档案智能化管理的优势精选(九篇)

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第1篇：档案智能化管理的优势范文

【关键词】医院 智能化 人事档案管理

当下的时代以信息技术的大发展和广泛应用为基本特征，各个领域都已经或正在向着信息

1.人事档案管理发展概况

1.1国外研究及发展

人事档案管理在国外，尤其是欧美发达国家发展较早，与之相近的管理领域还包括人事记录和人事文件。这三个概念在国外研究和应用中经常出现混用，但实际上，人事档案与一般单位的人事文件是不同的。在国外对人事档案进行定义的相关法律规定中，最流行的一种就是美国的密歇根州州法典对其进行的概括。该法典称人事档案记录了企业职工整个工作生涯过程中所有的工作行为，这些行为保存在某些机构当中，能够对职工的就业、升职、薪酬福利等工作的方方面面形成很大程度的影响。人事文件是保密性的，可以不被公开，而人事档案有法律作为保障，企业员工可以要求企业对其公开人事档案，否则就违背了法律的相关规定，应受到相应的制裁。

1.2国内研究及发展

在我国，对人事档案的定义也是多种多样的，最为流行的解释是人事档案是国家和社会的组织机构以文字、表格或其他形式对个人的经历、业绩、才能等进行记录，并反映在个人的具体生活当中。由此可见，人事档案由三部分要素构成，包括国家或社会层面的组织机构，档案保存在个人的社会信息单元中，档案记录必须是真实的、客观的。

从上述国内外对人事档案的定义和理解来看，人事档案是在个人参加社会工作，由企业或社会机构进行人事管理过程中形成的，并以个人社会信息的形式进行整理收集，以备随时对个人的工作信息进行考察。

2.医院的人事档案管理现状

目前，由于我国的医院现代化管理刚刚起步，许多医院的管理水平还停留在上世纪八十年代左右，早已不能满足现代化医院发展的需要，医院的人事档案管理作为医院管理的重要内容，其混乱现状尤为严重。

2.1内容模糊

人事档案管理最重要的原则就是记录内容的清晰、真实，而这一点在目前的医院管理缺陷尤为严重。其人员构成受到历史环境的影响非常复杂，这就导致在实际的人事档案管理工作中，人员信息内容模糊，甚至造价的情况严重。更为严重的一个问题是，在医院的人事档案信息中，大部分都是个人工作生涯中所取得的各种各样的成绩，而对其所犯错误、工作失误等不利信息则比重就轻，甚至直接省去。最重要的原因是人事档案管理部门和领导者没有端正责任态度，对发现的问题没有及时进行纠正，甚至与相关人员一同造价，以谋取某些个人的私利。

2.2管理部门混乱

人事档案管理应由医院的人事管理部门负责，但在实际情况中，许多医院或由于组织机构设置局限，或由于根本就没有现代人事管理理念，没有设置自己的人事管理部门，这就使得人事档案的管理在实际操作中的管理非常混乱，没有一个直接负责的部门。这种“政出多门”的现象有着深刻的社会历史因素的影响，在我国传统的医院管理工作中，由于受制于“档随人走”观念的束缚，造成个人人事档案的管理不断的变换主管部门，而随着市场经济和现代化企业管理理念的不断发展，许多医院开始意识到这一问题的严重性，但受到利益分配等现实因素的影响，使得目前的医院人事档案管理还在一定程度上存在着主管部门混乱的现象。

2.3档案利用效率低

随着我国经济市场化程度的不断加深，对人事档案利用效率的要求也越来越高，但在目前的医院管理工作当中，人事档案的利用效率非常低下，这又是受传统观念和档案管理模式的不良影响。人事档案的利用应扩展到社会经济的各种组织形式，充分利用人事档案的信息优势，给社会经济的人事管理带来活力。

3.医院人事档案管理的智能化发展

实现智能化发展的基础是信息化管理在医院人事档案管理中得到大规模的推广应用，事实上，信息化管理也是整个管理模式大的发展方向。具体的发展措施可以从以下几个方面着手：

3.1打造信息化管理基础

通过在医院日常管理中全面应用网络和信息技术，使信息化管理成为医院各项管理工作的常态。涉及到人事档案管理，通过建立医院人事档案网络数据库，将各种人事档案信息以电子文件的形式存储在医院的数据库中，为人事档案管理的智能化发展提供牢靠的数据和信息支持。

3.2建立人事档案信息管理局域网

在庞大的人事档案信息数据库基础上，医院可通过建立内部人事档案管理局域网，使医院职工可以通过局域网的平台充分参与到人事档案管理当中，形成智能化管理前提下的人人参与局面。

3.3建立统一的信息化管理标准

在建立了人事档案管理的数据基础和基本管理形式的前提下，通过建立统一的信息化管理标准，能够对医院人事档案管理的智能化、标准化起到非常关键的标尺作用。

3.4运用信息化管理手段

现代社会是信息化社会，医院人事档案管理要想紧跟时代步伐，就必须采用信息化管理手段，具体来讲就是要尽可能的多运用当代最新的科技成果和管理手段，同时还在很大程度上提高了档案人事管理效率和水平，因此实现人事档案计算机辅助管理是大势所趋，是时展的必然趋势。

4.结语

总之，通过现代化的信息手段对人事档案进行智能化的管理，才是新时代背景下我国医院人事档案管理工作的主要发展方向。

参考文献：

[1] 魏庆红. 浅谈医院人事档案信息化建设[J]. 科技档案， 2012（2）

[2] 杜娟. 信息时代人事档案管理的发展方向[J]. 办公室业务，2012（10）

第2篇：档案智能化管理的优势范文

关键词：大数据；科研档案；管理

随着大数据环境的逐渐形成，科研实验数据等资料愈发依赖电子档案的形式保存，这无疑对科研档案管理提出了新的要求。与此同时，创新性思维作为科研工作的核心，尤以科研信息的时效性为重。而传统的科研档案管理方法难以对科研档案进行高效管理，因此科研档案管理要求对已接收材料进行全面细致的归类整理，建立并完善科学、系统的管理体系。毋庸置疑，高效、严谨的科研档案管理对提高医院科研水平、促进医院卫生事业发展具有重要意义，是医院提高医教研整体水平的必要条件。

一、医院科研档案管理的缺陷

（一）科研档案管理人员缺乏专业性当前大多数医院的科研档案管理人员未进行统一规范的培训，因而易造成基本业务不熟悉、档案管理意识薄弱等问题。相关档案管理人员通常只掌握基础的文档收集能力，在面对如电脑因病毒而死机等突况常显得手足无措。其接受专业培训和继续教育的机会较少，档案管理系统知识无法及时更新，从而造成档案管理人员业务素质不高，工作效率低下，难以迅速适应社会发展对档案管理事业提出的更高要求。

