人事档案数字化管理精选(九篇)

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第1篇：人事档案数字化管理范文

【关键词】大数据；人事档案；数字化

1引言

在信息数字化时代，企事业人事档案记录着员工在职时工作、学习以及生活的整个过程，其与企事业职工的个人经历、综合素质、绩效考核以及人事任免等多项工作有着密切联系。因此，基于大数据的人事档案数字化管理系统，能够有效革新传统人事档案的管理模式，实现人事档案管理的标准化以及服务便利化，极大地提高人事档案管理的水平[1]。基于大数据的数字化管理系统，主要是通过采集所需数据，并对其进行清洗、过滤，以及归并后放入数据库，方便未来工作时的信息数据提取以及深度分析，实现数据价值效应化[2]。因此，在大数据环境下，对企事业人事档案进行数字化管理，这不仅能够促使人事档案管理工作具有规范性、整体性，还能够共享人事档案信息数据，充分提高利用率。在传统人事档案管理模式下，查询人事档案需要企事业单位各级职能部门相互协调，在增加人力成本以及时间成本的同时，还影响了后续工作的时效性[3]。基于大数据的人事档案管理，主要是将企事业员工的各类信息进行技术处理，实现人事档案相关信息的数字化。与此同时，在大数据环境下，人事档案会存入特定的数据库，尽可能保证人事档案管理的安全性、可靠性。基于大数据的人事档案数字化管理模式，通过对人数档案数据信息进行筛选、挖掘以及预配置，来简化工作流程。一定程度上，既避免了人力资源的闲置与浪费；也能够通过利用数字化技术手段，提升人事档案存储安全等级。此外，为了保障基于大数据的人事档案数字化管理的质量，需要配备适宜的软硬件设施。

2当前人事档案数字化管理现状

2.1人事档案利用率低

由于部分企事业单位的人事档案管理人员责任感以及参与度都比较低，影响了人事档案管理相关岗位的员工对其工作职责的认知度，无形中增加了人事档案泄密的概率。在实际的人事档案管理相关工作中，提供查阅作为日常的利用方式[4]，在查阅档案之前，仍需要查档人员填写查档审批表格，其过程繁琐，本质上并没有为人事档案的使用服务提供便利。人事档案管理以及使用过程中缺少便利性，不仅影响了各部门之间后续工作的时效性；还由于逐级上报、审批的过程，花费了更多的人力、物力。当前，人事档案的相关管理、使用工作只服务于特定对象，并没有在企事业单位内部形成公共服务的意识，直接导致人事档案的数据资源利用率不足。传统的人事档案管理还是以人工输入以及纸质归档的方式为主，仅靠个人经验甄别的人事档案资料，很难保证其真实性以及完整性[5]。此外，部分人事档案数字化管理平台，无法对输入数据的真实性进行判断。因此，无论是人为工作的疏忽，还是数字化管理平台遭受网络病毒攻击后，导致人事档案的失真，都会对人事档案数据信息的利用率产生直接影响。

2.2管理模式陈旧

人事档案相关管理工作还是以人事档案管理以及档案库房管理为主，在没有实现人事档案数字化管理的情况下，工作量是非常大的。因此，在对人事档案录入与打印的过程中，传统的数字化管理模式并没有提高人事档案相关管理工作的效率。由于当前人事档案数字化管理平台的相应设置并不完善，在进行人事档案变更管理权限时，只能够通过手动输入的方式完成更新。企事业单位的人事档案库房面积大，在采用传统的数字化管理模式时，仅能通过招聘更多相关管理人员的方式保证工作效率[6]。这不仅没有改善管理弊端，还提高了企事业单位的人工成本。在传统的人事档案数字化管理模式中，主要途径就是提供档案查阅，并不能对人事档案中的信息进行分析以及预测评估。此外，纸质归档与数字档案结合的传统人事档案管理模式，判断档案材料真实性的方式，仅能通过人事档案管理人员的工作经验肉眼识别。一定程度上，既无法保证在数字档案转换过程中的数据一致性，也无法保证每一个管理环节的真实性。

2.3数字化建设重视程度不足

部分企事业单位对人事档案数字化管理缺乏充分认知，不愿意投入资金以及专职人事档案管理人员，直接导致人事档案不能体现其真正的服务价值[7]。人事档案数字化管理模式受传统管理观念的影响，各类人事档案数字化的整理、修改以及存储都得不到制度的支持，导致人事档案数字化管理困难重重。由于企事业单位的人事档案数量非常多，不仅需要数字化管理平台的存储容量大，还需要大量人力、物力。当前人事档案数字化管理已有制作数字档案的规定，但由于管理平台的软硬件配置达不到要求，还不具备对人事档案相关数据的真实性进行查验的条件。在一定程度上，传统的人事档案数字化管理模式限制了其信息化的发展，甚至引发人事档案相关数据信息的保密问题。当前，人事档案数字化管理平台，只支持人事档案部门内部单机使用。因此，在开放部分人事档案数据权限共享的过程中，各层级部门未能实现信息共享，无法进一步提高沟通效率。根据当前人事档案数字化管理现状，可以通过引入大数据技术，在保证人事档案相关信息可靠性的基础上，实现人事档案相关数据的共享[8]。

3基于大数据的数字化管理系统设计

随着大数据技术的快速发展，企事业单位的人事档案数字化管理，不仅包括数字、符号等结构式人事档案数据，还可以包括人事档案的半结构式数据。创建基于大数据技术的人事档案数字化管理系统，不仅能够弥补人为管理人事档案的不足，还能够为人事档案数字化管理提供分析以及评估，构建管理系统框架见图1。

3.1系统硬件设计

档案数字化管理系统选用Mysql数据库，具有较高的便捷性，并运用Linux操作系统环境器，可兼容Firefox浏览器和Windows10浏览器，CPU应I5以上，硬盘500G，内存8G，可实现5台PC服务器同时运作，每台服务器包含两个CPU，虚拟服务器4核。

3.2系统软件设计

3.2.1管理权限模块基于大数据的人事档案数字化管理，为了规范人事档案数据共享的权利及义务，需要明确数字化人事档案的共享权限及范围，进而确定数字化人事档案相关数据的共享层级。通过分析企事业内部不同的数字化人事档案级别，以及不同的人事档案操作权限，从而确定档案可查阅等级。通常情况下，在不可越级查阅数字化人事档案的前提下，只有经过相关管理部门的审批，才能够提供人事档案的查阅服务。这不仅有效防止企事业单位内部人事档案的信息泄露，还能从源头禁止访问者拷贝人事档案的相关信息。在大数据技术环境下，形成局域网连接，确保了在人事档案共享的情况下，数据的可靠性，权限设置页面见图2。图2权限设置页面此外，企事业单位内部的人事档案具有保密性，不能将企事业单位的内部信息直接放在公共网络。因此，在数字化管理人事档案过程中，可以建立私有云计算模式，进而保证该管理模式的私密性以及可控性。3.2.2档案分类模块在基于大数据的人事档案数字化管理过程中，通过大数据的先进手段，完善人事档案的查阅方式，对档案进行精准分类。大数据技术的引入，需要配备专职人事档案管理人员。创新后的管理模式，人事档案管理人员的工作职责具体包括：定期更新管理平台相关软件、协助数字化查阅保密协议的签订、保证人事档案数字化存储的安全性。

4结语

基于大数据的人事档案数字化管理系统，改变了原有管理模式的落后性，并通过利用大数据、信息互联网以及云计算等相关技术，实现人事档案管理框架化、数字化，缩短人事档案查阅时间以及提高后续相关工作效率，是人事档案数字化管理的关键。此外，由于企事业人事档案自身存在特殊性，为尽可能地避免泄密情况的频繁发生，需要在人事档案相关电子文件传阅过程中，建立信息专用传输通道，确保操作者的严谨性、保密性。

【参考文献】

[1]廖贤达，刘中花.人事档案的数字化管理[J].人力资源，2021(7):106-107.

[2]高艳.数字化干部人事档案管理的安全风险与对策探讨[J].企业改革与管理，2021(4):74-75.

[3]胡晋宜.电子人事档案前景研究[J].商讯，2021(6):168-169.

[4]薛爱芹.新时期背景下企事业单位人事档案的数字化管理[J].就业与保障，2021(3):168-169.

[5]周洁，吕东阳.数字化信息在医院人事档案管理中的应用研究[J].兰台内外，2021(1):1-3.

[6]肖理婷，郑斯予.数字化背景下干部人事档案管理思考与探析[J].办公室业务，2020(22):160-161.

[7]项海菊.浅析大数据时代的数字化人事档案管理[J].科技创新导报，2020，17(3):143-144.

第2篇：人事档案数字化管理范文

关键词：档案管理;数字化;管理

档案管理数字化在实现的过程中具有较强的技术性特点，其中包含了计算机技术、信息技术、多媒体技术、网络技术、安全技术等多种类型的新型技术。因此，技术的不断发展与完善是档案管理数字化的重要基础条件，这些技术的发展、普及及研发力度在一定程度上决定着档案管理数字化的进程。

1档案管理数字化的可行性分析

1.1档案管理的现状分析

1.1.1管理制度的调查与分析

实现档案管理数字化需要建立数字化建设组织保证，建立数字化建设科学管理体系与规则制度，建立数字化建设规范，建立相关人员职责明细等，档案部门应该对这些情况进行明确与了解。

1.1.2硬件方而的调查与分析

档案管理数字化的实现需要建立在一定的物质基础上，主要包括数字化工作硬件条件与硬件设施，例如计算机等附属设施配置、网络设施建设等。

1.1.3技术方而的调查与分析

档案管理数字化的实现需要一定的技术保证，数字化工作具有较强的技术性特点，需要计算机技术、网络技术、信息技术等多种高新科技的支持。档案部门应该对自身的实际情况进行调查与了解，依据自身的技术力量制定数字化实施方案。

1.1.4人才方而的调查与分析

档案管理数字化实际上是一项大文化工程，在对其进行建设的过程中一方而需要高素质的管理人才，另一方而需要计算机等专业技术人才、法律人才等。档案部门要对当前的档案管理水平进行评估，全而的了解自身的数字化建设能力。

1.2档案管理数字化的实施目标

通过对档案管理数字化可行性的分析，具备了实现档案管理数字化建设的档案部门应该成立数字化建设领导小组，对数字化的实施目标进行制定，提出建设的长远目标与阶段性目标。在实施目标制定的过程中，要将档案管理的现状与未来的发展趋势作为依据，既要与实际情况相结合，又要高屋建瓴，与未来的发展趋势相协调。

1.3档案管理数字化的实施要素

在档案管理数字化的实施目标确定之后，要依据实施目标实现实时要素的确定。在整个的数字化实施方案中，实施要素属于主体部分，明确了档案管理数字化建设中的重点发展项目与领域，例如档案目标数字化建设项目、数字化档案信息局域网与广域网服务项目等。不同的实施要素在评估方法方而也存在差异，需要依据实际情况选择适合的评估方法，例如指标体系方法、概述性描述方法等。

1.4档案管理数字化建设的保障系统

档案管理数字化建设的保障系统指的是数字化实施过程中的管理体制、运行体制与投入保障体制三个方而。保障系统为档案管理数值化的实施提供了组织机构、规章制度、物质基础、技术支持等方而的保障。档案管理数字化建设保障系统的建立为数字化方案的实施提供了有利的保障。

2传统人事档案管理的缺点讨论

2.1档案更改时出现的文件转移、收集等出现的问题

我国人事档案管理系统存在的历史较为悠久，一份简单的人事档案转变能够涉及到许多的方面，要进行多个不同部门之间的信息更替。但是，现阶段的我国，由于长久以来的档案封闭管理方式，且众多的上级人员没有真正的意识到档案的特殊性，进而长期忽略对人事档案的管理，造成收集的人事档案存在较大的不完整性，进一步增大了我国事业单位档案管理的难度。另外，在工作人员出现人事转移命令时，由于不同企业单位或者工作部门之间的工作存在着较大的差异性，两者的档案交接需要较长的时间和长期的传输过程，会有丢失、损坏、被盗等风险。

2.2对人事档案的内容进行更新、修改时出现的问题

现阶段我国的事业单位编制制度，使我国的事业单位工作人员大多是由具有较高学历的优秀人才组成。但我国现如今的人事档案管理却不能体现每个工作人员的科研情况。在每个工作人员的人事档案中，大多数的档案内容均为较为简单的学历、家庭信息，对参加工作已久的人员的工作情况却没有较大的体现。因此，现阶段的人事档案内容更新时，应当多增加关于工作人员参与工作时体现出来的，关于工作能力以及对待工作态度等情况的详细介绍，帮助后期参阅人员获得更好的关于工作人员的信息。另外，在现阶段的人事档案管理中，由于多是使用纸质文件进行管理。在进行文件转移的途中，容易被有心人士调换、修改人事档案内容来进行犯罪活动，给人事档案管理带来不便。

2.3对认识档案进行归档收集时出现的问题

过去传统的人事档案在进行归档手机任务时，由于工作人员较少，人事部门的管理人员能够较好的根据档案管理的同一规定对档案材料进行收集，如使用统一大小、材料、厚度的纸张进行档案的书写等；但现如今，由于每年都有着大量的优秀人才需求，事业单位年年新增大量的工作人员，这种情况使人事管理人员的工作量大大提高，最后没有多余的精力再进行同一标准的档案分类收集。这样看来，过去较为传统的通过纸质文件进行档案管理的方式已经不适应现代社会的发展了，我们亟需改变这种方式，减少人事管理人员的工作强度。

3人事档案管理问题的应对策略

3.1对传统的人事档案管理制度进行改革

我们已经知道，过去传统的人事档案管理制度已经不适应现代社会的快速发展，我们应当对传统人事档案管理制度进行一个全新的更新，推陈出新。例如：在收集人事档案的期间，档案收集人员应该对需要收集的数据内容有着明确的了解，清晰的确定档案数据来源的真伪及来源途径的可靠性。另外，在甄别档案的内容时，要确保取用的内容是有用的而舍弃掉没用的信息。其他部门调阅档案时，我们应当对调阅人的权力进行严谨的考核，避免档案内容的意外泄漏。

3.2尽快转变人事档案内容管理的方式

由于现阶段的人事档案管理方式，档案内容并不能进行联网更新，因此，许多人就利用这个漏洞进行不法的行为。这样使人事档案的管理失去了它本来的意义，也不存在可靠性了。比如：某些人员为了获取更高的职位或者薪水，私自更改自己参与工作的时间，或者提高了自己的受教育程度，这些不法行为很难得到证实，也导致了越来越多的人员利用这种行为获取不法利益。所以，要想更好的管理好人事档案的内容，就要加强管理人员的甄别能力，定期对人事部门的档案进行多部门的取证，另外，一旦发现不合格的档案，立即对有关人员进行检查并及时销毁。

4提高对人事档案信息资源的整合

社会的发展离不开科学技术的不断发展，而科学技术的发展在很大程度上依赖于专业人才的综合素质，对于现代社会来说，人力资源的开发与应用是现阶段人事管理部门的主要任务之一。一个单位中就是该是科技人才荟萃，是专业技术人员是推动一个单位发展的重要表现。因此，对于人力资源管理起着非常重要作用的人事档案亟需通过改革创新来改造自己。对事业单位的人事档案管理信息资源进行开发利用，为企业发展服务是十分现阶段的首要发展任务。（1）人事部门应该主动积极向企业中的各部门提供工作人员的信息数据。要更好的发展一个部门，离不开各个员工的积极努力，但是，如何获得每个员工的专业能力程度是一个需要解决的问题。在现阶段的工作中，人事档案管理部门应当积极主动的将每个工作人员的信息数据以及相应的变更提供给其他部门，以便部门更好的安排每个员工的工作岗位，获得更近一步的发展。通过这样的努力，每个工作人员才能都参与到企业单位的发展中，为其做出更好的贡献。（2）人事档案部门应该改变自身意识，从管理部门向服务部门转变。对于传统的事业单位来说，人事档案管理部门原先是作为一个行政管理部门存在于其中，行使的是管理职责而非服务职责，但是这不利于事业单位idea发展。现阶段，人事档案管理部门的相关人员应当尽快转变自身的意识，认识到自己的服务职责，端正自己的态度，为其他部门提供更好的人事信息。（3）提高团结合作的意识，和其他部门共同发展事业单位。在现代社会中，知识的储量极大的影响经济的收入。事业单位是一个整体，由不同的部门来组成，每个部门之间都有着联系。人事档案管理部门最为管理全部人事档案的部门，更需要加强自身与其他的联系，为事业单位的进一步发展做出贡献。

5结束语

随着科技的不断发展，人们对档案的需求、期望以及档案信息白身性质都发生了重大的改变，档案管理而临着重大的发展机遇与挑战。面对这种新的情况，档案管理人员应该明确档案管理的发展趋势，通过档案管理数字化的实现来应对新形势的变化，适应档案事业发展的需求。档案管理数字化是档案管理发展的必由之路，在实现的过程中必须对其可行性进行重点分析，在可行性分析的基础上制定实施目标与实施方案，确保数字化的顺利实现。

作者:孙艳艳 单位:烟台市环境卫生管理处

参考文献：

[1]盛年红.档案信息化管理的必要性[J].机电兵船档案,2007(05).

第3篇：人事档案数字化管理范文

【关键词】：国土档案；数字化；问题；策略；

一、建设数字化国土档案应注意的主要问题

国土资源档案信息是国土资源部门在工作开展过程中逐渐形成的形态不同的历史资料，例如，各种图片、文本、实物和视频等，其在国土资源部门后续工作开展中发挥着非常重要的积极作用。

随着改革的不断深入，我国国土资源的管理模式和管理体制产生了很大的变化，对征地用地的实施、土地资源的保护和开发的要求越来越高。尤其是自实施农村土地使用权流转、土地资产登记等工作以来，国土资源部分的档案信息内容越来越丰富，数量也越来越多，当前有限的国土资源人力资源很难应对档案管理发展的实际要求。因此，我们必须对国土档案数字化的内容和覆盖范围进行科学、合理的界定，根据具体情况和时展的实际要求进行档案管理数字建设，否则不仅会徒增人力、物力耗损，还会因工作量的增加影响国土档案信息的管理效率。

国土档案管理数字花实现需要推行数字化国土档案内容和建立档案目录数据库。为了保证电子档案与纸质档案的一致性，为档案信息的精准、快速查询提供便利，国土资源档案管理机构需在归档、立卷纸质档案以后，将档案信息的类别、生成时间、内容目录、档案名称、档案编号和档案责任人等录入档案管理系统，并扫描、衔接那些需要连接入库的纸质档案原文。

国土档案管理数字化的推行是一种非常行之有效的档案管理创新模式，也应对社会转型的重要举措。数字化的档案管理模式具有管理规范、查阅简便、时空限制少等的特点，这是传统的档案管理模式所无法具有的优势，但有优势的同时，数字化档案管理模式也存在着自身的问题。与传统的档案管理模式相比，数字化档案管理模式的管理人员相对较为“复杂”，程序要求相对较高，这必然会在很大程度上增加管理和维护档案系统的难度。国土资源档案信息的内容非常繁杂、设计范围相对较大，既有机密级的档案信息，也有公开的档案信息。档案管理查询、数据录入和系统维护中任何一方人员责任意识的缺乏、保密意识的欠缺都有可能导致档案资源的泄密和破损，进而造成国家、个人和社会的重大损失。

二、推行数字化国土档案管理的建议策略

2.1数字化档案内容进行科学合理的界定

档案管理数字化的推行需要首先将纸质档案信息转变为数字档案信息。由于国土档案信息资源数量过于庞大，而且还有很多秘密级的信息，完全用数字档案取代纸质档案是非常困难的，也是没有必要的。因此，我们应该国土资源部门的实际工作情况出发，解放思想、用于创新，本着适用的原则，从提升档案利用、查阅效率的角度出发，合理科学的进行数字化档案内容和范围界定，切勿为了数字化而盲目数字化。档案管理的数字化一方面需要满足实际工作需要，优先对那些具有较高使用频率和社会关注度的档案信息进行数字化，以使档案的查阅和利用价值获得充分发挥，满足人民群众对档案资源的实际需求。另一方面要从国土事业持续发展的角度，对那些相对比较珍贵的、具有史料价值作用的稀有档案信息进行优先数字化，以使档案信息的凭证作用获得有效发挥。

2.2对档案信息数字化的过程进行严格的管理

建立数字化档案的关键和基础在于数据的处理，同时，这也是数字化档案建设能否成功的必要因素，因此，必须对数据处理标准和处理流程进行严格的控制，通过数字化档案操作流程和制度的建立与完善，对数字化处理的所有环节进行严密的监管和审查，以确保高标准的进行档案数据处理。档案数据数字化的处理一方面需要对处理的过程进行严格的规范，让大家都明确认识到自己的责任，数据处理必须严格遵守统一连接、统一扫描、统一录入、统一检索和统一著录的要求，尽最大程度的确保所有环节的规范化操作。另一方面，要建立完善的数字化档案处理加工制度。让档案原文衔接、扫描工作人员与数据录入工作人员签订协议，明确双方在数字加工处理过程中的责任和义务，并对他们的处理过程进行督促和监控，以避免各种失误和错误的产生，确保档案信息处理的准确性和完整性。

2.3严明工作纪律

要根据档案管理的相关法律规定和保密制度，严格要求档案信息管理人员，以确保档案信息和档案原件的绝对安全。在维护和维修档案管理软硬件时，必须在保密机制的监控下邀请具有维修、保养保密信息资格的专业人员前来维护、维修，并做好必要的保密工作。同时，要对档案信息管理的各个流程、各个环节进行严格管理，对档案的查阅和利用情况严格进行登记，准确记录档案的查阅和流向，尽可能的降低档案管理的风险系数。

结语：国土资源档案数字化的推行有利于档案数据查阅、利用效率的提升，有助于国土资源部分工作效能的提升。因此，我们必须在充分认识数字化档案管理规律的基础上，对数字化档案内容进行科学合理的界定，严格管理档案数字化处理加工过程，并严明档案管理纪律，最大限度的降低档案查阅、利用的风险系数。

参考文献

[1] 唐立. 浅谈如何提高国土资源档案管理[J]. 中国外资. 2011（23）

[2] 孟秀丽. 对馆藏档案数字化加工若干问题的思考[J]. 四川档案. 2011（05）

第4篇：人事档案数字化管理范文

关键字：人事档案；信息化；价值

所谓人事档案，是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料。人事档案在我国有着重要的地位，随着信息时代的到来，人事档案也必然地被卷入了这个信息化的大潮中。然而在人事档案信息化的过程中，却出现了很多不尽如人意的地方，这些都亟待引起档案工作人员的重视。

1 人事档案的发展以及信息化现状

人事档案在我国的发展历史较长，对于人事档案的重视在很大程度上源于计划经济环境下，国家对于整个社会较为严格的控制，在这种控制之下，人事档案成为了必然的控制手柄之一。经过多年的发展，我国在档案管理工作领域已经取得了一定成果，形成了较为完善的档案管理工作法律法规，并且对相关领域的从业人员以及相关工作展开方式起到了良好的约束作用。

在此基础上发展起来的人事档案信息化工作，在初期开展的十分顺利，这种顺利开展主要源于一直以来良好的规范工作，让人事档案有着规范的形式，便于实现数字化。然而就在人事档案信息系统建立起来之后，诸多问题也在随之涌现。总结起来，重点有如下两个方面的问题较为突出：

首先数字化档案在目前仅仅充当了纸质档案备份的功能，即数字化档案随纸质档案的更新而更新，并无更多主动性操作。在实际的工作过程中，相应的档案管理工作人员是完全将数字化档案视为对于纸质档案的备份，单纯理解成为，由于纸质档案难以得到较为妥善的保管，因而建立起数字化档案。更为严重的是，很多工作人员甚至在数字化档案系统已经得以建立的情况之下，仍然依赖于纸质档案展开工作，而将数字化档案视为后备资源。此种情况下建立数字化档案系统完全成为了档案管理工作者的一种负担，而难以推动档案工作进一步发展，更难以实现人事档案的存在价值。

