前言:一篇好文章的诞生,需要你不断地搜集资料、整理思路,本站小编为你收集了丰富的培训会议纪要主题范文,仅供参考,欢迎阅读并收藏。
在工作中我经常主持各种会议,会议还没开始我总是先找人做会议纪要。
一般情况下我会让我助理做会议纪要,但有时我的助理手上有活,我只有现场指人做会议纪要。
大多数情况下,我发现我指定的人听到做纪要后脸上露上失措的样子,有胆儿大的人对我说:
“啥叫纪要?”
“咋写纪要?老师没教…”
老师是没教过,老师会不会写我也不知道,因为好像我记得,大约在小学4、5年级时学过怎样写《通知》、《借条》、《收据》,没教过怎么写《纪要》。
但我知道纪要应该是这样的:会议纪要让没参加会议的、参加会议的人看了之后没有问题可问,也无话可说,就像自己参加过会议一样。
我用过的所有助理我都手把手地、对每个助理都不止一次地教过他怎么写纪要。
但会议纪要到我邮箱里后我发现不是写字、字号、格式不对,就是没写时间、地点,不是没写参加人名字就是忘了谁的发言内容,不是没附件就是没邮件名…这次告诉了他们下次又忘,最后我把怎样写纪要放入了入职培训内容,还当成了课堂练习(写两天的培训纪要),在我培训了上万人小时后,很少有人做的培训纪要让我满意的。
就是我为什么要写这篇的原因。
一忌不用附件
会议要是个很严肃的文件,一般应该用Word写成,并变成附件统一保存在文档里。
那有人要问用附件发纪要,正件上写什么呀,你发给谁,就应该用正件向谁打招呼,并告诉他是什么文件,需要他补充什么。
当然会议纪要一般是群发给所有的参会者,就应该在正件上向参会所有人招呼,并征求所有人对纪要内容的补充监督。
在我看来,用邮件文本写并发送会议纪要是不专业不严肃的事情。
二忌会议纪要没主题
做会议纪要是职场上的常态,每次会议内容不同会议主题名称也不同,如果每次不给会议纪要冠名都叫一个名字那今后根本无法查找。
做会议纪要主题非常简单,是什么会议前面加个“关于”就可以了,例如是××专题策划会议,可以叫:《关于××策划会议纪要》。
如果是例会就将日期缩写在前面就可以了。例如是2015年5月31日周一例会,就叫《2015531例会纪要》。
三忌会议纪要没有会议时间和地点
会议纪要的第一行是会议的名字,即会议的主题,会议名字之后的第一行就是时间和地点,这是必须要写的,时间要精确到会议的开始到结束的分钟,地点要精确到会议室的名字。
我在改判的培训纪要课堂练习,总是安排在培训结束之前,就这样,有些个别人还忘记写时间、地点,可笑的是有人还不知道如何下笔,当然还有更可笑的是写完时间和地点之后就不知道该写什么了。
四忌纪要没参加人数、人名
写完时间和地点的第二行就该写参加人数和人名了,这个总算记住了吧,有人写到人名时为了省事干脆就写等等多少人,这样偷懒的纪要不是要发给每一个人人的,只是自己练着玩的,每一个参会的人名都要写清楚的,不然群发时会漏掉参会人员,又成了半成品。
不但要写清楚,最好用黑体或宋体写以上三行,记住主题应比内文字号大一号。
因为前面邮件篇中说过,黑体或宋体表示不可更改的,而会议主题、会议时间地点参会人名都是不可更改的。
但是以下的内容可以用楷体,因为表示是可以商?,可更改、补充的。
五忌主标小标正文字号等高字体不规范
前面已经说过会议纪要的主标题字号要比内文大一号,而小标题的字体和内文可以同一字号但不能同一字体来突出小标题。标题字体最好用黑体,而内文则用楷体,同一字号的黑体和楷体看起来后者要小得多。
一般来说,会议纪要的主标题我喜欢用二宋或二黑字体,小标用三黑,内文用三档楷,以后所有的Word文档我都用这种规格。
我将我的习惯告诉我的每一个助理,从我手里和他们电脑里出来的纪要、策划、规定、简历、邀请函、稿件等各种Word文档的字号、字体全部统一。
五忌没条理性
回到写会议纪要,一定要忌没有条理性,会议上说了几件事、有谁主发言、谁提出了些不同意见、会议上答成了什么共识、还有什么不同意见、今后的分工如何…都要整理成1、2、3、4、5条例…
记全了,一件事情记一条,一件事情发生转折时再记一条,一条上最好不要将两件事情混记。
如果是在纪录大家的讨论,先后次序不能记乱,如何是两个人对一件事情不同看法的争论,谁插话也要记清楚,以免被抄送的、没参加会议的相关同事、领导看了纪要后产生误会。
七忌纪要不完整
我作过15年的大总?,最多时管理过15个网站的内容,每一次总编联席会议、每一次年初的客户拜访都有会议纪要。
有一次我的领导批评我偏心某一家媒体,说我从不带他们去见客户,我立刻翻出2年前与他们见客户后的会议纪要,纪要上清楚地写着当时其中一条就是他们现在与一家客户最大的合作项目,我的领导无话可说。
这就是纪要完整性的作用之一。
我经常收到助理、下级发给我的会议纪要,每次都要详读并补充,有时我想,我才是他们的助理。
