档案管理基本知识精选(九篇)

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第1篇：档案管理基本知识范文

关键词：档案管理人员素质知识创新

0 引言

档案管理工作能否顺利进行会受到档案管理工作人员素质的较大影响。对档案管理工作人员的基本素质已有法律明文规定，“忠于职守、遵纪守法、专业技术过硬是档案管理工作人员的必备基本素质”（《档案法》第九条部分内容）[1]。概括来讲，档案管理相关基本知识、从业人员思想觉悟以及工作能力是从业人员需要提高自身素质的出发点。

1 基本知识

当前，我国大部分档案管理从业人员的文化程度都不高，对专业知识的掌握也不够灵活，狭窄的知识面以及水平较低的计算机和外语能力，都造成了当前的档案管理工作不能适应社会的发展，正所谓“基础不牢，地动山摇”。新形势下，多方位的复合型人才是适应行业发展、满足社会需求的人才特质。

新时期对档案管理工作人员知识方面的要求有以下几点：专业知识要扎实，这是对工作人员最基本的要求，也是从业人员做好其他要求的基本要素；知识结构要合理，为适应需求的快速变化，从业人员仅掌握相关专业知识是不够的，还需要对计算机及外语知识有更深刻的了解；实践功底深厚，档案管理是一项十分繁琐且需要极大耐心的工作，如果从业人员缺少丰富的实践经验可能会在复杂的工作程序中出现纰漏。

为提高工作效率，从业人员还需要学习计算机网络技术的相关知识，掌握传真机、复印机等设备的使用方法。为依法开展档案管理工作，从业人员还必须要学习相关的法律知识。

2 思想方面

档案管理较强的专业性就要求从业人员必须有高度的工作责任感以及良好的职业道德。热爱本职工作、忠于职守是每一位档案管理工作人员都必须具有的基本职业素养。从业人员还需要树立正确的价值观和人生观，对待档案管理工作勤勤恳恳，真心实意为企业生产服务，在平凡的岗位中贡献自己的一份力量。

在新形势下，档案管理人员要以科学发展观为工作指导思想，不断与时俱进、解放思想、更新观念，从传统的档案管理向现代新型档案管理转变[2]。相对于注重档案保存的传统档案管理，现代档案管理更倾向于对档案实体的开发、利用，同时也由注重档案的凭证到更注重档案信息的内容。

档案管理的根本目的是为了使企业获得长远利益，因此，能使档案管理工作保持长久活力的主要推动因素是对档案的利用。这也是档案管理工作对社会的最大贡献，通常也常作为档案管理工作合格程度的一个评价指标。

3 工作能力

传统的档案管理工作偏向于档案的保存，随着需求的不断变化，档案保存工作从档案管理的主要部分变为现代档案管理的基本工作，这也对工作人员的工作能力提出了新的要求。工作能力是对从业人员素质的重要评价指标，档案管理人员应具有不断创新，团结合作的能力。

3.1 创新能力

创新是一个民族进步的灵魂，是社会持续发展的不竭动力。为实现档案管理工作的可持续发展，从业人员的创新能力就非常重要[3]。工作人员的创新体现在对优良传统的继承以及工作新方法的运用。为提高工作人员的服务水平，定期的组织员工培训，使员工的自主服务意识加强，加快员工创新能力的培养。

再者，档案管理工作要本着“为人民服务”的宗旨，立足社会、服务大众才是工作人员创新的动力源泉。因此，档案管理人员应加强对档案内容的分析，全方位的将有价值的信息和知识揭示出来，从而提高档案信息的利用率。

3.2 团队协作能力

二十一世纪是团队成功的时代，特别是档案管理工作的复杂性决定了从业人员仅靠单打独斗是不现实的。对那些个人难以决定或者完成的档案保存或利用工作都需要几个人的通力协作。档案管理部门的每项工作都应该有尽量多的工作人员参与进来，个人的参与、团队的协作能保证工作的顺利进行[4]。

档案管理面对的对象都是不可再生的信息资源，一旦在档案的收集、保存或者利用等任一环节出现问题都会对档案管理工作造成极大的影响。因此，团队工作的方式也是互相监督、互相学习的过程。一个团队中有经验的工作人员会让新员工明白什么是档案管理工作的基本要求，而他们也会从这些新鲜血液中感受到年轻的激情和创新意识。共同参与、通力协作是档案管理工作持续保持活力的重要因素之一。

3.3 业务能力

档案管理手段和技术的不断丰富，这也对从业人员提出了“一专多能”的高要求，从业人员业务能力的重要性也受到了多方面的关注。

从业人员业务能力的根本体现是过硬的业务技能。过硬的业务技能主要指工作人员对其负责的工作部分操作流程非常熟悉，且不会出现纰漏。事实上，当前的许多档案管理工作人员都不能做到这一点。

在档案收集工作中，要保证收集资料的齐全必须要保证资料的“三性”：科学性、原始性以及可理解性。资料的科学性主要指的是档案资料逻辑上的科学性，档案管理工作的质量将直接受到档案资料的科学合理性的影响[5]。逻辑科学性的保持需要保证相关部门移交资料的齐全，由于待收集资料的内容来源于多个方面，可能还有相异形式的出现，因此，资料收集的规范性是非常必要的。记录性同原始性的完美结合是档案资料的本质特征，保证档案资料的原始性也是一项非常重要的工作。原件原稿的档案保持是档案绝对原始性的要求，除非不方便复制、要求保密性特别强的档案，一般来说，档案的原始性都指的是相对原始性[6]。具有相对原始性的档案范畴不仅仅包括绝对原始档案，还包括绝对原始档案的复制资料、影音文件及图书。

4 职业素养

本文对职业素养的讨论主要包括两个方面，分别是职业道德和对自我提高的态度。

在当今社会，从事各行各业的工作人员都要有一个基本的职业道德，对于档案管理工作尤为重要。档案管理的加强职业道德建设，是档案管理和有关企业和事业单位的实际需要。但是，长期以来，档案部门工作时常会有一些文件丢失，也可出现档案资料不全现象，甚至有些档案管理人员不知道基础知识的档案。因此，加强档案管理的职业道德是非常必要的。通常，档案管理职业道德主要体现在两个方面，保证档案的完整安全性以及在日常工作中遵纪守法。

为适应行业的发展，工作人员必须时刻不忘充电，提高自身的工作能力。对此，从业人员要积极参加单位组织的各项培训，在实践中提高自己，在交流中锻炼自己的业务技能。工作中要对新生事物充满浓厚兴趣，在兴趣中学习，在学习中进步，不断更新思想和知识，保持与时俱进。

5 结语

从四个方面对档案管理工作人员应具有的素质进行了探讨，从业人员的职业素养尤为重要。从本质上讲，任何行业的发展动力都来源于从业人员素质的不断提高。特别是当今时代对人才的重视，拥有了人才优势就等于拥有了竞争力和持续前进的动力。综上，传统档案管理向现代档案管理的发展需要高素质的从业人员，档案管理人员素质的提高具有十分重大的意义。

参考文献：

[1]潘淑娟.对高等学校档案管理工作人员素质现状的思考[J].工会论坛(山东省工会管理干部学院学报)，2009(5).

[2]郑春宏.浅议如何做好档案管理工作[J].中小企业管理与科技(上旬刊)，2010(10).

[3]何晖，刘健.浅谈提高档案管理人员政治思想水平的重要性及档案日常管理[J].中国集体经济，2010(9).

[4]张九玲.档案管理人员的职业倦怠及心理调适[J].内蒙古师范大学学报(哲学社会科学版)，2004(12).

第2篇：档案管理基本知识范文

对档案专业人员来说，做好工程项目档案管理是一项很有挑战性的工作，这既有工程项目本身专业性、复杂性的原因，也有档案专业人员自身的原因。

一是“档案员”代替不了“资料员”。在工程建设项目中，“五大员”是必备的，且需具有相应的资格证书。所谓“五大员”，即“资料员、施工员、安全员、材料员、质检员”，其中，对资料员的一般要求如下：必须具备一定的建筑专业知识、档案专业知识及操作计算机建筑应用软件的能力；能看懂一般工业与民用建筑施工图，能编制修改工程竣工图；了解各种施工技术并正确填写各种施工记录、隐蔽工程记录及竣工技术资料表格等。根据以上要求，档案专业人员从事“资料员”工作往往是不能胜任的。在实际工作中，档案员除了具体的组卷整理工作外，更注重的是宏观上的管理，即规章制度的建立和执行。而资料员则更注重微观上的效果，即直接形成和掌握现场施工技术资料。资料员兼职档案员的工作容易，而档案员兼职资料员的工作则难，专业的差异和工作重点的不同，造成档案专业人员在进入工程项目档案管理这个行业时显得尤为困难，而做好工程项目档案管理工作更是难上加难。

二是档案专业人员在工程项目档案管理中“话语权”不足。在工程建设项目中，档案管理的难点和重点是如何保证文件材料的形成质量，在档案专业术语中叫做“前端控制”。在实际工作中，由于档案员不了解施工技术规范和要求，对资料员形成的施工技术资料只是被动接收，前端控制原则往往也只体现在对纸张、字迹的要求上，对施工技术资料的内容则缺乏判断能力，从而也使得档案工作人员的专业水准大打折扣，也直接导致了“档案员”这一职位的可有可无，用人单位往往直接以“资料员”取而代之。在薪酬待遇上，资料员也会高出档案员许多，在岗位定义上，资料员为“技术类”，档案员则为“文职类”。种种的差异，导致档案员在工程项目档案管理中“话语权”不足，纵然有“三纳入、四参加”制度作为保障，但也经常沦为签字、盖章的工具。

在工程项目档案管理中，档案员往往会沦为弱势群体，归根结底，还是由专业的差异性决定的。要想认真做好工程项目档案管理工作，在熟知档案管理知识的同时，档案工作人员一定要了解工程建设项目的基本知识，对工程施工技术资料的内在质量要有基本的判断能力，把档案管理专业知识融入工程项目档案管理之中，苦练内功。只有这样，档案专业人员才能变被动为主动，打破工程项目档案管理工作的困境，不断提高自身的专业能力和管理水平。

（摘自《档案界》网站 作者单位：珠海中冶基础设施建设投资有限公司）

第3篇：档案管理基本知识范文

根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国献血法》、《血站基本标准》和《血站管理办法》等法律法规的有关规定，采供血工作过程中形成的资料都应分类归档，采供血活动的业务资料必须规范化管理，充分发挥档案在采供血工作中的作用。

1采供血业务工作档案的特点

血站业务档案主要产生于血液的采集、检验、成分分离、储存运输等环节。记录量大面宽、种类繁多，主要包括以下几个方面的内容：

1.1采血管理 负责收集采血前献血员的健康征询体检表、采血过程中的相关活记录以及采血活动后的各种消毒、清洁记录、报废处理记录、储备冰箱的温度记录等。

1.2血液制备 收集成分血制备方面的工作记录，包括成分制备的各种清洁消毒记录、血液成分制备工作记录及各种报表等。

1.3检验工作 收集血液检验报告、血液标本送检及检验工作的记录报表及各种清洁消毒记录等。

1.4供血工作 收集血液包装、入库和各医院使用血液的具体情况等记录，血液储存设备的温度记录等。

1.5质控工作 收集质控工作中对各种原材料、血液产品和储血设备抽查监控的报告和报表等。

1.6输血研究工作 收集免疫血液学检查记录和与输血研究工作的相关记录和报表等记录。

2采供血业务档案的重要性

2.1便于维权。随着人们法制观念和自我保护意识的增强，以及医疗纠纷和法律诉讼中举证倒置的实施，采供血工作档案必将成为分辨各方责任的重要依据。作为证据，应具有真实性、原始性、唯一性和不可更改性，而完整的采供血档案管理系统就是献血者、血液检测和血液质量情况的真实依据。血站的记录是在采供血操作过程中产生的业务工作的真实原始记载，可提供每袋血液经检测证实为安全及保存、制备过程符合相关质量要求的证明。查阅血液从采集到提供临床使用过程的有关文件资料，可以确定血液的质量是否适合使用，所以在涉及采供血活动的医疗纠纷中，血站的采供血工作记录就是证实自己严格依法执业，在采供血业务工作中无过错的重要依据。

2.2利于开展无偿献血 根据《献血法》规定的无偿献血、免费用血的原则，各地均制定了有关无偿献血者免费用血的具体规定，以鼓励和调动社会公众积极参与无偿献血。采供血业务档案记载了献血者的姓名、年龄、性别、献血时间、献血量，从而为《献血法》的顺利实施提供可靠的保证，并可通过对业务档案资料的分析，使有关部门对采血数量及献血者分布等情况有较客观的了解。

3采供血业务工作档案管理措施

3.1健全档案管理制度 档案管理制度是开展档案行为准则和依据，采供血档案部门应根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国献血法》等法律法规，建立健全相应的管理制度，对档案的归档流程、保管期限和各职能科室的职责予以明确，确保从档案立卷、归档到保管统计，从档案利用到鉴定、销毁，从档案移交、接收等每个环节都做到有章可循、有据可查，实现档案管理的规范化。

3.2加强档案管理 档案的集中统一管理是维护档案的完整、系统和安全的有力保障，是充分发挥档案整体效益的根本保证。办公室负责档案室的管理，各业务科室有分管档案工作负责人，具体负责所在科室的档案收集、整理、编目、立卷、移交等工作。确保采供血业务档案收集齐全。

3.3加强档案人员的业务培训 采供血业务档案管理是一门专业性很强的工作，要求档案管理人员既掌握档案管理的专业知识，又要掌握采供血的基础知识。因此，应加强对档案人员的业务培训，定期组织学习档案管理工作的基本知识和要求，掌握业务档案的收集、整理、归档的具体操作程序和步骤，从而保证业务档案的安全管理，有效地提供利用。

3.4加强采供血业务档案的信息化管理 要提高档案管理工作水平，充分发挥业务档案在血站管理中的作用，必须借助血站计算机信息化、网络化管理的优势，注重电子档案的管理使用，使档案信息能够被更好的利用，为血站管理和采供血工作提供更加优质高效的服务。

总之，随着采供血工作档案的管理工作的不断创新发展，采供血工作档案管理者，也要充分认识到档案管理的重要性，认真做好采供血工作档案的管理工作，更好地为血液事业的发展服务。

采供血业务档案是记录和反映血站全过程的业务档案，其规范性、准确性、完整性和及时性均很重要。

第4篇：档案管理基本知识范文

转变会计管理方式提升会计工作水平研究

目前，会计委派制下的会计档案管理存在的主要问题如下：

一是有的会计核算中心没有或未及时向委托单位移交会计档案，不符合《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第6条明确指出，“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但其所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。

二是纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第7条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第45条规定，“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理”。然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成的大量磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。

三是会计工作与会计档案管理脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作之中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视了制定详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。

四是财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只强调会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。

五是会计档案管理制度不完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。

针对会计管理体制改革给会计档案管理带来的问题，笔者认为应强化以下方面工作：

一要加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。

二要加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员岗前培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

三要让财政部门与档案部门共同加大对新会计管理体制下形成的会计档案的监管。结合实际，联合制定包含新会计体制下会计档案工作内容的《会计档案管理实施细则》，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务工作检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，加大对会计工作整体性和连续性的检查与监督。

第5篇：档案管理基本知识范文

[关键词]档案管理者；管理新技能；提高

一、关于“技能”的新内涵

相对于观念的间接影响和基础而言，是否有新技能，是能否适应档案管理现代化环境的直接因素和现实。当然“技能”一词的涵义是动态的，而非静态的。就象联合国教科文组织对“文盲”的定义一样，强调一个人不仅要掌握信息语言，会断文识字，更重要的是掌握不断丰富和发展的信息语言和计算机操作技术。从档案界整体人员的素质而言，在电子文件时代来临之前，更新技能已经到了刻不容缓的地步了。

二、加强培训，掌握新技能

就整体而言，要真正实现档案管理现代化，档案界缺乏相关的专业技术人才。虽然目前广大档案部门拥有丰富的档案管理专门人才，也有一支力量不小的计算机技术人员队伍，然而这两方面人才在很大程度上还是粘合不紧的两张皮，有机结合程度不高；而至于兼具两方面专业知识的人才、一身兼两任者，则更凤毛麟角，少之又少了。

要改变这种不缺人但人才匮乏的局面，需要我们走内举外引之路，加强人才培养力度，培养一支有志献身于档案工作的专业人才队伍。具体采取三个方面的措施：

第一，各高等院校的档案专业教育，要加强档案管理新知识、新技术运用的教育，要把档案管理现代化，尤其是档案计算机管理、电子文件归档与电子档案管理的知识和技能的教学问题，放到一个重要的位置。总之，高等院校档案专业要对档案专业学生进行新知识与新技能的系统教育，尽快培养出一批既掌握档案学知识、又懂得新技术运用的专业管理人员。从根本上说，只有高等院校档案专业加强专业管理人员的教育与培养，才是真正解决档案管理现代化人才短缺问题的措施。