其次则在于无视数字化档案的传播共享属性。人事档案作为组织中相关成员的重要情况记录，对于组织的日常活动必然有着积极的意义，然而这种属于档案自身的对于实际工作的指导意义想要得到充分发挥，必须要实现档案信息的流动，即保证其能够于需要的时间内出现的需要的地方。针对于这种需求特征，如果单纯依靠传统纸质人事档案很难实现，鉴于档案本身的特殊性，涉及到众多敏感信息，通常都会安排专门的部门和人员进行管理，确保人事档案的安全并且保证相应的管理工作符合相关的政策法规要求。这种对于人事档案慎重的态度虽然十分必要，但是却在一定程度上成为阻碍档案信息流动和深入应用的羁绊。当前社会中档案的数字化能够很好地解决这一问题，然而为数众多的档案人员并没有充分重视到数字化档案系统的这一优势，导致数字化系统在建立以后难以有用武之地。

2 切实深化人事档案信息化的相关讨论

通过上文中对于人事档案信息化的现状分析，可以看出人事档案信息化的价值还有待深入挖掘。针对于目前广泛存在的问题，可以着力从三个方面对人事档案信息化的价值提升开展工作：

2.1 构建开放信息系统

人事档案信息化最大的优势就在于强有力的数据传输保障，能够让有关人员随时随地获取到所需要的信息，虽然人事档案相对管理严格，但是如果想要人事档案切实发挥其自身价值，成为推进组织人力资源优化工作的有力武器，就必须构建起相对开放的信息系统，能够让更多的相关人员可以读取到相应的档案信息。同时，鉴于档案信息本身的敏感问题，应当对阅读人员的权限进行明确界定和管理，确保相应的人员拥有相应的权限，并且妥善控制，避免权限过大导致档案信息处于不安全的境地。

2.2 积极维护构建完整档案系统

对于人事档案而言，纸质文档和数字化文档具有很大的区别。前者不仅仅在管理和使用上呈现出更为谨慎的态度，在相关数据和信息的收录方面也更为保守。与之对应的数字化档案，就可以提供更大的容量，并且在读取方面也极具便利。针对于人事档案信息系统的这种使用以及建立特征，有必要采取相应的态度构建起更为完整的档案信息系统，才能够为有关人力资源的管理决策提供更为有效的支持。具体而言，在内容上，可以将更为宽泛的数据信息纳入到人事档案的信息系统中来，打破以前仅仅对有关人员重大人事事件进行记录的窄范围操作，而将更多关于培训、调度等人力资源信息纳入到系统中，同时为了保持原有档案的独立性和完整性，可以考虑在信息系统中建立相应的人员副本信息存档。更为全面的信息，无疑会成为组织决策工作中更为有力的支持。

2.3 确保档案数据安全

档案数据安全是实现上述两个方面应用和价值提升的基本依据，失去了信息系统数据安全的保障，一切价值的深入发挥等都无从谈起。在构建更为开放的信息平台的时候，更应当注重安全问题，不仅仅是传统意义上对于病毒和网络攻击的防范，对于相应资料的使用和阅读状况，也是人事档案信息化管理工作必须注意的重点。

3 结论

目前，不仅仅信息化系统的存在价值没有得到充分发挥，就连一直以来存在于我们生活中的人事档案，也仅仅起到了对相应事件的如实记录，而未能在组织环境的更大领域发挥其应有的价值。针对这种状况，只有不断深入挖掘和发现问题，提出有针对性的解决方案并切实予以执行，才能让人事档案焕发出其应有生命力。

参考文献

[1]谭丽珍.人事档案管理信息化建设初探[J].秘书之友.2006（04）

第5篇：人事档案数字化管理范文

1.完善规章制度和管理手册

人事档案管理工作复杂繁琐，必须按照相关的规章制度来办事，否则就会无章可循，无所适从。根据国家档案局、国资委关于档案工作的新规范和新要求，结合企业实际工作和社会现实需要，要进一步健全人事档案管理体系和工作责任制，规范业务环节，推进档案工作标准化、规范化管理，使人事档案案卷的整理更加全面、科学、完整，为任用考察干部提供准确、实用的信息。

2.加强建档业务指导

结合企业全面深化改革的实际，及时指导合并重组单位、职能调整单位和新成立单位开展人事档案业务，做好合并重组后被撤销业务或单位的人事档案处置工作。及时收集管理改革中新形成的人事档案，对档案材料认真整理，进行有效细致的鉴别，去伪存真、查缺补漏，确保材料齐全完整，手续完备。3.扎实做好人事档案归档工作完善人事档案归档范围，做到确认依据齐全、充分，使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况。做好人事档案归档与档案收集工作，建立人事档案材料收集网络，保证人事档案“应归尽归”，减少重复归档和重复保存，推动档案资源科学配置和共享利用，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

二、加快档案数字化建设进程

1.进一步完善人事档案管理系统应用

做好人事档案管理系统升级工作，熟练应用档案管理系统，提高应用范围，实现计算机辅助管理。以实现全文数据库建设为目标，落实“增量电子化”要求，保证电子档案同步归档，做到收集齐全、命名科学、整理有序、元数据合理有效、格式规范、归档及时。

2.加快推进人事档案数字化、信息化

按照国家相关要求，加快“存量数字化”步伐，尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，使文字、图片、声像等资料转变成数据资料，加强数据质量管理，严把数据质量关，加强审核力度，确保进入系统的数据符合要求。

3.开展档案资源数字化、网络化服务

做好人事档案数字化成果的权限设定和挂接工作，搭建声像档案展现平台，实现人事档案资源的在线阅览与网络利用，实现人事档案纸质与数据格式并存，以此推动档案服务方式的变革。

4.加大档案安全保管力度

严格执行人事档案保密管理相关规定，制定切实可行的安全预案，做好人事档案保管与利用过程中的保密工作，确保档案实体和信息安全。严格遵守人事档案借阅审批程序和档案管理系统档案查阅权限，明确人事档案利用的方式和方法。

三、推进档案开发利用工作

1.创新档案服务方式

要创新思维、善于谋划，找准结合点，主动利用档案资源服务领导决策和企业发展。积极提供人事档案利用服务，为企业全面深化改革提供档案信息资源保障；结合人事档案利用需求，加强档案信息分类管理，提供多样化、个性化、常态化的档案服务。

2.加强人事档案文化产品开发

对人事档案中的内容进行筛选、提炼、加工、编撰，把人事档案转化为文化产品，推出一些有特色、有影响力的佳作。以档案资料为主举办各种展览、制作电视节目或音像制品等，使档案从库房中“走出来”，更精彩。

3.做好人事档案的宣传和研究工作

围绕“国际档案日”宣传主题深入宣传档案工作服务企业改革发展的作用和成果，提高全员档案意识。深入宣传人事档案部门在服务改革发展中的新举措、新成果和典型案例，把档案变成现实的延伸、背景和参照。另外，要加强对档案工作重点难点和关键问题的研究，及时总结好的做法和利用案例，引领档案工作的创新发展。

四、落实相关保障措施

1.加强档案队伍建设

充分利用国家组织的专业培训、远程教育等方式，制定培训规划，优化和丰富培训内容，做好各类档案人员的岗位培训，提高全员业务素质。务必使档案管理人员熟悉人事档案工作的各个环节，明确鉴别、分类的内容和归档的要求，更好地掌握科学管理人事档案的方法和原则，以便提高工作效率和档案质量。

2.深入推进档案评价工作

企业人事部门要坚持和完善档案工作评价机制，定期抽检人事档案，评分排名，对于出现的问题，要积极认真及时地整改。以评价为抓手推动各项管理要求的落实，提升档案工作整体水平，使人事档案工作更加科学实用，为人事资源管理工作提供帮助。

五、总结

第6篇：人事档案数字化管理范文

一、确保人事档案管理的标准化

人事档案的开展，需要领导给予充分的重视，只有领导对人事档案管理工作重视度提升，档案管理人员才能对档案管理工作的积极性提升，确保各项档案管理工作都能够落实到实处，同时确保管理工作效率的提高。在人事档案管理工作中，可以加大对人事档案管理工作的宣传力度，使人们认识到人事档案管理工作的重要性，从而推动人事档案管理的标准化建设，确保人事档案管理体制一体化标准的实现。

二、加快人事档案数字化平台的构建

近年来，随着计算机技术和互联网技术的快速发展，档案信息化建设速度也在不断加快，在各行业中，人事档案信息化数字管理模式忆开始普及。通过人事档案数字化平台的构建，不仅有效的提高了人事档案工作的效率，而且人事档案利用效率也得以大幅度提升。信息化技术和数字化技术在人事档案中的应用，有效的确保了人事档案有序性和安全性。但在当前人事档案信息化平台构建过程中，数据录入还是完全依靠人力来完成，这就避免会由于人为因素的影响，而导致一些错误的发生，会对后续的各项工作带来较大的不利影响，所以需要严把录入关，避免人为错误的发生。同时在当前人事档案完全依据计算机进行操作的新形势下，需要对人事档案的安全性和保密性采取切实可行的措施，确保人事档案信息化和数字化建设的质量，使档案信息的安全性能够得到有效的保障。

三、加快提高人事档案工作人员的素质

在人事档案管理工作中，很大一部分工作都是由手工进行整理完成的，这就导致在人事档案管理工作中受到人为因素的影响较大，档案管理人员对档案工作进行整理的质量会对人事档案管理工作产生较大的影响，所以需要努力提高人事档案工作人员的自身的素质，确保能够更好的发挥出人事档案的重要作用。

（一）档案管理人员需要具备较强的责任心、耐心和细心

人事档案管理人员，不仅工作量较大，而且工作较为繁琐，天天面对高强度的工作，避免不了会有懈怠情绪，在工作中由于疏忽而导致错误的发生。所以作为人事档案管理人员，需要具有较强的责任心、耐心和细心，这样档案管理人员才能确保工作质量，能够更好的将全部身心投入到档案管理工作中来，对档案工作保护良好的热情，确保档案管理工作质量的提升。

（三）档案管理人员需要具备专业的管理素质

长期以来，人们对人事档案管理工作都存在着错误的认识，觉得人事档案管理工作不需要技术性，人事档案管理人员也不需要特殊的技能和素质，只要能保管好档案资料即可。但在实际人事档案管理工作中，则需要档案管理人员要具有较强的专业管理素质，不仅需要熟悉人事档案相关的法律法规，而且还要遵守人事档案管理的相关原则，档案管理人员还需要对各项档案规章制度进行严格遵守，确保自身专业管理素质的提升。

四、进一步对人事档案相关制度进行完善

在现有管理条件下，为了有效避免档案丢失以及改动现象的发生，应建立起一套健全的档案工作制度以及责任追究制度。有关人员在对档案进行查阅的过程中，应严格程序办理相关手续，尽量做到档案的转入、转出以及在接收材料时的登记审查制度，与此同时，查阅以及借阅档案的过程中也应做好相应的记录，提供准确人事档案信息，有效地制约造成人事档案泄密、涂改等人为因素。对人事档案管理中出现问题的，实行责任追究。

在人事档案管理工作中，需要做好人事档案资料的收集工作，需要定期及时进行档案整理、收集，并将所收集到的资料移交给管档部门，做好档案归档工作。在单位中需要形成档案材料的收集网络，做到层层有人管，时时有人收，利用纵横相通的材料收集网强化档案的收集工作。

最后，管档人员在开展工作的过程中应尽量做到认真负责，保证档案的质量，同时应按照档案工作的相关规定，实行统一的整理装订标准，管理好档案，为合理的人才流动创造最大的便利，尽量做到经常检查，并且保持室内的清洁卫生，做好防火、防潮、防蛀、防尘“四防”工作。

第7篇：人事档案数字化管理范文

1 新制度下高校人事档案管理中存在的不足

1.1 人事档案管理制度落后。高校人事制度已经改革为聘用制和岗位管理制度，但是，高校人事档案管理工作制度还没有及时地改变。

人事档案管理制度相对落后，体现在以下几个方面：（1）管理制度不健全。在高校人事档案收集阶段缺乏保密机制，档案资料在递交、检查、审核等必要程序上容易出现问题，导致资料泄密；在档案归档、查阅阶段也缺乏相应的监督管理制度，致使入档材料处于堆积状态，甚至发展成档案材料丢失、不完整等情况。（2）管理手段落后。目前，许多高校人事档案管理工作仍基本靠手工操作，缺乏基本的管理设备与先进的管理手段，部分高校不愿利用网络传输档案资料，有的还习惯于传统笔记手写。

1.2 人事档案管理人员工作意识落后。（1）身份观念依旧。在传统人事档案管理中，总存在一种对档案所属人身份不同采取不同态度的工作观念。容易造成干部档案齐全、完整性较高、保存较为完好；而一般工人档案则出现失真、遗失现象。（2）档案管理意识淡薄。一是领导不注重档案管理队伍的建设与稳定，造成人员配备不足，管理知识缺乏；二是广大职工普遍对人事档案归档内容、管理范围及档案管理工作重要性等缺乏全面深刻的认识，导致对应归档材料不能及时送交档案部门管理，造成人事档案归档不全现象。这不仅违反管理规定，也给利用工作埋下隐患。（3）岗位竞争意识不强。许多从事高校人事档案管理工作者，总觉得自己的工作比较有保障，特别是在本单位工作时间较长的职工，似乎觉得高校工作是一种“铁饭碗”，无形中形成一种消极对待工作的态度。

2 新制度下高校人事档案管理的应对策略

2.1 改进工作方法，完善材料整理。（1）规范人事档案管理制度，实现高校人事档案管理标准化。高校人事档案管理工作标准化就是要对人事档案实行统一、简化、协调等有序化管理控制，以获得最佳档案管理效益，严格把好档案进口关、出口关，严格制定收集、整理、归档、借阅等工作规则，确保档案材料齐全、完整、真实。（2）充分利用现代科技手段，实现高校人事档案管理数字化。档案数字化是数字社会时代要求，数字化意味着精确、缜密、高效和快捷。把计算机网络等现代科技手段运用到高校人事档案管理中去，建立和完善人事档案数据库，实现实体档案计算机辅助化管理，采用较为先进的现代信息存储技术推进电子档案管理，实现网络相互连接以及资源共享。

第8篇：人事档案数字化管理范文

一、医院人事档案管理现状

（一）人事档案资料的非共享性

国家对于人事档案的利用有着严格的规定，一般情况下本人无权查看自己及其直系亲属的档案资料。这种封闭式的管理方式，对于人事档案信息的保密，有着非常有效的作用。但是，作为涵盖了医护人员参与医疗实践、科学研究、从医经验的医院人事档案信息，在这种管理模式下却无法发挥它应有的作用，不能有效地为医院的教学、医疗和管理服务，无法实现区域内人事档案资源的共享和共用。

（二）档案的实用价值与现实脱节

目前医院的人事档案中，一是信息冗杂凌乱，可以说是记录了当事人从小到大几乎所有的信息，却很难筛选出其核心和精华的部分；二是内容模式化痕迹明显，很难客观地反映出一个医护人员的真实素质和水平，比如像医护人员诊病的治愈率、就诊人员的满意度等实用信息缺乏等，使医院人事档案的实用价值与现实需求严重脱节。无有效价值的人事档案信息管理，不仅损耗着医院的人力物力财力，也使人事档案失去了自身的实用性、时效性和核心性。

（三）传统管理模式的弊端

随着市场经济体制改革的推进和深化，医护人员已经逐步实现聘任制，长期以来的分配制度正在逐步的退出历史舞台。社会的需要让医护人员的流动性越来越大，出现了多点任职和挂靠等现象。由于档案转调手续非常复杂难办，所以部分人员放弃了转档想法，只身到岗任职，于是“人档分家”“缺档、死档、弃档”的现象比比皆是，让人事档案存在的意义渐渐失去了原本的初衷。所以说，传统的人事管理模式已经落后于社会的需求，需要引入全新的模式与理念，对人事管理模式和管理理念做深化革新，以实现服务社会、服务人员、资源共享的最大化。

二、实现医院人事档案信息化策略

传统医院人事档案管理的弊端和不足，严重地制约着医院人才资源的利用，限制了我国医疗卫生事业的发展。因此，对医院人事档案进行信息化管理迫在眉睫，成为信息化时代的重中之重。

（一）转变理念，加强学习

在新形势下，档案管理人员必须转变传统的管理理念，学习先进高效的管理模式，将医院的人力资源以最科学、最便捷、最全面的方式展现在医院决策层面前，使之随时掌握医院各个员工的技术能力、学术水平和医德品行，实现医院人力资源的最优配置，进而发挥巨大的社会效益。因此，在医院人事档案管理中，管理人员应充分认识人事档案资源的重要作用，加强现代化人事档案资源管理方式的融会贯通，引进先进科学的管理系统，提高自身的软硬件配置，形成高效利用、有效运转的人事档案管理体系。

（二）建立人事档案数字化信息平台

人事档案信息以前多以纸质形式存于各个机构的档案室中，临用现找，费时费力，而且对于大部分医护人员来说时间就是生命，找资源的时间可能会耽误救治多名患者。所以，在医院实现人事档案资源数字化，要最大程度的发挥档案资源的价值。医院档案数字化化平台的建设，需要针对图片、语言陈述、数字数据等不同资源利用不同的形式，分步骤、分部门地进行构建，使医院各个部门的资源以最合理的方式实现数字化，达到资源共享的最优化。同时，要摆脱传统的人力采集录入方式，利用智能、快捷高效的计算机对多种信息进行整理存档，增强信息的可查询性和可探究性，同时也利于人事信息的更新，增加信息的时效性，以备相关的管理人员和决策人员查询和管理。同时，也可建立区域或网内共享的信息系统，使这一重要的人事资源得到最大化利用。

（三）完善信息管理系统以及人事档案管理数据库、数据网

所谓完善信息管理系统，其关键是保证信息资源的完整性。因此，要在内部建立一个系统的资源体系，根据整个体系的要求对相关的信息进行逐步的系统的录入，包括员工的基本信息、工作经历、薪资待遇等，进而形成一个系统的规范的资源数据体系。利用发达的网络平台和专业的技术人员，将这一体系转化成医院内部的人事数据库、数据网。在这一方面，医院应该重视并加强投入力度，促进信息系统功能的提升，购进品质好的技术设施，提高收集信息资源的效率。

（四）加强信息化、智能化管理力度

随着我国计算机30多年的发展，其在各个领域内都得到了广泛的应用，加之网络技术的日臻成熟，更是进一步拓宽了它的应用领域。现如今，大部分医院的人事档案管理工作已经开始逐步推行信息化和智能化管理，这样就可以减轻工作人员大量的负担，节约出大量时间和精力去规范这种管理制度与模式，提高人事档案管理的效率。医院内部形成独立的资源数据库，通过网络平台与区域或者网络平台内实现资源交换，将人力达到最合理化的利用，实现资源的共享，更大程度地为人类的医疗事业的发展与进步提供源源不断的新鲜血液和动力。

（五）着重保障信息资源的安全

第9篇：人事档案数字化管理范文

经济的进步，时代的发展，促使人类进入到知识时代，信息成为时展的决定力量，信息技术在各行各业的应用大大提升了工作的效率，提高了行业竞争力，档案行业亦不例外，在信息技术的影响下，人事档案管理工作水平有了很大提高，其利用电子化、网络化与数字化为载体，突破了传统纸质档案的限制，实现人事档案信息资源的共享目的。

1.人事档案信息化建设的重要意义

信息时代的到来彻底改变了社会各行各业发展的模式，在这样的环境下，传统的人事档案管理利用纸质形式进行记载、长期的处于闲置状态下的模式已经无法满足发展需求，因此，实现人事档案信息化不仅可以改进人事档案的载体，同时也将人事档案以动态的方式呈现出来，运用现代化的计算机、网络技术完成人事信息的整合与管理，为人事档案的查询与检索提供过便利，实现档案信息资源的共享。

1.1提高人事档案信息化是现代化管理的需求

随着经济体制改革的深入，档案总局为了适应社会发展的需求，提出了档案全国档案住处化建设的目标与任务，因此，加快认识档案管理的信息化建设是与时展相一致的，是现代管理的必然要求，其对人事档案管理工作及工作效率的提升都将发挥积极意义，这将改善人事档案的利用价值。

1.2实现认识档案信息资源共享

信息时代的打来使得信息成为重要的战略资源，在人类社会进步的过程中，人事档案信息化建设就是要以档案信息资源建设为核心进而强化对档案资源的利用的与开发，加快档案数字化的进程，推动我国人事档案工作的发展，为现代化建设提供更加优质的服务。

2.新形势下人事档案信息化建设中存在的问题

近年来，我国人事档案信息化建设水平有了明显的改进，但从实际情况来看，我国的人事档案信息化水平与西方发达国家相距较大，制约着我国人事档案信息建设的步伐，具体来说，主要存在以下几个问题：

2.1整体水平相对较低

目前，我国多数的事业单位对人事档案管理工作不够重视，导致人事档案管理工作管理水平相对较为落后，内容更新、补充不够及时，制约了人事档案的信息化进程，使档案信息化建设优势无法充分发挥，制约管理水平的发展。

2.2档案信息化系统的管理过于分散

在档案信息化的建设过程中，由于没有统一的规划及领导，因此浪费情况颇为严重，而且各部门间各自为政，因此在各自的范围内实行建设，而在这些部门中含有大量的信息，因此存在着重复的工作问题，使人事档案资源的信息共享受到制约。

2.3管理人员不足，整体水平较低

受到档案工作特征的影响，从事档案工作的人员较少，整体水平相对较低。多数认识档案工作人员并未受到专业的训练，对档案信息资源的收集意识也较为薄弱，使得工作人员在工作中对单反的和总要性及管理档案要求、资料收集等业务处理不当，缺乏对档案全面、系统、连续性的合理规划。在档案的整理、搜集档案资料、检索与存储档案的管理过程中的方法相对也不够完善，这在一定程度上也制约了档案信息化建设的发展与进步。

3.改进人事档案信息化建设的有效对策

从上文的分析中我们看到当前我国人事档案信息化建设中仍然存在诸多制约因素，对此，必须要引起重视，采取相对应的对策加以改进，促进人事单反信息化建设水平的提高。

3.1改进人事档案信息化的整体水平

为了实现人事档案的信息化目标，政府必须要制定与其想对应的规章及制度，提高人事档案信息化建设水平。档案的利用主要是依赖现有的信息技术手段及现代化的管理方式与严格的管理制度来达到预期的管理目标，实现信息的控制。唯有如此，才能从根本上促进人事档案管理水平的提高，为用户提供主动服务。人事档案的利用必须要通过专业的网站进行查询，利用档案数据信息的权限管理办法及县官的安全管理协议等规章制度，投稿人事档案信息进行有效及合法的利用。同时，作为档案的基本价值，电子档案法律凭证的作用要在信息技术方法可以确保数字化方案真实性的基础上得到良好的体现。另外，要对当前我国现有的人事档案利用信息进行调整，唯有如此才能发挥档案凭证的价值。

3.2实行集中统一管理的模式

由于管理过于松散，导致大量的信息资源被漏掉或者是重复录入，影响信息价值的发挥，制约使用功能的发挥。所以，要想更加集中的采集与使用人事信息，就要集中统一的管理模式。用信息科学技术为职称，实现人事信息资源的数字化及资源的共享目标。

3.3加强对人事档案管理人员的培养力度

发展的根本是人才的发展，但从当前我国人事档案的管理情况来看，我国档案事业的发展人才不足，尤其是复合型的人才不够，对此，必须要加大人事档案人员的培训力度，进而提高档案人员的综合素质，加强对岗位人员的知识更新与学习，使其更好适应时展的需求，提升其竞争力，调动远动的积极性与主动性，为档案使用者提供更加优质的服务。