档案信息管理规定精选(九篇)

前言：一篇好文章的诞生，需要你不断地搜集资料、整理思路，本站小编为你收集了丰富的档案信息管理规定主题范文，仅供参考，欢迎阅读并收藏。

第1篇：档案信息管理规定范文

（一）现行《会计档案管理规定》滞后，会计档案管理制度不健全

首先，人民银行总行制定的《中国人民银行会计档案管理规定》制定时间较早，内容滞后，对档案的立卷、保管和借阅、移交等程序规定得比较原则和笼统，随着会计集中核算ACS系统和国库会计TCBS系统的运行上线，形成的会计资料种类和形式发生了改变，要求对会计档案的归档范围、保管和交接等进一步明确化和规范化，原《档案管理规定》已不能适应新形势的需要。其次，一些基层央行对资金的管理比较重视，对会计档案管理重视度不够，没有建立起一整套会计档案立卷、归档、保管、借阅和销毁等制度，会计档案管理制度不健全。

（二）会计档案管理意识淡薄、会计资料归档不完整、不及时

但在实际工作中，存在重业务管理、轻档案管理的倾向，会计档案管理工作作为财务工作的最后环节，并未引起业务部门的足够重视，会计资料归档不完整、不及时的现象时有发生。

（三）会计档案管理分散，存放场所不当

目前基层央行会计档案多实行分散管理，营业部门会计、国库会计、县支行营业会计日常核算凭证、账簿由地市中心支行事后监督中心集中保管，定期移交本行档案管理部门管理，市县两级的财务开支档案由会计管理部门自行保管，发行库会计档案由其自行保管。大多数基层央行并未建立起统一集中存放本单位所有档案的综合档案室，档案存放场所分散，存在较大的安全隐患。有的虽有专门的档案室，但安全意识不强，没有安装防盗门窗设施等，防火、防潮、防虫等设施不齐全。

（四）档案管理电子化、网络化程度不高，档案利用率低

随着现代信息技术的迅猛发展，计算机技术和网络技术在中央银行会计核算领域已经得到广泛应用，电子信息正逐渐取代传统意义上的纸质信息，会计档案电子化、网络化管理已是信息化时展的客观需要。但是基层央行档案管理基础设施建设相对滞后，有的支行虽然有计算机和网络，但是使用的计算机机型不一，规格不齐，没有建立起一套既能检索文件又能管理档案信息的专门的档案管理软件系统，档案的管理与利用远远适应不了档案电子化、网络化发展的需要，影响了基层央行档案的利用效率。

二、强化基层央行会计档案管理工作的建议

（一）依据总行《会计档案管理规定》制定细化

办法，完善会计档案管理制度1.现行的《中国人民银行会计档案管理规定》内容滞后，对于会计档案的归档、保管、交接等规定得比较笼统，指导性、原则性较强，可操作性差。基层央行要根据本行的实际情况，根据新系统产生的资料种类和范围，制定适应现时需要的、统一的、细化的实施办法。2.整合现有会计档案管理的相关规定，完善会计档案管理制度。明确规定会计档案的立卷、归档、借阅、保管、移交、销毁等程序，统一指导营业会计、国库会计、货币金银会计资料等的收集、整理和归档，同时严格执行安全和保密制度，使会计档案工作有章可循。

（二）提高会计档案管理意识，及时整理档案资料

各业务部门的领导和档案管理人员，应提高会计档案管理意识，充分重视档案管理工作。会计核算业务完成后，要及时装订，保证会计资料完整。相关人员应及时按时间和流水号对会计资料进行整理、组卷，认真细致地检查原始会计凭证是否齐全、完整，装订粘贴是否规范、牢固，凭证封面要素填写是否准确全面，并确保会计资料的真实性，同时会计档案要体现一定的美观性。对于整理完后的会计档案，按照《会计档案管理办法》的规定：“财务部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案全部移交档案管理部门，不得自行封包保存。档案管理部门必须按期点收，不得推诿拒绝”，各会计部门应及时移交档案管理部门，并认真办理移交手续。

（三）实施会计档案集中管理，加强硬件设施建设

会计档案是记录和反映基层央行经济业务的重要史料和证据，对基层央行会计工作的开展、工作方法的改进及相关审计审核工作都有着重要的意义。基层央行应克服办公经费、用房紧张的困难，成立综合档案室，集中统一管理单位营业部门会计、发行会计、国库会计和基建会计、机关文书等档案资料，组织和提供对档案资料的调阅、开发和利用。建立会计档案保管的专用库房，尽量做到防盗设施齐全，配备空调、灭火器、温湿度计等，防止档案损毁、丢失及泄露。严格档案借阅手续，对于归还的档案，要认真检查其完好性，看其有无涂改、损坏，防止会计档案散失、抽换或缺损，确保档案资料不丢失，不泄密。

（四）推进会计档案电子化建设，提高会计档案的利用效率

ACS系统充分利用自身集中存放数据资源的优势，与第二代支付系统、国库会计数据集中系统、货币发行信息管理系统、对账系统等多系统相连，将实现会计营业部门的账务数据和人民银行国库、发行等其他业务系统的总账数据全国范围的集中，实现了信息传输网络化和数据资源共享，人民银行可利用ACS系统票据影像管理功能，开发出能够使会计凭证影像扫描传递、会计档案微缩电子化管理、会计档案资料网络查询能够实现同步的软件。在目前尚未开发出这种软件的情况下，可考虑鼓励一些基层央行利用先进的影像识别技术，自行开发相关软件，与央行会计核算集中系统和国库会计集中数据系统对接，探索会计档案电子化、网络化管理的路径。

第2篇：档案信息管理规定范文

一、始终将档案管理的基础工作放在首位

万丈高楼平地起,只有始终将档案管理工作方面的基础工作放在首位,接下来的档案管理工作才能有条不紊的进行。首先,要完善基本制度和管理规范的建设,进一步优化工作步骤和管理方式。要根据住房保障管理中心的职责要求,由信息管理部门制定其具体的档案管理办法,并且要积极全面的听取其他部门负责人和资料管理员的意见,并且要与各部门进行深入的探讨,意见征求完成以后就可以着手起草相关制度规范,并且在各部门进行试用。其次,严格规范管理档案的收集、整理和归档工作的步骤。此项对档案管员提出严格的要求。档案管理员担任着管理员和操作员的的双重职责,必须用以身作则的标准严格要求自己,真正将档案管理工作做到最规范最好。把住房保障管理中心各部门和个人手上日常的种类繁多的文件材料,根据住房保障管理中心的档案管理规定进行归档,在保证纸质档案完整性的基础上实现档案文件的信息化管理。最后,做好图片资料的档案管理工作。住房保障管理中心要将所有的档案进行电子扫描,建立电子档案,并将电子档案归入数字管理系统。而且要出台相关的图片资料的管理办法,同时要将图片档案汇总归档,以便以后借阅参考和使用。

