文件档案管理员精选(九篇)

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第1篇：文件档案管理员范文

论文摘 要: 科研档案是高校档案的重要组成部分,反映了一所高校具备的学术水平和实力,但是新建本科院校由于自身发展过程中的诸多问题,使得科研档案管理水平滞后。本文在分析新建本科院校科研档案管理存在的问题的基础上,提出了加强新建本科院校科研档案管理的有效对策,以期能提高科研档案的管理水平。  

 

高校科研档案是高校在科研管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料,是高校科研活动的真实记录,在科研工作中发挥着知识储备的作用。随着高校科研事业的不断深入和发展,科研档案在高校发展和建设中的作用地位越来越突出。但对于20世纪末后建立或升格起来的普通本科院校来说,由于本科办学历史不长,科研能力和学术水平较低,对科研档案管理的重要性认识不足,使得科研档案管理水平滞后,无法保证科研档案价值的实现。因此,研究分析科研档案管理中存在的问题,探讨解决问题的途径,对于提高新建本科院校科研档案整体管理水平,发挥科研项目档案的利用效益,更好地为教学和科研服务有着积极的意义。 

一、高校科研档案管理的作用 

1.有利于促进高校科研工作的发展。在知识经济背景下,信息与知识成了发展的最重要的因素。无论哪个行业,能否持续发展,在很大程度上取决于是否拥有足够的知识,只要拥有足够的知识,就能够更快地获取知识,就会在知识经济时代获得成功。高校是创造知识和传播知识的场所,是教学科研中心,而高校科研档案又是教学、科研知识资源的存储载体,详细记载了高校科研活动的全过程和具体成果,是学校教育改革与科技知识资源的重要组成部分。它汇集了学校教育、科研的最新成果,为学校科研人员开展科研提供了背景资料和所研究领域的最新成果。从这个意义上说,完整、系统、准确的科研档案对科学研究是必不可少的。 

2.有利于促进高校科研管理的决策。科研档案具有依据凭证的功能,它直接反映了高校科研活动的原貌与进步,真实反映了学校的科研水平及办学实力,是高校提高科研管理水平的基础和前提。有效地管理好科研档案,可以为学校领导和科研部门的工作决策提供重要凭证和依据,实现科研管理的科学化、规范化、现代化,促进高校科研工作的持续发展。 

3.有利于促进科研成果的利用和推广。科研档案管理不仅仅是将科研材料整理、分类和保管,而是归档后的再利用,以实现科研成果的经济效益和社会效益。有效地管理好科研档案,既可以完整、准确、系统地记录科研活动的全过程,更为重要的是也为进一步的项目研发和成果推广提供技术资源,从而实现科研成果的经济效益和社会效益。 

二、新建本科院校科研档案管理存在的问题 

高校科研档案具有成套性、阶段性、集体性、专业性强、载体多样、内容多、范围广等特点。这些特点对科研档案的管理提出了很高的要求。但是,由于新建本科院校基础弱、管理意识不到位等原因,虽然科研工作得到了快速发展,但是科研档案管理工作却存在着种种弊端,影响了科研档案的质量及开发利用。 

1.档案意识薄弱,科研档案管理的重要性认识不足。为提高竞争力,新建本科院校都把大量的精力集中用于校园基础设施建设,提高教学质量和科研水平之上,却忽视了档案工作的发展,档案意识薄弱,没有认识到档案工作在学校发展中的作用,使得学校档案事业严重滞后于其它各项工作。在这种环境影响下,各级领导、科研人员和科研管理部门往往忽视了科研档案管理的重要性,没有认识到科研档案管理在整个科研工作中占着举足轻重的作用。首先,受传统观念的影响,部分科研人员认为只有学校管理性的文件才能作为档案管理,从而轻视研究过程中档案资料积累、归档工作,往往把它们排斥在档案管理之外。其次,部分科研人员没有认识到自己是科研档案的主体,只重视科研项目的申报、立项及科研成果的发表、获奖,认为归档是档案管理人员的事,与己无关;或者认为在科研过程中形成的材料属于个人资源,是否归档无关紧要,担心交到档案部门后给自己查找利用带来不便而不愿意上交。再次,科研管理部门重视的是项目的申报、评比,追求的是项目数量、经费的增加,只要科研材料不会影响到项目的申报、鉴定、评比即可,并不对科研档案的归档提出明确、具体的规定和要求,从而使得科研人员只片面强调科学研究的重要性,对科研档案工作的投入不足,重视不够。 

2.归档材料质量不高,科研档案原始性、完整性、系统性差。高校科研档案收集的准确性与完整性是保证归档材料质量的前提。一套完整齐全的科研项目档案应包括科研准备阶段的项目申请书、审批文件、论证材料、项目计划任务书、开题报告和相关协议等文件材料,研究实验阶段的原始记录、实验报告、计算材料等文件材料,总结鉴定验收阶段的工作总结、结题报告、论文、专著、结题鉴定等材料。部分科研项目档案还包括申报奖励阶段的成果材料、奖励申报与审批材料、获奖材料、推广应用阶段的转让协议、推广应用方案及推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。然而,在新建本科院科研档案的实际归档中,无论是纵向科研项目,还是横向科研项目,其归档的材料都普遍存在着依据性、结果性文件多,科研记录少;文字材料多,磁盘、光盘、照片、实物少;复印件多、原件少等的问题。这些问题直接影响了科研档案的系统性、完整性、原始性,使得科研档案的价值大打折扣,最终不能有效地开发和利用科研档案。 

3.管理制度缺失,科研档案归档工作的职责不明确。目前,新建本科院校大都根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《普通高等学校档案管理办法》等相关法规,结合各单位实际,制定了相应的科研档案管理办法,坚持由科研课题(项目)立卷的制度,再由科研管理部门对项目档案进行检查验收,然后在一定期限内由科研管理部门统一向学校档案部门移交。这种模式也是比较易于落实科研档案的“三纳入”、“四同步”管理。但是,在实际工作中,各高校制定的管理办法往往不具体,未明确科研档案管理过程中科研管理部门、科研档案管理员、课题负责人的职责,科研管理部门对课题文件材料的形成和积累的管理把关不严,科研人员不配合,科研档案管理员交什么收什么。有的学校虽然也有“三纳入”、“四同步”的制度,但在实际操作上困难重重,科研管理部门、档案部门之间缺乏统筹协调,科研管理部门把工作的重点和核心放在立项、经费及成果管理上,科研档案的管理往往由于事务性、琐碎性的特点而不受重视;档案部门由于不是科研工作的管理主体,又缺乏相应的配套措施和有效的制约手段,对科研档案的监管力度很小甚至无力监管,使得科研档案“三纳入”、“四同步”制度形同虚设,科研档案归档管理处于失控状态。

4.工作意识落后,科研档案归档工作的业务指导不到位。长期以来,高校档案部门都处于封闭状态,“藏在深闺人未识”,内无动力,外无压力,工作缺乏竞争和创新,只注重移交后科研档案的管理,忽视了对移交前的科研材料建档工作的业务指导、监督和检查,基本上处于你交多少、我管多少的情况。而科研人员、科研档案管理员没有经过正规档案管理教育与培训,专业性不强,业务素质偏低,对科研档案归档的内容不明确,对归档范围把握不准,再加上他们还要承担其他大量的工作,投入到档案管理的时间有限,而档案部门业务指导又不到位,难免不影响到项目材料归档的质量和数量。 

三、加强新建本科院校科研档案管理的对策 

为确保科研档案的完整、准确、系统,提高科研档案质量,针对目前新建本科院校科研档案管理中存在问题,我们必须采取一系列的措施加强科研档案的管理,充分发挥科研档案为教学和科研工作服务的重要作用。

1.增强档案意识,提高科研档案形成者归档工作的主动性。档案意识是人们对档案及档案工作的认识,以及以这种认识为基础形成的对档案和档案工作的思想观念,它是档案工作存在和发展的基础。因此,科研档案管理水平的提高,增强全校师生档案意识尤为重要。首先,档案部门要经常向学校领导汇报档案工作,争取学校领导和科研管理部门领导的支持,将科研档案管理纳入科研工作的程序和检查内容,增强科研人员对科研档案的责任意识。其次,学校档案部门要利用各种场合和机会深入宣传《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《普通高等学校档案管理办法》等档案法规及档案基本知识,让档案贴近教职工,提高科研人员档案法制观念,使大家认识到科研档案管理工作的重要性,从根本上理解、支持、参与科研档案的归档工作,主动承担科研档案归档的职责。再次,档案部门要改变“重藏轻用”的旧观念,积极开发科研档案信息资源,编制各种检索工具和专题目录,为科研人员利用提供方便。“润物细无声”,科研人员逐步认识到科研档案在教学、科研中的重要作用,就不会产生抵触情绪,反而会主动支持和配合科研档案归档工作。 

2.完善管理制度,促进科研档案工作的规范化。《高等学校档案工作规范》中明确规定:“科研档案必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。”《高等学校档案管理办法》也规定:“科研类档案应当在项目完成后两个月内归档,并且个人对其从事科研活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。”为此,新建本科院校应坚持集中统一管理的原则,理顺档案部门、科研管理部门、科研人员之间的工作关系,明确各级各类人员在科研档案工作中的职责,建立行之有效的科研档案归档制度和模式,使“三纳入”、“四同步”真正落实。制度应包括科研项目从开始到结题的过程材料的管理,明确所有科研项目档案归档的操作方式,如项目档案的收集内容、整理方法、立卷方式、归档时间、保管程序和提供利用等,这样才能使各个业务环节都有章可循,从而促使科研档案管理工作朝着制度化、规范化方向发展。此外,还应该采取一定措施,把科研档案的归档情况与科研项目的验收、成果申报挂钩,在课题验收时,要由档案部门对归档材料进行审查,凡是归档材料不完整的不予项目验收、报奖,从而保证科研档案的质量。 

3.加强跟踪收集,实现科研档案归档工作的全程监督。在实际工作中,由于大部分科研人员还肩负着繁重的教学任务,投入到档案管理的时间有限,难免在科研档案的材料积累和收集上有遗漏或对应归档的材料把握不准,导致归档材料的不完整、不准确。因此,档案部门不能只注重移交后的档案管理,而应根据科研档案形成的特点,坚持前端控制的原则,提前介入,将科研档案的跟踪收集工作贯穿于科研活动的全过程,才能真正保证科研档案的完整、准确、系统。在计划管理、课题管理、成果管理等阶段,档案部门应同科研管理部门、科研项目人员加强联系,密切配合,及时了解和掌握科研课题的整体进程,指导和协助科研人员将整个科研活动中有价值的文件材料收集齐全,确保科研档案的质量。 

重大、重点科研项目及高级别获奖成果最能反映出一所高校的科研能力,但由于新建本科院校缺乏科研竞争力,争取到的重点、重大科研项目凤毛鳞角,其所形成的科研档案资源既是学校科研能力的历史见证和进一步提升科研能力的基础,又是新技术、新创新的基础,对学校有重大意义。这些科研项目,往往研究周期长,涉及范围广,研究人员多,档案内容复杂多样,甚至还包括若干科研子课题,如果仍按一般课题一样进行收集归档,极易造成档案材料割裂的现象。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档,配备专门的档案管理员参与全程,从科研材料形成之始就注意收集整理,以免遗漏,确保重点、重大科研项目档案的完整、系统、准确。 

4.提升档案管理者综合素质,强化为科研档案工作服务的能力。人的素质是关系到工作成败的最重要的因素,因此科研档案人员综合素质的提高是做好科研档案管理工作的根本保证。一方面,科研档案的特点,要求档案人员要有较为广博深厚的知识基础,系统学习档案学概论、档案管理学、科技档案管理学等理论知识,还要不断扩展知识领域,优化自身的知识结构和能力结构,掌握国内外先进的科研档案管理方法和技术,具备科研项目管理知识,熟悉科研项目档案的来源情况和产生工作规律。唯此,档案人员才能具备较高的综合素质,增强科研档案工作服务能力。另一方面,档案部门要转变观念,克服“坐等上门”等传统封闭的工作意识,树立服务意识,积极开展对科研人员、科研管理部门兼职档案员的业务培训,使他们熟悉科研档案管理工作的各个业务环节的基本技能;主动加强与课题组、科研管理部门的沟通协调,指导科研人员、兼职档案员做好平时的预立卷归档,定期检查或抽查立卷归档工作,逐步提高科研人员、兼职档案员的业务水平和工作能力。 

 

参考文献: 

[1]孙天波.加强地方高校科研档案管理工作对策[j].重庆三峡学报学报,2008,(4). 

第2篇：文件档案管理员范文

当前，随着科学技术的发展，复印技术在医院办公自动化领域的应用已经越来越广泛。复印机以它方便、快捷的服务方式深受利用者的欢迎，从而文件复印件也就很自然地成为医院各部门工作中的常用之物，对于提高工作效率的确起到了积极的促进作用。

但是我们不能忽视复印件的广泛应用给档案工作也带来了一定的影响。有些单位和医院有关部门为图方便、省时间，将该打印的文件、该描晒的图纸用复印机复印后作为原始件归档，而这些被归档的复印件往往在不到两年的时间内便出现了字迹褪色、纸张粘连、字迹粘掉等现象，直接影响了档案的利用，缩短了档案的寿命。因此，如何作好文件复印件的管理工作，是当前摆在我们档案工作者面前的一个紧迫问题。在此我想就这一问题谈点浮浅的认识。

1 复印件作为原始件归档所存在的问题

1.1 复印材料对字迹的影响：复印机所用的墨粉除碳黑外，还有粘合剂和热熔剂。碳黑其化学性质较稳定，即不溶于水也不溶于油剂、醇剂及其他有机溶剂，耐光、耐碱性较好。而粘合剂和热熔剂是高分子聚合物，它对周围的温度、湿度、压力及所接触的物质都十分敏感，存放过程中压力过大，温度过高都会使字迹脱落，正是这些辅助材料成份影响了文件复印件的使用寿命和管理的难度。

1.2 复印定影方式对纸张的影响：目前复印常用的是复印机定影方式多为热定影方式，即通过压力和热量将墨粉在复印纸上形成的实像进行固定，在显影材料不变的情况下，如果温度不高，字迹易被擦掉或使复印件产生污染；温度越高，字迹的定影程度越牢，稳定性越好。就我单位使用的日本佳能复印机来说，压力辊压力达30kg，热辊表面温度170-175℃，可以说复印件的字迹是在高温、高压下进行固定的，这就与档案载体-纸张的耐久性发生了矛盾。纸张的主要成份是由纤维素、木质素和半纤维组成，而纤维素是碳、氢、氧的化合物，这种化合物在普通温度下很稳定，随着温度的升高，纤维的抗张强度就会降低，并变得脆弱、易损。若温度在摄氏一百四十度以上，纤维素就会受到破坏，纸张老化速度也就会随之加快。

作为档案的主要载体纸张和档案文件书写材料的质量是影响档案寿命的内在因素。由于复印件的字迹材料不耐久，复印时高温、高压对纸张的损害以致复印件很难长期保存。但由于目前复印机在单位的普遍使用，复印件被作为档案原件加以保存已成为现实，单位档案工作人员如何处理好复印件，如何管理档案材料中的复印件就显得尤为重要。

2 在管理复印件档案中可采取如下的管理方法和措施

（1）首先要建立复印件档案的登记制度。由文书部门按归档的要求进行初步鉴定，然后再分别根据复印件的性质分类，并按档案的保管期限进行分别登记。

（2）复印件的存放要求松散，使复印件上的附加外力尽力减少，避免复印件字迹粘接。

（3）不要为节约纸张而双面复印，双面复印不仅增加了字迹脱落的机会，而且还加快了纸张的损害程度。

（4）定期对保存的文书复印件进行检查。根据复印件登记台帐，针对永久性保存的复印件每隔两年要重新进行复印，对字数较少的可重新抄写一份附在后面，并在抄写件上明确责任者的审批、签字或加盖公章和私印，使复印件档案同样具有真实的凭证作用；也可采用数码摄影技术拍成数码照片得以保管；对长期保存的复印件可每五年重新复印，发现字迹褪变的现象要采取相应的补救措施；短期保存的复印件，因为它保存期限较短，故原则上不必做什么特别的管理措施。