会议的纪要不完整性不只是做会议记要人的记录速度问题,而是做会议纪要的人注意力不集中造成的,所以开会不迟到、不能开手机、不能一心两用。
八忌共识和有待共议的混为一谈
会议纪要中一定要将会议所达成的共识,强调纪录写在纪要的倒数第二条,将有分歧的有待共议的问题写在最后一条,切记不可以将己答成的共识和有待讨论、共议的问题混为一谈,这是是与非的问题,混在一起容易造成误会。
如果将有待共议的事写成共识,有的参会人员会说,我明明没同意怎么说我同意了,造谣。
还有,如果是项目会议纪要,有分工的描述时最好要付上分工表格。
九忌没有执行人和时间表
前面说过分工表,分工表中不但要列出执行人,一定要列出完成时间表发给每个人确认,最好付上每个项目执行人的倒计时时间表,以保证项目的完成。
也就是说,会议纪要的分工表要分为序号、项目分工执行人、完成时间、倒计时、备注等。
有一次我组织了一次4个网站7个入口十几万人参加的异地视频联播,项目从设想到执行完成每次会议纪要、进度通报都以表格形式,每次10项以上,一共了10次,也就是说这个项目从开始到完成大大小小百项事情,从带宽到桌花;从页面开发到正常播出;从预热到现场服务人员机票住宿…全部按会议纪要的时间表计划执行。
这都要感谢纪要的完整性。
十忌纪要漏发和不抄送给相关领导
会议纪要的完整性很重要,但直送抄送给所有相关的人更重要,否则也不能保证项目完整的执行。
特别是十几年前,网络带宽不能正常运行时,即使发给所有相关人员时,也不能保证会议?要能到达每一个人的邮箱,要用手机或者座机再追问一下不回复邮件的人。
会议纪要为什么要抄送给相关领导、相关财务、技术部门,因为是想他们知道相关进度,要得到他们在人力、物力、财力上的支持。
结束语
有一次我带大伙去拜访客户,自己没做纪要,回来时竟然收到了同去同事的会议纪要,我断定这位同事将来一定很出色,果然一年后她升了主管。
课程简介:即便不是文字工作者,也会时常碰到文字烦恼。面对领导的要求,往往不知如何下笔?是用请示还是用报告?是用通知还是用函?办公桌上的公文,格式准确吗?行文规范吗?用语得体吗?书本是怎么写的?经验是怎么说的?企业内部又有什么特殊的规定?本课程旨在解决公文写作不规范的问题。
培训讲师:陈馨贤
进行方式:
l实例讲授
l小组研讨
l集体训练
l案例研讨
l脑力激荡
l情境仿真
l角色扮演
l沙盘模拟
培训对象:部门经理、文员、各类秘书
企业公文写作培训课纲:
一、概述
1、公文写作的概念与作用
2、公文写作的种类和特点
3、公文写作的基本原理
4、行政公文与一般事务性公文的理解及误区
三、公文写作过程
1、公文写作的一般步骤
2、公文写作的主题与材料
3、公文写作的结构和语言
4、学习公文写作的意义与方法
四、请示、报告以及批复
1、什么情况下用请示?报告?批复?(讲授)
2、如何写请示、报告、批示(练习,改错)
3、请示、报告的分类(讲授)
4、写作规范模式(见三类模式表格)
五、函
1、了解什么情况下用函?一份得体的函所具有的意义(讲授)
2、熟悉怎么写函(练习,改错)
3、掌握写作规范模式(见模式表格)
六、计划和总结
1、了解计划的多种“变体”和时间限定(讲授)
2、熟悉计划和总结的写法(练习,改错)
七、通报、通告及通知
1、辨析这几类常见公文,结合受训单位性质确定讲授重点。(讲授)
2、熟悉通知的几种类型和写法(练习,改错)
八、会议纪要
1、学会在会议记录的基础上写作会议纪要。(讲授)
2、了解会议纪要的成文格式。
九、请柬和邀请函
1、了解请柬和邀请函的区别(讲授、练习)
2、得体写作请柬和邀请函(练习)
十、宣传类
1、学会写作企业简报和向媒体提供的统发稿(事例、改错、练习)
2、探讨内部刊物和简报对企业文化建设的作用和意义。(讨论) 十一、文字“料理”
1、写作规范和细节
公司公文写作培训讲师陈馨娴,在培训中会领导者你熟悉公文基本概念、公文写作的基本知识。系统了解并掌握机关收文、发文处理的特点、程序的处理方法。学会准确快速地处理公文,促进机关公文处理工作的规范化、制度化和科学化。
各部门公文经办人员进一步掌握了公文写作方法和注意事项,增强员工的公文写作素质。
公文是党政机关、企事业单位和社会团体处理日常工作的重要工具。它在一定的范围内使用。了解和熟悉公文写作的相关知识,对于提高各单位工作人员的公文写作水平,进而提高办事效率和办事能力,都具有重要意义。
公文写作是公文学科有一个基本概念。公文作为传递策令、沟通信息、联系事务的文字载体,必须要通过写作这一特殊的行为活动才能实现。 培训讲师:陈馨娴
课程时间:1天
课程对象:各企事业单位负责办公室管理工作的领导、办公室主任及从事办公室综合管理、文秘、档案工作的有关人员
培训方式:讲师讲授、案例分析、经验分享、学员讨论、现场演练等使培训效果达到最好!
