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医院要想提高采购预算的合理性和科学性,就要加强对采购人才的培养,重视预算这方面的人才。在编制医疗设备采购预算时,预算编制人员要进行充分市场调研,做好前期准备工作,大型医疗设备等固定资产的购建和租赁,要符合地方卫生规划,要经过科学论证,凡设备支出一律要有项目可行性报告,从而避免其他原因盲目购置固定资产,造成国家资金的无效利用。项目可行性报告要按国家有关规定报经主管部门批准,否则设备采购预算审核不予通过。医院要加强对财政专项资金的监督和管理;加强对所属单位的财务监督和检查,促进有关单位严格遵守财经法规,加强国有资产管理,不断提高财务核算和管理水平。
医院要细化采购预算到具体项目,如在可行性报告上涵盖固定资产品名、规格、单价、采购时间、付款资金来源等。要想发挥预算制度的超前性和实用性,就应该完善和规范医院医疗设备采购预算制度,同时增强对采购质量效益的重视程度,在执行预算时,严格按照国家相关预算法规执行,严格按照预算所列的固定资产种类和报价执行,避免擅自改变资金用途和超标准采购的违规情况。
二、固定资产盘点要严格按会计准则规定实行
在进行固定资产盘点时,应将盘点结果直接记录在固定资产盘点清单上,并且相关盘点人员要在清单上签字。进行实地盘点后,应将盘点清单与固定资产卡片核对,如果发现盘点的实际情况与固定资产卡片所记录情况不一致,就要和财务的账面情况进行核对,相应的以医院HIS系统固定资产管理模块作为参考,和该项固定资产的使用部门交流,查明具体原因之后,经过领导的审批,确定一个合理的处理意见,进行相应的账面调整。每次盘点生成的盘点清单应及时归档保存。
医院的固定资产品种繁多、专业性强,不同于其他资产,固定资产管理部门要对其采取电子信息化管理,医院的HIS系统和财务系统已经实现了联网数据资源的共享,所以可以定期通过这两个系统核对固定资产的现状,毕竟全面清查一年一次,耗费大量的财力、人力,但是财务系统和HIS系统固定资产管理模块的核对就简单多了。这样可以动态的实施固定资产盘点,更有利于做到账账相符、账卡相符、账实相符,固定资产信息化管理也是未来的趋势。依托网络技术优势,可以随时查询固定资产的情况,还可以轻松实现物资设备的采购、验收、保管、领用、转移、报废自入院到出院全过程的动态信息化管理,这大大降低了固定资产盘点的工作量,更好的对固定资产实施管理,实现资产的保值增值,发挥最大的效用。
三、对未经审批的理财产品及固定资产出租进行整改
关键词 固定资产审计;监盘审计方法;措施;注意事项
一、监盘可以发现企业可能存在的固定资产重大错报、漏报、隐瞒不报的固定资产审计风险,从而降低固定资产审计风险。
1.发现资产转移、有帐无实的错误或舞弊
已达到或未达到使用年限,已报废,固定资产实物已不存在,但帐上未处置的错误。有的企业将固定资产如运输设备的汽车借给关系人私自使用,将公用计算机作挪作私人使用,不在公司办公现场或作为奖品分配给员工个人,从而产生固定资产的舞弊。
2.发现闲置固定资产、未使用固定资产
监盘可能发出已无使用价值或者使用该固定资产对企业产生不利影响而闲置固定资产、未使用固定资产,从而影响固定资产价值的认定。
3.无帐但实物资产仍然存在
①帐上已经注销的固定资产,在盘点时却发现实物仍然存在的错误;②帐上没有的帐外资产:帐上没有,但实在盘存时发出的帐外固定资产从而影响固定资产的价值和固定资产的完整性。
二、监盘固定资产过程中发现的问题的解决措施
1.针对被审计单位存在资产转移、有帐无实的错弊
则可能存在被审计单位存在虚增资产,虚增折旧,虚减利润。因此,审计人员应查清帐上的固定资产的去向,若公车私用,追查企业的会议纪要,是否存在挪用公用财产的可能,增大了资产舞弊的迹象,应充分收集审计证据。若作为奖品分配给员工个人,则应清查会议纪要或发奖品的依据,将固定资产的明细帐转入奖品,令固定资产明细帐和总帐上不存在,以保持帐实相符。若存在已达到或未达到使用年限而报废,实物已不存在,但帐上未处置的情况,则查明企业是否有固定资产处置报告,是否按照企业规定的审批程序审批,若已按程序审批,则建议财务人员按企业会计制度处置。审计人员还应审查是否存在固定资产转让、对外投资、债务重组等情况,并检查固定资产转让协议、对外投资协、债务重组协议及审批程序等;若存在固定资产毁损,还应按毁损、盘亏、丢失的企业管理报批程序,作书面报告,并检查会计处理是否正确。
2.发现闲置固定资产、未使用固定资产
审计人员查明被审计单位闲置固定资产、未使用固定资产产生的原因。若是是由于生产工艺、生产流程、市场变化、经济、技术、法律等原因造成固定资产闲置,则应关注企业是否提取固定资产减值准备,否则就会虚增资产,虚增利润。若是已到了报废不能使用的状态,则应建议被审计单位按固定资产报废程序,如向上级管理部门报告,是使用不当或保管不善导致提前报废的原因,提议是否追究责任人的责任。
3.针对无帐但实物资产仍然存在
这种情况审计人员可能有以下几种怀疑:①由于财务部门和实物管理部门不是一个部门,由于审批单据传递时间差异或经办人的错误而产生已减少固定资产未在帐户上注销的问题,从而使帐实不符;②帐上没有的帐外资产:帐上没有,但实在盘存时发出的帐外固定资产,审计人员应帐外资产的来源,包括董事会会议纪要或赠与合同,甚至可能是企业集团各关联单位设备调拨频繁,固定资产所有权与使用权时常脱节而造成帐外资产。若是赠与固定资产,则应按照企业会计制度,盘盈的固定资产的办法进行实物及帐务处理。若是企业集团内部调拨产生的固定资产盘盈,则应建议被审计单位按帐实相符的原则进行清理,否则就会造成集团企业内帐上有固定资产的企业虚增固定资产,虚增折旧,虚减利润,使用固定资产的企业的成本虚减,虚增利润的问题。
审计人员还应检查企业是否存在购置的固定资产尚未入帐、投资转入、重组调入、基建转入、融资租入等,并检查固定资产入帐手续是否完善,是否按规定的程序报告批准,会计处理是否正确。
三、监盘过程中值得注意的问题
1.盘点时,应当将固定资产登记簿和固定资产卡片,按固定资产类别、使用部门与固定资产明细帐核对;与固定资产实物相核对;保持帐实核对、帐帐核对,才能有效率地发现被审计单位的盘盈、盘亏及毁损情况。
2.企业应对固定资产应当定期或者至少每年实地盘点一次。审计人员监盘时,不但要实地盘点并抽查,而且更重要的是对企业存在的盘盈、盘亏、毁损的固定资产追查原因,查实是否存在错弊。
3.审查各部门参加盘点人员依据上表反映的有关内容,对资产实际存在情况进行实地盘点并抽点。盘点过程中,凡是实物的规格型号、存放地点与帐面反映情况不符的,应作为重点予以审查,查实后应予以纠正的,应予以纠正;凡是查无实物的,都作为盘亏处理,反之有实物存在,而且符合固定资产确认标准,帐面未做反映的资产,都要做盘盈处理,同时对盘盈资产的新旧程度予以鉴定和确认,并检查固定资产盘盈盘亏的审批手续是否齐全,帐务处理是否正确。
摘 要:内部控制在经济社会中也发挥着越来越重要的作用,也成为国内外学者和专家研究和讨论的重要课题之一。而内部控制也在经济的发展中逐渐发展完善。发挥着其自身的重要目的,即帮助组织改善经营管理水平,不断提升经济效益,最终实现组织目标。而企业内控评价的最终目标是保证企业内控体系得以持续、有效的改进,这就要求审计人员通过对企业内控中关于制度安排的合理性、体系结构的健全性和执行绩效的有效性进行自我评价,从而建立并不断加强企业内控体系。笔者在对大型国企A公司情况进行调查后,对A公司货币资金及生产循环关键控制点进行设计。
关键词:内部控制;内部控制评价;内部控制评价体系设计;关键控制点
A公司是一家拥有百年历史的国家大型企业,发展于 1897年成立的xx工程局,具有其专业的一级资质。总资产20多亿元;拥有专业类型的固定资产数量与生产能力在国内同行居首位;为中国某股份有限公司的全资子公司。
