企业档案信息化精选(九篇)

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第1篇：企业档案信息化范文

[关键词] 企业；档案信息化管理；必要性；提升

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 037

[中图分类号] F272.7；G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）16- 0060- 02

企业档案管理的信息化指的是在企业档案机构的统一指导与组织下，将各种先进的信息化技术融入到企业的档案管理工作中，对档案的信息资源进行科学、合理的编排与规范，以此提高档案服务水平，进而提高档案管理的工作效率。企业档案信息化管理主要涉及的内容包括构建档案管理的信息化资源、制定相应的信息化标准、搭建信息化管理平台等。

1 企业档案信息化管理的必要性

近几年来，企业的发展速度非常快，规模也在不断扩大，形成档案的数量种类与数量也随之增多，显著地增加了企业档案管理人员的工作量，想要在纷繁复杂的档案中找到有价值的信息，就应该实现档案信息化管理。企业档案管理信息化的必要性主要表现在两个方面：一方面，档案信息化管理能够有效地弥补传统档案管理中存在的不足，传统的档案管理通常以人工操作的方式，通过档案管理人员将需要归档的文件进行分类、编排以及储存，当需要寻找某个档案时，也需要依靠人工进行检索，这种档案管理的归档、检索过程相对较慢，导致档案管理效率较低。并且由于档案资源在长期储存的过程中，各种因素还会导致档案的资源丢失、损害等问题。通过采用信息化档案管理方法，通过利用计算机技术能够将繁杂的档案信息录入到电脑中，以电子文件的形式储存，电子档案的空间不但传递查阅方便、储存量大，还不受环境的影响，不会出现档案丢失或者损坏等问题。另一方面，档案信息化管理能够扩大档案工作的发展空间，通过运用计算机网络在互联网上建立档案管理数据库，通过利用网络传媒的优势，能够实现档案资源的共享。其具体表现为：建立档案数据库，将档案资源分为非限制和限制级别，这样能够保证档案资源的保密性，然后创建新型的档案服务方式，能够为查阅者提供更多、更好、更快捷的查阅服务。想要充分彰显信息化管理的优越性，这就需要加强编录人员与查阅人员之间的交流，促使档案管理工作形成一个系统的整体，提高企业档案管理的水平。

2 提升企业档案信息化管理水平的策略

（1）创建计算机网络档案管理系统。想要实现企业档案的信息化管理，首先应该根据企业档案管理的实际状况，利用计算机网络技术，创建适合企业自身情况的计算机网络档案管理系统。通过计算机网络的运行，能够突破企业档案信息资源所有者的限制，创建一个既能控制又能方便利用的档案信息网上查询系统，例如，创建企业内部局域网，通过加密保护、身份验证、信息验证、数字签名等，保管好企业的一些机密性档案以及知识产权档案，对于一些公开地宣传企业的档案资源，企业还可以通过局域网进入国际互联网，进一步扩大档案信息收集与利用的范围。

（2）建设企业档案信息资源。企业档案结构的工作人员应该充分地利用计算机技术与网络技术，加宽档案机读目录数据库的建设，不断提升档案资源检索、利用的服务水平。企业档案的信息化管理应根据国家以及省市档案局的关于电子文件、文件归档、储存以及管理的相关规定与标准，积极地应用与推广适应企业性质、职能需要以及管理特点的档案资源管理软件，实现企业档案资源的采集、分析、整理、归档、存档、查阅、利用、鉴定以及销毁等工作的管理和监督，以此保证档案资源电子文件的可识别性、安全性、准确性、完整性以及真实性等，进而保证电子文件的法律凭证地位。例如，建立公开信息资源档案，对外宣传企业，别人通过查询能够全面地了解企业的信息，能够保证企业之间进行规范的商业往来和合资合作，建立企业双方的资信关系，通过信用调查消灭不必要的信用风险和交易风险。

（3）企业全员参与到档案管理工作中。因为企业的档案信息数据库应用系统通常是由一些专业的技术人员设计，导致在一些企业中存在档案信息化管理系统和企业需求脱节的问题，这样严重地影响了档案信息化管理系统并不能充分地发挥和实现自身的价值。因此，企业员工作为档案信息化管理系统建设中的一员，应该积极主动地参与到系统建设的各个环节中，例如，企业内部任何人员，可以通过身份认证在任何一机电脑根据自身的需要，能够随时在自己的电脑上自动查询所需要的档案资源，尽可能地和开发者进行思想沟通，全员参与到档案信息化管理工作中，及时地反馈自己的意见，以此实现与系统开发者达成共识，进而设计出符合企业档案管理实际状况的档案信息化管理系统，提高信息系统开发的成功率与实用性。

（4）企业档案信息化建设和企业改革相结合。随着社会的发展，企业为了能够跟上时代的脚步，其自身也在不断的改革中，因此，企业档案信息化建设应该和企业改革相结合。首先，应该创建一支高素质的档案信息化管理人才队伍，通过对档案管理人才进行档案管理技术、信息技术的培训，提高档案人员运用信息技术的技能，同时还可以引进档案信息化管理水平高的人才，以此满足企业档案信息化管理的要求；其次，与企业档案管理模式相结合，积极地展开对企业档案信息化管理的探索，认真研究信息化条件下企业档案管理现代化的新要求，及时地沟通和交流，不断地积累和推广经验。此外，企业档案信息化建设应该始终坚持变“被动管理”为“主动管理”，坚持以效益为重点、以利用为中心的指导思想，有针对性地研究市场经济条件下企业信息化档案建设需要改革的地方，最大限度地满足各项工作利用档案的需求。

3 结束语

总而言之，传统的档案管理方法已经不能够满足现代企业的实际需求，档案信息化管理以其便捷、高效、优质、方便等特点，逐渐取代了企业传统的档案管理方法，并且逐渐成为适应社会与时展的必然趋势。因此，企业的档案管理人员应该充分重视档案信息化管理的重要性，然后采取相应有效的措施不断地提高档案信息化管理水平。

主要参考文献

第2篇：企业档案信息化范文

【关键词】中国石油；档案管理；信息化

现代企业制度的建立与信息技术的发展和普及，使我们见证了一个经济、技术、政治等全面发展与改革的时代。新形势下，国有大型企业，尤其是作为国家命脉支柱的石油企业，更要转换观念，更新设施，培养新型的档案管理人才，加强企业档案资料利用，让档案的科学管理助力中国石油的快速发展。

一、企业档案管理信息化的基本内容

档案管理信息化，就是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体数字化信息的主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。档案信息化建设主要体现在四个方面：一是档案信息的数字化、网络化；二是档案信息更新制度化、自动化；三是档案信息安全和利用的一体化；四是档案信息高度共享与。

石油档案在我国石油事业的发展中占有举足轻重的地位，而石油档案的管理又是石油企业管理工作中的重要环节。所谓的石油企业档案就是指石油企业生产经营活动的最原始记录。它不仅真实的反应了石油企业的发展历程，而且还涵盖了大量的科技资源和知识信息，进而推动石油企业经济的快速发展。这就要求石油部门以科技创新为理论基础，扎住机遇，加快建设和完善石油企业的档案管理信息化工作，使其更好地适应社会主义市场经济的管理体制，保证石油企业经济的快速发展。

二、企业档案管理信息化的必然性

1、管理信息化是中国石油提高竞争力的必然选择。随着信息网络的发展，使企业面临着知识化、数字化、网络化、全球化变革，中国石油的国际竞争力日益与自身信息化程度密切相关。信息技术的开发和使用已不仅仅支撑企业基本运营，而且还有助于高管决策，信息化已成为中国石油战略发展不可分割的一部分。

2、企业信息化是现代企业生存和发展的必由之路。在信息时代，从企业外部看，经济全球化与信息化呈加速趋势，市场范围不断扩大，竞争对手层出不穷，科技竞争、营销竞争、市场和人才的竞争日益激烈，这对企业形成了强大的压力。从企业内部看，为适应外部竞争环境，内部结构、业务流程、管理方式都需不断调整、改革，以提高企业的应变能力、创新能力和竞争能力。我国企业要适应从粗放型管理向集约型管理转变的需要，必然要求企业重视和加强信息资源的开发和管理，在业务活动和各管理环节广泛应用信息技术，规范企业内外联系中的信息流程和更充分发挥信息技术及其网络的作用。

三、石油企业档案信息化管理的作用

1、有利于石油企业提高效率，降低管理成本。信息化企业成本的下降，其实质是通过提高信息资源开发利用效率和扩大信息资源开发利用范围，使石油企业能以低信息成本实现共享管理成本，充分利用企业现有的资金、技术、设备、人力及信息资源，节约产品开发费用，降低生产成本，促进石油企业快速发展。

2、促进信息资源的流通利用和共享，增强石油企业核心竞争力。企业为实现与下属各企业、部门之间信息资源的流通利用与共享，建立了各个部门的局域网，各部门通过网络办公自动化系统进行了档案信息微机标准化著录工作，建立了目录级数据库，对部分档案进行了档案原件的计算机扫描，形成了比较丰富的数字化信息资源。网络中各成员发挥各自的核心优势，共享技术，分摊费用，迅速将共同开发与制造的产品推向市场。不同企业之间通过公共档案信息共享改变了过去的输赢竞争关系，代之以竞争合作式的双赢关系，拓展了企业资源优化配置的范围，降低了风险，极大地提高了企业竞争力。

3、促进组织结构优化，业务流程更加先进。档案信息管理中大多采用电子文件，企业按照各种业务流程、各个管理层次的权限予以信息支持。传统的组织结构被精良、敏捷、具有创新精神的扁平化“动态网络”结构所取代。计算机系统将取代中层监督和控制部门的大量职能，加强决策层与执行层的直接沟通，从而减少了管理层次，削减了机构规模。通过水平、对等的

信息传递来协调企业内各部门、各小组之间的活动，实现了动态管理，使信息沟通畅通及时，降低监督协调成本，使市场和周围的信息同决策中心间的反馈更加迅速，极大地调动了组织成员的潜能和积极性，促进了相互间知识和经验的交流，发挥出了流程化管理的最佳效率。

四、目前石油企业档案管理中存在的主要问题

1、石油企业的档案管理得不到应有的重视

石油企业的管理层对档案的管理认识不到位，认为它只是简单文字类的保管工作，和市场占有率、产品的质量、售后服务比起来简直是微不足道。正是由于思想认识，导致这些石油企业在档案管理方面投入甚少，出现档案室设施不全，保管条件和保管手段落后的情况。而由于缺乏完整的档案材料所产生的直接后果就是无法为企业提供高质量、高效能的服务。

2、石油企业的档案管理缺乏专业部门和专业人员

现在在许多石油企业中，档案管理人员都不是档案专业毕业的，并且绝大多数身兼数职，对档案管理工作也是相当的陌生，认为档案管理工作仅仅是资料的简单收集和分类、存放，根本意识不到档案管理工作对整个企业经济发展的重要性。另外，相当一部分的石油企业根本没有设立独立档案管理部门，往往合并在其他部门之下，例如库房兼做档案室。这些行为将导致企业档案资料的归档和保管不一致。很多该保存的资料没有得到保存，而大量没有价值的资料倒是被长期保存了起来。

3、石油企业的档案管理的信息化建设滞后

信息化是档案管理工作的最终发展方向，也是提高档案管理工作的有效途径。但是从目前的情况来看，档案管理工作的信息化程度还是相对滞后的。一是管理档案的计算机配置相当落后，软件、硬件设备都亟待更新。二是石油工程人员不能在工程现场调阅档案图纸。

五、强化石油企业档案管理的措施

1、严格规范石油企业的档案管理制度

石油企业档案的整理应该按照相应的法规及原则进行，不宜盲目。比较常见的法规有：《中华人民共和国档案法》及《实施办法》、《基本建设档案资料管理暂行规定》、《归档文件整理规则》、《建设项目（工程）档案验收办法》等等。

2、争取企业领导的重视

要想将石油企业的档案管理工作做好，就必须企业中各级领导能真正的意识到档案管理的重要性，进而档案管理工作。

3、提高档案管理人员的业务素质

要想将石油企业的档案管理工作做好，就必须建立一支有理想、有道德、有知识、有素质的档案干部队伍。要对他们进行定期的教育培训，不断地激发和调动档案工作人员的积极性和自觉性，提高其工作能力。

4、进一步加强档案的信息化建设

随着计算机和信息技术的迅速发展，我国石油档案管理的信息化程度也在不断加强。但我们仍然要通过借助现代化的信息技术和先进的管理理念，来改革档案管理中那些不合适的方法和手段。为了使石油企业的档案管理信息化更好地发展，就必须将档案管理信息化纳入企业整体信息化之中。

第3篇：企业档案信息化范文

随着计算机技术的不断更新和发展，企业对信息技术的发展越来越重视，所以信息技术逐渐成为企业各项经济业务发展的有效推动力。当今社会，网络技术发展日新月异，会计信息化建设成为很多企业关注的焦点，并且得到了空前的发展，同时国家也相继出台相关政策，将信息化建设纳入未来发展目标中，这也为企业会计信息化建设奠定了坚实的基础。会计信息化与传统的财务工作有很大不同，很多工作不需要会计人员手工处理，简化了手工凭证编制流程，为会计人员节省了工作时间，带来很多方便。但是，在会计信息化发展过程中，很多档案信息存储在电子介质中，容易受运行环境和人为操作的影响，存在着很多潜在的风险。因此，企业在会计信息化的建设过程中，应充分认识到可能面临的档案风险以及风险存在的原因，从而在实际工作中有效规避问题的发生，为企业会计信息化发展创造良好的环境，促进企业的综合经济发展。

