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企业法律风险存在于企业从设立到终止的整个过程中,存在于企业决策管理,财务,生产经营,投融资和项目合作等各个环节,既有外部环境变化引起的法律风险,又有因自身行为导致的法律风险,本文仅对企业以下几方面的法律风险做一些分析和论述。
(一)企业法人治理结构法律风险主要体现在股东滥于行使权利,股权结构不合理,企业决策议事机制不顺畅,效率低下,高管人员和越权行为,关联交易等企业缺乏完善的法人治理结构,内部决策权力制衡机制不科学所引发的法律风险。
(二)企业合同法律风险,主要体现在合同的签订、履行、管理和事后救济等过程中发生的法律风险。
1.合同签订阶段的法律风险(1)对合同相对方主体和签约资格审查不严导致合同无效,效力待定及被撤销的法律风险;(2)对合同相对方履约能力和信用状况审查不严,监控不及时等导致对方违约的法律风险;(3)对合同主要条款审查不严主要是指标的物的质量、数量、规格、型号、含量,付款方式和时间,交货地点,运费及承担方式,质量异议期限,违约责任,商业秘密,争议解决办法等条款约定不明确具体或没有约定导致合同纠纷的法律风险。
2.合同履行阶段的法律风险(1)在合同履行过程中,未对双方协议变更的事项进行书面确认,签订合法有效的补充协议,对方发生违约未及时提出异议和采取救济措施,并没有留存对方违约的书面证据;在合同发生争议后,未采取有效的措施,保管有效的法律文件。因上述情形发生合同纠纷诉至法院企业要承担举证不能的法律风险;(2)在合同履行过程中,当出现了合同约定或法定的情形,企业本身怠于或不知道使自己的权利来维护片自身的权益,导致事后的权利救济不充分或丧失胜诉权的法律风险。
3.合同管理制度不完备的法律风险(1)对于出租、出借合同专用章、公章没有引起足够重视;对空白合同书,空白介绍信,企业公章的管理和保管很随意,没有形成一整套合同印章管理制度和流程;(2)因法人授权委托不明确,业务人员离职工作交接制度缺少导致的表见的法律风险;(3)合同文本档案未妥善保存导致重要法律文件丢失的法律风险。
构建企业法律风险防控制度体系
(一)企业法人治理结构法律风险防控制度
依据《公司法》的相关规定,给合企业自身的生产经营状况,构建科学合理的符合企业自身实际需要的股东会、董事会、监事会、高级管理人员的权力决策运行机制和组织形式,坚持决策权、执行权和监督权三权分立的原则,明确各组织的职责和权限,使相关权利得到合理的分配与制约,引入法律顾问和重大事项法律论证制度,使企业的权力决策运行与监督有法律的保障,引入高级管理层持股制度,调动高级管理层的工作积极性,完善组织机构之间的工作流程和议事规则,建立高效的法人治理法律风险防控体系,确保企业经营目标得以实现。
(二)企业合同法律风险防控制度
1.在合同签订阶段企业制订完善《业务合同签约制度和流程》、《客户资信和履约能力调查表》、《合同审查示范表》等配套制度和流程表,成立专门的法律事务部门或聘请法律顾问,由业务部门人员按照上述制度和流程审查对方的主体和签约资格,信用状况,履约能力,合同主要条款后,将合同报企业法务部门经理审批,这样做可以起到事前预防法律风险的作用。
2.在合同履行阶段企业应制定合同全方位,全过程的动态管理制度和流程。企业应当制定完善《合同审查监管制度》、《履约情况一览表》、《凭证管理制度》通过这些制度和流程表,企业可以及时动态的监管和了解合同履行的全过程,一旦出现合同相对方违约或违反法律规定的情形,法务部门人员可以及时有效的介入,依据相关法律规定和已有证据采取相关的权利救济手段。
3.建立完备的企业合同管理制度包括《合同印章使用管理制度》、《法人授权制度》、《合同文档管理制度》、《离职人员工作交接表》通过这些制度的建立,可以有效地预防因合同印章管理随意混乱和滥用权,而导致企业承担表见法律后果的法律风险,同时也可以有效预防重要法律文件失丢的法律风险。
结束语
关键词:企业 风险防控 建设
什么是企业法律风险?作为一个现代企业,从企业成立、日常经营管理到解散清算都离不开法律规范的保障与约束。大到投资经营决策,小到日常经营管理,只要是因不了解或违反有关市场运营、行业规范、劳动和人事管理制度等各方面的法律法规和规章制度而产生的不利后果,最终都可以归结为法律风险的范畴。简单地说,企业法律风险就是指企业在经营管理过程中因不了解或违反法律规范而产生不利后果的风险。
市场经济也是法制经济,企业作为市场经济中活动的基本元素,必然要接受法律的规范和制约。法律风险防控主要具有以下几点重要意义:
(一)企业法律风险防控是企业参与市场竞争的客观需要。市场竞争日益激烈,企业面临的法律风险越来越多,企业要想在竞争中获得优势,必须有效防范企业法律风险,以最大限度地减少企业可能遭受的损失。
(二)企业法律风险防控是企业自身发展壮大的重要保障。企业的经营活动离不开法律的约束,规模越大,发展速度越快,面临的风险就越多,企业在不断积累资产和财富的同时,要不断增强自身风险防控能力,保障企业的平稳发展。
(三)企业作为社会经济的组成元素,除了以生产经营获取利润为目的以外,还应承担一定的社会责任,有效防范企业法律风险,不仅是股东利润的保障,也是保障劳动者权益的需要和国家经济实力的重要保障。
一、企业法律风险防控的指导思想与主要原则
企业法律风险防控体系必须同时具备完整性、科学性及有效性,这样才能真正地为企业的经营发展服务,切实起到保驾护航的作用。主要坚持以下原则:
(一)全员参与、全方位防控原则。企业法律风险防控在参与人员和涉及领域方面都体现出了全面的原则。对企业法律风险的防范需要全员参与,包括公司的管理层和全体员工共同参与,涉及的领域包括企业经营管理的各个方面,贯穿企业经营管理的全过程。
法律风险防控要从源头开始,要贯穿到企业经营管理的全过程和各个环节,实现全程监控,全过程管理,真正把法律风险防控融入到企业日常经营管理活动中去。
(二)规范运作、有效监管原则。法律风险防范需要有切实可行的监管流程和明确的制度保障,包括风险信息的收集、评估、防控措施、应急预案等,都要有明确的制度控制。特别是关键部门和关键岗位,要明确自己在风险防控中的职责和作用,制定切实的防控制度。
(三)切合实际、动态调整原则。市场经济瞬息万变,企业外部法律环境也在不断变化,因此,企业的法律风险防控体系应该是一个动态的系统。随着法律环境的变化,新的法律风险种类的出现,法律风险影响范围和强度的变化,企业的风险防控系统都应该进行相应的调整。
二、企业法律风险防控机制
企业法律风险防控是在企业法律风险总体思想的指导下,以企业法律事务管理部门为中心,由企业高管层、职能部门和其他员工共同参与的,对企业潜在法律风险的识别、评估、确定防控策略,并进行风险防范、转移、降低或消除的全过程。建立法律风险防范机制主要从以下层面做起:
(一)建立企业法律事务部门,确定企业法律顾问的核心作用。企业法律顾问是公司法律风险防控的核心人员,在法律风险防范机制中充分发挥主导和监控作用,主要是承担法律风险防范机制的建设,确定企业管理层、关键部门、关键岗位在法律风险防范机制中的职责和任务,推动机制的落实和实施。企业法律顾问通过实施具体法律管理手段,不断完善内部法律管理制度和流程,对具体经营管理环节提供法律分析意见,实施法律风险调查,进行法律风险论证,制定风险控制措施,提高法律管理效率和水平,在生产经营各个环节嵌入法律管理,防范企业法律风险。
(二)规范企业法律风险防控流程。企业法律风险防控以事前预防为主,应具有主动性和计划性,主要分风险评估、风险控制和风险监控更新三个阶段,三个阶段相互独立也相互衔接,形成一个完整的系统。第一,风险评估。风险评估是风险控制的第一个阶段,主要是对企业内部具体经营管理过程中存在的法律风险及企业外部宏观经济政策可能产生的法律风险进行分析评估、分类、排序等,确定风险源和重要风险。第二,风险控制。风险控制是在风险评估的基础上,对企业存在的各级法律风险制定防控方案和具体的防控措施,采用不同的手段对存在的法律风险进行转移、降低、消除等,实现事前防范、事中化解和事后补救。第三,风险监控更新。随着经济环境的变化和风险影响程度的变化,企业的风险信息库要保持更新,对新产生的风险和发生变化的风险重新进行评估,制定防范措施,保持企业的风险管理与企业发展实际相适应。
(三)实现企业经营管理全过程控制,重点监控。企业法律风险管理来源于企业经营管理,要融入到企业日常经营管理工作中去,不仅要对重要项目、关键过程进行防控,还要从整体上控制法律风险。公司针对对外合同、市场拓展、劳务管理、财务管理等,进行重点监控,将其纳入法制化、规范化轨道,实现全过程跟踪。
关键词:茶企业;法律;风险管理;构建
中国在建立了市场经济体制以后,无论是国有企业还是私有企业都迎来了更广的发展空间。充分发挥市场配置资源的作用,加上国家的宏观调控,提升了企业的整体实力。茶叶自古以来就是重要的商品,因为人们的普遍喜爱,除了在国内销售外,还要远销国外。中国是世界上最早销售茶叶的国家,同时也是世界上茶叶出口最多的国家。因为中国生产茶叶种类较多,人们需求量大,所以茶企业的数量非常之多,因而受市场和国家宏观调控的影响非常之大。中国建立了市场经济体制之后,虽然市场对经济调控的占主导,但国家的作用也不可忽视。国家制定了相应的法律规范,用以规范市场,达到最终建立法制经济的目的。因此,在法治社会里,众多茶企业在提升自己经济实力的同时,应该强化法律风险意识,通过相关措施来构建企业的法律风险管理体系,从而达到维护企业的目的,确保企业能够持续发展。
1茶企业法律风险管理概述
《中央企业全面风险管理指引》明确将法律风险纳入了风险对象之一,并被列为全面风险。《指引》对其进行了解释,全面风险指的是围绕企业的整体经营目标,在企业各个环节执行风险管理的流程,从而培育更好的风险文化,最终建立起风险管理体系。从这个解释中可以到看,企业法律风险管理立足于分析法律风险主体目标以及所处的环境,采用全面的管理的方式,充分考虑到可能面对的各种风险,并考虑因为风险可能产生的后果。对茶企业来说,可以系统归纳和分析企业可能出现的法律风险,依照不同程度的法律风险来进行深入分析。对茶企业风险进行全面测评以后,就可以根据发现的法律漏洞设计出企业的风险控制体系。因此,茶企业应该将法律风险管理作为作为企业风险控制目标之一,还应该将其作为企业日常工作内容之一。作为管理层,茶企业管理人员要有法律风险意识,提前做好预防,从而避免因为管理漏洞导致出现法律风险,从而对企业产生不利的后果。
2茶企业法律风险管理存在问题及原因分析
面对随时可能出现的法律风险,为了加强茶企业管理,很多茶企业采用的是从外面聘请专门的法律人士专门进行法务管理。茶企业在管理层设置专门的法务机构,聘请法律顾问全面管理企业的与法律相关的工作,从而达到控制企业法律风险的目的。这种管理模式主要呈现三个特点:一是由企业法律顾问所在的部门来承担法律风险管理的职责;二是没有形成清晰明了的法律风险管理流程,多实在处理不同法律事务中而完成对风险的识别和评估;三是没有专门的管理工具,茶企业的对风险的识别和评估多是由法律顾问来完成,手段过于单一。市场环境是瞬息万变的,变化的因素越多,企业所面临的风险就更多,这就给企业的法律风险管理带来了更多困难。因此,对企业来说,必须要不断提升法律风险管理能力,只有这样才能够更好的保障企业的合法权益。但现实中茶企业在法律风险管理方面还有诸多不足,主要体现在以下几个方面:第一,很难实现事预防法律风险的目标。从茶企业法律风险防控来说,要将企业的风险率降到最低,首先要想办法预防潜在的风险。在风险出现之前做好预防措施,就可以避免有些风险的发生,而不是等到风险出现之后再去应对;第二,茶企业难以协调控制风险和发展业务之间的矛盾。绝大多数茶企业考虑的是如何获取利润,要获得利润就需要发展业务。但是,发展业务越多,所面临的法律风险可能就更多。但很多企业并没有考虑那么多,所以没有采取有效的预防措施来控制风险,一旦出现法律问题,业务发展势必受到影响,甚至因此停滞。这是当前茶企业在风险管理上普遍存在的问题,在激烈的竞争面前,很多企业有侥幸心理,所以都将精力放在了业务发展上,忽视法律风险管理,往往只能通过直观经验来判断,控制策略也很单一。第三,风险管理资源严重不足。茶企业虽然数量多,但负责企业法务的人员非常少,所以管理比较缺人,而业务又比较分散,所以难以满足控制管理风险的需要,但在短时间内又无法解决。第四,法律顾问素质对茶企业风险管理有重要影响。每个企业都有自己的法律顾问,如果顾问素质较高而且经验丰富,则法律风险管理工作质量相对比较高,如果反之则质量比较低,出现这一问题的原因主要在于法律顾问手上并没有企业科学的风险管理办法。
3茶企业法律风险管理体系的构建
3.1茶企业法律风险分析模块
所谓的法律风险模块指的是能够利用科学的方法来检测和识别企业面临的潜在的法律风险,依照风险性质将其分门别类,依照风险危险程度将其分级和排序,最终分析出结果。下面将详细分析法律风险模块对企业风险管理的影响。第一,能够识别风险。要管理风险,首先需要不同种类、层级的风险。比如说人事、合同等方面,基本每个企业都会涉及到;其次是识别引发风险的具体行为,比如说不签订合法合同、违规用工等方面;再次是确定和法律风险相关联的信息,比如说企业和部门所涉及的法律法规、企业主体等方面。可以通过问卷调查、访谈、案例分析方法来深入调查茶企业的风险。只有先找准了风险的源头才找准了控制风险的方向,接着可以建立茶企业风险数据库,对企业的风险进行梳理,结合企业的的管理运作流程,梳理经营管理中的风险,从而使识别法律风险成为一个系统。第二,能够测试法律风险。在识别法律风险以后要量化测试风险,测试的内容主要有三个方面,即风险的可能性、损失度以及风险水平。这样可以在风险发生以后能够精准判断风险可能性及可能造成的损失后作出判断,最终结果为风险的损失度和可能性之间的乘积。将企业分散的、性质不同的法律风险通过定量衡量了以后使各种风险可以进行对比,并站在管理的角度来对风险排序,依照高低顺序来划分等级。第三,对法律风险的定向分析。在完成了对风险的识别和测试环节以后,根据部门和部门主体、主体交叉及经营管理等环节来对风险进行定量分析:首先是分析法律风险的等级、数量和种类情况,比如说茶企业部门涉及到多个方面的风险,不同类型、等级的风险所占比例大小;其次是管理措施对茶企业影响及未来发展趋势,比如说为什么风险较多,风险如何影响茶企业,未来的发展态势会是什么样。
3.2茶企业法律风险模块控制
根据法律风险模块得出的的结果,制定相应的计划,有针对性采取措施来控制法律风险,一共是分两步来走。第一步是要对风险现状进行评估。在测评环节完了以后,对测评结果进行分级和排序,分析得出茶企业当前最需要控制的法律风险,再结合茶企业现实情况,从多个角度来评估风险控制的实际情况。第二步是要制定相应的计划。一是要明确企业风险控制态度;二是要制定控制风险的相关措施;三是确定茶企业有关部门的责任,尤其是管理的目标和进度。第三步是实施了风险控制计划之后,要由相关责任部门来负责风险控制的具体措施,并且依照相应的计划来完成工作。
3.3茶企业法律风险控制实施评估模块
茶企业实施控制风险的措施以后,这一措施的效果究竟是怎么样的,需要对其进行评估。一是要依照风险控制的实际情况来评估,评估的对象是风险管理完成的质量以及是否及时完成。二是依据措施实施的效果来评估,看剩下风险的数量以及风险所造成损失的大小。除了评估之外,还要定期对措施实施情况和结果进行监督,并要及时的更新。在设计了风险防范机制架构设计以后,要对整个架构的运行效果进行评价,找出其中存在的问题以及出现问题的原因,针对问题提出相应的改进方案,从而在下个周期的风险控制和管理过程中能够得到调整,确保最大限度地降低茶企业的风险。
参考文献
[1]朱晖.现代企业法律风险管理探究[J].商场现代化,2008(3):23-24.
[2]吴江水.法律风险管理中的识别、评估与解决方案[M].北京:法律出版社,2009.
一、企业面临的法律风险
企业法律风险是指企业在经营过程中外部法律环境发生变化,或由于企业自身未按照法律规定或合同约定有效行使权力,履行义务,从而对企业造成不利法律后果的可能性,包括政策、战略、市场、财务、运营等法律风险。企业面临的法律风险众多,从法律关系视角出发,企业面临的法律风险主要为刑事法律风险、行政法律风险以及民商法律风险三种。
1.刑事法律风险,是指企业为本公司谋取非法利益,经单位集体决策或者单位负责人决定以单位名义实施的触犯刑法的行为,而导致的生命刑、自由刑、财产刑的刑罚制裁的可能性。企业刑事法律风险承担者有二:一是企业家,二是企业。企业家个人触犯刑法时,由个人承担责任,企业不承担责任,对企业家判处生命刑、自由刑、财产刑;在企业触犯刑法时,则由企业家与企业双重承担刑事责任,在对企业家实施刑罚的同时,对企业处以财产刑。刑罚是依照民事、行政法律进行责罚难以体现国家强烈否定态度的严重违法行为。刑罚对企业生存发展的冲击力、破坏力非常巨大,常导致企业高层重大人事复动,甚至企业关闭或破产,它是法律风险中最为重大的风险。
2.行政法律风险,是指企业家在企业经营管理活动中未执行国家相关法律法规规定,而招致行政处罚,使自己或企业利益受到不应有的损害的可能性。行政处罚具体有:警告;罚款;没收违法所得,没收非法财物;责令停产停业;暂扣或吊销许可证,暂扣或吊销执照;行政拘留;法律、行政法规规定的其它行政处罚。从处罚严重程度看,“责令停产停业、暂扣许可证或执照”则相当于企业被判处经济行为能力方面的有期或无期徒刑,而“吊销许可证或执照”则相当于企业被判处经济行为能力方面的死刑。我国行政法规有5000余种,行政处罚的政府部门众多,而且行政法律关系是一种强制缔结的法律关系,在这种关系中企业没有自,所以企业在行政法律风险防范难度非常大。企业在行政法律关系中,应积极遵守、响应、践行社会责任与社会义务,才能减少行政处罚的几率。
3.民商法律风险,是指企业在平等主体之间进行各种合同交易中因行为不慎失误、企业不当行为侵犯他人权益、纠纷发生后法律维权失败等导致企业财产、商誉等损害的可能性。根据风险性质,可分为内部风险与外部风险,内部风险主要是企业与股东之间、股东之间、劳资双方之间的各类权利义务纠纷;企业外部风险主要指企业为主体对外进行各种经济交往时,给企业带来的不利后果。企业内部风险的危害在于,它会增加企业的内耗,影响企业对外形象,会使企业系统运转不灵,降低企业盈利能力,严重时甚至或造成企业的瓦解。企业外部风险发生主要是忽视合同管理、不当行为引发的侵权财产责任或财产损失,它的损害是直接造成企业财产损失,甚至危害企业的生存发展。
二、法律风险防范和控制
1.建立完善规章制度及内控机制。规章制度是企业内部的管理规范,其本质是一种行为规范,是外部国家法律法规在企业内部的延伸,制度是企业对生产经营管理活动的规范,是企业法治的重要组成部分。法律风险管理制度体系是企业规章制度体系的重要组成部分,要建立起完善的法律风险控制体系,就要把企业生产经营的每一个环节都纳入到依法经营的管理之中,以保证最大可能地减少法律风险的发生,企业各项管理工作制度化、规范化,才能以“法治”代替“人治”。法律风险管理制度体系的内容应当包括法律风险识别制度、法律风险分析制度、法律风险控制制度、法律风险化解制度、法律风险考核制度等。既应体现法律风险管理的全过程,又应当涵盖企业重大业务活动中有关法律风险管理的内容。
建立制度完善情况下,要建立企业内控机制,内控机制是指由企业董事会、管理层和全体员工共同实施的、旨在合理保证实现企业基本目标的一系列控制活动。建立企业法律风险管理内控体系,可以采取如下措施:(1)建立内控授权制度,对内控所涉及的各岗位明确规定授权的对象、条件、范围和额度等,任何组织和个人不得超越授权作出风险性决定。(2)建立内控审批制度,对内控所涉及的重要事项,明确规定批准的程序、必备文件以及有权批准的部门和人员及其相应责任。(3)建立内控报告制度,明确规定报告人与接收报告人,报告的时间、内容、频率、传递路线、负责处理报告的部门和人员等。(4)建立内控责任制度,按照权利、义务和责任相统一的原则,明确规定各有关部门和业务单位、岗位、人员应负的责任和奖惩制度。(5)建立内控审计制度,结合内控的有关要求、方法、标准与流程,明确规定审计检查的对象、内容、方式和负责审计检查的部门等。(6)建立内控考评制度,具备条件的企业应把各业务单位风险管理执行情况与绩效薪酬挂钩。(7)建立重大风险预警制度,对重大风险进行持续不断的监测,及时预警信息,制定应急预案,并根据情况变化调整控制措施。(8)建立健全以总法律顾问制度为核心的企业法律顾问制度,形成由企业决策层主导、企业总法律顾问牵头、企业法律顾问提供业务保障、全体员工共同参与的法律风险责任体系。
2.建立完善的法律人才机构。当前企业单纯依靠法律管理人员被动地应付法律事务的工作方式已经不能适应新时期企业法律风险管理工作的需要,要使企业法律工作规范化、系统化、做到超前性、有计划,需在企业内部设立专门的法律事务机构,并根据企业规模、业务性质、法律事务工作量的大小配备专门的法律人才,此外,需在企业内的各生产部门和有关管理部门培养一批懂法律、懂技术、懂经营管理的骨干人才。使得企业内部形成以法律事务部门为中心,各部门骨干法律人才为基础的企业法律风险控制网络,这是加强企业法律工作的组织和人员保障, 是推进依法治企的基础,通过建立企业法律风险控制网络,才可以把法律风险贯穿渗透到企业管理工作,生产经营工作的各个方面。(1)建立专业的法律事务机构。企业法律风险专业防范人员设置有三种模式:一种是企业任用内部法律顾问担任风险防范人员,负责企业全部的法律风险防范工作;第二种是聘用社会律师,由律师负责企业全部的法律事务包括法律风险防范工作;第三种是企业内部法律风险防范人员和外聘律师相结合,这三种方式,企业可以根据自身需求进行选择。(2)建立企业专业法律机构外的骨干人才。企业法律风险控制是个复杂的过程,渗透在企业经营的各个领域、各环节,作为专业的法律人员,很难全面了解企业的全部专业技术知识、管理流程,所以除法律专业领域外,需要更多专业技术人员加入到法律风险防控体制当中,才能建立起有效的人才机构模式。
员工的法律素质,对实现依法治企有重要影响,只有每一个关键生产经营岗位上的员工都具备了防范法律风险的基本知识,依法治企才有坚实的基础。所以开展法律知识的学习与培训,使关键岗位的员工了解与本职工作相关的法律常识,了解处理简单法律问题的基本措施和程序,从而把法律风险防范的根基构建在基层,显得尤为重要。企业可通过对骨干人才法律法规的教育和培训,把法治公平、正义、高效的理念根植于骨干员工的思想意识中。一是宣传:通过板报、电子文件、企业报刊、杂志等,大力宣传依法治企的重要意义以增强职工的法律意识和法治观念; 二是教育:通过举办法制培训班或外送培训等形式、加强对骨干人才法律意识的培养,以及企业经营和市场运作所必需的民法、商事法、经济法、劳动和社会保障法等基本法律知识的培训,切实提高骨干人才的法律素质,构建依法治企的人才基础;三是文化,借助企业文化的力量加以促进法律风险的控制,在企业文化建设和整合过程中,将依法治企的精神融入到企业文化之中,并通过企业文化的培养和教化,转变为职工的自觉行为,从而在企业中形成依法治企的良好氛围,夯实依法治企的群众基础。
XX公司经理XX在2019年度项目管理团队培训会上指出:制度是管理好项目的武器、工具,各级项目管理人员对制度,要先僵化、后优化、再固化,不能先品头论足,用老办法去解决问题,而要不折不扣的执行起来,并在实践过程中不断修正,最终通过制度的力量来管人、管权、管事,为企业发展保驾护航。
抓好制度宣贯,夯实管理基础
通过开展深入持久的制度学习活动,让广大职工认识制度的内涵价值,使尊崇制度、认知和敬畏制度的观念深入人心,并逐渐形成遵守制度的思想自觉,进而落实到实践中,以此增强制度的执行力,凝聚制度共识。
开展学习管理制度专题活动。为全面贯彻集团公司各项决策部署,进一步规范和完善各项制度建设,提高员工执行各项管理制度的自觉性,XX公司根据项目生命周期管理将制度分为市场营销、合同履约、结算收款和其他等四类XX条,坚持集中学习与个人自学相结合的方式,开展学习宣贯集团公司和XX分公司管理制度专题活动,促进各项管理制度的有效落实。
法务专题学习资料。为强化风险意识,严守风险底线,XX公司大力宣贯中冶集团《企业法律风险防范》,在微信公众平台已XX多期法务管理专题资料,涉及合同管理、招标采购管理、履约管理、人力资源管理等方面的内部控制与风险管理内容。专题内容紧紧围绕企业合规治理与风险防范,从不同维度提出了当前企业管理中容易发生或已经存在的问题,并提出相应的应对举措。各部门可以对着这面“镜子”找找问题,避免发生法律风险,进一步提升内控和风险防控能力。
打造常态化移动学习平台。建立企业微信问卷星学习平台,各部门将本系统相关的国家法律法规、集团公司、XX分公司管理制度、相关专业知识等知识点,设置成单选、多选、判断、填空等题型,建立本部门系统题库,最终由系统管理员汇总后形成季度题库。一个季度内,每天员工可用手机随时登陆学习平台,系统将随机抽取各专业系统XX道题目,形成“天天一练”题目,每天练习答题XX道。一个季度内,题库内的题目循环练习。与此同时,员工可随时查看自己的历史错题集,不断强化记忆。
开展制度学习“大会考”活动。为进一步巩固和检验管理制度学习效果,XX公司通过多渠道开展制度考核。在管理制度专题活动中,一方面设置公共部分管理制度考核,题目涉及安全、业务招待、印章管理、备用金、员工考勤、出差、劳动合同、企业资质、固定资产、项目管理、会议等管理制度;另一方面机关各部室自行组织对于专业人员的管理制度考核。在企业微信学习平台中,将从季度题库中随机抽取一定数量的题目,限时考核,对员工季度的练习质量进行考核评估。在工程技术人员综合考核中,不单纯地以专利、工法、成果、论文等作为技术人员的考核、评价依据,而是在制度学习的基础上,重视技术人员对工程项目的技术策划、技术指导、问题解决的能力与水平,体现“实践出真知”的工作要求。
严格制度执行,强化监督制约
制度效力来自于制度解决问题的有效性和将制度优势转化为制度执行的实际效能,因此,必须要增强与优化制度执行机制。
明确责任落实体系。针对不同制度,设计制度执行的程序规定,细化分解制度执行责任,明确具体责任人和责任部门,做到各司其职、各负其责,确保责任到位、措施到位、落实到位,杜绝责任不明确、要求不具体、任务不到人等现象。
建立制度执行激励机制,增强制度认同感。对制度学习不透或违反制度的行为进行相应的惩罚,对遵守制度的行为予以积极的正向激励,并保证积极参与集体行动的人得到更多回报,排斥“搭便车”者坐享其成。例如,公司将优先推荐考核成绩优异的工程技术人员参与集团公司技术体系人才队伍培养的“雏鹰”计划;在新闻宣传工作中,对完成基础目标分数的单位予以奖励,而对未完成任务的单位,将对部门负责人及分管领导予以不同比例的惩罚。
健全制度执行监督考核体制。加强制度执行的过程管理,XX公司领导班子成员亲自挂帅,率领机关部室负责人深入基层项目部,划出制度“雷区”、“红线”,加大检查追责惩处力度,对那些有令不行、有禁不止、不作为、慢作为、乱作为者,坚决亮起红灯、举起黄牌,对破坏法规制度和违规违纪者,坚决严肃查处,坚决防止“破窗效应”。
以信息化方式保障制度的执行。把科技手段融入到制度执行之中,固化XX个流程程序,通过优化流程、适时纠偏,最终确定对XX个流程全程跟踪,用固定的程控杜绝违规的操作,以无情的电脑代替有情的人脑,确保制度法规落地生根、开花结果。
领导干部率先垂范,提升制度影响力
领导干部是制度执行的“旗帜”,具有极强的典型示范作用。要抓住制度有效执行的“牛鼻子”,就必须抓住这个“关键少数”。
首先,领导干部要带头认真学习制度,熟知把握制度内容,真正领会制度精神,自觉做法规制度的“明白人”。以XX公司企业微信学习平台为例,领导班子成员以身作则,积极参与制度答题活动,以榜样的力量引领各级团队学透制度。
一、企业合同管理中风险的主要表现形式
在企业进行合同管理的过程中,其风险形式主要表现在以下的几个方面上:
(一)合同主体风险
我国法律之中,对于不同行业的企业主体资格要求也不一样,对很多行业的企业来讲,除了需要获得营业执照之外,没有其他特殊的规定。但是对于药品、房地产开发、建筑施工、航空航天等行业来讲,不仅仅是需要取得营业执照,还需要在获得营业执照之前获得相应的批准证书或者是资质证书。同时,这些企业只能够在批准证书或者是资质证书所允许的范围内进行经营活动。合同签订的一个重要的前提条件就是合同主体合格,如果不合格那么就会使得合同无效或者是被撤销,企业就会因此而受到经济上的损失。
(二)合同程序风险
我国法律之中,对于某些类型的合同有着较为严格的审批程序,如果是没有经过批准或者是办理审批手续的合同,同样不具备法律效力。例如对于中外合资企业就必须要经过主管部门的批准才能够生效;如果是建筑工程合同就必须要办理了规划审批并且获得了规划许可证等才具备有法律效力。而如果是没有办理批准或者是审批手续,那么就会使得合同无效或者是被撤销,要想使得合同生效就必须要办理相应的手续。还有些合同还会因为受到行政主管部门的处罚而额外的多消耗一些费用。
(三)合同内容风险
合同的?热葜饕?是由合同条款与附属文件这两个部分所组成。其中合同条款主要包括了合同当事人的名称或者是姓名、住所、数量、质量、违约责任等各项内容,附属文件之中的内容则主要是包括了双方所约定的各种图、表、文字等多种资料。合同的内容必须要完备,如果不完备,那么就可能都会因为某些条款没有约定或者是约定不明确而导致双方出现分歧,进而导致对合同的履行造成影响。同时,合同条款之间还必须要彼此一致,在合同之中各项条款相互之间不能出现矛盾与逻辑错误,否则也会影响到合同的顺利履行。
(四)合同履行过程中的风险
当合同生效之后,双方当事人都必须要遵循诚实守信的原则对合同中所规定的义务进行履行。但是在履行的过程之中会容易因为各种想不到的意外因素对合同的正常履行带来影响,有的时候也需要对合同进行一定的修改或者是变更。如果没有经过双方协商而擅自修改或者变更合同内容,也会导致合同的目的不能实现,带来损失。
二、企业合同管理过程中风险控制措施
(一)充分了解《合同法》以及相关的法律、法规
《合同法》从定义、合同订立的基本原则、形式、生效、无效以及合同相关内容等方面都进行了较为系统详细的规定。此外,在我国就合同关系的法律规定不仅仅是只有《合同法》,此外还有其他的法律、法规等。在对外签订合同的过程中,企业需要对相关的法律法规进行充分的了解,才可以避免出现合同无效的情况,规避损失[2]。
(二)签订合同之前,需要充分了解对方当事人的各种资信情况
在正式签约之前必须要充分了解对方当是事人的各种情况,例如要求对方提供当年年检的《企业法人营业执照》、授权委托书、生产许可证等各种相关的证件的原件和复印件。同时如果是设计等队伍,还需要对方提供相应的资质等级证书。企业合同管理部门经办人需要对上述证件的复印件进行留存备查。如果是巨大的合同,有必要派专门的人去进行实地调查,对当事人的资信情况进行充分地了解,包括了对方的商誉、技术设备、管理水平、财务状况以及人员构成等多个方面。
(三)合同签订过程中防范合同风险的方法
首先,在合同签订的过程中,需要做好对合同中的各项条款的拟定与审查,这是有效规避合同风险的核心环节。通常情况下,在实际的交易活动中,合同由签订双方一起协商共同起草的情况是比较少见的,很多时候都是乙方提供预先拟好的文本,再由另一方来进行审核补充。如果是乙方自拟合同,那么就可以避免合同条款中的陷阱。而如果是另一方来拟定,那么就必须要对合同的条款进行认真的审核。要争做到用词准确、约定明确、表达清楚,不存在歧义,决不能出现含混不清或者是模棱两可的情况。在涉及到对我方不利的条款,必须要据理力争,要求对方变更。
(四)合同履行过程中的风险防范对策
在合同履行的过程中,必须要尽可能的减少合同变故,减少风险。为此,需要做好以下的几个方面:
首先,需要在履行的过程中树立起良好的证据意识,合同管理部门必须要收集并保存各种资料,并及时掌握合同履行情况,为后期发生合同纠纷时提供更有力的证据。
其次,如果出现了合同变更或者是疑问,必须要及时签订变更协议。另外无论是变更协议还是补充协议都必须要采用书面的形式,不能够以口头约定作为协议存在。一旦签订合同就必须要认真履行合同。同时,合同管理人员需要熟知合同中的内容信息,尽可能的确保可以利用合同中的内容来保证自身的合法权益[3]。
(四)打造完善的合同管理系统,实现合同管理信息化
在过去,企业之中很多都采用手工管理合同的方式,因为所涉及的部门和人员较多,所以费时又费力,并且在在归档、合同执行进度、预警机制等方面效率不高,存在很大的管理漏洞,容易出现风险。合同管理系统有效地弥补了手工管理合同的不足,提高了合同管理的效率。通过系统实现对合同的全生命周期管理,即从预算到合同付款的全流程管理。通过完善的合同管理系统规范合同执行,实现业务单位、财务、法务联合管控,通过实时监控,规避公司违约风险。为了有效规避合同风险,公司结合自身实际情况打造专门的合同管理系统,从而实现对合同的全生命周期管理。该系统综合运用信息化手段,建立完善的历史数据库,为进一步提升公司财务管理水平打下扎实基础。在系统中还具备有项目谈判启用日志管理功能,合同物资交付、发票的全流程跟踪功能,并能够规范合同执行、进行实时监控。提升合同管理的自动化,同时还提升合同相关的会计帐务处理。这些功能的实现有效地规范了合同管理流程,规避了合同风险。