A公司主营业务包括港口航道疏浚等多项,同时兼营投资、房地产开发等业务。
多年来,A公司施工足迹遍布中国沿海30多个港口,以及包括东南亚、中东在内的10余个国家和地区,为这些区域的交通和生态环境做出了巨大贡献,同时也推动了名族相关产业的发展。
近年来,A公司先后荣获了中国包括“中华人民共和国优质工程奖”在内的多项荣誉,信用等级也一直受到国家金融机构的认可。
另A公司的组织规模比较庞大,涉及的主营业务面比较广,施工足迹遍布中国数十个港口、世界十余个国家,这样也对公司的内部控制设计及其评价产生了更为严苛的要求。
笔者在对大型国企A公司情况进行审计调查后,审计对A公司货币资金及生产与仓储循环关键控制点进行设计。以达到使其内控评价体系更加完善。
一、货币资金循环关键控制点设计
(一)银行账户管理。在该流程中重点关注银行余额调节表有无经管理层恰当审核,重视由于银行存款余额账实不符,导致资产可能被盗用所产生的风险。具体做到每月,会计核算处或各独立核算单位财务负责人对《银行存款余额调节表》进行复核签字,对大额、异常的调节项进行询问、检查,确保银行余额调节表编制正确、差异原因已查明、账务调整(如有)正确。
(二)现金管理。在该流程中重点关注现金有无定期进行盘点,重视由于库存现金余额账实不符所产生的风险。出纳人员一定遵守现金管理的规定和要求,对现金账目日清月结,定期盘点,财务部出纳每月进行一次现金盘点并编制《现金盘点表》,由财务管理会计监盘并在《现金盘点表》签字,发现现金账面余额与实际库存不符时,及时查明原因并进行处理。
(三)银行票据管理。在该流程中重点关注汇票信息有无被完整登记并经定期复核,重视由于票据未妥善保管及使用,从而导致账实不符所产生的风险。这就要求企业做到汇票由出纳锁在保险柜内,资金管理部资金岗建立《银行汇票台账》,登记汇票使用及收到工程款汇票的信息;资金管理部部经理每月复核《银行汇票台账》并签字,确保票据在到期日及时支付/承兑,不会产生逾期汇票。
(四)费用报销。在该流程中重点关注费用报销账务处理是否完整准确,尽量避免出现由于费用报销账务处理不准确,导致财务报表不准确。这就要求企业会计核算处制证岗复核收到的《费用报销申请单》和相关票据,并编制费用报销入账凭证;月末结账前,财务部审核岗(独立于凭证编制人员)审核费用报销入账凭证,检查确保凭证内容与《费用报销申请单》、发票等一致,入账期间正确。
(五)员工借款。在该流程中重点关注长期挂账借款是否被监控并予以解决,尽量避免出现长期挂帐的借款无法收回,可能导致的坏账风险。这就要求财务部xx会计每月末在财务系统中查询借款明细账,查看是否有员工未及时还款,对于逾期未还款的进行催收;财务部xx会计针对复核结果编制《借款复核记录表》,列明各借款的到期日、处理结果;财务经理定期查看《借款复核记录表》,对发现的逾期情况处理结果或发现异常事项进行检查和处理。
二、生产与仓储循环关键控制点设计
(一)固定资产与无形资产管理
对于固定资产及无形资产的管理企业应该重点关注固定资产新增(不包括由在建工程转入的固定资产新增)是否经过合理授权、折旧的计提是否完整准确、无形资产摊销是否完整准确、固定资产入账是否准确、及时。防止出现由于固定资产新增(不包括由在建工程转入的固定资产新增)未经过合理的授权从而影响其真实有效性,导致未经授权的采购、固定资产折旧计提未经过合理的授权与校验,从而影响其真实有效性,导致固定资产折旧的不准确、无形资产摊销未经过合理的授权与校验,从而影响其真实有效性,导致固定资产折旧的不准确、固定资产凭证金额不正确从而影响财务报告的准确性等风险。
这就要求企业设计如下控制措施:
1、公司固定资产采购部门经理审批由本部门采购申请人员填写的《固定资产购置申请书》并签字确认;公司总会计师、财务经理、总经理审批由本部门采购申请人员填写的《固定资产购置请示批复单》并签字确认;根据《xx制度规定》:xx金额以上的固定资产还需由局本部xx审批《固定资产购置请示批复单》,以确保新增固定资产的合理性。
2、xx系统管理人员根据企业会计政策将固定资产进行分类管理,通过实现设定好各类的固定资产卡片,预先设定固定资产折旧政策,由财务部固定资产会计岗录入固定资产系统自动进行固定资产的原值录入系统后,系统进行自动计算。会计人员定期导出系统折旧计算表,经财务经理审核。
3、xx系统管理人员根据企业会计政策,预先设定无形资产摊销政策,由财务部资产管理会计岗录入无形资产系统自动进行无形资产的原值录入系统后,系统进行自动计算。会计人员定期导出系统无形资产摊销计算表,经财务经理审核。
4、月末结账前,公司财务部审核岗(独立于凭证编制人员)在财务系统中进行固定资产相关会计凭证审核,检查确保凭证内容与后附支持性文件一致、费用记录在正确的期间。
(二)存货管理
对于存货管理企业应该重点关注存货出库是否经过合理审批、周转材料出库的台账处理是否及时准确、材料台账与财务账的记录是否一致、存货盘点报告是否经过合理审批、存货盘点差异记账是否及时准确、存货的入账是否及时准确。防止出现由于存货出库未经过合理审批,将造成不合理的材料出库,影响存货出库的有效性、账务处理不及时准确从而影响财务报告的准确性等风险。
这就要求企业设计如下控制措施:
1、公司xx部门xx岗审批由办事处项目部根据施工进展填写的《物料申请单》并签字确认;公司物资管理部仓库负责人及公司物资管理部门经理依次审批由xx部门xx岗根据《物料申请单》填写的《出库单》并签字确认,以确保存货出库经过了合理审批。
2、公司物资管理部物资管理岗根据《出库单》登记《周转材料统计报表》并汇总《周转材料摊销额计算表》记录摊销情况;公司xx部xx岗复核《周转材料统计表》及《周转材料摊销额计算表》并签字确认,以确保周转材料出库摊销正确;经复核通过的《周转材料摊销额计算表》提交财务部,供成本摊销使用。
3、每月1号,公司财务部总账岗将物资管理部门汇总提交的《物资收发存报表》与财务账面余额进行比对,以确认材料台账与财务账的记录是否一致,若出现差异需要及时进行调整,并记录差异原因及跟进结果。
4、《存货盘点报告》中记录了从财务账到实物的数量、质量,以及是否一致,差异及原因、涉及金额、解决方式;盘点人员在《存货盘点报告》上签字确认;公司财务部门经理和物资管理部经理审核的《存货盘点报告》并签字确认,以确保存货盘点报告的准确性和有效性。
5、公司财务部制证岗核对存货盘点数与存货明细账,计算盘点差异并对盘点差异进行调查后,编制《会计凭证》;公司财务部审核岗(独立于凭证编制人员)在财务系统中进行凭证审核,检查确保凭证内容与《xx》一致、费用记录在正确的期间。
6、月末结账前,公司财务部审核岗(独立于凭证编制人员)在财务系统中进行存货相关会计凭证审核,检查确保凭证内容与后附支持性文件一致、费用记录在正确的期间。
关键词:固定资产;问题;建议
一、南京市江宁医院固定资产管理的现状
医院固定资产是指医院为维持日常治病救人、护理病人而特有的、使用期限较长、单位价值较高,在使用过程中保持原有的实物形态的非货币性资产。其范围包括病床、电视、空调等,医院固定资产是维持医院正常运转和提供服务保障的基本物质基础,对医院的核心竞争力有着直接的影响,是医院赖以生存和发展的重要资源,因此它的重要性非常值得我们重视,它所面临的问题需要我们认真分析并提出新方案来解决。当前,大部分医院主要采用归口分级的管理模式进行固定资产管理,院计财处负责全院固定资产价值与产权管理,各归口部门负责具体的业务管理,即设备科负责管理医疗设备,信息科负责管理电子网络设备,后勤处负责管理家具,房屋建筑物,办公室负责交通工具,统一入账标准,统一账卡管理模式。
二、南京市江宁医院后勤固定资产管理中存在的问题
(一)多部门管理,权责不分