二、增强住房保障管理中心档案管理人员的综合素质

住房保障管理中心的档案管理工作是专业性很强的工作,而且档案管理工作也在不断的发展,所以相应的对档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。但是就目前情形来看,档案管理人员的综合素质与实际档案管理工作的要求有一定的差距,这样就会在一定程度上制约住房保障管理中心档案管理工作的发展。所以增强住房保障管理中心档案管理人员的综合素质是大势所趋,刻不容缓的。首先,增强档案管理人员的思想政治素质。档案管理工作是政治性很强的工作,要求严格的保密性、完整性、安全性,所以档案管理人员必须有较高的党性原则和政治立场,树立正确的人生观和价值观。其次,增强档案管理人员的业务能力。档案管理是技术性很强的工作,要求工作人员掌握相关档案管理工作的各项方针政策,熟悉收集档案、科学整理的方法步骤,这样才能做到科学高效的管理档案。第三,增强档案管理人员的创新能力。时代是不断发展的,所以档案管理工作也是在不断创新发展变化中进步的,相应的档案管理人员只有不断增强自身的创新意识,才能在档案管理工作中做到得心应手。最后,增强档案管理人员的专业素质。档案管理工作者只有不断更新观念,不断学习新理论,不断拓展自己的知识面,增强自身的专业素质,才能适应知识日新月异的变化,新情况的层出不穷。

三、结束语

第3篇：档案信息管理规定范文

一、病历档案管理的现状

（一）病历档案书写质量差

病历的书写一般是住院医师或实习医师，书写水平参差不齐，特别是机打病历，为了提供病历书写效率，利用复制、粘贴的功能带来一些错误。由于存在一些不利因素，如果上级医师监管不力，病历档案信息容易造成不完整、不真实等，降低了病案信息的质量。

（二）病历档案信息重视度不统一

我们医院存在一种现象，高职称的医师比低职称的医师重视病案信息质量，有科研任务的医师比没有科研任务的医师更重视病案信息，负责病历质量书写的医师重视病案信息质量，临床医师工作忙、负担重无暇顾及病案信息的质量，质量管理人员又不直接书写病历，这种现象不利于病历档案信息质量的提高。

（三）病历档案管理的特殊性

病历档案与其他档案相比的特殊性有以下几点：1.病历档案增加的数量快，保存的年限很长。2.在形成病历档案的过程中参与人多，3.病历档案能反映出一个医院的技术水平，4.病历档案的利用率高，5.保管方法和借阅环境不严密，5.医院发生医患纠纷，病案是重要的证据，稍有不慎，就可能承担法律责任[2]。

（四）病案室存在的问题

病案管理工作人员年龄偏大，病案专业人员缺乏。与医院其他专业人员相比地位低、待遇低。

二、提高病历档案信息管理水平

（一）制定病案信息完整性标准

病案信息完整性，包括住院病案首页、病人入院记录、手术麻醉记录、病人出院记录、护理记录、科主任及医师签字等。

（二）建立病案质量信息管理流程

昌平区妇幼保健院病案信息量大，涉及部门多，从病历书写开始，建立一个环环相扣的管理机制，有效诊疗方案和标准化的病历质量管理流程。医务人员进行岗位培训，掌握病历档案信息完整性标准。

流程：1、住院医师按照病历信息完整性标准书写病历，2、上级医师将出科前的病历进行质量检查，3、科室质控员进行病历信息质量审核，4、病历进入病案室进行逐一信息登记，同时配有计算机数据库管理系统的登记。5、计算机收集病历信息后，分别按照科室进行病历信息统计（包括：首页信息的完整、手术记录信息的完整、手术记录的规范、病历的缺陷）等，6、统计结果报送医务科，质控员将病历信息统计结果与相关科室绩效考核挂钩。7、质控员将病历信息质量及时反馈相关科室，推动病历档案信息质量的改进，这样就形成一个有效的闭式管理环。（图1）

■

（三）加强教育培训履行岗位职责

1.依法形成病案医务人员必须做到病历记录的及时、真实和完整；病案记录要具有合法性、可使用性；病案的形成必须依照《病历书写基本规范》完成，要符合法律依据和法律效力；医院的质控部门要注重基础质量、环节质量和终末质量管理。出院归档病案24小时交病案室，核对收取病案。每份病历每延迟一天扣10分。对病案质量也有明确规定，每份病案90分为合格，不合格的病案在实际扣分基础上加扣20分。

2.医务人员和病案管理人员都应该知道，病历档案的重要性及在医院管理中的地位。信息科组织医护人员培训，讲解病案的法律意识，将病案法律证据意识根植于医护人员脑中，保证形成的病历档案能够责任到位，记录及时、完整、准确。2013年昌平区妇幼保健院医务科组织病历书写展览，评出优秀的病历档案10篇。根据病案管理工作流程，制定了病案管理人员岗位职责。如：病案工作人员两天收回一次出院病案，错收、漏收一份扣2分，如果丢失一份病案扣当月奖金，并承担病案丢失的责任。有违规借阅一份病案的扣5分，并承担此责任。病案室质控员每月向医务科汇报过期不归档的病历名单，并按医院规定一份病案扣科室2分。病案复印必须严格执行卫生部《医疗机构病历管理规定》，复印病历的申请人必须认真审核，医务科的批准后方可复印，病案复印后做一个标记，防止病案复印后出现字的该动。违规复印病案扣10分，并承担责任。

三、医院病案信息的应用

1.病案信息是医疗质量的依据病案信息是医院医疗质量管理与持续改进的主要核查依据。通过对病案内容的检查，发现问题、查找根源、改进方法、提高病案内在质量，保证医疗安全，防止和减少医疗纠纷的发生。

2.病历档案为我院的管理、科教、科研提供了大量信息资源。如：医院二甲复审、医保、物价检查、输血抢救；医务人员晋升职称，撰写论文等。2013年我院科教科与安贞医院共同合作的课题“北京市先天性心脏病筛查、治疗和监测网络的建立及应用”，科教科借阅2000份病案。利用病历档案统计腹腔镜手术例数、临床路径信息、病案信息上报等

3.病历档案信息信息为领导决策提供依据根据病案信息，医院领导能及时掌握医院的运行情况，进行适当的调整。

4.病历档案信息是医务人员年终考核的依据病历档案记录着医师的工作量，也记录了医师的病案质量，如：治愈、诊疗、院内感染等。利用病历档案信息，医院绩效考核指标更加标准。

