档案整理案例精选(九篇)

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第1篇：档案整理案例范文

对此，西方档案界已经取得了比较一致的认识和实践成果，他们以“文件生命周期理论”为理论基础，以文档一体化为实践基础，在电子政务平台上，创造了元数据的档案整理技术，从而结束了西方传统档案实体整理的技术时代。而中国档案界，一方面是迅速地引进了西方的元数据档案整理技术，另一方面则又提出了自己的多种多样的档案整理技术，如“以‘件’为单位的档案整理技术”、“双套制的档案整理技术”、“不同载体的混合档案整理技术”等等。虽然中国一下出现了如此之多的档案整理技术，显得有些混乱，但这些档案整理技术具有一个共同的特征，那就是它们并不使用“元数据”来整理档案。这不是一般的技术上的不同，而是显露出了中、西方迥然不同的档案整理技术走向。我们始终认为，中国现有档案整理技术的出现，必然有它形成的道理。所以，我们借此篇文章，通过对不同档案整理技术的比较，来揭示档案整理技术的本质及其我国档案整理技术的发展趋势。

“元数据档案整理技术”已被档案界普遍接受，“非元数据档案整理技术”则还是一个刚刚提出的概念。这里只是利用“非”这一重要的逻辑概念表明，只要西方的“元数据”不是档案整理的唯一技术，那么在“元数据”之外，就应该有“非元数据”档案整理技术的存在。大家必须理解，我们提出“非元数据档案整理技术”，并不是要去反对和否定元数据档案整理技术，而只是要用“非元数据档案整理技术”的概念开道，来梳理在中国已经出现的档案整理技术，并证明它们同样是现代的，而且是更适应中国档案实践的档案整理技术体系。

一、元数据档案整理技术

“元数据档案整理技术”是西方档案界提出的一种档案整理技术。而西方产生这种技术的实践基础是，他们利用计算机网络及其技术实现了“电子政务”，并且使“电子政务平台”成为他们日常行政管理的实践基础和管理工具。

在这种特殊的条件下，电子政务系统本身不仅能产生着电子文件、而且也能提供电子文件的实体信息(数据)，并且能根据电子文件生成的具体环节，提供隐含在具体环节背后的、电子文件与社会实践及其过程之间的对应信息——元数据(数据的数据)，即档案实践通常所称的“档案历史联系信息”。于是，嵌在电子政务平台中的档案整理系统就可以在电子政务的支持下，利用所采集的“元数据”完成“档案历史联系”的整理，它不但获得了“电子文件实体集合”，而且具有了足以使这一文件实体集合转化为档案的“档案历史联系的记录”。而“电子文件实体集合”和“档案历史联系的记录”这两种物质实体的获得，就构成了它所要得到的电子档案实体。因此“元数据档案整理技术”本身是一个具有科学性、高自动化程度的档案整理技术体系。

由于现在西方和我国还只是将“元数据档案整理技术”嵌入到了电子政务系统，所以有人可能误认为，元数据档案整理技术只适用于电子政务。其实不然，它不但能适应电子政务的档案整理，而且也能适应诸如电子银行、电子商务、电算化会计等等电子管理平台的应用。事实上，只要人们能为某一社会实践的管理建立电子管理的平台，那么元数据档案整理技术就能嵌入这个电子管理系统，成为适应它的档案整理技术。所以“元数据档案整理技术”本身是一种具有很宽实践范畴的实用档案整理技术。

“元数据档案整理技术”所具有的特征是，它彻底变革了传统档案实体整理的技术，成为“文件实体整理”与“档案历史联系整理”分离的技术。这种文件实体与档案历史联系整理的技术分离，使元数据档案整理技术中的“档案历史联系整理”，不再受电子文件实体的干扰，而使档案整理真正地进入了多元的时代，使档案整理原则从一维的“来源原则”，发展为具有“实践主体”、“实践客体”和“年代”的多维“历史原则”。“元数据档案整理技术”所具有的“文件实体整理与档案历史联系整理技术的分离”、“档案历史联系整理的多维化”、“档案整理原则的多元化”和“档案物质实体的双重构成”是其档案整理技术的四大特征。

二、非元数据档案整理技术

在档案整理技术中“非元数据”与“元数据”是相对存在的两种档案整理技术。从概念上说，除了“元数据”的档案整理技术之外，都属于“非元数据”档案整理的技术范畴。但本篇文章不再研究传统的档案实体整理，它包含的只是新提出的“以‘件’为单位的档案整理技术”、“双套制的档案整理技术”和“不同载体的混合档案整理技术”。

不管是“以‘件’为单位的档案整理技术”，还是“不同载体的混合档案整理技术”，它们的档案实体整理与档案历史联系整理都是相互分离的。“双套制的档案整理技术”比较特殊，从表面上看，它是用整理纸质档案的方法完成了电子档案的整理，但它同样告诉我们，也能够用整理电子档案的方法整理纸质档案。由此我们可以看出，中国档案界提出的这些非元数据的档案整理技术，具有一个共同特点，即它们都是“档案实体整理”与“档案历史联系整理”相互分离的档案整理技术。由于这些“非元数据档案整理技术”是“档案实体整理”与“档案历史联系整理”相互分离的技术，所以它们就同样都能实现档案历史联系的多维化。它的档案整理原则，也可以从一维的“来源原则”，过渡到具有“实践主体”、“实践客体”和“年代”的多维“历史原则”。它们最终都要形成由“文件的实体集合”和“档案历史联系的记录”两种物质实体共同构成档案。

于是我们发现，中国提出的非元数据档案整理技术虽然还存在着许多的缺点，但在“质”上，这些非元数据档案整理技术都具有“文件实体整理与档案历史联系整理的分离”、“档案历史联系整理的多维化”、“档案整理原则的多元化”和“档案物质实体的双重构成”的四大档案整理技术的特征。

三、两种典型档案整理技术的比较

我们的研究发现，虽然非元数据和元数据档案整理技术的技术环境、流程和操作方法有着很大的不同，但它们具有相同的四大特征，并且这两种档案整理技术具有相同的内在结构，完全可以用同一的《档案整理结构的模型》来认识和解释它们的机理和过程。或者说，是因为它们具有相同的档案整理结构，所以它们才具有它们的共同特征。所以非元数据和元数据档案整理技术这两种看似非常不同的档案整理技术，其实是同一档案整理结构的两种不同技术表现形式。

为什么会产生这两种不同的档案整理技术形式，或者说，西方为什么采用元数据档案整理技术，而中国为什么要采用非元数据档案整理技术，而这是相同的档案整理原理为适应不同国家档案实践条件而产生必然结果。在中国，其实始终存在着两种不同的档案实践和理论体系。一种是，从民国时期开始的“文档连锁法”，后来的“文档一体化”和现阶段提出的“文件中心”，与之相应的则是文件生命周期理论；而另一种则是，与文书实践分离的档案实践，在解放后，中国接受了前苏联的档案实践和“立卷人——档案室——档案馆”的档案实践体制，同时也就形成了有别于西方的档案学理论。

原理、价值和理念要过渡到实践，就需要技术的中介，由于技术离实践更近，所以它更要受到实践的约束，先进的技术并非在哪里都适用，对谁都是具有实用的价值。中国人民大学王健教授在国家社科基金项目“OA环境下的文件、档案一体化管理研究”的技术报告中就客观和直率地提出，在中国“无论是档案行政管理机构，还是档案馆，都无权指导各机构的文件工作，……因而无法具备全面的一体化功能。”①对于在中国建立文件中心的问题上她也指出“全盘否定档案室的态度是不科学的，完全撤销档案室的做法是不现实的，在保留档案室的基础上再重建一套文件中心是不必要的，简单地将档案室改名为文件中心也解决不了根本问题。”②这些认识对于认识档案整理技术的发展同样有效。

我们应特别注意，计算机化与现代化是两个不同的概念，比如，一种档案整理技术虽然没有实现计算机化，但如果它能实现多维的档案历史联系联系整理；而另一个虽然实现了计算机化，但它形成的档案历史联系却是一维的，那么我们究竟应该将哪种技术判断为现代档案整理技术呢？档案整理技术现代化的关键是档案整理技术内容上的现代化，计算机化只是档案整理现代化的一种外在的形式。

在自动化和计算机技术应用的程度上，元数据显然要高于非元数据档案整理技术。但在中国发展元数据档案整理技术，有着诸多档案界自身无法克服的现实障碍，但只要我们放弃部分元数据档案整理技术的高自动化要求，那么就可以在不改变档案工作体制、不需要实现“文档一体化”、能脱离电子政务环境、不用制定也不依赖“档案元数据集”的条件下，创造出一种可应用于文书和科技档案、并适用于纸质文件、电子文件和实物混合的、非常实用的档案整理技术。所以不要简单化地根据计算机技术的应用程度，来论档案整理技术的长短。

四、中国档案整理技术前景的展望

通过“非元数据档案整理技术”与“元数据档案整理技术”的比较研究，我们认为：

中国档案界，须在元数据和非元数据档案整理技术之间做一抉择，这是不能回避的。它不是单纯的档案理论和技术问题，而是干系到中国档案事业未来发展的一次抉择。它是档案工作者、档案学者和中国档案事业的领导者都必须倾心关注的问题。

不应该排斥元数据档案整理技术，但在相当长的一段时期内，“非元数据档案整理技术”应该是一条更适应中国国情的档案整理技术路线。我们甚至认为，它是迟早要被国人所接受的一种档案整理技术。

“非元数据档案整理技术”虽然已经有了基础，但技术整体还处于相当混乱的状态。我国应该在夯实它的档案学理论基础、简约它的技术、注重它的实用性的前提下，统一制定中国的档案整理技术规范。其结果应该是创造出一种具有中国特色的档案整理技术体系和理论。这也是中国档案界在世界有所建树的一个契机。

我国在轰轰烈烈引进元数据档案整理技术的过程中已经积累了许多实践经验，现在是否应该对它进行一次阶段性的总结，召开一次高端研讨会，客观地评价一下得失，这可能是一个非常有益的建议。

第2篇：档案整理案例范文

【关键词】科研项目；档案管理；纸质档案；电子档案；整合利用

改革开放以来，随着中国的迅速发展，科研项目中的档案整理工作也越来越多。科研项目，即开展科学技术研究的一系列独特的、复杂的并相互关联的活动，这些活动有着一个明确的目标或目的，必须在特定的时间、预算、资源限定内，依据规范完成。在现实生活中，纸质档案已经不能完全满足时代的需求，电子档案在科研项目档案管理中已经占据重要地位，电子档案具有简便、省时、易携带等特点，已经逐渐取代纸质档案而存在。但是，任何事物都有两面性，我们要客观地对待每一件事以及每一个事物，客观面对纸质档案和电子档案的优缺点，并适当对其加以利用。

一、电子档案与纸质档案的优缺点

（一）电子档案的优缺点。随着当代科学技术的飞速发展，许多行业随之进入了全新的时代。当代的各行各业以及生活中处处离不开科学技术的渗入。档案管理工作也有了全新的发展。在信息发展迅猛的今天，无论是在人们的日常生活中、事业中，还是在社会交流与国际联系中，互联网都发挥着巨大的作用。在科研项目管理中，电子档案紧紧依赖于计算机而存在，因此电子档案的优势显而易见，且其记忆速度和运算速度高达数亿次每秒。能够大大缩短查阅资料上浪费的时间，优化了资源检索过程。电子档案具有存储时间长、存储容量大、储存困难等特点。在科研项目中，电子档案可对档案资料进行长时间的储存，科研档案在科研管理活动中具有重大意义，它不仅能够有效地记录过去的科研成果以及过程，而且对于今后的科研计划、科研政策的制定具有重要的参考价值。因此，电子档案长时间的储存功能显得格外重要且必不可少。此外，电子档案还能利用计算机的特殊功能对科研项目中的文字、图形、表格等各种形式的载体进行原件保存。但是，电子档案储存难度大，因其对计算机的依赖性强，一旦计算机受到病毒等的侵害，就会造成不可恢复性的损失，这不仅会对科研项目中的档案管理工作造成危害，还会间接影响到科研项目的成果。总而言之，电子档案的便利性，给人类的生活带来了巨大的收益，电子档案的存储地址一般在电脑上，不占空间，甚至仅需要一张光盘就可以储存所需信息，存储量大且运算和记忆速度已经达到数亿次每秒，与人共享方便，可通过笔记本U盘等随身携带，可节约大量时间，最大程度地发挥其共享他人资源的优势。除此之外，电子档案可以长时间保存相关信息，不会随时间的延长造成资源的磨损或毁坏，人们可以快速查阅期望得到的信息。在这个信息全球化的社会，只有充分发挥高科技的作用，才能高效地与世界接轨，获得全球最新信息，完成信息全球化交流，促进自身产业的发展。电子档案管理利弊并存，均不可忽视，电子档案需要注意的事项主要表现在构建、储存、保护、防丢失等方面。其一，在电子档案构建的同时，相关工作人员要建立妥善的资料格式，以达到资料的完整与完备性。其二，电子档案的储存是关键步骤，相关工作人员要牢记资料的储存路径及位置，不可因自身原因造成丢失等严重后果。电子档案的最大缺点即存储信息的安全性受到严重威胁，当今社会科技发展迅速，电脑黑客的手段也是越来越高明，许多机密性文件可能因为黑客的侵入而造成严重的更改或是毁灭。因此。想要保证电子档案的安全以及不被侵入，就要严格做好防盗措施，设立严密的防盗网络，保护电子档案完整不被侵害。

（二）纸质档案的优缺点。科研项目中的档案管理仍然离不开纸质档案的帮助，科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料都离不开纸质档案的使用。大量的纸质档案在人工查阅时可以加入电子档案元素，利用电子档案的便利性对纸质档案进行编码和记录，通过检索号就可快速获得科研项目档案管理中的纸质档案。除此之外，在书写上，纸质档案能够直观、简明地表现出其简单性，以及在阅读方面的便利性。与电子档案相比，纸质档案保存安全，不易丢失，可盖印章、按手印、签字，具备一定的法律效力，而没有当事人的电子档案不具备法律效力。但其缺点也不可避免，纸质档案占据空间，查阅不便，整理麻烦，而且容易磨损和损坏。因此，对于纸质档案的广泛使用，需要对其纸质进行筛选，并且妥善保存、管理。

二、电子档案与纸质档案的整合与利用

（一）两者相融相合的必要性。电子档案的发展促进了纸质档案的进一步发展，同时，由于电子档案的产生也进一步代替纸质档案而存在，电子档案不仅可以减少人力物力的消耗，还可以减少金钱的浪费，不仅能够简化纸质档案管理，还能够高效地实现电子档案和纸质档案的转化，使得科研项目的完成更加高效。在电子档案和纸质档案的相互转化关系中，相关工作人员要充分发挥电子档案和纸质档案各自的优势，对于纸质档案应加以妥善保存，同时建立电子档案与纸质档案的联系，使得只要输入有效关键字就可以准确无误地对纸质档案进行搜索。就科研项目的长远发展来看，电子档案永远无法完全取代纸质档案的位置。因此，在科研项目档案管理工作中，电子档案与纸质档案必将共同发展，只有将电子档案和纸质档案进行合理的整合利用，并建立双向联系，电子档案为纸质档案梳理位置及信息，纸质档案为电子档案提供有效库存和档案内容。两者相辅相成，共同发展，不仅可以发挥各自的最大优势，还能有效地提高工作效率，进一步加强和改进科研项目档案管理工作，更好地为科研单位的持续健康发展服务。

（二）电子档案与纸质档案的整合利用。科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。只有综合利用电子与纸质档案的优缺点才能有效完成科研项目的档案管理工作。电子档案、纸质档案两者的优缺点特征明显，因此在科研项目档案管理工作中应尽量结合两者优缺点整合利用过程，相关人员要尽最大努力对档案的优点加以最大程度地利用，而对于其缺点，要尽量避免，实现两方面优势互补，为科研项目档案管理工作提供有利保障条件。两者之间要扬长避短，共同作用才能发挥更大的优势。例如电子档案在档案管理工作中不仅具有高效性，还具有科学性，其在科技方面的优势不容忽视，因此要加以重视，而纸质档案在签约、签字、印章等方面具有相当的法律效力，此方面不可替代的优势要加以保留。将两者的优势结合起来，必然能够使档案管理工作的效率进一步得到优化。

三、结束语

在高速发展的信息时代，电子档案管理已经是档案管理工作的发展趋势，但每一项文化遗产必然有它不可取代的优势，因此电子档案和纸质档案都是档案管理的重要组成部分，两者的整合利用与共同发展构成了完整的档案管理系统，档案管理人员只有结合科研单位实际，积极探索档案管理的新模式，有效地整合各类电子档案和纸质档案，促进档案管理工作进一步科学化、规范化，才能全面提升科研项目档案管理工作水平。

【参考文献】

[1]李捷，陈凤兰，李秋风等.高校学报档案管理"双套制"刍议[J].城市建设与商业网点，2009(29)：12-13.

[2]董建萍.产业转移和信息化条件下会计档案的安全管理措施[J].中国乡镇企业会计，2015(4)：220-221.

第3篇：档案整理案例范文

【关键词】土地整理；档案管理；建议

我国土地档案管理工作暂行规定中指出，土地档案管理包括：地籍管理档案、土地利用规划档案、建设用地档案、土地监督检查档案、土地科技管理档案和土地管理教育档案等。土地整理档案是土地科技档案的一种，整理内容是对成片土地上的道路、水源、农居建设及耕地坡度改造等，工作内容主要有选址、测量、科研论证、规划设计、审查批复、资金预算、招标、施工、监管、竣工验收等多个环节，所涉领域涵盖工程建设、田间道路、农田水利、护林绿化、土地复垦等。在土地资源分配利用、流转、收益过程中发挥着重要作用。因此，转变传统观念，创新服务机制，研究档案管理工作规律，是实现土地整理档案资料在现代社会经济发展中发挥重要作用的技术保障。

一、提高土地整理档案管理的重要性

土地整理档案详细记录了采取工程、生物等措施，对田、水、路、林、村等实行综合整治等关于土地总体规划或专项规划的过程，通过土地整理措施的实施，增加了有效耕地面积，提高了耕地质量，调整了土地资源利用结构，改善了农业生产和生态环境，改善了农民生活条件。在土地资源分配利用、流转、收益过程中发挥着重要作用。因此研究和探讨如何规范、提高土地整理档案管理工作有利于最大限度发挥土地整理档案在现代社会经济发展过程中的重要作用，有利于提升土地整理档案的利用效率。

二、土地整理档案管理的策略探究

（一）提高档案管理认识，是土地整理档案管理的基础。1.加强学习，增强意识。要认真学习《档案法》《档案法实施办法》，充分认识到档案管理的重要性，从主观上树立工作责任感和严肃认真做好工作的思想意识，按工作优先，服务至上的原则，最大限度地发挥管理人员的主观能动性，更积极主动的投身于档案管理工作中。2.增强宣传，提高认识。加强对档案管理和保护档案资料的宣传，提高全体干部职工对档案管理重要性的认识；充分认识档案资源的价值，从主观上对档案管理有个全新的了解和认识，积极主动配合做好档案法制建设，使档案工作开展做到有法可依。3.争取领导支持是工作顺利开展的有力保障。向领导宣传土地整理档案管理工作取得的成绩，让领导层充分认识档案工作的地位和作用，积极争取领导的重视和支持；从机制上加强档案管理，重视人员、硬件、资金等投入，确保人力、物力和资源的合理配备。

（二）提高档案工作人员的素质是土地整理档案管理的前提。档案管理是非常复杂、烦琐的工作，是业务性很强的专业性工作，因此要加强档案工作者职业道德建设，培养档案工作人员爱岗敬业的精神；工作中严格遵守职业道德规范，尊重档案资料的真实性；培养埋头苦干，无私奉献的道德情操；培养严谨、细致、认真地做好档案收集、归档及保管工作的态度，树立扎实干，服务优，守纪律，创一流的坚定信念。不断提高管理人员的综合素质。

（三）做好档案分类处理是土地整理档案管理的重点。土地整理档案所要保存的内容是具有价值的文字材料、图纸、图表以及声像等文件资料。在管理中要依照选址、测量、科研论证、规划设计、审查批复、资金预算、招标、施工、监管、竣工验收等不同阶段进行细致分类，认真归档。要认真负责的对归档项目进行审查，文件材料要收集齐全，单项工程要有项目负责人审定。分类是土地整理档案管理中的初级工作，分类要细致，归档要认真，才能充分发挥档案资料在后期土地规划、利用环节的重要作用，是土地资源长期发展的历史依据。

（四）将档案资料数字化管理是土地整理档案管理发展的必然需求。1.开展管理人员技术培训是实现数字化管理的技术保障。随着网络技术的大力发展和信息技术的逐渐深入，不仅大大提高了工作人员的工作效率，而且提高了档案资料的完整性和持久性，在引进先进的土地档案管理信息系统后，要邀请业内专家对管理人员进行相关技术培训，转变管理理念，提高熟练操作软件的技能，定期考察管理人员的技术基础和工作能力，是实现数字化管理的技术保障。2.档案资料数字化管理是社会经济飞速发展的必然需求。当前正处于推进“四城同创、提升耕地质量、打造美丽乡村、建设生态宜居涪陵”建设的重要时期，土地征用与土地流转、农村建设用地复垦等工作大量涌显，档案查询、调卷和出具证明等工作繁多，管理人员的纸质业务堆积如山，为满足群众对档案资料的查阅和利用需求，充分发挥档案资料的利用价值，实现档案资料的安全管理和便捷查阅，需要做好网上备份、分类，建立数字化管理体系，因此，土地整理档案数字化管理是现代化建设的必然需求。

三、结语

总之，土地整理档案管理要能适应经济社会的发展，在社会经济建设中发挥较大效用，最大限度的发挥国土档案的使用价值，为土地的开发利用提供最真实的依据。

【参考文献】

[1]唐宝莲,吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案,2006(03).

[2]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案,2010(03).

第4篇：档案整理案例范文

【关键词】科研项目；档案管理；纸质档案；电子档案；整合利用

改革开放以来，随着中国的迅速发展，科研项目中的档案整理工作也越来越多。科研项目，即开展科学技术研究的一系列独特的、复杂的并相互关联的活动，这些活动有着一个明确的目标或目的，必须在特定的时间、预算、资源限定内，依据规范完成。在现实生活中，纸质档案已经不能完全满足时代的需求，电子档案在科研项目档案管理中已经占据重要地位，电子档案具有简便、省时、易携带等特点，已经逐渐取代纸质档案而存在。但是，任何事物都有两面性，我们要客观地对待每一件事以及每一个事物，客观面对纸质档案和电子档案的优缺点，并适当对其加以利用。

一、电子档案与纸质档案的优缺点

（一）电子档案的优缺点。随着当代科学技术的飞速发展，许多行业随之进入了全新的时代。当代的各行各业以及生活中处处离不开科学技术的渗入。档案管理工作也有了全新的发展。

在信息发展迅猛的今天，无论是在人们的日常生活中、事业中，还是在社会交流与国际联系中，互联网都发挥着巨大的作用。在科研项目管理中，电子档案紧紧依赖于计算机而存在，因此电子档案的优势显而易见，且其记忆速度和运算速度高达数亿次每秒。能够大大缩短查阅资料上浪费的时间，优化了资源检索过程。电子档案具有存储时间长、存储容量大、储存困难等特点。在科研项目中，电子档案可对档案资料进行长时间的储存，科研档案在科研管理活动中具有重大意义，它不仅能够有效地记录过去的科研成果以及过程，而且对于今后的科研计划、科研政策的制定具有重要的参考价值。因此，电子档案长时间的储存功能显得格外重要且必不可少。此外，电子档案还能利用计算机的特殊功能对科研项目中的文字、图形、表格等各种形式的载体进行原件保存。但是，电子档案储存难度大，因其对计算机的依赖性强，一旦计算机受到病毒等的侵害，就会造成不可恢复性的损失，这不仅会对科研项目中的档案管理工作造成危害，还会间接影响到科研项目的成果。

总而言之，电子档案的便利性，给人类的生活带来了巨大的收益，电子档案的存储地址一般在电脑上，不占空间，甚至仅需要一张光盘就可以储存所需信息，存储量大且运算和记忆速度已经达到数亿次每秒，与人共享方便，可通过笔记本U盘等随身携带，可节约大量时间，最大程度地发挥其共享他人资源的优势。除此之外，电子档案可以长时间保存相关信息，不会随时间的延长造成资源的磨损或毁坏，人们可以快速查阅期望得到的信息。在这个信息全球化的社会，只有充分发挥高科技的作用，才能高效地与世界接轨，获得全球最新信息，完成信息全球化交流，促进自身产业的发展。电子档案管理利弊并存，均不可忽视，电子档案需要注意的事项主要表现在构建、储存、保护、防丢失等方面。其一，在电子档案构建的同时，相关工作人员要建立妥善的资料格式，以达到资料的完整与完备性。其二，电子档案的储存是关键步骤，相关工作人员要牢记资料的储存路径及位置，不可因自身原因造成丢失等严重后果。电子档案的最大缺点即存储信息的安全性受到严重威胁，当今社会科技发展迅速，电脑黑客的手段也是越来越高明，许多机密性文件可能因为黑客的侵入而造成严重的更改或是毁灭。因此。想要保证电子档案的安全以及不被侵入，就要严格做好防盗措施，设立严密的防盗网络，保护电子档案完整不被侵害。

（二）纸质档案的优缺点。科研项目中的档案管理仍然离不开纸质档案的帮助，科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料都离不开纸质档案的使用。大量的纸质档案在人工查阅时可以加入电子档案元素，利用电子档案的便利性对纸质档案进行编码和记录，通过检索号就可快速获得科研项目档案管理中的纸质档案。除此之外，在书写上，纸质档案能够直观、简明地表现出其简单性，以及在阅读方面的便利性。与电子档案相比，纸质档案保存安全，不易丢失，可盖印章、按手印、签字，具备一定的法律效力，而没有当事人的电子档案不具备法律效力。但其缺点也不可避免，纸质档案占据空间，查阅不便，整理麻烦，而且容易磨损和损坏。因此，对于纸质档案的广泛使用，需要对其纸质进行筛选，并且妥善保存、管理。

二、电子档案与纸质档案的整合与利用

（一）两者相融相合的必要性。电子档案的发展促进了纸质档案的进一步发展，同时，由于电子档案的产生也进一步代替纸质档案而存在，电子档案不仅可以减少人力物力的消耗，还可以减少金钱的浪费，不仅能够简化纸质档案管理，还能够高效地实现电子档案和纸质档案的转化，使得科研项目的完成更加高效。在电子档案和纸质档案的相互转化关系中，相关工作人员要充分发挥电子档案和纸质档案各自的优势，对于纸质档案应加以妥善保存，同时建立电子档案与纸质档案的联系，使得只要输入有效关键字就可以准确无误地对纸质档案进行搜索。就科研项目的长远发展来看，电子档案永远无法完全取代纸质档案的位置。因此，在科研项目档案管理工作中，电子档案与纸质档案必将共同发展，只有将电子档案和纸质档案进行合理的整合利用，并建立双向联系，电子档案为纸质档案梳理位置及信息，纸质档案为电子档案提供有效库存和档案内容。两者相辅相成，共同发展，不仅可以发挥各自的最大优势，还能有效地提高工作效率，进一步加强和改进科研项目档案管理工作，更好地为科研单位的持续健康发展服务。

（二）电子档案与纸质档案的整合利用。科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。 只有综合利用电子与纸质档案的优缺点才能有效完成科研项目的档案管理工作。

电子档案、纸质档案两者的优缺点特征明显，因此在科研项目档案管理工作中应尽量结合两者优缺点整合利用过程，相关人员要尽最大努力对档案的优点加以最大程度地利用，而对于其缺点，要尽量避免，实现两方面优势互补，为科研项目档案管理工作提供有利保障条件。两者之间要扬长避短，共同作用才能发挥更大的优势。例如电子档案在档案管理工作中不仅具有高效性，还具有科学性，其在科技方面的优势不容忽视，因此要加以重视，而纸质档案在签约、签字、印章等方面具有相当的法律效力，此方面不可替代的优势要加以保留。将两者的优势结合起来，必然能够使档案管理工作的效率进一步得到优化。

三、结束语

在高速发展的信息时代，电子档案管理已经是档案管理工作的发展趋势，但每一项文化遗产必然有它不可取代的优势，因此电子档案和纸质档案都是档案管理的重要组成部分，两者的整合利用与共同发展构成了完整的档案管理系统，档案管理人员只有结合科研单位实际，积极探索档案管理的新模式，有效地整合各类电子档案和纸质档案，促进档案管理工作进一步科学化、规范化，才能全面提升科研项目档案管理工作水平。

【参考文献】

[1]李捷，陈凤兰，李秋风等.高校学报档案管理"双套制"刍议[J].城市建设与商业网点，2009（29）：12-13.

第5篇：档案整理案例范文

一、工作目标

各单位机关工作人员计划生育管理建档率100%、环孕检率100%、避孕节育措施落实率100%。

二、工作步骤

整个管理服务月活动分三个阶段进行：

1、宣传发动阶段（3月8日—3月15日）

召开全镇集中开展党政机关、企事业单位计划生育管理服务月活动动员大会。各单位在3月10日前要召开本单位全体工作人员及下属单位负责人会议，成立领导和办事机构，制定实施方案，将会议精神传达到每个工作人员。

2、组织实施阶段（3月11日—4月5日）

凡国家公职人员要按照要求详细填写环孕检信息档案，对所填写信息内容，单位领导要严格把关，确保信息内容真实；同时督促其下属单位将信息档案送交当地镇计生办，信息档案建好后，组织本单位人员按照要求统一到指定镇计生服务所进行环孕检，具体建档环孕检安排：党群口3月11日—3月17日；综合经济口、条管单位：3月18日—3月24日；民生事业口及其他单位在3月31日前完成建档环孕检工作。镇计生服务所安排1—2名工作人员值班，认真做好环孕检登记。

3、巩固提高阶段（4月1日—4月10日）

各单位要对本单位及其下属单位干部职工建档环孕检情况进行自查，对未建档或未做环孕检人员进行督促，确保一人一档，不漏检一人。

三、主要措施

1、加强领导，为集中开展党政机关、企事业单位计划生育管理服务月活动提供组织保障。切实加强对管理服务月活动的领导，成立“县镇集中开展党政机关、企事业单位计划生育管理服务月活动领导小组”，其组成人员如下：

各单位、要成立相应的领导机构。根据本实施方案，制定抓好属地机关单位管理服务月活动实施方案。对属地机关单位建档及环孕检情况向县人口计生委和其上级主管部门进行通报。

第6篇：档案整理案例范文

关键词：档案;整理;鉴定

档案是十分重要的信息资源，而且是任何资源都不可替代的，是不可再生的，也是一个社会进步发展的原动力和精神原材料。只有抓好档案的整理和档案的鉴定工作，才能充分发挥档案这种特殊的知识产品服务经济建设，服务政务建设，服务文化建设，服务社会建设。

一、抓好档案整理基础，是提高档案质量和效率的关键

档案的整理工作，包括机关文件的平时归卷与调整，文件组卷、案卷排列、案卷目录的编制、档号的编写、局部案卷或保管单位的调整等项工作内容。在一般情况下，上述工作主要由机关文件处理部门与档案室共同完成，其大部分工作由文件处理部门或有关业务部门来完成，作为档案室只负责对有关具体工作的指导和业务检查以及进行局部的加工处理工作，有时档案室也接收和征集到一些比较零散的文件，这就需要开展全过程的整理工作。

二、注重档案整理的系统性、完整性、是发挥档案资源利用的保证

档案收集工作的质量高低直接影响档案馆和档案室各项业务工作的水平。整理档案的过程也就是鉴选档案的过程，只有把有保存价值的档案集中在档案馆和档案室，就能为开发利用档案信息资源奠定一个良好的基础，档案质量高，材料收集齐全，才能丰富档案资源，提高档案工作的质量，更好地为社会经济提供优质服务。在做好档案整理工作的同时，档案的正确分类管理是资源利用高低的体现，档案的分类要根据档案的数量、内容、分类层次，实际工作的需要，档案管理的原基础等情况进行具体的比较，综合分析，客观公正的选择符合实际情况的最佳分类标准。档案整理工作的第一个步骤就是区分全宗，这也是档案整理工作中的重要内容，由于全宗是档案管理的核心单位，所以区分全宗就成为档案整理乃至整个档案管理工作的首要任务。

三、强化业务学习是档案鉴定工作的前提

社会的不断发展，促进了档案数量的增长。一个单位、部门、企业要进行正常的工作、生产等等活动，这一切都会形成大量的文件档案。它们的发展每时每刻都在产生或形成档案，单位、部门、企业的扩大，人员的增加、设备的更新换代、职能的扩大都在形成大量的档案，档案的剧增给档案鉴定工作提出了新要求，一部分档案将成永久保管，―部分没有可存价值的，这就要求档案工作人员要根据档案有关规定，进行全面地鉴定，档案鉴定的正确与否，关系至关重要，档案工作者要不断强化业务学习，掌握有关知识政策，不断提高鉴别能力，使真正有价值的东西成为档案，为经济社会发展提供服务，对于无价值的档案进行及时销毁，以便减轻档案馆（室）库存压力。

四、逐步实现档案鉴定理论与实践的统一，是档案工作良性循环的途径

档案鉴定是档案管理的一个关键环节，它关系到档案的销毁馆藏的优化以及档案质量与档案效益的发挥。档案鉴定包括鉴定档案保存价值，鉴定档案的真伪。在档案馆和档案室的业务工作中经常进行的鉴定工作属于档案的保存价值，也就是对档案保存价值的大小进行鉴定，来确定档案的存放时间，一般来说，大部分档案保存部门都注重档案的“存”而对于“毁”往往是不为的，这就有一个鉴定档案的关键。档案保存价值鉴定工作难度较大，人们一般不便轻易销毁，这样长期以来就会形成大部分无用档长期存在，如果对档案的价值判断不准确，轻视档案的存在，错误的销毁了有用之档，将难以挽救，因此，档案销毁是一个薄弱坏节，开展这项工作要慎重而认真。

随着社会的发展和进步，档案这一特殊的资源所起的作用越显重要，档案质量的高低如何来衡量，这就要求我们对档案的价值予以定期鉴定，只有通过鉴定工作才能不断提高档案的质量。

第7篇：档案整理案例范文

关键词 科研档案 卷改件 卷内目录 漫谈

中图分类号：G64 文献标识码：A

中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》的实施，是我国档案工作改革的一项重要举措，是档案管理进入了一个更新、更高境界的标志。笔者结合工作体验，就文书档案的整理问题进行了探讨，主要肯定了文书档案实行“卷改件”给整理工作带来的高效率。而对于科研档案的整理，由于它的特殊性和复杂性，档案界众说纷纭。本文就科研档案的有关整理问题进行初步的探讨。

（1）以件归档在文书档案方面有利实现档案的现代化管理，而在科研档案中对检索的效则会产生或多或少的制约。以件归档的现代化管理至少要建立在文件目录的电脑管理的基础上，每一条文件目录都要输入电脑中，这样检索每份文件就迅速。通常文书档案是一份份利用，案卷对文书档案来说不是一个必要的检索层次，而文件才是检索的必要层次，所以以件归档使得文书档案的利用显得非常便利。而在科研档案的检索利用中，课题是很重要的一个分类层次，案卷一般是以课题命名。案卷是科研档案检索的必要层次，增加了文件级就增加了一个检索层次，同时，科研材料的内容比较规范，同一类型的科研材料内容都是大同小异，主要有申报书、鉴定证书、总结报告、论文、查新报告、应用证明等等，而且不同阶段的材料不会混在一起，很利于查找。如果不是全文管理，类似的文件题名的输入利少弊多，不仅耗费人力，而且增加了数据库的层次，影响了检索效率。

（2）以件归档在文书档案方面有利于日常整理保管，而对科研档案则不适用。文书档案归档后迅速移交档案室保管，档案室管理有序，一般不会丢失。通常文书档案的利用、借用时间不长，易管理。而对于科研档案来说，归档前材料是由科研人员保管的，要科研人员做到随办随归无论在业务能力上，还是在意识上都难以办到。此外，目前科研档案的归档方式主要有两种：课题结束一次性归档和分阶段归档。如果是采用分阶段的办法，因课题还没结束，一般都由课题组借出长期自己保管。即使是课题结束一次性归档，在课题结束一、二年内，由于申请下一个课题的需要，课题组也需较长时间的借用。采用以件归档，科研人员借去时间长了很容易丢失档案。

（3）科研档案卷内目录应采用固定格式。目前我国的科研档案的卷内目录是按照科研档案在形成过程中各个工作程序的特点，从应归档的文件材料中归纳出来的。长期以来，每项科研项目所形成的科研档案归档项目都有相对固定的内容材料。针对这一特点，笔者认为对科研档案卷内目录采用固定格式来填写各部分的材料内容，有助于提高科研档案工作标准化、规范化、同时提高科研档案整理的工作效率。

科研档案卷内目录采用固定格式具体的做法：在制定科研档案的卷内目录时，应细致地分析科研活动各个阶段形成科技文件材料的特点和规律，按照国家规定的应归档的文件材料内容进行筛选，根据文件材料形成先后或重要程度将内容系统排列，确定后将这些内容印刷在统一规定的科研档案的卷内目录上，成为卷内固定格式目录。其益处是：首先，便于归档人员对科研档案的收集和整理。参与归档的科技人员一般对一个项目的科研文件材料应归档的范围、内容和文件排列的先后顺序都不十分了解，通过卷内目录的固定格式内容，可以清楚地知道哪些文件应该归档，哪些文件可不归档，哪些文件排列在前，哪些文件排列在后。卷内固定格式目录对科研项目的文件材料归档和整理起到指导作用。其次，卷内固定格式目录填写方便。填写卷内固定格式目录时，只需“对号入座”，即将收集到的科技文件材料，按卷内固定格式目录所确定的顺序排好，将内容逐项填上“页次”即可。

由于项目大小不同，形成的科研文件材料数量不同，卷内固定格式目录中各项内容不可能都有，这种情况可通过所填写的卷内目录“顺序号”加以体现，即将所收集的科研档案文件材料按顺序填写顺序号，不需要收集的项目跳过，不填写顺序号，卷内共有多少份档案一目了然。如果项目材料很多，卷内固定格式目录中没有表现相应的内容，可以将这些内容材料补在最后。

总之，档案整理工作要不断地标准化、规范化使之与时俱进，促进科技进步，更好地服务于我国的科学技术事业。

第8篇：档案整理案例范文

1乡镇政府档案管理存在的问题

1.1档案管理工作意识不强

由于我国档案管理工作的起步较晚，发展速度较慢，领导阶层将精力集中在经济建设方面，忽视了对档案管理工作的重视，对档案管理工作带来的效益认识不到位，主要体现在两个方面：一是他们认为乡镇政府主要围绕经济、社会保障等工作，档案管理是乡镇政府附带工作，与主体工作的关系不大，乡镇政府只需负责配合上级档案管理部门的工作；二是他们把乡镇政府档案管理工作等同于行政材料收集、整理和存放，是一项无需专业知识和技能的简单工作，从而只需指定工作能力一般的员工负责即可，有些甚至没有指派专人负责，而是采取临时负责的形式。

1.2档案收集工作不到位

首先，乡镇政府的档案管理人员对于档案管理工作的重视不够，对于档案的收集和整理工作缺乏科学性和系统性，档案存放杂乱无章，很容易出现丢失、乱摆乱放的现象，降低了档案保存的完整性，同时也降低了档案的利用率。其次，乡镇政府工作人员对于档案管理存档的意识不强，很多资料没有及时交给档案管理人员，对一些重要的会议记录及资料没有进行完整的保存，久而久之造成资源的丢失，从而降低了乡镇政府档案资料的系统性和完整性。

1.3档案管理制度不健全

由于乡镇政府主要职能是服务于地方经济，因此，乡镇档案管理往往被认为是处于次要地位的“后勤工作”，乡镇政府往往缺乏一套长期、规范的档案管理制度，档案管理往往具有很大的随意性。一般表现为人员配备不齐，管理制度空白，奖惩机制缺失，档案管理工作效率低下，即使部分乡镇有相应的档案管理制度，但这些制度也更多地注重外部层面的指示和要求，忽视了对乡镇政府档案管理工作的实际需求，从而降低了乡镇政府档案管理的服务功能。

1.4档案管理人员业务素质有待提高

乡镇政府的档案管理人员一般是由党政办公室秘书兼任，或者为了应付检查而临时指定的，不管是哪一类，他们都是兼职性质的，他们的主要工作不是档案管理，因此，在工作中普遍存在缺乏档案管理专业知识，缺少档案管理工作热情，不熟悉档案管理业务，对乡镇档案的收集、归类与整理等较为随意。即使有部分乡镇档案管理人员是专职的，一般情况下也是由年龄较大、文化技术水平较低的人员担任，这部分人员思想保守，对现代化的档案管理模式无法适应，从而制约了新的管理手段和技术在乡镇政府档案管理工作中的推广和普及。

2加强乡镇档案管理工作的措施

2.1加强档案宣传教育工作

加强?n案管理的宣传教育工作，是提高乡镇政府档案保存完整性的重要条件。组织政府工作人员学习相关的档案法律、法规，使工作人员都能够意识到档案管理工作的重要意义，积极的配合档案管理人员进行日常的档案收集、归档工作。搭建良好的交流平台，使档案管理人员之间进行积极的沟通与交流，提高自身的业务水平和道德素养，提高档案的利用率。

2.2做好档案管理工作

首先，档案管理人员要加强日常的风险防范意识，确保档案收集、存档等环节的安全性，提高安全意识。第二，建立完善的档案管理制度，规范档案管理人员的日常工作行为，领导阶层应加强对档案管理工作的监督检查，指派专人进行监管，对借阅、归档等环节的手续进行定期、不定期的检查，坚决杜绝档案丢失、损坏等现象的出现。三是，要加强日常内部管理，确保档案室安全。档案室是档案安全管理的重要阵地，要积极采取措施，安装好防火、防盗设备，加强对消防和供水、供电线路的管理，确保档案室安全。乡镇档案员要对档案的数量、质量、霉变等情况经常进行抽样检查，把安全管理责任制落到实处，确保档案绝对安全。四是，要加强学习，不断提高综合素质。乡镇档案员要有过硬的政治素质，娴熟的业务技能和扎实的工作作风。

2.3提高档案服务能力

档案服务是档案工作的重要目的，要不断改进档案服务工作，提高服务能力，切实增强档案为经济社会服务的功能。一是，要不断明确服务方向。档案管理人员要对档案服务功能有更加全面的认识，既要为党委和政府服务，也要为农村和农民服务。要主动提供档案信息，明确服务方向。要掌握服务需求，积极主动开发档案信息资源，定向提供专题服务，真正把群众对档案的需求作为服务的方向。二是，要不断拓展服务领域。随着我国经济和社会建设的不断发展，乡镇档案工作在做好原有领域建档服务的同时，积极做好新的领域的建档服务。一方面，要重视现有档案中的民生档案资源的整合与开发，综合利用好现有的户籍档案、婚姻档案、土地承包档案、林权档案、计生档案、综治档案等。另一方面，要进一步拓展民生档案的服务领域，切实做好近几年新形成的新型合作医疗档案，土地流转档案，民营企业档案，农技推广档案，村级财务档案等事关人民群众生产生活的民生档案，作为服务平台，进行科学整合开发利用，为人民群众利用档案提供实实在在的服务。

第9篇：档案整理案例范文

关键词: 市政工程档案科学管理机制

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

引言

市政工程是为城市基础设施服务的工程, 是城市的神经和脉络, 是城市赖以生存和发展的基础。因此, 市政工程档案既是工程建设的实际记录, 也是城市发展的历史缩影。近年来, 市政建设投资规模不断扩大、工程数量持续猛增, 每年都有很多市政工程项目竣工。同时市政工程项目涵盖的工程类型也越来越多, 由原先的地面道路工程、排水系统工程以及桥梁工程, 发展到现在的高架道路工程、地铁工程、越江隧道工程、高速公路工程等多元化的市政工程。因此, 城市建设的快速发展给市政工程档案管理工作带来机遇的同时也面临了许多挑战, 如何加强市政工程档案的管理, 保证其完整、准确、系统, 得到妥善保管和有效利用, 是市政工程建设和管理单位必须引起关注的重要问题。

1 市政工程档案的作用和面临的问题

1.1市政工程档案的作用

1.1.1市政工程档案是城市规划、建设和市政设施管理的依据。没有市政档案，市政规划编制、调整、完善只能是纸上谈兵。随着现代化城市建设的加快, 城市的基础设施建设也在不断的更新和发展, 不论是建设新设施, 还是改造旧设施, 所有的规划都必须建立在现有市政设施基础之上, 而这一切的来源就是市政工程档案。因此, 市政工程就是市政规划编制和调整的基础和前提。现代城市立体化的发展使城市不断向地下和空中延伸, 这些新增加的市政设施科学管理和维护的重要依据就是在建设过程中形成的工程档案, 只有真实、完整、可靠的市政工程档案才能为日后的工程维修和应付突发事件提供有力的工程依据。

1.1.2 市政工程档案是市政工程质量保证体系的重要组成部分。市政工程档案真实地反映了工程建设的全过程,使工程质量控制、以及工程后期的改、扩建的依据, 同时, 国家也出台了相关法规和政策, 明确规定了工程档案在工程建设中的重要地位, 并通过加强工程档案的管理来促进工程质量的提高。

1.1.3市政档案是市政工程管理、养护和维修工作的依据。市政档案既是市政工程的“履历表”，又是市政工程的“健康档案”。科学分析市政设施现状，根据其不同特点，才能制定出科学合理的管养经济责任制。道路路况档案为道路大中修或改建提供决策资料，以其确定工程的投资规模及见效程度一特别是地下管线及构筑物，哪里发生故障，确定怎样的维修方案，必须查找准确的档案同时，维修改造后的成果，又组成了新的市政档案，为下一步的管养提供最新的依据。没有准确的市政档案就不能实现城市的可持续发展。

1.1.4市政档案工作是科技资源的储备手段。搞市政建设，不但要有充分的物质资源和资金，而且要有设计文件，勘测、施工和预算资料等科技资源。利用原有的档案资料，可以启迪思践，开阔视野，促进科研工作的发展.通过原有资料的分析，有助于探索市政建设的发展变狂规律，为领导决策提供依据，为科研指明方向。

1.2市政工程档案现存的问题

1.2.1市政工程档案质量问题。目前市政工程建设存在着重建设, 轻档案, 对工程档案缺乏足够的重视, 使得工程档案资料不规范、齐全，甚至出现造假现象, 同时档案管理人员大多没有参加专业知识训练,管理水平低, 服务意识差, 工作往往处于被动应付状态,从而大大影响了工程档案的质量。

2.2.2市政工程档案管理问题。由于建设单位对市政档案工作的不重视, 造成档案管理机制不健全, 同时由于缺乏一套完整的管理体系和现代化信息管理机制, 使得工程档案管理落后,缺乏对工程建设的约束性。因此, 如何加强工程档案的科学管理, 建立完善的科学管理体制, 使之为城市建设发展提供完备、详实的软件资料, 是当前市政工程档案管理的重要课题。

2 关于市政工程档案管理工作的几点建议

2.1重点加强管理机制:市政工程建设有其自身的特性, 一个项目是由参加建设的各方共同完成的, 其档案工作也一样, 从文件的形成、收集、整理、审核到归档、移交整个环节需要建设、设计、施工、监理、采购等单位密切协作配合。因此, 理顺机制, 明确职责, 保持各环节的有效衔接, 是做好市政工程档案工作的基本保障。理顺管理机制, 变档案一级管理为档案室、项目管理部两级管理, 这样可以较好地解决管理机制差的问题。在每个工程项目管理部设立专职档案员,负责该项工程的档案工作, 将工程档案的编制职责交到项目管理部, 并且要求档案工作与工程项目的建设同步进行。档案室负责对项目管理部的档案工作进行指导、督促、检查, 变工程档案工作的一级管理为两级管理。

市政工程档案的两级管理体制有其自身的优点:一是档案工作力度加强, 管理重心下放, 解决了市政工程档案编制工作不到位的问题, 保证了及时收集和归档; 二是档案工作责任进一步落实, 工程档案工作成为项目管理部的考核内容后, 使档案工作在项目管理部受到重视, 从领导到一般工作人员都能自觉地做好文件材料的收集, 及时交给档案员。在项目各标段工程结束时, 项目管理部能主动组织标段工程档案的验收, 为整个工程项目档案的按时验收提供了保障; 三是专业分工有利于档案员进一步掌握相关专业知识使工程档案的组卷更为合理、实用;四是有利于对项目竣工图变更情况的掌握, 保证项目竣工图的编制质量。由于项目管理部设在施工现场, 档案员对工程的进度和工程变更情况比较了解,可以及时督促施工单位做好变更文件的收集和相关图纸的修改工作, 以保证项目竣工图能够与市政工程实际状况相符。

2.2 市政工程档案的完整化、系统化。市政工程档案的完整、系统是有效利用, 发挥市政工程档案作用, 实现其价值的前提。加强管理必须抓住收集齐全, 材料系统这二个环节。保持归档文件的完整性是档案系统的前提, 也是最重要的工作环节。市政工程档案来源分散, 形成周期长, 同时内容繁杂、数量庞大, 给做好收集工作带来很大的困难。档案人员只有全面了解工程项目建设情况, 才能合理确定各阶段文件材料归档范围, 既不重复也不遗漏。收集工作要从平时做起, 阶段工作完成后要对归档文件完整性进行检查, 检查归档材料是否齐全、完整。把握归档文件的系统性, 是实现市政工程档案有效利用的先决条件。市政工程项目归档材料只有在完整、准确的基础上, 按照国家相关规范进行系统化整理和编目, 科学分类, 合理组卷, 才能为今后工程管理和运行提供依据。

2.3档案管理自动化、信息化。现行的市政工程建设过程中, 除了传统的纸质文件外, 还会产生许多照片、电子文件等, 这些特殊的文件材料也反映了市政建设的过程, 是工程项目档案不可缺少的组成部分, 在收集时不能疏忽遗漏。同时在当今的现代化的社会已经高速发展到信息化阶段, 顺应时展, 建立的市政工程档案, 使市政工程档案能更快捷、更方便的为城市建设提供了一个新的平台。

综上所述, 只有提高思想认识, 加强责任意识, 建议一套完整的、科学的市政工程档案管理模式和机制, 才能顺应时展, 使市政工程档案真正为城市建设的发展发挥出应有的作用。

参考文献: