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关键词:会计;电算化;规范;建设
1会计电算化管理中存在的主要问题
(1)一些单位管理者及财会人员对会计电算化的认识不到位。一些企事业单位的领导对实施会计电算化的重要意义缺乏足够的认识。没有认识到开展会计电算化是当今信息化时展的趋势,是管理现代化的需要。会计电算化是会计工作进入信息化的基础,实质上也是生产方式的转变,是一种先进的生产力,是企业决策的重要依据,是会计技术和财务管理实现现代化的切入点。由于管理者对会计电算化的认识水平的局限,致使会计人员的法制观念淡漠,有法不依。新《会计法》对会计人员的行为规范作了较详尽的规定,但长期以来经济领域的法制不够健全和完善,由此造成会计人员法制观念淡薄,在工作中就造成对每一项经济业务的处理不够严谨,随意性大,再加上一些企事业单位的领导不懂《会计法》,为追求个人或小团体的利益,不惜一切代价,弄虚作假,逃避国家有关法规和纪律的监督,而会计人员又受单位负责人的聘任和管理,在工作中很难坚持原则和履行会计的监督职能。又由于一些财务负责人对会计电算化认识不清,对会计电算化管理很陌生,只习惯于手工记账的管理。尤其对会计电算化的保密性、安全性存在空白,因而对会计电算化数据可靠性发生质疑,造成不会管、不敢管的混乱局面。
(2)会计电算化基础管理工作薄弱。会计电算化虽然在很大程度上减轻了会计人员的工作量,但同时也增加了操作人员和系统维护人员等工作人员,带来了许多新的要求,提出了许多新的问题。由于受传统财务管理方式的影响,目前我国会计基础工作的管理还存在着一些不足,一是会计人员非专业化现象普遍存在,会计工作仅停留在记账、算账、报账的浅层次上,难以做到合理、合法;二是财务基础管理薄弱,如财务制度不健全,不少单位没有严格的管理制度或有章不循,使得会计电算化系统不能正常健康运转。由于基础工作薄弱,建立在此基础上的会计电算化管理就出现一些问题,导致手工与计算机并行操作时间过长,增加了会计人员的工作量。
(3)缺乏会计电算化专业人才。由于会计电算化涉及到会计和计算机两种专业知识,在岗的会计人员虽经过计算机等级培训,但与实际计算机管理与应用要求的水平还有较大差距。一是会计人员知识不全面。许多年龄较大的会计人员对会计业务比较熟悉,但对计算机知识了解有限,而年轻人则相反。要使得计算机知识和会计工作经验有机结合,还有待时日。二是计算机培训教材老化。计算机技术发展快,知识更新周期短,仅几年时间速度就提高了几十倍。软件操作系统的变化也非常快。而现在教材所介绍的知识陈旧,多是几年前的,实用性不强,经过这样培训并通过考试的会计人员实际操作能力难以适应计算机新技术的发展。
2会计电算化规范性建设的对策
(1)提高财会人员整体素质,建设一支会计、计算机和管理三者皆知的复合型人才队伍,是会计电算化规范性建设中首要的工作。要树立以财会人员为中心,提高财会人员整体素质的思想。经济全球化要求会计人员知识不断更新,要加大对会计人员继续教育的培训,使会计人员不断学习、更新会计专业知识和相关知识,努力提高自身的综合素质,使会计人员成为熟悉政策、精通业务、懂法守法的合格专业人才,会计、计算机和管理三者皆知的复合型人才。加大对“复合型”会计电算化人才的培养力度,特别是对会计电算化管理人员的培训工作要经常性进行,进行经验交流,使培训收到实效。只有普及型的速成人才培训,难以提高会计电算化的水平。应在吸纳高校会计电算化毕业新生的同时,选拔具有一定计算机知识的会计业务骨干到高校进修计算机专业。这样新老结合、高中低结合的会计电算化人才队伍就会形成,从而有效地推动会计电算化工作规范性建设。
(2)建立健全一整套会计电算化模式下的规章制度。在实行会计电算化过程中,只有建立健全一整套会计电算化模式下的规章制度,才能形成良好的内控环境。建立健全一整套会计电算化模式下的规章制度应遵循以下原则:一是不兼容权限分离原则。即对会计电算化权限严格控制,凡上机操作人员必须经过授权,禁止原系统开发人员接触或操作计算机,非计算机操作人员不允许任意进入机房,系统应有拒绝错误操作的功能。二是相互制约原则。加强对会计电算化系统数据输入、处理、输出的控制,明确管理人员、操作人员、维护人员的职责范围。三是安全、保密原则。安全主要是对软硬件、文档的安全检查保障控制。保密主要是建立设备设施安全措施、档案保管安全控制、联机接触控制等;使用侦测装置、防伪措施和系统监控等;规定建立备份或副本的数量和时间,以及由谁建立和由谁负责保管,当系统被破坏需要恢复时,应先经有关领导同意,不允许轻率地进行系统恢复工作,以防止利用系统恢复时修改系统。四是内部防范原则。主要解决个人垄断现象以及对系统管理人员的监管控制问题。所有这些都是制定会计电算化规章制度必须加以考虑的问题。(3)规范会计信息系统运行机制。规范会计信息系统运行机制是会计电算化运行的保证。会计信息系统运行按内容划分为会计数据采集、会计数据处理和会计信息输出。一是数据采集管理规范性。数据采集是指将计算机加工处理的会计数据进行手工准备的过程。为确保系统提供会计信息的正确、可靠、道德、规范,必须做到以下几点:首先,所有凭证不论是手工编制的还是机制的都要有操作人员、财务主管共同签章后才能进入有关账户。其次,录入的会计凭证除手工应有的信息如摘要、会计科目、金额、经手人、审核等外,还应包括科目代码等。为便于计算机的识别处理和提高运行速度,编制代码工作也是一项不容忽视的基础工作。编制代码时要注意它的惟一性、有效性和可扩展性,录入科目时是以代码的形式录入因此代码输错则输出的自然也是错误信息,所以要特别注意。再次,要对凭证分批记录张数及数量金额总数,防止已编凭证的丢失或插入未经授权的凭证或未经授权随意改动有关数据等问题。再次,建立工作日志,详细记录凭证编制日期、经手人、凭证传送的手续和时间。二是数据处理机制规范性。手工操作可随时结账,计算机则是分批进行处理的,而且数据的存储是以二进制代码形式,数据记录具有不可见性,数据修改也不留痕迹,中间处理是不可见的“暗箱操作”。所以首先要加强接触控制,杜绝未经授权人员进行越权操作,严格密码权限管理。其次,应设置必要的稽核检查。再次,做好工作日志,以防止数据被非法篡改。三是会计信息输出管理规范性。输出是计算机系统数据处理的最终结果,如账簿、报表。为确保计算机输出及时、安全地送到有权使用者手中,可建立输出文件分送清单,设专人负责传送,设置工作日志等。由于会计电算化后会计信息是以各种数据文件形式记录在磁性介质中,这些是肉眼看不见的,很容易被删除或由于误操作等诸多原因而使文件丢失,因此,应制定备份制度,对数据文件进行日备份、月备份,并按财政部规定的档案管理办法由专人负责归档,做好防磁、防火、防潮、防尘工作,防止磁性介质损失,保证各种档案的安全与保密,保证档案得到合理、有效利用。
[关键词]会计电算化问题发展趋势
会计电算化就是一个用计算机替代人工记账、算账、报账,以及部分由人脑完成的对会计信息进行分析、判断和利用的过程,是一种完成会计核算操作任务的手段。与国际比较,我国的会计电算化正处于实施阶段向管理信息系统阶段发展,并进一步朝管理型网络化发展。
一、我国会计电算化目前存在的问题
会计电算化工作是一项庞大的系统工程,在发展过程中有许多工作要做,有许多问题要及时解决,否则将严重阻碍我国会计电算化向更深层次发展。目前,我国会计电算化工作主要存在以下几个方面的问题。
1.思想认识方面。我国电算化事业起步较晚,人们的思维观念还未充分认识到电算化的意义及重要性。一些人认为会计电算化为时过早,实现会计电算化就是编程序的过程,是单纯利用计算机代替手工记账,是会计部门的责任等等。其次,多数单位电算化都是应用于代替手工核算,仅仅是从减轻会计人员负担、提高核算效率方面入手,根本未认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性,使现有会计提供的信息不能及时、有效地为企业决策及管理服务。再次,在软件更新及硬件投入等方面支持力度不够。另外,由于传统的手工记账方式长期被人们所接受,对会计电算化数据的可靠性持怀疑态度。
2.政策与法规滞后。目前,我国颁布的有关法规中存在着阻碍其发展的规定。例如,有些涉及软件技术开发上的具体细节规定,不能起到推动的作用,反而因规定的太死抑制了软件的自我发展,影响了会计电算化的普及。另外,由于法规的不健全使电算化犯罪的控制很困难。必须看到,对电算化会计信息系统的开发和管理,不能仅靠现有的一些法规,如《会计法》、《企业会计准则》等。因为会计电算化犯罪毕竟是高科技、新技术下的一种新型犯罪,为此制定专门的法规对此加以有效控制就很有必要。
3.会计基础工作不符合电算化的要求。会计基础工作主要指会计制度是否健全,核算规程是否规范,基础数据是否准确、完整等。这是搞好电算化工作的重要保证。计算机处理会计业务,必须是事先设置好的处理方法,因而要求会计数据输入、业务处理及有关制度都必须规范化、标准化,才能使电算化会计信息系统顺利进行。部分单位会计基础工作不健全,从而使会计电算化信息系统无法处理无规律、不规范的会计数据。
4.会计人员业务素质较低。目前,单位上的会计人员在计算机技能方面素质较差,他们只能机械性的使用财务软件。对计算机的软硬件知识了解甚少,一旦计算机出现故障,就束手无策。虽然商家在安装会计软件时都作了系统的培训,但是部分会计人员由于接收能力较差,在上机时经常出现误操作,一旦出错,可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流,使系统数据丢失,严重的导致系统崩溃。
5.会计信息系统的安全性、保密性较差。财务上的数据,是企业的绝对秘密,在很大程度上关系着企业的生存与发展。就目前软件厂家来说,真正研究数据保密问题的厂家屈指可数。所谓的加密,也无非是对软件本身的加密,防止盗版。另外在进入系统时加上些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段,不能真正起到数据的保密作用。安全性上,更是不尽人意,系统一旦瘫痪,或者受病毒侵袭,或者突然断电,很难恢复原来的数据。
6.会计电算化涉及范围的局限性。目前,我国会计电算化仅仅实现了财务会计的电算化,没有实现管理会计电算化,更不是完整意义的会计电算化。完整意义的会计电算化应该是财务会计电算化和管理会计电算化的有机结合。既然财务会计与管理会计数据同源,管理会计电算化就可以采用财务会计电算化提供的数据,生成管理报表。然而,由于管理会计的规范性和可操作性都不及财务会计,因此,其在企业推广较难,这就使管理会计软件开发步履蹒跚。虽然有少数软件开发商已涉及到ERP,但其技术还不够成熟,离企业的实际需要相差甚远。
7.会计电算化审计发展缓慢。我国的《独立审计具体准则第20号——计算机信息系统环境下的审计》指出:在计算机信息系统环境下,注册会计师可以采取,手工审计方式,计算机辅助审计方式,获得审计证据。尽管有这种规定,但是各类审计组织在审计过程中极少实施计算机辅助技术,大多采用手工方式操作。虽然手工操作取得的审计资料更直观、更具体,但是,影响审计结论的一些重大问题容易疏漏,因而审计风险比较大。导致电算化审计陷入疲软状态的主要原因,我认为有以下几点:首先是审计人员尚未掌握计算机审计技术,仍旧沉湎于传统的手工审计技术;其次是审计软件开发速度慢。由于受利益驱使,许多软件开发商并不看好审计软件的开发,而更热衷于会计软件的开发;三是相关审计准则的制定以及计算机审计实务工作滞后于经济形势。
8.财务软件的使用混乱。由于财务软件的开发未能实行统一的标准,再加之单位使用的财务软件是各自向软件开发商购买的,甚至有的软件开发商还别出心裁地搞出各自的特色,结果使会计电算化所用财务软件比较混乱,就是同一行业的不同单位使用的财务软件也不尽相同。不同的财务软件的数据接口、使用方法的不一样,导致了报表汇总、数据查询、数据传输的不方便。
二、会计电算化的发展趋势
经过近20年的实践、探索,我国会计电算化事业取得了很大的发展。特别是我国加入世界贸易组织后,我国真正地融入了世界经济一体化的潮流。会计电算化随着电子计算机技术的产生而产生,也必将随着电子计算机技术的发展而逐步完善和发展。可以预见,会计电算化将出现或可能出现以下发展趋势:
1.获得普遍推广和应用,大范围的信息处理网络得以建立。一方面,以机代账单位将逐步增多。自财政部1989年颁布了《会计核算软件管理的几项规定(试行)》之后,大部分的单位实现了以机代账,逐步实现了会计核算电算化。现在计算机替代手工记账已经成了一个自发的要求,各单位在开展会计电算化工作后,一般在3个月后大都能够实现计算机替代手记账。另一方面,会计电算化信息处理,是一种先进的生产力,因而具有广阔的发展前景。随着经济的发展及人们对电子技术认识的加深,它必将获得普遍推广和应用;同时,随着网络技术的发展,大范围的会计信息处理网络也必将建立。
2.“网络财务”将成为会计管理电算化的终极目标。随着企业之间更为激烈的竞争,要求企业注重运用科学的理论和方法改善其经营管理,尤其是财务管理,我国软件开发公司推出了“网络财务”战略,为企业能适应时代要求的“数字神经系统”提供了初步解决方案。无疑,“网络财务”将成为会计电算化发展新趋势。所谓“网络财务”是基于Intranet技术,以财务管理为核心,业务管理与财务管理一体化,支持电子商务,能够实现各种远程控制(如远程记账、远程报表、远程查账、远程审计、远程监控等)和事中动态会计核算与在线财务管理,能够处理电子单据和进行电子货币结算的一种全新的财务管理模式,是电子商务的重要组成部分。
3.向“管理一体化”方向扩展。会计电算化工作只是整个管理电算化的一个有机组成部分,需要其他部门电算化的支持,网络、数据库等计算机技术的发展也在技术上提供了向管理一体化发展的可能。从发展趋势来看,会计电算化工作将逐步与其他业务部门的电算化工作结合起来,由单纯的会计业务工作的电算化向财务、统计信息综合数据库,综合利用会计信息的方向发展。
4.单位会计电算化与行业会计电算化相互渗透,相互促进。单位会计电算化是主管部门会计电算化的基础,反之主管部门的电算化将促进单位的会计电算化工作。在我国宏观管理向现代化进军的今天,主管部门与基层单位的会计电算化工作还将继续相互促进和相互渗透。经过多年的努力,基层单位的会计电算化水平大大提高。但在软件应用的品种、水平、范围等参差不齐。现在,数据大集中、软件大统一已经是一个必然的趋势,在大型企业集团尤其如此。
5.软件技术与管理组织措施日趋结合,软件的开发日益工程化。首先,会计电算化系统是一个人机系统,仅有一个良好的软件是不够的,必须有一套与之紧密结合的组织措施,才能充分发挥其效用,保证会计信息的安全与可靠。在会计电算化的初期,重点放在软件的开发与应用上,随着会计电算化工作的进一步深入,与计算机应用相适应的管理制度建设,将与软件的应用并驾齐驱,在实践中逐步完善起来。其次,准确透彻地了解用户是一个软件开发的首要工作,采用工程化的方法开发应用软件是当前国际流行趋势。我国会计软件开发也正从以往的经验开发向科学化的工程方法转化。
6.实现人机交互作用的“智能型”管理。实现会计电算化后,所有的原始凭证、记账凭证账簿、报表都存储在计算机磁性介质上,整个账务处理都在计算机内部自动生成。过去靠人工进行的内部牵制制度不再起作用了,这样,审计的职能大大削弱。为了正确处理好会计电算化和审计的关系,有必要完善以下会计电算化功能:一是“会计软件应提供关于凭证——总账——报表三者之间的双向查询功能;”二是“电算化会计系统应提供多种会计核算方法处理过程供用户和审计员选择。”
7.与管理会计系统相结合,促进企业管理信息系统的建立和完善。现行会计体系把会计分为财务会计(含成本会计)和管理会计两个子系统。电算化会计信息处理的代码化、数据共享和自动化,为两个子系统的结合提供了条件和可能。如果电算化一直停留在财务会计子系统,而不涉及管理会计子系统的预测、决策、规划和分析,企业经济活动与效益的评估,内部责任会计和业绩评价等,那么也就限制和失去了发展电算化的意义。因此,从发展的眼光看,企业应同时建立两个子系统并予以有机结合,以便运用财务会计资料,建立适应管理需要的会计模型,使电算化会计从核算型向管理型发展,从而推动整个企业管理信息系统的开发、建立和完善。
8.会计电算化的开展与管理将向规范化、标准化方向发展,与手工会计制度溶合为一体的会计电算化制度体系将全面形成。首先:标准的账表文件格式将逐步实现统一,以解决各种会计软件之间的接口问题、会计信息的相互传递问题、会计工作电算化后的审计问题,从而为更充分和更广泛地利用会计信息服务。其次:由于我国的会计电算化管理制度还不健全。随着宏观管理工作的逐步开展,经验的积累,以会计软件的开发、验收规范,各有关管理部门的责权、电算化后的岗位责任制、人员管理制度、档案管理制度,各种标准账表文件为主体的电算化管理制度体系将逐步形成与完善。
1.单项或多项会计业务的计算机处理
单项会计业务的计算机处理是计算机在会计领域应用的最初形式,是针对某一单项会计业务,设计一个比较完整的、独立的应用程序,通过执行这个程序从而完成该单项会计业务处理工作,如工资核算、材料核算、固定资产核算等。多项会计业务的计算机处理,是指几项会计业务有机地组织起来,由计算机处理。
2.帐务处理电算化
在这一“梯阶”,主要是设计一个专门的帐务处理程序,利用电子计算机来处理会计帐务,其基本特征是开始采用相应的数据库管理系统,开发出所谓的“帐务处理系统”,其实质是将电子计算机作为一个高级的计算工具用于会计领域,记帐凭证成了这一“梯阶”手工会计与计算机内的“帐务处理系统”的唯一数据接口,系统开发的目标是使财会人员摆脱手工帐务处理过程中繁重的誊、抄、算等体力劳动,系统在应用的过程中不能实现最大限度的数据共享,容易造成电算化会计数据资源的浪费。
3.全面会计核算电算化
从1989年开始,财政部开始加强对会计电算化工作的管理,颁布《商品化会计核算软件管理的几项规定(试行)》,第一次以法规的形式促进了我国会计核算软件的商品化发展,一些专业会计软件公司所开发的会计核算软件先后通过财政部组织的评审,这些商品会计软件几乎涵盖了一般单位的所有会计核算业务,为跨入全面会计核算电算化这一梯阶奠定了软件基础,此后,一些单位就通过购买商品会计软件实现全面会计核算电算化。这一“梯阶”的会计电算化目标建立在这样一个假设的基础之上:将会计人员从繁重的会计核算中解脱出来,使他们有时间和精力从事会计分析、预测、参与决策。没有考虑到长期以来习惯于繁重会计核算的广大会计人员,在“被解放”了以后,会不会主动从事会计分析、预测、参与决策等工作,有没有能力来完成这些除会计核算以外的会计工作,所以处于这一“梯阶”的会计电算化工作,虽然调动了广大财会人员的积极性,一度出现过会计人员蜂拥而进电脑培训班的盛况,但终因没能为企业管理提供比手工会计更为丰富、真实、具体的会计服务,效益不甚明显。
4.财务信息系统
从1992年底开始,在全国范围内拉开了财务、会计改革的序幕,围绕财会模式的“转轨变型”,进行了一揽子的改革,我国会计电算化开始跨入财务信息系统“梯阶”(从l993年3月5日,中国会计学会中青年会计电算化分会成立时的首届理论研讨会上,首次正式提出了“财务信息系统”的概念),在这一“梯阶”,财会软件被真正当作一个独立的信息系统来开发、利用,将所有的会计业务有机地组织起来,由计算机进行系统处理,并在原有的会计核算软件的基础上逐步增加一些管理性的功能,开始注重系统的应变能力、各基本模块的规范化、整体和静结构的多样化等,但最终因为没有考虑到财务信息系统与外部环境的关系:既要从外部环境中获取信息,又要向外部环境提供经加工处理后的信息。其发展的结果是人为地断绝了财务信息系统与其它子系统的“血缘”关系,最终在企业内部形成一个个“信息孤岛”。