固定资产管理部门和使用部门职责、权限不明确。小到固定资产表格、卡片的制定,大到固定资产归属管理部门的明确,整个医院缺乏统一的固定资产管理机构,存在多头管理问题,使固定资产管理职能分散,财务、设备、信息、后勤等部门权责界分不清,容易出现管理上的盲区,造成固定资产购置、领用、保管等环节出现脱节问题。
(二)固定资产利用率较低
固定资产管理薄弱,内部控制不够严格,造成有些固定资产闲置、浪费和损失,利用率低。尤其是后勤固定资产的价值低、可移动,所以普遍对后勤固定资产的重视程度不足,这就导致部分固定资产处于闲置状态,没有发挥特定的作用的同时又占用了医院的大量资金,造成医院的资源浪费,也妨碍了医院的更好发展。产生这种现象的原因首先在固定资产购买时没有考虑过它的实用性,盲目购买的后果就会导致固定资产的后期利用率降低;其次是因为是在后勤固定资产管理的时候没有有效的使用计划安排,有效统一的固定资产管理体系的缺乏使得固定资产在购买后的利用达不到预想的效果,造成了医院的资源浪费。
(三)清查、盘点制度执行不到位
管理部门和使用科室不能定期进行固定资产的清查、盘点。盘点前没有安排熟悉的相关人员进行,盘点时常发生错盘、漏盘的现象发生,盘点后没能及时生成盘点报表,有的生成盘点表对盘亏、盘盈未附文字说明原因。
(四)报废过程、手续不完善
在医院的具体工作中,有些科室认为后勤固定资产价值较低,在不能使用时自行报废处理,报废后又没有及时上报财务和管理部门核销的情况,有些固定资产报废时未经主要领导同意即发生报废事实。同时,有些固定资产由于资产使用部门无专人保管财产,造成财产损失或丢弃,从而导致固定资产亏损,以上几种情况发生均会导致固定资产账面数和财务不符现象。
(五)管理方法落后
虽然现在多数医院已经实施信息化管理,但只是简单的数据录入,有的未及时录入,有的录入时发生差错,时常发生固定资产调剂给其它部门使用,但未更改使用部门,造成固定资产管理混乱,远远不能满足现代医院管理模式的要求。
三、做好医院固定资产管理的对策
(一)明确职责权限主体
财务部门统一制定固定资产管理卡片,管理部门负责登记且一式三份,一份交财务、一份交使用科室、一份管理部门留存。卡片详细记录资产名称、规格、型号、财产编码和使用变动等具体情况。固定资产采购管理部门负责所属部门固定资产的管理,定期前往使用部门进行固定资产盘点,并与账务进行核对。固定资产使用部门负责本科室固定资产的管理,建立本科室固定资产台账,对固定资产的具体存放地点、使用人员进行详细登记。
(二)制定合理的程序
PDCA循环是我所认同的一种可参考的模板,即Plan计划、Do执行、Check检查、Act修正。将其借鉴到医院固定资产管理上则可将此程序细分为初审申请、交由领导审批、采购、入库、科室领用、调剂等各个环节全方位进行管理,减少固定资产毁损和流失,确保账实相符,提高固定资产使用效率。
(三)规范操作流程
固定资产管理涉及到物品的出入库等方面工作,用科学的视角看即使是入库一个小小的步骤也有非常严格的要求:物资是否合格,入库后库存时间定为多少合适、科室领用手续是否完备、对于弃置物品处理是否得当等,因此将每个环节都考虑到并做到细致严谨即可使流程更加符合规范。
(四)定期进行固定资产的清查、盘点
定期由固定资产管理部门组织对固定资产进行清查、盘点,对盘盈、盘亏,以及在盘点过程中发现的具体问题,由财务部门与使用科室一起协同查明原因,形成书面报告,报医院主管领导批准后,按照会计制度规定进行处理。财务和管理部门会同使用科室定期进行账、卡、物核对工作,完善固定资产档案,确保账账相符、账卡相符、账物相符。
(五)加强固定资产报废环节处理
加强固定资产报废的管理,使资产与账实保持一致。人员变动或装修、改造、搬迁时,及时通知归口管理部门,办理相关手续,并进行账务处理,对利用率低的闲置固定资产进行内部调拨。固定资产报废应首先由使用科室提出申请,经维修部门检查审核,确实没有维修价值后,协同归口管理部门到现场核对实物的名称、型号是否一致,核实无误后,使用科室将废旧财产交给管理部门,废旧资产回收管理人员在报废单上签字,会同财务部门对账务进行调整,以确保医院资产的真实性。
四、结语
总之,医院固定资产管理是一种既繁锁又不容易做好的工作,只有明确权限主体,制定合理的程序,定期进行固定资产的清查、盘点,加强固定资产报废环节管理,提高固定资产使用效率,从意识上重视,在管理环节上严格把关,双管齐下,以期能促进医院固定资产管理更加科学合理。
参考文献:
[1]甘丽云.试论新时期医院资产管理问题与对策[J].中国卫生产业,2014(08).
关键词:固定资产 改制企业 管理
固定资产在改制企业中占较大比重,特别是以土地出让金形式取得所有权的不动产,更有着一定的特殊性。但是沿用国有企业集团的固定资产管理模式,从购置到处置环节都会不同程度地存在问题。为此,企业要通过引进切实的固定资产管理机制,了解新增及现有全部资产状况,避免重复购买和浪费;对闲置资产和使用效率低的资产进行处置,整合内部资源,提高资金利用效率,增强企业竞争力。同时保证企业财产的完整、安全,防止管理漏洞造成的固定资产流失。
一、改制企业固定资产管理存在的不足
国有企业的改制是企业的阵痛,也是职工的阵痛。在资产上交接不清,甚至没有交接都直接影响着改制后的管理,造成目前在管理过程中出现的一系列问题。
(一)制度不完整、不细化
改制企业的固定资产管理制度多年未变,实际工作中照搬照套改制前制度,不与时俱进。
1.固定资产标准不统一。按照准则规定,固定资产是单位价值2000元以上、使用期限一年以上的有形资产。在实际工作中,会计人员将一些价值较低的资产,如打印机、活动硬盘及办公桌椅等的购置金额直接从当期费用列支,这样的确带来核算上的便利,也可一次性税前列支,但在资产的管理上会出现问题。首先,对这类资产是否盘点存在两难。若进行盘点会导致账实不符;若不盘点,长期数量的累积会在总金额上构成资产流失。其次,这些账外资产显然处于失控状态。因为责任人或管理部门的缺失,极易造成公物私存、重复购买,甚至据为己有也无人过问。后果自然是企业资产流失,支出增加。虽不是大额支出,但蝼蚁虽小可决堤。
2.盘点制度执行有瑕疵。固定资产管理制度上对盘点有明确要求,但实际工作中往往无法保证对固定资产的定期核查,企业资产的管理档案过于依赖财务部门。集团公司拥有大量资产分布在分公司、子公司,盘点时间的不统一也会造成企业资产不实。改制前是国有企业,母公司实为管理单位,虽各为法人,但实行的是统一管理。主管单位将资产在各公司、各部门之间调拨较随意,特别是汽车、电脑这些移动性强的资产,有时领导一句话就变了主人,没有使用“固定资产调拨单”的正规手续。比如母公司搬家时,拆下的空调、旧的电脑甚至办公桌椅在没有办理任何手续的情况下直接拿去下属公司使用,母公司方提足折旧不清理,下属公司方嗟来之物不入账;改制后的员工虽改变了身份,但作事的风格延续了下来,加上离开的员工根本不进行交接,如果母、子公司的盘点时间上也不统一,必然造成一方盘盈、一方盘亏。那么出现有账无物、有物无账的现象也就不足为奇了。
3.责任、分工不明确。改制前使用的是手工记账,财务部门根据领导签批的报销单内容建立固定资产明细账及留存卡片(单张),这些资料自始至终在财务部门保管。财务部门既是资产的核算部门,也是资产的管理部门。资产的使用部门或使用人对资产的情况及责任一无所知。改制后集团公司上了NC系统,录入原始数据建账的工作量相当大。加之财务人员对系统的不熟悉,所以在建立固定资产电子卡片时,已经提足折旧的固定资产就没有再建立卡片。系统按录入卡片进行折旧计提虽没有问题,但到年终结账时,固定资产模块总账、明细账不符不能过账,而已经提足折旧的固定资产大部分在改制时由使用部门或行政管理部门做了处理,只是财务上没有消账。因为资产的管理部门、核算部门、使用部门分工不明,处理资产问题时衔接就不到位,时隔数年后信息不全根本无法做NC初期的卡片录入工作。为了账账相符,会计人员只能做打包处理,将提足折旧的固定资产按总金额录入一张卡片。一卡多物,带来处置时不能对号入座消账,还要进行资产拆分的二次工作。
