声像档案管理精选(九篇)
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第1篇：声像档案管理范文
关键词：声像档案；缺陷；对策；开发利用
声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的，以照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录[1]。随着科技的发展，越来越多的声像档案出现在日常工作当中，它们是现代社会档案资源体系的重要组成部分。一张医院外貌的照片、一段庆典的录像所带来的视觉感受，是文字形容无法媲美的，声像档案在再现历史院貌方面具有不可替代的地位和作用。但在医院，声像档案远远少于病案、病历档案，导致很多管理者不重视。现实工作中，由于对声像档案重要性的认识不足，管理措施没有及时跟上，导致大量声像档案分散流失，或是被科室和个人据为己有，没有发挥出声像档案的综合效益。
1 医院声像档案管理中存在的问题
1.1声像档案管理意识不强 声像档案未受到应有的重视，没有真正视作档案进行整理和归档，对于旧的照片没有分类和没有文字说明，对于今后的再利用造成一定的阻碍，不了解资料的人员很难找到想要照片，大多是靠当时活动的参与者的记忆去寻找。视频资料的归档更令人担忧，随着科技的发展，仪器的更新换代，旧的带子往往难以读取，资料存储需要大量的储存设备，以前的设备有限，导致有资料无法读取。有时一盘带子反复用，原始资料没有及时归档，导致资料流失。另外，由于声像档案的保管需要各种设施，成本相对较高，因此，声像档案的保管问题一直在探索当中。
1.2声像档案管理制度不科学 声像档案管理制度不够落实，归档率不高。声像档案形成科室一般在医院宣传部门，重要日常活动资料的拍摄、录像等由上述科室负责，每年一次将声像档案整理上交综合档案室。但医院还有许多临床科室，医院宣传部门不一定能将全院各个科室、部门的每一件重要的事件记录下来，各科室自行拍摄活动资料已是较为普遍，对于特殊患者、新技术、新项目的开展，一些临床科室都会自行拍照，但却为自己科室使用。这些声像资料其档案价值不容忽视，由于科室并没有上交档案室的意识，便使档案管理部门失去了较有重要价值的声像档案来源。
1.3档案管理人员自身专业素质不足 个人素质受限或对声像档案管理专业知识掌握不够，导致对声像档案管理的特殊保管条件心中无数，管理方式落后，无法借助现代手段进行声像档案管理，多数停留在简单收集保管阶段，影响了声像档案保管和声像档案寿命。声像档案处理起来有一定的技术含量，然而很多医院并没有相应的设备和专业的管理人员。就我院而言，虽然有相应的设备，但管理人员没有受过正规的档案专业培训，没有对声像档案进行科学的管理。同时，随着科技的进步，如今的声像档案已可以大量拍摄，后期再进行修剪，不可用的图片、修剪前的图片和修剪后的图片都一并保持，且不做标记，仅仅是以事件的时间和名称命名文件夹，以致再想利用上修剪过的图片时，无从检索，存储混乱。
1.4声像档案利用开发意识不足 档案管理者对声像档案开发利用意识不够，甚至可以说从未对该类档案正真利用起来，缺乏开发利用动力，只有在编辑画册、建院史馆时利用了一些照片，视频资料则常常拍完就放一边。由于管理队伍不稳定，对声像档案了解不足，专业素质不足无法对声像档案进行专题编研，很多非常有历史价值的档案只能封在柜子之中，无人知晓，发挥不了声像档案的应有作用。
2 声像档案管理研究与对策
2.1建立完善的声像档案管理制度 领导首先要重视，有的单位领导意识不强，甚至取消原有的档案部门，导致档案无人管理，医院的发展历史无从考证。强化规范管理，提升声像档案形成部门的意识，对产生的声像资料从收集到归档都要定期移交声像档案管理部门统一管理，防止分散流失，杜绝归为己有[2]。对声像档案的日常保管、借阅、利用各环节应有明确的规定。必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法可依，使之逐步变成自觉的行动。
2.2医院声像档案收集和归档 一个医院的声像档案工作，不是一个人或者一个部门就能做好的，形成声像档案的科室、部门的拍摄、录像人员与医院档案管理员要增强档案意识，经常沟通，共同抓好声像素材的收集积累工作，为声像档案打好基础。必须实行统一管理，形成声像档案的科室、部门，要按归档要求，努力做好收集、整理、归档工作，及时向声像档案管理部门移交。声像档案管理部门及时对收集的声像档案，以保持声像档案的有机联系、便于利用为原则进行整理，分类在全宗内，按年代--问题进行分类，分类保持前后一致，便于查阅。并对声像档案按规定的要求对内容附以简单的文字说明及做好编目，制作检索目录等相关工作[3]。
2.3加强声像档案的监督和分类指导，注重业务培训 针对声像档案管理现状，档案管理部门应提高各科室、各部门对声像档案的整理意识，加大监督指导力度，并对各部门的兼职档案员进行培训，力争整体水平的提高，全面加强形成声像档案的科室、部门摄录人员的相关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。有设备也有整理声像档案的习惯科室，常常由于水平不足，所形成的声像档案质量参差不齐，以至于需要使用时，看似多实则能使用的不多，因此要提高其水平，使其制作的声像档案利用价值更高；对有设备，但没有整理意识的科室，要帮助其建立相关的管理制度，同时加强监督和指导，使其养成整理声像档案的良好习惯，同时加强技能培训，抓住时机，形成高质量的声像档案。诸多问题都需要高素质档案管理人员去完成，作为医院领导者，要创造合适的培养人才的环境，多途径提高档案管理人员素质[4]。
2.4医院声像档案的开发利用 充分利用其医院声像档案不是仅靠档案部门就能完成的，需多部门共同合作。档案管理部门制度相关的管理制度，统一全院声像档案的归档要求，编制检索工具，方便利用者查找；定期充分利用声像档案，举办图片展或专题展览，如有条件，可开设院史馆，展现医院发展轨迹的同时，发挥声像档案价值，使展览形式更加生动、内容更加丰富、视觉更有刺激。无论何种档案，不加以整理、利用，都无法体现其价值，而展示价值的最好途径就是通过一定的编制，使档案之间有机结合，合奏出一部美丽的史诗[5]。
医院声像档案是医院前进和发展的见证者，它不仅可以记载历史，更重要的是反馈信息，提供利用，为领导提供决策依据。我们要不断地学习新知识，掌握新技术，探索医院声像档案新载体的方法，使声像档案管理在医院的改革发展中发挥应有的作用。
参考文献：
[1]连颖.试论声像档案价值鉴定[J].档案学通讯，2012（01）：85-88.
[2]王进庆，夏禹波.医疗声像档案的开发和利用[J].科技致富向导，2008（12）：30.
[3]罗丽云.浅谈我院档案管理存在的问题及对策[J].医学信息，2008（01）：50-51.
第2篇：声像档案管理范文
关键词：声像档案管理；存在问题；对策；建议
中图分类号：G251 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2012）08-0130-02
声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案主要以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式、记录在政治、经济、科学、技术、文化等各项活动中直接形成的、具有保存价值的包括照片、录音带、录像带、影视片等专门载体的历史记录。它是全宗档案的重要组成部分。
声像档案是企业档案的重要组成部分，有强烈的时间感和空间感，依赖先进的科学技术和快速的传送手段，把在工作中有重要意义的事件以最直观的画面记录下来并予以再现，具有现实性和不可重复性。根据国家档案管理的规定，归档的照片、录音、录像资料要集中统一管理。由于物质条件和技术条件所限，以前产生的声像资料很少，企业档案部门收集内容主要是纸质档案，声像档案收集数量少，对声像资料收集力度不够，管理上不重视。随着科技的发展和办公现代化管理水平的提高，数码相机、摄像机在办公领域使用，随着产生大量的声像文件，但是声像档案管理中普遍存在着一些问题，影响了声像档案的齐全完整，以及保管和利用。因而，加强声像档案管理工作刻不容缓。
一、声像档案管理中存在的主要问题
1.声像资料归档不齐全不完整
通过研究分析可将原因归纳为以下四个方面原因。
第一，企业各级领导对声像档案意识不强，重要性认识不足，没有认识到声像资料是对建设过程与面貌的形象记录，是把动态的过程变成静态的影像资料，对于今后追溯和回放意义重大。
第二，企业摄录人员对声像资料归档的意识淡薄，有些人根本就没有声像资料归档的概念。在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为完成任务了，就把影像资料放到自己的柜子里，作为自己的工作成果。或者在数码相机、录音和录像带的使用过程中，发现存储空间不够，就把原有的照片和录音、录像在没有备份的情况下进行覆盖删除，造成声像资料大量流失。
第三，档案部门收集难，拍摄多为业务部门，档案部门对其拍摄时间、内容及照片、录像数量不好掌握，从活动筹备至结束没有相应的控制措施和贯穿始终的档案管理工作，使对这些声像档案的收集往往处于被动地位，而且不能全面反映当时业务活动的原貌，失去了声像档案的历史意义。
第四，由于企业影像设备配置到各二级部门，因此形成多部门产生声像资料，由于职责不清，部分声像档案长期在个人和部门存放，不移交档案部门统一保存，也不做相应的记录和说明，久而久之，面对大量的照片、磁带或计算机内照片、录音、录像，没有人能说清来龙去脉，给日后归档带来麻烦。特别是随着人员的变动和机构调整，声像资料的失控和流失变得更加突出。
2.声像档案保管难
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格，需要具备恒温、恒湿和防磁、防光等条件的专业保管装具。从目前情况来看，只是企业效益好的档案部门设置了声像档案室或配置了声像档案防磁柜。所以在保管过程中，容易发生使照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等现象。保管条件差，声像档案难以长久保存声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。只有少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其他档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣。
3.声像档案开发利用少
声像档案开发利用少，一般仅处于利用次数较少的查阅，或者单位出版专刊画册的层次。收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今天的匮乏。
二、解决声像档案集中管理难的对策
通过研究上述出现的问题，其主要原因是各级领导和有关人员对声像档案的重要性和紧迫性缺乏认识，再加上档案部门对声像档案管理制度执行不力，管理不到位。解决问题的具体途径有如下几点。
1.加强宣传，强化声像档案管理意识
搞好档案工作，不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一是要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围。二是要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
2.完善相关法律法规
明确归档范围、归档要求和保管移交程序等内容，在制度上规范声像档案的收集与整理，并严格执行，在各项业务活动中，对声像资料进行有效控制，保证声像档案的齐全完整。各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失。杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用做出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
3.加大声像档案保管设备的投入，做好特殊载体档案的保管
为保管好声像档案，延长使用寿命，可将现代管理手段和计算机技术应用于声像档案管理，通过专用设备进行数字化转换，把重要照片和磁带全部转换为数字形式的声像档案。声像档案数字化度对实现档案信息资源共享，实现网络在线或运程查询与利用。对声像档案的利用可以通过两个途径实现：
其一，刻录声像档案光盘。声像档案的利用与保存是一对矛盾，较高的利用率会缩短声像档案的寿命，甚至有导致声像档案丢失报废的危险。解决利用与保管的矛盾，可以刻制成图像光盘或VCD光盘，减少重要声像档案的人为损害，并且方便查询利用。
其二，在声像档案实现数字化的前提下，通过企业网络平台，开展网上照片、音像展览，这种方式使声像档案宣传范围广、成本低，查询利用更加方便快捷，提高工作效率。
4.加大监督指导力度，注重业务知识和技能培训
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下工夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
5.档案部门与各部门积极协调配合
声像档案的收集，前端控制很重要。档案部门除加强平时收集声像资料外，还应与形成声像资料的各业务部门建立业务关系，加强沟通，向有关人员及时了解信息，查询声像资料的去向。在条件允许的情况下，可将设想岗位编制在档案部门，承担企业重要活动的摄制工作，这是声像资料积累，保证声像档案齐全完整的最佳条件。其优越性在于：真正掌握企业重要活动的第一手资料，并对活动的主题、背景、主要人物、时间等有深刻的印象；再者有利于档案管理工作中“四同步”开展，档案人员能够掌握各种主要活动过程、目的等第一手材料，很好界定重要声像资料的归档，做到心中有数，及时催收，保证声像资料及时归档，确保声像档案系统性准确性。
6.严格遵循操作规则，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
综上所述，随着科学技术进步和信息化建设的发展，反映企业的影像资料将会越来越多，如不重视和解决声像档案在收集和管理利用上面临的问题，势必会影响企业的持续发展，同时，会影响新形势下档案工作的发展。因此，企业各级领导及有关部门，尤其从事档案管理工作的部门，应重视声像档案的管理，当做一件大事来抓，尽量避免和减少这部分档案的流失和损失，以确保企业各项活动真实的历史记录。为企业发展留下宝贵的声像档案。
参考文献：
[1]吴强.如何开创企业档案工作新局面[N].中国档案报，2002-01-28.
[2]聂秀春，王丽，石艳菊，张小青.关于开发利用水利科技档案的几点认识[J].山东水利，2003，(6).
[3]刘佩茹，李金兰.加强声像档案管理是档案工作者刻不容缓的职责[J].兰台内外，2007，(5).
第3篇：声像档案管理范文
关键词:工程项目;声像档案;电子档案
声像资料的形成与管理应与工程建设进度同步进行，应反映工程建设的全过程。施工单位应将声像资料的形成和积累应贯穿到工程建设管理的各个环节，应加入到领导议事日程、工程建设计划和年终考核、本单位有关责任部门和有关责任人的职责范围。
1建设工程档案管理工作职责
总承包单位是建设项目档案管理工作的核心，是对整个项目档案管理负有组织责任、协调责任、指导责任、监督责任，只有总承包单位做好各参建单位的组织工作、协调工作，让各参建单位均明确在建设项目档案管理中各自的职责与责任，并履行自己的职责，才能确保项目建设全过程中档案工作的顺利开展。
2建设工程声像档案管理现存的问题
2．1声像档案采集设备存在“一高一低”的现象。“一高”是指声像设备数量多、品质高。随着社会的发展及原始记录累积工作的需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。“一低”是指声像设备管理水平低。“一高一低”的现象造成一些重要的活动、重大的事件、重点的时刻没能及时记录下来。2．2声相档案摄录人员中存在“一优一劣”的现象。专职的摄录人员在各自的单位中直接从事着声像档案的采集和积累工作，他们素质的高低直接决定了声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着“一优一劣”的现状。“优”表现在摄录人员队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是“优”的一面;“劣”表现在摄录人员专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是“劣”的一面。2．3归档意识不强，声像档案难以及时记录并完整归档。声像档案有很强的时效性，归档要求也很特殊。日常积累下来的照片档案没归档，且大量的照片与底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清;许多珍贵的照片，却因为没有及时归档而失去了其应有的保存价值、利用价值，录音和录像的原始记录积累和归档情况更令人担忧。2．4建设工程声像档案管理状况发展不平衡，差距悬殊。经调查，本单位所属项目中设备管理、人员管理、声像档案管理都较为规范的有45个，占总数的6．8%;然而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位就有28个，就占了总数的62%，占比两极分化、差距悬殊。
3声像档案管理做法———地铁8号线项目
3．1制定声像档案管理原则与职责。项目声像档案管理实行“统一领导、统一标准、分工负责、监督指导、归口实施、分级管理”原则，并按照“简化整理、便于利用”的工作方法，保障声像档案完整、准确、系统与安全，为企业经营管理及发展服务。项目资料室声像档案管理具体业务，履行下列职责:(1)根据企业档案管理办法对每一位相关管理人员进行培训、交底;(2)按照国家和行业要求，制订声像档案管理实施细则及技术要求;(3)监督指导各部门开展声像档案收集工作;(4)负责声像档案数据库运维管理及技术支持;(5)负责职责范围内声像档案的集中保管和声像档案资源开发利用工作;(6)信息管理部负责项目声像数字档案库的硬件配置、运维管理及技术支持;(7)监督、指导声像档案的具体形成部门负责声像材料的整理、分类、编号、归档工作。3．2声像档案收集与整理。3．2．1照片档案收集、整理的基本程序和要求。照片拍摄，一般使用不低于800万像素的单反相机(卡片机不低于1000万像素)从全貌、局部、特写三个方面进行拍摄。照片筛选，应当选择展现同一事件活动全貌和过程的主要照片归档，要求主题鲜明、影像清晰、色彩还原真实且未加修饰和裁剪。照片著录，以每张照片为单位著录“题名”、“档号”、“数码底片号”、“参见号”、“拍摄者”、“拍摄时间”、“说明”等项目。3．2．2视频档案收集、整理的基本程序和要求。视频拍摄，应当采用高清摄录设备以不低于720×576像素记录，并通过非线编辑设备统一转换为“RMVB”格式高清视频文件。技术要求包括:制式选择HD-I100:PAL制式;视频码率:不低于lOOMb/s;输出像素:分辨率不低于为720×576;音频采样率:双声道48kHz;采样精度:不低于16bit。但反映工程项目开工、施工过程中重、难点、竣工验收等重要事项，应当采用高清摄录设备以不低于1920×1080/50I像素记录。视频剪辑，以事件为单位剪辑形成视频文件，其中大全景或展现事件核心内容的画面应当剪辑在视频第一个画面，且视频末尾须加1～2秒彩条。视频归档，须保证视频文件的完整、准确、系统;视频材料归档时要求刻录成只读光盘，且不同项目应分别刻录;同时视频档案应录入公司档案管理系统。视频文件归档光盘一式两份。3．2．3音频档案收集、整理的基本程序和要求。音频录制，音频应采用MP3格式录制，音频采样率:双声道48kHz;采样精度:不低于16bit。音频剪辑，以事件为单位剪辑形成音频文件。音频归档，须保证音频文件的完整、准确、系统;音频材料归档时要求刻录成只读光盘，且不同项目应分别刻录;同时音频档案应录入公司档案管理系统。音频文件归档光盘一式两份。
第4篇：声像档案管理范文
新时代环境下，声像档案的保存形式逐渐从以前的照片、胶卷、磁带、录像带等不便读取的存储介质转变成数码的光盘、存储卡、磁盘阵列、存储服务器等新的存储设备介质。本文就新时代声像档案管理中质量控制存在的难点及要素进行了浅析，并着重对新时代下声像档案质量控制的要素进行了探究。声像档案表达直观、形象生动，是记录和反映企业发展状况的重要载体，是特殊形式的档案资料，现已成为各单位用以进行宣传报道和企业文化建设的有效方式。在记录和反映信息能力上，声像档案具有文字文件材料不可替代的优势，不仅其历史功能毋庸置疑，在某些情况下，其现行功能亦是文字文件材料所不能实现的。
一、新时代声像档案的特点
伴随着数码产品的不断升级，声像档案的保存形式已逐渐从以前的照片、胶卷、磁带、录像带等实物存储介质转变成数码的光盘、存储卡、磁盘阵列、存储服务器等新的存储设备介质。这些存储介质具有占用空间小、保存时间长、更新速度快、服务器多地备份等特点，具有更多可开发、可探究的优势，并且依然保留着传统声像档案直观、形象，不受文化差异影响等特点。应根据声像档案的这些特点制定出新的管理制度及流程，这些管理制度及流程在实施过程中带来的质量控制问题值得我们进一步探讨。
二、声像档案管理工作中的质量控制
声像档案管理工作主要包括前期的拍摄、中期的收集和整理以及后期的保管和利用三大环节。在整个过程中会产生拍摄策划及准备计划，资料的详细记录、移交记录，存档的档案记录、查阅记录，以及老旧资料的检查等过程记录。通过这些过程记录的帮助，可形成一个PDCA的戴明环(PDCA即质量环，是管理学中一个通用模型，最早由休哈特于1930年构想，后由美国质量管理专家戴明特博士在原循环概念的基础上进行修改，形成新版本的PDCA循环，称为戴明环，是全面质量管理所应遵循的科学程序)：P（Plan）计划——前期的拍摄策划、准备计划、收集计划。D（Do）实施——资料的拍摄、收集、整理、保管、利用过程。C（Check）检查——查看资料内容是否与前期的计划相符合，老旧资料是否还能正常播放。A（Action）改进——采取措施，对资料的缺失、重点内容不突出进行补拍或重新收集，对老旧资料进行翻拍翻录。我们本着对历史、对单位、对资料负责的精神开展声像档案管理工作，并将质量管理的有关概念和方法有机地融入到声像档案管理中，发现在这个循环中，存在着一些质量控制的难点。
三、声像档案质量控制难点
1.声像档案的拍摄
摄录人员是声像档案的产生者，他们决定着声像档案的数量和质量，这一环节是声像档案产生的最前端，但其重要性常常被忽视。摄录人员由于工龄长短不一、专业知识及技能层次不同等因素，会导致其业务水平参差不齐。而摄录人员的摄录意识不强，摄录重点把握不准确，也可能造成与一些珍贵的镜头失之交臂，给声像档案的产生及以后归档利用留下隐患。因此，拍什么、怎么拍一直都是摄录人员比较纠结的问题。
2.声像档案的收集、整理
很多单位在召开重要会议或组织重大活动时都会安排人员进行摄录和信息采集，这样会形成许多有保存价值的声像档案。但在拍摄完成之后，对于谁收、怎么收，归档与否等问题却不加以重视，摄录过程结束后往往没有了下文。究其原因，主要是没有明确统一的声像档案收集整理的制度办法，造成声像档案的去留界限不清，致使很多有保存价值的声像档案流失。另外，据调查发现，因摄录人员工作岗位的原因，导致他们常常感到拍摄的压力高于整理的压力，这同样也是造成声像档案不能及时加以整理归档的重要原因。
3.声像档案的长期保管
声像档案的载体不同于一般纸质文档，它包含磁带、光盘、存储卡、硬盘、相片等各种介质，其要求的保管条件比纸质文件要严格得多，声像档案保管过程中对温度、湿度、磁场、辐射等因素都有相应的要求，一旦出现纰漏，保管条件不到位，声像档案载体就会出现问题，轻则发生霉变、图像模糊等问题，重则磁带消磁、张力变形，无法正常播放。保管条件欠佳或不符合条件，会对声像档案造成损害，声像档案的利用也会受到影响，甚至造成无法弥补的损失。
4.声像档案的利用和检索
数字化声像档案检索一直是一项难题。它不像纸质文件那样，找到文件标题就能知道是否是自己想要的文件材料，因为声像档案文件标题往往并不能全面反映事件或活动的全部内容。声像档案在数字化之后，检索需要预览中间的内容，才能确定检索的准确性，给查阅利用带来诸多不便。同时，随着数码产品的快速发展，声像档案的容量一直在逐步扩大，单个声像档案占用的存储空间越来越大，对计算机的要求也越来越高。举例来说，现在高清摄像机拍摄出来的内容，十分钟的视频资料占用的空间就可达十几Gb，在检索过程中会大大降低计算机的检索速率，严重的甚至会出现死机现象，声像档案的安全性存在一定的风险隐患。
四、声像档案质量控制的要素
1.编制管理制度
为了保证声像档案的收集范围、整理分工、归档保管方法和利用流程明确规范，使声像档案质量管理做到有章可循、有法可依，要制定一套严格的制度对声像档案进行质量控制。声像档案质量控制是一个复杂、繁琐的过程，需要全程跟踪，做好质量记录，步步为营、环环相扣。对不同介质的声像档案应制定标准化的收集办法，规定需要收集的声像档案类别，统一进行分类、排列、编号、编目等工作。为真正达到声像档案的长期保存和有效利用，实现声像档案管理制度的有效执行，各单位档案行政主管领导和档案管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并将其作为各单位体系建设和档案目标管理的重点内容来抓。随着新时代的不断发展，声像档案管理水平也在不断提升，这就需要让管理制度也不断提升，适应新的产品、新的模式的要求，制定新的制度并不断改进，以实现更高的工作效率。
2.确定规格标准
应根据声像档案管理制度对声像档案进行收集和整理。应对声像档案的格式以及存储介质进行标准化，这是提升声像档案内容质量、提高声像档案管理效率的基础。在新的电子化、信息化时代，应制定更适应现代管理的新标准。应结合单位OA办公自动化系统及档案管理系统，建立一个专用的声像档案服务平台，实现声像档案接收一体化、声像档案归档网络化、声像档案管理自动化、声像档案借阅便捷化的体系。避免因管理的零散性、下属单位人员的非专业性等因素造成珍贵声像档案的遗失。
3.提升控制对象的能力
在质量管理中常常会提到“端口前移”，也就是从源头去抓问题。声像档案的源头就是声像档案的拍摄采集。针对声像档案质量控制难点的现状，要侧重摄录人员的业务培训，全面加强相关人员的专业知识和技能培训，让摄录人员知道怎么拍；相关档案人员应介入拍摄，从档案的角度出发，让摄录人员知道拍摄完成后需要归什么，从而了解前期要拍什么，从根本上保证声像档案的数量和质量。声像档案管理人员要适应新时期声像档案管理的要求，不断加强自身业务学习，提高自身素质，进行定期培训，了解声像档案载体保管的相关知识，针对新型声像载体的分类和保管要细分层次、及时修订和完善相关的档案管理制度，最大限度地发挥声像档案的作用。
4.建立稳定的质量管理技术措施
从长久保护和利用方面考虑，声像档案应尽早地进行全面数字化工作，重点将之前留存的照片、磁带等对保存环境有特殊要求的介质进行扫描，不能扫描的进行翻拍翻录。最终将数字化的内容存放在声像档案归档服务器中，以便于备份、保管和后期利用。在声像档案数字化前提下，声像档案的利用也应该更加便捷。据调研了解，国内已有多家公司针对声像档案的特点研发了一整套声像档案管理系统。我们可以借助这样的系统，搭建一套声像档案服务系统，根据各单位的工作流程，结合其内网平台，做到电子化借阅、利用，使利用者不用离开自己的工作地点就能便捷地搜索想要的声像资料。通过该系统提供相对完善的记录能力，可降低错记录、漏记录的风险，不仅能保障质量检验的能力，而且也可以大大地减轻档案管理人员的工作压力，使他们能够有更多的时间去接收、整理档案，而不是把更多的工作时间花在调阅档案和与利用者的沟通中。数码产品的升级使声像档案具有了容量越来越大的特点，这就需要声像档案管理系统具备自动降码保存的能力，在查找和检索时利用低码率档案在线预览、编辑，能够更准确、更高效、更低耗地完成声像材料的利用，提高工作质量，保障质量检验的效率。档案管理人员日常工作量很大，不仅要接收、整理、借阅归档档案文件材料，还要将档案工作深入到项目工程中，到业务工作一线介入指导。通过对这些质量控制要素的改善和提升，我们可以更好地解决声像档案管理工作中存在的质量控制难点。解决了这些控制难点，也就意味着解决了工作中的难题，这将在很大程度上减少档案管理人员的日常工作量，从而达到事半功倍的效果。
总而言之，声像档案的拍摄、收集、整理、归档、保存和利用是一条紧密联系的“链条”，无论“链条”的哪一个环节出现差错都会让声像档案管理这根“链条”断裂。现阶段，声像档案的质量管理还没有一套完善的体系来支撑，声像档案的质量控制仍是一个值得探究和摸索的过程。我们希望质量控制能内化于心、固化于制，从根本上解决声像档案管理工作中遇到的难题，将整个“链条”紧紧地扣在一起，并能持续改进，使声像档案管理工作能够适应新时代的环境，逐步走上标准化、规范化、科学化发展的道路。
作者：陈盛 单位：中国舰船研究院
参考文献：
[1]乔德红.声像档案的质量控制.机电兵船档案,2014(4)
第5篇：声像档案管理范文
论文摘要：声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。
声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。
随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就兰山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。
一、声像档案管理存在的问题
（一）声像设备存在着“一硬一软”的现象
“一硬”是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有3个单位没有声像设备，仅占2％，98％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达971台（架）。从总体讲，声像设备可算比较“硬”。“一软”是指声像设备管理之乱。有27个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占17％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了“硬件硬、软件软”的现状，而且“软”的方面直接影响了“硬”的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
（二）摄录人员中存在着“一强一弱”的现状和两种误区
摄录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着“一强一弱”的现状。“强”表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是“强”的一面；“弱”表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属“自”。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是“弱”的一面。
事实证明，摄录人员“弱”的一面影响了“强”的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是“亡羊补牢”了。
（三）声像档案管理混乱，问题复杂
1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理
调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档
声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是“一盘带子反复用”，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
3、管理状况“喜”“忧”悬殊，发展不平衡
调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6.8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。
4、保管条件差，声像档案难以长久保存
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！
5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏
区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今天的尴尬局面。
6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重
众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。
二、加强声像档案管理工作的对策及建议
（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（三）加强监督，分类指导，注重业务培训
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
（五）全面出击，形式多样，疏通收集渠道
要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。
第6篇：声像档案管理范文
随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就房山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。
一、声像档案管理存在的问题
（一）声像设备存在着"一硬一软"的现象
"一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有21个单位没有声像设备，占13％，87％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达671台（架）。从总体讲，声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占62％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状，而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
（二）摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区
摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面；"弱"表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。
调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。
事实证明，摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是"亡羊补牢"了。
（三）声像档案管理混乱，问题复杂
1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理
调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档
声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
3、管理状况"喜""忧"悬殊，发展不平衡
调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6．8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。
4、保管条件差，声像档案难以长久保存
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！
5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏
区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今?斓呢逊Α?BR>
6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重
众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归
档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。二、加强声像档案管理工作的对策及建议
（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（三）加强监督，分类指导，注重业务培训
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
（五）全面出击，形式多样，疏通收集渠道
要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。主要有：①通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。③重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。
第7篇：声像档案管理范文
企业一般将档案实体分为文书档案、科技档案、声像档案和专门档案。在这种分类体系下，将照片、录音、录像、奖杯等特殊介质档案称为声像档案。这种分类方法虽然在理论上存在划分标准不一，同一层级的内容相互交叉等不足，在实际的档案管理工作中因可操作性强，管理方便，在企业逐渐成为一种档案分类习惯。近几年，笔者所在企业在各类生产和经济活动中形成的声像档案越来越多，声像档案已成为企业档案的重要组成部分，成为档案管理工作的重要内容之一，怎样做好声像档案管理工作已成为摆在企业面前的一个重要课题。与此同时，上级档案主管部门对于声像档案的检查验收也越来越严格。为了更好地做好声像档案管理工作，发挥声像档案的作用，确保声像档案的完整、准确、系统、有效，为提升企业档案工作管理水平打下良好的基础，笔者所在企业积极探索声像档案管理工作的新方法，建立了适应企业自身管理方式的声像档案管理模式，下面就具体措施做一介绍。
强化制度建设，声像档案必须实行集中统一管理。
针对声像档案管理工作的现状，企业根据实际情况，制定落实相应的规章制度和管理办法。从立档部门与档案工作人员的责任落实抓起，明确声像档案的摄录、整理、归档、保管、利用等工作要求；明确声像档案归档范围，建立归档控制措施，防止分散、流失，杜绝归为己有；明确声像档案保存时效，对永久、长期保存的声像档案定期向档案部门移交，并对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。同时，按照企业声像档案管理办法谁主管、谁归档的原则，建立声像档案目标考核制度，使声像档案管理得到足够重视而成为日常工作的自觉行动，从根本上改变目前重视文字档案，轻视声像档案的局面。企业对声像档案实行集中统一管理，维护声像档案的完整与安全，便于企业各项工作的利用，明确责任，严格管理，解决了声像档案由个人保存或随意处理造成流失的问题。
控制摄录源头，做好声像档案的收集工作。
声像档案的收集工作是档案管理工作的源头，声像档案的管理工作也必须从源头做起，确保声像档案各种要素齐全，特别是企业在生产经营活动中直接形成的，具有保存价值的以摄影影像为主要反映方式的专门载体。声像档案的收集主要由摄像人员具体负责，档案部门协助。采取以下方法和措施：方法一：通过正常移交收集声像档案。企业各部门按照程序和归档制度的有关规定，对声像资料进行整理，向档案部门移交归档，这是正常声像档案的收集形式。方法二：通过重点单位、重点科室收集声像档案。企业重点单位、重点科室产生的声像资料，档案部门应该明确具体的收集对象，定向、定内容的进行收集。方法三：通过重点人员直接收集声像档案。部分摄录人员不仅承担本部门的摄录任务，有时还被指派到其他单位摄录重大活动、重要会议、外事活动等，对保存在这部分人手中的属于归档范围的声像资料，档案部门抓住重点摄录人员，不失时机地做好收集和征集。
为保证声像档案所记录的信息齐全、完整，档案管理人员及时地记录所摄录的时间、地点、人物、事由、摄影、摄像者等相关要素，根据记录中的内容再通过计算机进行登记、整理相关要素，准确地反映出声像资料的内容，避免出现声像资料积压和信息含混不清的情况发生。为保证声像档案及时归档，及时解决收集过程中的各种具体问题，特别是对企业重大活动、重要会议、企业建设、外事活动等重要声像资料的收集，档案部门采取开会集中协调，面对面交流，电话沟通等多种方式与相关部门进行及时沟通协调，共同努力，确保声像资料收集完整、及时、准确、有效。
科学立卷归档，推进档案工作规范化、标准化。
企业声像档案产生的领域十分广泛，而且内容交叉的情况很多，我们根据声像档案管理的特点，按照企业的自身需要和管理要求，选择了声像档案单独立卷，分库保管的管理模式。采取分年度整理，把一组具有共同主题内容关系密切的若干份声像资料排列在一起，对每份声像资料编号，按介子类型+问题+案卷号组成案卷，集中编放的编制模式。按案卷编写文字说明，填写卷内目录，并利用一系列手段完善这一编制模式。如企业在重大活动中，一般会形成文字、照片、录像、录音、领导题词等档案，在立卷编号时，如果按介子类型分别立卷编号，就将这些档案之间的联系割裂开来，不便于展现整个活动的全貌，为了弥补这一分类方法的不足，在声像档案与其对应的纸质档案可作出参见号或指引卡，编制对应目录，便于查询和提供利用。采用介子类型+问题+案卷号组成案卷这种档案分类模式，使所形成的声像档案突出反映出档案的分类体系，既完整、又准确，存取更方便。为档案工作的规范化、标准化管理，奠定了坚实的工作基础，从而达到了为档案各项工作服务的目的。
严格保管制度，确保声像档案长期保管
声像档案的保存必须根据声像档案载体的化学性、物理性等特点创造条件，妥善保管，确保声像档案长期保存下去。声像档案保管主要做好以下几点：一是声像档案与纸质档案分库保管，使用音像磁带柜或密闭铁柜单独存放，入库前要进行安全检查，发现有被污染、破损的，要及时进行处理。二是声像档案库房要恒温、恒湿，远离光线、磁场，对录音、录像制品采取定期倒带检查、刻录光盘等保护措施。三是依托计算机系统进行保管。目前声像摄录工具都是数码产品，与计算机系统进行连接，在计算机上观看或保存。利用计算机保管还有不易丢失、操作、查阅方便等优点，代表了未来声像档案保管的方向。
五、加强队伍建设、提升档案管理人员的能力和素养。
第8篇：声像档案管理范文
随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就房山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。
一、声像档案管理存在的问题
（一）声像设备存在着"一硬一软"的现象
"一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有21个单位没有声像设备，占13％，87％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达671台（架）。从总体讲，声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占62％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状，而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
（二）摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区
摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面；"弱"表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。
调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。
事实证明，摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是"亡羊补牢"了。
（三）声像档案管理混乱，问题复杂
1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理
调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档
声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
3、管理状况"喜""忧"悬殊，发展不平衡
调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6．8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。
4、保管条件差，声像档案难以长久保存
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！
5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏
区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今天的匮乏。
6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重
众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。
二、加强声像档案管理工作的对策及建议
（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（三）加强监督，分类指导，注重业务培训
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。:
（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
（五）全面出击，形式多样，疏通收集渠道
要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。主要有：①通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。③重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。
第9篇：声像档案管理范文
关键词:疾控中心 声像档案管理 措施
中图分类号:R197 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2012)07(b)-0163-01
近年来公共卫生事件的频繁发生,传染病、人畜共患病等疾病谱的改变以及疾病控制工作绩效考核的开展,给疾病控制档案管理带来新的挑战和要求[1]。声像档案是各种档案形式中最具代表性,而且包含信息量最大的一种,一直以来都被人们视为最有价值的档案形式之一。尤其是对于疾控中心这种单位来说,产生的信息量大而且很多信息都是关乎人民群众生命安全,非常需要通过声像的方式真实的记录下来,形成原始档案为后来的工作提供参考的素材。本文拟通过对疾控中心声像档案管理进行分析,提出加强其管理效率的主要措施,为促进疾控中心档案管理工作的现代化发展提供可资参考的思路。
1 加强培训和继续教育,提高档案管理人员综合素质
对于疾控声像档案管理来说,效率的高低与管理人员综合素质的高低直接相关,因为任何管理最终都是落实到管理人员去实施。因此,档案管理人员自身的综合素质和能力对于档案管理效率的高低就显得至关重要。而以往,在很多疾控中心的档案管理部门中,都是一些专业背景不相符、年龄比较大的工作人员,因为很多人都认为在档案管理部门没前途,升职、评职称都轮不上,是个典型的清贫“衙门”。所以来档案管理部门成了没有办法的选择,导致档案管理部门人员综合素质不够高。面对这种现状,我们非常有必要着力推进疾控中心声像档案管理队伍的建设。一方面,各疾控中心要加强有针对性的培训,比如声像档案保存办法,新型声像档案搜集整理方法[2]。另外,各疾控还需要加强对具有声像档案管理背景的档案管理人员的引进力度,通过政策、待遇、工作环境方面的倾斜,使这些优秀的人才“来的了、留得住、干得好”,全方位的充实疾控中心声像档案管理人员队伍。同时,疾控中心还可以在不影响正常工作的前提下,及时的推进档案管理人员的继续教育,提高文化素质,这对于促进档案管理人员适应未来声像档案管理工作的不断升级具有重要意义。
2 改善档案保存环境,加速档案管理现代化建设
声像档案的保管条件不同于普通的纸质档案管理,其条件要求更为苛刻,比如一些磁带,湿度过大的时候容易粘连变质。而对于光盘的保存也是一定要仔细,否则划伤了磁道,对于声像质量就会产生很大的影响。另外,现阶段很多声像资料都开始在电脑中保存,而这时候对于电脑远离病毒的“困扰”、黑客攻击的麻烦就又显的十分重要了。但从目前对于很多疾控中心档案保存机构的调查发现,具备恒湿、恒温等保存要求的档案管理机构并不多,大部分还停留在比较原始的纸质档案保存阶段,对于适合现代化声像资料保存的环境建设步伐还没有跟上。因此,各单位需要加强对声像档案保存环境的进一步完善,加速声像档案保存技术的现代化建设步伐。首先,对于保管磁性录像、录音档案和照片档案来说,要避免人为损伤;严格控制档案管理地域的温度与湿度,相对湿度应在40%～60%。温度应在14℃～24℃。库房内昼夜温度变化不大于土3℃,温度变化不大于上5%[3]。另外,各疾控中心要有效的购置和升级相应的声像档案保存及相关辅助设备,比如硬盘、电脑、湿度计、温度计等,为声像档案管理现代化建设提供基础。
3 完善档案管理制度,加强档案收集与管理
由于声像档案不同于以文字记载的纸质文献,文字记载的纸质文献,管理人员甚至可以口述其中的内容,即使真的出现了丢失的情况,其补救的难度也要小一些。而对于声像档案则不同,一旦丢失了,我们很难量化的去描述声音和图像,所以,补救的难度很大。因此,对于声像档案的管理,需要着力加强,包括日常保管、借阅、利用都要作出明确规定。要确保有关法规和制度落到实处,必须制定有效的配套措施,明确责任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步变成自觉的行动,以确保声像档案归档质量。另外,对于已经形成声像档案的材料,需要及时关注载体介质的性能,并且要不断的更新、备份,避免因存储载体的老化或损坏造成档案内容信息损失的基本方法。尽可能保存母带、提高存储载体质量、加大更新的时间跨度、将模拟信号转换为数字信号等方式,都是提高更新质量、降低更新损失的有效方法[4]。另外,由于疾控中心的业务范围很广,包括疾病预防与控制,疾病监测管理与研究,传染病、职业病、常见病的防治,环境卫生、劳动卫生、学校卫生的监测管理,卫生宣传与健康教育,卫生检验等,为了最大限度的收集声像档案资料,疾控中心可以在每个科室设立信息搜集员,最大限度的为疾控中心保存那些有价值的声像资料。
4 推进档案管理模式的创新,完善工作考评措施
档案管理,主要是进行档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用档案的保存和管理工作,这对于有效的保护和利用各种有有保存价值的文字、图表、音像及其他各种形式和载体的历史记录有着不可替代的意义[5]。而很多疾控中心之所以声像档案管理工作发展缓慢,其重要原因就是缺乏足够的激励制度,导致管理人员都没有上进的意识。因此,各疾控中心需要建立明确的激励制度,把声像档案管理工作中的责任心、服务意识、创新性都纳入到职称考核之中。对于那些责任心强、甘于为档案事业奉献,而且善于思考、乐与创新的管理人员要及时的通过物质和精神给于奖励,形成一种人人讲奉献、讲服务、讲创新的氛围。
声像档案是传承和保存信息的最重要渠道之一,它作为一种资源,同时具备了信息与信息承载的作用,对于人类社会的发展、文化的传承有重要意义。而且随着社会发展,声像档案以其巨大的信息容量、易于复制架空的特点逐步成为档案家族中不可代替的一员。对疾控中心而言,声像档案的意义同样重大,而要加强声像档案管理却又并非朝夕之事,这是一个系统的工程,包括技术、人员素质、环境、制度等多方面。所以,各疾控中心需要切实对声像档案管理提起重视,力求为疾控中心积累更多有价值的资料,辅助疾控中心工作健康持续发展。
参考文献
[1] 王红霓,应锡钧.新形势下疾控机构档案管理的实践与体会[J].中国现代医生,2011,49(17).
[2] 尹敬波.浅谈档案管理信息化工作[J].才智2011(8).
[3] 李中尧.医院档案管理的信息化建设[J].临床合理用药,2011,4(10B).