（二）科研档案管理意识落后很多医院对科研档案管理不够重视，未形成规范的科研档案管理体系，更无相应完整的科研档案管理规定。同时，医学研究工作者、科研人员和管理人员缺乏归档意识，使得科研档案材料杂乱无序，难以对原始数据进行高效利用。科研人员专注于实验研究，往往出现档案记录书写不及时、档案记录格式不规范等情况，最终使得档案文件质量不高。在上交材料时也仅按规定直接打包上交，并未进行进一步的归纳整理。而档案管理人员也仅是将各项科研项目、科研成果进行简单登记，从而导致很多资料信息不能得到妥善地归档和保管，为将来材料的应用造成不便。

（三）科研档案利用率低由于缺乏具体的科研档案管理应用规定，档案管理人员有时对各科室上交的科研材料过分保密，以致于许多有利用价值的档案资料只能被部分人员查阅，档案利用率低。当前以人工管理为主、纸质文件与电子档案并存的管理办法，使得科研人员及管理人员在科研数据查询和管理工作中面对未经归档分类的数据不得不做大量的重复性工作，造成不必要的时间浪费。而智能化数字管理平台的缺乏也使得数据分析的有效性受到限制。现在广泛应用的信息检索系统，仅能搜索到表面上与所需材料相关的信息，无法对数据进行进一步挖掘分析，从而忽视了许多有内在联系的宝贵资源。

二、大数据技术在科研档案规范管理中的应用

（一）大数据档案管理的优势

1.增加存储空间，减少资源浪费科研档案尤以数据多为特点，漫长的实验周期更是使得一份科研档案里所囊括的材料数量惊人。而当各种类型的数据资料录入进数字管理平台，其极大的储存空间避免了传统储存方式下由于文书材料数量多而导致的储存空间有限的情况，与此同时还可以解决纸质资料受潮受损的问题，降低档案储存成本的同时节约了各类资源，践行了“绿色”发展理念。

2.避免档案丢失，加强数据保密在传统人工档案管理的过程中，难免会遇到材料丢失或难以查找的窘境，以及对某些重要数据泄露的担心。数字管理平台的应用使得各类文档数据得到永久保存，在需要时仅需简单搜索便能获得想要的材料。此外，档案管理人员可通过对机要档案进行加密处理，限定可查阅人员权限，既实现了科研数据的共享，又避免了关键信息的泄露。

3.提高工作效率，促进资源利用应用大数据技术不仅能提高工作的效率及准确度，并且能增加科研原始数据的利用效率。在大数据和云计算的环境下，随着智能化数字管理平台的建立，档案管理人员可通过其协助迅速对各类科研档案进行合理的归纳整理，并将科研档案与医院其他类别的档案信息综合联系，形成一套强大的数据库。在此情况下，科研人员通过合理分析电子档案便可及时得到与研究人员所探索课题相关的有利数据资料，促进了资源共享，提高了各类资源的利用率。

（二）智能化数字档案平台及管理团队的设立

1.构建智能化数字档案平台对各类科研数据高效分类、归档、应用等的实现，均需以拥有成熟强大的智能化数字档案管理平台为基石。医院应根据实际需求，积极建立开发智能化数字档案管理平台，以实现数据永久保存、资源合理共享、信息查阅利用便捷等需要。系统稳定、分类清晰、使用简便，是理想数字化档案管理平台应具备的特点。因此，医院必须具备高质量、高性能的硬件设备以维持管理系统的稳定，同时定期维护、更新相关系统。依托该平台，数据的查阅、应用必须经过个人身份信息验证，保密级别高的材料借阅也必须经申请及审核后方可查看，使得科研档案客观性、保密性得到了保障；档案管理人员可根据平台上明确的分类指示对科研数据进行归档整理，在减轻了工作负担的同时提高了工作效率；科研人员可直接于智能化数字档案管理平台上传相关实验数据，同时可以利用系统对数据库中各类资源进行分析，获得对深入研究有所帮助的材料，既增强了各部门间的资源共享和交流合作，又助力了科学研究的进一步发展。

第3篇：档案智能化管理的优势范文

一、高校档案管理现状

根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》，高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高校档案主要记载着学校重要的教育历史，具有很重要的价值，因此必须加大对档案管理的重视。根据目前的情况来看，主要对其总结了以下这几个方面特点:第一，学校每年都会“迎来送往”，送走很多毕业生。同时会招来很多新生，这对高校档案的管理需要很大的工作量，既要对新入学学生的档案数据进行录入，也要对毕业生的数据进行迁出或改动，此时档案的变化呈现数量巨大、变动较为频繁等一系列特点，再加上要对学生其他档案的维护和保存，都需要耗费大量的人力物力。第二，档案管理操作的标准化程度不高，各个高校结合自身具体情况所设定的制度、规范存在各种差异性，导致各高校之间对于档案管理操作的步调不够一致，甚至存在极少数相互抵触的情况，这给提高档案管理工作的效率带来了障碍。第三，档案数字化管理处理手段有待提高，由于目前的高校档案主要还是以纸质档案作为保存媒介，电子信息管理只是起到了检索、交换、备份等辅助功能。以上是各高校档案管理工作中比较突出的特点，也是制约档案管理工作效率提高的瓶颈所在，后文将继续就以上特点结合电子化档案管理进行应用分析。

二、档案数字化管理的特点

过去传统的档案管理模式是在每个部门分出一个档案管理科室，此种管理模式是十分封闭的，虽然在过去的高校档案管理工作中发挥了重要的作用，但是就目前社会的管理模式来看，传统的档案管理方式显然是无法满足现状的，因此必须在过去传统的管理模式中，创建一种新的管理模式，那就是应运而生的电子信息化管理模式，这是一种更具开放性的管理体系，是对传统档案管理的一种补充及升华，使得档案管理的质量和效率得到进一步的提高。随着电子信息技术的快速发展，档案数字化已成为高校档案管理的一种发展趋势，各种新型产品正不断被研发出来并得到广泛性地应用，也使得档案管理在模式上发生了巨大的变化，作为档案管理的一种有效手段，档案数字化在高校中的管理功能也变得越来越强大。如今，不管是档案的生成、归档还是检索都是与计算机紧密相连的，电子档案的存在方式主要是以机读的形式，就这一点来说是和传统的档案管理存在很大的区别的。在信息的使用中，需要将有价值的信息在档案信息这一系统中检索出来，对此就必然要求档案管理系统的精确性，如此才能保障高校档案信息的真实性以及价值性。

三、电子档案使用的途径

电子档案所具备的很多特点都是传统档案所不具备的，像查准率以及查全率等等，这些都是传统档案对于现代化的电子档案管理所不能比拟的，对此为了提高工作效率，应充分利用电子档案的优势，使其优越性得到展现。当前电子档案的使用途径主要包括以下几点：

（一）提供拷贝

在对电子档案进行使用的过程中，主要的一个途径就是拷贝，这是最初的提供档案的一种方式，为了使得整个档案部门可以充分利用拷贝向档案人员提供材料，可以将文件直接转换为一种通用的格式，然后再让使用者对档案进行处理，然而使用人员不一定具有软硬件设施条件，对此可以直接要求档案管理部门将档案打印出来。