课程收益:
通过培训使学员掌握公文处理与管理规范;
通过培训使学员掌握请示报告和总结的写作方法;
通过培训使学员掌握通报、通告及通知的写作方法;
通过培训使学员能够快速提升公文写作技能和方法;
公司公文写作培训课程大纲:
第一部分:公文的概述
一、公文的含义及特点
公文的含义
二、公文的特点
公务性
法定性
程序性
政治性
权威性
实效性
三、公文的作用
规范和约束作用
领导和指导作用
沟通和合作作用
宣传和教育作用
四、公文的分类
第二部分:公文写作的基本要求
主题突出,观点正确
结构完整,格式规范
实事求是,讲求实效
准确表达,简明生动
第三部分:公文写作的步骤
确立主题,明确目的
收集材料,调查研究
拟写提纲,安排结构
撰写初稿,征求意见
润色加工,修改定稿
第四部分:常用公文的格式、写作规范以及日常写作中常出现的问题
1、 请示与报告的区别
2、 请示
(1)请示的规范格式、请示的写法
(2)请示日常写作中要注意的问题
(3)实战案例分析
(1)报告的规范格式
(2)各种报告、总结的写法(文字报告、PPT报告)
(3)报告日常写作中写作要注意的问题
(4)实战案例分析
4、会议纪要
(1)会议纪要的写作规范和写作要求
(2)各种会议纪要中常出现的问题
(3)实战案例分析
5、通知、通告、公告
(1)通知、通告、公告的区别
(2)通知、通告、公告的写作规范及日常写作中要注意的问题
(3)实战案例分析
6、函
(1)函的写作格式、写作要求
(2)函在写作中要注意的问题
(3)实战案例分析
7、简单介绍授权委托书、决定的写作注意事项和写作方法
第五部分:公文写作与处理常见病例分析
一、标题拟制中的常见病例
文种使用不当
标题冗长烦琐
主要内容表达不清
二、正文写作中的常见病例
一文多事
内容残缺
结构混乱
语法错误
随意省略和建成
标点符号使用不规范
数字、计量单位使用不规范
三、公文写作中其他方面常见病例
只有提高自己的素质 才能更好地与临床对话
中华检验医学杂志2003—2005年主要期刊评价指标介绍
第五次全国中青年检验医学学术会议纪要
《中华检验医学杂志》编审专家介绍
碳青霉烯类耐药的不动杆菌分子流行病学及其泛耐药的分子机制
聚合酶链反应方法检测外周血淋巴细胞HLA-A mRNA方法学的建立及在肾移植中的初步应用
2007年中华检验医学杂志继续教育栏目内容的调整以及参加办法
糖尿病线粒体DNA常见易感基因位点检测芯片的研制
靶向X区的siRNA抑制乙型肝炎病毒基因的表达和复制
欢迎给本刊互动类栏目投稿
肾功能与N末端B型钠尿肽原的关系及其在慢性心力衰竭诊断中的应用
色素上皮细胞衍生因子对脑胶质瘤抑制作用的研究
绿脓假单胞菌多重耐药机制的研究
全国免疫学与分子生物学技术新进展研讨会暨新技术培训班通知
新型二聚体蝎型探针技术在结核分枝杆菌荧光定量聚合酶链反应中的应用
肺炎链球菌青霉素结合蛋白基因多态性与其青霉素敏感性的关系
中华检验医学杂志审稿专家高级研讨班在温州举行
Id3-EGFP融合基因表达载体的构建及其在人肺癌细胞A549中的表达
2007年全国老年周围动脉硬化疾病防治专题研讨会征文通知
为中青年人才成长铺路搭桥
科学与严谨是检验医学的灵魂
医学新闻
中国检验医学中青年论坛纪要
肌钙蛋白临床评价专家座谈会纪要
全国首届医院临床实验室自动化学术峰会会议纪要
中国汉族血友病B家系五种新的FⅨ基因突变的研究
核包膜蛋白gp210、p62和LBR自身抗原基因克隆表达及其抗体诊断原发性胆汁性肝硬化的价值初探
两种凝血因子Ⅹ新基因突变的异位转录和体外表达研究
PAX5/BSAP在儿童急性白血病细胞和血液肿瘤细胞株中的表达研究
Excel在科室财务管理中的应用
丙型肝炎病毒1b型5′非编码区基因变异及遗传进化分析
对奥谱托欣耐药肺炎链球菌的鉴定
毛细管电泳法分离血清中乳酸脱氢酶同工酶
组织因子途径抑制物-2基因原核表达及其重组蛋白生物活性研究
食酸丛毛单胞菌致感染一例
新疆地区获得性免疫缺陷综合征的流行特征和趋势
流式细胞术在血小板膜糖蛋白Ⅱb/IIIa位点定量检测中的应用及临床意义