4.预算制度缺乏刚性,考核不严,导致流于形式。重要购买只要有签批立即办理、重大购买没有董事会授权或集体决策,不考虑预算有无或金额大小。小到一台电脑大到不动产,往往因为是总经理的需要或董事长的意见而进行预算外购买,以年底作特别事项说明或调整年度预算来动摇预算的刚性。企业不是用预算来控制成本,而是用调整预算来向成本妥协,导致员工对预算的执行力产生怀疑,做预算时马虎应付,执行进程中不以为然。年终对部门和个人的绩效考核也仅限于是否完成收益指标和有无工作差错,预算内执行不列入考核范畴,考核缺乏全面性。另外,预算外购买特别是领导层的预算外购买,影响到公平、公正原则,动摇员工对企业制度严肃性的信心。
(二)固定资产核算对新准则采取回避态度
改制企业净资产中有实际意义的就是固定资产,因为投资类基本上是损失无收益,否则也不会进行改制。固定资产中不动产又占相当大比例,基本是体制内划拨性资产,改制后以土地出让金形式取得。随着近年房地产业的高速发展,历史成本计价原则已经大大低估了企业的资产价值,甚至有二十多年前的房产已提足折旧只剩残值,事实是身处闹市区而不断升值,账面价值不能反映资产的实际价值,这应该也是“账实不符”。还会将资产报酬率虚高或资产负债率虚低的错误信号传递给投资者,误导投资者做出错误决策。对于闲置房产用来出租的部分,集团公司有的企业转入了投资性房地产,以公允价值计价,但仍提折旧;有的企业仍然沿续固定资产核算,没有转入投资性房地产。且不讨论由此带来集团公司报表的统一性问题,这样的处理也不符合准则要求。
(三)资产报酬率过低,不利于企业的长远发展
国有企业因为发展遇到障碍才会改制,但优势是拥有大量的优良资产。企业改制后如果不能善用资产,又没有先进的技术,那么改掉的只是职工。相对于庞大的资产,租金这单一来源显然不能满足企业对发展的要求。用租金收入来养活为数不多的职工暂时来看是可行的,但没有盈利能力对企业则是致命的,资产利用率低下是其中主要因素。没有发挥财务杠杆效应,导致企业资本结构不合理,资产报酬率过低,阻碍企业的进一步发展。
(四)内部审计程序过于简单
企业内审部门每年会选择几个不同的专题进行审计,对固定资产的审计是其中之一,且在时间上是不确定的,内审部门的专项审计不能保证定期进行;内审过程与盘点类似,受人手限制,对添置较大规模的固定资产,忽略检查可行性研究报告及是否经过适当授权审批,没有突出内部审计的再控制作用;对管理漏洞的整改措施忽略跟踪,提出问题而不解决问题,某种意义上是审计程序的不完整。
二、加强改制企业固定资产管理的对策
(一)细化固定资产管理制度
企业应参考准则,以本企业固定资产构成来具体制定入账标准。企业规模小,固定资产不多,标准可以制定地宽泛一些;大型企业、集团公司的固定资产价值高、类目多,可从标准上加以制约。随着科技的发展,电子办公类产品价格趋低,但从使用价值上做为固定资产管理更为合适。特别是数量大的批类购买,总价较高,更应慎重对待。对价值低但数量较多的办公设备、设施,虽未纳入固定资产管理,也应设置低值易耗品备查薄进行账外管理。
(二)集团公司建立统一的定期盘点制度
集团公司提倡母子公司调剂使用资产,合理配置节约成本,这使定期盘点工作显得尤其重要。在盘点上不仅要横向定期,还要纵向定期,时点的统一是保证账实相符的基础。母、子公司及各部门之间调剂使用固定资产,必须填写“固定资产调拨单”,调入、调出单位均经签字确认、主管领导签字批准,并交由财务部门调整有关固定资产明细账,固定资产管理部门同时更换粘贴卡片,卡片上明确使用人、责任人,做到账、卡、物一致。对盘盈、盘亏及损坏的资产应填报《固定资产盘盈盘亏表》、《固定资产报损表》,详细注明原因。母、子公司财务人员会同有关人员查明原因,排除非责任因素后对有关当事人进行处罚。对盘盈要及时登记固定资产管理档案,同时由申请人填制《固定资产盘盈盘亏表》经部门领导、财务部门、主管领导签批后执行账务处理。
(三)明确责任、分工
固定资产的购置、使用、变动、处置或报废,涉及到核算部门、管理部门、使用部门及每一个职工。资产使用部门要完整、规范地建立固定资产管理档案,保证档案与实物之间完全相符,如不相符要及时查明原因,分清责任,提请处理。财务部门作为核算部门建立固定资产明细账同时与管理部门档案相符,并共同对卡片的制定和准确性负责。严格来说卡片应一式四份,管理部门、核算部门、使用部门各执一份,另一份随资产粘贴,并保证在固定资产要素变更时随时更换。固定资产发生毁损或需要报废时,使用部门要立即向资产的管理部门报告,管理部门会同有关责任人查明原因,追究责任。经鉴定后报财务部门,同时办理报批手续,经批准后及时消账,保证账、卡、物相符。闲置资产进行封存管理,仍列为盘点对象,避免资产流失。
(四)建立严格的预算管理制度,坚持公平、公正、公开原则
将固定资产管理与预算管理相结合。固定资产的使用部门在每年年末编制固定资产预算方案,由部门领导审核后报固定资产管理部门,统一编制固定资产预算。在编制预算时与人事部门沟通,考虑新进人员、升职人员的固定资产配置。大型购置须经可行性研究分析并形成书面报告,经集体决策后方可编入下一年预算。各相关部门应严格执行经董事会批准的年度预算,没有特别情况,一律不得超预算执行。如确因生产经营所需进行预算外固定资产支出应另做预算外申请,经部门领导、财务部门及总经理签批后方可执行。数额大的还需经可行性论证、集体决策,领导层不设例外。固定资产购入后应对其使用情况及产生效益进行跟踪,评价是否存在使用效能低下、资源浪费现象,并以此作为考评内容之一,结合预算的刚性执行情况和差异执行情况对部门和个人进行考核,增强预算执行效果,同时及时发现和解决预算执行过程中的潜在问题。
(五)会计核算应以新准则为准绳,同时兼顾本企业实际状况
对于出租性房产,根据谨慎性原则,应按准则要求转入投资性房地产核算,采用历史成本计价为宜,但要在会计报表附注中披露拥有资产的公允价值。这样既能坚持一贯性原则和可比性原则,还保留了一块税前抵扣,有利于保护投资者利益;如果没有特殊需要,不赞成转入投资性房地产后采用公允价值计价,首先因为公允价值是动态的,我国目前房地产市场还缺乏必要的技术手段来获得准确的公允价值,会计报表的波动性也是影响投资者信心的不利因素;其次公允价值的取得需要付出相应的成本增加财务压力;再有失去了合理避税的机会。
(六)盘活资产存量,提高资产利用率
通过投资增量,有效地盘活和利用现有资产,提高资产使用效率与效益,使现有资产发挥它的战略价值。1、盘活资产存量,使闲置资产充分发挥作用;2、提高资产使用效率,使效率低的资产提高利用率;3、重组或重配存量资产,使低增值率向高增值率转移。具体上企业可以利用对不断升值的不动产再评估,获得银行支持合理负债,保持良好的财务结构,提高负债所增资产的效益;也可以利用多种折旧方法提高资金运营效果,对更新换代快的电子产品或生产设备采用加速折旧方式,提前资产费用化,达到抵税效应,提高利润。
(七)完善内审程序,拓宽内审范围
固定资产内部专项审计的安排应按时间、有计划地进行,以保证监督的有效性。对增加的重大购买,应当检查是否有完善的审批程序和相应手续及是否有完整的可行性研究报告。对整改措施要求到位,跟踪处理结果,整改不合格追究责任,与绩效挂钩,必要时写进内审报告。领导层应重视内审队伍建设,保证足够、专业、有序。当然,从节约成本的角度考虑,在人手不够的情况下可以安排财务人员或其他管理人员协助,而不是简化程序、漏项少项。相反,随着管理的深化,内审人员应提高专业素养,拓宽范围,由单纯的管理审计进步到经营审计,提供“增值”服务,帮助公司改善管理方法,优化资源配置,提高资产利用率。
