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电子信息化管理模式的特点是在计算机及其相关软件技术的发展之下产生的。当下的电子信息化管理模式是一种巨大变革之下的全新档案管理模式,这种模式的操作不能离开计算机以及相关现代办公软件的支持,整个过程的档案生成、归档、贮存、签发、查阅都必须以机读形式存在。往往在电子信息化管理模式中,收集和贮存的档案信息必须要精确、真实、有价值,这就给其提出了要求,整个电子信息化管理模式是一个去伪存真的模式,是一个“去其糟粕取其精华”的模式,是一个严谨科学的模式。电子信息化管理模式是在传统档案管理模式之上进行积极改革、更新、改善而建立的一个开放性的全新的档案管理工作体系。是对从前传统档案管理工作必要补充的模式,也是以提高档案管理工作质量和效率为目的的模式。改变了以往档案管理不规范、管理封闭、管理衔接不严密等问题。
二、电子信息化管理模式在煤炭行业
档案管理工作中的具体作用取代煤炭行业的传统档案管理模式是电子信息化管理模式的一种应用。在煤炭行业的档案管理工作中,电子信息化管理模式能够将传统的纸质文件记录的文字、报表、信件等利用计算机的现代办公软件形成数字记录的电子文件。电子信息化管理模式使得煤炭行业的档案管理更加快捷,让其具有可修改性、可共享性、高速传递性、快速贮存性等特点。正常情况下,电子信息化管理模式主要依靠的是计算机网络来实现对于档案管理的现代化、自动化、智能化以及信息化。因此,电子信息化管理模式对于煤炭行业档案管理工作中的具体作用表现如下。
一是电子信息化管理模式能够促进煤炭行业档案管理效率和质量的提高,利用档案信息的电子档案形成所有档案管理工作流程的自动化,从而省去了大量的中间人工操作环节,大大提高档案工作的效率。档案工作人员有足够多的时间去审核、检查档案信息的真实性、价值性等,使档案工作在保证实效性的同时保证了质量。
二是通过电子信息化管理模式中的档案管理方式以及办公自动化软件,实现了煤炭行业的档案资源信息共享。将现代化办公自动化软件和档案管理系统加以连接,便能够让档案资料的电子档案从收集到查阅实现一体化操作,使档案资料归档和查阅同步。最终让煤炭行业从业人员以及社会人士查阅与煤炭档案资源相关的信息更加便利,促进煤炭行业档案管理工作的推进以及档案服务工作的创新。
三是煤炭行业的档案管理工作相当复杂,档案内容涉及了运营、生产、技术、科技、实物等,类别相当复杂,查阅和检索过程较为漫长。电子信息化管理模式可以确保档案在查阅和检索过程中的快速性、精确性。煤炭行业在传统档案管理工程中档案查阅和检索需要大量档案管理人员通过人工操作查找的方式在大量庞杂和类别多样的档案当中进行找寻需要的档案,这样的检索和查阅模式不仅效率低下,而且误差率极高,也浪费了大量的时间和人力。使用电子信息化管理模式能够利用现代办公管理软件高效、精确地查阅到所需要的档案资料信息。而在现代化办公软件中可以为档案管理人员提供模糊查找、精确查找和分类查找等多种检索方法,让档案管理人员工作的检索和查阅过程更加方便、更加高效、更加准确。
四是电子信息化有效提高了煤炭行业档案管理过程中的档案保存时长。煤炭行业引起工作环境的特殊性,其档案管理中的保存工作一直都是一个重点环节。由于环境问题的影响,煤炭行业的档案管理中常常会出现某些档案资料缺失、丢失或者是保存不当无法使用等问题。这是因为煤炭行业的档案管理中档案保存加工流程多,而且繁琐,加工之后的保存也由于特殊的生产环境容易对档案造成一定程度的毁坏。而电子信息化管理模式能够将档案管理人员从加工环节中解放出来,采用计算机现代办公软件完成加工工作,提高档案加工效率。最后使用电子档案进行保存,确保档案贮存的安全性。
三、电子信息化管理模式在煤炭行业
档案管理工作各阶段中的作用煤炭行业档案管理工作是分阶段进行的,由于煤炭行业所涉及的科技、技术、实物等档案管理,就涉及到很多保密环节、鉴定环节等。因此,电子信息化管理模式在煤炭行业档案管理工作的每个阶段都有其一定的作用,具体表现如下。
一是在煤炭行业档案管理的收集阶段,利用电子信息化模式中的计算机网络系统就可以实现自动收集网络电子档案的工作,并形成一个庞大的煤炭行业的档案资源共享数据库。
二是利用计算机的现代办公软件可以在档案管理的整理环节对电子档案进行科学的有序化处理,让电子档案形成逻辑目录。
三是对于电子信息化管理模式而言,档案管理保密环节是相当重要的,既要防止黑客篡改共享资源因特网的地址,也要防止核心档案资料的被窃取。因此,对电子档案分级保存,加设多层防护密码,设置使用权限,以保障档案管理的保密阶段安全。
四是鉴定环节是对电子档案鉴定的过程,利用电子信息模式的生成条件和可取性进行鉴定。
五是煤炭行业的档案服务模式需要在档案管理中强调利用环节,利用电子信息化管理模式可以建立档案管理的网络化管理,增加各种检索和查阅方式,提供多种阅读方法,为档案的阅读和检索提供方便,使煤炭行业的档案服务更上一层楼。
六是在统计环节主要依靠的是电子信息管理模式中的计算机自动系统来实现,大大降低统计环节的时间浪费和人工浪费,保障统计环节的效率以及精确。
四、结语
对于作为舶来学科的“医学伦理学”,如何用其教育学生、指导实践?一直以来国内学术界和医学界并没有很好地处理“舶来性”与“本土化”之间的关系。致使部分医学伦理工作者全盘吸收西方医学伦理思想,将西方医学伦理原则尊奉为医学伦理学界的“道德圣经”;进而推崇西方国家所极力宣扬的价值观念,而放弃了国人所应有的文化自觉和文化自信。
文化作为一个民族的灵魂和血脉,是民族精神的历史积淀,凝聚着深层的精神追求和行为准则,承载着本民族的自我认同和价值诉求。文化自信是一个国家、一个民族、一个政党对自身文化价值的充分肯定,对自身文化生命力的坚定信念。其实质是文化主体对自身文化价值的坚定信念和情感依托,以及在与外来文化的比较与选择中保持对本民族文化的高度认可与依赖。
自清末明初起,西医逐步取代中医的地位,成为中国医学的主体。与之同时,西方医学伦理思想开始冲击,并逐渐取代中国传统医德思想。20世纪80年代,医学伦理学作为一门新兴学科,自西方传人我国,各医学院校普遍开设了相关专业课程。然而,在医学伦理教育教学中,无论从主流伦理思想还是从学科话语体系,从《希波克拉底誓言》到《赫尔辛基宣言》,从建构于社会契约之上的医患关系到建构于自然权利之上的患者自主,从生命伦理学“四原则”到基督教伦理学家倡导的“允许”和“行善”原则,无不体现了医学伦理学科的舶来性,处处留有西方文化的深层烙印。
尽管早在1932年,宋国宾教授就撰写了中国第一部医学伦理学著作—《医业伦理学》,试图以儒家仁义道德观为基础,构筑适应中国文化的医学伦理体系。近30年来,也有部分学者积极实施医学伦理的中国化探索,试图寻找汉语文化语境下医学伦理学发展的新途径,但是由于中国近代社会造成的文化断层及现代社会部分学者对西方文化的盲从,医学伦理学始终缺少应有的文化自信。如在课堂教学中,部分教师用西方医学伦理理论观点主导国内医学伦理课堂,大谈特谈功利主义和个人自由,试图使西方医学伦理科学化和普世化;在临床实践中,善于用西方医学伦理原则指导国内医学道德实践,而背离了现实的风土人情;在伦理委员会建设过程中,习惯于用西方认证体系评估国内机构伦理委员会建设,以宣染伦理委员会建设的成就。
作为一门人文社会学科,医学伦理包含着明确的价值判断与文化选择,折射了特定社会在其发展与变化过程中所留下的民族和文化印迹。推进医学伦理学本土化建设,用中华文化滋养国内医学伦理学的成长与发展势在必行。只有将医学伦理学根植于中国人自己的文化范式之中,融人自己的语言体系和文化传统,中国医学伦理学才具有真正的活力与意义,才能在世界医学伦理交流中赢得足够的话语权。在我国由文化大国走向文化强国的今天,让中国人“自信”的“文化”至少包括三个层面:中华优秀传统文化、革命文化、社会主义先进文化。这对于提升医学伦理文化自信有指导与借鉴意义。努力从优秀传统文化中传承“医乃仁术”的道德信仰,从革命文化中培养医生的牺牲奉献精神,从社会主义先进文化中架构起中国特色的社会主义医学伦理学,讲好中国医学伦理故事,传播好中国医学伦理声音,树立中国医学伦理事业应有的文化自信,中国医学伦理学建设必将迎来辉煌的明天。
①通过在电力自动化系统中应用现代电力通信技术,能对电气自动化系统和电气设备的运行状况进行实时监控,当检测出故障后,能及时、准确地采取措施处理,迅速将故障排除,以保证电力自动化系统和电气设备的准确性、稳定性和安全性,尤其是现代电话通信技术具有的远程遥控、维护和诊断等手段,可有效推进电力自动化进程。②与常规的遥控方式相比,不需要设置专门的传输通道和线路,能利用用户电话交换网络、无线移动电话网络和有线固定电话网络等具有的便利性,以及电话通信网络不受遥控距离限制的条件,进行全天候、跨省市甚至是跨国的传送和控制。③利用移动手机、办公电话和住宅电话等,可对电力自动化系统和电气设备进行远程诊断,对于实现使用简单、安全可靠、造价低和降低维护费用具有非常重要的作用。
2在电力自动化中的应用分析
2.1移动手机短信通信技术的应用分析
随着现代通信技术的快速发展,航天技术和电话通信技术的结合,移动手机通信技术得到了快速发展和广泛应用。手机短信遥控电路技术是移动手机通信技术在电力自动化中的典型应用。以往,移动手机通过短信控制太空中的卫星和读取卫星上的传输数据,而装上蓝牙系统后,可采用无线方式接收和发射信号,且可有效控制卫星对电力自动化进行监控。其原理为:手机短信遥控电路技术集合了过滤器、短信内容提取和来电显示等模块,在移动电话控制模块内输入具有相应权限的手机号码,并编制遥控指令的短信内容后,仅具有相应资格的手机号码和正确的短信内容,才能接收短信,从而实现对电力自动化的遥控,否则,无法驱动遥控对象,将拒绝执行短信遥控命令。
2.2DTMF拨号遥控技术的应用分析
DTMF信号是一种稳定性、可靠性相对较高的实用通信技术,最早应用在程控电话交换系统中。DTMF信号包括以下2种:①高音组。包括1633Hz、1477Hz、1336Hz和1209Hz。②低音组。包括941Hz、852Hz、770Hz和697Hz。共8种频率信号,DTMF拨号遥控技术选用8选2的方式,分别在高音组和低音组中选择1个信号组成复合信号,进而形成16组特定编码的遥控信号系统。DTMF拨号遥控技术在电力自动化中的应用原理为:在远端电话控制模块中设置具有遥控权限的电话,并保证电话号码具有相应的身份遥控功能;当拨号验证通过时,通信系统能提供相应的提示,并进行相应的DTMF编码拨号,驱动相应的遥控对象动作;对于没有相应权限的电话,则不予以接听和拨号。DTMF拨号遥控指令编码方案主要包括9种:①第一路开关。遥控开启拨号编码为1*,遥控关闭拨号编码为1#。②第二路开关。遥控开启拨号编码为2*,遥控关闭拨号编码为2#。③第三路开关。遥控开启拨号编码为3*,遥控关闭拨号编码为3#。④第四路开关。遥控开启拨号编码为4*,遥控关闭拨号编码为4#。⑤第五路开关。遥控开启拨号编码为5*,遥控关闭拨号编码为5#。⑥第六路开关。遥控开启拨号编码为6*,遥控关闭拨号编码为6#。⑦第七路开关。遥控开启拨号编码为7*,遥控关闭拨号编码为7#。⑧第八路开关。遥控开启拨号编码为8*,遥控关闭拨号编码为8#。⑨第1~8路开关。遥控开启拨号编码为9*,遥控关闭拨号编码为9#。
2.3电话振铃遥控技术的应用分析
电话振铃遥控技术的振铃遥控由提取来电显示号码、号码过滤器和振铃电压等模块组成,将具有相应权限的固定电话或移动电话设置在远端电话控制模块中,以保证电话号码具有相应的“身份证”。电话振铃遥控技术的远端控制模块仅接收具有相应权限电话的振铃信号,并驱动相应的遥控电路,进而根据相应的状态信息回传给远端电话,振铃遥控信号的回传。此外,还需要采用不同的传感器连接,比如采用单片机电路,电路接口用下沿触发,触发电平自高而下,从5V至0V。对于没有权限的电话,则不予以接收振铃信号,进而也无法驱动遥控电路。
3结束语
1.电子商务的概念电子商务的定义是利用先进的电子商务技术,构建完整的网络商务经营与信息管理,从而达到商业活动的利益最大化。电子商务的发展一方面是为了适应企业的市场需求,另一方面,电子商务还使企业在商业运作过程中降低了管理成本,提高了生产效率,增强企业核心竞争力。企业开展电子商务的主要目的是使企业开辟出新的竞争优势,营造良好的企业竞争氛围。狭义的电子商务是指企业基于因特网上的交易,而广义的电子商务则是指企业通过信息技术解决企业中存在的问题,降低生产成本,增加企业价值并且在一定的范围内成为创造商机的商务活动。
2.企业信息化的概念从企业的背景上看,企业信息化就是企业利用现代信息技术,通过合理利用信息资源,改善企业在生产、经营和管理中产生的问题,并通过整合,提高企业的生产经营水平,提高企业的核心竞争力。企业信息化分为三个阶段:第一个阶段是利用计算机实现产品制造的自动化控制,这是企业信息化的初级阶段;第二个阶段是利用信息管理系统实现企业内部管控,这是企业信息化的中级阶段;第三个阶段是企业通过信息化实现电子商务,这是企业信息化的高级阶段。
3.电子商务与企业信息化电子商务与企业信息化是当前企业发展讨论最热门的话题,其两者存在着不可分割的关系。企业信息化从某种意义上将是企业发展电子商务的基础,而企业若想在实施电子商务过程中发展壮大就必须进行企业信息化,因此,电子商务对企业信息化深入具有非同一般的意义。在信息化和网络化飞速发展的社会,电子商务以其独特的信息优势成为企业的生存之本和力量之源。因此,企业信息化的程度,是企业发展电子商务和信息化程度的关键,其制约着企业内部潜力的发挥。由此可见,企业信息化和电子商务必须融合在一起,企业电子商务通过信息化将商业活动与产业链、供应链、客户关系链有效的统筹,成为企业发展的中流砥柱。
二、企业发展电子商务的紧迫性和必要性
电子商务对企业的发展的因素归结起来有以下几点:
1.市场变化的因素企业若想在竞争过程中让电子商务成为经济增长点的内在驱动力,就必须考虑市场变化这一主要因素。在目前全球一体化的背景下,企业正在面临越来越激烈的竞争压力。而对生产者的企业来讲,商业的供应链就需要有更集成度高的供应链,使企业在运作中减少交易成本、提高生产效率。
2.企业的经营管理因素企业信息技术的发展,不仅仅是因为往来业务的发展。企业在业务发展的过程中还在内部经营管理上通过信息化的渠道加快内部经营管理的步伐。当今,网络商务和信息集成技术的应用使企业内部信息沟通交流更加畅通和协调。另一方面,电子商务正在为企业提升服务质量。由于电子商务的出现,产品的市场价格趋于透明,因此,为了使企业开发的产品具有价格优势和较低廉的服务费用,企业正着力发展电子商务,其中的历史数据库信息已成为企业的一项资产。
3.政策因素在我国,社会主义市场经济是政策性导向强的经济主体。企业的发展越来越高的追求与国家政策相匹配,电子商务此时也为企业发展提供政策性的导向。随着政府部门和企业之间传递的报告和信息增强,报告中披露的信息可以使企业提高市场调研力度,节约人力资源成本。从以上几个影响因素来看,企业电子商务和信息化的步伐是制约企业发展的源动力。从企业发展的角度来看,企业内部实施信息化并在集约化程度上大力推广和使用电子商务是一项十分紧迫的任务,是关系到企业发展壮大、生死存亡的重要因素。
三、电子商务环境下企业信息化出现的问题
尽管企业信息化的背景下,实施电子商务的前景非常广阔,但是电子商务作为新事物在推广和使用过程中总是存在着机遇和挑战。笔者通过剖析,认为当前企业电子商务环境下的信息化主要存在以下几个问题:
1.网络基础设施和网络法规不完善当前电子商务平台的构建需要电信市场这一基本环境。但从目前的发展来看,电信市场并非是开放性和有序的,而是在网络资源管理和服务收费方面存在着管理混乱和收费过高的现象,这在某种程度上来说限制了网络带宽的发展。另一方面,由于我国电子商务起步较晚。因此,广大企业经营者在接受电子商务的过程中存在着滞后和抵触。比如,很多人不愿意相信虚拟卖家,拒绝进行电子虚拟购物,这就在一定程度上制约了网络信息化的发展。网络法规的出台往往在出现“钻空子”现象的时候才能被制定,具有一定的滞后性。因此,急需制定相应的前瞻性的法律法规保障电子商务的有序进行。
2.企业电子货币化进程较慢目前,电子支付在民间已经是习以为常的事情,但在企业电子商务上就存在着电子货币化进程慢的现象。我国在开发和应用安全有效的电子商务支付系统上几乎就是空白。传统上消费者对信用消费的排斥态度,对“隔山买牛”这种远距离购买行为的不信任,以及国家金融系统对在线远程结算的保守态度,都会促使这一问题表现更加尖锐与突出。
四、结语
人事管理方面的跨文化问题
目前,辽宁省合资企业中,中方员工提升机制中的“枪打出头鸟”问题是很严重的。许多人不敢冒尖,不敢“木秀于林”,不敢成名成家,取得了一点成绩就“急流勇退”。诚然,这与我国传统文化中的“中庸”文化是密不可分的。中国文化历来强调“和为贵”,正是在这种文化的灌输下,人们行为做事都是谨小慎微,害怕过分突出,害怕由于出名而受到打击和孤立。明明应该直言不讳说的话却偏偏拐弯抹角地表达,人们的个性发展受到极大的压抑。这种文化传统表现在合资企业中,就会出现一系列问题。如人际关系先于劳动与工作质量,人们之间相处,更多的精力用在人际交往上而不是工作中。因为,只要有关系,什么事都好办,这种想法在合资企业中也很普遍。很多时候,人们宁可违反制度也不愿意得罪人,所以,企业管理制度经常受到破坏,从而影响了合资企业的效率及效益。
组织管理中的跨文化问题
合资企业中,非正式等级和团队难以组成,管理者只是经常号召和鼓励员工提高素质和技能,要有团队意识,要发挥团队作用,却舍不得从经济方面予以资助,导致员工合作愿望受到抑制;此外,主观上,部分员工安于现状、不思进取;客观上,管理者过多考虑培训成本,走出去、请进来措施不利,员工的眼界、视野没有提升,员工革新愿望缺乏引导;合资企业员工在工作上小心翼翼、害怕由于工作失误而遭到解聘,根本谈不上工作中敢于实践、敢于冒险;有些合资企业,上班、下班时间控制的太严格,员工没有自由空间,更谈不上创造、发挥;合资企业员工由于文化差异较大,沟通能力较差导致团队生产力降低,团队凝聚力欠缺;有些合资企业员工经常几年在一个岗位上工作,只是因为学历上不去而得不到提拔、重用,学历固然重要,但水平更重要,这说明合资企业在工作岗位设计上问题比较突出。
监督管理中的跨文化问题
合资企业中方员工由于受本民族文化的影响,一部分员工自身素质较差,工作主动性不够,工作中习惯受到严格监督,管理者在场,员工的工作态度较认真,也较有效率,管理者不在场却是另一番景象,只不过对监督的需要程度不同;合资企业中中方管理者对员工工作任务描述不具体,工作岗位标准经常发生变化,使工作成为标准化、程序化,经常是任务布置下去就万事大吉,至于是否能够按时完成或者是否有效率与己无关,导致工作质量无法保证。
制度管理中的跨文化管理问题
现在辽宁省合资企业管理者已经意识到企业制度化建设和制度化管理的重要性,但是许多合资企业还处于有制度却形同虚设,制度化建设也只是保留在口头阶段。一般来说,导致辽宁省合资企业制度化建设和管理方面存在问题的原因主要有以下几个方面:
制度本身。这表现在合资企业没有对制度进行指导和制约的“根本大法”。制度本身没有成为一个体系,各个制度没有明确的效力规定。新旧制度相互重叠,相互冲突,相互矛盾,导致无法执行。只有实体制度,没有保证制度实施的程序制度。
没有明确“立法”、“执法”主体。有的合资企业没有明确企业的制度管理部门,而且制度到底由谁来制定,由谁来监督执行也没有明确部门。
合资企业管理层的原因。许多合资企业的中方管理层满足于自己出口就是金口玉言,制度就是自己讲什么就是什么。认为企业进行制度化建设和管理就是对自己权利的限制。跨文化管理创新策略
创建学习型组织,促成双方了解沟通
面对不断变化和开放的今天,在跨文化管理方面,每一个合资企业都需要适应新的环境、开拓未来,要学习新的先进管理经验和科学技术,不断地了解其他国家的民族文化、风俗习惯、行为规范,以便在跨文化管理过程中获得更多的竞争优势。创建学习型组织,首先就要不断超越自我。作为一个组织来说,学习是这个组织内部各个成员之间相互作用和组织与外部环境相互作用的过程,是自组织、自学习、自适应的过程。多个自主决策、独立经营的企业在市场中无序地运动,但是由于企业之间的相互作用,以及外部政策的影响,就会产生一种自组织作用,使经济在宏观上朝一定的方向发展。自学习,就是一个组织在实践中遇到问题和挫折后,会从中吸取教训,改变自己的行为准则。自适应,就是当外部环境发生变化时,通过学习来更好地适应这一变化。
培养创新理念,把握市场先机
创新赢得未来,创新改变生活。美国麦道公司创新管理的指导思想就是非常值得辽宁省合资企业学习的。至今为止,麦道公司每四年就要进行一次“创造性的破坏”,再继续探寻新的方法,开辟新的途径。麦道公司对敢于创新的人,总是进行嘉勉。上海飞机厂一车间有位工人改进了一个工艺装置,美方副总裁得知后,就亲自送给他一个礼品。美方经理说:“美国如有人提出对一事进行改变,别人就会鼓励。而在中国,旁人就会问,为什么要改变呢?”合资企业要想迅速发展,必须改变陈旧的经营思想,必须培养创新理念。
改变思维方式,精确工作描述
从思维方式来说,中国人一般重视直觉、内省,重经验理性与伦理精神。这种理性与实践相脱离的思维方式,导致了中国人重整体、轻个体,喜欢作定性研究,不善于作定量分析。而西方人则比较注重实证经验、逻辑推理,善于作定量化的分析。这两种思维方式的差异,在合资企业的管理方式中体现的也较明显。
另外,由于工作描述不具体,不讲精确性,合资企业的员工经常感到工作无所适从,不知道究竟怎么办,从而大大降低了工作效率。
建设特色的合资企业文化,寻求长远发展
特色合资企业文化是指母公司的企业文化与国外分公司当地的文化进行有效的整合,通过各种渠道促进不同文化的相互了解、适应、融合,从而在母公司和当地文化基础之上构建一种新型的国外分公司企业文化,以这种新型文化作为国外分公司的管理基础。这种新型文化
既保留着强烈的母公司企业文化特点,又与当地的文化环境相适应,既不同于母公司企业文化,又不同于当地企业文化,是两种文化的有机整合。
加强制度建设,减少人为因素干扰
要建立可以对其他制度进行指导和制约的“根本大法”,类似于国家的宪法,其他制度一旦与它冲突都应该宣布无效。
制度要自成体系,明确各部分制度的效力。包括制度的生效和废止时间,制度对哪些员工有效,哪个制度可以制约另一个制度等。建立实体制度的同时建立相应的程序制度。明确合资企业的“立法”(制定制度)和“执法”(执行制度)主体。就是解决谁有权制定制度,制定什么样的制度和制度由谁来执行与监督。执行与监督哪些制度的问题。
合资企业在制定制度时要依据国家的相关法律法规,不能让制度凌驾于国家的法律法规之上。
参考文献:
1.朱筠笙著.跨文化管理:碰撞械男?广东经济出版社,2001
2.企业文化网.中外合资企业的跨文化管理.世界商业评论,2004
与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷人来说,不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟,容易产生畏难情绪;笔者认为,推动电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度。
一、电子文件归档方式和途径的选择
纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏,因此归档方式的选择至关重要。经实践检验,利用磁盘,脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘,会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档,这不仅加大了工作量,也增加了存贮磁盘的数量,简便而安全的方式是采用网络移交归档,并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条:
(一)借助计算机信息管理网,开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展,越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选,反映了职能活动的概貌,上网前,又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换,在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性,是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬,应由电子文件形成部门编目整理,也利用网络技术向档案部门传输,可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线,建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后,要对归档的电子文件提出格式要求,但不能是唯一性的,应认可几种通用性较强的软件,如:.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)选择电子文件信息的汇集点,由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要,人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平,计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”,打破了立卷单位人界限,更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作,是开发集中统一型信息系统的牵头部门,成为电子文悠扬信息的汇集点,又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档,无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统,共分为教学、科研、人事管理三个子系统,正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后,进行集中处理,经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新,过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求,进行鉴定,编目整理,通过网络传输,移交给档案部门保存,或直接存入光盘,定期归档。
无论利用何种途径归档,必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后,传输给档案部门,不能由档案部门自行从网上下载,以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘,最好不用磁盘存贮。
二、依靠原纸质档案立卷工作骨干,实现相关部门职能的交融集成,建立电子文件归档制度。
纸质文件归档经过多年实践,已形成相对稳定的骨干队伍,有较好的工作基础,各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人,负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本,形成一支队伍,承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生,不像立卷归档人员经与档案部门多年合作,建立了相对稳定的业务关系,容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以,依靠原纸质档案立卷工作骨干,比以各单位计算机与信息管理保同为主体,重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法,这与电子文件处理手法相差甚远,需要新的知识和技术手段,现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要,要通过组织业务学习和技术培训,尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能,担负起电子文件归档工作的重任。
电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档,必须靠制度约束,使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时,布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。
清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作,制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》,分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定,并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物,还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一,会上,分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序,做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上,又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上,本着“注重职能因素”的原则,选择了电子文件的信息综合性强,含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作,成立了两办电子文悠扬归档工作小组,由校办副主任任组长,并参照纸质文件归档范围,制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力,现已将部分电子文件归档。
与纸质文悠扬相比,电子文件归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案部门独家很难完成,应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务,了解电子文件的自然形成规律和历史联系,是承担归档工作的主要责任者,在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法,又了解全局情况,可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位,又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透,扬长避短,发挥各自的优势,在电子文件归档中集成一体,共同形成质量较好的电子文档。
三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性
由于印章和签署是文件生效的主要标志,在现在技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性,以及电子文件的易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全。目前,电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”,归档内容形成“两套制”,即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址,同时,在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址,以便利用时参照互补。
关键词:档案信息;电子化;信息加工。
所谓档案信息电子化,就是用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。电子文件对档案业务管理工作的影响是深远的。
在信息电子化系统中,电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行,它便于修改、便于复制的特性,使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本,没有草稿与印稿的区别,也没有正本与副本的差异,甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。在信息电子化条件下,传统的档案工作开始引进现代化技术,一向隶属于社会科学领域的档案工作,在电子化建设过程中要融合、渗透许多自然科学领域的技术与知识,这使得档案工作中的科技含量显著增加。从长远看,档案信息化建设的发展就是档案信息化的推进,档案信息化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部,而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。具体地说,档案信息电子化的作用主要有以下几个方面:
1、可充分利用和发挥现有微机的潜能,提高利用率。目前,大多数基层档案馆(室)对计算机的应用单一,开发功能简单,有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存,利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费,使现代化设备不能物尽其用。
2、缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是:选题-选材-编辑-出版,这条"慢工出细活"的工作方式,即从文件资料形成到开发"二次文献信息"时间长,往往造成信息失效,严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化,编者可直接利用机读形式的档案,利用电脑的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文献。
3、档案信息电子化,可一次投入,多次产出,可改变信息加工工作受经费限制的局面。出版手工编研信息成果需要较多的经费,但目前乃至今后一个相当长的时期内,企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的,依靠自身解决也不是件容易的事,解决不好,档案工作者的辛勤劳动成果只能"待字闺中"。
4、档案信息电子化,信息成果可多份拷贝,将拷贝成果送到领导及各个部门,就扩大了社会影响,拓宽了服务范围,档案部门的地位自然也就得到了提高。
5、档案信息电子化,可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然"信息高速公路"在我国尚在起步阶段,但档案事业要注意这方面发展动向,超前拿出对策,使档案工作适应这一客观形势的变化和要求,使现在的劳动电子化,为将来"信息高速公路"中有一束档案信息打下基础。
鉴于人们可以在机器上随时方便地复制电子文件,这样文件是档案的前身,档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定、电子文件能否作为档案、是否具有法律凭证作用等等,便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键,也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。为此,档案界应采取如下对策:
1、做好归档电子文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略。也就是说,通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为"只读性"文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效用。
1.1移动手机短信通信技术的应用分析
随着现代通信技术的快速发展,航天技术和电话通信技术的结合,移动手机通信技术得到了快速发展和广泛应用。手机短信遥控电路技术是移动手机通信技术在电力自动化中的典型应用。以往,移动手机通过短信控制太空中的卫星和读取卫星上的传输数据,而装上蓝牙系统后,可采用无线方式接收和发射信号,且可有效控制卫星对电力自动化进行监控。其原理为:手机短信遥控电路技术集合了过滤器、短信内容提取和来电显示等模块,在移动电话控制模块内输入具有相应权限的手机号码,并编制遥控指令的短信内容后,仅具有相应资格的手机号码和正确的短信内容,才能接收短信,从而实现对电力自动化的遥控,否则,无法驱动遥控对象,将拒绝执行短信遥控命令。
1.2DTMF拨号遥控技术的应用分析
DTMF信号是一种稳定性、可靠性相对较高的实用通信技术,最早应用在程控电话交换系统中。DTMF信号包括以下2种:
①高音组。包括1633Hz、1477Hz、1336Hz和1209Hz。
②低音组。包括941Hz、852Hz、770Hz和697Hz。共8种频率信号,DTMF拨号遥控技术选用8选2的方式,分别在高音组和低音组中选择1个信号组成复合信号,进而形成16组特定编码的遥控信号系统。DTMF拨号遥控技术在电力自动化中的应用原理为:在远端电话控制模块中设置具有遥控权限的电话,并保证电话号码具有相应的身份遥控功能;当拨号验证通过时,通信系统能提供相应的提示,并进行相应的DTMF编码拨号,驱动相应的遥控对象动作;对于没有相应权限的电话,则不予以接听和拨号。DTMF拨号遥控指令编码方案主要包括9种:
①第一路开关。遥控开启拨号编码为1*,遥控关闭拨号编码为1#。
②第二路开关。遥控开启拨号编码为2*,遥控关闭拨号编码为2#。
③第三路开关。遥控开启拨号编码为3*,遥控关闭拨号编码为3#。
④第四路开关。遥控开启拨号编码为4*,遥控关闭拨号编码为4#。
⑤第五路开关。遥控开启拨号编码为5*,遥控关闭拨号编码为5#。
⑥第六路开关。遥控开启拨号编码为6*,遥控关闭拨号编码为6#。
⑦第七路开关。遥控开启拨号编码为7*,遥控关闭拨号编码为7#。
⑧第八路开关。遥控开启拨号编码为8*,遥控关闭拨号编码为8#。
⑨第1~8路开关。遥控开启拨号编码为9*,遥控关闭拨号编码为9#。
1.3电话振铃遥控技术的应用分析
电话振铃遥控技术的振铃遥控由提取来电显示号码、号码过滤器和振铃电压等模块组成,将具有相应权限的固定电话或移动电话设置在远端电话控制模块中,以保证电话号码具有相应的“身份证”。电话振铃遥控技术的远端控制模块仅接收具有相应权限电话的振铃信号,并驱动相应的遥控电路,进而根据相应的状态信息回传给远端电话,振铃遥控信号的回传。此外,还需要采用不同的传感器连接,比如采用单片机电路,电路接口用下沿触发,触发电平自高而下,从5V至0V。对于没有权限的电话,则不予以接收振铃信号,进而也无法驱动遥控电路。
2结束语
[关键词]数字化;档案管理;信息安全
一、档案信息数字化的主要内容
档案数字化主要包括档案目录信息的数字化,建立档案目录数据库,以多种类型的检索关键字为基础以便于快速检索;载体档案的数字化,是档案信息数字化的主体对象,如纸质档案、档案缩微品、照片档案、录音录像档案等利用计算机技术、扫描与信息处理技术、数据库等新技术进行数字化,最后以数字化的形式存储、与网络化的形式互相联结,利用计算机系统进行管理,形成一个具有有序结构的档案信息库,及时利用,实现资源共享。
二、档案信息数字化存在的安全隐患
(一)制度建设层面缺失。依据《中华人民共和国档案法》和信息安全相关法律、法规规定,要求在开展档案信息数字化建设时,必须制定相应健全的管理制度,以确保档案信息数字化工作中的各个环节有据可依。但是在实际工作中,一些单位对制度建设不重视,使得在档案信息数字化建设中,没有建立相应的管理制度用于规范工作行为,使其在档案数据采集与加工、档案数据存储及管理、档案数据查询利用过程中责任主体不明,无章可循。(二)技术上的不安全因素。1.使用国外技术和产品带来的安全隐患。目前我国大多数的档案信息系统所需要硬件、软件均没有实现国产化。我国数字化信息管理还处在较低的水平,这些国外的产品和技术特别是操作系统和应用系统都存在一定的安全风险和安全隐患。2.计算机网络的安全因素。要提高档案管理和利用的便捷性,以计算机为终端,采用局域网和互联网并用的方式是一个很好的解决方案。不同应用系统(管理系统和利用系统)之间的网络系统处于相对隔离的状态,而且设有必要的防护措施,但是这样也无法完全保证档案信息的绝对安全,档案管理和利用便捷性和安全性的矛盾时刻存在。3.安全漏洞带来的安全隐患。俗话说:“道高一尺,魔高一丈”,计算机病毒、黑客攻击是一个世界范围内的信息安全难题,虽然近年来我国计算机安全技术领域有了长足进步,但它们或多或少在技术上还存在不完善的地方,在维护档案信息安全上还存在着一些漏洞。(三)管理人员的因素。无论是档案管理还是利用,实施这个过程的主体都是人,而人为的因素有很大的不确定性,这会影响到档案数据的安全。例如,人为的操作失误,导致数字化档案误删、泄密;少部分人员职业操守欠缺,为私利对数据有意地篡改,将档案信息管理的用户与口令等信息向外部人员透露;管理人员责任心不强造成备份数据丢失、损毁等,这些都对档案信息安全构成威胁。
三、档案信息数字化安全的具体措施
(一)制度建设层面完善。依据《中华人民共和国档案法》和信息安全相关法律、法规规定,制定切实可行的信息安全管理标准。建立和完善电子档案信息的采集录入、信息处理、信息存储、信息与利用等方面的安全管理规章制度和操作规程。在制度中,要根据工作人员不同的专业特长,进行合理的工作安排,要有明确分工、明确责任主体、权限分明,做到在档案信息数字化过程中的各个环节都有人负责。发生泄密或其他事故时要有相应的倒查机制。明确电子文件的归档范围,明确电子文件的管理人员;明确数字档案信息记录备份要求,对备份时间、格式、份数有明确记录,备份要有专人管理;明确定期对档案数据进行检查的内容和时间标准,指定检查的人员。(二)提高技术层面安全防护能力。档案信息数字化安全防护能力在技术层面上的提高是包括硬件设施、软件设计、网络防护、通信安全的一个综合性课题。(1)应提高我国具有自主知识产权硬件及软件的使用率,在核心设备上可以用国产替代的,要坚决使用国产设备。(2)应保障存储设备的安全,建立符合标准的电子设备信息机房。(3)对内部局域网和外部互联网要进行物理隔离,防止外部网络对内网的非法访问。(4)应长期跟踪软件的使用效果,发现并及时修补软件的安全漏洞,并按要求配备经国家有关部门认证的防火墙和杀毒软件。(5)按照制定的备份机制与规范,及时做好数据的备份。(6)建立严格的数字化档案信息的安全防范机制,包括信息登录访问控制、用户权限控制、信息分类与安全控制。(7)在档案信息传输使用进程中建立数字化档案传输安全控制,包括网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、信息加密控制等。(三)注重管理人员培养。无论是制度建设还是技术手段最后都需要具体的人去操作。所以在管理人员的培养方面应注意:(1)做好档案管理人员专业技能培训,提高其业务能力。(2)加强职业道德培训和相关法律法规的学习,使相应的人员具备较高的职业操守和较强的法纪意识。(3)结合档案数字化管理自身的特点,通过定期的培训提高从业人员的信息化水平。数字化档案信息的安全管理是一项系统工程,在档案信息数字化实施过程及后期的管理、应用中,需要从制度、技术、人员三方面入手,以制度的建立健全为纲,以人员管理为主线,以软硬件设施的不断完善为基础,确保档案信息数字化应用的安全。
作者:杨玉宏 单位:内蒙古乌兰察布市微波总站