档案管理要点精选(九篇)
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第1篇：档案管理要点范文
【关键词】民政档案；管理要点；创新方法
我们都知道，民政工作的工作效果在一定程度上是关乎着我国民众的生活健康的，也在一定程度上关系着百姓的切身利益，甚至对于我国的社会发展状态都能构成一定的影响。最近一段时间，我国各级政府部门对于如何改善民生工作一起吃非常重视，所以想尽一切的办法推进我国的民生工程建设，尽可能的在一定程度上为广大人民群众获得更大的利益，如今，在我国社会主义经济发展新常态的大环境下，我国各级民政也开展了很多公众服务项目，这样使我国的民政部门的各项资料也在日益的增加，所以这些档案真实记录着我国民政部门开展工作的情况，同时也是我国在进行下一妹裾部门工作时的重要参考和依据，同时作为我国民政工作的重点，是民政档案管理方面的基建重要方面和创新方法的研究上重要保证。
一、当前我国民政档案管理的现状
在我们的认知中，现阶段我国的民政档案管理主要是主要是以部门为单位来进行的，通常情况下，我们的民政管理档案的管理都是由民政部门的不同科室的工作人员将我们所收集到的民政档案进行有效的分类，收集，保存以及整理，这样可以对我国的社会工作开展提供较为可靠的档案资料，这样就可以在某些方面更好地服务于人民并且为进一步改善我国民政档案的现状作出贡献，以及切实提升我国的民政档案管理有效能力。
二、现阶段我国民政档案管理过程中现在的要点
（一）我国民政部门的民政档案管理制度需要进一步的加强
目前我国的民生主管部门主要是用来发展诸多公共事业服务项目，公共事业服务项目的开展就有利于我们进行民政档案资料的收集，在一定程度上我们的民政档案资料正在逐渐的增加，这样使我们的国民经济正步入发展新常态时期。另一方面，我们的民政部门的民政档案管理需要进一步的加强，所以需要建立起科学合理的民政档案管理制度并且对相关收集到的民政档案进行专业的分类收集，现阶段我国的各级民政部门，通常都是按照传统的要求，将收集出来的民政档案进行机械化的分类归档，并且对今后相当长的一段时间内可能出现的资料查询工作缺乏必要的有效管理制度。这样的情况，就造成了当前所建立的民政部门，不能对民政档案进行科学有效的管理。
（二）民政管理档案人员缺乏必要的管理意识
如何加强民政管理档案人员必要的管理意识，是当前我们作为民政档案管理的要点之一，虽然近些年来，我国已经出台了一系列的民政单管理规章制度，但是并没有将其规章制度落实到实处，往往在实际操作过程中，大多的规章制度都是一种形式都没有发挥到真正的实用性并且我们可以知道大多的民政管理人员都没有经过系统的专业培训，所以，在某些方面缺乏专业的档案管理知识，所以一旦在实际工作中出现一系列的紧急情况出现，他们就只能进行简单的收集和装订并不能对所收集的档案进行实质是性的分类管理，所以，这种情况的产生会直接影响到档案管理工作。
（三）我国民政档案管理资源的利用率较低
我国的民政部门开展了众多的公共服务平台，所以当前的民政部门是一种集多种服务群众的地方，这就决定了他的档案数量大且种类繁多的特点。所以没有办法将这些档案进行完整的收集，难免会遇到遗漏的现象，这就是我国的全民档案资料查询遭遇一大考验，无法更好地共享资源，在一定程度上造成我国民政档案管理资源的利用率较低。
三、档案管理创新优化途径
（一）对执行情况进行严格的监督和指导
由于当前我国民政档案管理制度欠缺，所以在一定程度上，我们要求各级档案主管部门对档案管理工作进行彻底的排查并且对现在存在的民政档案管理制度的执行情况进行严格的监督和指导，达到档案管理创新优化的作用。
另一方面，在对于各级档案部门时，我们应该主动和积极配合相关的民政部门监督工作，各级部门相互合作，共同努力，认真履行和落实有关法律法规准则，将有关法律准则落实到实处并建立起相对应的档案管理岗位责任制度。
（二）从档案管理人员的队伍建设方面来重点加强
在一定程度上，我国各级档案主管部门也需要加强对档案管理工作的认识程度并且切实提升管理人员的业务水平以及现代化档案信息管理的应用能力。打造出可是适应时展的高素质管理队伍。可以不定时组织召开档案管理经验座谈进行经验的交流，提出在档案管理过程中所遇到的困难，有效的提升工作效率。
结束语：
民政档案管理工作是我国民政部门工作的重要部分之一，作为关乎民生的民政主管部门，应该在履行社会责任的同时切实的为百姓考虑，这对我国社会的可持续发展有着重要的作用，所以我国的民政工作必须要围绕着民生建设为主，所以要抓住民政档案管理要点并进行创新民政档案管理工作才能以最优秀的服务给广大群众提供便捷的服务。
参考文献：
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[2] 陈丽. 社会保障档案管理的法制化建设探讨[J]. 劳动保障世界. 2016（14）
[3] 刘冰. 试论基层民政系统档案管理问题及优化对策[J]. 办公室业务. 2016（19）
第2篇：档案管理要点范文
在信息化的社会里，合理有效地利用信息资源给档案的从业者提了一个很高的要求，需要相关从业人员具有一定的信息处理技能，并具有一定的信息管理能力。没有一定水平和素质的现代化信息管理人才，是没法在这个行业立足的。而在我国，我们的档案部门保管型人才过多，创新性人才较少；传统型人才较多，具有与时俱进思想的人才较少；管理人员多，而具有一定的信息处理能力的人才少。因此，必须改变档案行业从业人员结构单一、素质较低的状况，建立一支人才结构合理、具有较高素质的档案人才队伍。
二、硬件和软件的升级要跟上时代的步伐
在科技进步的同时，信息技术的更新升级的速度很快。在电脑的硬件方面，集成电路的集成度不断提高，硬盘的储存量不断加大。在这种情况下，档案管理的硬件也面临着升级换代的形势。在软件方面，不同的编码方案不断涌现，新的编码方案不断地在取代着旧的编码方案。在这种情况下，文件格式加速老化，旧的文件很难在新的编码方案下读取。因为一定的数字技术取决于技术平台的硬件和软件，这就需要我们适时更新硬件系统和软件系统，并将已存在的信息不断地升级,来应对信息技术更新升级的问题。
三、信息的准确性、时效性和网络的容量问题
时代在发展，电脑走进了千家万户，人们可以通过网络了解这个大千世界。随着人们素质的逐渐提高，人们对档案信息的质量、数量等要求也越来越高。同时，网络的点击量也开始加大。这些都给网络档案管理工作提出了新的要求。为此，网络档案管理人员必须具有较高的素质，注重档案信息的时效性；同时，掌握好网络的容量，以满足相关人员的需求。
四、信息的采集重视度不够
在我国，国内互联网有关信息采集工作具有很大不足。对于大多数网络档案管理者而言，网络硬件建设是摆在他们面前最重要的工作，想不到开发信息资源，并把能公开的档案信息发到网上。档案部门要想做好服务工作，就要开发出大量的档案信息资源，然后再通过互联网，服务于社会。互联网为档案的公开创造了良好的条件，因此，我们必须利用好互联网这个工具。
五、转变档案工作重心
随着互联网的发展，使得档案工作的性质有了变化。以前，档案部门管理纸质档案，信息很难流通。而现在，可在网上档案信息，档案部门成了一个信息采集与供应部门。所以，作为档案管理人员要做好工作重心的转变，将原来的实体档案管理向信息采集、开发，为大众服务转变，为了提高档案的质量，要努力提高自身素质，提高信息采集、开发、维护等方面的能力。
六、保密问题
在网络档案的管理工作中，保密工作是其中的重中之重。档案信息不是公开的，不是人人都可以看到的。档案的安全管理与档案的开放利用是一个矛盾的有机整体，因此，可以制定相关的政策和法律规程，把档案的秘密程度划分为几个等级，以确认档案是否能够进行严格保密以及有限的共享。例如：与国家安全和利益有关的档案，要受到相关法律法规的制约，有的可以在一定的年限后公开，有的属于永久保密。再如，可以设定一个这样的规章：严格保密的档案不能上网，一般保密的档案上局域网，不需要保密的档案可以上互联网。从业人员在日常的工作中，要对现存的档案进行鉴别、归类。根据相关的规定，灵活处理好档案的公开问题。该公开的一定公开，不能公开的要严格保密。总之，在开放工作中既要积极开发提供档案信息为社会服务,又要坚持保密原则。
七、防止网络攻击——病毒、黑客
第3篇：档案管理要点范文
关键词：水利单位;档案管理;措施
一、基层水利档案的主要特征
基层水利档案管理工作其本身具有一定的保存价值和原始价值，其主要涉及的内容就是水利工程的设计、施工以及土地合同等诸多内容，其本身主要具有诸多特征，比如分散性、可塑性以及周期性。分散性主要就是指水利工程档案的具有较强的分散性，从水利工程的投资、建设到完工的各个环节都会形成档案资料，其本身的周期比较长，所以时空跨度就会比较大，如果没有进行及时的档案收集，就会出现遗失、分散等现象。可塑性主要就是指基层水利工程在进行建设的时候，档案资料本身就需要不断的进行补充、完善，尤其是最初的工程设计报告到竣工验收会出现较大的变化，必须要做好相关资料的收集，否则就会导致档案的失真。周期性主要就是指水利工程在进行建设的时候其周期比较长，尤其是水文勘测资料。
二、完善基层水利单位档案管理的主要措施
（一）提高单位文书档案管理工作的地位
要想提高单位文书档案管理工作的地位，首先就要求单位的领导必须要转变传统的思考模式，重视单位的文书档案管理工作。同时，要从多个方面入手，有效的规范单位的文书档案管理工作。同时，要加大对单位文书档案管理工作的投入，引进相关的专业设备，着手对单位的文书档案管理工作进行信息化改造。单位领导要对文书档案管理工作进行重视，就必须要认识到文书档案管理工作的重要作用。在决策的过程中要有效的参考文书档案所保存的资料。只有这样才能够有效的提高单位文书档案管理工作在单位中的作用。
（二）加强档案的开发利用
1.水利档案直接记录了水利工程的发展史，进而能够从侧面反映出人类在不断的进步和发展，设计人员必须要积极的借鉴前人的经验，结合现代的科学技术和实际情况，不断的完善和创新水利工程项目，从而保障水利工程设计的优化，不断的加强档案的开发利用，充分的发挥出水利档案的作用和价值。
2.必须要促进水利档案资源的共享，充分的发挥出其社会效益和经济效益。由于我国水利单位比较分散，尤其是一些县级的技术人员信息会比较闭塞，必须要充分的利用水利档案资源，不断的开发水利档案的效益，进一步提高技术人员的综合素质和专业技术水平，保障我国水利工程的可持续性发展。
3.加强基层单位水利档案管理网络。必须要将分散的档案进行归类管理，必须要保障档案管理网络覆盖范围比较广，相关的业务部门必须要由专业的人员来进行档案的收集和归档等工作，尤其是临时机构更不能出现疏漏的现象，必须要保障人员的精干，将责任加以明确，并且落实到相关人员身上，将各级部门进行有效的协调管理，基层单位的档案管理网络应该与上级主管部门进行联网，从而能够随时的接受主管部门的指导，将档案信息及时的反馈给上级部门。
4.加强档案信息化建设。随着信息技术和网络技术的快速发展，必须要在基层水利单位档案管理工作中积极的应用信息技术和网络技术，实现档案管理的现代化、信息化建设，不断的完善磁介质以及电子等多媒体形式的档案，并且在做好收集、整理以及保存等工作的同时必须要重视安全供暖工作，将档案以电子文件等多媒体介质进行保存，做好相应的安全防范措施，进一步将档案的利用深度增加，最终实现资源的共享。
5.加强档案工作人员的管理。（1）必须要树立档案人员的责任意识和服务意识，水利单位档案管理人员必须要深入水利工程的现场，收集第一手资料，所以，要求档案管理人员必须要具有较强的责任心，事业心和服务意识，将深入现场收集档案工作当成重要的环节来进行，时刻的将责任放到首要位置，并且将现场第一和服务意识作为衡量收集工作的主要标准之一，才能够提高我国水利单位档案管理工作的质量和水平。（2）必须要增强协调意识，在档案工作的各个环节，必须要将协调、协作作为水利档案管理工作与其他部门之间联系的纽带，水利档案管理工作不仅是档案部门的事情，更与其他部门有着十分密切的联系，对于水利其他部门和建设单位所产生的档案，如果不能及时的进行收集归档，就会导致档案资源的流失，所以，水利档案管理人员必须要不断的加强自身的协调意识，积极的与其他部门进行联系沟通，从而才能够保障水利其他部门及时的向档案管理部门提供资料。
6.做好文书工作与档案管理工作的衔接。单位的文书工作是档案管理工作的前提，如果两者衔接不好的，将直接影响单位文书档案管理工作的实际效果。所以，要做好文书工作与档案管理工作的衔接，有效的将单位的文书工作与档案管理工作统一起来。同时，要制定相关的规范，从细节处把握好文书工作与档案管理工作。
参考文献：
[1] 迟炜，张桂颖.蓬莱市水利档案管理现状及建议[J].科技资讯，2015（04）：129.
第4篇：档案管理要点范文
2015年12月11日，新修订的《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局令第79号）正式公布。为方便各单位更好地理解、贯彻和实施，本刊从第二期开始连续四期刊登国家档案局经科司蔡盈芳同志的文章，就《会计档案管理办法》进行全方位解读，本期对《会计档案管理办法》保管期限的修订内容进行解读。
向单位档案管理机构移交时间更加灵活
原《办法》要求会计年度终了后，会计档案可暂由会计机构保管一年，一年后应当移交本单位档案机构统一保管。实际工作中，很多单位会计机构的需要应对会计师事务所的审计以及业务主管部门、审计部门、税务部门等的检查，通常近三年的会计凭证、账簿、报表需要随时查阅。为此，新《办法》第十一条规定，“当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由会计机构临时保管一年后移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。会计机构临时保管会计档案最多不超过三年。”
明确会计档案出境要求
对于会计档案能否携带出境，原《办法》规定“我国境内所有单位的会计档案不得携带出境”。1999年经国务院批准，国家档案局的《中华人民共和国档案法实施办法》（国家档案局令第5号）规定档案出境实行分级审批制度。据此，新《办法》第二十四将其修改为“单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。”
《中华人民共和国档案法实施办法》第十九条：“各级国家档案馆馆藏的一级档案严禁出境。各级国家档案馆馆藏的二级档案需要出境的，必须经国家档案局审查批准。各级国家档案馆馆藏的三级档案、各级国家档案馆馆藏的一、二、三级档案以外的属于国家所有的档案和属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件，各级国家档案馆以及机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人需要携带、运输或者邮寄出境的，必须经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准，海关凭批准文件查验放行。”
会计档案出境根据其等级不同由不同级别的档案行政管理部门审查批准，机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人的会计档案需要携带、运输或者邮寄出境的，必须经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准。有关办理方法可参见各地档案行政管理部门主页有关行政审批事项办理方法。
《关于加强在境外发行证券与上市相关保密和档案管理工作的规定》第三条规定“在境外发行证券与上市过程中，境外上市公司向有关证券公司、证券服务机构和境外监管机构提供或者公开披露涉及国家秘密的文件、资料和其他物品的，应当依法报有审批权限的主管部门批准，并报同级保密行政管理部门备案。是否属于国家秘密不明确或者有争议的，应当报有关保密行政管理部门确定。”第四条规定“在境外发行证券与上市过程中，境外上市公司向有关证券公司、证券服务机构和境外监管机构提供或者公开披露涉及国家安全或者重大利益的档案的，应当依法报国家档案局批准。”
对单位间会计档案交接的修改
会计档案的移交有可能发生在以下两种情况中：
第一种情况是因单位分立、合并等变动而引起的档案移交。新《办法》第二十一条规定“单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续。”上述要求中“复制与其业务相关的会计档案”和“单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存”均会发生会计档案交接。
第二种情况是单位业务移交而引起的移交。新《办法》第二十一条规定“单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由承接业务单位保存，并按照规定办理交接手续。”第二十三条规定“建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在k理竣工财务决算后及时移交，并按照规定办理交接手续。”上述业务移交和建设项目移交也会发生会计档案交接。
对于上述发生会计档案交接，根据新《办法》第二十四条规定，纸质会计档案的交接，“移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。”会计档案交接文据的格式可参照《档案交接文据格式》（GB/T 13968-1992）中第三条和第四条相关内容执行；新《办法》对会计档案交接最大的修改是电子会计档案的交接，电子会计档案的交接的有关要求解读请参照《中国档案》2016年第3期《修订内容要点解读（之二）》
对违反《会计档案管理办法》处罚的修改
原《办法》并没有对违返其管理规定进行处罚的条款，给会计档案管理责任追究带来了困难，不利于规范会计档案的管理。对原《管理办法》修订征求意见过程中，不少单位提出需要增加罚责的意见。为此，新《办法》增加了第二十七条，规定“违反本办法规定的单位和个人，由县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。”尽管新《办法》并没有对违反有关规定如何处罚作出具体的规定，但由于违返新《办法》均属档案违法违纪，可依据以下法律法规进行处罚。一是依据《刑法》第三百二十九条 “抢夺、窃取国家所有的档案的，处五年以下有期徒刑或者拘役”，“违反档案法的规定，擅自出卖、转让国家所有的档案，情节严重的，处三年以下有期徒刑或者拘役”的规定。二是依据《中华人民共和国档案法》第二十四条、第二十五条的规定；三是依据监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局联合印发的《档案管理违法违纪行为处分规定》（国家档案局令第30号）中有关规定；四是依据《中华人民共和国会计法》第四十二条、第四十四条规定。
其他修改内容
一是完善会计档案利用的有关要求。原《办法》规定，“各单位保存的会计档案不得借出”。实际工作中，在业务主管部门的检查、国家审计部门的审计中或者司法工作中，会计档案会被借出。因此新《管理办法》规定，“单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。”
二是对不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位做出了特别规定。针对小微企业等不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位以及依法应当建账的个体工商户，新《办法》规定“其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等参照本办法执行。”（第二十八条）。此外，随着我国会计服务外包发展迅速，很多小微企业委托中介机构记账，因此，新《办法》明确了记账中涉及的会计档案管理问题，规定“单位委托中介机构记账的，应当在签订的书面委托合同中，明确会计档案的管理要求及相应责任。”
三是对委托记账机构的档案管理责任明确了要求。新《办法》第二十六条规定，委托人委托记账机构记账，应当在相互协商的基础上，订立书面委托合同。委托合同除应具备法律规定的基本条款外，应当明确下列内容：（1）双方对会计资料真实性、完整性各自应当承担的责任；（2）会计资料传递程序和签收手续；（3）编制和提供财务会计报告的要求；（4）会计档案的保管要求及相应的责任；（5）终止委托合同应当办理的会计业务交接事宜。记账机构接受委托对单位的会计档案进行管理的，应当遵照《办法》的有关规定执行。记账机构如满足新《办法》第八条、第九条规定条件的，可以利用信息化手段管理委托人的电子会计档案。
第5篇：档案管理要点范文
关键词：医院；文书档案；现代；信息；方法
一般医院在处理行政管理事务的活动的时候，会将普通式的文书转为文书档案，这样文书档案的保存使用就变成了医院管理内容上关键的组成方面，起到极其有效的作用针对医院后续的发展前景。医院文书的档案管理方面一般包括档案的归纳分类、设卷立名、使用管理以及最后销毁等全套的管理措施，因此我们在文书档案的管理过程中要具备很强的规范效力，针对一些不对外公开的档案要有保密意识，以及针对不同档案使用者的服务意识。所以我们要想通过档案文书为医院后续发展决策保证关键的信息来源，就必须要不断改善在文书档案管理上面的能力，始终致力于为医院的健康有序进步。
1 医院文书档案工作的现状
通过资料的查阅我们知道，医院文书档案的典型特征在四个方面。首先是文书的规范性，医院公书档案的规范性标准即对公文的归纳整理使用，即整个公文档案的关键点，同时是提高公文档案管理的最低保证。因此，要确认这样的规范性是提高档案管理安全性的要点。这个过程一般是利用文件、检查、笔迹、语言等经过严格筛查。以此确保规范。其次，是标准性。我们对文件的记录和管理也必须有一定的标准，并遵循一定的标准的严格实施。整个环节都要相互连接，有严格的标准。第三，文件的保密工作。文书的形式主要划成两种，依次为纸质文件和电子文件。这种纸质类型的文件是需要保密的。第四，文书的服务性能。文档文件的服务性能关键是体现在能够显示出医院在一些文献中所要的数据，显示在使用、编译和统计工作这样的层面中，而且使用的效率非常高。
目前中国的文书档案管理上有着的一些现状问题主要有：一，从上到下都不关注档案的文书管理，首先即上层部门领导的不过问，因此下层的档案归档员工对于这个档案管理工作的绩效较低，不愿投入时间精力，对档案管理工作的懈怠，从而使得文书档案管理的现状十分混乱。二，国家在法律层面匮缺完善的科学管理规章条例。而且针对医院档案牵扯范围广泛的特性，一旦缺失健全的科学的档案条例规定和准则，将会使我们的文书档案归档制度变得盲目和混乱。三，缺乏专业档案管理人员。上级领导没有在档案管理工作上引起关注，医院的人事部门一般不会招聘专业的档案管理人才，所以这些现在的医院文书档案管理人员都是其他工作部门调过来，很难胜任医院档案工作的实际需求，导致了档案管理工作的品质骤降。四，硬件设施面临淘汰。大部分的医院在档案馆使用到的硬件设施不够规范，多数的档案工作依然是困在传统的手工操作中，没有使用先进的信息管理设备，造成档案材料归档跟不上工作需要，极易流失。五，信息化程度低。我国医院档案管理工作没有一套完整的系统信息化，一个系统的规划，造成数据收集不全、资料不详尽、升级落后等，最后造成了档案信息的无序化。
2 医院文书档案管理工作的要点及方法
2.1 材料的归纳整合工作
我们在进行文书档案管理的任务时，首先是要进行材料的收集和整理，因为处理人事档案的员工参与了整个档案产生和过程，熟悉了档案的形成标准，在此再融合办公室综合智能化，更为便捷的收集档案资料，这样便确证档案材料的全面性。在进行处理上级文件时，档案人员必须先做好登记的系列任务，包含：收到登记、检查和核查，审批、承办、督办和备注。接着关于文件的内容和需求有一定程度的关注和了解。在进行传阅文件情况时，提醒上级领导抓紧阅办，而且对于上层领导批示下来的文件及时分发，在上情下达的实现上做一个好典范，并且要督促文件的执行部办公室及时达成文件内容要求。
2.2 对于档案立卷归档分清主次
分清主次先需要将整个档案的有效性和针对性搞清楚。当前阶段完成的文件任务才能够放入档案，那些没有结束的不能放入，一旦混入会造成档案管理混乱。我们要尤其关注那种在文件形式上、文件的内容方面以及文件的使用对象上都非常相似的文件档案，注重划分他们的储存位置和方式，在一定程度上注意更新他们重复率和冗余度，提高工作的效率。接下来，档案工作人员要确保相关档案的相关性和全面度。于档案整理中要把握关键，分清主次，严防入口档案的规范准则，不够要求的文件不能够并入。同一类问题的文件档案要善于归纳，这样能够提升文件的使用价值，并形成文件后的归档是完整和清晰的。
2.3 提升文书档案管理人员专业水准，促进档案的开发使用
促进整个档案系统的开发使用十分重要，医院文书档案是服务于上级部门的决策和服务部门，主要针对医院的服务事业的发展而使用。文书档案的服务能力显示于整个医院的各种不同工作层面上的开发和利用。信息资源的主动开发始终是文献管理的最终目标。比如医院在快速进步和规范化治理方面累计了很多的文献资料，包含：等级医院评审、资质认定、资质认定等级、专业建设和基础建设的评价，这些文件不但有着鲜明的行业特色，具有很大的使用潜力，更是作为一个医疗单位综合素质标准的表达出来。
目前，随着医院医疗服务水平的持续发展，医院中的基础设施也在持续进步，使得档案的使用率持续的被拉升，在目前的医院档案建设方面，针对一些证书的文献和档案信息的开发利用是非常关键的一个内容。因此医院档案类文件的开发和利用进程里，相关档案人员需要主动依据医院工作的开展而不断进步，为医院保证相关的文件档案可以达到医院开展医疗工作时对档案中内容的需求。同时档案部门还必须完善项目的程序过程，保证对档案的跟踪整理，保证重要档案的全面安全程度。
2.4 健全文书档案管理制度，使文书档案信息化管理
文书档案的信息化主要是说使用计算机、internet和通信技术等各种方式方法，使不同的载体，不同地区的正在被使用的珍贵的档案信息通过数字的形式来进行保存，这样能够在互联网上达到信息共享的程度，提升整个档案的现代化、使用和服务准则度。总的来说这样的档案信息管理的特征有下：1档案信息能够完整的在网络上共享2医疗服务管理的办公效率大大拉升3档案资料的保存文件的时效性更强4档案资料文件在传输的过程中更加高速，并且安全性有效的得到保证。
3 结论
医院档案工作是提供服务、技术和业务于一身的工种，所以在档案管理工作里，必须对文档管理规则进行深入的改进，并对文件管理的标准规范严格要求，以确保档案文件具有更好的完整性，进一步地保证档案资料的开发和使用，让它的潜力更加明显的表达。中国的科学技术在持续进步，落后的管理方法已经不能达到新的社会标准和相关领域的需要，需要不断完善我国档案文书管理的现代化程度。传统管理是以手工工作作为主要的方式，标准规范化和错误率上不能得到保证，信息化电子技术的发展能够提高文书管理方案的标准化水平，让错误率减小。要做到这一点档案文书的信息化势在必行，所以文书档案的工作人员更需要专业的素养，掌握主次更好的做好医院文书工作。
参考文献
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第6篇：档案管理要点范文
1.1提供拷贝
电子档案在使用的过程中，第一路径便是拷贝，也就是向使用档案的人员提供档案最为初始的一个状态，保证其可以充分利用这个档案。档案部门向使用档案的人员提供载体进行拷贝的过程中，可以直接将文件转换成为通用格式的存储内容，再让档案的使用者自主通过软件和硬件平台对内容进行显示和处理。而当使用档案的人员不拥有一定的软件和硬件平台的条件下，可以要求档案管理部门直接提供相关档案的打印件。
1.2通信传输
通信传输这一途径能够解决档案使用者无法直接来到档案地的问题，同时能够省去很多的人力、物力和财力。通信传输的含义是不同档案管理部门可以通过互联网或者数字通信技术实现点对点的档案传输，实现电子档案的利用。电子档案在利用的过程中，经常会通过通信传输这一方式被相关人员进行使用。
1.3直接利用
直接利用便是通过档案部门的计算机在部门的网络中直接对电子档案进行查询。可以保证比较多的使用者在同一时间得到同一份电子档案，能够为使用电子档案的人员提供一定的技术支持。
2电子档案的重要性
对于现阶段我国大部分的单位和工作部门来讲，电子档案依然是一个全新的事物，而电子档案在档案管理中又处于一个比较高的地位，拥有很大的重要性。下面便针对电子档案的重要性开展深入的分析和研究。
2.1电子档案可以节省人力、物力
通过大范围的使用电子档案，能够省去了传统档案查询过程中的繁琐步骤，加快档案立卷归档的速度，为档案工作人员减轻了很大的工作负担，提高了档案归档整理的质量，有利于节省大量的人力物力，极大地增加了档案管理的工作效率和工作水平。
2.2电子档案可以提高档案服务水平
实施档案管理工作的目标便是为使用人员提供相对快捷而便利的档案服务，强化电子档案管理工作，实现电子化的档案管理，能够进一步提高档案的服务水平和质量。实施电子档案管理，能够将大部分的原始档案直接储存于计算机当中，利用互联网或者是数字通信技术实现众多用户对于档案的查询和筛选。
3提高电子档案管理水平的建议和措施
电子档案的利用途径有很多种，并且也对于技术手段存在很大的依赖性，所以在进行电子档案管理过程中存在很大的问题和复杂流程。在强化电子档案管理工作的过程中，应当通过多个方面的有机协调，全面地开展电子档案管理工作，提高电子档案管理水平。
3.1构建档案管理制度，加强电子档案安全性管理
想要充分发挥档案管理工作的作用，首先就应当构建一个相对完善的档案管理制度，规范计算机条件下档案管理的相关步骤，进一步适应电子档案管理的要求；其次，在电子档案使用的过程中，存在着一定程度的安全患，由于计算机技术的快速发展，网络技术也随着得到了巨大的发展，这样一来黑客和计算机病毒便会随时侵入档案管理的计算机系统当中，所以在实际工作当中，一定要针对这些网络安全漏洞进行及时修复，安排专业人员定期检查档案管理网络，保证网络的安全系数在一个合理的水平，进而保证电子档案管理工作的有效开展。
3.2规范档案利用方式，防止不可挽回损失的发生
在档案使用的过程中，经常会出现档案丢失或者是信息泄露等问题，为了防止这些问题的再次发生，应当规范档案利用方式，要求在对电子档案进行利用之前，相关使用者需要得到档案主管的同意，才能够对电子档案进行查询和使用。另外还应当构建一个相对完善的档案利用管理制度，通过相关的网络技术加强电子档案的收集工作，对电子档案进行实时更新，保证电子档案信息的实效性。
3.3加强档案工作人员的管理，提高档案保护意识
第7篇：档案管理要点范文
关键词：电力企业；档案综合管理；重要性
中图分类号： F270 文献标识码：A 文章编号：1673-8500（2013）04-0063-02
伴随着电力行业的不断发展，以及电力改革的不断深入，在电力企业中对档案的综合管理也发生了一些新的变化。同时由于目前在电力行业中经常出现档案丢失、职工身份无法得到合适以及一些技术档案丢失，造成企业的核心产品遭到别人复制等问题，已经越来越影像到电力企业的发展。因此，必须认识到在电力企业中实现档案综合管理的重要性。
一、档案管理的发展趋势
当前，档案管理的现代化主要是管理人员的现代化，它要求管理人员具有较高的道德素质以及业务素质，作为一名电力企业档案管理人员应该努力学习现代的科学文化知识，运用现代信息技术对档案实现统一的管理。广泛涉猎于现代的科学文化知识，逐步完善自身的知识结构，使自己成为一个复合型的档案管理人员。实现档案管理规范化以及标准化，积极的开发档案的信息资源，从而为电力企业提高较高的服务。
二、档案综合管理在电力企业管理中的重要性
1.实现档案的综合管理是电力企业管理工作中的基础部分
由于电力企业档案的管理随着市场经济体制暴露出越来越多的问题，主要体现在：第一，档案管理机构各自为政，管理方法以及标准不一样，管理装备也就不一样，档案管理管理工作无法实现规范化以及标准化，不能为电力企业实现现代化管理打下基础。第二，由于管理人员不同的看法造成不同的做法，在档案管理中可能会出现有的档案已经进行登记过，而有的档案还没有进行记录，甚至出现重复记录的情况，这样一来，就不利于电力企业档案的完整性以及准确性。第三，一些领导干部对档案呢管理肯定存在不同的认识，从而影响档案的统筹规划以及安排。因此，对于这几方面的原因，在电力企业中实现档案的综合管理是非常重要的，有利于实现电力企业内部的优化管理，
2.是实现电力企业赢得市场竞争的有力保证
由于电力企业档案中包含的信息容量比较大，涉及到的范围也比较广，门类也比较多，有电力企业在发展过程中具有价值的数据、文字以及图片等，是电力企业发展历程的真实写照，涵盖很多科学资源信息，对这些档案进行综合管理，有利于电力企业在今后发展中得到很好的借鉴，在电力行业中赢得市场竞争。一旦档案中的信息资源遭到丢失或者是科研信息泄露，就会遭到别人的复制，影响企业的发展。
3.是企业管理体制不断变化的需求
随着我国改革开放的不断深入，电力企业的管理体制也在不断发生改变，正在逐渐的由封闭性的生产型企业向综合开放性企业过渡，正在成为自负盈亏的生产者。当电力企业面对着日益激烈的竞争市场，为了在市场中占有一席之地，必须引入竞争机制，不断的开拓外界市场，档案管理作为电力企业管理工作的基础，记载着电力企业的生产能力、经营状况以及生存环境等各种信息，只有对它进行综合的开发以及利用，充分发挥其信息作用，是电力企业发展的必然选择，因此，对档案进行综合管理是电力企业体制不断变化的需求。
4.电力企业进行科学决策的重要依据
因为电力企业的档案是电力企业发展的真实记录，里面包含的信息类别非常复杂，对档案进行综合的管理能够充分发挥档案信息的作用，为电力企业的科学决策以及生产经营、科学研究成果提供重要的依据，实现全面以及准确的服务，更好的促进电力企业的发展。
三、当前，电力企业档案管理现状
电力企业档案是电力企业的各部门在企业生产、管理以及经营的活动直接性的形成的反应本企业政治以及文化、经济、技术、生产以及组织的原始记录。然而，随着电力企业的不断发展，档案的综合管理显得尤为重要，还面临着一些问题，具体表现在以下几方面：
1.电力企业档案管理存在安全隐患
由于电力企业自身具有的特点，在档案管理上存在一些安全隐患。例如：某些电力企业的档案室建设在比较潮湿的地方，湿度比较大，档案经过长时间的浸润后，就会散发出霉味，甚至有的已经受到侵蚀；还有某些电力企业将档案室建设在面向阳光的地方，当档案资料长期在阳光下暴晒，就会使某些档案资料受到损害，不能够确保档案资料的完整性；最后，有的档案室并没有满足安全防护要求，像某些电力企业的档案室就采用的还是玻璃窗户，在窗户上涂抹一层纸。这些因素共同使档案管理陷入危险之中。
2.管理体制存在不规范
近几年来，随着电力事业的快速发展，档案数量也在不断增加，原始的手工管理方式已经不能够满足各个方面对档案的使用需求。特别是过去的信套式的档案袋上填写案卷标题，同时文件的检索也不规范，直接影响了管理工作的效率。单个的用户档案内容更比较少，但是占用的档案袋数量还是挺多的，既不美观又浪费地方，并且容易出现丢失，不方便进行保管。对于调动档案时还是采用原来的手工操作方式，就会使纸张变黄以及发脆，甚至出现字迹褪色现象，直接性影响档案资料的安全。
3.档案管理与电力生产不能够有效结合在一起
电力服务涉及到千家万户，电力的生产、运行、传输以及使用、管理是一个复杂的过程，为了能够适应安全管理的需要，大多数电力企业往往建设了计算机管理系统，大多承载着企业的管理信息。然而，一些电力企业在开发计算机管理系统初期并没有将档案的信息管理也加入到计算机系统中。档案管理人员也就不能够顺利的进入到计算机管理系统中，从而不能够很好的掌握其企业的核心，从而也接收不到更多的信息，对档案管理不能进一步的完善。
4.缺乏完善信息建设
档案管理信息化是最近几年才提出来的，因此，在大多数电力企业中，技术不够全面。主要表现在以下两方面：档案信息化建设初期，有很多电力单位的纸质档案需要通过扫描仪进行扫描，从而转变成电子档案。然而，目前由于使用的扫描仪价格都比较便宜，质量上没有得到保证，速度较慢，也就无法适应在短期内将档案信息转化成电子的需求。
5.电力企业档案管理缺少专门人进行管理
由于，很多电力企业档案管理人员并不是由专业的档案毕业的人员进行整理的，在电力企业的认识中，档案管理仅仅只是资料的简单收集以及存放和分类，并不需要多高的文凭，只要你有耐心，就能够做好档案管理工作。还有一部分电力企业并没有独立设置专门的档案管理部门，档案管理部门往往都是与其他的部门进行融合，像以往的库房也作为档案的管理室。这样一来，就不方便档案归还以及借出，往往会出现一种情况，那就是没有价值的资料倒是保存了很长时间，有价值的资料没有得到相应的保存，在某种程度上还加大了电力企业的生产成本。
四、电力企业档案综合管理工作的创新机制
通过上面的分析，得知档案综合管理对电力企业的发展有着重要的作用，因此，在电力企业的档案管理中应该实现创新机制，值得一提的就是将档案管理纳入到合同管理中。特别在当前社会主义市场经济逐步完善的条件下，合同起着至关重要的作用。主要是用来约束各方有利的法律证据。作为电力企业，在进行工程的招标以及投标过程中，签订合同以及协议，应该将保证建设项目档案齐全以及准确的要求纳入到合同管理中，同时采用经济手段对另一方进行约束，明确另一方按期交付档案后，才及时的给予全款，一旦发现档案齐全或者是不完整，应该相应的扣除费用。这主要是对于电力企业中建设项目档案的方法。最后，要想使档案管理做到标准化、规范化以及信息化，就必须加强档案过程的管理；与其他单位的合作，力求档案收集的完整性以及准确性；还应该加强档案管理人员在工作中的监督以及指导，更好的促进电力企业档案管理。
五、结束语
综上所述，由于在电力企业中，档案管理存在着一定的问题，同时档案中包含有大量的信息资源，对企业的发展有着重要的作用，做好档案的综合管理工作，能够使档案信息得到充分的发挥，从而更好地为电力企业服务。
参考文献：
[1]李玉珠.电力企业档案信息化管理[J].城市建设理论研究.2012，（35）.
[2]林卫红.浅析电力企业在档案管理中存在的问题及其应对策略[J].2010，（2）.
[3]韩丽.略浅电力企业档案管理问题及对策[J].华东科技.2013，（1）.
第8篇：档案管理要点范文
关键词：城市建设；档案管理；保密工作
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：
一、引言
城建档案是指用文字、图形、声像等不同的方式记载城市规划、建设、管理等活动的具有收藏意义的历史记录。城市建设档案是城市档案的一部分，是城市建设和发展的战略指南，占有相当大的比重。因此，城市建设档案应该根据时代的变迁不断加紧自己的脚步，才得以跟上时代的步伐。随着网络和数字化的迅猛发展，城建档案的安全性也日益突显，因此，如何做好城市建设档案的管理和保密工作显得及其重要。
二、城建档案管理中的公开与保密
城建档案是一个城市发展的见证，也是城市建设发展的重要资源，由于现在的城建档案数量不断增大，为了方便管理和利用，几乎所有的城建档案馆都将其数字化，但这同时也加大了城建档案的泄密危险系数。如别有用心的工作人员将数字化的档案数据从电脑里拷贝出来，或者黑客入侵直接复制或者破坏数字化档案数据，都会造成城建档案的泄密或者破坏。城建档案既要公开于社会，方便单位和个人对城建档案的利用，又必须对其进行保密，所以，城建档案的公开是在保密基础上的公开，而不是无限制的公开。
三、城建档案管理的重点：
（一）工程档案
工程档案包括：工业与民用建筑、市政基础设施、城市公用基础设施、城市交通基础设施、城市园林和风景名胜建设、市容环境卫生设施建设、城市环保和四防工程档案。若工程档案管理的管理、编研、开发和利用，最终会转化成直接的生产力，推动城市建设发展，为社会创造更多的财富。
（二）业务管理和业务技术档案
业务管理和业务技术档案包括城市规划、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环卫、市政、公用、人防、房地产等建设系统各专业管理部门和单位在业务管理和业务技术工作中形成的档案。这些资料全面、真实地反映了各部门的工作情况，对于建设部门具有重要意义。
（三）城市建设基础资料档案
城市建设基础资料档案包括历史、经济、自然资源等；有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、科研成果等资料。有效的记载历史，并根据历史规划未来。
四、城建档案管理中泄密的表现形式
自从加入WTO以后，我国的政治、经济和文化方面与其它国家的交流与合作的日益紧密，科学技术也随之不断壮大，同时科研档案保密工作也出现了一些新情况、新问题。表现在以下几方面：
（一）保密意识不强而泄密。
随着城建档案的不断开放利用，相关的工作人员的保密观念愈发变差。有些人认为既然城建档案已经开放利用，那就没有秘密可以保了；而有些人认为目前网络科技太发达，对于黑客的窃取防不胜防；另外，的工作人员每天经手的国家秘密习以为常，见怪不怪，因此在整理档案过程中对于废档案处理不当，将多余或重复的档案自作主张的当成垃圾或者废旧品处理，使得不法分子有机可乘，导致秘密的泄漏。
（二）管理不善而泄密
一是没有完善的档案安全保密制度，使档案管理不能有章可循。所以在档案馆应设置有阅读制度、借阅制度和复制制度等等，在提供利用工作的同时，确保不失密不泄密，并在实际工作中加以总结，不断充实和完善制度；二是城建档案保管人员管理不严格，随手乱放，而且上班时间总是面对电脑，而没有留意来查阅档案的人员，导致不法分子剽窃、复印、偷拍等行为的发生而导致泄密；三是库房管理人员偷工减料，不按规定办事，往往图侥幸心理不安装防盗窗、防盗门和警报器，导致不法分子潜入档案室拍摄甚至剽窃档案而导致泄密。
（三）计算机技术处理不当泄密
一是管理人员利用计算机存储城建档案时，事先没有安装防护软件，致使用于存档的应用系统没有安全防御能力，提高了档案的风险性和危险性，使不法分子趁虚而入剽窃秘密文件而导致泄密；二是对引进的关于城建档案资料时，由于通过网络被黑客截获泄密；三是计算机不得与国际互联网相连接，防止内部管理人员向外界传递保密资料，因此应对每个工作人员做好上班期间的监控，确保秘密文件或数据被权限人员使用，做好事前防御事后追踪。
（四）其他泄密方式
城建档案的工作人员，每逢回家时，在各种亲戚朋友之间的聊天时，为了找到刺激大家的话题，或者说为了得到大家的认可，就会把保密档案泄露出去；又得工作人员是收到了一些领导的贿赂或者说事谋求自身的利益，将秘密档案泄露；还有的工作人员在秘密档案工作之后，获得了一些重要的信息，为了使自己的利益，贩卖档案信息等。
五、城建档案管理中防范泄密的措施
（一）加强教育
要想从根本上解决泄密事件，就必须加强法制教育，全方位的提高工作人员的整体素质和保密意识，要切实加强政治教育工作，将员工的“三观”提高一个档次，从这样的政治角度出发去认识保密工作的重要性。同时，认真学习《保密法》，参加保密培训，结合具体泄密案件进行适时教育，强化保密意识；还要让工作人员懂得如何依法保护城建档案的秘密，履行好各项规章制度。
（二）完善制度
建立健全的城建档案管理的法律法规，比如《保密法》、《档案库房管理制度》、《城建档案资料查借阅制度》等一串保密工作规章制度，使城建档案的管理的保密工作有章可循。一是严格执行依法惩治。对城建档案的阅览、利用、存储、消除等各个部分应严格按照相关的管理制度执行；二是定期执行检查。定期的由相应的科研档案保密主管领导对城建档案保密工作进行全面检查很有必要，也很有防泄漏的意义，在检查时发现不妥就及时整顿；三是为确保档案资料的完整无缺，就必须做好防虫防鼠和安全工作。
（三）强化监管，从严治档
“没有规矩，不成方圆”似乎已经成为目前解释制定章程的解说，制定各种保密工作的规章制服至关重要，为避免出现问题的时候有章可依。一是要对重点部位库房、查阅室、复印室等地方严格管理，制定章程，严格并及时进行监督，防止漏洞；二是对重点时间进行严管，工作时间外来人员不得进入库房调阅档案，防止疏忽泄密，此外，节假日放假期间也要特别注意；三是特别注意重点环节的保密工作，比如在进行扫描时，注意周边参与扫描的人群；要安排特定的人群来使用计算机建立城建档案，期间禁止无关人员出入机房，以防泄密。最后要定期对城建档案保密工作巡视检查，如档案、纪要、传真等关键部位进行安全的专项检车，发现不妥应及时整顿，防止和杜绝泄密事件。
六、结论
城建档案管理的保密工作中关于到一个城市甚至一个国家对未来城建的规划的秘密问题，要是出现泄漏或者被窃取，整个计划就很难实行。因此，做好城建档案的保密工作至关重要，国家也应加大力度去重视这个问题。本文开篇引出了城建档案保密工作的重要性，并根据泄密的表现形式，对应地找出解决的措施，确保城建档案可以万无一失。
参考文献
[1] 郑玲玲. 基于城乡与区域一体的城建档案数据集成管理应用研究——以东莞市数字城建档案管理平台为例[J]. 档案学通讯. 2010(05): 91-94.
[2] 张岚萍. 浅谈多媒体系统在城建档案现代化管理中的应用[J]. 黑龙江科技信息. 2013(07): 154.
[3] 薛小霞. 浅谈信息化建设在城建档案管理中的作用[J]. 办公室业务. 2013(07): 187.
[4] 王晓燕. 城建档案现代化管理模式思索[J]. 办公室业务. 2012(24): 33-59.
第9篇：档案管理要点范文
关键词：教学档案；电子文件；归档工作
一、教学档案是档案的一种，是学校档案的一个组成部分。它与党群类、行政类档案一样，都是历史的真实记录，具有查阅利用价值和凭证作用，对于一个学校的教学质量、评估、经验、理念都起到了支撑作用，完善教学档案工作才能保证教学管理工作的正常进行。由于教学档案有着时间划分特殊、文件来源分散、形成材料多样化、形成复杂内容丰富等特点，纸质教学文档向电子文档转换有利于延长档案寿命实现价值最大化。
二、信息化下高校教学活动模式也发生着很大的变化，选课、排课、成绩、学籍、教材管理等教务管理系统软件已经普及，电子文档、光盘、多媒体等形式成为储存教务信息的重要渠道。高校在教学管理、教学实践、和教学研究中所取得的成果都能够客观的体现在档案中，其中凝结着广大教育工作者的辛劳和智慧。在网络普及的时代背景下，教学档案管理需要顺应时展。如果不重视电子文件的管理就会使有关教学档案的完整性收到损害[1]。为此应当适时的开展电子教学档案的归档工作，并通过制定相应的归档管理细则，明确提出电子教学文件的归档范围、方式、时间、手续等方面的要求，以保证教学档案的完整性和教学“记忆”的清晰性。首先要对教学档案要进行数字化加工与处理，教学档案数字化、电子化处理要有规划、有目的的进行。转换前要对全部教学档案认真分析，根据教学档案的具体价值，制定出计划确定那些档案应该优先那些逐步进行[2]。一般而言，教学档案中招生管理、学籍管理学位工作和毕业生工作等永久和长期保存的档案应该优先电子化，比如，学生录取名册、成绩表、毕业资格审核表、学位档案等，是教学档案电子化加工的重点；利用率高的教学档案则采用边用边电子化的方式，边用边扫描对档案而言是比较有效的处理方式；破损或者老化的档案也要列入电子化处理范围，在修复的同时进行电子化加工，以保护档案信息资源的留存。其次要制定教学档案电子化的标准和制度，统一标准和规范，特别是要规范电子化加工的工程，在扫描、图像处理、数据录入、图文编辑和存储格式等工作流程上严格按照标准进行。例如，电子教学文件的各种支持文档，以及表达其格式和相关元数据的文档。在信息化建设中，不同于介质数字档案的存储、参数指标和载体形式必须遵照国家规定的统一标准格式，形成的电子化教学档案要注意保持其元数据和背景信息的完整性[2]。纸质档案电子化的基本流程主要包括案卷整理、目录建库、批量扫描、数据处理、信息存储、检索利用等工序[3]。文件资料按照要求先立卷后扫描，扫描的内容包括案卷封面、卷内目录、卷内文件材料、备考表；一般选用jpg或者gif等通用图片格式，分辨率一般大于等于200dpi，彩色深度24位以上。选择电子转化的方法针对不用档案内容分别采用计算机键盘手工录入、机器扫描输入、计算机多媒体输入三种方法[4]。建立基础目录数据库、学籍数据、成绩数据等索引部分的文件采用手工方式输入。对于原文件和全文，如教学综合文件、学籍档案中录取表、成绩单毕业生照片等采用扫描或者数码相机以图形方式存入相应数据库中；多媒体教学录像等采用计算机多媒体处理方式转换，在选择电子化数据库格式标准方面，尽量采用统一、常用的文件格式。电子文件归档也有很多需要注意的情况，如利用计算机终端直接访问和利用归档的电子教学文档，当载体处于联机状态时也许不会出问题，这种方式可以分为网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种具体形式[5]。前者是指把符合归档条件的电子教学文档，经由网络传输到档案管理机构指定的节点，并存储在学校档案机构的载体上的过程。介质归档就是把电子教学文档先按档案管理机构的要求，存储在一定的物理介质上，再向档案管理机构移交的过程。由于目前电子文件的安全问题尚未得到较好解决，所以各学校可以考虑采用物理归档方式，并注意备份。
三、电子教学文档的归档，应当首先做好必要的前端控制工作，保证电子教学文档的齐全完整、格式规范、备份充足。第一，归档的电子文档一般经过著录和鉴定，这是保证归档后的电子教学文档的历史真实性及其质量的必要手段。第二，归档的电子教学文档必须填写《归档电子教学文档移交检验表》和《归档教学文档教学接收检验登记表》[6]。第三，归档的电子教学文档应搜集齐全，即列入归档范围的电子教学文档都要及时地向学校的档案管理机构移交。由于电子教学文档的存取具有较强的系统依赖性，所以在归档过程中，必须十分注意将有关的支持软件和数据文档收集齐全，否则归档的文字教学文档就可能成为死文档。第四，归档的电子教学文档必须真实有效。目前除了实行“双套归档制”即同时归档纸质文件外，有条件的教学单位还可以采用电子数字签名技术、水印技术、加密技术等，确认电子教学文档的有效性。第五，归档的电子教学文档应有学校的档案管理机构统一的协调，规范电子教学文档的格式，以保证其可读性的实现。第六，为了保证归档电子教学文档的安全性和可据性，凡是采用物理归档方式的学校，均应对电子教学文档实行多套制保存。一般情况下，可以将教学档案归档两份一份使用一份备案。凡是逻辑归档的电子教学文档，应由形成单位赋予文件以归档标记，然后计算机网络系统将自动把归档信息提示给学校的档案管理机构，学校档案管理机构应当给归档的电子教学文档配以分类号、档案号，之后归档的电子教学文档及相关的管理信息可以进入数据库，电子教学文档便进入了档案管理状态。采用网络归档方式的电子教学归档，其具体的归档手续与逻辑归档相似。在完成上述手续后，计算机系统应自动按程序设计要求生成并打印出《归档电子教学文档登记表》，该表格经过交接双方核准认定后，作为电子教学文档归档凭证。
参考文献：
[1]冯博.浅谈电子文件档案管理[J].黑龙江史志，2013(9).
[2]王茹熠.加强高校教学档案数字化建设的思考[J].云南档案，2009(8).
[3]吴向东.论纪念馆纸质档案数字化工作流程的规范性[J].黑龙江史志，2008(9).
[4]温艳成.实现高校教学档案数字化目标的具体途径[J].黑龙江史志，2010(9).
[5]史红梅.浅述电子文件的归档[J].兰台世界，2010(2).