第二，加强档案干部的再培养和继续教育。目前，我国档案部门已经普遍开展了档案干部的继续教育。把新知识、新技能培训放到第一位，树立用人新理念，以追求专业素质与操作技能并举的双重效应。

第三，走出去，通过各种途径，向社会广泛吸纳、引荐、引进所需的专业人才，来壮大档案工作队伍，提高档案人才队伍的质量。

现代高科技的运用与电子文件的大量产生，带给档案部门的压力是无形的，但又是巨大的。虽然档案部门和档案人员谈不上有“优胜劣汰”的竞争，但是如果不能主动适应随新科技发展带来的新变化，必将使档案部门的工作水平滞后于社会的整体发展水平，不能胜任信息社会中提供档案信息服务的职责，最后也必将严重影响社会对档案工作的评价，档案部门和档案人员的地位也会进一步下降。因此，档案部门和档案人员在面对技术革命的冲击时，要有一种忧患意识，要立足于本职工作，加强知识和技能的培养，以主动适应工作对象、工作环境和工作手段的发展变化。正如有些同志所言，对于电子文件管理，档案部门和档案人员要做到既冷又热。所谓冷，就是要牢牢把握档案部门、档案工作者的基本职能和历史使命，维护档案的完整与安全，方便社会各方面的利用。所谓热，就是要加紧学习计算机技术，学习电子文件形成和管理知识，研究这方面的问题，迎头赶上，适应这种形势。

三、档案管理人员必备的知识技能

在档案管理现代化环境中，档案管理人员需要具备哪些知识与技能呢？我国1999年出版的《电子文件归档与电子档案管理概论》，就分析过这个问题，并指出电子档案管理人员必备的知识技能包括三大方面。我们认为这与档案管理现代化环境中档案管理人员所需要的知识技能是相一致的。

（一）档案管理基础知识

1.档案学概论

了解档案的起源与发展，特别是中国档案的产生与发展的历史过程，明确档案的基本含义、本质属性和档案种类的划分等。

2.档案管理学

了解和掌握以档案收集为重点的档案馆（室）的馆藏建设方法与途径；掌握档案利用的需求和提供利用的原则、方式和方法；掌握档案管理和利用中有关信息的反馈技术和方法等。

3.档案保护技术学

了解纸质档案耐久性的检测指标及方法，掌握造纸原料质量、纤维质量、造纸工艺与纸质耐久性的关系；了解各种纸质档案字迹材料的主要成份及其作用，掌握影响字迹材料耐久的因素；掌握一般声像档案制成材料的耐久性和保护条件；了解档案馆库温湿度控制的依据，掌握档案馆库内外温湿度变化的一般规律；了解微生物、昆虫、鼠类的基本知识及危害档案的情况，掌握防治它们危害的措施、技术和方法等。

4. 文书学

了解文件的概念，明确文件及公务文件的特点、功能及其表现；划分公文立卷范围和编制立卷类目等。

（二）计算机应用及自然科学基础知识

1.自然科学基础学科

学习高等数学、普通物理学、普通化学、电子学、自动化技术等。了解自然科学的基础知识和物质运动规律，掌握工程技术的设计方法、材料的物理化学性质、电子及电路原理等。

2. 微电子技术

微电子技术是微小型电子元器件和电路的研制、生产以及用它们实现电子系统功能的技术专业学科。在这项技术学科领域内最主要的是集成电路技术。微电子技术是随着集成电路技术、特别是规模型集成电路技术的发展而发展起来的电子学方面的分支学科。这门学科是电子计算机技术、通信技术的基础。认真学习微电子技术，就是要了解和掌握电子技术原理，特别是集成定电路方面的基础知识，为学习电子计算机和通信技术打好基础。

3. 电子计算机技术

学习电子计算机技术，目的是了解与电子计算机技术的发展过程、分类及发展趋势。懂得电子计算机的算术基础、数理逻辑、脉冲及逻辑电路、运算方法及运算器、控制器、内存储器及外部设备等，掌握电子计算机的基础知识和工作原理。

4. 电子计算机软件技术

目的是了解熟悉电子计算机使用的二进制和其他数制的转换关系、机器语言、汇编语言及各种高级计算机语言等，掌握程序编制的基本原则和方法。

5.现代通信及电子计算机网络技术

如果说建立在微电子技术及软件基础上的电子计算机是现代社会的“大脑”的话，那么由程控交换机、光缆、通信卫星及其他现代化通信设备和电子计算机网络设备交织而成的覆盖全球的电信网络，就是现代社会的“神经系统”。学习现代通信技术，就是要了解现代通信的工作原理及所需设备的作用、性能及发展趋势，掌握信息存储、传输的方法和技术，为管理电子文件、电子档案打好技术基础。直接管理电子档案的人员，应掌握网络操作技能，要达到国家规定的中级以上水平。

6.办公自动化（OA）及电子计算机辅助设计（CAD）技术

电子计算机在国家机关、社会团体及生产设计、制造等部门的应用，主要体现在办公自动化（OA）和电子计算机辅助设计（CAD）、辅助制造（CAM）等方面，并产生着大量的电子文件。我们掌握了办公自动化、电子计算机辅助设计、辅助制造等基本知识，就掌握了电子文件从产生到运作的过程及规律，便于从电子档案管理角度提出电子文件形成和归档的技术要求。

7. 电子计算机技术在档案部门的应用知识

电子计算机在档案部门的应用，正在两个方面迅速地展开：一是为提高纸质等载体档案的管理效率，开发档案信息资源为社会服务，而大量使用电子计算机技术；二是电子文件归档及归档后形成电子档案的管理，也离不开电子计算机。前者经过多年的实践和推广应用，已被广大档案工作者接受并发展到一定的深度和广度，后者正在起步。学习电子计算机在档案部门的应用知识，就是要了解电子计算机在档案部门的应用情况及发展趋势，掌握各种应用的典型范例，熟悉其相应的应用程序等，以便在前人的基础上，更深入一步地拓宽电子计算机在档案部门的应用范围。电子档案管理人员的电子计算机操作应达到国家规定的中级以上水平。

8. 设备维护知识

电子文件、电子档案的管理，涉及很多设备，如电子计算机及外部设备、数字通信的一系列设备、电源设备、调控设备等等。了解这些设备的工作原理并对这些设备进行保养、维修是极其重要的。这不仅涉及到物理、化学、电子计算机技术，而且要涉及到电工、电子学等方面的专业知识。我们对这些知识必须有一定的了解，而且要掌握一些保养、维修设备的实际操作技能。

9. 标准化知识

电子文件、电子档案管理离不开标准化。它涉及到标准制定、贯彻、修订等知识和方法；涉及到电子计算机信息处理、信息技术管理、电子文件生成到电子档案管理的工艺流程、保存条件等多方面的标准内容。了解并制定、完善这些标准，才有可能做好电子文件、电子档案的管理工作

第6篇：档案管理基本知识范文

【关键词】医院档案；管理工作；人员素质

档案是医院重要的信息资源， 在深化医院改革、建设文明行业、提高医疗质量中发挥着重要作用。医院的发展与建设离不开档案，随着医学技术提高， 医院管理力度不断加大， 档案管理越来越受到关注与重视， 由此也对医院档案管理人员提出了更新更高的要求。在此， 笔者就新时期医院档案管理工作者应具备的基本素质谈谈自己的几点认识。

1 医院档案人员应具备的素质

1.1 良好的思想品德。档案工作人员必须坚持正确的政治方向和坚定的革命信念，有高度的政治责任感，树立正确的世界观和人生观，努力提高思想觉悟，做到自重、自省、自警、自律，严格要求自己。档案工作人员要忠于职守，严守秘密，热爱档案事业，有埋头苦干的务实精神和艰苦奋斗的工作作风，不怕吃苦，任劳任怨，无私奉献，甘为清贫。同时还要具有全心全意为人民服务的思想境界，要有坚持真理和弘扬正气的品质。

1.2 合理的知识结构。现代医院档案人员应当是通才与专才相结合的复合型人才，因而合理的知识结构就显得尤为重要。档案人员应具有档案管理学、文书学、档案保护技术学、档案文献编纂学、档案与计算机基本知识等档案专业基础知识。具有与档案学相关的历史学、哲学、图书馆学、逻辑学、目录学、情报信息学等方面的知识。熟悉《档案法》等国家档案法律法规和医院各种规范、规章制度，能将各种档案法律规范用于实际的医院档案工作。具有社会科学和自然科学知识，掌握物理、化学、生物等方面的知识，做好档案的管理和技术保护工作。档案人员还应当关注现实社会的发展和世界科学技术的进步，掌握外语知识和现代管理知识，不断改进档案管理手段和方式，提高工作效率，使医院档案管理与国际接轨，与时代的发展保持同步。此外，档案人员应了解现代医学研究和治疗技术相应的背景知识，使档案更好地服务于医疗、教学、科研工作。

1.3 较强的综合能力。能力是知识的发挥和运用。医院档案人员应具有熟练的立卷技能、分类整理技能、档案编目技能、档案检索技能（包括手工检索和机检）等基本操作技能。现代科技发展很快，档案信息的网络化和档案实现资源共享，档案人员应及时储备和掌握新知识，具有与档案工作有关的最新技术的能力和应用现代化手段的管理能力，熟练掌握计算机的操作和应用能力，对数字化医疗设备、数字化医学影像、数字化医疗信息进行正确处理。档案人员应具有一定的文字综合能力和组织协调能力，做好医院档案的收集、整理、保管、统计、检索、利用、编研等工作。在当今的信息时代，档案人员还必须有创新能力，解放思想，开拓进取，善于捕捉新信息，勇于探索，充分发挥自己的主观能动性，及时提出新观念、新方法，在工作中大胆创新，推动医院档案事业的发展。

2 档案人员素质的培养与提高

2.1 端正思想， 强化意识

医院档案为领导决策、医院的改革发展、医疗技术水平的提高及各项工作提供了大量的、准确的参考资料和数字依据。作为一名合格的医院档案管理工作者， 首先， 思想上必须坚定正确的政治立场、政治方向和政治观点， 应坚持政治理论学习， 坚定不移地贯彻执行党的基本路线、方针、政策， 以科学的发展观和方法论指导工作， 最大限度地发挥医院档案的重要依据作用。其次，医院档案管理工作者必须从思想上深刻认识档案管理工作的重要性， 认识到将医院运行完毕的资料有序地分类归档、编号保存， 不仅有利于医院工作的连续性， 而且也是反映医院成绩的有力凭据。第三， 档案管理新技术的不断应用， 必然给档案工作者带来相当大的心理压力。当前， 信息资料的种类日益繁多， 信息量不断增大， 新技术含量逐步提高， 电子文件的产生、积累、归档 传输 、存 储、保护、利用等一条龙的作业与服务， 都需要档案管理人员解放思想， 调整心理， 改变思维方式， 更新观念， 积极主动适应新形势新要求。

2.2 加强学习， 提高素质

医院档案工作是一项专业性很强的工作， 从事这项工作的人员应具备较强的文化素质和档案专业素质。除熟悉档案工作法律法规和业务规范， 以及档案学科基础理论知识外， 还要熟练掌握档案工作程序和管理技巧， 掌握医院医疗业务、基础建设、行政管理等各方面的专业知识。当前， 现代管理手段离不开计算机管理， 同时借助数码照相机、扫描仪、刻录机等现代化工具， 使得档案信息的处理、传输获得了前所未有的积极效果。档案工作的自动化、数字化、网络化的发展趋势， 必然要求档案管理人员不断更新知识， 加强学习， 具备电子信息的收集、存贮、分类、控制和利用技能， 网上信息资源的组织和筛选的技能。

2.3 坚持原则， 规范管理

医院档案工作是为医院的各项工作服务的， 实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化， 是推进医院档案工作规范化、现代化的重要原则。医院档案工作者在文件材料归档实际工作中要准确把握文件立卷归档的时效性， 完成现行文件阶段任务的， 才能予以立卷或归档， 没有完成的， 则不能立卷或归档， 否则，将会给档案管理造成无序和混乱。对于已完成工作的各项资料， 档案工作人员应指导、督促各兼职档案员及时收集归档， 防止应归档文件的散失， 在维护医院历史真实面貌的前提下， 及时收集具有历史凭证作用和科学研究价值的文件材料， 为后人留下宝贵的资料。医院档案要逐步从封闭式、分散式、保管式向开放式、标准化、参与决策型转变， 使医院各种信息互相补充、互相渗透， 有效提高档案利用率。

2.4 甘于平淡， 乐于奉献

医院的档案室和其他科室相比， 接触的人和事较少， 表面上属于相对比较“清闲”的科室， 事实上， 档案管理工作是一项严肃的、条理性很强的工作， 更需要兢兢业业、扎扎实实的工作作风。档案管理人员从事的是默默无闻的幕后工作， 承担着全院档案资料的收集、整理、鉴定、统计、保管工作， 终日需埋头在繁琐杂乱的文件材料里， 工作面广量大， 是外人无法接触了解的。另外， 档案工作产生的经济效益和社会效益是潜在的、间接的， 没有立竿见影的效果。这些， 都需要档案工作者具有变无序为有序的细心和耐心，具有甘于平淡、乐于奉献的精神， 具有不求名利、博大豁达的胸襟度量。就目前而言， 医院档案工作总体上还不能完全适应当前社会发展的需要， 档案工作的社会功能和经济效益还没有得到充分的利用和发挥。只有全面提高档案管理人员的整体素质， 才能进一步推进医院档案管理工作更好更快向前发展。

参考文献：

[1] 梁怡. 做好医院档案管理工作的体会[J]. 现代医院， 2007， 7（ 4） ： 146-147.

第7篇：档案管理基本知识范文

1 档案工作者应具备的素质

1.1 档案专业工作人员必须具备社会上各类专业工作人员所应共同具备的基本政治素质。即坚持四项基本原则，热爱党，热爱社会主义，热爱祖国和人民，坚决执行党和国家的各项法律和各项方针政策，讲道德，守纪律，不为名，不为利，不计较个人利益，有献身精神。同时，由于档案工作具有一定的机密性和较强的政治性，档案专业工作人员尤应具备守口如瓶、严守国家秘密的政治素质。

1.2 档案专业工作人员还应具有较强的专业基本知识。既要熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉自己所从事的业务工作，还要能把档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己的工作实际中，熟练完成自己的业务工作。

1.3 档案专业工作人员还要掌握与自己所从事的专业工作相近的其他专业知识。例如，档案管理人员应该掌握一定的历史知识、古汉语知识和与档案内容有关的其他专业知识或与业务工作有关的科学技术知识。

1.4 档案专业工作人员在档案管理工作中还应具备一定的综合能力。一是协调能力。为了做好档案工作，档案管理人员要和有关部门、有关人员打交道。如何才能得到各方面的支持，除了靠有关的规章制度外，更主要的是靠档案工作者自身协调能力的发挥，通过工作达到各部门档案管理协调统一；二是写作能力。档案人员有一部分工作直接与文字打交道，要有较高文字书写能力和较强的文字系统概括能力。有了一定文字水平，才能胜任档案工作，才能将各种材料写得更好，才能更好地为单位各项工作服务；三是现代信息化管理能力。近年来，随着现代信息技术在档案工作中的广泛应用，计算机替代了传统的手工操作成为档案管理自动化工作非常重要的工具。因此，未来档案部门提供给利用者的不再只是纸质档案，而是有大量的电子文件。档案管理人员要负责将丰富的档案信息数字化，通过专用网络向社会传播，使档案成为重要的信息资源。只有掌握计算机相关知识，才能促进档案人员对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理。

现阶段，我国现有庞大的档案工作人员队伍，其中不少人还停留在传统的专业知识和观念上，不能运用现代高新技术工具，缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识，这一现状极大地制约了档案工作的创新与发展。因此，如何提高档案工作者的综合素质已成为我们要解决的重要课题。

2 改变现状，提高档案工作者素质

2.1 领导高度重视，加大支持力度。随着市场经济不断完善，各项社会事业快速发展，档案管理工作的压力与日俱增，管理难度不断增大。这就要求分管领导进一步加强对档案工作的重视程度，自觉更新档案意识，对新形势下高素质复合型档案人才的迫切需求有一个清醒、深刻的认识，给档案工作以人员、资金以及政策上的大力支持。在政策方面，把档案工作纳入本单位的工作规划，不断建立和完善档案工作的各项规章制度，关心爱护档案人员，切实解决他们的实际困难，改善他们的工作环境和提高其工资待遇。在资金方面，加大投入力度，不断补充完善各项硬件设施。