（5）复印纸是由大米壳制作，其防虫害能力远远低于一般普通纸，因此更要加强复印件防虫害措施，注意给档案柜定期置放防虫剂。

（6）复印件保护技术要求。由于复印件不如传统档案的纸质稳定，因而它的保护环境必须严格控制温、湿度，具备防尘、防紫外线、防火等条件。

（7）对复印件的安全维护。工作人员在接触复印件材料时要比较小心，尽量不要用手接触字迹。防止因摩擦而损坏复印件中字迹的清晰程度。

第3篇：文件档案管理员范文

关键词：流动人员；档案管理；信息化

一、引言

随着经济全球化的持续发展和我国经济体制改革的逐渐深入，我国的社会转型也在同时进行，社会人口流动的速度也在不断加快，“劳动力和人才的社会化、市场化的趋势也更加明显。”社会上的流动人员不断增加，流动速度也在日渐提高，这也直接给流动人员档案管理带来了更大的挑战。同时，社会人员的流动，也呈现出了很多新的现象和问题，要求流动人员档案管理要提高其数字化和信息化程度，顺应信息化时代和大数据时代社会发展的趋势，因而流动人员人事档案信息化建设作为解决这些问题最有效的手段也更加为人们所关注。然而在流动人员人事档案的信息化建设方面仍然存在着各种问题，就目前的流动人员档案管理水平来说，还不能很好地解决，需要进一步提高流动人员档案管理信息化建设，以此来更好地推动其流动人员档案管理的整体建设。

二、流动人员档案管理信息化建设中存在的问题

1.管理体制较为落后，管理方式不合理

我国目前的流动人员档案管是一种“多头管理”的模式，这与国外和我国流动人员档案管理目标的要求来看，显得较为落后。虽然我国明文规定要统一流动人员档案管理的权力，由“党委组织部门、政府人事部门及所属的人才流动中心等部门和机构”来统一管理，但在实际的工作过程中，其管理权力却没有进行严格合理的规范，有很多的机构如职业介绍中心、外企人才机构等规定之外的部门和机构都参与了进来，使得管理权力混乱，管理体制也不能够很好地统一和完善。此外，管理方式也较为不合理。我国以前社会经济发展水平不高，流动人员也远远不及现在，因而管理方式是比较传统的，然而，由于我国的发展速度十分快，社会流动人员的流动速度也随之提高的很快，但是其档案管理方式也没有得到及时的得到改变和完善，使得档案管理呈现出无序的现状，不能跟上社会经济发展的速度，也不能满足于流动人员对档案管理的需要。

2.档案管理人员的综合素质低，队伍结构不合理

当前，我国流动人员档案管理部门的管理人员素质还有待提高。流动人员档案管理工作，要求管理人员具有较高的档案管理水平，还要求能够熟练掌握各种业务和网络化技术，具备综合素质。但是从我国目前的人才培养的现状来看还很难达到，这也就使得我国的流动人员档案管理显得十分不合理、不科学。流动人员档案管理队伍结构不合理，也是我国信息化建设中必须要解决的问题之一。“除了知识结构和学历结构不合理以外，值得一提的是性别结构不合理。”众所周知，女性更注重细节，在处理问题上更细心，因而我国流动人员档案管理队伍中主要以女性为主，但随着信息化建设的发展，也就要求更多的男性也应当参与到流动人员档案管理信息化建设的过程之中去。

三、提高我国流动人员档案管理信息化水平的建议

1.建立完善的流动人员档案管理体系

建立完善的流动人员档案管理体系，是提高我国流动人员档案管理信息化水平的必要手段。若是管理体制落后，管理内容和管理方式过于陈旧，管理体系也未建立，这对我国社会人员的自由流动来说，都是十分不利的，会严重影响企业的经济利益和社会的和谐稳定。在建立完善的流动人员档案管理体系的过程中，要更加注重对管理体制的创新和突破，不能依旧停留在传统的管理体制上，要提高信息化水准，促进网络技术的广泛运用，推动其信息化管理的程度。同时，完善的流动人员档案管理体系也应当是开放的、多元的，能够在跟上社会发展节奏的同时，符合国际标准，还能在此基础上不断进行改革和创新。

2.提高档案人员的专业素质，加强培训

无论是在社会生产还是在社会管理过程中，其工作人员在其中总是起着十分重要的作用，计算机、网络技术等都是其工具。只有流动人员档案管理的工作人员的素质得到提高，能顺应信息时展的要求，才能更好地利用现代科学技术，来提高其流动人员的档案管理水平，推动企业和社会经济的共同发展。除了要聘请专业的档案管理人员之外，企业和事业机关单位应该要加强对档案管理人员的培训，要加强其知识、技能等方面的培训，提高其运用先进的技术和管理水平上的能力，加强对流动人员档案管理工作的专业知识和业务知识，熟悉对信息工具的使用，能够形成一套完整综合的理论体系，灵活运用于日常的流动人员档案管理工作之中去；此外，还应“加强流动人员档案管理人员在态度方面的培训”，提高其职业素养，形成良好的职业道德素养，提高整个档案管理队伍的整体形象，更好地服务于人民和社会。综上所述，现代网络技术和计算机信息技术的不断发展，使得大数据时代加快了其到来的速度和影响的深度，对人们的生活方式和生产方式也有重要的影响，也改变了社会的生产管理方式。流动人员档案管理无论是对企业还是对总体的社会经济发展来说，都有着不可忽视的作用，它影响着企业的前途与命运，也影响着社会的稳定与发展，因而在新的经济形势和社会环境下,集中社会各界的智慧，加强流动人员档案管理的信息化建设，提高其管理水平。

作者:毕见品 单位:威海市人力资源公共服务中心

参考文献:

[1]粟杏林.浅谈新形势下南宁市流动人员人事档案信息化管理的现状和对策[J].中国科技纵横,2015(9):205-205

[2]刘璐，陈维昭.档案数字化带来服务大提升——成都市探索流动人才人事档案信息化建设[J].中国人才,2013(8):36-37

[3]郭明.流动人员档案信息化建设的实践和思考[J].科技资讯,2011(31):23-23

第4篇：文件档案管理员范文

关键字：文书档案；管理建议

文书档案是由办公室保管的文件及资料，是可以反映党务、行政管理的档案。一般来说文书档案是具有价值的文件资料，对于每位员工、领导的工作都是有重要作用的，可以作为一种办公工具使用。文书档案记录的内容包括公司、组织参加过的培训活动、会议情况、发展规划等，形式有发文原件、会议记录、存档件等。

