整理档案精选(九篇)

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第1篇：整理档案范文

一、科技档案分类的目的

1、实现科技档案的系统化和科学管理。

2、编制出科技档案的分类目录（或专题目录）。

3、为科技档案的统计和利用提供条件。

二、科技档案分类的基本要求

1、分类应力求保持科技档案之间的有机联系。

内容相近的科技档案，只能在同一大类或属类中出现，而不应在不同的类中出现。

2、分类要符合档案形成专业或形成单位科技活动的特点。

由于不同专业和不同类型的单位，其生产、技术活动的性质、任务和工作程序是不完全相同的，有的是很不相同的（如机械、冶金、化工、纺织专业系统之间；工业建筑、水利、气象之间……）。因此，不同的单位，科技档案的分类不能简单化地采用同一种方法。

3、在一个专业系统或一个单位内部，同一种科技档案，在同一层次内的分类标准应该一致。

只有标准一致，科技档案划分的类和属类才能层次清楚、条理清晰，才有利于编目工作的进行，也方便保管和利用。但是对于同一种科技档案的不同类别层次，其分类标准允许有所不同。分类的结果，同位类之间只能平行，不能交叉重叠。

4、分类应力求按专业系统实现标准化。

专业系统分类的标准化，有利于科技档案向科技专业档案馆移交，实现科技档案管理的现代化，也便于同一专业系统内科技档案工作人员之间的业务交流。

5、分类的详略程度，由本单位科技档案数量的多少来决定。

为便于科技档案管理和利用，在科技档案分类过程中，科技档案数量多的应分得细一点，数量少的应分得简略些。在同一单位内，不同类的分类层次可以有所不同。

三、科技档案分类的几种常用方法

1、工程分类法：以工程项目为单元划分科技档案的类别。它适用于基本建设档案。

2、型号分类法：以各个型号的产品或设备为分类单元划分科技档案的类别。它适用于机械产品档案和设备档案。

3、课题分类法：以各个独立的研究课题为分类单元划分科技档案的类别。它适用于科研课题档案。

4、专业分类法：按科技档案反映的专业性质分类。

5、地域分类法：根据科技档案内容所反映的地域特征划分类别，如测绘档案。

6、时间分类法：按照科技档案内容反映的时间特征进行分类。

在实际分类中，往往是几种分类方法相结合，才能得出一个较好的分类方案。例如，机械设备档案，一般采用型号分类法，但如果机械设备很多，我们可以先根据设备的使用性质（专业）进行分类，然后在同一使用性质范围内再按型号分类。

四、编制科技档案分类方案

科技档案分类方案，也称科技档案分类表。科技档案分类表是用来组织科技档案案卷并将所有案卷分门别类组成科技档案体系的一种依据和标准。

利用科技档案分类表，就可将科技档案性质相同的案卷放在同一类里，相近的放在相近的类内，使每一卷科技档案都有对号入座的位置，查找时只要说出有关的特征，就能很快地找到。

㈠编制科技档案分类方案的原则

1、分类方案应以专业系统的分类为指导。

2、分类方案应当有足够的容量，能包容本单位库藏科技档案的全部。

3、平行类目之间应当是互相排斥的，上位类必须包含它所属的下位类，下位类必须是其上位类的组成部分。

4、分类要科学、合理，分类方案应相对稳定。

㈡科技档案分类方案的结构

一个完整的科技档案分类表，主要内容包括：说明和分类表两部分。

1、说明：分类所依据的原则，大类的次序及其排列的理由，使用该分类方案的方法，编制的经过等等。

2、分类表：是科技档案分类体系的具体表现，是许多类目依照一定的原则组织起来的一个科学体系。

分类表揭示了科技档案可分成哪几大类，每一大类又可分成哪几个属类，每一属类又可分为哪几个小类，这样依次下去，每类都有一定的名称，称为类目，这就使得科技档案分类工作有了具体的依据。

在分类方案中，类目的设置一般是以科技档案所含的内容来作为分类标准的，因为这是科技档案最主要的东西，是它的本质属性。

在分类表中，每一个类目应分别给以一定的代号，代号可以用字母也可以用数字，由字母和数字组成的代号称为混合号码。

㈢科技档案分类方案的编制方法

1、了解和掌握库藏科技档案的内容构成和形成特点。

2、根据科技档案分类原理，对每种科技档案确定具体的分类标准和分类方法。

3、设置科学、合理的类目体系，以文字叙述和图表的形式表示出来。

类目体系确定后，应给每个类目以固定的代字或代号，并用文字叙述或图表的形式将类目体系表达出来。

4编写分类方案（分类表）。示例如下：

㈣科技档案分类的方法和步骤

1、做好科技档案分类的准备

⑴熟悉、掌握科技档案分类方案。

⑵了解科技档案的基本内容。

2、确定案卷的类目

先找大类，再找属类，后找小类，层层下推，直至切合为止。这样确定的类，是这个案卷应归入的主要类目。主要类目决定案卷在库房内分类排架的位置。

3、确定案卷的类号

确定每一个案卷所属类目的过程也是给这个案卷以分类号的过程。但是分类号不等于就是案卷的排架号，因为同一类号下还有众多的案卷，如果没有适当的方法把它们区分开来，它们的先后次序就不能在柜架上固定下来。因此，有了分类号还得编制案卷排架次序号码，分类号加上排架号就是案卷的索取号。

科技档案的编号

一、什么是科技档案的编号（定义）

科技档案的编号，是指科技档案案卷的编号。它是科技档案管理部门用来反映科技档案分类层次和案卷排列次序的一组符号。（是科技档案分类号和案卷顺序号的组合体）

二、科技档案编号的作用

它是管理科技档案的一种工具，它起着固定科技档案的整理成果，反映科技档案分类和排列次序，指引查找调阅科技档案的作用。

三、科技档案号的编制要求

1、要反映科技档案系统整理后的科学秩序，同科技档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致。

2、科技档案号由代字和代号组成。

3、编号应力求简明，不要过于繁杂。

要编号简明，首先要做到分类简单，其次是类号表示简化，否则难以使编号简明。

4科技档案号是一个独立的号，一个科技档案号只能代表一个案卷，同一个档案号不能代表两个以上不同的案卷。

四、科技档案号的结构

科技档案案卷档号的结构：

（全宗号）——实体分类号（含项目代号）——案卷顺序号

科技档案文件的档号结构：

（全宗号）——实体分类号（含项目代号）——案卷顺序号——件号

1、全宗号的编制方法

全宗号是一个进馆单位所有档案（即全宗）的代号，由档案馆给出，如果不属进馆单位，全宗号可以省略。

2、实体分类号的编制方法

科技档案的实体分类号由实体分类方案中的类目代号和项目代号（即产品、工程、课题、设备的代字或代号）两部分组成。如果不用项目代号，也可直接用实体分类方案中的代号。各类目代号之间通常用“．”隔开。

3、案卷顺序号的编制方法

科技档案案卷顺序号是指该案卷在其分类的最后一级类目下的排列顺序号，从“1”开始依次顺延。案卷号与分类号之间通常用“—”隔开。

4、件号的编制方法

件号是案卷内每一份文件的排列次序，每卷从“1”开始。

科技档案分类目录的编制

科技档案分类目录是按照科技档案分类表中的基本类目，以每一大类为基本单元建立的科技档案案卷的分类登记帐。

1、科技档案分类目录的作用

固定科技档案分类、排列的次序，揭示科技档案的内容与成份，是直接按类别查找科技档案的检索工具。

2、科技档案分类目录的编制要求

严格按照科技档案分类、排列的次序，以案卷为单位进行登记编制。

3、科技档案分类目录的编写方法

科技档案分类目录格式如下：

⑴序号：按分类登记的排列次序号，每类从1开始。

⑵档案号：即“档号”。科技档案案卷的编号（见案卷封面）。

⑶案卷题名：（见案卷封面）

⑷页(件)数：科技档案案卷内文件的页数或件数，装订案卷为“页数”，不装订案卷为“件数”。

⑸归档年度：该项目档案归档时的年度。

⑹密级：（见案卷封面）

⑺保管期限：（见案卷封面）

第2篇：整理档案范文

关键词：归档文件 整理 方法

归档文件整理是档案工作的基础，为适应档案管理现代化的需要，提高工作效率，根据国家档案局《机关档案工作业务建设规范》、《归档文件整理工作原则》、《归档文件整理工作指南》有关规定，从改革我国传统的文书立卷归档的方法出发，对归档文件整理的原则和具体方法作出了规定，为归档文件整理工作提供了技术依据，确定了文书档案的整理方法。

1、主要内容和适用范围

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒等具体要求。

2、文书档案的含义

文书档案是企业单位党委、行政、工会、共青团组织及各业务职能部门在管理活动中形成的具有保存价值的纸质和电子文件材料。它是以文字、图表的形式作出的真实历史记录，是企业单位档案的重要组成部分。在维护文书档案完整性的同时，要解决好文书档案与科技档案文件材料交叉问题，凡针对一个工程项目、一个科研课题、一台设备和一种产品所形成的文书材料，应归入科技档案；文书和科技档案人员要紧密配合，互相协作。

3、归档文件整理目的

机关或单位在工作活动中形成的反映活动面貌的历史记录（文件材料），当它们完成了传达办事意图的使命之后，还具有记载事实为今后的工作和历史研究备作查考的作用，因此，需要加以整理保存。

3.1、文书部门将办理完毕或办理告一段落的零散的单份文件，对其中有查考保存价值的进行整理，这就是文书部门归档工作。

3.2、某一问题或某一项工作活动形成的文件资料，是文书档案整理的基本保管单位。

4、文书档案整理的意义

4.1、对机关档案工作的意义：①缓解机关档案工作压力；②节省机关的财力物力；③理顺机关档案工作职能。

4.2、对档案馆工作的意义：①便于档案馆控制档案进馆质量；②有利于档案馆向社会开放。

4.3、对档案管理现代化的意义：①为以计算机技术为中心的现代科学技术在档案管理工作中的有效应用铺平道路；②促进机关文档一体化管理的实现；③为设计合理的电子文件整理方法打下基础。

5、文书归档工作的要求

5.1、归档文件齐全完整

根据归档范围由文书部门或者业务部门收集齐全，并进行整理，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理，任何单位或个人都不得据为己有或者拒绝归档。

5.2、分类科学性

分类，主要是指能全面、准确地反映机关各项活动情况和相互联系，能正确体现企业、单位生产建设、工作特点和党的路线、方针、政策的贯彻执行情况。根据本机关各职能部门的职责任务、业务分工、按年度―问题进行分类。上级普发性和有关单位文件，可适当分级，采用以作者特征或以问题特征整理作短期或作资料保管。

6、文书归档整理规程

6.1、“件”的确定“件”是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。如果正文与附件或来文与复文数量较多太厚不易装订时，也可各为一件，但件号要相连，以便查阅。

6.2、整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。跨年度的请示归在批复或复文年度为一件，没有批复或复文的在请示年度为一件。

6.3、质量要求

归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

6.4、整理方法

①装订。归档文件应按件装订，装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。②分类方法。鉴于企业档案管理特点和机构职能变化频繁，宜采用年度―问题―保管期限的分类方法，取消案卷级管理的年度―问题（结合机构）的分类方法。③排列。归档文件应在分类方案的最低一级类目，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。④编号。归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章，并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并设置问题项。全宗号：根据实际情况用单位简称。年度：文件形成年度，采用四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2012。保管期限：归档文件保管期限的简称。即永久、定期（分30年、10年）。件号：文件的排列顺序号。根据不同的保管期限分设件号。在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注，也称室编件号。⑤编目：依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。题名：文件标题，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。日期：文件形成的时间。应以发文单位盖章处的日期为准，法规文件以公布日期为准，决议、决定以会议通过的日期为准，批转、批复、转发的文件，以批转、批复、转发的日期为准。以八位阿拉件数字标注年月日，如2013年1月1日，采用20130101。页数：每一件归档文件的页数，凡有图、文、公章、文件处理签的页面为一页。归档文件目录应装订成册并编制封面。可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、问题等项目。⑥装盒。将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

6.5、归档文件填写必须使用炭素或兰黑墨水。有保密要求的归档文件，必须由文件责任者加盖“密级章”，绝密、机密、秘密三种盖其中相应的一种。

总之，要坚持以便于保管利用，才能更好地实现归档文件整理的目的。不足之处，请批评指正。

第3篇：整理档案范文

一、传统和现代档案整理的共性

任何一种物质都有其自身的结构形式，档案也有其结构的特性，在档案整理的过程中，通常可以总结出档案自身的结构特征，掌握了这些特征之后就可以将非档案结构的物质转化成档案结构，因此无论是对传统的纸质档案的整理还是对现代的电子档案整理，都要严格的根据其自身的结构特征对其进行有效的处理。

在对档案物质结构了解的过程中经历了不同的阶段，在不同的时代，人们对档案结构的认识也存在着一定的差异，因为档案整理存在着一定的共性，所以在档案整理工作中就要以不同时代人们的认识作为出发点，对传统的档案整理工作和当今的档案整理工作有一个更加全面和科学的认识，从而能够更好的总结出自档案整理中应该遵循的原则。

二、档案的物质结构和传统档案整理

在对传统档案进行整理的过程中，人们对档案物质结构并没有一个十分清晰的定义，档案是文件的集合，它展现了文件之间在时间层面上的联系。当前我们要将这些不同时期的认识综合在一起，才能顺利的总结出不同时代人们对档案整理工作的认识重点，也有人将其概括成文件集合和文件之间历史联系的结合体。

对于潜意识当中的传统档案物质结构，我们尤其要关注的一点就是在这样的档案形式当中，文件集合是物质形式，但是文件之间的历史联系是非常抽象的，它不是以物质的形式存在的，它只是一种文件之间的信息。所以文件集合是其中唯一的物质，为了使人们对这一点有更加充分的认识，我们也将传统档案时代的档案结构形式称作是档案的单一物质结构。

尽管档案学很早就发现了文件之间历史联系的六个特征，也就是说，已经认识到了文件之间历史联系是多维的，并且由此提出了“必须最大限度地保持文件历史联系”的档案整理原则。但由于传统档案整理要用文件的物理排序来记录和保持文件之间的历史联系，且只能一维地记录和保持文件之间的历史联系，所以我们就必须客观地认识到，“利用文件的物理排序来记录和保持文件之间的历史联系”是一块“短板”，实际上它将阻碍传统档案整理在实践上实现文件之间历史联系的多维记录。因此，档案学所提出的“必须最大限度地保持文件历史联系”只能被弱化为“尽其所能地保持文件历史联系”，这是在“单一档案物质结构”的意识下，传统档案整理所无法违背的又一个客观规律。

三、档案的物质结构与现代档案整理

当前人们对档案物质结构的认识在不断的深化和发展，档案双重物质结构认识的形成也就意味着人们在实际的工作中可以更好的认识和发现现代档案整理工作中所固有的一些规律，只有这样，才能更好的帮助中国的档案学者在实际的工作中更好的推动相关工作的开展。

在“档案双重物质结构”的模型中，“文件集合”仍然是一种物质，“文件之间的历史联系”也依然存在，而它与档案的单一物质结构所不同的是，在档案物质双重结构中出现了另一种物质――“历史联系的记录”。通俗地说，档案物质双重结构中，不仅文件集合是一种物质，而且“历史联系的记录”也是一种物质，所以它才被称为“双重物质”。千万不要低估了档案物质结构的这一变化，正是因为这一变化，形成了现代档案整理的特点与规律。

“历史联系的记录”的出现表明，现代档案整理不再认为利用文件的物理排序来记录和保持文件之间的历史联系是档案整理的唯一方法，而是认为利用“历史联系的记录”来记录文件之间历史联系是一种更为科学和实用的方法。所以在现代档案整理中，“历史联系的记录”就成为记录和保持文件之间历史联系的物质。由此档案中的文件之间历史联系关系信息的承载者，已从单一档案物质结构中的“文件集合”，转移到了档案双重物质构成中的“历史联系记录”。而利用“历史联系的记录”这种物质，来专门记录文件之间的历史联系，就成为现代档案整理的一个必须恪守的法则。

“历史联系的记录”在档案物质结构中的出现，不但能将文件之间的历史联系用物质的形式加以记录和保持，更为重要的，我们能彻底摆脱利用文件集合只能一维地记录和保持文件之间历史联系这一规律，实现过去已经想到的但又总是无法实现的多维记录历史联系的夙愿。能多维地记录和保持历史联系，就成为现代档案整理所具有的一个特征和规律。由于计算机技术的发展，现代档案整理实现了多维记录历史联系，所以档案整理的原则就必然要随之发生变化。档案整理将不再坚持传统的“来源原则”、“事由”或“年代”这样的一维原则，它将形成一个由“来源原则”、“事由”和“年代”整合而成的多维“历史原则”。所以档案物质结构的演变，为在档案整理中高举“历史”的旗帜，奠定了一个最根本的基础。而档案物质结构的这种演进，也就成为了档案进化的一个规律。

第4篇：整理档案范文

1 现阶段档案相关工作分析

1.1 档案管理工作存在不足

在现阶段的档案管理工作中存在档案管理理念落后的情况，档案管理事业的不断发展使得传统的档案管理理念已经不能够适应现代的档案管理工作，时代的发展使得现阶段档案管理工作所涵盖的行业、档案内容、档案形式都有了较大的变化，这也就直接导致了档案管理工作的复杂程度有所上升，为了能够更好的应对这一状况，就需要档案管理人员能够与时俱进，通过不断学习掌握先进的档案管理理念。另一方面，经过大量的调查研究发现目前档案管理行业的从业人员，有很大一部分的管理人员不具备专业的档案管理专业学历背景，这一部分的档案管理人员大多原本是在单位内部的其他工作岗位工作，之后通过岗位调动的方式组成了当前的档案管理团队，这种情况下也就直接导致目前的档案管理团队缺乏专业的档案管理能力，影响了正常档案管理工作的开展。另一方面，现阶段很多单位对于档案管理工作重视程度不够，使得档案管理团队的成员频繁调动，这也就导致了虽然单位经常展开担纲管理工作的培训，但是档案管理团队的管理能力迟迟上不去，最终影响档案管理工作的效果。

1.2 档案归纳整理工作存在的不足

在现阶段的档案归纳管理工作中，经过调查发现一部分的档案管理人员未能够掌握相应的档案归纳整理技巧，在调查过程中最为直接的表现就是档案管理工作人员对档案没有清晰的认知，尤其是一些篇幅较大的资料不知道应该对其进行删除还是整体保留，这也就使得在目前的档案归纳整理过程中出现了大量不必要的档案文件，不仅占据了有限的档案储存空间，还消耗的档案管理人员的经历。

1.3 档案分类工作存在的不足

在档案分类上，没有根据工作实际情况制订合理的分类方案是比较突出的问题，分类标准的交叉使用，使得档案文件分散归档，对文档的检全率具有较大影响。在《归档文件整理规则》中，归档文件的分类方法有三种，分别为保管期限-年度-机构、保管期限-年度-问题以及保管期限-年度，但在实际的归档文件分类中，采用级次分类法、收文发文分类法、文号分类法等方法的现象多有存在，这些分类方法不是全国统一的分类标准，在反映归档文件间的历史联系、形成规律以及文件内容方面多有不足，容易给文件检索与存取造成困难。

2 档案管理工作的相关技巧

2.1 档案管理的相关技巧

档案的管理技巧并非一成不变的，档案的管理技巧往往随着时代的发展自身也在发生着不断的变革，所以档案管理人员在学习档案管理技巧之前要充分的了解新时代下，档案管理工作的相?P理念，并且将先进的管理理念应用到档案管理工作中，只有这样才能够达到事半功倍的效果。在档案管理过程中我们有几个非常需要注意的地方，首先要注意档案是否有损害，档案有历史以及经济文化等方面的作用，有重要的意义，许多原始档案是非常珍贵的孤本或是脆弱的磁盘，在管理中注意档案是否有损害，有哪些损害这些都要进行细致的记录，否则一旦档案发生损害，甚至不可恢复的话，会导致巨大的物质财富和精神财富的损失，特别是文化断层的出现，不利于文化的传承和发展，削弱了国家的软实力；其次还要注意到维护档案安全，一方面的安全指的是作为实物存在的珍贵文物、孤本等的安全，这些珍贵的实物能够真实的映射出当时的统治阶级、政治思想、社会经济、文化等方面，必须让它们能够安全存在。另一方面的安全指的是档案作为记录国家政治、军事等方面决策的文件，如果不能保证它的安全，导致泄密情况的发生的话，那么国家在政治上就会处于不安全的情况，不利于国家的安全、团结和发展；最后还要注意到要延长档案的寿命，有些纸质或老化的机器，由于脆弱性和不可恢复性的特点，在档案管理工作中要注意采取恰当的措施延长档案的寿命，防止不必要的损失。

2.2 档案归纳整理技巧

在档案的整理归纳过程中，首先，注意对档案文件有一个初步的了解，确定档案中哪些是有用的，哪些是需要删除的，科学取舍进行归纳整理，还要根据档案的重要性进行细致的划分，同时档案之间是存在历史联系的，因此在档案归纳整理过程中要注意档案间的联系，不要把它们分割开；其次还要注意加大档案资料的收集力度和收集质量，这样在档案归纳整理过程中可以保证档案完整性，不会有信息的缺失，确保整理工作的顺利进行；其次，由于从前国家针对档案归纳整理没有制定统一的规则标准，因此省市县之间的档案归纳整理方法不尽相同，不利于档案馆之间的交流，针对这种情况国家下发文件《归档文件整理规则》制定了统一的规则标准，我们在进行档案归纳管理时要注意改变从前的归纳整理方式，遵循统一的规则，这样馆和馆之间的交流就变得容易许多；最后还要注意在档案归纳整理过程中如果发现类目不符的情况要逐一进行修订，还有已归档文件如果出现错误的话要注意及时进行更正，同时一些细致的工作如装订、封皮、卷皮填写要保持仔细认真的态度，否则在出现错误后再进行更正的话，就会浪费许多时间和精力，不利于档案事业的发展。

2.3 档案分类技巧

在档案分类过程中要注意，对档案文件内容有大概的了解，根据档案的具体内容进行科学分类，分类是档案工作的核心工作，档案分类正确的话可以保证档案信息的提供和档案利用率的提高，同时针对分类文件要有明确的标识，确保寻找方便，有利于档案工作的顺利进行。

第5篇：整理档案范文

关键词：工程档案整理问题 对策研究与探索

中图分类号：G271文献标识码： A

随着社会经济水平的不断提高，在许多的工程建设中都会形成各种各样的工程材料，这些材料包括施工过程的记录，以及工程设计的记录，还包括维修或是后续工作的完工，这些对以后的工程建设都有着非常重要的参考价值和意义。所以做好工程档案整理工作是极其重要的，同时分析和探讨工程档案整理中存在的问题也是非常有必要的。文章就是分析出现在工程档案整理中存在的问题，提出了解决对策的。

一、工程档案整理的重要性

工程档案整理的重要性是指在各项工程建设中保存下来的有价值的、真实的文字、图纸，或者是其他的载体的文件材料对社会生产产生的积极的作用。这些工程档案资料都是对当时实际工程的真实情况的实录，它对以后的生产生活来讲是一种无形中的强大的生产力。工程档案资料可以为日后的工程提供参考，具有很大的价值。所以工程档案整理也是相当重要的。通过对工程档案有效的整理，对工程档案进行编制，开发，利用，将会为将来的工程提供有价值的参考，避免在未来的工程中出现相类似的工程失误等，推动社会生产生活的进步，为我们的社会创造更多的财富和利益。

二、工程档案整理出现的问题

（一）工程档案资料收集不够全面和准确

工程档案资料收集不够全面和工程档案资料收集不够准确是工程档案整理中出现的常见问题。工程档案收集不够全面是由于某些工程在设计等其他方面发生变动，工程档案整理人员没有能够进行相应的修改和记录，导致所记录的工程档案资料比较片面，没有完全真实地反应工程的实际情况。工程档案资料收集的不准确主要是因为工作人员对工程资料的收集比较随意，没有按照实事求是，严谨的态度去记录工程的实际情况。工程档案资料收集不够全面和准确都是因为够做人员的不严谨的工作态度所造成的，其中造成的误差，会给整个工程带了不必要的麻烦。

（二）工程档案资料整理不及时

在工程档案资料整理中出现的工程档案整理不及时导致的资料乱编和混乱的情况时有发生，这主要是因为在记录工程档案资料的时候，档案整理工作人员没有能够及时地记录当时工程的识记情况，而是通过后补的方式来保证工程档案资料的完整性。还有一个表现就是，当工程的设计，施工进程出现变更的时候，工程档案资料管理员没有能够及时的对记录进行变更，这种不及时记录工程档案的实际情况，会导致在整个工程档案资料整理中出现偏差或者是错误，为立档单位带来不便。

三、如何做好工程档案整理

（一）加强对工程档案整理员的培训

加强对工程档案整理员的培训是如何做好工程档案整理过程中的一个重要的环节。对立档单位的档案资料整理人员要实行标准化的培训，要不断地训练工程档案整理人员的专业化水平，对他们实行严格的岗前培训和再教育。同时要让工程档案资料管理人员的严谨工作，实事求是的态度。从而使他们能够在工程档案整理中建立一丝不苟，实事求是的工作作风，在一定程度上确保了工程档案资料的准确性和真实性。

（二）采用多种方法进行工程档案整理

在如今这个科学技术水平快速发展的时代，信息化给人们的生产和生活带来了极大的便利。如果在工程档案整理中引入信息化管理的模式，就会使工程档案整理避免了许多不必要的误差和错误。各个资料档案管理的单位可以根据自身单位的情况，从自身单位情况的实际情况出发，用多种信息化的手段去收集和掌握工程的档案资料，保证工程档案资料的真实性。同时采用多种方法，从不同的角度去收集和整理工程档案资料。使得工程档案资料更记得准确、及时，能够为日后的工程建设同更加有价值的参考。

四、结语

工程档案资料管理是一种对文字资料的管理，各个工程单位应该重视工程档案资料的管理。工程档案资料管理对我们的社会生产生活起着积极重要的作用，为未来的工程建设提供了一种有价值的参考。文章通过对工程档案资料管理问题的探析，从工程档案资料管理中出现的问题，即工程档案资料收集不够全面和准确以及工程档案资料收集不够及时，以及如何做好工程档案的整理工作，分别从加强对工程档案整理员的培训和采用多种方法进行工程档案整理来进行分析。研究这一课题具有积极地实践意义和现实意义。

参考文献：

[1]黄晓娥，王越，蔡云芳，档案现代化管理的现状与发展趋势[J]黑龙江科技信息，2009（35）

[2]赵玉娇，加快档案管理工作现代化进程的举措[J]黑龙江科技信息；2012（12）

第6篇：整理档案范文

为使工程建设单位、施工单位和监理单位能明确各自在平时收集归档工作中所承担的职责，确保一流的工程，一流的竣工档案。在工程建设之初，项目建设单位就要在档案管理部门和交通主管部门档案专业人员的指导下制定适合本工程特点的档案分类方案，明确各种文件材料的归档范围和保管期限，通常我们将其简称为“三合一制度”，下发给各工程管理人员、承包商、监理单位，从而规范、指导档案收集整理工作，把竣工档案大量工作分散在平时收集归档过程中，这样就避免了竣工档案资料收集不齐全、不完整、缺失的现象，避免了由于平时标准不统一到交工验收前将资料全部打散突击重新整理的情况发生，节约了大量人力、物力、财力，加快了竣工档案的交验过程，使档案工作与建设同步。

工程质量检测资料、各种技术资料贯穿于整个施工、监理过程中，必须确保每个分项工程、每道工序的质量，保证资料真实、准确、齐全。由于公路项目建设规模大、周期长、涉及的部门多，大量的隐蔽工程验收资料、测量记录和材料质量证明、购配件合格证书、检测报告等资料收集难度大、任务重，这部分资料是反映工程内在质量的重要内容，是今后工程项目合同决算，工程管理、维护、改造、扩建的基本依据。在隐蔽工程覆盖前我们要做到工程建设单位、监理单位和承包单位三方共同现场签证，档案的收集归档与工程进度保持同步，才能保证原始资料的真实、准确和完整性。

由于公路工程线长面广的特点，原始质量保证资料、测量记录和签证记录等受现场环境制约在一定程度上或多或少地存在着使用“三色笔”现象、填项不完整和涂改的等情况，使得工程原始资料符合工程管理程序要求却不符合文件归档要求，给后期的竣工资料整理造成了极大的麻烦。现阶段工程项目都是实行项目法人制，为保证公路工程竣工档案的质量，项目法人不仅要对整个工程项目负责，还要将工程档案资料的收集归档整理工作切实纳入到工程管理中，作为工程质量管理的一项重要内容来抓。制定档案工作制度，设置专门的档案室，配备专、兼职档案人员，定期检查、督促档案工作进度，开展档案工作交流活动，强化各有关单位负责人档案意识。

二、公路工程档案的分类、整理

公路工程档案资料的分类必须遵循文件材料的自然形成规律，保持文件材料之间有机联系以便于保管和利用。公路工程档案可以按文件材料的载体、形成部门和问题不同分类，把工程筹备、设计、招投标、施工、监理、交工验收按阶段问题分类整理，按保管期限长短排序，工程管理文件可按“机构―年度―问题―发文字号”进行排序，隔年批复的文件归入批复年度整理。

科技文件材料应保持其成套性和完整性。根据《建设工程文件归档整理规范》、交通部《关于印发〈公路工程竣工文件材料归档管理办法〉的通知》等规范和文件规定，公路工程档案结合项目实际情况，按项目筹备（立项）、准备（勘察设计）、实施、总结（竣工验收）等阶段收集就归档的文件材料。其中施工监理部分包括整个施工过程中各分部分项工程的所有现场检测记录施工自检和监理抽检资料，这部分资料内容最多，工作量最大，隐蔽工程验收和软基处理资料也在其中。该部分是公路建设项目实施过程中最重要、最真实的反映，不允许有任何人为的更改，在平时收集时则是零散地分散在工程的各个阶段，必须严格按照“三合一制度”科学组织、合理分类、规范整理。竣工图要按照工程实际发生情况单独成套组卷，每份加盖档号章。

三、公路工程档案的验收

第7篇：整理档案范文

一、卫生行政许可档案的组成

卫生行政许可档案由四部分组成：档案盒、卷内目录、卫生行政许可资料、卷内备考表。

1、档案盒的填写：

档案盒的盒脊要填写案卷级档号和编号（此为档案形成时，自然形成的编号一般与许可证号相对应）。档案盒的封面应填写：许可证号、许可内容、申请企业的名称（一般都应填写带有地域名的生产企业的名称。例：平泉县道虎沟乡上福泰纺织品有限公司）、地址以及联系电话。

2、卷内目录

卷内目录是卫生行政许可档案案卷材料的索引，相当于一本书中书的目录。卫生行政许可档案根据内部资料的不同分类，分为不同的件，每一件都有自己的顺序号、卷内题名、页号和页数。将这些内容录入档案管理软件。卷内目录在录入完成后，直接打印出来，放在案卷的最前面。

3、卫生行政许可资料

（1）行政许可档案卷内资料的排列顺序：

卫生行政许可中每一类都有需要申请人提交的材料目录，行政许可档案中申请人提交的材料部分，按目录上的排列顺序进行排列。卫生行政许可部门的申批资料的排列顺序为：行政许可文书送达回证、卫生行政许可审批表、准予行政许可决定书、卫生行政许可证。

（2）卫生行政许可资料页码的打印。

卫生行政许可资料的页码正面应打在右上角，背面应打在左上角。卫生行政许可档案有专门的档案装具，用钢钉从后往前打两个孔，将资料插在钢钉上，这样的装订方式使变更、换证等延续资料放在最上面更方便装订。为了解决这一问题，可采用从后往前打页码的方式，这样新增加的资料放在案卷的最上面，但页码是在最后的，这样使档案的条理清楚，简化了整理过程，增加了整理效率。

4、卷内备考表

卷内备考表置于案卷的最后。应填写立卷人、检查人、整理日期、归档日期以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

二、卫生行政许可档案的分类

根据许可事项不同，卫生行政许可档案大体分为十类：保健食品类、化妆品类、食品添加剂类、涉水产品类、消毒产品类、放射卫生技术服务机构类、放射诊疗类、建设项目审核类、职业健康检查机构类、职业病诊断机构类。

三、卫生行政许可档案档号的设置

将所有业务档案的代码设为Y，设行政许可档案在所有业务档案中的排位是b，卫生行政许可档案的代码则为Yb

卫生行政许可档案又分为十小类，每一小类用一个顺序号表示，后面是年度，然后是案卷号，每一小类每年大流水排列。

以2014年每一类的第一卷为例，其档号的设置如下：

保健食品类Yb-01-2014-001

化妆品类Yb-02-2014-001

食品添加剂类Yb-03-2014-001

涉水产品类Yb-04-2014-001

消毒产品类Yb-05-2014-001

放射卫生技术服务机构类Yb-06-2014-001

放射诊疗类Yb-07-2014-001

建设项目审核类Yb-08-2014-001

职业健康检查机构类Yb-09-2014-001

职业病诊断机构类Yb-10-2014-001

假设保健食品类许可档案2014年共有15卷，其案卷级档号便为Yb-01-2014-001至Yb-01-2014-015

由于行政许可档案种类多、数量多，行政许可档案大多由不同的档案管理员每人分管其中的几类。按上述方法设置档号，在档案录入的时候不会发生录入交叉，产生混乱。每一个档号与每一本档案相对应，顺序流畅，条理清晰方便归档与查阅。

四、行政许可档案案卷录入界面的设置

1、卫生许可证号：输入核准的卫生许可证号

卫生许可证号输入时要将前面的年度、横杠以及后面的流水号全部输入，不要漏项，这样在档案查找时，能按年度或者流水号分别查找。

2、题名

在题名项输入企业名称。企业名称输入时，要尽量将企业名称输全，不能人为简化，以免给档案查询带来困难。有些中途更名的企业，更换题名后需将原名称保留在题名项内，可将原名用括号括在后面，以避免因为题名不对难以查找的情况发生。

3、保管期限

目前，关于卫生行政许可档案的保管期限，并没有相关规定。根据行政许可档案的性质、特点、企业的实际情况以及档案保管的其它规定综合评定，我们将卫生行政许可档案的保管期限定为30年。

4、案卷分类

这个需要两次选择，第一次从所有的业务档案类别中选出卫生行政许可类，这样案卷级档号就自动对应到Yb这一层。第二次从卫生行政许可类的十个类别中选出正在录入的类别，这样档号就对应到Yb-0n这一层。

归档年度：为档案本身产生的年度。

5、归档日期

《档案管理办法》规定每年三、四月份进行上一年度档案资料的整理。六月底之前向档案室归档。所以归档日期应在每年的六月底之前。归档日期中的年度应为归档年度中年度的下一年。例：2012年形成的档案其“归档年度”应为2012年，而归档日期中的年度应为2013年。

另归档日期应用八位阿拉伯数字表示。例：如果归档日期是2013年5月20日则录入的归档日期应为20130520。

6、案卷号

为卫生行政许可档案中每一小类档案的每一年度的流水号

例：行政许可档案中的涉水产品2014年度的第5卷。其案卷号就为005

7、案卷级档号

第8篇：整理档案范文

【关键词】独立学院 艺术类 档案管理 教学管理

【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2014）10 -0018-02

独立学院艺术类档案是教学、科研等各项工作中具有保存价值的文字、实物等原始记录，能系统地反映艺术生产、艺术研究、艺术教育的历史面貌和工作成果，也是进行艺术创作研究、艺术交流等工作不可缺少的重要资料来源和保障。由于艺术类档案类别的多样性，比如雕塑、绘画、传统工艺、现代设计等门类，特别是随着独立院校积极开展“产学结合、校企合作”的教学应用研究，各类实践类教学档案也相应出现，远远未达到档案管理规范化的程度。因此，规划化的艺术类档案管理具有重要的意义。

一、独立学院艺术类档案工作的内容

艺术类专业分支多，作业类型多、种类差异大，档案在教学、科研和管理等各项活动中形成，具有保存价值的文字、实物、声像等不同载体的材料组合。独立学院艺术类的档案工作内容包括以下两个方面：

（一）实物档案。实物档案包括在艺术类教学过程中形成的各类具有保存价值的纸质、模型等实物，具体分为：

1.教学相关文件档案，包括学科建设规划文件、人才培养方案、课程建设与教学改革等文件资料。

2.教学相关工作档案，包括授课计划表、执行计划表、教学检查情况的记录、各类考试安排以及教学质量保障等内容。

3. 学生学习档案，包括学生期末考试作业、期末考试成绩、毕业设计相关（报告书、图册、展板、实物模型）学生补考和重修相关资料等内容。

（二）电子档案。电子档案主要包括教学光盘、视频和教学成果放在校园网上共享。

1.教学光盘档案，包括期末考试作业光盘、毕业设计光盘等相关内容。

2.视频档案，主要指各类教学研讨会、管理工作会、教师教学过程等的工作记录。

3.校园网的档案，主要指将教学相关的文字材料变成电子案存档，比如，将教学过程中的教研成果、毕业设计指导过程、教学课件、典型教案等制成数据库，放在校园网上，全院师生共享资源，促进教学质量的提升。

二、独立学院艺术类档案工作的作用

1.衡量独立学院艺术类教学的质量和管理水平

独立学院教学的质量和管理水平直接影响着独立学院的办学，其教学质量取决于各二级学院的教学管理水平，二级学院的教学档案管理工作是教学工作的基本组成部分。二级学院将教学管理和教学活动过程中形成的具有保存价值的图片、文字等材料归档，成为独立学院办学质量的支撑力量。

2.规范教学秩序，提高教学工作

艺术类教学档案记录了教学和管理工作的实际情况，是学院的重要依据。比如，全院教师集体备课，形成统一的教学大纲、教案，稳步推进整个教学秩序。同时，教学档案记录了专业教师们在教学过程中的教学内容、教学方法以及学生的成绩分析表等材料，对今后教师的教学、管理和实践具有参考和借鉴作用。

3.做好教学评估的“软件”工作

教育部教学评估主要是从办学指导思想、师资队伍、专业建设、教学管理和教学改革、教学条件、教风和学风等方面对独立学院教学质量和教学管理水平进行分析。艺术类档案能如实的反应整个艺术类教学和管理的全过程，直接为教学活动服务。因此，最真实、完整的艺术类档案是独立学院顺利通过教学评估的重要条件。

4.营造良好的校园文化

校园文化是独立学院在长期的育人过程中形成的价值观念、文化观念、思维特征、审美情趣和行为方式。艺术类档案以多种形式发挥文化服务功能，促进校园文化建设。

三、独立学院艺术类档案整理现代化的对策

1.全面提高档案工作者的综合素质

目前独立学院正处于向民办普通高校“转设”的过渡期，由于时间短，需要大量的资金投入校园基础建设，几乎没有专职的档案管理员，导致工作缺乏效率。因此，独立学院档案整理人员需要提高自身的综合素质。

第一，掌握运用必要的档案知识。艺术类档案是属于档案管理的一个分支，作为艺术档案工作人员，必须通晓档案相关的知识，包括档案学知识、档案馆知识以及档案管理期限表的相关知识等。

第二，掌握艺术档案的性质、作用和内容。设立艺术档案室，档案管理人员依据管理制度的规范化艺术类档案特殊性及，了解本部门的艺术类档案，做好档案信息的筛选、排序、分类和汇总，为艺术研究、艺术教学服务。

第三，随着办公的现代化，许多档案采取以电子档的方式保存，注重档案管理者计算机技术、数字信息的学习掌握显得尤为重要。

2.教学形式多样的艺术类档案的科学整理

独立学院艺术类专业分支多，教学形式多样，形成丰富的教学档案。全院上下不仅要重视教学过程的控制和管理，对各种教学资料的收集整理也不容忽视。在配备专业化的艺术档案室、艺术类档案柜的基础上，把艺术类档案的整理工作主要分为几个方面：其一，期末教学课程考试作业若为文字类，如试卷、调查报告等，依然以文稿实物存档；其二，课程考试作业若为作品类，如绘画雕塑、陶艺、园林设计等，考虑到档案室的规划，以电子稿（照片）形式存档，节约空间；其三，艺术类专业学生毕业设计，包括毕业设计报告书、实物作品、展板、图册、光盘等，我院将报告书存放于档案室，实物作品和展板以展览的形式展示在艺术学院展厅，供师生们参观、交流学习，图册由指导教师自己保存用于下一届毕业设计指导，光盘里面刻录着每个学生的报告书、图册、展板，实物等，同时，每年给学校图书馆选送一些优秀毕业设计报告书，这些不但是学校教学过程的客观记录和真实，也利于独立学院教育教学工作的持续健康发展。另外，我院表演课视频作业较大，采用节选代表性的优秀段落章节刻盘存档的方式，同时，在改变课程考试作业存档方式后，依然要在作品类作业中，以一定比例选取优秀作品以实物形式存档，建立了优秀作业收藏制。

3.重视实践类教学档案的科学化管理

以四川师范大学成都学院艺术学院为例，结合我校开展“产学结合、校企合作”教育教学应用研究，加强对教师教学科研成果、师生获奖作品以及参展参赛作品等进行科学化归档，推进理论与实践教学相结合的教育。建立教师科研工作登记表，鼓励教师申请项目、、作品比赛、作品参展等。学生获奖作品方面，收集教师对学生的专业辅导方面档案，完成作品收集，同时学院给提供作品的教师和学生出具收藏证书和补偿一定的制作成本费用。

综上所述，艺术类档案形式多样、内容丰富，档案整理工作是独立学院教学工作的重要组成部分，是学校教学管理水平的可靠保证。独立院校应该高度重视艺术类档案管理工作，改变传统的存档观念，提高艺术类档案工作者的艺术修养，实现艺术类档案管理的最优化，为教学管理和改革做出贡献。

参考文献：

[1]林伟.独立学院档案管理之我见[J].高等教育，2012

[2]齐爱年.关于独立学院二级院系教学档案管理的思考[J].文学教育，2013

第9篇：整理档案范文

（赤峰学院 学报编辑部，内蒙古 赤峰 024000）

摘 要：现代化信息技术的发展与高校教育体制的改革，不仅提高了高校的档案管理效率，而且对档案的有序管理提出了新的要求.高校档案规范化整理的关键是重新划分不同档案的保管期限，并且将保管期限写入档号，实行新型的整理模式[1].本文针对当前阶段高校档案管理工作中存在的主要问题，提出新背景下优化档案管理模式的具体措施.

关键词 ：新背景；网络应用；高校档案；规范整理；思考

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1673-260X（2015）03-0173-02

高校档案的整理工作不仅是一项公益性的信息服务工作，更是为了实现其真正的社会价值，档案的社会价值是档案工作深入展开的根本目的，也是推动档案整理工作逐渐规范化的动力[2].在网络信息化的时代背景下，高校的教育工作也进入了一个新的发展阶段，档案管理也要主动适应新背景下的发展要求，提高档案管理的规范化水平，保证档案管理工作高效有序的进行.

1 高校档案规范整理概述

档案是指机关、组织或者个人在社会生活中形成的可用于考查的图像、声音、文档等各种资料，对人员和团体管理有着重要的参考作用.而档案管理则是指包括收集、整理、保管、鉴定在内的一系列活动，高校的档案管理工作一般由档案室负责，并直接对档案信息进行管理和提供参考服务，是国家档案管理的重要组成部分[3].

高校的档案整理工作分类更加具体、明确，要分别对人事、教学等信息进行管理和保存.高校的档案整理工作要为高校管理的各项工作提供可靠的参考和服务，因此与其他档案管理工作相比，具有更加重要的社会价值.现代化信息技术的发展推动了教育体制改革不断向前发展，网络信息技术成为高校运行管理的重要手段，各类电子资源大量增加，促使档案整理工作向着信息化、规范化的方向发展，这也是新形势下高校档案管理工作的必然趋势.

高校的档案整理工作要迎合社会的发展趋势，与网络信息技术融合，才能有效的提升档案整理工作的效率，网络管理的应用使新背景下的高校档案整理工作发生了质的变化，但是由于规范化管理的程度不高，在实际的档案管理工作中还存在一些问题.

2 当前阶段高校档案整理工作中存在的问题

2.1 档案管理观念落后

高校师生信息资源的现代化管理离不开档案工作的有序开展，因此，高校的档案整理工作不仅需要进行形式上的创新，更要注重对实质内容的改变[4].有些学校没有意识到档案整理工作对推动教育进步的重要意义，认为档案整理工作只是一项没有实质要求的附带工作，因而对档案整理工作的支持力度不够，没有养成良好的使用档案的习惯.有些学校的档案部门只注重对档案的编目和查阅接待，却没有制订合理有效的馆藏、服务优化目标，一些档案管理工作人员文化素质不高，导致档案整理工作的创新力度不够，跟不上时代的发展脚步.

2.2 工作效率低下

档案管理工作往往琐碎繁重，纸质档案的校对和整理都需要耗费大量的人力和物力，导致整理过程中容易出现遗漏和错误，工作效率不高.一些学校认为档案管理工作不需要太多的技能，因此常把一些年纪比较大的人员安排到档案管理的岗位上，导致整理工作出现错误的频率增加，整理效率不高.

2.3 现代化装备设施条件差

投入资金不足导致现代化的信息设备不到位，使档案整理工作仍停留在人工校对的阶段，阻碍了档案整理工作的快速发展.有些学校虽然配备了现代化的计算机设备来辅助档案管理工作，但是设备的利用率仍然很低，使得档案整理工作大部分还是通过人工进行[5].现行的档案管理软件和实际的档案管理工作有一定的出入，涵盖的内容不全面，分类标准不明确，导致软件系统不能很好的适应档案管理工作.

2.4 资源无法共享

学校的档案管理与师生人事管理中心往往分属不同的职能部门，因此无法真正实现信息之间的共享.部门之间对档案信息进行分别统计、管理，有些档案信息也因为部门之间缺乏沟通而被反复收集，浪费了多余的人力物力.

2.5 高校信息合并带来的新问题

近年来政府为了扩大高校规模，整合教育资源，往往将几所学校进行合并，这也给学校的档案整理工作增加了难度.学校合并之前的师生档案容易在合并过程中流失，合并的几所学校之间档案整理的标准也不尽相同，导致重新统一整理的难度增加，档案管理岗位的人动也导致档案的交接困难，无法及时补录档案信息.

3 有关档案管理工作规范的颁布施行

国家档案管理总局早在2000年就已颁布了《档案文件整理规则》（以下简称“《规则》”），之后又对档案材料的归档范围和保管期限进行详细具体的规定，在全国范围内全面推行文件管理的规范化、标准化和科学化，实现档案整理的简化与档案检索的深化.当前高校的档案整理工作都是按照国家教育委员会于1993年颁布的《高等学校档案工作规范》和《高等学校档案实体分类法》进行整理和立卷，但是在全国范围内施行的《规则》在高校中却没有得到广泛的推行，究其原因是因为高校档案管理工作人员的因循守旧思想与整理技术层面的缺乏，许多高校档案在分类、立卷以及保管期限方面都存在很大的分歧，因此在档案规范化整理的社会趋势下，就需要高校依照相关的法律法规有效的开展档案整理工作[6].

4 信息化背景下高校档案整理网络应用的必然趋势

高校的档案整理工作不仅是为了对文件资料进行合理的保存，更是对档案资料进行开发利用促使其创造更多的社会价值，档案信息的社会价值才是档案整理工作的最终目的.世界上许多其他的高等学校已经进入了一个以信息技术应用为中心的全新发展阶段，在信息化以及网络化的时代背景下就需要高校档案的整理工作必须主动适应新的发展趋势，才能提高高校档案的信息化管理水平.高校档案管理工作的快速有效运行仅仅依靠现有的人力物力还远远不够，需要与网络信息技术融合，才能促进整体效率的提高.

4.1 当前阶段高校档案整理工作网络应用的现状

当期阶段我国高校档案管理工作的网络化应用与世界上许多先进的院校相比，还存在较大的差异.许多高校的档案管理工作还是采用传统的手工处理方式，即使有些院校已经开发了一套档案信息管理系统，但是系统本身存在的缺陷与使用上的不合理也导致了档案管理系统成为一种摆设[7].档案整理人员的网络应用意识不高，虽然能够利用计算机打印出规范整洁的目录，但是档案管理的网络化程度仍然很低.

4.2 实际工作中应用网络信息技术进行档案整理的不足

有些高校的档案管理系统只适合单机操作，数据系统设计的也较为简单，只是简单的实现了档案资料的自动编目与自动检索，却没有开发其他实质性的应用，辅助立卷的出现虽然扩充了信息技术的应用范围，但是仍然没有实现信息之间的共享，单机网络环境下的档案管理软件已经与网络时代的信息共享严重不符，必然阻碍档案资料之间的信息共享与交流.

高校档案类型不只是包括纸质的资料，还包括其他的图像、音频、视频等档案信息，对这些信息的管理就不能采取与文本档案相同的管理方式.多媒体技术的复杂性限制了其在信息管理中的广泛应用，因此也无法对文本之外的其他档案信息进行有效的管理.即使有些软件可以处理多媒体信息，但是没有形成一个统一的数据库，其完整性和操作性水平都不高，增加了检索的难度.

5 提高高校档案规范化整理水平的具体措施

5.1 实现档案信息的数字化管理

档案信息的数字化管理是提高档案规范化整理水平的重要途径，档案信息的复杂性与精确性使传统的人工管理方式无法适应大量的档案管理工作，因此需要管理人员改变传统的思维模式，采用更加科学的方法实现档案信息的数字化管理.档案信息的数字化管理与技术的实现是一项非常庞大的系统工程，不仅需要大量的技术资金支持，还需要投入大量的人力物力.馆藏档案中有真正利用价值的信息并不多，多半是更需要长期保存的馆藏档案，因此就需要加大对现有馆藏档案的鉴定力度，对使用频率较高，更具有社会效益和经济效益的档案信息进行数字化处理，对那些基本没有利用价值的档案进行暂时保存，提高档案信息数字化管理的效率[8].

5.2 高校档案管理模式的优化

当前高校的档案管理不外乎两种管理模式，纳入式的管理模式和非纳入式的管理模式.纳入式的管理模式是指将高校各部门的档案信息全部交给档案馆进行统一管理，而非纳入式的档案管理则是指由各部门对本部门的档案进行分别管理，非纳入式的管理模式具有多种表现形式，不同部门之间的管理模式也不尽相同.纳入式的管理模式与非纳入式的管理模式相比具有更多的优点，具体表现在可以精简机构和管理人员，实现各部门档案信息之间的信息资源共享，但是需要对档案人员进行合理的分工安排.非纳入式的档案管理模式可以使档案人员在其他部门档案中查找本部门没有归档的信息资源.两种管理模式各有利弊，高校只有根据本身的档案整理现状采取更加有效的档案管理模式，最大限度的实现信息资源的互补和共享，才能实现各类档案信息的保管和有效利用.

6 结语

当前阶段的高校档案整理工作还存在许多的不足和缺陷，这就需要高校根据自身的工作实际，逐渐适应新背景下的网络应用发展趋势，结合国家档案局和教育部颁布的有关规定，采取更加合理、科学的档案管理模式，减少人力、物力资源的浪费，保证自身的档案整理水平向着科学化、规范化的方向发展.

参考文献：

〔1〕周美兰.新背景下高校档案规范整理思考[J].档案管理,2014（01）:37-38.

〔2〕郭怀珍.“大档案”管理体制下高校档案资源整合途径研究[J].兰台世界,2013（14）:42-43.

〔3〕林世凤.信息化背景下的高校档案管理建设[J].改革与开放,2013（15）:90-91.

〔4〕邸家琴.在信息化背景下高校档案馆的功能定位与发展趋势[J].黑龙江教育(高教研究与评估),2011（02）:40-41.

〔5〕庞莉,赵豪迈.电子文件背景下高校档案集中管理模式初探[J].兰台世界,2011（06）:15-16.

〔6〕翁东东,毕尧翔.基于云计算的高校档案管理系统研究[J].电子世界,2014（13）:22+24.