2.2 加强政治学习，努力提高政治素质。良好的政治素质是档案人员的内在要求，档案工作者必须学习党的路线、方针、政策和科学理论，使业务工作始终保持正确的政治方向。同时，档案工作还具有一定的保密要求，因此档案工作者要甘当无名英雄，尽职尽责、一丝不苟地做好工作，认真学习贯彻《档案法》和《保密法》的要求，做到依法治档，使档案得以安全保管和科学利用，只有这样，才能使自己在这个普通的工作岗位上发挥应有的作用。

第8篇：档案管理基本知识范文

1 信息时代对档案管理人员提出的新要求

在信息时代的潮流下，信息在推动社会发展的进程中发挥了关键性的作用，且成为一种非常重要的先进社会生产力。而档案作为信息的主要载体，其利用效率也必须引起相关人员的重视。在以往的档案管理工作中，“管理”经常与“保存”相联系，“保管员”这个角色也常常是档案管理人员的代称，因为只重保存不重利用，在档案中那些隐秘的信息资源没有被充分使用，使得档案管理工作的意义和价值也大打折扣。在科技信息时代，档案事业的可持续发展要求管理者务必要思想和角色的转变定位，必须要求档案管理人员积极提升自己的综合素养，优化自身的知识框架，转变其服务理念，使其成为知识信息的提供者，并增强档案利用的管理，在原有工作的基础上充分实现档案管理的工作价值。

2 档案管理人员素质建设的途径

2.1 提升档案管理人员的信息道德

信息道德，主要是对保密类档案而言的。现如今信息是一种高效生产力，信息的资源价值也相对很大，必须要做好档案保密工作。特别是在涉及到国家安全或社会稳定的档案管理中，档案管理人员更是要做好相应的保密工作。档案管理人员都要从思想和行为上遵守职业准则、合乎职业规矩，无论是在档案的开发、保管，还是传递、利用等相关工作中，都要展现良好的职业操守。信息时代下，网络技术比较发达，档案也逐渐呈现数字化管理发展，对档案信息的安全环境要求更加复杂。也就意味着，信息的保密工作和对档案人员的信息道德要求也就随之更加重要和更加严格，为此必须要尽快提升档案管理人员的信息道德。

2.2 提升档案管理人员的创新能力

随着档案管理工作不断迈向信息化，在当前信息时展的过程中会涉及到传统档案管理中不曾触碰的新问题，如果要让档案事业的发展和档案管理水平在很大程度上有所提升，就必须要提升档案管理员的创新能力。在此过程中，档案管理员要善于发现新鲜事物，掌握新的知识，同时能够根据随机应变，在解决问题的时候得心应手，确保档案管理信息化的稳固发展。还要积极摒弃陈旧观念，转变适合当代信息化发展的创新思维，提高自身的素质。以新思维去看待新问题，以新思想和新对策解决相应的问题，这是新时期档案管理员必须要具备的能力。

2.3 努力掌握现代信息技术

信息时代的档案管理者要能将档案基础理论和现代信息技术完美结合。现代档案信息管理需要懂档案学的同时又掌握先进信息技术的全能人才，这与传统档案管理有很大差异。在信息数字化和网络化时代下，信息技术给档案管理工作带来诸多方便，但在为用户提供了更全面的查阅信息机会的同时，也将用户带入了完全陌生的数字化信息的海洋，这时就要档案管理人员有很好的信息环境适应能力，成为用户所信赖的咨询师，能通过网络系统快捷地找到用户所需求的档案信息。信息资源的开放和利用水平要求档案人员的素质过硬，也就是档案管理人员有宽阔的知识面和合理的知识结构，能熟练使用现代化办公设备并能熟悉掌握信息网络技术的技能，同时还要不断充实自己的业务知识，去熟悉掌握档案管理的相关理论知识、业务环节及基本工作技能。

除此之外，档案管理主体单位还要制定出适合自身企业发展的管理制度，去适应档案在新时期工作的发展，在组织人员积极参加上级部门的统一业务培训外，还要结合实际的工作需要，认真开展内部培训工作，对档案管理者进行定期相关现代科学管理技术的传授。并先后进行档案工作新标准和档案信息化建设等知识的相关培训，使其能及时更新档案工作的知识，并能不断对管理人员知识结构进行更新，在一定程度上提高管理者的专业素质。为适应信息时代的发展要求，档案人员要掌握档案的专业知识，以保证档案管理的科学化和规范化。

2.4 积极提升自身综合素质

机遇和挑战在信息化时代并存，形形的诱惑也逐渐增多，只有具备高度的工作热情和责任感，怀着一种兢兢业业任劳任怨的态度，以及忠诚职守、甘愿抛弃个人名利的职业操守，才能做好档案工作。档案管理者不仅要拥有档案专业的基本知识外，还应不断拓展自己的知识水平，拓宽业务面，为使用者提供更优质的服务。例如，当前诸多档案都用英语来表达，掌握外语已经成为现代信息档案人员应该具有的能力。另外，信息时代的知识不断增长和更新，档案者要有较高的忧患意识，具有超强的自学能力和活到老学到老的意识，不断努力，在扩大知识面的同时，还要注重知识的积累和探索，把理论与实践有机地结合起来，更有效地提高自身综合素养。

2.5 强化优质服务意识

档案信息管理工作的实践性很强，档案工作的出发点和归宿是信息服务的功能，管好企业档案工作的重中之重是如何用好档案和用活档案，这也是管好并利用企业档案的最终目的。档案人员要和其他部门之间加强联系，摒弃原有的被动服务，变成主动服务的工作模式，积极热情的服务好每一位利用者；开展网络档案信息服务，把更便捷、更优质的服务提供给档案使用者，使信息资源的作用充分发挥，提高档案的针对性以及利用价值，是信息时代下档案工作人员义不容辞的责任。因此，档案管理者为做好档案利用的工作，应当转变积极的服务理念，主动改进积极的服务模式，树立新型的服务意识。

