数字化档案管理精选(九篇)

前言：一篇好文章的诞生，需要你不断地搜集资料、整理思路，本站小编为你收集了丰富的数字化档案管理主题范文，仅供参考，欢迎阅读并收藏。

第1篇：数字化档案管理范文

一、当前我国档案管理的主要问题分析

管理制度的发展滞后致使弃档、死档等现象已成为档案管理中普遍的一个难题。从长远的角度来看，我国制度的改革以及社会的发展随着人才流动壁垒的减少。我国档案实施社会化管理成为最终的必然方向。当前我国档案管理中的“人档分离”[2]、“死档弃档、现象较为严重。甚至出现一些“自持档案”的现象。随着社会的发展，档案本身的严肃性、准确性以及唯一性，逐渐已经被很多人视同为“鸡肋”。

（一）“人档分离”。因为传统档案管理存在较多的问题，加上目前的档案流动性比较大，因此档案内容和个人之见出现了一定的偏差，部分档案，比如认识档案就不能够对当事人的实际情况进行体现，作为人事档案应该要能够对当事人的各项基本资料体现。档案一旦何其主体之见失去了联系，就会出现人档分离的情况，档案的价值自然就没有了，因此档案必须要和实际相符，这是其特质也是其要求。

（二）“弃档死档”。在我国各类人力资源以及社会保障单位网络上，已经长期开始定期公示“长期失去联系超过5年的流动人员的人事档案名单”。每年我国在各类社会保障网及人力资源网站将很多这样失去联系超过5年且被公示又无人认领的档案最后都被入库封存，成为“死档”。当前我国面临的该类弃档现象已经成为全国各地人才档案管理部门的普遍遭遇。2002年我国人事部全国人才流动中心就做过一项不完全统计，当年在全国范围内就至少有超过60万的“弃档族”[3]。自从90年代以来，我国的新用工制度就让流动人口的数量变得更大了，企业单位对档案的管理也开始采取了分离模式，一些单位公职人员的档案从单位中分离出去，因此档案的管理工作开始产生了变化。加之，我国自九七年开始在全国逐步建立统一的城镇企业职工基本养老保险等制度，办理退休以及养老保险也逐渐开始与人事档案脱钩。

目前社会的流动性比较大，很多的地方都有了相应的服务机构以及档案管理机构，这样档案就会逐渐的和其主人失去联系，导致了目前的很多档案均是没有用的“死档”，而档案管理机构对于这些联系不到本人，无法收取档案费用的部门也是比较严重的损失，档案是不能够随意的丢弃的，即便是当事人不进行手续的办理亦是如此，所以档案部门只能够将这些档案进行封存，随着档案的积累越来越多，这样的弃档也在增加。导致了档案价值的丧失，其实档案在我国来说，因为国企和事业单位的存在，要在这些单位工作必须要有档案。

二、我国人事档案发展的方向和趋势展望

（一）人事档案管理向信息化方向发展。因为人事档案中对个人的过往记录比较多，虽然是纸质的，也是具备了唯一性，其管理会有问题，增加了风险性，而且遗失后的补办也是比价困难的，这是目前档案管理比较常见的问题。我国的档案事业发展后，政府部门对于档案信息化管理和数字化管理的关切也是比较多的，但是实际的情况却并不乐观，并没有取得比较好的发展和利用。但要在全国范围内尽快形成统一的信息化、数字化人事档案管理体系绝非易事，尽管由于我国人事档案管理的硬件设备、档案人员管理的问题以及人事档案信息化软件发展的制约不足，但我国人事档案管理实施的信息化、数字化进程已初现成效，并在全国各地逐步开展各类“社会人才人事档案电子化服务”项目，这些项目将分类整理的纸质档案进行电子扫描等信息化处理，形成与实物档案内容相对应和一致的“人事电子档案”。档案管理人员可以轻易通过进入到“数字档案库”中查询当事人的档案，并显著提升了日常的办公效率，如可以及时为当事人或查询单位开设证明。

（二）电子化、数字化、信息化是其主要的方向。我国的电子技术获得了比较大的发展，而数字化、信息化的档案管理模式也让我们看到了新的方向，其更加的高效，应用前景更加广阔，加上我国的人口多，档案信息资源也比较多，比较复杂，如果不进行数字化管理，将会是非常庞大的工作，因此电子化在很多的地方都相继的投入使用，在部分的单位、企业中也是使用比较多的，数字化人事档案管理是单位对档案个人进行了解的一个窗口，实际的应用价值比较大。

第2篇：数字化档案管理范文

［关键词］数字化技术；房地产；档案；管理

0引言

房地产档案是指房地产行政管理部门在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中，经过收集、整理、鉴定，按一定的手段形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表及照片等文件材料。随着我国经济的迅猛发展，近些年，房地产行业崛起，房地产增量的同时也带来了房地产档案管理难度的增加。而数字化技术的到来为管理部门提供了解决难题的方案，不仅将档案管理的传统方式进行了革新，与手工处理相比较，数字化技术大大提高了处理效率。另外，智能化是数字化技术的显著特征，大量的数据文档通过数字化技术的处理，效率有明显的提高，并且在网络应用的基础上还能够使数据资源进行分享和交流，管理效果十分明显。因此，运用数字化技术进行房地产档案管理是社会发展的必然趋势，也是房地产发展的必然需求。

1房地产档案管理数字化的内涵及数字化运用的注意事项

目前，房地产档案管理数字化主要通过大量地运用现代电子计算机技术以及现代化的摄影扫描技术完成，在此过程中将大量的纸质数据转化为数字化信息，通过电子计算机的形式加以保存，建立相应的电子信息库，进一步方便相关数据的整理，加强数据的管理，提升相关档案的使用效率，增强在档案管理方面的安全性能。在当下的房地产档案数字化管理中，档案一般被划分为三类，通常以档案原件、扫描件和数据档案的形式表现出来，数据档案是档案数字化的最终结果。在数据化档案的管理当中，必须按照一定的原则对相关数据档案开展管理，这些原则中最为重要的就是安全性。虽然现代化网络技术给人们带来了便捷，但是在网络环境中倘若没有较好的保护措施，相关信息的安全性很难得到保障。为了保证相关信息的安全性，房地产企业应当做好充分的准备，从细节入手认真仔细地做好每个环节的安全工作，安装相应的防木马软件，聘请专业的技术人才充当顾问，使档案的安全性得到充分的保障。