综上所述,固定资产是企业利润的主要来源之一,管好、用好方能给企业一个发展的未来。
参考文献:
[1]财政部.企业会计准则[M].2006,2
国有企业的改制是企业的阵痛,也是职工的阵痛。在资产上交接不清,甚至没有交接都直接影响着改制后的管理,造成目前在管理过程中出现的一系列问题。
(一)制度不完整、不细化
改制企业的固定资产管理制度多年未变,实际工作中照搬照套改制前制度,不与时俱进。
1.固定资产标准不统一。按照准则规定,固定资产是单位价值2000元以上、使用期限一年以上的有形资产。在实际工作中,会计人员将一些价值较低的资产,如打印机、活动硬盘及办公桌椅等的购置金额直接从当期费用列支,这样的确带来核算上的便利,也可一次性税前列支,但在资产的管理上会出现问题。首先,对这类资产是否盘点存在两难。若进行盘点会导致账实不符;若不盘点,长期数量的累积会在总金额上构成资产流失。其次,这些账外资产显然处于失控状态。因为责任人或管理部门的缺失,极易造成公物私存、重复购买,甚至据为己有也无人过问。后果自然是企业资产流失,支出增加。虽不是大额支出,但蝼蚁虽小可决堤。
2.盘点制度执行有瑕疵。固定资产管理制度上对盘点有明确要求,但实际工作中往往无法保证对固定资产的定期核查,企业资产的管理档案过于依赖财务部门。集团公司拥有大量资产分布在分公司、子公司,盘点时间的不统一也会造成企业资产不实。改制前是国有企业,母公司实为管理单位,虽各为法人,但实行的是统一管理。主管单位将资产在各公司、各部门之间调拨较随意,特别是汽车、电脑这些移动性强的资产,有时领导一句话就变了主人,没有使用“固定资产调拨单”的正规手续。比如母公司搬家时,拆下的空调、旧的电脑甚至办公桌椅在没有办理任何手续的情况下直接拿去下属公司使用,母公司方提足折旧不清理,下属公司方嗟来之物不入账;改制后的员工虽改变了身份,但作事的风格延续了下来,加上离开的员工根本不进行交接,如果母、子公司的盘点时间上也不统一,必然造成一方盘盈、一方盘亏。那么出现有账无物、有物无账的现象也就不足为奇了。
3.责任、分工不明确。改制前使用的是手工记账,财务部门根据领导签批的报销单内容建立固定资产明细账及留存卡片(单张),这些资料自始至终在财务部门保管。财务部门既是资产的核算部门,也是资产的管理部门。资产的使用部门或使用人对资产的情况及责任一无所知。改制后集团公司上了NC系统,录入原始数据建账的工作量相当大。加之财务人员对系统的不熟悉,所以在建立固定资产电子卡片时,已经提足折旧的固定资产就没有再建立卡片。系统按录入卡片进行折旧计提虽没有问题,但到年终结账时,固定资产模块总账、明细账不符不能过账,而已经提足折旧的固定资产大部分在改制时由使用部门或行政管理部门做了处理,只是财务上没有消账。因为资产的管理部门、核算部门、使用部门分工不明,处理资产问题时衔接就不到位,时隔数年后信息不全根本无法做NC初期的卡片录入工作。为了账账相符,会计人员只能做打包处理,将提足折旧的固定资产按总金额录入一张卡片。一卡多物,带来处置时不能对号入座消账,还要进行资产拆分的二次工作。
4.预算制度缺乏刚性,考核不严,导致流于形式。重要购买只要有签批立即办理、重大购买没有董事会授权或集体决策,不考虑预算有无或金额大小。小到一台电脑大到不动产,往往因为是总经理的需要或董事长的意见而进行预算外购买,以年底作特别事项说明或调整年度预算来动摇预算的刚性。企业不是用预算来控制成本,而是用调整预算来向成本妥协,导致员工对预算的执行力产生怀疑,做预算时马虎应付,执行进程中不以为然。年终对部门和个人的绩效考核也仅限于是否完成收益指标和有无工作差错,预算内执行不列入考核范畴,考核缺乏全面性。另外,预算外购买特别是领导层的预算外购买,影响到公平、公正原则,动摇员工对企业制度严肃性的信心。
(二)固定资产核算对新准则采取回避态度
改制企业净资产中有实际意义的就是固定资产,因为投资类基本上是损失无收益,否则也不会进行改制。固定资产中不动产又占相当大比例,基本是体制内划拨性资产,改制后以土地出让金形式取得。随着近年房地产业的高速发展,历史成本计价原则已经大大低估了企业的资产价值,甚至有二十多年前的房产已提足折旧只剩残值,事实是身处闹市区而不断升值,账面价值不能反映资产的实际价值,这应该也是“账实不符”。还会将资产报酬率虚高或资产负债率虚低的错误信号传递给投资者,误导投资者做出错误决策。对于闲置房产用来出租的部分,集团公司有的企业转入了投资性房地产,以公允价值计价,但仍提折旧;有的企业仍然沿续固定资产核算,没有转入投资性房地产。且不讨论由此带来集团公司报表的统一性问题,这样的处理也不符合准则要求。
(三)资产报酬率过低,不利于企业的长远发展
国有企业因为发展遇到障碍才会改制,但优势是拥有大量的优良资产。企业改制后如果不能善用资产,又没有先进的技术,那么改掉的只是职工。相对于庞大的资产,租金这单一来源显然不能满足企业对发展的要求。用租金收入来养活为数不多的职工暂时来看是可行的,但没有盈利能力对企业则是致命的,资产利用率低下是其中主要因素。没有发挥财务杠杆效应,导致企业资本结构不合理,资产报酬率过低,阻碍企业的进一步发展。
(四)内部审计程序过于简单
企业内审部门每年会选择几个不同的专题进行审计,对固定资产的审计是其中之一,且在时间上是不确定的,内审部门的专项审计不能保证定期进行;内审过程与盘点类似,受人手限制,对添置较大规模的固定资产,忽略检查可行性研究报告及是否经过适当授权审批,没有突出内部审计的再控制作用;对管理漏洞的整改措施忽略跟踪,提出问题而不解决问题,某种意义上是审计程序的不完整。
二、加强改制企业固定资产管理的对策
(一)细化固定资产管理制度
企业应参考准则,以本企业固定资产构成来具体制定入账标准。企业规模小,固定资产不多,标准可以制定地宽泛一些;大型企业、集团公司的固定资产价值高、类目多,可从标准上加以制约。随着科技的发展,电子办公类产品价格趋低,但从使用价值上做为固定资产管理更为合适。特别是数量大的批类购买,总价较高,更应慎重对待。对价值低但数量较多的办公设备、设施,虽未纳入固定资产管理,也应设置低值易耗品备查薄进行账外管理。
(二)集团公司建立统一的定期盘点制度
集团公司提倡母子公司调剂使用资产,合理配置节约成本,这使定期盘点工作显得尤其重要。在盘点上不仅要横向定期,还要纵向定期,时点的统一是保证账实相符的基础。母、子公司及各部门之间调剂使用固定资产,必须填写“固定资产调拨单”,调入、调出单位均经签字确认、主管领导签字批准,并交由财务部门调整有关固定资产明细账,固定资产管理部门同时更换粘贴卡片,卡片上明确使用人、责任人,做到账、卡、物一致。对盘盈、盘亏及损坏的资产应填报《固定资产盘盈盘亏表》、《固定资产报损表》,详细注明原因。母、子公司财务人员会同有关人员查明原因,排除非责任因素后对有关当事人进行处罚。对盘盈要及时登记固定资产管理档案,同时由申请人填制《固定资产盘盈盘亏表》经部门领导、财务部门、主管领导签批后执行账务处理。
(三)明确责任、分工
固定资产的购置、使用、变动、处置或报废,涉及到核算部门、管理部门、使用部门及每一个职工。资产使用部门要完整、规范地建立固定资产管理档案,保证档案与实物之间完全相符,如不相符要及时查明原因,分清责任,提请处理。财务部门作为核算部门建立固定资产明细账同时与管理部门档案相符,并共同对卡片的制定和准确性负责。严格来说卡片应一式四份,管理部门、核算部门、使用部门各执一份,另一份随资产粘贴,并保证在固定资产要素变更时随时更换。固定资产发生毁损或需要报废时,使用部门要立即向资产的管理部门报告,管理部门会同有关责任人查明原因,追究责任。经鉴定后报财务部门,同时办理报批手续,经批准后及时消账,保证账、卡、物相符。闲置资产进行封存管理,仍列为盘点对象,避免资产流失。