一、相关理论概述

（一）会计信息化的涵义

狭义上的会计信息化是指企业以计算机技术为主体将财务工作与信息技术有效结合并充分应用，详细分析是指企业通过运用财务软件，利用计算机设备完成手工记账或处理手工记账难以完成的财务工作内容。会计信息化是会计理论、会计实务操作、信息技术以及计算机设备相结合并加以运用的总称，实际上就是会计信息系统在计算机设备上得到运用。它不仅实现了会计数据的自动化处理，改变了传统手工会计工作模式，同时对会计工作的发展起到了重要的促进作用，是会计行业发展史上的重要改革。广义上的会计信息化是指与会计工作信息化相关的一切工作内容，包含会计信息化应用软件的研发与推广、会计信息化从业人员的培养、会计信息化的宏观发展规划、会计信息化的发展体制建设、会计信息化未来发展方向等等。会计信息化实现了从业人员与计算机相结合进行工作，包括了从业人员、计算机设备、硬件环境和软件环境等因素，其重要部分是完善的财务软件系统。会计信息化在很大程度上减轻了从业人员的工作量，提高了财务工作质量和工作效率。

（二）档案风险的涵义

风险是指企业在完成其生产目标的管理活动中，会遇到各种不确定事件，这些事件出现的几率以及其影响程度是无法事前预知的，这些事件的出现将会对企业的生产活动产生不同程度的影响，从而影响企业生产目标的完成进度。简单来说，所谓风险就是指在一个特定的时间内和一定的环境条件下，人们所期望的目标与实际结果之间的差异程度。本文研究的档案风险是指企业在进行会计信息化建设过程中，档案信息可能存在的潜在风险，也就是说档案信息存在的某种不确定性，并且这种不确定性可能会对企业的生产发展带来影响，从而影响企业正常生产活动的进行。

二、会计信息化的特征

（一）无纸多样化

企业的会计信息化需要借助信息技术才能实现，因此需要将所有的财务数据信息通过计算机信息技术进行重新输入和输出，并经过一系列的数据处理。在这个过程中，除企业日常活动中使用的发票和合同等纸质档案外，其他所有信息在通过计算机的输入操作处理后，都将保存在计算机内部介质中，且整个操作过程不存在任何纸质介质。与此同时，这种无纸化的操作也使得会计信息化处理具有多樣化，这也意味着会计信息处理不再是单纯的会计数据信息，还包括了企业各项发展参考数据、管理信息、人事数据、企业生产运营情况以及重大的决策参考依据等。

（二）智能开放化

随着互联网技术的逐渐应用和发展，会计信息化得到发展同时也将财务工作带入了智能化发展的时代。会计信息系统可以将输入的财务数据信息进行自动处理并生成与企业相关的发展动态数据，同时对数据进行智能分析为企业的未来发展决策提供重要的参考依据。当财务数据信息处于非正常运行状态时会出现提示信息，同时，企业运用的会计信息系统是处于开放状态的，可以将其他管理系统中的信息进行相互整合和传输，从而实现资源信息共享，为企业的发展提供多方面的综合性数据分析资料。随着网络技术的日益更新，会计信息系统将会向更高的智能化目标发展，逐渐减少手工处理流程，同时也会实现与其他管理系统的进一步合作。

（三）高效准确化

会计信息化需要依靠计算机技术才能完成，计算机设备对财务数据的输入、输出和处理具有高效准确性。会计信息化不仅可以为财务人员减轻繁重的工作量，同时还可以对财务信息进行全面科学的分析处理，并通过特定的程序将其转化为实用的数据信息，因此，会计信息化要比传统的手工会计处理工作更加高效、更加准确。

三、企业会计信息化面临的档案风险

（一）投资风险

投资风险是指会计信息化建设过程中可能面临的投资选择和投资资金的风险。企业在进行会计信息化建设过程中，需要购买计算机设备、财务软件、培训从业人员、支付相关服务费用等，这些投资都需要大量的资金，同时还涉及会计信息系统的维护、升级、调配等潜在的费用，这些都可能成为企业会计信息化面临的投资风险。当然企业在进行会计信息化过程中也会得到直接利益，比如提高工作效率、减少人工成本等。但是任何项目的发展都将面临投资风险，我们无法估计整个过程中可能存在的不确定性因素，从而导致企业面临不同程度的档案风险。

（二）发展目标风险

企业进行会计信息化建设过程中，很多重要的财务信息都以电子档案形式被存储在计算机介质中，如果企业在档案信息管理过程中出现目标定位不准确或是偏离企业发展方向，都将面临不同程度的风险。企业在会计信息化建设初期，对档案信息的管理缺乏相关制度约束、对发展目标认识模糊，都将阻碍企业会计信息化的发展进程。而有的企业虽然制定了发展目标，但是由于目标的制定过高或过低，都将导致会计信息化档案风险的发生，无法发挥其重要的依据作用。

（三）档案信息损坏风险

由于企业业务的不断发展，会计信息纸质档案的存储方式已经不能满足企业发展的需求，因此会计信息化的发展，使得企业的重要财务数据信息可以保存在计算机内部存储中，同时可以传输到U盘或光盘中，方便携带。这样大大增加了会计信息档案的储存量，提高了会计工作的质量和效率。但是由于电子档案信息的保管路径我们无法肉眼看见，而且容易受运行环境、温度、湿度或人为操作的影响，也增加了档案信息被损坏的风险，并且一旦档案信息出现损坏，很难恢复被破坏的档案信息，导致会计信息缺乏完整性。

（四）档案信息保存风险

传统的会计档案信息都以纸质为主，保存过程中不易受外界因素影响，面临被破坏的风险较低。但是企业实行会计信息化，档案信息以电子形式被保存在计算机媒介中，极易受运行环境的影响，造成档案信息数据的丢失，无法保证档案信息的完整性。同时部分从业人员的技能水平较低，对会计信息系统操作不熟悉，如果出现错误的档案信息保存方式，将对档案信息的保存造成不同程度的风险问题。

四、造成企业面临会计信息化档案风险的原因

（一）企业缺乏档案风险防范意识

由于会计信息化为企业的财务工作提供很多便利，同时提高了企业的财务工作质量，因此很多企业积极进行会计信息化建设，但是却缺乏足够的档案风险防范意识。无论是企业的领导者还是从业人员，都比较看重会计信息化的积极作用，却没有充分考虑其可能存在的潜在风险。因此企业在会计信息化档案信息的管理过程中，忽视了风险隐患可能给企业造成的经济损失。比如某些不法分子通过不正当手段盗取企业的财务数据信息，或是篡改企业的财务数据报告，导致企业运用不正确的财务报告作出不正确的发展决策，损害公司的经济利益。

（二）企业会计信息系统运行环境不安全

首先，企业的会计信息系统运行环境容易受到网络病毒的攻击。档案信息在输入、输出、传输等过程中，会随之产生一些病毒，由于计算机病毒传播速度快且影响严重，同时不易被察觉和彻底清除，因此对某些档案信息会产生破坏作用，其次，企业的会计信息系统运行环境容易受到网络黑客的攻击。由于经济发展不断加速，企业之间面临的竞争日益激烈，部分企业为获取更多的经济利益，利用网络黑客盗取或破坏同行业的机密信息，进而打击对方的业务发展。最后，企业的会计信息系统的正常运行与网络服务器状态有直接关系，如果服务器连接不稳定，或是存在故障，都将对会计信息系统的运行造成影响，给公司带来无法预计的档案风险。