（二）通信传输

通信传输主要是指不同的档案管理部门通过计算机将所使用的档案进行相互传输，这是当前比较常用的一种电子档案管理方式，这显示了档案在提取的过程中没有地域限制的特点，不需要档案人员再为提取档案专门跑一趟，有效节省了大量的人力以及财力。

（三）直接利用

所谓直接性地利用，是指利用档案部门的计算机对电子档案进行查询，这样一来可以使得众多的档案使用人员能够在统一时间得到相同的电子档案，并为使用电子档案的人员提供相关的技术支持。

四、档案数字化管理的重要作用

档案数字化管理是一种现代化的信息管理模式，该模式是将原来纸质记载的信息转变为数字化的信息进行保存，这样方便存储和查阅，而且电子智能化的记载储存有利于管理。数字智能化的管理模式能把相关的档案按照不同的类别进行数字化储存，还可以储存音频资料，对于及时的信息反馈还能做出详细的记载。因此电子智能化的管理模式有很多的好处：首先，档案数字化的管理模式可以方便管理，在工作的过程当中可以进行电子传递阅览，可以节约时间，提高工作效率。利用数字化的管理模式搜集的数据，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快开展。其次，在电子化的智能管理中，把相关的资料储存在文档的资料库当中，高校的工作人员只需要输入所要查询的资料的信息点就可以快速地找到需要的资料，更加地方便、快捷，而且所找到的资料具有一定的准确性，不容易产生误差，从而方便了办公，为工作人员节约了时间，提高了工作效率，这便是现代数字智能化管理模式的优点。再次，数字智能化的管理模式可以随时进行数据更新，保证资料的时效性，能方便员工的查阅和使用。传统的纸质记载信息需要大量的人工进行统计和整理，现在的数字智能化的管理可以利用高科技的电子产品快速地完成工作，只要轻轻地点击鼠标就能够完成整个的统计整理到储存的过程，从而减轻管理人员工作的压力。最后，数字化的管理模式可以使整个的办公流程顺畅无阻，节省了很多的人力和时间，使材料的管理更加的科学化、系统化。所以，在社会快速发展的今天，高校档案管理采用数字化的管理模式是符合时代需求的。然而目前，我国在运用数字化的管理过程当中，还存在很多的困难没有克服，还没有熟练地掌握数字化的管理模式，需要进一步的学习与实践。数字化的管理模式分为以下几个工作步骤：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的难度，在现在的数字化管理模式当中，利用科技化的电子产品可以帮助你更好更方便地搜集资料，而且保证资料更加的完整。2、信息整理。在进行数字化的管理过程当中，对相关的信息进行数字化的编码，使相关的档案资料归档整齐有序，而且使整个资料信息一目了然。3、检查信息。在众多的信息当中进行相关的检查，去掉一些没有用的或者多余的资料，这一步要取其精华，去其糟粕，对于资料文件的管理至关重要，所以需要工作人员能够集中精力，认真对待。4、管理资料。对于传统纸质文档的保管有很多严格的要求，要保证纸质资料环境的干燥、清洁等，要防止火灾的发生，防止被水淹没，而数字化管理则不用担心这些问题。现如今，数字化的档案管理相对过去简单多了，在对资料进行统计这个环节当中，主要依靠高科技产品进行自动化的统计，可以节约时间，减少人力，提高工作效率；在使用资料中，利用数字化的管理模式可以使数字化的信息更加方便阅读，便于管理，为工作人员查找资料节省很多的时间、精力；在编排资料中，利用计算机的操作系统把相似的档案编排在一起，可以更加方便地查阅与寻找所需的资料，同时还可以进行资料共享，促进高校之间的合作。然而在数字化的管理中，为保证资料不流失，就要对每一道操作程序进行加密处理，防止相关的资料泄露，造成不必要的损失。由于计算机系统比较复杂，在相关的操作过程当中有可能被别人盗取信息，所以要保管好自己的资料。在信息传输的过程当中，要进行多次加密，而且不外泄自己的密码，还要进行正当的操作，这样才能保证信息的安全。

五、如何规范档案数字化管理

在档案数字化管理模式当中存在着很多的问题，涉及到电子科技产品的使用，电子科技产品是一个很复杂的产物，如果操作不当就会对学校或者学生造成很大的损失，所以在进行数字化的信息管理的时候，要严格规范管理模式，制定一定的管理制度。

（一）加强档案数字化管理，保障资料的安全

要想安全地管理学校内部资料，就必须完善相关的管理体系，加强高校档案的内部管理，对学校内部工作人员进行定期的培训，提高内部人员的操作能力。在进行数字化的储存模式当中存在着很多的问题，在复杂的网络世界，安全随时受到威胁，如果操作不当或者没有做好保密防范工作，随时都有可能为学校带来相当大的损失。所以要定期对电脑系统进行升级管理，请专业的维修人员进行专业的维修工作，对于电脑要进行加密处理，而且密码不可外泄，这样才能保障数字化的管理顺利地进行。

（二）规范操作，减少损失

以往在信息的管理过程当中，由于疏忽泄露了资料或者丢失一些信息，都会带来相应的损失，为了能够避免这些事情重蹈覆辙，应该对于信息进行严格的加密处理，不要把密码告诉无关的人，应该避免密码被更多的人知道，所以应该建立一个完整的管理体系，每个人都要认真地对待工作，对于信息要加强管理，对于资料的管理更加的严谨，在使用资料的过程当中，要时刻注意网络的安全，加强防范意识。

（三）对资料管理人员进行培训，加强工作的严谨性

第4篇：档案智能化管理的优势范文

【关键词】信息；档案管理；知识管理

21世纪的人类社会正在全面朝着知识时代迈进，知识作为一种具有无限挖掘潜在价值的宝贵资源，对于各行各业的发展都起着决定性的作用。而档案是一种蕴含着大量知识的文献，这已经成为包括档案界在内的整个文献界比较普遍的共识，并且得到了社会的广泛认同。处于知识经济和知识管理的浪潮中，档案工作者必须对知识管理理论有清晰、明确的认识，将这种全新的管理理念与管理方法融入自己的工作领域，在知识经济时代提升自身工作的价值，为社会的发展发挥更大作用。

一、知识管理定义

所谓知识管理的定义为，在组织中建构一个量化与质化的知识系统，让组织中的资讯与知识，透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程，不断的回馈到知识系统内，形成永不间断的累积个人与组织的知识成为组织智慧的循环，在企业组织中成为管理与应用的智慧资本，有助于企业做出正确的决策，以适应市场的变迁。

21世纪企业的成功越来越依赖于企业所拥有知识的质量，利用企业所拥有的知识为企业创造竞争优势和持续竞争优势对企业来说始终是一个挑战。

二、档案信息管理与知识管理融合的可行性

1、从档案信息属性的角度分析

档案均具有知识属性，这些知识主要是显性知识，档案是知识储存的一种方式，是人类智慧的一种物态结晶。档案信息管理和知识管理两者有共同的资源基础。档案信息管理工作针对的主要是对文档这种显在知识的管理。

2、从知识管理的现有研究成果分析

知识管理已经有了自己的一套管理理论、技术与方法，尽管有些还不是十分成熟。一套成熟的管理理论成立主要应满足以下条件：一是实践需要，二是有特定的研究对象，三是有一套自己的研究方法。这些基本条件，知识管理都已具备。融合知识管理的思想来指导档案信息管理是有理论支持与技术支持的。

3、从档案信息管理的困境分析

目前，档案管理陷入了一定的困境，这些困境的外在表现是：伴随着信息技术、网络技术的发展，传统档案管理方式与管理理念越来越暴露其不足之处，档案资源利用率低，档案工作人员工作积极性差，档案部门有成为产出低的内耗部门的趋势。为挽救这种困局，有些单位也采取了一些办法，如人员培训、引进管理设备等，但效果并不令人满意。档案信息资源并没有被充分开发。现实的困境迫使我们寻找档案信息事业发展的新出路。

4、从二者管理的目标和动机分析

档案信息管理工作从总体上来说偏重于“内容信息的开发利用”。内容信息的开发利用则专门指向档案的内容信息，其目的和动机是使档案的内容信息在社会生活中发生作用，实现价值。档案信息管理无疑也针对这一方面，即以信息内容的开发为宗旨和方向，为组织的各项工作提供凭证和参考作用。

三、知识管理对档案信息管理的创新

1、知识管理可以完善档案信息管理职能

作为一种新的管理思想和方法，知识管理对战略、管理模式、业务流程、营销体系、人力资源管理、信息管理等方面都会产生不同程度的影响。随着知识管理的加强及信息技术的不断运用，档案信息管理的职能也在发生相应的转变，需要拥有全新的档案信息管理模式以适应这种需要。其职能的根本转变，我们认为主要体现在：从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容即知识的管理，并强化对档案知识的开发利用，实施档案信息管理的智能化服务，实现档案知识资源的共享。这就要求我们要转变观念，将档案信息管理真正看成是知识管理的重要组成部分，在知识管理的整体要求和规划下完善档案管理职能。职能的转变赋予档案职业更新的内容，同时也带来档案人员角色的转变即从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者。

2、知识管理可以实现档案管理业务流程再造

业务流程再造，是对组织中及组织间的工作流程与程序进行的分析和再设计，其既是知识管理的要求，也是实现知识管理的重要手段。在知识经济时代，组织的结构将从传统的直线型向扁平式转变，管理的中间层次将逐渐减少并最终消失，将形成一个由中心的管理者统一领导和指挥的组织。同时，对信息技术高度依赖和应用将产生大量的电子文件，电子文件与传统纸质文件存在着较大的差异，对电子文件的管理推动了档案管理业务流程再造。对档案管理业务流程再造，应依据文件生命周期理论，即把文件档案看作为一个不可分割的文件连续体。打破过去文件工作与档案工作的界限，实现企业文件档案一体化，在业务流程上进行统一的设计。该流程包括文件从产生、运转、归档、永久保存或销毁的全过程。这种新的业务流程有助于加强文件、档案的知识管理，同时强化了对各项业务管理工作的服务功能，提高了整个文档工作的工作效率。

3、知识管理可以丰富和拓展档案管理技术

知识管理对档案管理技术提出新要求。随着信息化程度的提高，组织的生产、经营方式正逐渐走向自动化、智能化，电子商务等现代信息技术的在组织活动中的应用，导致了大量电子化、数字化文件的出现，这对传统的档案管理提出了新的挑战。传统的纸质档案管理主要是针对档案的实体化管理，缺乏对档案信息资源的深入开发，所以很难适应知识管理及信息化带来的挑战。但是，信息技术在组织生产、管理中的大量应用，又为档案管理提供了一个很好的转变契机，促使档案管理从传统的实体管理向运用信息技术、积极开发档案信息资源、挖掘档案中蕴涵知识的方向转变。

所以，我们必须积极利用各种信息技术，开发具有数据分析和决策支持功能的档案知识管理系统，推动知识管理水平的提高。

四、知识管理可以强化档案知识智能化服务意识

第5篇：档案智能化管理的优势范文

1.医院医疗器械档案管理工作的现状

1.1档案管理制度不健全，档案收集效率不高

目前，大部分医院对纳入医疗器械档案管理的内容没有明确的要求和统一的管理标准和模式，也没有制定统一的立卷归档制度，各医院根据自己的理解和实践在进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。另外，目前在医院目标管理考核方案中，尚未将档案管理纳入目标考核，致使档案收集效率不高，档案不齐全。

1.2档案意识不强，档案利用率较低

对档案管理方面的认识还较淡薄，认为医疗器械档案工作可有可无，有些医院领导认为器械档案临时所需，只注重医院经济效益，而忽略了医院发展的连续性和医疗设备资料的完整性，致使器械档案信息资源开发不足，导致档案利用率不高。

1.3档案管理人员业务水平不高

在医院管理中，只重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，尚未将提高档案管理人员的素质纳入计划和要求，大部分档案管理人员专业出身较少，知识面较窄、学历偏低，甚至于有些档案管理人员是从别的岗位转调过来的，且平时档案管理人员进修学习的机会不多，缺乏系统的档案知识培训，致使许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上形势的发展，缺乏创新和活力。

1.4档案管理分散，不利于档案的完整和安全

由于历史的原因和医院行业管理的要求，医院医疗器械档案室一般只管理设备采买、招投标文书管理等，而器械档案的使用及采买后的论证管理资料等在各个科室分散管理，形成了多部门管理医疗器械档案的格局，不利于档案的完整和安全。

2.实现医院医疗器械档案管理工作创新的途径

2.1建立完善的管理架构

医疗设备档案管理是档案管理的一个支脉，它的整个管理经络与档案管理是相辅相成的。首先要建立完善的管理架构，成立由分管院长直接领导，由专职档案、兼职档案管理岗位的档案管理体系。实行医院、科室、操作人员的三级管理网络，并设专人负责。

2.2建立健全岗位责任制

根据医疗设备档案管理的要求，结合医院的实际情况，定岗、定职、定责、定编，把岗位责任制真正落实到每个人身上。定期召开有关档案管理人员会议，明确工作内容、目标及岗位责任制。修订和完善医疗设备档案管理制度。定期召开档案管理培训学习会，并将岗位责任制纳入医院目标考核、管理责任制的一部分。及时与有关人员的考评、职称晋级、年终评优等挂钩。

2.3完善医疗设备档案的规范化、智能化管理

医疗设备档案是医院档案的重要组成部分，也是处理医疗设备引起的各种纠纷的法律依据。要实现医院设备档案的规范化，就要制定相应的标准和办法。明确归档范围和归档时间，并进行严格的科学跟踪和管理。根据医疗卫生管理部门颁布的《医学科研仪器设备管理暂行办法》所制定的医院设备管理的基本制度，在此基础上，建立健全了管理实施细则和岗位责任制。要求管理人员根据关联性原则，将每一台设备所形成的所有材料进行系统整理建档。每一台设备为一卷，卷内以件为单位进行装订，并按依据材料、设备开箱验收、设备安置调试、设备运行维修、随即图样等顺序进行整理排列，放置于一只专用的档案盒中。为便于检索利用，每卷盒内都应有卷内目录。然后严格按专业、种类或型号分类、编号、排列上架、编目管理。最后要建立数据库，建立设备档案计算机检索系统，实行集中统一管理。

医疗设备档案管理的智能化是进一步优化医疗设备档案管理工作的重要手段之一。因为医疗设备档案的收集、整理、完善、保存是一项任务重、工作量大而又缜密细致的工作，存在着资料管理的不完整性、任意性、资料查找的不方便性、盲目性等缺点。如果充分发挥计算机管理优势，建立医疗设备档案智能化管理系统，通过计算机网络使不同权限的部门能及时、完整、准确、方便地录入、删除、修改和查询医疗设备的原始档案和相关资料，从而使医疗设备档案管理工作真正进入现代化管理水平。

第6篇：档案智能化管理的优势范文

关键词：安全工器具， 管理 ， 统一编号，监控程序

Abstract: through the analysis of the problems of the tools safety powered, the security work for intelligent, standardization construction work is discussed, and put forward the unified Numbers and establish monitoring management program and other measures to strengthen and improve the safety of the tools of intelligence, and standardized management.

Keywords: security tools, management, uniform Numbers, monitoring program

中图分类号：P624.8文献标识码：A 文章编号：

1.存在问题

目前，供电所安全工器具管理是公司安全管理工作的一项难题，特别是个人工器具集中管理制度执行以来，公司检查考核力度不断加强，但不少单位仍旧以管理辖区范围大，操作不便为借口，阻碍了工器具集中管理进程，给安全管理工作留下了不少漏洞，主要存在以下问题。

1.1编号问题

现有编号虽然由公司修试所统一编号、刷写，安监部、修试所、各供电所各自备档，也只能采用油漆在工器具上进行刷写编号，一是不符合集团公司安全文化理念的要求，不符合集团公司创建安全生产标准化的要求；二是不美观大方；三是油漆刷写容易脱落，造成管理混乱；四是容易给外来工器具造成侵入的空间，如：工器具丢失，个别电工就会使用外来物品，只需用油漆刷写编号就可以替代进入作业现场，试验时修试所也难以发现是否原有的物品，这类工器具无安全可靠系数，也滋生了责任电工松散懒缓的不良习气，销蚀了公司相关制度的严肃性；五是因为供货单位的不确定性，一旦出现质量、破损或外来物品侵入等问题，修试所无法判断是否公司库房出库物品，只能由公司负担损失费用。

1.2管理问题

公司三令五申要求个人工器具集中管理，为此，下发了工器具管理办法，但供电所仍旧以管理辖区范围大，影响事故处理时限为由，不能认真贯彻执行工器具集中管理制度，工器具管理流于形式，工器具流失严重。

1.2.1作业过程的损坏，包括自然损坏和人为损坏，尤其是高空抛甩工器具（如：破坏钳、紧线钳等）现象在作业过程中屡见不鲜，领用和归还缺少必要的检查和监督，有些工器具在作业前几分钟才发现不能使用，耽误工期，浪费人力，增加停电时限，降低了供电可靠性，严重影响公司的经济效益和社会满意度。

1.2.2工器具外接管理不严。专责管理人员责任心不强，不能把好工器具出入库关口，个别外接工器具，不履行借还手续，长时间外借不还，追查起来，谁也弄不清原因，无谓流失严重，造成工器具投入很大，浪费严重。

1.2.3由于没有完成个人工器具集中管理，部分责任电工在领到新配发工器具后，依然使用已经超出安全使用年限的工器具（如脚扣、安全带、安全帽等），不但造成个人安全无法保障，公司500名一线员工，安全隐患随时存在，安全管理压力很大。

1.2.4不能控制员工自行作业。工器具管理松散，责任电工以处理事故、维护线路方便等原因为由，将工器具放置在家中或客户处，给自行作业留下可乘之机；因这部分工器具处于无人监管状态，随意使用造成无关人员的伤害等安全隐患时刻存在。

2.目标要求

2012年渭南分公司推行网上签发工作票，实现安全工器具智能化、规范化管理，可以促进网上签发两票工作的有效开展，所有从工器具室出库的大到脚扣、安全带、安全帽、绝缘杆，小到五小工器具，均可实现实时记录，并同步上传到主管安全生产副经理和公司安全监察部，检查工作只需与开工令、网上签发两票时间进行核对，就能轻而易举的发现问题，如：有无开工令、派工单出工，一经核对，一目了然；若因事故抢修原因工器具出库，即可与96789呼叫中心联系，核查是否经过事故抢修呼叫流程。利用LED屏幕实时反映当天工器具出入库情况，站所长、公司检查人员、上级视察人员可以利用2分钟左右时间，不需进入工器具室、不需翻阅文字档案或电子档案，一目了然可以看到当前工器具使用情况，可以随即抽查供电所工作开展情况，对标准化作业进行检查监督。工器具应具备智能化、规范化管理的条件。

2.1建立统一编号

由公司、工器具制造商、智能软件开发公司共同完成智能标识的建立工作，实现一标三用的效果。

2.1.1 由公司编制各类工器具使用年份的编号。如：脚扣统一编号为J2012-1-1、J2012-1-2，单数代表左脚脚扣，双数代表右脚脚扣；安全帽统一编号M2012-1；安全带统一编号Q2012-1。编号含义：J代表脚扣、2012代表采购年份、1代表全年第一套脚扣、1代表第一套脚扣的第一支、2代表第一套脚扣的第二支；M代表安全帽；Q代表安全带；安全帽、安全带中的1均代表第一套。

2.1.2软件开发公司负责编制智能识别系统，并将我公司编制的各类工器具编号与智能识别系统制作成一个合成体。

2.1.3工器具制造商将合成体与厂家出厂商标装设在同一个位置。可根据不同工器具选择不同位置如：安全帽可以选择在帽沿下沿位置；安全带可以装设在夹层之内；脚扣可以装设在脚踏板下方，不易被碰撞的位置。

这种位置选择具有以下优点：不容易磨损；不易被人发觉，避免人为故意损坏。

2.2 建立监控管理程序

软件开发商提供智能化监控程序，即在现有智能化工器具室管理程序的基础上，建立连接公司主管经理、安监部、库房、修试所的应用程序。要求：

2.2.1实现实时信息记录、传递。

2.2.2从工器具进入库房的第一个流程开始，记录所有信息，并保存止需要删除时为止。

2.3.3凡是库房、修试所、供电所发生任何信息均可同步传递到公司主管经理和安监部。供电所发生信息不需要传递到库房和修试所。

2.3.4上传止主管经理、安监部的信息自动锁定，修改无效。

2.3.5软件开发商还要实现供电所内部办公计算机与库房智能识别系统的信息传递程序，减少工器具库房后台机（主要是操作不方便，增加投资成本），充分利用办公计算机实现网络连接，传递指令。

2.3.6在库房房门倒阁处或库房窗口处设立LED滚动显示屏幕，实时显示当前库房工器具使用、存放情况。

2.3.7如安全帽使用年限为2年，库房录入信息时在工器具出厂日期栏内填写准确时间，当使用中的工器具即将到达指定使用期限时，该工器具档案颜色应变为红色，以示警告。

2.3.8具有识别、提示系统。如变电站存放10KV接地线和35KV接地线时，提醒管理人员正确放置合适位置。

3.实现目标

3.1实现工器具职能化、规范化管理。

3.2确保工器具进入公司大库—出库—修试所试验—进入供电所库房—使用—交回—更换—交回公司大库的整个流程全程可控，杜绝工器具未进行安全性试验即投入使用。

3.3实现使用单位工器具出入库实时记录、监控。

智能化、规范化管理的优势

4.1确保工器具在公司使用的唯一性；

4.2杜绝外来工器具流入公司各单位，避免外来工器具因不合格或机械强度不够、绝缘降低等原因造成不必要的意外事故。

4.3避免工器具流失，（现在因管理不善等原因，工器具流失现象依然存在）

利用智能化、规范化管理，因实现了同步监控技术，任何工器具出入库都能及时、准确的传递信息到主管安全生产副经理处和安全监察部，这两处在接到信息后即对信息进行锁定，站所不能任意修改档案。

4.4降低工器具重复投入资金。

4.5有利于修试所在每次试验时能够对工器具进行核对、确认身份，辨认各类工器具使用年限，及时进行强制更换，避免工器具因超使用年限使用，危及作业人员的安全。

4.6智能化、规范化流程能够实现信息共享，每种工器具一旦临近使用周期，修试所试验可强制试验并更换。

4.7工器具在使用过程中不会出现混乱现象，如脚扣，核对编号即可找出对应的另一支，确保一套脚扣在使用时受力均匀。

4.8杜绝自行作业。因工器具出入库均受到智能控制，任何工器具出入库必须要有合理的理由，检查只需根据标准化作业流程进行核查，即可查明是否存在自行作业行为。

4.9督促工器具管理人员增强管理意识，提高全员爱护安全工器具的责任意识。

4.10一旦出现作业人员因工作疲劳或疏忽，导致10KV和35KV接地线时存放位置错误，警告管理人员正确放置工器具的合适位置，以防因前一位使用者放错位置而导致下一位使用者将错就错,酿成大祸。

第7篇：档案智能化管理的优势范文

关键词：智能楼宇；安防系统；原则；应用

中图分类号：TN915文献标识码： A

智能建筑的出现是城市现代化的重要标志之一，智能楼宇的安防系统具备非常强大的网络化功能，它是由若干自动化程度非常高的安防设备所组成的一整套系统。一般来讲，智能楼宇的安防系统由两部分构成，一是楼宇周边防护系统；二是楼宇内的安保措施系统。在实践工作中，不断地深入研究智能楼宇安防系统的主要特点及工作原理，可以不断提升我国智能楼宇安防系统的设计水平，进而加强楼宇的安全防范工作，推动我国智能建筑的可持续发展。

1现代智能楼宇安防系统的主要特点

1.1数字化模式

数字化是现代智能楼宇安防系统的主要特征之一，在数字化模式下，安防系统具体包括视频和音频控制，在监控过程中，其信息流由传统的模拟状态转为数字状态，数字化信息流可以使安防系统中的各子系统实现最大限度的信息交互，并在一个操作平台内加以实现，这种在同一平台内的复合型信息交互模式也是楼宇安防系统数字化、集成化的真正含义之所在。

1.2网络化模式

实现智能楼宇的网络化也是安防系统的主要特征。智能楼宇安防系统网络化，意味着系统结构将采用模块化、标准化和系列化生产方式来搭建楼宇的安防系统，网络化的优势在于系统设备在配置过程中更加灵活，系统的安装、调试及维护也更加便捷，除此之外，人机交互界面更友好、实用性更强、控制权限更宽广等都是安防系统网络化的优点。在一定意义上讲，正是安防系统的网络化的出现把安防设备布控设计从呆板的模式中解脱出来，使安防布控从设计到施工变得更加灵活多样。

2智能楼宇安防系统的设计原则

2.1可操作性原则

可操作性是任何楼宇安防系统在设计之初必须充分考虑的问题，由于目前我国楼宇内的安保人员无论从专业技术水平，还是实际工作经验都无法与发达国家相比，很多安保人员缺少专业理论学习，因此智能化安防系统的设计必须确保每一栋大厦内的安保人员都简单而熟练地操作该系统。

2.2可升级性原则

由于近十年间，我国建筑行业发展迅猛，相关产业也呈现出爆发式增长的态势，建筑安防系统也需要不断升级来完善安防监控的能力。与传统的人工升级相比，网络自动升级具省时省力、节约经费等优势，所以楼宇安防系统在设计之处必须要考虑通过网络来实现安防监控系统的自动升级能力。

2.3成熟可靠性原则

任何安防系统的设计初衷都是建立在对楼宇的安全布控上，系统的选择应该遵循成熟可靠性原则，即产品应历经过市场的长期洗礼，并具有广泛的应用案例尽量避免选用技术过于先进没有实际应用案例的系统设备。

3楼宇安防系统的实际应用

3.1防盗报警子系统

与传统钢筋防盗网相比，在楼宇内布设的各种传感设备具有更安全、更美观的优势。防盗报警子系统由传感器、报警器、传输线缆以及中心管理主机构成。各部件应遵照楼宇的实际情况合理搭配。其中，传感器包括窗磁、门磁、红外线探测器、玻璃破碎探测以及热感探测器等形式，这些不同的设备可以分别对应在窗户、门、门廊以及外墙等不同区域，进而达到最大限度地对非法侵入进行有效监控和预警。

3.2访客对讲子系统

在每栋楼宇的入口处安装访客对讲子系统，可以有效地对陌生访客进行限制与监控，是谢绝陌生访客，防止非法侵入的有效手段。访客对讲系统构成包括：对讲主机、电控防盗门禁、传输线缆以及管理主机。其中，可视对讲是目前的主流设备，也是中高端楼宇的首选。通过可视对象系统，楼宇住户可以更加直观地观察访客，从而更准确地做出反应，降低了因没有可视环节所造成的潜在风险。

3.3周界防越报警子系统

周界防越子系统的构成包括：红外线对射器、接收器、报警主机及传输线缆。周界防越子系统是指在楼宇的四周安装户外型红外多光束智能探测器，由此可以建立社区周界的全方位的防非法跨越报警系统。由于控制器采用了智能化模糊控制技术，因此最大限度地杜绝了因杂物、恶劣天气或小动物穿越而引起的误报问题。一旦楼宇周界发生非法翻越时，探测器可以立即在主控制室的电子地图之上显示出来，并自动启动周界区域探照灯，将闭路电视监控系统摄像机切换到事发区域，对全部过程进行录像取证。

3.4入侵报警系统

根据各部门实际管理的需求，在需要防范入侵的地方如车库、博览建筑重要部分、档案室、网络机房、电力设备室、财务室等不允许非法进入的地方布点设置防盗报警系统。探测器类型为玻璃破碎探测器、双鉴探测器（重点区域则应安装三鉴探测器）、震动探测器、超声波驻波探测器、压力探测器、门磁开关探测器、手动报警按钮等。博览建筑入侵报警系统应提供三层防护。外部入侵防范，区域防护，目标防护。外部入侵防范属第一道防线，主要是利用周界报警、出入控制系统、光纤报警等设备防止无关人员从外部非法入侵；区域防护提供第二层保护，在建筑内、外周边，墙体、通道、出入口、门窗、天花板、地板、通风口及通风管道等处设置红外双鉴探头，防止非法闯入防区；目标防护提供第三层保护，采用多种技术的探测器，如震动探测器、微波探测器等对内的文物展厅、文物库、文物修复研究中心、文保实验室、文物暂存室等特定目标进行专门保护。

3.5安防系统和消防系统的一体化

如建筑物一般都选择消防出口，为方便监测，安装门外摄像机监控消防通道出入口，无论该门开与否，均可以自动建立视频纪录，准确显示出入进出口该通道的一切情况。

如发生火灾，很多居民会通过消防通道撤离，这将会在操作员控制通道时发出许多报警信号。为此，火警器报警时，控制开关自动由安防转换为出入设定。这样，将不会产生报警信号和人员出入图像纪录。但消防队仍可以使用这此摄像机来观察通道撤离行动安全与否。

摄像机装在每层楼的通道里，消防队可用其来确证呼救者所在楼层，而公共地址搜索系统可用来帮助呼救者正确地通过消防通道撤离，还可为消防队提供重要的烟雾程度视频图象。而安防系统则可证实是否有人仍在火区内以安排撤离。

4结束语

随着智能建筑的不断涌现，楼宇的安防系统也在逐渐升级，虽然我国智能建筑的发展取得了一定的成绩，但是智能化安防系统的发展还有待加强。为使建筑物达到安全防范标准的要求，有了完善的设计方案及完备的安防设施还不够，工作人员还必须具有很强的专业技能及良好的素质，不断研究安防技术，完善安防系统，才能使中国的建筑真正走向智能化、安全化的道路。

参考文献：

[1]张荣海.智能楼宇安防系统与自动化综合布线[J].中国新技术新产品，2010（19）.

[2]曾东波.探讨智能楼宇安防监控系统在现代生活中的作用[J].成功（教育），2012（8）.

[3]周红林，文剑新.智能化的现代楼宇[J].湖北第二师范学院，2009（11）.

第8篇：档案智能化管理的优势范文

关 键 词：档案管理 现代化 必要性 内容途径

一、实现档案管理现代化的必要性

档案管理现代化是社会现代化的重要组成部分。如果从过程的角度理解，档案管理现代化是档案部门主动连接新科学技术的挑战，为促进社会现代化而进行的变革传统档案归展现代档案管理的过程。现阶段档案管理现代化的内涵应包括：档案管理观念现代化、档案管理发展水平现代化、档案管理装备现代

化、档案管理人员现代化等五个方面。档案管理现代化是让档案管理从传统迈向现代，而与现代社会同步。但由于现代社会的特征是自由化、民主化、多元化、人体化、科技化、本土化、国际化与未来化，因此，档案管理现代化当以这些特征作为努力方向。档案管理现代化是一个改革、创新、发展的过程，也是一个系统工程；既是长期的，又是动态的，在本质上表现为对社会的顺应和超越。

知识经济时代，实现档案管理现代化的必要性有如下几点：

（一）依托先进的技术设备，知识经济将推动档案事业发展进程。知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进和技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。没有先进的技术设备，任何思想和技术方法都无法落于实处。当今社会，先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此：计算机广泛应用于档案管理、统计和检索；微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义。总之，计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应用将大大加快档案事业的发展进程，使之进入现代化管理的先进行列。

（二）知识经济将为档案事业提供现代化的管理思想和管理方法。知识经济不仅以为着知识的不断创新和信息技术的广泛应用，它更代表着先进的、科学的管理思想和管理方法。在管理方法上知识经济更需要增强开放档案意识，树立依法治档的观念，注入批判继承精神，探索创新精神和学术自由精神。更需要引进图书馆学，情报学的相关理论，加强基础工作，调整供求关系，加强定量管理，提高利用效率，把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。

（三）知识经济时代，档案事业的内涵和外延将迸一步扩大。档案是经济形态存在和发展的必然产物，原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。在知识经济时代，能够以档案形式存在的信息，将是人类知识与信息高度浓缩的精华，也是档案能够得以存在的内在生命力。所以，信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征，档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数，而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术，新的载体形式将会不断涌现，况且载体形式只是在档案保管上有所不同而已。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延，将不会使档案种类混杂，分类关系不清，这样建立起来的档案分类体系将曰趋完善、科学、合理。

（四）知识经济时代，对档案工作者的素质将提出更高的要求。选拔德才兼备的人才是知识经济时代的核心内容。知识经济时代的档案人员必须要具备较高的专业知识、自然科学知识和相关应用知识，这样才能使先进的科学技术、管理方法和优秀人才结合起来，发挥出最大的效能，推动档案事业发展。

三、实现档案管理现代化的基本内容

档案管理现代化是当今世界档案事业不断发展、不断创新、不断实现的过程，是新时期档案事业发展的必然趋势，也是档案事业快速发展的必由之路。随着信息化时代的到来，信息化从理论方式到技术手段，都深刻地影响着档案管理现代化的发展进程，从而不断丰富和发展档案管理现代化的内容：

（一）其手段是档案管理实现现代化。现代化的档案管理要求必须以创新的思想和观念来开展。与档案管理现代化相对应的是传统手工管理模式。传统的档案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鉴定、编目、排架、统计和提供利用等诸环节。现代化的档案管理以智能化的计算机管理为主，工作环节以监控信息为核心。因此要实现档案管理现代化，就要改变档案管理模式，提高档案管理水平，针对档案管理工作的特点，改变传统的手工检索查档方法，以智能化的计算机管理档案，以数字化的信息技术提供利用服务，提高档案现代化管理的整体平。

（二）其优势是档案管理标准化。档案管理标准化是档案管理现代化的一项重要基础。档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。在信息时代，信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准与规范，制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，来确保档案管理现代化各项工作的有效实现。

（三）其核心是档案资源信息化。21世纪，信息化已成为各行各业现代化的核心与主导，以信息化推动现代化是今后国民经济与社会发展的方向。档案资源信息化作为信息技术在档案管理领域的创新实践，是将档案资源和档案各项管理过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。因此信息化是新时期档案管理现代化的核心内容。

（四）其开放陛使档案利用也实现了现代化。保管档案的目的在于利用。随着档案管理信息化的发展，以数字化、网络化手段提供优质高效的档案信息服务，已经成为档案工作的方向和重点。未来的档案馆是一种以电子计算机和通讯网络联系起来的档案馆的集合。它将使档案馆走出自我封闭，从有限开放到全面开放，为社会各界提供最快、最新、最准确的档案信息服务。

二、加快档案管理现代化的发展进程

第一、要培养一批高层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才人手。要尽快培养既 懂专业知识，有懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。

第9篇：档案智能化管理的优势范文

信息技术的不断进步与发展在很大程度上促进了企业档案管理方式的改革，现阶段，它已经被逐渐应用于企业档案管理中，并在其中发挥了重要作用，实现了企业档案管理的合理化、规范化、科学化。除此之外，它还能及时发现企业风险，避免企业受到重大损失。信息技术的进步为企业管理提供了更大发挥空间，使管理方式变得简单，有利于提高企业工作效率。

一、企业档案管理中存在的问题

我国的企业管理与过去相较虽然取得了一定发展，不过其中仍然存在很多问题，主要集中表现在以下几个方面：

1.企业档案管理设备落后

我国的企业档案管理手段的改革仍然处于初级阶段，大多数企业仍然没有改变自身的档案管理方式，仍然沿袭传统的管理手段。企业管理设备落后，导致工作效率低下。

2.企业管理者缺乏正确的档案管理意识

现阶段，有些企业管理者在管理方面不具备与时俱进的意识，对档案管理缺乏足够的认识，致使管理手段在很长一段时间内停滞不前。大部分管理者都把企业发展重心放在经济效益上，把更多精力致力于对经济利益的追求上，忽略了企业档案的管理工作。有的企业没有建立良好的管理制度，且考核标准不统一，导致档案管理工作在进行过程中出现很多问题。除此之外，员工对档案管理也没有明确的认识，有些员工并不完全支持领导的工作，加上档案管理工作流程繁琐，设备落后，导致员工工作状态不佳，工作无积极性，办事效率大大降低。

二、信息化技术对企业档案管理的影响

在信息技术如此发达的社会，企业管理手段也发生了相应变化，尤其的档案管理方式越来越先进。信息化技术的发展对档案管理方法产生了很大影响，其中既有正面影响，也有负面影响。

1.提高企业档案管理效率

现代信息技术的发展改变了传统的企业档案管理方式和手段，企业更加注重对档案的管理，且管理意识逐渐提高。所谓信息化就是指依赖于信息技术，从而促进生产力的提升，并且合理调整生产力要素。随着信息技术的使用越来越普遍，很多企业管理者都从中吸取灵感，有利于改变传统的管理模式，减少管理者的工作量，确保企业工作效率得到提升[1]。通过现代化的信息管理技术，企业的档案管理工作流程得到简化，不必像往常一样繁琐，更有利于实现管理的科学性与规范化。在信息技术带领下，管理者能够迅速抓住档案管理工作的重点，改正和完善工作中的不足，重新理清企业档案管理工作的思路，抛弃原有的传统管理观念[2]。信息技术的应用是企业管理工作中的一大创新，在工作中占据着重要地位，有利于降低员工工作量，提高他们工作的积极性，促进企业的快速发展。经历过管理方式的变革之后，才能够找出档案管理的最佳方法。部分企业已经了解到现代化信息技术的优越性，开启了企业管理手段的变革之路。

2.有利于实现档案管理的智能化

现代信息技术在持续更新，企业档案管理方式也随之发生变化。现代信息技术下的企业档案管理具备很多新特征，例如管理变得更加智能化、网络化、自动化，其中智能化是现阶段最突出、明显的特征。与传统管理模式相比，目前的档案管理模式变得越来越高效，各大企业都利用信息管理的优势，对档案管理方式进行更新，建立起智能化管理模式。现代化信息技术的发展转变了档案存储方法，使存储手段变得更加多元化，档案的存储工具变化最大，现阶段的档案存储有利于快速查找出档案信息，避免出现漏档、错档情况，为查询档案提供了方便。在目前的档案管理中，必须要加入电子计算机的应用，注重相关网络系统的开发与利用，这有利于尽早实现知识共享，为企业提供更多发展机遇和空间[3]。

3.档案无法充分发挥作用

目前的企业档案管理缺乏一个统一的管理标准，在管理方法上，仍然有大部分公司倾向于传统的管理模式，即使公司引入了先进的现代化信息技术，也仍然坚持以传统管理方法为主[4]。由于缺乏对信息技术档案管理的相关规定，因此，在文件管理工作中发生了很多问题，文档在使用上也出现严重错误，导致档案在这种管理方式下无法充分发挥其作用。

4.管理人员管理水平落后

由于很多公司已经习惯了传统的档案管理模式，引入信息化管理技术之后，企业的管理方式突然发生变化，与之相关的内容都必须做出相应改变，不过这一改变过程非常难，需要管理者做出很多改变，首先应该做的就是提高管理水平。而从实际发展情况上看，很多管理者在短时间内难以转换自己的观念，不适应这种先进的管理水平，且对管理软件不够熟悉，管理方式与流程上仍然存在差异，不多数管理者都无法同时了解和掌握信息技术的操作方法与档案管理方式，给管理工作加大难度。

三、全面强化企业档案管理的方法

1.更新管理观念

在现代化信息技术越来越发达的社会背景下，企业档案管理工作必须实现信息化，以信息技术为工具，实现档案管理的合理性与科学性。首先需要做的就是更新管理观念，利用新思想对明确管理的具体流程，对管理手段与方法进行明确，在对档案进行管理时，需采用新型的管理思想指导管理工作。在档案管理中，管理者需树立先进的管理思想，在工作中起到带头和领导作用，了解信息技术在企业管理中的实际应用，对管理方法进行仔细考量，通过先进的管理技术和管理方案，实现企业档案管理的合理化，促进企业的发展，使其竞争力大大增强。

2.引入先进的管理设备

为了实现信息管理的高效性，必须引入先进的管理设备，确保设备质量。由于现代化信息技术对管理水平与工作效率具有较高要求，因此，引入先进的管理设备有利于其管理效率的提升，同时还可以促进企业的长远发展，为企业赢得更多利益。管理者不能够单纯注重管理工作，对其基础设备的完善也要有所侧重，且不断弥补管理中的不足。

3.提高管理者的素质

现代化信息技术的使用对人才具有较高要求，尤其是这方面的管理者需了解很多相关知识，因此，必须提高管理者的专业素养，才能够确保档案管理工作的顺利进行。企业可以大量培养这方面的管理人才，对员工进行培训和教育，提高他们与时俱进的意识，加强管理部门之间的联系和交流，促进管理工作的顺利开展。

4.建立健全管理制度

档案信息管理流程非常复杂，且涉及内容广，通过建立健全管理制度，有利实现档案管理的规范化，在管理过程中，管理者可利用管理制度对员工行为进行约束，这有利于档案在管理过程中不被遗失，确保档案的完整保存。