(四)建立严格的预算管理制度,坚持公平、公正、公开原则
将固定资产管理与预算管理相结合。固定资产的使用部门在每年年末编制固定资产预算方案,由部门领导审核后报固定资产管理部门,统一编制固定资产预算。在编制预算时与人事部门沟通,考虑新进人员、升职人员的固定资产配置。大型购置须经可行性研究分析并形成书面报告,经集体决策后方可编入下一年预算。各相关部门应严格执行经董事会批准的年度预算,没有特别情况,一律不得超预算执行。如确因生产经营所需进行预算外固定资产支出应另做预算外申请,经部门领导、财务部门及总经理签批后方可执行。数额大的还需经可行性论证、集体决策,领导层不设例外。固定资产购入后应对其使用情况及产生效益进行跟踪,评价是否存在使用效能低下、资源浪费现象,并以此作为考评内容之一,结合预算的刚性执行情况和差异执行情况对部门和个人进行考核,增强预算执行效果,同时及时发现和解决预算执行过程中的潜在问题。
(五)会计核算应以新准则为准绳,同时兼顾本企业实际状况
对于出租性房产,根据谨慎性原则,应按准则要求转入投资性房地产核算,采用历史成本计价为宜,但要在会计报表附注中披露拥有资产的公允价值。这样既能坚持一贯性原则和可比性原则,还保留了一块税前抵扣,有利于保护投资者利益;如果没有特殊需要,不赞成转入投资性房地产后采用公允价值计价,首先因为公允价值是动态的,我国目前房地产市场还缺乏必要的技术手段来获得准确的公允价值,会计报表的波动性也是影响投资者信心的不利因素;其次公允价值的取得需要付出相应的成本增加财务压力;再有失去了合理避税的机会。
(六)盘活资产存量,提高资产利用率
通过投资增量,有效地盘活和利用现有资产,提高资产使用效率与效益,使现有资产发挥它的战略价值。1、盘活资产存量,使闲置资产充分发挥作用;2、提高资产使用效率,使效率低的资产提高利用率;3、重组或重配存量资产,使低增值率向高增值率转移。具体上企业可以利用对不断升值的不动产再评估,获得银行支持合理负债,保持良好的财务结构,提高负债所增资产的效益;也可以利用多种折旧方法提高资金运营效果,对更新换代快的电子产品或生产设备采用加速折旧方式,提前资产费用化,达到抵税效应,提高利润。
(七)完善内审程序,拓宽内审范围
固定资产内部专项审计的安排应按时间、有计划地进行,以保证监督的有效性。对增加的重大购买,应当检查是否有完善的审批程序和相应手续及是否有完整的可行性研究报告。对整改措施要求到位,跟踪处理结果,整改不合格追究责任,与绩效挂钩,必要时写进内审报告。领导层应重视内审队伍建设,保证足够、专业、有序。当然,从节约成本的角度考虑,在人手不够的情况下可以安排财务人员或其他管理人员协助,而不是简化程序、漏项少项。相反,随着管理的深化,内审人员应提高专业素养,拓宽范围,由单纯的管理审计进步到经营审计,提供“增值”服务,帮助公司改善管理方法,优化资源配置,提高资产利用率。
关键词:固定资产;内部控制;完善对策
一、固定资产内部控制要素完善对策
(一)控制环境要素的完善措施
1.加强企业诚信与道德观建设
公司可通过企业网站等渠道,向供应商传达公司的企业文化、道德与诚信观,同时与供应商建立在道德、诚信方面的相互约束机制,通过与供应商签署《诚信协议》、《商业行为准则》,除了明确双方要严守商业秘密、信守商业道德,遵守有关规定外,还要相互公布违规违纪的举报渠道,对公司内部员工可能的舞弊行为进行举报。
2.完善人力资源管理政策
修订关键岗位管理办法,补充对关键岗位范围的说明、在道德与职业操守方面的要求、在招聘和离职方面的特殊关注等内容。完善员工离职管理办法,对关键岗位人员离职的工作交接、公司财产移交、信息保密等保持特殊关注。
(二)风险评估要素的完善措施
设立风险管理机构,明确企业风险管理的相应职责。公司目标的制定和沟通。建立风险识别机制,对企业外部风险因素和企业内部风险因素进行预期与识别。建立风险评估机制,包括风险评估的方法和程序。建立风险管理的记录与报告机制。
(三)控制活动要素的完善措施
坚持依法经营,依法治企。各部门及时梳理各专业线法律法规遵循工作的依据和实现法律法规遵循性目标的关键环节,定期开展法律法规遵循性的检查,全面查找漏洞和不足,及时采取有效管控措施,确保企业生产经营行为的合法合规;严格执行信息系统管理办法,对各级系统使用人员进行权限设置与登记管理,使用人员调出或调离工作岗位后,应及时回收其相应系统账号和密码。禁止与管理系统无关的人员在系统上拥有用户账号。
(四)监控要素的完善措施
根据公司有关文件要求,及时下发各部门固定资产管理实施细则,并严格按照细则要求对账实情况进行核实,真实完整地反映各单位的资产状况、财务状况和经营成果,提升各单位财务信息质量:加强现有审计人员的培训,同时通过招聘和培训对现有审计人员的专业结构进行优化,提高审计人员在信息技术及法律法规方面的素质,保证公司审计工作的顺利开展。
二、固定资产内部控制流程完善对策
(一)固定资产取得环节
1.固定资产取得的审批环节完善措施
一是工程部门根据公司和国家相关规定对应急项目申请进行了审核并留下了审核痕迹(签字和日期),公司管理层对应急项目的批复在规定的时限内已完成(本地化时明确批复时限);二是正常工程项目的立项申请、科研申请要符合预算或调整预算的规定,科研报告、设计文件已通过工程部门的审核并留下了审核痕迹;三是购置项目申请符合公司预算或调整预算规定,已经过相关专业部门的审核并留下了审核痕迹,公司管理层在限额范围内对购置申请审核和批准;四是融资租人项目合同符合公可或国家相关规定,公司管理层在限额范围内对融资租赁业务申请进行了审核和批准,并留下了痕迹。
2.工程进度的复核环节完善措施
一是确保工程管理部门每月编制资本性支出报表,反映截止当月全部己立项项目的开工时间、工程状态、工程费用支出等工程进度信息;二是工程管理部门管理层审核资本性支出报表中的信息是否与立项批复、设计批复、设备到货、材料领用单据、施工进度报告、监理报告、施工合同、监理合同等相关支持性文件一致,如有差异,应做出处理批复,工程管理部门管理层审核批准后应签署批复意见、批复人姓名及批复日期;三是资本性支出报表应在本地化规定的时间内传递到财务部门工程会计人员处,作为与财务系统核对的依据。四是工程管理部门确保根据工程形象进度的计算方法,每月编制服务费暂估报表,审核后的报表应在当月传递到财务部门工程会计人员处作为财务暂估入账的依据。
3.在建工程人账环节完善措施
一是截至当月设备费、材料费、施工费、设计费、监理费等工程费用入账情况与当月的在建工程资本性支出报表进度情况相符;二是在建工程列支的借款利息符合中国/香港准则利息资本化的规定;三是记账凭证与原始凭证金额一致,会计科目录入准确,对费用性质的描述一致,稽核人员对记账凭证及其相关原始单据进行审核操作并留下审核痕迹。四是对核对出现差异的工程项目进行记录、发现问题予以调查、及时解决。
4.组织工程初验环节完善措施
一是在收到施工单位提交的完工报告后的规定时间内进行初验(本地化明确完工后组织初验的时限要求)。二是工程管理部门对初验报告进行审核,确保其符合公司规定及资产暂估入账要求,并留下审核痕迹,签字并签署日期确认。三是固定资产签收明细表符合公司规定及资产暂估入账卡片录入要求,并由工程管理部门和资产接收部门签字确认。四是初验报告、固定资产签收明细表要在初验通过当月递交给财务部门。
5.固定资产入账环节完善措施
一是确保固定资产验收或交付相关的初验报告、工程决算、到货清单、融资租入账务处理通知等原始单据的有效性。二是初验(或一次性验收)通过当月暂估资产。三是工程决算在规定时限内(原则上最长不迟于终验后3个月)完成。四是购置资产货到当月正式入账。五是融资租人资产在收到相关账务处理通知的当月完成账务处理。六是记账凭证及卡片与原始凭证金额一致,会计科目录入准确,稽核会计对记账凭证及其相关原始单据进行审核操作并留下审核痕迹。