第9篇：档案管理基本知识范文

[关键词]建筑设计；文书档案；管理；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.127

[中图分类号]G275.2 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）14-0-01

1 建筑设计单位文书档案管理的特点

建筑设计单位的文书档案主要包括生产合同、人事档案、行政档案、院内重大活动（如职代会、建院周年庆等）的方案及记录、各类合作协议、各种上级来文、院务及党委会议纪要、院内普发文件、各项规章制度以及各种重要时刻的照片与影像，等等。对大多数建筑设计单位而言，设计图纸等技术档案有着重要的价值，自然受到格外的重视，一般设有专门的图档室并安排专业人员负责管理，而文书档案则没有得到足够的重视。与技术档案管理相比，整体上还处于比较原始的阶段，还有较大的提升空间。

1.1 文书档案管理过于分散

建筑设计单位根据业务需要，一般会设置不同的职能管理部门，比如：生产经营处、技术处、人事处、财务处、后勤处与办公室等，在日常工作中，这些职能部门均是为一线生产经营部门服务的，每个部门每年都会产生一定量的文书档案。为了使用的方便，这些档案大都由各职能部门自行存档管理，比如：生产合同由生产经营处保管、人事档案由人事处保管、财务资料由财务处保管、各种文件由办公室保管等，这就不可避免地造成了档案管理的过于分散，不利于建筑设计单位文书档案的整体控制与保管。

1.2 管理人员不够专业

建筑设计单位普遍缺乏专职文书档案管理人员，文书档案管理往往由其他岗位的工作人员兼任，例如：生产合同一般由生产经营处负责资质证书、项目登记，或者由生产一线的人员兼职管理；人事档案则由人事处负责，或由工资社保的同志兼职管理；办公室的档案管理一般由秘书负责，秘书的主要任务是起草文字、收发文件、登记传阅、上传下达等，日常琐事繁多。这些人因为都不是专职的文书档案管理人员，用在档案管理上的时间和精力就十分有限，管理也不够科学，收集、存放、保管都比较随意，存在收集不完整、归档不到位、借阅不归还的现象。

1.3 档案管理手段和技术落后

建筑设计单位的技术档案（图纸）管理水平十分先进，大多已采用了电子归档，之前没有电子归档的图纸，也已全部扫描成电子文件，极大地方便了图纸的归档整理和查阅。相比而言，文书档案则落后的多，基本全是纸质档案，由于没有专门的档案室，档案保存条件简陋，年代久远的一些文件资料，纸张开始变得发黄发脆，在翻阅时稍有不慎便会对这些宝贵的资料造成损害。因此，在文书档案管理过程中，引进一些现代化的管理手段和技术是十分必要的，充分利用现代化的一些软件和设备，实现文书档案管理的信息化、数字化并不是难事。

2 建筑设计单位文书档案管理的改进策略

文书档案管理作为建筑设计单位职能管理的一部分，有其自身的价值和意义，文书档案中的各种文件、合同、图片、影像等资料，是一个单位业绩的体现和历史文化的积淀，对于提升一个单位的声誉、影响有潜移默化的作用。因此，应重视文书档案管理，提升管理水平，发挥其潜在价值。

2.1 加强对文书档案管理的重视，整合职能，统一管理

建筑设计单位的一个共同特点是，重业务、轻党建，重生产、轻管理，文书档案管理与生产经营关系不大，不能带来直接的经济效益，所以很难引起领导的重视。但一个现代化的建筑设计企业，必须既重经营，也重管理，对记载着单位发展历程和重大成果的文书档案，更应引起足够的重视。首先，应成立专门的档案室，将单位所有的文书档管集中存放管理。如果条件不允许，至少在现有职能管理部门内开辟一个单独的空间有序存放本部门负责保管的文书档案。其次，配备专职的管理人员，专门负责文书档案的收集、整理、统计、归档和借阅等。再次，要依据《中华人民共和国档案法》制定适合本单位的档案管理制度，使文书档案管理更加规范化、科学化。最后，要将文书档案管理纳入单位的质量管理手册，每年进行质量抽查，确保安全有效。

2.2 加强对管理人员的培训，提高职业素养

文书档案管理人员除了应具备基本的政治素质、敬业精神、服务意识、保密意识和业务知识外，还要通过不断学习和培训，提高职业素养。首先，建筑设计单位的文书档案管理人员大多不是科班出身，缺乏基本的档案管理知识，因此要对他们普及档案管理的一些基本知识和技能，经过严格的培训再安排上岗；其次，根据建筑设计单位文书档案的特点，文书档案管理人员应学习一些勘察设计方面的知识和法律、法规，以便对所管理的档案有更深刻的了解，对档案的功能和价值有较好的把握；再次，档案管理人员要学习保密法，对文件要严格保管，以免因好奇泄密而触碰法律；最后，管理人员要充分利用文书档案的价值，为生产一线服好务。

2.3 加强信息化建设，提升工作效率

建筑设计单位文书档案管理的信息化、现代化水平普遍较低，应向图书馆、档案馆以及一些大型现代化企业的档案管理部门学习，加快信息化建设，进一步提升工作效率。首先，单位应投入一定的资金采购硬件设备，如扫描仪、硬盘等；其次，将现有的纸质档案全部扫描、分类存储；再次，建立综合信息查询借阅系统，通过设置一定权限，方便职工查询借阅相关资料；最后，逐步实现无纸化办公，新形成的文书档案由电子文书逐步取代纸质文书，当然，这是一个慢长的过程，不是一个单位的事情，需要全社会的共同努力。

主要参考文献