1.办公室文书档案管理特点

文书档案管理具有涉及范围广的特点，包括合同、协议、信件、会议记录等，所包含的内容多种多样，都是对单位日常运转有着重要作用的档案；文件档案管理工作具有一体化特点，文书档案是由公司专门部门、专门管理人员负责的，文书档案管理是以文件搜集、整理、催办等基础上建立的，这是文书工作的最后一步；文书档案是非常重要的，有的关乎整个公司的命脉，在日常工作中，起到辅助作用。文书档案具有保密性的特点，文书档案管理者最重要的任务就是让档案处在一个安全状态，不会被随意的盗取；文书档案是经过筛选、整理、归档等部分形成的，这是一个复杂的过程，在对文书档案整合的过程中，一些档案资料可能会正在使用，所以也伴随着不断的重复查找；近年来，文书档案的存档形式越来越复杂，电子资料和纸质资料并存，复印件、扫描仪、录音笔等电子设备的出现，也提高了把文书档案归档的效率，对于纸质资料需要尽可能的延长保存时间，电子档案更多的需要考虑保密性。

2.办公室文书档案管理难点

文书档案管理制度实际上并不完善，一般都是由综合办公室管理，部门工作人员负责，每个人负责的工作都有很多，在对待文书档案的整理工作，并没有那么及时的把档案进行归档，原因有很多，可能是因为个人工作多、存放档案的空间不够、部门管理松散等，这就造成了文书档案没有发挥其作用，利用率低，在需要用到文书档案时并不能及时查找，出现问题也不能清楚明了的找到负责人，同时领导对于文书档案的管理工作并不是非常重视，导致部门管理意识薄弱，管理结果和理想中的结果有很大的区别。

文书档案工作在很多公司、单位都是分开管理的，文书与档案是两个不同的工作。这种工作方式会导致档案人员对档案管理的意识不清晰，不愿意花时间去思考，同时两个人负责工作，很大程度上会存在不和谐性，不能做到真正的步调一致，让文书档案的工作有滞后。

3.办公室文书档案管理的思路及建议

文书档案工作需要及时进行整理，不能因为其他工作忙、或者存放档案的空间问题而进行推迟，部门设置要合理，档案管理工作多是由综合行政办公部门负责，部门要加强管理，对整理归档任务的完成结果不定期抽查，起到督促警戒作用。明确文书档案管理工作的职责，由专人负责，一旦出现问题，责任落实到具体的人，不能发生互相推诿的事情；同时部门要重视文书档案的管理工作，领导时时询问，让工作人员感受到自己负责的是一个重要岗位，对工作可能会有更多的思考。

对文书档案要保管齐全，工作人员要把已经整合好的文书档案进行单独整理存放，在整合过程中的文书档案放于另一个位置，不能混放，以免混淆；在整理资料的最初要J真检查，有需要搜集的资料要及时联系，有借出去的资料要及时收回，没有按时收回的资料要进行追踪。进行资料检查时要认真仔细，辨别文书档案的重要性，把具有重要价值的资料单独保存，没有特别价值的资料可以定期销毁，腾出空间。

加强对文书档案管理人员的培训，提高工作人员的工作能力，并且培训要长期举行，明确培训结果，让其具备丰富的档案管理工作的能力，对于管理方法要不断的更新，积极完成各项文书档案管理工作。文案管理工作要倾向于计算机管理，让文书档案证书更加准确的查询，在平时的工作中要努力提高计算机学习。

办公室文员要想做好文书档案管理工作，首先领导要重视这项工作；建立关于文书档案的规章制度，一切管理都依据规章制度来处理；因文书档案可能比较繁琐，需要处理注意很多细节问题，所以办公室文员要有极好的耐性和责任心来管理；在管理工作中，要注意学习新知识，可以运用一些新技术去管理文书档案。不断提高办公室人员的文书档案管理水平，做好文书档案和其他工作交接，跟随社会发展，不断学习文书管理档案工作，保证文书档案管理的顺利的进行。

参考文献

[1]黎乃宁.刍议高校办公室文书裆案管理工作[J].办公室业务，2015，10：16-17.

第5篇：文件档案管理员范文

关键词：国土资源;档案管理;问题;对策

一、国土资源档案管理的重要意义

档案管理是一项具有长期性细致性的基础性工作，国土资源档案是各级国土管理部门在具体的国土资源管理工作进程中形成的专业档案资料，有其专业性强应用广泛的特点。国土资源档案信息量大，种类繁多，既有综合类档案，又有地籍管理、建设用地、土地利用规划、国土资源监察、地矿档案等十大类。国土资源档案对依法管地，合理开发用地，解决土地纠纷，制定土地利用总体规划，矿产资源管理等方面作用巨大。经济的发展与土地资源的利用密切相关，用好土地档案，会更好地促进经济社会各方面的发展。用好档案，也成为领导决策的重要参考指标。如何管好用好土地资源，是国土管理工作者的重要任务。国土管理档案是搞好国土资源管理的一个基础。做好国土资源管理工作，提高管理和利用水平，对国土档案管理工作者非常重要。

二、国土资源档案资料管理的存在的问题

（1）对档案管理工作岗位的偏见。在国土资源档案管理工作中，很多相关人员对档案管理的重要性认识不足，认为档案管理工作是一项可有可无的琐碎任务，只要领导找资料的时候能够及时找到就行了。在工作中，也常常表现出办事态度较差、工作积极性消极、工作拖沓、工作不细致的现象。（2）档案归档工作不完善。国土资源局是业务性较强的单位，领导往往只重视业务质量，土地交易档案、地籍档案，片面地认为文书档案归档与否关系不大，档案意识不强。比如各科室使用的设备档案，设备使用说明书大多在科室里使用，不愿意归档。还有年终文书人员整理档案时，常常出现附件找不到的情况，该份文件就根本无法归档。（3）档案管理人员素质有待提高。档案工作是一项复杂的、细致的、专业性很强的工作，但是长期的从事档案管理工作容易产生腻烦心理，加上领导对档案工作的不重视，使得国土资源档案管理工作人员的工作热情下降。此外，对于档案管理的培训学习机会少，一线从业人员很多职业业务水平不高，跟不上新形势下的档案管理工作科学化、信息化建设步伐。（4）基层国土资源档案管理基础设施不完善。由于基础设施投入不足，基层国土资源档案管普遍存在档案室设备简陋、设备陈旧的现象，部分单位不能修建专门的档案室，控温降温设备不健全，导致很多档案损坏，不能维护历史本来面貌，给查找利用带来诸多不便。

三、加强国土资源档案资料管理工作的建议

（1）要进一步落实“”建设，通过阶段性的学习有计划的进一步提高国土资源档案管理工作者的高度责任感、严肃认真的工作态度和积极的服务意识。要加强档案管理工作的宣传工作，通过宣传强调档案管理工作的重要性，通过宣传传达档案管理工作取得的成绩。各级相关领导要高度重视国土资源档案管理工作，确保足够的经费、环境、设备的配备，并通过阶段性的检查和激励制度监督与促进并进，抓好国土资源档案工作的开展。（2）国土资源档案管理工作比较繁琐，劳动量比较大，而且繁琐，因此需要加强档案工作的规范化和制度化。要将必要的档案建设工作与日常国土资源工作相结合，进一步完善档案工作管理机制，进一步细化档案管理工作程序和工作要求。要建立好档案管理体系，将分散的文件进行科学的收集存档管理。在收集的过程中，国土资源档案管理人员要根据档案的重要性、时间前后、成文日期、重要性等方面进行整理和归纳，确保档案的完整性、准确性和原始性。国土档案管理的内容和种类较多，专业性强，情况复杂，我们根据档案集中统一管理的原则，对各类档案进行统一规范的管理，保证档案资料的齐全规范完整。保证各类文件材料不疏漏不缺少，根据实际工作情况，对国土档案进行分类，按分类内容建立档案收件簿，档案管理人员首先了解各类业务工作存档的分类程序和流程，对各类档案资料的内容数量等有全面了解。根据国土管理档案的内容情况，建立档案管理分类大纲，明确归档范围，保管期限，档案分类方法。按内容分为十大类：综合类、计划财务类、地籍管理类、土地利用规划类、建设用地类、土地监察类、宣传教育类、声像材料类、矿产资源类、其他类。按分类情况，对应该收集归档的文件材料进行分类整理，装订成卷，使档案管理工作更加规范和科学。（3）国土资源档案管理工作人员要自觉树立爱岗敬业的职业精神，以勤为本，无私奉献，不断培养实干精神和严谨、细致、认真的工作作风。档案部门也要积极加强各项业务培训、实地培训、分类培训等多种方式，还可创造条件邀请档案学专家学者来本地讲解新的或重点档案业务知识。安排专职档案干部定期或不定期上门进行业务指导，在具体的工作中要注重收集、整理、保管等方面的分类指导，同时接受档案员的业务咨询。积极组织与其他单位的档案员相互交流工作方法和经验，取长补短，共同提高。（4）加大档案管理投资力度，根据基层国土所规范化管理的要求，必须建立专门的档案室和阅档室，配备档案密集架、温控设备、计算机、扫描仪、光盘刻录机等硬件设备，提高科学管理水平。

参考文献：

第6篇：文件档案管理员范文

关键词：档案管理 医院文化建设

档案管理主要是指档案室直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总和，是国家档案事业发展的基本组成部分。档案管理工作在医院的文化建设中起着重要的促进作用，对于医院来说，医院档案中记录着各项真实活动，是对医院文化的历史再现，而且医院的文化建设也在很大程度上依存于医院档案。因此，加强档案管理，充分发挥医院档案在医院文化建设中的作用，是当前医院文化建设过程中亟待解决的问题。

一、为医院提供信息，指导医院文化建设

医院文化是医院进行精神文明建设的重要组成部分，对于团结医务工作人员、宣传医院理念具有重要作用。医院文化一般由医院的管理者提出，然后广泛传播，促使医院的全体员工贯彻执行，以在医院内部营造浓厚的文化氛围，将核心文化发展为医院全体员工的共同信念。在医院的文化建设过程中，院长是最高的管理者，对于文化传播与发展具有举足轻重的作用，院长不仅是文化的设计者，同时还是医院文化实践的带领者。而文化的传播与发展，需要管理者对医院的历史文化有充分的了解，这样才能够根据医院的实际情况设计出合乎情理的文化概念。因此，医院档案便发挥了重要作用，为管理者提供最真实的医院历史发展历程及各项信息，从而为医院的文化建设提供有效指导。

二、加强档案管理，开发文化产品

俗话说“榜样的力量是无穷的”，任何一家医院的发展都需要有先进典范的指引，才能够少走弯路。因此，在医院的文化建设过程中，如果出现先进的典范或技术标兵等榜样性人物时，医院应当对这些先进人物的事迹进行整合，并广泛宣传，以对他人形成鼓励，从而吸引更多的人加入到医院服务行列中。通过不断宣传先进的文化理念，可以不断丰富医院本身的价值观念和文化认知。加强医院的档案管理，可以对医院的历史数据进行整合和处理，将其以图表的形式表现出来，从而更好地展示企业的文化发展历程，并加深医务人员对医院文化的认知，从而不断增强其文化归属感和主人翁意识，同时也开发出医院独有的文化产品，对医务人员及患者形成独有的吸引力，不仅能够更好地服务于患者，同时也促进医院树立起良好的信誉和形象，以促进其长久可持续发展。

三、提高医院文化层次，提升医院精神

医院精神主要体现在医院的文化建设上，通过开展医院文化宣传活动，可以使医务人员广大群众更好地认知医院的形象，并树立起医院的精神，引导员工不断地增强文化意识，加强其归属感，从而不断激发工作的积极性和创造性，为医院的发展构建核心竞争力，以不断提升医院的市场信誉，实现医院经济效益的不断提升。医院精神是医院文化建设的核心内容，是医院生存及长久发展的动力，医院档案记录了医院各种各样的事情，通过将档案中的医院文化与现有的医院文化进行融合，才能够实现医院文化层次的提升。只有实现了文化层次的提升，才能形成医院独具特色的精神理念，以不断促进医院文化发展水准的提升。

四、加强职业道德建设，更好地服务于患者

医院的职能是服务于患者，对于医院文化的构建，则是更好地服务于患者。因此，医院在进行文化建设的过程中，应当始终坚持以患者为中心，将患者的利益放在第一位，不断地提高医疗水平和医院服务质量，加强医院设备管理，引进先进的医院设备，强化医院的技术实力，并充分地调动患者的参与意识，从而更好地满足患者的治疗需要。档案管理中已经保存的相关法律法规、医疗标准、技术标准等都是医院文化发展的关键性因素，通过对这些因素进行分析，可以为医院的发展培养出遵纪守法、依法行医的医务人员队伍。此外，档案管理中存在着大量的病患资料，做好相关的备案工作，可以确保医院及患者双方的利益都得到实现，并彻底解决医疗事故所带来的医疗纠纷，同时更好地发现医院管理中的缺陷，从而加强管理，提高医院的管理水平和患者服务满意度。

总之，医院档案是医院文化持久发展的重要依据，对于医院的文化建设具有重要作用。因此，加强档案管理就显得非常重要，医院的领导者应当从多层面对医院档案优势进行挖掘，不断加强对医院档案的管理，提升医务人员素质，从而为医院的文化建设奠定坚实的文化基础。

参考文献：

[1]胡小霞，周筱莉. 充分发挥档案在医院文化建设中的作用[J].山东档案，2008，4

[2]莫燕.谈医院档案与文化建设关系[J].广东档案，2008，2

第7篇：文件档案管理员范文

首先有利于增强档案管理人员的责任心。强化档案管理人员的职业道德素质就会让档案管理人员在内心深处热爱档案管理工作、重视档案管理工作，促使档案管理人员在工作中形成默默耕耘、无私奉献的精神，切实履行档案管理工作的神圣职责；其次有利于提高档案管理人员为师生服务的质量。档案管理工作是学校管理工作的重要组成部分，也是学校教学服务体系的重要组成部分，在实际工作中档案管理人员不重视档案服务工作，而通过职业道德素质教育，则可以增强档案管理人员对档案工作的认识程度，提高他们为师生服务的质量；最后有利于提升学校的档案管理工作水平。随着学校规模的不断扩大，学校的档案管理工作面临着许多新的变化，对于这些工作环境变化要求档案管理人员要进行多角度、多层次的分析一些问题，而这就需要档案管理人员具备较强的职业道德素质。

2档案管理人员职业道德建设存在的问题分析

档案管理工作离不开档案管理人员，只有较高职业道德素质的人员才能促进档案管理工作的发展，但是综合分析档案管理人员的职业道德素质建设现状发现不少问题：①档案管理人员缺乏服务意识。档案管理人员在具体的工作中常常会以档案属于保密文件等借口，不向师生放开，导致档案文件的开放性不够，造成此问题的主要原因就是档案管理人员缺乏服务意识，他们意识到不档案工作的本质就是为学校师生提供教育服务，而且档案管理人员在向师生提供服务时其态度傲慢。②档案管理人员缺乏责任感。档案管理工作具有保密性、复杂性以及细致性的特点，要求工作人员具有较强的责任心，严格按照相关规定执行具体的档案管理工作，但是在具体的工作中我们经常会看到因为工作人员责任心不强而导致档案丢失、损坏以及重要文件信息被泄密等事件。③档案管理人员的专业技能素质不高。学校档案管理人员并不是根据岗位要求而选择相应的管理人员，而是大部分由相应的教师兼任档案管理人员，这样就会大大影响档案管理工作的效率，其主要表现在：一是档案管理人员不熟悉档案工作的具体流程，导致档案资料的存放没有制度性，为日后的档案查阅带来很大的不便；二是档案人员的编研能力不高，现有的档案管理人员只懂得一些基本的管理知识，却没有相应的编研能力。

3提高档案管理人员职业道德素质的途径

档案管理工作是一门科学化、规范化、标准化的学科知识，其不仅要求相关人员要具有专业的素养和能力，还要具有较强的职业道德素质，针对学校档案管理人员职业道德存在的问题，提出一些具体的对策：

3.1端正档案管理人员的工作态度。

强化档案管理人员的职业道德素质前提就是要端正他们的工作态度，首先要提高工作人员对档案工作性质的认识，认识到做好档案管理工作不仅是学校管理工作的重要内容，也是切实履行自己工作岗位职责的体现；其次要强化工作人员的敬业精神，要鼓励工作人员在平凡的岗位上做出卓越的成绩；最后增强工作人员的责任心，要培养档案管理人员具有将一生奉献给档案管理工作的精神，在工作中要以认真负责的态度从事每个细微环节的工作。

3.2提高档案工作人员的服务意识和水平。

档案服务是档案管理工作的本质和目的，基于中职教育的不断发展，档案管理人员要改变传统的被动管理模式，积极推动专业化的服务管理模式，以用户的需求为出发点，重视为师生服务的实效工作；积极开展以人为本的服务模式，中职院校档案管理工作突破只为学校管理者提供服务的单一模式，着眼于未来，充分利用我国大力发展职业教育的大环境，加强学校的人性化档案管理工作。

3.3增强档案管理人员的业务技能。

随着我国信息技术的不断发展，传统的档案管理模式与手段都有了较大的改变，面对这些改变需要档案管理人员要提高业务技能：一是要通过各种途径提高自己应用计算机技术的能力，以便在具体的档案管理中利用计算机技术实现档案管理的电子化。二是增强档案管理人员的创新能力。档案管理人员要以创新性的见解看待工作中的问题，积极在充分借鉴与参考其它领域先进工作经验的基础上，创新学校的档案管理工作，促进学校档案管理工作的科学化发展。三是学校要通过制定与完善各种制度，保障档案管理人员的工资待遇，为档案管理人员的技能提升鉴定提供物质与精神层面的支持。

4结束语

第8篇：文件档案管理员范文

关键词：高职院校；档案管理

中图分类号：G717 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）03-00-01

凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建类档案。高职院校基建档案管理和开发利用是高职教育管理的重要组成部分，为学校当前和长远具体参考价值和凭证作用。随着高职院校办学规模的不断扩大以及高职院校教育的不断深化，现有的办学条件已适应不了教育发展的要求，很多高职院校大力开发扩大办学条件都是新建学校，在新学校的基建项目过程中，基建档案管理工作出现很多问题。

一、高职院校基建档案管理存在的问题

1.基建档案管理工作得不到领导的应有重视

领导不重视基建档案的重要性，对基建档案管理工作认识有误区。只重视教学档案工作的管理，认为学校是以教育为主，教学档案才是最重要的，对基建档案管理工作有偏见，只要工程建设好就可以了，对基建图纸和资料保存与否无所谓，忽视对基建档案的归档工作。由于领导思想认识上重视程度不够，导致基建档案管理工作难度加大。

2.基建档案管理人员责任心不强，素质不高

档案管理人员的业务素质，是档案管理“科学化、标准化、规范化、法制化”的重要保证。高职院校档案管理专业人员不多，基建档案管理人员一般都是兼职，他们的文化水平偏低，专业档案知识不精通，业务技能不熟练，创新意思不突出。兼职档案管理人员和专职档案管理人员缺少沟通，基建档案管理工作和学校中心档案管理人员工作脱节，给基建档案的开发和利用造成了很多麻烦，也档案管理实现“科学化、标准化、规范化、法制化”增加了难度。

3.基建档案管理不规范、手段档案没有纳入科学管理的轨道，由于部分基建档案没有收和方式落后

自从国家教委关于《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》以来，学校档案工作不断贯彻这个两个文件的标准和要求，也加强了对档案管理的要求，但是由于高职院校自身的原因，档案管理工作不健全，基建集、整理、归档，有的基建、水电工程图纸损坏和遗失，现在的建筑都是隐蔽装修，有的地方出现漏水、电源短路等都找不到原因。高职院校目前档案管理工作采取传统的手工管理方式，或遗失和漏掉这样就给基建档案造成不完整。档案管理工作成效差，没有实现先进的信息化管理就难以开展整体信息资料的开发和利用，更不能体现档案的参考价值和使用价值。

二、高职院校基建档案管理中存在的问题与对策

1.加强基建档案管理工作的重要性

首先单位领导要组织贯彻国家有关档案工作的方针政策和法规，把档案工作列入单位的发展计划，在经费、库房、设施和人员配备等方面为档案工作提供条件，定期检查和研究解决基建档案工作存在的实际问题。其次，基建档案管理工作人员要清楚认识自己的工作重要性，认真负责基建档案资料的收集、整理、保管、组织、坚定、统计、利用等工作。

2.提高基建档案管理人员的综合素质

档案管理工作人员的素质对档案管理工作的成效起决定性作用，档案的价值开发和资源的充分利用很大程度上取决于档案管理工作人员是管理水平，高质量的档案管理，要求管理人员有广博的知识和才干，一个合格的档案管理人员不仅要在政治思想上过硬，同时还要具备熟练的业务素质和应用新技术的技能，作为一个合格的档案工作人员，要热爱档案管理工作，终于职守，埋头苦干刻苦钻研，不但要学习档案专业知识，还要学习自然科学，社会科学等方面的知识，只有不断学习现代化技术管理，提高自己的档案管理水平， 才能适应高校现代化教学教育的需要。

3.规范基建档案管理机制、加强档案信息化建设

高职院校基建档案管理工作，在工作方式上必须遵循科学是规范的原则，建立合理的基建档案管理制度，工作责任落实到每个人，管理工作中量化考核。基建项目结束（含最终完成、阶段完成）后，根据基建文件材料的形成规律，按内容、价值、数量和载体形成进行系统整理，图纸按类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）等。按文件性质分别组成案卷归档，这样任何地方出现问题查找建筑施工设计图都可以找到原因，在短时间就可以解决问题。

第9篇：文件档案管理员范文

一、 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、 归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、 公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、 档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、 资料的收集与整理

1.

公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2.

在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3.

凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4.

各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5.

档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、 资料的分类与归档

1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2.

公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、 档案的借阅

1.

总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.

因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3.

公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4.

档案借阅者必须做到：

① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、 档案的销毁

1.

公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2.

当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3.

凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4.

经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。