毕业生档案管理办法精选(九篇)
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第1篇：毕业生档案管理办法范文
关键词:“学生类”档案;高校;数字化
随着教育部和国家档案局联合颁发的《高等学校档案管理办法》正式施行,学生档案被纳入到高校档案归档范围,把学生档案与其他门类的档案并列成为高校档案的组成部分,形成高校档案第十一大类――“学生类”档案。高校“学生类”档案能够真实反映和记录每个学生在校期间的活动情况,有利于保证人事档案齐全完整,并可在一定程度上防止人事档案的弄虚作假行为。同时,“学生类”档案的归档也能更好地满足学生在上学、就业和出国等活动时的查档需求。应该说,在高校档案中增设“学生类”档案,是高校档案管理实践中的一个积极探索,对今后高校档案工作的发展具有重要意义。
在高校档案管理正朝数字化方向迈进的大趋势下,开发数字化“学生类”档案信息管理系统成为当前高校档案工作者的工作重点之一。通过建立“学生类”档案数字化管理系统,能够快速、高效地进行学生信息的查询、检索、统计、分析等管理功能。然而,在现今条件下实现高校“学生类”档案的数字化管理,还存在不少难点。
一、 高校“学生类”档案数字化的难点
(一)管理部门不统一,从业人员整体素质不高
目前,全国各高校对学生档案的管理所采取的管理方法和方式存在明显差异,档案管理比较混乱。就管理部门而言,有的高校是由各院(系)负责管理;有的高校是由专门档案机构负责管理;有的高校将研究生档案和本科生档案区别对待,研究生档案由研究生院负责管理,本科生档案由学生处负责管理。我校则是由学生处同时负责管理研究生和本科生的档案。而学生档案的形成过程中,从新生入学到毕业,各种档案材料前后经手的部门比较多,相关的管理人员大多不是档案管理专业人员,所以很容易出现学生档案收集不齐全或整理不规范的现象。
在高校“学生类”档案数字化的发展过程中,人无疑是最关键的因素,各种软、硬件技术及相关措施都必须通过档案管理人员才能发挥效用。这对档案管理人员的综合素质提出了更高要求,管理人员不仅需要精通传统档案管理业务,还必须熟练掌握计算机网络技术、常用办公软件及专业档案管理软件等。然而,由于高校档案管理机构普遍存在人员变动频繁、专职人员偏少、人员不够等情况,加之从业人员大多知识面较窄,计算机和网络方面的知识还达不到档案数字化管理的技术要求,这些都给高校“学生类”档案的数字化进程增添了不少难度。
(二)档案资料不规范齐全,归档范围不统一
《高等学校档案管理办法》明确规定,对学生、学校和社会有保存价值的学生档案,包括学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等,都应纳入归档范围。然而目前全国高校大多只归档保存了学生在高校学习阶段的学籍档案,主要包括招生名录、新生入学登记表、学籍成绩卡、毕业生登记表、学位名册、毕业生名册和奖学金等奖惩材料。学生的高中档案、入学体检表等资料随着学生毕业被一并带走,高校档案管理部门并无备份。不仅如此,在实际工作过程中,由于学生档案材料归档范围没有统一的标准,经常发现部分毕业生的档案材料不够齐全,而高校档案管理部门由于缺少必要的档案资料支持,无法补档,这在一定程度上都损害了学生的切身利益。
(三)档案资料内容缺乏有效监督
《高等学校档案管理办法》明确指出,学生的高中档案也应纳入高校“学生类”档案的归档范畴。然而,由于客观条件限制,高校档案管理部门无法对这些材料的真实性做出正确判断。即便是学生在高校就读期间所形成的部分档案材料,同样很难对其进行有效监督。以学生入学登记表为例,其基本内容都是由学生自行填写。由于对自己档案的重要性认识不足,没有形成良好的档案意识,一些学生在填该表时态度不认真,填写不仔细,造成归档材料质量不符合归档要求,从而影响了学生档案的规范化管理。更严重的是,某些学生为了实现某些个人利益,不惜在填写个人档案材料时弄虚作假,这样会导致档案信息与学生真实身份和情况不符。由于学生档案是用人单位了解和使用人才的重要依据,这些学生的舞弊行为可能反过来会给自己以后的就业乃至生活带来不少麻烦。应该说,这种行为是对高校学生档案归档工作真实性和严肃性的严重挑战。
(四)缺乏必要的经费支持
和高校在别的领域的资金投入相比,高校在档案管理方面的投入很难在短时间内产生明显的经济效益。加之高校档案管理部门对档案工作重要性和档案数字化建设紧迫性的宣传力度不够,不少高校领导对“学生类”档案数字化管理的了解不够深入,对高校档案工作缺乏足够的重视。而且现今高校的财务状况普遍比较吃紧,领导的不重视极易造成高校在“学生类”档案数字化建设方面的经费投入不足。这必将大大延缓高校学生档案管理朝数字化、网络化方向发展的进程。
二、 高校“学生类”档案数字化的应对之策
在计算机、互联网技术迅猛发展且广泛应用的时代背景下,数字化是高校“学生类”档案管理工作发展的必由之路。面对高校“学生类”档案数字化进程中存在的前述种种难点,高校及其档案管理部门要积极应对,对症下药。
(一)加大高校“学生类”档案数字化工作的宣传力度
高校档案管理部门可采用网络(学校主页、学生论坛等)、海报、讲座等多种方式大力宣传高校“学生类”档案数字化的必要性和紧迫性。这种宣传具有多种意义。首先,宣传可使高校领导深入了解学生档案数字化管理的重要性,切实提高对档案工作的重视程度,增加对档案工作的资金投入。其次,宣传有助于提高广大学生对学生档案管理工作的了解,使他们意识到学生档案管理工作关于他们每个人的切身利益,在填写有关档案材料时容不得丝毫马虎。再次,宣传有助于进一步提高高校教师,尤其是档案管理从业人员对学生档案数字化管理紧迫性的认识,使他们以更加积极的态度努力地投入到高校“学生类”档案数字化的建设工作中来。
(二)统一管理部门,规范“学生类”档案管理
为确保“学生类”档案信息的完整准确,真正实现“学生类”档案的数字化管理,高校应首先从组织上和制度上对“学生类”档案的管理工作加以明确。组织上,高校应将所有的学生档案交由档案管理部门负责管理。高校档案管理部门应成立专门的“学生类”档案工作小组,设专人专门负责“学生类”档案的管理工作。制度上,高校档案管理部门应制定科学的“学生类”档案数字化管理制度,并严格用这项制度来约束相关人员的工作行为。
其次,对于“学生类”档案的数字化管理,可尝试采取以下方式进行。高校招生办在新生入学时,应在高校档案管理部门的指导下,将学生高考招生录取信息输入“学生类”档案管理系统中,这部分信息作为“学生类”档案数据库的基础信息。学生在高校就读期间,高校档案管理部门负责指导各学院(系)兼职档案员,要求他们定期将学生的在校信息录入“学生类”档案数据库。学生处及各院(系)的负责人负责督促和检查各学院(系)在校学生的档案信息录入状况,从而保证学生档案数据库信息的完整性和真实性。高校档案管理部门则按年度审核该数据库,以保证档案信息的完整、准确。学生毕业时,由高校档案管理部门按照有关高校电子档案归档办法将“学生类”进行归档保管。高校档案管理部门在转递毕业生纸质档案时,也应将毕业生的数字化档案与下一个档案管理部门分享。
(三)加强对档案管理人员的专业技术培训
针对档案管理人员在数字化和信息化领域整体素质不高的状况,应该有针对性地加强相关领域的技能培训,切实提高从业人员在学生档案数字化方面的业务能力。一方面,应针对档案数字化对计算机知识和外语水平要求较高的特点,组织一些专门针对计算机基础知识和常用外语词汇的培训,使从业人员具有较深的专业外语功底,同时熟悉常用计算机操作和数据录入,精通档案信息的网络搜索。另一方面,由于档案数字化工作中需要经常用到各种专业档案管理软件和excel、word等office办公软件,应专门组织一些针对这些常用软件的培训。培训结束后,要严格考核时度,确保培训达到预期效果。
综上,数字化和信息化是档案工作发展史上的一次革命,我们要抓住计算机科技和互联网技术飞速发展的难得历史机遇,充分依靠和利用现有的各种先进科技成果,促进高校“学生类”档案管理工作朝着数字化、信息化的发展方向不断前进。
【参考文献】
[1]沈爱琴. 对高校档案数字化建设的思考[J]. 盐城工学院学报, 2005(1):93
[2]李银银.对《高等学校档案管理办法》增设“学生类”档案的思考[J]. 档案与建设 2009 (7):15-16.
