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原材料采购的合同阅读
甲方:
乙方:
经甲、乙双方友好协商,本着平等互利的原则,根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规的规定,现就乙方向甲方供应生产物资事宜,达成一致意见,为明确双方权利和义务,特订立本合同:
一、订购产品名称:
二、订购产品数量:
三、质量标准:
1、甲方授权乙方供应符合国家质量标准和甲方生产要求的货物。乙方的货物必须符合规定的标准和随货文件要求。
2、
四、产品规格及价格:
1、________________________________________________。
2、________________________________________________。
五、付款方式:双方选择以下第 种方式支付货款。
(1)翻单结算。既第二批货物到甲方厂区指定地点后,甲方向乙方支付第一批货款。以后依次类推下次送货结算上次货款。
(2)留质保金结算。既乙方前一期货物送达且验收合格后,留下________元作为质量保证金,其余款项货到后当月内付清。合同期限届满,货物没有发生质量问题,质量保证金全部退还乙方。
(3)货物运到甲方后,经检验合格,卸货后--日内付款。
六、产品包装要求及规格:(包装费用已包含在货物价格内)______________________________________________________。
七、交货地点:。运费由乙方负担。运输过程中货物毁损、灭失等各种风险均由乙方承担责任。
八、供货时间:
1、乙方在收到甲方首批传真订单(或电话、短信通知)____个工作日内将货物送至合同指定地点。重复订单,____个工作日内将货物送至合同指定地点。
2、_________________________________________________。
九、双方的权利和义务:
1、如果供应的货物行情有较大幅度的变化,经双方协商可根据市场价格对供货产品的价格做出必要的调整。协商不成,仍按原条款执行。
2、如乙方提供的货物包装或产品规格不符合要求,甲方有权拒收货物。如甲方拒收,乙方必须按照本合同的约定另行提供符合要求的货物,且由此造成的各种损失均由乙方承担责任。
3、乙方必须向甲方提供生产企业资质证明、营业执照及相关的手续。其提供的产品,必须符合相关的国家、行业或企业标准,并随货附带生产许可证、产品合格证、化验报告等手续。
4、甲方应在乙方所送的货物到达后及时进行质量检测,如发现质量问题,乙方须立即现场处理善后事宜。因此给甲方造成损失的,乙方应承担甲方为此支付的所有费用(包括但不限于赔偿的费用、必要的律师费、罚款等)。
5、因乙方产品内在质量问题,引发甲方生产或质量事故,造成甲方损失的,乙方应赔偿甲方为此支付的所有费用(包括但不限于赔偿的费用、必要的律师费、罚款等),此责任不因甲方已进行质量监测而免除。
6、如乙方未按照本合同第六条规定的时间送货、送货迟延或货物的数量与合同约定不符,应赔偿甲方违约金_________元。
7、双方都应保守对方的商业机密。
十、补充协议:___________________________________。
十一、特别声明条款:_____________________________。
十二、合同有效期:20xx年___月___日起至20__年__月__日止。
十三、本合同一式两份,甲乙双方各持一份,具有同等法律效力,双方签字盖章后生效。双方发生争议时,协商解决,协商不成任何一方均有权向甲方所在地人民法院提起诉讼。
十四、合同签订地:
甲方(盖章): 乙方(盖章):
法人代表: 法人代表:
委托人: 委托人:
电话: 电话:
传真: 传真:
开户行: 开户行:
账号: 账号:
签字日期:20 年__月__日 签字日期:20__年__月__日
简单委托材料采购合同
甲(以下简称方):
乙(水泥厂):
经双方协定一致,签订水泥购销合同条款如下:
一、数量、计量单位、单价、金额
品 名 规 格 单 位 数 量 单价(元) 金额(元) 备 注 价金总额(大写) 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 $
二、质量标准:水泥标号执行国家规定标准。由乙方按批向甲方交送水泥出厂质量通知单。甲方凭单验质。
三、袋重合格率达到国家规范。
四、交货方式、地点和运杂费负担:甲方组织运输工具到乙方仓库提货,运费、上、下车费等均由甲方自理,乙方凭合同和甲方收款人出据的证明发货。若遇便车,甲方可以代运,其代运费用概由甲方负担。乙方垫付的款项,随同水泥价款一并结算。
五、甲乙双方必须按如下期限提(供)货
年 月 日前提(供)吨。其中:吨。
年 月 日前提(供)吨。其中:吨。
年 月 日前提(供)吨。其中:吨。
年 月 日前提吨。其中:吨。
甲方逾期提(收)货的,乙方有权处理该货,并不免甲方责任。
六、付款办法和期限:
1、甲方在 年 月 日前付定金 元;
2、采取先汇款后结算方式:甲方按购水泥总金额分期先汇款。
年 月 日前电汇
年 月 日前电汇
年 月 日前电汇
年 月 日前电汇元。
3、采取托收承付方式:按《中国人民银行结算办法》第八条第一、二、三、五、六、七、八项规定执行。乙方每月 日- 日凭实发水泥开具销售发票向甲方开户银行办理托收。
七、违约责任:
甲方责任:
1、中途退货或违约拒收的。除偿付退(或拒收)货部分货款总值5%的违约金。逾期提货的,每天偿付逾期提货部分货款总值万分之四的违约金,并承担乙方实际支付的代管费用。
2、逾期付款的。每天偿付逾期付款总额万分之四的违约金。
3、承担《工矿产品购销合同条例》第36条第5、6项规定的责任。
乙方责任:
1、不能交货的。偿付不能交货部分货款总值5%的违约金。逾期交货的。按逾期交货部分货款总值计算,每天偿付万分之四的违约金。
2、所交水泥质量、规格不符合同规定。除自费负责处理外,还要赔偿实际经济损失。
3、承担《工矿产品购销合同条例》第三十五条第七、八、九项规定的责任。
八、本合同一式 份。经法定代表人签章后生效。有效期从 年 月 日起至 年 月 日止。
甲 方: 乙 方:
地 址: 地 址:
代 表 人: 代 表 人:
经 办 人: 经 办 人:
开户银行: 开户银行:
帐 号: 帐 号:
签订时间: 签订地点:
工程材料采购合同范文
甲(以下简称方):
乙(水泥厂):
经双方协定一致,签订水泥购销合同条款如下:
一、数量、计量单位、单价、金额
品名规格单位数量单价(元)金额(元)备注价金总额(大写)拾万仟佰拾元角分$
二、质量标准:水泥标号执行国家规定标准。由乙方按批向甲方交送水泥出厂质量通知单。甲方凭单验质。
三、袋重合格率达到国家规范。
四、交货方式、地点和运杂费负担:甲方组织运输工具到乙方仓库提货,运费、上、下车费等均由甲方自理,乙方凭合同和甲方收款人出据的证明发货。若遇便车,甲方可以代运,其代运费用概由甲方负担。乙方垫付的款项,随同水泥价款一并结算。
五、甲乙双方必须按如下期限提(供)货
年月日前提(供)吨。其中:吨。
年月日前提(供)吨。其中:吨。
年月日前提(供)吨。其中:吨。
年月日前提吨。其中:吨。
甲方逾期提(收)货的,乙方有权处理该货,并不免甲方责任。
六、付款办法和期限:
1、甲方在年月日前付定金元;
2、采取先汇款后结算方式:甲方按购水泥总金额分期先汇款。
年月日前电汇
年月日前电汇
年月日前电汇
年月日前电汇元。
3、采取托收承付方式:按《中国人民银行结算办法》第八条第一、二、三、五、六、七、八项规定执行。乙方每月日-日凭实发水泥开具销售发票向甲方开户银行办理托收。
七、违约责任:
甲方责任:
1、中途退货或违约拒收的。除偿付退(或拒收)货部分货款总值5%的违约金。逾期提货的,每天偿付逾期提货部分货款总值万分之四的违约金,并承担乙方实际支付的代管费用。
2、逾期付款的。每天偿付逾期付款总额万分之四的违约金。
3、承担《工矿产品购销合同条例》第36条第5、6项规定的责任。
乙方责任:
1、不能交货的。偿付不能交货部分货款总值5%的违约金。逾期交货的。按逾期交货部分货款总值计算,每天偿付万分之四的违约金。
2、所交水泥质量、规格不符合同规定。除自费负责处理外,还要赔偿实际经济损失。
3、承担《工矿产品购销合同条例》第三十五条第七、八、九项规定的责任。
八、本合同一式份。经法定代表人签章后生效。有效期从年月日起至年月日止。
甲方:乙方:
地址:地址:
代表人:代表人:
经办人:经办人:
开户银行:开户银行:
关键词:合同管理;医疗设备
中图分类号:D9 文献标识码:A 文章编号:1672-3198(2015)14-0197-02
医疗设备的采购是医院设备管理部门工作的起始点,医疗设备采购合同在整个采购活动中起着至关重要的作用,它是交易双方对最终形成的交易模式的真实记载。采购合同不仅能体现出双方基本交易的条件,而且是整个谈判的最终思想产物。依照合同办事,不仅有效平衡了供需双方关系,提高设备管理工作效率,并且保障了医院设备相关工作的顺利进行。
1 医疗设备合同管理的目的
合同管理是促使合同双方当事人为达成项目采购目的,履行所签订的采购合同,保护好自己的合法利益和双方当事人之间的关系,而进行的管理工作。
合同管理首要目的是要促进买卖双方认真履行各自的合同义务;其次是要充分协调好双方之间的合同行为,交易双方建立起一种伙伴型关系,同时要通过严格的过程控制使合同实施结果达到项目采购预期的效果。
2 医疗设备合同管理重点
2.1 医疗设备合同的主要内容
(1)合同的名称:一般内贸合同称为医疗设备购销合同。外贸合同称为医疗设备购销协议书。合同中产品名称、数量、品牌、规格型号、原产地、单价、总价等必须清楚明晰。
(2)合同的买卖双方:需方(买方)指设备的最终用户,一般是医院。供方(卖方)指为本合同提供货物或服务的公司。
(3)合同的价格:在合同中,价格除金额以外还要特别关注价格后缀条件,外贸合同中常有两种报价,一种是CIF(到岸价):合同价中已包含卖方从运出口岸至到达口岸的运费与保险费用,但不包含国内运费与保险费。另一种是CIP(到院价):合同价中已包含卖方从运出口岸至用户目的地的全部运费与保险费用。而内贸合同中价格:指货物到用户目的地的价格。
(4)合同的付款方式:一般情况是设备到货安装验收合格后支付80%~90%,余款在设备运行满一年后支付。但由部分外贸合同会在设备到达口岸时支付80%,设备安装验收合格时支付10%,最后余款在设备运行满一年支付。
(5)产品的交货期及包装与运输:交货期由买卖双方相互约定。卖方应按照合同规定的时间、地点交货和提供服务。
(6)质量标准与验收质量标准:应符合卖方所承诺的技术和性能指标。验收:指买方对货物应达到的技术规格中规定的指标进行质量和数量的查验、验收。在仪器送达交货地点后,在双方人员同时在场的条件下进行验收。
2.2 医疗设备合同编码管理
医疗设备合同是医疗设备档案管理中最为关键的部分,合同是成交双方达成一致意见的最终体现,医疗设备的售后服务及维修等都与合同的内容息息相关。因此,合同的档案标准化、规范化管理对于医院引进设备的后续工作开展起着重要作用。
信息化与自动化的快速发展促进了医院医疗设备档案管理模式的革新。从设备的出入库管理、文件的电子化到设备维修维护的动态化管理,都可以通过信息系统实现。医疗设备档案建档归档及档案查阅也正逐步实现网络化、自动化、智能化。
要实现信息化的管理,首先要对医院采购的所有医疗设备合同进行整理编码,按照一定的逻辑理顺这些合同。一般的三级医院都有大大小小上万种医疗设备,而金额上万元的设备都须签订采购合同。从医院开业之初到平稳运行,医疗设备的采购合同成千上万。如何将这些散乱的合同按照一定的规律排列起来,方便整理和查阅,成为解决问题的关键。于是我院提出对合同进行编码管理。
合同编码要体现出几个重要信息:(1)采购方式:现行医疗设备的主要采购方式有国际招投标(机电产品)、政府集中采购和招标公司组织的公开招标,以及医院自行组织的院内询价采购。(2)采购时间:采购的年度和招标的月份,以此可以获知设备大致的启用时间。因此采用字母缩写加数字的14位编码方式进行合同的编码管理是非常方便实用的。前四位字母表示是采购方式,中间的六位数字表示招标采购的年月,紧接着的3位数字是流水号,最后一位字母表示是公开招标还是询价采购。例如ZFCG201509001G,表示是2015年9月政府集中采购并且通过公开招标方式采购的设备。通过编码将杂乱无序的上千种设备的采购合同排列成有序的队列,通过技术手段,在信息系统中将固定资产管理与合同编码一一对应,方便使用科室和管理职能部门查阅检索。只要知道设备的招标方式和大致的采购时间,就能很迅速的检索出该设备的相关信息。同时也为医疗设备档案的动态管理提供了非常有利的线索。
2.3 医疗设备合同的审核管理
为确保设备合同信息的准确无误,应建立健全合同的审查制度,以发现问题并及时纠正。我院实行的是合同会签制度。首先由设备科根据招标结果和前期的厂家介绍、科室考察的总结草拟出合同的初稿,交由设备科负责人全面初审,使用科室负责人审查设备配置、型号、产地、数量等,财务科主要负责商务条款的审核,最后由招标管理办公室终审,确认无误后,才按照一式多份打印,提交分管院领导审核签字、盖章。层层把关,确保信息的准确,减少医院不必要的损失和承担不必要的风险。
2.4 合同执行管理
合同的管理最终是为了促使双方按照合同严格执行。将纸质的合同信息电子化管理之后,如何监管合同的执行力度,也是一项重要任务。总院设备提出的基于WEB服务器的系统管理平台中,其合同执行监控管理模块是有效执行采购任务的预警监控模块,负责根据事先定义的预警机制,为设备监管部门有效防范设备采购风险提供相关报警数据。该系统管理平台有效的调动资源进行动态监管合同的执行情况,是目前比较先进的管理手段,我院的管理系统也正在逐步建立类似的管理机制。通过记录和追踪合同执行过程中主要负责人员的活动和监管人员的监督活动,以确保合同条款被严格执行。
3 展望
通过对医疗设备采购合同的规范化、信息化管理,有效提高医疗设备档案信息的资源共享,同时为确保医院的利益、医疗设备的精细化管理提供便利。全面实现医疗设备合同的全生命周期管理,加强医疗设备采购风险管理,提高医院管理水平有重大意义。
参考文献
[1]罗峥,刀庆威.医疗设备采购合同管理现状分析及对策[J].中国医疗设备,2010,25(10):67-70.
[2]曹少平,沈黄欢,顾宏清.现代医院医疗设备的合同标准化管理[J].上海生物医学工程,2006,27(3):191-193.
[3]徐世宁,晁勇.医疗设备档案信息化管理及新技术应用探讨[J].医疗卫生装备,2013,34(3):125-126.
[4]文彬,邱丹.医疗设备档案资料系统化及信息化管理[J].中国医学装备,2014,11(6):86-88.
医疗设备合同管理是医疗设备管理的重要环节,提升医疗设备合同管理能够有效提高医疗设备管理水平,节约成本提高医院效益。本文通从医疗设备采购合同的生命周期管理入手,结合实际工作经验,对医疗设备合同管理提出建议与构想。
关键词:
医疗设备采购合同;合同生命周期管理;采购风险;采购成本
医疗设备采购合同管理是对医疗设备采购项目过程中涉及到合同的管理。医疗设备采购项目的过程是围绕合同进行的,合同是作为买卖双方之间的法律文件,是对双方都具有约束力的协议。合同管理是一个过程,它保证合同按照一定标准履行,从而充分达到医院(买方)和供应商(卖方)约定的合同目的。有效的合同管理是促进合同双方当事人全面履行合同约定的义务,确保质量、工期、进度等目标实现的重要手段,最终促成采购项目的顺利完成。
一、合同的定义:
1、合同又称为契约、协议,是平等的当事人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同作为一种民事法律行为,是当事人协商一致的产物,是两个以上的意思表示相一致的协议。只有当事人所作出的意思表示合法,合同才具有法律约束力。依法成立的合同从成立之日起生效,具有法律约束力。2、依法成立的合同,受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。狭义合同指一切民事合同。还有最狭义合同仅指民事合同中的债权合同。《中华人民共和国民法通则》第85条:合同是当事人之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同,受法律保护。《中华人民共和国合同法》第2条:合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
二、医疗设备采购合同管理的意义
合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容;审查、监督、控制是合同管理的手段。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。合同管理要保证合同双方认真履行各自的合同义务,还必须充分协调好双方之间的合同行为,分清权责,在合同双方建立起一种相互支持、相互促进、合作共赢的伙伴型关系。合同管理时应当遵循以下三个管理的原则:
1、诚信原则
即诚实信用原则,是指当事人在签订和执行合同时,应该讲究诚实、恪守信用,以善意的方式履行合同规定的义务,不得规避法律和合同。这里包含着相互关联的两层意思:一是量力而行作出现实、可行的承诺;二是严格履行自己的承诺。在一般情况下,应该认为合同当事人在签订合同之前都认真阅读和理解了合同文件,都明白该合同的各项条款的意义。一般应该认为双方当事人在签订合同时都具有善意,遵循对等原则,不刻意添加隐瞒或故意疏漏合同条款。
2、公平原则
法律是维护公平的,维护在一定的社会历史条件下,各公民、团体之间的公平。根据公平原则,显失公平的合同条款是无效的,对合同进行解释时,应该兼顾双方当事人的权益。对合同文字的相互矛盾或其他缺陷,如果按合同约定的解释顺序和有关整体解释惯例进行解释后仍含糊不清,则可按不利于合同起草一方(业主)的原则进行解释。在这种情况下,可以理解为业主故意使用了这种有歧义的词句,因此他应承担相应的责任。
3、效率原则
经济合同其管理与实施当然受经济学原理的约束。经济学讲究的是效率,及如何以尽量少的资源来达到既定的目标,或以既定的资源实现目标的最优化。在项目管理中,项目经理需要维护的是整个项目的效率,即实现项目质量、成本、进度、范围等目标的综合最优。根据效率原则,有时需要比较灵活地执行某些合同规定。需要特别强调的是,必须追求项目整体的效率,而不要片面追求某一方面的效率。由于项目各分目标的相互矛盾,某一个分目标的优化可能必须以另一个或几个分目标的损害为代价。
三、合同生命周期管理在医疗设备合同管理中的应用
有效的合同管理是对项目采购实施过程中所发生的或所涉及到的采购合同的签订、履行、变更、索赔、争议解决、终止与评价的全过程进行的管理。项目采购管理过程所涉及的各种活动构成了合同生命周期。通过对合同生命周期进行管理,在签订合同时仔细斟酌合同条款和条件的措词,尽可能的回避或减轻某些可识别的项目风险,并采取一定的措施以保证项目有效的完成。苏州大学附属第二医院在设备合同的管理过程中,着重做好设备购置的可行性论证。通过需求论证、效益论证和市场论证,为设备的引进和购置决策提供科学依据。合同在产生和完善过程中,做到科学、规范、严谨,发现误差及时纠正。同时,合同管理人员积极做好沟通协调工作,确保环环紧扣,流程畅通,执行及时、准确、快捷。并且在设备合同生命周期管理过程中,重视了以下几个环节:
3.1设备购置的可行性论证
(1)需求论证。即设备购置的必要性。临床科室根据各自的功能特点,从满足患者就医的需要、医疗技术发展的需要、教学和科研的需要及与医院等级和品牌相匹配的需要几方面着眼,制定合理的设备购置计划。(2)效益论证。引进设备前,医院根据年度发展计划及财务预算,结合医院实际情况,对现有同类设备尤其是大型设备进行成本效益分析,以利于准确掌握设备的运行情况及需求度,避免医疗设备重复购置、设备闲置或使用率低等,造成资源浪费,为设备的引进和购置决策提供科学依据。(3)市场论证。在进行需求论证的同时,设备采购部门通过调研了解国内外市场行情,收集相关信息资料,引导科室开展业务。对确定购买的设备,设备采购部门必须对购买的设备进行综合调研评估,如:使用科室、已知商家及历史价格等,同时要求参加投标的商家提供全套资质证件及待购设备的主要用户名单、业绩,了解其市场份额占有率。经严格审核后,再在医院领导牵头下,组织相关科室主任、护士长和医学专家、工程技术人员以及财务审计等相关人员共同进行医疗设备招标选型或商务谈判,通过货比三家,选择性价比较高的商家,确保引进设备的功能先进、质量上乘、价格合理。
3.2设备购置合同的形成
(1)合同签订。医疗设备确定购置后,医院和供应商签订经济合同。合同上详细注明购置设备的产地、品名、规格型号、配置清单、付款方式、安装调试、技术培训、质量保证及维修保养等条款。(2)合同交接。设备处将经使用科室认可,供应商和项目工程师、设备管理部门领导、院领导逐级签署的合同定点存放,由专人编号、盖合同章后进行分发。在合同交接过程中,注重细节,对合同交接的每个环节进行书面登记,谨防在交接过程中的遗失和误差现象。(3)合同录入。建立设备合同管理台账,及时录入新的合同信息,以便于及时、便捷、准确、科学地查找和执行合同条款。及时按照固定资产编码规则进行录入固定资产管理系统,做到及时、准确,确保没有疏漏。
3.3设备购置合同的执行管理
(1)设备验收。设备送达指定地点,由相关人员和项目工程师共同进行到货、安装与技术验收,列入《检验检疫机构商品目录》内的进口医疗设备需进行商检,调试正常运行后,凭验安装验收单和发票,录入固定资产管理库。(2)设备付款。合同付款严格按照合同条款执行,不拖欠款项也不在不具备付款条件的情况下预付合同款。(3)合同核对。为确保设备合同在执行过程中准确无误,我们建立健全了查对制度,定期由设备处领导、固定资产管理人员和财务处等相关人员参与合同核对,要求账实相符、合同条款有效执行,发现问题及时纠正。
3.4设备购置合同的收尾
合同收尾管理就是结束合同管理并结清账目,结束合同工作和当事人之间的合同关系,进行采购审计并将有关资料收集存档供未来使用,包括解决所有尚未了结的事项。采购结束后,未决争议可能需要进入诉讼程序。合同收尾管理包含以下几点:(1)财务结算退还质保金。(2)合同建档设备购置合同及时归档。同时设备处对设备购置的申购报告、论证材料、订购合同、验收清单、设备资料(使用说明书、维修手册及其它有关技术资料)一律登记、编号、建立索引、归档。(3)定期开展采购审计是对从计划采购过程到管理采购过程的所有过程进行结构化审查。其目的是找出可供其它采购项目借鉴的成功经验与失败教训。(4)根据合同实施过程的情况,总结合同管理的经验教训。
四、结束语
设备管理部门要加强合同管理意识,同临床科室、资产管理部门以及法务部门积极合作,提高合同管理水平,通过规范的流程和完善的制度依法管理,实现对医院设备采购合同的全生命周期管理。
参考文献:
[1]陈洁.医院管理学[M].北京.人民卫生出版社.2005:3-4.
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[6]沈建明.项目风险管理[M].北京:机械工业出版社,2007.77-79.
[关键词]医疗设备;设备全生命周期;维修管理系统;医院信息化
随着医疗设备的快速发展,如何科学和高效地开展医疗设备维修管理工作,是医疗设备维修科室的一项主要工作[1]。信息化是现代化医院的重要标志之一,实现医疗设备维修的信息化管理也是现代医院管理中的一个重要环节,但其发展远远落后于临床一线的信息化水平[2]。
1存在问题
(1)设备采购中的问题。我院设备采购和设备维修是两个独立的科室。设备采购科室负责从提出采购计划到安装验收合格的所有过程,包括整理各科室的购置计划、设备的论证计划、招标采购、设备的安装验收以及采购发票和合同等的管理。设备维修科室负责从设备安装验收后到设备报废的所有过程,包括保修期内和保修期外的设备维修管理、维修产生费用的发票和合同的管理、设备的报废及报废库的管理[3]。由于设备维修科室不参加设备采购和安装的有关工作,当新设备出现故障要求维修人员前来维修时,其对新设备不了解,也不知道设备的生产厂家或销售公司的联系方式以及设备是否在保修期内等问题,使得维修工作无法开展。(2)设备维修人员维修中的问题。当设备出现问题时,对于新设备,维修人员要到设备采购科室查阅采购合同;对于旧设备则要到设备维修科室查阅维修合同;对于出保修期需要联系厂家工程师指导维修的,则需到设备档案室查阅设备档案,再找到设备厂家维修工程师的联系方式[4];如果设备维修人员想查阅故障设备以前的维修记录,就要翻阅大量按照日期存放的纸质的设备维修记录单。这一系列的繁琐查找,延误了维修工作的开展。(3)维修发票和维修合同管理的问题。我院维修的发票都直接交到财务科,报销没有任何存档,如需查阅发票是否回款,只能到财务科查阅。维修合同在设备维修科室存档,且均为纸质版合同,查阅起来也很不方便。(4)设备维修统计工作中的问题。我院目前只有各科室月维修费用统计表一种,该表是根据设备维修记录人工填报,且只有科室和费用2项内容,无法查阅是哪些设备产生的费用,也没有年维修费用明细,更没有某一设备全生命周期的维修情况,也就无法进行设备的经济效益分析[5]。(5)设备报废管理中的问题。我院现在需要报废的设备在填写设备报废申请单后就直接放到报废设备库房,没有任何登记措施[6]。若想变卖报废设备库的设备时,需大量的人力和时间一件一件清点报废设备库的设备,列出明细,上报医院,再进行变卖处理。有时当需要从报废设备上拆可用零件维修其他设备时,费挺大劲拆下想要的零件后,发现该零件也不能使用,浪费了大量的人力和时间。
2解决对策
针对以上问题,我院自主研发出医疗设备全生命周期维修管理系统,实现设备采购、维修、报废全生命周期管理,可以实时掌握各种医疗设备的信息以及使用状况,为维修管理提供各种数据查询、报表打印、统计分析,使设备在全生命周期内是一个统一的整体,可方便查阅设备全生命周期的任何信息[7-8]。该系统有以下几个主要模块:(1)设备采购模块。该模块主要功能是设备采购合同管理和设备安装验收管理,对纸质版的设备采购合同和设备安装验收报告,用高清扫描仪扫描成图片的形式存到该系统中,另外还需手动录入一些重要信息。设备采购合同管理包括:采购时间、合同金额、保修期、销售公司、销售公司固定电话、销售人员姓名、销售人员移动电话。设备安装验收管理包括:设备验收时间(从设备验收后开始计算保修期)、名称、品牌及型号、使用科室、机器序列号、固定资产编号、生产公司、生产公司固定电话、安装工程师姓名、安装工程师移动电话。通过设备采购模块可查阅关于设备采购的各种信息,另外设备维修人员务必全程参与设备安装验收与培训,使设备维修人员对新设备有一定的了解,方便日后的维修。(2)设备维修管理模块。该模块的主要功能是设备基本信息管理、维修记录管理、维修发票管理、维修合同管理和临近保修期提醒。设备基本信息管理主要记录设备的基本信息,设备的唯一区别代码为设备固定资产编号,当新设备安装验收后,需给设备贴上固定资产标签。有了固定资产标签,设备维修人员就能区分出来同一科室同一品牌型号的设备,方便录入设备维修记录。在填写设备维修记录时,只需查询设备固定资产编号,就能录入对该设备的维修记录,主要包括设备的故障现象、维修过程、维修产生金额、维修日期和维修人。维修记录包括暂存和提交2个按钮,当设备没有完全修好时可以点暂存,设备运行一段时间没问题后,再点提交按钮。当设备维修产生高额费用时,需记录设备发票管理,包括开票日期、发票号、所扣科室、维修设备、发票金额、发票公司和回款日期等。设备维修合同管理包括设备保修期后续保的合同和设备维修后的保修合同,主要记录合同生效日期、保修期和保修部位是整机还是某一特定部位。该系统的设备临近保修期提醒功能,每天都会对所有涉及到保修期内容的表格做一遍自检,当保修期减去现在日期和设备验收日期或者合同生效日期的差值<10d时,系统发出某一设备保修期将要到期的提醒。(3)设备报废模块。该模块的主要功能是设备报废管理和报废库管理。当设备申请报废处理时,进入设备报废程序,需填写设备固定资产编号、报废时间、损坏零件、报废原因、存放位置。当报废库满需要变卖报废设备时,可以快速列出一段时间内所有报废设备的明细。另外当有同型号的设备损坏需要拆报废设备的零件时,通过程序查询可以很容易地知道是否有同型号机器的零件是可用的,把可用零件拆下后,需更改报废设备的“损坏零件”字段。当报废库的设备变卖后,需将已变卖设备的“存放位置”字段改为设备回收公司名称。
3小结
医疗设备全生命周期维修管理系统在我院运行近一年时间,基本解决了设备维修科室所遇到的问题。虽然填写记录增加了维修人员的时间,但整个系统为设备维修科室节省出的时间和人力要远远大于填写记录的时间。该系统提高了工作效率,方便了医疗设备的维修管理,也为医院信息化管理给予了一定的支持。
[参考文献]
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[2]李丽,张艳.我院医疗设备维修管理规范化的探索[J].中国医疗设备,2015,30(1):150-152.
[3]杨波.浅谈医疗器械的维修管理[J].中外医疗,2010,(1):126.
[4]王鲁,韩晗,王希霖.医疗设备信息管理系统的设计与应用[J].医疗装备,2010,(11):9-11.
[5]胡萍.医院医疗设备档案管理工作的现状与对策[J].医疗装备,2013,26(7):50-51.
[6]张晓红.医疗设备信息管理系统的设计于实现[D].济南:山东大学,2008.
[7]陈绵康,张进,余世准,等.基于HRP的医疗设备维修管理探索与实践[J].中国医疗器械杂志,2013,37(1):68-71.
同时,实行的家庭医生制度是医院除急诊外的另一个主要诊疗模式,不设门诊部,既没有药方,也不开处方。患者觉得生病,要先预约家庭医生求诊,家庭医生看过后,再决定是否要转给专科医生,或介绍到体检中心检查。
家庭医生和专科医生都有权开处方药,但加拿大是“医药分家”,他们的诊所不卖药,患者必须拿着医生处方,自己去药店买。
药店和医生完全是两套管理体系,他们由各省药剂师协会管理,并负责发放执照。简单地说,医生有权开药但无权卖药,更无权指定患者在哪个药房抓药。药剂师有权配药,但无权擅自做主改变处方。药厂只能把药卖给药房,无权直接卖给患者。因此,如果要做手脚,就需要买通所有药房、药剂师,这自然没什么可能。
事实上,由于加拿大药费分为“药价”和“服务费”两部分,前者基本固定而后者差异极大,患者除非急症,多半会货比三家,找服务费最低的药房买药,这也让“吃药价”变得几无可能。
不仅如此,加拿大卖药论片,如果处方说“每日三次每次三片,共服三天”,那么药剂师会不多不少,数出27片药。一次性开药过多,医生会受追查,而药剂师也绝不敢抛开处方自行做主给患者多卖药,否则一旦出事前途尽毁。
此外,加拿大普通医院都是公立的,但医生不是国家雇员,而是自由职业者,他们和医院的关系类似“挂靠”:会和一家或几家医院签约,定时或应招为这些医院工作,包括做手术、日常护理和定期巡视等,处方是这些和医院无人事关系的医生开,但抓药人是医院系统的药剂师和护士。也就是说,在医院的用药程序,其实和在药房抓药大同小异,只是付钱的人不是患者,而是国家。
存货内部控制是医院内部控制的重要环节,是内部控制中的应用控制,是医院实现经营目标,贯彻经营方针和决策,维护流动资产安全与完整,保证财务收支合法、会计信息真实性的一种内部自我协调、制约和监督的控制系统。所以,加强存货内部控制管理可以促进医院合理地使用资金,降低医疗服务成本,提高医院经济和社会效益。作为一名医院会计人员根据工作中的得与失,谈谈如何建立医院存货内部控制管理制度的一些想法。
存货内部控制概念
存货是指企业在正常生产经营过程中持有以备出售的产成品或商品,或者为了出售仍然处在生产过程中的在产品,或者将在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料、物料等。所谓内部控制是指医院为了保证业务活动的有效进行,保护资产的安全和完整,防止、发现、纠正错误与舞弊,保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序。建立完整有效的存货内部制度,可以堵塞漏洞,防止弊端,同时也可为医院领导的经营决策提供有价值的经济信息和可靠数据,以实现医院成本最优化目标的经营。
存货内部控制性质与目的
一个好的医院存货内部控制应具有健全性、合理性和有效性,它们是医院健康发展的重要保证。同样建立医院存货内部控制应当实现以下目的:保证业务活动按照适当的授权进行,保证材料的有效交易和事项以正确的金额、在恰当的会计期间及时记录于适当的账户,保证对资产的记录和处理均经过授权,保证账面资产与实存资产定期核对相符,保证医院正常经营活动有秩序、高效率地进行。
建立存货内部控制制度
由于医院存货内部控制涉及的部门较多,所以控制点也多。根据医院存货实际情况,具体业务流程可分为采购、库管、领用、盘存等多方面,建立完善的存货内部控制应重点抓好采购和领用,具体工作如下:
存货采购内部控制
存货采购审批内部控制。要保证采购业务按计划申报程序进行,由药剂部门、设备部门、后勤部门根据医院实际用量编制采购计划,提出具体的采购目录,经主管计划的负责人审核后报主管院领导审批。
签订存货采购合同内部控制。要保证存货采购在授权下按合同进行。要求主管领导对采购人员进行授权委托,授权的内容一定是经过相关部门批准的内容;采购人员按计划签订合同,无权在授权之外签订合同和变更合同的内容,合同的副本应送财会部门、药剂部门、设备部门和后勤部门审核价格和留存。
存货验收和入库内部控制。要保证存货采购数量、品种、质量符合合同的要求,做到准确、安全入库。采购人员应按合同的交货时间催交,在收到供货单位发票、运单后填写收料单,一式四联,采购部门自留一联,其余三联连同发票及合同副本送库房办理入库。采购部门应填制验收单;质量检验部门检验质量,签署验收单;仓库保管部门根据验收单验收存货,填制入库单,登记存货台账,将发票、运单连同收料单送回采购部门。
存货采购资金支付结算内部控制。要保证货款支付正确、合法。财会部门按库房通知承付货款,应审核合同的签订是否符合规定;验收单、入库单是否真实可靠,是否与合同一致;进货发票是否合法,是否与合同、验收单、入库单、付款通知单的品名、数量和价格相符。审核无误后,办理付款手续,进行货款支付结算。
存货核算内部控制。应通过采购部门和财会部门的日常核算保证存货采购业务资料准确、真实。采购部门和库房保管部门要对存货的购进、发出和库存进行日常核算,库房应登记材料,采购部门登记既有数量又有金额的明细账,定期将收料单送财务部门;财务部门根据入库单、验收单、付款通知单、付款凭证编制记账凭证,登记存货账薄及有关账薄,月末与采购部门和库房管理部门进行核对。
存货内部审计内部控制。应保证采购业务的记录正确,做到账账、账表、账实相符。月末将收料单与材料明细账核对,清理在途材料,同时材料明细账还应同财务部门的材料分类账、总账核对,最终由内部审计人员复核记账凭证和原始凭证,抽查存货采购合同是否有效,同时审查在途存货,审核各部门核算是否正确,是否符合内部控制程序和会计制度。
存货领用内部控制
存货领用审批内部控制。存货领用应制定定额,同时经批准才能进行。领用的材料应编制计划或核定费用定额,根据计划、定额填制限额领料单向库房领料。存货领用须经部门负责人审批签字。
存货领用核算内部控制。应保证存货领用业务记录真实,领发无误。要求仓库保管员领货后及时登记存货台帐;财会部门根据材料记账员的领料汇总表按用途汇总分配,汇总领料单,分类制证,登记有关账务。
存货盘点及处理内部控制。应保证存货账实相符。仓库保管员应定期盘点库存存货,编制存货盘点表,并提出处理意见。财会人员年底应抽查存货盘点表,对于已无转让价值的存货及其它足以证明已无实用价值和转让价值的存货,根据主管院领导和相关部门批准的处理意见,同仓库保管员共同调整存货账务,以确保账实相符。
工业品买卖合同买卖合同是出卖人转移标的物的所有权于买受人,买受人支付价款的合同。买受人接受此项财产并支付约定价款的合同法。合同范本1:甲方:________签定地点:________________乙方:________签定时间:________________第一条标的、数量、价款
最新汽车买卖合同买卖是商品交换最普遍的形式,也是典型的有偿合同。根据合同法第174条、第175条的规定,法律对其他有偿合同的事项未作规定时,参照买卖合同的规定;互易等移转标的物所有权的合同,也参照买卖合同的规定。
最新酒水供货合同(实用版)酒水供货合同范本(1)供方:需方:为确保供需双方的利益,特制定如下销售政策:一、瓶装啤酒的产品名称、规格、价格、数量:1、产品名称:2、产品规格:瓶装啤酒有精装塑包(1*9)和彩箱包装(1*12)。
正规供货合同范本正规供货合同范本_________________有限公司(以下简称售方)_____________________公司(以下简称购方)鉴于售方同意出售,购方同意购买________________(以下简称合同货物),其合同货物的质量、性能、数量经双方确认,并签署本合同,其条款
私有房屋买卖合同私有房屋买卖合同(1)出卖人:__________(以下简称甲方)买受人:__________(以下简称乙方)甲、乙双方就房屋买卖事项经过多次协商,一致同意订立合同条款如下,以资共同遵守。
最新茶叶买卖合同最新茶叶订购合同甲方(需方):_______________________________地 址:____________ 邮码:_________________电话:____________法定代表人:____________ 职务:____________乙方(供方):_______________________________地
二手房交易合同(正式版)二手房买卖合同示范性文本卖方:_______________(简称甲方) 身份证号码:_____________________买方:_______________(简称乙方) 身份证号码:_____________________根据《中华人民共和国经济合同法》、《中华人民共和国城市房地产管理法
北京房屋买卖合同范本2019北京房屋买卖合同范本根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国城市房地产管理法》、《北京市城市房地产转让管理办法》及其他相关法律、法规之规定,甲、乙双方在平等、自愿、公平、协商一致的基础上,共同委托丙方并见证
最新办公用品采购合同签订采购合同的注意事项:在签订采购合同时应注意以下几点:一、审查采、供货双方的基本情况在采购谈判正式开始之前,要审查对方的营业执照,了解其经营范围,以及对方的资金、信用,经营情况,其项目是否合法等。
最新建材订货合同范本一般是在付订金后,卖家才向买家发货的购销方法。订就是预订。所以订金一般在交易取消时需要退还。作为合法的合约都应该违约责任。即使是没有事先申明,也有法律意义上基于公平原则的默认兜底违约责任。
最新电缆购销合同范本电缆购销合同范本(1)_____________(需方)(以下简称甲方)_____________(供方)(以下简称乙方)经协商同意,根据中华人民共和国经济法的规定,订立合同如下:第一条 甲方向乙方订货总值为人民币________元。
最新化工购销合同购销合同是买卖合同的变化形式,它同买卖合同的要求基本上是一致的。主要是指供方(卖方)同需方(买方)根据协商一致的意见,由供方将一产品交付给需方,需方接受产品并按规定支付价款的协议。
最新小产权房屋买卖合同范本出卖人(甲方):身份证号码:买受人(乙方):身份证号码:甲、乙双方就房屋买卖事项在平等自愿,协商一致前提下订立本合同条款如下,以资共同遵守。
商品房买卖认购合同商品房认购协议是在开发商与购房者签订正式的《商品房预售合同》之前针对房屋认购事宜而签订的一份协议。一般情况下,《商品房预售合同》被房管局监证后,认购协议失效。我们认为认购协议只是一个定金协议。
棉布购销合同范本棉布购销合同范本购货方:供货方:一、产品名称、商标、型号、数量、金额:二、质量要求、技术标准:按国家一等品生产,颜色、手感、品质按国标为标准。三、交(提)货地点:供货方仓库。四、合理损耗及计算方法:按合同数量交货。
苗木购买合同范本苗木购买合同范本采购方(甲方):供货方(乙方):甲乙双方经友好协商,本着诚信的原则就苗木采购内容达成以下协议。一、苗木品种、规格、数量:二、苗木质量验收标准及验收方式:1、 验收标准① 从 公分起量树杆直径达到 公分,允许偏小一公
瓷砖采购合同范本瓷砖做为现代家庭装修中的主要建材,在近几年无论从花式、品种还有质量上都有很大的进步和变化。选购瓷砖的方法:1、外在感观:首先,优质的瓷砖的表面一定是光洁、色正、平整、规则的,而表面粗糙、有颗粒感、色差明显、凹凸不平甚至有外
办公家具采购合同范本办公家具订货合同范本供方:_________(以下简称甲方)需方:_________(以下简称乙方)经双方洽谈,根据《中华人民共和国合同法》有关规定,特签订以下合同:一、合同内容:1、办公桌台:规格,_________,附柜,_________,用高密度板压木皮
橱柜购销合同范本橱柜购销合同范本甲方(经销商):________________乙方(订购方):________________根据《中华人民共和国合同法》的有关规定,经双方协商一致达成协议如下:第一条 甲方设计人员上门测量尺寸前,乙方需付定金___________元,此款可抵充货款
简易版钢材购销合同甲乙双方在协商一致基础上,本着自愿、公平和诚信的原则,签订钢材购销合同,以资共同遵守。购货方(甲方):供货方(乙方):第一条目的及标的物1.1根据《中华人民共和国合同法》、及有关法律法规和本项建设工程的具体要求,甲乙双方在协商一
商品房买卖合同范本商品房买卖合同范本出卖人:注册地址:营业执照注册号:企业资质证书号:法定代表人:联系电话:邮政编码:委托人:地址:邮政编码:联系电话:委托机构:注册地址:营业执照注册号:法定代表人:联系电话:邮政编码:买受人:【
日用百货采购合同范本日用百货采购合同范本供方:需方:第一条为切实贯彻执行经济合同法规,保证购销合同的严肃执行,签订本总合同。本总合同适用于日用百货、文化用品、钟表眼镜、鞋帽、纺织品、针棉织品、服装、劳防用品、丝绸等九类商品商商购销业务。
二手房买卖定金合同范本二手房买卖是房地产产权交易二级市场的俗称,是指已经在房地产交易中心备过案、完成初始登记和总登记的、再次上市进行交易。二手房买卖手续是指买房二手房时按照一定程序进行办理,包括订立买卖合同、接受房地产交易管理部门的审查、立契
农副产品买卖合同农副产品,指由农业生产所带来的副产品,包括农、林、牧、副、渔五业产品,分为粮食、经济作物、竹木材、工业用油及漆胶、禽畜产品、蚕茧蚕丝、干鲜果、干鲜菜及调味品、药材、土副产品、水产品等若干大类,每个大类又分若干小类。
化学品买卖合同范本化学品买卖合同范本为了销售及购买型号为__________________的相关事宜,(以下简称为____________),买卖双方通过友好协商,订立本合同,条款如下:1.合同日期:_______________________________________________________2.
节电设备安装购销合同安装使用单位(甲方):_________设备施工单位(乙方):_________为约束甲乙双方有效执行相互协商并达成的节电工程施工合同。特签定如下条款:第一条设备安装使用的条件、经济效益。
电器购销合同书范本电器购销合同书范本供方:____________________________________地址:____________ 邮码:____________ 电话:____________法定代表人:____________ 职务:____________需方:____________________________________地址:____________
酒水购销合同酒水购销合同一:供货方(以下简称甲方) :购买方(以下简称乙方) :甲方与乙方进行商品交易的任何相关程序为达到双方平等、互利、合法、公平的交易原则,经双方友好协商,签署如下协议:一、 合作关系1.甲、乙双方自协议签订之日起形成(供需合作
手机购销合同手机购销合同一:甲方:_________地址:_________联系电话:_________传真:_________乙方:_________地址:_________联系电话:_________传真:_________甲、乙双方在公平、信任、互利、互惠的基础上,特订立如下合同:第一条
购销合同表格购销合同表格一:销货方:________(以下简称甲方)购货方:________(以下简称乙方)签约时间:______________签约地点:______________第一条经购销双方协商交易活动,必须履行本合同条款。
最新服装购销合同模板最新服装购销合同模板一:甲方:________________乙方:________________________________管理有限公司( 以下简称甲方 ) 与___________服装服饰有限公司 (以下简称乙方) 就工服制作业务签订以下合同,共同遵守。
汽车配件购销合同汽车配件购销合同一:甲方:___________________________地址:___________________________邮编:___________________________电话:___________________________传真:___________________________乙方:___________________________地
购销合同怎么写购销合同怎么写一:购货方:(以下简称为甲方)供货方:(以下简称为乙方)一、产品名称:二、数量:xx块。三、价格:xx(含税价)。发票要根据甲方的要求开具(如页岩砖等),并提供出厂合格证和检验报告。
电子购销合同电子购销合同一:劳动合同劳动合同可以不同标准划分不同的种类,常见种类是:①聘用合同聘用合同是录用合同的一种,是指以职工雇用为目的,用人单位从社会上招收新职工时与被录用者依法签订的,缔结劳动关系并确定权利义务关系的合同。
商品购销合同书范本2019商品购销合同书范本一:本合同于________年________月________日,由______________________(以下简称甲方)和______________(以下简称乙方),在________________经过友好协商签订,双方共同遵守执行。
煤炭购销合同煤炭购销合同一:合同编号:甲方(需方):-----------------------------乙方(供方):-----------------------------一、交货时间及数量交货时间式量原煤产地?自签定合同之日起15天供货完毕二、交货地点:甲方货场三、煤炭运输时间:按甲方
酒类购销合同酒类购销合同一:合同编号:______________甲方:_________________________ 乙方:__________________地址:_________________________ 地址:__________________电话:_________________________
树苗购销合同树苗购销合同一:甲方: (以下简称甲方)乙方: (以下简称乙方)为保证甲方更方便、快捷地从合作社采购苗木,本着精诚合作、互惠互利的原则,双方特订立本合作意向书,具体合作内容如下:一、甲方向乙方采购苗木 株,金额为人民币 。
电脑耗材购销合同电脑耗材购销合同一:买方(甲方):卖方(乙方):经双方友好协商,就甲方向乙方采购办公用品及耗材事宜达成协议如下:一、甲方向乙方购买办公用品及耗材,具体见采购清单,乙方向甲方免费提供送货及售后退换等服务。
化工产品购销合同化工产品购销合同一:供方:__________________________________地址:__________________________________邮码:__________________ 电话:_________法定代表人:____________ 职务:_________需方:__________________________________
工矿购销合同工矿购销合同一:购货单位:____,以下简称甲方;供货单位:____,以下简称乙方。为了增强甲乙双方的责任感,加强经济核算,提高经济效益,确保双方实现各自的经济目的,经甲乙双方充分协商,特订立本合同,以便共同遵守。
机械购销合同机械购销合同一:合同编号:需方(以下简称甲方):供方(以下简称乙方):甲乙双方经协商一致,就甲方向乙方购买事宜,达成以下协议,双方共同遵守:一、产品名称、数量、价格卖方保证所提供的所有设备是全新的,并且采用卖方最新设计和合格的
原材料购销合同原材料购销合同一:甲方:法定代表人:乙方:法定代表人:根据《中华人民共和国合同法》之规定,经甲乙双方充分协商,特订立合同,以便共同遵守。
百货购销合同百货购销合同一:合同号:出卖人: (以下简称甲方)买受人: (以下简称乙方)第一条经甲乙双方协商,交易活动必须履行本合同条款。具体品类(种),需签订要货成交单,并作为本购销合同的附件;对本合同中的未尽事宜经双方协商需补充的条款可另
医用耗材购销合同医用耗材购销合同一:甲方:长沙市第一医院乙方:为了进一步加强医用耗材、试剂的购销管理,严格执行采购程序,规范供销渠道,医院根据临床需要通过公开招标或议价的形式,向乙方采购所需产品。
茶叶购销合同书茶叶购销合同书一:发包方:________________________________(以下简称甲方)承包方:________________________________(以下简称乙方)甲乙双方经友好协商,在平等自愿的基础上,就乙方承包甲方所有的杭州_____________茶庄事宜,达成如下
石材购销合同样本石材购销合同样本一:购销合同主要是指供方(卖方)同需方(买方)根据协商一致的意见,由供方将一产品交付给需方,需方接受产品并按规定支付价款的协议。
预算编制策略
从既往经验看,在医院建设项目中医疗设备的预算取决于整个项目建设成本。两家占地面积相同的医院可以提供完全不同的服务,从而需要完全不同的医疗设备成本开支。与基于面积的预算相比,基于空间的预算更加准确。
尽管如此,预算可能仍然变数较大,原因在于影响预算的因素很多。一方面,编制医疗设备预算方案的一个关键点就是预算的编制者对于医疗设备的定义――不仅指设备,还包括迁移成本、设备升级、租赁、过渡租用、信息技术整合及其他附加开支等因素,全都要纳入预算考虑范围。另一方面,项目交付的方法,如设计-施工,综合项目交付或者设计-招标-施工。不同方式可能影响采购过程和最终的成本。
此外,土木建设计划也可能影响成本。例如,医院装修和扩建项目在特定阶段,可能影响设备存放需求、设备贴现及迁移现有设备与购买新设备的经费对比。
将上述因素都考虑之后,医院将决定预算是否应该包括额外成本,诸如税金、货运、通胀因素、集团采购(GPO)、贴现、保存设备保险、仓储成本、安装以及其他的突发状况(图1)。
三步做好成本估算
成本估算应包括许多相同或相似的参数,如临床应用信息、设计动机、供应链等。获取这些信息的最佳方式是通过一系列会议进行采集汇总。
愿景对话会议。一个大型的城区教学医院或者研究型医院可能包括了最前沿的医学设备或专科技术,诸如PET、外科教学手术室、科研实验室等。医院管理人员、临床医生都需要参与到这一环节中,从各自的专业角度提出愿景,并充分讨论。如果一家医院正在考虑实行精益管理计划,即最大限度消除浪费、关注流程速度与效率,那么新医院的设备预算编制需要考虑这一因素,并为计划实施提供支持。
项目小组应该首先估算成本并确认预算。一是必须满足供应链和设计早期的采购需求,理解GPO合同、标准、租赁和免费项目及贴现预期。二是必须讨论谁负责安装免费项目,诸如手套箱、尖锐器具容器等。某些时候,产品供应商可以承担类似工作,但是可能不经意地将东西放在错误的位置,会给工作造成障碍。建设商或许是更好的选择,因为他们理解整个空间的规划,能够更加合理地安放这些设施。三是必须考虑设备设施从别的院区搬迁成本,论证搬迁的必要性。
临床应用者会议。医学设备的使用者参与程度对于编制一份可靠的成本预算非常重要。必须选择合适的临床医护人员参与到设计和规划会议中。临床工作人员可以帮助确认项目专业的因素,诸如市场营销、临床应用、政府管制、检查或手术量,患者特征分布和工作人员偏好等。最为重要的是,项目团队将确认所有的设备和系统可以满足临床需要和计划标准。举例而言,一个护士或许了解自动给药器的使用特点,但是不知道哪种方式采购、管理更为合理。因此,来自财务、信息技术和药房的信息输入对于其选择、采购和应用就非常关键。
规划和成本估算过程是采购过程的前期阶段,必须以临床效果作为出发点和落脚点。设备或设施的应用特点确认得越充分,成本计算越准确。举例而言,用于孕前检查的3-D超声需要5个转换器,是否有必要安置上述转换器及安置的技术设备要求等需要基于和临床医生的讨论,使成本估算更为精确,而不是按照诊断超声所需的简单需求进行估算。
大量细节的临床专业意见能帮助确认设备预算的“愿望”清单。对于临床医护人员,他们可能更倾向于提出许多希望增加或更换的设备建议,但是受到项目预算所限,这些建议往往难以变成现实,从而影响临床人员建议的积极性。这时就需要依据大量的细节对其建议的合理性进行评估。同时需要注意的是,“愿望”清单应该在所有基本医学设备需要得到满足的前提下再予以考虑。
管理层会议。除了汇集临床信息外,项目组需要与医院核心管理层召开会议,对今后医院的工作流程、患者量、人员及其他变量的变动性进行分析,医学设备需要满足这些可能性。领导层也要及时决策对整个项目预算的影响。设计与施工是建立在准确细节基础上的,对规定设备的预算估计并不能提供预算必要的细节。如最好对CT设备预算进行准确估计,如果必要的话,随后再考虑其他设备进行预算调整。
应对变动管理
更改订单和规范的调整是卫生设施专业人员必须在设计建设过程之前、期间和之后进行管理的关键环节。
调和差异。在某种程度上,差异可能存在于最初的医疗设备预算和医疗设备成本估算编制中。如果成本估算少于预算,项目组无需想办法花费额外的钱。如果成本估算高于预算,项目组应该想办法降低成本。如果二者间差异显著,可能预示存在着问题。可能是原来的成本估算基于不正确或不完整信息,可能是引入技术的先进程度超越了当前的应用阶段,造成设备成本增加,这些差异都可以通过进一步评估来抵消。无论情况如何,最初的预算和医疗设备成本估计必须在采购开始之前充分考虑清楚。在采购期间,它们必须利用一系列数据来追踪。
重复使用的规划。项目组不应该自动地淘汰现有医疗设备,而是应该区别情况通过规划进行合理配置。有些目前运转良好的设备可能到新址搬迁时就到达了使用年限,进行自然淘汰即可。
管理预算
在设计的最后阶段,必须基于建设进度制定采购计划。由于设备没有到位而延迟建设进度,从而浪费的成本可能超过设备本身。
采购政策和流程。一项成功的采购程序一定要协作各方,持续的评价和可测量结果的报告。最终的结果可能意味着预算尚有剩余经费来部分或全部满足“愿望”清单。
项目组应该明确,对于所有项目的临床评价和许可,都编写进度表。团队中可包含1?2名首席管理层,诸如首席运营官及部门负责人,他们参与设计全过程,并清楚医院正在进行中的目标。他们必须消息灵通、果断并且反应灵敏。
临床信息。临床评价、接受程度和许可是采购前的关键前置要素。项目小组在签署正式采购合同之前,必须知道估计成本和采购价格之间的变化,同时建立一种机制,以允许变更最终的设备计划。
设置账户。如果项目开支比预期小,也必须注意不要在所有账户设置完成前花掉剩余经费。对于每一个采购合同,都要严格控制在预算范围内。编制一份预算情况报告,让项目的核心成员都能及时看到,比较采购的影响和预估成本,至少每月一次。
随着医改的进一步推进,医院高层对医院物资采购及库存管理要求更高,加强物资采购及库存管理,不仅有利于医院经营成本的降低、医院经济效益的提高,而且可以有效遏制物资采购领域腐败现象的出现。文章通过研究相关文献并进行实地调研,系统分析部分医院在物资采购和库存管理方面存在的问题,提出健全规章制度、监控物资采购活动、加强管理中标合同、严格对账制度、强化监督检查等强有力措施,为其他医院进行物资采购及库存管理提供借鉴。
关键词:
医院;物资采购;库存;管理
伴随着医院规模的不断增大,医院对物资的需求量也与日俱增。相应地,完善物资采购及库存管理的重要性也日益凸显。深化医院改革,有效进行医院经济管理,亟需规范物资采购及库存管理。提高物资采购及库存管理的水平,不仅有利于医院经营成本的降低、医院经济效益的提高,而且可以有效地从源头上遏制物资采购领域滋性腐败现象的发生。医院高层应该更加重视物资采购及库存的管理工作。
一、医院物资采购及库存管理工作中存在的一些缺陷
笔者通过研究相关文献并在了解多家医院实际情况的基础上,认为医院物资采购及库存管理主要存在以下四个问题:
1.缺乏采购规章制度的构建。部分医院没有建立完善的采购工作制度及流程;部分医院虽然建有比较完备的制度及流程,但是缺乏执行力,导致医院采购工作的随意性较大、采购管理漏洞较多。
2.缺乏物资采购管理专职机构。部分医院没有对库存管理活动进行全盘管理监督,而是采取分散管理模式,即总务科、设备科等分别管理。而且,基本依靠科室内部自我控制,院内虽有院纪委、审计科、行风办、工会等部门参与监控,但监督力不强,往往流于形式,极易造成腐败。
3.缺乏物资采购的事前监控。医院对物资采购没有采取事前调查、分析,部分采购业务未经院领导批准即可办理,有时采购业务发生后,再进行相关手续的补办。
4.缺乏针对采购过程的风险防范措施。物资采购的过程中往往隐藏着廉政风险,有时物资价格与市场情况不相符,则会导致议价不力。此外,物资采购需用医院大量现金,结清不及时的情况时有发生,致使跨月报账,部分票据有时会出现遗漏现象。
二、规范医院物资采购及库存管理的着力点
1.建章立制、规范流程。医院要以“重视计划、招标采购、质量为主、价格适中”为主要内容,以“成本降低、保障供给、堵塞漏洞”为主要目标,建立科学、规范、合理、完整的工作流程和规章制度,使物资采购工作更加规范,责任到人,层层把关,严格落实。为此,在工作中对各项规章制度落实不到位,执行不到位的问题,应严格追责。
2.健全机构,职责明确,强化对物资采购活动的监控力度。医院可以设立物资采购中心,确定分管领导,由分散管理变为集中管理,对大宗物资材料实行招标采购,个别物资材料采取综合采购询价、议价管理措施,切实保障采购价格的合理性。同时,材料采购人员及仓库管理人员应全面了解和掌握物资材料使用及库存状况,根据材料招标及议价再进行调查核实和市场调查,跟客户签订材料采购合同。在此过程中必须要在有院纪委、审计、行风办、工会等部门参与监管的前提下完成。要依照物资采购、物资供应以及物资使用“三原则”背景下加强市场调查,对管理工作中及物资材料采购工作中出现的问题进行整改,进一步避免采购工作、库存管理工作中的盲目性,降低物资的非正常耗损。医院要统一购进物资、集中统一管理,对物资供需数量和材料质量进行监督、控制,发现问题及时处理,进而改变各自为战的现象发生。同时,合同还要统一集中管理,防止因医院财务资金支付款而导致的资金流失与财务风险的发生。
3.加强中标合同管理,严把进货质量关。严格按照《合同法》要求,与配送公司签订购销合同,明确品种、规格、价格、回款时间,履行方式、违约责任等内容,认真履行合同约定的义务,禁止合同外采购行为。仓库管理人员对购进物资、卫生材料严格检查,严格把关,对物资产地、规格、价格、票据进行严格检查,从而确保物资采购的最终质量,为医院提供性价比更高的产品。
4.加强库存管理,严格对账制度。加强监督检查,仓库会计月底严格与财务对账制度,确保入库物资总额与财务账金额账实相符,落实对账记录签名制度,并做到仓库每月清仓查库,每年由国资办组织全院对库存物资进行清查,做到账实相符,发现问题及时整改。
5.注重教育培训,强化监督控制,从思想上防止滋生腐败问题的发生。为确保各项采购管理制度的贯彻落实,须注重对仓库管理人员、采购人员的教育培训工作,同时在监管上,采取“统一领导、统一管理、集中负责”的措施,使预算权、采购权、验货权、付款权相分离。通过这些措施,使权力分散,减少腐败现象的滋生。医院审计科应当强化对医院材料采购的全过程跟踪,并实施监管与控制。院纪委、工会应当参与对医院物资采购全过程的监督,对违规采购、不规范采购行为,依法依规进行问责处理。
6.利用网络软件系统进行物资采购管理及仓库物资管理,提高管理水平。在仓库材料管理中,账务处理是整个物资库存管理全过程的重要一环。材料管理软件的应用既可以提高仓库管理人员账务处理的及时性、准确性,同时又能克服手工操作、签字容易出错的弊端,为及时准确地完成财务、成本核算创造条件。同时材料管理软件可对物资报表格式实现统一模式,做到所出具的报表一致、数据准确,并及时与财务对账。因此要加强物资管理方面的软件投资,实现物资采购、验收、发放、存放、盘点等方面的数据直接与财务数据进行有效对接。医院科室分布广、用人量大,特别是使材料在发放使用过程中的材料成本管理的数据分析,能变得更加方便。对材料成本差异、量价对比情况,在执行过程中所反映的问题,能做到及时发现,及时整改。
三、结束语
总之,医院物资采购及库存管理中存在不少问题,如对供应商的管理不到位,采购人员、库存管理人员素质不高和监督重点把握不准等。为此,在今后的采购工作中,应加强培训工作,提高采购人员、库存管理人员的综合素质。通过招标为主、多种采购方式并存,才有可能堵塞采购中存在的漏洞,降低物资采购成本,保证供应,实现医院的可持续发展。
作者:李娟 刘慧云 单位:山东省莱芜市人民医院
参考文献:
[1]臧素洁,宋承木.医院物资管理中存在的问题及对策[J].中国卫生经济,2000(8)
[2]徐琴.医院物资管理的几点思考[J].现代商业,2013(33)
[3]丁旭辉.优化物资管理,提高医院管理水平[J].卫生经济研究,2012(11)