理人员，学生电子档案数据信息的开发质量较低，高校基层部门还未能配备专职的电子档案管理人员。从事电子档案管理人员的专业素质较低，一些档案管理人员不掌握信息化的档案管理运行方式，传统的档案管理方法影响了信息技术作用的发挥。高校未能加强档案管理人员的培训工作，不能在大数据技术背景下提高档案管理人员的创新意识，因此影响了电了档案技术的普及，制约了电子档案的快速发展。

2.2缺少科学宣传机制

高校电子档案管理应当建立综合性的宣传机制，强调建立完善的档案管理宣传体系。有些高校缺乏科学的电子档案宣传方法，没能建立综合性的宣传体系，档案管理工作没能得到学生的广泛配合。不少高校的电子档案管理系统还集中于服务教师，没能开辟充分的服务学生模块，没能给学生参与个性化档案的建设空间。档案资源没能服务于学生的学习、科研和就业。

2.3技术设备更新不足

档案管理电子化发展依赖专业的档案管理技术，要求开发专业的档案管理系统，能够针对性的发挥电子档案的传递共享价值。高校虽然建立了电子档案管理系统，但是档案管理技术的更新不足。不少有较高价值的纸制档案未能电子化，电子档案扫描设备普及不足。一系列电子档案的共享性不足，档案资源的分散存储模式导致电子档案信息孤岛现象的存在。高校电子档案的网络空间运行风险较大，还要在共享的理念下着力优化档案安全管理体系，加强电子档案管理的软硬件配置。

3.高校电子档案管理的改进措施

3.1建立规范化管理制度

大力普及高校电子档案管理工作机制，还要建立高校档案的大数据系统。首先，应当成立专职的电子档案管理部门，建立电子档案的运转机制，明确各部门在电子档案管理中的工作职责。其次，基于统一的管理制度与专来的电子档案管理系统建立档案管理平台，在统一的平台下实现电子档案数据的有效收集与分享。第三，基于大数据背景创新电子档案的发展模式，创新电子档案的发展方法，构建综合性的档案管理体系。

3.2提高档案管理人员素质

高校电子档案管理工作高质量的发展还要提高电子档案管理人员的专业素质。首先，应当引进专业的档案管理人才，全面加强档案管理人员的优化配置，充实各部门的档案管理能力。其次，组建科学的档案管理培训体系，加强对档案管理人员的专业培训，针对性的充足的提高档案管理人员的专业技术水平。第三，对档案管理人员进行技术考核，建立电子档案管理人员奖惩机制，强化电子档案管理人员的自主提升意识。

第8篇：电子档案制度范文

关键词：电子档案 医院管理 应用

中图分类号：G270.7

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2012）04-277-01

电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录。随着信息时代的高速发展，医疗技术及医疗相关信息技术也日新月异，医院档案的管理范围也从以往传统的文书档案发展为多层次、多形式的档案模式，电子文档在医院档案管理中的新内容及新要求，如何提高医院的电子文档档案管理质量，是医院档案管理中亟待解决的问题。加强档案管理的现代化建设，是医院档案实行现代化管理的根本任务。提高医院电子档案管理的质量，推进电子档案管理的建设。

一、电子档案的整理、开发和利用

1.电子档案的整理。在电子文件转化为电子档案后，由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种案卷。因此，“案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”这个基本保管单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理;即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架，或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份，同时对光盘进行编目、排架等。

2.电子档案的开发利用。电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。（1）开发平台的选择。系统的目标是将各科室管理的数据通过网络连为一体，便于共享数据资源，因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台，同时在档案管理所在科室建立数据库，数据直接上机存取，既节约了经费，又方便了各科室互访数据。（2）硬件要求。各科室档案的计算机在处理大量各类档案信息的同时，又要互相进行数据通信，所以硬件必须具备相应的需求条件。（3）数据库模式设计。数据库的模式设计是一个非常复杂的问题，设计的目标既要满足当前的应用需要，又要满足可预见未来的应用需要，既具有良好性能，又易于修改和扩充。（4）应用程序设计。设计数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序。（5）数据的备份及故障恢复。档案数据是珍贵的数据资源，为避免出现系统对数据资源的破坏，应用系统必须能定期对数据进行备份，以便于数据信息被破坏后的恢复。（6）数据库的安全性保护。电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行。所谓安全性保护就是防止非法使用数据库。在一个系统中，安全性保护非常重要，并不是所有用户都可以使用档案数据库。这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法，即使用权鉴别，也要由计算机确认合法性。例如:设置口令等，对存取控制权的鉴别，档案本身的保密程度不同，开放程序也不同，应对获准使用系统的人员及其访问数据库的范围加以限制，对不同的人员予以不同使用权限。档案管理者可根据电子档案内容的密级程度，确定提供利用载体的方法，使用者按照使用权限使用载体拷贝，由计算机确认是否合法，并按期回收，同时通过网络传输电子档案。互联网的开通方便了档案部门之间信息的相互交流，同一份材料可以同时为多人利用，也可以直接各科室到档案电脑上查询权限范围内提供的相关内容。电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能对整个过程进行分析、统计，找出规律，探求新的方式与途径，加强计算机软硬平台建设，满足用户需求，最大限度开发利用电子档案，与此同时，还要注意确保档案资源安全利用。