第2篇：毕业生档案管理办法范文
关键词：高等院校学历档案档案管理
学历档案是随着学生毕业由高校转递至各大用人单位的，是用人单位核定工资、评定职称的重要依据，用人单位作为学历档案的接收与使用方，对学历档案具有真实客观的评价基础。从用人单位看，目前从高校转来的学历档案存在不少问题亟待解决，针对这些问题，站在用人单位的角度，笔者认为：一方面，有必要将关口前移，探寻根源，从行政管理和信息化建设角度找到突破性方法；另一方面，建立“学生电子档案”并推广至用人单位。
一、学历档案存在的主要问题
学历档案存在的主要问题有五个：
（一）学历档案失真
部分学历材料失真，如：因为升学或就业的需要，对某学科成绩篡改过甚至对整份成绩单进行篡改；授予学位和毕业学历等方面存在造假现象。比如，我们曾经发现没有获得学士学位的学生档案中出现学位材料或把登记表中“不授予学士学位”标记中的“不”字刮掉的情况；还有的学生大专和大本的入学时间相同，大本材料造假。在职学习材料的情况更为严重：有些干部初始学历为本科毕业，却在晋升职务、申报职称之前突然提交了其他省份高校的博士研究生学历、学位材料……这些虚假学历材料已不能真实反映干部本身的学历和水平。
（二）学历档案短缺
一方面是学历档案中缺少部分必要材料，2012年中国中医科学院广安门医院干部档案自查工作中发现，有八成左右的干部档案中缺少学生登记表，三成左右的档案中缺少毕业生登记表和授予学位的材料；另一方面是某份档案缺少相关要素，如缺少意见、盖章、本人签字和时间等。
（三）学历档案无序
学历档案的整理没有按照相关规定进行，如：一些档案排列无序，随便装在档案袋中；一些档案没有规范的卷内目录；一些档案没有系统的编页。从中国中医科学院广安门医院近些年来接收的应届毕业生档案情况看，九成以上的学生档案未进行过规范的整理装订，通常是一摞没有经过鉴别、分类、剪裁、装订的散材料。一些转递次数较多的学生档案会出现档案套叠的现象，即一个档案袋套一个未开封的档案袋和一摞散材料，未开封的档案袋里再套另一个未开封的档案袋和一摞散材料。
（四）档案分装失误
在学历档案的整理中，由于粗心或者其他原因分装错误，导致某份学历档案的材料装在另一份中甚至导致丢失。特别是同姓同名、同音异字的两个人的材料更容易混淆，而此种情况暴露出来时经常是该干部已经毕业若干年后，失误已经难以弥补。
（五）人档分离或转递不及时、规范
由于目前就业形式多样，除了一些进入国家机构或事业单位的学生，还有很多学生毕业后就业单位为私企等单位，这些单位并不具有人事档案的权限，导致人档分离，很多学生没有档案意识，把学历档案弃之不顾，当需要档案时发现无从查找；还有一些学生毕业后，学校没有及时把档案转递至用人单位，或者转递的途径不规范，如由学生本人携带档案至用人单位。
二、问题成因与根源追溯
（一）高校档案工作的特点是主因
学生档案存在的问题很大一部分原因是由高校档案工作的特点决定的，归纳有五：一是扩招导致学生档案大幅增加，相应工作量成倍增长；二是招生渠道不同及学生来源不同导致学生档案日益复杂化；三是硕博学历人才比例快速增加，这些人学习经历丰富，其中不乏工作经历，档案流转环节较多，形成的档案不规范；四是在职教育渠道繁多，但是管理水平却参差不齐，教育部门又缺乏监督指导，直接导致形成的档案材料千差万别；五是学生档案具有暂时性、流动性的特点，高校档案管理人员普遍认为保管时间较短，不必花费过多时间管理，从而导致档案材料散落、排放无序。
（二）学生档案管理办法不详尽且缺少相应的监管措施
教育部曾于2008年颁布最新的《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），但全文针对学生档案管理的内容却非常少，缺乏对学生类档案工作的指导性，不详尽、缺乏统一性的要求，使得目前各个学校的学历材料归档要求不同，不齐备、手续不完善。另一方面教育部针对各学校档案管理的落实情况监管不够，远未实现其制定《办法》的既定目标。
（三）学历证书网上查询共享程度不够
目前教育部在中国高等教育学生信息网网站开通了学历证书电子注册网上查询，但是并未给各组织人事部门建立专门的网上信息免费共享渠道，致使学历公开透明力度大打折扣，公众监督与制约机制难以形成。
（四）高校档案管理人员配备不足，素养不够
高校档案管理人员数量不足是较为普遍的现象，学生档案数量庞大，进出档频繁，使得档案管理工作任务繁重，现有人员数量只能完成最基本的分装工作。素养不够主要体现在专业知识、经验、责任心以及对信息技术的掌握不足等方面，而这些恰恰直接影响了学生档案的质量，从而延伸至学生档案的有效利用方面。
三、建议与改进设想
（一）规范办学秩序，从源头上杜绝学历材料造假教育部每年对具有招生资格的院校有明确的审核和公布，违规招生的单位国家均不予承认其颁发的毕业证书。在教育部彻底清理并停止不具备办学资格的学校擅自办学、擅自颁发学历证书行为的同时，档案工作人员应熟练掌握要领，学会鉴别不具备办学资质学校颁发的毕业证书的能力。
（二）制定管理办法，从细节上规范学历档案管理
教育部应制订专门的学生档案管理办法，增强办法的可操作性、指导性，各学校也应该根据本校学生档案的特点，制定出适合本校的学历档案管理措施，特别要注重完善现有学历档案管理中的薄弱环节，使高校学历档案更加规范化，如：规范学历档案的装订顺序、卷内目录和编页；完善必要的签字、盖章手续；材料形成时间要准确，填写要规范等；与此同时，还应保证学历档案的真实性、完整性；保持转递渠道的畅通；确保档案转递的准确、及时。
（三）通过聘用档案专业人员和培训、自学等措施提高高校档案人员的专业素养
一方面，高校应尽量聘用档案专业毕业的人员开展学历档案管理工作；另一方面，对现有档案人员应定期开展职业培训，提升其档案素养和对新技术、新趋势的掌握和认识；第三，档案人员也应该不断学习新技术，掌握新技能，使自己满足行业发展的需要。
（四）教育部应有相应的监督机制并跟用人单位形成良好的沟通机制
首先，教育部应建立监督检查工作组，形成监督机制，加强对高校学生档案管理的定期监督检查，促进并提高各高校对学历档案管理工作的重视程度。与此同时，教育部应跟用人单位形成良好的沟通机制，了解用人单位在接收和利用学历档案的过程中发现的问题，积累的相关经验，如总结分享各种鉴别档案材料的知识和经验，对可疑材料，及时前往调查，守住学历材料进入干部档案的最后关口，杜绝假履历、假学历的发生，一经查实造假应严肃惩罚，切实维护学历材料真实性、严肃性和规范性。
（五）强化电子注册，提供并推广网上查询学生学历认定
强化要求高校学历证书电子注册工作，根据《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》，符合资质的各高校应将本校全日制、成人以及自考的毕业生学历信息进行电子注册，严厉打击学历造假行为。教育部门应与各组织人事部门之间建立沟通渠道，对符合资质的各组织人事部门提供免费注册资格，提供网上信息查询，推广学历认定查询，整治学历造假现象，规范教育渠道，严把学历教育的出口。
（六）建立学生电子档案并利用信息技术管理
随着信息技术的发展和OA系统的普及，现在产生的学生档案越来越多是电子文件形式，应该建立电子档案，一方面有利于查阅利用，另一方面以后也不用再次数字化，可以节约人力、物力、财力。笔者认为建立学生电子档案应注意几个问题：
1.规范工作，关注细节
在建立学生电子档案时工作人员应善于运用信息技术的优势，从细节处强化高校学生档案管理工作的规范化。档案原始材料的产生、收集、筛选、整理、存储等环节如有一个细节出现问题都可能影响档案，使学生利益受损。电子档案的建立，并不是摒弃学生的纸质档案，而是把纸质档案作为原始材料，作为对电子档案的补充和备份，若对电子档案的信息有异议，还可查阅纸质档案，并作为最后的依据。
2.高校学生电子档案的保管维护
学生电子档案作为一种电子数据除了需要注意物理安全性外，还要注意设置档案的只读性，即维护档案数据的原始性、真实性和完整性，避免发生人为误操作或不必要的重复劳动。同时还应注意进行定期检测和异地备份、更换密码等措施以保证档案的可读性和安全性。
3.高校学生电子档案的传递
档案传递的形式采用邮寄纸质档案的同时将电子档案封装打包发送至用人单位，实现电子档案功能的延伸，如果由教育部门牵头开发高校电子档案系统平台的话，不仅各高校统一使用，而且延伸至各机关企事业单位，实现统一的数据接口，实现高校与用人单位之间报送、接收电子个人档案的无缝链接。
综上所述，学历档案在人才晋升提拔劳资方面发挥着非常重要的作用，只有加强多部门协作，开发利用高科技手段，才能更加地充分发挥各类学历教育的根本作用，提高全民素质，实现强国之路。
参考文献：
[1]薛立英.人事档案工作管理的现状及几点思考[J].山西档案，2010，S1（13）：60.
[2]教育部.等教育学历证书电子注册管理暂行规定[S].教学〔2001〕4号.
第3篇：毕业生档案管理办法范文
关键词：高校；学生类档案；档案管理
2008年，教育部与国家档案局联合制定了《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令），与1989年颁布的《高等学校档案管理办法》相比，在文件材料的归档范围内增设了“学生类”档案，这一变化强调了“学生”这一主体，充分体现了“以人为本”的理念和与时俱进的原则。在社会环境十分复杂、就业压力越来越大的今天，做好学生类档案管理和利用工作对促进大学生就业显得尤为重要。然而，目前高校学生类档案的管理和利用存在不少问题，需要我们认真思考并加以解决，以适应社会发展的需要。
一、高校学生类档案的管理和利用存在的问题
1.档案材料不完整、不规范。学生档案材料的形成、收集、归档涉及很多部门的领导和广大师生，覆盖面广，材料多。而大部分高校都没有一个严格的监管制度，致使材料归档不及时、不完整。那么多学生的档案材料最后都集中交给辅导员整理，时间短、任务重，辅导员怎么办呢？只有请学生帮忙。由于学生档案意识薄弱，又缺乏档案专业知识和基本技能，致使错放、漏放、丢失、篡改、抽调处分材料等现象时有发生，严重影响了档案的完整性，从而影响了档案信息资源的开发利用。另外，由于档案意识薄弱，学生没有认识到自己档案的重要性，在填写各种材料时随意性太强，致使档案材料很不规范。
2.信息含量不足，无法满足社会需要。高校学生档案原有的功能是在计划经济体制下设置的，内容包括高校招生录取材料、大学生入学登记表、学籍成绩表、入党入团材料、体检表、毕业登记表等，其中许多内容现在已失去意义，而用人单位需要全面了解的大学生的成长经历、个性特征、实践动手能力、创新能力、诚实守信、心理健康等方面的材料少之又少。加上学生档案形成者包括学生本人、辅导员、班主任及档案管理人员档案意识薄弱、责任心不强，致使学生档案内容单一、空洞，政治术语多，呈公式化、口号化特征，无法满足信息时代用人单位的信息需求。
3.信息可信度不高，失去了档案的参考作用。自1999年高校扩招以来，大学生就业压力越来越大。有些学生为了谋求一份好的职业不惜弄虚作假；有些高校目光短浅，为使自己的毕业生顺利就业，以赢得“生源素质好，就业率高”的口碑，普遍提高学生专业成绩，扩大学生干部的比例及获奖比例，降低考评标准，撤销处分材料；班主任给学生写评语也是报喜不报忧。这样，学生档案的真实性大打折扣，严重干扰了毕业生就业市场的公平竞争，而且不利于用人单位选拔和甄别人才，也不利于学生自身今后的发展。
4.归档滞后，影响了档案信息的利用。学生档案材料生成的管理部门较多，平时各职能部门对学生档案材料实行分散管理，学生毕业前才交由辅导员集中整理，最后交学校学生档案管理部门统一密封并转递。而大多数高校都要在每年春季举办人才招聘会，而此时学生档案仍处于分散状态，无法为用人单位选拔人才提供信息服务，影响了毕业生就业。
5.管理手段落后，不能为学生就业服务。目前许多高校学生档案仍是纸质档案，没将学生档案进行数字化处理，查阅档案仍是手工操作，查阅速度慢，费时费力，不利于用人单位快速准确查阅毕业生信息。
二、加强学生类档案的管理和利用工作建设，为促进学生就业服务
1.增强学校领导的档案管理意识，严格档案管理制度。教育部第27号令的颁布实施，已经将学生档案管理纳入高校档案管理的重要组成部分。因此，每一位教育管理工作者都要认识到学生档案是关系到学校加强学生素质教育以及学生顺利就业的大事，学校应提高学生档案管理工作的地位，将学生档案管理纳入学校的综合管理，制定和完善档案管理工作的相关制度；对档案管理人员提出明确的、具体的工作要求，进一步明确档案管理工作责任，使之按照档案管理规范进行档案的收集和管理，以保证学生档案材料的完整性和规范性；制定相应的监督和激励机制。这样，才能保证学生档案管理工作正常、有序、可持续发展。
2.加强档案意识教育，丰富学生档案内容。第一，培养学生的档案意识，引导学生关注自己的档案。新生入学后，学校就要对学生进行档案宣传，让学生认识到档案的重要性。在学生移交高中档案及填写各类有保存价值的材料时，要求学生按档案整理保管要求认真规范填写。同时告诉学生大学四年的学习生活期间哪些材料需要装进档案袋及其作用。学生了解了档案的重要性，就会在学习和生活中规范自己的行为，约束自己，努力学习，积极表现，为自己留下闪光的档案。第二，强化辅导员的档案意识，增强其责任感和服务意识，认真做好学生评语工作。
3.扩大归档范围，满足用人单位的需求。一方面，随着社会的发展，用人单位对人才素质的要求越来越高，不仅注重知识技能，更关注其思想品德和心理健康。因此，除传统的档案材料外，还应扩大归档范围，增加一些能反映学生综合素质的内容，如人际交往能力、社会实践能力、组织管理能力、诚信和心理健康等，尤其是诚信和心理健康，更受用人单位重视。另一方面，由于社会环境复杂，就业压力越来越大，学生心理疾病日渐凸显。因此，建立学生心理健康档案，关注学生的心理健康，及时给予引导和干预，促进学生健康发展，是广大教育工作者应承担的责任。近年，“富士康职工跳楼”事件对企业界影响很大，企业在招聘人才时更加注重学生的心理健康问题。因此，把能反映学生诚信品质和心理健康的材料纳入学生档案归档范围，不仅有利于促进学生健康成长，为国家培养合格人才，也有利于用人单位选拔、甄别人才，从而促进学生就业。
4.及时收集、整理学生档案材料，提升档案的就业服务功能。有些学校在举办人才招聘会时，毕业生档案仍然分散在各职能部门，没有集中统一整理，无法为用人单位选拔人才和学生就业提供帮助。因此，学校要从大学生进校起就做好建档工作，并根据其专业、班组群体性，随时按照新的归档范围和要求，及时收集、整理有关材料，保证学生各个阶段的各种档案材料及时归档，以避免学生毕业时突击整理造成的错装、漏装、档案转递不准确等人为错误，提升学生档案的就业服务功能，促进学生就业。
5.加快档案信息化建设，为促进学生就业服务。当今社会已进入信息化时代，传统的纸质档案已经不能适应高效管理和为学生就业服务的需要。电子档案管理以其检索速度快、存储量大、寿命长、成本低等优势成为现代档案管理的新趋势。学生档案电子化管理一是减轻了管理人员的劳动强度；二是有利于用人单位快速、准确地查找毕业生信息，为选拔任用人才提供依据，进而增加毕业生就业的机会；三是可以充分利用电子档案管理系统跟踪毕业生就业信息，通过对毕业生就业状况进行分析，了解市场对人才的需求状况，进而改进人才培养模式，及时调整教学计划，更好地为学生就业服务。
总之，高校学生档案管理是高校的一项重要工作，学生档案是学校或用人单位培养人、使用人的可靠凭证，有着不可替代的作用。为使学生档案管理跟上时代的步伐，必须进一步改革学生档案管理制度，使学生档案更有利于学生就业，更有利于学生今后的发展，更好地发挥其服务社会、服务人才的作用。
参考文献：
[1]王玉鹏等.从大学生就业看高校学生档案存在的问题及对策[J].兰台世界,2009,(10).
[2]贺红香.高校学生档案存在的问题及对策[J].山西档案,2007,(2).
[3]于基伯等.高校学生档案的就业服务功能研究[J].兰台世界,2010,(11).
[4]梁晓玲等.高校“学生类”档案中几个问题的思考[J].档案与建设,2010,(11).
第4篇：毕业生档案管理办法范文
根据学校体制管理现状和教学发展的需要，在教学档案管理实践中，本文对本科教学档案归档范围和管理做了进一步的分析和思考，以期对学校教学档案的规范化和标准化管理有现实意义。
一、编制教学档案归档范围的依据
我校在2010年提出了“党委领导、行政负责、民主管理、教授治学”新的管理体制并实施。在新的管理模式下，教学管理的重心下移到二级学院，使之在教育教学管理上有了更大的自主权，能够根据学院发展在教学计划、专业设置、学科建设等各个方面充分发挥管理职能，二级学院的教学档案从具体内容、归档范围及管理的职责等发生了变化，在教学改革发展过程中产生了大量的具有保存价值的文件资料，需要统一分类标准，进一步加工整理归档。
明确教学档案的归档范围是做好教学档案工作的基础。鉴于目前教育部和国家档案局对教学档案管理的分类标准和要求尚未统一规定，使得各高等院校教学档案工作也明显呈现多样状，且从《高等学校教学文件材料归档范围》的内容来看，其中涉及教学档案的归档部门不仅限于教学管理部门，还涉及学生工作部、人事处、招生就业处等相关部门，即使有统一的执行标准也难以准确执行。因此，高等院校在实际工作中亟需编制符合自身教学档案工作特点的归档范围及管理办法。
在2008年教育部与国家档案局联合的《高等学校档案管理办法》中，第三章第三十五条指出“高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围”，也明确了高校具有编制教学归档范围的自主权。
二、高校教学档案的特征
高校教学档案是高校教师和学生在教学管理和教学实践活动中形成的最直接且具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料，它是衡量高校教学质量和教学管理水平的重要标志之一。教学档案是教学活动的客观反映和总结，除具有一般档案的属性外还有自身的特征，表现为以下几方面：
1.广泛性
随着高等教育的发展，相继出现了很多新的学科门类，在此基础上高校专业规模也迅速增加，如我校目前有60个本科专业，涵盖理、工、文、经、管、法、艺术等学科门类。这使得教学档案的数量增加、管理规模扩大，各学科专业在人才培养方案、培养计划、课程设置、教学管理等方面也各具特色，多学科相互交叉、渗透，使得教学档案内容越来越多样化。
2.周期性
高校的教学活动一般是以每年的九月至次年的六月为一个学年度，学历教育以四年或者五年为培养周期。因此高校教学档案材料有的以学年划分，也有会以自然年度划分，使得教学档案的产生具有了不同的周期特点。
3.通用性
高等院校的学科专业设置都必须以教育部制订的《普通高等学校本科专业目录》为依据。各高等院校会在专业设置上具有相同性，随之所产生的教学档案具有一定的通用性。
4.特色性
各高等院校因地域特点、办学定位、办学规模及办学层次的不同，在人才培养目标上也有差异，根据本科教学评估指标体系中专门设有一个特色指标，各高校在办学过程中逐步形成自身的特色，各高等院校产生的教学档案又会具备与其他高校不同的特点。
三、新体制下教学档案的归档范围与管理
1.教学档案的分级制管理模式
根据我校新体制下教学管理的实际情况，教学档案可采用四级管理模式，即校级档案管理机构（档案馆）教学管理部门及相关教学档案管理部门（教务处、人事处、学生部、招就处）、各教学单位（学院、部、实训中心）教研室（系）和实验室。学校档案馆主要归档管理宏观的教学档案：如上级部门和学校产生的相关文件及规章制度、教学评估材料、课程建设和专业设置、招生及学籍等方面的档案材料，以及教师和学生比较重要的记录和登记表格等。学院及系（部）保管学校和本部门产生的教学文件及教学活动档案：如教学课程档案、学生记分册、试卷及毕业论文等数量较大且又比较微观的教学资料，这样就会既有利于各单位查询，又缓解了学校档案馆的馆藏压力。教务处教学档案资料的保管范围介于两者之间，教务处作为教学的组织和综合管理部门，既要管理好宏观的资料，也要保存微观的资料：如教务处要保管相应的教学检查纪录，而教师上课的记分册则由系部保管，而检查纪录会反映了全校记分册的填写情况，这样就避免大量的微观资料占有学校档案馆的存储空间。
2.教学档案的归档范围
根据这样的管理模式，学校及教学管理部门就可以逐级制定相应的归档范围。
（1）学校档案馆教学档案归档范围：主要包括上级各管理部门下达的有关教育、教学管理的文件，学校管理的各项规章制度、学生成绩报告单、毕业生登记表和成绩单、学籍异动相关材料、毕业资格以及学位资格的审核材料等等。
（2）教学管理及相关部门教学档案归档范围：教务处主要归档包括上级主管部门下达的教育、教学管理文件、教学管理规章制度、学科建设规划和专业设置、教学计划、教学大纲、课程计划总表、教学进程表、课程表、校历表、学生名册、毕业生质量的调查计划和总结、调查毕业生质量评价意见相关材料等等。人事处主要归档教师队伍建设材料：新教师岗前培训、教师年度总结和考核，教师国内外进修记录、对学校骨干教师国家培训班等方面的文件及形成的材料。学生部主要归档学生纪律和奖惩材料：如学生各类违纪处分文件、学生的各种竞赛活动、校园文化活动和课外科技活动等获奖情况。招就处主要归档学生招生就业工作材料：如学校年度招生计划，录新生取名册，应届毕业生就业方案，往届毕业生就业统计等材料。
（3）各学院（部、实训中心）教学档案归档范围：如学校及教学管理部门下发的文件、本单位在教学管理活动中所产生的相关文件；单位的师资情况、教师课堂教学质量评估材料、教师任课安排表、教师业务档案、教学工作总结、考试命题及题库、试卷；省、（校）级重点课程、精品课程立项建设及成果材料，主编教材各专业教材目录等相关材料。
第5篇：毕业生档案管理办法范文
关键词：高校学生档案；管理模式；管理体制；规律
我国高校档案馆大多是在综合档案室的基础上组建而来，高校档案管理体制虽然经历了分散到分管，分管到集中，但是作为高校档案管理重要内容之一的学生档案仍然游离在高校档案管理体制之外。教育部27号令《高等学校档案管理办法》已经明确将学生档案纳入高校档案管理的范畴。但由于目前缺乏学生档案管理体制方面的具体操作性规定，各高校学生档案管理模式也不尽相同，鉴于此，本文将在分析各高校学生档案管理模式优劣的基础上，探讨如何构建科学规范的学生档案管理模式，以促进学生档案规范管理，服务高校教育事业。
一、高校学生档案材料形成规律
高校学生档案是高校档案管理的一个重要内容，也是国家人事档案的重要组成部分，是高校学生管理活动中形成的，记录和反映在校期间学生个人经历、思想品德、家庭状况、学习成绩、个人特长、奖惩情况、身心健康状态等信息的具有保存价值的各种形式的历史记录。目前高校学生档案材料形成规律主要有以下特点：
（一）学生档案数量大。自1999年扩招以来，普通高等学校规模扩大，学生数大幅增长，由此产生的学生档案量也大大增加。根据教育部统计数据显示，1998年全国普通高等学校1022所，仅19%的普通高等学校的学生人数超过5000人，50%的普通高等学校学生人数集中在1000人～3000人。[1]而2009年全国普通高等学校达2305所，70%以上的普通高等学校学生人数超过了5000人，32%的普通高等学校学生规模集中在10000人～30000人。[2]
（二）学生档案材料形成时间长。由于学校办学层次的提升，专科院校升格为本科院校、博士点、硕士点在各高校纷纷设立，学制的改变也使得学生档案材料形成时间发生改变。学生档案材料的形成贯穿学生整个在校学习年限，专科生、研究生需要3年，本科生需要4年，而本硕博连读甚至需要10年，时间跨度长。这期间不间断的有新的档案材料形成，需要及时归档，否则容易丢失，影响档案材料的完整性。
（三）学生档案材料形成部门多。学生档案材料来源比较分散，涉及学校招生办、教务处、学工处、保卫处、组织部、团委、学生所在的院系等多个部门，需要沟通协调部门间的关系以保证档案材料收集的原始性、真实性、完整性。
（四）学生档案材料内容丰富。主要有：一是入学类材料：各类入学通知书、各类学生登记表。二是鉴定类材料：学生学年鉴定表。三是学习成绩材料：学生成绩登记册、研究生个人培养计划及其执行情况表。四是毕业类材料：研究生论文答辩决议、各类毕业生登记表、学位证明材料。五是党、团组织材料：入团志愿书、入党志愿书、申请材料，综合考核材料、外调证明材料。六是奖励材料：三好学生登记表、优秀学生干部登记表及各类奖励审批材料。七是处分类材料：处分决定及个人检查交代材料。八是其他：体检表、毕业生就业派遣通知书。高校学生档案材料形成规律的特点体现出了高校学生档案管理的复杂性、过程性、动态性。高校学生档案管理由学生档案的收集、整理、归档、利用、转递、保管等一系列环节构成，不再是档案材料的简单收集，过去兼职管理的模式已然不适应学生档案管理的需要，必须交由专门的档案部门进行管理。
二、高校学生档案管理模式分析
《高等学校档案管理办法》已经明确将学生档案纳入高校档案管理的范畴。但由于到目前为止仍然缺乏学生档案管理体制相关方面具体操作性的规定，因而在实际的学生档案管理工作中，各高校管理模式也不尽相同，只有少数高校按照《高等学校档案管理办法》的规定将学生档案归口学校档案机构管理，其余的还是实行分散管理，有的归口招生办、有的归口各院系、有的归口学生工作处管理。那么集中与分散的管理模式优劣在哪里呢？总的说来，学生档案不归学校档案机构管理，而分散其它一个部门或多个部门管理的这种分散多头的管理体制造成了在一个学校有多个档案管理部门，同时对相同或相近的档案管理事项进行管理，造成了部门职能交叉，最终导致档案资源的重复建设，不符合高校档案资源整合的需要和精简高效的机构改革原则。[3]而且这种分散多头管理由于没有一个管理中心、没有一个机构对学生档案管理负总责，容易造成部门间相互扯皮，降低效率，影响学生档案管理的效果。具体来看，由于不是专门的档案管理机构，学生档案管理工作往往不受重视，被部门其他工作挤占，在资源有限的情况下，人员、经费往往得不到保障。具体表现为：一是无法配备专职档案管理人员。无论是学工处还是院系，档案管理工作都不可能成为中心工作，管理学生档案的工作人员多为兼职，兼管学生档案管理工作。现今档案管理越来越专业化、现代化、信息化，这种兼职管理的模式无论是档案管理人员的专业素质、时间、精力的投入已经不能适应学生档案管理工作发展的需要。二是档案保管条件难以达到标准。自高校学生档案形成之日起算高校保管学生档案的时间本专科生、研究生一般为3年～4年，本硕博连读生长达10年，另外还可以在毕业后再托管2年。这期间档案的保管也是学生档案管理的一个重要方面。无论是学工处还是院系，档案保管的条件往往比不上专门的档案管理机构，无法配备专门的档案库房和基本的档案防护设施，将档案存放在普通的办公室，容易造成档案丢失或档案损坏。三是档案管理专业化程度低。主要体现在学生档案的收集归档和利用服务的不规范。档案整理没有严格按照档案的整理规范进行整理，还停留在简单的收集上，没有编制页号和档号。只能提供简单的档案查询、转递等服务，学生档案信息化程度不高，无法为学校提供学生管理决策服务。学生档案归口学校档案机构管理，那么学生档案管理工作理所当然的成为档案机构的中心工作，具有非专门档案管理部门不具备的优势，更加能够体现档案管理的专业性，在档案人员配备、保管条件、档案现代化、专业化管理等方面更胜一筹。
三、高校学生档案管理体制的建构
高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，《高等学校档案管理办法》明确把学生档案列入了高校档案管理的范围。因此，高校学生档案的主管部门无疑是高校档案机构。根据高校学生档案材料形成的规律，通过对高校学生档案集中与分散管理模式优劣的比较分析，高校学生档案归口档案部门，实行集中统一的管理模式是最优的。那么集中统一的学生档案管理体制的建构可以从以下几个方面展开：
（一）明确学生档案管理的主管部门是高校档案机构，由高校档案机构集中统一管理全校的学生档案工作。由高校档案机构对各学生档案材料形成部门进行业务指导，要求他们按照档案整理的规范做好档案材料的收集、整理、归档工作，并对收集归档后的学生档案进行提供利用服务以及做好档案的转递、保管等工作。要实现集中统一的管理体制，必然要将学生档案管理的职能同原有的部门相剥离，这将面临着高校部门职责权限再分配的阻力。改革必然要有阵痛，学校领导应该从档案职能科学配置的高度来看高校学生档案管理体制的变革，将对相同或相近的档案管理事项的管理职能整合到一起，实现资源的共享和利用。
（二）合理的人员配备和经费保障。集中统一的学生档案管理体制必须要有合理的人员配备，应当根据学校规模，配备一定数量的专职学生档案管理人员，以保证工作的正常开展。同时还应该有专项学生档案管理经费投入，保障学生档案基础设施和防护设施的配备到位，支持学生档案信息数据库的建立和维护。
（三）建立健全学生档案管理规章制度。学生档案管理划归档案部门管理之后，档案管理部门要按照学生档案材料形成的规律重新制定学生档案管理规章制度。明确各部门和人员的学生档案管理职责，包括明确档案馆、各归档部门职责，明确档案馆专职档案管理人员、各归档部门兼职档案管理人员职责。明确学生档案业务规范。包括学生档案归档范围、程序、要求；档案整理的规范；档案查阅利用、转递、投递等方面的规定。
（四）建立行之有效的学生档案管理横向机制。学生档案来源分散，涉及到很多的部门，如何保证档案材料的真实性、完整性，必然要建立一个行之有效的学生档案管理横向机制，对各学生档案归档部门进行沟通协调。这一机制一方面要求各归档部门按照学生档案归档范围进行档案材料的收集，保证收集的完整性，避免各部门间相互扯皮，同时要求各归档部门严格按照《高等学校档案管理办法》第十六条规定的“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”的要求对学生档案材料按照学生档案整理要求整理后移交归档。要建立这一机制，首先要明确各归档部门的责任人，在各归档部门确立一名分管档案的领导和兼职档案管理人员负责本单位的学生档案工作。其次要确定各归档部门的职责，包括分管档案的领导和兼职档案管理人员的职责。再其次实行各归档部门档案工作考核制度。把各归档部门档案工作纳入学校绩效考核的指标，工作业绩与奖惩挂钩。最后档案部门要积极主动与各个档案归档部门联系，对各个档案部门工作进行检查和业务培训、指导，对档案材料收集的真实性、完整性以及档案整理的规范性严格把关。
第6篇：毕业生档案管理办法范文
【关键词】干部人事档案；高校学生档案；管理模式
随着全国干部人事档案专项审核工作的展开，全国各高校的学籍学历管理部门和档案管理部门开始了查证工作，在查证过程中较为突出和共性的问题――档案中的学习经历材料不齐全、不规范，如缺少高考报名表、新生入学登记表、学生（学籍）登记表等，或填写的出生日期与本人信息不符等。证据材料必须到学校历史档案中查找，如果能够查找到相关记载，就给学生出具相关证明材料。如果查找不到相关记载，就会给学生个人造成不必要的麻烦。如何避免这些因管理不规范和不严格造成的“后遗症”，做好高校学生档案管理工作，是值得人们深深思考和积极探索的。
一、从高校学生档案管理主体着手
当前，中国高校都比较重视教学管理工作，对于学生档案管理却认识不到位，没有形成统一的管理机制，不论是教育部还是国家档案局，对学生档案管理主体部门都没有作出明确规定，而是由各高校视本校情况来确定，可能是高校档案馆，也可能是学生处、就业处、教务处、团委，还有可能是各个院系，这样就容易造成管理机制不够健全、管理程序不够规范、管理方式不够完善等问题，无法保证学生档案的准确性和完整性。档案管理机构作为高校学生档案管理的主体，优势是毋庸置疑的。其一，建国以来中国档案管理的基本原则就是集中统一管理，高校学生档案作为国家档案的重要组成部分，也应按照国家要求由学校档案管理机构统一管理。2008 年9 月1 日实施的《高等教育档案管理办法》（简称27 号令）在文件材料的归档范围内中增设“学生类”档案，首次将学生档案纳入高校档案管理体系，从根本上解决了管理体制问题，为高校学生档案管理工作的依法开展奠定了重要基础。其二，高校档案管理机构是专业的档案管理部T，不仅拥有专用档案库房，还配备档案管理专业人员，这为实现高校学生档案专业化管理提供了有力保障。但是，在实际操作中也存在着档案管理专业人员较少，学生档案数量庞大的问题。怎样解决这个无法避免的矛盾呢，可采用档案管理机构统一安排布置工作，档案产生部门按照档案材料生成时间、类别进行整理和移交，档案专业管理人员完成归档和管理工作。同时，在《高等学校档案管理办法》和《干部人事档案材料收集归档规定》的基础上，制定符合本校实际情况和特点的学生档案管理规章制度，明确管理职责、归档范围、归档内容、归档要求、归档渠道和归档时间。各学生档案生成部门根据管理制度开展工作，确保归档内容及时、真实、准确、全面、合法。
二、从高校学生档案管理客体改进
由于宏观层面规范标准的缺失，高校学生档案归档范围和内容并没有统一规定，而由各高校自行规定，这就造成了归档内容、形式五花八门，应该归档的材料没有归档，没有必要归档的却归档了。这是在此次干部人事档案专项审核工作中，凸显出来的最大问题。怎样解决这个问题，是下一步高校学生档案管理工作的重点。高校学生档案与干部人事档案是连续的关系，高校学生档案随着学生毕业后身份的改变直接转换为干部人事档案或其他类型档案。如何做好高校学生档案与干部人事档案的衔接，避免产生“后遗症”呢？高校学生档案管理应当在参照《干部档案工作条例》《干部档案整理工作细则》和《干部人事档案材料收集归档规定》的基础上，结合本校具体情况和特点，确定本校学生档案归档范围。归档材料不仅能反映学生个人履历、学习情况、思想状况、奖惩情况等内容，还要充实具有利用价值的材料，如社会实践、综合素质、职业技能、专业辅修、心理健康、资格证书及考级证书等个性化的东西，尽量准确、全面、客观地记录学生在校情况，为档案利用单位提供可靠的参考依据。
三、从高校学生档案管理手段实施
搭建高校学生档案工作网络平台，实现学生档案管理信息化。由于高校学生档案的实时性和动态性较强，在实际操作中，要将学生档案工作平台覆盖到产生学生档案的各个部门、各个环节、各个时段。学生档案工作网络平台要与学籍学历管理系统、教学管理系统、学生管理系统、心理健康数据等对接，形成一个完整的学生电子档案。学生档案管理系统的建立，便于班主任、任课教师及家长及时了解学生情况，便于教学和学生管理工作更有目的地开展，便于各部门之间协调配合，同时，也为用人单位提供可靠参考依据。当前，中国高等教育最权威的网站――中国高等教育学生信息网（以下简称：学信网）的学籍学历信息最具权威性，其中的“全国高等教育学历证书电子档案”是中国目前唯一全国性人才数据库，也是社会利用率最高的，能够查询到高校在校生学籍信息和历届毕业生学历信息（1991 年以后），内容包括：姓名、性别、出生日期、身份证号、专业、入学日期、毕业日期、学制、学习形式、毕业证编号等基础数据，但对于用人单位在择才方面的参考价值较低。如能在此基础上搭建高校学生档案工作网络平台，并入高校学生档案内容，如个人履历、专业成绩、奖惩情况、社会实践、身体状况、心理状况、职业技能、特长、诚信等方面的信息，从而形成全面的学生电子档案。这样的电子档案无疑是真实的、完整的、权威的，使用人单位更加方便、快捷地查询到学生在校期间全面、真实的情况，参考价值将大大提高，从而实现高校学生档案利用价值的最大化。
【参考文献】
第7篇：毕业生档案管理办法范文
2.需办理《心理健康教育基础知识培训证书》、《物流管理证书》等证书的考生，请于6月1日－2日两天到原金华理工学院（宾虹路1195号）12号楼南楼一楼申请。
3.如有考生还没有参加2008年10月份考试报名的，请务必在5月25日前到市考办教材供应处报名（星期一休息）。地点：金华市丹溪路517号。
4.2008年上半年申请毕业的考生请于5月26日－28日到市政府北大门西侧二楼办理相关手续。
附：办理毕业登记须知：
一、取号、领表，按约定时间办理毕业登记。
二、考生领取申请表必须用黑色签字笔或蓝黑、黑色墨水钢笔认真填写。
三、考生按老计划毕业的专业代码填老代码，按新计划毕业的填写新代码。
四、毕业证书的照片可以延用报名时采集的头像信息，不符合全国电子注册要求的，考生须持准考证在现场由凯帝照相馆摄像。先摄像，后输入信息。作好单位鉴定提交毕业生材料的同时收缴照片一张。
五、带全部准考证、合格证，身份证原件及复印件一份。准考证、合格证上的准考号必须一致；身份证、准考证、合格证上的姓名必须一致，原报名时的身份证号码与申请毕业时的身份证号不符时，以申请毕业时考生手持的身份证号码为准，如有不符需要由乡（镇）以上派出所出具的有本人照片且加盖户籍专用章的户籍证明，必须注明。“×××与×××系同一人或原身份证号×××与现身份证号×××系同一人字样”。（除身份证号自然升位外）。
六、档案代码的填写必须正确无误，否则将影响到考生户口的农转非、毕业就业等切身利益。考生须仔细核对毕业生登记表内容。
七、申报材料要齐全，免、转考材料须由省考办批复签章后方可验收。外省转入考生在我省所考课程专科少于5门、本科少于4门合格成绩的，需提供户口迁移、军人或国家机关事业单位人员工作变动，被普通高校及中等学校录取的相关证明材料。
八、使用已取得自学考试毕业专业的课程成绩，本省的毕业生只需出具已取得自学考试毕业证书及毕业生登记表的课程成绩栏复印件，复印件须由考生单位组织人事部门或档案管理部门签署“该材料复自×××同志档案”并加盖公章。外省的自考毕业生按照免考执行。
九、办理本科毕业的需带专科毕业文凭正本及复印件、专科成绩复印件，并由所在单位人事部门签字盖章、证明。复自“×××同志档案”。2005年以后颁发的CET证书不再免考英语（二）。
十、学习培训简历从初中开始填写至自考。
十一、自我鉴定与单位鉴定内容：思想觉悟、道德品质及工作表现等方面。单位鉴定由考生所在单位或街道办事处、乡人民政府按人事档案管理办法和规定负责作出。全日制自考助学班或全日制普通院校的在校生其单位鉴定由就读院校负责，自我鉴定80字与单位鉴定不能少于50字。
十二、办理高护毕业手续需中专毕业文凭原件及复印件。
第8篇：毕业生档案管理办法范文
【关键词】开放大学;学籍档案;信息化
当前，无论是基层开放大学学籍管理人员，还是开放教育学生或用人单位，学籍档案的个性化需求日趋旺盛。如:学校要求学籍管理人员提供某年各专业的毕业人数和毕业率、学生学籍档案不见了或档案袋拆开了需要补办、用人单位需要学籍档案中的某些材料等。学籍档案一旦实现信息化，这些问题都将迎刃而解。实际上，基层开放大学学籍档案管理信息化，不仅能提高工作效率、降低出错率，而且有利于学校对教学各环节实行监督、进行数据统计，为教学改革与教育评估等提供参考依据;同时，也能为用人单位对人才的选拔、聘任、学历鉴定及学生办理出国留学等提供更好的服务;并且，纸质档案的信息化处理能有效解决档案备份问题。
一、番禺电大学籍档案工作现状
(一)学籍档案管理沿用传统模式。当前，番禺电大学籍档案管理工作沿用传统的整理纸质档案手工管理方式，以“保存”或“保管”工作模式为主，工作效率较低且易出现错漏。档案资料的收集、交接、归档、保密等流程执行不够严格，加上部分管理人员对档案重视不够，档案偶会出现泄密、遗失等情况。多年的积累，纸质档案越积越多，给学校的保存与管理造成压力。(二)学籍档案信息化建设滞后。已有的国家开放大学教务管理系统，可以处理日常的学籍数据，但没有毕业生管理模块，不能直接对毕业生数据进行统计，只能通过导出历年数据筛选处理后再进行人工统计。教务管理系统中只有使用该系统以来的学生数据，而没有使用该系统之前的学生数据，导致使用该系统前的学生数据只能根据学校内部保留的数据自行处理。中国高等教育学生信息网也未尽完善，在该网中可以查询毕业生信息，包括学籍信息及毕业信息，但信息单一，没有学生成绩、学籍异动等记录。(三)学籍档案管理制度欠缺、团队建设落后。学籍档案工作业务规范和管理制度建设很不完善，对学籍档案的收集、归档、整理、保管等的要求可能因人而异或因时而异。相关管理团队建设落后，无专门的档案管理人员，相应工作主要由学籍管理人员和班主任承担。学校对学籍档案工作不太重视，管理人员从未参加档案培训，也极少有学习档案信息化等方面的机会。
二、番禺电大学籍档案信息化的可行性分析
当前，建立国家开放大学全系统统一的学籍档案管理平台条件还不成熟，而基层开放大学学籍档案信息化相对容易。如何高效、准确地将文字、图片变成有效的数字化信息，提供快捷有效、安全性强的查询等服务，是基层开放大学学籍档案信息化建设工作的重点。这就需要购买高速扫描仪等设备、构建学籍档案管理系统、建立和完善相关制度并对相关管理人员进行培训等。高速扫描仪价格不高、操作简单便捷。要构建的学籍档案管理系统是在原有的校园网上运行，有现成的相关经验可以借鉴，并且对服务器硬件要求不高，成本相对低廉;至于该系统软件方面，可以组织计算机技术人员和学籍管理人员开发或者直接购买适合番禺电大的学籍档案管理软件。可见，学籍档案信息化无论在技术上还是经济上都是可行的。随着形势的发展和现实的需要，学校领导将进一步重视学籍档案管理及其信息化，他们对系统软硬件的采购、建立健全相关管理制度以及对学籍档案管理人员的培训也将顺势而为。
三、番禺电大学籍档案信息化建设展望
完善学籍档案管理，要从多方面进行改革与创新，包括学籍档案信息化管理系统建设、管理制度建设和管理人员团队建设等。针对番禺电大学籍档案管理中存在的问题，就其信息化建设做出如下展望。(一)构建合适的学籍档案管理系统。学籍档案管理系统建设是学籍档案信息化建设的重要组成部分。将海量的学籍档案信息(包括纸质档案和教务管理系统数据等)变成规范化的数字信息、将学籍档案信息实行统一的数字化管理，是当前信息化建设的首要问题。因此，一是要组织人力(主要是班主任)用高速扫描仪将应届毕业生的毕业证书、学位证书、毕业档案材料(包括入学报名登记资料、毕业生登记表、学士学位申报材料、奖励材料等)及其他重要材料(如英语、计算机等级考试证书等)扫描成规范的图片文件，并逐步将保留在学校的往届生重要材料扫描成规范的图片文件。二是学校计算机技术人员和学籍管理人员参与开发或购买适合当前实际的学籍档案管理软件，该软件系统能提供标准化的电子档案和数据接口;管理人员充分利用校园网高效、便捷地实现数据的存储、共享、查询、统计等服务。三是学籍管理人员要充分利用上级开放大学教务管理系统或拓展系统收集各个时期各类学生、不同系统的学生基本信息、成绩数据、学籍情况变化数据等，把这些数据和学生毕业档案及其他重要材料的扫描数据等进行处理并导入学籍档案管理系统;管理人员还要按时维护、更新系统数据，保证系统数据的完整性和与上级开放大学及学信网数据的一致性。另外，技术人员要设法加强校园网的安全，保证系统及数据的安全性。(二)建立和完善管理制度，规范管理流程。制度决定行动，学校应根据有关法规并结合学校开放教育的实际情况，建立和完善学籍档案管理制度和规范。如建立《开放教育学生学籍档案管理办法》《学籍档案归档制度》《学籍档案管理系统信息更新制度》等，规范学籍档案信息的采集、分类、保存、传递和查询等管理流程，保证学籍档案信息的有效性和安全性，从而明确管理人员岗位职责，强化管理人员责任意识，实现学籍档案管理的规范化和信息化，进一步改善学籍档案管理质量。(三)打造一支高素质的管理人员队伍。推进学籍档案信息化就要加强管理人员团队建设。业务素质水平是做好学籍档案管理和保证服务质量的决定性因素，故学籍档案管理人员应提高自身的思想政治素质，包括提升政治素质、服务意识和法律意识等;也要提高自身的业务能力，熟悉档案管理工作的流程。对学校来说，就应大力提高档案管理人员的信息化水平，对他们多加以业务培训，让他们能充分利用信息技术与管理知识建立和完善学籍档案信息化管理体系。随着学籍档案管理人员综合素质的提高，他们就能提供更加多样化的服务，如提供自动化查询服务等，从而使档案资源服务信息化。
四、结语
构建好学籍档案信息化管理系统，就能实现以计算机为载体的学籍档案信息管理和资源共享，从而提高工作效率和改善服务质量。当然，在信息化过程中，不仅要重视学籍档案管理系统的建设，也要重视信息安全和管理人员的信息化技能提升，还要研究如何实现学籍档案信息的利用价值。基层开放大学学籍档案管理信息化不仅能满足自身的实际需要，还可为国家开放大学将来开发全系统的学籍档案信息化管理系统提供实践经验。
【参考文献】
［1］张晓荣．高校学籍档案管理现代化的研究［J］．中国市场，2018，32:115+121
［2］沈玲．高职院校学生档案信息化建设探究［J］．资源信息与工程，2019，8:164～165，168
［3］熊焰焰，潘晓璐．加强高等教育学籍管理信息化建设的重要性［J］．当代教育实践与教学研究，2018，9:37～38
第9篇：毕业生档案管理办法范文
关键词：学籍档案 管理工作 思考
随着我国高等教育大众化进度的加速和高校教育体制改革的不断深化，高校在校学生人数在不断增长，办学规模在不断扩大，办学档次在不断提升，高校学籍档案管理作为高校教学管理、学生管理和档案管理的重要组成部分，如何加强和完善，使其制度化、规范化，科学化，是当前高校学籍档案管理工作面临的新问题和新挑战。
1.学籍档案管理工作的内涵
学籍档案管理工作是以学籍为中心所开展的档案管理工作，贯穿在学生入学到毕业的整个期间，是对学生的入学资格、在校学习情况及毕业资格的审核与管理；是对学生在校期间直接形成的不同载体的学籍档案材料收集、整理、录入、立卷归档。学籍档案是保存利用价值的历史记录，具有原始性、真实性、信息准确性、可靠性等特点，具有重要的参考价值和凭证作用，它是学生在校期间全过程形成和积累真实地反映，有利于学校、个人及社会了解学生、掌握相关信息。同时也反映了学校各机关、系的教学、科学实验和管理情况，为学校人才培养、接受上级各类评估检查提供了可靠的材料。主要包括：1.学生学籍信息档案的管理，如：新生录取名册、新生入学登记表、学生名册、学籍管理卡片及新生电子注册、学生学年注册、学历电子注册等。2.学生学籍异动处理和考核违纪处理的管理，如：学籍变更材料(休学、保留学籍、复学、转专业、退学、开除等)。3.学生在校期间成绩的管理，如：学生成绩单、外语四、六级统考成绩、计算机等级考试成绩、职业技能鉴定考试成绩等。4.学生毕业信息档案的管理，如：学历电子图像信息采集、毕业资格审核、毕业生登记表、毕业证号、证书发放及补办毕业证明书等。5.学籍管理制度的建设及校风、学风建设活动等，如：各种奖惩、奖学金、助学金、心理健康教育、社会实践、党团组织等材料。
2.学籍档案管理工作中存在的问题
2.1学籍档案管理人员队伍建设问题。多数高校各系由兼职档案人员负责文件资料的收集、整理工作，由于兼职档案人员工作杂，任务重，没有经过专业岗位培训 , 档案意识不强，仅靠自身学习、实践摸索，没有过硬的专业能力和管理素质，因而在对学生档案处理和评价时，兼职档案管理人员自身也认为档案管理并不是很重要，使档案管理工作的开展受到一定的影响。
2.2档案信息储存分散、各部门缺乏沟通。由于部分高校招生就业处掌握着新生录取的基础信息，系拥有学生成绩的原始记录，学生处记录学生奖励、处分等信息，形成多头管理，使得档案管理的整体性发挥有限。这些部门缺乏有效的沟通协调机制，信息管理缺乏统一的规划和部署，而且各自的管理制度和标准也不统一，造成学籍管理就难以准确快速地建立学籍信息库，使学生的信息资源不能共享。另外，学生的许多档案材料都来源于各部门，由于各部门对档案工作重视程度上的不同，致使学籍档案材料不能及时地按照档案工作的要求进行收集、分类、整理、归档，导致学生信息材料不完全，档案内容单一，并且对档案资料真实度核审以及监管难度加大。
2.3学籍档案管理手段落后。当前很多高校学籍档案管理方式大部分以手工为主，工作量大，效率低，重复劳动多，准确性不高。计算机管理也仅限于学生基本信息及简单的检索查询，档案信息资源涵盖不全，没有真正对档案信息进行深加工，不能从根本上改变档案利用低等问题。此种管理手段已满足不了学籍档案管理现代化发展的需要。
2.4学籍档案管理制度宣传力度不够。学籍档案管理是针对每个取得学籍的学生进行的各方面管理，可以说关系到每个学生的切身利益。因为宣传制度的工作力度不够，可能导致许多在校学生对学籍档案管理制度的不重视或一知半解，甚至一些管理人员和教师也认识不够，给学籍档案管理带来了一些不必要的麻烦，例如：新生学籍信息学生本人确认和班主任（辅导员）核查的随意，导致到学生毕业前进行毕业基本信息校对时才发现信息不准确，才开始办理修改信息的佐证材料，给办理毕业手续带来麻烦。
3.切实加强和完善学籍档案管理工作
3.1健全规章管理制度，严格执行学籍档案管理制度
学籍档案管理关系到学生切身利益，建立健全学籍档案管理制度，是开展学籍档案管理的可靠保证。高校学籍档案涉及面广，因此必须严格制定各项工作程序，细化工作流程，各相关部门应加强协调，做好建档、归档、查阅、利用各个环节的衔接工作；要建立健全收集整理、检查审核、归档转交、保管保密与管理职责等各项规章制度，克服各行其是。如果学籍档案管理制度不健全，移交手续不严格，各部门之间的工作衔接不好，就会导致学籍档案材料的遗失，不齐全不完整。所以，严格执行学籍档案管理制度不仅要“有规可循，有规必循”，而且要做到“循规必严，违规必究”，有利于实现学籍档案管理工作的制度化。
3.2加强学籍档案管理人员队伍建设
高校学籍档案管理是一项政策性和业务性很强的工作，学籍档案管理人员素质的高低、能力的大小，直接影响着学籍档案的准确性，而各系兼职档案人员其档案业务水平将直接影响到档案收集的质量。因此，为了避免造成工作上的脱节和混乱，学校要定期举办各系兼职档案人员培训班，加强理论学习，熟悉学籍管理工作的整个流程，遵照档案立卷归档的原则，从档案材料形成的源头抓起，规范学籍信息采集途径，确立明确、标准的指标和项目，信息流通代码要一致，做到信息共享，为做好电子学籍档案铺平道路，避免更多的重复劳动。指导他们明确归档范围，实施动态管理，努力做到即收即归。充分调动他们的积极性，使其在工作中更主动、更自如，有利于实现学籍档案基础业务工作的规范化。
3.3互动式档案管理体系的建立
《中华人民共和国档案法》确定了档案工作的基本原则是“统一领导，分级管理”，加强各部门及人员之间的协调与配合，做到资源共享，是做好学籍档案管理工作的基本保证。学院各职能部门应加强学生在校期间的资料收集、归类归档、鉴别核对、转递送交等各项管理工作，建立统一的信息资源库，使学籍管理信息能够准确、及时，最终实现资源共享。
在高校学籍档案管理中，要充分利用现代办公技术，实现档案管理的现代化。学籍档案的内容和数量不断增加，如果仍沿用传统的手工方式去处理管理档案已远远不能适应现代化的需要。利用计算机网络技术，实现学籍档案的电子化、网络化管理，将纸质档案材料信息化，以档案管理部门为主，实现学生、班主任（辅导员）、档案部门管理人员等多方信息增补和修正，提高档案管理工作的效率。
当然，在档案管理的信息化建设过程中，学籍档案的检索、统计和查阅与现代通信技术相结合，可以实现远程传递档案信息，但保密问题也不容忽视，鉴于档案的多功能性，各种信息和数据都需要得到妥善的保护，只有确保档案资源的安全性，才能真正发挥档案管理信息化的优势，有利于实现学籍档案管理工作的科学化。
4.加强学籍档案管理宣传
学院可以在新生入学教育时组织班主任（辅导员）及学生进行《普通高等学校学生管理规定》、《高等学校档案管理办法》的专场教育，并通过宣传栏、网上查询等途径让师生了解学籍档案管理制度 、“高校学生获得学籍及毕业证书政策告知”、“应征入伍大学生学籍管理办法”及其他有关的法规政策等，只有让每位师生都了解，才能切实配合做好相应的学籍档案管理工作，有利于实现学籍档案管理工作的基础化。
总之，高校学籍档案管理工作是一项系统工程，需要在探索中求发展、求完善。为此，学籍档案管理部门及管理人员应始终把握学籍管理为育人服务的方向，关注有关档案管理新技术，探索新规律，不断更新管理理念、管理手段，做好高校学籍档案管理工作，使其成为学校人才培养工作的需要，成为服务于学生的需要，成为服务于社会的需要。