（三）企业缺乏完善的内部控制体制

企业在进行会计信息化建设过程中，往往忽视对财务软件的设置问题，带来很多潜在的内部控制风险。目前各类财务软件种类较多，如果企业在购买软件前，不充分考虑软件是否符合标准、程序设置是否严谨、与企业发展是否相匹配等因素，则会给企业带来一些风险问题。企业在选用财务软件不仅需要考虑软件的实用性，同时应该考虑软件程序的维护、升级以及售后服务工作，保证软件的正常运行。另一方面，部分企业没有考虑财务职务不相容问题。由于会计信息化减少了企业的人工成本，一人可进行多岗位工作，因此不相容职务合并现象频繁出现，这些都将影响档案信息的准确性。

（四）从业人员缺乏职业道德和技术能力

会计信息化依据信息技术而发展，因此财务信息容易被篡改、销毁或伪造，而且这些不正当行为十分不易被察觉。有些从业人员职业道德较低，受他人蛊惑或受经济利益的诱惑，对企业的财务信息进行更改，进行一些不正当的行为。另一方面，会计信息化要求从业人员有较高的专业知识基础和较强的实操技术能力。目前很多企业的從业人员的综合素质较低，没有接受过正规的会计信息化工作培训，对会计理论、系统的操作等十分不熟练，专业技能水平较低，比如档案信息保存不正确、不按正常程序退出软件、随便关机等，都可能对档案信息的存储带来一定的风险。

五、提高企业会计信息化档案风险控制的措施

（一）提高企业档案风险防范意识

企业在进行会计信息化建设过程中，应首先树立档案风险防范意识，应充分意识到档案信息特殊的存储环境和存储媒介，企业领导者要高度重视档案信息的管理。企业应建立档案风险防范组织，明确组织的管理者和工作人员的岗位职责，建立完善的工作体系，同时应建立档案风险管理制度、督查程序以及风险防范的应急预案等。一旦发生档案信息被破坏事件，立即启动应急预案，保护企业未遭受破坏的档案信息不被入侵，同时立即恢复被破坏的档案信息，将企业的经济损失降到最低。

（二）建立安全的会计信息系统运行环境

首先，企业应定期对财务软件进行检查，并聘请专业的计算机人员对财务软件与计算机设备进行定期维护、升级，做好病毒查杀等工作。同时安装财务软件的计算机最好不用于其他工作用途，避免产生病毒或不安全的网站带来的影响。其次，企业应对计算机进行加密处理。不仅要对计算机安装正版防火墙，同时应对软件中重要的财务信息进行加密处理，并且设备多层访问权限。最后，企业应安装防御工具，在一定程度上可以对抗黑客的攻击，保护重要的档案信息，同时可以对黑客造成反攻击。

（三）加强档案信息的备份、恢复及保管管理

首先，企业应完善档案信息的备份和恢复程序。计算机媒介存储的档案信息容易受到外界因素影响，一旦发生意外或存储环境遭到破坏，档案信息极易丢失。因此企业应注重计算机媒介存储系统的质量，完善软件的自动备份功能，同时加强软件系统还原功能的建立。这样可以增强档案信息的保管安全性，减少档案信息被破坏的风险。其次，企业应重视档案信息的保管，应增强保管人员的档案信息风险防范意识。企业应聘请专业的保管人员，保管人员需懂得会计知识和计算机运用知识，同时具有较高的技术能力，了解保管过程中的注意事项。

（四）建立完善的企业内部控制体制

企业应建立完善的企业内部控制体制，包括档案信息管理制度、会计信息化操作制度、从业人员岗位制度等，通过建立完善的内部管理制度，规范从业人员的工作行为和工作流程，确保会计工作有序进行。同时企业应建立有关监督制度，做好不相容职务分离工作，明确从业人员的职责，制定完善的奖惩制度，这样可以对从业人员起到一定的监督作用和约束作用。

（五）提高相关从业人员的综合素质

企业应定期为从业人员安排专业的理论知识培训、实操技能培训和职业道德培训，全面提高从业人员的综合素质，进而提高从业人员的工作质量和工作效率，保证企业财务工作的真实性和准确性，这是企业实现会计信息化发展的重要保障。从业人员也应该加强自我约束，端正工作态度，恪尽职守，不被外界利益诱惑，以企业的经济利益为出发点，提高自己的工作责任感。

第4篇：企业档案信息化范文

关键词：信息化；纸质档案；电子档案

电力企业尤其是电力设计院中大量的档案，既是企业知识的积累，资产的凭证，更是企业经营的依据。随着电力企业的不断发展壮大，日积月累的大量纸质档案作为企业宝贵的资产，如何通过信息化进行合理有效地管理，成为摆在我们面前的紧迫任务。

档案信息化建设，是档案管理模式从以档案实体为重心，向以档案信息为重心的转变过程。是档案部门运用现代信息技术，加强档案信息资源的收集、整理、开发以及利用的过程[1]。在我国，数字化（digitization）是指“用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程”[2]而澳大利亚则是使用另一种包含性概念，将档案数字化作为文件“转化”的一种形式，其所定义的“转化”（conversion）意指“将文件从一种介质向其他介质或从一种格式向其他格式转化的过程。例如将纸质文件微缩或数字成像，或者改变属性设置”。澳大利亚所定义的概念，正是我国电力企业档案信息化所要执行的工作。本文将分三点对电力企业档案信息化发展工作进行分析。

1、纸质档案与电子档案并存发展的客观性

以纸张为介质的纸质档案和以新型载体材料为介质的电子档案，是档案信息存储的传统与现代化标志。

纸质档案作为传统的档案介质，长期以来被人们作为主要的信息载体所使用。它具有较强的原始记录性，能客观地记录了以往的历史情况，具有令人信服的原始凭证功能。同时，它作为档案信息的主导存储介质，具有耐久性。美国国家档案局在对30亿页处于危险状况的纸质档案，研究确定其保护措施时，数十位专家对5种常用介质（磁性材料、光盘、电子文档、纸张、胶片）进行论证，最后结论是纸张、胶片是最适宜档案文献的长期保存。

具有保存价值并已归档的电子文件称为电子档案。电子档案的存储具有高密度性。其存储量大大高于过去的各种信息介质，能减少了档案的存储空间，对于电力企业，尤其是电力设计院来说无疑是非常有效地存储方式。另外，电子档案具有高效的信息共享性。然而，电子档案的使用又具有一定的局限性，电子档案的管理要依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统。只有借助计算机解码，才能转换成可识读的记录。

根据目前我国档案管理工作的现状，纸质档案与电子档案需要互相依存，相互兼容，协调发展。然而，纸介质与磁介质双轨制的收集、整理、编目和保管，将会给档案工作者带来双倍或超双倍的工作量。所以，要在两者之间找到相应的工作重点，在合理管理纸质档案的同时，大力发展电子档案，以提高工作效率，更好的服务于企业各项工作。

2、电力企业档案信息化得必然性

如上文所论述，电力企业档案室内存在大量纸质档案，检索费时，存储空间大，维护不方便。随着电力事业的飞速发展，形成的工程档案数量大，内容庞杂，单项工程完工时间也有早有迟，客观上给项目工程档案资料管理收集工作带来一定难度。此时，档案库存爆满、档案价值鉴定标准不一、档案整理方法复杂、档案检索利用困难等问题都逐渐凸显。在这样的大前提下，

建立一套从档案的收集、整理、到检索的电子档案管理体系是目前电力企业档案管理所要解决的迫切问题。

3、并存时期档案管理策略

3.1建立电力企业工程档案信息化全过程管理体系

电子档案的管理工作与纸质档案以卷盒和柜架为装具的机械整理方式不同。他需要档案部门深入到企业信息集成系统中去，从产生电子档案的源头就行使档案的监督指导职能。电力企业档案部门应摆脱原有的被动工作模式，找准为企业服务的切入点，在各个系统的设计和运行过程中就加入电子档案的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。电力工程档案随着电力建设项目的开始而建立，又随着电力建设项目的竣工投产、交付使用而告终，与工程项目建设的进程同步。在这一过程中，档案管理部门也应与之同步。并做好相应的协调工作，利用网络化、信息化等手段，在档案的传输、归档和利用过程中，减少重复劳动出现的可能性。

3.2 加强档案管理人员培训机制

管理，最终要落实到人员。长期以来，档案人员一直从事着以纸质为存储介质的档案管理工作，面对现代化技术而形成的新型载体档案，对档案专业人员的素质提出了更高的要求。除了需要具备相应的专业知识外，还要具有计算机知识和外语知识。档案管理人员也需在实际工作中总结经验，并以此建立相应规范的管理体系，从而促进电力企业档案管理的规范化。

3.3健全电力企业档案管理信息化制度

要使电力企业档案管理信息化工作有序进行，就必须建立一套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度。对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制等提出具体要求。

综上所述，在现代信息技术发展的大前提下，新型载体档案取代传统形式的纸质档案是未来档案管理工作发展的趋势。在此形势下，电力企业纸质档案的功能将逐渐转化为资料的存档，强调其历史性与原始性。而电子档案则具有更强的实用，可以很好的联系电力企业各个部门之间的关系，并以此提高工作效率。同时，电力企业档案管理部门需要进一步建立完善的管理体系与制度，平衡两者关系，以加快电力企业档案管理工作的前进步伐。

参考文献：

第5篇：企业档案信息化范文

档案信息化是档案部门运用现代化信息技术，加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用。它把分散的信息资源以信息化的形式储存，以标准化的方法管理，以网络化的方式连接，从而提高资源的利用率，实现资源共享。它主要包括档案信息数字化、档案网站建设以及数字档案馆建设三个不同的阶段和方面。

一、企业档案信息化建设存在诸多问题

1、企业档案信息化建设发展不平衡。有些企业开展了档案信息化建设，有些则没有，特别是一些中小企业。同时，企业的减员增效也波及到企业的档案部门，相当数量的企业档案部门的生存和发展受到了威胁，信息化建设也就无从谈起，即使已开展信息化建设的企业在发展中也很不平衡。

2、企业档案信息化的基础条件薄弱，技术、资金不足，人才缺乏。当前，企业档案信息化建设的总体状况是认识不足，重视不够，基础条件薄弱，信息化程度低。缺乏应有的设备和技术支撑，对企业档案信息资源开发的深度不够，数字化信息资源少，企业档案网站建设良莠不齐，信息化管理人才短缺，对档案信息资源数字化和网络化研究不够。

3、企业档案信息管理与其他信息管理没有实现有效衔接。文档一体化管理是企业档案信息网络化管理的发展方向，它使生产活动、文书处理与档案管理工作实现有效衔接，进而提高信息处理能力，实现档案信息的无缝连接和有效管理。由于我国企业档案信息化程度低和管理机制上的障碍，档案工作很难在系统上实现与各生产、管理环节之间的连接，文档一体化管理的实现困难重重。

二、加强企业档案信息化建设的对策

1、加快企业档案信息化标准规范的制定。标准规范是档案信息化建设的基础，是不可或缺的必要条件，是档案信息化建设的法律保障。因此，档案信息化建设一定要着力解决“交通规则”方面的问题，这些“交规”就是我们所要构建和遵循的关于档案信息化建设的标准和规范，主要包括电子文件归档和电子档案的管理，以及档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等，逐步形成关于企业档案信息化的标准规范体系。

2、重视企业档案信息应用系统建设。这是档案信息资源开发利用和档案信息、网络建设的技术保障。信息技术应用工作量大、涉及面广，关系档案信息化建设的速度与质量，集中体现了档案信息化建设的效益。

3、加强档案信息资源建设。档案信息是企业的核心资产，它的开发和利用是档案信息化的核心任务，是档案信息化建设取得实效的关键。档案信息资源开发利用的程度是衡量档案信息化水平的一个重要标志。收集企业各个业务环节形成的真实记录，包括各种文档、科研资料、合同等；并以此为基础建立档案信息网络和电子信息资源中心库，为企业档案利用提供便利条件。

第6篇：企业档案信息化范文

（一）档案管理信息化的意识薄弱在实际情况中，部分企业仅仅是简单的将其看作是档案存储、使用方式的改变，没有认识到这是企业管理理念的转变，没有考虑到建立一个综合性档案管理信息化系统。有一些企业错误地认为档案难以给企业带来经济效益,盲目的把资金投入到其他建设项目,对档案事业疏于建设和管理,对档案信息化建设所需设备和配备不予以重视。

（二）管理人员素质有待提高在档案信息化建设中，管理人员的综合素质较低。档案信息化管理要求管理人员不仅有一定程度的专业管理能力，而且必须掌握信息技术处理能力，同时也要对企业的工作流程和工作方式有着深刻的了解。可是现有的企业档案管理人员很少具备这样完备的综合素质，难以满足信息化档案管理的高要求。

（三）信息化建设尚未完善随着信息化的不断深入,档案管理基础数据技术的标准化无法满足企业的需求,严重影响了档案信息的及时性、准确性和规范性,令企业遇到了许多本可以避免的问题。除了上述几点问题外，还有许多细节方面的问题也需要企业时刻关注。首先，要做到对员工的信息审核和更新，信息化档案建设依靠的是信息技术，可是档案的管理以来的人，对于老员工的离职和新员工的加入，档案管理要跟进。其次，对于档案的管理要注意安全措施，档案是一个人的个人信息和企业内部资料的集合，要加强安全管理工作。

二、完善档案管理信息化的策略

（一）从企业内部强化档案管理理念档案管理信息化管理理念直接决定信息化建设的实施力度及信息化的程度。加强档案管理信息化建设,领导者要把档案信息化概念和期许转变成实践及现实,正视档案管理建设的艰巨性和复杂性,在资金、人才、设备等方面进行合理和准确的投入,针对内部档案管理工作的各项问题，不仅要予以关注，更要在具体操作上予以支持。

（二）引进优秀管理人员信息化管理建设对于企业来说是发展的必要历程，企业的档案管理信息化需要引进优秀、专业的管理人才，在工作中对其教育和培养，完善企业的档案管理工作，促进企业实现档案管理信息化，推动企业进一步发展。企业针对管理工作需要引进科学的管理方式和管理体系，为企业档案管理提供制度保障和人才支持。

（三）完善企业信息化建设企业应针对档案管理的信息化投入设备、人力和资金支持，为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。档案的信息化管理能够建立有效的管理搜索模式和管理利用方式，能够立足于企业档案的特点,建立健全企业档案信息数据库。譬如企业项目数据库,能够集合企业在项目规划、项目立项、项目建设以及企业资料等有关信息,为进一步开拓市场和技术创新提供参考。

三、总结

第7篇：企业档案信息化范文

（1）档案信息化基础建设

随着电子计算机和网络技术的发展，档案管理信息化程度逐步加深，截止目前，勘探设计企业档案信息化系统的建设已经相当完善，普及率较高，但是到目前为止，很少有档案管理网站的建设，档案管理网站系统可更好的实现档案资源的服务工作。截止目前，我国已颁布了40多项与档案信息化有关的标准，但是这些标准过于陈旧，且标准间内容不一，加之宣传力度不够，很难实现档案信息化标准的建设执行。

（2）档案信息化建设的缺少资金投入。

档案信息化建设是一项巨大资金投入的建设，目前，多数企业对档案的管理不重视，导致资金投入不到位，难以有效的实现档案管理的信息化。我院已将档案管理纳入日常工作管理中，档案管理工作得到领导的高度重视，但受到科技资金数额的限制，仍难以实现网络信息化的建设进程。

（3）档案信息化建设人才缺乏。

从信息产业部的统计数据可知，我国产业信息化的发展与人才的需求是极不平衡的。尤其是档案管理方面，企业忽视档案的重要性或仅仅重视档案专业知识的需求，而忽略信息化人才的需求与培养，导致在档案信息化的管理与维护中出现一系列的问题。针对勘探设计企业来讲，人才缺乏主要表现在以下两个方面：第一，当前档案管理人员的信息化素质过低，虽然可进行基本技能操作，但缺乏专业的技能培训与教育；第二，缺乏具有信息化专业只是的档案管理人员，在软件系统的开发、使用与维护过程中，受专业信息知识的限制，一旦系统出现问题，只能寻求技术人员的帮助，不仅浪费时间，同时也制约了档案信息化建设的速度与质量。

（4）档案信息资源整合不完善。

目前，勘探设计企业档案资源的质量与数量都得到很大提高，多样化、多途径成为当前档案信息资源开发利用的主要特点，档案资源需求也呈现出全面化与丰富化。但是，多数勘探设计企业内部部门间沟通不足，缺乏沟通与协调，无档案信息化合作意识。由于各部门间软件环境不同，导致一次输入的资源难以多次利用，或难以进行转换，这样，必然会出现多次重复性劳动，严重影响了信息资源作用的发挥。档案信息资源整合不完善已成为制约档案管理信息化发展的关键点。

2 勘探设计企业档案信息化建设与档案管理的措施分析

（一）完善档案信息化工作体系

只有构建了相应的工作体系，才可以更加顺利地建设档案信息化。具体来讲，要明确管理体制，完善运行机制，贯彻执行电子文件管理等相关规定，同时，构建电子文件管理机制，以便全程管理电子文件。要结合档案法，赋予档案局相应管理职能，在信息化建设中，档案部门积极协调，对工作体系进行统一建设。另外，在电子政务建设中，也需要适当提升档案信息化工作的比重，以便同步进行档案信息化建设。要对法规制度等进行完善，规范工作行为，编制档案信息化建设专项规划和工作任务分解表等，明确目标任务、完成时限以及责任单位等；在此基础上，完善现有法律法规，强化监督检查和执法。

（二）推进档案数字化和资源共享

资源建设是档案信息化建设的核心内容，要结合这个中心开展其他工作，要将档案数字化和资源共享作为工作重点。首先，逐步推进档案数字化建设，按照相应原则，科学编制工作计划，强化监督检查工作，以便顺利开展档案数字化工作；同时，在用户使用需求得到满足的基础上，还要构建档案数字化目录，投入相应人力、物力和财力资源，各部门协同工作。此外，实行纸质和电子文件双归档制度，并关联并存规定范围内的文本和图形文件，实现档案全文检索。其次，要逐步推进档案信息资源共享，结合相关标准，统一构建档案信息管理系统，有机融合本系统和办公系统，在网上操作信息的生成、整理和归档全过程。

（三）创新档案信息服务手段

档案信息化建设主要目的是提高档案的利用效率，需要采取一系列的措施，不断创新档案信息服务手段；可以提高档案信息远程查阅利用服务能力，结合我国相关规定，科学设定档案公开级别，并构建档案信息资源网上公开评估体系，主管部门以固定形式向指定网站上需要公开的信息，各级档案部门借助链接方式整合相关资源，逐步完善档案信息资源网，实现档案信息网上查询。对于部分无法公开于网络上的档案，可以应用政府信息申请公开程序，对使用者身份信息确认之后，提供远程查阅服务，借助于网络检索，相关人员可以更加便捷地查阅档案。安全建设也需要引起重视，要及时升级各种杀毒软件，应用先进的身份认证和网络监控技术，同时强化访问控制，对标准进行构建，明确规定备份机房和技术条件，保证档案信息安全。

3 推进企业档案信息化建设中的几点建议

（一）明确企业档案信息化建设的目标

档案信息化建设的目标在于提高档案信息为企业各项建设服务的能力。建设以数字信息化、网络化和信息共享为主要内容的数字档案馆，加快基础信息数据库建设，引进先进的档案管理模式，并结合企业的发展，企业档案管理的需要，不断充实、不断完善；构建文书档案管理信息系统、科技档案管理信息系统和科技资料管理信息系统；建立企业档案信息共享的安全保密机制；引进和开发必要的数据库，以满足企业市政设计人员的研发工作需要。

（二）企业档案信息化建设的任务和实现途径

企业档案管理多是采用手工作坊式的操作。各种归档材料从形成、归档、整理、保管到利用都是手工来完成。企业档案信息化建设就是要改变这一状况，使海量纸质档案变革为胶片化、数字化档案，将传统档案馆变革为数字档案馆。为此，档案管理模式必须向网络化、计算机化方向发展，通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储及其他存储模式等先进手段，对数字档案进行集中统一管理。

（三）档案信息建设中应注意的问题

一是建设跨企业的档案信息资源共享平台，以资源共享弥补资源的不足；二是做到馆藏档案数字化和现代文件归档的电子化，建设企业电子文件中心；三是积极探索实现档案信息化建设和企业政务建设有效衔接的途径，使档案信息资源与企业公共信息平台的信息实现对接。 企业档案数字化建设存在的普遍问题，也是电子档案管理的难处。一方面，现有档案工作人员要积极学习先进的信息科学技术，努力使自己成为复合型人才；另一方面，企业档案部门也要加强人才结构的调整，有计划地引进计算机专业人才，加快实现计算机技术与档案专业技术的融合。

第8篇：企业档案信息化范文

关键词：企业档案管理信息化

Abstract: this article from the original file to the protection; To simplify the finishing improve work efficiency; For the file information resources integration and sharing; For the file using a retrieval and discusses the importance of enterprise document management informatization. From the archives standards and regulations of insufficient; The construction of the contingent of file personnel is insufficient; Information technology development degree of the shortcomings of the several aspects discusses the enterprise document management informatization existing problems.

Keywords: enterprise document management informatization

中图分类号：C29文献标识码：A 文章编号：

一 企业档案管理信息化的重要性

计算机的快速发展使我们步入了一个信息化、网络化的时代，信息技术几乎已经渗透到了社会活动的方方面面，作为现代社会活动的技术基础，正在逐步改变着社会活动的运行方式。档案作为记录企业发展的历史证物，见证着企业发展的每一步。企业的档案管理是一个集企业安全、生产、经营、管理以及劳动者个人档案、劳动性质、征用土地等诸多事项为一体的管理过程，其最初形成的最原始的、最真实的记录，是企业档案管理工作中重要的组成部分，是维护企业的经济利益、合法权益和维护历史真实面貌的重要性、基础性工作，保存好利用好这些档案是企业管理的重中之重。

企业档案资料的积累和利用，直接关系着企业的经营管理水平。企业的档案管理信息化，不仅重要而且必要。针对企业档案管理信息化的重要性综合分析有以下几点：

（一） 有利于档案原件的保护

企业在其运行过程中，首先产生的就是企业的征用地档案。征用地档案是企业在土地征购、租赁等活动中形成的具有保存价值的最重要的文件材料。准确记载企业所征土地位置、界址、数量、权限等基本情况的原始资料，它是企业无形资产的一部分，又是有形资产的可靠证明。将这些最重要的档案资料信息化处理后，可以避免档案原件被过多的直接使用、或过多借阅而造成原件的损坏和丢失，可以达到保护档案原件的目的。

（二） 有利于简化整理 提高工作效率

企业的生产技术、产品工艺、财务管理、员工档案、用工性质等，也是档案管理别重要的组成部分。这些档案的收集、整理关系着一个企业运作的系统性、完整性和稳定性。档案信息化条件下分类可以取消，对收集来的文件材料，划定保管期限后，在每个保管期限下进行编号，每年一个流水号，这样简单易行，也便于日后插件（即把没有按时归档的文件插入整理好的文件后），查阅可以在档案管理系统中快速找到、打印。不进行分类可以让档案人员从繁琐的整理事务中解脱出来，把更多的精力放到加强收集、深化检索、开发利用、编研等更有意义的工作上来，更好地提高了工作效率。

（三） 有利于档案信息资源的整合和共享

档案资源整合重在体现档案信息的系统性、有效性和共享性，其最终目的是进一步扩大档案资源的利用范围，这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在。档案信息经过及时有效的传递后，还必须通过利用者的有效利用，活化档案信息。因此，可以建立同行业区域性的信息网络系统，开展互借、交换目录等，及时有效地传递信息，促进资源共享。

（四） 有利于档案的检索和利用

实现档案信息化能充分利用现代网络技术，实施档案信息网上查找、咨询和直接提供利用的过程，它是档案信息化的主要目的，也是档案信息化的重要标志。将档案信息化处理后，采用了电子目录和电子文档归档，提供快捷的电子信息查询系统，在档案的检索利用上，企业各部门、处（科）室，可以根据自己的需要获得及时、准确的资料信息。

二 当前企业档案管理信息化存在的主要问题

（一）标准规范及制度法规的不足

档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。但目前的状况是：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在一定的不足，计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。同时，由于在电子文档的形成过程中，打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序，原本清晰的法律责任界限变得模糊。缺乏法律依据使得大量的电子档案无法充分发挥其应有的使用价值，相关法律条例的制定迫在眉睫。

（二）档案人才队伍建设的不足

人是最核心的资源,没有相应的人才,任何先进的技术和管理手段只能是流于形式,信息化也只能是空谈。而目前对档案管理人员的素质提高很少纳入计划和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案知识培训，许多档案管理人员专业知识单一，普通操作型人才居多，系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航复合型人才十分匮乏。这在很大程度上制约档案管理信息化建设的质量和速度。

（三）信息技术发展程度的不足

档案管理信息化后档案的存在形式主要是电子文档，具有易于复制、修改的特点，因此其保密和安全措施应该更为完善。在传输、保存过程中，电脑病毒的横行，黑客的恶意攻击以及网络技术的不成熟，电子档案尤其是一些高度机密的档案，容易被他人窃取、修改甚至伪造，这无疑是给档案管理构成了极大的威胁，同时由于档案保存的长期性，对载体寿命、电子计算机软硬件的生命周期和载体所载档案与电子计算机软硬件平台的一致性也有一定的要求，基于以上原因，信息化的加密技术、权限控制、防写措施必须达到相应的水平，档案管理信息化才能顺利进行。因此，信息技术发展程度也直接影响档案管理信息化的建设。

三、实现企业档案管理信息化的对策

（一）制定统一细则，完成档案信息存储的数字化

档案信息存储的数字化，是指档案信息的存储载体与方式由传统的纸质形态转向以计算机管理为前提的数字形式，它包括档案数字化的输入和数字化档案的接收两个方面。

一是档案数字化输入。是将传统档案信息输入计算机，由计算机提供查询并进而直接提供档案信息为企业服务。

二是数字化档案的接收与管理。关注电子文件的形成和积累，研究其运作规律，提出质量要求；做好电子文件归档工作，制定归档细则和管理规范，研制归档软件，使产生于不同平台和数据库的电子文件，按照归档要求及时归档；档案部门接收各单位纸质档案时，要同时接收电子档案，电子档案接收工作要按照档案部门统一的格式进行数据转换，并与馆藏档案的数字化工作融为一体。

（二）创新方式，建立完整的档案信息利用系统

建立完整的档案信息利用系统，实行一体化管理。可分为两个层次：一是单向传输。就是终端管理机构对档案实现以数字化为平台的计算机管理，并根据各网络终端用户需求，进行数字信息的单项定向传输。二是双向或多向传输。就是各立档单位均实现信息化管理，上下级单位及各立档单位之间，均可根据需求进行数字信息的多项双向和多向传输。使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息，从而提高了馆(室)藏资源的利用率，避免不必要的重复和浪费，同时也有效地缓解了存储空间拥挤，人员、资金紧张等矛盾，更好地满足企业的需要，实现资源共享。

目前，企业有些单位的档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者可以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺（室）与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。

（三）注重培养，不断提高档案队伍素质

信息化时代，一切竞争，最终都反映在人才的竞争上。因此，档案部门必须加大人才培养力度，为提高档案人员工作素质创造良好环境。一是档案部门在进行培训前，应做好需求调研，按需设计内容，将培训课程内容与工作相结合，也就是说，培训应该是因需产生的。二是制定科学系统的培训计划，注重提高教学者层次，注重教学、自学、研讨和实践的有机结合。三是增加档案工作者之间、相关专业工作者之间的交流，为他们提供学习进修的机会，使其拓宽知识面，借鉴优秀经验，掌握和运用现代技术的方法，更新知识储备。四是应加大培训内容中计算机知识的比例，重视网络知识的运用，注重信息能力、技术应用的培养，适当增加档案现代化管理课程。

（四）统一标准，促进档案信息管理标准化

档案信息管理的标准化指在实现档案实体管理逐步转向信息管理的过程中所必须依赖的相关业务规范和技术标准，由档案行政管理部门会同有关部门予以研究、制定并颁布实施的过程。这是档案信息化的前提和基础。

档案信息化程度越高，范围越广，对档案信息管理标准化的要求也就越高。主要内容有以下五个方面。一是档案信息采集标准化：档案信息在著录与标引时要严格按照国家档案局制定的（档案著录规则）等一系列标准进行；二是档案信息存储的标准化：指档案信息全文数字化存贮形式与方式的标准，目前多以硬盘为存贮方式；三是档案信息管理的标准化：档案信息管理与档案实体管理的明显区别，在于信息载体的特殊性；四是档案信息网络的标准化：由于档案信息的特殊性，决定了大量信息局限于内部局域网范围，档案信息网络必须分出层次，以决定档案信息利用的范围；五是档案信息管理软件标准化：档案信息管理软件标准化主要体现在应用软件的通用性和统一性两个方面。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么整个档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。

综上所述，档案信息化是企业发展的重要保证，在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，档案中蕴藏的丰富信息将在企业各项工作中发挥不可替代的作用。在信息时代，实现企业档案管理信息化，对于加强企业档案的管理和充分发挥企业档案信息的价值，对加快企业的建设与发展具有十分重要的意义。

参考文献：[1]路凤英、衣玉琛《社会信息化的发展和档案工作的对策》[J]，《档案学研究》，1999年03期。

第9篇：企业档案信息化范文

企业档案管理所包括的内容十分繁琐，形式多样，传统的档案管理方法效率低，效果不佳，而且十分耗费人力、物力。由此可见，传统意义上的档案管理存在很大的缺陷，例如，档案数量的巨大造成了档案占地面积大的问题，使得档案空间问题突出，所存储的文件也容易出现受损的情况。其次，在大多数企业的档案管理中，很多企业管理者缺乏对档案管理的足够重视，甚至对企业档案管理存在片面认识，在档案管理的投入上也不高，导致企业的档案管理较为落后。另外，也有部分企业把档案管理工作想象的过于简单，认为所谓的企业档案管理不过是简单的对资料进行收集和整理等，认为档案管理对企业的经济效益没有明显的作用，进而造成了企业管理者对档案管理工作的长期疏忽。

二、信息化档案管理的特点

（一）实现了管理一体化的模式

传统的企业档案管理基本上是相应的部门将公文进行整理、分类、归档；相关的业务部门对日常经营活动的产品、技术、合同等资料进行归档整理。信息化是企业档案管理中的一个自动化系统，不仅可以将企业的文书，部门的基本文档等相关内容有机结合在一起，还能做到档案归档和管理的同步进行，并将文书和业务部门形成不同的形式，实现不同内容的文件分门别类的归入各自的档案数据中，从而实现了文件、档案管理的一体化。档案自动化管理系统，实现了公文和业务文件的整理与归档，并达到了一次性完成的效果，这样就有效避免了重复性劳动的发生，并且大大提高了工作效率；在信息化管理下，档案管理人员不必再进行归档文件目录的输入和图像扫描等工作，大大节省了人力和时间，让档案管理人员在工作中有更多的精力投入到重点工作中来。

（二）实现了档案文件的存储与检索

应用档案管理的自动化系统，实现了企业各部门可以随时将形成的相关文件以电子的方式存储到服务器上，也可以将原有的档案原件扫描并存储到服务器上，只要通过身份验证，相关人员就可以通过企业的局域网和终端来浏览所需要的档案信息，实现信息化的档案管理，从而为企业的生产经营提供优质的服务。

（三）实现了档案业务管理的自动化

在企业档案的业务管理中，主要包括统计、鉴定、销毁、借阅等工作，这些都要求相关的档案管理人员定期或不定期的来进行编辑和统计；同时，还要对信息化档案管理的技术文件进行分析处理，为企业的管理和决策提供准确的参考依据。在信息化档案管理中，可以随时随地的进行各种数据的统计和分析，进行各种借阅登记，提醒等，从而使企业的相关工作者可以随时通过电脑获得所需要的资料和数据。由此可见，建立企业档案信息化管理，就是要抓好档案管理软件的技术和应用水平，充分发挥信息技术的作用，保证企业档案中的信息交换，实现企业档案信息资源共享，为企业档案信息平台建设创造良好条件。因此，企业应该制定相应的策略，保障企业档案资源的原始性、安全性、可靠性。

三、企业档案管理信息化建设的对策

企业档案管理信息化是市场经济条件下企业得以发展和进步的必然结果，也是企业提高自身管理水平的重要措施。针对企业档案管理信息化建设，给出以下几点建议。

（一）建立健全企业档案管理制度

企业档案的信息化管理，首先应该具备健全的档案管理制度，明确各部门的职责，这是实现档案信息化管理的基础和前提，同时也是为企业提供更高服务的前提条件。因此，在建立现代化的档案信息化管理制度时，要特别对自动化的管理制度进行制定，用完善的制度来规范企业档案自动化的管理。

（二）充分改善软硬件设施设备

要想加快企业档案信息化建设，就必须配置与档案管理信息化相适应的软硬件设施，加快信息化建设的步伐。一方面，要在内部积极开发适合本部门、本行业的专用档案管理软件，例如，企业档案信息化管理的计算机软硬件和各类辅助设备等；又如，各种通信网络，局域网等软硬件设备等，以及可操作性高、安全性好的信息系统，实现数据库的管理。

（三）加快企业档案信息化管理人才的培养

企业档案信息化管理滞后的一个重要原因就是档案信息化管理人才的缺乏。档案信息化管理不仅需要大量的信息处理、分析与研究，还急需相关的数据生产与维护人员，计算机软件、硬件人才等，因此，这就对企业档案信息化管理人才提出了更高的要求。单一的档案管理人才已经不能满足企业档案管理的需求，企业在进行档案管理的同时，还应该积极建立起具有较高档案业务素质，又具备较高信息资源综合分析能力的人才，能够熟练掌握计算机管理操作系统，以最快的速度向企业用户传递最高水平的档案信息。

（四）提高企业档案管理水平

企业档案管理方式要跟上现代化的发展需求，通过现代化的设备、技术等进行广泛应用，同时，对档案管理的方式进行必要的改革。传统的纸质档案管理主要是基于手工操作的基础，而信息化的电子档案、声像等管理，就必须依赖于计算机技术、网络技术、声像技术等。应用信息化、现代化手段进行企业的档案管理，通过信息化管理的要求，对先进设备、新技术操作等给与足够的重视，调整机构设置，最大的发挥信息化的作用。同时，企业档案管理部门应该积极跟进时展的潮流，适应社会发展需要，积极引进先进的科学技术和新方法，提高档案管理水平，从而实现档案管理的现代化和信息化。

五、结束语