2房地产档案管理的特点

2.1专业性和项目性

专业性和项目性是房地产档案管理最为突出的特点。所谓专业性，意思是房地产档案的专业性比较强，这是由房地产档案的产生基础而决定的，其档案资料一般是管理活动中的真实资料。项目性指的是房地产建设与管理过程分为许多项目，根据不同项目建立档案资料，管理也就相应根据项目而区分。

2.2分散性和集中性

房地产档案管理的另一个特点是分散性和集中性。鉴于房地产项目的开发过程中，不同项目有着不同的工作内容和流程，所以项目资料的整理就比较分散，档案也就需要采取分散的管理方式。从另外一个角度看，即使项目不同区分不同，但是从整体项目角度出发，是需要集中管理才能实现整个项目的管理目标的。因此，房地产档案管理要把分散管理与集中管理结合起来，才能实现档案管理的最终目的和效果。

3数字化技术在房地产档案管理中的应用

3.1在档案检索和查询中的应用

数字化技术对房地产档案管理的贡献很大，比较突出的一点是能够实现快速的档案检索和查询。传统的手工检索和查询需要确定位置和顺序后再进行查询，而在数字化技术基础上的检索和查询，只需要输入检索内容，数据库就可以省略传统方式的繁琐步骤，快速获得结果，检索十分快捷方便。除此之外，运用数字化技术时，检索和查询不会受时间和空间的影响，能够随时进行，充分利用了档案的价值。

3.2在系统权限设置方面的应用

在房地产档案的管理中，要确保数据信息的真实和完整，就在安全方面设置权限。档案管理中，通过应用数字化技术，将各环节划分开，并进行权限设置，这样一来，房地产档案管理不仅清晰了许多，安全程度也增强了不少，档案安全管理效果也非常显著。

3.3在档案统计工作中的应用

随着房地产行业的发展，信息量越来越大，需要以更先进的技术和形式来满足工作需要。因此，要应用数字化技术，实现房地产档案的科学分类和合理编制，这对于档案的统计效率和管理效果有着重要的意义，有效消除了人工处理的弊端。另外，纸质形式的档案保存受到条件限制，一旦保存不当就会造成档案资料的破坏，例如发生火灾的情况，会使档案统计工作无法进行下去，而数字化技术则避免了这些问题的困扰，通过将资料数字化存档，能够确保信息更加完整，统计效率和质量更加高效。总之，档案统计工作，离不来数字化技术的应用。

3.4在档案分析中的应用

所谓档案分析，是指通过对档案的整理和分析形成有价值的信息，提供给人们所用，使其进行必要的活动。以数字化技术为基础的分析，过程迅速，结果准确，与传统分析手法相比，分析所用的时间较短，而且分析得出的结果精确且符合需求，使档案的价值得到了积极的发挥。因此，在房地产档案管理中，采取信息技术手段不断进行档案分析，通过组合运用档案数据，不仅能够提高档案利用效率，在一定程度上对于其他工作的开展也能够起到积极的辅助作用。

4加强房地产档案管理数字化的策略和方法

首先，在房地产档案管理数字化发展的趋势下，仅仅做好数据信息的管理是不够的，还要在整体制度的管理上下手，寻找更适合的策略和方法。相关部门应借助数字化的信息手段，对管理制度进行深化。在人才建设方面，需要引进更多的专业性强的信息化人才，以满足时展的要求。在具体的档案管理工作中，根据实际情况和具体应用情况进行合理的划分，制订科学的档案管理方案，从一定程度上确保档案的安全系数，降低档案信息被破坏的风险，面对不安全的信息管理环境，建立应急预案，当管理系统遭到损坏时，能够及时有效地进行应急处理，最大程度降低房地产档案的损失。其次，在数字化的档案管理方面，要从多方面完善具体规章制度，尤其在数字化系统的具体应用中，通过高效的管理制度，创造一个房地产档案管理的良好基础。档案管理运行环境包括人员操作的制约，也包括外界条件的影响。这些方面的忽略都有可能给数据化档案管理工作带来障碍。总之，运行环境的管控是一个复杂而系统的过程，只有通过对操作进行规范、对应用系统的软硬件进行合理配置、明确相关监督和责任主体，才能确保数字化技术的应用效果，体现房地产档案的真正价值。最后，虽然数字化技术下的房地产档案管理工作有诸多方面的优势和突出效果，但由于信息原件是数据化档案管理的前提和基础，所以，对档案资料原件的管理和保护也不能懈怠。可以建立设备设施完善的档案室，指派专人进行保护。在房地产档案资料的运用中，严禁随意篡改，从而确保原始档案的真实性。实施原件保护措施，不仅能够在前期预防数字化技术应用过程中房地产档案数据信息出错，还能够在后期针对已出现的错误及时追踪到原件进行查询和修改。

5结语

数字化技术应用于房地产档案管理中，无论是对于档案管理还是房地产建设管理都起到了积极的作用，提高了档案管理工作的效率和质量。未来，数字化技术在房地产档案管理中的应用将会更加普遍，但同时也充满挑战。因此，相关管理部门应积极积累和探索应用经验，将更加科学合理的应用成果充分引进到房地产档案管理中来，采取有效的管控措施，强化数据化档案管理的风险控制，最大程度地预防和处理安全事故，确保房地产档案的安全性，促进房地产行业的发展。

主要参考文献

［1］谢靖.浅议房管档案的信息化建设［J］.上海房地,2016(11).

［2］赵玉梅.如何推进房产档案管理的数字化进程［J］.黑龙江档案,2016(4).

第3篇：数字化档案管理范文

【关键词】数字化；档案；管理

数字化档案管理不仅通过采用先进的数字化储存技术对档案进行了有效保管，而且通过档案馆与馆之间的互借以及网络相互联通的方式构建了一个高速、及时，准确系统的数字化档案管理系统。并提高了档案信息资源管理的有效性和共享性。

一、数字化档案管理的内涵

信息资源的有效利用和共享是信息化建设的关键，档案资源因其标准化规范化的操作越来越受到人们的青睐。数字化档案管理系统基于大规模的数据库系统以及计算机技术，实现了对以下几种档案的数字化管理。如：科技、实物、文书、声像、照片、财务和人事档案等。数字化档案管理对价值较高的档案数据资料等多媒体信息进行电子存取。数字化档案管理系统可看成是存储数字信息的仓库。是计算机有序组织的、可处理的信息集合，它使用数字技术对档案进行信息资源的管理与组织，并能够存储大量信息，使用者可以借助于网络资源来方便高效地检索查询和获取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和时间限制的对档案管理进行储存和访问。档案作为一种重要的信息资源，在科技高速发展的今天将迎接信息技术时代的重大挑战。为适应社会信息化发展的步伐，充分利用高科技技术对档案信息进行管理，将信息数字化功能最大限度的发挥出来。档案管理数字化是档案管理发展的必然走向。

二、数字化档案管理的特点

（1）经济效益高。社会和经济的快速发展使庞大的信息量和落后的办公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企业成本大量增加。即以增加办公费用和办公人员这样一种方式来解决这一难题。而数字化档案管理是机读档案，不再是传统纸质为载体的档案信息。这样不仅节省了占地面积，节省了保管费用。而且方便查阅，因此也避免了重复印刷而造成的纸张浪费和不必要的增加人员的费用。（2）办公效率高。数字化的档案管理使信息资料能快速归档，并尽快使用。以人事档案管理为例，由于管理对象的范围，并具有很强的流动性，如工人进厂，退休，流动性等，要想准确了解统计这些情况，传统的档案管理方法必须“归档”后才能进行查询。数字文件通过网络计算机管理，能够准确地反映当前情况。数据查询通过数字化档案管理变得十分简单，可以真正做到让办公室的工作人员足不出户便可知晓天下大事，数字文件实际上已经成为一个没有围墙的边界文件，档案保管也形成了文件实体保管基地到信息控制中心的转变。（3）档案利用率高。由于传统的档案大都以纸质为载体，通常保管在档案馆、档案室，给使用者造成了极大的不便。数字化档案管理使查找档案更加方便快捷，使用者可以准确地查询到到自己所需要的档案。信息网络的实现大大提高了档案的利用效率。使用着可以不受空间和时间的限制，更加便利快捷。

三、提高档案数字化管理的建议

（1）提高档案信息管理的创新服务意识。单位领导的档案管理意识对档案管理工作的影响力颇高，所以对档案的管理工作各级档案管理部门还应该进一步落实加强。单位在人力、物力、财力上给予档案数字化管理工作强有力支持。同时还要在思想层次上支持档案数字化管理工作。在网络信息社会条件下，档案管理者应该充分认识到档案数字化管理工作所面临的严峻挑战和新形势，档案管理工作者应该要加强自身的职业素养，加强档案管理的主动意识，提高自身对档案管理工作的创新意识及服务意识。（2）加强档案管理人员数字化档案管理水平。单位档案管理者和部门应该提高职业技能，进一步加强对数字化档案信息系统的操作的技巧，应当鼓励档案管理者积极参加以计算机信息网络数字化技术为核心的技能学习和培训，并给予必要的支持。档案管理者还应熟练掌握档案专业知识。与此同时，单位还要积极向社会各界引进网络信息数字技术精通的专业人才，并对在职员工定期培训，使之成为档案数字化管理的坚强后盾。基于此，不仅可以提高档案管理团队的网络信息技术现代化技能，而且为档案管理数字化的实施创造了良好的条件。（3）推进档案管理工作的标准化体系建设。档案管理数字化的真正实现要依靠档案馆之间、档案管理主管部门之间、档案室之间的共同努力。而不是单靠某个档案馆所能独立完成的，档案信息数字化管理的真正实现，不仅要确保信息资源的共享，而且各级档案管理主管部门要及时制定和更新档案管理的标准规范，积极促进档案数字化管理工作的有效实施，进一步加强档案工作标准化体系的建立，实现档案管理与时代和信息科技的同步发展。

档案数字化管理与传统以纸质为载体的档案相比，其最大特点就是能够通过网络迅速查询，其流动性也更快。档案数字化管理的实现有利于档案管理信息资源的开发。随着数字化档案管理的不断深入研究、创新发展，数字化档案管理将彻底代替传统的档案给管理方式。

参考文献

[1]姜亮，张宇阳.浅谈数字化档案管理[J].云南档案.2008（1）

[2]朱宝钧.浅议高校数字化档案管理[J].开封教育学院学报.2003（6）

第4篇：数字化档案管理范文

关键词：城建档案；管理；数字化

在城市化进程不断加快的过程中，城建档案管理的重要性也突显出来。城建档案能为城市化发展提供必要的背景资料研究，促进城市的合理规划。但随着城市规模的扩大，城市化进程的加快，城建档案管理的难度也越来越大，大量的资料需要归类、整理，这给城建档案管理提出了新的难题。因而，有必要实现城建档案管理数字化，使得资料管理能更加便捷有效，以提高城建档案管理水平。

一、城建档案管理数字化的意义

（一）实现便捷高效的管理

传统的城建档案管理主要是纸质资料的管理，在管理中不仅需要大量的管理人员而且效率低下。在对纸质资料的管理中，资料必须依照相应的顺序规定进行归类整理，而且纸质资料在存放过程中需要大范围的存储空间，并且在长期的保存中，容易造成资料的破损。而在信息技术的发展下，互联网的发展为资源的共享提供了一个便捷的途径。因而在城市化进程的推进下，城建档案管理模式也应随着社会的进步加以创新。随着人们生活方式的变化，人们对信息资料的便捷化、高效化要求进一步增加，而传统的纸质资料管理也不再适应人们获取信息的需求。因此，实现城建档案管理数字化是时展的要求。

（二）实现规范化的管理

在传统的城建档案管理中主要是人工管理的模式，因而在管理的过程中不免会出现失误，造成档案的破损或遗失，并且在传统的档案管理中需要有一套完善的制度，而一旦管理制度不当就会影响管理的科学性。因而，人工化的管理模式不利于城建档案管理规范化的实现，并且在缺乏统一有效的管理中，档案资料管理在利用上也会出现许多问题，影响档案资料的及时获取，增加管理成本。

（三）便于城建档案的开发利用

城建档案管理数字化建设不仅能实现高效规范的管理，还有利于城建档案的开发利用。因为城建档案不仅是城市建设的重要依据，还能为城市管理等提供相应的数据理论支持，因而数字化管理模式的应用，对城建档案资料的开发与应用会有新的突破。城建档案管理数字化建设中，用户可以通过网络对城建档案网站进行访问，对各项信息进行查询，从而提高了城建档案的利用率，并且用户在应用的过程中还可以对资料进行扩充，从而丰富城建档案资料内容。

二、城建档案数字化建设中存在的问题

（一）管理信息的缺失

在城建档案管理中会因为信息网络的不稳定造成档案资料的缺失，影响管理的有效性。在传统的纸质档案管理中，信息资料相对比较稳定，基本不会发生改变。但利用数字化的管理模式，在管理的过程中不论是软件的问题、硬件的问题、网络的问题还是人为因素，都会影响档案资料的稳定性，造成档案资料的缺失。尤其是一些重要信息资料的缺失将严重影响城建档案的完整性，给后期的利用造成不便。

（二）管理信息的泄露

城建档案资料具有保密性，除了一些可以对外公布的资料外，大部分资料是要进行严密管理的。但利用数字化的管理模式，城建档案信息很容易被篡改，甚至造成泄露。一些不法分子会对城建档案管理信息系统造成攻击，对信息进行盗取，影响城建档案信息的安全性。因而，相对于纸质档案资料的管理，数字化的城建档案资料的管理更应重视信息的安全。

（三）初期建设难的问题

在城建档案管理数字化建设的初期需要将纸质资料转化为数字信息，因而在初期的建设中需要对所有资料进行整理，并做好信息录入工作。在系统建设的初期，对于信息网站的建立、搜索引擎和各项条目的制作都需要投入大量的人力、财力。在实现数字化管理的过程中，不同的城市建设管理单位所用的数字化管理模式会存在一些差别，因而管理会难以统一，以致于影响后期资料的利用。

三、城建档案管理数字化建设的措施

（一）合理的规划

对于城建档案管理数字化建设来说，初期的工作至关重要，只有在初期合理计划，做好充分的准备，后期的工作才能有条不紊地进行。因而，在初期的工作中要进行合理的规划，在纸质档案资料转化为电子档案的时候，应做好相关的调查工作，对具体的档案数量及档案类型作详细地了解。在整理的过程中，应按照相应的标准，将资料进行分类，整理出具体的条目，从而在制作搜索引擎的时候能依据条目呈现具体的档案资料。

（二）制定科学、统一的标准

由于缺乏统一、科学的标准，在城建档案管理数字化建设中，会给后期的资料查找带来许多问题，影响具体的操作，并且难以实现真正意义上的资源共享，给管理造成巨大的困扰。因而，在城建档案管理数字化建设中应制定科学、统一的标准，使得纸质资料在转化为数字资料的过程中，能按照统一的标准进行操作，从而进行统一的管理，无需将不同的格式进行转化，实现资料的有效共享。

（三）优秀的管理人才

在城建档案管理数字化建设中，优秀的管理人才是尤为必要的。因为实现数字化的管理模式意味着与信息技术的发展相接轨，因而管理人员不仅要有相应的档案管理知识与能力，还应具备一定的计算机操作技能，在管理过程中能熟练操作计算机。过去的纸质资料管理，管理人员只要对资料进行分类管理，做好相应的档案资料摆放等工作，但数字化管理则要求管理人员能在日常工作中应用计算机进行操作，熟悉档案资料查找流程，能将各种数据进行归档，从而使得档案管理更加高效。

（四）数字化管理模式的应用与推广

随着现代科技的发展，在城建档案管理中推行数字化的管理模式是时展的需要。因而，在城建档案数字化建设中，应突出其建设的重要性与意义，以获得各方的支持。在具体的建设过程中，应加大城建档案管理数字化的建设力度，对数字化档案管理模式进行推广；应充分发挥城建档案管理部门的职能，通过城建档案数字管理模式的应用，主动建设数字化的档案管理。城建档案管理部门作为社会资源的集中部门，应重视数字化档案管理的建设，着力建设一个档案管理服务平台，从而建立两方面的资源管理模式，因为档案的一部分资料是可以公开查阅的，而另一部分则是内部资料，不便于对外开放。因而在建设中应建立统一门户，实现资源共享，而另一方面应建立内部的资源利用平台，方便内部资料的查找，并进行必要的加密处理，防止资料的泄露。此外，还应对资料进行备份处理，防止因数字化资料的不稳定造成资料的丢失。

总而言之，应对数字化档案管理模式进行推广，并且履行好档案管理部门的职责，提高城建档案管理数字化水平。城建档案管理的重要性是不言而喻的，随着城市建设的高速发展，传统的纸质资料管理模式已无法适应现代社会的发展需求，因而有必要应用数字化管理模式对城建档案资料进行管理。但城建档案数字化管理建设仍存在一些问题，因而在建设的过程中应采取有效措施加以解决，强化城建档案数字化管理的建设，提高城建档案管理水平。

参考文献：

[1]白建峰.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].江西建材,2014(3):292.

[2]杨元元.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].大科技,2013(34):424-425.