5.以财务信息系统为中心的企业管理信息系统
现代企业制度的建立,财务管理成了现代企业管理的中心,企业经营管理模式由生产经营型向资本经营型的转变,出现了新型的管理需求:公司高层管理者需要更多的与现代企业经营管理和营销活动密切相关的实时财务信息,以便针对瞬息万变的市场需求作出最准确的预测和最灵活的应变,一些企业开始注重财务信息系统与外部环境的“信息交流”,现代企业管理的实践要求在企业内部建立一个以财务信息系统为中心的企业管理信息系统。这一发展“梯阶”主要是以计算机及其网络为工具,按照系统的观点综合组织现代企业内、外部数据,其实质是形成一个以财务数据为核心的包括生产、设备、劳资、物资、营销等子系统的全方位企业管理信息系统,企业的所有职工都在某种程度上参与了经济业务数据的生成,系统主要通过计算机网络负责为高层决策者提供即时的经营信息而非过时的财务报告,满足他们的新型管理需求,帮助企业进行管理决策,走出会计人员能提供的信息决策者不需要,而决策者需要的信息会计人员无法提供两难困境。
6.以财务决策支持系统为中心的企业管理决策支持系统
鉴于以财务信息系统为中心的企业管理信息系统所关注的重点在于过去和现时的财务和其它经济信息,而在激烈的市场竞争中,环境干变万化,生产条件错综复杂,现代企业更重要的是要把握未来,进行科学决策,必将把现代企业的会计电算化引向其更高层次的发展“梯阶”:以财务决策支持系统为中心的企业管理决策支持系统。这是一个以现代管理科学、信息技术、计算机及其网络为基础,采用人机交互的方式,通过广泛利用财务信息和各种数学模型来解决半结构化或非结构化的管理决策问题的会计电算化(实际上已是企业管理现代化)的高级“梯阶”。
需要说明的是,会计电算化发展进程中体现出来的这六个“梯阶”决不是截然分开的,上一“梯阶”必须以下一“梯阶”为基础,虽然各“梯阶”解决同题的属性、方法有所不同,但并不影响其目标的趋同性,然而正是受这种“基础”性的影响,使得高“梯阶”都是通过对低“梯阶”进行善意修改而得到的,其弊端是不能“运筹帷幄”,全盘考虑,必然会造成相关资源的浪费。
一、教学现状和技术发展的关系
在本文讨论到的几个关系中,电算化教学现状和高速发展的技术之间的关系是当前矛盾比较突出的一个问题,是其他矛盾的集中体现。主要表现在以下几个方面:一是教学内容有待更新,随着计算机技术和会计管理的迅速发展,目前会计信息系统的主流技术趋势已经由以往的单机、单任务的操作系统逐步发展到了目前以WindowsNT系统为代表的局域网络操作系统,并且还在向企业局域网和广域网络操作系统进一步发展。而电算化教学的内容仍然以单机系统为主,缺少网络系统的教学内容;二是课程设置不尽合理,和电算化相关的课程一般只有计算机文化基础和一门计算机语言课,学生普遍感到内容太少,对于电算化这样一门多学科交叉的边缘学科来讲,计算机学科方面的支撑基础还欠薄弱;三是教学手段需要完善,用黑板加粉笔的手段来讲述电算化课程,将原来生动和形象变成了呆板的描述,教学效果无法和笔记本电脑加投影仪相比。
织梦好,好织梦
二、深度和广度的关系
在财经类专业中,会计专业和计算机学科的结合相对来说还是比较紧密的,但安排的与计算机相关的课时数还是有限的。在有限的时间内,教学内容在深度和广度间存在着矛盾,不可能每门课程都讲得很深。加强理论深度的重点应放在会计信息系统设计课上,力争通过设计开发一套系统,对系统设计形成比较全面、深入的了解。对会计软件操作和计算机类课程,可以以拓宽应用基础,学习实际操作为主。从社会需要情况来看,主持或参与系统开发的毕竟是少数,多数单位还是需要熟悉各种流行软件,动手能力比较强的学生。因此在深度和广度相矛盾的情况下,宁可使学生的知识面宽一点,广度优先。可以采取必修课和辅修课结合的方式,根据社会需要,拓宽学科跨度,注重介绍流行技术,让学生形成多元化的知识结构。
三、传授知识和培养学习能力的关系
学生在学校里所学到的知识总是有限的,而且会随着技术的发展而落后,因此我们的教育目标应当是培养具有独立学习能力的学生。传统的教学模式表现为以教师为主体的课堂教学观念和灌述式的讲课方法,将教学内容固定化,论述过程同类化,形成了学生接受知识的被动模式:获取信息幅合思维(即引导学生按教材和教师的既定模式来思考问题)巩固和应用;将知识表现为固定的理论和众多的答案,要求学生先掌握理论,通过不断地反复使用来加深印象;以课堂讲述为主,把上机作为检验理论的手段,来证明讲授内容的正确性;没能抓住学生作为教学主体的能动性,忽略了培养学生的创造性思维能力。要通过教育观念的转变来改变目前的这种不利情况。学校教育的目的应是教会学生学习新知识的方法,而不是把今后要用到的知识都教给学生。比如在会计软件教学中,现在的软件都带有说明、演示、帮助、安装、设置等很多辅助文件,如果教会了学生利用这些文件来学习软件操作的技能,那么他们以后就具备了学习各种软件的能力了。在电算化程序设计教学中,我们的目的也不是教会学习使用某种语言,而是培养学生进行计算机思维的能力。
织梦好,好织梦
四、师资现状和技术发展的关系
目前,中老年教师多数没有学习过计算机知识,在青年教师中,也存在着知识老化的问题。去年上海市所做的一个调查显示,教师对于计算机技术的总体认知水平不如学生。当然计算机是一门新兴学科,年轻人掌握起来比较容易,但是缺乏系统的学习,也是教师计算机知识水平低的一个主要原因。从教师个人来讲,学习的主动性还是较高的,但缺乏积极引导。学校可以加强在职培训,让所有教师都拿出一段时间来进行有组织的系统学习。教学内容应以文字处理、试题库开发、计算机辅助教学、网络检索等实用技术为主。在普及计算机知识的基础上,重点组织青年会计专业课教师的计算机培训,腾出一年左右的时间专门学习计算机知识,造就一批复合型专业人才。
五、强化实践技能和教学设备不足的关系
会计电算化是一门实践性很强的课程,但设备不足和设备落后,成为培养学生实践技能的一个障碍。虽然许多学校增加了对计算机的投入,但设备因素的解决并非国家财政单方面所能够实现的,需要多渠道筹措资金。一方面可以通过联合,把学校建成会计软件企业的技术培训中心和产品推广中心,吸引企业的资金。另一方面允许和鼓励学生购买计算机,学校可以加强服务和管理。机房要延长开放时间,通过提高设备利用率,尽快的回收资金,这些资金应专项用于增加设备。
六、硬件和软件的关系
计算机软件是会计电算化教学中的基础内容,其版本更新的周期比较短,所需投入的资金比较少。计算机硬件是软件运行的物质基础,虽然发展速度也很快,但硬件使用寿命长,占用资金量大,不可能很快淘汰。由于两者更新的不均衡性,造成了目前硬件设备水平落后于软件配置的情况,因而限制了讲授一些较先进的、对硬件配置比较高的软件。关于如何挖掘潜力、增加投资的问题,上文已经谈过,不再重复了。
七、教学内容稳定和改进的关系
由于处在计算机产业迅速发展的大环境中,会计电算化的发展速度也很快。比如会计软件的主流技术已经转向以网络为基础的ERP软件了,而我们教学内容的更新明显地跟不上技术的发展速度。现在的情况可以说是教材的内容落后于教学内容,而教学内容又落后于社会应用水平。所以解决问题的重点在于改进教材内容。首先是内容上要适当超前,主要内容不要以社会上已经普及的软件为主,而应定位于那些刚刚推出不久但有市场潜力的应用软件。其次,推出和教材配套的实验教材。再次,加快教材的编写和出版速度。最后,教师可以在教学时融入一些新技术。这样教学内容在三四年左右的时间里,既保持相对稳定,又不落后于技术发展水平,应该是可以做到的。本文来自织梦
八、校内课程设置和社会等级考试的关系
我国的计算机等级考试和各省组织的会计电算化等级考试已经在社会上得到了广泛地承认。但这类考试均属于水平考试,考试的范围和学校的教学内容还有很大的差距。有的考试内容狭窄,技术水平落后,其中的初级考试更属于对计算机技术的最低要求,其成绩并不能代表学生对课程的掌握情况,以此来衡量教学,会造成教学质量的滑坡。因此学校在教学和考试环节上均不宜向等级考试靠拢。而应根据专业需求和社会需要来设置课程和教学内容。
随着我国国民经济的增长和经济体制改革的不断深人,推广会计电算化的宏观条件已逐步成熟,主要表现为以下几个方面:
1.文件法规的颁布、完善给推广提供了依据
国家财政部先后颁布施行《会计电算化管理办法》(1994年7月1日)、《会计核算软件基本功能规范》(1994年7月1日)、《商品化会计核算软件评审规则》(1994年7月1日)、《会计电算化工作规范》(1996年6月1o日)等一系列法规。国家财政部〔94〕财会字15号文件《关于大力发展我国会计电算化事业的意见》中指出,到2000年全国40一60%的大中型企事业单位要实现会计电算化,到201。年,80%以上的单位要实现会计电算化,会计电算化的领域除日常财务会计业务外,将逐步向管理会计电算化和财务预测决策电算化方向纵深发展。广东省财政厅在粤财会〔1995〕36号文件中更加指出,全省到2000年,力争50%以上的大中型企业在帐务处理、报表处理、应收应付款核算、固定资产核算、材料核算、销售核算、工资核算、成本核算等基本会计核算业务方面实现会计电算化,小型企业和行政事业单位30%以上在帐务处理和报表处理方面实现会计电算化。
2.学校培养了大批会计电算化人才
近几年来,随着人才市场需求的变化,各类大、中专学校不断调整专业结构,努力培养实用型人才。会计专业也随之调整,增加会计电算化课程及模拟实习,使学生掌握会计电算化的知识和技能。以我校为例,两年来财会专业开设了会计电算化课程,并进行电算化模拟实习,分别结合京粤、用友等会计教学软件进行实例教学,在掌握电算化软件使用的同时提高学生操作计算机的水平,取得良好的效果,每年都向社会输送上百名这样的毕业生。
3.实现会计电算化硬件条件基本具备
进人九十年代,我国计算机数量增长迅速,大部分单位拥有一部或几部计算机,有的还建立起自己的局域网,而且计算机的档次也由过去的386、486升级到目前的Pentium、Pentiuml,甚至Pen-tiuml。这样的硬件水平足够运用各种会计电算化软件,为实现电算化奠定了良好的物质基础。
4.会计电算化软件开发规范化
以前,会计电算化软件缺乏统一规范,往往自行开发,不仅成本较高,浪费人力、财力,而且适用面窄,影响会计电算化软件的发展。1993年国家施行《企业会计准则》,使会计准则成为各行各业共同遵循的规范,并逐渐与国际惯例接轨,为会计电算化软件的开发辅平了道路。至1998年3月底,已有38家软件公司开发的商品化会计软件通过财政部的评审,这些软件可完全替代手工会计信息系统;同年中国软件行业协会制定了《中国财务软件数据接口标准》,为将来两个不同财务软件之间实现数据传递、政府和行业主管部门编制汇总和合并报表进行了规范,促进财务软件产业的健康发展。
二、实施会计电算化的要求
尽管已具备法规、人才、硬件和软件等宏观条件,但目前我国会计电算化发展形势并不乐观,应用单位数量较少或只局限某一低层次应用,根本达不到法规及经济发展的要求,与发达国家的普及率相差甚远,所以如何加快会计电算化步伐迫在眉睫。会计电算化是一项复杂的系统工程,必须具备必要微观条件,为此要求做到如下几点:
1.领导的重视
一个单位实施会计电算化,几乎涉及这个单位的所有部门和人员,同时还牵涉到管理机构及管理体制的变动。没有领导的重视与支持,实施会计电算化所遇到的问题如人员配置、资金、部门间的合作与协调、配套改革等,将很难得到解决。因此,在会计电算化工作中主管财务的负责人应亲自抓,并吸收有关部门领导组成电算化领导小组,推动工作顺利进行。很多单位的领导由于对实施会计电算化的好处没有感受,以及对财务工作的粗浅认识,因而重视不够、支持不力,使工作一开始就处于一种比较艰难的境地。
2.良好的管理基础工作
良好的管理基础主要指有一套比较全面、规范的管理制度和方法,以及较完整的规范化的数据。尤其是良好的会计基础工作,即会计制度健全,核算规程规范,基础数据准确、完整等,这是搞好电算化工作的重要保证。因为计算机处理会计业务,必须是事先设置好的处理方法,因而要求会计数据输人、业务处理及有关制度都必须规范化、标准化,才能使会计电算化信息系统顺利进行,否则信息系统无法处理无规律、不规范的会计数据。对于基础较差的单位,不急于开展会计电算化工作,应首先提高管理水平,规范会计、财务制度,改善基础工作,为开展会计电算化工作积极创造条件。
3.专业人员的合理配置
实施会计电算化,将改变原手工会计信息系统的岗位分工与职能,单纯的财会人员已不能满足会计电算化的工作需要,必须配置与电算化工作有关的专业人员,以负责会计电算化工作的管理,以及项目开发和系统运行、维护等。第一、要配备一名会计电算化工作的管理人员,负责会计电算化工作的规划、项目开发、计划、组织和运行管理,这是会计电算化工作顺利进行的保证。第二、应配备硬件维护员,负责整个电算化系统硬件的维护、维修工作,考虑到工作量的大小,硬件维护员可以是兼职的。第三、无论是自选开发,或者购买软件,都需要配备既懂得计算机又熟悉财会业务的专门人才,他们可以参与系统设计开发,又负责系统运行的一些维护工作,使会计电算化信息系统的一般维护工作能够由单位自己处理,保证会计电算化工作的顺利进行。
4.经费保证
因会计电算化所引起的损失主要有三种:I.由于灾害事故(如火灾、水灾)或电源中断故障等原因所引起的会计信息处理中断和数据丢失;2.因电算化会计信息系统本身的错误和疏漏所引起的损失;3.因会计电算化舞弊而引起的损失。对前两种损失,通过借助于开发控制技术就能较好地加以解决,而对因会计电算化舞弊所引起的损失却很难解决。因此如何防范会计电算化舞弊成了企业的普遍关心的。
会计电算化舞弊的手法
会计电算化舞弊的主要有以下几点:
1.篡改输入。这是最简单也是最常用的计算机舞弊手法,该方法通过在数据录入前或加入期间对数据做手脚来达到个人目的,如:(1)虚构业务数据;(2)修改业务数据;(3)删除业务数据。
2.篡改文件。是指通过维护程序来修改或直接通过终端来修改文件中的数据。
3.篡改程序。是指通过对程序作非法改动,以便达到某种不法的目的。比如,将小量资金(比如计算中的四舍五入部分)逐笔积累起来,通过暗设程序记到自己的工资帐户中,表面上却看不出任何违规之处。
4.作法操作。指操作人员或其他人员不按操作规程或不经允许上机操作,改变计算机的执行路径。如系统人员未经批准擅自启动现金支票签发程序,生成一张现金支票到银行支取现金。
5.篡改输出。通过非法修改、销毁输出报表、将输出报表送给公司竞争对手利用终端窃取输出的机密信息等手段来达到作案的目的。
6.其它方法。如通过物理接触、窃听、译码、拍照、拷贝、复印等方法来舞弊。
通过对会计电算化舞弊的,我们发现,系统人员一般采用篡改系统程序软件和程序、非法操作等手段;内部用户般采用篡改输入的方式出多,也有采用输出篡改方法的;外来者一般采用终端篡改输入或其它如盗窃、破坏等。
会计电算化舞弊的防范对策
防止会计电算化舞弊,应该从以下三个方面着手:
(一)加强电算化犯罪法制建设
,由于法规的不健全使电算化犯罪的控制很困难,例如,对未经许可接触电算化会计信息系统或有关数据文件的行为,在许多国家上不认为是偷窃行为,因此就无法对拷贝重要机密数据的行为治罪。我们必须看到,对电算化会计信息系统的开发和管理,不能仅靠现有的一些法规,如会计法、企业会计准则等,因为会计电算化犯罪毕竟是高、新技术下的一种新型犯罪,为此制定专门的法规对此加以有效控制就很有必要。
电算化犯罪法制建设,可从两个方面入手:(l)建立针对利用电算化犯罪活动的法律,明确规定哪些行为属于电算化舞弊行为及其惩处方法;(2)建立电算化系统本时的保护法律,明确电算化系统中哪些东西或哪些方面受法律保护(硬件、软件、数据)及受何种保护。
(二)完善内部控制系统
运用计算机处理会计信息和其他管理信息的单位,均应建立和健全电算化内部控制系统。一个完善的内部控制系统应该具有强有力的一般控制和应用控制措施、两者缺一不可。
1.一般控制
(1)软件系统控制。是对机系统软件的取得和开发的控制,以及对系统开发过程中或运行过程中形成的各种系统文件的安全所进行的控制。包括系统软件的购买、开发授权、批准、测试、实施以及文件编制和文件存取的控制。
(2)操作控制。包括对操作人员控制和操作动机的控制。凡上机操作人员必须经过授权;禁止原系统开发人员接触或操作计算机,熟悉计算机的无关人员不允许任意进入机房;系统应有拒绝错误操作的功能;留下审计轨迹。
(3)系统安全控制。主要控制措施有:建立设备、设施安全措施,档案保管安全控制,联机接触控制等;使用侦测装置、辩真措施和系统监控等;规定建立备份或副本的数量和时间,以及由谁建立和由谁负责保管;当系统被破坏需要恢复时,应先经有关领导同意,决不允许轻率地进行系统恢复工作,以防利用系统恢复时修改系统。
2.控制
(1)数据输入控制。输入控制的主要有:由专门录入人员,录入人员除录入数据外,不允许将数据进行修改、复制、或其他操作;数据输入前必须经过有关负责人审核批准;对输入数据进行校对;对更正错误的控制。
(2)处理控制。是指对计算机系统进行的内部数据处理活动(数据验证、计算、比较、合并、排序、文件更新和维护、访问、纠错等等)进行控制。处理控制是通过计算机程序自动进行的。处理控制的措施有:输出审核处理;数据有效件件验;通过重运算、逆运算法、溢出检查等进行处理有效性检测;错误纠正控制;余额核对;试算平衡等。
(3)数据输出控制。主要措施有:建立输出记录;建立输出文件及报告的签章制度;建立输出授权制度;建立数据传送的加密制度;严格减少资产的文件输出,如开支票、发票、提货单要经过有关人员授权,并经过有关人员审核签章。
3.严格执行内部控制制度
(1)内部控制措施的执行应该一视同仁,严密防范。
(2)领导重视并督促内部控制系统的建立健全以及有效执行;
(三)充分发挥审计人员的功能作用
查错防弊一直是审计工作的一项重要职能。审计人员对付计算机舞弊可以在两个方面发挥作用:一是在审计中直接查出计算机舞弊案;二是在审核和评估内部控制系统的弱点,提请被审计单位改善内部控制制度,通过完善内部控制系统来预防、查出和处理计算机舞弊活动。前一种是直接作用,后一种是间接作用,即预防作用。
一、存在的问题
1.会计电算化系统仅仅是手工系统和计算机技术的简单“撮合”。
在我国几个世纪以来,财会人员将算盘作为一种计算工具,帐本作为一种载体,记录着各种经济活动的发生、发展过程。手工会计系统的主要工作,即记帐、算帐、对帐、报帐,十分耗费财会人员的精力。一笔经济业务要在各种帐证上反复抄写,速度慢,效率低;由于数据要多次重复地抄写,因而非常容易出现抄错或抄漏,且错弊不易被发现和查找,从而难以保证会计核算质量;手工会计系统提供会计信息往往滞后于经济业务的发展,故无法做到事前为管理当局决策提供有用的财务信息。不仅如此,计算机在存储记忆方面的优越性也是手工会计系统所无法比拟的。一台计算机所能存储的信息量相当于一个大英博物馆所容纳的图书资料的总量。如果运用手工会计处理经济数据,随着会计期间延长,成堆的帐簿资料就能堆砌好几大间屋,而运用会计电算化仅仅需要一张小小的光盘就能容纳700MB的资料,而一张光盘的成本仅仅需要2.5元。就成本与效益的原则来看,实现会计电算化的必要性可见一斑。以上说明,手工会计系统越来越不适应市场经济发展的需要,会计电算化的应运而生,使得对传统手工会计的处理方法,对会计数据的收集、存储、处理、传递、报告方式都进行了彻底地改造,实现了数据分类集中存放,保证了数据可靠性,实现了会计资源共享,从而大大提高了财务工作效率。但是,实现会计电算化后,并非所有的会计软件都履行了会计电算化的功能,“多数会计软件仍然主要以模仿、替代手工核算为主,帐务系统大多从记帐凭证输入开始,经过计算机处理完成记帐、算帐、报帐等工作,”[1]这种“撮合”没有真正做到事前预测、事中控制,而仅仅是事后反映,是手工会计的翻版,人为干预依然存在。这就使帐源、报表数据源、记帐凭证无法由系统自动生成,从而影响会计信息的真实可靠性。
2.会计电算化涉及范围的局限性。
目前,我国会计电算化仅仅实现了财务会计的电算化。还没有实现管理会计电算化,还不是完整意义的会计电算化。完整意义的会计电算化应该是财务会计电算化和管理会计电算化的有机结合。会计学家余绪缨教授在《管理会计》一书中指出:“一个企业通常只有一个基本的信息收集、加工系统,这就是以财务会计为主体的信息收集、加工系统,管理会计并不和财务会计相平行另搞一套。管理会计一方面充分利用财务会计记帐、算帐提供的资料;另一方面,它还可以从财务会计基本信息系统之外取得有关信息,根据管理上的要求进行加工计算,借以为管理上提供各种有用的资料。因此,可以说财务会计和管理会计是同源分流的”。既然财务会计与管理会计数据同源,管理会计电算化就可以采用财务会计电算化提供的数据,如:原始凭证、记帐凭证、帐簿,再结合其他数据,如:同行业其他企业的历史资料,形成管理数据库;经过分析和计算,最后生成管理报表。然而,由于管理会计的规范性和可操作性都不及财务会计,因此,其在企业推广较难,这就使管理会计软件开发步履蹒跚。
3.软件开发难以满足新会计制度要求。
计算机技术的迅猛发展给会计软件带来一个又一个的黄金时期。但是,“大多数软件开发商只注重会计软件、使用平台、开发工具、使用环境等计算机技术方面的提高,”[2]而忽略会计功能的拓展。比如,对固定资产折旧方法的处理与选择、在存在大量外币业务的企业里,对外币汇率的选择,以及存货计价的选择。新会计制度规定,这些方法一旦选定,不能随意更改,如果要更改,必须上报上级主管部门批准,同时在会计报表附注中加以说明。而现行会计软件中未设置本年度内不允许改动的控制功能,这就使得一些用户随意修改原先所确定的方法,甚至有的用户伙同软件开发商一起进行反结帐、反记帐等违反会计制度的活动。
4.电算化审计处于“搁浅”状态。
我国的《独立审计具体准则第20号——计算机信息系统环境下的审计》指出:“在计算机信息系统环境下,注册会计师可以采取以下方式实施审计程序,获得审计证据:(一)手工审计方式;(二)计算机辅助审计方式;(三)以上两种方式结合使用”。尽管有这种规定,但是各类审计组织在审计过程中极少实施计算机辅助技术,大多采用手工方式操作。虽然手工操作取得的审计资料更直观、更具体,但是,影响审计结论的一些重大问题容易疏漏,因而审计风险比较大。导致电算化审计陷入疲软状态的主要原因,我认为有以下几点:首先是审计人员尚未掌握计算机审计技术,仍旧沉湎于传统的手工审计技术;其次是审计软件开发速度慢。由于受利益驱使,许多软件开发商并不看好审计软件的开发,而更热衷于会计软件的开发;三是相关审计准则的制定以及计算机审计实务工作滞后于经济形势。
针对以上问题,笔者认为应从以下几方面入手,不断加强和改进会计电算化工作。
二、加强和改进会计电算化的思路
1.正确处理会计电算化与企业管理信息系统之间的关系,努力实现管理一体化。
企业管理信息系统通过获取企业内部和外部的信息,控制企业行为,对未来作出预测,为管理者决策提供参考信息。企业管理信息系统一般划分为电算化会计管理、人事管理、市场营销、计划管理、生产管理、库存管理、技术管理等子系统。其中电算化会计子系统在整个企业管理信息系统中处于主导地位。正确处理会计电算化与企业管理信息系统之间的关系,必须把会计电算化系统作为企业管理信息系统的一个独立的子系统来开发。
首先,会计信息全面反映了企业供、产、销日常生产经营流程的各个环节,它自始至终贯穿于企业的物流、商流活动之中,与其他所有子系统都有信息联系。因此,只有开发好的会计电算化子系统,在会计电算化子系统中增加决策支持系统、预测支持系统,才能最终实现企业管理信息系统,实现企业管理现代化。
其次,加快开发管理会计软件的步伐,使之与财务会计软件融为一体,实现全面会计电算化,从而引导会计电算化由核算模式向管理模式转变。同时,也为企业管理信息系统的开发奠定扎实的基础。
再次,由于会计电算化目标与企业管理信息系统目标的一致性,要求必须将会计电算化融入到企业管理信息系统的工作之中,实现管理一体化。这样才能不断丰富会计电算化的内容,从而推动会计电算化的发展。
2.实现人机交互作用的“智能型”管理。
实现人机交互作用的“智能型”管理就是要求将电算化会计系统与现代审计工作结合起来,使会计软件尽可能满足现代审计工作的要求。实现会计电算化后,所有的原始凭证、记帐凭证帐簿、报表都存储在计算机磁性介质上,整个帐务处理都在计算机内部自动生成。过去靠人工进行的内部牵制制度不再起作用了,这样,审计的职能大大削弱。为了正确处理好会计电算化和审计的关系,有必要完善以下会计电算化功能:一是“会计软件应提供关于凭证——总帐——报表三者之间的双向查询功能;”[3]二是“电算化会计系统应提供多种会计核算方法处理过程供用户和审计员选择。”[3]
关键词:会计电算化 数据处理 内部控制 平衡验证 存储方式
源于传统会计的工作性质,人们对会计职能的认识最初也只定位于纯粹的服务性工作,随着会计电算化的普及应用,它对传统会计的会计理论、会计实务、审计以及内部控制方面都产生了一定的影响,使会计工作向着标准化、制度化、规模化方向发展,在客观上使人们对会计职能的认识有了本质上的改变。
1、实现会计电算化后,通过数据处理系统,可以完成从原始数据的搜集、记录、验证、分类、登记、计算、汇总、报告等一系列会计工作。具体是对财务系统内原始数据采用编码的方式,使数据处理代码化,减少了占用的存储空间,会计工作人员只要输入一张会计凭证,会计电算化系统可自动进行记账、汇总、转账、结账、出报表等一系列工作,数据处理的速度快,精度高,解决了传统会计因人为因素在数据处理方面的不统一和不对应的局面,方便了企业对财务及业务流程的控制。此外,运用会计电算化可以采用键盘输入和语音输入记账凭证的方式,或者通过扫描仪器将数据扫描录入,还可以通过电脑自动生成固定格式、内容的凭证将记账凭证的数据输入到数据库中,操作方式灵活。
2、实现会计电算化后,方便了财务内部控制。传统的手工做账中人与人的联系是主要的,因此,内部控制主要是针对人与人的联系设计的。会计电算化操作管理制度最大可能地细化和明确了会计工作全过程中各有关人员操作工作的内容和权限及考核标准,规定了操作密码设置及操作流程中的具体实施细则,便于对会计人员和工作进行监管。所有数据及操作情况均记入系统日志,避免了弄虚作假的可能性;由于储存方式采用RAM(读写寄存)的方式,对于经过审核、记账、甚至结账后发现的错误记录,可以利用电算化系统提供的反结账、反过账取消审核等功能进行不留痕迹地修改和删除。确保会了计信息处理和存储的准确与完整,提高系统的安全可靠性,以提高会计电算化工作的真实有效性。
3、实现会计电算化,可以有效提高会计核算速度。不仅计算精度高而且工作效率高,使账务处理程序趋于简单化,在核算形式上比手工会计系统更省时省力。对于编制会计报表、运用移动平均法进行成本计算等非常复杂的会计核算工作,手工会计往往需要几个人几天才能完成,还很容易出现错记遗漏等问题。电算化系统可以按照一定的程序进行核算,只要输入的数据正确无误,电子计算机就可以以极高的速度自行完成各项数据的计算与记录,计算精度高,大大提高了会计资料的准确性,核算工作的质量也高,使复杂的核算工作变得简单、而且只需要很短的时间,省时、省工、省力。
4、实现会计电算化后,会计平衡验证方面发生转变。平衡验证法是用来检验会计实务工作是否正确的最基本方法,对于手工会计是非常重要的。包括试算平衡、总账与明细账平衡、单项与合计平衡、横行与竖行平衡等,会计电算化使这一方法得到简化,由于总帐和明细帐的数据均来源于原始凭证或记帐凭证,计算机按照登录总帐和明细帐的程序命令将数据从凭证数据库中转移到总帐数据库和明细帐数据库,完成财务数据处理流程,只要记帐凭证审核无误,就不会出现数据处理和数据之间的不平衡。
5、实现会计电算化后,可以促进会计人员不断提高自身综合素质。会计电算化的应用涉及到会计和计算机两种专业知识,为了适应工作需要,这就要求会计人员既要掌握会计专业知识,又要掌握相关的计算机知识、网络知识和信息管理知识,知识结构的改变使会计工作人员做到了计算机知识和会计工作经验的有机结合。同时,会计电算化又将会计人员从简单重复而又枯燥乏味的传统会计记录、计算工作中解脱出来,减轻了工作压力和负担,转而把工作的重点更多的投入到对生产经营活动的分析、控制和日常管理等方面,全面发挥了会计在经济管理中的监督作用,提高了会计人员的地位。
6、实现会计电算化后,可以更全面的为企业提供定期报告和适时信息的财务报告。会计作为一个以提供财务信息为主的信息系统,在企业经营管理中起着重要作用,但随着信息高速发展时代的到来,市场瞬息变化,激烈的竞争使产品的使用周期不断缩短,经营的不稳定性日益显著,传统的会计按月、季度、年编制的定期报告使企业难以准确把握和预测企业未来命运,这就彰显了会计电算化的优势。会计电算化能将社会经济活动的细枝末节精确地记录、分类、提炼、和保存,进行系统化、条理化和有针对性的加工整理,使企业能及时、有效地获取其所需的信息,更好的分析形势,准确判断,作出各种决策,减少不必要的损失。
7、实现会计电算化后,有利于企业和财务各部门之间信息资源共享。实现网络化财务管理,不仅使企业管理与会计电算化各子系统之间有机衔接,还使财务各岗位间对生成的财务信息,在设置权限的情况下可以在同一时间内任意查询,实现财务数据一体化,达到资源共享。而传统会计不仅财务以外无法获得所需信息,即使在财务各岗位间也无法实现资源共享,不能适应现代企业管理需要。
1.管理理念发生了重大的转变
(1)财务管理中的预算管理理念日渐明显
预算管理理念,在以往的财务管理中,所采用的是一种为了预算而预算的理念,工作中完全凭着自己的经验开展相关的预算工作,预算的编制和执行也相应的存在脱节的现象。这些观念的存在,对于科研单位的财务管理工作的开展是极为不利的。但是,会计电算化的使用,却有效的改变了这种局面。用友软件、预算和决算软件的使用,大大的改革了财务管理上的技术缺陷,保证了单位预算改革的正常进行。预算管理理念在会计电算化的使用下,逐渐的向科学化的编制、强硬化的监督等方面转变。科研单位的财务预算,正朝着科学、规范和合理的方向发展。
(2)提高了财务管理在科研单位中的地位
在以往的科研管理的相关管理工作中,科研单位往往注重会计核算的工作,不重视财务管理。而相应的从事会计工作的人员,其相关的教育、工作背景都是围绕着会计核算和会计实务来进行的。这种现象的存在,直接的导致了科研单位的会计人员对于财务管理的工作不加以重视,甚至忽视财务管理的工作。但是,会计电算化的使用,就有效地改变了这种现象,会计人员的知识结构也发生了较大的变化,财务管理工作逐渐的受到科研单位的重视。
2.管理模式发生了重大的转变
(1)会计核算的质量和效率获得了提高
传统的会计手段主要采用的是手工的会计,通过笔墨、纸张和算盘来进行会计工作的开展。这种方式的使用,导致全部工作都是由人工来完成的,效率非常的低,而且成本较高,基本上是处于一种粗放型的管理状态。但是,会计电算化的使用,却有效地改变了这种状态,提高了会计工作的效率和质量。会计电算化中所使用到的信息化工具计算机的使用,代替了原本的手工计算,从根本上提高了会计核算的质量,会计资料和相应的会计信息也更加的准确、有效,有利于集约化管理方式的形成。
(2)会计信息的价值获得了提升
在国家不断加强对科学技术的重视下,财政部门加大了对相关科研单位的资金投入,财政资金也就在科研单位中财务管理中的份额得到了提升。但是,对于这些资金的预算、分析等相关的会计信息的相关价值,不仅体现在科研单位的经济活动中,更加的体现在国家财政部门的资金投入上。因此,会计电算化的使用,可以有效的为国家进行对科研单位的宏观调控提供科学、有效的会计信息。
(3)科研单位会计人员的整体素质获得了提高
会计电算化是一种新的先进的管理方式,它对于会计人员的相关知识和素质提出了更高的要求。这种要求主要体现在对于网络技术方面的精通和相关专业知识的掌握,并对这些技术知识进行合理的应用。因此,科研单位的会计人员要学会科学的使用这种新技术,就必须加强对网络计算机知识的学习,并深入的掌握会计专业知识。
3.会计的职能发生了重大的转变
(1)会计核算工作有效的实现技术化
通过计算机、网络工具的使用,大大的减轻了会计人员的工作负担,使得这些人员有更多的时间来进行其他方面的工作。过去完全靠人工智能的方式进行会计的核算,已经不复存在了,会计人员可以为会计分析、预测等相关的财务管理工作腾出更多的时间和精力,从而为科研单位的决策人员提供科学、有效的依据。
(2)会计信息的集成与共享得到了实现
这种效果的产生,主要由于网络的作用和通讯技术的发展,保证了会计信息可以通过这些技术生成一定的系统信息。会计人员可以采用计算机将会计信息进行相应的管理,按照科研单位的需求自动的生成动态化的、全面的信息。因此,会计电算化的使用,使得会计信息不再是简单的会计核算,而是能够为科研单位相关活动的开展提供科学的依据。
二、结语