5.病案信息在合理用药的应用通过病案信息检索、查核医疗项目实施及其产生的医疗费用，从药物疗效和医疗成本方面进行综合评价，指导临床医师合理用药，降低病人医疗费用，提高医院医疗服务水平[3]。

第4篇：档案信息管理规定范文

关键词：医保档案;信息化管理;重要性

目前覆盖城乡的全民医保体系已经基本形成，但城乡差距及医保制度差异仍存在于城乡医保制度体系中。医疗保险档案不仅是记录和反映医疗保险事业发展的第一手材料，而且是研究医疗保险事业发展的宝贵史料，因此做好档案管理已成为医疗保险经办工作的一项重要环节。

一、医疗保险档案信息化建设的重要性

所谓医疗保险档案的信息化，是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化建设。医保档案管理工作是医保管理机构各项工作的基础性工作，体现着医疗保险基金的管理水平、医疗保险部门的服务质量，同时也关系着广大人民群众的根本利益。

档案的信息化管理是档案管理工作与时俱进、不断创新的结果，很大程度上简化了医保档案管理的流程和手续，提高工作效率，实现既定的社会效益和经济效益。

二、如何进行城乡居民医疗保险档案信息化管理

目前我国的医疗保障制度是以城镇职工基本医疗保险、城镇居民基本医疗保险、新型农村合作医疗和城乡医疗救助为主体，覆盖城镇就业人口、城镇非就业人口、农村人口、城乡困难人群，解决了部分人群医保缺失的不公平问题。但是，由于城乡二元结构使得居民健康水平、医疗服务存在较大差距。而不同医疗保险制度在医保保障范围、缴费标准、待遇水平、报销比例等方面存在较大差异。同时，新型农村合作医疗、城镇职工基本医疗保险和城镇居民基本医疗保险存在着制度交叉，不同的管理体制造成了制度运行的低效率。同时工作人员业务水平不佳、软件应用相对薄弱、工作基础较差、缺乏统一标准和规范等导致医保档案管理十分繁杂，因此需不断加强医保档案的信息化建设，保障城乡居民医疗保险工作顺利进行：

（一）与时俱进，建立健全医院档案信息化管理规章制度

与时俱进地建立健全各种与医保档案发展相适应的规章制度以及档案信息化管理的规范性文件。根据《中华人民共和国档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》修订一系列有关档案信息化管理的规章制度，如《计算机信息系统保密管理规定》、《档案信息资源暂行规定》、《电子文件光盘存储、归档与档案管理制度》等。这些制度的进一步修订与完善，将使档案信息化管理工作有章可循，更加适应新形式的发展与挑战。

（二）推进档案信息化管理，提高系统整体水平

根据医保档案信息化管理要求，档案信息化建设应着眼整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。同时应充分重视系统中的每个节点，因为部分节点的障碍，都可能影响系统的畅通。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。医保单位应以利用频率和使用效率考核数据库，并把综合数据库与医院档案目录库结合起来，通过网络连接形成开放的分步式数据库群，从而提高系统整体水平。

（三）加强档案信息化管理系统的维护

随着档案信息化管理系统的建设，引进了大量的设备和软件，因此计算机系统的维护工作也越来越重要。首先要做好硬件系统的维护。对新购买的设备要及时建立档案，不但要记录设备型号、采购时间和地点，还要建立原始配置记录、变更记录、故障档案记录、电池电压值记录等。

（四）加强档案信息化管理的安全防护

档案实行信息化管理，档案信息借助互联网实现传输，档案信息在传输过程中的安全性将在一定程度上受到影响，使其有可能被窃取、篡改或伪造。因此，必须根据档案的内容、价值、密级等把档案划分为数个安全层次进行不同的管理。同时，设置系统管理员，监控敏感信息，检查系统安全措施，排除系统障碍。

（五）加强领导，健全网络，组织考核

随着医保档案工作的进一步完善，工作面越来越宽，工作内容越来越多。为搞好档案工作，首要问题是建立较科学的档案管理工作体制和管理网络，建立健全档案工作网络，实现各种形式的档案及有关资料的统一管理。

三、总结

总而言之，在信息化时代，加强医保档案信息管理对完善社会保障产生了极大的推动作用。但也不能忽视新科技给医保档案信息管理带来的严峻挑战。我国医疗保险档案信息化的工作正逐渐深入的开展，在深入的过程中可能会种现各种问题，若能提出合理的对策现解医疗保险档案信息化建设中存在的问题，就能让信息化建设能够继续进行下去。 因此，加强信息化时代对医院档案信息管理的研究，具有重要的战略意义。

参考文献 ：

第5篇：档案信息管理规定范文

关键词：医院；病案；档案管理；现代管理

中图分类号：R197.3 文献标识码：A 文章编号：1673-8500（2013）07-0097-01

一、病案的概念

病案是在医疗活动过程中，医务人员对病人的健康状况、疾病的发生发展情况以及诊疗经过所做的、以不同载体形式记载并由医疗机构集中归档保管的诊疗记录。病历是医务人员对患者疾病的发生、发展、检查、诊断、治疗和转归等医疗活动过程的记录，也是对采集到的资料加以归纳、整理、综合分析，按规定的格式和要求书写的患者医疗档案。

病历：是指病人在诊治过程中，还未经病案人员加工整理的医疗记录；病案：是指经过病案人员整理过的医疗记录，病案是医药卫生档案，是国家档案的重要组成部分。《医疗机构病历管理规定》：门诊病案的保存期不得少于15年。住院病案的保存期不可少于30年。

病史：是对病人疾病发生发展史的描述，是病案记录的重要组成部分；现代医学对病人的诊疗记录称为：病案、病历、病史。

二、病历和病案管理

医务人员在医疗活动过程中形成的医疗记录一般称为病历。病历和病案是有区别的。病案管理学涉及多个相关学科，包括组织管理学，心理学、流行病学等，但不包括行为管理学。病案管理学是一个实用性较强的边缘学科。不属于基础学科、管理学科、档案学科等。

病案档案管理人员的职责与功能是满足院内、外及社会需求，提供信息服务、提供各级各类信息和统计报表，参与医院管理和贯彻执行国家有关法律法规及本单位病案管理的各项规章制度。但不具有审批申报病案表格，监控病案记录内容、项目格式的设置，提出表格印刷、样式的要求。病案档案室保存有大量的病案，而且贮存量与日俱增，因此室内至少应有5年以上贮存常用病案的空间。病案档案管理人员对病案保护工作的意义在于最大限度的保护病案的完整性，而不是方便性、适用性和耐用性。

三、完善病历管理措施

病历既是临床实践工作的总结，又是探索疾病规律及处理医疗纠纷的法律依据。病历对医疗、预防、教学、科研、医院管理等都有重要作用。对病案的管理，建立从上至下的档案管理制度制，及时解决管理环节中存在的问题，加强病案的收集、整理工作，有效地为临床工作和广大的病员服务。

一是规范病历书写行为，提高病历书写质量。各医疗机构严格按照卫生部、国家中医药管理局的《医疗机构病历管理规定》对病案进行管理。住院病历必须有取得执业医师（助理执业医师）的专业技术人员按照《病历书写基本规范——（2010年3月）卫生部》的住院病历书写标准及时书写。各医疗机构均建立有病案室，并落实专人负责对病历书写质量进行审核，对病历书写质量较差的人员，给予处罚和通报。

二是严格登记，做好病历的保管。病人出院后及时填好病历首页，写好出院记录，交相关人员及病案室，并做好登记建册手续。相关人员及病案室将上交的病历进行初始分类编号，按序号排列上架，妥善保管，不得丢失，确保住院病历的完好率。同时做好病案室防火、防盗、防光、防尘、防虫、防霉等工作，及时更换防虫、防霉药物。经常检查库房内各种安全措施，及时排除隐患，确保病案室安全。

三是严防病历丢失，是病案管理的核心。患者在医疗机构住院期间，病历由病区负责保管。患者离院后，病案室负责全院病历收集、整理和集中统一保管；除涉及患者疾病诊治和护理的医务人员及病历质控人员外，其他任何机构和个人不得擅自查阅患者的病历；实行借阅登记制度，借阅病案要办理借阅手续，按期归还，要求妥善保管和爱护借用病历，不得涂改、转借、拆散和丢失；医保及上级行政部门借阅，需出具采集证据的法定证明及执行公务者的有效身份证明经医院核实，方可借阅或复印病历；医院医护人员因工作需要查阅病历者在病案室办理相关借阅手续后，方可借阅相关病历；对死亡及有医疗争议等特定范围内的病历，需经医院医务科批准后借阅；病区和病案室不准擅自接待无相关证明手续的机构和个人查询患者的病历资料；借阅病案应在三周内归还；病历复印严格按照卫生部《病历复印管理规定》执行等。

四是病案计算机无纸化病历是发展方向。如何安全有效地管理这些庞大的历史病案资料并能满足快速查询的需求，建立一套完整的、自动化的、扩展性强的医疗病案信息管理系统十分必要。病案资料的收集是病案管理工作的第一步，对于住院病案工作流程应始于住院登记处，并不是挂号室、病案室和医生工作站。按着资料的来源排列的病案称为SOMR（资料来源定向病案），按病案的形成方式还有IMR（一体化病案）、POMR（问题定向病案）等。病案加工是将资料中的重要内容转换为信息，一般采用索引形式。目前，电子化、自动化的医疗系统，是利用现有的网络来实现对电子病案库的访问的，这样可以更大限度地发挥电子影像系统的效益，另一方面也大大拓展了系统的功能，从而加快信息的流转，提高工作效率。根据目前医院已经建立起的OA网络基础，可以充分利用现有网络实现对数据的跨部门、跨地区的资源共享及统一的管理。目前国家卫生部正在实施建设医疗信息网工程及中国医院信息系统工程，用计算机管理病案，实现电子病案正是这些工程的基础，是病案管理变革的必经之路。

参考文献：

[1]胡光阔.病案数字化影像管理系统在医院中的应用[J].中国医学教育技术.2011，（01）：69-71.

[2]林昕.电子病历系统设计与实现[D].成都：电子科技大学，2011.

[3]杨彩虹.加强医院病案管理工作浅析[J].华章.2011，（02）：247.

第6篇：档案信息管理规定范文

随着我国第三产业的飞速发展，“服务”这个词一时成为人们关注的热点。越来越多富有创新意识的人们尝试着将这个词融会贯通于社会各个领域，最终使其获得了更为广阔的发展空间和延伸意义。近年来，“服务型政府”的建设便是将第三产业的思想应用于公共事业管理的典型例子。这种思想上的创新领先于制度创新，又能够拉动制度创新。随着“服务”概念的进一步普及，服务思想应用于公共管理在人们生活中的表现越来越细化，信息化时代之下服务主导型图书馆用户档案的管理体系建设就是一个极好的探索。这不仅体现了创新的思想，还具有极大的实用价值。

一、信息化时代的独特需求

社会信息化的发展就像双刃剑，既为社会其他领域的发展提供了机遇，同时也带来了一些挑战。我国信息化的技术基础有相当一部分来源于国外引入，并非本土自然发展而成，因此为之后的深入发展埋下隐患。就短期来看，信息化过程中带来的挑战主要体现在三大方面：第一，当今社会是一个信息爆炸的时代，正确的、错误的、简单的、复杂的各种信息混合在一起，加大了人们辨识区分有效信息的难度。庞大的信息量本来就使人头昏脑胀，对于庞大的信息还要进行甄别则更为头痛。第二，信息的交互性进一步增大了管理难度。信息数目和信息正误是选取信息的第一步操作，而有关信息的第二步操作是探究信息之间的关系。在现实生活中，只选取信息是不够的，因为各种信息之间存在着广泛性联系，就如同在构建计量经济模型中也要检验解释变量之间的多重共线性一样，我们在实际生活的方方面面也要考虑到信息的交互性。第三，这也是现实节奏加快的要求。信息化的产生和发展加快了人们的生活节奏，人们逐渐形成一种共识，就是追求高效便捷的处理方式。然而信息化虽引发了这一需求，但由于我国信息化发展不足，很多时候并不能满足这一需求。

在此基础上分析信息化中我国服务主导型图书馆用户档案管理的制约因素：数字化进程缓慢、资源闲置浪费、分类体系混乱、思想意识淡薄等。[1]这与信息化进程中存在的问题基本对照。数字化进程缓慢，换种说法就是指我国当前的相关技术不完善普及度不高，这既与我国大量从国外引入、本土技术薄弱的历史有关，又反映出信息作为一种特殊资源具有其它资源难以企及的复杂度。资源的闲置浪费主要由庞大的信息量引起，在当前图书馆用户档案管理特别是人工管理中，面对庞大的信息管理人员很容易把一些不常用到的资源边缘化从而减少工作负担。而对于图书馆和用户来说，有些潜在的需求资源就这么被闲置，得不到充分利用。我国服务主导型图书馆用户档案管理中分类体系混乱主要由信息的交互性引起。各种信息之间存在着广泛性联系，人们很难做出明确的界定。与此同时，不同的人对于同一本书的认定也会有所不同，因此，管理人员想要综合所有用户的意见对资源作出明确分类是不现实的。我国服务主导型图书馆用户档案管理的第四个制约因素某种程度上正是源于前三个因素，管理的难度使部分管理人员安于现状，不积极寻求解决方案，反而认为图书馆管理工作无关紧要。

二、服务主导型图书馆

服务主导型图书馆的制度建设是紧扣核心理念层层铺展开来的。其中，用户档案管理制度是其他一切制度的基础。因为，服务主导型图书馆是“以用户为中心”，图书馆用户档案是图书馆用户的一切相关资料，包括姓名、性别等基本信息，也包括出入记录、借阅记录和使用资源记录等。[2]服务主导型图书馆的制度建设应着力于解决当前图书馆用户管理工作中存在的问题。上文中提到数字化进程缓慢，换种说法就是指我国当前的相关技术不完善普及度不高，所以相关部门在制度中应明确规定出用于图书馆用户档案系统建设的经费开支。有了经费作为保障，图书馆才能与时俱进地更新信息系统，提供优质服务。如果这一点做好了，那么我国服务主导型图书馆建设中的资源闲置浪费问题迎刃而解。只要登入系统，键入搜索书目，有关该书目的相关书籍都一一呈现。人员搜索也是如此。服务主导型图书馆用户档案中的分类体系混乱，不仅包括书目，还包括用户级别。这一问题应该主要依靠完善制度建设来解决，服务主导型图书馆应在广泛收集用户意见的基础上拟定合理的用户档案制度规定，这样才能令行禁止、有条不紊，收到令人满意的效果。我国服务主导型图书馆用户档案管理的第四个制约因素某种程度上正是源于前三个因素，管理人员的思想意识淡薄一方面要着力解决前三个问题，为管理人员的监督管理打下的良好基础；另一方面要加强相关宣传教育，肯定用户档案管理对服务主导型图书馆的重要意义，也肯定用户档案管理对用户获得完美需求体验的重要性。

三、用户档案管理

创新和发展向来离不开客观环境，服务主导型图书馆的用户档案管理也是如此。创新和发展总是从社会提供的各种要素中抉择出先进的活跃的因素，进而逐步替代掉那些陈旧的落后的因素。信息化时代为服务主导型图书馆的构建提供了物质技术保障，服务主导型图书馆的建设正是为其用户档案管理体系的革新提供了机遇。[3]从范畴来看，三者呈现出层层递进的关系，用户档案管理体系隶属于服务主导型图书馆的基础建设，而服务主导型图书馆又囊括于信息化时代大背景中。而逆向来看，信息化时代背景是推动服务主导型图书馆建设的洪流，而服务主导型图书馆客观上要求高效的用户档案管理体系。

首先，与时俱进、开拓创新，结合当前时代背景，服务主导型图书馆的用户档案管理区别于之前的人工管理。以信息系统为核心构建用户档案管理体系是服务主导型图书馆最突出的特点。在以往的用户档案人工管理中暴露出很多问题，比如管理人员的登记错误或记忆错误，再比如业务繁忙时人工登记的缓慢低效，等等。相比之下，信息系统能够很好地解决这些问题，信息系统以严格精密的计算机为基础，不仅能够在很短时间内快速处理大量数据，而且遵照既定程序运行使其失误的风险被控制在极低的范围。正是由于信息系统的强大优越性，我国很多高校图书馆都已经开始使用这种图书馆用户登录和使用模式。

其次，服务主导型图书馆的理念要求图书馆在用户档案管理过程中不仅要满足多数用户的基本需求，而且应体现多元化因素、满足用户的差异化需求。从用户档案设计来说，图书馆的信息系统在包括用户基本信息的同时也应该设置一些可选信息。借助可选信息，图书馆能够构建丰满的用户需求模型，深入了解到用户的多样性偏好，然后根据不同用户的特质能够贴心高效地给出用户满意的建议和服务。

最后，建立完善的服务主导型图书馆的用户档案管理规定是极为重要的。服务主导型图书馆是以用户为中心的图书馆，但这并不意味着服务主导型图书馆要满足用户的各种合理和不合理需求。此外，用户范围的划定也是不可忽略的问题。完善的用户档案管理规定就是对服务主导型图书馆“服务”理念之外的补充，它合理规定着用户范围、用户级别等基本问题，成为服务主导型图书馆日常管理中最最基础的准则。

第7篇：档案信息管理规定范文

关键词：医院；档案管理；信息化

医院档案信息化管理是实现医院现代化、信息化的重要组成部份，也是档案工作迈向现代化管理的前提条件。随着信息技术的不断发展与日益完善，高速大容量的档案信息管理系统为档案管理提供了更为广阔的管理空间，同时新技术的应用也逐步改变了传统的档案管理模式。新形势下加强医院档案信息化管理与建设，是档案管理适应时代和社会发展的需要，也是档案管理创新、提升档案管理工作水平的重要手段和途径。本文结合工作实际对档案信息化管理进行一些探讨。

1与时俱进，建立健全医院档案信息化管理规章制度

随着医院档案信息化的不断发展，将会涉及到许多新问题，为了更好地应对和解决这些新问题，档案部门要加强档案信息化管理的规章制度体系建设及落实工作人员的岗位目标责任制等，使其具有可操作性，并形成约束机制，确保具体工作规范有序。与时俱进地建立健全各种与医院档案发展相适应的规章制度以及档案信息化管理的规范性文件。根据《中华人民共和国档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》医院修订了一系列有关档案信息化管理的规章制度，如《计算机信息系统保密管理规定》、《档案信息资源暂行规定》、《电子文件光盘存储、归档与档案管理制度》等。这些制度的进一步修订与完善，将使档案信息化管理工作有章可循，更加适应新形式的发展与挑战。

2推进档案信息化管理，提高系统整体水平

医院档案管理信息化系统的现状是硬件的功能没有充分发挥，这些都严重影响了系统整体水平的提高。档案信息化的管理包括档案工作的各个环节，主要是抓好档案科学化、规范化、标准化管理，这三方面相辅相成，互相促进。根据档案信息化管理要求，档案信息化建设应着眼整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力[1]。同时应充分重视系统中的每个节点，因为部分节点的障碍，都可能影响系统的畅通。目前，档案信息化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设[2]。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。医院应以利用频率和使用效率考核数据库，并把综合数据库与医院档案目录库结合起来，通过网络连接形成开放的分步式数据库群，从而提高系统整体水平。

3抓好档案信息化建设基础工作，建立档案信息资源数据库

档案信息资源数据库是档案信息化建设的基础。档案管理信息化的前提是必须建立起资源配置合理、特色突出、利用方便的档案信息数据库。通过先进的信息手段，把档案部门的各种物质载体形式加工转化成数字化信息，建立起档案全文数据库和档案目录数据库并录入微机，实现档案由实体管理向信息管理转变。档案目录数据库，既要符合国家的标准，又要有利于实际的操作。对立档文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等应进行统一规范，使电子目录移交给档案室后能实现数据共享，以提供服务。

4构建符合现代化发展的医院档案信息网站

档案网站是医院档案部门在网上建设的信息站点，以网页形式给大家提供相关的档案信息和服务，或者进行档案信息的网上咨询、查找及直接提供使用。在档案信息化建设中，应把档案管理系统纳入医院的管理信息系统，构建一个一体化系统，把本单位各个部门的信息统筹考虑进去，实现资源共享，从而获得档案管理的综合效益和系统效益[3]。建设医院档案信息化网站时，要选用具有升级能力和开发能力且检索功能较强大的档案信息管理系统，确保其升级换代时既可减少重新开发的成本，又能够充分发挥计算机网络的优势。档案管理的信息化，将档案在内部网上共享，方便医院员工在自己的计算机上快捷地查阅档案资料，提高工作效率。

5加强档案信息化管理系统的维护

随着档案信息化管理系统的建设，引进了大量的设备和软件，因此计算机系统的维护工作也越来越重要。首先要做好硬件系统的维护。对新购买的设备要及时建立档案，不但要记录设备型号、采购时间和地点，还要建立原始配置记录、变更记录、故障档案记录、电池电压值记录等。同时，还要进行定期设备日常保养。其次是做好程序使用维护。程序使用维护是系统维护人员最常遇到的问题，做好程序使用维护的关键是对各类系统和软件进行复制备份、防护工作。要做好随机系统软件的复制备份工作，保存好源盘，使用备份盘，避免因使用不当造成资源损失。计算机系统维护是技术性很强的工作，要不断加强对计算机系统知识的学习，平时注意收集各类软件资料，总结经验，吸取教训，提高系统维护平。

6加强档案信息化管理的安全防护

档案实行信息化管理，档案信息借助互联网实现传输，档案信息在传输过程中的安全性将在一定程度上受到影响，使其有可能被窃取、篡改或伪造。因此，必须根据档案的内容、价值、密级等把档案划分为数个安全层次进行不同的管理。同时，设置系统管理员，监控敏感信息，检查系统安全措施，排除系统障碍。采取防火墙技术、加密技术、身份认证等手段确保网络安全。限制外部网用户只能访问内部网提供的某些被安全所允许的服务，限制内部网用户不能访问外部网某些危险站点或使用危险服务的功能。密码是解决信息安全的最有效手段，可以进行数据加密传输，数据储存加密，数据完整性鉴别等[4]。对医院重要档案及电子文件利用各种存储介质实行异地备份，以确保电子文件的长期可读和医院档案信息资源的绝对安全。另外，在档案管理系统中，设置访问权限和访问记录，自动确认只有符合系统身份的用户才能进行电子文件或其它信息的检索、浏览、复制等，并在电脑中存取电子文件时留下所有记录和痕迹。同时，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，保持适宜的温湿度，防止存储介质磁化，做好防盗措施。并及时升级计算机服务器和数据库的硬件设施，确保档案信息数据库在保存和传输过程中稳定、安全。

7加强医院档案管理人员的培训和继续教育

档案信息化管理对促进医院的快速发展具有重要意义，为了提高医院档案信息化管理水平，不但要得到领导的重视和支持，还要注重档案管理人员的培训和继续教育。档案信息管理人员既要具备档案管理基础知识，熟练掌握档案工作的基本原则和方法，又要掌握计算机操作、数据录入、网络管理、数据库建设等方面的知识，变过去被动接收档案为现在的主动控制医院内部信息的形成和传递，直接为医院的管理和教研工作服务。所以医院要有计划地组织档案管理人员参加专业培训，鼓励参加相关专业的再教育，掌握信息技术的新知识，逐步形成终身教育机制，从而提高医院档案信息化管理水平。

8结论

医院档案信息化管理是新形势下档案发展的需要，运用科学文化知识和当代先进的技术手段，加强医院档案信息化建设，使医院档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理更加科学化、规范化、标准化，更好地为医院的管理、教学、科研提供方便快捷的档案信息服务，为医院的发展服务。

参考文献：

[1]杨艳凤，档案信息化管理的新思考[J].民营科技杂志，2010，10，142.

[2]杨艳凤，档案信息化管理的新思考[J].民营科技杂志，2010，10，142.

第8篇：档案信息管理规定范文

1注重时效性，加强病案归档环节管理

病案客观真实地记录了患者在一定时期内的疾病防治和身体健康情况，对患者日后的健康保健、防病治病起着重要参考作用，直接或间接影响着患者的家庭及日常生活，甚至在特定条件下成为解决纠纷的司法依据。病案的实用性决定了归档的时效性，必须在较短时间内做好收集、组卷、登记、分类、编目、编码、排号、贮存和档案的检索、编号等工作，以随时为病人和医务人员提供经过系统、全面整理分析的有价值的医疗信息。加强病案归档环节管理，需要做好以下基础性工作：一是医护人员要严格按照卫生部门统一制定的病历书写规范要求写好病历，各项医嘱要准确、清晰；护理病历要详细、真实，并详细记录执行医嘱的情况。病人出院以后，医护人员要及时对病历各种资料进行整理和小结，在规定时间内转交或由病案管理人员收缴病案，入库备编。二是病案管理人员要在短时间内把出院病人的病案收集齐全，并初步归类登记，确保病案信息资料齐全、完整。及时对收集齐全的病案做好组卷、编目、编码、排号、贮存和病案的检索、编号等工作，按照病案归档要求完成柜架存放，并同时完成规定内容的微机输录，保证纸质病案与电子病案的同步保存，为下一步开发利用病案信息资料奠定基础。

2健全规章制度，加强病案保管环节管理

病案管理的保管环节是提供病案信息资源利用的前提条件之一。病案保管环节分为软件管理和硬件管理，二者缺一不可。软件管理主要表现为要结合医院自身特点，以完善病案使用程序为主线，依据《档案法》、《医疗机构病历管理规定》等相关法律、法规，健全规章制度。规章制度涉及病历的规范记录、归档、保管、利用、鉴定、销毁、保密等各个方面，以保证各工作程序的运行有章可循。硬件管理主要表现为病案馆室的设施配置，病案存放的空间和档案柜架密度要适当，以便于查阅和检索，防止病案的丢失和错置。微机、复印及温度、湿度调控装置等设备应配置齐全，为医生和患者查阅病案提供便利。要防止病案受潮霉变、字迹褪色、影像失真等影响病案利用效果的情况发生，延长病案使用周期。

3立足方便实用，加强病案利用环节管理

目前，大多数医院的病案管理仍停留在单位资料保管和被动提供状态，这样对病案的利用效率会大打折扣。要立足于方便实用，切实保证病案信息资源的有效利用。首先，病案管理人员要及时与临床医务人员沟通并了解其需求，通过建立疾病分类、地域分布、发病情况、治疗效果等多种医疗参数，为利用者提供更详细、更便捷、更实用的参考资料。其次，要建立健全病案登记制度、统计分析制度、信息反馈制度、跟踪和随访病人制度等，了解掌握病案的利用效果，提高病案的有效利用率。

4开发信息资源，加强病案编研环节管理

第9篇：档案信息管理规定范文

关键词：企业; 文件; 档案; 管理; 创新? 党的十五届四中全会、五中全会及十六大都提出，要加快国民经济和社会的信息化建设，以信息化带动工业化，促进社会生产力实现跨越式发展的战略方针。2002年，中央发出大力加强企业管理信息化建设的要求，并提出具体工作目标，旨在推动企业管理信息化建设的健康发展，提高企业管理水平和市场竞争力。在企业大力实施信息化建设的大背景下，文件与档案管理实践迎来了巨大的创新机遇和空间。?

1工作平台创新

信息化时代，企业为提高自身在国际上的竞争力，根据企业的职能，加快信息化建设步伐。在建或已投入运行的、承担企业职能和业务活动的各种信息管理系统，体现了企业信息化建设的成果。建立信息系统的目的是将传统业务工作流程优化后，借助于软件编程和数据库管理技术，重塑计算机工作流程来支持、执行和管理机构各项职能的业务活动。这些信息系统正是企业电子文件的来源中心。

以办公自动化系统为例，它在行政办公领域创建起数据信息的产生登录、流转处理、收集归档、鉴定、保存、迁移、利用的全新工作平台。它具有涉及信息量大；参与应用岗位人员众多；处理流程繁琐多变；数据库功能强大；信息传递迅速，易于交流；信息流向与办公的工作流程非常接近的特点。同时，办公自动化系统为企业员工提供了现代文明办公和规范管理的工作平台：

a) 快捷通信。通过电子邮件系统，建立机构内部通信，信息交流快捷流畅，并与Internet 邮件互通。

b) 协同办公。将机构传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的、可操作的“扁平式”管理，提高机构各级领导或部门协同工作的效率。

c) 公文流转。机构内、外部的收发文、呈批件、签报、文件管理、档案管理、合同管理、事务通知等，均采用电子起草、传阅、审核、会签、签发、归档等电子化流转方式，实现无纸化办公。

d) 信息服务。系统地利用机构积累的信息资源，为机构提供改进创新能力和快速响应能力的手段，以提高生产效率。

更重要的是，信息系统的建立为机构业务活动提供了信息流向规范、控制集中、表单定制多样、信息利用方式灵活的工作平台，使文件与档案管理实践跃上一个新的台阶。?

2流程创新?

2.1文档一体化流程概述

在纸质文件时代，由于受工作环节、工作岗位、工作步骤的限制，文件与档案管理更多地关注具体的业务活动，管理活动就如一个一个的串行节点，前行工序直接制约着后面的工序。传统工作模式形成的串行工作流程，是影响工作效率的重要因素。而信息化时代，创建文档一体化流程成为全新的理念，“它是对分工后的工作环节、工作岗位、工作步骤的一体化集成”?［1］的过程，“它不是把因分工而形成的工作碎块拼装起来，而是根据总体目标经过技术和业务的互联提供无缝的互操作平台”［1］。

文档一体化流程正是依托信息管理系统，对文件与档案管理工作流程重组、再造的过程。在信息管理系统中，业务流程和信息流程是不可分割的，文件是机构运转中最重要的信息流，同时也反映出该机构的业务流程。这就意味着在形成业务流程的同时，也形成了文件从生成、流转到归宿的文档一体化流程；意味着信息系统在满足业务活动管理的要求的同时，必然也满足了文件与档案管理的要求。因此，建立信息管理系统的过程，是将这两个流程有机地融合在一起的过程，即在文件流程中体现业务流程的要求，或把业务流程要求嵌入文件流程，以实现以下目标：

a) 减少流程的中间环节；

b) 建立并行、平行工作流程；

c) 建立跳转、分流工作流程；

d) 建立循环工作流程；

e) 建立交叉、条件等工作流程。

在信息系统中建立以上新的工作流程后，我们可将工作环节视为流程中的一个节点，对任一工作任务项，可以任一节点为起点，以辐射、闭环、分支等形式，同时发送给多个对象进行处理。流程重组的目的是提高流程中任务处理的并行程度与合作程度，从而提高业务工作效率，实现协同办公的目标，改善文件工作质量。

笔者所在的企业，在办公自动化系统、合同管理系统、电力工程技术报告管理等系统，成功地将行政办公、合同管理、电力工程领域的业务流程和文档一体化工作流程同时嵌入信息管理系统，实现了业务工作流的文件从生成、流转到归档全过程管理，以及档案后续管理的目标。另外，企业的其他主营业务流，在建立信息系统过程中，纷纷到档案部门咨询信息数据管理方面的要求，并采纳档案部门的建议和意见，在系统设计阶段，即将有关文件档案管理、电子文件管理的要求纳入系统流程之中。?

2.2文档一体化流程的创新点

信息系统中文档一体化流程的创建过程，是一个将系统、协调和前端控制的思想贯穿于设计、运行的过程，这本身就充满着创新的内涵，在流程创建过程中，主要通过以下内容体现创新点。?

2.2.1文件管理阶段

a) 面向普通用户、业务管理人员、系统管理人员，提供多层面的、不同任务项的工作流程及操作平台。

b) 形成文件质量监督、保证体系。通过痕迹保留、收文单、发文单、元数据信息监控等形式，保证文件质量。在请示与批复、收文与转发文之间，处理同一项目或任务时产生的系列文件之间，建立文件关联关系。

c) 形成文件流转监控机制。通过对文件督办、催办的监控，对文件的办理状态进行跟踪和监控，对未填写办理意见等办理信息的文件，不流转至下个节点。

d) 形成文件归档机制。在信息系统中处理的任一项目或任务，是以文档的形式出现的，归档均作为这些文档的最终处理环节。

2.2.2档案管理阶段

a) 建立现代信息服务理念。面向普通用户，提供方便的档案信息利用平台，工作流程中更多体现的是简约、方便、直观，提供能直接满足用户需求的信息，而不在信息中带有过多的档案管理特性。

b) 建立现代信息整理理念。面向文件档案管理人员，提供档案信息整理工作平台，工作流程中体现的重点是要符合档案的规范管理要求。按档案管理要求和方式，对归档的信息数据进行整理，并且能及时切换视窗，使工作人员掌握和了解给用户提供的信息是否直观、齐全、准确的要求。

c) 建立档案信息安全机制。对信息利用安全，要建立层次分明、角色明确的信息利用机制，并建立权限设置的流程。该流程包含两层含义：一是行政管理流程，一是权限分层工作流程。对信息保管安全，要建立档案数据的保存、迁移及其校验机制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系统的信息处理工具，利用工具，确保信息的保管安全。

流程的创新，使工作平台提供的文件与档案工作之间实现无缝链接成为现实，它不仅改变了文件与档案工作的质量和内容，对文件与档案工作者的管理实践观念和思路也形成巨大的冲击。

3管理创新

信息化时代，计算机设备故障、病毒侵袭、用户误操作、自然灾害等各种因素，都会造成计算机系统的破坏，导致存储数据被破坏或完全丢失。因此，在信息时代文件与档案管理工作添加了信息安全管理这一重要内容。信息安全管理主要通过对信息本身与信息工作人员实施管理两个方面来理解。?

3.1信息管理

通过采用设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，保证系统运行安全；同时，还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，确保信息运转流畅、安全可靠。

流程管理是对整个系统运行状态的监控和对系统的每一项目或任务的流转、执行情况的跟踪和监控。通常系统管理员负责流程的监控管理，这是系统安全稳定运行的重要环节，也是确保系统产生的电子文件的真实原始性、齐全完整性的重要保证，因此，文件、档案管理人员有责任和义务关注流程管理的科学性、准确性。

在信息时代，文件信息管理除文件内容之外，更多的是梳理、提炼出机构文件处理流程，将文件处理过程的具体工作环节、内容，纳入工作流程，并对产生的文件信息实施统一管理。例如：在机构发文流程中，预先设置相对固定的发文格式，但随着机构管理的变化，文件格式也要不断调整，并且有增加、删节等变更的需求，具有动态变化特性，那么这种变化的文件信息需要纳入管理范围。概括地说：文件信息管理，是确保文件内容从产生到脱离流程的全过程管理，是针对发文的痕迹保留、文号等信息的管理；对收文督办、监控等行为的管理。

3.2信息工作人员管理

信息时代，文件与档案工作人员接触到的信息更加频繁和密集，其中包括企业的核心数据信息。因此，加强对信息工作人员的管理，“建设一支高度自觉、遵纪守法的档案人员、技术人员队伍”［2］，是非常现实和必要的。具体做法主要有：

a) 建立并提供管理政策，明确职责，各尽其责；

b) 策划并提供应急措施、保护方案，定期进行信息安全检查，提高人员对安全事故的应急反应；

c) 经常对相关人员进行安全教育和宣传；

d) 经常开展业务培训，提高人员综合素质，尽量避免误操作等安全隐患；

e) 建立严格的权限管理机制；

f) 规范信息数据的转移、加工程序，提出数据校验模型，加强人员的管理。

对管理职责的划分，应从多方面考虑：

a) 面向普通用户，提供文件起草、办理、流转、查询的通道。

b) 面向文件管理人员，提供文件督办、催办手段。

c) 面向档案管理人员，提供文件归档及其考核、电子文件整理和保管、信息服务手段。

d) 面向系统管理人员，建立流程跟踪、流程监控、流程日志机制，提供操作平台；提供机构、人员、权限、流程节点、流向及变更的设置手段。

4制度创新

如何保证信息系统在应用过程中，能适应不同阶段、不同性质用户的需求，以发挥其最大效能；如何规范地应用、开发信息系统，以获得最好的效果，靠的是企业提供的良好管理政策。在信息化时代，文件与档案管理制度的建设与办公业务管理、信息化管理是密不可分的。

从保证信息系统的规范应用、合理开发、信息安全等方面综合考虑，企业需要在行政规章、业务规范、技术规则等几个层面，组织信息部门、业务部门，共同建立起企业级信息管理的标准规范体系。笔者所在企业，在办公自动化系统的应用各阶段，已建立或正在建立的制度有：

a) 《办公自动化系统?（OAK）?应用及运行维护管理规定》。内容有文件与档案管理部门、信息管理部门的职责分工；信息系统的身份确认、用户权限管理、用户信息变更管理；信息工作人员的管理等。

b) 《电子公文管理办法》。内容有电子文件办理流程指南、电子公章使用管理、电子文件发送程序和发文信息管理、电子文件归档程序及管理等。

c) 《OAK系统电子文件管理细则》。主要针对归档前的电子文件，要按要求填写元数据格式的内容。

d) 《文书档案归档文件整理细则》。对归档后的电子文件的整理进行定义，并梳理出整理工作流程。

e) 《信息系统运行维护管理办法》。

f) 《信息系统运行安全管理办法》。

g) 《信息应用系统业务培训管理办法和程序》。针对信息系统的正确、规范操作而设立。

5服务创新

信息化时代，文件与档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。

创新之首，即树立信息服务的理念。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越多、越广，因此，档案工作人员首先要树立信息服务的理念。

信息服务强调主动服务。档案部门要对信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感，要经常动脑筋、想办法去收集信息，调查了解系统用户潜在的需求，有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围、形式，有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工，并转化、制作成信息产品，提供服务。

在信息服务方式上，一方面要充分考虑用户对信息利用的需求，提供面向用户的信息利用平台。通用的信息应用系统，在功能模块设计时，对文件与档案管理的业务工作考虑得多，功能全面。但用户在利用信息时，往往只是希望查找文件本身，他们期望最大的是获取信息的效率和信息本身的准确率。因此，有必要为用户建立专门的信息利用平台，将信息过滤掉一些档案管理属性，使用户能简约、快速地获取所需信息。面向用户的信息利用平台，突出了用户的权益，保护了用户信息利用的效果，使用户在共享信息的同时，体会到档案服务工作人性化、主动性的宗旨，缩短了用户与档案工作的距离；另一方面，在对信息需求充分调查的基础上，建立专题，收集、筛选、深层加工相关信息，以先进技术为依托，将专题信息制作成光盘，形成信息产品，为企业领导和业务部门提供信息服务；第三是为有远程信息利用需求的用户，提供跨越空间、时间的信息服务。

业务部门在建立信息系统之后，面对的一个问题是信息数据的长期大量积累。如何科学地保管、利用它们，成为建设者们必须考虑的问题，而档案管理部门是有足够经验解决这些问题的部门。因此，为信息系统建设单位提供信息数据的解决方案，是一种更高层次、更高水平的信息服务。

6结束语

信息化时代带给了我们太多的机遇。文件与档案工作者必须主动掌握时代的节拍，在文件与档案管理实践活动中，积极探索新的管理方法，升华管理理念，摆脱困惑，使文件档案工作与企业的发展和创新保持同步，使个人的努力与企业提供的资源形成合力，不断提升档案管理工作的科技含量，寻找新的创业之路。? 参考文献