第5篇：数字化档案管理范文

【关键词】档案数字化 人事管理 信息化建设

人事档案管理数字化建设是需要多学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程，目的在于推广应用。因此，人事档案管理数字化建设必须围绕人事档案文件的特点来进行，即从实际出发，采用最新信息技术，及时解决建设中的存在问题。

1 人事档案管理数字化建设的现状

当今，现代信息技术迅猛发展，成熟的数字化技术已经普及到各行各业。加快数字化建设成为我国现代化建设的国家战略。因此，以数字化手段做好新时期的人事工作，更好地为经济建设服务，既是新时期人事工作的客观需要，也是国家信息化和现代组织人事工作的必然要求，人事档案管理数字化建设势在必行。

但长期以来，人事档案管理主要为人工作业，近期虽使用了计算机，但由于其内容的保密性，推广情况较差，造成其数字化程度对比同时期其他领域相对落后。现存的信息形式没有统一规范，信息记录的流程不科学，使得信息内容不全面，不能满足对人员个体的微观管理和对人员群体的宏观管理的需要。

具体情况有如下几点。

1.1 人事档案管理软件的开发滞后，泛用性不强

人事档案管理主要对通用性信息进行管理。但目前，人事档案管理软件的开发处于无政府状态，没有统一的规范文件，各地方自行开发的软件的不兼容使信息不能互通，制约了数字化进程的推进。

1.2 人事档案管理的标准化、规范化程度低

人事档案管理数字化建设的前提是基础工作内容规范化、标准化。由于历史原因，人事档案业务管理基础较差，案卷保存质量不高， 人事档案管理无统一标准，当前的制度一般仅着眼于某一地区、部门，使数字化建设的全面实施困难重重。

1.3 人事档案管理的方式落后

人事档案管理的技术标准、工作程序标准依旧是人工工作时期制定的，尚未从信息技术的特点和发展方面进行考虑。目前，越来越多的文件资料是以信息存储设备形式出现，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能适应人事档案数字化的要求。

1.4 人事档案管理人员的素质不高

数字化的信息系统管理需要有较高知识层次和掌握了一定技术水平的人员。目前，许多单位和部门缺乏高素质人才，既掌握档案管理知识，又精通信息技术的复合型人才奇缺。

2 人事档案管理数字化建设的目标

既然人事档案管理数字化是时代的需要，那么要想通过其充分利用现有设备实现信息资源共享，提高工作效率，就必须建立现代化的数字化信息管理网络系统，系统具体要求如下。

2.1 日常业务管理

实现日常人事档案工作中对档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计和查阅等业务内容，应主要由四大功能组成：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核及系统维护。

2.2 数字化档案采集

数字化档案采集系统应主要负责对纸质档案材料的数字化采集处理，提供目录整理、信息采集、数据审核3大功能，并可利用现化代网络技术实现多人多客户端的对多本档案、不同材料的同时采集，实现高效、快捷的档案数字化采集。

2.3 数字化档案网上查阅

数字化档案查阅系统是以专用资源网为网络基础，采用B/S（浏览器/服务器）模式架构，在组织系统内部实现本地及远程查档、阅档功能。在系统安全方面，有如下三点设计：

（1）可按日期、时间或长期有效等多种方式完成阅档授权。

（2）对阅档过程进行详细的日志记录。

（3）信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。

3 档案管理数字化信息系统建设应注意的问题

3.1 应用软件应统一

应选用中央组织部推行的，建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，避免造成数据结构混乱和上下级数据无法沟通与共享。制定文本、照片、声像等资料的相关采集标准，统一文件格式。同时，对系统所涉及到的其他应用项目，也要制定统一标准，确保信息共享的兼容性。

3.2 应使用先进技术构建数字化系统

建立数字化信息系统会使用到数据库技术、多媒体技术、网络技术等。在建立数据库时，应采用分布式多媒体数据库，克服图像和视频数据容量大引起的调用速度慢等问题，以便在信息数据大量增加情况下，保证信息的调用、管理、更新和存储。应注重数据源采集和后期制作的质量控制，宜采用高清扫描仪、数字杜比和DVD技术录入照片、音频、视频，确保信息资源的质量。要预先考虑利用互联网与上级组织人事部门连接，满足应用软件实时升级的需要。

3.3 数字化信息系统建设的计划与完善

要根据系统建设的迫切程度、资金、网络规模等情况制定工作计划和建设目标。

（1）拟定数字化信息系统的基本框架，选定或开发系统应用软件。

（2）进行资料数据的采集与录入，建立规范化的信息报送、录入制度，丰富信息资源库。

（3）在试运行的基础上完善、改进和提高，收集整理出现的问题，召开专家研讨会，集思广益，提出改进方案。

（4）加大资金投入，在条件成熟的基础上，推广成功经验，提高覆盖率。

3.4 突出多部门、多方位联动，加强上下级和相关部门间的协调

外部档案信息涉及到上级主管部门、基层单位、横向部门；内部则涉及多个管理职能部门，信息内容包括班子建设、管理、任免、档案、教育、统计、考核和考察进而党员统计等方面。因此，数字化信息系统建设必须突出多部门协作、多方位联动的特点，制定高效合理的信息采集、维护和使用制度，明确界定各级、各部门的责任、权限和义务，形成规范、有序、统一的运行机制。

3 结语

综上所述，人事档案管理数字化建设应以建立现代化的数字化信息管理网络系统为基础，进行统一的培训，提高使用者的实际操作能力，实现人事档案管理数字化建设，更好地为现代组织人事工作服务。

参考文献

[1]王瑕.浅谈干部人事档案管理数字化信息系统建设[J].四川档案，2014（01）.

[2]马炜.关于干部人事档案管理系统的设计解决方案[J].城市建设理论研究，2012（23）.

作者简介

王少英（1961-），女，现为吉林省四平市四平宾馆助理档案员。

第6篇：数字化档案管理范文

【关键词】人事档案管理 信息化 数字化

传统的档案信息存储通常是以纸质文档进行分类、存储，再经过人工进行检索和进行维护。且进行档案备份需要大量的人力和物力，人工处理的过程中还需进行必要的纠错。档案信息化通过对传统纸质文档进行扫描再录入到计算机存储系统中，使得人事档案管理更容易进行实时的同步备份，使得人事档案管理的存储空间更小，维护更加快捷、方便和安全[1]。

一、当前我国人事档案管理的主要问题分析

管理制度的发展滞后致使弃档、死档等现象已成为档案管理中普遍的一个难题。从长远的角度来看，我国人事制度的改革以及社会的发展随着人才流动壁垒的减少。我国人事档案实施社会化管理成为最终的必然方向。当前我国人事档案管理中的“人档分离”[2]、“死档弃档、现象较为严重。甚至出现一些“自持档案”的现象。随着社会的发展，人事档案本身的严肃性、准确性以及唯一性，逐渐已经被很多人视同为“鸡肋”。

（一）“人档分离”。由于传统的人事档案管理模式弊端丛生。随着人才流动的特征，“人档分离”现象屡见不鲜。很多人事档案，已经无法真实的反映出当事人的状态，久而久之，人事档案就会随着其分离的状态从根本上达不到其应承担的固有使命，从一定程度而言。这样的人事档案已经丧失了其应有的“档案”的价值。人事档案应能够首先反映出当事人客观真实的历史记录，而当前我国的“人档分离”状态本身也成为了我国当前人事档案中的一种真实状况的描述和反映。

（二）“弃档死档”。在我国各类人力资源以及社会保障单位网络上，已经长期开始定期公示 “长期失去联系超过5年的流动人员的人事档案名单”。每年我国在各类社会保障网及人力资源网站将很多这样失去联系超过5年且被公示又无人认领的档案最后都被入库封存，成为“死档”。当前我国面临的该类弃档现象已经成为全国各地人才档案管理部门的普遍遭遇。2002年我国人事部全国人才流动中心就做过一项不完全统计，当年在全国范围内就至少有超过60万的“弃档族”[3]。我国至上世纪九十年代开始，随着新的用工制度建立，加剧了我国人员流动性，企业职工档案管理也逐渐开始与企业分离，很多曾经的“单位公职人员”随着档案管理逐渐与原单位的分离。逐渐显现出其向“社会人”角色的一种转变。加之，我国自九七年开始在全国逐步建立统一的城镇企业职工基本养老保险等制度，办理退休以及养老保险也逐渐开始与人事档案脱钩。

随着我国各地人才服务机构的托管档案的增多，每年和档案主人长期失去联系的“死档”数量不断增加。交费率低且持续不缴费致使成为的“死档”令人才中介机构头痛不已，因为谁都不敢随便销毁或者故意丢弃这些人事档案，就算这些当事人不来办理相关手续，其档案也不能随意丢弃。各地的档案部门将人事档案视为“弃档” 封存起来。而在封存期内，由于无任何当造成很大的影响。在当前我国现行的人事管理制度下，这些原本已经丧失“价值”的人事档案，其余威仍在，由于我国特殊的人事制度背景下，特别是在国企、事业单位以及想进入国企或事业单位的人员而言，人事档案将成为其入职前的必不可少的基础资料之一。

二、我国人事档案发展的方向和趋势展望

（一）我国人事档案管理的信息化方向。由于现有人事档案中的很多当事人的个人经历的记录方式仍是纸张的保存，其档案案卷具有唯一性，一旦遗失和损毁都将难以弥补，另外进行查询和流转效率低下已成为共识的普遍问题。随着我国档案事业的发展，我国政府职能的相关机构几乎在每年的统筹和总结大会中都会提及人事档案的信息化管理和数字化进程，然而我国在人事档案利用和服务方面的数字化和网络化方面尽管已经取得一些较为明显的进展。但要在全国范围内尽快形成统一的信息化、数字化人事档案管理体系绝非易事，尽管由于我国人事档案管理的硬件设备、档案人员管理的问题以及人事档案信息化软件发展的制约不足，但我国人事档案管理实施的信息化、数字化进程已初现成效，并在全国各地逐步开展各类“社会人才人事档案电子化服务”项目，这些项目将分类整理的纸质档案进行电子扫描等信息化处理，形成与实物档案内容相对应和一致的“人事电子档案”。档案管理人员可以轻易通过进入到“数字档案库”中查询当事人的档案，并显著提升了日常的办公效率，如可以及时为当事人或查询单位开设证明。

（二）我国人事档案进行电子化、信息化以及数字化成为必然方向。随着我国全国开展得一轮信息化档案工作使得我国很多地区人事档案已经实现了电子化，但与档案研究领域的学者们的设想仍有一段显著地差距，随着我国人才流动的特征，当前很多单位和企业的人才其实际上过去的历史行为以及个人信用记录很难真正被现单位了解，而构建起一个“数字化”的人事档案将有助与每一个用人单位都能够及时客观的了解到当事人的公共行为以及诚信记录。“数字化”管理也已经成为了我国人事档案管理现代化发展的必然要求。

三、总结

人事档案管理数字化的好处使得用户进行档案检索更加快捷和方便，在当今信息化网络时代，如何利用互联网实现高效的人事档案目录公布、开放，同时让用户可以借助互联网进行交互应用已成为档案管理人员所关心的最核心的问题。而传统人事档案运用网络技术进行日常管理以及提升数字化应用水平和质量已成为了大势所趋。

参考文献：

[1]王露露.浅议干部人事档案数字化工作[J].才智，2012，（21）：350.

第7篇：数字化档案管理范文

关键词：计划生育档案 档案管理创新 档案管理数字化

创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，要发展就要有创新，档案事业也是如此。计划生育档案管理只有不断创新，才能使档案事业适应和服务于社会，跟上当今和未来世界发展的步伐，适应社会主义市场环境对档案工作的需要。

1 计划生育档案管理数字化势在必行

1.1 档案信息时展的要求 首先，计划生育档案管理数字化、网络化是提高档案的管理效率的有效手段。档案信息网络化的利用，为计划生育档案工作提供了极大的便利。其将计生档案工作推进了一个崭新的工作环境，使计生工作的开展进入了良性循环之中。其次，档案数字管理化为计划生育档案工作者提供了更加方便、快捷、高效的工作方式。档案数字管理化可以将档案及时归档，为使用者提供便利。

1.2 计划生育档案信息数字化是计算机大量应用于计划生育管理的必然结果 计划生育工作需要查阅和建立工作地区范围内所有人员档案和户籍档案，计算机网络化管理的出现，使计算机从辅的工具很快发展成一种工作环境，并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。

2 计划生育档案数字化、网络化存在的问题

2.1 数字化、辅助管理方面存在的问题 现阶段计算机管理模式的计划生育档案工作，主要建立在原有手工管理模式的基础上，这种管理模式的主要特点始终没有改变，档案信息作为管理的载体始终是管理模式的核心内容。发生根本性改变的是管理的工作对象，其由原来的纸张、塑胶等一些载体材料转化成数字化的档案信息。

2.2 计划生育档案网络化建设中存在的问题

2.2.1 缺乏统一的管理机构 大部分计划生育档案管理工作人员，没有统一机构的管理。上岗前，大部分工作人员没有经过相关的档案知识培训，档案收集意识比较淡薄，对档案管理的重要性、档案管理的要求不太熟悉，对日常档案材料业务的处理，比如：档案的收集、整理、归档、装订等不太了解。

2.2.2 标准化水平低 计划生育档案管理标准化水平较低，其走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。大多数的管理人员并不是专职档案管理人员，这导致了在计划生育档案管理过程中工作前后脱节，容易导致工作失误，并存在一些档案的数量、材料等方面的问题责任不明、界限不清的严重问题。

2.2.3 数据库建设滞后 数据库建设的滞后也是阻碍计划生育档案网络化建设的因素之一。虽然经过多年的努力，大部分的计生档案部门建立起了规模大小不等的档案数据库，但没有开发单独的计算机或相关的档案管理软件进行管理计生人事档案。在查阅相关人事档案信息时，仍需采用手工方式查找，很大程度上降低了档案工作的工作效率。

2.2.4 经费保障率低 目前，经费问题仍是影响计划生育进行档案网络化发展的最大屏障。有些相关单位对计生档案管理的重视程度不够，投入的经费比较少，人事档案管理硬件设施不完善，无力购置较好的硬件及软件设施，用来建立起点较高的档案馆网络。

3 计划生育档案管理现代化的初步构想

3.1 加快数据准备，推进档案现代化管理进程 计生档案工作的管理需要一套科学化、规范化的工作程序和工作方法，可以通过网络的手段把分散的计算机用系统连接起来，并通过把这些单一的计算机根据功能的不同进行分类，划分成不同的系统处理方式，进而实现整体应用。

3.2 著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之 对于“多”：计生档案工作在进行计算机管理的过程中，先根据档案的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放等情况的不同，对所有档案进行统一整理，并优先加工整理那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案。

对于“快”：计生档案在著录的过程中，应将案卷换分不同的层次进行著录,能在显示档案的主题内容和特征的同时，也可以减少著录条目和录入条目。既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

对于案卷基础较好全引目录的档案：在著录时，可以在全引目录上面直接分类标引，对于特殊形式的档案，可借助于计算机程序将档案的人名、地址、时间等直接录入，然后统一给出分类号。使录入过程充分利用的原有的档案目录，从而减少著录环节，进而提高著录速度。

3.3 工作人员知识素质和业务素质要全面 掌握档案专业知识。计划生育档案工作人员只有学习并掌握档案相关专业知识，才能保证工作质量，提高工作效率，对计生档案工作进行科学管理。

掌握相关计算机知识。计划生育档案工作人员要熟练掌握计算机进行数据的录入、数据库的管理、网络的管理等方面的计算机技能。

培养精益求精、求真务实的工作作风。计划生育档案工作是一项长期而且细致的工作，从材料的收集、整理、归档、转递到档案的保管、利用，每一个环节都离不开仔细、认真的工作态度，任何一个细节的失误均可能给后面的工作带来麻烦。

培养创新意识。计划生育档案工作人员要善于在工作中发现问题，并解决问题；敢于转换思维方式，克服保守思想；有创新的意识与观念，结合工作实际，为计生档案的管理出谋划策，提出新思路、新观点，利用现代化技术开发利用档案资源，促进计划生育档案工作的发展。

参考文献：

[1]张照余.档案信息网络化建设[M].中国档案出版社.2001： 94-99.

[2]李丽娟.谈新形势下档案工作者的基本素质.一重技术.2005.1.

第8篇：数字化档案管理范文

关键词：高校档案 档案管理创新 档案管理数字化

创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，要发展就要有创新，档案事业也是如此。高校档案管理只有不断创新，才能使档案事业适应和服务于社会，跟上当今和未来世界发展的步伐，才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要。

一、档案信息时展的要求

首先，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。美国经济学家迈克尔・戈德海伯于1997年指出：在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对过剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。 高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。

以往档案人员为开发档案资源，为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少，甚至平时查阅工作中可取消，档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。其次，使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。

二、高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果

首先，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变。 许多高等院校建立了校园网，并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、 学术交流、筹备各种会议等等。计算机网络化管理的出现，使计算机从辅的工具很快发展成一种工作环境，并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件，即电子文件也就应运而生。

三、数字化、辅助管理方面存在的问题

事实上现有的高校档案工作计算机管理模式，多数是建立在原有的手工管理模式基础上，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作，而且是大大的增加额外手工劳动的投入。表现在：首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息，比如，这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系，它只为档案部门内部服务，作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力。

四、高校档案馆网络化建设中存在的问题

1、缺乏统一的网络化协调机构

由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散管理体制无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式，无论是软硬件的购置，还是数据库的建设，都处于各自为政的低水平重复状态，这不仅造成了人力物力的巨大浪费，也影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程。

2、标准化水平低

由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循相应国家标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。

3、数据库建设滞后

经过多年的努力，高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，各馆均存在浮躁情绪及急功近利倾向。主要表现在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与Cernet和Internet联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源司共享。

第9篇：数字化档案管理范文

【关键词】 学校；档案管理创新；档案管理数字化

档案管理工作的质量是高中学校管理质量的重要表现之一，也能反映出学校发展水平。我国相关政策要求学校必须重视档案工作的管理，将档案工作融入到学校的发展规划中去，顺应时展，利用信息技术对学校的档案管理进行科学创新，实现数字化管理。档案管理数字化就是把传统的纸质档案通过现代科学技术手段转化成数字档案，进而根据档案类型、期限等不同特点将档案信息分类以方便查阅、共享，这就需要借助计算机平台以及局域网络来实现，以此来提高学校档案管理工作的效率和质量。

一、学校档案管理的创新

（一）管理理念上的创新。子曰：“工欲善其事，必先利其器。”讲的是工匠要想使他的工作做好，就一定要先让工具锋利起来，也就是说要想做好一件事，准备工作是非常重要的。而在对学校档案管理进行创新之前，首先要对其理论进行创新，摒弃传统观念带给的思想上的局限性，培养先进的思想意识以及创新理念。比如学校档案管理不应该只停留在利用文字、图表对个人及团队进行概括，适当地要将多媒体影像资料纳入档案管理范围，可以提高档案的全面性，提升档案管理的创新意识。

（二）管理模式上的创新。档案管理的创新在很大程度上是档案管理模式和方式的创新。在档案管理的工作中，首先应提高档案管理的工作地位，特设专门的档案管理部门，并制定相关的政策以及工作原则等分发给学校各部门，这样可以让档案管理部门自行解决内部工作事宜，避免档案管理工作由其他部门的员工代劳所造成的档案更新、管理不到位等现象出现，提升各部门的工作效率，也更加民主平等。

由于档案管理系统根据档案性质而决定其操作，在实现档案管理的数字化后，可以结合学校自身的档案特点，建立相应的档案管理平台，便于档案的管理，并能通过网络与师生及时分享。

（三）管理方法上的创新。现在所提到的方法的创新，主要是指传统的学校档案管理工作是以人力手抄为主，然而在信息技术飞速发展的今天，信息技术已经走进了人民的生活并对人们的生活产生了质的改变，显然传统的人工手抄的工作方式已跟不上社会发展的步伐。所以，利用现代信息手段，计算机网络技术，积极改革高效档案管理的方法，实现信息储存、信息传输、信息分享等多个方面的创新，可以有效提高档案管理工作的效率，同时，还可以增加档案的安全性。

（四）管理方式上的创新。做事成功与否在很大程度上取决于对这件事的管理方式，其中因事物性质的不同而改变管理方式是事情成败的关键因素。比如曾经倡导的威严管理，认为领导者和决策者要在群体中树立绝对的威严，因为只有绝对的威严才能保证有足够的执行力，才能确保每一个环节都能按时、高质量地完成。但随着社会的发展，人人平等且职业没有高低贵贱之分，人们在工作中普遍渴望能够受到他人尊敬，如果此时实行传统的威严管理，在很大程度上会引起员工的不满，甚至产生抗拒心理，使得管理工作没法顺利展开，由此，渐渐出现了人性化管理，在保持威严的同时，采用宽松的人性化管理模式，可以在不影响领导者和决策者的执行力的同时，改善工作氛围，促进员工间的友好合作，提高工作效率。

二、数字化档案管理

与传统的纸质档案管理不同，数字化档案管理是建立在现代计算机科学技术的成果上，以计算机为纸，以可收集信息的设备为笔，对档案信息资源进行收集和整理，并通过信息网络技术实现档案资源的共享与跨地区转移，将档案管理从繁杂的资料中拯救出来，促进档案事业的发展，成为当前档案管理部门的热点话题。

（一）档案信息管理数字化。数字化就是将繁杂的档案信息通过计算机科学技术转变成数字与数据，再将这些数字、数据建立起适当的数字化模型，引入计算机内部进行处理。需要先进的数字化储存技术方案，具有较高的科学性、稳定性、有效性以及通用性的特点。

（二）档案资源管理形式虚拟化。利用计算机科学技术在终端对服务器资源进行审阅或修改，可大大提高服务器的利用效率，节省大量的人力物力，进而降低成本。通过网络技术来建设虚拟资源，可以实现档案的互通服务，进而达到档案信息管理共享，比如：高中生的升学，其高中可以将学生的电子档案根据其升学情况通过网络发送至大学档案管理处，真正做到文书档案资源管理的虚拟化。

三、对学校档案管理数字化的意见见解

虽然我国高中学校在档案管理工作中积极引进了现代计算机科学网络技术来改革创新，取得了一定成果，但还存在着一些不足之处需要档案管理人员加以完善。

首先是档案管理工作人员中存在思想意识不到位的现象，高中学生的档案不同于其他学段的学生档案，具有一定的特殊性，所以在对高中学生档案进行管理时需要档案管理工作人员积极严谨地完成档案的收集工作，提高自身应有的工作效率。同时，由于信息技术与计算机网络技术属于新兴技术产业，而学校内部的档案管理人员大多没有经过（下转第189页）（上接第183页）专业的信息技术与计算机网络技术的培训，缺乏相关的专业知识，缺乏相关的专业技能，便出现了不会操作或操作不当的尴尬局面，存在因误操作遗失档案信息的可能，也没法从最大程度上发挥数字化档案管理平台应有的效率，在很大程度上浪费了资源。所以就需要学校内部档案管理工作人员看清实际，努力跟上信息化的浪潮，提高自身的专业素养，抓紧时间掌握计算机网络技术在档案管理中的相关知识，并能良好地应用于日常档案管理工作。

其次是需要注意网络安全性，建立数字化档案管理平台的目的是实现档案的网络共享，档案信息可以通过网络高速传播，但是近几年来随着网络技术的发展，网络犯罪与信息泄露等信息安全问题受到了人们的广泛关注，近年来频发的个人档案信息泄露事件使得部分高校档案管理部门也紧张了起来，所以，储存众多信息资源的学校更应该加强信息网络安全防范措施，避免信息泄露所带来的损失，不能因顾忌信息网络安全便不敢开放学校的数字化档案管理平台，进而限制了数字化档案管理的应用与发展。

四、结语

高中的档案管理工作是学校各项管理工作中的重要组成部分，应充分利用计算机科学与网络技术，将其应用于实际的档案管理工作中，搭建数字化档案管理平台是高校档案管理工作发展的最终趋势，当前此项应用还处于刚起步阶段，但是只要在工作实践中不断积累经验，勇于创新，不断完善档案管理手段，就可以提高档案管理的工作效率，促进学校与档案管理部门的发展。

【参考文献】

[1]王丽勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J]. 赤峰学院学报（自然科学版），2014（03）：164-165.