二、建立完善的医院档案管理网络

1.医院档案管理信息量大、类别多，可采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造契机。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证。通过三级档案管理网络的建立，明确医院电子档案管理的职责、线条及要求。这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管；有利于组织监督各部门的档案管理工作。医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式，这种方式主要由信息科和综合档案室组成，信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理，综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。两个部门职责明确，互相配合，共同协作。

2.制定电子档案管理制度。要做好医疗电子档案的管理工作，制度建设是重要环节。根据电子档案管理规范，结合医院实际情况，制定一套切实可行的电子档案管理制度，规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。制定电子档案管理制度时应注意划清归档过程中各级各类人员的责任；归档时机应适合医院工作实际；归档电子文件的责任签署应明确以及电子文件的动态管理问题。可把电子档案管理制度纳入医院的岗位责任制和考核办法中，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。

三、加强对电子文件所依赖的计算机软、硬件设施管理

1.软件管理上，要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。

2.硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。

随着科学技术及信息技术不断地发展，医院档案的管理也出现了许多新的变化，医院档案管理必须从管理思想、管理方法、管理手段及管理创新等方面不断改进，紧跟时代步伐。档案管理人员也要不断学习，不断提高自己，不断以创新的精神去改进工作，以满足医院对档案管理不断提高的需要，为医院的档案管理事业做出贡献。

参考文献：

1.夏利宏.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].新西部（下半月），2009（8）

2.赵晏.浅谈加强电子档案管理[J].商业文化（学术版），2009（12）

第9篇：电子档案制度范文

新型农村合作医疗的档案管理是一项长期而艰巨的任务，目前根据相关调查显示，在农村合作医疗档案管理的过程中存在管理人员对工作不认真，没有认识到有效管理档案对农村合作医疗工作的重要性，而且档案管理人员自身的专业素质和水平以及理论文化水平都存在着差异，因此要加强新型农村合作医疗档案管理队伍的建设，提高管理队伍的专业水平和管理水平，科学有效的进行培训相关的电子管理档案的技术和手段，提高管理队伍的管理能力和水平。另外还可以聘请专家或专业的培训课程，吸收外部有利资源，促进管理队伍整体素质和能力的提高。

二、加强新型农村合作医疗电子档案的规范管理

随着经济和科技的不断发展，信息技术水平也在不断的提高，电子信息技术为我国新型农村合作医疗的档案管理提供了更加科学便捷的管理方式，也适应了新农村合作医疗工作发展的需要，那么在充分利用电子信息技术管理的过程中包括以下几个方面：首先，利用电子信息技术管理档案明确档案管理的职责，促进电子档案管理的规范化和标准化。其次，利用电子管理的技术手段适应新的形势，对档案管理按类别进行划分，保存电子版档案，这样不仅方便查找信息，更加节省人工处理的时间，不断加快推进新型农村合作医疗档案管理的电子信息化建设。

三、改变传统管理观念，提高电子档案的开发和利用率

为了更好的管理新型农村合作医疗的档案，就要彻底改变传统的管理观念，农村合作医疗的档案管理的目的主要是为了更好地开发和利用，而不仅是停留在整理和保存的环节上，档案对于农村合作医疗工作的发展有着重要的意义，有效的电子档案管理有利于新型农村合作医疗档案信息的统计、分类、查找、总结等各项工作的顺利进行。传统的人工收集和整理，一方面浪费了大量的时间，另一方面在查阅资料上也带来了诸多不便，不利于提高新型农村合作医疗档案管理工作的效率，改变传统的收集和管理档案的手段和观念，充分利用电子信息技术，整理和开发档案信息资源，大力开拓新型农村合作医疗档案利用的新途径，不断地吸取外部资源和优势，根据具体的实际情况进行科学整合，促进新型农村合作医疗档案管理的改革和创新，新型农村合作医疗工作创造良好的环境，更好的促进新型农村合作医疗事业的发展和前进。

四、完善新型农村合作医疗电子档案管理的制度

新型农村合作医疗事业与千家万户有着不可割舍的重要关系，尤其是在档案管理工作上，想要更好的发展新型农村合作医疗事业，那么在利用电子信息技术管理档案的过程中，迫切需要完善的电子档案管理制度，有了制度作保障，那么接下来的档案管理工作就会容易很多。完善档案管理制度是新型农村合作医疗工作中的一项重要组成部分，所以我们要对其重视起来，对电子档案管理的权责和管理的程序进行规范化，并且对其有明确的规定，从而使整个新型农村合作医疗电子档案管理的过程形成一个有效的整体，在充分利用先进电子信息技术手段与完善的制度相结合的基础之上，有利于新型农村合作医疗事业的进一步发展。

五、加大电子档案管理的基础设备投入

当前我国科学技术水平不断地提高，促进了新型农村合作医疗电子档案管理的更好更快的发展，但是根据相关调查显示，我国农村合作医疗的档案虽然采用的是电子信息技术的管理方式，但是在基础设备上还急需要加大投入，电子信息技术管理档案的方式是需要一定的基础设备的，例如，电脑、打印机等，那么为了使新型农村合作医疗电子档案的管理更加有效，那么我们要健全和完善电子信息技术的基础设施，这样才能有效的提高电子档案管理效率，为电子档案管理提供一个良好的基础设施环境，更好的促进电子档案管理的发展和进步。

六、小结