6.组织工程终验环节完善措施
一是工程管理部门根据终验申请在初验后3至6个月或规定时间内组织终验;二是终验通知附有参与验收部门和人员的签字和盖章;是终验通知签发当月发送给财务部门。
7.监督决算递交环节完善措施
一是通过资本性支出月度对账表或其他方式反映在建工程初验、终验、最终决算等状态;二是财务部门对发现的问题及时反馈工程管理部门,并保留建议痕迹。
(二)固定资产管理环节
1.固定资产卡片信息核对环节完善措施
一是固定资产卡片编号自动生成,编号连续且唯一,资产卡片编号不连续时有合理依据(如报废文件、调拨文件等)。二是账卡核对和卡实核对是根据公司政策按月进行的,核对留下书面记录。三是对核对发现的差异及时进行了确认和处理。
2.维修计划的审批环节完善措施
一是根据政策和规定,管理层对日常维修(包括代维、维保)、大修理进行了适当的界定;二是固定资产维修计划有相应的管理层审批文档;三是管理层在公司规定的维修权限(本地化时请明确具体审批权限的层级和金额)内及时进行了审批。
3.固定资产盘点环节的完善措施
一是盘点符合公司制定的政策和规定,并至少每年一次;二是循环盘点报告与循环盘点计划、循环盘点清查表的内容相符,盘盈盘亏资产汇总表与循环盘点报告的内容相符;三是管理层及财务部门资产会计在其权限内对固定资产盘点文档等进行了签字确认。四是资产专业管理部门或财务部门在盘点清查表上有监盘的签字确认。
(三)固定资产处置环节
1.固定资产的内部转移环节完善措施
一是资产内部转移有审批后的资产转移申请单作为资产卡片信息变更的依据;二是资产转移申请单由资产责任人确认并签字;三是专业管理部门负责人或其授权的资产管理员根据公司政策规定,在其权限内审核资产转移申请并留下痕迹(签字并签署日期);四是财务部门资产会计变更资产卡片信息,变更内容以及变更时间与资产转移申请单一致。
2.固定资产处置的审批环节完善措施
一是固定资产调拨有资产调拨单和资产调拨明细表作为依据;二是根据公司政策规定,调拨资产管理层和授权部门在其权限内进行了确认、批准,并签字;三是报废资产经过资产专业管理部门技术鉴定;四是资产报废有适当的支持文档;五是根据公司政策规定,管理层和授权部门在其权限内对资产报废进行了确认、批准;六是出售资产时经过市场评估;七是资产出售有适当的支持文档;八是根据公司政策规定,管理层和授权部门在其权限内对资产出售进行了确认、批准。
3.固定资产处置的财务复核环节完善措施
一是据以入账资产的调拨、报废、出售等处置原始单据已经公司管理层或其授权人员根据公司政策规定,在其权限内审核并留下痕迹(签字并签署日期;二是记账凭证的金额和性质描述与处置原始单据是一致的,会计科目录入准确,稽核会计进行了签字审核;三是财务部门变更资产卡片信息,变更内容以及变更时间与资产处置原始单据一致。
关键字:财产 建立 资产清查制度
一、企业财产清查的概念
财产清查是通过对各项资产的实地盘点以及对各种债权、债务的查核,将一定时点的实存数与账面结存数核对,借以查明账实是否相符的一种方法。
二、企业财产清查的内容、要求
(一)货币资金的清查
库存现金的清查。通过实地盘点的方法?确定库存现金的实存数,再与现金日记账的账面余额进行核对?以查明余缺情况。
银行存款的清查采用核对法,即将开户银行对账单与本单位的银行存款日记账逐笔进行核对,以查明账实是否相符。在清查过程中?查找双方未达账项的余额、并据以编制银行存款余额调节表。清除未达款项影响,以便检查双方有无差错,并确定银行存款实存数。
(二) 存货的清查
存货的清查是指对库存材料、在产品、产成品、低值易耗品、包装物等的清查?清查方法主要采用实地盘点方法。首先将材料物资账簿上的数量、金额填在存货清查表上,然后根据账存数对材料物资进行实地盘点,账实差额作为盘盈、盘亏,对盘盈、盘亏金额要分析产生的原因,做出单独说明。
(三) 固定资产的清查
固定资产的清查,采用实地盘点的方法。将固定资产明细账的记录情况与固定资产实物一一核对,包括明细账上所列固定资产的类别、名称、编号等。在清查中发现固定资产盘盈或毁损,还要查明该项固定资产的原值、己提折旧额等。如发现固定资产盘盈,要对其估价,以确定盘盈固定资产的重置价值,估计折旧等,据以编制固定资产盘亏、盘盈报告单。
(四)应收、应付款项的清查
应收、应付款项的清查,包括应收账款、其他应收款、应付账款和其他应付款的清查,清查一般采用同对方核对账目的方法。
清查时,首先将各项应收、应付的往来款项正确完整地登记入账,由财务部向往来单位发函证,如对方单位核对无误,应在函证上盖章后退发出单位;如对方发现数字不符,应在函证证明不符原因处签章并注明金额后退回发出单位,或者另抄对账单退回,作为进一步核对的依据。发出单位收到对方的回单后,对错误的账目应及时查明原因,并按规定方法加以更正,最后根据清查结果编制“往来款项清查报告表”。
三、 企业财产清查的方法
一般企业常用的财产清查方法包括:
(一)实地盘点法。一般适用于机器设备、包装物、原材料、产成品和库存商品等的清查。
(二)技术推算法。一般适用于散装的、大量成堆的化肥、饲料等物资的清查。
(三)抽样盘存法。一般适用于数量多、重量均匀的实物财产。
(四)函证核对法。一般适用于委托外单位加工或保管的物资。
四、财产清查结果的会计处理方法
为了反映和监督各单位在财产清查过程中查明的各种财产的盘盈、盘亏和毁损情况,企业应当设置和运用“待处理财产损溢”科目,同时开设“待处理财产损溢――待处理固定资产损溢”和“待处理财产损溢一一待处理流动资产损溢”两个二级明细分类科目进行核算。财产清查的结果不同,会计处理方法也不同。在会计实务中,可以按照下面的情况分别处理。
(一) 财产物资盘盈的核算
例:某公司在财产清查中盘盈X材料50000千克,实际单位成本1000元,经查明属于材料收发计量错误。该公司的会计材料如下:
(1) 批准处理前
借:原材料 50000000
贷:待处理财产损溢一待处理流动资产损溢 50000000
(2) 批准材料后
借:待处理财产损溢一待处理流动资产损溢 50000000
贷:管理费用 50000000
例:某企业在财产清查中,盘盈账外机器一台,估计重置价值为10000元,已提折旧4000元。 账外固定资产经批准后转销。该公司企业所得税税率为25%,并按净利润的10%计提法定盈余公积。
(1)批准处理前
借:固定资产一待处理固定资产损溢 10000
贷:累计折旧 4000
以前年度损益调整 6000
(2)批准处理后
借:以前年度损益调整一待处理固定资产损溢 1500
贷:应交税费―应交所得税(6000*25%) 1500
同时:调整盈余公积和未分配利润
借:以前年度损益调整(6000-1500) 4500
贷:盈余公积―法定盈余公积(4500*10%) 450
利润分配―未分配利润 4050
(二)财产物资盘亏的核算
例:企业盘亏材料1000元,属于额内损耗。其会计处理如下:
(1) 批准处理前
借:待处理财产损溢―待处理流动资产损溢 1000
贷:原材料 1000
(2) 批准处理后
借:管理费用 1000
贷:待处理财产损溢―待处理流动资产损溢 1000
例:某企业在财产清查中盘亏设备一台,账面原值10000元,已提折旧8000元,经批准后转销。
(1)批准处理前
借:待处理财产损溢―待处理固定资产损溢 2000
累计折旧 8000
贷:固定资产 10000
(2)批准处理后
借:营业外支出――固定资产盘亏 2000
贷:待处理财产损溢――待处理固定资产损益 2000
小结:财产清查结果的主要账务处理如下:
(一)资产盘盈
当企业盘盈各种材料、产成品、商品等流动资产时,应借记“原材料”、“库存商品”等科目,贷记“待处理财产损溢”科目,经有关机构批准后,借记“待处理财产损溢”科目,贷记“管理费用”、“营业外收入”等科目;当企业盘盈固定资产时,应作为前期差错记入“以前年度损益调整”科目。
关键词:企业;固定资产;资产管理
中图分类号: C29 文献标识码: A
固定资产在企业全部资产中占有较大比重,对一个企业的生产经营活动至关重要,是企业生产经营活动中不可缺少的物质基础与重要保障。固定资产管理是保证企业生产正常进行的必要条件,也是企业管理中一项重要的内容。固定资产管理,保证各种设备正常运转,是企业生产经营正常运行的基础性工作。加强企业固定资产管理,有利于提高固定资产使用效能,实现固定资产保值增值,保护固定资产安全与完整,保障企业经营活动顺利开展,促进企业持续稳定地发展,不断增强企业市场竞争力。
一、企业固定资产管理存在的问题
企业固定资产的管理相对比较复杂,使得固定资产管理过程中容易出现一些问题。因此,企业固定资产管理存在的问题主要表现在以下三个方面。
1.1固定资产管理模式陈旧
传统固定资产管理中,企业的固定资产主要由财务部门、资产管理部门和资产使用部门来管理,主要运用财务软件中固定资产模块进行管理。相关管理部门要对固定资产建立台账,记录使用情况,并于每月末上报财务部门进行数据处理。资产使用部门对固定资产进行日常管理和维护。这种传统的模式,会加大资产管理部门工作量,盘点准确性难以保证,且管理过程中,容易出现固定资产归属不明的情况。
1.2固定资产购置和报废制度滞后
企业的固定资产购置制度不健全,购置固定资产没有详细的计划,导致加大企业经营成本。企业在管理过程中,使用方法不当,不会充分利用固定资产,盲目购置资产,造成资源浪费。同时,企业各个部门难以共享固定资产,购置往往是由于某个部门的需要,导致企业重复购置资源。同时,企业固定资产报废制度不健全,处理报废固定资产中,没有完全的报废材料,没能真实地反应报废处理方向,造成企业经济效益不良影响。
1.3企业固定资产管理意识淡薄
企业日常生产经营活动中,仅是将固定资产视为投资管理的一部分,没将固定资产管理与企业发展联系起来。同时,固定资格管理存在着脱节管理,没有明确管理职责。企业各部门相互协调和制约性相对较差,出现问题时,各部门相互推卸责任。管理人员更换时,资产管理交接不同步,固定资产管理存在漏洞。另外,企业管理者对固定资格管理不重视,没有组织定期清点固定资产。
提升企业固定资产管理效能的建议
固定资产管理对企业管理发展具有重要的意义。因此,企业要提升固定资产管理的效能,充分发挥资产管理的作用。企业应具体从以下几个面着手。
2.1企业及管理者要重视固定资产管理
企业及管理者要树立加强固定资格管理的意识,深入认识到固定资产管理所发挥作用。企业要加强对固定资产的管理,使得企业每个员工都具有固定资产管理的理念,积极参与到管理工作当中。企业要将固定资产管理纳入重点工作之中,将固定资产管理作为相关部门绩效考核的重要标准,明确固定资产管理的责任,实行企业相关管理部门及管理者分级负责管理,相互配合做好管理工作。
2.2企业要完善固定资产管理的模式
企业进行固定资产管理,应采取信息化管理的先进模式。在固定资产管理过程中,企业可引入条码技术,建立固定资产条码管理系统。企业运用条形码来记录固定资产由购置到报废整个使用过程,其中包括资产的购置、使用、维护和报废。同时,固定资产管理部门应用的条码系统要与财务部门系统对接,财务部门可以对固定资产计提折旧,提高固定资产使用率,并方便对固定资产进行清点,提高盘点准确率,减少资产管理的人力物力损耗,优化企业资源配置。
2.3企业要健全固定资产的购置制度
企业要严格按照相关购置规定来购置固定资产,由设备部门进行统一购买,并应由使用部门填写购买申请单,经固定资产管理部门审核之后进行购买。同时,要做好购置固定资产的计划,认真分析重复使用是否可行、产生与投入比例等。企业还可以对一些设备进行租用,减少固定资产闲置,降低成本。同时,固定资产的报废也应按照规章制度,详细记录报废资料,建立残值收入档案。
2.4企业要定期清点和盘查固定资产
企业要对固定资产进行定期的清点和盘查,及时掌握固定资产的使用情况。固定资产清点过程中,企业相关部门要核对账实,要使得账实相符。还要明确固定资产盘盈亏的真实原因,明确相关人员负责。固定资产管理还应与固定资产记录分开,不能把录入、检查和核对交由一个部门负责,而是将资产进行分类,交由特定部门进行归口管理。企业还要建立健全企业固定资产管理监督机制,使得各部门相互监督、相互制约,进而保证固定资产的清点数据真实可靠。同时,企业除了定期对资产进行清点和盘查,还需要不定期的突击检查,提高资产管理人员的警惕性,强化管理固定资产。
2.5加快固定资产信息化建设
随着我国市场经济的不断发展和企业经营规模的持续壮大,固定资产的数量与规模也随之扩大,固定资产管理工作变得繁琐与复杂,管理要求也越来越高。固定资产管理工作仅靠传统的手工管理和统计已远不能适应工作要求,而实行固定资产信息化管理,既能反映固定资产增减变动及使用情况,又能将管理人员和会计人员从繁重的手工记录、计算、记账和手工编制各种报表中解脱出来,提高管理工作效率与质量。企业应加快固定资产管理信息化建设的步伐,选用合适的固定资产管理系统来管理固定资产,可以采用条码技术,把原先的纸质固定资产卡片信息输入计算机系统,制成固定资产的电子卡片,建立固定资产的“电子身份证”,通过先进的编码技术和信息管理系统对固定资产购置、领用、转移、盘点、清理到报废等方面进行全方位准确管理与监管,数据的统计汇总可以直接在计算机中自动生成。固定资产管理部门、使用部门和财务部门利用网络系统,可加快信息传递,实现信息共享和各管理环节的有效衔接,随时反映和掌握固定资产购入、使用、转移、报废全过程的数量和价值变动情况,针对不同情况的出现采取相应的管理措施,建立信息化管理系统,对固定资产管理进行全程跟踪,实施计算机动态管理,实现固定资产的电子化管理与实时监控。
2.6加强固定资产日常管理
固定资产日常管理应实行归口分级管理,明确固定资产管理部门、使用部门和财务部门的管理职责。固定资产管理部门负责固定资产的日常管理,进行固定资产的实物账和卡片记录的核算与登记;固定资产使用部门设置固定资产登记簿,负责本部门固定资产的日常管理与维护;财会部门负责资产的总分类账和明细分类账核算,全面准确及时地记录固定资产数量与价值增减变动情况。企业固定资产日常管理工作表现为固定资产的购置、领用、租赁、转让、重组、盘点、报废等大量频繁的日常业务活动。固定资产管理部门和使用部门应当加强固定资产账卡、领用、处置、清查盘点等环节的日常管理。固定资产管理部门应当建立固定资产实物台账,层层分管,责任到人,健全固定资产保管制度,验收入库的固定资产须按物登卡、凭卡记账,填写《固定资产入库单》,领用固定资产须填写《固定资产领用单》,经主管领导同意后,填写固定资产使用记录卡;固定资产使用部门应建立部门固定资产实物台账,指定专人负责本部门固定资产的日常收发、维护与保管,确保资产按规定用途合理使用。此外,固定资产管理还应实行固定资产定期盘点制度,固定资产盘点的次数可根据企业规模、固定资产数量的多少等因素而确定,但一年不得少于一次。固定资产盘点需要固定资产管理部门、使用部门及财务部门之间相互配合,及时核对账、卡、物,盘点后编制“固定资产盘点明细表”,确保账账、账卡、账物相符,如固定资产盘点的实有数与固定资产账面数不相符,须编报“固定资产盘盈盘亏报告表”,列出原因和处理办法。
结语
总之,发挥固定资产的效能是提高企业管理水平的有效途径。只有企业规范化管理固定资产,才能在竞争激励的市场中站稳。因此,加强企业固定资产管理,有利于提高资产使用率降低成本,有利于保证企业的可持续发展。
参考文献: