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关键词:中央银行;绩效审计;指标体系
中图分类号:F830.31 文献标识码:B 文章编号:1674-0017-2012(6)-0093-04
人民银行自1998年设立内审机构开展工作以来,为人民银行的内部管理和内部监督发挥了积极的作用,审计的内容和方法不断完善,取得了较好的效果。然而,随着经济发展和社会进步,现有的审计模式作为一项事后监督和补救手段,难以充分满足对事前或事中的监督需求,为此,总行对人民银行内审工作转型进行了一系列的探索。近日,人行哈密中支以科学发展观为指导,积极探索风险导向审计、绩效审计等审计新模式,创新内审工作方法,调整内审工作思路,开展了对所辖某县支行领导班子履职绩效审计,通过绩效审计实践,取得了较好的成效,也遇到了一些问题。本文结合实践就如何推进基层央行绩效审计指标体系建设进行相关分析。
一、绩效审计开展情况
2010年,总行提出了内审转型与发展三年规划,初步确定了转型的主要目标和任务。总体目标是:由传统的财务、业务合规性审计,向内部控制和风险管理审计以及绩效审计转变。不断加强和改进内审工作的组织管理和方法手段,推进人民银行内审工作进一步深化发展。同时,2010年也是西安分行内审工作转型的“破冰”之年,相继开展了征信绩效审计、风险导向审计、资产负债表审计。据此,2011年5月,人行哈密中支积极开展对辖区某县支行领导班子任期履行职责情况的绩效审计。此次审计,是哈密中支由传统的合规性审计向绩效审计转型的大胆尝试,是创新审计方式、拓展审计思路、探索开展县支行领导班子履职绩效审计的一种创新。针对履职绩效审计涉及的内容及数据,在审计报告中大量引入数据、指标、图表;对绩效评价、问题定性、原因分析和改进建议均注重从监督管理效能的视角出发,侧重评价与测评。同时,强化审计结果转化,针对发现的管理薄弱环节及合规性问题,提出具有建设性的整改意见和建议,促使该县支行领导班子深入剖析问题成因,在进一步提高各项工作的经济性、效益性和效果性上狠下功夫,寻找解决问题的有效办法、措施和途径,不断提升履职能力,消除各类风险隐患。
二、绩效审计评价指标
在开展县支行领导班子履职绩效审计中,中支结合基层央行工作特点,研究制定了绩效审计评价指标体系,把开展绩效审计的立足点、着力点与完善内部控制和提高管理效能相结合,围绕基层央行领导班子履行职责的经济性、效率性和效果性开展审计。一是在内容上按“管理+绩效”的思路来改进履职审计,坚持体现审计全面性,树立内部控制视角,引入绩效审计内容,重点关注履职能力和效果。二是以效率、效能和效果评估为重心,研究制定审计方案。从政策传达贯彻、组织监督管理、内部控制、业务管理和考核评比五个方面设置38项评价指标,并以权重突出内部控制管理的有效性、人力资源配置合理性和业务运行效率、金融监管效果等方面,以此编制《县支行各项业务绩效审计评价表》。设置标准分值、权重,绩效等级评定采取百分制,根据评价内容的综合得分将绩效等级设定为四个等级,综合得分90分以上的,绩效等级评定为A(优秀);80至89分(含)的,评定为B(良好);60至79分(含)的,评定为C(一般);60分(含)以下的,评定为D(差)。使绩效审计评价在一定程度上更加客观。三是准确把握绩效审计内涵,逐步推进。把握“绩”与“效”的有机统一,确立有“效”才是“绩”的理念。明确绩效审计是对县支行领导班子履职责任的评价,审计目标应放在促进高效履职方面,统筹考虑内控机制建设与绩效机制建设,促使二者有机结合。总体上围绕政策传达效率、金融稳定效果、金融服务效益三个方面构建指标框架,具体指标及占比如下:
(一)绝对指标综合测评
在《县支行各项业务绩效审计评价表》中,设置的评价项目有五项指标,内容及占比分别是政策传达贯彻5%、组织管理15%、内部控制30%、业务管理40%、考核评比10%,其他细项都是围绕这五项内容展开的具体分项。
(二)相对指标综合测评
上图三项指标,是根据38项相对指标内容及性质的不同,总结归纳的经济性、效率性、效果性三项指标,为领导班子履职绩效审计综合评价提供了理论依据。
(三)领导干部岗位满意度考核评价
通过审计调查问卷,对县支行领导班子贯彻执行方针政策和上级行规章制度情况、重大问题集体研究决策情况、执行财经纪律和财务制度情况、领导班子成员之间团结协作情况。以及对工作作风、内部控制总体评价方面满意度测评,综合评价出领导班子的履职水平及工作业绩。
(四)内控建设及运行考核评价
在内部控制绝对指标中,中支又将16项具体指标内容归类划分为内控环境建设、内控制度建设、内控运行效果占比权重,更加概括、清晰地反映出内部控制建立、执行中存在的问题,更加具体的反映出内控机制运行效果。
(五)组织管理效率、效果考核评价
通过以上四项绝对指标,从两个方面考核县支行内部监督管理。一是内部监督部门及主管领导监督检查情况;二是上级行监督检查问题的整改情况。
(六)业务管理考核评价
以上十一项绝对指标反映的是会计、财务、国库、发行等方面在业务操作中是否合规、准确、及时。
三、目前绩效审计中的难点与不足
本文作者:韩利琴工作单位:浙江乐清农村合作银行
(一)转变思维方式,拓宽审计思路现阶段领导干部违规违法行为越来越具有隐敝性,采用常规的审计方法较难发现问题,因此审计方法也要与时俱进,不断探索新思路、新方法,转变原有的思维方式,拓宽审计思路,不断开创经济责任审计工作的新局面屯.随着经济责任审计工作的不深化,这就要求审计人员不仅要精通财务、贷款、计算机、法律等业务知识,还要善于沟通,特别是项目主审,审计组进驻前要召开被审计单位的相关人员座谈会,这是双方良好的开端"通过计算机辅助审计系统对业务经营进行实时监控和风险预警,实施流程控制和动态跟踪,将不合规行为抹杀在萌芽状态;审计组进驻时在被审计对象单位张贴审计告示,提高监督力和审计的威摄力"要求被审计对象及其家庭成员填写个人信用报告查询授权书,通过征信系统打印被审计对象及其家庭成员的信用报告,充分反映被审计对象及其家庭成员的负债情况和个人房产明细、信用等情况,将信用报告内容与被审计对象实际收人情况对比,可以从某一方面可以发映被审计对象的廉洁自律的情况"(二)探索创新,突出审计重点对领导干部提任、离任的经济责任审计中,重点审计领导干部任期内经办和审批的贷款,大额费用支出,固定资产租出、租入、购置等,经济指标完成情况、经营效益评价情况及个人任期内考核结果、廉洁自律状况、任期内辖内案件情况等,经济责任审计与效益审计相结合,对被审计对象经办或审批的贷款余额按大小进行排序,前十大贷款户必查,不良责任贷款检查1%,不但对贷款资金手续的合规合法性进行检查,并追踪贷款资金流向,对抽查的贷款部分进行上门核对,核实贷款真实性;对百元贷款收息率、不良贷款比率、投资理财业务、国际业务、债券业务等开展效益评价,深化经济责任审计的内容,不断规范和完善审计方法"切实加强对领导干部费用权、人事权、贷款权的监控,提高经济责任审计作为人才选拔和薪酬激励等方面的作用"逐步完善领导干部的动态管理,具体通过谈心、家访等方式了解领导干部八小时以外的生活情况,重点排查九种人,并建立动态管理机制,及时掌握实时情况"。强化经济责任审计结果的运用以简报的形式通报经济责任审计工作的情况,对经济责任审计出的有关问题,及时追究有关人员的责任,并加大问责力度,及时发整改意见书给被审计单位,并跟踪整改确保整改落实到位;对审计发现的重大问题及时报告给董事会同时向监事会发起监督建议书,全方位提升监督效果;对领导干部的经济责任审计结果报告纳人被审计对象的人事档案,将其作为考核、任免、奖惩的重要依据,实现经济责任审计成果信息共享"平时通过对经济责任审计中发现的问题要及时进行汇总、整理、分析、总结,注重实践经验积累,认真查找经济责任审计工作中的薄弱环节、风险点,提出重点审计范围及改进意见,为下次经济责任审计打好基础,逐步提升和完善经济责任审计"。
完善经济责任审计评价方法进一步细化经济责任审计评价准则,修订5任期经济责任审计评价方法6和5经济责任审计评价计分表6,完善经济责任审计制度,改进审计流程,规范审计内容"对领导干部整体评分值时,给业务发展指标情况得分赋予4%权重、经营效益评价得分赋予占2%权重,内控管理评价得分赋予4%权重,据此最终得出综合得分值,得分值在9分以上(含)履职情况为优秀、8(含)一9分为良好、7(含)一8分为中、6(含)一7分为一般、6分以下为差"通过业务发展指标、经营效益、内控管理等三个方面考核,对领导干部的履职评价采取定性评价和定量评价相结合的工作方法,使评价指标能更客观地反映被审计对象履职情况和内控管理情况"1、业务发展指标完成情况评价"业务发展指标完成情况是指根据领导干部任期前与上任后的存款、贷款、市场份额对比,增长率是否超过系统内的平均水平"业务发展速度评价分为较快、一般、较缓三档,评价为较快得分为9分、一般得分为8分、较缓得分为7分"例如某支行陈XX同志的业务评价,截至211年12月末,各项存款余额92386万元,比29年12月末增加4987万元,增长116.98%;贷款余额8895万元,比29年12月末增加5699万元,增长135.58%;211年12月末市场份额为45.29%,比年初上升了4.31个百分点,比29年12月上升了5.31个百分点,增幅高于全行6.63个百分点;该支行存贷款业务发展速度相对轮决"2、经营效益评价"经营效益是从百元贷款收息率、不良贷款率、收人成本比率、资本收益率等4个指标年度增长率来看"经营效益评价分为较快、一般、较缓三档,评价为较快得分为9分、一般得分为8分、较缓得分为7分"例如:陈XX同志在某支行任职期间,211年利润总额4735.93万元,比29年增盈213万元;百元贷款收息率8.37%,比29年度增长.18%;不良贷款率.47%,比29年度下降.45%;收人成本比率125.92%,比29年度增长33.68%;资本收益率15.7%,比2(刃年度增长33.68%,该支行经营效益增长速度逐年加快"3、内部控制管理评价"内控管理通过综合管理、信贷业务、财务会计等七个项目来评价,每个项目评价计分表总分为1分,评价内容包括内部控制环境(25分)、风险识别与评估(15分)、内部控制措施(4分)、信息交流与反馈(1分)、监督评价与纠正(1分),制订评价内容中每一细项的评价要点和评价方法、评价标准、标准分值,根据经被审计对象确认无异议的审计记录单在评分表上标注扣分理由打出实际得分,再通过权重得出内控管理最终得分"例如某支行陈XX同志的内控管理评价最终得分88.25分(限于篇幅,七个项目评价计分表及具体计算过程略)"(见表l)通过上述的计算,某支行陈XX同志得到的综合分值为业务发展指标4%*9+经营效益2%*9+内控管理4%*88.25=89.3分,履职情况为良好,被审计对象出色的完成了受托责任"通过对领导干部的经营管理活动内部控制状况和经营绩效的综合测试和评价,以定量为主,定性为铺的评价方法更符合客观性和公正性原则,有利于人事考核和人事任命制度的改革"同时,相关部门采纳审计建议,不断完善经济责任审计与干部考核拨任用相结合的机制、加强对领导干部管理和监督的制度化建设"总之,经济责任审计工作影响面广、责任重大,内部审计部门要紧紧围绕农村合作银行发展的中心,创新审计理念和思路,不断规范和完善经济责任审计程序,强化经济责任审计成果的运用,充分发挥经济责任审计在促进和完善金融系统的健康运行中的免疫系统功能"。
1.提高对内部控制的认识。通过学习、宣传和内部控制专项审计的开展,使基层央行广大干部职工充分认识到内部控制本质上是一个过程,是一个单位内部管理行为,一个健全有效的内控体系是基层央行赖以生存和发展的基础。要防止把内控制度等同于内部控制、把检查监督等同于内部控制的状况继续存在。
2.建议上级内审部门制定统一的内部控制审计评价标准。在内部控制审计中,对被审计单位的内部控制进行评价,必须要有一个客观可行的对照标准。COSO报告提供了一套完整的内部控制评价标准,在如何评价内部控制有效性方面取得重大突破,人民银行可引用、参考,根据各项业务,内部管理的要求,建立健全人民银行内部控制评价的标准,以便于审计人员依据审计结果,对照标准模式对被审计单位内部控制是否健全、是否有效作出客观、准确的判断。
3.内部控制审计方法要灵活多样。要根据内部控制审计特点,针对不同的审计内容,决定抽取相关资料的内容,范围和程序,合理使用询问,问卷调查,实地观察,进行符合性和实质性测试等审计方法。特别需要强调的是,在审计过程中,要突出审计评价及其分析,要从内控的角度分析审计发现的问题,要把每种现象放到整个内控体系中进行分析,不能就事论事。
4.基层行领导要正视目前内审队伍的现状,切实采取措施,加强基层央行内审队伍建设,根据人民银行职能调整后的需要,结合工作实际,合理配备和调整干部,把综合分析能力强、科技水平高、懂业务的专业型、复合型人才充实到内审干部队伍中,逐步建立高素质的内审监督队伍,以适应新形势下开展内控审计的需要。
5.基层行在内审工作安排,审计项目立项上应积极支持内审部门审计业务创新工作,有效发挥内审部门的再监督作用,确保其在内控建设上权威性。基层内审部门要高度重视内控在提高内部管理,规范业务操作,确保各项工作正常有效开展的重要性,积极转变工作思路,真正把内部控制审计工作摆上议事日程,采取有效措施积极推进和探索内控审计的工作方法、方式,不断进行总结和完善,逐步实现内控审计工作制度化、规范化。
一、依托审计发现,全面落实整改
(一)全方位完善各项制度规章
透过审计我们发现,张家界中支自有制度的部分条款在不同程度上存在与上级行制度相冲突、内容不全、突发危机状况诸因素没有涉及、含有重要风险敞口等问题。针对这些问题,我们组织相关部门和责任人进行了从上到下、由内到外的制度修订工作,强化了对“风险、管理、效益”的制度完善,对典型性、风险性、潜在性问题进行重点标示。
(二)整体提升业务管理规范性
我们通过对重要业务领域、高风险业务环节的深入审计,通过关注资产风险、系统性风险和重要岗位风险,不仅做到了对风险案件的爆发防患于未然,也给部分业务部门、重要岗位人员敲响了警钟。对于按照固定模式和固有程序操作的工作中存在的一些看似细小,看似无关紧要的工作盲区,我们以深化业务人员风险观念、落实业务操作奖惩办法等措施予以了彻底地整改。以防范风险、分解风险、将风险度降至最小为目标强化业务操作规范性,全力营造从事后整改到事前预防的风险防控新局面,有效建立了自我约束、自我完善、自我提高的业务管理体系,发挥出“以监督促业务”的良好效果。
(三)切实推进内控长效机制建设
在整改过程中,我们加大了内审部门与被审计部门的协调合作,建立起磋商交流机制,以座谈会的形式与被审计部门共同分析风险位置、风险程度、风险产生因素等问题。我们以审计报告为参考,注重审计过程中发现的具有联动隐患性的问题,联动全行上下,联动部门与部门,建立起横向覆盖面广,纵向覆盖面深的内部防控网络。同时,制订了详尽、细致的内控自查、风险排查、内控评估方案,以定期检查和随机抽查两种方式对全行内控状况进行动态监督,收到了“审计一点,整改带动一片”的效果。
二、借助转型力量,提升整改质量
(一)风险导向审计模式提高了风险管理的针对性和时效性
在所开展的履职绩效审计、专项审计中,全面引入风险导向审计模式,建立风险量化评估方法体系。按照“风险引导审计、审计关注风险”理念,开展风险量化评估。同时将风险评估与内控管理紧密结合,密切关注高风险环节和高风险领域,合理运用风险矩阵图确定风险评估系数,准确评估剩余风险,根据风险控制理论:剩余风险的大小与部门对风险的管理和控制有效性呈反向变动原理,确定被审计部门内控机制的有效度。这些审计方法和审计理论的运用,精确地对各业务风险分布,尤其是潜在性风险的分布进行了量化标识,为落实整改提供了更精准、更全面、更具体的依据。
(二)风险量化评估体系从宏观、微观两个角度审慎全行工作
中支采用定性定量评价法,运用能够反映领导干部履职行为的相关定性和定量指标,评价支行领导干部的履职效果。从宏观上采用了包括了决策管理、目标管理、行政管理、业务管理、金融管理和服务及资源管理6大类指标的绩效评价指标体系。按照经济性、效率性、效果性“三E审计”的思路,在6大类指标分类中分别建立如货币投放率、决策落实率等重要性、关联度高的微观指标,从具体业务开始全面进行绩效审计评价。这些指标几乎涵盖支行所有工作,能够有效、全面、彻底地清查出风险点,量化的指标体系对实施整改时确定朝什么方向整改、整改到什么程度才是整改到位、整改后需维持在什么水平才能既体现经济性又保持风险最小化提供了较为精准的参照标准。
(三)问卷调查、约见座谈等转型探索为整改工作开辟了道路
在转型探索中,我们高度重视与被审计对象的磋商交流,通过问卷调查、约见谈话等人对人、面对面的方式深入了解被审计部门工作人员的工作态度、业务素质、思想状况和心理状态,从被审计部门的角度分析该部门的风险分布及为何会分布在这些点上,最大化反映实情。我们坚决摒弃过去“审计者”与“被审计者”的关系,树立“内部医生”的形象,以推心置腹的方式与座谈对象进行交流,让被审计部门认识到我们的审计目的在于推动和帮助,让他们真正认识、承认、重视审计发现的问题。在整改开展前,我们集中召开会议,进行细致的磋商交流,共同研讨审计发现问题和整改措施,这样的磋商交流机制强化了被审计部门对平时不注重的细小问题和隐性风险的重视,有利于树立在整改过程中的责任心和紧迫感,加大落实整改的执行力。
三、评估整改实效,反思成果转化
内审转型是一条充满希望、挑战同时兼具艰辛的道路,我们竭尽所能、全力以赴地在这条大路上前行着。在收获满满的同时,我们也发现我们的辛劳成果在部分程度上未能得到彻底、充分的运用,以转型促发展,以转型促进步的心愿还未得以实现。
(一)务实效果不明显
转型路上我们发现,内审转型工作在内审系统内部开展的风生水起、如火如荼,却没有引起其他职能部门和各级领导的重视,“墙内开花,墙外不红”的现状难以将成果转化为实际推动力和生产力。内审成果的转换大部分集中于理论探索和调研,对审计发现问题的整改疏于强调和重视,甚至存在审计的结果难以整改、无法整改的问题。转型工作存在着“为了转型而转型的”现象,未上升到推进全行治理的高度。
(二)配套制度不完善
目前,转型相关项目的制度、方案和辅助规定大多集中在项目方案、审计方法和审计程序,缺乏一套完整的、有监督作用的审计后续工作制度规章。目前的整改措施仅仅停留在按照被审计对象发现问题的相关制度进行整改,却对整改到位与否,整改情况的跟踪疏于规范。无规矩不成方圆,缺乏约束力造成了整改落实实情的不确定性和低执行率,大大削弱了内审转型工作“审计一点,整改带动一片”的初衷。
(三)内审人员理念单一
内审人员在深化内审转型成果的时候,几乎把全部的重点放在了撰写审计报告和转型调研材料,对于项目发现的问题缺乏深度分析和评估,而在整改报告中对问题的整改要求和整改意见也疏于强调和突出。审计人员的转型理念停留在做好转型项目、撰写优质报告、深化理论成果上,没有树立对后续整改工作进行跟进、评估、监测的意识。理念上缺乏对经济性、效率性、效果性“三E审计“思路的务实性认识。
四、推进转型成果向实际生产力的转化
(一)树立以“效”为先的理念
在整个内审转型工作中建立内审转型以“效”为先的理念,我们虽然不是赢利性企业或者机构,却要借鉴赢利中生产力最大化的经营模式来建立具有央行特点的“履职绩效最大化”,以这样的理念来引导转型工作,引导风险导向审计的方向和关注点,引导指标体系中指标的建立,促使转型工作发挥更为实在的作用。
(二)建立内审的“事后监督”机制
建立配套的整改成果监管体制,制订诸如“落实内审发现问题整改措施规定”、“被审计部门持续整改有关规定”等制度;加大与纪检部门的联系,建立内审、纪检事后监督网络;建立后续审计动态督办台账,定期对部分整改和未整改的问题进行整理和督办,要求被审计部门定期出具整改进度说明,对整改不力行为进行责任追究。对个别审计问题由于各种主客观原因不能整改或整改不能完全到位的,内审部门应向被审计部门督促重新整改或再次下达《整改意见书》。
一、“五难”并行,制约内控审计监督发展
1.重视不够,难以适应内控审计监督管理新常态。部分基层县(市)支行对内控审计监督检查工作不够重视,不能正确处理好内控与管理、内控与发展、内控与监督三者之间的关系,存在重业务核算,轻内部管理监督,没有坚持两手抓、两手都要硬;有的基层县(市)支行的领导对内控监督检视不够,认为内控审计监督是内审、纪检再监督部门的职责,缺乏自我控制、自我评估、自我监督的主动性,使内控审计监督流于形式,从而导致差错事故的发生,内控制度执行存在偏差。
2.人员不力,难以达到内控审计监督管理新要求。内部审计监督管理关键在人。由于基层县支行人员老化现象严重,有的县(市)支行十多年没有进新行员,职工平均年龄高达50岁,人员长期得不到补充;有的县(市)支行更是将一些年龄偏大的员工配置到内审、纪检等岗位,而上级行在审计监督业务方面的培训开展得又很少,审计人员自觉学习的主动性又不强,导致审计人员的素质得不到提升,无法适应内控审计监督管理发展新需要。
3.制度不实,难以建立内控审计监督管理新机制。当前,部分基层县(市)支行对内控审计监督制度的认识不够充分,把管理制度建设理解成各种制度的制定、汇总,认为建章立制即可;有的工作人员自以为本单位、本部门没有发生重大差错事故、案件,存在自我感觉良好的状态,因而对内控审计监督管理建设停留在口头上,落实不到行动中;有的基层县(市)支行内控审计监督制度虽然多但存在不完整,操作性不强的情况,完全套用上级行下发的操作规程,没有根据本单位、本部门的实际情况进行修订,形成一套独具特色的制度体系,无法适应对县(市)支行规章制度、管理办法的监督检查,不能有效发挥审计监督的功效,从而导致一些员工存在有章难循的情况。
4.问责不严,难以发挥内控审计监督管理新效应。有效的内控审计监督关键在于督办和检查,但县(市)支行现行制度中对业务规程、操作办法等方面的规定内容多,对差错事故责任人和审计监督人员的责任追究的少,问责制度执行力度不大。每次业务检查,都能发现这样或那样的问题,特别是基础性工作“低级错误”还是屡查屡犯;另外基层县(市)支行没有统一的对审计监督人员的考核奖惩办法,难以调动审计人员的工作积极性;审计再监督、检查“回头看”等活动开展的也少,缺乏对审计监督人员的约束。
5.权威不高,难以实现内控审计监督管理新高度。一是基层县(市)支行只有一名专职或兼职的内审员,综合素质无法适应工作新要求,监督检查力度、深度和广度欠缺;二是内审工作独立性不够、权威性不高,关系不顺畅,内审监督引起不到重视,监督成果得不到员工认同;三是审计成果运用率不高,一般都是按程序操作,先通知后审计的多,突击内审、非行检查的少;事后审计的多,重大事项跟踪审计的少;审计检查报告就事论事反映问题的多,对存在问题进行深层次综合分析、剖析的少;一般性处理意见和建议的多,提出有份量的改进意见的少。
二、“四措”并举,破解内控审计监督难题
1.优化工作环境,营造良好氛围。一是要全面发挥行领导在内控审计监督管理中的带头作用。班子成员应高度重视内控审计监督管理工作,牢固树立“内控优先”理念,身体立行,认真履行内控职责,不折不扣地执行各项规章制度。二是要整体推进审计监督部门在内控管理中的主导作用。充分利用审计监督部门接触面广、情况比较熟悉、处事相对独立的特有优势,注重发挥其“耳目”和“谋士”作用。凡重大检查活动,审计监督部门应积极参与;凡涉及“人、财、物”等重大决策,审计监督部门要全程监督;凡重大创新项目实施,审计监督部门须提前介入。三是要充分展现审计监督部门在内控管理中的信息共享作用。进一步明确工作职责,统筹基层县(市)支行的审计监督力量、整合内审资源,实现内审监督计划同定、项目同立、资源同用、检查同行、信息同享。定期召开“大监督”联席会议,加强内控情况沟通,形成各负其责、齐抓共管的内控格局,增强内控审计监督的整体合力。
2.完善工作机制,规范业务流程。一是健全制度,强化执行。制定科学合理的管理制度,明确规范人员设置、岗位制约、监督检查等方面程序,建立一套系统性和可操作性的管理制度。加强制度落实的督促、检查和考核,以规范化的制度机制约束从业人员行为。严格监督检查,将依法合规操作、严格执行规章制度作为内控管理的重点,定期或不定期地开展多层次、多形式的监督。二是落实责任,明确奖罚。理顺内部权责关系,根据基层县(市)支行业务范围和业务处理的需要,建立科学有效的激励机制,量化考核办法,明确各岗位人员的职责权限和岗位责任,实行责、权、利挂钩,形成规范化的管理体制机制。
3.防范工作风险,促进内审增值。一是采取风险动态管理。定期开展对重要部门、重要岗位和重要环节风险点的评估、排查和监测,准确衡量内部风险控制体系的全面性和有效性,及时采取措施,化解业务操作不规范、制度执行不到位带来的内控安全风险;二是加大检查频率力度。采取突击性、不打招呼、非行检查等模式,严格风险防范排查,筑牢风险防范屏障;三是实行责任追究。以审计和各类检查为契机,对本单位的日常检查、上级行的审计或检查中发现的问题,要及时召开专题会议,深入剖析原因。同时检查中发现的问题要分级落实责任、明确整改时限和质量,进一步完善落实责任追究制度。
(一)审计理念不够清晰
一是部分单位、部门和员工还停留在对传统审计的习惯认识上,对履职绩效审计的定位、性质、作用和意义知之甚少,影响了配合审计工作的积极性、主动性,削弱了审计效果;二是个别审计人员的审计理念也不够明晰,突出表现为缺乏创造性,在实际工作中表现为较多注重合规性的查错补漏,而忽视绩效性的综合评价;较多注重账、表、凭证的核查,而忽视领导能力和政策水平的宏观核评;较多注重审计数量,而忽视审计质量等。
(二)审计理论的系统性研究不够
当前央行对于绩效审计的理论研究多侧重对某一专业或某一部门的管理绩效审计研究,如对支付清算绩效审计、经理国库绩效审计等,而未将管理绩效审计与领导干部履职审计作为整体加以系统研究,因此,尚未形成连贯、系统及完整的履职绩效审计理论成果。对于人民银行绩效审计的理论研究也是就事论事的多,对方法、手段、评价标准等研究得较少,因而缺乏一套行之有效的系统性理论来指导实践。
(三)审计的法制环境不够健全
一是法规建设滞后,没有明确的履职绩效审计条例;二是资源配置、管理利用及科学的规则不明确,领导干部履职绩效管理处于自发、半自发状态,评价体系尚未形成、审计难以考量;三是法律授权不明确,即使是2006年2月通过的《中华人民共和国审计法(修正)》也只规定审计机关对财务收支的真实、合法、效益进行审计,不但笼统,而且仅涉及管理绩效审计中“效益”这部分,多年来的审计实践更是只注重了“财务收支”的“真实、合法”方面,对于其他“资源”的“3E”审计很少涉及。
(四)审计标准不够完善
审计标准是审计人员对领导干部履职效果进行衡量或评价的尺度,是审计人员分析、评价并出具审计意见的依据。1999年以后,财政部等有关部门陆续制发了《国有资本金效绩评价规则》、《企业效绩评价标准》等,为企业绩效评价工作开展提供了有利条件。但是,对于像央行这样的公共部门的领导干部开展绩效审计,目前尚无明确标准。虽然我们在实践中对一小部分业务评价的定量指标体系进行了探索,但评价的客观性有待检验。正是由于缺乏具有针对性的制度规范和参照蓝本,使履职绩效审计还处在初步探索中,绩效评价也难以深入。
二、解决方法
(一)转变观念,突出效率性和效果性评价
绩效审计强调的是对领导干部及所在单位的经济性、效率性及效果性进行的综合评价,不局限于业务操作与管理的合规性和合法性鉴定,而是上升到对政策传导、组织参与决策、内控建设和业务工作管理等方面效率与效果的评价,真正突出“绩效”色彩。
1. 更新审计观念,强化绩效审计意识。大力推进内审文化建设,使广大干部职工认识、了解、支持、参与绩效审计,形成和谐的内部审计环境。
2. 找准评价重点,突出效率性和效果性评价。一是评价方针政策和上级行决定情况,对政策传达是否及时到位,工作部署及贯彻措施是否科学、有效等做出评价和鉴定。二是评价组织参与决策情况,主要评价管理决策的民主性、科学性和有效性,重大事项是否有明确的议事规则,决策过程是否合规,决策结果是否符合政策要求等。三是评价内部控制的措施和效果,是否建立健全内控管理制度、实行分级授权管理、财权与事权分离、加强关键岗位管理等。四是评价综合管理机制的有效性,内部管理是否科学有效,是否制订年度、月度工作计划,有无建立激励机制等。五是评价业务流程,岗位设置是否符合业务分解与控制的要求,如资金核算岗与复核岗是否分离由专人负责,业务操作上是否存在风险隐患。六是评价业务工作完成情况,对业务工作的质量、效率与效果进行评价,有无出现严重违规、重大业务差错等。
(二)加强领导干部绩效审计的系统理论研究
一方面,管理绩效审计的理论研究,应由审计机构与研究机构形成产、学、研协同机制进行系统研究,尤其是对央行这样的公共管理部门,进行管理绩效审计的方法、评价标准等系统研究,将研究结果运用到对领导干部履行职责审计中,使审计实践具有理论指导;另一方面,内审部门及时总结领导干部绩效管理审计的经验,从经济性、效益性、效果性三方面评价领导干部任期履行职责情况,从实践的角度,分析总结领导干部绩效审计的方式、方法、内容等,与系统理论相融合,以实践验证理论,促进央行领导干部绩效审计的深入发展,推动央行内审的有效转型。
(三)完善领导干部绩效审计的法律法规
只有以法律、法规的形式把履职绩效审计确定下来,审计人员在进行审计时才有法可依。因此,要对审计对象、目的、程序、报告基本形式等做出规定,在此基础上形成绩效审计工作指南,明确在央行开展领导干部绩效审计的审计标准、原则、执业规范等,从法制的高度上定位绩效审计,包括完善制度、制定准则、操作指南等,防范审计风险,控制绩效审计质量,保证领导干部绩效审计的顺利进行。
(四)探索领导干部绩效审计评价的程序、方法及标准
1. 审计评价程序和方法。在遵循领导干部履职审计程序的基础上可采取以下方法和步骤:(1)述职和评议。由领导干部本人在本行中层以上干部会议上述职,根据述职情况,组织群众开展评议,评议方式还包括个别谈话和书面评价。(2)问卷。包括向审计对象、行内员工和行外有关机构(人员)发送问卷。(3)调查。包括行内调查和行外有关机构(人员)调查了解。(4)调阅资料。审计组调阅审计对象在本行的会议记录、账簿、会计报告、工作总结等资料。(5)实施检查。查阅资料,对照制度规定检查。(6)综合分析。审计组对审计过程获取的数据和资料进行整理分析,按照评价标准对审计对象进行综合评价。(7)交换意见。(8)汇总上报。(9)向被审计单位提出整改建议及处理方法,其中,应包括换位思考后提出的切实可行的改进工作的方法,对审计结果显示出的问题也一定要有具体的改进措施。
2. 探索领导干部绩效审计评价标准。由于领导干部绩效审计对象不同,不可能为所有绩效审计项目预先制定统一的审计评价标准。因此,审计人员必须为每一个审计任务“量体裁衣”,根据审计项目及被审计对象的具体特点,有针对性地来制定审计评价标准。评价指标可分为全面工作评价指标和专项工作评价指标:
(1)全面工作评价指标,又细分为以下几项指标,①总体评价类指标,包括审计对象制定的工作目标、工作计划,公众评议结果、被投诉次数( 率) 等指标。通过这类指标可判断审计对象各项职责是否落实,管理目标是否实现,据以判断其基本绩效状况。②工作业绩评价类指标,包括审计对象在上级行综合考评情况、专业考评情况、单项考评情况以及各类业务比赛和劳动竞赛获奖情况、调研成果等指标。通过这类指标可判断审计对象是否在完成上级行下达的工作任务的基础上,开拓创新,拓宽业务范围,据以判断其综合绩效状况。③人力资源管理类指标,包括定岗定责、人力资源结构、人均完成工作量等指标。通过这类指标可判断审计对象机构设置是否符合精简的原则;内部分工是否合理,职权是否明确;机构运作是否正常,工作是否协调,工作效率和效能是高还是低,最终评价审计对象人力资源的绩效。④内部控制类指标,包括业务差错率、安全事故次数(率)、违规违纪次数(率)和案件发生率等指标。通过这类指标可判断审计对象的人员配备是否恰当;岗位责任制是否得到落实;管理决策是否科学;内部管理是否制度化、规范化,据以评价其内部管理的绩效。
近年来人民银行系统在内部审计转型和深化发展中探索实践,内部审计关注绩效、服务治理、增加价值取得初步成效。PDCA 是英文单词Plan( 计划)、Do( 执行)、Check( 检查) 和Action( 纠正) 的第一个字母,因而被称为PDCA 循环(亦称戴明循环)。PDCA 循环的提出对质量管理有着较强的理论指导意义。本文引入PDCA 循环理论,从促进组织增加价值的绩效视角,探索进一步深化人民银行内部审计转型、促进组织价值持续提升的路径。
一、PDCA 循环理论意义及实践价值
(一)突出目标导向,一切从谋划开始。“凡事预则立,不预则废”。PDCA 循环理论与我国古代儒家的事前计划或准备思想有着异曲同工之妙。因此,在PDCA 基本循环体系中,其开端是P(Plan)——计划,计划必须根植于明确的目标导向,无目标导向就无所谓计划和准备而言;有了前期计划,后面的D(Do) —— 执行,C(Check) —— 检查及A(Action)——纠正才有意义,见图(1)。戴明博士在给美国企业领导提出的“戴明十四条”中的首条就明确提出要有“长期目标,而不是只顾眼前利益”的极端重要性,进一步诠释了目标导向和计划在组织发展中的意义。
(二)聚焦问题不足,在执行过程中查找“短板”。问题意识是PDCA 循环的关键,如果不能在循环中聚焦问题不足,就不能及时组织运行及计划执行中的经验做法和存在的问题,“短板”就无法及时得到修补,一次循环就成了“空转”,PDCA 就失去了运行意义。只有立足计划执行全过程,通过聚焦问题不足,及时查找到运行中的“短板”,并采取有针对性的可行措施加以修正、改进和提高。而查找问题不足则需要“检查工作标准有效性的程序”。这样问题不足的查找才能有据可依,才能真正查找到位。
(三)着眼改进提升,每一轮循环都要获得新的进步。PDCA 循环四个过程不是运行一次就结束,而是周而复始地进行。在每一轮的循环中,最具成功意义的环节在于最后一个环节A(Action)——纠正。通过上一环节对失败的教训加以总结,提出解决问题的方法和途径,以及如何将做得较好的事情做得更好的方法,同时将未解决的问题放到下一个PDCA循环里。因而,四个过程在循环中周而复始,如爬楼梯那样,每一循环都在组织长期目标引领下,有新的具体目标和内容;每一个循环结束,解决了一些问题,未解决的问题进入下一个循环,如此阶梯式、螺旋式上升,以使每一轮循环都获得新的进步。这才是PDCA 循环的真谛和要义所在,见图(2)。
PDCA 循环理论的提出,也给质量管理实践带来了指导性变革。自20 世纪20 年代开始,有关质量控制和质量管理的探索实践蓬勃开展。50 年代美国质量管理专家朱兰(Jurun)提出了全面质量控制(Totel Quality Management,TQM)思想,1961 年全面质量管理之父费根堡姆(Feigenbaum)博士出版了《全面质量控制》一书,全面质量管理在世界各国进一步得到发展。后来经过实践,PDCA 循环四个环节演变为P(Plan)——计划;D(Design)——设计;C(Check)——检查;A(Action)——纠正或处理,使四个环节更加严谨实用。我国于1978 年也开始引入全面质量管理,国内相关成长型企业结合自身的管理实践,把PDCA 简化为4Y(即Y1 计划到位,Y2责任到位,Y3 检查到位,Y4 激励到位)管理模式,让这一经典理论具有中国实践特色的发展。
二、人民银行内部审计引入PDCA 循环可行性
(一)引入PDCA 循环契合了人民银行内部审计转型发展的形势要求。近年来因顺应内部审计转型发展的新形势,人民银行提出了“风险导向、控制驱动、关注绩效、服务治理、增加价值”的转型理念。将关注组织运行质量和绩效、服务组织治理、增加组织价值提到全新的战略高度。在此指引下,人民银行系统各级内部审计部门已经逐步用质量管理和绩效审计的思维开展审计工作探索,并取得一些进展和成效。中国内部审计协会于2013 年8 月颁布、自2014 年1 月1 日实施的新《中国内部审计准则》明确赋予了内部审计确认和咨询两大职责,在《准则》中突出了“审计计划、审计结果沟通、审计报告、对舞弊行为的检查和报告、内部审计质量控制”等各个环节,同时提出了后续审计等审计整改督促落实环节的内容要求,这与PDCA 循环四个环节基本契合。
(二)引入PDCA 循环适应了人民银行新时期履行中央银行职责的需要。人民银行作为国家金融宏观调控管理部门,所担负的贯彻货币政策、强化宏观调控和金融监督管理、维护金融稳定的任务越来越重,社会对人民银行的期望值越来越高。这就要求各级人民银行机构站在履行央行职责的前沿,以高度的责任意识和全面的质量意识履行好各方面的职责。内部审计部门也应积极创新履职,围绕组织中心工作、服务组织发展大局,紧密结合履职实际,从组织运行的经济性、效率性和效果性的不同视角,密切关注组织治理、风险管理和内部控制,深化内部审计转型探索。围绕整个组织履职质量和运行绩效开展内部审计各项工作,将领导关心、群众关注的领域作为内部审计重点关注领域,将服务履职大局和组织治理贯穿内部审计工作的全过程。
(三)引入PDCA 循环与绩效审计的“如何更好”理念相辅相成。PDCA 循环的要义在于着眼长远的“阶梯式螺旋上升”,这与绩效审计中的评价“好与不好、如何更好”的理念尤为合拍。将PDCA 循环理念引入绩效审计实际工作,更能够从质量管理的“精益求精”视角,审视整个组织或内设部门在履职及运行发展中的整体绩效,或是经济性、效率性、效果性的某一层面,并从内部审计角度作出“好与不好”的审计评价,提出“如何更好”的建设性审计建议。对内部审计本身而言,也能够通过引入PDCA 循环理念,以绩效提升的要求全面强化内部审计质量管理。如在审计项目立项阶段突出绩效要求;在审计检查过程中规范审计程序、简化审计流程、缩短审计周期、提升审计效能。同时注重与被审计单位的良好沟通,尽可能地取得对方的理解配合,最大限度地提升审计工作效率;在审计报告阶段,针对不同的报告对象采取不同的报告方式,最大限度达到报告目标、促进审计成果转化等,持续推进内部审计质量的“阶梯式螺旋上升”。
三、人民银行PDCA 循环绩效审计应用
(一)切实拓宽审计视野,将质量意识和绩效理念贯穿内部审计工作始终。PDCA 循环的引入,要着眼组织履行职责的长远目标,在“关注绩效”的总体要求下,将质量意识和绩效理念贯穿于内部审计转型与发展的全过程。内部审计的工作目标要以组织目标为准绳,将服务于组织整体目标的实现作为内部审计工作的出发点和落脚点。从内部审计服务组织治理的战略高度看,在整个组织的PDCA 循环大循环中,内部审计和其他职能部门也存在小PDCA 循环。这些小PDCA 循环都要紧紧围绕组织大PDCA 循环进行运转,见图(3)。
在审计工作实践中,要将PDCA 循环的精髓充分消化吸收,创造性地运用到内部审计工作各个环节。不仅要把绩效审计作为一种审计类型来探索,而且更要作为一种审计理念,一种审计方法,一种审计视角。除了做好项目绩效审计、部门绩效审计和综合绩效审计,在领导干部履职审计、离任审计及其他各类审计项目中,虽然项目内涵各有侧重,但在审计资源的分配、审计项目的谋划、审计方案的制定、现场审计检查和审计报告中,都力求体现全面质量管理和绩效审计的内涵和要求。要紧密结合审计项目的内涵要求,实事求是地作出选择和放弃,从不同的绩效维度开展绩效评价。力争每一个审计项目、每一个审计建议都能为组织发展提供建设性的价值增值。立足每一轮内部审计小循环,推动组织价值增值大循环的阶梯式螺旋提升,见图(4)
(二)厘清内部审计履职边界,在遵循准则框架下积极实践PDCA 审计循环。内部审计实践PDCA管理思想,不可能面面俱到、无所不包,必须充分利用好“稀缺资源”,厘清内部审计履职“小循环”边界,有所为有所不为,才能精准发力,凸显自身在组织运转“大循环”中的价值。一方面,内部审计要积极遵循中国内部审计协会(CIA)新修订的《中国内部审计准则》关于确认和咨询职能的界定,紧密结合人民银行职责要求和内部审计工作实际,在严格遵循《内部审计基本准则》和《内部审计人员职业道德规范》的前提下,从具体准则《审计计划》开始,严格审计工作程序,强化内部审计质量控制,及时解决内部审计工作和内部审计项目中发现的问题。识别在审计过程中需要咨询的事项,通过贯彻实践PDCA 管理思想推动内部审计由“查错纠弊”向防范风险和增加价值方向转变。另一方面,内部审计在履职范围上,也要按照新修订的《内部审计准则》要求,践行内部审计的客观性和独立性原则,在充分体现内部审计对组织风险的关注,将“业务活动、内部控制和风险管理的适当性和有效性”,作为内部审计审查和评价的对象范围的同时,本着“有所为有所不为”的思想,摒弃内部审计部门“包打天下”的思维,针对组织价值增值的战略要求,依据准则开展确认评价或咨询服务。这也是《中国内部审计准则》“内部审计机构和内部审计人员应当保持独立性和客观性,不得负责被审计单位的业务活动、内部控制和风险管理的决策与执行”的要求在PDCA 遵循中的体现。
一、详细调研,找出制约内部控制审计评价工作发展的原因
当前制约人民银行内部控制审计评价工作发展原因是多方面的,既有人员素质因素、管理因素、审计质量因素,也有审计技术和方法的因素,其主要原因有以下几个方面:
(一)内部审计独立性不强
人民银行内部审计部门在组织结构上仍未完全独立,审计人员的经济关系还没有完全脱离被审单位,以致审计人员在审计中发现问题后不愿或不敢毫无保留地报告,形成审计风险。
(二)缺乏完整、有效的审计质量控制体系
从人民银行内控系统的运行情况来看,有效的审计质量控制体系对规范审计行为、强化审计执法、增强审计人员的质量意识和责任意识、有效地降低审计风险起到保障作用。目前,人民银行审计部门建立了包括国家审计基本准则、通用准则、专业准则、操作指南等在内的一系列审计质量控制标准,但这些标准,定性的内容多,定量的内容少,还没有建立完整、有效的审计质量控制体系。
(三)审计人员风险意识淡薄
风险是客观存在的,它时刻潜伏在人民银行各种金融项目审计的过程和业务之中,要完全消除是不可能的。通过近年来对人民银行审计结果进行分析和对内部稽核效果进行观察,到目前为止,虽然没有发现由于风险导致局部工作被动或引发损失的案例,但是通过对已审计项目的回顾与反思,仍然发现存在一些风险隐患,隐藏着部分风险漏洞,潜伏着审计风险事项。究其原因,一是缺乏完整健全的风险管理体系,二是缺少有效的风险防范和风险控制的技术和方法,三是审计人员在思想上、观念上、意识上未能引起足够重视。
(四)审计人员专业知识水平结构和层次较为单一
少数审计人员业务知识的更新跟不上人民银行业务发展的速度,工作理念的转换跟不上内审工作转型与发展的要求,制约了审计质量的提升。同时,审计人员查错纠弊的能力较强,但分析问题和解决问题的能力普遍不足,使内部控制审计评价的服务与咨询价值难以实现。同时,人民银行内部审计人员大多是会计专业出身,其他相关知识比较缺乏,不能站在更高的高度去观察分析审计过程中发现的问题,因此也很难写出有力度的审计报告,为人民银行领导科学决策提供有力的依据。
(五)审计方式、方法不先进
一是审计方式仍停留在账项基础审计和制度基础审计阶段或风险导向审计的初级阶段,二是现代的审计技术方法仍然以账表基础审计为主,无法适应现代人民银行审计的需求。面对被审计单位庞大的金融数据,虽然已广泛开展了计算机审计,但审计软件技术开发的速度还是很慢,对人民银行后台数据的备份、转换的时间仍然较长,极大地影响了审计工作的效率。
(六)审计评价报告的价值未能充分体现
目前的审计评价报告,主体为对发现问题的罗列,对一些问题的表述过于详细,而缺乏对问题性质严重程度的分析提示,常常使管理层在阅读报告时感到冗长乏味,对审计发现的重大问题难以引起足够的重视。同时,对相关问题的产生原因剖析不够深刻,导致提出的建议仅仅针对问题本身,而不能针对问题产生的深层次原因,对改进内部控制的价值不高。
二、认真研究,做好审计管理需解决的问题
搞好审计专业化管理,是人民银行内部审计流程再造的重要措施。要通过实现专业化审计,充分履行审计监督、咨询和评价的职能作用,促进审计对象不断完善内部控制体系建设,实现自我控制、自我纠正、自我监督和自律管理,实现又好又快发展的重要途径。要切实解决好三方面问题。
(一)从落实风险导向审计原则的高度充分认识审计专业化管理的重要性
风险导向审计原则是适应审计环境和审计目标变化的要求、弥补日益扩大的审计期望差距中应运而生的。它将“风险”这一概念与审计程序的设计紧密联系起来,探索审计风险控制的措施和审计方法的改进。人民银行风险导向审计更加突出了风险,既包括了财务风险导向,又包括了合规风险导向。审计对象的确定和审计资源的配置以风险来排序,审计的内容和过程以风险的内部控制为主,审计评价突出了内控状况及风险状况,对重大风险隐患和关键控制环节的风险跟踪进行持续审计,形成了持续性、周期性的审计监督过程,即以风险导向为审计原则的审计循环过程。
(二)建立审计专业化管理体系,实现审计信息管理专业化
1、建立专业化审计信息管理系统。审计信息管理系统是重要审计资源。要在按照审计对象建立审计信息数据库的基础上,根据审计专业化管理的需要,按照专业或者产品建立审计信息库,为审计专业化管理提供审计信息支持。
2、建立专业化审计支持系统。审计支持系统是重要的审计工具。要在原有基础上扩大专业审计功能,充实专业和产品审计技术工具,增加专业和产品的审计信息量,不断提高专业化审计的技术水平。
3、建立专业化审计评价系统。加强专业化审计评价系统建设是促进专业化审计发展的重要措施。要通过技术系统测试、专家评价和理论研讨等手段,加强对专业化审计技术水平和质量效果的评价,引导、鼓励审计人员不断学习业务,钻研技术,充分识别和揭示风险。
(三)条块结合加强协调,实现审计价值最大化
实行审计专业化管理,强化了审计专业化,但是增加了现场审计协调的难度。实行审计专业化管理以后,现场审计实行现场审计组长领导下的专业主审负责制。一是专业主审要主动向现场审计组长和专业审计部门领导汇报沟通现场审计情况,协调解决审计中发现的问题;二是现场审计组长和专业审计部门的领导要主动关注现场专业主审工作进展情况,指导和协调解决专业主审现场审计中的实际问题,不断提高现场审计的质量和效果;三是专业之间要加强协调沟通,充分利用现场审计的有效信息资源,互相支持,实现信息共享,不断提高审计效能。
三、认真探索,促进内控机制建设
(一)增强风险防范意识
一是提高对审计客体和审计环境的风险意识。审计客体和审计环境方面的客观原因引发的风险难以控制,审计人员要有足够的认识。一方面研究我国金融业的宏观政策,与国外金融业进行比较,发现其风险环节所在;另一方面,要研究具体审计对象的管理和经营体制,对其内控环节及制度的完整性和有效性进行评估。二是加强对审计主体的风险控制。防范和控制审计风险的关键在于审计主体,即审计部门采取的主动对策。在审计内部建立健全业绩评价制度,利于识别和预警审计风险,从而在一定程度上降低审计风险。
(二)加强业务培训,提高审计人员业务素质
1、确定业务培训内容
一是政治标准,以定性指标来要求审计人员必须坚持和执行。二是业务标准,要熟悉审计基础知识,懂得审计法规;熟悉会计原理及有关的专业会计知识,懂得财会法规;熟悉经济管理知识,懂得有关经济法规;具有一定的审计、财会实践经验,掌握一定的审计技术方法等。三是文化标准,审计人员所具有的相关文化程度以及应当具备的组织能力、分析能力、写作能力等。
2、确定业务培训方式
一是制订审计人员的培训计划,包括培训内容、培训时间、培训目标、考核培训效果等。针对不同层次、不同级别的审计人员分别进行审计项目控制能力、综合分析能力、审计实务操作能力、审计判断等能力的培训,还要进行金融业务的培训,尤其是对具备金融审计工作能力的审计人员进行计算机知识的培训;也要对具备计算机知识的人员进行审计专业知识的培训。二是制定审计人员的交流制度,使审计人员在成为专业人才的同时,广泛接触其他行业的知识,扩大视野,增长见识,提高水平。
(三)制定完善的内部控制制度
内部控制制度是管理现代化的产物,主要内容包括:岗位责任制、内部牵制制度、各种工作程序、手续制度和内部审计制度。人民银行要制定完善的内部控制制度主要为:金融监管制度、货币信贷资金管理制度、外汇管理制度、财务管理制度、会计结算管理制度、国库业务管理制度、货币发行与金银管理制度、计算机管理制度、安全保卫制度等。
(四)更新审计理念,适应审计发展形势需要
针对内部控制审计面广量大的特点,应引入风险导向审计的理念,加强审计信息的收集与风险分析,突出审计的重点,将有限的审计资源向高风险领域、重点领域倾斜,实现审计质量与效率的同步提升。在内控环境方面,应通过问卷调查、知识测试、文件审查等多种方法,重点了解员工对内部控制的认知程度、管理层对逾越既定控制程序的态度、激励约束机制的健全性及运转的有效性、重要岗位人员的胜任能力等。要对上述审计结果进行综合分析,将由于环境的缺陷可能导致控制不足的方面纳入下一步审计的重点。
在风险识别与评估方面,以非现场为主,审计人员在认真分析被审计单位的主要业务流程运行环节的基础上,识别各个业务环节可能面临的内外部风险,并评估其风险程度,确定应对措施,与被审计单位的风险自我识别与评估情况进行比对分析,验证其风险识别的充分性和风险评估的恰当性。
(五)明确审计重点,促进审计工作发展
人民银行的审计重点主要包括四方面:一是由于控制环境的缺陷可能形成的控制薄弱环节;二是由于风险识别和评估不到位可能形成的控制薄弱环节;三是较高等级的风险控制情况;四是由于制度缺陷可能形成的控制薄弱环节。根据审计重点,在现场审计中,要按照实际情况选择详查法、统计抽样法、穿行测试法和实地观察法等进行符合性测试。在信息与沟通方面,审计人员要重点掌握被审计单位对重要信息处理的及时性与恰当性;对信息的管理、信息披露的审核程序及执行情况进行审查,重点掌握信息管理体系的安全可靠性。在监控方面,审计人员不仅需要重点关注行领导和部门负责人在内部控制中的履职活动,而且需要将查阅的相关监督记录与对控制活动的审计紧密结合,分析判断其监控是否真正有效;在对问题的整改落实情况进行审计时,审计人员要分析易发生问题的薄弱环节,重点关注薄弱环节及相关问题的整改落实情况,特别是因为制度缺失导致的控制失效情况是否真正整改,是否存在屡查屡犯现象。
(六)加强审计分析,明确评价重点
基层央行的会计核算风险,主要表现为在一定时间和空间范围内,会计核算人员因各类主、客观因素影响,导致核算失误,造成资金、绩效损失的可能性。按责任对象不同,可分为会计岗位责任风险、管理人员履职风险和内控体系失效风险。
1、会计岗位责任风险
从日常监督情况看,会计岗位责任风险主要表现为:外来凭证审核不严,如受理的外来凭证存在签章模糊、使用错误、日期错误等。自制凭证填写不规范,如漏制凭证、日期错误、账号错误、签章倒置等。登记簿登记遗漏和不完整、表述不清等。
按央行对各类会计岗位设置的制度要求,作为支行网点,营业核算方面至少需配备3名会计人员,国库核算方面则至少需配备7名。在合理安排兼岗的情况下可满足正常核算需要,但对人员的综合素质要求较高。从对衡阳中支辖内的调查情况看,支行普遍在会计股聘有一至两名合同工,现有会计人员数量基本达标,但会计队伍质量并不尽如人意。一是会计人员年龄结构偏大,支行会计人员的平均年龄普遍达40岁以上,个别支行人员的平均年龄甚至已达49岁,主动接受新业务、新知识的能力和意愿不足。个别年长者固执己见,对合理的规范性要求抵触较大。二是受支行近十年来招收行员基本停顿,加之自然减员、人员上调、职员提拔等因素影响,导致会计人才逐步流失,补充乏力,在离岗审计、轮岗学习、强制休假等内控措施执行上心有余而力不足。
由于会计人员整体素质有所下滑,一是对政策法规、核算程序熟练掌握的人员较少。日常经常发生的业务较熟练,但对政策性要求较高、变化频率较多、核算操作较少等特殊业务,缺乏认真领会和掌握。二是制度执行不严肃、不到位。对柜面审核发现问题的凭证,既不坚决退回,也不制定有效的防范规则进行风险预控。
2、管理人员履职风险
管理人员履职风险主要表现为:对账制度不严格,未及时督促开户单位按时对账。会计主管定期检查内容不全,岗位操作规程、账务核对执行情况等未纳入检查范围。未严格执行授权审批制度,对会计人员上岗、离岗未及时授权和终止授权。会计人员加班登记不全或不及时,坐班日志漏登或登记不全。新聘人员上岗初期跟班指导不足等。
据调查,某支行会计股长一人所需负责的业务系统达十五个之多。同时,核算风险发生环节从集中趋向分散,基层央行各类与核算相关的系统相对独立、日益增多,业务发生时点及风险环节分散。主管担任的大量事务性工作需面面俱到,易形成事事不精、管理失效。
各支行网点业务量分布严重不均衡,仅从本年度对各支行发出业务的统计数据看,同一月份,业务量大的支行发出业务240笔,而最少的支行仅13笔。业务量大的,主管疲于应付,疏于管理。业务量少的,导致会计人员责任意识涣散,主管凝心聚力乏术。
3、内控体系失效风险
一是会计奖惩机制合理不合情,难以调动会计人员工作积极性。特别是支行会计人员普遍兼岗多,工作总量虽不是完全饱和,但工作头绪繁多,干得多,出错概率就高,批评惩罚相对也较多,容易挫伤会计人员的工作积极性。二是责任意识淡薄,风险危机感不强。同类问题屡查屡犯,说明一线会计主管和经办人员对风险认识不足,仅停留在被动纠错的应付层面,未主动分析差错产生的内因,未对核算中可能存在的漏洞从内控安全的角度给予应有的重视。三是支行网点是会计核算差错高发地带。随着人行内部电视电话会议模式延伸至支行,使得支行会计人员与上级行的联系不如过去那样紧密。由于公文传达渠道多样化,支行网点对制度的收集及存档意识相对淡薄。内控举措传导实施信息沟通不足。
二、制约基层央行风险联防体系效能最大化的主要因素
一是协调困顿。由于看问题的角度不同,特别是监督部门与被监督部门在一些差错的认定上,存在天然的视角差异。如何统一认识、化解矛盾、理顺工作关系,无疑是风险联防面临的重点难题。
二是制度失效。央行各项内控制度和操作细则,是客观规律、经验教训的总结和归纳,由于核算内外部环境的不断变化,使得发生核算风险的因素不断显现,风险的隐蔽性特征不断加剧,直接导致内控制度在执行过程中变得低效。这或是由于规章制度本身缺陷,又不能及时根据内外部环境的变化而及时修正,或是由于制度过于繁琐,使会计人员无所适从或不利于执行。
三是责任短缺。由于会计人员业务素质、思想素质、文化水平等各方面的差异,导致会计人员间的风险防控意识差距很大。加之对核算人员的教育养成手段贫乏,以及受经济利益驱动的影响,个别员工组织观念淡化,纪律观念弱化,团队意识虚化。又有个别管理者自身素质不高,表率作用不强,民主意识不浓,在贯彻执行上级行的方针政策、意图导向时,缺乏号召力、影响力和凝聚力。导致内控管理难度加大,规范性问题频发。
四是思想波动。随着社会的发展和经济生活的日益复杂化,以及央行职能调整和核算组织模式的不断更新,员工的价值取向、文化生活变化很大。有的员工因为思想领域的消极噪音引发了迷惑和波动,不乐于接受优良传统、探究核算原理。有的员工固守过时的知识储备、陈旧的思维方式,不善于与时俱进、转变核算理念。从某种程度上阻碍了基层央行会计核算事业的健康可持续发展。
三、基层央行会计核算风险联防的扩展和优化途径
1、以制度促联防
风险联防,首先应出台层级较高的工作指引,以切实协调后督、内审、纪检、人事等内控部门职能,并注重可操作性和普适性。
在防范核算风险事务方面,应明确由事后监督部门牵头收集信息、组织考评。明确各部门的职责分工,由事后监督部门根据可以依托相互数据进行整合提效的部门所提供的信息进行比对,整合形成可靠的实效性分析报告。为各部门间的良性互动提供制度平台。
制度规范是风险联防的先决条件,要通过全面整合和完善各种规章制度,避免规章制度之间相互矛盾,从制度上提升内部控制力。为此,要按照央行会计核算的运行机理完善内部制度体系。构建这一体系应符合三个原则:一是全面性原则,所构建的制度体系必须能够覆盖所有的内控对象和监督内容,使组织和个人做到有章可循。二是确定性原则,各项制度性规定必须是明确的,使员工能够清楚认识,准确理解,并正确把握和执行。三是精细化原则,各项管理制度要力求精细,覆盖到工作流程的每一个环节。
2、以系统促联防
随着信息技术的不断发展,基层央行会计核算管理的规模、自动化程度、核算环境不断变化,导致风险隐患呈现出隐蔽性与复杂性并存的特征,后果日益严重。这些风险隐患伴随着现代化手段而生,也必须运用现代化手段进行防范、控制和化解。因此,要实现风险联防的真正安全,就必然依靠技术进步,通过构建安全信息网络来识别风险源,预防并控制风险。
从对核算过程的控制看,良好的内控联防系统主要表现在:一是要具备科学合理的标准体系。通过将实际工作情况与标准相比较,判断实际与目标之间的偏差,才能采取有效的控制措施。二是要有良好的反馈机制。内控的前提是能够准确衡量和评估核算业务的实际工作情况,因而具有完备的衡量实际工作的途径,以及科学的衡量内容,是内控的重要组成部分。三是要具备纠偏彻底的作风。内控最后且最重要的步聚就是要采取管理行动纠正偏差和不适当的标准。纠正行动可以划分为立即纠正和彻底纠正,前者是立即将出现的问题矫正到正确的轨道上来。后者则要弄清问题产生的原因,从根源开始纠正,包括纠正不切实际的制度和标准。
从具体的联防组织系统而言,充分重视主管行领导及会计部门主管的专业性和能动性,是重要条件。设立三道监控防线:岗位之间审查监控、业务部门检查监控、内控部门风险监控。发掘登记簿系统的管理功能,对领导、主管的履职登载情况提出规范性要求。由精通业务、操作熟练的监督员创造性地开展工作,全程跟踪新系统上线,分析新的风险监测点,参与新系统上线前的业务培训和制度修订,是必要条件。
3、以文化促联防
思想控制行为,行为导致结果,要通过文化创新来推进全员在安全观念、目标等方面保持一致,形成心理认同的整体力量,真正发挥风险联防文化的导向、凝聚、规范功能。文化认同是构建风险联防的至高境界,有什么样的文化就必然会有这种文化指导下的思维和行为。强化风险联防的文化一旦形成,基层央行内部就会形成自觉遵循核算规律和管理要求的习惯,这种自觉不仅是基于制度的约束,更多的是基于对央行事业忠诚的良知、理念的信守。外延表现出员工和团队的一种工作态度、行为方式和生活信念。
造就文化引领的风险联防,是一项长期的渐进过程,不但要从员工的基本素养这一根本问题入手,还要提升到价值观的高度去培养,要以共同的文化认同,重视员工的观念、精神、心理因素等,增强员工的集体归属感、责任感和荣誉感,从而增强集体凝聚力,使员工行为向心力丰盈,最终促进个人利益与集体利益、个人目标与央行目标的统一。
4、以考评促联防
应以事后监督对核算业务的骨干控制作用,收集其他内控部门的检查监督成果,通过综合考评,提出完善核算工作的框架建议和风险分析与预警,为风险联防机制的良性互动提供依据。通过对联防体系效果的评价,增强风险联防的实用价值,从而不断改进管理控制水平,发挥事后监督应有的评价职能作用,有为而有位。
优化会计核算考评活动,改进事后监督中心对各核算网点独立考核的传统做法,重新审定考核内容和分类标准,与相关内控部门共同制定会计核算考评办法。一是成立行长领导下的,由事后监督中心牵头,相关内控部门参加的考评机构,负责对全辖核算风险联防情况,以及各核算部门的制度执行情况进行综合考评。二是制订科学的、操作性强的核算风险综合考评办法,日常考评由事后监督中心登记,现场监督则应包含所有内控部门对核算部门的检查结论。三是制订全辖统一的评价标准,对会计核算相关的业务监督统一归口事后监督中心进行综合评价,年终出具考评结果,供各职能部门运用于单位、人员的绩效考核、年度奖惩等。
考评活动不应局限于对已发生核算业务的监督,更应着重于分析发生问题的根源和动机,着重于对可能的核算风险进行前瞻性探讨。业务考评,落脚点在于人,对要害岗位人员的监督应灵活多样、讲求实效,对核算在岗人员的生活状况、思想状况、工作作风等,要有适当的关注,适时谈心交心。对达不到工作要求的人员,劝说无效,则建议调整其工作岗位,以此促进要害岗位的内部监督和人员自律。
5、以激励促联防
激励是为了达到管理目标而采取的手段,有效的激励能化被动为主动、化消极为积极,以最少的成本投入创造最大的管理效益。要加大对先进集体和优秀个人的奖励力度,同时应注重点面结合,把刚性的制度执行融入温馨的人情管理之中。对在严格执行制度、规范核算行为等工作中做出突出贡献的集体和个人必奖,对不遵守规章制度的人员和出现责任事故的集体必罚。