Omics时代的到来:检验医学的新希望与新挑战
用酶联免疫夹心法测定肝炎患者血清丙型肝炎抗原
细菌耐药性监测中质量控制的若干问题
无创性技术在检验医学中的应用
首届全国细菌耐药监测与临床专题学术会议纪要
《中华检验医学杂志》编委介绍(11)
重庆医科大学临床检验诊断学学科
裴氏着色芽生菌引起皮肤感染一例
中国重症监护病房细菌耐药性监测研究
莫西沙星等13种抗菌药物对呼吸道常见感染致病菌体外抗菌活性的研究
头孢吡肟等抗生素对革兰阴性杆菌体外敏感性连续四年耐药性监测分析
一株少见耐药表型产酸克雷伯菌致感染一例
重症监护病房革兰阴性杆菌连续六年耐药性监测研究
氟喹诺酮药物浓度对预防肺炎链球菌耐药的比较研究
淋球菌对五种抗生素的耐药性连续六年监测结果分析
全自动血培养仪分离羊布杆菌七例
医院内感染非发酵革兰阴性杆菌的病原学与耐药性监测研究
县级医院与三级甲等医院临床分离细菌耐药性比较分析
妊娠滋养细胞肿瘤患者外周血肿瘤细胞检测方法的研究
克隆酶均相免疫技术测定胃癌患者血清和粪便P53蛋白的研究
为加强对辖区内食品安全管理的综合监督和组织协调,建立统一、协调、权威、高效的食品安全管理协调工作机制,实现决策的科学化、民主化,特制订沂城街道食品安全协调委员会工作制度。
一、工作制度
(一)沂城街道食品安全协调委员会职责
统一领导、统筹协调食品安全监管工作;研究审议食品安全监管政策和发展规划;审议食品安全监管工作计划和措施;组织开展食品安全重要活动和专项整治;协调解决食品安全中的重大问题;督促检查辖区以及有关职能部门履行食品安全监管职责、落实食品安全监管责任制和责任追究制等情况。
(二)沂城街道食品安全协调委员会办公室职责
负责食品安全协调委员会日常工作,承办、督办食品安全协调委员会决定事项;指导各食品安全协调委员会成员单位工作;组织有关部门开展食品安全重大问题的专项督查;协调有关跨地区、跨部门食品安全重要事项;筹备组织食品安全协调委员会各类会议;组织协调有关部门依法对食品安全重大事故进行查处。
二、会议制度
(一)协调委员会会议制度
1、原则上每半年召开一次协调委员会全体成员会议,其他参加会议的人员根据会议内容和工作需要确定,特殊情况可由主任或副主任决定随时召开。
2、会议内容:贯彻落实上级有关食品安全的法律法规和方针政策;统筹协调食品安全监管工作,讨论审议有关食品安全监管政策和工作计划,协调解决食品安全监管工作中的重大问题;部署食品放心工程和食品安全专项整治、督查工作;各成员单位汇报食品安全监管情况,提出存在问题及建议;检查会议确定事项的落实情况。
3、根据食品安全工作的需要,不定期召开部分成员单位工作协调会,研究协调专项工作。
(二)协调委员会联络员会议制度
1、原则上每半年召开一次协调委员会联络员会议(联络员为协调委员会成员单位食品安全监管有关科室负责人),由协调委员会办公室主任或副主任召集。特殊情况可由办公室主任或副主任决定随时召开。
2、会议内容:研究落实协调委员会交办的工作任务和日常监管中的协调工作,讨论决定需要上报委员会会议审议的有关事项。
上述两种会议均须有专人做好记录,形成会议纪要。会议纪要由会议主持人签发,会议纪要发送范围根据会议内容和工作需要确定。
三、案件举报受理与查处制度
各成员单位要按照各自工作职责,加强食品安全案件举报受理工作,设立举报电话,确定专人认真记录,按照首接负责的原则,及时处理投诉举报的案件。对涉及其他部门或多个部门职责的案件和重大食品安全事故,成员单位接报后要及时报告协调委员会办公室,由协调委员会办公室组织协调处理。对重大食品安全事故,协调委员会办公室接报后应立即报告协调委员会主任、副主任,并及时做好组织和查处工作。
四、信息收集、及报告制度
(一)协调委员会办公室负责收集、汇总和分析整理食品安全信息及时向成员单位传递。
(二)协调委员会成员单位都要确定一名专职食品安全信息员(信息员由本单位指定),负责本系统食品安全信息的收集、汇总、整理和报送工作。信息实行审核报送制,由成员单位领导审核签字、单位盖章后报送协调委员会办公室。
(三)食品安全信息报送的内容包括:各成员单位食品安全监管工作规划、工作计划,制订出台的食品安全监管政策和重要监管措施,专项整治方案和实施情况,工作总结,重大食品安全事故查处情况和质量抽验计划及结果等。上述有关内容各成员单位要按规定及时报送,各成员单位每季度末必须单独报送一条综合性的食品安全工作动态信息。
(四)协调委员会办公室不定期重大食品安全信息。内容主要包括:全街道食品安全监管政策、监管措施、专项整治方案的实施情况,重大食品安全事故的查处情况,重大节日和活动期间的食品安全状况、全辖区范围内食品安全检测结果和预警信息,各成员单位食品安全工作情况、经验做法和抽验结果等,信息报送街道党工委、办事处领导成员、协调委员会各成员单位及有关单位。
五、宣传培训制度
(一)协调委员会统一协调开展食品安全宣传活动。各成员单位要按照各自职责分工,相互配合,采取多种形式,动员社会参与,营造良好的舆论氛围。
(二)在协调委员会统一领导下,各成员单位根据实际工作需要,开展食品安全工作培训,不断提高食品安全监管人员业务素质和工作水平。
沂城街道食品安全委员会
主 任: 刘洪达
副主任: 程 悦
委 员: 刘宝军 张在营 段希运
牛 雍 马继艳 吴琳U
郝长城 杜正磊 牛庆军
石立宝 韩 国 窦伟谭
刘 洋 张玉霞 张 波
于然龙 孟海鹏 铁新泉
王 磊 王 迪 田成友
段培公 公丽萍 王文田
王 伟 闵祥东 孔令军
韩 燕 武玉波 李秀杰
庄宿顺 江海洋 武善勇
一、项目意义
有机枸杞产业项目在区已实施两年,目前已通过德国色瑞思产地认证的有亩,初步建成了亩有机枸杞示范园,形成了有机枸杞栽培技术规程。为加快区有机枸杞发展速度,早日实现万亩有机枸杞示范园区建设目标,围绕镇有机枸杞科技示范园区,政府决定年转换亩常规枸杞区,由扶贫办等相关单位分别负责实施转换任务。
二、转换目标
(一)按照有机枸杞栽培技术规程,通过三年转换期管理,达到有机产品要求,获得有机枸杞国内、国际认证。
(二)进一步扩大区有机枸杞栽培面积,实现农民增收、农业增效。
三、实施步骤
(一)区政府与各责任单位签订有机枸杞转换目标责任书,年底考核。
(二)各责任单位与常规枸杞有机转换区所属行政村签订转换协议。
(三)由政研督查室、政府办公室、科技局组织相关专家对转换情况半年检查一次,年终进行考核,考核成绩计入责任单位年终考核。
四、具体内容
(一)转换任务分配
1、扶贫办负责公路以西、村号地斗亩常规枸杞转换;2、政府办公室、监察局、会计核算中心负责德林村炮营亩常规枸杞转换;3、农牧局负责村号地亩常规枸杞转换;4、科技局负责团结村号地亩常规枸杞转换;5、林业局负责林草场枸杞园亩常规枸杞转换。
(二)考核内容
1、制度管理
(1)绘制有机枸杞转换区地块分布图、转换区位置图。
(2)建立转化区基本情况调查表。
(3)建立相关工作机构,确定内部检查员、负责人名单。
(4)制定年度培训计划和工作计划、
(5)建立农户造册表
(6)建立有机枸杞质量管理体系、质量保证体系的技术措施和质量信息追踪及处理体系。
2、基地建设。
(1)补栽枸杞。对枸杞树龄老化、品种退化现象的转化区进行苗木补栽。
(2)设置隔离带。在转化区周围栽种紫穗槐等防虫、避虫树种及布置围栏,与常规农业生产区相隔离。
(3)常规枸杞有机转换区所需有机肥、有机农药、农膜补贴概算为元/亩,由各相关责任单位协调解决。
3、管理措施
(1)施肥。亩施腐熟农家肥公斤以上或高效商品有机肥公斤。
(2)施药。根据有机枸杞病虫害防治的要求,按照枸杞生育期和发病情况选用生物源和矿物源农药防治病虫害。
4、生产记录。依照有机认证机构的要求,严格记录生产操作措施和投入品使用情况。
5、农民培训。有机枸杞栽培技术培训每年不少于次。
公司文秘工作职责【1】
1、负责策划和组织公司重要的对外公关、形象宣传;负责公司法律事务管理、物资采购管理;各种会议的管理,组织并协调公司各种工作的正常开展。
2、负责公司人员招聘、培训和人事管理工作;协助总经理建章立制,加强基础管理,进行指标的分解下达,并指导和监督各部门开展工作;负责考核、督办、检查规章制度执行情况;
3、负责各部门绩效考核数据的复核、考评工作;负责各部门的费用审批、报销和管理工作;
4、负责起草综合性文件材料;筹办各类会议,做好会议记录及纪要的编写,督促会议决定的贯彻执行,保证公司各项工作顺利;
5、负责公司各类文件、文书的管理,保证公司信息传递通畅,负责文件收发、传递、归档、整理、保管公司的各类档案资料;
6、负责与其他公司和企事业单位加强沟通与联系,协调内外部关系,为公司发展营造良好的外部环境;负责协调公司各部门关系,为各部门顺利开展工作提供有力保障;
7、负责公司综合性事务、种类接待安排;
8、负责增强员工凝聚力,提高企业竞争力;
9、遵守各项规章制度、服务纪律、劳动纪律,服从指挥调度。
公司文秘工作职责【2】
一、做好各类行政文件,信函、报告等材料的收发、转递工作,做到手续完备,及时准确。需要清退归档的,资料应做好登记和立卷工作。
二、负责做好公司内外来访人员的接待工作,认真热情,态度和蔼,做到积极主动、不推诿、不拖拉。
三、负责保管和正确使用公司印鉴,开具介绍信或出具证明,做好登记,做到有据可查不出差错。
四、及时、准确地向领导和有关人员传达上级机关及有关部门的通知事项和每周的会议安排。
A公司是一家化肥企业,年销售额达5亿,其销售部分成销售一部和销售二部,销售一部主要负责中央区市场(销售半径100公里以内)的开发与产品销售,产品主要以直销为主,即A公司生产的化肥产品直接从厂家配送到乡村级零售商,销售架构为销售部长——区域经理——销售员,人员配备为销售部长1名、区域经理8名、销售员37名。销售二部主要负责中央区以外市场的开发与产品销售,产品主要以县级总经销制,即产品从A公司配送至县级总经销商再由县级总经销商分销至乡村级零售商,销售组织架构为销售部长——区域经理——销售员,人员配备为销售部长2名(正副)、区域经理12名、销售员60名。A公司每月月底组织召开一次营销例会,主要参会人员是总经理、市场部主管级以上、销售部长、区域经理,销售一部和销售二部分开单独开,在日程上第一天开销售一部会议,第二天开销售二部会议。作为营销顾问,笔者有幸参加了一次A公司的营销例会,针对会议的状况与效果,笔者提出了一些咨询意见与建议。
A公司的销售例会形式
销售一部开会的地点,选择在市场上,B片区的办事处,条件很简陋,没有会议桌,没有投影仪,主要将办事处的凳子集中起来,大家围成一圈。首先由销售部长就上月的销售达成情况与计划偏差、公司重点布置与安排的工作达成情况作一个简单的通报,然后各片区经理就本区域的销售达成情况、竞品情况、存在问题等即兴发言,各片区经理发言的时间、汇报内容与形式参差不齐。最后销售部长就大家汇报中普遍存在问题进行剖析与讲解,同时对下月的计划作一个布置与安排,整个会议大约3小时左右。销售一部这种“深入一线,从上到下,再从下到上”的会议形式与风格,有利于销售团队的互动,便于销售部长了解基层的销售状况,哪些片区完成好,哪些片区完成差,影响片区销售业绩的问题是什么。不足之处是销售会议缺乏充分的准备,不管是销售部长还是区域经理汇报的内容不充分、不系统,比较零散,整个会议下来,很难让人感受到本次销售例会有所收获。
销售二部开会的地点,选择在A公司的大会议室,销售二部的会议形式主要以二部销售部长根据自己准备的材料,以幻灯片的形式,一项一项内容的讲解,讲解的主要内容有月度工作的回顾、销售业绩的分析、部门存在问题、批评表扬事项、案例分享、观点交流等,整个会议大约6小时左右。这种“从下而下”的会议形式与风格,有利于销售部门站在部门整体的角度上,全面系统深度的剖析问题,会议质量和效率比较高。不足之处是该形式由于区域经理没有发言的时间,不能有效的上与下、下与上形成有效的互动,不能解决一些实际性的问题,如价格调整、促销方案、网络维护等。
A公司销售例会存在问题与诊断
一、会议的目的与主题不明确
问题表现:无论销售一部还是销售二部的销售例会,会议之前都没有一个明确的主题和会议题纲。即开始之前,销售一部和二部没有思考本次会议应该达到什么样的目的,需要解决什么样的问题。因此,在会议过程中,无论是销售部长汇报,还是片区经理汇报,汇报的内容都显得很零乱,最后会议结束,大家都感觉到没有收获什么东西。每月一次的销售例会,对于任何公司来讲,都应该是一项重之又重的工作。
诊断:作为会议的组织者,首先应该明确拟召开销售例会的目的与主题是什么。销售例会,一般销售例会无外乎以下目的:一是了解销售业绩偏差及分析偏差原因,以拟定下月度的销售策略;二是了解企业4P策略的执行情况与效果,以利下月度调整4P策略;三是了解竞品4P策略执行情况,以利下月度制定有竞争性的销售策略;四是发现销售部或者片区营销执行中存在的问题,找出解决问题方法;五是对共性的营销问题进行专题性深度研讨,找到解决问题办法;六是传达公司新品知识和新的销售政策;七是进行针对性的专题培训。销售一部和销售二部,结合自己的区域实际状况,每月召开销售例会前,首先就要确定拟召开销售例会的拟达目的及会议主题,这样才能做到有的放矢,会议效率才会高,会议效果才会明显。
二、会议准备工作不充分
问题表现:要保证销售例会的高效果,保证每个与会人员都有所收获,保证会议结束后,有一个结论性的决议,在销售例会召开之前,无论是会议的组织者,还是会议的汇报者,都应该提前作准备,包括会议的主题、会议的时间、会场地点安排与布置、会议汇报的内容与材料、会议的程序、会议组织责任分工等等。销售一部上到销售部长,下到区域经理都没有为销售例会的召开提前作准备,销售部长既没有明确会议的主题,又没有准备会议的有关资料,区域经理汇报发言很随意,想到哪,讲到哪,有发言20分钟的,也有发言仅5分钟的,整个会议给人的感觉只是说说而已,没有形成任何结论性的东西。销售二部虽然作了一定的准备工作,包括会议室的安排、材料的准备,但这些准备只是会议的组织者作了准备,而参会的区域经理没有准备,在销售部长抛出6月份促销方案时,征求区域经理意见时,没有几个区域经理发表意见与建议。
诊断:销售一部、销售二部在销售例会召开之前,应作如下准备:第一,拟定《X月销售例会计划书》,包括主题、时间、地点、与会人员、会议程序、汇报程序、讨论议题、会议日程安排、会议期间注意事项等,经营销总监批示后,以正式文件形式发送至相关参会人员;第二,通知与会发言者汇报内容、汇报时间,要求提前作准备;第三,专题讨论课题,要有初步方案,最好提前将初步方案提供给讨论者,会议期间,大家在此基础上进行讨论、补充、调整,最终确定方案;第四,组织者应提前将会场现场安排好,包括投影设备、会议桌椅、茶水、音响、话筒等,同时还要将会议的材料汇总、整理好。
三、会议的汇报程序不规范,汇报内容不系统
问题表现:销售一部、销售二部会议程序不规范,销售一部以区域经理汇报片区市场情况内容时间比较多,时间大约2个半小时,而销售部长针对共性问题分析、销售工作要求讲解以及共性问题讨论时间过少,大约30分钟;销售二部以销售部长分析与汇报市场共性问题内容比较多,大约5个半小时,而区域经理汇报片区市场情况、共性问题讨论以及发表个人意见时间比较少,大约30分钟,而且销售一部和销售二部销售例会自成体系,各具特色,不利于A公司整体的销售布置与安排。
诊断:第一,可以将销售一部、销售二部的销售例会合二为一,并起来,有利于A公司整体销售例会的效果,提高会议的效率。第二,规范销售一部、销售二部的销售例会程序与内容:
1、每次销售例会选出主持人,可以由销售部长担任,开始前主持人介绍会议的程序与汇报的内容、汇报要求、讨论主题及要求以及会场纪律,时间控制在10分钟之内;
2、接下来,销售副部长向与会者作上月销售业绩作整体回顾分析,主要从总体销售达成、分区域销售达成、分产品销售达成情况分析、针对各片区重点销售工作与销售策略的执行追踪,以上内容以幻灯片的形式汇报,时间控制在15分钟左右;
3、接下来,各区域经理从上月销售业绩达成(总体销量计划与达成、分产品销量计划与达成、分客户销量计划与达成、分区域销售计划与达成、偏差原因分析)、公司产品市场5P策略(产品策略、价格策略、渠道策略、促销策略、人员策略)执行效果评价与分析、竞争对手动态分析(5P策略)、成功或者失败案例与经验交流、市场运作主要存在问题与对策、下月销售计划(销量计划、客户开发计划、终端计划、培训计划、行程计划、重点工作计划)与保障措施以及需要公司支持事项等,以上内容以幻灯片的形式汇报,时间控制在10分钟左右;
4、接下来,针对公司促销活动、新产品上市、网络建设、经销商商务政策等影响公司销售业绩提升的课题进行深度讨论,可以采取分组讨论,讨论后由每小组将本组讨论的结果与意见选派一名代表上台与大家共享,最后会议组织者将每小组的结论与意见进行汇总。时间可以控制在1小时之内,可以多课题。
5、销售部长或者销售总监总结性发言,可以从上月销售业绩点评、表扬与批评事项、共性问题的分析与解答、专题性问题的培训、下月工作的布置与要求、销售动员等等,时间可以控制在45分钟之内。
四、会议的执行效果差
一、主要工作
1.农村能源建设,进展顺利
今年全市计划建设农村户用沼气池10000口,节柴改灶推广10000眼,沼气综合利用10万亩,培训技工和农户50000人次,实施村容村貌整治50个自然村。截止09年5月31日,全市共完成农村户用沼气池建设11628口,占年计划的116.28%;节柴改灶8559眼,占年计划的85.59%;沼气综合利用推广5.5万亩,占年计划的54.96%;培训农户21353人次,占年计划的42.7%。新建沼气的总产气量达465.12万立方米,节约薪柴2.3万吨,相当于4万亩薪炭林一年的生长量,减少水土流失3.7万吨,减排二氧化碳1.9万吨,二氧化硫158吨,节约燃料费、电费406.98万元,同时为农户增收节支930.24万元,促进了庭院经济发展,增加了农民收入。沼气建设是生态农业建设的纽带,既能提供生活用能,又可提供优质有机肥料,改善生态环境,促进农业可持续发展。推广节柴改灶年可节柴0.86万吨。
开展沼气综合利用、培训农户,截止到5月31日,全市共完成沼气综合利用5.5万亩,培训农户2.14万人次,共施用沼肥40万吨,为农户节约了农药和化肥,为我市推广生态农业和沼气综合利用打下了坚实的基础。
2.完成中央扩大内需新增沼气建设项目
根据《**省农业厅关于开展09年农业建设项目专项检查工作的通知》云农(计财)字〔09〕115号要求,对09年中央扩大内需新增农村能源建设项目进行了自查。
2010年下达我市农村户用沼气建设计划2906口(石林1373口、东川733口、禄劝800口)、农村沼气乡村服务网点建设计划54个(石林36个、东川18个)、农村沼气养殖小区和联户沼气12个(东川2个、禄劝10个)。
09年下达我市农村户用沼气建设计划5291口(东川2291口、富民1000口、禄劝1000口、寻甸1000口);大中型沼气工程建设5座,分别是五华(**市五华区众维奶牛养殖专业合作社)、官渡(**羊甫联合牧业有限公司)、石林(**神龙育种有限公司)、嵩明(**农生种猪科技有限公司)、安宁(**惠嘉托佩克育种有限公司)(原种场)畜禽养殖废弃物治理和综合利用工程。
根据中央要求,农村户用沼气、农村沼气乡村服务网点、农村沼气养殖小区和联户沼气项目及大中型沼气工程属于国家拉动内需新增的国家重点项目,2010年新增投资在今年4月底前全部完工。09年新增投资要求在今年12月底前完成。时间紧、任务重,我局在省农业厅召开项目启动会后,已要求项目县全力投入到项目建设中,经过九个县区的奋力拼搏,我市共完成农村户用沼气池建设967口,其余的正抓紧时间建设。大中型沼气工程有3家已完工,有4家正在建设中。
3.完成了农作物秸秆资源调查与评价工作的培训
根据《农业部办公厅关于印发全国农作物秸秆资源调查与评价工作方案的通知》(农办科〔09〕7号)和省人民政府办公厅《关于加快推进农作物秸秆综合利用的通知》(云政办发〔09〕82号)要求及省农业厅的安排,为了更好地开展我市农作物秸秆资源调查与评价工作,确保我市技术人员能够正确掌握秸秆资源调查与评价方法,邀请了省农业厅有关领导和老师为我市业务技术人员分别对秸秆资源调查、评价工作方案、调查与评价方法、入户调查技巧、调查数据统计、数据处理及审核上报等工作作了认真、细致的讲解。